COMUNICAZIONE INTERNA 05/2015 del 26/08/2015 Oggetto ... · COMUNICAZIONE INTERNA 05/2015 del...

Hyla Soft S.p.A. - Documento riservato. Pag. 1

Da: Ufficio Personale A: tutto il personale (via mail)

p.c. Ufficio Amministrazione ([email protected])

p.c. Ufficio Servizi Generali ([email protected])

p.c. Easy Nite S.r.l. ([email protected])

COMUNICAZIONE INTERNA 05/2015 del 26/08/2015

Oggetto: Nuova procedura prenotazione viaggi.

Con la presente Vi comunichiamo che a partire dal 01/09/2015 i servizi forniti dall’agenzia

di viaggio Easy Nite S.r.l. varieranno come di seguito precisato.

A partire da tale data l’allegata procedura annulla e sostituisce la precedente

comunicazione interna nr. 01/2012 del 06/03/2012.

Siete invitati leggere con attenzione.

Cordiali saluti.

Ufficio Personale.


Riferimenti dell’agenzia di viaggio:

EASY NITE S.r.l. – Sede Centrale: Via Sacchi, 22 – 10128 Torino www.easynite.it

Riferimenti isola booking dedicata alla GESTIONE BUSINESS TRAVEL:

Orario ufficio: Lunedì-Venerdì dalle ore 9.00 alle ore 19.00 (orario continuato) Numero telefonico dedicato +39 011 54 53 14 - Numero fax +39 011 54 29 40

Indirizzo e-mail booking: [email protected]

L’agenzia di viaggio dal 01/09/2015 fornirà i seguenti servizi dal lunedì al venerdì dalle ore 09,00 alle ore 19,00 (orario continuato) tramite il form on line su area dedicata già in uso:

Biglietteria aerea

Biglietteria ferroviaria

Biglietteria marittima

Noleggio auto

Prenotazioni hotel

L’agenzia sempre dal 01/09/2015 non fornirà pertanto più i seguenti servizi:

prenotazione di hotel non proposti dall’agenzia (ad esempio hotel convenzionati con i clienti);

check-in online per biglietteria aerea;

richiesta di preventivi ripetuti per comparazione con quelli già forniti.

I seguenti servizi, invece, saranno forniti con un costo supplementare solo dopo autorizzazione via mail del proprio responsabile Hyla Soft (cc: [email protected]) che dovrà essere inoltrata a [email protected] e cc: [email protected]:

modifica di prenotazioni richieste via mail (esclusivamente in caso di prenotazioni già effettuate);

assistenza telefonica successiva alla prenotazione in orario di ufficio (9-19) e a chiamata;

assistenza telefonica fuori orario di ufficio nei giorni dal lunedì al venerdì a chiamata;

assistenza telefonica fuori orario di ufficio nei giorni sabato, domenica e festivi a chiamata.


1 Gestione programmi di viaggio.

La UNIGLOBE Easy Nite utilizza un sistema di gestione delle richieste di business travel denominato Redbook.

Redbook è il nome che identifica il sistema di gestione delle richieste di business travel; infatti permette il monitoraggio e la gestione delle richieste in tutto il work-flow funzionale e in tutti gli steps operativi.

Di seguito, le principali operazioni che vengono gestite:

richiesta da parte dell'utente finale;

presa in carico da parte dell'operatore;

gestione e finalizzazione della prenotazione;

estrazione reportistica di dettaglio delle pratiche;

riepiloghi di sintesi e statistiche.

Si richiede che tutte le comunicazioni all’agenzia di viaggio avvengano secondo la procedura e comunque per iscritto via mail. La procedura consente di richiedere la prenotazione di trasferte. Nel caso di necessità di preventivi a titolo informativo ciò dovrà essere effettuato autonomamente via internet tramite gli appositi siti (Expedia, ecc.), non essendo questo servizio fornito dall’agenzia. Per ciascuna trasferta deve essere inoltrata su Redbooking una sola richiesta con tutte le voci (hotel, voli, noleggio, ecc.); La richiesta deve essere inviata all’Isola booking di riferimento secondo la procedura descritta nelle pagine seguenti tramite il form on line con un congruo anticipo. Per consentire il miglior supporto possibile la segreteria aziendale ([email protected]) va messa in CC in tutte le mail da/per l’agenzia di viaggio. La segreteria andrà contattata sempre via mail per la segnalazione di eventuali problematiche tecniche. Per tutti gli aspetti operativi della procedura si rimanda alle pagine seguenti.


2 Istruzioni operative per l’utilizzo del portale EASYNITE.

Avviare il browser e collegarsi al sito:

http://www.easynite.it/hyla/richiesta_trasferta.asp

2.1 Compilazione form on line.

Il sistema Redbook prevede diverse schermate di cui devono essere compilati solo i campi utili per la richiesta dei servizi.

La procedura può essere utilizzata per richiedere la prenotazione di servizi.

Nella pagine seguenti sono riportate le videate del form on line con le relative spiegazioni.


Dati del viaggiatore.

Oggetto (*): Inserire destinazione e data di inizio e fine trasferta (es. Roma: 15-19/02/2012)

Cognome (*): Cognome del viaggiatore

Nome (*) : Nome del viaggiatore

Luogo di partenza (*): Città dove ha inizio la trasferta

Destinazione (*): Città di destinazione finale della trasferta

Data partenza (*): Data di inizio del viaggio di andata

Data ritorno (*): Data di inizio del viaggio di ritorno. In caso di itinerari “circolari” indicare la data dell’ultimo tratto.

Email viaggiatore (*): Indirizzo mail del viaggiatore dove verranno inviate le comunicazioni dell’agenzia di viaggio

Commessa (*): Nel campo commessa indicare il codice del proprio centro di costo (CDC). La commessa corretta di addebito del costo della trasferta dovrà essere indicata nella richiesta di rimborso spese viaggio. Di seguito i CDC attualmente in uso: CDC001.001 DIREZIONE AZIENDALE, CDC100.040 IT AZIENDALE, CDC100.040 IT AZIENDALE, CDC100.040 IT AZIENDALE, CDC100.040 IT AZIENDALE, CDC100.103 FINANCE & ADMINISTRATION, CDC100.301 HUMAN RESOURCE ORGANIZATION, CDC100.401 SALES & BUSINESS DEVELOPMENT, CDC200.231 B.U. OUTSOURCING, CDC200.241 B.U. SHOP FLOOR, CDC200.251 B.U. SUPPLY CHAIN

Cellulare (*): Numero cellulare aziendale o personale del viaggiatore per eventuali comunicazioni dell’agenzia di viaggio

Telefono fisso: Si consiglia di indicare anche un numero di telefono fisso dove è possibile essere contattati dall’agenzia di viaggio in caso di necessità.

(*) campi obbligatori.


Voli

Da: Città dell’aeroporto di partenza

A: Città dell’aeroporto di arrivo

Data: Data di partenza del volo

Ora partenza: Orario indicativo di partenza del volo

Ora arrivo: Orario indicativo di arrivo del volo (non obbligatorio)

Note: Indicare eventuale flessibilità su date e orari di partenza e arrivo e flessibilità sull’aeroporto di partenza e arrivo e preventivi effettuati autonomamente via internet (es. sito Expedia).

() In caso di più voli è possibile indicare le città degli aeroporti di partenza e di destinazione, cliccando sull’icona (+) per aggiungere tutti i voli richiesti (massimo 5 righe)

Posto: In caso di preferenza scegliere tra Corridoio, Centrale o Finestrino

Note: Indicare eventuale flessibilità su date e orari di partenza e arrivo e flessibilità sull’aeroporto di partenza e arrivo e preventivi effettuati autonomamente via internet (es. sito Expedia). Inserire inoltre tutti i dettagli necessari per una ricerca ottimale dei voli da parte dell’agenzia.


Treno/Traghetto

Da: Città della stazione ferroviaria/porto di partenza del treno/traghetto

A: Città della stazione ferroviaria/porto di arrivo del treno/traghetto

Data: Data di partenza del treno/traghetto

Ora partenza: Orario indicativo di partenza del treno/traghetto

Ora arrivo: Orario indicativo di arrivo del treno/traghetto (non obbligatorio)

Note: eventuali note utili per la prenotazione del singolo treno/traghetto

() In caso di più treni/traghetti è possibile indicare le città delle stazioni ferroviarie/dei porti di partenza e di destinazione, cliccando sull’icona (+) per aggiungere tutti i treni/traghetti richiesti (massimo 5 righe)

Note: eventuali note utili per la prenotazione di tutti i treni/traghetti richiesti


Autonoleggio

Loc. ritiro: Località di ritiro dell’automezzo a noleggio (es: aeroporto di………)

Data: Data di ritiro dell’automezzo a noleggio

Orario: Orario indicativo di ritiro dell’automezzo a noleggio

Località rilascio: Località di restituzione dell’automezzo noleggio (es: aeroporto di…..)

Data: Data di restituzione dell’automezzo a noleggio

Orario: Orario indicativo di restituzione dell’automezzo a noleggio

Cat. Veicolo: Categoria del veicolo richiesto (l’agenzia di viaggio si riserva di definire la categoria dell’automezzo a noleggio sulla base della policy aziendale)

N. tessera: eventuale numero tessera convenzione con società autonoleggio

() in caso di più autonoleggi è possibile indicare tutte le informazioni richieste per singola prenotazione cliccando sull’icona (+) (massimo 5 righe)

Eventuale volo aereo

(indicare sigla del volo): indicare la sigla del volo aereo (non obbligatorio)

Numero persone trasportate

oltre al conducente: indicare numero persone

N. km totali previsti: km totali previsti per il noleggio (per km illimitati indicare 999999)

Bagaglio ingombrante: Si/No (informazione utile per la scelta dell’automezzo più adatto)

Note: eventuali note utili per la prenotazione di tutti gli autonoleggi richiesti


Hotel

Località: Località dove è richiesto l’hotel

Preferenza hotel: Nominativo dell’hotel prescelto (non obbligatorio)

Tipo camera: scegliere tra Singola, Doppia Uso Singolo, Doppia

Trattamento: In caso di preferenza scegliere tra bed&breakfast, mezza pensione, pensione completa

Data arrivo: Data di arrivo in hotel (check-in)

Data partenza: Data di uscita dall’hotel (check-out)

Posizione rispetto al punto di interesse: indicare eventuale posizione richiesta per l’hotel (es. vicino aeroporto, centro città, ecc.)

() In caso di più hotel è possibile indicare tutte le informazioni richieste per singola prenotazione cliccando sull’icona (+) (massimo 5 righe)

Eventuale tariffa riservata cliente/evento: utile per usufruire di eventuali tariffe agevolate

Note: Inserire tutti i dettagli necessari per una ricerca ottimale da parte dell’agenzia. In caso di prenotazione di hotel da parte di un dipendente con carta di credito aziendale, devono essere indicati gli estremi della carta di credito aziendale a garanzia della prenotazione.


Visti

Destinazione: destinazione del viaggio per cui è richiesto il nuovo visto

Tipo visto: tipologia del nuovo visto richiesto

N. Passaporto: numero del passaporto del viaggiatore

Valido da: data inizio validità del passaporto

Fino a: data fine validità del passaporto

Note/paese di emissione/ Data di nascita/Nazionalità: informazioni utili per la richiesta del nuovo visto

() In caso di più visti è possibile indicare tutte le informazioni richieste per singola prenotazione cliccando sull’icona (+) (massimo 5 righe)

Rilasciato da: ufficio che ha rilasciato il passaporto

Singolo/Multiplo: scegliere tra Singolo/Multiplo

Data prevista di partenza: data di inizio della trasferta

Giorni di permanenza nel paese estero: indicare il numero di giorni

Spedizione documenti da: selezionare una delle sedi dell’azienda

Riconsegna passaporto a: selezionare una delle sedi dell’azienda


Note

Inserire tutte le informazioni non inserite nelle videate precedenti, ma utili per la prenotazione dei servizi (es. itinerari di volo).


2.2 Invio richiesta servizi all’agenzia di viaggio.

Terminata la compilazione dei campi utili del form on line, il viaggiatore deve cliccare sul bottone

Invia richiesta

Subito dopo apparirà un box con la seguente indicazione:

“Informazione - La richiesta è stata inoltrata all’agenzia”.

Questo messaggio viene inviato a conferma dell’avvenuta trasmissione della richiesta all’agenzia di viaggio.


2.3 Presa in carico da parte dell’agenzia di viaggio, preventivo e scelta opzione

Il viaggiatore riceverà una mail automatica dal seguente indirizzo [email protected] (vedi esempio qui sotto):

Oggetto: Easynite – Preventivo pratica: Oggetto indicato nel form on line – Cognome e Nome del viaggiatore

Sig./Sig.ra (Nome e Cognome del viaggiatore), la sua richiesta è stata presa in carico dall’agenzia.

Luogo di partenza-destinazione: Genova-New York

Data partenza: 15/02/2012

Data ritorno: 19/02/2012

Servizio volo

Da Genova a Roma Data: 2012-02-15 Ora di partenza: 08:00 Ora di arrivo: 09.00 Pref. Posto: Corridoio Note:

Da Roma a New York Data: 2012-02-15 Ora di partenza: 10:00 Ora di arrivo: Pref. Posto: Corridoio Note: se possibile volo diretto

Note: possibilmente Alitalia

Si richiede l’autorizzazione all’uso del cellulare aziendale durante la trasferta.

Il viaggiatore NON deve trasmettere la mail ricevuta di presa in carico per la relativa autorizzazione, ma attendere il preventivo dall’agenzia.

Si precisa che l’agenzia di viaggio fornirà almeno tre soluzioni per ogni voce da prenotare (hotel, voli, ecc.) con opzione di prenotazione per la soluzione più economica. Solo la soluzione più economica sarà realmente opzionata e quindi garantita, le altre potrebbero subire modifiche al momento della conferma;

In caso di hotel proposti dall’agenzia di viaggio non convenzionati con il cliente, l’agenzia propone almeno tre alternative. Se nessuna delle opzioni proposte vengono accettate, il dipendente con carta di credito aziendale dovrà richiedere autorizzazione via mail al proprio responsabile aziendale Hyla Soft o responsabile delle attività presso il cliente e, dopo aver ricevuto l’autorizzazione, potrà prenotare direttamente l’hotel via internet con richiesta di addebito sulla carta di credito.

In caso di hotel prepagato, il dipendente dovrà presentarsi all’hotel con il voucher dell’agenzia nel quale sarà indicata la carta di credito data a garanzia per evitare problemi al momento del check-out.

Ricevuto il preventivo (documento PDF) dall’agenzia di viaggio, il viaggiatore può:

1. Accettare una delle opzioni proposte;

2. Rifiutare il preventivo ricevuto;

3. Modificare il preventivo.


Esempio di email inviata dall’agenzia al viaggiatore:

Oggetto: Easynite – Preventivo pratica n. XXXXX: Oggetto indicato nel form on line – Cognome e Nome del viaggiatore

Allegati: Preventivo_n1_XXXXX.pdf (questo numero deve essere sempre citato in caso di richiesta modifica)

Gentile Signore/a, come da Sua richiesta, Le inviamo il preventivo per la pratica in oggetto.

In caso di accettazione di una delle opzioni proposte, la prenotazione sarà effettuata solo dopo il ricevimento via mail della/e autorizzazione/e del/i responsabile/i.

In caso di rifiuto del/i preventivo/i, la pratica sarà chiusa.

In caso di richiesta di modifica, Le sarà trasmesso un nuovo preventivo.

La invitiamo a selezionare una delle opzioni sotto menzionate.

Clicca qui per accettare il preventivo n. 1 opzione 1

Clicca qui per accettare il preventivo n. 1 opzione 2

Clicca qui per rifiutare i preventivi

Clicca qui per chiedere una modifica ai preventivi

Alla mail viene allegato un documento PDF che rappresenta il preventivo elaborato dall’agenzia di viaggio, contenente tutti i dettagli dei servizi richiesti, con una o più opzioni tra cui scegliere.

Dopo l’accettazione da parte del viaggiatore di una delle opzioni proposte, l’agenzia di viaggio invia al viaggiatore (cc: [email protected]) la seguente mail con allegato il preventivo scelto (documento PDF):

La Sua richiesta di conferma preventivo è stata presa in carico dall’agenzia. Non appena ricevuta/e la/e relativa/e autorizzazione/i si procederà con la prenotazione dei servizi elencati nel preventivo allegato e con l’invio del relativo voucher. Per successive modifiche alle prenotazioni effettuate, Lei dovrà contattare telefonicamente l’agenzia di viaggio al numero telefonico +39 011-545314 oppure al numero verde +39 011 0620093 (nei giorni e negli orari previsti), facendo riferimento al numero di pratica in oggetto. Contestualmente dovrà inviare una mail al Suo responsabile delle attività presso il cliente, se presente, al Suo responsabile Hyla Soft e a [email protected], indicando sempre il numero di pratica in oggetto, per comunicare le modifiche richieste. L’agenzia comunicherà tempestivamente eventuali penali applicabili.

L’agenzia di viaggio attende quindi le autorizzazioni e procede con le prenotazioni e con l’invio del voucher dei servizi richiesti (cc: [email protected]).

Infine l’agenzia invierà a [email protected] e [email protected] un documento con il dettaglio della prenotazione effettuata ed i relativi costi (voucher e bolle).


2.4 Richiesta autorizzazione alla prenotazione dei servizi richiesti.

Nei paragrafi successivi sono descritte le procedure per la richiesta di autorizzazione alla prenotazione dei servizi. Il viaggiatore deve seguire la procedura descritta al punto 2.4.1 o al punto 2.4.2 a seconda che la trasferta debba essere autorizzata dal responsabile delle attività presso il cliente (per attività di consulenza, gruppo BUO) o dal responsabile aziendale (altri gruppi).

2.4.1 Richiesta autorizzazione in caso di presenza del Responsabile delle attività presso il

cliente.

Per ottenere l’autorizzazione alla trasferta (necessaria perché l’agenzia possa procedere con la prenotazione), il viaggiatore deve trasmettere (funzione: INOLTRA) la mail ricevuta dall’agenzia con allegato il preventivo (documento PDF) per la relativa autorizzazione a:

Responsabile delle attività presso il cliente;

CC: Responsabile aziendale Hyla Soft

CC: [email protected]

aggiungendo:

Buon giorno.

Si richiede autorizzazione alla trasferta di cui al seguente dettaglio.

Si richiede inoltre l’autorizzazione all’uso del cellulare aziendale durante la trasferta.

Saluti.

Ricevuta la mail dal viaggiatore, il Responsabile delle attività presso il cliente deve rispondere (funzione: RISPONDI A TUTTI) dando o meno la Sua autorizzazione alla prenotazione dei servizi e all’uso del cellulare aziendale (se previsto), aggiungendo:

Buon giorno.

Autorizzo la trasferta in oggetto.

Saluti

Non è richiesta l’autorizzazione del responsabile aziendale Hyla Soft per la prenotazione del viaggio, ma solo quella del responsabile delle attività presso il cliente. Il responsabile aziendale deve tuttavia essere sempre in copia (cc) nelle mail.

Ricevuta l’autorizzazione, il viaggiatore deve inoltrare (funzione INOLTRA) la mail con l’ autorizzazione all’agenzia di viaggio all’indirizzo [email protected], in cc [email protected], e in cc al responsabile aziendale nel caso in cui questo non risultasse già in copia nella mail di autorizzazione da parte del cliente, aggiungendo:

Buon giorno.

Con la presente vi trasmetto autorizzazioni alla trasferta in oggetto.

Saluti

Per una migliore tracciabilità, tutte le mail devono riportare lo stesso oggetto della mail iniziale dell’agenzia.


L’autorizzazione da parte del responsabile delle attività presso il cliente deve pervenire all’agenzia di viaggio almeno un’ora prima della scadenza dell’opzione e, comunque, entro le ore 18,00 del giorno lavorativo precedente l’inizio della trasferta;

Ricevuta la relativa autorizzazione, l’Agenzia procede con la prenotazione dei servizi richiesti secondo la Travel Policy aziendale e con l’invio al viaggiatore dei relativi voucher.

In caso di successive variazioni, il viaggiatore dovrà inviare una mail al proprio responsabile presso il cliente (e cc: [email protected]), indicando il numero di pratica, per comunicare le modifiche richieste. L’agenzia di viaggio comunicherà eventuali penali applicabili.

2.4.2 Richiesta di autorizzazione solo al Responsabile aziendale Hyla Soft.

Per ottenere l’autorizzazione alla trasferta (necessaria perché l’agenzia possa procedere con la prenotazione), il viaggiatore deve trasmettere (funzione: INOLTRA) la mail ricevuta dall’agenzia con allegato il preventivo (documento PDF) per la relativa autorizzazione a:

Responsabile aziendale Hyla Soft

CC: [email protected]

aggiungendo:

Buon giorno.

Si richiede autorizzazione alla trasferta di cui al seguente dettaglio.

Saluti.

Il Responsabile aziendale Hyla Soft deve autorizzare o meno la prenotazione rispondendo alla mail ricevuta (funzione: RISPONDI A TUTTI)

e aggiungendo:

Buon giorno.

Autorizzo la trasferta in oggetto.

Saluti

Ricevuta l’autorizzazione il viaggiatore deve inoltrare (funzione INOLTRA) la mail all’agenzia di

viaggio all’indirizzo [email protected]., e in cc [email protected], aggiungendo:

Buon giorno.

Con la presente vi trasmetto autorizzazione alla trasferta in oggetto.

Saluti

Per una migliore tracciabilità, tutte le mail devono riportare lo stesso oggetto della mail iniziale dell’agenzia.


L’autorizzazione da parte del responsabile aziendale deve pervenire all’agenzia di viaggio almeno un’ora prima della scadenza dell’opzione e, comunque, entro le ore 18,00 del giorno lavorativo precedente l’inizio della trasferta;

Ricevuta la relativa autorizzazione, l’Agenzia procede con la prenotazione dei servizi richiesti secondo la Travel Policy aziendale e con l’invio al viaggiatore dei relativi voucher.

In caso di successive variazioni, il viaggiatore dovrà inviare una mail al proprio responsabile aziendale (e cc: [email protected]), indicando il numero di pratica, per comunicare le modifiche richieste. L’agenzia di viaggio comunicherà eventuali penali applicabili.

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