Presentazioni efficaci con PowerPoint · Fascicolo Tecnico A ... generazione, essa non fuoriesce...

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Presentazioni efficaci

con PowerPoint Seconda lezione

Fascicolo Tecnico

A cura di Marco Cardani Docente e formatore in corsi d’informatica

e progettazione web per aziende e professionisti

mailto:[email protected]



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Gentile Cliente,

siamo lieti di inviarLe la seconda lezione dell’E-seminar “Presentazioni efficaci con

PowerPoint”.

Questo primo fascicolo contiene le informazioni tecniche di utilizzo di PowerPoint. In

particolare, in questa parte di lezione, affronteremo in particolare i seguenti argomenti:

Indice dei contenuti del fascicolo tecnico

• Inserire oggetti: immagini e disegni

• Transizioni, animazioni ed effetti multimediali

• Inserire oggetti da programmi esterni: i grafici

• Salvare, Rivedere, modificare o copiare le slide e le presentazioni

• Formats, templates, formattazione e layout

• Imparare ad usare ed a dosare gli strumenti ed i “giochetti” che il software mette a

disposizione

Questa parte di lezione termina con un breve esercizio di autovalutazione che non dovrà

inviarci: Le servirà per misurare il grado di apprendimento e la sussistenza o meno di

eventuali dubbi.

In caso di necessità di chiarimenti, non esiti ad inviarci i Suoi quesiti via e-mail all’indirizzo

[email protected] , specificando nell’oggetto “Quesito PowerPoint”.

I relatori Le risponderanno nel più breve tempo possibile.

Non ci resta che augurarLe buona formazione!





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Inserire oggetti: immagini e disegni

Un’operazione fondamentale nella realizzazione di una presentazione multimediale è

l’inserimento di immagini e disegni. Naturalmente è la scheda Inserisci che ci permette di

trovare i pulsanti adatti. Iniziamo a focalizzare la nostra attenzione sulle immagini.

Possiamo inserirne di diversi tipi: JPEG, PNG, GIF e BMP, in altre parole tutti i formati più

diffusi nel mondo informatico. Nemmeno le dimensioni dell’immagine creano

problemi: PowerPoint, infatti, rimpicciolisce l’immagine a quelle che sono le effettive

dimensioni della slide. Se inseriamo perciò un’immagine ad alta risoluzione, magari

scattata da una macchina fotografica digitale o da uno smartphone dell’ultima

generazione, essa non fuoriesce dalla slide ma rimane in ogni caso al suo interno. Questo

fastidioso problema si verificava con le vecchie versioni di PowerPoint, fino alla XP,

pubblicata nel 2003. In quel caso eravamo sempre costretti a rimpicciolire la foto, perché

debordava rispetto ai margini della nostra area di lavoro. Naturalmente se inseriamo una

foto piccola, occuperà solo una porzione della diapositiva. Le immagini, come avete intuito,

si possono facilmente ridimensionare usando le

maniglie che appaiono sugli angoli della foto (vedi

Figura 1) oppure, nel menù Strumenti immagine

formato gruppo Dimensioni, regolando altezza e

larghezza in centimetri. Ricordiamo che le dimensioni

di un’immagine digitale sono proporzionate: se

riduciamo l’altezza del 50%, anche la larghezza

diminuirà dello stesso valore. Consideriamo però che le

immagini digitali si possono facilmente

riproporzionare diminuendo le misure; aumentare le

misure è invece un’operazione pericolosa, perché l’immagine sgrana e di conseguenza

perde qualità. Se abbiamo quindi a disposizione immagini a bassa risoluzione, non

aspettiamoci da PowerPoint miracoli di sorta. Cerchiamo invece di procurarci immagini di

Figura 1 - Una maniglia da usare per i ridimensionamenti.




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buona qualità. Si possono inserire in una diapositiva quante immagini si desiderano: per

disporle ordinatamente useremo il pulsante Allinea (Strumenti Immagine formato,

gruppo Disponi) e le sue opzioni, già analizzate nella prima lezione, quando parlavamo

delle caselle di testo. Porta avanti e Porta indietro ci servono nei casi in cui due o più

foto si vanno a sovrapporre (vedi Figura 2).

Figura 2 - Disposizione delle immagini.

Se analizziamo la Figura 2, notiamo che ci sono cinque fotografie, aventi tutte le stesse

proporzioni e la stessa risoluzione (1024x768 pixel): sono state inserite

contemporaneamente, tenendo premuto sulla tastiera CTRL mentre ci trovavamo nella

finestra che appare appena dopo aver premuto Immagine, nella scheda Inserisci. Una

volta inserite le foto risultano subito tutte selezionate, perciò le modifiche delle dimensioni

in centimetri vengono applicate alle cinque immagini nello stesso istante; abbiamo scelto

un’altezza di 8,50 cm, di conseguenza l’altezza è diventata 11,33 cm. A questo punto le




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abbiamo disposte usando Allinea: la foto con il tramonto ha allineamento centrato in

verticale e in orizzontale, mentre le altre quattro sono semplicemente appoggiate agli

angoli. Quando trasciniamo un oggetto in una diapositiva, infatti, PowerPoint lo aggancia

automaticamente ai margini o agli eventuali altri oggetti presenti. Per creare il collage che

vedete è poi servito usare il pulsante Porta avanti (scheda Strumenti immagine formato,

gruppo Disponi) per far in modo che l’immagine al centro coprisse le aree in comune con

le altre quattro fotografie. Il collage in Figura 3 invece è fatto utilizzando solo i tasti Porta

avanti e Porta indietro, senza una disposizione ordinata.

Figura 3 - Collage di immagini sovrapposte fra loro

Una grande novità nella gestione delle immagini, presente dalla versione 2007 in poi, sono

gli Stili immagini e gli Effetti artistici. Iniziamo dagli stili: li troviamo nella “solita” scheda

Strumenti immagini formato, gruppo Stili immagini. Esistono alcuni stili preimpostati

come il Rettangolo con angoli arrotondati, l’Ovale contorno sfumato o la Prospettiva con




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rilievo (vedi Figura 4) ma anche tre menù: Bordo immagine, Effetti immagine e Layout

immagine che ci permettono di personalizzare completamente i nostri stili in tantissimi

modi diversi, anche con caratteristiche di tridimensionalità (pulsante Effetti immagine,

voce Rotazione 3D).

Figura 4 - Gli Stili immagine.

Ecco, nella Figura 5, alcuni esempi di stili, applicate sulle stesse immagini della Figura 2.

Figura 5 - Esempi di stili immagine.




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Gli Effetti artistici sono già stati citati quando trattavamo, nella Lezione 1, le immagini di

sfondo. Si tratta veri e propri effetti speciali da applicare alle nostre foto; ad esempio

Pennarello, Tratti a matita, Sfumatura a pastello ecc. In molti casi si tratta degli stessi

ritocchi che utilizza un programma di fotoritocco professionale come Adobe Photoshop.

Troviamo il menu a comparsa di Effetti Artistici nella scheda Strumenti immagine

formato, gruppo Regola. Vediamo alcuni esempi in Figura 6. In senso orario dalla foto in

alto a sinistra, abbiamo: Tratti a pennello, Alone punteggiato, Contorni luminescenti e

tratti a gessetto.

Figura 6 - Effetti artistici.

Sempre nel gruppo Regola troviamo due menù che ci consentono di modificare la

colorazione (Colore) e i valori di nitidezza, sfumatura, luminosità e contrasto (Correzioni)

delle nostre immagini.




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I disegni (o forme) si inseriscono dalla scheda Inserisci, gruppo Illustrazioni, pulsante

Forme. Dal menù a discesa che appare si sceglie la figura geometrica che ci interessa:

rettangolo, ellisse, triangolo, trapezio, stella, rombo, pentagono, cilindro ecc. Le possibilità

di scelta sono sicuramente notevoli. Una volta trovata la figura che fa per noi, ci spostiamo

all’interno della diapositiva e notiamo che il puntatore è diventato una piccola croce;

significa che dobbiamo tenere premuto il tasto sinistro del mouse per definire misure e

posizione dell’oggetto; appena terminato sulla barra multifunzione appare la scheda

Strumenti disegno Formato. Al suo interno il gruppo Stili forma permette di definire

colorazione ed effetti, mentre Disponi regola la posizione rispetto alla slide. Tutte

caratteristiche che abbiamo appena visto parlando delle immagini.

Ricordiamo che anche quando selezioniamo una forma appaiono le maniglie per

ridimensionarla; teniamo presente la Maniglia verde che serve per ruotare la forma e la

Maniglia gialla1 che serve per modificare il raggio di curvatura o l’inclinazione degli angoli.

Se selezioniamo più disegni contemporaneamente possiamo raggrupparli in un'unica

figura (Scheda Strumenti disegno Formato, gruppo Disponi, pulsante Raggruppa). Fatto

ciò l’oggetto diventa unico e le opzioni di formattazione vengono applicate a tutta la

forma. Un disegno può essere duplicato infinite volte tramite una semplice operazione di

copia-incolla.

Figura 7 – Un logo aziendale disegnato con gli strumenti di PowerPoint.

Nella Figura 7 potete vedere il disegno del logo di una famosa azienda del settore

riparazione vetri auto. Si tratta di due triangoli retti e tre rettangoli di uguali dimensioni.

1 Appare solamente se disegniamo figure curvilinee, frecce e stelle.




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Vediamo la semplice procedura per realizzarlo. Disegniamo il triangolo con

InserisciFormeTriangolo rettangolo. Ruotiamolo di modo che sia coricato su uno dei

cateti; allunghiamo l’angolo in basso a sinistra “tirando” la maniglia in basso a sinistra.

Diamo il giallo come colore di riempimento ed il nero come colore di contorno.

Disegniamo un rettangolo facendo attenzione che il lato verticale abbia la stessa lunghezza

del cateto corto del triangolo. Coloriamolo con giallo e nero e duplichiamolo due volta con

copia-incolla. Modifichiamo in rosso il colore di riempimento degli ultimi due rettangoli

inseriti. Posizioniamo gli oggetti come in figura: noterete che quando trasciniamo

PowerPoint fa apparire delle linee tratteggiate2 che ci permettono di allineare facilmente

basi e altezze. Duplichiamo ora il triangolo, cambiamo il colore di riempimento e con il

pulsante Ruota (scheda Disponi) scegliamo Capovolgi verticalmente e poi Capovolgi

orizzontalmente. Ora non ci resta che selezionare i cinque elementi tendo premuto Shift

sulla tastiera e cliccandovi all’interno con il mouse. Fatto ciò nella scheda Disponi troviamo

il pulsante Raggruppa: l’oggetto ora è unico e possiamo dargli l’effetto di ombreggiatura,

aprendo il menù a tendina del pulsante Effetti forma e scegliendo Ombreggiatura.

Facendolo notiamo che sotto a tutte le tipologie di ombre, c’è la voce Opzioni

ombreggiatura (vedi Figura 8) nella quale l’ombra può essere regolata con estrema

precisione.

2 Accade solo nelle versioni 2007/2010/2013.




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Figura 8 - Regolazione dell'ombreggiatura.

Più precisamente troviamo i parametri Colore, Trasparenza, Dimensioni, Sfocatura,

Angolo e Distanza. Nel disegno del logo in Figura 7 abbiamo regolato i parametri

esattamente come in Figura 8. Naturalmente si possono anche sovrapporre due o più

forme: anche qui raggruppando il tutto si ottiene un oggetto unico. È questo il modo per

costruire figure complesse (vedi Figura 9)

Figura 9 - Due disegni uno dentro l'altro.




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Un’altra importante caratteristica la

troviamo nella scheda Inserisci

forme: si tratta del pulsante Modifica

forma che contiene a sua volta due

voci, Cambia forma e Modifica

punti. La prima consente di

trasformare il disegno fatto in un

altro: abbiamo inserito un cerchio e

decidiamo di trasformarlo in una

stella. PowerPoint manterrà le

formattazioni scelte. Diverso invece è

Modifica punti: una volta attivato permette di spostare la posizione degli angoli e si

possono incurvare i lati: In Figura 10

vediamo a sinistra una stella regolare e sulla

destra la stessa stella con le modifiche

apportate grazie a Modifica punti.

Vediamo, infatti, in Figura 11 che quando

clicchiamo su una delle maniglie nere poste

sugli angoli del disegno appaiono due

nuove maniglie bianche che ci consentono

di agire sulle curve di Bezier che regolano

appunto la curvatura delle linee rette.

Bisogna altresì ricordare che quando si disegna una forma in una slide di PowerPoint,

tenendo premuto sulla tastiera il tasto Shift, la figura inserita assume delle proporzioni

perfettamente regolari. Se per esempio inseriamo un Ovale, tenendo premuto Shift,

creiamo un cerchio. Ecco come abbiamo fatto a disegnare la stella della Figura 10!

Se vogliamo scrivere all’interno di una figura disegnata, non facciamo altro che selezionare

la figura e premere il pulsante Casella di testo presente nel gruppo Inserisci forme. Il

Figura 10 - Figura modificata con Modifica punti

Figura 11 - Maniglie che permettono di regolare le curve di Bezier.




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cursore lampeggerà all’interno del disegno e noi non faremo altro che scrivere. Attenzione:

il testo non segue i contorni della forma, scrive solamente al suo interno (vedi Figura 12).

Figura 12 - Casella di testo in una forma.




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Transizioni, animazioni ed effetti multimediali

Una volta create le diapositive, possiamo concentrarci sulle caratteristiche che avrà la

visualizzazione della nostra presentazione a tutto schermo. Dovrà avanzare in maniera

automatica oppure saremo noi a cliccare per passare da una slide all’altra? Gli oggetti

saranno tutti statici o dovranno muoversi? Tutti questi parametri vengono regolati

attraverso l’utilizzo delle schede Transizioni, Animazioni e Presentazioni.

Iniziamo con l’analizzare la scheda Transizioni: essa è suddivisa in tre gruppi: Anteprima,

Transizioni alla Diapositiva e Intervallo. In quest’ultimo troviamo la voce Passa alla

diapositiva successiva: se vogliamo che la presentazione avanzi in maniera manuale,

manteniamo il segno di spunta su “Con un click del

mouse”, altrimenti scegliamo “Automaticamente

dopo” ed inseriamo il numero di secondi, ad

esempio 6 come mostrato in Figura 13.

Se dovessimo mantenere la spunta sulle

due voci, le due opzioni sarebbero entrambe regolarmente attive.

Come impostazione predefinita PowerPoint esegue uno stacco netto nel passaggio fra una

diapositiva e l’altra; se vogliamo rendere questo momento gradevole da vedere utilizziamo

gli effetti di transizione (vedi Figura 14), presenti nel gruppo Transizione alla Diapositiva.

Figura 13 - Passa alla diapositiva successiva.




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Figura 14 - Transizioni diapositiva.

Ne abbiamo a disposizione ben trentaquattro e molte di essi hanno delle opzioni

regolabili. Scegliamo ad esempio la Veneziana (Figura 15).

Figura 15 - Effetto di transizione: Veneziana.




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Appena scelta la transizione PowerPoint ce la mostra in anteprima sulla diapositiva; il

pulsante Anteprima (scheda Transizioni, gruppo Anteprima) ci permette di rivederla

quante volte vogliamo. Concentriamoci ora su durata ed opzioni dell’effetto (vedi Figura

16). Il pulsante Opzioni effetto (scheda Transizioni alla diapositiva) permette di regolare

la direzione delle “veneziane” in verticale o in orizzontale, mentre nella scheda Intervallo il

campo Durata ci permette di regolare la lunghezza

dell’effetto fino ai centesimi di secondo. È preferibile

non dare mai valori inferiori ai due secondi. Infine il

pulsante Applica a tutte attribuisce le

caratteristiche di transizione a tutte le slide. Se

invece vogliamo che un certo effetto sia applicato

solo alla diapositiva sulla quale stiamo lavorando,

non è necessario premere alcun tasto, basta solo

scegliere quale transizione vogliamo ed eventualmente regolarla, come abbiamo appena

descritto. Teniamo presente che non si può applicare più di un effetto di transizione alla

stessa slide.

Figura 16 - Opzioni effetto e Intervallo.




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Esistono naturalmente effetti di transizione adatti a diverse circostanze: Sfumato è uno dei

più eleganti, mentre Cubo è sicuramente fra i più spettacolari. Dobbiamo scegliere gli

effetti giusti per ogni presentazione, secondo l’argomento trattato e il luogo in cui la

presentazione viene mostrata.

Infine Il pulsante Suono permette di abbinare un suono predefinito alla transizione

diapositiva: il menù a tendina ce ne mette a disposizione diciannove a tramite la voce Altri

segnali acustici… ci permette di usare file sonori in formato .WAV presenti nel nostro PC.

Teniamo presente che non si tratta di una canzone di sottofondo, ma di un semplice

effetto sonoro, come l’applauso, la macchina da scrivere o il rullo di tamburi.

Se la Transizione determina il passaggio fra una diapositiva e l’altra, l’animazione permette

di dare effetti di movimento ad ogni

oggetto che abbiamo inserito nella

slide.

La scheda Animazioni è composta

dai gruppi Anteprima, Animazione,

Animazione avanzata e Intervallo.

Per assegnare un’animazione

selezioniamo innanzitutto un

oggetto presente nella nostra slide,

ad esempio un’immagine. Fatto ciò

s’illumineranno tutti i pulsanti della

scheda Animazione. Scegliamo

un’animazione (vedi Figura 17): esse

sono divise in quattro categorie:

Entrata: fa sì che l’oggetto entri in scena;

Uscita: fa sì che l’oggetto esca di scena;

Enfasi: evidenzia la presenza dell’oggetto, ad esempio con una zoomata o una

rotazione;

Figura 17 - Le animazioni.




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Percorsi animazione: permette all’oggetto di spostarsi all’interno della slide. Si

possono definire manualmente i punti d’inizio e di fine del percorso o usare effetti

predefiniti.

Una volta scelta, il pulsante Opzioni effetto ci permette di

modificare alcuni parametri come ad esempio la direzione (vedi

Figura 18). Ancora più importante nel gruppo Intervallo, la

definizione della Durata (in secondi) e il Ritardo. Se, infatti,

inseriamo più animazioni nella diapositiva, bisognerà scegliere il

momento in cui inizieranno: contemporaneamente oppure una

dopo l’altra? Se scegliamo la seconda ipotesi, possiamo definire il

ritardo fra la fine dell’una e l’inizio dell’altra. È il menù a tendina

Inizio che definisce se le animazioni devono iniziare insieme (Con

precedente) o una di seguito all’altra (dopo precedente).

L’opzione Al clic del mouse serve soltanto se la diapositiva ha

l’avanzamento manuale (caratteristica da scegliere nella scheda

Transizioni, come già visto).

A differenza delle transizioni, possiamo assegnare più animazioni a uno stesso oggetto,

con il pulsante Aggiungi animazione. Come potete notare in Figura 19, vicino agli oggetti

animati, in alto a sinistra, appare un numero che indica la presenza dell’animazione e la sua

posizione nella sequenza. Quando un oggetto ha più numeri, significa che gli sono state

date più animazioni.

Figura 18 - Opzioni effetto.

Figura 19- L'ordine delle animazioni




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Nel gruppo Intervallo, i pulsanti Sposta avanti e Sposta indietro

ci permettono facilmente di modificare l’ordine delle nostre

animazioni (vedi Figura 20).

Una particolarità va notata sugli effetti applicati alle caselle

di testo: si può scegliere, infatti, attraverso il pulsante Opzioni effetto che l’animazione

venga applicata tutta insieme, oppure paragrafo per paragrafo3.

Per gestire ancora meglio le animazioni,

possiamo far apparire il Riquadro

animazione, cliccando l’omonimo pulsante

nel gruppo Animazione avanzata (vedi

Figura 21). Tra l’altro cliccando con il destro

su una delle animazioni elencate, troviamo

Rimuovi. In alternativa dobbiamo cliccare

su uno dei numeri che indicano

l’animazione nella slide e premere il tasto

Canc per eliminare un’animazione che non ci soddisfa.

Nella nostra presentazione possiamo inserire due tipologie di effetti multimediali: video e

audio. Iniziamo da questi ultimi, che ci serviranno per creare la colonna sonora del nostro

lavoro. Andiamo nella scheda Inserisci, gruppo Elementi multimediali e dal menù a

tendina del pulsante Audio, scegliamo Audio da file, così da poter utilizzare un brano

presente4 nel nostro computer. Una volta scelta la canzone appare all’interno della

diapositiva un’icona a forma di altoparlante di colore grigio: non conviene formattare

l’oggetto, ma semplicemente trascinarlo fuori dalla diapositiva in modo che durante la

presentazione non si veda. Nella barra multifunzione ora è apparsa la scheda Strumenti

audio Riproduzione; andiamoci per definire le regole di riproduzione audio. Teniamo

3 Nella versione 2007 e precedenti, c’era la possibilità di applicare l’animazione parola per parola e lettera per lettera. 4 Tutti i formati audio vengono accettati.

Figura 20 - Riordina animazione.

Figura 21 - Il riquadro animazione.




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presente che la canzone scelta deve fare da colonna sonora alla presentazione (vedi Figura

22).

Figura 22 - Strumenti audio Riproduzione.

In realtà nessuna delle voci presente ci

permette di indicare al programma che

l’audio deve terminare dopo l’ultima

diapositiva: infatti, se premiamo F5 per

vedere la nostra presentazione, ci

rendiamo conto che la canzone si sente,

ma la presentazione avanza solamente

quando termina il file audio! Andiamo

allora nella scheda Animazioni ed

apriamo il Riquadro animazioni;

cerchiamo il file audio e premiamo il

tasto destro; scegliamo Opzioni Effetto in modo da vedere la finestra mostrata in Figura

23. Nella sezione Termina riproduzione non dobbiamo mantenere l’opzione “Dopo

diapositiva corrente” ma scegliere “Dopo” ed inserire il numero totale di diapositive che

compongono la nostra presentazione. Con questo accorgimento PowerPoint tratterà il file

audio da noi inserito come una colonna sonora5.

5 Questa procedura va eseguita in tutte le versioni di PowerPoint.

Figura 23 - Finestra Riproduci audio.




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La scheda Strumenti audio Riproduzione ci serve quindi per definire se la musica deve

avere un effetto di dissolvenza in entrata o in uscita e quanto esso deve durare. Consiglio

caldamente di usare sempre la dissolvenza in uscita per far in modo che il sonoro non

termini bruscamente alla fine della presentazione; impostatela con una durata di almeno

quattro secondi. C’è poi la possibilità di tagliare parti del file tramite il pulsante Taglia

audio, che fa apparire la finestra mostrata in Figura 24. Con l’indicatore verde si definisce

l’inizio e con il rosso il termine della

riproduzione, magari per eliminare i

primi due secondi di bianco, tipici di

moltissimi file audio.

Tornando alla scheda Strumenti audio

Riproduzione In Opzioni audio, la voce Esegui ciclo continuo fino a interruzione serve

solo quando impostiamo la nostra presentazione come un ciclo continuo.

L’altro elemento multimediale che possiamo inserire in una presentazione PowerPoint è il

video (scheda Inserisci, gruppo Effetti multimediali, pulsante Video). Possiamo anche qui

scegliere un file presente nel nostro hard disk. Si formerà un riquadro all’interno della

diapositiva scelta per l’inserimento, grande quanto il video6. La scheda Strumenti video

Formato che appare appena inseriamo il documento visivo, ci permette di formattare il

riquadro di contenimento e di assegnargli stili ed effetti, come se si trattasse di

un’immagine o di una forma (vedi Figura 25).

Figura 25 - Strumenti audio Formato.

6 Il riquadro può essere ridimensionato con i metodi consueti.

Figura 24 - Taglia audio




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Figura 26 - Un video con degli stili grafici applicati.

Nella Figura 26 per esempio abbiamo inserito un video in una slide e ad esso abbiamo

applicato lo stile “Rettangolo arrotondato”, il bordo nero ed un’ombreggiatura. Teniamo

presenti quindi che dal punto di vista estetico PowerPoint tratta i video allo stesso modo

delle fotografie e dei disegni. Dal punto di vista sostanziale invece le possibilità sono le

stesse dei file audio, come mostrato nella scheda Strumenti video Riproduzione (vedi

Figura 27).

Figura 27 - Scheda Strumenti video Riproduzione.

Possiamo quindi tagliare il video, applicargli dissolvenza in entrata o in uscita7, regolare il

volume dell’audio (caratteristica molto importante se abbiamo anche inserito una colonna

7 È necessaria una scheda video piuttosto potente, altrimenti le dissolvenze rischiano di non essere visualizzate correttamente.




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sonora alla nostra presentazione). Chiaramente la presenza di un video renderà il nostro

file notevolmente più pesante.




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Inserire oggetti da programmi esterni: i grafici

Un’altra importante caratteristica di PowerPoint è la possibilità di inserire oggetti propri di

altri programmi del pacchetto Microsoft Office, ad esempio i grafici di Excel. Nella scheda

Inserisci troviamo infatti, il pulsante Grafici, all’interno del gruppo Illustrazioni (vedi

Figura 28).

Una volta premuto ci viene

chiesto quale tipologia di

grafico vogliamo utilizzare:

istogrammi, aerogrammi,

grafici a linea a dispersione;

abbiamo a disposizione tutti i

grafici che troviamo in Excel.

Una volta effettuata la scelta,

la schermata che ci troviamo davanti agli occhi è divisa in due: a sinistra la slide di

PowerPoint con il grafico e a destra una tabella di Excel preimpostata nella quale inserire o

modificare i dati numerici (vedi Figura 29).

Figura 28 - Inserisci grafico.




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Figura 29 - Inserimento di un grafico in PowerPoint.

Se aggiungiamo righe, colonne e dati alla tabella di Excel, il grafico si aggiorna

automaticamente. Se necessario aumentiamo il numero delle celle selezionate, trascinando

il riquadro blu.

Difficilmente creeremo però il nostro grafico partendo da zero, è molto probabile che il

grafico sia già stato realizzato, da noi o da altri, in Excel e si debba solamente inserirlo nella

diapositiva. L’operazione, in questo caso, è quella di un banalissimo copia-incolla8.

Apriamo il file di Excel, selezioniamo il grafico, copiamolo, andiamo nella slide di

PowerPoint ed incolliamo. Appaiono immediatamente le schede proprie del grafico:

Strumenti grafico Progettazione e Layout che propongono le medesime features che

troviamo in Excel, mentre Formato presenta i classici menù di PowerPoint: vi troviamo,

infatti, i gruppi Stili forma, Stili WordArt e Disponi.

Riassumendo in Strumenti grafico Progettazione possiamo cambiare il tipo di grafico e

scegliere una formattazione predefinita. In Strumenti grafico Layout invece abbiamo la

8 Fino alla versione di PowerPoint 2003 esisteva il pulsante Importa grafico, che permetteva di scegliere il file di

Excel che conteneva il grafico desiderato.




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possibilità di inserire ed editare il titolo del grafico, le etichette dati, la legenda, gli assi e la

griglia oltre ad altre particolarità proprie di grafici come quelli a radar o a bolle.




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Salvare, Rivedere, modificare o copiare le slide e le

presentazioni

Abbiamo imparato finora a gestire gli effetti multimediali, le transizioni e le animazioni,

ovvero tutti gli elementi dinamici che Microsoft PowerPoint ci mette a disposizione. In

questi casi abbiamo visto quanto sia importante sfruttare il pulsante Anteprima, per

vedere come sta venendo il nostro lavoro. Ancora di più è importante vedere la

presentazione nella sua interezza, per capire quali modifiche vanno apportate: il testo è

sempre leggibile o in alcune zone il contrasto con lo sfondo è inesistente? Le foto sono

tutte ben visibili? Se la presentazione avanza in maniera automatica, c’è realmente il tempo

di leggere tutto? Gli effetti di animazione sono gradevoli o fastidiosi? Andiamo in basso a

destra nello schermo e premiamo il pulsante , per far in modo che la

presentazione abbia inizio, oppure, nella scheda Presentazione, gruppo Avvia

presentazione, due pulsanti ci permettono di vedere il nostro lavoro: Dall’inizio o Dalla

diapositiva corrente.

Un’altra modalità di visualizzazione del programma ci è di grande aiuto per regolare il

nostro lavoro: sequenza diapositive, attivabile tramite il pulsante o con

VisualizzaSequenza diapositive (vedi Figura 30)




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Figura 30 - Sequenza diapositive.

Qui, infatti, vediamo tutte le miniature delle diapositive realizzate, la loro numerazione, una

stella che indica la presenza di animazioni ed effetti di transizione e la loro presenza sullo

schermo in secondi. Se selezioniamo con un clic una slide e andiamo sulla scheda

Transizioni, possiamo regolare la loro durata. Inoltre con un semplice trascinamento

possiamo modificare la posizione di una o più slides. Il tasto destro fa apparire un menù

contestuale con funzioni importantissime come Elimina, Duplica e Formato sfondo,

identiche a quelle che troviamo nel riquadro Diapositive della Visualizzazione normale.

La modalità di visualizzazione Sequenza diapositive permette quindi modifiche

rapidissime al nostro operato.

Chiaramente se selezioniamo una o più diapositive9, anche tutte quante, possiamo copiarle

o tagliarle ed incollarle in un altro file di PowerPoint; teniamo però presente che gli sfondi,

in questo caso, non vengono incollati.

Il salvataggio della presentazione di PowerPoint è un’operazione importante e delicata,

perché è necessario salvare due diversi tipi di file: quello modificabile e quello definitivo.

9 Anche in PowerPoint le selezioni multiple si fanno usando i tasti Shift e CTRL della tastiera.




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Andiamo sul menu File e clicchiamo su Salva con Nome: scegliamo nome e cartella di

destinazione ed osserviamo il tipo di file: Presentazione standard di PowerPoint (.pptx).

Si tratta del file tipico di questo software. Lo potremo sempre modificare a nostro

piacimento.

Ora ripetiamo l’operazione ma stavolta cambiamo il tipo di file scegliendo Solo

presentazione di PowerPoint (.ppsx). Questo è il file definitivo che non può essere

modificato e che, soprattutto, permette solamente di visionare la presentazione. Le icone

dei due tipi di file sono diverse, eccole in Figura 31.

Figura 31 - Un file ppsx (a sinistra) ed un pptx (a destra).

Quando abbiamo finito il nostro lavoro, è quindi necessario sempre salvarlo in entrambi i

formati: se dovessimo accorgerci di un errore nella presentazione in ppsx, apriremmo il file

pptx e poi salveremmo di nuovo in tutti e due i formati. Se decidessimo di non salvare il

pptx invece dovremmo…rifare il lavoro da capo! Il file ppsx è, infatti, quello che va inviato

a clienti, fornitori, colleghi, iscritti ad un’associazione, allievi di un corso ecc. così che

possano visionarlo. Se gli spedissimo il file pptx invece, essi potrebbero modificarlo a loro

piacimento e, soprattutto, se non fossero in grado di usare PowerPoint non riuscirebbero a

vedere la presentazione ma solo le diapositive singolarmente! Dovete considerare che le

capacità informatiche di molte persone si bloccano davanti ad ogni ostacolo, anche il più

piccolo. Per sicurezza è meglio salvare il ppsx anche nel formato pps, poiché è compatibile

con le versioni di PowerPoint precedenti alla 2007. I file ppsx e pps, infine, non hanno

bisogno che Microsoft PowerPoint sia installato nel PC per poter essere aperti: è necessario

solamente il Visualizzatore di PowerPoint, installato su molti PC e scaricabile gratuitamente

dal sito ufficiale di Microsoft.




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Impariamo ora altri modi per impostare la nostra presentazione: la scheda Presentazione,

mostra il pulsante Imposta presentazione che contiene tutte le opzioni di visualizzazione

del nostro lavoro, mostrate in una finestra (vedi Figura 32).

Figura 32 - Finestra imposta presentazione.

Qui troviamo, nel riquadro Opzioni presentazione, la voce “Effettua ciclo continuo fino a

ESC”: serve per far sì che la nostra presentazione venga mostrata all’infinito, finché non

viene premuto il tasto ESC. Serve quando dobbiamo mostrarla in luoghi pubblici come

negozi, bar o all’interno di spazi fieristici, dato che una volta fatta partire non è più

necessario l’intervento umano.

Se al nostro PC sono collegati due monitor, il riquadro Più monitor risulta attivo e ci

permette di usare la visualizzazione relatore. In questo caso, infatti, la presentazione è

mostrata su un monitor e sull’altro appaiono le note del relatore che sono state aggiunte

alle singole diapositive nell’apposito riquadro e gli intervalli.

Proprio gli intervalli, ossia la durata di ogni singola slide, sono uno degli aspetti più

complessi da scegliere in una presentazione. Sicuramente faremo molto modifiche prima

di arrivare ad un risultato accettabile. Il modo più efficace per determinarli è usare il




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pulsante Prova intervalli nella scheda Presentazione. Una volta premuto, parte la

visualizzazione della nostra presentazione in modalità registrazione ed in alto a sinistra

sullo schermo appare un piccolo riquadro con all’interno un cronometro che scandisce il

tempo (vedi Figura 33).

Figura 33 - Modalità prova intervalli.

Quando clicchiamo all’interno del riquadro sulla freccia rivolta a destra (Successivo)

passiamo alla diapositiva seguente. Se invece clicchiamo sulla freccia curvilinea che punta

verso sinistra (Ripeti) possiamo reimpostare l’ultimo intervallo. Il cronometro ci mostra la

durata dell’intervallo attuale e quella complessiva della nostra presentazione.

Così facendo possiamo determinare gli intervalli in maniera piuttosto precisa, perché, per

esempio possiamo cliccare su Successivo solamente dopo aver letto il testo scritto. Al

termine una finestra ci chiede se vogliamo effettivamente mantenere effettivi gli intervalli

che abbiamo impostato con Prova intervalli.

Infine sempre nella scheda Presentazione, gruppo Imposta, troviamo il pulsante

Nascondi diapositiva: serve per rendere invisibile una certa slide quando mostreremo la

presentazione.




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Formats, templates, formattazione e layout

Nella precedente lezione ci siamo occupati di come modificare gli sfondi e dell’utilizzo dei

temi predefiniti, presenti nella scheda Progettazione. Abbiamo anche altre opzioni di

personalizzazione, attraverso la modalità di Visualizzazione chiamata Schema diapositiva,

attivabile con l’omonimo pulsante presenta nella scheda Visualizza, gruppo

Visualizzazioni master (vedi Figura 34).

Figura 34 - Visualizzazione schema diapositiva.

Grazie a questa modalità possiamo modificare gli stili predefiniti presenti nel layout delle

nostre diapositive. Come vedete appaiono i suggerimenti “Fare clic per modificare lo stile

del titolo”, “Fare clic per modificare lo stile del sottotitolo dello schema”. Le miniature

presenti nella colonna di sinistra mostrano poi tutti i layout predefiniti di PowerPoint:

possiamo modificare le caratteristiche di ciascuno di esse.




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Se ricordate però nella prima lezione era stato detto che nella scheda Home, gruppo

Diapositive, pulsante Layout era conveniente scegliere sempre la diapositiva vuota, per

evitare di lavorare seguendo schemi prefissati. Naturalmente si tratta solamente di un

suggerimento, non di una regola. Quando lavoriamo con i layout preimpostati, ad

esempio, Diapositiva titolo, Titolo e contenuto, Solo titolo ecc. possiamo andare a

modificarne le caratteristiche attraverso l’utilizzo di Schema diapositiva: possiamo

cambiare carattere, stile dimensione e colore dei testi, per esempio, e possiamo anche

aggiungere elementi grafici che diventeranno parte integrante dello sfondo.

Posizioniamoci nella diapositiva dello schema indicata dal numero 110; disegniamo

all’interno della diapositiva una riga orizzontale, applichiamogli lo stile Linea marcata –

Colore 2, così da renderla piuttosto spessa e di colore blu. Torniamo ora alla

visualizzazione normale di PowerPoint, cliccando Chiudi visualizzazione schema, nella

scheda Schema diapositiva. La linea blu che abbiamo inserito appare ora

automaticamente in tutte le diapositive della nostra presentazione e non può nemmeno

essere spostata o modificata, è diventata un elemento fisso dei nostri layout. Dovremo

obbligatoriamente tornare in Schema diapositiva per risistemarla. Con questo metodo

possiamo inserire rapidamente il logo aziendale all’interno dei nostri slide.

Quando creiamo una presentazione possiamo, volendo avvalerci dei modelli. Il tasto

Nuovo del menu File contiene, infatti, i Modelli di esempio e i Modelli da Office.com

(vedi Figura 35).

10 Si tratta della diapositiva cosiddetta master: la sua modifica condiziona a cascata anche tutti gli altri layout.




33

Figura 35 - I modelli.

Dai modelli di esempio scegliamo per esempio Formazione (vedi Figura 36).

Figura 36 - Il modello "Formazione".




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Come potete notare le slides sono già tutte preparate e nel riquadro note ci sono

indicazioni su cosa dovremo inserire noi. Naturalmente si tratta di indicazioni di massima;

anche il numero delle diapositive può essere naturalmente aumentato o diminuito. Sono

già stati inseriti anche gli effetti di transizione.

Concludiamo con un ultimo utile accorgimento,

specialmente quando creiamo delle presentazioni

veramente lunghe: le sezioni. Nella scheda Home,

gruppo Diapositive, troviamo il pulsante Sezioni con

il relativo menù a tendina (vedi Figura 37). Per creare

una sezione selezioniamo una slide dal riquadro

diapositive e clicchiamo su SezioneAggiungi

sezione. Tutte le slide successive a quella selezionata faranno parte di questa sezione, le

precedenti di un'altra sezione.

Come vedete dall’immagine mostrata in Figura 38, nel

riquadro diapositive appaiono le diciture Sezione

predefinita e Sezione senza titolo; naturalmente andiamo a

rinominarle (tasto destro Rinomina sezione). Una volta

creata una sezione può essere raggruppata con un

semplice clic sull’intestazione di sezione. In questo modo la

nostra presentazione è così suddivisa in tante parti,

rendendo più comoda la navigazione nel riquadro

diapositive.

Figura 37 - Il pulsante Sezioni.

Figura 38 - Una presentazione suddivisa in due sezioni.




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Imparare ad usare ed a dosare gli strumenti ed i “giochetti” che

il software mette a disposizione

Abbiamo imparato che PowerPoint ci mette a disposizione tantissimi strumenti che

permettono di rendere le presentazioni sempre più ricche e sempre più belle.

Indubbiamente però il talento personale nessuno è in grado di insegnarlo: ci sono utenti

che conoscono benissimo tutte le funzionalità di PowerPoint e nonostante questo

realizzano presentazioni modeste, per non dire mediocri. Se non abbiamo grande talento

cerchiamo solamente di seguire le regole principale. Le abbiamo già citate, ora cerchiamo

di ricapitolarle.

1) Concentriamoci sull’argomento e sul pubblico che la vedrà: se si tratta di una

presentazione sull’andamento del fatturato dell’azienda da mostrare ad un briefing

aziendale dovrà essere sobria, priva di effetti particolari. Se dobbiamo mostrare i

nostri mobili in uno spazio fieristico allora serviranno foto di alta qualità, sfondi

eleganti, la presenza del nostro logo sulle slide senza che però esso rubi la scena

alle fotografie. Ci devono essere effetti, ma sobri e gradevoli. I testi sono ridotti

all’essenziale. Dall’argomento e dal pubblico, come vedete, dipende tutto.

2) Attenzione ai colori e soprattutto ai contrasti. Mai scrivere con un carattere chiaro

su uno sfondo chiaro o con un carattere scuro su sfondo scuro, perché

semplicemente, non si legge niente. Gli sfondi sfumati sono bellissimi ma mettere

insieme rosso, verde, giallo e blu significa creare un pasticcio, che può piacere di

primo acchito ma che alla lunga stanca la vista dell’osservatore (vedi Figura 39 e

Figura 40). Meglio scegliere sfumature di uno stesso colore, da verde chiaro a verde

scuro, per esempio; oppure da azzurro a blu chiaro a blu scuro.




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Figura 39 - Mancanza di contrasto.

Figura 40 - Sfondo eccessivamente colorato.

3) La leggibilità del testo: oltre al contrasto con lo sfondo il testo deve anche avere un

carattere facilmente leggibile, quindi evitiamo di scrivere lunghi testi con un corsivo

bellissimo ma difficile da leggere. Teniamo anche presente che la presentazione è

sempre visualizzata a tutto schermo, quindi è lì che dobbiamo controllare se le

scritte sono troppo piccole o troppo grandi. Se ci sono tante cose da scrivere,

suddividete il testo in due o tre diapositive, magari abbellendolo con qualche

fotografia.

4) Le animazioni sono belle ma pericolose: se in una slide ci sono dieci righe da

leggere ed una foto da guardare devo evitare di assegnare una lunghissima

animazione all’immagine, perché chiaramente distrae dalla lettura. Diciamo che

quando in una slide c’è una discreta quantità di testo è meglio evitare di mettere

degli effetti di animazione.

5) Concentriamoci poi sul contenuto: se il contenuto manca, la presentazione non sarà

mai soddisfacente, anche se abbiamo inserito degli effetti bellissimi e degli sfondi

fantastici, alla fine quello che rimane realmente è il contenuto.

6) Cercate di evitare i suoni presenti nella scheda Transizioni: sono divertenti, ma

anche un po’ pacchiani. Diciamo che sono adatti a presentazioni scherzose o buffe,

non a lavori professionali. Le musiche invece possono migliorare decisamente una

presentazione (a patto che si possano poi effettivamente sentire) ma sono veramente

difficili da scegliere. Operate delle scelte ragionate.




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7) Le foto e i video devono essere di alta qualità, altrimenti, specialmente questi ultimi,

non vanno inseriti. Vedere al giorno d’oggi foto o video che “spixellano” è veramente

irritante e ben poco professionale.

8) Controllate sempre il vostro lavoro, nei minimi dettagli e, come già detto, salvate

sempre il file nei formati ppsx e pptx, o pps e ppt se lavorate con le vecchie versioni

di Office.


Presentazioni efficaci con PowerPoint · Fascicolo Tecnico A ... generazione, essa non fuoriesce...

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