Presentazione preventivi e contratti 25032014 associazione-commercialisti-Vicenza

L’Incarico Professionale

Creazzo, 25 Marzo 2014

Buon pomeriggio da Andrea Dal Ponte

L’incarico Professionale

La gestione dell’«incarico professionale» fa parte

delle attività inerenti l’Organizzazione degli studi

professionali.

In materia di organizzazione degli studi professionali,

e quindi anche di incarico, TUTTO è stato detto,

POCO è stato fatto.

L’incontro di oggi vuole essere l’occasione

per superare un limite operativo che troppo

spesso vanifica il ritorno di altre attività.

L’incarico Professionale

L’«incarico professionale» non è prevalentemente uno

strumento giuridico «necessario» ma piuttosto:

• un veicolo di attenzione, trasparenza, interazione con il

cliente

• occasione di approfondimento del rapporto con il cliente

• occasione di formalizzazione del cambiamento nei

contenuti del rapporto (profilo tecnologico ed economico)

• occasione irripetibile per far aumentare la percezione del

servizio al cliente

• occasione irripetibile per avere una visione aggiornata e

unitaria dei servizi dello studio

Il primo passo

La stesura del preventivo e/o contratto professionale

è il primo passo che occorre fare per ottenere il

massimo del risultato: un processo di erogazione del

servizio efficiente, di elevata qualità e duraturo nel

tempo (lean office).

Il primo passo

Raccogliere gli INPUT informativi per la fase commerciale

I 9 passi per un

corretto approccio

al Lean Office

Il primo passo


La differenza tra un prodotto e un servizio ?

Nei servizi il cliente è parte integrante del

processo produttivo (fattore ad alta variabilità).

Quindi è indispensabile raccogliere gli input

informativi adeguati (provenienza del cliente, specifiche,

informazioni che devono essere elaborate, ecc.).

Esempio: settore dei servizi contabili e fiscali, potrebbe essere

necessario gestire i centri di costo oppure fare una particolare

distinzione tra i ricavi.

Il primo passo


Capire le caratteristiche e le esigenze del Cliente

Comprendere bene cosa andrà fatto e come il cliente

dovrà partecipare al processo può portare non solo a

migliorare il servizio erogato, ma anche a ridurre i

costi interni, permettendo quindi al fornitore di

servizi di proporre un pricing più competitivo.

Il primo passo


Utilizzare uno schema di raccolta predefinito

E’ opportuno limitare al massimo la variabilità nella

raccolta delle informazioni da cliente: idealmente, si

pensi ad una check-list che tenga conto delle

esigenze nell’erogazione del servizio.

Ad esempio, per la tenuta di una contabilità interna si dovrà

chiarire bene con il cliente sin dall’inizio come vengono gestite

le fatture clienti (a mano, excel, software, possibilità di import),

se esiste una prima nota cassa, ecc.

Il primo passo

Raccogliere gli INPUT informativi: 2 consigli

Ascoltare e raccogliere le esigenze

In questa fase evitare di dare già troppi suggerimenti

o comunque non contrastare i contenuti delle

richieste fatte dal potenziale cliente.

Valutare le competenze dell’interlocutore

La persona designata dal Cliente a intrattenere i

rapporti con lo Studio deve avere la giusta attitudine,

un minimo di formazione amministrativa e autonomia

operativa in termini di comunicazioni digitali.

La stesura dei preventivi

La Doppia Proposta Positiva (*) – 1 caso: A o B

Preventivo A (segue le richieste del Cliente)

Il preventivo prevede le competenze determinate

esattamente sulla base delle richieste del Cliente.

Preventivo B (segue l’interpretazione/valutazione

del professionista degli input informativi)


sulla base dell’analisi fatta dal professionista.(*) Strategia di comunicazione persuasiva secondo la quale la mente

umana, sottoposta ad una scelta tra due opzioni, tende a scegliere tra

queste invece di pensare ad alternative diverse.


La Doppia Proposta Positiva – 2 caso: A + A1




Appendice A1

Elenco degli optional che il Professionista prevede

che possano rendersi opportuni o addirittura

necessari.


La Doppia Proposta Positiva – 3 caso: A + A x n




Estensione A x n

Proposta di accordo di durata pluriennale con

progressione dei compensi fino ad arrivare al livello

finale di A.

La consegna dei preventivi

Tempi di redazione del preventivo

Per cogliere l'attimo di entusiasmo e decisione del cliente, il

preventivo andrebbe consegnato entro 48 ore dalla raccolta degli

INPUT informativi.

Consegna personale con spiegazione diretta da parte del

professionista

Consente di cogliere le reazioni del cliente e di valutare qualche

modifica o ulteriore negoziazione.

Consegna via mail

Da evitare o comunque prima ottenere appuntamento telefonico per

poter illustrare il documento inviato.

Il riscontro da parte del cliente

Se il cliente non fornisce nessun riscontro ?

Contattarlo telefonicamente tramite una collaboratrice di studio

che, dovendo archiviare la pratica, «chiede in modo

disinteressato» cosa deve scrivere come esito nel fascicolo.

(in realtà deve essere pronta con altre domande per cogliere il

reale motivo e quindi trarre indicazioni per evitare in futuro il

ripetersi di eventuali anomalie)

Calcoli e testi

Fino ad ora gli strumenti disponibili sono stati:

Network

professionale

Gestione preventivi e contratti professionali

Presentazione:

Il software

fogli di calcolo per

determinare gli importi

delle competenze sulla

base di parametri

modelli di testi contenenti

gli elementi giuridici

necessari con varie

formule alternative

Mediante l’utilizzo delle funzioni

database e testo di Excel +

programmazione VBA ora è tutto

in un unico strumento

Problema / oggetto

Predisposizione di preventivo e

successivo contratto di incarico

professionale per attività di consulenza

(con relativi allegati e fascicolo)

Network

professionale


Presentazione:

Il software

Destinatari del prodotto

Studi di commercialisti

Consulenti del Lavoro

Centri di elaborazione dati

(individuali, associati, società di servizi)


Presentazione:

Il software

Normativa di riferimento

Obbligo di rilascio al Cliente di un preventivo di massima(art. 9 c.4 DL 24.01.2012 conv. Legge 24.03.2012 n.27)

Parametri per la liquidazione dei compensi per le

professioni regolamentate(art. 1 c. 6 DM 20.07.2012 n.140)

(Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili artt. da 15 a 29)

…l’assenza del preventivo … costituisce elemento di valutazione negativa …


Presentazione:

Il software

Soluzione adottata

Strumento con il quale predisporre documenti

contenenti le descrizioni dei servizi offerti, le

clausole del rapporto

e relative condizioni economiche.

Il tutto mediante automatismi di calcolo e tabelle

descrittive di supporto.

(è richiesto Microsoft Excel 2010 o sup.)


Presentazione:

Il software

Clausole e allegati

Le clausole inserite tengono conto di:

1) indicazioni fornite dal CNDCEC (2012)

2) doc. 25 del 11/2013 IRDCEC

3) mandato commissione ODCEC Vicenza 02/2009

I testi possono essere personalizzati dall’utente.

Sono previsti degli allegati per specificare:

1) il dettaglio delle prestazioni incluse / escluse

2) il dettaglio degli obblighi del Cliente


Presentazione:

Il software

Calcolo dei compensi

Il calcolo dei compensi può avvenire:

1) mediante indicazione di valori liberi a forfait

2) in base ai parametri del DM 140/2012

3) in base agli Onorari consigliati per il 2013

dall’Associazione Nazionale Commercialisti

(è possibile l’indicazione di maggiorazioni e riduzioni per un periodo di tempo)

(è possibile l’indicazione del servizio senza totalizzazione nel documento)


Presentazione:

Il software

Tabelle

1. Archivio Clienti

2. Archivio Studi (posizioni IVA di professionisti, ced, ecc.)

3. Archivio testi clausole contrattuali

4. Calcolo compensi in base a «Tabella C» DM 140/2012 (consulenza, contabilità,

dichiarazioni, operazioni straordinarie, ecc.)

5. Calcolo compensi ANC 2013 (come sopra + assistenza paghe)

6. 3 Allegati (non obbligatori): 1) Prestazioni comprese 2) prestazioni escluse 3)

dettaglio obblighi del Cliente

7. Testi del DM 140/2012 e onorari consigliati ANC 2013

8. Compensi Sindaco di società DM 140/2012


Funzionalità:

Il software

Parametri

La compilazione prevede l’impostazione di quanto segue:

1. Tipo e numero di documento (preventivo, contratto o entrambi)

2. Filtro gruppo di servizi (per eventuale selezione attività da inserire)

3. Selezione della tariffa da calcolare (eventuale)

4. Scelta di Esposizione compenso per singola prestazione o solo totale

5. Selezione del Cliente

6. Selezione dello Studio (intestatario del contratto)

7. Intestazione del contratto (contratto, mandato, ecc.)

8. Indicazione di eventuali importi relativi a spese ed anticipazioni


Funzionalità:

Il software

Convenzioni di utilizzo

La compilazione prevede:

1. Link di accesso alle tabelle per la personalizzazione delle clausole

2. Caselle di spunta per definire se:

a. inserire ciascun clausola o prestazione nei documenti;

b. se applicare lo sconto a ciascuna prestazione;

c. se totalizzare il valore nel totale.

3. Inserimento dati mediante Caselle a discesa (sfondo giallo chiaro)

4. Inserimento dati mediante Celle di inserimento (sfondo giallo intenso)


Funzionalità:

Il software

Stampe pdf

1. Preventivo o Contratto

2. Allegati consulenza:

1. servizi compresi

2. servizi esclusi

3. obblighi cliente

3. Allegati paghe:

1. servizi compresi

2. servizi esclusi

3. obblighi cliente

4. Fascicolo della pratica

(formato A3)


Funzionalità:

I file pdf vengono collocati nella stessa

posizione di dove si trova il file di Excel e

vengono nominati utilizzando:

• descrizione del documento

• numero del documento

• data di creazione

Il software

Esempio di applicazione


… prima di credere ciecamente in un software

credete e puntate sulle vostre risorse umane e

quando saranno pronte utilizzate il software come

strumento e non come risorsa.

Per eventuali chiarimenti scrivete a:

[email protected]

Il software

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