PRESENTAZIONE ISTANZE DI ACCREDITAMENTO LEGGE...
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PRESENTAZIONE ISTANZE DI ACCREDITAMENTO LEGGE REGIONALE N. 19/2002 GUIDA UTENTE PER L’ACCESSO AL SISTEMA E PER LA COMPILAZIONE DELLA DOMANDA - Aggiornata al mese di gennaio 2018 - 1
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PRESENTAZIONE ISTANZE DI ACCREDITAMENTO
LEGGE REGIONALE N. 19/2002
GUIDA UTENTE
PER L’ACCESSO AL SISTEMA
E
PER LA COMPILAZIONE DELLA DOMANDA
- Aggiornata al mese di gennaio 2018 -
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INDICE
Introduzione pag. 3
Logica dell’inserimento dati pag. 6
Accreditamento on-line in 10 mosse pag. 7
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INTRODUZIONE
La procedura per la presentazione delle istanze di accreditamento ai sensi delle DDGR n.359/2004, n. 4198/2009 e n. 2120/2015 è pubblicata sul sito della Regione del Veneto(www.regione.veneto.it) Percorsi “Formazione” – “Spazio operatori” – “Accreditamento”.
Il link completo è:
http://www.regione.veneto.it/web/lavoro/accreditamento-lavoro-formazione
Per l’assistenza tecnica all’utilizzo dell’applicativo (recupero password, segnalazione errori,ecc.) sono disponibili i seguenti riferimenti presso l’Area Capitale Umano e Cultura – Cabina diRegia FSE:
Tel. 041/2795147 (attivo dalle 9:00 alle 13:00)
e-mail: [email protected]
Per gli aspetti di tipo contenutistico (ossia relativi al contenuto dei campi e alle modalità dicompilazione e invio dell’istanza) sono disponibili i seguenti riferimenti presso la Direzione Lavoro:
Tel. 041/2795096 - 5136 - 5109
e-mail: [email protected]
La presentazione di una domanda di accreditamento prevede l’acquisizione dei dati rilevantiper l’accreditamento secondo tre differenti modalità:
1. la compilazione del formulario on-line;
2. il caricamento (upload) nell’apposita sezione dell’applicativo dei seguenti allegati:
1.1 Lo statuto, l’atto costitutivo e la scheda “mappatura della governance” in formatoExcel;1.1.1 Adozione Modello D. Lgs. 231/2001; i dati relativi a tale requisito vanno cari-
cati nell’Area 231/Bilancio e contabilità; 1.1.2 Attestazione di riconoscimento della personalità giuridica (ove del caso)1;2.1 Il Bilancio conforme a IV^ direttiva CEE2; 2.2 Procedura di Contabilità generale e analitica per centri di costo3.1 Organigramma nominale e mansionario; 3.2 Riesame della Direzione secondo la traccia inserita all’interno del portale nella pa-gina “Allegati”;
1 Laddove è previsto per natura giuridica dell’Ente o in virtù del rilascio del riconoscimento da parte della Prefettura odella Regione del Veneto.2 Se non applicabile, altro documento da cui sia desumibile il patrimonio e la situazione economica dell’ente. Il bilancio ela documentazione contabile devono rappresentare la situazione economico/patrimoniale e finanziaria dell’Odf, nonché ilrisultato economico dell’esercizio che deve essere accompagnato da una relazione da parte di un revisore legale o diuna società di revisione, iscritti al registro dei revisori legali.
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4.1 Dossier formativi individuali firmati in originale e scansionati unitamente alla foto-copia del documento d’identità valido. Gli originali vanno tenuti agli atti dell’ente pereventuali controlli ai sensi del DPR n. 445/2000)3. Copia dei contratti di lavoro di tuttoil personale dell’Ente impiegato nella formazione professionale;4.2 Procedura/prassi per garantire la formazione, l’aggiornamento e la riqualificazionedel personale;5.2.1 Procedura/Prassi di gestione delle relazioni con l’esterno;5.2.2 Relazioni con il territorio.
Qualora l’Ente accreditando possedesse un’esperienza pregressa nell’erogazione di attivitàformative con un finanziatore pubblico diverso dalla Regione del Veneto, è bene che carichianche le evidenze oggettive del caso, ossia:
copia del progetto finanziato; copia dei registri d’aula; copia del rendiconto di spesa; copia dell’atto di approvazione di rendiconto
In caso di dubbi consultare l’All. A alla DGR n. 2120/2015 oppure contattare l’ufficioaccreditamento.
3. Invio dei seguenti allegati4: 1)Domanda di accreditamento in regola con la normativa sull’imposta di bollo, se dovuta5;2) Dichiarazione sostitutiva di atto notorio del Legale Rappresentante di affidabilità economico
finanziaria;3) Dichiarazione di assolvimento marca da bollo; 4) Dichiarazione sulla governance6;
3 E’ possibile unire all’Allegato 4 il Curriculum Vitae formato Europass. In tale ipotesi i punti 2-3-4 del Dossier FormativoIndividuale potranno non essere compilati poiché ricavabili dal Modello Europass.4 I documenti vanno firmati dal Legale Rappresentante in originale, scansionati unitamente alla fotocopia del documentod’identità valido e sottoscritti con firma digitale rilasciata da un certificatore accreditato e con estensione pdf.p7m. L’invioavviene solo ed esclusivamente via PEC al seguente indirizzo: [email protected] secondo le modalitàindicate dal protocollo regionale (http://www.regione.veneto.it/web/affari-generali/pec-regione-veneto). 5 Come previsto dall’Informativa pubblicata sul sito regionale, prot. 304756 del 15 Luglio 2013, l’imposta di bollo, pari a16 euro, dovrà essere assolta dal Soggetto Proponente in modo virtuale.Gli estremi dell’autorizzazione all’utilizzo del bollo virtuale ottenuta dall’Agenzia delle Entrate dovranno essere riportatisui documenti inviati.In mancanza dell’autorizzazione da parte dell’Agenzia delle Entrate all’utilizzo del bollo virtuale, l’imposta di bollo potràessere assolta attraverso il pagamento a mezzo modello F23 oppure con versamento eseguito tramite intermediarioconvenzionato (per esempio: Tabaccherie) con rilascio del relativo contrassegno (“bollo”).Nel caso di assolvimento dell’imposta di bollo a mezzo modello F23 la domanda di ammissione dovrà essere corredatada copia scansionata in formato “PDF” del modello F23, riportante il contrassegno di avvenuto pagamento del bolloprescelto e gli estremi del pagamento effettuato.In ogni caso, la domanda di ammissione dovrà essere corredata inoltre da una dichiarazione sostitutiva, ex artt. 38, 46 e47 del D.P.R. 28/12/2000 n. 445, nella quale il Soggetto Proponente dovrà riportare la modalità di assolvimentodell’imposta di bollo.
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N.B.: I documenti allegati in "upload" non possono essere rimossi o cancellati. In caso dierrore possono essere sovrascritti eseguendo un nuovo caricamento del file avendol'accortezza di utilizzare lo stesso nome. La nuova versione sovrascriverà la precedente.
Nell’indicare la denominazione degli allegati caricati sulla piattaforma Accredspecificare per ciascuno quale punto del modello soddisfa (es. 3.2 -…..;4.1 -…..).
5)Eventuale Allegato D1, in caso di attività pregressa realizzata in partenariato con un Enteaccreditato (firmato in originale e scansionato – l’allegato D1 va tenuto agli atti dell’ente perpossibili controlli ai sensi del DPR n. 445/2000).
I documenti che comprovano la soddisfazione dei requisiti di cui al punto 1.2 del modello diaccreditamento non vanno allegati all’istanza di accreditamento, ma dovranno essere esibiti insede di eventuale audit.
Nella sezione relativa all’ “INSERIMENTO NUOVI LOCALI” è stato comunque inserito il link allacheck list strutturale vigente per la verifica della documentazione relativa all’idoneità deilocali alle norme igieniche e di sicurezza.
Per la compilazione dell’istanza di accreditamento sono strumenti utili, oltre alla presente guidaalla compilazione, la normativa vigente – in modo particolare il modello di accreditamento (AllegatoA alla DGR n. 2120 del 30 dicembre 2015) –, le FAQ che sono scaricabili dalla home page delportale Accred ( http://formazione.regione.veneto.it/Accred231/ ) e i tool tips descrittivi abbinati aidiversi campi dell’applicativo.
I termini per la definizione del procedimento di valutazione iniziano a decorrere dalmomento in cui la domanda e i relativi allegati sono trasmessi via PEC al seguenteindirizzo: [email protected] e sono accettati dal Protocollo Regionale.
6 La dichiarazione sulla governance e la relativa scheda sulla mappatura della governance possono essere scaricatedalla pagina dedicata agli allegati del portale Accred.
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LOGICA DELL’INSERIMENTO DATI
In linea di principio, il richiedente l’accreditamento può effettuare l’inserimento nell’ordine cheritiene più opportuno, fermo restando che la conferma definitiva dei dati impedisce la modificasuccessiva degli stessi ad opera del richiedente.
In qualsiasi momento e in qualsiasi sezione dell’applicativo, prima della conferma definitiva deidati con contestuale presentazione dell’istanza telematica, è possibile uscire dall’applicazione conil pulsante (posizionato alla fine della pagina o all'inizio a seconda delle esigenze diimpaginazione)
Esci dall'applicazione
e rientrare successivamente con i medesimi nome utente e password, così come è possibiletornare alla schermata precedente con il pulsante
Torna indietro.
Per facilitare la compilazione, nelle varie sezioni dell’applicativo sono stati inseriti i link allecorrispondenti parti del modello e degli altri allegati, contrassegnati dal simbolo .
L'ufficio potrà comunque, dopo la conferma definitiva dell’istanza e previo accordo con l'Ente,modificare i dati non corretti inseriti all'interno dell'applicativo (ad esempio riferimenti anagraficierrati o incompleti), oltre che effettuare tutte le altre richieste e comunicazioni previste dalla Leggee dalla DGR n. 2120/2015.
In particolare, potranno essere richieste delle integrazioni e dei chiarimenti rispetto ai dati inseritiche incidono sulla valutazione, così come potrà essere comunicato il diniego provvisorio e,successivamente, il diniego definitivo dell’istanza qualora emergano motivi ostativi all’accoglimentodella stessa.
Tutte le modifiche con le relative motivazioni saranno evidenziate, all'interno dell'applicativo, sullepagine relative agli elementi modificati. È consigliata in ogni ‘’’caso, prima di procedereall’inserimento di qualsiasi dato/informazione, la lettura completa e approfondita quantomeno delvigente modello di accreditamento (All. A alla DGR n. 2120/2015).
N.B. Ogni richiedente può accedere al servizio quando vuole con il nome utente e la passwordimpostate inizialmente.Tuttavia, per ragioni di integrità e di completezza dei dati inseriti nel sistema, qualora nonvenga effettuata alcuna modifica per un periodo superiore ai 90 giorni, la bozza di istanzasarà considerata “abbandonata” e verrà cancellata dal sistema.
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ACCREDITAMENTO ON-LINE IN 10 MOSSE
1. SCHERMATA DI ACCESSO......................................................................................8
2. REGISTRAZIONE UTENTE.......................................................................................9
3. SCHERMATA DI CARICAMENTO...........................................................................11
4. INSERIMENTO/AGGIORNAMENTO DATI ANAGRAFICI......................................12
5. RICHIESTA DI ACCREDITAMENTO DI UNA NUOVA SEDE OPERATIVA............13
6. INSERIMENTO NUOVI LOCALI, RISORSE UMANE ED ATTIVITÀ FORMATIVE 14
7. DOCUMENTI DA ALLEGARE............................................................................... 17
8. CONFERMA DEFINITIVA E INVIO DELL’ISTANZA................................................19
9. STAMPA DELL’ISTANZA IN PDF............................................................................20
10. NORMATIVA VIGENTE IN TEMA DI ACCREDITAMENTO DEGLI ODF……….21
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1. SCHERMATA DI ACCESSO
L’indirizzo dell’applicativo regionale per la presentazione delle istanze on-line è il seguente:http://formazione.regione.veneto.it/Accred231/
Dalla presente pagina si accede, altresì, alla registrazione dell’utente. Gli Organismi diformazione già accreditati, che sono pertanto già in possesso di login e password, possonoaccedere dall’Area Riservata (1). Gli Enti non accreditati dovranno invece accedere dalla sezione(2).
Si sottolinea che al punto (3) sono presenti due documenti importanti alla compilazionedell’istanza il Guida all’accreditamento e le Domande Frequenti.
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N.B.: Per chi intendesse verificare la possibilità di soddisfare i requisiti del modello diaccreditamento da parte del proprio Ente prima di affrontare l’iter di accreditamento al punto (4)sono state inserite 4 schede di autovalutazione (una per ciascun ambito di accreditamento)corredate della check-list dei requisiti strutturali e delle Linee Guida regionali per l’adozione dellaCompliance 231.
2. REGISTRAZIONE UTENTE
L’accesso dal link “Enti non accreditati – nuove istanze di accreditamento – registrazione”conduce alla seguente schermata:
Inseriti il nome utente e la password, le prime informazioni che si richiedono all’Ente sono leseguenti:
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(5) se l’istanza di accreditamento viene presentata in previsione della successiva partecipazione aun bando regionale, per il quale l’aver presentato istanza di accreditamento è richiesto comerequisito di ammissibilità, indicare gli estremi del bando/i e la data di scadenza della finestra per lapresentazione di progetti formativi cui sta partecipando. Tale indicazione è necessaria per l’UfficioAccreditamento al fine di pianificare i tempi della successiva valutazione, che in questi casi sonogeneralmente ridotti rispetto al termine ordinario (180 giorni) previsto dalla normativa.
(6) il referente unico per il procedimento di l’accreditamento non deve necessariamente essere illegale rappresentante.
Confermati i dati e avvenuta la registrazione, l’Ente potrà accedere all’applicativo dall’AreaRiservata.
N.B. Ogni richiedente può accedere al servizio quando vuole con il nome utente e la passwordimpostate inizialmente.
Tuttavia, per ragioni di integrità e di completezza dei dati inseriti nel sistema, qualora nonvenga effettuata alcuna modifica per un periodo superiore ai 90 giorni, la bozza di istanzasarà considerata “abbandonata” e verrà cancellata dal sistema.
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3. SCHERMATA DI CARICAMENTO
Dopo la registrazione utente, dalla schermata iniziale – inserendo il nome utente e la password– si accede alla pagina principale per iniziare la compilazione dell’istanza on-line:
In altro a sinistra (7) si trovano le prime informazioni già inserite relative all’istanza (datae ora di accesso, eventuale partecipazione a bandi regionali in scadenza e referente perl’accreditamento).
A questo punto l’istanza e l’Ente che la presenta sono già identificati tramite un codicenumerico provvisorio (8), che sarà sostituito dal codice Ente al momento dell’iscrizionenell’elenco regionale degli Enti accreditati.Per gli Organismi di Formazione già accreditati (che presentano la richiesta per nuove sedioperative e/o per nuovi ambiti di accreditamento), in questa sezione sono già presenti idati relativi a codice Ente, denominazione, codice fiscale e codice albo accreditati.
L’Ente richiedente non ancora accreditato può ora procedere all’inserimento dei datianagrafici, accedendo dai dati anagrafici (9).
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4. INSERIMENTO/AGGIORNAMENTO DATI ANAGRAFICI
Nella presente sezione dell’applicativo vanno inseriti i dati necessari per identificarel’Organismo di Formazione:
In questa sezione e nelle successive, puntando il mouse in corrispondenza delle icone siapriranno delle finestre di commento (tool tip) per facilitare la compilazione.
Si prega di porre la massima cura nell’inserimento delle informazioni in quanto, nella maggiorparte dei campi, non sono previsti blocchi o limitazioni. Nei casi dubbi fare sempre riferimento almodello regionale (All. A alla DGR n. 2120/2015) e agli altri allegati alla DGR n. 359/2004 nonchéagli uffici regionali.
Per gli Organismi di Formazione già accreditati non è disponibile la funzione “Aggiornamentodei dati anagrafici”, in quanto qualsiasi modifica relativa ai dati anagrafici degli Organismi diFormazione accreditati è oggetto di un procedimento diverso rispetto a quello dell’accreditamentoiniziale e generalmente disciplinato dalla DGR n. 2120/2015 All. B.
La conferma dei dati anagrafici (pulsante ) fa ritornare alla schermata precedente – che oracontiene la denominazione dell’Ente e il suo codice fiscale dalla quale sarà possibile accedere allasezione relativa alla sede operativa oggetto dell’accreditamento.
Il caricamento dei dati relativi al requisito 1.1.1 – Adozione Modello D. Lgs 231/2001 vaeffettuato nell’Area 231/Bilancio e contabilità. Le modalità di caricamento dei dati sono descrittenella “Guida al caricamento dati 231” disponibile nella home page di ACCRED.
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5. RICHIESTA DI ACCREDITAMENTO DI UNA NUOVA SEDEOPERATIVA
Nella presente sezione vanno inseriti i dati identificativi della sede operativa oggettodella richiesta di accreditamento.
Si ricorda di selezionare sempre, per ogni sede operativa, il macroambito/i per cui sirichiede l’accreditamento (10):
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6. INSERIMENTO NUOVI LOCALI, RISORSE UMANE ED ATTIVITÀFORMATIVE
Inseriti e confermati i dati relativi alla sede operativa, si può procedere al caricamento dei datirelativi ai locali, al personale e alle attività formative realizzate (11):
Per ogni sede operativa di cui si richiede l’accreditamento vanno innanzitutto inseriti i dati suilocali, al fine di valutarne la conformità rispetto al modello regionale di accreditamento.
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Quindi, si procede con l’inserimento dei dati relativi alle risorse umane dell’Ente:
Infine, vanno inseriti i dati relativi alle attività formative e/o di orientamento concluse nei 24 mesiantecedenti la presentazione dell’istanza.
Per le attività svolte in partenariato è necessario attivare il segno di spunta (12) incorrispondenza della dicitura "Corso svolto in partenariato con altro Ente proponente". Vannoquindi indicate le specifiche funzioni e le relative ore svolte dal richiedente l’accreditamento il qualeè stato partner all’interno della singola attività formativa.
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Nel caso di esperienza pregressa cumulata con attività a riconoscimento si chiarisce che letabelle di performance finanziaria ai punti 5.4 del vigente modello di accreditamento devonoessere ugualmente compilate nonostante non ci sia un co-finanziamento da parte della Regionedel Veneto.
In ognuna delle tre sezioni sono stati inseriti, in corrispondenza del simbolo , i link allecorrispondenti parti del modello di accreditamento e dei relativi allegati.
Per ogni sede operativa richiesta, invece, vanno inseriti i dati sui locali e sulle risorse umane, inquanto è necessario valutare, ai fini dell’accreditamento, che presso ogni sede operativa sianopresidiate quantomeno le funzioni di base.
Ciò non significa che una stessa persona non possa essere designata a ricoprire una o piùfunzioni presso sedi operative differenti, compatibilmente con il carico di lavoro totale indicato nellamaschera di inserimento.
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7. DOCUMENTI DA ALLEGARE
Per il caricamento degli allegati si accede dalla schermata iniziale (13):
Dalla sezione di gestione degli allegati è possibile:
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1) Allegare i documenti rilevanti per la valutazione che non prevedono la compilazione di campispecifici (vedi pagina 3, “INTRODUZIONE”);
2) scaricare, compilare e caricare gli allegati: la scheda “mappatura della governance” informato Excel, Relazioni con il Territorio e Riesame della Direzione;
3) generare il .pdf dell’istanza di accreditamento.
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Attenzione: l’allegato A1 “domanda di accreditamento” si può scaricare solamente dopo aver trasformato l’istanza sul portale in stato di “presentato”.
8. CONFERMA DEFINITIVA E INVIO DELL’ISTANZA
Prima di dare la conferma definitiva dell’istanza (14), assicurarsi di aver compilato tutti i campirichiesti ai fini dell’accreditamento per l’ambito richiesto e di aver allegato tutti documenti previsti, inquanto dopo la conferma definitiva dell’istanza non sarà più possibile modificare i dati inseriti.
A questo punto, l’istanza di accreditamento all’interno dell’applicativo è stata correttamenteeffettuata.
Come anticipato l’istanza dopo il caricamento sulla piattaforma informatica Accred deveessere perfezionata con l’invio della domanda corredata dalla documentazione indicatanell’introduzione della presente guida.
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1. STAMPA DELL’ISTANZA IN PDF
Sempre dalla schermata di gestione degli allegati è possibile scaricare e stampare, sia primadell’invio definitivo dell’istanza sia successivamente, la versione .pdf del dossier di accreditamento(15). Prima dell’invio definitivo dell’istanza tale versione sarà stampata come “bozza” e conterràsolo le informazioni inserite fino a quel momento.
N.B.: Il dossier documenti non deve essere caricato nel sistema, né essere inviatoall’ufficio accreditamento.
Tale documento è un semplice riepilogo dei dati inseriti nel sistema fino a quel momento.
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2. NORMATIVA VIGENTE IN TEMA DI ACCREDITAMENTO DEGLI ODF
La DGR n. 359 del 13 febbraio 2004 ha approvato il bando vigente perl’accreditamento degli Organismi di Formazione, oltre agli allegati che illustrano i requisitiche i soggetti richiedenti devono possedere per ottenere l’iscrizione nell’elenco regionale(in particolare l’allegato B, denominato “modello regionale di accreditamento”). È quindiconsigliata in ogni caso, prima di procedere all’inserimento di qualsiasi dato/informazione,la lettura completa e approfondita quantomeno di tale provvedimento. In particolare l’All. Bal DGR n. 359/04 è stato sostituito dall’All. A alla DGR n. 2120/2015, mentre gli altriallegati sono rimasti invariati.
Per qualsiasi aspetto di carattere contenutistico è sempre possibile contattare l’Ufficioaccreditamento ai seguenti riferimenti:
Tel. 041/2795096 - 5136 - 5109
e-mail: [email protected]
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