Presentazione del Piano Strategico 2007-2012 della Sapienza Università di Roma (versione 2.0) a...
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Presentazione del Piano Strategico2007-2012 della Sapienza Università di Roma
(versione 2.0) a cura di Giuseppe Foti
Incontro con il Collegio dei Direttori di dipartimentoRoma, 16 ottobre 2007
Sapienza Università di Roma Piano strategico 2007-2012Ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione Strategica
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Perchè un piano strategico
• Per i numerosi cambiamenti occorsi nel sistema universitario che attribuiscono al management universitario nuovi compiti
• Per la necessità di impostare processi decisionali e sistemi informativi in grado di guidare le scelte degli amministratori, in un contesto competitivo e sottoposto a continui cambiamenti e in cui diventa “rilevante” la capacità di soddisfare la domanda degli utenti e dei portatori d’interessi
• Per avviare una riflessione sul medio-lungo termine (come vogliamo essere tra 5/10 anni) ed evitare che l’organizzazione sia assorbita solo dai risultati a breve termine
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Perchè un piano strategico
• Per dare una risposta di largo respiro alla legge sulla
programmazione triennale delle università
• Per gestire nel modo migliore l’articolazione in atenei
federati
• La Sapienza ha quindi intrapreso la strada della
pianificazione strategica dotandosi di un Nucleo di
valutazione ad hoc per individuare con chiarezza criticità
da affrontare e linee di sviluppo nel medio periodo
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L’avvio dei lavori
• Il Nucleo ha operato con il continuo supporto della direzione amministrativa e dei responsabili di governo dell’Università, coinvolti in tutte le fasi di elaborazione e revisione dei risultati che man mano si venivano delineando
• La scelta delle modalità di attuazione del piano è stata motivata da un’approfondita analisi delle pratiche in uso presso le maggiori università straniere e del contesto italiano
• Per la complessità del sistema Sapienza e per la novità dell’impresa è stato scelto un approccio tradizionale dall’alto verso il basso (top-down) tipico di una strategia deliberata
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Articolazione del piano strategico
Le macrofasi della pianificazione strategica
Le ultime due macrofasi rappresentano il ciclo di pianificazione a regime
Revisione e stesura del piano strategico(ogni anno successivo)
Monitoraggio, revisione e messa a puntodel ciclo di pianificazione
Avvio sperimentalePrima stesura del piano strategico
CICLO DELLA PIANIFICAZIONE STRATEGICA
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L’attuazione del piano: due macrofasi
Il processo di redazione della prima versione del piano strategico dell’università è stato suddiviso, a sua volta, in due fasi principali:
•Innesco del ciclo di elaborazione
•Elaborazione della strategia
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Innesco del ciclo di elaborazione
L’innesco del ciclo di elaborazione ha previsto le seguenti fasi:
• definizione della Missione, cioè del senso generale dell’attività
istituzionale
• definizione della Visione, cioè di come dovrà essere la Sapienza a
conclusione dell’arco di tempo considerato dal piano
• dichiarazione dei Valori guida
• individuazione dei Portatori di interessi
• definizione e attuazione della struttura organizzativa responsabile
della stesura del piano e di tutti i soggetti che dovranno essere
coinvolti
• indicazione delle principali scadenze temporali del processo
• elaborazione dei criteri per la stesura del piano
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Elaborazione della strategia
L’elaborazione della strategia ha previsto le seguenti fasi:• analisi dell’ambiente esterno e del quasi-mercato dell’istruzione e
della ricerca universitaria (esame degli aspetti demografici, dello sviluppo economico, dei vincoli esterni quali il quadro legislativo, le politiche di sostegno, la riduzione tendenziale del finanziamento pubblico ecc.)
• analisi dell’ambiente interno con individuazione dei punti di forza, dei punti critici, nonché delle opportunità che si presentano e delle minacce che possono venire dall’esterno
• selezione del tipo di strategia, cioè degli obiettivi strategici e delle azioni necessarie per perseguirli
• individuazione degli obiettivi quantitativi e degli indicatori per le attività di monitoraggio
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Il ciclo completo
Processo di sviluppo del piano strategico
Quali sono le condizioni per avere successo?
I fattori critici di successo nel sistema universit
Definizione obiettivi e azioni per raggiungerli
Scelta degli indicatori di valutazione
Accorpamento delle azioni e analisi dettagliata
Individuazione, analisi e allocazione delle risorse
Sintesi del piano strategico
Quali sono i rischi e le opportunit esterne?
Quali sono le qualit e i problemi interni?
Punti di forza e criticit dellÕistituzione
Le opportunit e le minacce esterne
Analisi e confronto con Enti analoghi
(Benchmarking)
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Gli strumenti utilizzati: 1) l’analisi SWOT
Fattori interni Fattori esterni
Forze (S) Debolezze (W)
Opportunità (O)
Strategie (SO): Strategie che usano i punti di forza per trarre vantaggio
dalle opportunità
Strategie (WO): Strategie che traggono
vantaggio dalle opportunità superando le debolezze
Minacce (T) Strategie (ST): Strategie
che usano i punti di forza per evitare le minacce
Strategie (WT): Strategie che rendono minime le debolezze ed evitano le minacce
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Lo svolgimento dell’analisi SWOT
• Lo schema mette in relazione tra loro le caratteristiche interne (forze o debolezze) con le opportunità e le minacce che si generano all’esterno nell’ambiente-mercato di riferimento
• Da ogni schema SWOT, generato per le diverse aree di analisi (Ricerca, Didattica, Servizi e Governance) sono stati estratti quattro diversi gruppi di azioni strategiche
• Si è così ottenuta una lista degli obiettivi e la sequenza delle azioni strategiche associate a ciascun obiettivo
• Ad obiettivi e azioni è stato associato un indicatore di priorità per orientare il processo di allocazione di risorse
• La produzione della tabella ordinata “obiettivi-azioni-priorità” è stata la chiave di volta della stesura del piano
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Gli strumenti utilizzati: 2) i fattori critici di successo
• Per ottenerli occorre rispondere a due domande:
– Chi sono e cosa vogliono i nostri interlocutori (portatori di interessi)?
– Come possiamo soddisfare le richieste meglio degli altri?
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Stakeholder e shareholder (portatori di interessi)
Nel caso delle università essi sono:
• Ricercatori e docenti• Personale tecnico ed amministrativo• Studenti e famiglie• Istituzioni nazionali e locali • Mondo produttivo • Fornitori• Forze sociali• Forze politiche
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Gli obiettivi e le azioni strategiche
Quindi, in sintesi:• gli obiettivi del piano e le azioni strategiche per
raggiungerli sono stati costruiti a partire dalla matrice SWOT, tenendo conto della frontiera limite dei fattori critici e del posizionamento degli altri atenei che presentano dimensioni e caratteristiche comparabili con la Sapienza
• il risultato ottenuto è costituito da una lista “grezza” degli obiettivi e delle azioni strategiche, che ha richiesto un ulteriore lavoro di sintesi
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Le macroazioni strategiche
A partire dalla lista degli obiettivi e delle azioni strategiche aventi maggiore priorità, attraverso un ulteriore procedimento di sintesi che accorpa le azioni affini, eliminando ridondanze e sovrapposizioni, sono state selezionate le macroazioni strategiche
ossia
azioni più complesse che raggruppano microazioni affini o logicamente integrate tra loro.
Esse sono in realtà programmi di intervento di ampio respiro
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Le tipologie di macroazioni strategiche
• Alcune macroazioni sono processi continui (ad esempio, la macroazione che prevede la gestione di una funzione di comunicazione e di marketing strategico)
• Altre macroazioni sono processi a impulso che hanno, quindi, il profilo di progetti strategici a termine, assegnati a operatori anche esterni al quadro dirigente dell’Amministrazione (ad esempio la reingegnerizzazione dei procedimenti amministrativi)
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Le aree di intervento delle macroazioni
Le macroazioni sono state classificate in due aree di intervento:
• Macroazioni di strategia interna focalizzate su interventi di riorganizzazione, di ottimizzazione e recupero di risorse finanziarie e fisiche e di politiche del personale
• Macroazioni di strategia competitiva a forte proiezione esterna e di collaborazione con altri soggetti, focalizzate al raggiungimento di una condizione di vantaggio competitivo sui quasi-mercati dell’istruzione e della ricerca universitaria
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Le macroazioni di strategia interna
• Governance
• Gestione manageriale
• Gestione imprenditoriale e manageriale del
funzionamento
• Ottimizzazione spazi
• Strutture di accoglienza
• Innovazione tecnologica
• Riequilibrio nella distribuzione delle risorse
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Le macroazioni di strategia competitiva
• Offerta didattica
• Ricerca
• Proprietà intellettuale
• Relazioni internazionali
• Attrarre i migliori
• Comunicazione e marketing
• Rapporti con le imprese
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La condivisione con gli organi di governo
• Una prima versione del piano strategico per il periodo 2007-2012 è stato presentato agli organi di governo (Senato Accademico e Consiglio di Amministrazione) già nei mesi di marzo ed aprile
• Da questa prima presentazione è scaturita l’esigenza di ampliare la discussione e di approfondire alcune questioni critiche
• Ciò è stato fatto attraverso alcuni incontri di
approfondimento che hanno permesso di integrare e di
modificare la prima proposta di piano strategico nella
direzione indicata dagli organi di governo
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Lo stato attuale
• Dalle riflessioni emerse a valle degli incontri di approfondimento è scaturita l’attuale versione (versione 2.0) del documento di piano strategico, presentato e approvato sia dal Senato Accademico, sia dal Consiglio di Amministrazione, rispettivamente nelle sedute del 24 luglio 2007 e del 18 settembre 2007
• L’approvazione del piano strategico segna l’inizio della fase operativa
• La traduzione in termini operativi di quanto definito all’interno del piano strategico richiede una revisione della tradizionale impostazione del bilancio della Sapienza
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Lo stato attuale
• Il NVS ha avviato, insieme al Direttore Amministrativo e al
dirigente della Ragioneria, una prima riflessione sul passaggio
dalla elaborazione strategica alla fase di programmazione
operativa, anche al fine di garantire la necessaria coerenza
tra bilancio previsionale e pianificazione strategica, anche in
vista della necessità di approntare il Programma triennale
previsto dalle recenti disposizioni del MIUR
• La definizione delle Missioni e dei relativi programmi di
attuazione dovrà essere guidata dalle macroazioni definite dal
piano strategico, sia dalla disponibilità di risorse aggiuntive da
dedicare all’implementazione dei piani operativi
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Il prosieguo delle attività
• Successivamente a questa fase di individuazione dei
programmi da attuare e delle risorse da dedicare ad essi, il
Nucleo di valutazione strategica avvierà il processo critico di
monitoraggio dell’attuazione del piano strategico, con
l’obiettivo di verificare la coerenza tra quanto programmato e
realizzato e, nel caso si rilevino scostamenti, di proporre
adeguate misure correttive