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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: PR-ARH-PRF-01-00 Fecha de Emisión: 07/01/2013

Anticipos de Aguinaldos a Funcionarios Página: 1 de 13 Fecha Resolución: 24/01/13 Nro. Res.:101/2013

Área Responsable: Asesoría de Recursos Humanos

ELABORADO POR: Lic. Pablina Díaz Maciel. Jefa de Unidad de Procedimientos y O&M

REVISADO POR: Ing. Félix Yegros Asesor de Planeamiento y Gestión

UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIÓN & MÉTODOS

INDICE PÁG.

1. OBJETIVO DEL MANUAL 02

2. PROCEDIMIENTOS 02

2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO 02 2.2 AREAS INVOLUCRADAS 02

2.2.1 Internas 02 2.2.2 Externas 02

2.3 DEFINICIONES 02 2.4 DOCUMENTOS UTILIZADOS 03 2.5 LEYES Y REGLAMENTOS 03

2.5.1 Leyes 03 2.5.2 Reglamentos 03

2.5.2.1 Reglamento Interno de Condiciones de Trabajo 03

2.6 NORMAS INHERENTES AL PROCEDIMIENTO 03/04 2.7 METODO DE TRABAJO 05

2.7.1 Descriptivo 05 2.7.1.1 Anticipo de Aguinaldos a Funcionarios 05/08

2.7.2 Diagrama de Flujo 09

2.7.1.2 Anticipo de Aguinaldos 9/12

3. REVISIÓN Y CONFORMIDAD 13







1 OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer un procedimiento administrativo estándar, para la acreditación de Anticipo de Aguinaldos a los Funcionarios de la Institución que lo requieran.

2 PROCEDIMIENTOS.

2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Ordenar, unificar, agilizar y transparentar la gestión y el proceso administrativo necesarios para las tareas de recepción de solicitudes, procesamiento y aprobación, según disponibilidad del funcionario solicitante, hasta la acreditación a la Cuenta habilitada para el mismo en el Banco autorizado.

2.2 AREAS INVOLUCRADAS

2.2.1 INTERNAS

Funcionario Asesoría de Recursos Humanos

- Unidad de Administración de Salarios Gerencia Financiera

- Unidad de Tesorería - Unidad de Presupuesto - Unidad de Contabilidad Presidencia del Directorio

2.2.2 EXTERNAS

Banco de Plaza autorizado

2.3 DEFINICIONES

2.3.1 Archivo Informático: Archivo de datos generado por procesos informáticos. 2.3.2 Acreditar Anticipo: Transferencia de importe de anticipo que realiza el Banco autorizado

a la Cuenta habilitada para el funcionario. 2.3.3 Debitar de la Cuenta Bancaria: Extracción que realiza el Banco autorizado de la cuenta

de Essap por el monto total de los anticipos acreditados a funcionarios.







2.4 DOCUMENTOS UTILIZADOS SAA “Solicitud de Anticipo de Aguinaldo Anexo 01 PNEB “Planilla de Nomina de Empleados para Banco” Anexo 02 C.I “Comunicación Interna de Adelanto de Aguinaldos Anexo 03 OP “Orden de Pago” Anexo 04 CDD “Comprobante de Débito en Cuenta Corriente” Anexo 05 RLSS “Resumen de Liquidación de Sueldo por Sector” Anexo 06

2.5 LEYES Y REGLAMENTOS 2.5.1 Leyes No Aplicable

2.6 NORMAS INHERENTES AL PROCEDIMIENTO

2.6.1 Implementación

2.6.1.1 El Asesor/a de Recursos Humanos es el responsable de la implementación y del cumplimiento del presente procedimiento y sus reglamentaciones, como superior en línea jerárquica de la Unidad de Administración de Salarios.

2.6.2 Disposiciones Generales

2.6.2.1 La Asesoría de Recursos Humanos, es el Sector responsable de proveer los formularios de Anticipo de Aguinaldo, a los funcionarios de la Essap, que figura en el anexo del presente Manual.

2.6.2.2 Para solicitar el Anticipo de Aguinaldos, el Funcionario deberá utilizar el Formulario

diseñado para el efecto, debiendo llenar los datos con letra legible y firmar la misma.

2.6.2.3 La Solicitud de Anticipo de Aguinaldo, será recepcionada, en la Asesoría de

Recursos Humanos, a partir de la primera semana del último mes de cada trimestre del año.

2.6.2.4 El Formulario de Solicitud deberá estar acompañado de una fotocopia de su Cédula

de Identidad Civil del interesado (funcionario).

2.6.2.5 La Asesoría de Recursos Humanos conjuntamente con la Gerencia Financiera – Unidad de Tesorería, establecerá la fecha de pago de Anticipos de Aguinaldo, dentro de la primera quincena, siguiente de cada trimestre causado.







2.6.2.6 Las etapas en las que se otorgará el Anticipo de Aguinaldo y el porcentaje establecido por cada trimestre causado, son las siguientes:

Hasta el 25 % del Salario Presupuestado en el mes de Abril. Hasta el 50 % del Salario Presupuestado en el mes de Julio. Hasta el 75 % del Salario Presupuestado en el mes de Octubre.

2.6.2.7 La ESSAP S.A., autorizará a la Entidad Bancaría, a realizar el débito en concepto de

Anticipos de Aguinaldos de la Cuenta habilitada en dicha entidad, conforme a los términos contractuales.

2.6.2.8 El importe otorgado en concepto de anticipo de Aguinaldo, será depositado por la

Entidad Bancaria a la cuenta asignada a cada funcionario y estará disponible en la red de Cajeros Automáticos en la fecha establecida.

2.6.2.9 Los adelantos otorgados al Empleado, en concepto de Anticipo de Aguinaldo, serán

descontado en su totalidad de la Liquidación del Aguinaldo, a fin de año.

2.6.2.10 Los Anticipos de Aguinaldos concedido al trabajador, en ningún caso devengarán intereses por parte del empleador.

2.6.3 Responsabilidades

2.6.3.1 Asesoría de Recursos Humanos

2.6.3.1.1 Proveer de los formularios de Anticipo de Aguinaldo, a los empleados que necesitan solicitar su adelanto.

2.6.3.1.2 Controlar que la solicitud de Anticipos de Aguinaldos recibida del funcionario, no cuente con enmiendas ni borrones y verificar que la firma sea como en la Cédula de Identidad Civil.

2.6.3.1.3 Descontar la totalidad de adelantos otorgados a los empleados, de la Liquidación de Aguinaldo, a fin de año.

2.6.3.2 Gerencia Financiera – Unidad de Tesorería

2.6.3.3.1 Verificar y cotejar que el valor total debitado de la Cuenta de la Essap por parte de la Entidad Bancaria autorizada, en concepto de Anticipo de Aguinaldo, coincida con el importe del informe proveído por la Asesoría de Recursos Humanos.







2.7 METODO DE TRABAJO 2.7.1. Descriptivo

2.7.1.1. Anticipo de Aguinaldos a Funcionarios

PPaassoo

RReessppoonnssaabbllee PPrroocceeddiimmiieennttoo

01 Secretaria

Asesoría de Recursos Humanos

- Entrega formulario de “Solicitud de Anticipo de Aguinaldo” – SAA (Anexo 01), al funcionario que lo solicita indicando los requisitos a cumplir.

02 Secretaria

Asesoría de Recursos Humanos

- Recibe formulario de “Solicitud de Anticipo de Aguinaldo” – SAA, del funcionario.

- Verifica si contiene todos los datos exigidos, conforme a las disposiciones del presente Manual.

- Si no cumple con las exigencias requeridas, devuelve al empleado, explicando el motivo.

- Deriva, al Jefe de Unidad de Administración de Salarios, los formularios SAA, que cumplen con los requisitos establecidos.

03

Jefe de Unidad de Administración de

Salarios

- Recibe las “Solicitudes de Anticipo de Aguinaldo” - SAA, controla si contiene todos los datos exigidos y verifica si cuenta con la disponibilidad necesaria.

- Si no cuenta con disponibilidad, archiva SAA y comunica al funcionario - Si no existen inconvenientes, carga al Sistema Informático los siguientes datos:

- Numero de Cédula de Identidad. - Importe Solicitado.

- En caso que el monto ingresado no supere el límite previsto, el sistema acepta el importe solicitado, caso contrario le asigna el monto conforme al porcentaje establecido en el Punto 2.6.2.6. de Disposiciones Generales

- Genera, a través del Sistema, un Archivo Informático, “Planilla de Nomina de Empleados para Banco” PNEB, conteniendo los datos necesarios (Nro. de Cuenta Bancaria), para el pago a través de la Entidad Bancaria.

- Imprime en (2 copias) el archivo generado, PNEB (Anexo 02). - Genera e imprime Comunicación Interna (Anexo 3), para remitir la PNEB. - Firma C.I y PNEB, ambos documentos en (2 copias) y remite, al/ la Jefe/a de la

Asesoría de Recursos Humanos, para su firma, vía Secretaria. - Envía por Mail el archivo generado PNEB, a la Unidad de Tesorería. - Actualiza, a través del Menú habilitado, el Archivo Informático para

Descuentos (por numero de empleado), que se utilizará para el proceso anual de Aguinaldos.

- Archiva, en la Unidad de Administración Salarios los siguientes documentos: - Solicitudes de Anticipos de Aguinaldos (originales) - Comunicación Interna, con la firma del/la Jefe/a de Asesoría (copia 2). - Planilla de Nomina de Empleados para Banco, con la firma del/la Jefe/a

de Asesoría (copia 2).







PPaassoo


04 Jefe de Asesoría de Recursos Humanos

- Recibe Comunicación Interna, “Planilla de Nomina de Empleados para Banco”, ambos documentos en (2 copias), vía Secretaría de la Asesoría.

- Verifica, firma Comunicación Interna y PNEB, ambos en (2 copias) - Remite a la Gerencia Financiera, vía Secretaría de la Asesoría de Recursos

Humanos: C.I. (copia 1) PNEB (copia 1)

- Devuelve, al Jefe de Unidad de Administración de Salarios para Archivo, lo siguiente: C.I. (copia 2) PNEB (copia 2)

05 Gerente Financiero

- Recibe vía Secretaría de la Gerencia Comunicación Interna (copia 1) y “Planilla de Nomina de Empleados para Banco” (copia 1), firma y providencia: - Comunicación Interna, a la Unidad de Presupuesto, vía Secretaría. - Planilla de Nómina de Empleados para Banco, a la Unidad Tesorería.

06 Jefe Unidad de Tesorería

- Recibe vía Secretaría de la Gerencia “Planilla de Nomina de Empleados para Banco”, archiva provisoriamente.

07 Encargado Imputación

de Unidad de Presupuesto

- Recibe Comunicación Interna (copia 1), vía Secretaría de la Unidad. - Controla Disponibilidad Presupuestaria de Gasto. - Registra obligación en el rubro correspondiente a Anticipo de Aguinaldos, por el

monto total especificado en la Comunicación Interna. - Sella con la Leyenda “obligado” en la C.I., y deriva al Jefe de Unidad para

firma.

08 Jefe Unidad de

Presupuesto

- Recibe Comunicación Interna (copia 1), controla, firma y devuelve documento procesado y obligado, a la Gerencia Financiera, vía Secretaría de la Unidad de Presupuesto, para continuar proceso.

09 Gerente Financiero - Recibe vía Secretaria de la Gerencia C.I. (copia 1), PNEB (copia 1), con el

monto obligado, firma y providencia para el pago, a la Unidad de Tesorería.


- Recibe de Secretaría de la Gerencia Financiera, Comunicación Interna (copia 1), procesado por la Unidad de Presupuesto, con la firma y providencia del Gerente Financiero, para el pago correspondiente.

- Recibe también vía Mail el Archivo Informático, “Planilla de Nomina de Empleados para Banco” PNEB, del Jefe de Unidad de Administración de Salarios.

- Procesa el Archivo Informático de PNEB recibido de la Unidad de Administración de Salarios, en los distintos programas proporcionados por la Entidad Bancaría, para realizar el crédito a la cuenta de cada funcionario, conforme a la PNEB, elaborado por la Asesoría de Recursos Humanos.

- Elabora Orden de Pago (Anexo 4), en concepto de Anticipos de Aguinaldo por el importe total acreditado en (duplicado) y firma.

- Remite Orden de Pago al Gerente Financiero y a su vez, al Presidente del Directorio, para las firmas correspondientes y para realizar la liberación del Crédito atraves de las firmas electrónicas, respetando siempre el uso de firma actual.

- Verifica, en los Extractos Bancarios vía Online, el importe total Debitado de la Cuenta de la ESSAP en concepto de Anticipos de Aguinaldo, conforme al valor que figura en la Comunicación Interna de la Asesoría de Recursos H.







PPaassoo



- Retira de la Entidad Bancaria, Comprobante de Débito CDD (Anexo 5). - Remite a la Unidad de Contabilidad, los siguiente documentos:

- Orden de Pago (Anexo 4) (original) - Comunicación Interna de RRHH (Anexo 3) - Planilla de Nominas de Empleados para Banco, archivado provisoriamente en

el paso 06 (copia 1) (Anexo 2) - Comprobante de Debito del Banco, (original) (Anexo 5).

- Archiva Orden de pago (duplicado), en la Unidad. - Queda archivado en el Sistema Informático la “Planilla de Nominas de

Empleados para Banco” y demás procesos.

12 Encargado de

Imputación Unidad Contabilidad

- Recibe de la Unidad de Tesorería, los siguiente documentos: - Orden de Pago (original) - Comunicación Interna, de Asesoría de Recursos Humanos - Planilla de Nominas de Empleados para Banco (copia 1) - Comprobante de Debito del Banco, (original).

- Realiza imputación en los registros contables en el Sistema Informático, conforme al importe total que figura en la Comunicación Interna de Recursos Humanos.

- Registra en el Sistema Informático, en la cuenta “Anticipo de Aguinaldos”, el monto total especificado en el “Comprobante de Debito” Imprime Asientos Contables, firman responsables y Archiva con Legajo en la Unidad.

13 Jefe de Unidad de Administración de

Salarios

- A fin de mes ejecuta el proceso de liquidación de Aguinaldos, generando un archivo en el Sistema Informático, “Resumen de Liquidación de Salarios por Sector en el cual está incorporado el Anticipo de Aguinaldo otorgado trimestralmente” RLSS (anexo 06) e imprime en (2 copias)

- Genera Comunicación Interna en (2 copias). - Firma ambos documentos y remite vía Secretaria de la Asesoría C.I. (copia 1) y

RLSS (copia 1), a la Unidad de Presupuesto, al Encargado de Imputación, vía Gerencia Financiera, con la firma del/la Jefe/a de la Asesoría.

- También envía por Mail, el archivo de “Resumen de Liquidación de Sueldos por Sector” RLSS, al Encargado de Imputación de la Unidad de Presupuesto.

- Archiva en la Unidad C.I. (Copia 2), y RLSS (Copia 2), con firma del/la Jefe/a de la Asesoría.

- Realiza BACKUP, de los archivos del Sistema Informático.

14 Encargado Imputación Unidad de Presupuesto

- Recibe vía Mail, el archivo “Resumen de Liquidación de Sueldos por Sector en el cual está incorporado el Anticipo de Aguinaldo otorgado a funcionarios trimestralmente” RLSS, del Jefe de Unidad de Administración de Salarios; y el impreso vía Secretaría de la Gerencia Financiera.

- Realiza imputación presupuestaria por Sector, a través del Sistema de Presupuesto (en Planilla Electrónica Excel).

- Realiza proceso mensual de Ejecución Presupuestaria. - Archiva C.I. (copia 1) con RLSS (copia 1), en Secretaría de la Unidad.







PPaassoo


15 Jefe de Unidad de Administración de

Salarios

- En el mes de Diciembre realiza el Proceso de Liquidación de Aguinaldos en el cual se realiza el descuento del anticipo otorgado, tomando los datos del Archivo Informático de Anticipos de Aguinaldos.

- Pone a disposición de la Unidad de Contabilidad el Archivo de Descuentos por Anticipos de Aguinaldos ( a través de la red informática)

- Pasa al proceso normal de pagos de aguinaldo.

FIN DE PROCESO

1 Conectores dentro de una misma página

C Archivo de documentos en orden cronológico

Alfabeto con números, conectores de páginas A1

Simbología utilizada en el Flujograma


Anticipo de Aguinaldos a Funcionarios Página: 9 de 13 Fecha Resolución: 24/01/13 Nro. Res.: 101/2013


ELABORADO POR: Lic. Pablina Díaz Maciel Jefa de Unidad de Procedimientos y O&M



2.7.2 Diagrama de Flujo.

2.7.2.1 Anticipos de Aguinaldos a Funcionarios

Funcionario Secretaría - Asesoría de Recursos de Humanos Unidad de Administración de Salarios Asesoría de Recursos

Humanos

A2

A3

Inicio

Entrega Formulario de Solicitud de Anticipo de Aguinaldos - SAA Llena Solicitud - SAA

según requerimiento de Formulario y entrega

Carga al Sistema Informático datos de la solicitud

Genera en el Sistema un Archivo Informático PNEB y Comunic.Int. e imprime en 2 copias ambos

Actualiza Archivo para Descuentos de Aguin, p/fin de año

Firma PNEB y C.I ambos en 2 copias

Archiva Solicitudes con Cédula de Ident. en la Unidad.

Recibe, PNEB y C.I ambos en 2 copias, Verifica y firma.

Deriva PNEB y C.I (copias 2) a la Unidad Adm. de Salarios, para Archivar

Remite PNEB y C.I. ambos documentos (copia 1).

1

Avisa al funcionario que no cuenta con disponibilidad

1

OK? No

Si Remite Solicitudes de

Anticipos de Aguinaldos.

Devuelve SAA explicando motivos

Remite vía Mail archivo informático de PNEB, a la Unidad Tesorería

Tiene Disponibilidad? No

Si

Recibe SAA y controla si contiene los datos exigidos Verifica si cuenta con disponibilidad necesaria

Remite Comunic. Int. con PNEB, ambos en 2 copias p/ firma vía Secretaría

Recibe-SAA, y verifica si contiene todos los datos exigidos en el Manual Controla si cuenta con fotoc de Cédula de Identidad y coteja firma.

C







Gerencia Financiera

Área de Imputación Unidad Presupuesto

Unidad de Presupuesto

Unidad de Tesorería

A5

Recibe C.I, vía Secretaría de la Unidad Controla disponibilidad Presupuestaria de Gasto

Recibe C.I. (copia 1) con el monto obligado, con la providencia y firma del Gerent. Financ.

Recibe PNEB y C.I., firma y providencia:

A2

Controla, firma y devuelve documentos procesado y obligado a Ger. Finan., vía Secretaría de la Unidad.

A4

Elabora Orden de Pago en (duplicado) por el monto total acreditado y firma

Remite Orden de Pago, al Gerente Financ. y a su vez al Presidente del Directorio para las firmas respectivas.

Registra obligación en el rubro correspondiente a Anticipos Aguin., por el monto total especificado en la C.I.

Recibe C.I. (copia 1), con el monto obligado, firma y providencia para el pago a la Unidad de Tesorería

Sella con la Leyenda “Obligado” en la C.I.y deriva al Jefe de Unidad para firma

Realiza el crédito a la Cuenta de cada funcionario, conforme a la PNEB.

A3

Remite PNEB a la Unidad de Tesorería

2

2

Recibe PNEB, archiva provisoriamente aguardando Comunic. Interna.

Remite C.I. a la Unidad de Presupuesto

Recibe también Vía Mail el Archivo Informático de PNEB, del Jefe de Unidad Administ. de Salarios.

Procesa el Archivo Inform. recibido de UAS, en los distintos programas proporcionado por la Entidad Bancaría







Gerencia Financiera

Presidencia del

Directorio

Unidad de Tesorería

Unidad de Contabilidad Encargado Imputación

Recibe Orden de Pago, verifica, firma y realiza la liberación del Crédito atreves de la firma electrónica.

Recibe y Remite a la Unidad de Tesorería

Recibe OP firmado por el Gerente Financiero y Presidente del Directorio

Archiva Orden de Pago (duplicado) en la Unidad

C

Recibe OP, CDD, CI, PNEB, controla y realiza Imputación en los Regis. Contables, según PNEB

Registra en el Sist. Inform. manualmente en la Cta. Antic. de Ag. el monto especificado en el CDD

Imprime Asiento Contable firma el responsable y archiva con los demás documentos recibidos.

Recibe Orden de Pago, verifica, firma y realiza la liberación del Crédito atreves de la firma electrónica.

Verifica en los Extractos Bancarios vía Online, el importe debitado de la Cta, de la Essap. Cotejando con el importe de la C.I de ARH.

Retira de la Entidad Bancaría Comprobante de Debito CDD

Remite a la Unidad de Contabilidad los siguientes documentos: OP, CDD, CI y PNEB que está en archivo provisorio.

C

A5 A4

DESCRIPCIONES OP Orden de Pago CDD Comprobante de Débito en Cuenta Corriente C.I. Comunicación Interna PNEB Planilla de Nómina de Empleados para Banco







Unidad de Administración de

Salarios (UAS)

Unidad de Presupuesto Encargado Imputación

Unidad de Administración de Salarios

A fin de mes, genera archivo en Sist. Inf. “RLSS” en el cual está incorporado los Anticipos otorgados trimestralmente

Imprime RLSS, en (2 copias), genera CI, en (2 copias), firma ambos documentos

Remite CI y RLSS(copia 1), a la U. Presup., con firma del Asesor/a, también por Mail el RLSS

Recibe vía Mail el archivo RLSS de UAS y el impreso vía Secretaría de la Gerenc. Financiera

Realiza imputación en el rubro correspondiente a Anticipo de Aguin. por Sector en Planilla Excel.

Realiza Proceso Mensual de Ejecución Presupuestaria.

Inicio

C

En el mes de diciembre realiza el Proceso de Liquidación de Aguinaldo

Descuenta del monto total del Aguinaldo los Anticipos otorgados. .

FIN DEL PROCESO

Inicio

Pone a disposición de la Un. de Contab. el archivo de descuentos (atraves de la red informática)

Archiva C.I. RLSS (copia 2) con firma del/la Asesor/a, en la Unidad

Archiva C.I., RLSS (copia 1) en el Dpto. de Imputación

C

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Código: PR-ARHPRF-01-00 Fecha de Emisión: 07/01/2013

Anticipo de Aguinaldos a Funcionarios Página: 13 de 13 Fecha Resolución: Nro. Res.:





3. REVISION Y APROBACION

Revisado por Firma Sello Aclaración Fecha

Jefe Unidad Administ. de Salarios Sr. Eduardo Damián Mendoza B.

Jefe Unidad de Tesorería Lic. Carlos Zarate

Jefe Unidad de Contabilidad Lic. Raquel G. De la Fuente

Jefe Unidad de Presupuesto Lic. Modesto Núñez

Conformidad Firma Sello Aclaración Fecha

Asesora de Recursos Humanos Lic. Leticia Cáceres Villamayor

Gerente Financiero Lic. Roberto Paredes

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