PMO Styles: Leaders a confronto - Il project …...2019/02/04 · PMI-NIC© - Tutti i diritti...
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PMI-NIC© - Tutti i diritti riservati
PMO Styles: Leaders a confronto
Convegno 04/02/2019
Milano
Andrea Mazzuia, PMP
Project Management Officer – SAVE S.p.A
Presentazione Andrea Mazzuia
Formazione:
• Liceo classico Marco Foscarini di Venezia
• Università degli studi di Padova – Facoltà di ingegneria edile
• Master in Project Management, certificazione PMP dal 2010
• Iscritto PMI dal 2010 e direttore del Branch Veneto dal 2014 al 2016
Attività professionale:
• +10 anni di esperienza in gestione diretta di progetti
• Studi di progettazione ed ingegneria
• Aptuit LLC drug discovery and design
• SAVE concessionario aeroportuale
Presentazione SAVE Group
SAVE è la holding di un Gruppo che opera principalmente nella gestione di aeroporti ed ha
creato il Sistema aeroportuale del NordEst (Venezia, Treviso e Verona-Brescia).
L’aggregazione tra aeroporti ha determinato l’applicazione di un’economia di scala la cui
efficacia è evidenziata dall’andamento positivo dei dati di traffico dei singoli scali.
L’aeroporto Marco Polo di Venezia:
• 11.2M di pax (+7,8% vs 2017, +7% medio negli ultimi 5 anni – media nazionale 3.3%- 43
mesi consecutivi di crescita).
• Terzo gateway intercontinentale italiano nel 2018 (86% di traffico internazionale)
• Oltre 50 vettori operativi sullo scalo, oltre 100 destinazioni (10 di di lungo raggio) (N.Y.JFK
e Newark, Atlanta, Philadelphia, Chicago, Montreal, Toronto, Seoul, Doha, Dubai)
• Nel 2018 aperte nuove linee di lungo raggio su Chicago e Seoul
• Volotea e EasyJet basate a Venezia (14 aeromobili)
L’aeroporto Canova di Treviso:
• oltre 3,3M di pax (+9,7% vs 2017)
L’aeroporto Catullo di Verona
• oltre 3.4M di pax (+11,6% vs 2017)
• oltre 50 vettori operativi sullo scalo per oltre 90 destinazioni
sedime aeroportuale..una città!
Contratto di Programma
Nel 2012 SAVE firma con ENAC il Contratto di programma in deroga che approva i nuovi
livelli tariffari e permette di affrontare i previsti sviluppi di traffico sbloccando il piano degli
investimenti del Master Plan 2021.
Il valore degli investimenti ad oggi previsti entro il 31.12.2021 è pari a ca. 904M€ di cui
sono già stati realizzati ca. 478M€
Contratto di Programma
Cantieri attivi nel I° trimestre 2019 con necessità di mantenimento inalterato
dell’operatività aeroportuale e del rispetto dei tempi per consentire l’interrelazione neutra
degli stessi
Stakeholders…alcuni..esterni..
MAGISTRATO
ALLE ACQUE DI
VENEZIA
PARERE IDRAULICO FAVOREVOLE
AUTORIZZAZIONE
PAESAGGISTICA
APPROVAZIONE TECNICA
ENAC
CONFORMITA’ DEL PROGETTO
ALLA PREVENZIONE INCENDI
AUTORIZZAZIONE ALLO
SCARICO
VERIFICA PREVENTIVA INTERESSE
ARCHEOLOGICOCOLLAUDO USTIF
VERIFICA DI
OTTEMPERANZA
PMO in SAVE: sviluppo ed approccio
Implementato nel 2016 per far fronte all’incremento di progetti ed al conseguente
incremento di PM in SAVE Engineering. Composto di 3 risorse che coordinano un gruppo di
18 Project Manager.
Approccio: Sono state introdotte politiche e metodologiche di gestione progetti di carattere
internazionale con esplicito riferimento all’approccio PMI.
principali risultati attesi:
• visione realistica del progetto nell’intero ciclo di vita (cosa deve essere fatto, come e
quando)
• Evidenza di situazioni critiche e recepimento di proposte di valide alternative in modo
tempestivo
• Tracciamento di quadro previsionale dell’evoluzione futura del progetto (way forward)
• Implementazione di una gestione dei rischi attiva, con piano di possibili mitigazioni (risk
assessment)
• Miglioramento della comunicazione relativa al progetto (all’interno ed all’esterno)
Prime azioni implementate:
• Standardizzare il processo - base di ogni progetto interno all’azienda
• Individuare ruoli e responsabilità chiare per tutti gli attori coinvolti
• Rendere evidenti passaggi e tempistiche delle varie fasi di progetto
• Implementare un modus operandi comune a tutti i PM del Gruppo
PMO in SAVE: sviluppo ed approccio
Riferimento al PMIThe Project Management Office
(PMO): A Quest for Understanding
(Final Research Report) January 29,
2010
PMO in SAVE: sviluppo ed approccio
Con riferimento agli «stili»:
Activist: it has a view of incoming project demand, provides project portfolio dashboard with project status and
history, mentors and coaches with judicious oversigth
Delivery: planning and controlling the tactical execution of project’s.focus on building repeatable processes to build
culture focused on results
Compliance: establishing standard practices for measuring project performance
Centralized: good for organizations with lower PM maturity, formed as a place where new hires can be quicly
brought up to speed on how best to get project work done
Situazione iniziale Situazione attuale
Formazione e
metodologie
comuni
Maggior
attenzione
all’esecuzione
tattica attraverso
la pianificazione e
il monitoraggio
PMO in SAVE: azioni implementate
Analisi del project life cycle e condivisione di templates
RIUNIONI INTERNE PER RACCOLTA REQUISITI DI
PROGETTO
PM / STAKEHOLDER INTERNI ED ESTERNI
PROCEDURA PRJMANAGEMENT
Sponsor
- Base Project Charter- comunicazione Stakeholder interni partenza progetto
PREPARAZIONE DOCUMENTI DI GARA PER PROGETTISTA
(x ufficio legale e/o acquisti)
PM / UFF. ACQUISTI-UFF. LEGALE
PROCEDURA ACQUISTI
- Project Charter completo- Lista requisiti progetto- WBS- Gantt- Consegnare Gantt ufficio coordinamento
- CSA- RdA- Comunicazioni all’esterno per gara- Eventuali nominativi da invitare- Importo lavori e servizi
GARA(gestione FAQ, nomina commissione di gara,
verifica requisiti, aggiudicazioni, comunicazioni con esterno)
PM/RUP/UFF.LEGALE/UFF.ACQUISTI
PROCEDURA ACQUISTI
- Aggiudicazione definitiva → nominativo vincitore
CHIUSURA CONTRATTO (documenti
da fornitore, firme A.D./PRES., etc)
UFF. RUP / UFF. LEGALE/UFF. ACQUISTI /PM
PROCEDURA UFF. RUP
STESURA PROGETTO (kick off meeting, consegna requisiti ai progettisti,
monitoraggio ed assistenza lavoro progettisti, confronti preliminari con Enti)
PM / PROGETTISTI / STAKEHOLDERS INTERNI
PROCEDURA PRJ MANAGEMENT
VERIFICA PROGETTO (interna a ACTV-AVM)
PM/ DIPARTIMENTIINTERNI
PROCEDURA UFF. LEGALEPROCEDURA UFF. ACQUISTI
- Verifica - Firme interne + lettera accompagnamento
RUP
APPROVAZIONI ENTI - incontro di presentazione del progetto - attività di follow up su stato verifica
PM/ ADPROCEDURA PRJ MANAGEMENT
- progetto
- contratto
- RICORDARSI WORK ORDER PER FATTURAZIONE
INTEGRAZIONI – REITERO ATTIVITA’ SU FASE SUCCESSIVA
PM / PROGETTISTI / STAKEHOLDERS INTERNI
PROCEDURA PRJ MANAGEMENT
- Comunicazione ufficiale Enti
FINE FASE PROGETTAZIONE
- Comunicazione ufficiale Enti
INIZIO PROGETTOindividuare PM e RUP
Definire ambito di progetto
PREPARAZIONE DOCUMENTI DI GARA X APPALTO
(x ufficio legale e/o acquisti)
PM / UFF. ACQUISTI-UFF. LEGALE
PROCEDURA ACQUISTI
GARA(gestione FAQ, nomina commissione di gara, verifica requisiti, aggiudicazioni, comunicazioni con esterno)
PM/RUP/UFF. LEGALE/UFF.ACQUISTI
PROCEDURA ACQUISTI
CHIUSURA CONTRATTO (documenti
da fornitore, firme A.D./PRES., etc)
UFF. RUP / UFF. LEGALE/UFF. ACQUISTI /PM
PROCEDURA UFF. RUP
- CSA- Rda- Comunicazioni all’esterno per gara- Eventuali nominativi da invitare
- Aggiudicazione definitiva→nominativo vincitore
ESECUZIONE LAVORI(kick off meeting, spiegazione progetto,
monitoraggio avanzamenti SIL/SAL, gestione varianti, meeting
PM / D.L./ IMPRESA/ RUP/ UFFICIO LEGALE / AD
PROCEDURA PRJ MANAGEMENTPROCEDURA UFF. RUP
- contratto
- Verbali meeting- SAL- Perizie- Ricezione as-built- Certificato collaudo
FINE PROGETTO
PROCEDURA PRJ MANAGEMENT
- Verifica raggiungimento scope- Analisi performance di progetto- Archiviazione materiale- Trasferimento AS – Built ad Area Tecnica- Chiusura programmi gestionali- Lessons learned- Comunicazione chiusura progetto a stkh interni- Rilascio risorse
AVVIO
PIANIFICAZIONE
ESECUZIONE
MONITORAGGIO E CONTROLLO
CHIUSURA
FASI DI PROGETTO
PROJECT ‘S STEP(attività prevista)
ATTORIPROCEDURA DI RIFERIMENTO
- INPUT (PRODOTTO RILASCIATO DALLO STEP PRECEDENTE)
- OUTPUT (PRODOTTO RILASCIATO)
STEP DI PROGETTO
LEGENDA
PM/SPONSOR
PMO in SAVE: azioni implementate
Analisi del project cycle life e condivisione di templates
Dall’idea..
Pianificazione Esecuzione, monitoraggio e
controllo
Chiusura
TEMPLATES
Avvio
Apertura commessa in
programma gestionale e disco M
Creazione team di progetto (con individuazione ruoli e
responsabilità)
Project Charter
Scelta PM
Prime indicazioni sul progetto
Internal Kick-off Meeting
Stesura Gantt di progetto (baseline tempi e costi)
Individuazione percorso critico
Finalizzazione raccolta requisiti
di progetto
Creazione WBS
analisi dei rischi (qualit. e quantit.) e piano di gestione
Gestione e controllo del piano di
progetto (modifiche allo “scope”
Gestione team meeting
Monitoraggio e completamento
project deliverables vs baseline
Preparazione documenti per
forniture/gara
Eseguire le attività
Gestione issues di progetto (identificazione e soluzione)
Project status reporting
Project governance
Informare stakeholders
Eseguire controllo qualità
Finalizzare chiusura acquisti /
comunicare ufficio acquisti
chiusura progetto
Archiviazione materiale
Tenere lessons learnedmeeting
Confermare che il lavoro fatto
risponde ai requisiti di progetto
Ottenere approvazione formale
del progetto (collaudo)
Chiusura progetto in programma gestionale
Liberare le risorse
..al
risultato!
PMO in SAVE: azioni implementate
• Sviluppo ed implementazione di un programma gestionale comune all’azienda
• Attività di formazione su gestione di commessa e utilizzo strumenti (templates e tools)
• Istituzione e gestione di incontri inter-direzionali a cadenza periodica con l’obiettivo di
identificare ed anticipare possibili vincoli operativi su progetti attivi
• Gestione e monitoraggio del Piano degli investimenti per verificare l’avanzamento
delle singole commesse rispetto alle baseline, garantendo la coerenza complessiva
inter-progettuale e le eventuali interrelazioni
• Interfaccia con tutte le strutture preposte a livello di Gruppo per raccogliere le
informazioni necessarie a predisporre e aggiornare il Piano degli investimenti
• Accentramento delle attività di monitoraggio e rendicontazione degli investimenti nei
confronti di Enac
• Predisposizione di reportistica di avanzamento delle commesse al fine di assicurare
una corretta informazione sullo stato dei progetti
PMO in SAVE: azioni implementate
Mese 1 Mese 2 Mese 3 Mese 4 Mese 6
Mtg 1 Mtg 1 Mtg 1 Mtg 1 Mtg 1 Mtg 1
PROJECT GOVERNANCE MEETING (PMO LEVEL )1. cadenza: mensile2. Obiettivo: PM Portfolio Review
• Aggiornamento SIL mensili e SAL
• Verifica ordini e contratti
• Aggiornamento/Verifica Gantt inserito a sistema
• Impatti da/su altri progetti
• Problemi non direttamente risolvibili dal PM per cui richiede aiuto
• Questioni amministrative e legali (fatture, contratti, etc)3. Format: riunione face to face con PMO
Mese 5
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 41 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Due livelli di governance:
A) Di progetto: una volta a settimana il team di progetto si riunisce con il fine di aggiornare lo
stato dei lavori per monitorare avanzamenti e segnalare eventuali criticità;
B) Di Gruppo: una volta al mese i PM rendicontano a PMO sull’avanzamento del loro
portafoglio progetti.
PROJECT GOVERNANCE (PROJECT/TEAM LEVEL) 1. cadenza: settimanale2. Obiettivo:
• verifica del Project Status con team di progetto ed update ad A.D./ufficio coordinamento su:
• Issues
• Budget di progetto
• Tempistiche
3. Format: Riunione con team
PMO in SAVE: risultati ottenuti
Risultati ottenuti:
Rispetto al 2016, nonostante un +50% di progetti attivi:
• Crescita ed uniformità di comportamento in approcci, strumenti e procedure
• Incremento della percentuale di milestones rispettate
• Incremento della percentuale di rilasci nei tempi previsti
• Maggiore precisione nelle informazioni (sui progetti) dentro e fuori l’azienda
• Riconoscimento all’interno dell’azienda del valore dell’ufficio
PMO in SAVE: prossimi obiettivi
• Continuous improvement
• Ampliare ambito di azione all’interno dell’azienda anche in progetti strategici al di fuori
del Contratto di Programma per valorizzare le esperienze maturate sfruttando le sinergie
già create con altre direzioni aziendali
Program Management Office
Ufficio permanente con gestione di un portfolio,
attraverso gestione dell’informazione,
coordinamento delle attività di governo,
reporting e amministrazione.
Enterprise /Strategic PMO
E’ responsabile dell’allineamento di progetti e
programmi con la corporate strategy e
supervisiona il raggiungimento dei benefici
desiderati.