Piano Generale di onifica - bonificamarche.it · Dott.ssa Marta Mangoni Arch. Anna Gardenes Geol....

Piano Generale di Bonifica

per la Sostenibilità, la Tutela e la Valorizzazione del Territorio

Allegati alla Relazione del Piano Generale di Bonifica Linee di intervento della bonifica

Allegato 3

Manuali ISO9001

Coordinamento Scientifico (UNICAM):

Prof. Arch. Massimo Sargolini

Coordinamento Tecnico:

Dott. Michele Tromboni_Responsabile Area Bonifica

Assegnista di Ricerca Post Doc:

PhD. Chiara Camaioni

Tutor:

Prof. Arch. Massimo Sargolini

Collaboratori:

Dott.ssa Marta Mangoni

Arch. Anna Gardenes

Geol. Francesco Viti

Arch. Lucia Budassi

Dott. For. Luca Paparelli

MANUALE DEL SISTEMA DI GESTIONE

PER LA QUALITA’UNI EN ISO 9001:2015

CONSORZIO DI BONIFICA DELLE MARCHE

CAMPO DI APPLICAZIONE

Progettazione, gare di appalto e direzione lavori di opere pubbliche.

Manutenzione ordinaria del reticolo idrografico.

Manuale del SGQ Ed. 2 Rev. 0 del 14.02.2017.odt Pagina 1 di 28

Sede legale ed operativa di PesaroVia L.Guidi n.30 - 61121 Pesaro (PU)

Sede operativa di MacerataVia Trento, 39/D - 62100 MACERATA (MC)

Sede operativa di PedasoVia N. Sauro, 39 - 63827 Pedaso (FM)

INDICE

INTRODUZIONE.........................................................................................................................................................4

Breve descrizione delle attività consortili....................................................................................................................5 Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico...................................................................................................5 Progettazione............................................................................................................................................................5 Irrigazione................................................................................................................................................................5

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE...............................................................................................................7

1.1 Scopo del Manuale..................................................................................................................................................71.2 Campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità................................................................................7

2. RIFERIMENTI NORMATIVI.................................................................................................................................7

3. TERMINI E DEFINIZIONI.....................................................................................................................................7

4. PROCESSI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA'.......................................................................8

4.1 Processi aziendali....................................................................................................................................................84.1.1 Processi affidati all’esterno.............................................................................................................................94.1.2 Monitoraggio e misurazione dei processi......................................................................................................10

4.2 CAMPO DI APPLICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA'........................................104.3 Esclusione di prodotti e servizi.............................................................................................................................10

4.3.1 Esclusione di requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2015........................................................................10

5. LEADERSHIP..........................................................................................................................................................11

5.1 Leadership e impegno...........................................................................................................................................115.1.1 Generalità.......................................................................................................................................................115.1.2 Focalizzata sul Cliente...................................................................................................................................11

5.2 Politica per la Qualità............................................................................................................................................115.3 Responsabilità, autorità e comunicazione.............................................................................................................12

5.3.1 Responsabilità ed Autorità.............................................................................................................................125.3.2 Rappresentante della Direzione/Responsabile Sistema di Gestione per la Qualità per il Sistema di Gestioneper la Qualità..........................................................................................................................................................12

6. PIANIFICAZIONE ED OBIETTIVI PER LA QUALITÀ..................................................................................12

Obiettivi per la Qualità..........................................................................................................................................12 Pianificazione del Sistema di Gestione per la Qualità...........................................................................................12

7. SUPPORTO..............................................................................................................................................................13

7.1 Risorse...................................................................................................................................................................137.1.1 Risorse............................................................................................................................................................137.1.2 Persone...........................................................................................................................................................137.1.3 Infrastruttura..................................................................................................................................................13 Gestione degli autoveicoli......................................................................................................................................137.1.4 Ambiente di per il funzionamento dei processi...............................................................................................147.1.5 Risorse per il monitoraggio e la misurazione................................................................................................147.1.6 Conoscenza organizzativa..............................................................................................................................14

7.2 Competenze del personale....................................................................................................................................14 Addestramento del personale: Piano di formazione ed addestramento.................................................................14 Documentazione delle competenze del personale..................................................................................................15 Valutazione dell’efficacia dell’addestramento.......................................................................................................15

7.3 Consapevolezza.....................................................................................................................................................157.4 Comunicazione.....................................................................................................................................................157.5 Gestione della documentazione............................................................................................................................15

Manuale della Qualità............................................................................................................................................15 Gestione della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità...............................................................16

8. ATTIVITA' OPERATIVE.......................................................................................................................................17

8.1 Pianificazione e controllo operativi......................................................................................................................178.2 Requisiti dei servizi...............................................................................................................................................17

Clienti del Consorzio..............................................................................................................................................17 Progettazione..........................................................................................................................................................17


Gestione Gare.........................................................................................................................................................17 Direzione Lavori.....................................................................................................................................................17 Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico.................................................................................................188.2.1 Comunicazione con il Cliente.........................................................................................................................188.2.2 Determinazione dei requisiti dei servizi.........................................................................................................18 Progettazione..........................................................................................................................................................18 Gestione Gare.........................................................................................................................................................18 Direzione Lavori.....................................................................................................................................................18 Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico.................................................................................................188.2.3 Riesame dei requisiti dei servizi.....................................................................................................................18 Progettazione e direzione lavori.............................................................................................................................18 Gestione Gare.........................................................................................................................................................19 Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico.................................................................................................19 Modifiche dei requisiti............................................................................................................................................19

8.3 Progettazione e sviluppo dei servizi.....................................................................................................................198.3.1 Pianificazione della progettazione e dello sviluppo dei servizi.....................................................................198.3.2 Elementi in ingresso alla progettazione e sviluppo........................................................................................198.3.3 Elementi in uscita dalla progettazione e sviluppo..........................................................................................208.3.4 Riesame della progettazione e dello sviluppo................................................................................................208.3.5 Verifiche della progettazione e sviluppo.........................................................................................................208.3.6 Validazione della progettazione e sviluppo....................................................................................................208.3.7 Tenuta sotto controllo delle modifiche alla progettazione e sviluppo............................................................20

8.4 Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall'esterno................................................................................218.4.1 Generalità.......................................................................................................................................................21 Progettazione e direzione lavori.............................................................................................................................21 Gestione Gare.........................................................................................................................................................21 Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico.................................................................................................218.4.2 Verifica dei prodotti approvvigionati.............................................................................................................22 Progettazione..........................................................................................................................................................22 Gestione Gare.........................................................................................................................................................22 Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico.................................................................................................228.4.3 Informazioni ai fornitori esterni.....................................................................................................................22 Progettazione..........................................................................................................................................................22 Gestione Gare.........................................................................................................................................................22 Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico.................................................................................................22

8.5 Erogazione dei servizi...........................................................................................................................................228.5.1 Controllo delle attività di erogazione dei servizi...........................................................................................22 Gestione Gare.........................................................................................................................................................22 Direzione Lavori.....................................................................................................................................................23 Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico.................................................................................................23 Validazione dei processi di erogazione del servizio...............................................................................................248.5.2 Identificazione e rintracciabilità....................................................................................................................248.5.3 Proprietà dei clienti o ai fornitori esterni......................................................................................................248.5.4 Preservazione.................................................................................................................................................248.5.5 Monitoraggi e misurazioni dei servizi............................................................................................................24

9. VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI............................................................................................................25

9.1 MONITORAGGIO, MISURAZIONI, ANALISI E VALUTAZIONE.................................................................259.1.1 Generalità.......................................................................................................................................................259.1.2 Soddisfazione del Cliente...............................................................................................................................259.1.3 Analisi dei Dati...............................................................................................................................................25

9.2 Audit interno.........................................................................................................................................................259.3 Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità da parte del vertice dell’organizzazione...................................25

9.3.1 Generalità.......................................................................................................................................................259.3.2 Elementi in Ingresso per il Riesame...............................................................................................................269.3.3 Elementi in uscita del Riesame.......................................................................................................................26

10. MIGLIORAMENTO.............................................................................................................................................27

10.1.1 Miglioramento Continuo..............................................................................................................................2710.2 Non conformità e Azioni correttive....................................................................................................................2710.3 Miglioramento Continuo.....................................................................................................................................27 Revisioni del Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità..................................................................................28


INTRODUZIONEINTRODUZIONEIl Consorzio di Bonifica delle Marche è un ente pubblico Economico istituito con la deliberazione della GiuntaRegionale delle Marche n.1715 del 16/12/2013 ai sensi della Legge Regionale n. 13 del 17 giugno 2013 ed è unconsorzio obbligatorio costituito da tutti i proprietari di beni immobili inclusi nel proprio comprensorio.

Il Consorzio concorre al conseguimento delle esigenze di difesa del suolo, di equilibrato sviluppo del territorio, ditutela e valorizzazione della produzione agricola, di provvista e razionale utilizzazione delle risorse idriche aprevalente uso irriguo, di salvaguardia delle risorse naturali, espletando le funzioni ed i compiti ad esso attribuiti odelegati dalla legislazione statale o regionale.

A partire dal 01 gennaio 2014, il Consorzio di Bonifica delle Marche, ha di fatto incorporato per fusione i treConsorzio di Bonifica delle Marche presenti nel territorio Regionale: il Consorzio di Bonifica delle MarcheIntegrale dei Fiumi Foglia, Metauro Cesano, il Consorzio di Bonifica delle Marche del Musone, Potenza, Chienti,Asola e Alto Nera ed Il Consorzio di Bonifica Aso Tenna Tronto.

Il territorio di competenza del Consorzio di Bonifica delle Marche coincide con i limiti Amministrativi Regionali e siestende sulle 5 province; è pari a circa 938.185 ettari dove ricadono 13 bacini idrografici principali.

All’interno del territorio regionale, classificato di bonifica, sono stati individuati i seguenti comprensori checostituiscono unità omogenee sotto il profilo idrografico e funzionali in rapporto alle esigenze di coordinamento edi organicità dell’attività di bonifica e irrigazione:

A) Foglia, Metauro, Cesano B) Misa, Esino C) Musone, Potenza, Chienti, Asola e Alto Nera D) Tenna E) Aso F) Tronto

Gli organi del Consorzio di Bonifica delle Marche sono:

• a) le Assemblee dei comprensori; • b) l’Assemblea del Consorzio; • c) il Consiglio di amministrazione; • d) il Presidente; • e) il Revisore Unico.

a) le Assemblee dei Comprensori

Ognuna delle 6 è composta da 31 membri, di cui 16 rappresentanti dei proprietari di immobili agricoli (distinti intre fasce: A n.6, B n.5 e C n.5), 12 designati dall’assemblea dei sindaci dei comuni di quel comprensorio, 2rappresentanti dei proprietari di immobili ad uso industriale, commerciale ed artigianale ed 1 designato dalleassociazioni ambientaliste regionali.

b) l’Assemblea del Consorzio

L’Assemblea del consorzio è costituita da 31 componenti eletti tra i membri delle Assemblee dei comprensori. Icomprensori A, B e C (vedi figura 1) ne eleggono 6 ognuno. Mentre Tenna, Aso e Tronto ne eleggono 4ognuno. 1 infine, è nominato in rappresentanza delle associazioni ambientaliste.

c) il Consiglio di Amministrazione

Il Consiglio di amministrazione è composto da 6 membri eletti dall’Assemblea del consorzio al proprio interno,garantendo la rappresentanza di ciascun comprensorio.

d) il Presidente

Il presidente e il vice presidente sono eletti dal Consiglio di amministrazione.

e) il Revisore Unico


http://www.bonificamarche.it/chi-siamo/I-nostri-organi-rappresentativi#CDA

http://www.bonificamarche.it/chi-siamo/I-nostri-organi-rappresentativi#assemblea

Le funzioni di revisore dei conti sono svolte da un revisore unico, nominato dalla Giunta regionale tra gli iscritti nelregistro (dec. legislativo 27 gennaio 2010, n. 39).

Breve descrizione delle attività consortiliBreve descrizione delle attività consortili

Manutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoManutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico

I corsi d’acqua sono elementi fondamentali per la vita del pianeta. Ma, come ogni componente dell’ambientenaturale, in alcune condizioni, possono costituire un pericolo.

L’azione svolta dalle acque di piena può innescare fenomeni di instabilità dei versanti di vario tipo. I corsid’acqua naturali tendono, con il continuo modellamento geomorfologico, a modificare il territorio attraversato eciò si traduce in lenti ma inesorabili fenomeni di erosione, traslazione del fondo, incisione dei compluvi,sedimentazione.

Fenomeni che si esaltano durante eventi meteorici particolarmente intensi e in presenza di sponde costituiteda materiali maggiormente erodibili, comportando il superamento dei limiti idraulici dei corsi d’acqua e leconseguenti inondazioni dei territori circostanti.

Alle dinamiche naturali, si somma la responsabilità umana nella cattiva gestione del suolo, dovuta allamancata pianificazione, all’incuria e alla riduzione della permeabilità. Tutto ciò ha reso il nostro territorioenormemente fragile e vulnerabile.

La difesa idraulica è, pertanto, una delle principali attività su cui il Consorzio di Bonifica ha deciso di misurarsi. Ilnostro impegno è dunque orientato sia nella difesa da esondazioni e allagamenti, che nella riduzione delrischio idrogeologico.

Un impegno concreto che si declina nella preventiva manutenzione dei corsi d’acqua, sia ordinaria chestraordinaria: interventi per ricalibrare gli alvei, gestire la vegetazione viva e rimuovere quella morta, laquale risulta un ostacolo al normale deflusso delle acque.

ProgettazioneProgettazione

Il Consorzio di Bonifica delle Marche programma e progetta nuove opere che andranno a implementare lestrutture già operative, incidendo così positivamente sul miglioramento delle attività svolte.

La progettazione, che viene effettuata internamente, riguarda le reti per l’irrigazione, le dighe, le centraliidroelettriche e gli interventi di manutenzione straordinaria sul reticolo idrografico minore. A tal fine, ilConsorzio è dotato di una struttura composta da ingegneri e geometri, in grado non soltanto di soddisfare leesigenze progettuali interne, ma anche di sostenere altri enti territoriali nell’attività di progettazione.

IrrigazioneIrrigazione

L’irrigazione è, fin dall’antichità, una delle più importanti operazioni in agricoltura. Grazie ai cinque impiantiirrigui collettivi gestiti dal Consorzio, la resa dei terreni viene migliorata sia in quantità che in qualità. La sfida delfuturo sarà quella di ottimizzare l’uso della risorsa idrica in un pianeta che è sempre più colpito dai cambiamenticlimatici e che tende a sovraffollarsi, reclamando quindi più cibo e più acqua potabile.

Il Consorzio di Bonifica delle Marche promuove l’innovazione in agricoltura attraverso progetti pilota di ricercaper una corretta gestione ed un uso consapevole della risorsa idrica, la verifica di nuove tecniche di gestionedell’irrigazione al fine di garantire minori consumi e migliore valorizzazione agronomica dell’acqua.

Nel febbraio 2015 è stato presentato alla Regione Marche il Piano Irriguo Regionale con l’intento di ridurre alminimo l’utilizzo delle acque di falda per l’irrigazione e il cuneo salino.

Il Consorzio di Bonifica delle Marche gestisce complessivamente oltre 1700 km di rete irrigua, arrivando aservire circa 9200 ditte che coprono una estensione superficiale di poco più di 16.000 ettari. Una rete di taleportata raggiunge una distribuzione complessiva di volume irriguo, su base annua, di circa 69.000.000 di metricubi di acqua proveniente dai principali invasi artificiali gestiti dal Consorzio.

Gli impianti irrigui sono oggi di tre tipologie: adduttori, distributori e comiziali. La rete principale è composta daimpianti che attingono l’acqua (adduttori) e che la diffondono sui territori interessati (distributori). Esiste poi unarete comiziale che opera una ripartizione secondaria, più capillare.


1.1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONESCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

1.11.1 Scopo del ManualeScopo del Manuale

Il presente Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità descrive l'organizzazione e le attività svolte dal Consorzio di Bonifica delle Marche.

1.21.2 Campo di applicazione del sistema di gestione per la qualitàCampo di applicazione del sistema di gestione per la qualità

Progettazione, gare di appalto e direzione lavori di opere pubbliche. Manutenzione ordinaria del reticoloidrografico.

2.2. RIFERIMENTI NORMATIVIRIFERIMENTI NORMATIVILe leggi e norme alle quali il Consorzio di Bonifica delle Marche fa riferimento sono riportate nell’elenco norme eleggi; le principali sono di seguito elencate:

o R.D. n. 523 del 25 luglio 1904 “Testo Unico delle Opere Idraulica”

o R.D. n. 215 del 13 febbraio 1933 «Nuove norme per la bonifica integrale»

o Codice Civile TITOLO II – CAPO II - SEZIONE III: «Della bonifica integrale»

o Decreto del Presidente della Repubblica 15 gennaio 1972, n. 11 «Trasferimento alleRegioni a statuto ordinario delle funzioni amministrative statali in materia di agricoltura eforeste, di caccia e di pesca nelle acque interne e dei relativi personali ed uffici»

o D.Lgs. 3 aprile 2006 n. 152 “Norme in materia ambientale”

o Statuto del Consorzio di Bonifica delle Marche - Approvato con Deliberazione di GiuntaRegionale delle Marche n.1715 del 16/12/2013

o Deliberazione dell'Assemblea Legislativa delle Marche n.100 del 29/04/2014 - LINEEGUIDA PER L’ELABORAZIONE DEI PROGETTI GENERALI DI GESTIONE DEI CORSID’ACQUA LEGGE REGIONALE 12 NOVEMBRE 2012, N. 31 ARTICOLO 2, COMMA 3

o Legge Regionale n. 13 del 17/06/2013 “Riordino degli interventi in materia di Bonifica e diIrrigazione. Costituzione del Consorzio di Bonifica delle Marche e fusione dei Consorzi diBonifica del Foglia, Metauro e Cesano, del Musone, Potenza, Chienti, Asola e Alto Nera,dell’Aso, del Tenna e del Tronto” ( B.U. 27 giugno 2013, n. 50 )

o Deliberazione di Giunta Regionale n.1186 del 02/08/2013

o Deliberazione di Giunta Regionale n.1715 del 16/12/2013

o Decreto legislativo 50/2016 Codice dei Contratti Pubblici di lavori, servizi, forniture

o Decreto Legislativo 81/2008 Attuazione dell'articolo 1 della legge 3 agosto 2007, n. 123,in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro.

o UNI ISO 9001:2015 Sistema di gestione per la qualità, requisiti.

3.3. TERMINI E DEFINIZIONITERMINI E DEFINIZIONILe definizioni e la terminologia adottate nel presente Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità sono inaccordo alle definizioni e termini forniti dalla norma ISO 9000:2015.


4.4. PROCESSI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA'PROCESSI DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA'

4.14.1 Processi aziendaliProcessi aziendali

Il Sistema di Gestione per la Qualità del Consorzio di Bonifica delle Marche è fondato sui processi di cui allamappa di seguito riportata:


GARA PUBBLICA(Uff. gestione gare)

DIREZIONE LAVORIE COORDINAMENTO

SICUREZZA(Uff. tecnico)

APPROVVIGIONAMENTI

OPERA

GE

ST

ION

E D

ELL

A D

OC

UM

EN

T AZ

ION

E

PROCESSO PRIMARIO

Legenda

PROCESSO SECONDARIO

PROCESSO TRASVERSALE

PROGETTAZIONE OPERE E SICUREZZA

(Uff. tecnico)

RICHIESTA DA PARTE DI ENTE ENTI PUBBLICO

b

a

RICERCA DI FINANZIAMENTI

PUBBLICI

c

GE

ST

ION

E D

ELL

E R

ISO

RS

E

MO

NIT

OR

AG

GI E

MIS

UR

AZ

ION

I

Mappa dei processi aziendali primari, secondari e trasversali

SEGNALAZIONEDA ASSOCIATI E

CITTADINI

SOPRALLUOGO(Uff. tecnico)

Analisi intervento

Esecuzione dell'intervento da parte di ditta aggiudicataria

CONTROLLI SUI LAVORI

(Uff. tecnico)

INTERVENTO DI MANUTENZIONE

FOSSO

GESTIONE DEL RETICOLO IDROGRAFICO

PROGETTAZIONE, GARA E DIREZIONE LAVORI DI OPERE PUBBLICHE

Valutazione e selezione delle

imprese

Tabella processi per prodotto/servizio

PROCESSI PRIMARI

Processo

Analisi finanziamenti e programmi territoriali per la realizzazione di opereRichieste di enti

Progettazione di opere di ingegneria civile e territoriale,

Gestione gare di appalto

Direzione lavori

Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico

PROCESSI SECONDARI O DI SUPPORTO

Processo

Gestione della documentazione

Direzione: Pianificazione del sistema Comunicazione interna Riesame da parte della direzione Messa a disposizione delle risorse Gestione delle risorse umane Gestione delle infrastrutture Ambiente di lavoro Analisi dei dati Miglioramento

Valutazione dei fornitori

Monitoraggi e misurazioni: Soddisfazione del cliente Audit interni Monitoraggio e misurazione dei processi Monitoraggio e misurazione dei prodotti Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi

Per ogni processo primario

o Sono stabiliti i criteri e i metodi per assicurarne l’efficace funzionamento e controllo.

o Sono fornite risorse e informazioni adeguate a supportarne il funzionamento e il monitoraggio.

o Viene eseguito il monitoraggio, la misurazione e l’analisi.

o Sono individuati ed attuati interventi per conseguire i risultati pianificati e il miglioramentocontinuo.

4.1.14.1.1 Processi affidati all’esternoProcessi affidati all’esterno

Il Consorzio di Bonifica delle Marche affida all’esterno i seguenti servizi:


o Riproduzione e consegna di copie degli elaborati progettuali nello svolgimento dei bandi di garad’appalto per lavori;

o esecuzione di indagini geologiche e geotecniche; rilievi topografici;

o progettazione di alcune opere o parti di esse (ad esempio dighe, ponti e strutture speciali);

o il servizio call center per la raccolta delle segnalazione relative alle manutenzioni ordinarie delreticolo idrografico;

o la gestione operativa delle segnalazioni di manutenzione ordinaria del reticolo idrografico atecnici agronomi e forestali;

o l'esecuzione dei lavori di Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico ad imprese.

In caso di necessità il Consorzio di Bonifica delle Marche può affidare a tecnici esterni incarichi di assistente dicantiere.

Tali attività date in outsourcing sono tenute sotto controllo attraverso:

o la valutazione delle capacità e delle prestazioni del fornitore valutando i curricula e tenendoconto delle attività simili svolte in passato per il Consorzio;

o la definizione puntuale degli aspetti contrattuali, includendo gli aspetti tecnici sia volontari checogenti;

o il controllo quali-quantitativo, da parte del Responsabile Interno del Consorzio, delle prestazionierogate dal fornitore.

4.1.24.1.2 Monitoraggio e misurazione dei processiMonitoraggio e misurazione dei processi

Ogni Capo Settore/Responsabile dei processi (Progettazione, Direzione Lavori e CoordinamentoSicurezza; Gestione Gare; Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico) ha individuato uno o piùindicatori deputati a rivelare la capacità del processo di raggiungere gli obiettivi pianificati ed attesi.

Il Capo Settore si occupa di monitorarli e di promuovere l’adozione di azioni correttive nel caso in cui irisultati pianificati ed attesi non vengono raggiunti.

Tali dati ed informazioni costituiscono elementi in entrata per il riesame della Direzione.

4.24.2 CAMPO DI APPLICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA'CAMPO DI APPLICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA'

Progettazione, gare di appalto e direzione lavori di opere pubbliche. Manutenzione ordinaria del reticoloidrografico. E' riportato anche al precedente § 1.2.

4.34.3 Esclusione di prodotti e serviziEsclusione di prodotti e servizi

Sono esclusi dal campo di applicazione della certificazione secondo la norma ISO 9001:2015 le attività digestione delle dighe e degli impianti per la fornitura di acqua ad uso irriguo.

4.3.14.3.1 Esclusione di requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2015Esclusione di requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2015

Tutti i requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2015 sono applicabili alle attività oggetto della certificazione.


5.5. LEADERSHIPLEADERSHIP

5.15.1 Leadership e impegnoLeadership e impegno

5.1.15.1.1 GeneralitàGeneralità

La Direzione del Consorzio di Bonifica delle Marche:

o comunica al personale, nel corso di riunioni, la necessità di soddisfare:

- i requisiti obbligatori richiesti dalla legislazione applicabile al prodotto servizio erogato;

- i requisiti concordati con il cliente e l’importanza di soddisfarli;

o ha stabilito la politica per la qualità e i conseguenti obiettivi per la Qualità (vedere rispettivamenteanche § 5.3 e 5.4.1).

o riesamina il Sistema di Gestione per la Qualità secondo le modalità definite al § 5.6;

o mette a disposizione risorse adeguate per l’erogazione del prodotto/servizio (vedere ilsuccessivo capitolo 6).

5.1.25.1.2 Focalizzata sul ClienteFocalizzata sul Cliente

La direzione del Consorzio con la collaborazione dei responsabili dei processi del sistema di gestione per laqualità, con la finalità di aumentare la soddisfazione del cliente o dell'utente finale, ha stabilito le modalità per:

o individuare, definire e soddisfare i requisiti del cliente;

o monitorare e misurare i processi di realizzazione del prodotto/servizio;

o verificare e garantire la conformità del prodotto/servizio rispetto ai requisiti definiti;

o analizzare l’efficacia dei processi, individuare ed attuare i possibili miglioramenti di processirealizzativi e prodotti/servizi.

5.25.2 Politica per la QualitàPolitica per la Qualità

La Direzione del Consorzio:

o ha stabilito una Politica per la Qualità nella quale, come richiesto dalla norma UNI EN ISO9001:2015, dichiara

- l'impegno al soddisfacimento dei requisiti ed al miglioramento continuo;

- il modo con cui stabilire e riesaminare periodicamente gli obiettivi per la qualità,misurabili e coerenti con i principi in essa espressi;

o diffonde ed illustra al personale la Politica per la Qualità nel corso di riunioni interne:

o riesamina periodicamente la Politica per la Qualità nel corso dei Riesami del Sistema diGestione per la Qualità ed eventualmente apporta modifiche se necessarie;

o verifica l’attuazione e la comprensione della Politica per la Qualità da parte del personale:

- eseguendo monitoraggi, misurazioni ed analisi su processi e prodotto/servizio;

- nel corso degli audit interni.


5.35.3 Responsabilità, autorità e comunicazioneResponsabilità, autorità e comunicazione

5.3.15.3.1 Responsabilità ed AutoritàResponsabilità ed Autorità

La Direzione ha nominato i responsabili delle differenti aree/funzioni e stabilito le relative autorità mediante unorganigramma ed un mansionario.

Responsabilità, attività da svolgere ed autorità sono state comunicate attraverso la lettera di attribuzione qualificaed inquadramento ed illustrando l’organigramma.

Inoltre le responsabilità e le autorità assegnate per determinate attività e processi sono specificate nelleprocedure documentate.

Si rimanda ai documenti citati per conoscere i dettagli delle disposizioni impartite.

5.3.25.3.2 Rappresentante della Direzione/Responsabile Sistema di Gestione per la Qualità per ilRappresentante della Direzione/Responsabile Sistema di Gestione per la Qualità per ilSistema di Gestione per la QualitàSistema di Gestione per la Qualità

La Direzione svolge direttamente i compiti del Rappresentante della Direzione/Responsabile Sistema di Gestioneper la Qualità.

Essa stessa assume a suo carico la responsabilità di e l’autorità per:

o garantire che i processi necessari per il S.G.Q. siano predisposti, attuati e tenuti aggiornati;

o garantire che tutto il personale abbia consapevolezza dei requisiti del cliente;

Si occupa inoltre di ottenere direttamente informazioni sulle prestazioni del Sistema di Gestione per la Qualità esulle esigenze di miglioramento, avvalendosi all’occorrenza di un consulente esterno.

La nomina del Rappresentante della Direzione/Responsabile Sistema di Gestione per la Qualità vienedocumentata.

6.6. Pianificazione ed obiettivi per la qualitàPianificazione ed obiettivi per la qualitàObiettivi per la QualitàObiettivi per la Qualità

La Direzione stabilisce ed assegna appropriati Obiettivi per la Qualità, compresi quelli relativi ai requisiti delprodotto/servizio, in uscita dal Riesame del Sistema di gestione per la qualità (§ 5.6), per ogni responsabile diprocesso o attività.

Gli obiettivi per la qualità sono correlati alla Politica per la qualità; definiscono il processo/attività e il personaleinteressato; un indicatore per consentirne la misurabilità; la tempistica e la periodicità delle verifiche da effettuareper tenere sotto controllo la possibilità di conseguimento.

Pianificazione del Sistema di Gestione per la QualitàPianificazione del Sistema di Gestione per la Qualità

La Direzione identifica e pianifica le risorse per il raggiungimento degli obbiettivi per la qualità definendo iresponsabili dell’obbiettivo e le strategie da attuare (attività, persone da impiegare, tempi, infrastrutture e lenecessarie risorse finanziarie).

Tale pianificazione viene adeguata in modo da conservare l’integrità e l’efficacia del Sistema di Gestione per laQualità nel caso dovessero insorgere cambiamenti organizzativi e/o normativi aventi impatto sulle attività. Gliadeguamenti necessari da apportare sono decisi nel corso del Riesame di Direzione.


7.7. SUPPORTOSUPPORTO

7.17.1 RisorseRisorse

7.1.17.1.1 RisorseRisorse

La Direzione in collaborazione con i Capi Settore ha individuato (e ne verifica l’adeguatezza almenoannualmente, nel corso del riesame) le risorse necessarie

o da impiegare nell’ambito dei processi del sistema di gestione per la qualità e migliorarlo;

o per accrescere la soddisfazione del cliente rispettando i requisiti del cliente.

7.1.27.1.2 PersonePersone

Il personale del Consorzio che esegue le attività che influenzano la qualità dei servizi forniti è selezionato inconsiderazione di adeguati gradi di istruzione, addestramento, abilità ed esperienza così come definiti seguendole modalità descritte nei successivi paragrafi.

7.1.37.1.3 InfrastrutturaInfrastruttura

Le infrastrutture individuate dalla Direzione per l’erogazione di un servizio conforme ai requisiti stabiliti sono leseguenti:

o locali ad uso ufficio con linee per servizi internet e web,

o attrezzature ed apparecchiature da ufficio compresi computer e software,

o autoveicoli.

I locali sono tenute in buono stato mettendo in atto le usuali attività quali pulizie e manutenzioni programmate enon.

Le attrezzature e le apparecchiature da ufficio, elencate nell’Elenco Attrezzature, comprendono plotter,fotocopiatrici e computer.

I plotter e i computer non sono oggetto di manutenzione programmata ed in caso di guasto il responsabiledell’ufficio provvede a chiamare il centro assistenza. Per quanto riguarda la disponibilità di materiali di consumoquali ad esempio cartucce di inchiostro e toner ogni ufficio si occupa di rifornirsi in modo da averne semprealmeno uno di riserva.

Le fotocopiatrici sono tenute in efficienza da centri assistenza esterni che intervengono eseguendo manutenzioniprogrammate e riparazioni. che vengono chiamati in caso di guasto

I softwares utilizzati per la gestione della contabilità e per la sicurezza nei cantieri sono aggiornati costantementedalle case produttrici con le quali si hanno contratti di assistenza, così da garantirne la conformità rispetto airequisiti di legge.

L’aggiornamento dei softwares per il disegno tecnico (tipo Autocad), per la videoscrittura ed il calcolo (tipo Office)viene deciso dalla Direzione e rappresenta uno degli elementi in uscita dal Riesame del Sistema di Gestione perla Qualità (vedi precedente paragrafo 5.6).

Gestione degli autoveicoliGestione degli autoveicoli

La Direzione assegna gli autoveicoli ai dipendenti o uffici, i quali sono tenuti a tenerli in buono stato ed efficienza.

A tal fine il Responsabile della Gestione Autoveicoli redige per ciascuno di essi un programma di manutenzioneordinaria sul modulo Foglio Macchina.

Ogni assegnatario è responsabile di far eseguire le manutenzioni presso officine selezionate e registrare gliinterventi sul modulo foglio macchina.


Le attività dettagliate sono stabilite nella procedura del sistema qualità “Gestione degli autoveicoli consortili”, allaquale è allegata la modulistica, e che viene distribuita a tutti gli assegnatari.

7.1.47.1.4 Ambiente di per il funzionamento dei processiAmbiente di per il funzionamento dei processi

La Direzione del Consorzio di Bonifica delle Marche predispone e gestisce l’ambiente di lavoro in modo che iservizi e le attività connesse siano conformi ai requisiti stabiliti.

Per questo motivo viene posta attenzione all’adeguatezza delle strutture ed attrezzature utilizzate per garantire leindispensabili condizioni di igiene e sicurezza sul lavoro. Gli operatori si accertano dell’esistenza di tali condizioniprima e durante lo svolgimento delle attività.

7.1.57.1.5 Risorse per il monitoraggio e la misurazioneRisorse per il monitoraggio e la misurazione

Nell’ambito dell’erogazione del servizio di progettazione e direzione lavori viene utilizzata una stazioneappaltante per rilievi topografici che viene controllata semestralmente dai tecnici interni.

In caso di superamento degli intervalli di precisione stabiliti, lo strumento viene inviato per la taraturapresso il laboratorio della casa costruttrice, dotata di uno strumento campione corredato di certificato ditaratura rilasciato da un centro accreditato, quindi con riferibilità metrologica.

Altre apparecchiature per monitoraggi e misurazioni utilizzate sono riconducibili a strumenti di misuralineari (metri e fettucce metriche) e misuratori laser per la misura delle lavorazioni svolte.

Per tutti gli strumenti utilizzati si effettuano controlli prima dell’uso, si fa riferimento alle dichiarazioni delfabbricante in merito alla loro incertezza estesa.

Inoltre sono mantenuti in perfetta efficienza dai vari responsabili ed utilizzatori, mediante:

o un corretto uso;

o una corretta conservazione;

o un’accurata manutenzione;

o controlli periodici.

7.1.67.1.6 Conoscenza organizzativaConoscenza organizzativa

Il personale viene formato dal Rappresentante della Direzione/Responsabile Sistema di Gestione per la Qualitàe/o dai Responsabili dei processi sull’importanza delle attività che svolge e sulle linee da seguire per raggiungeregli obiettivi per la qualità stabiliti.

7.27.2 Competenze del personaleCompetenze del personale

La Direzione del Consorzio di Bonifica delle Marche ha definito nel mansionario le competenze minime che devepossedere il personale rispetto alle attività da svolgere.

Addestramento del personale: Piano di formazione ed addestramento Addestramento del personale: Piano di formazione ed addestramento

Gli interventi da attuare riguardanti la formazione e l’addestramento del personale sono individuati dai CapiSettore ed approvati dalla Direzione in seguito al sorgere della necessità di dotarsi di nuove competenze per losviluppo o il miglioramento del prodotto/servizio derivanti ad esempio da esigenze e richieste del cliente, degliutenti o provenienti dal territorio e da aggiornamenti e modifiche di leggi e norme di settore.

Il Rappresentante della Direzione/Responsabile Sistema di Gestione per la Qualità riporta sul modulo programmagenerale di formazione, che aggiorna man mano che sono si pianificano nuovi interventi.

Ogni intervento di formazione svolto da personale interno sono registrati dal docente stesso sul verbale diformazione.

Se il docente è esterno al Consorzio è tenuto a rilasciare attestati di partecipazione e/o verbali/rapporti diformazione, altrimenti il Rappresentante della Direzione/Responsabile Sistema di Gestione per la Qualità loregistra o da disposizioni per far registrare la lezione sul verbale di formazione interna.


Documentazione delle competenze del personaleDocumentazione delle competenze del personale

Il grado di istruzione, la mansione, la formazione e l’addestramento ricevuto dal personale sono registrati nellascheda di formazione del dipendente dal Responsabile Qualità.

Valutazione dell’efficacia dell’addestramentoValutazione dell’efficacia dell’addestramento

La valutazione dell’efficacia della formazione e/o dell’addestramento viene registrata sul modulo verbale diformazione trascorso un ragionevole periodo di tempo dall’intervento eseguito.

Le attività di formazione ed addestramento del personale sono descritte nella Procedura di Gestione dellaFormazione dei dipendenti alla quale è allegata la relativa modulistica.

7.37.3 ConsapevolezzaConsapevolezza

Il Consorzio forma il proprio personale affinché sia consapevole della politica per la qualità, degli obiettivi per laqualità, del contributo che ognuno può dare per l'efficacia del sistema di gestione per la qualità e i beneficiderivanti dal miglioramento delle prestazioni.

7.47.4 ComunicazioneComunicazione

La Direzione ha definito le modalità per comunicare al personale ed a eventuali altri parti interessate:

o la politica per la qualità,

o i requisiti dei servizi,

o gli obiettivi per la qualità e i risultati raggiunti.

Verifica l’attuazione di quanto definito nel corso degli audit interni.

7.57.5 Gestione della documentazioneGestione della documentazione

Il Sistema di Gestione per la Qualità è documentato:

o Dalla Politica per la qualità;

o Dagli Obiettivi per la Qualità;

o Dal Manuale della Qualità;

o Dalle procedure documentate che descrivono le sequenze, le attività e le risorse da impiegareper i processi del sistema di gestione per la qualità, esterne al Manuale;

o Da documenti di origine esterna (leggi e normative tecniche), ed altri documenti in genere chedefiniscono i requisiti del prodotto/servizio;

o Da documentazione che fornisce evidenza della conformità dei servizi erogati dal Consorzio.

Manuale della QualitàManuale della Qualità

Il Manuale della Qualità include:

o il campo di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità e la giustificazione delleesclusioni;

o i riferimenti alle procedure:

- Gestione dei documenti del sistema di gestione per la qualità;

- Gestione degli Audit Interni

- Gestione delle Non conformità e azioni correttive.


o La descrizione dei processi e le loro interazioni;

o Le procedure che descrivono la sequenza, le attività e le risorse da impiegare relativamente aiprocessi attuati dal Consorzio, rientranti nel campo di applicazione del Sistema.

Gestione della documentazione del Sistema di Gestione per la QualitàGestione della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità

Tale attività viene regolata dalla procedura Gestione della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualitàalla quale si rimanda per conoscerne i dettagli.

In essa sono stabilite le modalità per:

o approvare i documenti prima dell’emissione;

o riesaminarli, aggiornarli e riapprovarli;

o identificarne le modifiche e lo stato di revisione corrente;

o essere sicuri che siano disponibili, nella loro versione in vigore, per chi deve utilizzarli;

o identificare i documenti di origine esterna e distribuirli al personale interessato in manieracontrollata;

o ritirare e sostituire documenti non più validi;

o identificare i documenti non più validi se si ritiene necessaria la loro archiviazione oconservazione.

Le modalità operative per l'identificazione, l'archiviazione, la protezione, la reperibilità, la definizione del tempo diconservazione e l'eliminazione dei documenti del sistema di Gestione per la qualità sono descritte nellaprocedura documentata Gestione della documentazione del sistema di gestione per la qualità alla quale sirimanda.


8.8. ATTIVITA' OPERATIVEATTIVITA' OPERATIVE

8.18.1 Pianificazione e controllo operativiPianificazione e controllo operativi

La Direzione ha individuato i processi di realizzazione dei servizi erogati dal Consorzio di Bonifica delle Marche.

I processi di realizzazione dei servizi sono stati descritti nei diagrammi di flusso relativi alle attività di:Progettazione; Gestione gara; Direzione lavori e nella procedura Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico.Vengono specificati per ogni processo:

o attività (di realizzazione e controllo),

o sequenze ed interazioni delle attività,

o documentazione,

o responsabili, e

o registrazioni da produrre durante ed a completamento dell’attività, in modo da documentarnel’avvenuta esecuzione e controllo, e il relativo esito.

I responsabili dei processi applicano le procedure di cui sopra sviluppandole ed adattandole alle esigenze delsingolo servizio e stabiliscono inoltre i criteri di accettazione affinché il personale responsabile del controllo possadichiarare la conformità o meno di un’attività del servizio.

8.28.2 Requisiti dei serviziRequisiti dei servizi

Clienti del ConsorzioClienti del Consorzio

ProgettazioneProgettazioneClienti del Consorzio e cioè organizzazioni o persone che ricevono o usufruiscono il prodotto-servizio per quantoriguarda il processo di progettazione sono:

o il Consorzio stesso che decide di eseguire determinate opere sulla base di programmazioni efinanziamenti ministeriali e di amministrazioni pubbliche centrali o periferiche (regioni, province);

o Amministrazioni pubbliche locali, che commissionano la progettazione di un’opera;

o La cittadinanza residente nel territorio dove andrà ad essere realizzata l’opera progettata daitecnici del Consorzio.

Il processo di progettazione è descritto nel diagramma di flusso Progettazione.

Gestione GareGestione GareRelativamente a questo processo sono clienti del consorzio:

o Amministrazioni pubbliche locali, che commissionano la gestione di un appalto per laconcessione e l’affidamento di lavori;

o le imprese che partecipano alle gare.

Le diverse fasi del processo di gestione delle gare di appalto sono descritte nelle procedure Gestione Gare.

Direzione LavoriDirezione LavoriLe organizzazioni che usufruiscono del servizio di Direzione Lavori e coordinamento sicurezza in esecuzionesono:

o il Consorzio per la realizzazione di un opera da esso stesso progettata;

o Amministrazioni pubbliche locali che affidano la Direzione Lavori di un’opera pubblica ricadentesul proprio territorio.


Manutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoManutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoTale attività è svolta dal Consorzio sul territorio consortile e costituisce azione strategica e prioritaria attraverso laquale si assicura nel tempo il progressivo miglioramento delle condizioni di sicurezza e della qualità ambientale epaesaggistica del territorio. Per dettagli si rimanda alla procedura Manutenzione Ordinaria del ReticoloIdrografico.

8.2.18.2.1 Comunicazione con il ClienteComunicazione con il Cliente

La Direzione ha stabilito che le comunicazioni con il Cliente volte a:

• Illustrare caratteristiche tecniche del servizio;

• trasmettere informazioni sia relativamente ad aspetti contrattuali che tecnici;

• illustrare l’andamento del servizio, risolvere congiuntamente eventuali problematiche;

• raccogliere segnalazioni, lamentele e reclami;

possono avvenire via call center, fax, posta ordinaria, e-mail oppure telefonicamente o nel corso di riunioni.

In questi ultimi due casi il referente del servizio è tenuto a documentare quanto comunicato al cliente.

8.2.28.2.2 Determinazione dei requisiti dei serviziDeterminazione dei requisiti dei servizi

ProgettazioneProgettazionePer la determinazione dei requisiti del servizio il responsabile dell’ufficio tecnico per ogni opera da progettaredetermina:

o i requisiti dell’opera: dimensioni, materiali, caratteristiche e modalità costruttive, tempistiche direalizzazione.

o la tipologia e caratteristiche degli elaborati, i tempi di progettazione.

o I requisiti richiesti dalIa normativa in materia di lavori pubblici

o i requisiti richiesti dalle norme ambientali ed urbanistiche.

Gestione GareGestione GareI requisiti del servizio sono stabiliti dalla legislazione vigente in materia di appalti pubblici e riguardanol’individuazione:

o Degli elementi contrattuali;

o Dei criteri di selezione degli operatori economici e delle offerte;

o Delle tempistiche tra le diverse fasi procedurali.

Direzione LavoriDirezione LavoriI requisiti del servizio sono stabiliti dalla legislazione vigente in materia di appalti pubblici e sono riportati sulladocumentazione progettuale, il contratto e il capitolato speciale d’appalto.

Manutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoManutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoI requisiti degli interventi di manutenzione da effettuare sui fossi sono definiti dal tecnico nella sua area di gestionea seguito di sopralluogo, e documentati su un computo metrico che indica la tipologia dell'intervento da eseguire,quantità, prezzo unitario e totale. Per dettagli si rimanda alla procedura Manutenzione Ordinaria del ReticoloIdrografico.

8.2.38.2.3 Riesame dei requisiti dei serviziRiesame dei requisiti dei servizi

Progettazione e direzione lavoriProgettazione e direzione lavoriUna volta definiti i requisiti ed acquisiti tutti gli altri elementi necessari il responsabile della progettazione lisottopone a riesame cioè si accerta che siano definiti, esaustivi, tecnicamente validi e che il Consorzio abbia tuttele capacità per soddisfarli, per evitare elaborazioni inutili su informazioni sbagliate o comunque non conformi


all’idea progettuale iniziale. L’evidenza dell’avvenuto riesame è rappresentato dal documento preliminare in cui irequisiti sono definiti e riepilogati, firmato dal responsabile della progettazione. Per quanto riguarda il riesame deirequisiti relativi al servizio di direzione lavori essi sono inclusi tra i requisiti della progettazione e sono riesaminatinel momento in cui si accetta l’incarico di direzione lavori e successivamente prima di dar l’avvio alle procedure diconsegna dei lavori alla ditta appaltatrice.

Gestione GareGestione GareIl responsabile della Gestione gare si accerta di aver determinato tutti i requisiti della gara di appalto verificandoper ognuno di essi la completezza e l’idoneità, a fronte dei riferimenti normativi applicabili.

L’evidenza dell’avvenuto riesame è rappresentato dal documento istruttorio, dalla proposta e dal parerefavorevole della Direzione generale per l’adozione del decreto avente per oggetto l’autorizzazione a contrarre.

Manutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoManutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoI requisiti degli interventi di manutenzione da effettuare sono riesaminati dal Supervisore Comprensoriale.

Modifiche dei requisitiModifiche dei requisiti

Nel caso in cui intervengano cambiamenti dei requisiti stabiliti, viene effettuato un nuovo riesame con lo scopo diverificare e valutare le modifiche, sia tecniche che economiche.

8.38.3 Progettazione e sviluppo dei serviziProgettazione e sviluppo dei servizi

Il requisito 8.3 della norma UNI EN ISO 9001:2015 “Progettazione e sviluppo di prodotti e servizi” è applicabile alprocesso di progettazione di nuove opere, non è applicabile al processo di Gestione Gare, Direzione Lavori eManutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico.

Per maggiori dettagli operativi del processo in questione si rimanda alle procedure:

Progettazione Opere

Gestione dei documenti informatici e cartacei nelle attività di progettazione

Gestione dei tecnici esterni.

8.3.18.3.1 Pianificazione della progettazione e dello sviluppo dei serviziPianificazione della progettazione e dello sviluppo dei servizi

Per ogni progetto il responsabile della progettazione prepara una pianificazione in cui definisce:

o I dati ed i requisiti di base

o I mezzi da utilizzare

o Il gruppo di progettazione

o L’elenco delle attività da svolgere riportate in ordine sequenziale con le relative tempistiche diogni singola attività.

Detta pianificazione viene descritta sul documento Piano della Progettazione che diviene il mezzo principale digestione e comunicazione tra le diverse entità che intervengono nel progetto. Questo documento va tenutoaggiornato con l’evolvere della progettazione, ad ogni completamento di attività ed a seguito di eventualimodifiche dello stesso.

8.3.28.3.2 Elementi in ingresso alla progettazione e sviluppoElementi in ingresso alla progettazione e sviluppo

All’inizio delle attività il responsabile della progettazione coadiuvato anche dagli altri componenti del gruppodi progettazione si accerta di aver tradotto in requisiti tecnici, e che gli stessi siano applicabili e congrui conle prescrizioni legali e normative vigenti.

Gli elementi in ingresso generalmente consistono in normativa di riferimento, regolamenti e delibere,planimetrie, fogli catastali, schede di rilevazione e rilievi fotografici, tempistica di progettazione edinformazioni derivanti da progetti similari già redatti.

Tale documentazione può essere conservata in forma cartacea o elettronica.


8.3.38.3.3 Elementi in uscita dalla progettazione e sviluppoElementi in uscita dalla progettazione e sviluppo

Gli elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo sono rappresentati da elaborati progettuali chevariano a seconda del livello di progettazione e sono specificati nella procedura Progettazione erispecchiano le prescrizioni della legislazione vigente in merito alla progettazione di opere pubbliche.

Tutta gli elaborati progettuali riportano la data di emissione e la firma del progettista.

8.3.48.3.4 Riesame della progettazione e dello sviluppoRiesame della progettazione e dello sviluppo

All’inizio di ogni singola attività o fase di progettazione il responsabile della progettazione esegue unriesame dei dati di cui dispone per verificare che essi siano congruenti con i requisiti richiesti e con quelli inuscita dalla fase precedente, nonché sufficienti per una corretta conduzione delle attività. In caso discostamenti comunica con gli altri componenti del gruppo di progettazione per la risoluzione del problemae il ripristino delle condizioni ottimali, eventualmente, se necessarie apportando modifiche allaprogettazione.

Ai riesami possono essere chiamati anche progettisti esterni, chiamati a sviluppare parti specialistiche e icui risultati incidono sulla qualità del progetto.

Il responsabile della progettazione presiede alle riunioni di riesame e riporta le risultanze delle attività diriesame in verbali sottoscritti da tutti i partecipanti.

8.3.58.3.5 Verifiche della progettazione e sviluppoVerifiche della progettazione e sviluppo

Al completamento di determinate fasi il responsabile della progettazione esegue delle verifiche di tipotecnico sui risultati della progettazione in uscita da quella fase, prima di procedere nella fase successiva,mediante l’elaborazione di calcoli alternativi e/o confronto di soluzioni già applicate in progetti simili.

Le risultanze delle attività di verifica sono documentate (verbale di riunione).

8.3.68.3.6 Validazione della progettazione e sviluppoValidazione della progettazione e sviluppo

La attività di validazione vengono eseguite prima della consegna e dell’utilizzazione dell’opera e coincidonocon le visite collaudo in corso d’opera, il collaudo statico delle strutture e con il collaudo finale.

Tali attività sono documentate sui relativi verbali e dal certificato di collaudo finale sottoscritti daipartecipanti.

8.3.78.3.7 Tenuta sotto controllo delle modifiche alla progettazione e sviluppoTenuta sotto controllo delle modifiche alla progettazione e sviluppo

Le necessità di modifiche della progettazione e sviluppo possono essere richieste dall’evolversi dellaprogettazione o originarsi nel corso della realizzazione dell’opera.

Per quanto riguarda le varianti in corso d’opera esse sono regolamentate dalla legislazione vigente inmateria di opere pubbliche e sono ammesse solo in caso di nuove esigenze derivanti da:

o sopravvenute disposizioni legislative e regolamentari;

o cause impreviste e imprevedibili;

o possibilità di usare materiali e tecnologie non esistenti al momento della progettazione e chepossono determinare miglioramenti della qualità dell’opera senza produrre aumenti di costi;

o per la presenza di eventi inerenti alla natura e alla specificità dei beni sui quali si intervieneverificatisi in corso d'opera, o di rinvenimenti imprevisti o non prevedibili nella fase progettuale;

o per il manifestarsi di errori o di omissioni del progetto esecutivo che pregiudicano, in tutto o inparte, la realizzazione dell'opera ovvero la sua utilizzazione;

o in altri casi previsti dalla normativa vigente, alla quale si fa ulteriore riferimento al riguardo.

In ogni caso tutte le necessità di modifiche devono essere identificate, riesaminate, e documentate.Pertanto costituiscono e devono essere trattate come elemento in ingresso della progettazione (vedisopra).


Nel riesame delle modifiche della progettazione è anche valutato l’effetto che tali modifiche avranno sullealtre parti dell’intero lavoro. I risultati del riesame delle modifiche della progettazione e dello sviluppo sonodocumentati e trattati in accordo al § 4.2.4 del presente Manuale.

8.48.4 Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall'esternoControllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall'esterno


In generale gli approvvigionamenti sono relativi a:

o servizio di riproduzione e consegna di copie degli elaborati progettuali nello svolgimento deibandi di gara d’appalto per lavori;

o esecuzione di indagini geologiche e geotecniche; rilievi topografici;

o progettazione di alcune opere o parti di esse (ad esempio dighe, ponti e strutture speciali);

o il servizio call center per la raccolta delle segnalazione relative alle manutenzioni ordinarie delreticolo idrografico;

o la gestione operativa delle segnalazioni di manutenzione ordinaria del reticolo idrografico;

o l'esecuzione dei lavori di Manutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico;

o servizi di assistenza hardware e software;

o attrezzature per ufficio e relativa assistenza.

La valutazione e la selezione dei fornitori viene eseguita come descritto di seguito al paragrafo corrispondente.

Le attività di acquisizione mezzi e beni strumentali che comportano investimenti rilevanti sono gestiti dallaDirezione Generale con l’ausilio dei responsabili di funzione interessati, mentre l’acquisizione di materiali diconsumo sono curate dall’ufficio segreteria di ciascuna sede.

Progettazione e direzione lavoriProgettazione e direzione lavoriNell’ambito del processo di progettazione il Consorzio si avvale dei servizi erogati da professionisti peresecuzione di indagini geologiche e per la progettazione di alcune opere o parti di esse (ad esempio dighe e pontie strutture speciali). La scelta viene fatta sulla base di precedenti esperienze dimostrate e successivamente sullaprovata esperienza di valida collaborazione. Per maggiori dettagli si rimanda alla procedura Gestione dei tecniciesterni.

Gestione GareGestione GarePer lo svolgimento del processo il Consorzio si avvale di copisterie che riproducono e vendono gli elaboratiprogettuali ai concorrenti. La valutazione e la selezione del fornitore viene eseguita come descritto di seguito alparagrafo corrispondente.

Manutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoManutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoPer le manutenzioni dei fossi ci si avvale: di tecnici esterni responsabili per zona territoriale che eseguono lerilevazioni iniziali e il controllo dei lavori; di imprese agricole o edili che eseguono i lavori valutate e selezionate.

Valutazione e selezione dei fornitoriValutazione e selezione dei fornitori

La valutazione e selezione dei fornitori viene eseguita sulle prestazioni che hanno influenza diretta sullaqualità dei servizio del Consorzio di Bonifica delle Marche.

I fornitori storici sono valutati in prima istanza sulla base dello standard di prestazione che hanno dimostrato neltempo.

Nuovi fornitoriNuovi fornitori


Nel caso di nuovi fornitori ci si basa principalmente sulla esperienza (valutazione curriculum) allo scopo diaccertare la capacità di soddisfare specifici requisiti. La valutazione viene completata di seguito al termineo durante la erogazione del servizi.

Per la registrazione dell’esito delle valutazioni ci si avvale di un elenco fornitori selezionati nel quale sonospecificati gli aspetti da prendere in considerazione ed i criteri di valutazione.

Monitoraggio dei Fornitori Qualificati e Registrazioni delle NCMonitoraggio dei Fornitori Qualificati e Registrazioni delle NC

Dal momento in cui il fornitore risulta idoneo ogni non conformità relativa alle singole forniture, di prodotti o diservizi, viene richiamata sull’elenco dei fornitori.

Un fornitore viene escluso dai fornitori selezionati quando, secondo i criteri di valutazione stabiliti, risulta nonidoneo.

L’aggiornamento della valutazione viene eseguito almeno annualmente.

8.4.28.4.2 Verifica dei prodotti approvvigionatiVerifica dei prodotti approvvigionati

ProgettazioneProgettazioneNei casi in cui si affida ad un professionista o ad uno studio di progettazione il responsabile dell’ufficio tecnico oun suo delegato può esaminare, anche presso la sede del fornitore, lo stato di avanzamento del lavoro e i risultatigià prodotti, per verificarne la congruenza con la pianificazione di progetto e con gli standard di qualità delConsorzio.

Gestione GareGestione GareLe verifiche sul servizio fornito dalle copisterie sono condotte controllando la qualità delle riproduzioni e letempistiche di erogazione del servizio ogni volta che ci si rivolge al fornitore e nel rispetto dei requisiti stabiliti negliaccordi contrattuali.

Il risultato delle verifiche e delle valutazioni condotte determina la scelta o meno del fornitore così come descrittonella procedura sopra descritte.

Manutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoManutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoDurante ed al termine dei lavori di manutenzione i tecnici eseguono sopralluoghi e rilievi fotografici per la verificadel rispetto dei requisiti stabiliti delle lavorazioni.

8.4.38.4.3 Informazioni ai fornitori esterniInformazioni ai fornitori esterni

ProgettazioneProgettazioneI rapporti con professionisti e consulenti sono regolati da contratti o convenzioni. I requisiti vengono specificati divolta in volta sul contratto e controllati per assicurarsi dell’adeguatezza dei requisiti stessi prima dell’inoltro alfornitore.

Gestione GareGestione GareIl fornitore emette un’offerta economica che viene valutata ed in caso di esito positivo accettata dalla DirezioneGenerale dopo aver ascoltato il parere del responsabile dell’ufficio progettazione del Consorzio.

Manutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoManutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoI requisiti relativi ai lavori da eseguire da parte delle imprese sono definiti nell'affidamento di incarico, riesaminati econtrofirmati dal rappresentante del Consorzio e dall'impresa.

Con i tecnici agronomi e forestali esterni vengono stipulate convenzioni in cui sono specificati i requisiti dellaprestazioni, riesaminati e controfirmati dal rappresentante del Consorzio e dal Tecnico.

8.58.5 Erogazione dei serviziErogazione dei servizi

8.5.18.5.1 Controllo delle attività di erogazione dei serviziControllo delle attività di erogazione dei servizi

Gestione GareGestione GarePer tenere sotto controllo il corretto svolgimento della gara il responsabile della gestione gare pianifica, in accordoai requisiti ed ai termini stabiliti dalla legislazione vigente in materia di appalti pubblici, le attività da svolgere perportare a compimento il servizio e giungere alla stipula del contratto con l’aggiudicatario.


La scheda di controllo gara riporta le attività in sequenza, e per ciascuna di esse le tempistiche previste edeffettive. Man mano che le attività vengono completate la scheda viene aggiornata e annotando le tempisticheeffettive.

Direzione LavoriDirezione LavoriLa Direzione Lavori svolge le attività di seguito elencate nel rispetto delle prescrizioni stabilite dalla legislazionevigente in materia di lavori pubblici:

o Verifica che i lavori cui è preposto siano eseguiti a regola d’arte ed in conformità al progetto e alcontratto;

o Verifica del rispetto della normativa vigente in materia di sicurezza degli ambienti di lavoro e deilavoratori;

o Esegue la contabilità dei lavori

o Esegue il collaudo dei lavori.

La Direzione lavori pianifica l’avanzamento delle opere e attraverso l’assistente che è presente durante lelavorazioni tiene sotto controllo lo stato di avanzamento dell’opera provvedendo a tenere aggiornato il cronoprogramma ed il giornale dei lavori.

Inoltre attraverso l’assistente alla direzione lavori:

o controlla la regolare esecuzione dei lavori con riguardo ai disegni ed al capitolato specialed’appalto ed alle specifiche tecniche contrattuali;

o rileva le eventuali non conformità relativamente a lavorazioni e materiali avvisando il Direttoredei Lavori e proponendo i necessari interventi correttivi;

o assiste i collaudatori nell'espletamento delle operazioni di collaudo;

o controlla, quando svolge anche le funzioni di coordinatore per l’esecuzione dei lavori, che sianoseguite tutte le procedure relativamente alla sicurezza in cantiere ed il rispetto dei piani disicurezza;

o collabora alla tenuta dei libri contabili e predispone gli atti contabili quando siano stati incaricatidal direttore dei lavori.

Il Direttore dei Lavori svolge le funzioni di coordinatore per l’esecuzione dei lavori previste dalla vigente normativasulla sicurezza nei cantieri pertanto tiene sotto controllo tale aspetto attuando le seguenti attività:

o verifica la presenza e l’adeguatezza della documentazione inerente la sicurezza in cantiere chele ditte esecutrici sono tenute a presentare, anche a seguito di eventuali modifiche;

o verifica l'applicazione, da parte delle imprese esecutrici e dei lavoratori autonomi, delledisposizioni loro pertinenti contenute nel piano di sicurezza e di coordinamento e la correttaapplicazione delle relative procedure di lavoro.

Le attività di Direzione Lavori e Coordinamento della Sicurezza in esecuzione sono schematizzate neldiagramma di flusso Direzione Lavori.

Il Direttore dei Lavori e i suoi assistenti curano l’aggiornamento e la corretta circolazione di tutta ladocumentazione di riferimento.

Manutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoManutenzione Ordinaria del Reticolo IdrograficoGli interventi di vigilanza sono programmati suddividendo il territorio consortile per zone ed assegnando ognizona ad un tecnico. Gli interventi di manutenzione vengono svolti a seguito della vigilanza effettuata o disegnalazioni ricevute da residenti o consorziati. Il tecnico di zona esegue i sopralluoghi riportando dati edocumentazione fotografica per la definizione dei requisiti degli interventi. Per dettagli si rimanda alla proceduraManutenzione Ordinaria del Reticolo Idrografico.


Validazione dei processi di erogazione del servizioValidazione dei processi di erogazione del servizio

I processi erogati dal Consorzio non sono considerati speciali in quanto il risultato finale può essereverificato da attività di misurazione e monitoraggio ed eventuali non conformità possono quindi essereevidenziate già nel corso di svolgimento dei servizi.

I processi attuati dal Consorzio sono regolati dalla legislazione cogente in materia che prescrive gliadempimenti da ottemperare affinché i risultati finali siano validi. Le relative attività sono quindi pianificate econdotte nel rispetto delle procedure stabilite per legge ed anche il personale che le svolge èadeguatamente qualificato e competente; anche le infrastrutture utilizzate sono idonee allo scopo.

Pertanto si ritiene non applicabile il requisito 7.5.2 della norma UNI EN ISO 9001:2015.

8.5.28.5.2 Identificazione e rintracciabilitàIdentificazione e rintracciabilità

I servizi erogati sono identificati dal nome e dalla descrizione, e nel caso della progettazione e direzionelavori anche dal codice del progetto.

Data la natura del servizio la rintracciabilità è un requisito implicito: su tutti i documenti prodotti sonoriportate date di emissione o di realizzazione pertanto sempre rintracciabili.

8.5.38.5.3 Proprietà dei clienti o ai fornitori esterniProprietà dei clienti o ai fornitori esterni

Il Consorzio utilizza beni e proprietà del Cliente o al fornitore esterno nell’erogazione dei suoi serviziquando acquisisce documenti ed elaborati progettuali di altre amministrazioni. I responsabili dei processiinteressati verificano tali documenti e comunicano al cliente eventuali carenze.

In caso di danneggiamento e/o di smarrimento dei beni forniti dal Cliente o del fornitore esterno ilresponsabile del processo d comunica al cliente il problema e cerca di giungere ad accordi per larisoluzione. Anche in questo caso il problema e le azioni poste in essere sono registrate e conservatesecondo i criteri stabiliti al § 4.2.4 del presente Manuale.

8.5.48.5.4 PreservazionePreservazione

Data la natura dell’attività svolta dal Consorzio di Bonifica delle Marche si può parlare di conservazionesolo per quanto riguarda la documentazione prodotta nel corso della realizzazione dei servizi. Essa vieneidentificata e conservata in archivio e/o su sistema informatico aziendale.

8.5.58.5.5 Monitoraggi e misurazioni dei serviziMonitoraggi e misurazioni dei servizi

Le attività di produzione ed erogazione dei servizi vengono monitorate e registrate secondo quanto deciso in fasedi pianificazione, per una valutazione del risultato complessivo delle attività condotta rispetto allo scostamento trapianificato ed effettivo di tempi di realizzazione e alle problematiche verificatesi. Tali valutazioni rappresentanoanch’esse elemento in ingresso del riesame del sistema di gestione per la qualità da parte della direzione ehanno la finalità di individuare spunti per il miglioramento.


9.9. VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONIVALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI

9.19.1 MONITORAGGIO, MISURAZIONI, ANALISI E VALUTAZIONEMONITORAGGIO, MISURAZIONI, ANALISI E VALUTAZIONE


Il Consorzio di Bonifica delle Marche pianifica ed attua i processi di monitoraggio, di misurazione, di analisie di miglioramento necessari a:

o Dimostrare la conformità dei servizi ai requisiti stabiliti,

o Assicurare la conformità del Sistema di Gestione per la Qualità,

o Migliorare in modo continuo la efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità.

E’ quindi istituito un sistema di raccolta e analisi di una serie di parametri indicatori, la cui analisi consentedi capire e valutare il raggiungimento degli obiettivi. A seguito di questa analisi possono essere individuateazioni di miglioramento.

9.1.29.1.2 Soddisfazione del ClienteSoddisfazione del Cliente

Le informazioni sulla soddisfazione del cliente sono raccolte attraverso sondaggi presso gli utenti delConsorzio di Bonifica delle Marche e utilizzo di indicatori dei processi interni quali ad esempio reclami enon conformità. Le informazioni e i dati così ottenuti rappresentano uno degli elementi in ingresso alriesame del sistema di gestione per la qualità, sono analizzate con la finalità di individuare spunti per ilmiglioramento. (vedere § 5.6 e 8.4).

9.1.39.1.3 Analisi dei DatiAnalisi dei Dati

Le attività di monitoraggio e misurazione delle prestazioni di cui ai punti precedenti sono volte adalimentare le analisi condotte dalla Direzione. Esse in particolare mirano ad acquisire elementi divalutazione su:

o Grado di soddisfazione del cliente/utente;

o Risultati in termini di efficacia ed efficienza dei processi di produzione dei servizi;

o Prestazioni dei fornitori.

Nelle analisi di tendenza degli indicatori e nelle statistiche sono utilizzati fogli di raccolta dati, diagrammi edistogrammi.

9.29.2 Audit internoAudit interno

Il sistema di gestione per la qualità viene sottoposto a verifiche ispettive periodiche, pianificate emetodiche, per valutare la sua conformità alla normativa applicabile e il livello di implementazione. Leverifiche (audit interni) sono condotte e registrate secondo la procedura Gestione degli Audit interni dapersonale esterno qualificato indipendente dalle attività verificate.

9.39.3 Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità da parte del verticeRiesame del Sistema di Gestione per la Qualità da parte del verticedell’organizzazionedell’organizzazione


La Direzione riesamina almeno una volta l’anno il Sistema di Gestione per la Qualità con la finalità di garantirne lasua continua idoneità, adeguatezza ed efficacia.

Nel corso del riesame vengono sempre eseguite valutazioni relative a:

alle possibilità di miglioramento;

alle esigenze di apportare modifiche al Sistema di Gestione per la Qualità, incluso la politica e gli obiettivi per laqualità.


9.3.29.3.2 Elementi in Ingresso per il RiesameElementi in Ingresso per il Riesame

Nei riesami la Direzione prende in considerazione i seguenti elementi della Direzione ha come informazionid’ingresso per il controllo e la valutazione del Sistema di Gestione per la Qualità:

I risultati degli audit interni;

I risultati degli audit esterni;

Le informazioni di ritorno da parte del Cliente (reclami e soddisfazione del cliente, altre informazioni provenientidal Cliente raccolte in campo, ecc.);

I risultati delle attività di

verifica del raggiungimento degli obiettivi per la qualità

misurazione e monitoraggio dei processi;

misurazione e monitoraggio del prodotto/servizio e delle relative non conformità riscontrate;

Lo stato delle azioni correttive e preventive;

Lo stato delle azioni scaturite da precedenti riesami da parte della Direzione;

Il verificarsi di eventuali cambiamenti normativi che potrebbero avere effetti e richiedere modifiche del Sistema diGestione per la Qualità;

Eventuali cambiamenti organizzativi e/o strutturali dei processi e/o dei prodotti/servizi aziendali che potrebberoavere effetti e richiedere modifiche del Sistema di Gestione per la Qualità;

Idee e suggerimenti per il miglioramento.

Tali informazioni vengono raccolte dal Rappresentante della Direzione/Responsabile Sistema di Gestione per laQualità.

9.3.39.3.3 Elementi in uscita del RiesameElementi in uscita del Riesame

Nel corso dell’attività di riesame del Sistema di Gestione per la Qualità la Direzione analizza gli elementi iningresso di cui sopra e decide le azioni volte:

Al miglioramento dell’efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità e dei suoi processi;

Al miglioramento del prodotto/servizio rispetto ai requisiti del cliente;

Alla necessità di risorse per garantire la conformità del prodotto/servizio o per il suo miglioramento.

Gli elementi in ingresso ed in uscita del Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità da parte della Direzione,sono registrati secondo la procedura gestione della documentazione.


10.10. MiglioramentoMiglioramento10.1.110.1.1 Miglioramento ContinuoMiglioramento Continuo

La pianificazione del miglioramento è tra i compiti principali della Direzione Generale e si traduce nella definizionedi una Politica per la qualità e nello stabilire conseguentemente degli obiettivi (Obiettivi per la Qualità),rappresentati da indicatori misurabili, le relative strategie attuative e risorse necessarie.

Il rispetto della pianificazione è assicurato dal monitoraggio e dalla misurazione dei processi, eseguito in modosistematico e formale da tutto il personale. Ognuno è tenuto ad interrompere ogni attività o relativo prodotto nonconforme, richiedere l’intervento del responsabile dell’ufficio/processo, per la definizione delle azioni per larisoluzione immediata del problema e, se ritenuto quest’ultimo significativo, la rimozione delle cause che lohanno determinato (vedi anche paragrafo successivo e procedura Gestione delle Non conformità e azionicorrettive).

10.210.2 Non conformità e Azioni correttiveNon conformità e Azioni correttive

Per la tenuta sotto controllo delle non conformità è stata predisposta la procedura Gestione delle Nonconformità e azioni correttive alla quale si rimanda per conoscerne i dettagli.

Generalmente possibili non conformità possono scaturire da:

o attività non rispondenti a quanto stabilito nelle procedure e nella pianificazione dei servizi;

o non conformità del Sistema di Gestione per la Qualità rispetto alla norma UNI EN ISO9001:2015 e/o di applicazione dello stesso rilevate nella esecuzione degli audit interni;

o anomalie, segnalazioni e reclami dei clienti;

prodotti e servizi acquistati che risultassero non conformi ai requisiti specificati.

La gestione delle azioni correttive è fondamentale per l’effettivo miglioramento del Sistema di Gestione delConsorzio. Le modalità per la gestione delle azioni correttive sono descritte nella procedura Gestione delle Nonconformità e azioni correttive. Le azioni correttive scaturiscono dall’analisi dell’importanza delle non conformitàverificatesi e del grado di rischio che ne consegue. In generale quindi, non è sempre richiesta l’effettuazione diazioni correttive a fronte di situazioni non conformi a meno che queste siano relative a:

o Audit interni;

o Reclami del Cliente.

10.310.3 Miglioramento ContinuoMiglioramento Continuo

La pianificazione del miglioramento è tra i compiti principali della Direzione Generale e si traduce nella definizionedi una Politica per la qualità e nello stabilire conseguentemente degli obiettivi (Obiettivi per la Qualità),rappresentati da indicatori misurabili, le relative strategie attuative e risorse necessarie.

Il rispetto della pianificazione è assicurato dal monitoraggio e dalla misurazione dei processi, eseguito in modosistematico e formale da tutto il personale. Ognuno è tenuto ad interrompere ogni attività o relativo prodotto nonconforme, richiedere l’intervento del responsabile dell’ufficio/processo, per la definizione delle azioni per larisoluzione immediata del problema e, se ritenuto quest’ultimo significativo, la rimozione delle cause che lohanno determinato (vedi anche paragrafo successivo e procedura Gestione delle Non conformità e azionicorrettive).


Revisioni del Manuale del Sistema di Gestione per la QualitàRevisioni del Manuale del Sistema di Gestione per la Qualità

Indice diedizione erevisione

Data Descrizione ModificaParagrafo del Manuale

della Qualità

2.0 14/02/2017Adeguamento generale alla norma UNI EN ISO

9001:2015-


MANUALE DELL’OPERATORE CALL CENTER DELLA PIATTAFORMA MANUTENZIONE ORDINARIE

• Come inserire una nuova segnalazione

Inserire una nuova segnalazione solo se il segnalatore è disposto a fornire i seguenti dati: nome, cognome e numero di telefono.

Inserire sempre, dove disponibile l’indirizzo mail.

Nel caso in cui il segnalatore è un comune inserire nella casella COGNOME Comune di …. NOME nome e cognome del tecnico referente.

Nel caso in cui il segnalatore è un privato proprietario di un’azienda agricola non è necessario inserirlo nelle caselle relative a cognome e nome. Evitare di inserire nelle caselle nome e cognome ulteriori informazioni non necessarie. L’inserimento di ulteriori dati non necessari nelle caselle nome e cognome non consente la ricerca in archivio della segnalazione.

• Quando inserire il sollecito

Il sollecito serve ad inviare in automatico una mail al tecnico incaricato che deve verificare la segnalazione. Il sollecito va inserito quando la segnalazione si trova allo stato di presa in carico, sopralluogo eseguito e lavori assegnabili.

• Quando inserire il reclamo

Il reclamo serve a notificare al supervisore comprensoriale la necessità di verifica della pratica da parte del segnalatore. Il reclamo fondato va inserito quando la segnalazione si trova allo stato di lavori assegnati, lavori eseguiti, lavori verificati, lavori vistati e chiusa, ovvero gli stati della pratica quando l’intervento viene eseguito. Il reclamo va inserito anche quando è necessario verificare la

mancanza di intervento, quindi di pratiche allo stato di da non fare:proposta, da non fare:verificata, da non fare:chiusa e chiusa revocata.

• Come chiudere le segnalazioni

La chiusura delle segnalazioni prevede la chiamata al segnalatore compilando i dati relativi alla soddisfazione del cliente.

Utilizzare la voce di chiusura: “Segnalatore informato sull’intervento tramite l’invio della lettera d’incarico” quando la segnalazione è stata effettuata da un ente pubblico, comune o provincia.

Quando il segnalatore non è rintracciabile selezionare la voce di chiusura: “Chiusura d’ufficio: perché impossibile contattare il segnalatore”

MANUALE DELL’OPERATORE PROTOCOLLISTA DELLA PIATTAFORMA MANUTENZIONE ORDINARIE

La figura del tecnico protocollista serve allo smistamento dei documenti relativi alle pratiche delle segnalazioni sia in uscita che in entrata. Nella pagina di riferimento dell’utente protocollista abbiamo l’elenco di tutti i documenti in uscita relativi alle

singole pratiche, che una volta passati al protocollo dell’ente vanno protocollati in piattaforma inserendo con

il tasto “protocolla” il numero del protocollo ente (numero protocollo DMS) mittente e data.

Le pratiche vengono visualizzate con colori diverse secondo la provincia di appartenenza, verde Provincia di

Ancona, azzurro Provincia di Ascoli Piceno, arancione Provincia di Fermo, rosa Provincia di Macerata e giallo

le pratiche della Provincia di Pesaro.

Nel tasto in alto a sinistra “Carica Nuovo Documento” invece è possibile inserire i documenti in entrata. Nella finestra “Carica Nuovo Documento” è possibile riportare il numero pratica, o più numeri pratiche (separati da virgola), dove caricare l’autorizzazione. Una volta scelte le pratiche si inserisce la tipologia documento, secondo quanto riportato di seguito, e la descrizione documento che riporta l’oggetto dell’autorizzazione. Per ogni pratica indicata verrà riportato nell’elenco dei documenti da protocollare la retaiva stringa su cui

riportare tramite il tasto “Protocolla” gli estremi del protocollo ente mittente.

Le tipologie di documenti sono diverse:

AUTORIZZAZIONE IDRAULICA L’autorizzazione è necessaria per i lavori nelle aste pubbliche (doppia linea continua su livello particelle). Nel caso di attivazione della Convenzione con la Regione Marche per l’autorizzazione unica annuale fare riferimento al reticolo riportato in blu elettrico denominato “Acque Fuori Convenzione”. Le richieste d’autorizzazione idraulica vengono inviate ogniqualvolta se ne accumulano almeno 5 per ogni P.F. SERVIZIO TUTELA, GESTIONE E ASSETTO DEL TERRITORIO di ogni provincia, al seguente link è possibile recuperare i recapiti dei singoli servizi: http://www.regione.marche.it/Regione-Utile/Paesaggio-Territorio-Urbanistica-Genio-Civile/Genio-civile/Sorveglianza-idraulica#Contatti Le richieste d’autorizzazione idraulica sono composte da: -lettera d’accompagno; -modello di richiesta; -ricevuta di pagamento diritti di segreteria; -documento d’identità del richiedente; -assolvimento imposta di bollo; -modello richiesta e relativa documentazione fotografica e mappale (per ogni segnalazione); Nel caso specifico di un’autorizzazione in entrata che comprende anche una richiesta di integrazioni caricare

il documento in entrata distinguendolo in una caso come autorizzazione e nell’altro come autorizzazione o

altro documento da protocollare.

AUTORIZZAZIONE ABBATTIMENTO SPECIE PROTETTA Le richieste di abbattimento specie protette vanno redatte secondo i moduli degli enti gestori, scaricabili dai siti istituzionali dei comuni o delle ex comunità montane, se dai comuni delegate a svolgere tale attività. La richiesta caricata dal tecnico in formato word dovrà essere compilata nelle parti mancanti, dati del legale

rappresentante, e di tutta la documentazione necessaria alla richiesta (mappe e foto).

AUTORIZZAZIONE AREA PROTETTA/SIC-ZPS Le richieste di autorizzazione area protetta vanno redatte secondo i moduli degli enti gestori, scaricabili dai siti istituzionali e compilabili dai tecnici per la parte tecnica e dal protocollista per i dati relativi all’ente. Le richieste di previnca invece sono compilate ad opera dei tecnici agronomi e caricate in piattaforma complete di firma e timbro dell’ordine, su modello semplificato redatto dalla regione. Alla richiesta vanno allegate foto e mappe.

http://www.regione.marche.it/Regione-Utile/Paesaggio-Territorio-Urbanistica-Genio-Civile/Genio-civile/Sorveglianza-idraulica#Contatti

http://www.regione.marche.it/Regione-Utile/Paesaggio-Territorio-Urbanistica-Genio-Civile/Genio-civile/Sorveglianza-idraulica#Contatti

AUTORIZZAZIONE O ALTRO DOCUMENTO DA PROTOCOLLARE Questa tipologia viene utilizzata per tutti i documenti con protocollo che non rientrano nei casi descritti. LETTERA D’INCARICO Il documento lettera d’incarico è presente solo in uscita va corredato della mappa al 10.000 e protocollato

(DMS). L’incarico viene generato dal tecnico incaricato. Se si nota qualche errore avvertire il tecnico e il

relativo supervisore. Se necessario riportare la segnalazione allo stato di sopralluogo eseguito contattare

amm.re della piattaforma.

REVOCA INCARICO Il documento lettera d’incarico è presente solo in uscita va protocollato (DMS). La revoca viene generata dal

supervisore dietro richiesta del tecnico.

ORDINANZA Il documento va semplicemente caricato in entrata riportando il numero di protocollo. ORGANIZZAZIONE CARTELLE

All’interno della cartella 001-PROTOCOLLO 2018 le cartelle principali saranno suddivise per PROVINCIA.

Inoltre, di volta in volta, si andrà a compilare un file Excel nel quale si terranno sempre aggiornati i documenti

che entrano ed escono dal protocollo, in modo da avere sempre sotto controllo lo stato delle cose.

Dopodichè, all’interno di ogni cartella, troviamo delle sottocartelle in base alla tipologia di documento (es.

abbattimento specie protette, autorizzazioni idrauliche).

All’interno della sottocartella “ABBATTIMENTO SPECIE PROTETTE” troviamo:

01-MODELLI VUOTI_questa cartella contiene i modelli vuoti, compilati solo nella sezione riguardante il

Consorzio, che possono essere riempiti di volta in volta con i dati necessari alla richiesta.

02-RICHIESTE-AUTORIZZAZIONI_ in questa sezione andremo ad organizzare le cartelle in base al n° di

segnalazione. Successivamente, all’interno della cartella, verranno inseriti tutti i documenti, in entrata e in

uscita, che riguardano la segnalazione in oggetto.

03-COMUNICAZIONI_anche qui le cartelle verranno suddivise per n° di segnalazione

All’interno della sottocartella “AUTORIZZAZIONI IDRAULICHE” troviamo:

01-RICHIESTE AUTORIZZAZIONI_le cartelle al suo interno saranno suddivise per n° di segnalazione

02-AUTORIZZAZIONI_ le cartelle all’interno di questa sezione saranno suddivise per n° di segnalazione

ProcedureTecnicoIncaricato 21.06.2018 1


PROGETTO:

SISTEMA INFORMATIVO CONSORTILE

Gestione delle segnalazioni DOCUMENTO:

Procedure Tecnico Incaricato


INDICE 1 INTRODUZIONE ............................................................................................................ 4

2 FAQ ................................................................................................................................ 4 DATI GENERALI ................................................................................................................... 4

2.1 Se il fosso in cui vuoi intervenire non è presente in mappa? .................................................. 4

2.2 Quali sono le informazioni legate al posizionamento del segnalino in mappa? Cosa comporta lo spostamento del segnalino? ........................................................................................... 4

2.3 Quando devo reimpostare la posizione della segnalazione? .................................................. 5

2.4 A cosa serve il tasto “Sblocca segnalino”? ............................................................................ 5

2.5 Perché alcune segnalazioni in mappa non hanno il segnalino? ............................................... 5

2.6 Perché alcune segnalazioni sono posizionate in corrispondenza di un'asta pubblica, ma nella casella corrispondente soprastante la mappa visualizzo la scritta Acqua Pubblica: NO? E lo stesso vale per le segnalazioni ricadenti all'interno di un'area protetta? ................................. 5

2.7 Quali layer della mappa bisogna attivare? ........................................................................... 5

2.8 A cosa serve il tasto “Diario del Tecnico”?............................................................................ 5

2.9 Perché alcune caselle sono evidenziate, nel contorno, con il colore verde? ............................. 6

SOPRALLUOGHI .................................................................................................................. 6

2.10 Come e perché devo aggiornare i dati del segnalatore? A cosa devo fare attenzione durante la procedura? ....................................................................................................................... 6

2.11 Quando bisogna utilizzare il tasto “Impossibilità a procedere” nella scheda “sopralluoghi”? ..... 6

VALUTAZIONE ...................................................................................................................... 7

2.14 Come riesco a capire di chi è la competenza dell’intervento? ................................................ 7

2.15 Perché inserire la descrizione sopralluogo anche in caso di manutenzione straordinaria? a cosa serve il tasto “Apri manutenzione straordinaria”? ................................................................ 7

2.16 Qual è la corretta dicitura per oggetto dell’intervento? ......................................................... 8

2.17 Come devo compilare le richieste di autorizzazioni? E quali sono? ......................................... 8

2.18 Quali sono gli allegati delle richieste di autorizzazione? ...................................................... 10

2.19 Perché devo sempre leggere le autorizzazioni idrauliche in entrata caricate dal Consorzio sulla piattaforma? ................................................................................................................... 10

2.20 Quando è obbligatorio il computo metrico speditivo? ......................................................... 11

2.21 Come devo compilare, salvare e generare la lettera d’incarico? ........................................... 11

2.22 Quando ho due segnalazioni localizzate sulla stessa asta, posso unirle e fare un unico intervento? ..................................................................................................................... 11

AFFIDAMENTO LAVORI ..................................................................................................... 11

2.23 Cosa posso fare quando vedo compilati i dati della sezione affidamento lavori? .................... 11

RENDICONTO LAVORI ....................................................................................................... 12

2.24 Quando devo inserire le dati dei inizio e fine lavori? ........................................................... 12

VERIFICA E CHIUSURA ..................................................................................................... 12

2.25 In fase di verifica e chiusura dei lavori come devo valutare la ditta/IAP? ............................... 12

2.26 Come vanno caricate le fatture sulla piattaforma? .............................................................. 12

DOCUMENTI ....................................................................................................................... 13

2.27 Dove sono i documenti generati e caricati all’interno della pratica di una segnalazione? ........ 13

2.28 Quali e quante foto vanno inserite? .................................................................................. 13

2.29 Quando devo caricare le foto e le Planimetrie Ante-intervento? .......................................... 13

2.30 Quando devo caricare le foto Post-intervento? .................................................................. 14

2.31 Come devo compilare, salvare e generare i documenti all’interno della piattaforma? ............ 14


2.32 Quali sono le mappe da caricare sulla sezione documenti? .................................................. 14

RECLAMI ............................................................................................................................. 15

2.33 Cosa visualizzo in questa sezione? .................................................................................... 15

GESTIONE DEL BUDGET ASSEGNATO ........................................................................... 16

2.34 Come gestire il budget assegnato? .................................................................................... 16

GESTIONE DITTE E IAP ..................................................................................................... 16

2.35 Come scegliere la ditta per fare i lavori? ............................................................................ 16

2.36 Cosa indica lo stato delle ditte selezionato e associato a ogni ditta? ..................................... 17

2.37 Quale informazioni si devono aggiungere nel database gestione ditte e IAP? ........................ 20

GESTIONE INSERIMENTO NUOVE ASTE ........................................................................ 20

2.38 Quali sono i requisiti per inserire un nuovo reticolo tra quelli di competenza del Consorzio? .. 20


1 INTRODUZIONE Il presente documento è destinato agli utenti del Sistema Informativo del Consorzio di Bonifica delle Marche registrati come tecnici incaricati agronomi/forestali che devono utilizzare il modulo “Segnalazioni” per la gestione delle richieste di intervento di manutenzione ordinaria. La lista completa delle pratiche assegnate ad ogni tecnico è disponibile nella pagina utente “Le mie segnalazioni attive”. Il documento è redatto seguendo il formato FAQ acronimo di Frequently Asked Questions, ovvero le domande ricorrenti degli utenti. La sequenza delle domande segue le varie fasi di ogni singola segnalazione, che sono:

DATI GENERALI SOPRALLUOGHI VALUTAZIONE AFFIDAMENTO LAVORI RENDICONTO LAVORI VERIFICA E CHIUSURA DOCUMENTI RECLAMI

Di seguito alle faq relative alle fasi delle segnalazioni vengono riportati i seguenti approfondimenti:

GESTIONE DEL BUDGET ASSEGNATO GESTIONE DITTE E IAP GESTIONE INSERIMENTO NUOVE ASTE

2 FAQ

DATI GENERALI

2.1 Se il fosso in cui vuoi intervenire non è presente in mappa? Nel caso in cui si sia verificata la posizione di una segnalazione di un fosso non inserito in mappa, comunicare al supervisore comprensoriale la proposta di inserimento corredata da: -documento planimetrico con evidenziato il tratto di fosso da inserire. I requisiti che il fosso deve avere per essere inserito nel reticolo idrografico di competenza del Consorzio sono determinati dall’ente.

2.2 Quali sono le informazioni legate al posizionamento del segnalino in mappa? Cosa comporta lo spostamento del segnalino?

I dati estrapolati dal posizionamento del segnalino in mappa permettono, tramite l’indicazione territoriale, di restituire informazioni ai vari utenti della piattaforma, come il tecnico referente, il comune, comprensorio e provincia. Posizionare bene il segnalino quindi comporta l’assegnazione corretta del tecnico incaricato e del comune a cui verrà inviato l’incarico in caso di intervento. L’eventuale spostamento del segnalino comporta la variazione dei dati e la piattaforma avverte sempre l’utente con degli avvisi che chiedono conferma dell’attività svolta. ATTENZIONE Quando il segnalino è al confine tra due comuni fare molta attenzione perché potrebbe capitare di assegnare la pratica al tecnico sbagliato o al comune confinante.


2.3 Quando devo reimpostare la posizione della segnalazione? La segnalazione viene inserita dal call center che spesso non ha la possibilità di individuare la posizione esatta della richiesta. E’ a carico del tecnico incaricato, dopo aver verificato l’esatta localizzazione della segnalazione con il sopralluogo, riposizionare la segnalazione Solo nel caso in cui la segnalazione sia stata inserita erroneamente in un altro comune è possibile, con il tasto “reimposta posizionamento” digitare il nome del comune esatto nella casella apposita e riposizionare il segnalino.

2.4 A cosa serve il tasto “Sblocca segnalino”? Per riposizionare il segnalino in mappa si dovrà utilizzare il tasto “sblocca segnalino”, che si trova in alto a sinistra subito sopra la mappa. Una volta attivata la funzione “Sblocca segnalino” l’indicatore della segnalazione potrà essere trascinato nella posizione corretta.

2.5 Perché alcune segnalazioni in mappa non hanno il segnalino? Può capitare di imbattersi in segnalazioni che non siano posizionate in mappa, questo è il caso delle richieste di intervento recapitate all'ente prima dell'attivazione della piattaforma di gestione delle segnalazioni. Dopo aver effettuato il sopralluogo, è necessario inserire il segnalino dove è richiesto l'intervento.

2.6 Perché alcune segnalazioni sono posizionate in corrispondenza di un'asta pubblica, ma nella casella corrispondente soprastante la mappa visualizzo la scritta Acqua Pubblica: NO? E lo stesso vale per le segnalazioni ricadenti all'interno di un'area protetta?

Si tratta, anche in questo caso come nel precedente, di segnalazioni recapitate all'ente prima dell'attivazione della piattaforma quindi senza aggancio automatico ad un corso d’acqua, quindi è necessario spostare il segnalino.

2.7 Quali layer della mappa bisogna attivare? Le impostazioni della piattaforma prevedono i layer della rete idrografica, e relativa tematizzazione, sempre accesi. Si raccomanda sempre di verificare la posizione della segnalazione, per eventuali richieste di autorizzazioni ad altri enti, attivando anche i layers delle Aree Protette, SIC, ZPS e PAI. Nel caso di individuazione della competenza dell’intervento si deve attivare il livello Aree urbane.

2.8 A cosa serve il tasto “Diario del Tecnico”? In fondo alla scheda dati generali è stato inserito un ulteriore tasto “Diario del Tecnico”. Tramite il diario è possibile segnare annotazioni ed appunti del tecnico riguardo la segnalazione ed il segnalatore in questione. Vedere immagine seguente:


2.9 Perché alcune caselle sono evidenziate, nel contorno, con il colore verde? A breve la provincia e la forestale avranno accesso in piattaforma, in quanto organi di controllo della nostra attività, e potranno visualizzare i dati inseriti nelle caselle evidenziate in verde.

SOPRALLUOGHI

2.10 Come e perché devo aggiornare i dati del segnalatore? A cosa devo fare attenzione durante la procedura?

Con questa funzionalità si vanno ad aggiornare, nel database del Consorzio, i dati relativi al numero di telefono e mail, inseriti dal call center. Occorre fare molta attenzione durante la selezione del soggetto dall’archivio In questi due casi: - presenza di omonimi quindi verificare con la data di nascita; - correttezza del nome del segnalatore inserito dal call center. La ricerca in archivio in questa fase restituisce solo risultati contenenti i dati del segnalatore inseriti dal call center, se è stato inserito il cognome sbagliato la ricerca nell’archivio soggetti produrrà sempre risultati sbagliati. Quindi prima di fare tale operazione verificare ed eventualmente correggere il nome e cognome del segnalatore nella sezione dati generali. 2.11 Quando bisogna utilizzare il tasto “Impossibilità a procedere” nella scheda “sopralluoghi”? Nella scheda “sopralluoghi”, in alto a destra, è disponibile il tasto “Impossibilità a procedere” da utilizzare nel caso in cui non si riesca a contattare il segnalatore o nel caso in cui, dopo il contatto telefonico, non è più necessario proseguire la segnalazione. La stessa verrà “proposta da non fare”.

2.12 Cosa devo scrivere nella descrizione sopralluogo? Cliccando sul tasto nuovo sopralluogo si apre una finestra dove bisogna inserire la data di effettuazione del sopralluogo, il nome dell’asta rilevato dal segnalatore, dato da non compilare se il nome è esatto quello riportato dalla base cartografica, la motivazione dell’eventuale ritardo di effettuazione del sopralluogo. Nella descrizione del sopralluogo si deve inserire la descrizione dello stato attuale del tratto indagato (circa 1 km, 500m a valle e 500 m a monte del punto segnalato). Non occorre inserire


indicazioni riguardo l’eventuale intervento, queste informazioni andranno inserite nelle successive pagine.

2.13 Cosa devo inserire nella casella note cambio posizione? Quando devo compilarla? La sezione va compilata solo nel caso di cambio competenza tecnico incaricato. Vedi F.A.Q. n° 2.2, 2.3. VALUTAZIONE

2.14 Come riesco a capire di chi è la competenza dell’intervento? La competenza dell’intervento viene individuata tramite il Regio Decreto 523/1904, Testo Unico delle opere idrauliche, che classifica le categorie delle opere idrauliche. Trovate il testo nel seguente link: http://www.bosettiegatti.eu/info/norme/statali/1904_0523.htm *Presentazione power point

2.15 Perché inserire la descrizione sopralluogo anche in caso di manutenzione straordinaria? a cosa serve il tasto “Apri manutenzione straordinaria”?

E’ obbligatorio inserire una descrizione della segnalazione in conseguenza del sopralluogo effettuato anche se si tratta di manutenzione straordinaria, che descrive lo stato attuale. Il Consorzio gestisce anche le manutenzioni straordinarie, per questo è disponibile un apposito tasto “Apri manutenzione straordinaria”, che se cliccato, automaticamente genera una sezione relativa alla scheda di manutenzione straordinaria che verrà poi visualizzata nella sezione relativa del SIC a disposizione del CBM. Una volta pigiato il tasto, si aprirà una scheda precompilata relativa allo stato della vegetazione (vedi immagine sottostante), che va compilata e salvata. Vanno anche inseriti i dati relativi alla macro tipologie di opere necessarie da selezionare dai menù a tendina relativi: le “macro tipologie di opere straordinarie” eventualmente necessarie alla sistemazione e il “dettaglio opere straordinarie”.

ESEMPIO: Erosione spondale lato sx per un tratto di circa 100 metri. Si rileva cedimento argine lungo tutto il tratto, con evidenti frane in atto. Necessita di intervento straordinario di consolidamento degli argini a protezione dei coltivi prospicienti. In questo caso le voci da inserire dai menù a tendina corrispondenti a tale tipologia di segnalazione sono: Manutenzione: STRAORDINARIA Macro-tipologie opere straordinarie: DIFESA SPONDALE STRUTTURALE Dettaglio opere straordinarie: A PROTEZIONE DEI TERRENI AGRICOLI

http://www.bosettiegatti.eu/info/norme/statali/1904_0523.htm


2.16 Qual è la corretta dicitura per oggetto dell’intervento? La corretta dicitura per l'oggetto dell'intervento, nella scheda di valutazione è: 1) tipologia dell'intervento 2) nome del fosso 3) località e comune ESEMPIO: Ripristino della sezione idraulica di deflusso (tipologia dell'intervento); di un tratto del fosso Pilocco (nome del fosso); in località Chiarino (località); nel comune di Recanati (comune).

2.17 Come devo compilare le richieste di autorizzazioni? E quali sono? Tutte le richieste di autorizzazioni o comunicazioni con enti che riguardano il servizio di manutenzione ordinaria vengono inviate dall’ufficio di Macerata e nello specifico dal tecnico Protocollista. Nella stringa del documento è possibile visualizzare la tipologia del documento, se in entrata o in uscita e i riferimenti del protocollo dell’Ente. Nella sezione Documenti DMS è possibile visualizzare i documenti originali partiti dal protocollo ufficiale dell’Ente. Tutta la documentazione sarà inviata a spese e cura del Consorzio. Solo quando in piattaforma verrà caricata l’autorizzazione in entrata da parte del protocollista l’iter autorizzativo può intendersi concluso. Nel caso in cui alla richiesta autorizzativa non segue il ricevimento dell’autorizzazione in entrata contattare il tecnico supervisore. Tutti i documenti necessari alla pratica autorizzativa dovranno essere caricati dal tecnico incaricato nella sezione documenti e il tecnico protocollista si occuperà di comporre la richiesta con i documenti necessari. Nel documento word di richiesta autorizzativa vanno inseriti gli id dei documenti da allegare alla richiesta autorizzativa. Solo nel caso della compilazione del modello PREVINCA il documento va inserito in formato pdf già completo delle foto e mappe perché il documento deve essere firmato e timbrato dal tecnico incaricato in ogni sua pagina. Si prega di porre la massima attenzione durante la fase di caricamento dei documenti all’interno della piattaforma. In base al tipo di file selezionato la pratica segue procedure diverse e ben determinate. I file che vengono ricevuti dal protocollista, e quindi da elaborare, sono: -Autorizzazione idraulica, -Autorizzazione Parco-SIC-ZPS, - Autorizzazione abbattimento specie protette e -Autorizzazione o altro documento da protocollare. Per tutti gli altri tipi di file caricati gli utenti della piattaforma, supervisori o protocollista non ricevono NESSUN avviso, quindi queste tipologie di file non verranno lavorate dal Consorzio. Le tipologie di autorizzazioni da richiedere sono:

Autorizzazione idraulica: Deve essere richiesta nel caso in cui si sta lavorando su corsi d’acqua demaniali fuori convenzioni. La richiesta verrà generata automaticamente con il tasto “Richiedi l’autorizzazione” solo dopo la compilazione dei campi stringa “oggetto dell’intervento” e “descrizione dettagliata del tipo di lavori da eseguire”. Nel caso in cui l’intervento preveda anche l’abbattimento di specie protette è da specificare nella descrizione dettagliata dell’intervento anche se questa non sostituirà le altre tipologie di richieste. Il documento scaricato nella cartella download del vostro computer va caricato nella sezione “documenti”, selezionando il tipo di file “Autorizzazione idraulica”.


Segue un esempio della descrizione tipo che comprende diverse tipologie di intervento integrate: Segnalazione 988:

Oggetto dell’intervento: ripristino della sezione idraulica di deflusso di un tratto del “Fosso La Valle” in

comune di Cessapalombo, località La Valle. Corso d’acqua Demaniale. (Descrizione realizzata dai

tecnici incaricati)

Nello specifico: Intervento di pulizia dell'argine destro mediante trinciatura di materiale vegetale vivo

(canne e rovi) e morto (canne, ramaglie, rizomi) su una tratta di ml. 220 con larghezza media di ml. 2,00.

Espurgo di materiale litoide su un tratto di ml. 150 per il ripristino della ordinaria sezione di deflusso di

mq. 2,50 mediante escavatore con contemporanea sistemazione del materiale di risulta sugli argini.

(Descrizione realizzata dai tecnici incaricati)

IN AZZURRO: Oggetto dell’intervento (EDITABILE in sez. Valutazione) IN VERDE: Descrizione dettagliata del tipo di lavori da eseguire (EDITABILE in sez. Valutazione)

Si prega di rispettare la forma delle descrizioni sopra riportate, in quanto compaiono sia nella richiesta di autorizzazione Idraulica sia nella lettera di incarico alla ditta per l’esecuzione dei lavori.

Autorizzazione di Nulla Osta o altro documento similare dell’ente di gestione aree protette: Tali richieste saranno prodotte e caricate nella sezione “documenti” selezionando la voce “Autorizzazione Parco-SIC-ZPS” dal tecnico incaricato per interventi ricadenti in un Area Protetta, SIC, ZPS, ecc. Sarà possibile scaricare un documento word con tutti i Link dei siti istituzionali degli enti gestori per lo scarico della domanda e della relativa documentazione a corredo della domanda. Per le richieste di interventi in zone SIC e ZPS è disponibile un modello PREVINCA alla voce “Link Utili ” nel menù a tendina della gestione delle segnalazioni. Si ricorda, nel caso di compilazione del modello PREVINCA di timbrare, con il timbro dell’ordine, e firmare il documento prodotto.


Autorizzazione abbattimento specie protette/taglio bosco e Comunicazione rimozione piante protette: Dovranno essere scaricati i moduli dai siti istituzionali dei comuni o delle unioni montane, se dai comuni delegate a svolgere tale attività, per l’abbattimento delle specie protette. N.B. I moduli devono essere compilati con particolare attenzione alla descrizione del tipo di intervento richiesto e specifiche su n° di piante da abbattere e specie, e poi caricati nella sezione “documenti” e il tipo di file da selezionare è “Autorizzazione o altro documento da protocollare”. Si consiglia di caricare il documento in formato modificabile (word) così da dare la possibilità al protocollista di compilare il modulo nelle parti mancanti. Tutta la documentazione, a firma del Presidente dell’Ente consortile, sarà inviata a spese e cura dello stesso.

2.18 Quali sono gli allegati delle richieste di autorizzazione? Gli allegati delle richieste di autorizzazione sono la documentazione fotografica del sopralluogo e le mappe generate all’interno della piattaforma. Per le specifiche delle mappe da generare si rimanda alla F.A.Q. n° 2.28.

2.19 Perché devo sempre leggere le autorizzazioni idrauliche in entrata caricate dal Consorzio sulla piattaforma?

Tutti i nulla osta e/o autorizzazioni che, a seguito di specifica richiesta, vengono caricati sulla piattaforma devono essere letti, per quanto di competenza, nella loro interezza, in quanto potrebbero contenere al loro interno prescrizioni particolari di cui tener conto durante l’esecuzione dei lavori.


2.20 Quando è obbligatorio il computo metrico speditivo? La compilazione del computo metrico è sempre obbligatoria. Lo scopo è quello di mettere in condizione il supervisore comprensoriale, che valida la spesa, di operare una disamina più attenta. Cliccando sul tasto compila computo metrico inserendo le quantità nelle voci di lavori da utilizzare occorre salvare e cliccando anteprima è possibile visualizzare il documento che verrà caricato automaticamente tra i documenti della selezione al click del tasto genera e chiudi. Appena generato l’importo totale verrà anche visualizzato nella casella Importo preventivato al netto dell’IVA, importo che comunque può essere aggiornato e modificato rispetto la compilazione del computo.

2.21 Come devo compilare, salvare e generare la lettera d’incarico? La generazione della lettera d’incarico determina un cambio di stato della segnalazione, quindi si raccomanda di verificare in anteprima la rispondenza e la correttezza di quanto successivamente sarà generato. Dopo aver compilato e salvato la sezione valutazione, la sezione è modificabile fino all’utilizzo del bottone “genera lettera d’incarico”. Una volta generata la lettera d’incarico NON SARA’ PIU’ POSSIBILE MODIFICARLA IN NESSUN MODO. La procedura di generazione della lettera d’incarico va effettuata solamente quando nella sezione “documenti” si sono già inserite le mappe e le foto ante intervento.

2.22 Quando ho due segnalazioni localizzate sulla stessa asta, posso unirle e fare un unico intervento?

Verificata la posizione delle due segnalazioni e la possibilità di eseguire un unico intervento, lavorando sulla segnalazione da accorpare (chiudere) alla pagina di valutazione, selezionare la voce “consorzio” sulla stringa competenza e sul tipo di manutenzione selezionare la voce: soppressa perché accorpata ad un’altra segnalazione. Successivamente nella casella a destra “ID segnalazione accorpante” (che si attiva automaticamente) inserire il numero della segnalazione da portare avanti. N.B. i documenti generati o caricati, come mappe e foto, della segnalazione soppressa, rimangono nella sezione documenti solo nella segnalazione soppressa e NON si aggiungono a quelli della segnalazione accorpante. Se si ritiene necessario sarà possibile caricare ulteriori foto e documenti nella segnalazione accorpante. Segnalazione accorpante = da portare avanti; Segnalazione accorpata = da chiudere

AFFIDAMENTO LAVORI

2.23 Cosa posso fare quando vedo compilati i dati della sezione affidamento lavori? Nella sezione vengono inseriti i dati relativi all’invio della lettera d’incarico. Solo quando la sezione risulta compilata è possibile iniziare i lavori. ATTENZIONE: verificare i 10 gg che anticipano al momento della generazione dell’incarico (lav. assegnabili) l’inizio dei lavori alla Regione. Vedi Convenzione con Regione per interventi in acque pubbliche.


RENDICONTO LAVORI

2.24 Quando devo inserire le dati dei inizio e fine lavori? Le date di inizio e fine lavori vanno inserite contestualmente all’avvio dei lavori. Una volta inserita la data di inizio lavori la pratica verrà visualizzata nell’elenco dei lavori in corso nella pagina utente ENTE TERZO. Gli account attivi dell’utente ente terzo sono quelli degli enti che controllano l’attività del CBM, la Regione servizio agricoltura, la regione Servizio tutela del territorio e dell’ambiente e Il Corpo Forestale.

VERIFICA E CHIUSURA

2.25 In fase di verifica e chiusura dei lavori come devo valutare la ditta/IAP? Dopo l’esecuzione dei lavori va inserita una valutazione della ditta/IAP per le seguenti voci: Qualità del prodotto/servizio: Valutazione della qualità dei lavori svolti Rispetto ordine/contratto: Valutazione della regolare esecuzione dei lavori secondo quanto

specificato nella lettera d’incarico. Rispetto dei tempi di consegna: Valutazione del rispetto delle tempistiche indicate per l’esecuzione dei

lavori (inizio e fine lavori) Supporto tecnico: Valutazione dell’effettiva collaborazione della ditta per quanto attiene

elle principali problematiche riscontrate sul cantiere in fase preliminare e di esecuzione

Prezzi: Valutazione della congruità, rispetto agli standard consortili, degli eventuali preventivi offerti dalle ditte/IAP per l’esecuzione dei lavori.

Fornitura documentazione: Valutazione del rispetto dei tempi di consegna della fattura a lavori ultimati o di altro tipo di documentazione richiesta.

2.26 Come vanno caricate le fatture sulla piattaforma? La ditta/IAP esecutrice dell’intervento al termine dei lavori deve produrre la relativa fattura, al Tecnico incaricato (agronomo). La fattura va intestata a:

Consorzio di Bonifica delle Marche - Via Guidi, 30 - 61121- PESARO - CF. 92049990416 - P.IVA. 02532390412.

La fattura deve riportare nella descrizione della tipologia di intervento eseguito:

- il numero della segnalazione; - l’oggetto dell’intervento; - il nome dell’asta/fosso; - il nome del Comune;


Nella fattura devono essere riportati tassativamente anche i dati dell’istituto bancario ed il relativo codice IBAN necessari per procedere al pagamento. Dal Gennaio 2018 nella descrizione fattura deve anche essere riportata la seguente dicitura relativa allo split payment. “Operazione assoggettata a "split payment" con IVA non incassata dal cedente ai sensi dell'ex art.17-ter del DPR 633/1972”

Il Tecnico incaricato deve timbrare (timbro professionale) e vistare la fattura con la seguente dicitura:

VISTA LA REGOLARE ESECUZIONE DEI LAVORI SI AUTORIZZA AL PAGAMENTO LI’……..…………. DATA……………… FIRMA…………………………………….

Timbro

La fattura, timbrata e vistata, dal tecnico incaricato deve essere scansionata e caricata tra i documenti della piattaforma.

DOCUMENTI

2.27 Dove sono i documenti generati e caricati all’interno della pratica di una segnalazione? Tutti i documenti generati e caricati all’interno di una segnalazioni sono nella sezione “documenti”. Si ricorda che una volta caricate le foto non è possibile modificarle o ruotarle. Importante caricare le foto del sopralluogo in quanto queste costituiranno parte integrante della eventuale documentazione per le richieste di autorizzazione.

2.28 Quali e quante foto vanno inserite? Le foto Ante-intervento sono spesso a corredo di una Autorizzazione idraulica o altro. E’ quindi necessario che facciano capire prima il contesto e poi il particolare. La quantità di foto da caricare dipende molto dal tipo di intervento, ma una produzione di min 4 e max 8 foto sono sufficienti. Nel caricare il documento è necessario inserire una descrizione del file utile a distinguere lo scatto nell’elenco completo dei documenti. Si ricorda che ogni foto dovrà avere un peso non superiore ai 800 Kb.

2.29 Quando devo caricare le foto e le Planimetrie Ante-intervento? Le foto ANTE-Intervento vanno caricate nel momento in cui si inseriscono i dati del sopralluogo. Oltre alle foto al momento del sopralluogo va inserita anche la/e Planimetrie di rito (corografia scala 1:25000 - Planimetria CTR scala 1:10000 – Planimetria catastale scala 1:2000 - eventuale Planimetria di dettaglio) In ogni caso il caricamento delle foto e delle planimetrie è avvisato da un POP-UP. (quindi leggete attentamente ciò che il sistema vi suggerisce). Si ricorda di completare tale operazione nella sua interezza in quanto condizione necessaria per il pagamento del primo step relativo al sopralluogo.


2.30 Quando devo caricare le foto Post-intervento? Le foto POST-intervento vanno caricate nella sezione lavori eseguiti. In ogni caso il caricamento delle foto è avvisato da un POP-UP. (quindi leggete attentamente ciò che il sistema vi suggerisce). Si ricorda di completare tale operazione nella sua interezza in quanto condizione necessaria per il pagamento dello step relativo.

2.31 Come devo compilare, salvare e generare i documenti all’interno della piattaforma? I dati inseriti sulla scheda “valutazione”, una volta salvati saranno visibili anche in un secondo momento e così anche per i disegni e i vari tratti come da voi evidenziati in mappa. Il salvataggio è condizione necessaria per la corretta visualizzazione dei documenti. E’ bene visualizzare le anteprime prima di generare i relativi documenti.

2.32 Quali sono le mappe da caricare sulla sezione documenti? Le planimetrie a corredo delle varie richieste di autorizzazioni e/o lettere d'incarico devono essere così generate:

1) scala 25.000 su base cartografica IGM con l'indicazione del tratto di fosso dove si andrà ad intervenire

(ATTENZIONE spegnere il livello di mappa CTR bitonale);

2) scala 10.000 su base cartografica CTR con l'evidenziazione del tratto di fosso su cui si interviene;


3) scala 2000 su base cartografica catastale con l’evidenziazione del tratto di fosso dove si andrà ad

intervenire

4) ulteriori planimetrie di dettaglio, ove necessaria a definire l'intervento, con basi cartografiche e scale opportune;

RECLAMI

2.33 Cosa visualizzo in questa sezione? Questa sezione è a completa compilazione e gestione del Supervisore comprensoriale che gestisce un’eventuale richiesta di informazioni o un richiesta di verifica dell’attività svolta dal CBM da parte del segnalatore.


GESTIONE DEL BUDGET ASSEGNATO

2.34 Come gestire il budget assegnato? Nella piattaforma è disponibile nella sezione “le mie segnalazioni attive” del proprio profilo un tasto “Visualizza Budget” al cui interno sono disponibili tre voci:

Budget assegnato corrente: L’importo utilizzabile per l’esecuzione dei lavori di manutenzione ordinaria relativo alla propria zona di competenza. L’importo viene riassegnato o aggiornato ad ogni rinnovo dell’incarico.

Budget impegnato nel periodo corrente: L’importo totale dei lavori per cui sono state generate le lettere di incarico.

Budget disponibile: L’importo residuo calcolato per differenza tra quello assegnato corrente e quello impegnato nel periodo corrente.

Nella stessa tabella dove vengono indicate le voci del budget precedentemente esposte è possibile visualizzare il budget assegnato ripartito per tutti i comuni all’interno dell’area di gestione su base dell’estensione territoriale. All’interno della sezione di valutazione di ogni segnalazione è disponibile un Contatore del Budget che restituisce i dati del “Budget assegnato corrente” e del “Budget preventivato complessivo”. Il “Budget assegnato corrente” è l’importo utilizzabile per l’esecuzione dei lavori di manutenzione ordinaria relativo alla propria zona di competenza. L’importo viene riassegnato o aggiornato ad ogni rinnovo dell’incarico. Il “Budget preventivato complessivo” rappresenta la somma degli importi inseriti, fino a quel momento nella sezione di valutazione, nella casella “Importo preventivato al netto dell’IVA”.

GESTIONE DITTE E IAP 2.35 Come scegliere la ditta per fare i lavori? Nella sezione dedicata Gestione ditte e IAP abbiamo l’elenco di tutte le ditte iscritte nel db consortile disponibili ad eseguire i lavori per conto del Consorzio. I requisiti minimi che la ditta deve avere per l’esecuzione interventi sono: - la tipologia di iscrizione: la ditta deve essere iscritta per i Lavori di manutenzione ordinaria - la presenza dei documenti sulla sicurezza caricati correttamente e in corso di validità. Il caricamento e controllo dei documenti sulla sicurezza e l’iscrizione delle ditte sul db viene effettuato dall’operatore anagrafica fornitori svolto dal Geom. Giorgio Avola contattabile al numero 0733262090 e alla mail [email protected]. Nella sezione per ogni ditta vengono indicate valutazioni sui lavori eseguiti e vengono inserite informazioni utili alla selezione della ditta per la tipologia di lavoro richiesto. Il consorzio intende affidare i lavori alle aziende agricole secondo il principio di vicinanza della residenza al luogo di intervento, e solo dove non disponibili è possibile incaricare una ditta non facente parte del settore agricolo.

mailto:[email protected]


2.36 Cosa indica lo stato delle ditte selezionato e associato a ogni ditta? Gli stati che si possono associare ad ogni ditta sono: Attiva, sospesa e cessata, come di seguito indicati. ATTIVE CON SPUNTA VERDE Tutti i documenti sono in regola CON SPUNTA ROSSA I documenti sono scaduti e in fase di aggiornamento (in questo caso il tecnico incaricato deve contattare Giorgio Avola per eventuali chiarimenti)


CESSATE: Le ditte in questo stato non sono più attive. Visualizzate le stringhe relative alle ditte cessate evidenziate in grigio.

Nella scheda dati “sede legale” è visibile la data di cessazione e il motivo del cambio di stato della ditta mentre nella sezione “Info e qualifiche” sulla casella nota avrete l’indicazione del motivo di cessazione.


SOSPESA Le ditte con questo stato vengono visualizzate con la stringa evidenziata di arancione.


Per tutte le ditte in questo stato sono state richieste integrazioni dei documenti o perché scaduti o perché mancanti, e l’operatore anagrafica fornitori è ancora in attesa di risposta. (in questo caso il tecnico incaricato deve contattare Giorgio Avola per eventuali chiarimenti)

2.37 Quale informazioni si devono aggiungere nel database gestione ditte e IAP? Nella sezione “Info e Qualifiche” di ogni ditta il tecnico nei campi mezzi, valutazione e note e può inserire ogni informazione utile alla successiva selezione della ditta per un’eventuale nuovo incarico.

GESTIONE INSERIMENTO NUOVE ASTE

2.38 Quali sono i requisiti per inserire un nuovo reticolo tra quelli di competenza del Consorzio? La richiesta va fatta al relativo supervisore che autorizzerà o meno l’intervento e quindi l’inserimento dell’asta nel reticolo di competenza del CBM quando l’asta avrà i seguenti requisiti: Ambito agricolo: Bacino di 100 ha di superficie scolante e almeno 5 proprietà; Ambito peri-urbano: Bacino di 50ha di superficie scolante.

ConsorzioBonificaMC_Segnalazioni_vers.3 1


PROGETTO:

SISTEMA INFORMATIVO CONSORTILE

Gestione delle Segnalazioni

DOCUMENTO:

Manuale utenti SIC

rev.: data : descrizione : nome file: redatto da: approvato da:

1.1 04/11/2014 Seconda emissione ConsorzioMC_MU.doc Franco Scoppolini Franco Scoppolini

1.2 17/05/2018 Terza emissione ConsorzioMC_3.doc Marta Mangoni Marta Mangoni


INDICE 1 CAMPO DI APPLICAZIONE ........................................................................................... 3 2 SCOPO ........................................................................................................................... 3 3 INTRODUZIONE ............................................................................................................ 3

3.1 Caratteristiche generali del sistema .......................................................................... 4 4 ACCESSO AL SISTEMA ................................................................................................ 6

4.1 …e se mi sono dimenticato della password? ............................................................ 7 5 LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI ........................................................................ 7

5.1 Generalità ................................................................................................................. 7

5.2 Le mie segnalazioni attive ........................................................................................ 7

5.2.1 Introduzione: gli stati delle segnalazioni ............................................................. 7

5.2.2 La lista delle segnalazioni a vostro carico .......................................................... 9 5.2.3 Struttura della maschera di dettaglio ................................................................ 10 5.2.4 La cartella dati generali .................................................................................... 11 5.2.5 La cartella sopralluoghi ........................................................................................ 14

5.2.6 La cartella valutazione ..................................................................................... 16 5.2.7 La cartella affidamento lavori ........................................................................... 21 5.2.8 La cartella rendiconto lavori ............................................................................. 21

5.2.9 La cartella verifica e chiusura ........................................................................... 22 5.3 Nuova segnalazione ............................................................................................... 26

5.4 Protocollazione ....................................................................................................... 27 5.5 Archivio segnalazioni .............................................................................................. 29 5.6 Gestione ditte e IAP ................................................................................................ 31

5.7 Ente terzo ............................................................................................................... 33

5.8 Link utili ................................................................................................................... 34


1 CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente documento è destinato agli utenti del Sistema Informativo del Consorzio di Bonifica delle Marche che, a qualsiasi titolo, devono utilizzare la gestione delle segnalazioni di intervento:

Operatori di call center

Tecnici incaricati

IAP

Supervisori comprensoriali

Ente terzo

Protocollista

Operatore anagrafica fornitori

Amministratori

A ciascun gruppo di utenti nel presente manuale è associato un colore che viene poi utilizzato per dare immediata visibilità di chi può far cosa nella descrizione delle funzionalità del sistema.

2 SCOPO

Il presente manuale vuole essere il supporto operativo per gli utenti finali del Sistema Informativo Consortile. Esso è stato scritto con l’obiettivo di fornire tutte le informazioni utili e necessarie dal punto di vista dell’utilizzo della procedura web di gestione dei dati: non entra quindi assolutamente nel merito delle indicazioni di carattere organizzativo.

Il taglio del manuale è molto operativo, per cui l’approccio è quello di prendere in esame operazione per operazione e spiegare “come si fa”, sviluppando in modo particolare la trattazione dei passaggi più complessi e facendo dei semplici cenni alle parti del sistema di natura più banale. La scelta è stata, in altre parole, quella di evitare una descrizione pedante di ogni singola voce dei menù maschera per maschera (di scarsissima utilità). Ampissimo è l’utilizzo di catture schermo per fornire il contesto quanto più preciso possibile.

3 INTRODUZIONE

La gestione delle segnalazioni del Sistema Consortile è una applicazione completamente web di back office destinata al personale tecnico individuato dal Consorzio di bonifica delle Marche

L’accesso al sistema è protetto da password. Prima di poterlo utilizzare quindi, dovete fornire le vostre credenziali. Poiché diversi sono poi i ruoli cui potete appartenere, il sistema si preoccupa, una volta che vi ha riconosciuto a seguito di autenticazione corretta, di presentarvi un menù personalizzato con il quale potete eseguire solamente le operazioni di vostra competenza (e/o di operare sul territorio della Regione che a voi fa capo).


3.1 Caratteristiche generali del sistema La struttura di tutte le sezioni della funzionalità sono analoghe nella logica e nell’aspetto, in

modo tale da presentare sempre una interfaccia uniforme con cui è facile familiarizzare. Tutte le volte in cui è necessario accedere ai dati di dettaglio di una entità qualsiasi

(segnalazioni, gestione ditte e iap, ecc.) le funzionalità presentano una sequenza standard di pagine di ricerca/lista > dettaglio.

Quando nelle pagina di ricerca, dopo aver imposto i criteri che vi servono, premete il bottone avvia ricerca, il sistema visualizza immediatamente il risultato della ricerca in mappa e cliccando su lista risultati si visualizza la tabella dei risultati

I tempi di risposta variano ovviamente in base alla mole dei dati che avete chiesto: in ogni caso a lavoro finito la indicazione vengono visualizzati i dati in mappa e in tabella. Inoltre cliccando nel tasto verde disegna area di ricerca è possibile disegnare una forma in mappa che cliccando il tasto avvia ricerca darà come risultato le sole pratiche all’interno dell’area ricercata.


Le pagine di dettaglio poi presentano sempre i campi sui cui è possibile scrivere con lo sfondo bianco, e con lo sfondo grigio i campi che sono solo di visualizzazione

I campi in cui è prevista l’immissione di un testo lungo (come ad esempio “note” nella figura precedente) presentano nello spigolo in basso a destra una doppia riga obliqua. Cliccando e trascinando su di essa potete allargare il campo fino alla dimensione desiderata.

In tutti i casi in cui ciò è stato possibile sono stati utilizzati i menù a tendina, in modo da

evitare digitalizzazioni di valori quando ciò poteva essere evitato (vedi sotto l’esempio di definizione della competenza di un intervento)

Se provate a salvare senza aver compilato tutti i dati considerati obbligatori dal sistema,

indicati con un piccolo asterisco rosso (come ad esempio “competenza” nella figura precedente), al salva vi viene segnalata l’anomalia per mezzo di un pop-up.

A volte sono state usate pagine in pop-up per consentire operazioni complesse mentre si sta visualizzando una maschera principale (allo scopo di non perdere il contesto corrente).


4 ACCESSO AL SISTEMA

L’accesso può essere fatto utilizzando un normale browser Internet. La procedura funziona correttamente con:

Internet Explorer 9.0 o superiore Google Chrome (preferibile per resa e velocità di risposta) Safari (con qualche problema di visualizzazione)

Nella barra del titolo del browser dovete inserire il seguente indirizzo: http://95.110.172.15:81/ (è ci si arriva anche dal portale pubblico http://www.bonificamarche.it per mezzo del link “accesso all’area riservata” che trovate in alto a sinistra nella home page cliccando nell’immagine a forma di lucchetto).

Per poter utilizzare il sistema in maniera organica vi dovete autenticare, immettendo il vostro nome utente e la vostra password.

Una volta fornite le credenziali corrette, siete nel sistema e potete accedere a tutte le funzionalità per le quali siete abilitati, per mezzo della barra di menù in alto nella testata.

In fondo alla testata, a destra, il sistema mostra il vostro nome utente. Cliccandoci sopra potete:

Gestire il vostro profilo per modificare i dati dei vostri recapiti e l’IBAN; Cambiare la password con una semplice maschera che vi invita a fornire prima la vecchia

password e poi ad inserire 2 volte la nuova che volete assegnarvi; Disconnettervi, ossia uscire dal sistema. E’ buona pratica fare la disconnessione ogni

volta che vi allontanate dalla vostra postazione di lavoro, in modo da evitare che qualcuno possa approfittare della vostra assenza per fare operazioni a vostro nome. Tenete conto che per tutte le principali operazioni effettuate il sistema tiene traccia dell’autore e della data in cui sono state fatte.

http://www.bonificamarche.it/


4.1 …e se mi sono dimenticato della password? Se vi siete dimenticati della password (o se per caso ancora non ne avete una), dovete segnalarlo agli amministratori (Michele Tromboni, Marta Mangoni), che provvederà al caso. A seguito di una richiesta di questo genere arriverà al vostro indirizzo di e-mail una comunicazione con id utente e password di accesso.

5 LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

5.1 Generalità Entrando nella funzionalità, trovate nel menù in testa alla pagina, di fianco al logo del Consorzio, la voce segnalazioni; cliccandoci sopra, a seconda del vostro ruolo, avrete alcune delle seguenti scelte a disposizione:

Le mie segnalazioni attive Archivio segnalazioni Gestione Ditte e IAP Link utili

Ad esempio, di seguito, viene riportata la situazione che si trova a disposizione un tecnico incaricato:

Inoltre la home page che vi si presenta è quella relativa alle “mie segnalazioni attive”, in modo da darvi immediata visibilità delle cose che avete da fare per il Consorzio.

Nei prossimi paragrafi viene spiegata l’operatività per ciascuna di queste voci, partendo proprio da “le mie segnalazioni attive”.

5.2 Le mie segnalazioni attive

5.2.1 Introduzione: gli stati delle segnalazioni Questa funzionalità offre un’immediata visibilità di cosa dovete fare per il Consorzio. Prima di entrare nel dettaglio operativo, è però utile riassumere quali sono gli stati che la segnalazione assume da quando viene aperta a quando viene chiusa.

Di seguito quindi trovate una tabella riassuntiva di questi stati, con una prima indicazione di quale è il vostro ambito di intervento in base al ruolo cui appartenete.


Stato Descrizione Chi porta la segnala-

zione a questo stato Aperta Pratica appena acquisita nel sistema Call center- Amministratori

Presa in carico Il tecnico incaricato è entrato la prima volta a consultare il dettaglio della pratica

Tecnico incaricato

Sopralluogo eseguito E’ stato eseguito il sopralluogo. Il tecnico sta valutando la situazione (eventuale richiesta di autorizzazioni)

Tecnico incaricato

Lavori assegnabili Sono stati definiti i dettagli dei lavori da fare, scelta la ditta (IAP), ottenute le autorizzazioni necessarie e preparata la lettera di incarico

Tecnico incaricato

Lavori assegnati Lettera di incarico protocollata e spedita Protocollista

Lavori eseguiti I lavori previsti sono stati eseguiti Tecnico incaricato

Lavori verificati La parte tecnica e la parte amministrativa dei lavori effettuati sono state controllate

Tecnico incaricato

Lavori vistati Il Consorzio ha dato l’ok al pagamento della fattura

Supervisore comprensoriale

Chiusa La segnalazione è archiviata. L’intervento è stato eseguito e tutto è stato completato e viene avvisato chi ha fatto la segnalazione

Call center

Da non fare: proposta Dopo il sopralluogo si è visto che i lavori non sono da fare

Tecnico incaricato

Da non fare: verificata Il Consorzio ha dato l’ok alla non effettuazione dei lavori

Supervisore Comprensoriale

Da non fare: chiusa La segnalazione è archiviata come da non fare. Chi l’ha fatta viene avvisato del caso


Chiusa per revoca incarico A lavori fatti si apre un contenzioso con la ditta che porta alla revoca dell’incarico. Oppure il lavoro non è mai partito ed è necessario revocare l’incarico.


La funzionalità Le mie segnalazioni attive consente di gestire l’iter amministrativo di tutte le segnalazioni dal momento in cui arriva la telefonata di un cittadino e fino alla completa chiusura della segnalazione, con avviso al cittadino che l’aveva aperta che tutto è stato fatto.

Durante il ciclo di vita della segnalazione voi siete chiamati ad intervenire in passaggi ben definiti, secondo la vostra competenza (di ruolo e territoriale); la funzionalità vi dà sempre il quadro esatto ed aggiornato di ciò che dovete fare.


5.2.2 La lista delle segnalazioni a vostro carico Appena entrati nella funzionalità, il sistema vi propone una tabella con l’elenco delle segnalazioni che ricadono nella vostra competenza e che stanno aspettando un vostro intervento.

Le segnalazioni sono presentate in ordine inverso di caricamento (prima le più recenti) e con uno sfondo che vi dà immediata evidenza di quelle che sono in attesa di lavorazione presumibilmente da troppo tempo, secondo la seguente codifica:

Segnalazioni aperte da più di 10 giorni e non ancora prese in carico: sfondo rosso

Segnalazioni con lavori assegnati da più di 20 giorni (lavori non ancora eseguiti): sfondo rosso

Lo stato delle segnalazioni vi compare immediatamente nell’ultima colonna della maschera; il bottone evidenziato nella figura precedente vi dà invece accesso al dettaglio della segnalazione e il bottone con l’immagine del segnalino se cliccato visualizza la pratica in mappa.

ATTENZIONE: se una segnalazione è nello stato di aperta, il semplice entrare nel suo dettaglio la fa passare alle stato di presa in carico. Questa è un’altra caratteristica del sistema: non dovete mai preoccuparvi di modificare lo stato delle segnalazioni perché a seguito delle vostre azioni il sistema lo fa in automatico.


In alto a destra, nella maschera, è stato inserito un bottone di stampa (evidenziato in verde nella figura precedente), per pezzo del quale potete crearvi una copia cartacea delle vostre segnalazioni attive. Inoltre con il tasto affianco esporta in Excel sarà scaricato nel vostro pc un doc xls delle vostre segnalazioni attive.

5.2.3 Struttura della maschera di dettaglio La maschera di dettaglio di una segnalazione è strutturata “a cartelle”:

Dati generali Sopralluoghi Valutazione Affidamento lavori Rendiconto lavori Verifica e chiusura Documenti

Ogni cartella ha una duplice funzione: Raccogliere organicamente i dati omogenei della segnalazione Guidarvi nella gestione delle attività.

In particolare, la seconda funzione si concretizza aprendovi di volta in volta solo le cartelle coerenti con lo stato della segnalazione. In altre parole, ad esempio, una segnalazione presa in carico mostrerà solamente le cartelle “dati generali” (in cui trovate i dati identificativi) e la cartella “sopralluoghi”, dove potete inserire i risultati dei sopralluoghi effettuati. Una segnalazione per la quale sono stati affidati i lavori, renderà disponibili tutte le cartelle fino ad affidamento lavori in cui trovate tutta l’istruttoria effettuata più la cartella rendiconto lavori pronta per permettere la registrazione dell’esito di ciò che la ditta o lo IAP hanno fatto.

Solamente la cartella “documenti” è sempre disponibile per permettervi la consultazione e/o l’inserimento di nuovi documenti (foto o altro) relativi alla segnalazione. (Vedi Doc. Procedure tecnico incaricato-sezione DOCUMENTI)

Ogni cartella ha il proprio bottone salva: è essenziale utilizzarlo ogni volta che aggiornate/inseriti i dati su una cartella altrimenti non ritroverete più i dati inseriti.

Di seguito viene descritta la maschera di dettaglio in tutte le sue cartelle. Di fianco ad ogni titolo viene riportato il colore identificativo dei ruoli che hanno competenza sui dati di quella cartella (vedi capitolo 1 a pagina 3) in modo da permettervi un riconoscimento a colpo d’occhio delle parti di manuale che vi interessano più direttamente.

In linea di principio quindi, solamente la cartella più a destra, che corrisponde allo stato corrente della segnalazione, è attiva per permettervi di inserire i dati, mentre tutte le altre cartelle precedenti sono di sola consultazione.

I passaggi di stato delle segnalazioni sono governati in automatico mano a mano che procedete con la compilazione delle varie tabelle della maschera; tenete inoltre conto che ogni volta che il nuovo stato implica un vostro intervento, la segnalazione la trovate tra “le mie segnalazioni attive” e vi arriva una mail automatica dal sistema che vi avverte della cosa.


5.2.4 La cartella dati generali Questa cartella riporta tutti i dati registrati all’atto dell’apertura della segnalazione (vedi 5.3 più sotto). Qualunque sia lo stato della segnalazione, questa cartella è disponibile e visibile quando entrate nel dettaglio.

A parte una specifica eccezione (descritta poco più avanti) questa cartella è sempre di sola visualizzazione.

Non ci sono particolari cose da dire a proposito dei dati di questa cartella; vale però forse la pena di spendere due parole a proposito della operatività della finestra mappa che trovate in essa.

5.2.4.1 La finestra mappa L’operatività della finestra mappa del sistema, che vi consente di gestire l’informazione territoriale della segnalazione, è molto simile a quella di google maps con cui tutti abbiamo familiarità: usando la rotellina del mouse quindi possiamo ingrandire/rimpicciolire l’area della mappa, cliccando e trascinando possiamo spostarci, ecc.).

Ci sono però alcuni bottoni nell’area della mappa (nella figura seguente sono cerchiati in rosso ed in giallo) che ne amplificano le potenzialità e che, seppur molto intuitivi, vale forse la pena di spiegare un po’.

Partiamo da quelli cerchiati in rosso.

OSM sta per Open Street Map: indica il tipo di cartografia di sfondo correntemente visualizzato. Cliccandoci sopra avete a disposizione altre tre opzioni: IGM 25.000, Ortofoto AGEA, OSM, Mappa e Satellite. Se selezionate mappa (che è quella di Google) vi si apre la possibilità di aggiungere con una spunta anche il rilievo. Selezionandole avete la possibilità di definire la cartografia che meglio risponde alle vostre esigenze contingenti. Tenete comunque presente che per motivi di copyright, quando andate a stampare gli stralci cartografici (spiegati poco più avanti) gli sfondi di Google (mappa e satellite) NON vengono stampati. Per cui questi livelli vi sono utili solo per la consultazione della mappa.


Livelli in mappa è una opzione che vi permette di aggiungere o togliere livelli logici dalla mappa corrente. I livelli caricati nel sistema sono:

o CTR bitonale o CTR Edifici o Confini comunali o Confini provinciali o Fogli catastali o Particelle catastali o Fabbricati o Area urbana o Rete idrografica o Acque pubbliche o Acque fuori convenzione o Bacini principali o Sub bacini o Aree protette o SIC o ZPS o Aree a rischio frana o Aree a rischio esondazione o Aree a rischio valanga o Aree IAP o Aree di gestione 2017 o Comprensori

Per ogni livello avete a disposizione una casellina di spunta usando la quale attivate/disattivate i livelli che vi interessano. Tenete presente che non tutti i livelli sono disponibili a tutti i ruoli di utenti, per cui è possibile che utilizzando dall’ordine di attivazione/disattivazione dei livelli viene visualizzata la sovrapposizione dei livelli in mappa. (Vedi Doc. Procedure tecnico incaricato-sezione DATI GENERALI) ATTENZIONE: Se l’attivazione dei tre livelli relativa alla rete idrografica avviene secondo questo ordine, Acque fuori convenzione, Acque pubbliche e Rete idrografica la tematizzazione relativa alla richiesta di autorizzazione idraulica necessaria o no, non verrà mai visualizzata.

Stampa vi genera un pop-up in cui appare uno stralcio della cartografia corrente (con tutti i

livelli correntemente attivi) attorno al punto della segnalazione. ATTENZIONE: se non avete salvato almeno una vota i dati nella pagina principale, non vedete il segnalino che identifica la posizione della segnalazione. Inserendo un valore di scala nella apposita finestrella e premendo il tasto anteprima la mappa vi si rigenera alla scala richiesta.

Una volta ottenuta la mappa desiderata, con il bottone salva PDF mappa, la mappa corrente viene generata automaticamente, con tanto di cartiglio standard, e salvata tra i documenti della segnalazione, da dove la potete sempre consultare e stampare anche per allegarla alla corrispondenza ufficiale della segnalazione.


I bottoni cerchiati di giallo invece potete pensarli come strumenti di manipolazione della cartografia (evidenziatori e similari) da utilizzare sulla cartografia per dare risalto ad aspetti particolari.

I bottoni con il marcatore, la spezzata, l’area e il rettangolo servono per evidenziare in mappa rispettivamente dei punti, delle spezzate, delle aree chiuse o dei rettangoli. Se volete iniziare a disegnare premete il bottone di vostro interesse e andate sulla mappa. Ad ogni click, in maniera molto intuitiva, si ha:

o Per il marcatore: il posizionamento di un cerchietto (es. per evidenziare la posizione di un albero)

o Per la spezzata: si aggiunge un vertice di una spezzata. Un doppio click inserisce l’ultimo punto e termina il disegno.

o Per l’area: si aggiunge un vertice dell’area. Un doppio click termina il disegno e chiude l’area congiungendo l’ultimo punto con il primo.

o Per il rettangolo: con il primo click si identifica il vertice, con il secondo il vertice opposto e si chiude il disegno.

Il bottone con la manina serve per tornare in modalità di navigazione. In questa modalità i click del mouse in cartografia non piazzano più nuovi punti ma servono per spostare il segnalino che individua la posizione della segnalazione oppure per selezionare uno degli elementi disegnati e prepararsi per la sua cancellazione (quando la manina assume la forma con l’indice puntato).

I bottoncini colorati, premuti prima di iniziare a disegnare, vi permettono di scegliere il colore dell’elemento che andrete a disegnare. In base al colore abbiamo una differenziazione di spessori delle linee inserite, come da immagine seguente:


Il bottone elimina cancella dalla mappa l’elemento disegnato correntemente evidenziato. L’elemento si evidenzia cliccandoci sopra quando il cursore del mouse è in modalità “manina con indice puntato”

I bottoni Misura Distanza e Misura Area vi consentono infine di tracciare una spezzata (click successivi e doppio click per terminare) della quale il sistema vi fornisce via via la lunghezza in metri (subito sopra il bordo della mappa il alto a sinistra, sotto la indicazione delle coordinate correnti, o di tracciare un’area (click successivi e doppio click per terminare) e di visualizzare i metri quadrati.

ATTENZIONE: se volete che gli elementi disegnati compaiano sulle stampe degli stralci di mappa, ricordatevi di usare il bottone salva dati a destra subito sopra la finestra mappa.

5.2.5 La cartella sopralluoghi Questa cartella è messa a disposizione fin da quando la segnalazione è nello stato di presa in carico; per cui, di fatto, è sempre visibile anche se è possibile operare su di essa solo quando la segnalazione è “presa in carico”.

Poiché è possibile che per una segnalazione siano svolti più sopralluoghi, questa cartella vi presenta immediatamente l’elenco dei sopralluoghi associati alla segnalazione.


Se siete arrivati qui perché dovete registrare l’esito di un vostro sopralluogo, semplicemente cliccate sul bottone Nuovo sopralluogo, che vi fa aprire un pop-up per inserire i dati del sopralluogo.

La maschera è molto semplice: vale la pena di spiegare però il significato dei campi.

Nome asta rilevato: nel data base GIS del sistema le aste minori non sono ancora indentificate con un nome. Se andando a fare il sopralluogo siete riusciti a conoscere il nome esatto, lo potete inserire in questo campo; gli amministratori del sistema potranno usare questa informazione per perfezionare il data base del GIS.

Ritardo: se il sopralluogo è stato effettuato oltre i termini previsti, questo menù a tendina vi permette di specificarne il motivo

Ritardo altro tipo si attiva solamente se nel menù a tendina precedente avete scelto “altro” Descrizione sopralluogo è il campo in cui inserire una breve descrizione di quanto rilevato

in situ; Note cambio posizione. Questo campo va compilato SOLO SE, andando a fare il

sopralluogo, vi siete accorti che la posizione indicata da chi ha aperto la segnalazione è talmente fuori zona che addirittura ricade fuori dalla vostra zona di competenza.

Salvando i dati, la segnalazione passa automaticamente nello stato di “sopralluogo eseguito”. Il sistema vi ricorda di andare a caricare le foto relative (posizionandosi nella cartella dei documenti) di uso estremante intuitivo, come potete vedere dalla figura seguente.

Una volta inseriti i dati del sopralluogo, potete andare nella cartella dei dati generali e modificare / precisare i dati in essa contenuti. Potete anche cambiare la posizione della segnalazione (cliccando nel tasto rosso sopra la mappa sblocca segnalino) ed evidenziare magari l’estensione


dell’intervento previsto (vedi 5.2.4.1 sopra). Ricordatevi comunque di salvare i dati anche su questa cartella se li modificate!!.

5.2.5.1 Il bottone verifica i dati del soggetto in archivio Un breve cenno a questo bottone che trovate sempre nella tabella dei sopralluoghi. Partendo dal presupposto che per fare il sopralluogo avete sicuramente parlato e preso contatto con chi ha fatto la segnalazione, questa funzione permette, dove possibile, di arricchire l’anagrafica dei soggetti del sistema.

Premendo il bottone vi si apre un pop-up con l’elenco di tutti i soggetti in archivio che corrispondono ai riferimenti di chi ha fatto la segnalazione; se ci trovate quello giusto, premete il bottone seleziona. Questa operazione aggiorna i dati di telefono e mail nell’anagrafica dei soggetti, ed in più aggancia la segnalazione ad un soggetto presente nell’anagrafica del sistema, consentendo agli amministratori di fare verifiche ed incroci di dati di valore strategico.

Vi si raccomanda quindi di tentare, almeno, di fare questa cosa ogni volta che fate il sopralluogo, chiedendo i dati relativi alla nascita (data e luogo) che aiuta in caso di omonimi.

Se non trovate la persona nell’elenco (o non siete sicuri) chiudete ovviamente il pop-up senza selezionare alcun nominativo.

5.2.6 La cartella valutazione Diversi sono i soggetti che, a seconda del ruolo, hanno competenza su questa cartella. Il tecnico incaricato è il principale attore di questa sezione ma a mano avanza la compilazione della scheda deve essere autorizzato dal supervisore comprensoriale e visualizza delle info di altre sezioni indicate dall’operatore anagrafica fornitori. Questa cartella raccoglie tutte le informazioni relative alla valutazione degli interventi da fare, ed inizia a comparire solo quando la segnalazione passa nello stato di “sopralluogo eseguito”. E’ la cartella che, per sua natura, rimane attiva statisticamente per più tempo durante la gestione della


segnalazione, perché il suo completamento presuppone che abbiate già svolto tutte le attività di verifica, prima di avviare i lavori, ed in particolare che abbiate richiesto le autorizzazioni necessarie, che queste autorizzazioni vi siano tornate, che abbiate stimato un costo dell’intervento, trovata la ditta e l’accordo sul prezzo con essa.

Se la competenza non è del Consorzio la maggior parte dei campi rimane bloccata la maschera sblocca per la digitazione praticamente tutti gli altri campi che sono tutti molto intuitivi. Segnaliamo quindi di seguito solo le peculiarità.

Se la manutenzione è straordinaria, si sbloccano i campi (che in questo caso sono obbligatori), per indicare le macro-tipologie ed il dettaglio delle opere straordinarie. In alcuni casi è necessario segnalare la criticità di manutenzione straordinaria e contestualmente, nello steso punto, portare avanti la pratica di manutenzione ordinaria; in questi casi cliccando il bottone apri manutenzione straordinaria sarà possibile inserire nella finestra pop-up le informazioni relative al rilievo della vegetazione.


Id della segnalazione accorpante: se la segnalazione è stata accorpata con un’altra (nel caso in cui più segnalazioni si riferiscono allo stesso lavoro da fare) questo campo si sblocca e ci va inserito l’identificativo della segnalazione che mandate avanti nell’iter. Quella corrente viene messa nello stato “da non fare” (vedi più avanti).

Stato dello IAP: se la segnalazione ricade in uno IAP che è stato attivato avete la indicazione di IAP attivo (con sfondo verde) altrimenti questa con sfondo rosso. Se lo IAP è attivo vi si sblocca la spunta per assegnare direttamente i lavori ad esso.

Premendo invece Seleziona nel riquadro della ditta incaricata vi si apre un pop-up per selezionare una delle ditte in archivio. Da qui, molto semplicemente, potete imporre dei criteri di ricerca, selezionare una ditta, entrare nel dettaglio per aggiornarne i dati o anche aggiungere una nuova ditta. Nel dettaglio della ditta sono disponibili una serie di informazioni relative alla ditta che permette di fare una valutazione per la selezione a seconda dell’intervento da eseguire. Le informazioni vengono inserite sia dal tecnico incaricato ma principalmente le informazioni relative ai dati generali e alla sicurezza sono inserite dal tecnico operatore anagrafica fornitori. In ogni caso la ditta selezionata viene riportata nella maschera principale della segnalazione. Il sistema non consente di selezionare le ditte che non hanno i documenti sulla sicurezza completi.Tra le altre cose, nell’anagrafica della ditta potete indicare una valutazione di merito, che resta patrimonio comune di tutta la comunità dei tecnici incaricati.

Importo preventivato al netto dell’IVA: qui va indicato l’importo preventivato dei lavori.

L’importo individuato di spesa va sempre autorizzato dal supervisore comprensoriale cliccando il tasto affianco all’importo con scritto richiedi autorizzazione importo. Vi compare di fianco un bottone per procedere e la indicazione, su sfondo giallo, che siete in attesa di autorizzazione.

Se il supervisore accetta la vostra richiesta vi arriva una mail e lo stato dell’autorizzazione diventa verde, al ché potete riprendere in carico la segnalazione e continuare con la compilazione della maschera che vi si sblocca.

Se il supervisore invece NON accetta la vostra richiesta, lo stato dell’autorizzazione diventa rosso e venite avvertiti del motivo per il quale c’è stato il rifiuto. A quel punto potete provvedere a prendere le misure necessarie per sistemare la cosa e, richiedere di nuovo l’autorizzazione


Compila computo metrico speditivo: cliccandoci sopra il sistema vi apre un pop-up per la generazione del computo metrico speditivo sulla base delle voci stabilite dal Consorzio.

Ogni voce viene identificata da un codice, ha una descrizione di dettaglio ed ha una prezzo unitario già definito. Voi potete specificare per ciascuna voce una quantità, al ché il sistema vi calcola automaticamente il valore totale corrispondente. Quando avete terminato la compilazione del computo, per mezzo del bottone Salva dati le informazioni che avete inserito vengono salvate in effettivo. Con il bottone Anteprima potete invece accedere all’anteprima del computo che invece viene generato come documento allegato alla pratica (e consultabile dal bottone documenti) con il bottone genera e chiudi. Un paio di precisazioni:

1) Il totale del computo metrico, al salva, viene riportato automaticamente nel campo importo preventivato (vedi sopra);

2) Dopo che avete salvato per la prima volta il computo, se rientrate nella funzionalità, avete sempre correnti i valori precedentemente salvati. Questo è vero anche dopo aver generato il documento computo; in questo caso potete ancora fare modifiche e rigenerare una nuova versione che però andrà a sostituire la precedente.

Autorizzazioni: questa tabella vi riassume lo stato delle autorizzazioni richieste e ricevute

per l’intervento. In testa alla tabella, qualora l’intervento ricada in acque pubbliche o in zone protette, vi compare l’avviso che sono necessarie delle autorizzazioni. In più è a vostro carico sapere se servono ulteriori autorizzazioni oltre quelle suggerite dal sistema.

Per ciò che concerne le autorizzazioni idrauliche, avete a disposizione un bottone richiedi l’autorizzazione con il quale il sistema vi genera uno stralcio di documento in formato .doc con i dati identificativi della segnalazione e degli interventi previsti. Dovete controllare questi dati e ricaricare il documento nella cartella “documenti”, facendo attenzione a specificare correttamente nel tipo di documento “autorizzazione idraulica”.

Per le altre tipologie di autorizzazione sta a voi comporre autonomamente le richieste; per questo avete l’ausilio della funzionalità Link utili (vedi paragrafo 5.8) per mezzo della quale vi vengono messi a disposizione i link alle pagine dei siti web di comuni ed Enti parco in cui trovare fac simili di richieste di autorizzazioni. In ogni caso quando caricate i documenti nel sistema dovete prestare la massima attenzione a selezionare il tipo di file giusto.


ATTENZIONE! LA TIPOLOGIA DI FILE SLEZIONATO DAL MENU’ TIPO DI FILE DETERMINA ANCHE LA PRESENZA DELLE PRATICHE DA CONTEGGIARE E DI CUI RICONOSCERE IL CORRISPETTIVO DOVUTO AL TECNICO IN FASE DI STEP.

Quando l’ente cui è destinata l’autorizzazione risponde, il documento viene caricato nel sistema da chi gestisce il protocollo (vedi 5.4 più sotto) e ne trovate traccia nella tabella.

Quando tutto è a posto (tutte le autorizzazioni necessarie sono state richieste e concesse, l’importo e la natura dei lavori sono stati definiti, la ditta è stata individuata) potete procedere con la generazione della lettera d’incarico per mezzo dello specifico bottone. In questa fase è possibile indicare un destinatario aggiuntivo da inserire nella lettera d’incarico, come ad esempio il comune che non viene selezionato automaticamente in una situazione di lavoro al confine tra due comuni. Vi vengono chiesti con una maschera i dati necessari per completare il testo della lettera e, una volta forniti questi dati, con il bottone “genera e chiudi” il pdf della lettera viene generato in automatico ed archiviato tra i documenti relativi alla segnalazione, che in questo momento passa di stato e diventa lavori assegnabili.

Questa cosa è essenziale, perché solamente i documenti caricati correttamente vengono presi in carico dal Consorzio per la predisposizione delle richieste al genio civile, la protocollazione e l’invio ai destinatari.

ATTENZIONE! È vostra responsabilità gestire correttamente sia la fase di richiesta autorizzazioni che la fase di verifica delle autorizzazioni ricevute: se un ente non ha concesso autorizzazione dovete mettere la segnalazione in stato di revocata per mancata autorizzazione; se vi vengono fatte delle prescrizioni le dovete valutare voi ed eventualmente provvedere a richiedere nuove autorizzazioni rispettose delle prescrizioni indicatevi. Né chi provvede a protocollare, né il sistema possono intervenire in vostra vece su questo punto. La tabella documenti caricati di questa cartella vi fornisce sempre in quadro corrente aggiornato e vi dà la possibilità di accedere direttamente ai documenti della pratica.

ATTENZIONE: se in questa maschera si salvano i dati con il campo manutenzione valorizzato ad una tipologia di lavori da non fare, la segnalazione passa automaticamente allo stato di da non fare: proposta ed il suo controllo passa al supervisore che può chiuderla.


5.2.7 La cartella affidamento lavori Questa cartella compare allo stato lavori assegnabili al supervisore comprensoriale che li visualizza tra le mie segnalazioni attive solo fino alla protocollazione dell’incarico, azione che viene svolta dal protocollista. La cartella è estremamente semplice e visualizza solamente gli estremi del protocollo della lettera di incarico, che vengono caricati dal protocollista con la specifica funzionalità (vedi 5.4 più sotto).

Quando i dati sono stati registrati, la segnalazione passa allo stato di lavori assegnati, perché effettivamente a questo punto la ditta incaricata può procedere con la esecuzione di quanto concordato. 5.2.8 La cartella rendiconto lavori Questa cartella compare quando i lavori sono stati assegnati e la pratica è in attesa che essi siano stati completati e quindi siano rendicontabili. Se i lavori sono stati assegnati ad uno IAP attivo questa cartella compare a disposizione dello IAP, altrimenti, se i lavori sono stati assegnati ad una ditta, la cartella è di competenza del tecnico incaricato.

I dati da inserire in questa maschera sono pochi e semplici. Vale solo la pena di segnalare che se l’intervallo temporale tra la data di inizio e fine lavori supera i trenta giorni, si sblocca il menù a tendina per specificare il motivo del ritardo.

Quando i dati di questa maschera sono stati tutti compilati, la segnalazione passa allo stato di lavori eseguiti.


ATTENZIONE! IL MENU’ VISUALIZZA SEMRE LA DATA CORRENTE, SE IL LAVORO E’ STATO EFFETTUATO NEL MESE PRECEDENTE E’ NECESSARIO SELEZIONARE IL MESE GIUSTO SCORRENDO CON LE FRECCE DEL CALENDARIO. Al salvataggio inoltre il sistema invita a caricare le immagini che documentano i lavori eseguiti emettendo un alert e posizionandosi direttamente sulla cartella documenti.

5.2.9 La cartella verifica e chiusura Questa è la cartella finale della funzionalità e serve per concludere l’iter di gestione delle segnalazioni. Diversi sono i soggetti che, a seconda del ruolo, hanno competenza su questa cartella. Andiamo però con ordine: il primo ad avere in carico i dati di questa cartella, appena la segnalazione passa a lavori eseguiti, è il tecnico incaricato. La maschera gli compare nella forma sottostante.

Qui il tecnico deve semplicemente inserire gli estremi della fattura a completamento dei lavori, che si presuppone sia stata emessa dalla ditta o dallo IAP dopo una autorizzazione da parte del tecnico stesso, che avrà constatato la corretta esecuzione di quanto stabilito.

Il tecnico inserisce anche una valutazione della ditta inserendo una votazione da uno a dieci rispettivamente le voci di qualità del prodotto/servizio, rispetto d’ordine contratto, rispetto dei tempi di consegna, supporto tecnico, prezzi e fornitura documentazione. Al salvataggio dei dati, cliccando il tasto salva e accetta il sistema vi ricorda con un pop-up la necessità di caricare la scansione della fattura già vistata (Vedi Doc. Procedure tecnico incaricato 2.26) dal tecnico incaricato, che così resta agli atti assieme a tutta l’altra documentazione.

Solo nel caso in cui a seguito del riconoscimento di gravi imprevisti durante le lavorazioni è facoltà ma anche responsabilità del tecnico valutare fatture superiori all’importo preventivato. Ovviamente la cifra fatturata in più rispetto al preventivo deve essere discussa ed accettata dal supervisore comprensoriale. In questo caso va comunque compilato lo specifico campo note che appare in figura


Il compito del tecnico incaricato a questo punto è finito e la segnalazione passa a lavori verificati ed esce definitivamente dalle sue segnalazioni attive entrando in quelle del supervisore comprensoriale, cui spetta il compito di dare (o meno) l’ok definitivo alla chiusura della pratica.

La cartella verifica e chiusura si presenta al supervisore comprensoriale nella forma della figura seguente, con tutti i dati inseriti dal tecnico incaricato compilati e non modificabili e con una sezione specifica che invece è a sua disposizione.

Il supervisore può qui indicare la data in cui ha eventualmente fatto un sopralluogo di controllo. Se a suo parere tutto è a posto, può semplicemente premere il bottone verde “Cambia stato a lavori vistati” avviando la segnalazione alla sua conclusione naturale. Nella fase di verifica e chiusura da parte del supervisore è necessario controllare le specifiche contabili che devono essere riportate in fattura, così come indicate dall’area finanziaria.

Se la pratica alla fine è stata avviata a chiusura positiva è passata allo stato di lavori vistati e diventa di competenza del call center per l’ultimo passaggio. Quando una segnalazione arriva ad avere lo stato di lavori vistati diventa di competenza del call center, che si ritrova la cartella come nella figura seguente, con i dati già compilati da tecnico incaricato e supervisore comprensoriale e non modificabili, ed una piccola sezione a proprio carico.


Compito del call center in questa fase è semplicemente quello di provvedere ad avvertire chi ha aperto la segnalazione che quanto previsto è stato correttamente eseguito. Il sistema richiede anche la compilazione con una votazione da uno a tre relativa alla procedura gestione soddisfazione cliente. Fatto questo può inserire nel campo note di chiusura un memo relativo alla chiamata e premere il bottone Chiudi la segnalazione. Con questa operazione la segnalazione viene chiusa definitivamente e termina il suo ciclo di vita.


5.2.9.1 Il caso delle segnalazioni per le quali non si devono eseguire lavori Se nella fase di valutazione dei lavori il tecnico incaricato arriva alla conclusione che i lavori non vanno fatti (o perché di competenza differente rispetto a quella del Consorzio, oppure perché sono lavori di manutenzione straordinaria, non ci sono le autorizzazioni ecc.) la segnalazione, al salva, passa nello stato di da non fare: proposta (c’è anche un pop-up che avverte di cosa si sta facendo in modo da evitare il più possibile errori).

In questo caso la competenza passa direttamente al supervisore comprensoriale, che, ha sia la possibilità di avallare la scelta del tecnico (con il bottone verde Cambia stato a lavori da non fare: verificata) che riaprire la pratica riportandola a “sopralluogo eseguito” per mezzo del bottone rosso.

Da qui, in caso di conferma dell’operato del tecnico, la segnalazione deve essere chiusa dal supervisore che inserisce il tipo di chiusura selezionando dal menù a tendina. Nel caso in cui invece la segnalazione viene riaperta, arriva una mail automatica al tecnico che lo avverte della cosa, ma è comunque buona norma un contatto telefonico per chiarire la situazione direttamente.


5.3 Nuova segnalazione

Nel paragrafo precedente abbiamo visto come si fa a gestire l’iter delle segnalazioni che sono arrivate al Consorzio.

Da qualche parte però queste segnalazioni devono essere inserite: “nuova segnalazione” è appunto la funzionalità che serve a questo: se ve la trovate tra le voci del menù, siete abilitati a fare questa cosa.

La schermata relativa all’inserimento segnalazione è suddivisa in due parti principali: una predisposta per l’inserimento dei dati e l’altra per l’inquadramento cartografico.

La parte per l’inserimento dei dati è estremamente semplice: la maggior parte dei campi è di sola lettura (sfondo grigio). Di fatto qui vanno inseriti solamente gli estremi di chi ha fatto la segnalazione (cognome e nome), i suoi recapiti telefonici, data e tipologia di segnalazione. E’ sicuramente più interessante invece la parte della maschera cerchiata in rosso nella figura precedente. Questa parte serve per agevolare il posizionamento della segnalazione in mappa. Più in dettaglio: avete a disposizione la possibilità di indicare il nome del Comune e la località (probabilmente a breve sarà possibile indicare in alternativa il nome del comune e il foglio catastale). Una volta indicati questi estremi, premendo il bottone posiziona, vedete che la mappa vi si centra sulla zona richiesta.

A questo punto potete piazzare il punto della segnalazione (ovviamente in questa fase il punto


dovrà per forza essere approssimativo), semplicemente cliccando sulla mappa. Appena individuate il punto, vedete che il sistema vi popola automaticamente tutti i dati identificativi (catasto, coordinate, asta fluviale, acqua pubblica, acqua in zona protetta, IAP, tecnico di competenza).

Cliccando nuovamente sulla mappa i dati vi si aggiornano di conseguenza, per cui potete procedere anche per successivi tentativi fino a che non arrivate ad una situazione soddisfacente.

In caso di necessità potete ripartire da capo con Reimposta posizionamento. Quando tutto è ok, con il bottone salva prendete in carico la segnalazione ed il tecnico incaricato di zona inia a trovarla tra le proprie segnalazioni attive. Tutto qui.

Per maggiori dettagli su ciò che potete fare con la finestra mappa potete consultare il punto 5.2.4.1 più sopra.

5.4 Protocollazione

Questa funzionalità è destinata principalmente al protocollista che, tramite essa, possono procedere allo smistamento dei documenti relativi alle pratiche delle segnalazioni sia in uscita che in entrata. La stessa funzionalità è disponibile anche ai supervisori comprensoriali con una limitazione di utilizzo solamente per le pratiche di propria pertinenza. Entrando nella funzionalità il sistema vi propone l’elenco dei documenti prodotti dai tecnici incaricati che sono in attesa di essere protocollati ed inviati.

Cliccando su visualizza, se il documento è in pdf vi viene visualizzato (e quindi potete stamparlo) se invece è un word il sistema ve lo fa scaricare in locale.

Una volta stampato il documento (o scaricato e messo su carta intestata) e che lo avete fatto


firmare e protocollato, potete usare il bottone protocolla per registrarne gli estremi del protocollo del Consorzio.

I documenti protocollati spariscono dalla lista, che è da considerarsi a tutti gli effetti quindi come lista delle cose da fare. Quando arriva invece una risposta da un Ente esterno a cui era stata inoltrata una richiesta di autorizzazione, utilizzando il bottone Carica nuovo documento, in alto a destra nella maschera, il sistema si predispone per farvi caricare nel sistema il documento. Cliccandoci, il sistema vi chiede l’identificativo della segnalazione/i cui il documento si riferisce; dovete inserire il numero per poi premere Cerca. Il sistema vi propone un pop-up con i dati identificativi della pratica, in modo da essere sicuri che state agganciando il documento alla segnalazione giusta.

Se la pratica è giusta, inserite i dati identificativi del documento e caricatelo in upload: automaticamente esso viene mostrato tra quelli relativi alla segnalazione selezionata.

A questo punto il documento scompare dalla lista e non è più di vostra competenza.

ATTENZIONE: una volta caricato il documento dovete premere anche in questo caso il bottone protocolla tramite il quale dovete inserire gli estremi del protocollo dell’Ente che ve lo ha inviato (NON quello del Consorzio!!!)


5.5 Archivio segnalazioni

E’ una funzionalità che avete tutti a disposizione, e con la quale avete accesso a tutte le segnalazioni registrate nel sistema senza però poter intervenire in alcun modo su di esse.

Entrandoci vi viene proposta una maschera con cui inserire dei criteri di ricerca delle segnalazioni di vostro interesse, anche questa organizzata a cartelle: ricerca, lista risultati. In basso viene riportata la mappa. Inserendo i criteri e premendo avvia ricerca, si visualizzeranno i segnalini delle pratiche cercate secondo i criteri inseriti.

Nella lista risultati si propone una tabella con i dati identificativi delle segnalazioni e con un bottone per accedere ai dati di dettaglio della segnalazione ed uno per vedere direttamente la sua posizione in mappa. Come da immagine seguente è possibile verificare a dx, nella stringa, dei bottoni che sono visibili a seconda dell’utente assegnato. L’amministratore vede tutti i bottoni che consentono di, in ordine, cambiare lo stato della pratica, vedere i dettagli, inviare un sollecito, aprire un reclamo, assegnare la pratica ad un tecnico interno e vedere la posizione in mappa.


Ogni segnalazione visualizzata in mappa è indicata dal segnalino che ne identifica la posizione; il segnalino assume una colorazione differente a seconda dello stato corrente della segnalazione:

Rosso: aperta / presa in carico / sopralluogo eseguito; Giallo: lavori assegnabili / lavori assegnati / lavori eseguiti / lavori verificati; Blu: lavori vistati oppure da non fare proposta Nero: da non fare verificata / da non fare chiusa / ditta revocata Verde: chiusa

Avvicinando il mouse ad un segnalino si apre un pop-up con i dati essenziali della segnalazione; cliccando su segnalino passate direttamente alla consultazione della scheda di dettaglio della segnalazione. Pertanto potete passare alla consultazione del dettaglio della segnalazione sia dalla lista che dalla mappa. Il dettaglio della segnalazione si articola sulla stessa maschera descritta al paragrafo 5.2 più sopra, a cui potete far riferimento per i dettagli del caso.


5.6 Gestione ditte e IAP

(Vedi Doc. Procedure tecnico incaricato sezione Gestione Ditte e IAP)

Questa funzionalità è del tutto analoga a quella che avete a disposizione nella fase di valutazione delle segnalazioni, quando andate a selezionare una ditta.

Il suo scopo è quindi semplicemente quello di consentirvi le operazioni di consultazione e gestione dell’archivio delle ditte caricate nel sistema anche al di fuori della gestione delle segnalazioni.

Entrando trovate quindi la maschera di ricerca delle ditte in archivio con la possibilità di inserire direttamente una nuova ditta.

I criteri di ricerca, al solito, possono essere imposti su più campi; il sistema vi dà come risultato le ditte che rispondono contemporaneamente a tutti i criteri imposti.

Dall’elenco dei risultati si può passare al dettaglio di ogni singola ditta, anche questo organizzato a cartelle. La struttura della maschera ed il significato dei campi è molto intuitivo. Vale forse la penna solamente di specificare alcune peculiarità:


Ogni cartella ha il proprio bottone di salva: va premuto ogni volta che si sono inseriti i dati nella cartella, altrimenti questi non vengono salvati.

Nella cartella delle info e qualifiche viene indicato anche il numero complessivo di lavori assegnati alla ditta, in modo da darvi subito un indicatore della validità della ditta stessa;

Solamente gli amministratori possono classificare una ditta come “IAP” (il che presuppone una serie di passaggi anche formali e di stipula di accordi che cura il Consorzio).

Nel caso in cui si stia inserendo una nuova ditta, al salva, il sistema controlla che il codice fiscale non sia già presente in archivio, altrimenti emette un messaggio di errore. La nuova ditta viene inserita solo dall’operatore anagrafica fornitori che caricherà i dati della ditta solo dopo averli verificati dalla camera di commercio, e secondo le indicazioni ottenute dal tecnico.

Nella cartella delle info e qualifiche si possono indicare le valutazioni riguardo alla ditta. Queste rimangono a fattor comune e possono essere utilizzate da tutti per decidere se affidare o meno lavori a quella specifica ditta;

Nella cartella tipologia lavori compaiono 2 finestre; selezionando da quella di sinistra le tipologie di lavori per le quali la ditta è accreditata, si crea una classificazione utile a tutti gli operatori del Consorzio per individuare più agevolmente chi è in grado di sistemare una segnalazione meglio degli altri. Vengono anche individuati i codici attività ATECO e SOA se forniti dalla ditta;


La cartella Riferimenti IAP è visibile solamente ai supervisori. Se la ditta è stata classificata come IAP, in questa cartella si possono indicare:

o Il numero dello IAP di cui la ditta diventa referente o Il nome dell’utente di sistema associato a quello IAP.

Solamente gli utenti del sistema classificati nel ruolo IAP appaiono in questo menù a tendina; saranno quelli che autenticandosi, potranno prendere in carico le pratiche delle segnalazioni che riguardano il proprio IAP (per la sezione rendicontazione dei lavori).

5.7 Ente terzo

L’utente ente terzo consente le attività di controllo da parte degli enti incaricati di tale funzione. La regione Marche, servizio Agricoltura, servizio Tutela del Territorio e dell’Ambiente e il Corpo dei Carabinieri Forestali. Tutte le caselle evidenziate in verde sono visibili a tale utente.

La pagina principale dell’ente terzo è costituita dall’elenco dei Lavori in Corso, ovvero l’elenco di tutte quelle segnalazioni per cui è stata inserita la data inizio lavori. La pagina della singola pratica non è visibile come a tutti gli altri utenti, perché semplicemente si visualizza un riepilogo di tutte le singole fasi della segnalazione, come da immagine seguente. La sezione documenti è composta dall’elenco di tutti i singoli file che compongono la pratica, dalle mappe alle foto che vengono visualizzati, ma l’elenco delle autorizzazioni, richieste e la lettera d’incarico non vengono visualizzati ma viene fornito solo l’estremo del protocollo dell’ente Consorzio.


5.8 Link utili

Questa funzionalità è un semplicissimo link ad un pdf che potete scaricarvi in locale. In esso trovate un elenco di link (cliccabili dal pdf) verso i fac simili di richieste di autorizzazione dei vari Enti competenti sul territorio (Parchi, Comuni, ecc.).

Tenetelo sotto controllo, perché tendenzialmente questo pdf viene aggiornato nel corso del tempo con sempre nuovi link.

Procedura Gestione Reclami

Manutenzione ordinaria del reticolo idraulico-forestale

Consorzio di Bonifica delle Marche



Sede operativa di PedasoVia N.Sauro, 39 - 63827 Pedaso (FM)

Manutenzione ordinaria del reticoloidraulico-forestale

GESTIONE RECLAMI

N° revisione Data revisione Emesso da

0 25-05-2015 Responsabile Manutenzione Reticolo Idrografico Dott. Michele Tromboni

Procedura Gestione Reclami Manutenzione Reticolo Idrografico rev. 0 del 25-05-2015.doc Pagina 1 di 5



Indice generale1PROCEDURA....................................................................................................................................3

1.1Ricevimento del reclamo.............................................................................................................31.2Richiesta invio e-mail..................................................................................................................31.3Arrivo e-mail del reclamo...........................................................................................................31.4Analisi del reclamo......................................................................................................................31.5Risoluzione della problematica e sistemazione intervento..........................................................31.6Azioni correttive..........................................................................................................................4

2ARCHIVIAZIONE MODULO RECLAMI.......................................................................................43RIESAME DEI RECLAMI................................................................................................................44DISTRIBUZIONE PROCEDURA....................................................................................................45ALLEGATI.........................................................................................................................................5




1 PROCEDURA

1.1 Ricevimento del reclamo

I reclami relativi agli interventi eseguiti di manutenzione del reticolo sono ricevutiesclusivamente dal Call Center.

NOTA BENE: i tecnici presenti sul territorio in caso di lamentela o reclamo da parte diutenti del servizio, cittadini o segnalatori devono riferire di rivolgersi al call center,ufficio appositamente dedicato.

1.2 Richiesta invio e-mail Il call center chiede a chi reclama di inviare una email all'[email protected] contenente:

nominativo località motivo del reclamo

1.3 Arrivo e-mail del reclamo

Il call center

1. inoltra l'e-mail al tecnico supervisore competente per territorio

2. archivia l'e-mail in una cartella appositamente dedicata

1.4 Analisi del reclamo

Entro 4 giorni dall'arrivo dell'e-mail al call center, il tecnico supervisore

1. analizza il reclamo interpellando il tecnico agronomo competente di zona ealla IAP/Ditta che ha eseguito l'intervento, registrandolo sul moduloRECLAMO MANUTENZIONE RETICOLO (vedi allegato)

2. risponde alla mail di reclamo per comunicare al mittente l'accoglimento omeno del reclamo e:

◦ SE IL RECLAMO E' STATO ACCOLTO, comunica le attività di

risoluzione decise e le relative tempistiche.

◦ SE IL RECLAMO NON E' STATO ACCOLTO, comunica le motivazioni

del non accoglimento del reclamo.

1.5 Risoluzione della problematica e sistemazione intervento

Quando il reclamo viene giudicato fondato il tecnico supervisore:





1. decide le attività da svolgere per la risoluzione della problematica, dandodisposizioni al tecnico agronomo e alla IAP/Ditta. La risoluzione dellaproblematica deve essere terminata entro 15 giorni dall'arrivo dell'e-mail alcall center.

2. effettua un sopralluogo a lavorazioni eseguite per verificare la correttasistemazione del problema

3. comunica al mittente del reclamo la sistemazione del problema.

Le attività da svolgere per la risoluzione della problematica e l'esito del sopralluogofinale devono essere annotate sul modulo RECLAMO MANUTENZIONE RETICOLO(vedi allegato)

1.6 Azioni correttive

A seguito dell'analisi delle cause, entro 60 giorni dall'arrivo dell'email, ilResponsabile Manutenzione Reticolo decide l'azione correttiva da intraprendere perevitare il ripetersi della problematica oggetto del reclamo ricevuto.

L'azione correttiva viene registrata sul modulo RECLAMO MANUTENZIONERETICOLO (vedi allegato)

2 ARCHIVIAZIONE MODULO RECLAMI

I moduli RECLAMO MANUTENZIONE RETICOLO compilati sono archiviati nell'ufficiodel Responsabile Manutenzione Reticolo per un periodo di almeno tre anni.

3 RIESAME DEI RECLAMI

I dati e le informazioni derivanti dai reclami sono analizzati almeno annualmente,in corrispondenza del riesame della direzione, al fine di trarre spunti edintraprendere eventuali azioni preventive (vedi allegato modulo AZIONEPREVENTIVA) per il miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia del processo diManutenzione Ordinaria del Reticolo Idraulico.

4 DISTRIBUZIONE PROCEDURA

La presente procedura con i relativi allegati viene distribuita a: Responsabile Manutenzione Reticolo

call center,

tecnici supervisori




tecnici agronomi

collaboratori tecnici dell'Ufficio Responsabile Manutenzione Reticolo.

5 ALLEGATI

- MODULO RECLAMO MANUTENZIONE RETICOLO


Procedura Manutenzione ordinaria del reticolo idraulico-forestale







4 02/09/2016 Responsabile Manutenzione Reticolo Idrografico Dott. Michele Tromboni

Ultima modifica: Inserito paragrafo 3.7 Ditte appaltatrici dei lavori, in cui in particolare si fa riferimento alla sezione sicurezza sul lavoro nelle anagrafiche ditte presenti su piattaforma gestionale

Procedura Manutenzione Reticolo Idrografico rev. 4 del 02-09-2016.doc Pagina 1 di 7


Indice generale1SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE..........................................................................................32RIFERIMENTI...................................................................................................................................33RESPONSABILITA’..........................................................................................................................3

3.1Call Center...................................................................................................................................33.2Tecnici Agronomi Incaricati........................................................................................................33.3Tecnici Supervisori......................................................................................................................33.4Tecnici di Supporto alla Supervisione.........................................................................................33.5Tecnico di Protocollo...................................................................................................................43.6Amministratori Piattaforma Sit...................................................................................................43.7Ditte appaltatrici dei lavori..........................................................................................................4

4PROCEDURA....................................................................................................................................44.1Segnalazione................................................................................................................................44.2Protocollo, supervisione e amministrazione della segnalazione.................................................44.3Sopralluogo..................................................................................................................................54.4Affidamento incarico a impresa..................................................................................................64.5Avvio ed esecuzione dei lavori....................................................................................................64.6Verifica dei lavori........................................................................................................................64.7Conclusione dei lavori.................................................................................................................64.8Chiusura della segnalazione........................................................................................................64.9Soddisfazione del cliente.............................................................................................................6 4.10 Valutazione Impresa esecutrice dei lavori...............................................................................7 4.11 Valutazione Operato Tecnici Agronomi...................................................................................7

5ALLEGATI.........................................................................................................................................7



1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura stabilisce le modalità, le prescrizioni e le responsabilitàadottate dal Consorzio per la manutenzione ordinaria sul reticolo idraulico-forestale dell’intero territorio regionale.

2 RIFERIMENTIPiano di gestione reticolo idrografico minore dell’intero territorio regionale.

3 RESPONSABILITA’

3.1 Call Center

0721 31816 numero attivo dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 13.00.

Il call center, con sede negli uffici del Consorzio di Bonifica di Pesaro, ha ilcompito di inserire, nella piattaforma web le segnalazioni, acquisendo i datigenerali del segnalatore, una descrizione della stessa e la sua localizzazionegeografica.

3.2 Tecnici Agronomi Incaricati

I tecnici incaricati della manutenzione ordinaria del retico idraulico-forestalesono suddivisi per zone di competenza dell’intero territorio regionale.

I tecnici hanno il compito di valutare le segnalazioni, effettuare i relativisopralluoghi e attivare gli interventi di manutenzione ordinaria ove necessario,seguire le procedure di incarico agli IAP e/o ditte, svolgere tutte procedureautorizzative per l’attuazione dell’intervento e rendicontare i corrispettivi alleimprese. Effettuano la valutazione dell'operato della IAP/Ditta esecutrice deilavori.Il consorzio, tramite la piattaforma web di segnalazioni, fornisce ai tecniciincaricati la maggior parte degli strumenti necessari per l’espletamento dellepratiche.

3.3 Tecnici Supervisori

I tecnici supervisori sono accreditati nella piattaforma di gestione dellesegnalazioni e hanno il compito di autorizzare gli interventi e di controllosull’intera procedura e sui tecnici incaricati.I supervisori controllano mediante dei sopralluoghi a campione, l’effettivanecessità degli interventi e la corretta esecuzione dei lavori. Effettuano lavalutazione dell'operato dei tecnici agronomi competenti per zona.

3.4 Tecnici di Supporto alla Supervisione

Tecnici con funzioni di supporto alle attività di controllo dei supervisori nelleoperazioni di sopralluogo e verifica delle attività dei tecnici incaricati.



3.5 Tecnico di Protocollo

Le comunicazioni tra il Consorzio di Bonifica, gli Enti Regionali, Provinciali, altriorgani coinvolti e gli IAP o ditte incaricate devono essere protocollate e inviateper posta ordinaria o per posta elettronica certificata. Nel procedimento dimanutenzione ordinaria del reticolo idraulico-forestale una volta che il tecnicoincaricato compila la lettera di incarico e/o le richieste di autorizzazione, iltecnico supervisore verifica la documentazione e autorizza il tecnico diprotocollo all’espletamento di dette mansioni.

3.6 Amministratori Piattaforma Sit

La gestione dell’intero servizio di piattaforma SIT, comprendente le attività direportistica, controllo Badget di spesa, rapporti con gli sviluppatori deisoftware, formazione, autorizzazioni, rapporti con l’amm.ne consortile, controllooperatività e procedurale.

3.7 Ditte appaltatrici dei lavoriSono elencate all'interno della piattaforma gestionale informatica, ognuna diesse ha una scheda anagrafica in cui sono riportati tutti i dati e documentinecessari per essere inserite tra le ditte qualificate dal Consorzio. In particolarenell'anagrafica è stata creata una sezione apposita relativa alla sicurezza sullavoro dove sono archiviata la documentazione obbligatoria secondo il D. Lgs.81/08. Nei casi in cui a seguito dei controlli da parte dei tecnici del consorziotale documentazione non è completa alla ditta non sono affidati lavori.

4 PROCEDURA

4.1 SegnalazioneLe segnalazioni possono essere effettuate da qualsiasi privato cittadino, anche se nonproprietario di immobili, dalle Imprese Agricole di Presidio e dal Consorzio stesso. Lasegnalazione pubblica potrà essere effettuata tramite:

oCall center: 0721 31816 servizio attivo dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 13.00oPiattaforma web: http://www.bonificamarche.it/ oApp mobile: Consorzio di Bonifica delle Marche

La segnalazione, tramite la piattaforma informatica gestionale, sarà presa in carico dauno dei 33 tecnici agronomi incaricati, a cui è stata assegnata un’area di gestione, cheporterà avanti tutta la procedura di gestione della segnalazione fino alla realizzazionedell’intervento se ritenuto necessario e di competenza consortile.

4.2 Protocollo, supervisione e amministrazione della segnalazione

Le funzioni di protocollo e controllo dell’intera attività sono affidate ai tecnici consortilisuddivisi in: tecnico protocollista, tecnici supervisori e tecnici amministratori.Di seguito è riportata una tabella riassuntiva degli stati che può assumere lasegnalazione dal momento in cui viene inserita dal call center fino alla sua chiusura.

Stato Descrizione Chi porta la segnala-zione a questo stato


http://www.bonificamarche.it/


Aperta Pratica appena acquisita nel sistema

Call CenterTecnico amministratore

Presa in carico Il tecnico incaricato è entrato la prima volta a consultare il dettaglio della pratica

Tecnico incaricato

Sopralluogo eseguito E’ stato eseguito il sopralluogo. Il tecnico sta valutando la situazione (eventuale richiesta di autorizzazioni)

Tecnico incaricato

Lavori assegnabili Sono stati definiti i dettagli dei lavori da fare, scelta la ditta (IAP) e preparata la lettera di incarico

Tecnico incaricato

Lavori assegnati Lettera di incarico protocollata e spedita

Protocollista e/o supervisore comprensoriale.

Lavori eseguiti I lavori previsti sono stati eseguiti Tecnico incaricato o IAP Lavori verificati La parte tecnica e la parte

amministrativa dei lavori effettuati sono state controllate

Tecnico incaricato

Lavori vistati Il Consorzio ha dato l’ok al pagamento della fattura

Supervisore comprensoriale.

Chiusa La segnalazione è archiviata. Tutto è stato completato e viene avvisato chi ha fatto la segnalazione

Call center

Da non fare: proposta Dopo il sopralluogo si è visto che ilavori non sono da fare

Tecnico incaricato

Da non fare: verificata Il Consorzio ha dato l’ok alla non effettuazione dei lavori


Da non fare: chiusa La segnalazione è archiviata come da non fare. Chi l’ha fatta viene avvisato del caso

Call center

Chiusa per revoca incarico A lavori fatti si apre un contenzioso con la ditta che portaalla revoca dell’incarico


4.3 Sopralluogo

Il tecnico agronomo incaricato, nella cui zona ricade il fosso o il canale segnalato,verifica se l’asta idraulica rientra nel reticolo idrografico di competenza delConsorzio e quindi:

fissa un appuntamento con il richiedente per effettuare un sopralluogo;

effettua il sopralluogo sul posto durante il quale raccoglie dati ed esegue un

rilievo fotografico;

redige, se necessario, il computo metrico per l’individuazione e la

quantificazione dei lavori da eseguire;

aggiorna i dati e carica i documenti sulla piattaforma gestionale;

Se l’asta idraulica rientra nelle aree di competenza della provincia (ambitodemaniale) il tecnico incaricato richiede le autorizzazioni necessarie per larealizzazione dell’intervento.



Se l’asta idraulica rientra nelle aree private al di fuori della competenza consortileil Consorzio non prende in carico il lavoro comunicandolo al richiedente.

4.4 Affidamento incarico a impresa

Se l’asta idraulica è di competenza del Consorzio e riguarda una manutenzioneordinaria il tecnico incaricato:

individua l’impresa a cui affidare i lavori di manutenzione scegliendola tra

l’elenco delle imprese qualificate (IAP).

il tecnico supervisore verifica la documentazione e autorizza il tecnicoall’affidamento dell'incarico all'impresa esecutrice e alla richiesta dieventuali autorizzazioni necessarie.

4.5 Avvio ed esecuzione dei lavori

Il tecnico agronomo illustra all’impresa le caratteristiche dei lavori da eseguire, ilcomputo metrico e le tempistiche.

L’impresa esegue i lavori nelle modalità e quantità stabilite in computo metrico

4.6 Verifica dei lavori

Al termine dei lavori il tecnico agronomo:

verifica la corrispondenza dei lavori eseguiti con quanto preventivato;

Aggiorna i dati e i carica i documenti sulla piattaforma gestionale.

4.7 Conclusione dei lavori

Il tecnico supervisore comprensoriale verifica documentalmente i lavori eseguiti eda campione effettua un sopralluogo presso il sito. In caso di esito positivo dà ilbenestare al pagamento dell’impresa esecutrice dei lavori.

4.8 Chiusura della segnalazione

Il call center avvisa chi ha fatto la segnalazione della chiusura dei lavori.

4.9 Soddisfazione del cliente

Il call center interpella a campione il 50% dei richiedenti l'intervento perraccogliere dati sulla soddisfazione del cliente così come stabilito nella proceduraSoddisfazione Manutenzione Reticolo.



4.10 Valutazione Impresa esecutrice dei lavori

Il tecnico agronomo esegue per ogni lavoro la valutazione dell'operato dellaIAP/Ditta esecutrice dei lavori, secondo i criteri riportati sulla scheda Verifica eChiusura – Valutazione Iap/DITTA della piattaforma gestionale.

4.11 Valutazione Operato Tecnici Agronomi

Il tecnico supervisore competente per zona aggiorna almeno 2 volte l'anno lavalutazione dell'operato del tecnico agronomo, secondo i criteri riportati sullascheda della piattaforma gestionale Valutazione tecnici.

5 ALLEGATI

-


Procedura MONITORAGGIO SODDISFAZIONE CLIENTI







MONITORAGGIO SODDISFAZIONECLIENTI


0 25-05-2015 Responsabile Manutenzione Reticolo Idrografico Dott. Michele Tromboni

Procedura Monitoraggio soddisfazione clienti Manutenzione Reticolo Idrografico rev. 0 del 25-05-2015.doc Pagina 1 di 4



Indice generale1PROCEDURA....................................................................................................................................3

1.1Telefonata Segnalatore................................................................................................................31.2Questionario................................................................................................................................31.3Archiviazione delle e-mail ricevute.............................................................................................3

2GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI “NEGATIVE”....................................................................33GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI “POSITIVE”......................................................................44DISTRIBUZIONE PROCEDURA....................................................................................................45ALLEGATI.........................................................................................................................................4




1 PROCEDURA

1.1 Telefonata Segnalatore

Il call center chiama il 50% dei segnalatori interventi che sono stati chiusi .

1.2 Questionario Il call center chiede al segnalatore quanto indicato sul modulo QUESTIONARIOSODDISFAZIONE MANUTENZIONE RETICOLO IDROGRAFICO (vedi allegato), seguendo leindicazioni e la procedura in esso stabiliti.

“Le telefono in relazione alla segnalazione n. ____ al fine del controllo della qualità del ns. operato”

DOMANDE

1) E' soddisfatto del ns. operato?

- Molto ; - PROSEGUI CON IL n. 2 -

- Sufficientemente ; - PROSEGUI CON IL n. 2 -

- Poco ; - PROSEGUI CON IL n. 3 -

2) Cosa ha apprezzato di più?

Da 1 a 3 1 2 3

- Tempestività

- Cordialità Operatori e Tecnici

- Qualità dei lavori

3) (SE HA RISPOSTO POCO)“Ci invia cortesemente una e-mail con le motivazioni del suo scarso gradimento del ns. operato. L'indirizzo è [email protected] ?

- SI ; No .

1.3 Archiviazione delle e-mail ricevute

Il call center archivia l'e-mail in una cartella appositamente dedicata “segnalazioniclienti”.

2 GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI “NEGATIVE”





I dati e le informazioni derivanti dalle segnalazioni sono analizzati almenoannualmente al fine di trarre spunti ed intraprendere eventuali azioni preventiveper il miglioramento dell'efficienza e dell'efficacia del processo di ManutenzioneOrdinaria del Reticolo Idraulico (vedi allegato modulo AZIONE PREVENTIVA).

Tali valutazioni sono eseguite durante il riesame della direzione.

3 GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI “POSITIVE”

Il call center è tenuto a raccogliere ed archiviare comunicazioni scritte di utenti,cittadini, enti pubblici, articoli di giornali e riviste nei quali vengono espressiapprezzamenti ed elogi per il lavoro svolto dal Consorzio.

Tali informazioni e dati vengono presi in considerazione al fine di individuare gliaspetti maggiormente apprezzati e valutare l'opportunità di orientare secondo essile attività del Consorzio.

Tali valutazioni sono eseguite durante il riesame della direzione.

4 DISTRIBUZIONE PROCEDURA

La presente procedura con i relativi allegati viene distribuita al ResponsabileManutenzione Reticolo Idrografico e al call center.

5 ALLEGATI

- MODULO QUESTIONARIO SODDISFAZIONE CLIENTE MANUTENZIONERETICOLO

- MODULO AZIONE PREVENTIVA


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