per la gestione dei servizi alla persona SiCare 4 · Indicizzazione di un nuovo Database ......

Ingegneria del software e asssistenza a cura di: Di stribuito da :

Livraghi Ing. Francesco

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Rev. del 24/06/2010

SiCare - Guida per l'utente

Cod. Ref. PRJ200502 Rev. del 24/06/210 pag. 2 di 171

Distribuzione a cura di: Partnerdata srl, Milano Impianto Hardware e Software a cura di: Livraghi Ing. Francesco, Casalpusterlengo

Livraghi Francesco © Copyright 2004-2010 - Tutti i diritti riservati

Stampato in proprio NOTA Gli autori si riservano di apportare modifiche al prodotto e alla documentazione acclusa in qualsiasi momento e senza preavviso. Il presente manuale è concesso in uso al cliente alle condizioni specificate nella licenza d’uso acclusa al programma cui il manuale di riferisce.

Windows e DOS sono marchi registrati della Microsoft Corporation. Access è un marchio registrato della Microsoft Corporation. Altri nomi di prodotti citati nella documentazione servono unicamente a scopo di identificazione e possono essere marchi registrati dalle rispettive aziende.



SOMMARIO

GARANZIA LIMITATA ...............................................................................................................10

CONDIZIONI GENERALI ED ALTRE NOTE .....................................................................10

PER INIZIARE...................................................................................................................................11

INFORMAZIONI GENERALI SU QUESTO MANUALE ............................................................11 COME UTILIZZARE IL MANUALE.............................................................................................11 REQUISITI HARDWARE E SOFTWARE (POSTAZIONE SERVER) .......................................12 INSTALLAZIONE DA CD ROM ...................................................................................................12

Installazione 2000/XP/VISTA ...........................................................................................12 Problemi e soluzioni .............................................................................................................13

AMBIENTE DI LAVORO ..............................................................................................................13 Postazione singola (SERVER) ...........................................................................................13

CAPITOLO 1 AMMINISTRAZIONE DEL SISTEMA E CONFIGURAZ IONE........................15

IL LAVORO COOPERATIVO DI RETE........................................................................................15 L’ARCHITETTURA CLIENT/SERVER (AMBIENTE FILE-SERVER) ...............................................15

Impostazione di una postazione Server .......................................................................16 Impostazione di una postazione Client.........................................................................16 Indicizzazione di un nuovo Database............................................................................16

L’UTENTE “A MMINISTRATORE” E I SUOI POTERI......................................................................18 L’Amministratore di Sistema ............................................................................................18

GESTIONE OPERATORI (STRUMENTI/GESTIONE OPERATORI) .....................................................18 CONFIGURAZIONE (STRUMENTI/CONFIGURAZIONE) ...................................................................18

Dati generali ...............................................................................................................................19 Impostazione della comunicazione con l’hardware di campo ....................................................19 SMS .............................................................................................................................................20 Gestione licenza ..........................................................................................................................20

CAPITOLO 2 IL SISTEMA INFORMATIVO SICARE© ................................................21

FUNZIONALITÀ E PROCEDURE.................................................................................................21 L’INTERFACCIA UTENTE PRINCIPALE....................................................................................21

File..............................................................................................................................................22 Planning....................................................................................................................................22 Registrazioni ...........................................................................................................................22 Lavoro .......................................................................................................................................22 Statistiche................................................................................................................................23 SMS ............................................................................................................................................23 Voucher (in preparazione) ...............................................................................................23 Anagrafica utenti...................................................................................................................23 Anagrafica operatori ............................................................................................................23 Dizionari ...................................................................................................................................24 Nuovo inserimento ...............................................................................................................25 Archivi .......................................................................................................................................25 Strumenti.................................................................................................................................25

L’INTERFACCIA UTENTE CONVENZIONI DI ACCESSO AI DATI ........................................25 Interfaccia Archivio ..............................................................................................................26

SELEZIONA........................................................................................................................................26 NUOVO .............................................................................................................................................26

Interfaccia scheda ................................................................................................................26



NUOVO .............................................................................................................................................26

CAPITOLO 3 AMBIENTE PIANIFICAZIONE: QUADRO PLANNING , PRESTAZIONI......28

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI .............................................................................................28 PLANNING: VISTA D’INSIEME...................................................................................................28 PLANNING: IMPOSTAZIONE DI UNA PRESTAZIONE ............................................................30 PLANNING: CONTROLLO DEI MODULI ...................................................................................32 PLANNING: CHIUSURA/REGISTRAZIONE DI UNA PRESTAZIONE COME ESEGUITO.....33 PLANNING: CHIUSURA/REGISTRAZIONE DI UNA PRESTAZIONE COME ANNULLATO33 PLANNING: SPOSTAMENTO DI UNA PRESTAZIONE.............................................................33 PLANNING: COPIA DI UNA PRESTAZIONE..............................................................................33 PLANNING: COPIA DI UNA SETTIMANA DI PRESTAZIONI ..................................................33 PLANNING: STAMPE (ESPORTAZIONE PLANNING IN FORMATO EXCEL)........................................34 PLANNING: ANNOTAZIONI........................................................................................................35

CAPITOLO 4 AMBIENTE “DOPPIO PLANNING” .............. .......................................................36

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI .............................................................................................36 DOPPIO PLANNING: VISTA D’INSIEME ...................................................................................36 SELEZIONE DI UN OPERATORE E DEL PERIODO...................................................................39 SELEZIONE DI UN UTENTE ........................................................................................................40 INSERIMENTO DEGLI ORARI.....................................................................................................40 SELEZIONE DI UN SERVIZIO......................................................................................................40 SELEZIONE DI UN SERVIZIO PROVENIENTE DAI MODULI .................................................41 COMANDI RAPIDI SULLE TABELLE .........................................................................................42

CAPITOLO 5 AMBIENTE GESTIONE REGISTRAZIONI DA TERMI NALE.........................43

DEFINIZIONI..................................................................................................................................43 SCARICO DATI DA TERMINALE................................................................................................43 BONIFICA DATI DA TERMINALE ..............................................................................................44

Area A – Dati da terminale di specifico operatore .....................................................................45 Area B – Dati da pianificazione di specifico operatore ..............................................................45 Area C – Dati da terminale .........................................................................................................45 Ricerca automatica delle corrispondenze (menù: AUTO) ..........................................................46 Ricerca e collegamento manuale delle corrispondenze..............................................................47 Generazione di una prestazione a partire dai dati scaricati da terminale.................................47

CORREZIONE DELLE ANOMALIE (FILTRI) .............................................................................48 ESPORTAZIONI XLS.....................................................................................................................49 COPIA DELLO STORICO..............................................................................................................50

CAPITOLO 6 AMBIENTE STATISTICHE.................... ................................................................51

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI .............................................................................................51 STATISTICHE STANDARD..........................................................................................................51 STATISTICHE AVANZATE..........................................................................................................52

CAPITOLO 7 DIZIONARI: SERVIZI, AREE, ORGANIZZAZIONI , QUALIFICHE, SMS….55

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI .............................................................................................55 DIZIONARIO: SERVIZI/ATTIVITA’ ............................................................................................57 DIZIONARIO: AREE, SETTORI, CENTRI DI COSTO.................................................................58 DIZIONARIO: ORGANIZZAZIONI, DIPARTIMENTI, GRUPPI.................................................59 ALTRI DIZIONARI: QUALIFICHE/SMS......................................................................................60

CAPITOLO 8 AMBIENTE ANAGRAFICA: ANAGRAFICA UTENTI .. ....................................61

DEFINIZIONI..................................................................................................................................61 SCHEDA UTENTE .........................................................................................................................61

Inserimento e modifica ................................................................................................................61 Gestione moduli ..........................................................................................................................62 P.A.I/P.E.I La settimana tipo (Piano Assistenziale/Educativo Individualizzato)........................67



Preparazione/Verifica di una SmartCard ...................................................................................68 ARCHIVI .........................................................................................................................................69

Stampe.........................................................................................................................................70 MODULI VS UTENTI ....................................................................................................................70

CAPITOLO 9 AMBIENTE ANAGRAFICA: ANAGRAFICA OPERATOR I .............................72

DEFINIZIONI..................................................................................................................................72 SCHEDA OPERATORE .................................................................................................................72

Inserimento e modifica ................................................................................................................72 Preparazione/Verifica di una SmartCard ...................................................................................73

ARCHIVI .........................................................................................................................................74 Stampe.........................................................................................................................................74

CAPITOLO 10 AMBIENTE LAVORO: GESTIONE TURNI ........ ..............................................75

DEFINIZIONI..................................................................................................................................75 GESTIONE TIMBRATURE DI ENTRATA ED USCITA..............................................................75

Elementi propedeutici .................................................................................................................75 Scarico ........................................................................................................................................76 Gestione/Elaborazione ................................................................................................................77

CAPITOLO 11 MODULO: CEDOLINI DI FINE MESE .......... ....................................................80

DEFINIZIONI E OBIETTIVI..........................................................................................................80 CEDOLINO DI FINE MESE ...........................................................................................................81

Logica funzionale del modulo .....................................................................................................81 AMBIENTE DI GESTIONE: SGUARDO D’INSIEME..................................................................83

Livello 1: Cedolino presenze.......................................................................................................84 Livello 2: Foglio presenze (Tipo INAIL) .....................................................................................87 Livello 3: Riepiloghi per colonne................................................................................................88 Livello 4: Riepiloghi mensili (Banca ore) ...................................................................................89 Livello 5: Preelaborazione/Elaborazione ...................................................................................91

CEDOLINO: GESTIONE STANDARD, SENZA BANCA ORE....................................................92 Fase 1: Introduzione delle voci di cedolino (una tantum) ..........................................................92 Inserimento e modifica ................................................................................................................93 Fase 2: Verifica dei rapporti di lavoro (una tantum)..................................................................95 Fase 3: Scrivere una regola di aggregazione e riclassificazione (a mano) ................................98 Fase 4: Introdurre una competenza, una trattenuta o una nota mensile ..................................101 Fase 5: Generazione dei cedolini presenze...............................................................................103

CEDOLINO: GESTIONE CON BANCA ORE .............................................................................104 Logica funzionale del modulo ...................................................................................................104 Impostazione della scheda “Rapporto di lavoro”.....................................................................104 Impostazione delle regole di aggregazione/riclassificazione....................................................105 Generazione dei cedolini presenze............................................................................................110 Generazione dell’estratto conto mensile ...................................................................................111 Compensazione periodica della banca ore positiva..................................................................112 Compensazione periodica della banca ore positiva/negativa...................................................112

CAPITOLO 12 SMS MANAGER...................................................................................................114

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI ...........................................................................................114 SMS MANAGER...........................................................................................................................114 DOVE ACQUISTARE SMS..........................................................................................................115

CAPITOLO 13 MODULO: GESTIONE TERMINALI............. ...................................................116

DEFINIZIONI................................................................................................................................116 SCHEDA TERMINALE................................................................................................................116

Inserimento e modifica ..............................................................................................................116 ARCHIVI .......................................................................................................................................117

Stampe.......................................................................................................................................117



CAPITOLO 14 MODULO: FORMAZIONE..................... ............................................................118

DEFINIZIONI................................................................................................................................118 GESTIONE CORSI........................................................................................................................119

Maschera di gestione ................................................................................................................119 Stampe.......................................................................................................................................120 Inserimento e modifica ..............................................................................................................120

OPERATORI VS CORSI...............................................................................................................128 Maschera di gestione ................................................................................................................128 Stampe/Esportazione.................................................................................................................129 Inserimento e modifica ..............................................................................................................129

CAPITOLO 15 MODULO: ESAMI MEDICI ................... ............................................................133

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI ...........................................................................................133 GESTIONE ESAMI MEDICI ........................................................................................................133

Maschera di gestione ................................................................................................................133 Stampe/Esportazione.................................................................................................................135 Inserimento e modifica ..............................................................................................................135

CAPITOLO 16 MODULO: PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI ..... ........................................137

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI ...........................................................................................137 GESTIONE PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI........................................................................137

Maschera di gestione ................................................................................................................137 Stampe/Esportazione.................................................................................................................139 Inserimento e modifica ..............................................................................................................139

CAPITOLO 17 MODULO: GESTIONE VOUCHER............... ....................................................143

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI ...........................................................................................143

CAPITOLO 18 MODULO: GESTIONE DOCUMENTALE ........... ............................................144

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI ...........................................................................................144 MASCHERA DI GESTIONE ........................................................................................................145

Stampe/Esportazione.................................................................................................................145 INSERIMENTO E MODIFICA.....................................................................................................145

CAPITOLO 19 AMBIENTI ACCESSORI: MODELLI DOCUMENTO .. .................................147

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI ...........................................................................................147 DOCUMENTI: INSERIMENTO E/O MODIFICA .......................................................................147 DOCUMENTI: PREPARAZIONE DI UN MODELLO PER L’ANAGRAFICA ..........................147

CAPITOLO 20 VERIFICHE MODULI....................... ..................................................................150

LA VERIFICA DEI MODULI .......................................................................................................150 UNA DEFINIZIONE: MINUTI EQUIVALENTI .........................................................................152 VERIFICA COPERTURA.............................................................................................................153 VERIFICA DETTAGLIATA PERIODO.......................................................................................154 CONSOLIDAMENTO DETTAGLI ..............................................................................................155 CONSOLIDAMENTO TOTALI ...................................................................................................156

CAPITOLO 21 STRUMENTI DI AMMINISTRAZIONE E TECNICHE DI PROTEZIONE DEI DATI ..........................................................................................................................................157

IL DATA BASE.............................................................................................................................157 MANUTENZIONE DEL DB.........................................................................................................157 INTERVENTI DIRETTI SUL DB.................................................................................................158 LA PROTEZIONE DEI DATI .......................................................................................................158

Creazione di file di backup su supporti esterni........................................................158 Backup ciclico automatico nella stessa cartella del DB ........................................159



APPENDICE A TECNICHE DI “PATTERN RECOGNITION” ..... ..........................................160

APPENDICE B - STRUTTURA PER LA MEMORIZZAZIONE DEI S ERVIZI/COMMESSE............................................................................................................................................................161

DEFINIZIONI................................................................................................................................161 MODELLO GENERALE ...........................................................................................................161 ESEMPIO 1 – CANTIERE SEMPLICE.....................................................................................162 ESEMPIO 2 – CANTIERE COMPLESSO.................................................................................162

STRUTTURA PER LA MEMORIZZAZIONE DELLE ATTIVITA’/SER VIZI........................163

DEFINIZIONI................................................................................................................................163

APPENDICE C TRACCIATO RECORD PER LIBRO UNICO DEL LA VORO......................164

APPENDICE E MESSAGGI DI ERRORE E SEGNALAZIONE (WAR NINGS & ERRORS)166

CONVENZIONI ............................................................................................................................166 MESSAGGI DI ERRORE E SEGNALAZIONE (WARNINGS & ERRORS) ..............................166

APPENDICE F FAQ – DOMANDE FREQUENTI......................................................................167

RIPOSO COMPENSATIVO .........................................................................................................167

GLOSSARIO.....................................................................................................................................169

Presentazione QUADRO D'INSIEME Ogni azienda, privata o pubblica, per migliorare le proprie capacità di sviluppo e innovazione deve disporre sempre di informazioni affidabili, complete e puntuali. L'interscambio di queste informazioni tra le diverse aree aziendali consente l'ottimizzazione delle risorse umane e produttive e ne agevola la crescita qualitativa. IL RILEVAMENTO PRESENZE Una delle voci più importanti nel bilancio delle imprese è il costo del lavoro. Molte aziende, tuttavia, per controllare e misurare l'efficienza del personale, si avvalgono ancora oggi di strumenti di rilevamento tradizionali e ricorrono a procedure manuali da tempo superate. Specie nei servizi alla persona rivolti da aziende in appalto per Enti Pubblici diventa difficile effettuare un puntuale controllo di gestione e valutare la qualità di un servizio in termini di efficienza ed efficacia. L’attività di monitoraggio dei servizi forniti alla persona tra Pubblico e Privato consente: - da un lato garantisce che

l'operatore privato fornisca in modo univoco e certificabile le prestazioni richieste dall'Ente evitando abusi nell'utilizzo della risorsa tempo che comporta quindi una maggior soddisfazione dell'utenza;

- dall'altro una più efficiente gestione dei servizi affidandosi alle tecnologie

elettroniche ed informatiche riducendo i costi interni dell'Ente. Infatti, Il controllo delle presenze e degli orari di lavoro attuato nel modo tradizionale comporta una serie di attività di routine, noiose e ripetitive, poco gratificanti per le persone e quasi tutte concentrate in un periodo di tempo ristretto (fine mese). La manualità nei controlli e nei calcoli delle ore lavorate allunga i tempi di preparazione dei pagamenti induce spesso in errori di varia natura. La mancanza informazioni, complete e puntuali, non consente di misurare correttamente l'efficienza della forza lavoro e di prendere in tempo le azioni correttive necessarie.

In sintesi, un efficace controllo dei collaboratori durante il lavoro contribuisce ad aumentare la produttività e a migliorare la qualità, ottimizzando i costi e garantendo il servizio. L'APPLICAZIONE DISPONIBILE Il sistema elettronico di rilevamento presenze portatile: • identifica gli operatori e gli

utenti rilevando gli orari di entrata e di uscita dell'operatore da ciascun utente;

• gestisce in modo automatico le diverse categorie di servizi;

• mediante esportazioni in formati di uso comune (Excel, Word. Txt) fornisce tempestivamente la situazione aggiornata all'Ente committente;



• permette di inserire dati mancanti e correggere errori;

• gestisce il lavoro straordinario (normale, notturno, festivo, ecc.) ;

• calcola le ore lavorate suddivise per classi di retribuzione;

• stampa tutta la documentazione per uso interno;

• genera un file dati specifico per gli enti terzi in modo da semplificare i problemi di certificazione contabilizzazione dei servizi;

• consente ricerche storiche, totalizzazioni ed analisi statistiche.

con indubbi vantaggi per l'agenzia chiamata a fornire il servizio quali: • maggiore efficienza del

personale • minor impegno dell’Ufficio del

Personale • eliminazione di sviste ed

errori di calcolo delle ore lavorate;

• abbattimento del tasso di disservizio dovuto a comportamenti non corretti da parte degli operatori;

• ottimizzazione dell’organizzazione produttiva;

• semplificazione delle procedure interne;

• massima garanzia di sicurezza e riservatezza delle informazioni;

• disponibilità di un data base in continuo aggiornamento;

• disponibilità di documentazione obiettiva sulle presenze fisiche migliore immagine aziendale;

GLI STRUMENTI (Opzionale) Ogni operatore è dotato di un Rilevatore presenze nei quali si rilevano e memorizzano gli orari di inizio e fine servizio, fornendo informazioni sulla prestazione erogata. (Opzionale) Ogni operatore ed ogni utente è dotato di un badge (una tessera formato carta di credito) che consente la certificazione dell'avvenuto. Quando l'operatore si reca da un utente certifica il suo arrivo inserendo il badge nell'apparato di rilevazione presenze che viene confermato dall'utente. Al termine della prestazione si procede a chiudere il servizio sempre con doppia lettura, cioè l'utente certifica sempre le operazioni dell'operatore. Un personal computer della organizzazione con a bordo il software applicativo specifico, raccoglie i dati dai rilevatori portatili, elabora le informazioni ed evidenzia le "anomalie", effettua la "quadratura" e calcola le ore lavorate, fornisce un reporting completo su video, prepara il file per eventuali enti terzi (come ad esempio il Comune), permette una serie di analisi storico-statistiche.

Gli Autori



LICENZA E GARANZIA LIMITATA Il presente software e la documentazione acclusa sono protetti dalla legge sul diritto d'autore e dalla Convenzione Internazionale sul diritto d'autore. Il software può essere installato e utilizzato da uno o più terminali, facenti capo ad unico Data Base. Il software viene licenziato con una licenza a consumo basata sulla chiave univoca incrementale di una delle tabelle del database come meglio specificato nella documentazione specifica. Garanzia limitata In assenza della stipula di

specifici contratti a pagamento non si danno garanzie di alcun genere. Il software e i suoi accessori “sono forniti così come sono” colui che li usa è l’unico responsabile. Ogni cura è stata posta affinché la documentazione cartacea e i supporti di memorizzazione siano privi di difetti; tuttavia gli autori

non possono assumersi nessuna responsabilità derivante dall'utilizzo degli stessi. Lo stesso dicasi per ogni persona o società coinvolta nella creazione e nella produzione di questo prodotto. In particolare non si afferma che il software e la documentazione siano "senza errori". Condizioni generali ed altre

note Tutti i diritti riservati. Il contenuto pacchetto software (applicativo database, manualistica di riferimento) possono essere modificati senza preavviso. Windows e DOS sono marchi registrati della Microsoft Corporation. Access è un marchio registrato della Microsoft Corporation. Altri nomi di prodotti citati nella documentazione servono unicamente a scopo di identificazione e possono essere marchi registrati dalle rispettive aziende.


Cod. Ref. PRJ2000502 pag. 11 di 171

Per iniziare

INFORMAZIONI GENERALI SU QUESTO MANUALE Questo manuale fornisce le informazioni necessarie per utilizzare l’applicativo software dedicato alla gestione dei servizi alla persona. Esso è basato sull'applicativo denominato SiCare©©, sviluppato in ambiente Microsoft Windows. COME UTILIZZARE IL MANUALE Il manuale è strutturato nel modo seguente: Questo capitolo descrive come predisporre il sistema per

l'installazione del software e come installare il software stesso. Il Capitolo 1 analizza le problematiche relativa alla

configurazione del sistema e degli operatori. Il Capitolo 2 offre una panoramica sui temi implementati

attraverso l’applicazione SiCare©© ed introduce alle funzioni della maschera principale.

I Capitolo intermendi, introducono alle funzioni dedicate

all’interazione con i DB. L’ultimo Capitolo offre informazioni su temi di carattere

particolare per l’amministratore del sistema e introduce alle tecniche di protezione dei dati e di Backup.

L'APPENDICE A riferisce sugli enunciati di “pattern recognition”

utilizzabili nelle ricerche. L'APPENDICE B mostra un esempio di modello organizzativo. L'APPENDICE E contiene informazioni inerenti la messaggistica

di errore. Il manuale comprende il glossario. Il manuale presuppone la conoscenza delle nozioni fondamentali sull'utilizzo di sistemi basati su Microsoft Windows, è richiesta inoltre una competenza minima di utilizzo di Data Base evoluti (Access) ed una competenza di hardware del PC per le connessioni con il campo.



Per sistemi in rete si presuppone la capacità dell’utente di configurare una rete Windows e i relativi parametri di condivisione di unità dischi e periferiche remoti. Il manuale presuppone inoltre l'utilizzo del mouse per l'esecuzione dei comandi e delle operazioni associate, esso si riferisce solo occasionalmente ai metodi da tastiera. Nel limite del possibile, il manuale è l’applicazione sono scritti e rispondono all’utente in lingua italiana, si ritiene in ogni caso necessaria la comprensione dell’inglese tecnico di base (es. messaggi di errore di sistema non controllabili sono tipicamente in inglese). REQUISITI HARDWARE E SOFTWARE (POSTAZIONE SERVER) Il Sistema Informativo SiCare richiede un ambiente di lavoro dalle caratteristiche seguenti:

• Pentium III 700 - 512 MByte; • HD: 40Gbyte; • CD-ROM; • Consigliato il masterizzatore per il backup dei dati; • Una porta seriale RS232 COM1 per la connessione con

l'hardware di campo se presente o USB; • Una connessione a internet per la trasmissione in remoto dei

degli SMS; • S.O. 2000/XP/VISTA; • Suite Ufficio: Office 2003 o successivo, obbligatorio Excel

Acrobat Reader per la visualizzazione dei file PDF; • Monitor risoluzione 1280x1024 consigliato, 1024x768

minimo; • Stampante laser 8ppm (consigliata);

INSTALLAZIONE DA CD ROM

Installazione 2000/XP/VISTA

L'installazione su PC dotati di sistema operativo Windows 2000, XP, Vista comporta i seguenti passaggi: Inserire il CD nel vostro lettore e attendere qualche secondo. All'apertura dello splash screen scegliere l'installazione e seguire la procedura successiva. Qualora non fosse possibile l'installazione automatica procede manualmente attraverso l'esplora risorse facendo click sul file



X:\autorun.exe (X indica la lettera con cui viene identificato il vostro lettore CD, tipicamente D:\). Installazione dell'applicazione Fase click in sequenza sulle fasi di seguito segnalate e seguire poi le istruzioni che appariranno via via. Qualora non fosse possibile l'installazione automatica procede manualmente attraverso l'esplora risorse e facendo click sul file X:\nomeprogramma\SETUP.EXE

Problemi e soluzioni

Durante l'installazione ho delle segnalazioni di errore Provare a portare a termine comunque l'installazione ignorando gli errori in quanto probabilmente essi sono dovuti alla presenza di librerie obsolete. Se il software di installazione dice di non riuscire a registrare alcune librerie IGNORARE la segnalazione e andare avanti. AMBIENTE DI LAVORO Al termine dell'installazione l'ambiente di lavoro presenta la seguente configurazione:

• sotto la cartella <C:\ Programmi> è stata creata una nuova cartella < Sicare> contenente il programma e i suoi file accessori;

• all'interno di < Documenti Condivisi> (XP/2000) o < Cartelle Condivise\ Pubbliche> (Vista) è stata creata la cartella <\ Sicare> sono state costruite un insieme di cartelle: mdb = contiene il database, la licenza e i modelli RTF;

• modelli = contiene i modelli di stampa excel; backup = contiene il backup esterno;

• xls = contiene i report di stampa esportati mensilmente (rif. Milano);

• doc =archivio per la gestione documentale; • temp = nella cartella temporanea di sistema vengono

generate le stampe e i report;

Postazione singola (SERVER)



Nel caso di utilizzo in postazione singola, cioè un solo PC su cui giace il programma e l’archivio associato (Data Base), la configurazione dell’ambiente operativo comporta i passi successivi. Utilizzare l’utente <amministratore> con password <password> per il primo accesso. Si consiglia di cambiare la password dopo il primo avvio. Lanciando per la prima volta il programma appare la maschera del programma portarsi nel menu Strumenti/Configurazione per impostare i parametri dell’applicativo. Particolare attenzione va rivolta alla compilazione dei campi seguenti: “Ragione sociale”, ”Codice Fiscale”, “Partita IVA”, che saranno poi utilizzati quando verrà richiesta la licenza. Nella voce “DB Root Path (Server)” deve essere riportato esattamente il percorso che individua la directory radice nella quale è stato creato l’archivio (Data Base) < Documenti Condivisi> (XP/2000) o < Cartelle Condivise\ Pubbliche> (Vista) …\ SiCare\” (Fate attenzione alla presenza dell’ultimo “backslash[\]”. Dopo la compilazione della maschera, registrare i dati mediante l’opzione “Salva”, presente sulla barra pulsanti.



CAPITOLO 1 Amministrazione del sistema e configurazione In questo capitolo si introduce la configurazione e l’amministrazione del sistema SiCare© in ambiente di rete multiutente. Saranno trattati gli aspetti salienti dell’amministrazione del sistema ad un livello di dettaglio idoneo a permettere a chiunque di configurare il proprio sistema in rete. Si presuppongono competenze nella configurazione di una rete paritetica (peer to peer o client/server) tipo Windows della condivisione di risorse, quali dischi e cartelle (directory). IL LAVORO COOPERATIVO DI RETE In generale, il lavoro in rete nasce dall’esigenza che più utenti hanno di condividere ed elaborare un certo gruppo di informazioni. Per esigenze tecniche di omogeneità e consistenza le informazioni (l’archivio o il Data Base) sono conservate su una postazione di lavoro principale denominata SERVER, gli altri utenti accedono ad esse da posizioni remote/secondarie denominate CLIENT. Oltre all’architettura logica della rete è necessario creare una gerarchia tra gli utenti che accedono ai dati. Ad esempio, esisteranno utenti privilegiati od esperti ai quali è consentito provvedere a particolari operazioni sui dati (inserisci, modifica, cancella!) ed altri a cui è consentita la sola lettura. L’ARCHITETTURA CLIENT/SERVER (Ambiente file-server) Il sistema SiCare© implementa un Data Base in soluzione file-server, cioè: - il Data Base risiede su un PC in rete che svolge la funzione di file

server condividendo sulla rete la directory < Documenti Condivisi> (XP/2000) o < Cartelle Condivise\ Pubbliche> (Vista) …\ SiCare\”;

- uno o più utenti accedono al Data Base mediante il software applicativo < SiCare.exe> giacente su ciascuna postazione remota.

Al fine di migliorare l’efficienza del sistema alcune postelaborazioni sono eseguite direttamente sulla postazione remota (client, generazione di report…) in modo da ridurre il traffico di rete. Si consiglia di non andare oltre le 5 postazioni in rete contemporaneamente attive sul database.



Impostazione di una postazione Server

Oltre alla installazione dell’applicazione e del Data Base come indicato nel capitolo precedente al paragrafo “CONFIGURAZIONE RAPIDA DELL’AMBIENTE DI LAVORO-Postazione singola (SERVER)”. Occorre attivare la condivisione della directory < Documenti Condivisi> (XP/2000) o < Cartelle Condivise\ Pubbliche> (Vista) …\ SiCare\” a livello di rete (vedere Risorse del Computer/Pannello di Controllo/Rete…).

Impostazione di una postazione Client Prima di procedere alla configurazione della postazione secondaria è necessario aver creato l’ambiente operativo sul server. La configurazione di una postazione client richiede i seguenti passi: - installazione del software come indicato nel capitolo introduttivo; - la configurazione dell’ambiente di lavoro. Alla prima installazione, come già avviene per la postazione principale, apparirà la maschera di configurazione dell’ambiente di lavoro. Oltre ai parametri di registrazione basterà indicare alla voce “DB Root Path:” il percorso di rete relativo alla directory radice del Data Base. Ora anche ciascuna postazione client è abilitata ad accedere al Data Base centrale giacente sul Server.

Indicizzazione di un nuovo Database Alla login è possibile indicizzare un nuovo Database. Procedura: 1. Creare una cartella condivisa a piacere; 2. Sfogliare e sceglierla come area dove verrà creato il nuovo db; 3. Mettere come utente [amministratore,password]; 4. Il programma automaticamente CREA e APRE il nuovo db.



SERVER

c:\ Documenti condivisi\

SiCare\ SiCare.exe

*.* (accessori) mdb\

*.mdb xls\

*.xls

CLIENT-1 c:\ Programmi\

SiCare\ SiCare.exe *.* (accessori)

rpt\ *.rpt

CLIENT- 2 c:\ Programmi\

SiCare\ SiCare.exe *.* (accessori)

rpt\ *.rpt

DB Root Path



L’UTENTE “Amministratore” E I SUOI POTERI L’applicazione SiCare© consente di differenziare gli utenti in modo tale da regolare le loro interazioni con il Data Base e con il sistema stesso. A ciascun utente è assegnato un identificatore (nickname/login), una chiave di accesso segreta (password) ed un insieme di privilegi di accesso all’archivio. L’utente che sta al vertice di questa gerarchia è l’Amministratore di Sistema a cui è associato l’identificatore amministratore, già incontrato al capitolo precedente.

L’Amministratore di Sistema Agli utenti ordinari, sono imposte alcune limitazioni, in modo che possano interagire con il sistema e con il DB in modo guidato dall’applicazione. Non esistono invece restrizioni per gli utenti di tipo “amministratore”, essi possono abilitare disabilitare i permessi dei vari utenti/operatori. In particolare sono accessibili agli utenti del gruppo amministratore tutte le funzioni individuate nell’opzione della menù principale “Strumenti” . GESTIONE OPERATORI (Strumenti/Gestione operatori) Anche nel caso di utilizzo in postazione singola è importante capire come sono gestiti gli operatore in SiCare©. Una prima maschera consente di definire i parametri di accreditamento (account) dell’operatore sull’applicativo. Ciascuna persona abilitata a lavorare con l’applicativo deve possedere propri parametri di accreditamento. In secondo luogo definiti i parametri di accreditamento si devono determinare i permessi dell’operatore (utente/amministratore). Per individuare un utente occorre indicare: - Nickname: Identificativo con il quale l’utente accederà al Data

Base e all’Applicativo; - Password: chiave segreta di accesso al DB. Organizzate queste informazioni occorrerà inserire l’utente con l’opzione “salva”. CONFIGURAZIONE (Strumenti/Configurazione) La configurazione dei vari servizi del sistema è molto delicata e richiede una certa perizia nella definizione dei vari parametri. Per



questa ragione le interfacce sono accessibili solo ad operatori di livello amministratore.

Dati generali

Questa interfaccia presenta tutti i campi da impostare per: - l’attivazione del software: inserire la ragione sociale; - il posizionamento del database: inserire il percorso di rete del

database comprensivo dell’ultimo backslash “\”; - l’impostazione della comunicazione dell’hardware di campo per

lo scarico dei terminali e la lettura/scrittura delle smartcard; - l’impostazione del backup ciclico (vedi capitolo dedicato); - la selezione del programma esterno per la visualizzazione dei

report: di default viene indicato wordviewer.exe.

Impostazione della comunicazione con l’hardware di campo Impostare le porte di comunicazione con il lettore scrittore di smartcard e il dispositivo di scarico dei terminali (si vedano anche i capitoli successivi)



SMS

Questa interfaccia presenta tutti i campi da impostare il servizio SMS basato sul servizio in essere presso fornitori di fiducia. Richiedere agli autori maggiori dettagli per l’attivazione del servizio

Gestione licenza

Il secondo pannello consente di verificare la scadenza della licenza licenza ed eventualmente effettuare la stampa della configurazione attiva per rinnovi o ampliamenti. Per la stampa della configurazione necessario che sulla postazione di lavoro sia installato un lettore di file PDF (Acrobat reader).



CAPITOLO 2 Il sistema informativo SiCare© Il sistema informativo SiCare© è stato sviluppato a servizio delle operazioni di catalogazione e archiviazione su supporto informatico delle informazioni inerenti la rilevazione delle attività di un centro per i servizi alla persona (cooperativa, azienda di servizi). FUNZIONALITÀ E PROCEDURE I comandi e le procedure, dell'applicativo SiCare©, consentono: - pianificare l’attività degli operatori; - rendicontare l’attività svolta; - la gestione diversi livelli di password per operatore; L’INTERFACCIA UTENTE PRINCIPALE L'interfaccia utente, proposta nella figura successiva evidenzia le possibilità offerte dal sistema informativo SiCare©.



Alle funzionalità dell’applicativo si accede con un semplice click del mouse sul pulsante di menu desiderato. Le funzioni di menù sono replicate nei pulsanti della barra strumenti per un accesso più immediato. Esse sono ordinate per frequenza d’uso prima quelle che si pensa siano utilizzate quotidianamente poi quelle utilizzate via via più saltuariamente. Sopra la barra di stato un insieme di led consentono di visualizzare sinteticamente la comunicazione con il campo e lo stato dei singoli sistemi solarium collegati.

File

Si accede ai comandi di blocco della maschera o di chiusura dell’applicazione.

Planning

Essa consente di accedere alle interfacce per la pianificazione delle attività del centro in modalità: giornaliera, settimanale e verifica globale.

Registrazioni

Essa consente di accedere all’interfaccia per lo scarico dati da terminali, le operazioni di bonifica ed esportazione per enti terzi.

Lavoro



Un insieme di interfacce che rendono disponibile un ambiente di trasformazione dei dati dalla modalità “operatore->utente->prestazione” alla modalità “operatore->ore lavorate” ai fini della formulazione della busta paga e del controllo di gestione.

Statistiche

Essa consente di accedere all’interfaccia per la postelaborazione dei dati ai fini di valutazioni periodiche ed alle statistiche avanzate finalizzate al controllo di gestione.

SMS

Essa consente di accedere all’interfaccia per la elaborazione e trasmissione dei messaggi SMS.

Voucher (in preparazione)

Essa consente di accedere all’interfaccia per la gestione dei voucher a tempo.

Anagrafica utenti

Essa consente di accedere all’interfaccia per la gestione dell’anagrafe degli utenti.

Anagrafica operatori



Essa consente di accedere all’interfaccia per la gestione dell’anagrafe degli operatori. All’interno di questo menù sono disponibili i sottomoduli per la gestione delle note disciplinari al personale e la gestione degli esami medici.

Essa consente di accedere all’interfaccia per la gestione della programmazione dei corsi e del percorso formativo dei singoli operatori.

Essa consente di accedere all’interfaccia per la gestione documentale ovvero un semplice strumento di protocollazione dei documenti digitali che poi possono essere collegati a: la scheda operatore. la scheda utente, i provvedimenti disciplinari,i corsi, il curriculum formativo dell’operatore stesso.

Dizionari

Essa consente di accedere ai menù e alle successive interfacce per la consultazione dei numerosi archivi associati al programma: - Servizi: costituisce l’archivio delle prestazioni base; - Cantieri: tipicamente ogni centro di servizi lavora in associazioni

con realtà pubbliche quali comuni, az. Municipalizzate che suddividono il territorio in varie aree, zone e sottozone;

- Organizzazioni: il programma può essere utilizzato per la gestione dei servizi relativi singoli centri o team di centri a loro volta organizzati su una specifica scala gerarchica (organizzazione, dipartimenti, gruppi di lavoro);

- Qualifiche: costituisce l’archivio delle qualifiche degli operatori; - Calendario festività: utilizzato per determinare se un giorno è

festivo o no; - Giorni di lavoro: calcolo dei giorni di lavoro di ciascun mese; - SMS: messaggi SMS standard riutilizzabili; - Gestione terminali: banca dati con funzione di inventario del

parco macchine utilizzato.



Nuovo inserimento Essa consente di accedere ai menù e alle successive interfacce per l’apertura di una scheda relativa l’inserimento di un nuovo record nello specifico archivio. Ovvio ll significato delle singole voci.

Archivi

Essa consente di accedere ai menù e alle successive interfacce per la consultazione degli archivi generati automaticamente dal programma.

Strumenti Essa consente di accedere ai menù e alle successive interfacce per la consultazione dei seguenti servizi - Gestione utilizzatori (software users): gestione l’archivio degli

utilizzatori del software e delle loro password; - Configurazione: gestione della configurazione generale del

programma e dei crediti di licenza. - Backup del Database: copia di backup del DB al volo. - Ripristino da backup: ripristino di una copia di backup del DB. L’INTERFACCIA UTENTE CONVENZIONI DI ACCESSO AI DATI Le funzioni di accesso ai dati sono state modularizzate in uno standard che consenta all’operatore di memorizzare un semplice alfabeto di comandi tipici. Per ciascun modulo di programma sono tipicamente disponibili due modalità di accesso alle informazioni: l’archivio e la scheda. A questi due oggetti corrispondono due interfacce utente: - per l’archivio una interfaccia ad elenco con semplici funzioni per

la ricerca desunte anche dai consueti metodi di ricerca su internet;

- per la scheda, come dice il nome stesso una scheda caratteristica con la quale sarà possibile effettuare l’inserimento o la modifica dei dati.



Esempi: l’archivio utenti gestisce l’elenco di tutti gli utenti, la scheda utente mostra le caratteristiche di una singola voce nello stesso, l’archivio operatori gestisce l’elenco di tutte le voci in anagrafica operatori, la scheda operatore mostra i dati del singolo operatore.

Interfaccia Archivio Su ciascuna interfaccia “archivio” una barra di pulsanti consente di accedere alle funzioni disponibili con le seguenti convenzioni: Seleziona Seleziona il record e lo riporta nell’interfaccia

precendente (ALT+S) Nuovo Apre la scheda per l’inserimento di un nuovo record

(ALT+N) Apri Apre la scheda per la modifica del record selezionato

(ALT+A) Cancella Elimina/ Funzioni di cancellazione (ALT+C) Stampe Funzioni di stampa (ALT +P) Chiudi Ritorna all’interfaccia precedente (ESC) Le ricerche sono eseguito con il tradizionale metodo del “pattern recognition” tipico anche della navigazione internet. Le stampe, si invita l’operatore a provare le varie stampe disponibili sia in anteprima che direttamente su carta. Alcune stampe vengono effettuate mediante file XLS. Tutti i pulsanti delle barre di menù se sfiorati con il mouse riportano una segnalazione di aiuto che migliora la comprensione della loro funzione.

Interfaccia scheda

Su ciascuna interfaccia “scheda” una barra di pulsanti consente di accedere alle funzioni disponibili con le seguenti convenzioni: Nuovo Apre la scheda per l’inserimento di un nuovo record

(ALT+N) Salva Apre la scheda per la modifica del record selezionato

(ALT+A) Annulla Elimina/ Funzioni di cancellazione (ALT+C) Stampe Funzioni di stampa (ALT +P) Chiudi Ritorna all’interfaccia precedente (ESC)



Le interfacce delle schede di accesso ai dati sono state studiate con lo scopo di limitare le possibilità di errore dell’utente. Le metodologie di protezione applicate sono le seguenti: - le operazioni più delicate sono guidate da successivi messaggi di

conferma, es.: cancello?…. sei sicuro?…. - un piccolo semaforo in basso a sinistra su ciascuna interfaccia

indica se il record a video è diverso da quello in archivio (rosso);

- durante la modifica o l’inserimento qualora i campi risultassero incompleti, eccessivi o scorretti il programma reagisce con un messaggio di segnalazione o annullando la digitazione.



CAPITOLO 3 Ambiente Pianificazione: quadro planning, prestazio ni

Planning INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI PLANNING = letteralmente “pianificazione” è l’ambiente da cui è possibile impostare gli appuntamenti utenti/operatori. PRESTAZIONE = si intende la prestazione da erogare od erogata da uno o più operatori ad un utente. ANNOTAZIONE = appunto su qualcosa da fare durante il giorno. OBIETTIVO DEL MODULO = consentire al coordinatore del personale di gestire in modo intuitivo la programmazione e la registrazione degli appuntamenti (prestazioni). La programmazione tiene costantemente conto dei vincoli di orario di contratto dell’operatore chiamato ad erogare il servizio e del P.A.I. (Piano assistenziale individuale) dell’utente che riceve la prestazione ottimizzando così la gestione delle risorse umane PLANNING: VISTA D’INSIEME L’interfaccia di planning è molto complessa e consente di avere un colpo d’occhio generale sulla giornata di lavoro del centro servizi. Leggendola dall’alto verso il basso e da sinistra verso destra troviamo: - a sinistra una barra di menu con le opzioni relative la gestione

delle prestazioni; - a destra il calendario e l’elenco delle anagrafiche disponibili con

aree di testo per la ricerca rapida dei nominativi; - al centro un’area su più piani che consente la facile

visualizzazione della giornata di lavoro dal punto di vista dell’operatore, dell’utente e delle annotazioni quotidiane e degli allarmi presenti.



Ideogrammi proposti:

Prestazione con singolo operatore

Prestazione con singolo operatore proveniente da terminale

Prestazione con singolo operatore pianificata mediante i moduli

Prestazione con singolo operatore proveniente da terminale pianificata mediante i moduli

Prestazione con più operatori in compresenza

Prestazione con più operatori in compresenza proveniente da terminale

Prestazione con più operatori in compresenza pianificata mediante i moduli

Prestazione con più operatori in compresenza proveniente da terminale pianificata mediante i moduli



PLANNING: IMPOSTAZIONE DI UNA PRESTAZIONE

L’impostazione di una prestazion comporta le seguenti fasi: - la selezione dell’operatore o dell’utente dall’elenco a destra; - la selezione dell’orario preciso sulla tabella; - l’apertura di una nuova scheda prestazione; - la scelta dell’utente dall’anagrafica; - la scelta della prestazione che può essere fatta dal PAI/PEI (1) o

dall’elenco dei servizi generici (2); - il completamento della stessa; - il salvataggio della stessa; - dopo questa operazione la prestazione si riaprirà sulla scheda

operatori consentendo di aggiungerne eventuali altri.



Al termine la prestazione risulterà “prenotata” e verrà evidenziata in azzurro/verde sul planning. La scheda di impostazione della prestazione è molto interessante, alla generazione di un nuova prestazione viene precaticata con i valori di default derivati dalle impostazioni dei servizi. Per ciascum operatore la scheda presenta un’area gialla in cui si descrive la pianificazione degli orari desiderata ed una area verde nella qualle andrà scritto quanto realmente eseguito.



PLANNING: CONTROLLO DEI MODULI

Nell’area centrale selezionando il controllo dei moduli (1) saranno evidenziati gli allarmi dell’utente selezionato (2), secondo il seguente schema:

Minuti equivalenti non ancora saturati dalle prestazioni

Sono state pianificate più prestazioni di quanto previsto dal modulo

Minuti di prestazioni pianficati uguali ai minuti equivalenti previsti sul periodo



PLANNING: CHIUSURA/REGISTRAZIONE DI UNA PRESTAZIONE COME ESEGUITO La registrazione di una prestazione comporta le seguenti fasi: - la selezione della prestazione; - la selezione sulla barra pulsanti della voce “Registra”; - dopo questa operazione la prestazione risulterà “registrato” e

verrà evidenziato in rosso sul planning. Una prestazione registrato non è più modificabile. PLANNING: CHIUSURA/REGISTRAZIONE DI UNA PRESTAZIONE COME ANNULLATO La registrazione di una prestazione come annulato comporta le seguenti fasi: - la selezione della prestazione; - la selezione sulla barra pulsanti della voce “Annulla”; - dopo questa operazione la prestazione risulterà “registrato” e

verrà evidenziato in blu/violetto sul planning. Una prestazione annullata non è più modificabile. PLANNING: SPOSTAMENTO DI UNA PRESTAZIONE Lo spostamento di una prestazione comporta le seguenti fasi: - la selezione della prestazione; - la selezione sulla barra pulsanti della voce “Sposta”; - il riposizionamento della prestazione con un ulteriore click sulla

tabella di pianificazione; dopo questa operazione la prestazione risulterà spostata. PLANNING: COPIA DI UNA PRESTAZIONE La copia di una prestazione comporta le seguenti fasi: - la selezione della prestazione; - la selezione sulla barra pulsanti della voce “Copia”; - il riposizionamento della prestazione con un ulteriore click sulla

tabella di pianificazione; dopo questa operazione la prestazione risulterà spostata. PLANNING: COPIA DI UNA SETTIMANA DI PRESTAZIONI La copia di una prestazione comporta le seguenti fasi: - la selezione della prestazione;



- la selezione sulla barra pulsanti della voce “Copia Settimana”; - il riposizionamento della settimana specificando i dati sulla

specifica maschera di copia; dopo questa operazione la settimana risulterà copiata. PLANNING: STAMPE (Esportazione planning in formato Excel) La stampa del programma di lavoro di un operatore comporta: - la selezione sulla barra pulsanti della voce “Stampe”; - la definizione di un filtro sui dati; - l’esecuzione della stampa applicando il filtro selezionato;

Verrà aperto il programma Excel e generato uno specifico foglio di lavoro. Esistono 2 modelli con caratteristiche di stampa diverse per un totale di 4 tipi di file. Si invita l’utilizzatore ad un collaudo autonomo per convenire quale più utile ai suoi fini.



PLANNING: ANNOTAZIONI Sul plannig troviamo anche una sezione per la redazione di rapide note di lavoro.

L’introduzione di una annotazione comporta le seguenti fasi: - la selezione dell’area annotazioni; - la selezione sulla barra pulsanti della voce “Nuovo”; - la redazione dell’annotazione; - il salvataggio della stessa con l’opzione salva. dopo questa operazione l’annotazione apparirà in elenco. Con un semplice doppio click sarà possibile accedere alla scheda dell’annotazione per l’aggiornamento o la sua eliminazione. La priorità delle annotazioni è evidenziata dai seguenti colori:

Bassa priorità

Media priorità

Alta priorità

Eseguita



CAPITOLO 4 Ambiente “Doppio Planning” INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI PLANNING = letteralmente “pianificazione” è l’ambiente da cui è possibile impostare gli appuntamenti utenti/operatori. PRESTAZIONE = si intende la prestazione da erogare od erogata da uno o più operatori ad un utente. OBIETTIVO DEL MODULO = Mantiene i medesimi obiettivi del planning giornaliero. Cambia la modalità di visualizzazione (per settimana) e la modalità di interazione per l’inserimento e la modifica delle prestazioni che diventa tipo celle di un foglio di lavoro.

DOPPIO PLANNING: VISTA D’INSIEME



L’interfaccia del “doppio planning” è molto complessa e consente di avere un colpo d’occhio generale sulla settimana di lavoro del centro servizi. Essa è caratterizzata da due grandi aree di lavoro: area sinistra e area destra. A sinistra il programma settimanale. A destra un'area che mostra un'altro programma settimanale ai fini di una comparazione tra diversi operatori o giorni dello stesso operatore. Ideogrammi proposti:

Prestazione con singolo operatore

Prestazione con singolo operatore proveniente da terminale

Prestazione con singolo operatore pianificata mediante i moduli

Prestazione con singolo operatore proveniente da terminale pianificata mediante i moduli

Prestazione con più operatori in compresenza

Prestazione con più operatori in compresenza proveniente da terminale

Prestazione con più operatori in compresenza pianificata mediante i moduli

Prestazione con più operatori in compresenza proveniente da terminale pianificata mediante i moduli

Sulla destra facendo click sul bottoncino PAI l’area di destra commuta in uno strumento che visualizza lo stato di programmazione dei singoli operatori o del singolo utente.



In particolare:

Operatore HH Teoriche Ore settimanali stabilite dal Rapporto di

Lavoro HH Programmate Ore programmate nella settimana

selezionata N. Accompagnamenti Programmati

N. di accompagnamenti programmati

HH Registrate Ore registrate (eseguite) nella settimana selezionata

N. Accompagnamenti Registrati

N. di accompagnamenti eseguiti

HH Sospese N. di ore sospese +/- Saldo ore Utente



HH Teoriche Ore settimanali stabilite dal P.A.I., Piano assistenziale individualizzato

N. Accompagnamenti Teorici

N. di accompagnamenti come da P.A.I., Piano assistenziale individualizzato

HH Programmate Ore programmate nella settimana selezionata

N. Accompagnamenti Programmati

N. di accompagnamenti programmati

HH Registrate Ore registrate (eseguite) nella settimana selezionata

N. Accompagnamenti Registrati

N. di accompagnamenti eseguiti

HH Sospese N. di ore sospese +/- Saldo ore Sulla destra facendo click sul bottoncino Utenti l’area di destra commuta in uno strumento che visualizza lo stato di programmazione del singolo operatore e i moduli associati.

SELEZIONE DI UN OPERATORE E DEL PERIODO Selezionare un operatore dall’elenco e dal calendario la settimana che si desidera visualizzare.



Nella tabella appariranno i dati relativi. Questo tipo di visualizzazione è molto utile per le prestazioni con singolo operatore.

SELEZIONE DI UN UTENTE Come selezionare l’utente della prestazione:

- posizionarsi sulla cella utente nella tabella; - iniziare a digitare il cognome e il nome fino a che nella lista

proposta sopra non resti il solo soggetto desiderato o il nominativo desiderato sia il primo della lista;

- battere invio; - l’utente verrà riportato nella cella. INSERIMENTO DEGLI ORARI Portarsi nelle rispettive caselle (dalle,alle):

- digitare l’ora sono compatibili anche i formati senza segni di interpunzione (hhmm,hhmm);

- inserito il periodo automaticamente verrà calcolata la durata. SELEZIONE DI UN SERVIZIO Come selezionare il servizio:

- posizionarsi sulla cella “servizio” nella tabella; - iniziare a digitare il servizio o il numero identificativo fino a che

nella lista proposta sopra non resti il solo servizio desiderato o il servizio desiderato sia il primo della lista;

- battere invio; il servizio verrà riportato nella cella. Servizi gestiti:

Operatore Generico

[1] Igiene personale

[2] Igiene ambientale ordinaria

[3] Igiene ambientale straordinaria

[4] Preparazione pasti

[5] Consegna pasti

[6] Accompagnamenti

[7] Spesa

[8] Prestazione resa all'esterno

[9] Sostegno psicologico

[10] Prestazione non erogata

[11] Prestazione integrata (Milano)



SELEZIONE DI UN SERVIZIO PROVENIENTE DAI MODULI

Come selezionare il servizio:

- posizionarsi sulla cella “servizio” nella tabella (1); - digitare il codice del servizio preceduto da “K” come descritto

nella tabella riportata nei servizi provenienti dai moduli (2) nella colonna KEY;

- battere invio; - il servizio verrà riportato nella cella e sarà collegato al modulo. Nell’area di destra saranno evidenziati gli allarmi dell’utente selezionato (2), secondo il seguente schema:

Minuti equivalenti non ancora saturati dalle prestazioni

Sono state pianificate più prestazioni di quanto previsto dal modulo

Minuti di prestazioni pianficati uguali ai minuti equivalenti previsti sul periodo



COMANDI RAPIDI SULLE TABELLE CTRL+X Taglia riga CTRL+C Copia riga CTRL+V Incolla riga CTRL+Z Cancella riga CRTL+T Registra e genera prestazione da TERMINALE CRTL+M Converti prestazione da TERMINALE in prestazione

MANUALE (Cartaceo) CTRL+P Se prestazione Registrata: PIANIFICA (rosso-verde) CTRL+R Se prestazione Pianificata: REGISTRA (verde-rosso) CTRL+D Se prestazione Integrata: DOMICILIARE CTRL+I Se prestazione Domiciliare: INTEGRATA ALT+F12 Cancella forzatamente una prestazione REGISTRATA CTRL+F8 Salva la settimana I comandi rapidi consentono di lavorare sulle righe interne migliorando l’efficienza di imputazione dei dati da parte dell’operatore/coordinatore chiamato a gestire la programmazione.



CAPITOLO 5 Ambiente gestione registrazioni da terminale

PopUp Menu

Scarico terminali Bonifica dati

Esportazioni in XLS Storico Esportazioni

DEFINIZIONI TERMINALE = unità di lettura smartcard e registrazione delle prestazioni per utenti mobili. REGISTRAZIONE = si intende la prestazione così come registrata sul terminale.

SCARICO DATI DA TERMINALE

Procedura: 1. Collegare alla seriale il cavetto per la connessione al terminale. 2. Collegare un terminale al cavetto attraverso il connettore

specifico 3. Accendere il terminale



4. Sulla tastiera del terminale portarsi sul menu “Scarico Dati” 5. Attendere che compaia sul visore del terminale il messaggio

"Attesa" 6. Premere sul programma il tasto “Ricezione" 7. Attendere la fine dello scarico dati 8. Premere sul programma il tasto “Data Base" 9. Andare alle funzioni di “Bonifica dati” per la post-elaborazione.

BONIFICA DATI DA TERMINALE

L’operazione di bonifica dei dati consente di postelaborare i dati caricati dai terminali di registrazione e/o correlandoli con la pianificazione, di introdurre record a mano o bonificare record danneggiati. La regola base, per la bonifica dei dati, è:

“ a ciascun dato scaricato da terminale deve corrispo ndere una prestazione pianificata ”

L’interfaccia utente è organizzata in 3 aree principali tra loro correlate. - in alto a destra l’area dei dettagli;



- sotto l’area elenco delle prestazioni scaricate da terminale con la specifica area di ricerca;

- a sinistra due colonne che mostrano i dati da terminale e da pianificazione per il confronto diretto.

Area A – Dati da terminale di specifico operatore Quest’area consente di: - selezionare, mediante il calendario, il giorno che si desidera

visualizzare nella colonna a sinistra corrispondente; - selezionare, mediante i tasto verde, l’operatore del quale si

desiderano visualizzare i dati da terminale.

Area B – Dati da pianificazione di specifico operat ore Quest’area consente di: - selezionare, mediante il calendario, il giorno che si desidera

visualizzare nella colonna a sinistra corrispondente; - selezionare, mediante i tasto verde, l’operatore del quale si

desiderano visualizzare i dati di pianificazione.

Area C – Dati da terminale Quest’area consente di: - visualizzare l’elenco dei dati scaricati da terminale sulla base del

testo di ricerca impostato nell’area specifica; - facendo doppio click sulla singola riga è possibile accedere alla

scheda prestazione da terminale ed eventualmente adeguarla. Le ricerche seguono i seguenti schemi: - se si inserisce il nome di un operatore verranno elencate tutte le

prestazioni di quello’operatore; - se si inserisce una data verranno elencate tutte le prestazioni in

quella data; - se si inserisce una data e un nome verrano elencate le

prestazioni per quella data di quel nome. Le prestazioni da terminale nell’elenco sono gestite con il seguente codice dei colori e forme (i pallini indicano errori):

Corretta - Scaricata non collegata alla pianificazione

Errata – Operatore anonimo



Errata – Chiusura anomala

Errata – Utente anonimo/ prestazione non erogata

Corretta – Registrata ma non esportata (MILANO)

Corretta – Registrata ed esportata (MILANO) quindi immodificabile

Ricerca automatica delle corrispondenze (menù: AUTO )

La ricerca automatica delle corrispondenze corrella il programma pianificato con i dati scaricati dal terminale secondo la regola seguente: Una prestazione da terminale è uguale ad una prestazione pianificata se:

TERMINALE PLANNING Codice Operatore = Codice Operatore

Codice Utente = Codice Utente Codice Servizio = Codice Servizio

Giorno prestazione = Giorno prestazione

Trovata una prestazione uguale il “planning” verrà aggiornato assegnando alla prestazione gli orari scaricati dal terminale (1) e mettendola nello stato di “Registrata” (2)



Ricerca e collegamento manuale delle corrispondenze

Qualora alcuni dati risultassero non coerenti è necessario procedere manualmente a realizzare il collegamento tra la prestazione da terminale e la prestazione pianificata. Procedere nel modo seguente: - selezionare la prestazione da terminale dall’elenco (C) o dal

planning di destra (A). Essa verrà evidenziata nell’area azzurra della zona (A) a sinistra;

- dopo aver selezionato giorno ed operatore dall’area (B= a sinistra, selezionare la prestazione “da pianificazione” dal planning di destra (B). Essa verrà evidenziata nell’area azzurra della zona (B) a sinistra;

- premere il pulsante di collegamento i dati selezionati verrano tra loro collegati e il “planning” verrà aggiornato assegnando alla prestazione gli orari scaricati dal terminale (1) e mettendola nello stato di “Registrata” (2).

Generazione di una prestazione a partire dai dati scaricati da terminale

Può accadere che esistano prestazioni non pianificata ma scaricate da terminale. Dopo averne accertato la correttezza si può procedere alla generazione di una voce di “pianificazione” come da valori scaricati dal terminale Procedere nel modo seguente: - selezionare la prestazione da terminale dall’elenco (C) o dal

planning di destra (A). Essa verrà evidenziata nell’area azzurra della zona (A) a sinistra;

- premere il pulsante di generazione i dati selezionati serviranno per generare la nuova prestazione e il “planning” verrà aggiornato assegnando alla prestazione gli orari scaricati dal terminale (1) e mettendola nello stato di “Registrata” (2).



CORREZIONE DELLE ANOMALIE (FILTRI) Alcune funzioni ausiliarie consentono di eseguire una migliore valutazione delle anomalie, in particolare: - selezionare i record che hanno durata inferiore a 15’; - selezionare i record che hanno durata superiore a 1h:30’; - seleziona i record che sono stati chiusi in modo anomalo; - selezionare record attribuiti ad utenti od operatori anonimi; - selezionare record che non hanno corrispondenza con la

pianificazione. Dopo avere selezionato i record interessati essi potranno essere bonificati aprendo la scheda “Registrazione da terminale” mediante doppio click sullo specifico record o il pulsante “ Apri” della barra di menù.

Bonificare il dato e salvare . Successivamente operare come ai paragrafi precedenti per la connessione alla prestazione. Richiamare più volte i vari filtri fino a quando non risultano più anomalie non gestite.



ESPORTAZIONI XLS

La sceda consente di selezionare il dettaglio della tipologia dei dati da esportare. Di default propone il mese corrente.

Il file di destinazione ha il nome nella seguente forma nella forma: term_cart_ SXXYYZZ…_ORGANIZZAZIONE_MMAAAA_MT Dove Term Sta per dati da

terminale cartaceo_normali_ORGANIZZAZIONE_MMAAAANM.XLS Prestazioni manuali

normali dell’Organizzazione del mese di MM dell’anno AAAA Normali-Manuali

card_integrata_ORGANIZZAZIONE_MMAAAAIT.XLS Prestazioni da terminale integrate dell’Organizzazione del mese di MM dell’anno AAAA Integrate-Terminale

card_integrata_ORGANIZZAZIONE_MMAAAAIM.XLS Prestazioni manuali



integrate dell’Organizzazione del mese di MM dell’anno AAAA Integrate-Merminale

Tutto è automatizzato ciascun passo viene guidato da opportuni menù intermedi. Al termine dell’operazione i record che sono passati nel file EXCEL saranno bloccati in scrittura (semaforo rosso) in modo da mantenere la consistenza tra i dati inviati all’ente terzo e l’archivio locale. COPIA DELLO STORICO Dall’archivio storico XLS è possibile esportare i dati su dischetto. La percorso della cartella contenente i file generarti è tipicamente:

“C:\Programmi\SiCare\xls\*.*”



CAPITOLO 6 Ambiente statistiche

Statistiche standard Statistiche Avanzate

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI STATISTICHE STANDARD = elaborazioni di dati aggredati sulla base della pianificazione e delle registrazioni. STATISTICHE AVANZATE = elaborazioni di dati aggredati sulla base della pianificazione e delle registrazioni più orientate al controllo di gestione. Es. suddivisione delle ore per centro di costo e conteggio delle prestazioni.

STATISTICHE STANDARD



La maschera consente di filtrare i dati sugli utenti e sugli operatori e sul il periodo da valutare ( Filtro). Applicando il “filtro” di ricerca mediante il tasto “Applica” sarà generato il report come desiderato. Mediante la selezione del comando di esportazione è possibile procedere alla visualizzazione e la stampa del report in formato Excel.

STATISTICHE AVANZATE



La maschera si divide in 4 macro aree: Area Uso 1 Definisce il tipo di dato da aggregare: n.

prestazioni, ore di servizio 2 Definisce il livello di aggregazione e

filtra il periodo di valutazione 3 Funzioni esecutive: calcolo statistico,

stampa 4 Visualizza il risultato della statistica Esempio: Si desiderano sapere le ore lavorate per ciascuna attività/servizio da marzo a aprile a dell’anno corrente aggregate per dipartimenti. Sequenza Azione

1 Selezionare il bottone “HH Servizio” a sinistra

2 Al centro Impostare la statistica per “operatori”, per dipartimenti, sul periodo aprile- settembre, ore registrate (effettivamente lavorate)

3 Premere “Calcola statistica” 4 Attendere qualche attimo e al centro saranno

visualizzati gli esiti



Mediante la selezione del comando di esportazione “Stampa” è possibile procedere alla visualizzazione e la stampa del report statistico in formato Excel per successive elaborazioni.



CAPITOLO 7 Dizionari: Servizi, Aree, Organizzazioni, Qualifich e, SMS…

PopUp menu

Archivi – Servizi Archivi – Città

Archivi – Organizzazioni Archivi – Oualifiche

Archivi – Ocalendario festività Archivi – Ogiorni di lavoro

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI ATTIVITA’/SERVIZIO = per servizio si intende l’attività svolta durante una prestazione. QUALIFICA = operatore A.S.A., Infermiere…. AREA/CANTIERE, SETTORE, CENTRO DI COSTO = l’ambito dei servizi alla persona fa spesso riferiemento ad una organizzazione di tipo territoriale o per aree omogenee schematizzata come:

ORGANIZZAZIONI, DIPARTIMENTI, GRUPPI = l’ambito dei servizi alla persona fa spesso riferiemento ad una organizzazione interna di questo tipo:

Cantiere (Area omogenea)

Servizi Pricipali (Settore)

Servizi Accessori (Settore)

Centro di costo A.1 Centro di costo A.2 Centro di costo B.1 Centro di costo B.2



oppure:

SMS = archivio messaggi standard VEDERE APPENDICE B PER UN CASO REALE

ORGANIZZAZIONE

SOCI NON SOCI

LAV. CCNL VOLONTARI CO.PRO P.IVA

ORGANIZZAZIONE

SOCI NON SOCI

AMMINISTRATIVI OPERATORI CO.PRO

P.IVA



DIZIONARIO: SERVIZI/ATTIVITA’

Il dizionario servizi è preposto alla definizione dei servizi erogabili durante le prestazioni. Alcuni servizi sono standard prestabiliti non modificabili e direttamente collegati a quanto offerto dai terminali di registrazione. L’inserimento di un nuovo servizio avviene con la pressione del tasto “Nuovo”. Per la modifica, viceversa, selezionare una voce dall’elenco e premere il tasto “Apri” L’inserimento o la modifica dei dati relativi una categoria implicano il completamento dei campi proposti nella maschera. Al termine di ogni operazione premere “Salva” Esempio di suddivisione: CODICI DA CODICI A ATTIVITA 1 29 Codici gestiti dal terminale 40 59 Codici per attività verso l’utenza gestite a mano, es:

animazione, equipe, riunione 60 99 Codici per attività a carattere fittizio, es: malattia,

rol, infortunio, donazione sangue



DIZIONARIO: AREE, SETTORI, CENTRI DI COSTO

Il dizionario aree, settori, centri di costo è preposto alla definizione dell’organigramma delle aree servite dalla cooperativa o dal centro servizi secondo uno schema a 3 livelli personalizzabile. Con riferimento ad un modello di suddivisione geografica:

La suddivisione ha senso ai fini statistici e di reportistica.

Cantiere (Area omogenea)

Settore A Settore B

CDC A.1 CDC A.2 CDC B.1 CDS B.2



DIZIONARIO: ORGANIZZAZIONI, DIPARTIMENTI, GRUPPI

Il dizionario Organizzazioni, Dipartimenti, Gruppi è preposto alla definizione dell’organigramma della cooperativa o centro servizi secondo uno schema a 3 livelli personalizzabile.

La suddivisione deve avere senso ai fini statistici e di reportistica.

ORGANIZZAZIONE

SOCI NON SOCI

CCNL VOLONTARI CO.PRO P.IVA



ALTRI DIZIONARI: QUALIFICHE/SMS QUALIFICHE = operatore A.S.A., Infermiere…. SMS = archivio messaggi standard



CAPITOLO 8 Ambiente Anagrafica: anagrafica utenti

PopUp menu

Nuovo utente

Archivio utenti

Moduli vs Utenti DEFINIZIONI SCHEDA UTENTE = si intende la scheda anagrafica del soggetto che riceve la prestazione con gli elementi per la sua identificazione e tracciabilità con i terminali di registrazione dati. SCHEDA UTENTE

Inserimento e modifica



L’inserimento o la modifica dei dati relativi un utente implicano il completamento dei campi proposti nella maschera. Per ciascun utente viene generato un “Codice” univoco per l’eventuale generazione della tessera smartcard. Ciascun utente deve essere inserito in uno specifico “Cantiere/Settore/Centro di costo” ed una “Organizzazione” per la definizione del suo profilo statistico ai fini della contabilizzazione dei servizi ricevuti. Al termine di ogni operazione premere “Salva”.

Gestione moduli

La gestione moduli consente di collegare i moduli di lavoro previsti dall’ente all’utenza. Per lavorare sui moduli fare “click” sulla specifica linguetta come da figura:



Appare una maschera che elenca i moduli associati all’utente in esame. Nel caso in esame non ci sono ancora moduli associati. L’area presenta 3 pulsanti di ovvio significato:

Aggiungi un modulo all’utente selezionato

Dopo aver selezionato un modulo dall’elenco procedi alla sua modifica

Dopo aver selezionato un modulo dall’elenco procedi alla sua cancellazione

Premere il taso per aggiungere un modulo. Appare la maschera seguente:



Selezionare il modulo da associare all’utente premendo il tasto

. Apparirà un elenco dei moduli disponibili secondo la codifica del Comune di Milano:

Individuare il modulo desiderato e premere “Seleziona”

I dati del modulo selezionato saranno riportati sulla scheda. Inserire a questo punto il numero di moduli previsti (1) e la periodicità del modulo (2). Al termine premere “Salva” (3). Dopo aver salvato sarà possibile inserire il Piano Assistenziale od Educativo



individualizzato. Premere sullo specifico pulsante per iniziare ad introdurre il piano. Si apre una maschera di riepilogo dei singoli interventi previsti nel piano.

Da qui mediante il tasto “Nuovo” sarà possibile inserire nuovi servizi specifici del modulo secondo quanto previsto dal piano assistenziale. La scheda del singolo servizio si presenta nel modo seguente:



Individuare il servizio elementare selezionandolo dall’elenco.



Esso verrà riportato nell’area specifica della scheda del servizio tipo (1):

Concentrarsi quindi sugli orari e sul numero di operatori (2) e al termine premere “Salva” (3). Aggiungere nuovi servizi fino al completamento del modulo. Prestare particolare attenzione alla definizione dei tempi di esecuzione del servizio unitario per non sforare i tempi massimi del modulo (minuti equivalenti). Per come gestire il modulo in pianificazione si vedano i capitoli 3 e 4.

P.A.I/P.E.I La settimana tipo (Piano Assistenziale/ Educativo Individualizzato)



Al fine di semplificare la fase di pianificazione è possibile introdurre un modello degli interventi settimanali sull’utente che verranno poi riportati nella scheda prestazioni per la relativa selezione e controllo. Nel settore dell’assistenza agli anziani la settima tipo in molti casi equivale al Piano Assistenziale Individualizzato definito dall’assistente sociale di riferimento sull base delle esigenze specifiche del soggetto. Nel comune di Milano il piano assistenziale può essere collegato alla gestione moduli.

Preparazione/Verifica di una SmartCard La preparazione o verifica dei dati trascritti sulla SmartCard è semplificata da un semplice menu a 3 pulsanti che consente nell’ordine di leggere, scrivere e visualizzare la diagnostica delle operazioni in corso.



Procedura (ricordarsi sempre di collegare e scollegare le periferiche a computer spento): 1. Collegare il terminale di scrittura/lettura di SmartCard ASE alla

porta seriale del PC. 2. Accendere il computer. 3. Accedere al programma Big Brother. 4. Accedere all’anagrafica utenti. 5. Accedere al record dell’utente per il quale si vuole personalizzare

la smartcard. 6. Inserire la SmartCard nel lettore ASE con il chip dorato verso

l’alto; 7. Leggere la smartcard con l’apposita funzione. 8. Nella zona Dati sulla Smart Card si evidenzieranno in formato

alfanumerico i dati presenti. 9. Scrivere la smartcard con l’apposita funzione. Dopo circa 5sec nella zona Dati sulla Smart Card si evidenzieranno in formato alfanumerico i dati presenti. ARCHIVI Gli archivi consento l’accesso ai dati precedentemento modificati. Dopo aver effettuato la ricerca, selezionare una voce dall’elenco e aprire la scheda relativa premendo il pulsante “Apri”



Stampe Dagli archivi è possibile stampare (in formato RTF) i seguenti report dei dati selezionati: - elenco anagrafico; MODULI VS UTENTI La sezione Moduli VS Utenti consente una lettura incrociata e più diretta dei moduli attivi. Sono accessibili le seguenti funzionalità: - ricerca con filtro; - apertura della singola scheda; - esportazione di un elenco in Excel; - aggiornamento della data di scadenza sulla base dei record

selezionati.



Il quadro comandi:

1 Applica il filtro impostato 2 Reset del filtro 3 Seleziona tutti i record elencati 4 Togli la selezione a tutti i record elencati 5 Applica la nuova data di scadenza ai record selezionati

Lo stato del modulo è rappresentato dal seguente codice dei colori:

Attivo

Scadenza a 60gg

Scadenza a 30gg

Scaduto Per aggiornare la scadenza procedere nel modo seguente:

1. Ricercare un set di dati 2. Mettere il segno di spunta ai record da aggiornare 3. Inserire la nuova fine validità 4. Premere il bottoncino (5)



CAPITOLO 9 Ambiente Anagrafica: anagrafica operatori

PopUp menu

Nuovo operatore

Archivio opratori DEFINIZIONI SCHEDA OPERATORE = si intende la scheda anagrafica dell’operatore con gli elementi per la sua identificazione e tracciabilità con i terminali di registrazione dati. SCHEDA OPERATORE


L’inserimento o la modifica dei dati relativi un operatore implicano il completamento dei campi proposti nella maschera. L’introduzione del numero di cellulare attiva la possibilità di trasmette al cliente messaggi SMS attraverso il servizio specifico.



Per ciascun operatore viene generato un “Codice” univoco per l’eventuale generazione della tessera smartcard. Ciascun operatore deve essere inserito in una specifica “Organizzazione/Dipartimento/Gruppo” per la definizione del suo profilo statistico ai fini della contabilizzazione dei servizi ricevuti.

Al termine di ogni operazione premere “Salva”.

Preparazione/Verifica di una SmartCard La preparazione o verifica dei dati trascritti sulla SmartCard è semplificata da un semplice menu a 3 pulsanti che consente nell’ordine di leggere, scrivere e visualizzare la diagnostica delle operazioni in corso.

Procedura (ricordarsi sempre di collegare e scollegare le periferiche a computer spento): 10. Collegare il terminale di scrittura/lettura di SmartCard ASE

alla porta seriale del PC. 11. Accendere il computer.



12. Accedere al programma SICare. 13. Accedere all’anagrafica utenti. 14. Accedere al record dell’utente per il quale si vuole

personalizzare la smartcard. 15. Inserire la SmartCard nel lettore ASE con il chip dorato verso

l’alto; 16. Leggere la smartcard con l’apposita funzione. 17. Nella zona Dati sulla Smart Card si evidenzieranno in formato

alfanumerico i dati presenti. 18. Scrivere la smartcard con l’apposita funzione. Dopo circa 5sec nella zona Dati sulla Smart Card si evidenzieranno in formato alfanumerico i dati presenti. ARCHIVI

Gli archivi consento l’accesso ai dati precedentemento modificati. Dopo aver effettuato la ricerca, selezionare una voce dall’elenco e aprire la scheda relativa premendo il pulsante “Apri”

Stampe Dagli archivi è possibile stampare (in format RTF) i seguenti report dei dati selezionati: - elenco anagrafico;



CAPITOLO 10 Ambiente Lavoro: Gestione turni

PopUp menu

Scarico

Gestione

Turni base

Gestione cedolini

Regole CDC

Codici Cedolino

Competenze/Trattenute mensili DEFINIZIONI SCHEDA OPERATORE = si intende la scheda anagrafica dell’operatore con gli elementi per la sua identificazione e tracciabilità con i terminali di registrazione dati. OBIETTIVI DEL MODULO = SiCare consente la gestione di operatori che abbiano un orario di lavoro stabile con caratteristiche di “Entrata/uscita”, ad esempio: gli amministrativi che lavorano in ufficio, gli operatori preposti ad ai servizi presso un altro istituto. Questa funzionalità si basa sulla sinergia di 3 elementi:

1. Un terminale di tipo orologio presenze. Dislocato presso il cantiere ed in grado di registrare l’orario di ingresso e di uscita di ciascun operatore.

2. Un modulo software POSBO per lo scarico delle transazioni; 3. Sicare per la gestione e la bonifica del dato e l’introduzione

dello stesso nel flusso ordinario. GESTIONE TIMBRATURE DI ENTRATA ED USCITA

Elementi propedeutici



Creare all’interno della struttura dei cantieri un cantiere virtuale interno con associato un utente virtuale interno. Es. CANTIERE = COOPERATIVA SETTORE = COOPERATIVA CDC = COOPERATIVA UTENTE = COOPERATIVA-AMMINISTRAZIONE Creare un servizio/attività virtuale. Es. 70 – Servizi amministrativi

Scarico

Lo scarico del terminale avviene con modalità simili a quelle dello scarico del terminale per la registrazione delle operazioni. Il tracciato è differente e viene riportato in un file di testo. Per lo scarico ci si avvale di un programmino accessorio specificatamente studiato POSBO che si attiva premendo “Scarico”



Per scaricare i dati:

1. Collegare il terminale 2. Verificare il menù “Porta seriale” ed individurare quella

corretta 3. Settare il terminale in modalità trasmissione dati 4. Premere ricevi dati 5. Attendere la ricezione 6. “Salva i dati” in un file a piacere

Gestione/Elaborazione

Premendo il menu “Gestione” si apre una maschera che consente la bonifica dei dati. Fasi:

1. Importazione del tracciato scaricato 2. Esecuzione della query di periodo 3. Bonifica e trasformazione in registrazioni da terminale standard

IMPORTAZIONE Premere il bottoncino “Importa”, appare una maschera che consente di associare il dato grezzo del tracciato scaricato ad un utente particolare ed un servizio particolare.



In altri termini il dato grezzo viene trasformato in una prestazione resa ad un utente virtuale con un servizio specifico.

Selezionare il file, impostare l’utenza, il servizio e selezionare gli operatori da importare. Premere “Esegui”.

I dati saranno raccolti e predisposti per essere trasformati in registrazioni standard.

Durante la fase di importazione viene eseguito un controllo di consistena tra le timbrature in ingresso e in uscita: per ogni operatore che ha timbrato l’ingresso deve esserci una corrispondente timbratura di uscita, viceversa la timbratura sarà segnalata come errata o dubbia.

BONIFICA E GESTIONE



Selezionando il periodo di interesse e premendo “Esegui” i dati coerenti con il filtro verranno proposti nell’area centrale della maschera.

La visualizzazione presenta il seguente codice dei colori:

VERDE = Scarico assegnato ad un turno modello

GIALLO = Scarico corretto ma non esiste un turno modello a cui assegnarlo

ROSSO = Errore nello scarico

Occorre procedere alla bonifica delle rosse e delle gialle (Fare click sulla riga e poi utilizzare i campi e i bottoni su fondo giallino).

Non vanno considerati errori le timbrature parziali afferenti il giorno di scarico dei dati. Se scarico nel pomeriggio è chiaro che non avrò ancora le chiusure serali esse si bonificheranno automaticamente allo scarico successivo.

Mediante il bottoncino OK possono essere validate massivamente tutte le tibrature con lo stato a “??”.

Quando tutte le righe sono verdi possono essere esportate verso le Presenze con il bottoncino "TOOLS-ESPORTA VERSO LE REGISTRAZIONI".

Dopo l’esportazione le timbrature saranno bloccate per evitare l’accidentale cancellazione e quindi la perdita di consistenza del DB.

Per procedere ad una eventuale rielaborazione occorre passare attraverso la procedura “TOOLS-ELIMINA TIMBRATURE” per poi reimpostare i dati e ribonificarli.

(in fase di implementazione) L’opzione “TURNI” consentirà, qualora definiti, di normalizzare le timbrature ai turni base tenendo conto della flessibilità di ingresso ed uscita degli operatori alla mattina, all’ora di pranzo, alla sera. Vedere nel seguito il “Dizionario dei turni”



CAPITOLO 11 Modulo: Cedolini di fine mese

PopUp menu

Gestione cedolini

Regole CDC

Codici Cedolino

Competenze/Trattenute mensili DEFINIZIONI E OBIETTIVI CEDOLINO DI FINE MESE = il termine di cedolino di fine mese è mutuato dal vocabolario tipico dei software per la gestione amministrativa delle paghe del personale. Si tratta semplicemente di un rapporto sintetico in cui giorno per giorno vengonon registrare e riclassificate le ore lavorate nelle diverse fattispecie: ordinarie, straordinarie, festive, ferie, permesso… allattamento… maternità. GESTIONE CEDOLINO = processo che mediante specifiche elaborazioni su dati grezzi li trasforma in dati utili ai fini della busta paga. Dalle prestazioni ai soggetti terzi alle ore lavorate giorno per giorno.

BANCA ORE = istituto contrattuale per cui le prestazioni eccedenti il normale orario di lavoro vanno segnalate in uno speciale monte ore detto "banca ore" per un loro recupero tramite un equivalente riposo compensativo o periodicamente vengono compensate come straordinario.

OBIETTIVI DEL MODULO = il modulo è costitutito da: - un nucleo centrale, la “Gestione cedolini” in cui avvengono tutte

le elaborazioni principali; - un modulo “Regole CDC” per la definizione delle regole di

riclassificazione da “prestazioni” a “ore lavorate”; - un modulo per la definizione dei codici e voci riepilogative da

riportare nel cedolino vero e proprio;



- un modulo “Competenze/Trattenute mensili” per la definizione delle voci attive, passive o note che possono essere riportate sistematicamente nel cedolino di fine mese.

TEMPI DI ATTIVAZIONE: il perfezionamento del sistema di conversione delle prestazioni in un cedolino finalizzato al conteggio delle ore per la definizione della busta paga è molto delicato e complesso. Per una organizzazione con 50-100 soggetti lavoratori e un migliaio di utenti organizzati in 10-20 cantieri possono occorrere 2 o 3 mesi per giungere ad un set di regole di riclassificazione soddisfacente per cui l’automazione del processo diventi proficua per l’organizzazione. CEDOLINO DI FINE MESE

Logica funzionale del modulo

SiCare è fortemente orientato alla gestione del dato, inteso come prestazione erogata, verso l’ente terzo o il fruitore della prestazione stessa. Occorre trovare un metodo che consenta di trasformare (tradurre) l’informazione PRESTAZIONE = ORARIO+ATTIVITA’ in un dato trattabile ai fini della generazione di un cedolino valido ai fini del calcolo degli stipendi o che lo approssimi in modo corretto. La soluzione adottata procede secondo le seguenti fasi:

1. Generazione di un set di regole che faccia corrispondere ad una attività/servizio prestazione un codice unico di cedolino

2. Trasformazione delle prestazioni in tempi cedolino (aggregazione/riclassificazione)

3. Verifiche e bonifiche 4. Aggiunta di elementi di competenza e trattenute

Un esempio. La giornata lavorativa tipica dell’operatore ROSSI MARIA, con i servizi da rendicontare all’ente terzo, potrebbe essere: ORARIO UTENTE SERVIZIO ORE LAVORATE 08:00-09:00 Bianchi Igiene

personale 01:00

09:15-10:15 Verdi Spesa 01:00 10:30-11:30 Camagni Sostegno

psicologico 01:00



11:45-13:00 Livraghi Preparazione pasti

01:15

14:00-16:00 Mariani Accompagnamento 02:00 Totale ore: 06:15

A fine mese il dato aggregato sul singolo giorno finalizzato al cedolino presenze interno è: OPERATORE GIORNO TIPO/CODICE

CEDOLINO ORE LAVORATE

ROSSI MARIA GG/MM/AAAA Ordinarie 06:15 ROSSI MARIA MESE MM Rimborso

spese viaggio (competenza)

€ 20,00

ROSSI MARIA MESE MM Trattenuta sindacale (trattenuta)

€ 5,00

Totale ore: 06:15

Ovvero le ore di servizio devono essere riclassificate in una o più voci aggregate che tengono conto del tipo di giornata (lavorativa, festiva…) e dei vincoli contrattuali (ordinarie, straordinarie, banca ore). Ad esse vanno poi aggiunte le voci di competenza e trattenute sulla base delle distinte presentate o dei vincoli contrattuali. In questa logica Sicare si comporta come un “sistema esperto” che apprede in modo semiautomatico un set di regole di “Aggregazione/riclassificazione” che vanno poi personalizzate per ottenere un risultato che si conformi ai comportamenti aziendali in fatto di registrazione e gestione delle ore lavorate. In particolare il sistema esperto risponde al seguente quesito:

“Un ora lavorata sul campo, su un certo cantiere,settore, centro di costo erogando un dato servizio cosa diventa ai fini della generazione del cedolino giornaliero?”



AMBIENTE DI GESTIONE: SGUARDO D’INSIEME

Premendo il bottoncino si accede all’area di gestione dei cedolini di fine mese. Essa è organizzata su cinque livelli: Livello Uso Cedolino presenze

Strumento per la visualizzazione e l’elaborazione del cedolino per singolo soggetto STAMPE: stampa/esporta zione del cedolino in formato Excel

Foglio presenze (Tipo INAIL)

Strumento per la generazione “al volo” del foglio presente e delle competenze e trattenute relativo i soggetti e il periodo selezionato. STAMPE: Da questa area è possibile effettuare una st ampa compatibile con i vidimati INAIL e/o una esportazione della tabella in Excel

Riepilogo colonne

Strumento per la generazione “al volo” del foglio riepilogativo delle presenze e delle voci di competenza e trattenute relativo i soggetti e il periodo selezionato STAMPE: Da questa area è possibile effettuare una esportazione della



tabella in Excel Riepiloghi mensili (Banca ore)

Strumento per la gestion dei tracciati riepilogativi conformi all’uso della “banca ore” STAMPE: Da questa area è possibile effettuare una esportazione della tabella in Excel

Preelaborazione, Elaborazione

Strumento per la gestione della prova di generazione dei cedolini (Preelaborazione) e per la generazione definitiva (Elaborazione).

Livello 1: Cedolino presenze

La maschera di compone delle seguenti aree: ID. Area 1 Area di selezione del periodo da visualizzare:

anno, mese 2 Area di filtraggio e selezione dei soggetti da

visualizzare 3 Timbrature/Prestazioni del soggetto

selezionato 4 Foglio presenze: dato aggregato d elle

timbrature a seguito dell’applicazione delle regole di aggregazione/riclassificazione



5

Foglio presenze, barra degli strumenti: Importa : rigenerazione del cedolino sulla base del periodo e del soggetto selezionato; Nuovo: generazione manuale di un record della tabella cedolino; Apri : apertura del dettaglio del rigo di cedolino selezionato;

Cancella : cancellazione del rigo di cedolino selezionato; Gruppo : cancellazione di gruppo

5bis

Competenze/trattenute mensili od in senso lato tutte le vo ci mensilizzate anche quelle non economiche, barra degli strumenti: Nuovo : generazione manuale di un record della tabella competenze/trattenute nel mese; Apri : apertura del dettaglio del rigo di cedolino selezionato;



Nella scheda della singola voce, se: Tariffa applicata > 0 Allora COMPETENZA Tariffa applicata < 0 Allora TRATTENUTA Tariffa applicata = 0 Allora NOTA Cancella : cancellazione del rigo di cedolino selezionato; Genera : generazione delle competenze/trattenute standard per il soggetto/periodo selezionato

Barra degli strumenti principale:

Bottone Funzione Genera Nessuna funzione Esporta Dopo avera applicato il filtro, e sporta i

cedolini corrispondenti in formato excel Stampa Vedi “Esporta” Calcolatrice Piccola calcolatrice “al volo” Chiudi Chiude la maschera



Livello 2: Foglio presenze (Tipo INAIL)


Bottone Funzione Genera Dopo avera applicato il filtro, genera “al

volo” il foglio presenze con dettaglio giornaliero.

Esporta Esporta il foglio presenze generato in formato excel

Stampa Stampa direttamente su carta il foglio presenze (Utile per la stampa sul vidimato INAIL”

Calcolatrice Piccola calcolatrice “al volo” Chiudi Chiude la maschera



Livello 3: Riepiloghi per colonne



volo” il foglio riepilogativo per codici cedolino.

Esporta Esporta il foglio riepilogativo generato in formato excel

Stampa Non disponibile Calcolatrice Piccola calcolatrice “al volo” Chiudi Chiude la maschera



Livello 4: Riepiloghi mensili (Banca ore)



volo” la banca ore dei soggetti filtrati. Esporta Esporta il foglio riepilogativo generato in

formato excel Stampa Dipende dal filtro di stampa proposto

nell’area filtro su periodo: - DETTAGLIO: allora stampa il rapporto

dettagliato della “banca ore” dei soggetti selezionati sul periodo fissato;

- RIEPILOGO: allora stampa il rapporto riepilogativo annuale della “banca ore” dei soggetti selezionati;

Calcolatrice Piccola calcolatrice “al volo” Chiudi Chiude la maschera Esempio di stampa di una scheda “banca ore” e chiave di lettura.



ANNO: Anno di riferimento MESE Mese di riferimento COD: Codice ore/codici cedolino

Ore Contratto: Ore di contratto giornaliere x Giorni lavorativi effettivi nel mese

Ore residue: Ore residue lavorate in più o in meno rispetto al contratto il mese precedente

Ore residue pagate: NON UTILIZZATO

Ore periodo: Ore effettivamente lavorate nel periodo considerato B.O. Mese Ore di banca ore accumuleate sul periodo

Ore pagate Uguale alle ore di contratto Ore Riporto Somma della B.O. Mese + Ore residue = Banca ore complessiva

Ore riporto pagate NON UTILIZZATO



Livello 5: Preelaborazione/Elaborazione


Bottone Funzione Preelabora Esegue un test di verifica veloce

sull’esistenza di tutte le regole di aggregazione/riclassificazione de lle prestazioni verso ore cedolino sul la base del periodo selezionato al livello 1 . Le regole mancanti vengono generate automaticamente secondo criteri standard (autoapprendimento).

Elabora Sulla base del periodo impostato e delle regole di aggregazione/r iclassificazione genera il cedolino di tutti i soggetti per i quali ci sono ore registrate.

BO vs ST Funzione che esegue la compensazione della Banca Ore generando, per i soggetti che hanno la banca ore attiva, una equivalente voce di straordinario. Funz ione da utilizzarsi alla compensazione periodica (chiusura di Giugno, chiusura di Dicembre).

Calcolatrice Piccola calcolatrice “al volo” Chiudi Chiude la maschera



CEDOLINO: GESTIONE STANDARD, SENZA BANCA ORE

Fase 1: Introduzione delle voci di cedolino (una ta ntum)

Prima di poter riclassificare le ore di servizio in ore cedolino occorre definire le tipologie di ore cedolino paghe. In questo senso sotto la voce “Lavoro” è presente il sottomenù “Codici cedolino” che consente di accedere al dizionario collegato. Le voci di cedolino sono quelle classiche della busta paga: ore ordinarie, ore straordinarie, malattia, permesso... Sicare, presenta un set di voci precompilato standard che ben si adatta a tutte le realtà. L’archivio mostra le voci disponibili. Per visualizzare la scheda della singola voce selezionarla dall’elenco e poi premere “Apri”, per un nuovo inserimento premere “Nuovo”.



Alcune voci proposte in elenco sono obbligatorie ed immodificabili poiché utilizzate dal sistema per realizzare alcuni speciali processi di aggregazione/riclassificazione (banca ore), in particolare: Codice Tipo Uso 0L Ore di lavoro

effettivo Utilizzato per la “Banca ore”

OR Ore ordinarie Utilizzato per la “Banca ore” ST Ore

straordinarie Utilizzato per la compen sazione della “Banca ore”

BO Banca Ore Ore che vanno in “Banca ore” RC Recupero Ore Utilizzato per il riposo

compensativo della “Banca ore” AL Allattamento Subisce un trattamento speciale

se legato alla “Banca ore”


L’inserimento o la modifica dei dati relativi una voce di cedolino implicano il completamento dei campi proposti nella maschera, facendo attenzione alle regole proposte nella tabella sottostante. CAMPO DESCRIZIONE E REGOLE DI COMPILAZIONE Tipo Il tipo deve essere:

01 – per le voci giornaliere 02 – per le voci mensilizzate



Codice Il codice deve essere: 2 caratteri – per le voci giornaliere 4 caratteri – per le voci mensilizzate (competenze/trattenute) Convenzionalemte usare acronimi letterari per le voci giorn aliere, esempi: Ordinarie OR, Ferie FE, Festive FS..; e progressivi numerici per le voci mensilizzate: 0001, 0002, 0003

Descrizione La descrizione deve essere sintetica ed individuare univocamente il carattere delle ore collegate.

Retributivo/Statistico

Per ora non utilizzato. Lasciare R come codice retributivo.

Cedolino/Tracciato

Da la possibilità esportare un tracciato paghe selettivo per codici paghe ai fini del LUL “Libro Unico del Lavoro”. Se non utilizzato lasciare 0, viceversa mettere T Esempio, flusso: - Per i codici che si desidera vengano esportati nel tracciato LUL occorre: 1. Lavoro->Codici Paghe 2. Selezionare una voce, es. 0R 3. Mettere il campo Cedolino/Tracciato = "T" 4. Salvare 5. Lavoro->Gestione cedolini 6. Libro Unico->[Genera] 7. D opo la generazione nella voce [Tracciato] saranno esposti i righi dei codici cedolino selezionati

Codice voce Per ora non utilizzato. Lasciare I.

Tariffa base Utilizzato per le voci di competenza e trattenute per indicare il valore base di una certa tari ffa (es. rimborso al Km).

Tariffa applicata

Utilizzato per le voci di competenza e trattenute per indicare il valore applicato di una certa tariffa (es. rimborso al Km). Esso può essere diverso dalla tariffa base.

Gran totale Utilizzato per generare una somma speciale nel Libro Unico del Lavoro

Voce per il foglio INAIL

Nelle stampe riepilogative possono essere visualizzate sia le ore riferite



al codice in elaborazione che il codice stesso. Un esempio: nella giornata festiva si può decidere se visualizzar e 8.00h oppure solo il codice FS.

Segno per il foglio INAIL

Nelle stampe riepilogative può essere interessante visualizzate alcune voci con il segno negativo.

GESTIONE BANCA ORE

NO se la voce non rientra negli automatismi della banca ore. SI se la voce v iene utilizzata nell’automatismo della banca ore. Se SI allora occorre specificare come le ore classificate in questo modo interagiscono con le ore del contratto di lavoro. Se è attiva la spunta su “Usa ore contratto” allora alle ore riclassificate saran no sottratte le ore di contatto. Se non è attiva la spunta su “Usa le ore contratto” allora alla voce banca ore saranno sommate o sottratte le ore riclassificate secondo l’indicazione di segno proposta in questa maschera. (Si veda in seguito il capitol o specifico per l’uso della banca ore).

Visualizza su foglio INAIL

Stabilisce se nelle stampe riepilogative il codice in elaborazione potrà essere stampato.

L’attenzione a queste regole renderà più semplice l’integrazione con software di calcolo degli stipendi di ditte terze (opzionale) qualora noti i tracciati.

Fase 2: Verifica dei rapporti di lavoro (una tantum )

Prima di poter riclassificare le ore di servizio in ore cedolino occorre che tutti i rapporti di lavoro di ciascun operatore siano correttamente impostati. Per fare questo aprire la scheda di ciascun operatore e andare al livello “Rapporto di lavoro”.



In particolare occorre verificare la correttezza delle seguenti voci: CAMPO DESCRIZIONE E REGOLE DI COMPILAZIONE Socio SI/NO Sabato lavorativo

SI/NO

Su vidimato INAIL (Su scheda rapporto di lavoro) (AA)

Se occorre stampare le ore del contratto di lavoro del soggetto sul vidimato INAIL ufficiale

Banca ore NO Ore mese Ore di contratto mensili Ore settimana Ore di contratto settimanali Ore giorno Ore di contratto giornaliere Su vidimato INAIL (Su scheda Operatore) (BB)

Utilizzato a fini statistici o di filtro per separare i gruppi di operatori. Un esempio: si supponga di avere un operatore che passa da dipendente a consulente a me tà mese. A fine mese occorre stampare il suo cedolino e il foglio INAIL. Sul foglio INAIL saranno riportati i dati fino al cambio di contratto di lavoro per cui le variabili dovranno assumere il seguente valore: Sul primo “Rapporto di Lavoro” avremo che le ore relative andranno sul vidimato INAIL per cui (AA) = SI e (BB) = SI Sul secondo “Rapporto di Lavoro” avremo che le ore relative non andranno sul vidimato INAIL per cui (AA) = NO e (BB) = SI Ovvero la combinazione delle due variabili “INAIL” determ ina la stampa corretta.



Fase 3: Scrivere una regola di aggregazione e ricla ssificazione (a mano)

Per definire le regola di aggregazione/riclassificazione sotto la voce “Lavoro” è presente il sottomenù “Regole CdC” che consente di accedere al dizionario collegato.

L’archivio mostra le voci disponibili. Per visualizzare la scheda della singola voce selezionarla dall’elenco e poi premere “Apri”, per un nuovo inserimento premere “Nuovo”.



La regola proposta nell’esempio della figura dice che: Un’ora di lavoro sul centro di costo “9 Zona C” fac endo un servizio di “igiene personale” in un giorno ordi nario e che sia stata registrata diventa (si riclassifica ) in un’ora di “ lavoro ordinario codice OR” (100%)

Un altro esempio:


Cod. Ref. PRJ2000502 pag. 100 di 171

Un’ora di lavoro sul centro di costo “CINH” facendo un servizio di “igiene personale” in un giorno festivo e che sia stata registrata diventa (si riclassifica) in un’ora di “ lavoro festivo FS ”(100%)

A generare la regola di trasformazione concorrono i seguenti elementi: Variabile Nota Cantiere Legato univocamente al centro di costo Settore Legato univocamente al centro di costo Centro di Costo Definito all’apertura del cantiere Servizio/Attività Il servizio erogato Tipologia Festivo, Notturno, Ordinario generato dal

calendario delle festività e dall’orario di lavoro standard

Stato Tipicamente “registrate” che significa che


Cod. Ref. PRJ2000502 pag. 101 di 171

sono pronte anche per la fatturazione all’ente terzo.

Tipologia operatore volontario

Questa voce tiene conto del fatto che per gli operatori di tipo volontario si segnala la sola presenza e non il numero di ore prestate.

Durata tipica Lasciare a zero, la durata tipica viene estratta dal contratto di lavoro attivo.

Nel caso di tanti centri di costo si avrebbero numerosissime casistiche da affrontare per cui è stato implementato un sistema di autoapprendimento in modo che il programma in fase di analisi della prestazioni rendicontate possa generare le regole e solo successivamente l’esperto utilizzatore del programma proceda alla loro precisazione qualora la regola generata non sia conforme alle scelte dell’organzzazione. In questo modo si avrà la certezza che nessuna delle combinazione delle variabili precedentemente individuate sarà dimenticata.

Fase 4: Introdurre una competenza, una trattenuta o una nota mensile

Per ciascun soggetto possono essere inserite delle competenze/trattenute/note che possono essere riportate automaticamente sul cedolino mensile. Per definire una competenza/trattenute mensile sotto la voce “Lavoro” è presente il sottomenù “Competenze/Trattenute mensili” che consente di accedere al dizionario collegato.


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L’archivio mostra le voci disponibili. Per visualizzare la scheda della singola voce selezionarla dall’elenco e poi premere “Apri”, per un nuovo inserimento premere “Nuovo”.

Ciascun soggetto può avere le sue competenze e/o trattenute personalizzate che saranno utilizzate nella generazione automatica dei cedolini secondo la seguente regola:

“Al cedolino del mese M, anno A, del soggetto X sarà aggiunta una competenza/trattenuta o nota mensile se tale nota mensile è valida nem mese M e anno A” Fare molta attenzione quindi alla compilazione dei campi: Valido dal giorno, valido al giorno. Se questi campi vengono lasciati in bianco la voce sarà sempre valida. Si consiglia di inserire sempre almeno una data di scadenza anche molto lontana nel tempo. Per personalizzare una competenza o trattenuta "permanente" non occorre moltiplicare i codici all'infinito. Es. Nei CODICI CEDOLINO si crea il codice QUINTO STIPENDIO


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Si va poi nel menu COMPETENZE/TRATTENUTE MENSILI e si assegna agli operatori assoggettati a QUINTO STIPENDIO la trattenuta specifica, che puo' essere diversa per ciascuno, ma che mantiene sempre lo stesso codice. In questo modo si evita il proliferare indiscriminato di colonne nel "RIEPILOGO PER COLONNE".

Fase 5: Generazione dei cedolini presenze

Definiti correttamente gli ambiti precedenti è possibile eseguire delle procedure massive per la generazione dei cedolini mensili degli operatori. Per l’elaborazione massiva dei cedolini procedere nel modo seguente: Azione Significato

1

Apri la gestione cedolini

2 LIVELLO 1 - Selezionare l’anno e il mese da elaborare

3 Andare a “Preelabora/Elabora” 4 Premere “Preelabora”

Esegue un test di verifica veloce sull’esistenza di tutte le regole di aggregazione/riclassificazione delle prestazioni verso ore cedolino sulla base del periodo selezionato al livello 1. Le regole mancanti vengono generate automaticamente secondo criteri standard (autoapprendimento).

5 Do po la preelaborazione le nuove regole saranno evidenziate dalla voce “Nuova”. Fare doppio click su tali regole e verificare se aderiscono alla riclassificazione desiderata . Si apre una scheda “Gestione regole CDC”.

6 Premere “Preelabora” fino a che non ci sono più nuove regole.

7 Premere “Elabora” Sulla base del periodo impostato e delle regole di aggregazione/riclassificazione genera il cedolino di tutti i soggetti per i quali ci sono ore registrate. L’elaborazione aggiungerà anche le competenze e le t rattenute periodiche attive e compatibili con i soggetti


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8 Nell’area “Gestione cedolini” potrà essere visionato il dettaglio del risultato raggiunto e procedere alle bonifiche manuali.

NOTA: ogni volta che viene eseguito il processo di “Elaborazione” vi ene completamente cancellata l’elaborazione precedente fatte salvo le competenze e le trattenute speciali inserite a mano in ciascun cedolino.

CEDOLINO: GESTIONE CON BANCA ORE

Logica funzionale del modulo

La banca ore è un istituto contrattuale per cui le prestazioni eccedenti il normale orario di lavoro vengono segnalate in uno speciale monte ore detto "banca ore" per un loro recupero tramite un equivalente riposo compensativo o periodicamente vengono compensate economicamente come straordinario.

In linea di massima la logica funzionale del modulo per la gestione dei cedolini resta la medesima, si aggiungono però alcune peculiarità:

- l’impostazione della scheda “Rapporto di Lavoro” di ciascun soggetto deve essere rigorosissima in ogni sua parte;

- il complesso di regole di trasformazione diventa estremamente complesso e ciascuna casistica va studiata con attenzione, occorre una sinergia tra la competenza all’uso del software Sicare e una perfetta conoscenza del risultato che si deve ottenere a causa dei vincoli imposti dal contratto di lavoro;

- uno strumento per la generazione di “estratti conto” mensili finalizzato al controllo di gestione della banca ore stessa;

- funzionalità di compensazione periodica.

Impostazione della scheda “Rapporto di lavoro”

Per inserire un soggetto nel meccanismo della “Banca ore” occorre:

ID. Operazione


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1 Aprire la “Scheda operatore”

2 Andare al “Rapporto di lavoro”

3 Inserire correttamente le indicazioni sulle ore di lavoro: giornaliere, settimanali, mensili.

4 Mettere il segno di spunta a “Banca ore”

5 Mettere il segno di spunta a “Su vidimato INAIL” se i dati vanno riportati sul vidimato ufficiale

6 Controllare la correttezza dell’opzione “Sabato Lavorativo”

Impostazione delle regole di aggregazione/riclassif icazione

GIORNO LAVORATIVO FERIALE/ORDINARIO LU,MA,ME,GI,VE,SA (se sabato lavorativo) Se il soggetto nel giorno trattato ha attiva la “Banca ore” allora sul cedolino verranno registrate: CODICE TIPO REGOLA OR Ore ordinarie Uguali alle ore giornaliere

stabi lite dal Rapporto di lavoro attivo

BO Banca Ore Verrà riportato in banca ore il risultato della seguente operazione: Banca ore = Ore effettivamente lavorare – Ore giornaliere stabilite da contratto Per cui se il soggetto ha lavorato di più allora accumu lerà un credito in ore positivo


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viceversa negativo. Per riportare le ore effettivamente lavorate sul cedolino occorre completare la regola di trasformazione aggiungendo il “codice cedolino “0L – Ore lavoro effettivo”:

GIORNO FESTIVO (STRAORDINARIO FESTIVO) DO,SA (se sabato non lavorativo) Contrattualmente il soggetto non dovrebbe lavorare. Si ipotizza che il contratto di lavoro presenti una regola che dice: tutte le ore lavorate vanno in banca ore e viene remunerato direttamente il busta il 100% delle ore lavorate come “ore lavoro festive, codice OF”, una sorta di paga doppia. Regola:


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CODICE TIPO REGOLA NP Non presente Se il soggetto non lavora BO Banca Ore Se lavora: Tutte le ore lavorate

vengono riportate in banca ore (100% straordinario) Banca ore = Ore effettivamente lavorare – Ore giornaliere stabilite da contratto

OF Ore lavoro festivo

Se lavora: Tutte le ore lavorate vengono riportate in questo codice speciale e vengono subito remunerate in busta paga.

Per riportare le ore effettivamente lavorate sul cedolino occorre completare la regola di trasformazione aggiungendo il “codice cedolino “0L – Ore lavoro effettivo”:


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FESTIVITA’ INFRASETTIMANALE LU,MA,ME,GI,VE,SA (se sabato lavorativo) in cui cadono le festività classiche (Natale, Primo maggio, 25 Aprile) Regola: Al soggetto dovrebbero essere registrate giornalmente le ore di contratto standard. CODICE TIPO REGOLA OR Ordinarie Di default vengono registrate le

ore di contratto standard come da “Rapporto di Lavoro”

BO Banca Ore Tutte le ore lavorate vengono riportate in banca ore (100% straordinario) Banca ore = Ore effettivamente lavorare – Ore giornaliere stabilite da contratto Per cui se il soggetto ha lavorato di più allora accumulerà un credito in ore positivo viceversa negativo.

Per riportare le ore effettivamente lavorate sul cedolino occorre completare la regola di trasformazione aggiungendo il “codice cedolino “0L – Ore lavoro effettivo”:


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Se il soggetto nel giorno trattato ha attiva la “Banca ore” allora sul cedolino verranno registrate: CODICE TIPO REGOLA OR Ore ordinarie Uguali alle ore giornaliere

stabilite dal Rapporto di lavoro attivo

BO Banca Ore Verrà riportato in banca ore il risultato della seguente operazione: Banca ore = Ore effettivamente lavorare – Ore giornaliere stabilite da contratto Per cui se il soggetto ha lavorato di più allora accumulerà un credito in ore positivo viceversa negativo.


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Per riportare le ore effettivamente lavorate sul cedolino occorre completare la regola di trasformazione aggiungendo il “codice cedolino “0L – Ore lavoro effettivo”: FERIE/VACANZE Regola: Le ferie rappresentano una eccezione che viene gestita in modo trasparente dall’applicazione. Il problema si ha se è ammesso prendere “mezza giornata di ferie” o comunque una porzione di un giorno, in questo caso la regola diventa: CODICE TIPO REGOLA BO Banca Ore BANCA ORE = ORE CONTRATTO – ORE

FERIE – ORE LAVORATE RECUPERO ORE LAVORATE Regola: Il recupero ore lavorate rappresentano una eccezione che viene gestita in modo trasparente dall’applicazione. Regola: CODICE TIPO REGOLA BO Banca Ore BANCA ORE = ORE CONTRATTO – ORE

ROL – ORE LAVORATE

Generazione dei cedolini presenze

Valgono le medesime indicazioni della soluzione senza “Banca ore”. Dopo la “Preelaborazione” le nuove regole andranno personalizzate, secondo le linee guida espresse precedentemente, al fine di ottenere il risultato desiderato in termini di ore trascritte sul cedolino presenze.


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Generazione dell’estratto conto mensile

1. Dalla gestione andare al Livello 4: Riepiloghi mensili (Banca ore)

2. Filtrare per i soggetti (operatori)

3. Se la banca ore del periodo era già stata generata procedere allo “sblocco”

4. Premere “Genera”;

5. Selezionando un operatore dall’elenco a sinistra verrà visualizzato al centro un nuovo set di dati relativo il mese generato.

In particolare si potrà osservare come il riporto del mese precedente sia diventato il residuo del mese corrente e come il riporto al mese successivo sia pari al valore del residuo compensato con la banca ore movimentata nel mese.


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Le funzioni di “Stampa” danno accesso alla reportistica come meglio specificato nel precedente paragrafo dal titolo: Livello 4: Riepiloghi mensili (Banca ore)

Compensazione periodica della banca ore positiva

Supponiamo di voler compensare la banca ore semestralmente. La prima data sara quella del 30 Giugno dell‘ anno. I primi di Luglio, quando si generano i cedolini di giugno procedere nel modo seguente:

1. Nella gestione cedolino selezionare Anno e mese selezionare Giugno dell’anno corrente

2. Andare al Livello 5: Preelaborazione/Elaborazione e procedere col l’elaborazione standard dei cedolini

3. Andare al Livello 4: Riepiloghi mensili (Banca ore) e creare la banca ore del mese corrente

4. Andare al Livello 5: Preelaborazione/Elaborazione e premere il bottonicino “BO vs ST”. Confermare i messaggi successivi.

4. Con questa funzione verranno eseguite le seguenti operazioni:

4.1 Le ore definite nel campo “Banca ore riporto al mese successivo”, se positive, saranno compensate in una voce “ST Straordinario” che andrà ad aggiungersi nel cedolino all’ultimo giorno del mese;

4.2 Il riporto sarà annullato

4.3 Se il riporto è negativo non subisce variazioni

In caso di errori occorre cancellare la banca ore del periodo e rifare tutta la procedura.

Compensazione periodica della banca ore positiva/ne gativa

Supponiamo di voler compensare la banca ore semestralmente. La prima data sara quella del 30 Giugno dell‘ anno. I primi di Luglio, quando si generano i cedolini di giugno procedere nel modo seguente:

1. Nella gestione cedolino selezionare Anno e mese selezionare Giugno dell’anno corrente


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2. Andare al Livello 5: Preelaborazione/Elaborazione e procedere col l’elaborazione standard dei cedolini

3. Andare al Livello 4: Riepiloghi mensili (Banca ore) e creare la banca ore del mese corrente

4. Andare al Livello 5: Preelaborazione/Elaborazione e premere il bottonicino “BO vs LS/CN”. Confermare i messaggi successivi.

4. Con questa funzione verranno eseguite le seguenti operazioni:

4.1 Le ore definite nel campo “Banca ore riporto al mese successivo”, se positive, saranno compensate in una voce “LS Lavoro straordinario” che andrà ad aggiungersi nel cedolino all’ultimo giorno del mese;

4.2 Le ore definite nel campo “Banca ore riporto al mese successivo”, se negative, saranno compensate in una voce “CN Conguaglio banca ore negativa” che andrà ad aggiungersi nel cedolino all’ultimo giorno del mese;

4.3 Il riporto sarà annullato

4.4 Se il riporto è negativo non subisce variazioni

In caso di errori occorre cancellare la banca ore del periodo e rifare tutta la procedura.


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CAPITOLO 12 SMS Manager

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Trasmissione SMS

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI TRASMISSIONE SMS VIA INTERNET = servizio di trasmissione SMS a gruppi basato sull’offerta del provider www.mobyt.it. OBIETTIVO DEL MODULO = comunicare massivamente messaggi ai colleghi sul territorio in modo facile e veloce avvalendosi delle moderne tecnologie. SMS MANAGER


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La trasmissione di SMS può avvenire per cliente singolo o per gruppi, per messaggio personalizzato o per messaggio selezionato da un archivio di messaggi generici. Dopo aver impostato lo script di trasmissione premere trasmetti per avviare il tutto. ATTENZIONE!!!: Assicurarsi che ls connessione all’internet provider sia attiva. ATTENZIONE!!!: La trasmissione e la ricezione dei messaggi non è garantita essa dipende dallo stato di funzionamento del servizio erogato dai diversiprovider telefonici. DOVE ACQUISTARE SMS Richiedere agli autori dettagli sulle modalità di fornitura del servizio.


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CAPITOLO 13 Modulo: gestione terminali

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Gestione terminali

DEFINIZIONI

TERMINALE = strumento atto a registrare le transazioni mediante accreditamento dell’operatore e dell’utente secondo protocollo specifico. GESTIONE TERMINALI = area in cui è possibile memorizzare le caratteristiche del parco macchine disponibile e storicizzare l’evoluzione dello stesso (registrazione di guasti, riacquisti, riparazioni, dismissioni).

SCHEDA TERMINALE



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L’inserimento o la modifica dei dati relativi un utente implicano il completamento dei campi proposti nella maschera. Ciascun terminale può essere associato all’operatore che lo usa.

Nell’area eventi è possibile registrare la storia degli eventi succedutesi nell’uso del terminale, quali: guasti ed esiti di riparazione, cambi di utilizzatore, causa della dismissione. ARCHIVI L’archivio consente l’accesso ai dati presenti nel Database. Per la ricerca digitare un “pattern” di ricerca (vedere in appendice “Tecniche di Pattern recognition”) e premere il pulsante “Cerca”. La ricerca viene eseguita sui campi: N. di serie, di inventario, modello. Al termina della ricerca, selezionare una voce dall’elenco e aprire la scheda relativa premendo il pulsante “Apri”

Stampe Dagli archivi è possibile stampare (in format RTF) i seguenti report dei dati selezionati: - elenco parco terminali.


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CAPITOLO 14 Modulo: formazione

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Corsi Operatori verso corsi

DEFINIZIONI Gli obiettivi del modulo sono: - gestire il calendario annuale dei corsi; - gestire il percorso formativo dei collaboratori dell’organizzazione

inserendo i soggetti nei corsi programmati durante l’anno; - storicizzare il curriculum formativo di ciascun collaboratore. Alcune finalità: - la conoscenza puntuale del percorso formativo di ciascun

soggetto consente una migliore pianificazione evitando inutili ripetizioni o debiti formativi del personale;

- il curriculum formativo di ciascun soggetto può essere stampato e può far parte della documentazione che è necessario presentare per le gare d’appalto di settore.

L’integrazione con il modulo di “Gestione documentale” consente, ad esempio, di costruire in modo semplice la “Cartella formativa” di ciascun soggetto senza a dover imputare a mano i dati. In questo modo il cartaceo potrà essere archiviato e sarà agevole accedere alla sua forma digitale. Il modulo presenta due differenti interfacce utente: - gestione corsi: ovvero il calendario dei corsi con elenco dei

partecipanti; - corsi vs operatori: ovvero lo strumento per la costituzione del

curriculum formativo dei soggetti coinvolti.


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GESTIONE CORSI

Maschera di gestione

L’archivio consente l’accesso ai dati presenti nel Database. Per la ricerca è disponibile un filtro complesso, dopo aver digitato la ricerca desiderata premere il bottone “Esegui”. Lasciando il filtro di ricerca in bianco verrà visualizzato l’elenco di tutti i corsi Al termina della ricerca, per aprire la scheda del corso selezionare una voce dall’elenco e aprire la scheda relativa premendo il pulsante “Apri” La stessa maschera propone altri due livelli di lettura dei corsi programmati: - corsi vs operatori; - gantt del calendario dei corsi La visualizzazione “corsi vs operatori” mostra in modo semplice l’elenco degli operatori partecipanti ai diversi corsi.


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Il diagramma di Gantt mostra la calendarizzazione consentendo di evidenziare i tempi morti o le sovrapposizioni.

Stampe

Premendo il bottone “Stampa” a seconda del livello visualizzato, sarà stampato: - l’elenco corsi in RTF; - il programma di formazione con i partecipanti in formato excel; - il diagramma di gantt in formato excel.


L’inserimento o la modifica dei dati relativi ad un corso implicano il completamento dei campi proposti nella maschera. La maschera è a tre livelli: - al primo livello sono evidenziati i dati caratteristici del corso; - al secondo livello è possibile impostare l’elenco dei partecipanti

partendo dall’anagrafica degli operatori;


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- al terzo livello è possibile definire la calendarizzazione delle lezioni.

Il corso

La definizione delle caratteristiche di un corso prevede la compilazione di numerosi campi. In via indicativa: CAMPO SIGNIFICATO Categoria Corso, Seminario, Workshop,

Autoformazione, formazione on line Tipologia Interno, Esterno Progetto Es. corsi appartenenti ad un unico

gruppo predefinito Titolo del corso Titolo del corso Oggetto Voce che specifica meglio il contenuto

del corso Contenuti formativi

Obiettivi del cor so. Obiettivi formativi. Competenze che saranno acquisite al termine del corso.

Attuatore Ente, organizzazione che fornisce il corso, es.:Enaip, Former…

Sede Sede in cui sarà erogato il corso Responsabile Figura responsabile Docenti Corpo docenti


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Gruppo Voce sintetica che individua il gruppo di persone a cui è rivolto il corso, esempio: staff, coordinatori, tutti, operatori OSA…

Titolo/Attestato Titolo erogato a fine corso Periodicità Periodicità dell’evento, es.: una

tantum (corso che si fa una volt a sola e non sarà ripetuto), annuale (corso che viene ripetuto tutti gli anni)

Per facilitare la digitazione, a tutti i campi definiti nella tabella precedente è legato un dizionario. Facendo doppio click sul campo da elaborare apparirà un elenco delle voci già inserite che potranno essere selezionate senza dover ridigitare tutta la frase. I campi ai quali è legato il dizionario sono evidenziati da una etichetta di colore scuro.

Tra i bottoncini della barra di servizio è presenta anche la funzione “Copia” che copia completamente la scheda del corso in una nuova scheda. Funzione utile per i corsi con periodicità annuale per i quali occorre riportare i dati e cambiare solo il periodo di erogazione. Alcuni indicatori permettono di definire lo stato del corso: programmato, eseguito.


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Essi genereranno una colorazione diversa nei riepiloghi ai fini di una più facile lettura.

Operatori partecipanti

Dopo aver salvato il corso è possibile compilare l’elenco dei partecipanti. Essi possono essere filtrati secondo il modello organizzativo impostato e movimentati dall’elenco generale (Sorgente) al corso (Destinazione) e viceversa mediante i bottoncini intermedi.

Gli operatori iscritti al corso passano in uno stato di “prenotazione” (verde) dello stesso. Quando il corso sarà erogato e la loro scheda curriculare completata potranno assumere lo stato di “Eseguito” (rosso) (si veda successivamente “Corsi vs Operatori”).

Calendario delle lezioni

Dopo aver salvato il corso è possibile compilare il calendario delle lezioni.


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I bottoncini intermedi: refresh, aggiungi, modifica, rimuovi; consentono di gestire ciascun record del calendario.

Oltra ai campi data e ora sono disponibili due campi descrittivi con il seguente significato:

CAMPO SIGNIFICATO Area Voce sintetica per indicare il gruppo di

persone a cui è rivolto l’evento calendarizzato, es: staff, Mario e Giusy…

Tipo Tipologia dell’evento: lezione in aula, laboratorio, tutoring on line…

Per aggiungere una voce: completare la maschera e premere “Aggiungi”.

Per modificare una voce: selezionare un record dall’elenco, modificare i dati e premere “Modifica”.

Per eliminare una voce: selezionare un record dall’elenco e premere “Rimuovi”.

“Refresh” riesegue la query sul DB qualora ci fossero dei problemi di corretta visualizzazione.


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Integrazione con il modulo di “Gestione documentale”

Il modulo “Corsi” si integra con il modulo di “Gestione documentale” al fine di dare all’utilizzatore un insieme di strumenti per gestire in modo flessibile alcuni elementi

accessori al corso.

Si ipotizzi, ad esempio, che il corso presenti un modulo di iscrizione prestabilito, un modulo di valutazione o una locandina con il programma delle lezioni.

Nella pratica avremo una cartella in cui inserire questa modulistica in bianco e altra documentazione.

Mediante la gestione documentale è possibile associare al corso uno o più documenti e richiamarli in ogni momento, come se fosse una cartella di elementi cartacei legati al corso (virtualizzazione del cartaceo).

Gestione di un documento esterno

Dopo aver salvato il corso premere “Documenti”, verrà visualizzato l’elenco dei documenti associati al corso.

Sono disponibili 4 opzioni:

Opzione Funzione

Collega Consente di prendere dall’archivio documenti un nuovo docu mento ed associarlo/collegarlo al corso

CORSO A Modulo di iscrizione

Modulo di valutazione

Programma del corso e date


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Scollega Dopo aver selezionato un documento dall’elenco consente la cancellazione del collegamento. Il documento non viene eliminato dall’archivio documentale.

Apri Apre la scheda di registrazione del documento nell’archivio documentale.

Visualizza Dopo aver selezionato un documento dall’elenco consente l’apertura del documento nello specifico programma: se un .doc Word, se un .xls Excel, se un . pdf Acrobat, se una immagine il visualizzatore di immagini predefinito.

PRIMA DI ELABORARE IL MODELLO SI CONSIGLIA DI FARNE UNA COPIA CON L’OPZIONE “File->Salva come” PRESENTE IN TUTTI I PROGRAMMI.

Collegamento

Premendo “Collega” verrà visualizzato l’elenco di tutti i documenti memorizzati in forma digitale.


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Per collegare il documento basta a questo punto filtrare per l’oggetto di interesse (Cerca), e selezionare dall’elenco il documento desiderato.


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OPERATORI VS CORSI


L’archivio consente l’accesso ai dati presenti nel Database. Per la ricerca è disponibile un filtro complesso, dopo aver digitato la ricerca desiderata premere il bottone “Esegui”. Lasciando il filtro di ricerca in bianco verrà visualizzato l’elenco di tutti i soggetti/operatori presenti in archivio. Per eseguire il “reset” dei campi del filtro fare doppio click sugli specifici campi. Dopo aver filtrato gli operatori, selezionandone uno dall’elenco apparirà sulla destra il relativo curriculum formativo od in altri termini l’elenco dei corsi a cui ha partecipato o parteciperà. Per aprire la singola scheda curricolare basta selezionarla dall’elenco con un click e premere il bottone “Apri”.


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Stampe/Esportazione Premendo il bottone “Stampa” sarà esportato un foglio Excel con il curriculum formativo degli operatori selezionati mediante il filtro. Se si desidera la stampa del curriculum formativo di un solo operatore occorre: - selezionare l’operatore nell’area filtro (Operatore->Sel); - eseguire la query (Esegui); - stampare (Stampa).

Inserimento e modifica L’inserimento avviene nel momento in cui nell’area corsi si iscrive un operatore al corso. La modifica avviene quando si intende completare il curriculum formativo agendo ad esempio: sull’esito del corso, sugli elementi di commento, sullo stato.

Come già visto nell’area corsi alcuni campi sono sotto dizionario per cui semplicemente selezionabili.


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Il modulo “Corsi vs Operatori” si integra con il modulo di “Gestione documentale” al fine di dare all’utilizzatore un insieme di strumenti per gestire in modo flessibile

alcuni elementi accessori alla scheda “Curriculum formativo” dell’operatore.

Si ipotizzi, ad esempio, che l’operatore al termine del corso abbia ricevuto un attestato.

Nella pratica avremo una cartella in cui inserire questa modulistica.

L’attestato potrebbe essere scannerizzato e allegato al curriculum.

Mediante la gestione documentale è possibile associare al corso uno o più documenti e richiamarli in ogni momento, come se fosse una cartella di elementi cartacei legati al curriculum (virtualizzazione del cartaceo).




Opzione Funzione

Collega Consente di prendere dall’archivio

SCHEDA CURRICULARE

Attestato di frequenza corso A

Modulo di valutazione corso A

Altro


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documenti un nuovo documento ed associarlo/collegarlo al corso

Scollega Dopo aver selezionato un documento dall’elenco consente la cancellazione del collegamento. Il documento non viene eliminato dall’archivio documentale.


Visualizza Dopo aver selezionato un documento dall’elenco consente l’apertura del documento nello specifico programma: se un .doc Word, se un .xls Excel, se un . pdf Acrobat, se una immagine il visualizzatore di immagini predefinito.



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Collegamento




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CAPITOLO 15 Modulo: esami medici

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Esami medici

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI Gli adempimenti di legge legati alla sicurezza sul lavoro implicano, per una organizzazione complessa, la pianificazione degli eventi di carattere sanitario al fine di evitare pericolose situazioni di disservizio a causa di mancanza del personale addetto. Gli obiettivi del modulo sono: - gestire il calendario annuale delle visite mediche, delle

vaccinazioni e di altri elementi relativi il profilo sanitario dei soggetti attivi;

- storicizzare l’elenco delle visite mediche di ciascun collaboratore; - proporre delle esportazioni ausiliarie in Excel per facilitare la

programmazione delle visite mediche e degli altri eventi legati al profilo sanitario del personale.

GESTIONE ESAMI MEDICI


L’archivio consente l’accesso ai dati presenti nel Database.

La maschera si divide in 3 aree:

- nella parte superiore il filtro di ricerca complessa;

- un primo livello che elenca gli esami medici in forma sintetica;

- un secondo livello in cui mostra il dettaglio per singolo operatore.


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Per la ricerca è disponibile un filtro complesso su più campi. Esso consente di selezionare tutte le visite di un singolo operatore o gruppo di operatori oppure di filtrarle per tipologia (visita medica, vaccinazione), oppure ancora per ambulatorio medico che ha effettuato la visita ed ancora per periodo o per stato del record (eseguito programmato).

Impostato il filtro premendo “Esegui” si otterrà l’insieme di dati ricercato.

Per azzerare i filtri impostati premere “Annulla”.

Cambiando livello di visualizzazione, selezionando nell’elenco a sinistra un operatore sarà visualizzato l’elenco degli esami sostenuti.


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Stampe/Esportazione Premendo il bottone “Stampa” sarà esportato un foglio Excel con il l’elenco degli esami medici degli operatori selezionati mediante il filtro. In particolare: - dal livello “Elenco generale degli esami medici” verrà esportato

un elenco in RTF; - dal livello operatori ed esami medici associati verrà esportato un

file Excel che riepiloga per ciascun operatore gli esami eseguiti



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L’inserimento o la modifica dei dati relativi ad un esame medico implicano il completamento dei campi proposti nella maschera. In via indicativa: CAMPO SIGNIFICATO Tipo Macrocategoria degli esami: Visita medica,

vaccinazione, esame di laboratorio Ambulatorio Medico XX, ASL, Ospedale Esame Visita medica 626, Vaccino per l’epatite,

Per la meningite, esame del sangue completo Per facilitare la digitazione, a tutti i campi definiti nella tabella precedente è legato un dizionario. Facendo doppio click sul campo da elaborare apparirà un elenco delle voci già inserite che potranno essere selezionate senza dover ridigitare tutta la frase. I campi ai quali è legato il dizionario sono evidenziati da una etichetta di colore scuro.


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CAPITOLO 16 Modulo: provvedimenti disciplinari

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Provvedimenti disciplinari

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI Una organizzazione può essere chiamata a provvedere alla gratificazione dei propri dipendenti con encomi o a stigmatizzare comportamenti poco corretti con richiami formali. La storicizzazione di questi dati consente una migliore gestione del personale. Gli obiettivi del modulo sono: - gestire l’evento encomio/richiamo; - storicizzare l’elenco delle notizie di ciascun collaboratore; - proporre delle esportazioni ausiliarie in Excel per successive

analisi; - generare le lettere di encomio e richiamo sulla base di modelli

predefiniti; - allegare il cartaceo digitalizzato delle lettere relativi i

provvedimenti mediante la gestione documentale. GESTIONE PROVVEDIMENTI DISCIPLINARI



La maschera si divide in 3 aree:

- nella parte superiore il filtro di ricerca complessa;

- un primo livello che elenca gli esami medici in forma sintetica;

- un secondo livello in cui mostra il dettaglio per singolo operatore.


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Per la ricerca è disponibile un filtro complesso su più campi. Esso consente di selezionare tutti i provvedimenti di un singolo operatore o gruppo di operatori oppure di filtrarli per tipologia (encomio, richiamo).

Impostato il filtro premendo “Esegui” si otterrà l’insieme di dati ricercato.

Per azzerare i filtri impostati premere “Annulla”.

Cambiando livello di visualizzazione, selezionando nell’elenco a sinistra un operatore sarà visualizzato l’elenco dei provvedimenti disciplinari a carico dello stesso.


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Stampe/Esportazione

Premendo il bottone “Stampa” sarà esportato un foglio Excel con il l’elenco dei provvedimenti relativi gli operatori selezionati mediante il filtro. In particolare: - dal livello “Elenco provvedimenti disciplinari” verrà esportato un

elenco in RTF; - dal livello “Provvedimenti disciplinari per operatore” verrà

esportato un file Excel che riepiloga per ciascun operatore i relativi provvedimenti.


L’inserimento o la modifica dei dati relativi ad un esame medico implicano il completamento dei campi proposti nella maschera. In via indicativa: CAMPO SIGNIFICATO Tipo Encomio/Richiamo… altro Argomento Tema del provvedimento


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Per facilitare la digitazione, ai campi definiti nella tabella precedente è legato un dizionario. Facendo doppio click sul campo da elaborare apparirà un elenco delle voci già inserite che potranno essere selezionate senza dover ridigitare tutta la frase. I campi ai quali è legato il dizionario sono evidenziati da una etichetta di colore scuro.


Il modulo “Provvedimenti disciplinari” si integra con il modulo di “Gestione documentale” al fine di dare all’utilizzatore un insieme di strumenti per gestire in modo

flessibile alcuni elementi accessori al provvedimento.

Si ipotizzi, ad esempio, che il soggetto sia stato richiamato od encomiato più volte in forma scritta.

Nella pratica avremo una cartella in cui inserire ciascuna lettera.

Mediante la gestione documentale è possibile associare al soggetto uno o più documenti e richiamarli in ogni momento, come se fosse una cartella di elementi cartacei legati al soggetto stesso (virtualizzazione del cartaceo).




SOGGETTO

Lettera di encomio

Lettera di 1° richiamo

Lettera di 2° richiamo


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Opzione Funzione

Collega Consente di prendere dall’archivio documenti un nuovo documento ed associarlo/collegarlo al soggetto

Scollega Dopo aver seleziona to un documento dall’elenco consente la cancellazione del collegamento. Il documento non viene eliminato dall’archivio documentale.


Visualizza Dopo aver selezionato un document o dall’elenco consente l’apertura del documento nello specifico programma: se un .doc Word, se un .xls Excel, se un . pdf Acrobat, se una immagine il visualizzatore di immagini predefinito.



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Collegamento




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CAPITOLO 17 Modulo: gestione voucher

Nuovo voucher

Archivio voucher INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI VOUCHER = modello innovativo di gestione delle prestazioni basato su ticket temporali o ticket prestazione. Servizi erogati da soggetti accreditati.

Modulo in preparazione


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CAPITOLO 18 Modulo: gestione documentale

Gestione documenti

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI GESTIONE DOCUMENTALE = insieme di strumenti hardware e software per l’archiviazione in formato digitale dei documenti, la loro conservazione e il loro utilizzo (ricerca, recupero…). DOCUMENTO DIGITALE = per documento si intende un qualunque oggetto riportante informazioni ottenuto direttamente in via digitale (un file) o mediante operazioni di digitalizzazione (scanner). Sono documenti: le immagini, i file dell’editor di testi, le tabelle del foglio di lavoro, i file PDF, i disegni ecc… ecc… PROTOCOLLAZIONE = Operazione mediante la quale si assegna a ciascun documento un codice univoco spesso costituito da un progressivo ed una data. OBIETTIVI DEL MODULO = Realizzare un semplice sistema di gestione documentale che consenta la protocollazione dei documenti e il successivo utilizzo nei diversi moduli. Es. digitalizzazione di un curriculum ed assegnazione allo specifico operatore; Generalizzando formazione di una cartella operatore con la possibilità di consultazione dei dati. La gestione documentale interagisce con gli altri moduli come indicato in figura.

Scheda utente

Scheda

operatore

Provvedimenti disciplinari

Curriculum operatore

Scheda corso


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MASCHERA DI GESTIONE

L’archivio consente l’accesso ai dati presenti nel Database. Per la ricerca è disponibile un filtro complesso, dopo aver digitato la ricerca desiderata premere il bottone “Esegui”.

Stampe/Esportazione Premendo il bottone “Stampa” sarà esportato un foglio RTF con una sorta di registro di protocollazione. INSERIMENTO E MODIFICA Completare i campi della scheda. Il codice di protocollo è lasciato libero per poter aderire a qualunque criterio di protocollazione l’organizzazione si ponga. Mediante il pulsante “Sfoglia” può essere recuperato il documento dal disco. Esso verrà rinominato anteponendo un prefisso DXXXXX dove XXXXX è un progressivo univoco immodificabile definito dall’applicazione.


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La copia digitale del documento viene riposta in uno specifico archivio all'interno di < Documenti Condivisi\ Sicare\ doc > (XP/2000) o < Cartelle Condivise\ Pubbliche\ Sicare\ doc > (Vista). Con il pulsante “Apri il documento” si può visualizzare lo stesso col lo specifico programma.

Per facilitare la digitazione, ai campi con fondo scuro definiti nella maschera precedente precedente è legato un dizionario. Facendo doppio click sul campo da elaborare apparirà un elenco delle voci già inserite che potranno essere selezionate senza dover ridigitare tutta la frase.

Si pensi alla digitazione del mittente o del destinatario, dopo averlo scritto una volta basterà andarlo a recuperare dal dizionario.


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CAPITOLO 19 Ambienti accessori: modelli documento

Archivi – Modelli documento

Nuovo inserimento – Scheda Modello documento

INQUADRAMENTO/DEFINIZIONI MODELLO DOCUMENTO = per modello documento si intende un documento RTF (Word compatibile) preformattato da richiamare attraverso le funzioni di stampa. Particolari campi detti “campi uniti” verranno valorizzati con i dati contenuti nella scheda. OBIETTIVO DEL MODULO = organizzare un archivio dei modelli riutilizzabili nelle stampe. Esso si collega ai moduli: scheda utente, scheda operatore, provvedimenti disciplinari. DOCUMENTI: INSERIMENTO E/O MODIFICA

L’inserimento o la modifica dei dati relativi un documento implicano il completamento dei campi proposti nella maschera. In particolare la registrazione di un documento comporta: - dare una descrizione; - selezionare il file del modello da disco. All’inserimento i modelli verranno salvati all'interno di < Documenti Condivisi\ Sicare\ mdb > (XP/2000) o < Cartelle Condivise\ Pubbliche\ Sicare\ mdb > (Vista). o nel caso di sistema in rete nella cartella in cui è stato installato il DB sul server, in questo modo saranno disponibili a tutti gli utenti. DOCUMENTI: PREPARAZIONE DI UN MODELLO PER L’ANAGRAFICA Esempio: si desidera preparare una lettera standard per i clienti. Aprire un editor di testi e scrivere il seguente spezzone di

Spett. $CognomeNome$ $Indirizzo$ $CAP$ $Citta$ $Provincia$

Gent.mo cliente, la presente per informarla… <proseguire con il testo standard della lettera>


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documento: Come si può osservare il modello presenta dei campi raccolti tra due simboli “$”, quando il documento viene richiamato nell’ambito di una scheda anagrafica a tali campi verranno uniti i valori della scheda in esame. Nel caso si vogliano inserire immagini provvedere a degradare la qualità al minimo, viceversa i tempi di stampa si prolungheranno. SCHEDA UTENTE – CAMPI UNIONE DISPONIBILI Cooperativa Via CAP Città Provincia Tel. Fax

SAD - SCHEDA UTENTE

$CittaZona$ - $Zona$ - $SubZona$ $CodiceUtente$

$CognomeNome$

DATI PRINCIPALI Utente: $CognomeNome$

Indirizzo: $Indirizzo$ Piano: $Piano$ Scala: $Scala$

Citofono: $Citofono$ Quartiere: $Quartiere$

Gestione chiavi: $Chiavi$ CAP – Città Provincia $CAP$ $Citta$ $Provincia$

DATI PERSONALI

Data di nascita: $DataDiNascita$ Luogo di Nascita: $LuogoDiNascita$

Codice Fiscale: $CodiceFiscale$

COMUNICAZIONE Telefono: $PrimoTelefono$ Cellulare: $Cellulare$

FAX: $FAX$ E.mail: $Email$

ALTRE INFORMAZIONI

Assistente sociale di riferimento:

$ASRiferimento$

Profilo sanitario: $ProfiloSanitario$

Obiettivi del servizio: $ObiettiviServizio$

Rete parentale: $ReteParentale$

Altre note: $AltreNote$

P.A.I.

Settimana Tipo: $SettimanaTipo$

NOTE GENERALI

Note: $Note$


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ALTRO Autorizzazione privacy: $Privacy$

Stato attivo: $Attivo$ SCHEDA OPERATORE – CAMPI UNIONE DISPONIBILI Cooperativa Via CAP Città Provincia Tel. Fax

SAD - SCHEDA OPERATORE

$Organizzazione$ - $Dipartimento$ - $Gruppo$ $CodiceOperatore$

$CognomeNome$

DATI PRINCIPALI Matricola: $Matricola$

Operatore: $CognomeNome$ Indirizzo: $Indirizzo$

CAP – Città Provincia $CAP$ $Citta$ $Provincia$

DATI PERSONALI Data di nascita: $DataDiNascita$

Luogo di Nascita: $LuogoDiNascita$ Codice Fiscale: $CodiceFiscale$

COMUNICAZIONE

Telefono: $PrimoTelefono$ Cellulare: $Cellulare$

FAX: $FAX$ E.mail: $Email$

ALTRE INFORMAZIONI

Organizzazione: $Organizzazione$ Dipartimento: $Dipartimento$

Gruppo: $Gruppo$

ALTRO

Ore settimanali: $OreSettimanali$ Note: $Note$

Autorizzazione privacy: $Privacy$ Stato attivo: $Attivo$


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CAPITOLO 20 Verifiche moduli

Attenzione i criteri di analisi, arrotodamento e aggregazione adottati ed evidenziati in questo capitolo sono solo indicativi non esiste una nota ufficiale di qualunque ente terzo che dia indicazioni in merito!!! L’utilizzatore è l’unico responsabile dei dati e del loro trattamento. LA VERIFICA DEI MODULI La verifica dei moduli avviene a due livelli: - una verifica del grado di copertura del PAI (Piano assistenziale

individualizzato) preventivato e di quanto programmato (pianificato o portato alla registrazione);

- una verifica del risultato che potrebbe venir presentato all’ente terzo (Comune).

Per effettuare queste verifiche sotto la voce Plannig occorre attivare la voce “Verifiche Moduli”.


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La maschera che appare è così suddivisa:

1) Area filtro dei dati 2) Ulteriore filtro per decidere quali prestazioni visualizzare; 3) Comando per l’esecuzione del filtro impostato; 4) Reset del filtro impostato; 5) Selezione del modello di stampa; 6) Primo pannello in cui viene presentato lo stato di copertura

dei moduli; 7) Pannello in cui vengono elencate le prestazioni erogate in

termine di moduli e viene eseguita una stima dei moduli erogati applicando alcune regolette: un calcolo di arrotondamento a +/- 5 minuti, la valutazione degli scarti da 30’, 45’, 60’;

8) Pannello in cui viene calcolato, per ogni utente, il dato aggregato dei moduli utilizzati sul periodo selezionato;

9) Pannello in cui viene calcolato il dato aggregato complessivo dei moduli utilizzati sul periodo selezionato.


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In linea di principio la procedura da seguire per attivare un set di dati di verifica è: - predisporre un filtro impostando eventualmente un centro di

costo ed un periodo di analisi [1]; - attivare la ricerca premendo il pulsante [2 START]; - attendere che siano elaborati i dati (può richiedere anche

numerosi minuti) [3 AVAZAMENTO]; - analizzare i dati esposti e prendere le proprie decisioni. UNA DEFINIZIONE: MINUTI EQUIVALENTI Nell’ambito dei successivi paragrafi si farà spesso riferimento ad un concetto che definiamo “minuti equivalenti”, essi sono il risultato del prodotto tra il numero di moduli autorizzati e la durata del singolo modulo: MIN. EQUIVALENTI = N. MODULI AUT. X DURATA SINGOLO MODULO Questa grandezza è molto utile per poter effettuare dei calcoli comparativi con le prestazioni derivate dall’uso del terminale che presentano una precisione con granularità del minuto.


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VERIFICA COPERTURA

Il risultato dell’elaborazione esposto nel primo pannello, suddivide l’area di lavoro in 4 macrocolonne: - colonna 1: per ciascun utente viene presentato il dato relativo il

“Piano assistenziale individualizzato” ovvero ai “Moduli autorizzati” dall’Ente terzo;

- colonna 2: in base alla pianificazione viene calcolato il grado di copertura dei moduli autorizzati;

- colonna 3: in base al risultato della registrazione dei dati di pianificazione (dopo gli scarichi dal terminale e la successiva bonifica) viene calcolato il grado di copertura dei moduli autorizzati;

- colonna 4: alle registrazioni viene applicato l’arrotondamento previsto nei filtri e si propone il nuovo grado di copertura.

Codice dei colori di copertura: - VERDE: sottoutilizzato, la programmazione o la realizzazione

non copre completamente il PAI autorizzato; - AZZURRO: utilizzato al 100%, la programmazione o la

realizzazione coincide con il PAI autorizzato; - ROSSO: sovrautilizzato, sono stati programmati o realizzati più

servizi di quelli previsti dal PAI autorizzato.


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VERIFICA DETTAGLIATA PERIODO Attenzione i criteri di analisi, arrotodamento e aggregazione adottati sono solo indicativi non esiste una nota ufficiale di qualunque ente terzo che dia indicazioni in merito!!!

In questo pannello vengono visualizzati, suddivisi per utente, i singoli servizi erogati. Per ciascun servizio (riga) vengono eseguiti i seguenti calcoli: - dai minuti lavorati con una tolleranza di +/- 5 minuti si ricava il

n. di moduli equivalenti come parte intera della divisione per la durata del singolo modulo (rif. [1], [2], [3]);

- qualora il residuo del calcolo precedente superi i 25 minuti e sia inferiore a 85 minuti viene ricalcolato come porzione di modulo da: 30’, 45’, 60’ +/- 5 minuti [4]. Lo scarto recuperato diventa utile per formare un nuovo modulo (mediante i calcoli del pannello successivo “Consolidamento dettagli”), viceversa viene perduto [5].

- Tutti i minutini persi oltre i +/-5 minuti di arrotondamento vanno perduti [5].

Facendo click con il tasto destro del mouse sulla singola riga è possibile correggere i dati.


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CONSOLIDAMENTO DETTAGLI Attenzione i criteri di analisi, arrotodamento e aggregazione adottati sono solo indicativi non esiste una nota ufficiale di qualunque ente terzo che dia indicazioni in merito!!!

Costituisce il riepilogo (somma algebrica) di quanto proposto dalla maschera “Verifica dettagliata periodo” suddiviso per utente e moduli. In particolare, durante la fase di elaborazione, si recuperano i residui di modulo (30’, 45’, 60’) lasciati “A riportare” dal mese precedente nella voce “Residuo”. Tale residuo viene assemblato agli “Scarti” (30’, 45’, 60’) del mese corrente e si ricalcolano i “Moduli Recuperati” sulla base del divisore (durata del singolo modulo). Il rendiconto finale sarà dato dalla somma tra i moduli effettivi interi sul mese e i moduli recuperati. Di particolare rilevanza sono i pulsanti [1] e [2], la loro funzione è la seguente: - [1] = CONSOLIDA, quando l’operatore ritiene di aver raggiunto

un elevato grado di affidabilità dei dati registrati può congelare quanto mostrato dall’analisi;


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- [2] = TOGLI CONSOLIDA, quando l’operatore ritiene di aver necessità di rielaborare un dato periodo allora per poter modificare i dati deve togliere la “sola lettura”.

Qualora si inseriscano residui a mano è bene consolidare, viceversa all’elaborazione successiva andranno perduti. [3] Il tasto Esporta consente di esportare i dati in Excel. Facendo doppio click sulla singola riga è possibile revisionare il dato inserendo, ad esempio, i minuti residui dal mese precedente.

CONSOLIDAMENTO TOTALI Attenzione i criteri di analisi, arrotodamento e aggregazione adottati sono solo indicativi non esiste una nota ufficiale di qualunque ente terzo che dia indicazioni in merito!!! Costituisce il riepilogo (somma algebrica) di quanto proposto dalla maschera “Consolidamento (dettagli)” suddiviso per moduli.


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CAPITOLO 21 Strumenti di Amministrazione e tecniche di protezio ne dei dati IL DATA BASE Il Data Base che supporta l'applicazione SiCare© è un archivio in formato MicrosoftDB di Microsoft Access e presenta un’elevata compatibilità con numerosi prodotti di mercato per l'elaborazione di dati e testi. Esso si fonda su più tabelle, ognuna dedicata alla storicizzazione, su supporto magnetico, di un particolare gruppo di informazioni aderenti ad una specifica proprietà. Ciascuna tabella è messa in relazione con le altre da specifici campi comuni. detti "campi chiave". Per ciascuna tabella esiste una chiave <master> che individua univocamente il record in ciascuna tabella, altri campi chiave consentono di mantenere le relazioni tra record delle diverse tabelle. MANUTENZIONE DEL DB

A questa sezione si accede dal menù “Strumenti->Manutenzione DB”. Si possono eseguire 3 interventi:

1. Copia di backup e cancellazione dell’audit. Esegue una copia del db nella medesima cartella originale rinominandola: bck_Sicare_AAAAMMGGHHMMSS.mdb dove è ovvio il significato dell’acronimo. Backup di Smartsolarium effettuato il anno-mese-giorno-ora-minuti-secondi


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2. Scorporo di una sezione del DB. Ogni anno è bene scorporare l’annata non più in uso. Inserire il periodo e premere il pulsante. Verrà generato un file Sicare_YYYYMMDD1_ YYYYMMDD2.mdb. Vale a dire Sicare dati dal anno_mese_giorno1 al anno_mese_giorno2.

3. Pulizia della cartella “\mdb”: elimina tutti i file di backup e provvisori generati nelle operazioni precedenti.

Al termine di ogni elaborazione è possibile copiare i file generati su un altro supporto per l’archiviazione. Il processo è completamente guidato. INTERVENTI DIRETTI SUL DB Apri il DB con Access, esso consente di accedere a basso livello alle tabelle del DB. In questo caso non esistono protezioni o controlli, le operazioni accessibili sono: - interrogazione del DB mediante query in Linguaggio SQL; - interventi dirette su tutti i record e tutti i campi. Attenzione errate correzione possono inficiare comp letamente la consistenza delle chiavi di collegamento e del DB n el suo complesso vanificando il lavoro di mesi o anni! Procedere con la massima cautela, procedere solo se utenti veramente esperti! In questo senso il DB è protetto con una password c he dovrà essere richiesta al fornitore. Effettuare prima un backup! LA PROTEZIONE DEI DATI Durante le fasi di elaborazione l’Applicativo é costantemente in colloquio con i DB questo implica una costante apertura di un certo numero di file. In caso di mancanza di tensione o di un errata uscita dal programma potrebbero verificarsi dei danneggiamenti che renderebbero inutilizzabile il DB. Creazione di file di backup su supporti esterni L'operazione di backup consiste nella copia dei dati interessanti da un’unità di memorizzazione ad un'altra, ad esempio: 1. da disco fisso a disco ottico (CD); 2. da disco fisso a nastro magnetico; 3. da disco fisso a unità esterna (chiavetta, disco di rete).


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Ai fini di limitare le dimensioni del backup la creazione dei file di sicurezza del Data Base, l'utente può riferirsi ad un programma di compattazione file e backup di sua preferenza o del quale possieda le licenze d'uso. La percorso della cartella contenente i dati è tipicamente:

“C:\Programmi\SiCare\*.*”

comprese le sottocartelle. Oppure la cartella del DB giacente sul server.

Backup ciclico automatico nella stessa cartella del DB Se attiva a livello di configurazione l'operazione di backup consiste nella copia del file “SiCare.mdb” in una serie di file secondo il seguente schema: 1. Lunedì = backup di periodo: mensile pari, mensile dispari, seconda, terza,quarta settimana 2. Martedì = backup giornaliero 3. Mercoledì = backup giornaliero 4. Giovedì = backup giornaliero 5. Venerdì = backup giornaliero 6. Sabato = backup giornaliero 7. Domenica = backup giornaliero La percorso della cartella contenente i file di backup è tipicamente:

“C:\Programmi\SiCare\mdb\*.*”


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APPENDICE A Tecniche di “Pattern recognition” Le tecniche di Pattern Recognition si basano sull’enunciato “...SIMILE A....” tradotto dall’inglese LIKE. Nella tabella seguente è illustrato come utilizzare le tecniche di Pattern Recognition per la ricerca di vari modelli all'interno delle espressioni.

Tipo di corrispondenza

Modello Questa espressione viene riconosciuta

Questa espressione viene rifiutata

Più caratteri "a*a" "aa", "aBa", "aBBBa"

"aBC"

Più caratteri "*ab*" "abc", "AABB", "Xab"

"aZb", "bac"

Carattere speciale

"a[*]a" "a*a" "aaa"

Più caratteri "ab*" "abcdefg", "abc" "cab", "aab" Carattere singolo "a?a" "aaa", "a3a", "aBa" "aBBBa"

Cifra singola "a#a" "a0a", "a1a", "a2a" "aaa", "a10a" Intervallo di caratteri

"[a-z]" "f", "p", "j" "2", "&"

Non compreso in un intervallo

"[!a-z]" "9", "&", "%" "b", "a"

Non una cifra "[!0-9]" "A", "a", "&", "~" "0", "1", "9"

Mista "a[!b-m]#" "An9", "az0", "a99" "abc", "aj0"


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APPENDICE B - STRUTTURA PER LA MEMORIZZAZIONE DEI SERVIZI/COMMESSE DEFINIZIONI

AREA (CANTIERE/COMMESSA) = elemento che aggrega tutto quello che sta sotto un centro di fatturazione ovvero la commessa. SETTORE = secondo livello in cui può essere suddiviso un cantiere CENTRO DI COSTO (SERVIZI) = nell’ambito di un cantiere può rappresentare uno specifico servizio

MODELLO GENERALE

Una struttura di questo tipo consente di avere anche delle statistiche sul valore complessivo del cantiere, dei servizi principali o altri dello specifico servizio direttamente da Sicare senza elaborare fogli excel successivi.

Utenti fittizi Utenti

CANTIERE

CANTIERE -SERVIZI PRINCIPALI

CANTIERE -ALTRI SERVIZI

CANTIERE - SERVIZIO 1

CANTIERE - SERVIZIO 2

CANTIERE -NON RENDICONTABILI

CANTIERE -RENDICONTABILI

CANTIERE – NON RENDICONTABILE

CANTIERE – RENDICONTABILE


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ESEMPIO 1 – CANTIERE SEMPLICE

ESEMPIO 2 – CANTIERE COMPLESSO

Utenti

SAD CASALPUSTERLENGO

SAD CASALP. -- PRINCIPALI SAD CASALP. -

ALTRI SERVIZI

SERVIZIO SAD CASALP.

SAD CASALP -NON RENDICONTABILI

SAD CASALP. -RENDICONTABILI

SAD CASALP – NON RENDICONTABILE

SAD CASALP – RENDICONTABILE

Utenti fittizi

Utenti

SAD MILANO

SAD MILANO -ALTRI SERVIZI

SERVIZIO SAD MILANO - CMA 1

SAD MILANO -NON RENDICONTABILI

SAD MILANO -RENDICONTABILI

SAD MILANO – NON RENDICONTABILE

SAD MILANO – RENDICONTABILE

Utenti fittizi

SERVIZIO SAD MILANO - CMA 2

SAD MILANO PRINCIPALI


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STRUTTURA PER LA MEMORIZZAZIONE DELLE ATTIVITA’/SERVIZI DEFINIZIONI

ATTIVITA’ (SERVIZI) = per ragioni storiche le attività cha vanno a svolgersi sull’utente finale sono state chiamate “SERVIZI”. Definiamo attività il lavoro vero e proprio svolto verso l’utente. Si possono definire attività vere ed attività fittizie funzionali alla sola registrazione delle ore. SUDDIVISIONE CONSIGLIATA CODICI DA CODICI A ATTIVITA 1 29 Codici gestiti dal terminale 40 59 Codici per attività verso l’utenza gestite a

mano, es: animazione, equipe, riunione

60 99 Codici per attività a carattere fittizio, es: malattia, rol, infortunio, donazione sangue


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APPENDICE C TRACCIATO RECORD PER LIBRO UNICO DEL LAVORO

S.P.L. Srl Via Durando 38 - 20158 Milano Tel 02.33.00.49.70 - Fax 02.39.31.26.50 Partita IVA 12405410155

http://www.splpaghe.it

Tracciato record per importazione in LIBRO UNICO (c edolino) Formato TXT (ascii) Lunghezza record 100 bytes (98 + CR + LF)

Descrizione campo Lunghezza Indirizzo TIPO Codice Azienda 4 1 N Codice Dipendente 4 5 N Codice fiscale del lavoratore 16 9 A Giorno elaborazione 2 25 N Mese elaborazione 2 27 N Anno elaborazione 4 29 N Codice voce (allineato a sinistra) 4 33 A Importo giornaliero (6 caratteri + 2 caratteri decimali senza virgola)

8 37 N

Campo a disposizione utente (da potersi utilizzare per inserire eventuali commenti)

30 45

Filler 24 75 A N = numerico con riempimento di zeri a sinistra A = alfanumerico Deve essere registrato un record per ogni giorno del calendario per singolo lavoratore; L’ordinamento e’ codice azienda, codice dipendente, codice fiscale, giorno, mese e anno. Dopo l’indicazione dei giorni per singolo lavoratore indicare una totalizzazione per singola voce indicando nel giorno il valore 32.


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I valori del campo Importo giornaliero devono essere espressi in centesimi/ora. S.P.L. Srl e-mail: [email protected] Codice operatore Fabrizio Zeppoloni ha scritto: In relazione al file per la rilevazione presenze (S TUDIO MELCHIORRE) Vi puntualizziamo quanto seghe: - primi 4 caratteri devono contenere il codice azie nda utilizzato dallo studio Melchiorre (numerico con zeri a sinist ra) - secondi 4 caratteri devono contenere il codice di pendente utilizzato dallo studio Melchiorre rilevabile dal c edolino paga(numerico con zeri a sinistra) Per il resto tutto OK. Grazie Cordiali saluti. Fabrizio Zeppoloni Te 02 33.00.49.70 Gent.mi, segnalo che per aderire al tracciato in Titanio, la matricola dei dipendenti/soci deve essere lunga 8 caratteri e com prensiva del codice azienda e di tutti gli zeri a sinistra. Esempio 00010001 ROSSI MARIO 00010002 BIANCHI ALBERTO ecc... ecc... Generalizzado la matricola intera e' composta da 2 sezione di 4 caratteri ciascuna: XXXXYYYYY dove XXXX = Codice AZIENZA (Fornito da STUDIO MELCH IORRE) dove YYYY = Codice DIPENDENTE (Fornito da STUDIO ME LCHIORRE) Si raccomanda di inserire tutti gli zeri a fare il codice 4+4.


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APPENDICE E Messaggi di Errore e Segnalazione (Warnings & Error s) CONVENZIONI Errore o Segnalazione non bloccante I messaggi contrassegnati in questo modo o con un punto esclamativo su triangolo giallo indicano che si è verificato un errore o è stata omessa un’azione che non danneggiano le operazioni che si stanno svolgendo. Considerare il messaggio, rimediare all'errore e procedere. Errore o Segnalazione bloccante I messaggi contrassegnati in questo modo o con una croce bianca su fondo rosso indicano che si è verificato un errore non gestito dall'applicazione (tipicamente di sistema e in inglese). Considerare il messaggio, uscire dall'applicazione, se possibile rimediare al problema oppure chiamare il servizio di assistenza. MESSAGGI DI ERRORE E SEGNALAZIONE (WARNINGS & ERRORS) Tipicamente i messaggi di errore e segnalazione sono legati ad un cattivo uso dell'applicazione. Essi si presentano nella forma:

- Codice di errore ( se disponibile); - Descrizione dell'errore.

Le descrizioni di errore sono fortemente autoesplicative e riguardano errori di input o tentativi di esecuzione di funzioni non disponibili.


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APPENDICE F FAQ – Domande frequenti RIPOSO COMPENSATIVO Si richiede una regola per compensare la banca ore

mediante un “riposo compensativo” FASE 1) Inserire nelle voci da cedolino (Lavoro->Codici cedolino) la seguente voce:

Fare molta attenzione all’area di gestione banca ore. Il riposo sarà in banca ore ma negativo e non usa le ore del contratto, risultato si sottrae automaticamente alla banca ore. FASE 2) Inserire nelle voci “Servizi/Attività” un equivalente riposo compensativo (Dizionari servizi).


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FASE 3) In fase di programmazione, assegnare il servizio ad un utente “Amministrazione”. FASE 4) In fase di elaborazione dei cedolini, nella sottofase “preeleaborazione”, verrà generata la regola di conversione. RIPOSO COMPENSATIVO = ORE ORDINARIE

Correggerla e successivamente procedere con l’”elaborazione” dei cedolini. Fase 5) Generare la banca ore del mese e verificare che la compensazione sia avvenuta correttamente.


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Glossario applicativo, applicazione Qualsiasi programma progettato per svolgere funzioni particolari, come ad esempio SiCare©. ASCII American Standard Code for Information Interchange. Un modo standardizzato per assegnare codici numerici a caratteri e simboli. backup, copia di Copia di sicurezza. bit Un numero binario (0 o 1). La più piccola unità di informazione utilizzata da un computer. BMP, Bit_Mapped_Picture Standard di memorizzazione delle informazioni colorimetriche e di luminanza appartenenti ad un’immagine digitalizzata. byte Unità di informazione a otto bit. campo Unità elementare di un record case Involucro di metallo e plastica che contiene e protegge l'hardware del personal computer csv Formato standard di esportazione di documenti in formato tabellare gestito dai più comuni pacchetti software di elaborazione dati e testi. Le tabelle vengono scomposte in un file ASCII formattato. Le righe della tabella di origine rimangono tali anche in formato <csv>, le colonne vengono evidenziate introducendo un carattere separatore ad esempio il punto e virgola (;). Data Base Qualunque gruppo di informazioni, tipicamente archivi, logicamente strutturate ed organizzate per essere gestite per mezzo degli strumenti informatici.


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drag & drop Operazione che consente di muovere un oggetto (icona, nome di file, finestra ecc...) sullo schermo da una posizione di partenza ad una posizione di destinazione. Per selezionare l'oggetto (drag), occorre puntarlo con il mouse poi premere il pulsante. Per trascinarlo sullo schermo muovere il mouse mantenendo il pulsante premuto. Quando l'oggetto è nella nuova posizione lo si può depositare (drop) rilasciando il pulsante del mouse. Kilobyte, Megabyte, Gigabyte Multipli unità di misura dell'informazione, il "byte". 1Kbyte= 1024 byte, 1Mbyte=1024Kbyte, 1Gbyte=1024Mbyte. motherboard Scheda elettronica principale, sulla quale viene alloggiato il microprocessore, il cervello del Personal Computer (ad esempio il Pentium). record Unità base di una tabella di un Data Base. Raduna le informazioni specifiche, suddivise in campi, caratterizzanti il contenuto di una tabella. Esempio: tabella dati anagrafici, unità base è un record contenente i campi: nome, cognome, indirizzo. restore, operazione di Operazione di recupero ed estrazione di dati in formato backup. shareware Software in versione "demo" distribuito gratuitamente dall'autore. slot Settore della scheda madre (motherboard) dove è possibile collocare espansioni o schede per servizi accessori (es. modem interno, scheda audio, scheda video etc...)

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per la gestione dei servizi alla persona SiCare 4 · Indicizzazione di un nuovo Database ......

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