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Dott. Raffaele BernardinelloDirettore Tecnico

Gruppo CMT

PDF/a: il nuovo standard per la gestione documentale.

Introduzione al PDF/a

Dott. Raffaele BernardinelloDirettore Tecnico Gruppo CMT

© 2010 PDF/A Competence Center, www.pdfa.org

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Nella logica di essere punto di riferimento tecnologico sull’utilizzo del PDF/A come formato standard, CM Trading, con altri partner italiani e con

il supporto del Competence Center World Wide, ha creato il PDF/A Competence Center Italia.

L’elenco dei fondatori:

• Bridge Technologies• C.M. Trading• E-Mission• EDEX• Intellidoc• Soluzioni Subito• Stabilimenti Tipografici Colombo• TecnoSolutions

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Il Competence Center

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PDF rappresenta oggi lo standard per quanto riguarda la gestione documentale:

- La facilità di lettura, l’indipendenza rispetto al S.O. e all’HW, la presenza di viewer gratuiti ne hanno favorito la distribuzione

- La presenza di meccanismi di compressione lo rendono “leggero”

- E’ relativamente facile creare un PDF da qualunque documento (presenza di diversi SW)

- E’ un formato “aperto”

PDF è lo standard per l’archiviazione ?

- Molti ERP oggi generano direttamente documenti PDF per l’archiviazione

PDF (Portable Document Format) standard “de facto” per l’archiviazione

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Il PDF “ben fatto” oggi garantisce la buona riproducibilitàdel documento, ma tra 100 anni ?

- In 40 anni sono cambiati i supporti informatici(dalle schede perforate ai floppy disk)

- I software documentali sono evoluti in maniera frenetica

- Alcuni software sono spariti dal mercato alcuni sono in via di abbandono

- Aziende una volta leader di mercato non esistono più

- Il formato PDF stesso dal 1993 ad oggi ha subito una forte evoluzione

Tutto questo rende critica la garanzia di poter accedere ad un documento nella sua forma originale.

Uno formato per l’archiviazione

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Oggi il formato PDF, da solo, non risolve realmente tutti i problemi di compatibilità che potrebbero rendere illeggibile un documento in un futuro:

- La gestione dei caratteri (se non embeddati)

- La gestione del profilo colore

- Utilizzo di layer

- Ecc..

Serve uno standard tale da garantire:

- Che il documento non sia criptato e quindi sempre leggibile

- Che possa essere visualizzato e stampato nella forma originale

- Che sia indipendente da H/W e S/W

- Che sia auto consistente (non necessiti di risorse esterne)

Serve uno standard

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Il PDF/a è uno standard ISO che soddisfa le esigenze di archiviazione a lungo termine:

- non deve essere criptato

- non deve avere un formato proprietario

- non deve dipendere da codice proprietario o comunque dipendere da licenze terze

- Deve poter essere visualizzato e stampato nella forma originale, ovvero senza variazioni di nessun tipo

- Deve essere indipendente da H/W e S/W

- Deve essere auto-consistente (non necessitare di risorse esterne)

- Deve poter supportare la presenza MetaDati

Cos’è il PDF/a ?

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Il PDF/a è uno standard ISO:

• Basato sulla versione PDF 1.4

• Tutti i fonts devono essere incorporati (compresi Curier, Helvetica, ecc…)

• Ha il profilo colore incapsulato (Es. sRGB)

• Supporta la compressione delle immagini con ZIP e JPEG (Non supporta compressione LZW)

• Non permette le trasparenze

• Non permette i layer

• Non permette le immagini alternative

• Supporta la presenza di Metadati e strutture dati in XML

• Supporta la firma digitale

Cos’è il PDF/a ?

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Lo standard PDF/a solo per l’archiviazione a lungo termine ?

I vantaggi che nascono dall‘utilizzo di uno standard ISO sono indipendenti dall‘utilizzo che viene fatto del file PDF/a, al di la quindi dell‘archiviazione a lungo termine:

• Generazione di un flusso PDF standard „ben fatto“utile anche per il mondo della stampa massiva

• Utilizzo di un formato standard ISO per l‘archiviazione a lungo termine (compresa l‘archiviazione sostitutiva)

• Nessun problema anche sul riutilizzo dei documenti ad esempio per la ristampa

• Lo stesso formato utilizzato per l‘invio in e-mail, pertanto il destinatario riceve un documento facilmente archiviabile e stampabile

1 October, 2010

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PDF/a lo standard per la gestione documentale

Archiviazione: PDF, TIFF, JPEG, ecc.. -> PDF/a

E-Mail: Test, HTML, GIF, JPEG, PDF, ecc… -> PDF/a

Stampa: AFP, PS, PDF, ecc.. -> PDF/a

PDF/a può diventare lo standard per l‘intero ciclo di gestione documentale, dall‘archiviazione a lungo termine alla stampa massiva

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Come rendersi PDF/a compliant ?

La scelta PDF/a implica cambiare il proprio work-flow documentale

Caso 1 -> i documenti vengono creati direttamente in PDF/a oppure vengono convertiti attraverso plug-in o software di conversione

Caso 2 -> i documenti vengono convertiti in PDF/a attraverso un software di conversione massivo

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Caso 1 – esportazione o conversione singola

E‘ il più semplice, esistono sul mercato ormai diversi motori di composizione in grado di generare direttamente PDF/a, come esistono editor di testo in grado di salvare in forma nativa PDF/a ma anche prodotti e driver che effettuano una conversione in PDF/a

- Office 2007, contiene l‘uscita nativa in PDF/a del documento

- utilizzo di Adobe Distiller (Acrobat 8)

- PDFTools

- Ecc…

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Caso 2 – conversione massiva

E‘ il più complesso, in quanto la qualità della conversione dipende molto dalla qualità del documento in ingresso.

Esistono diversi software in grado di operare conversioni massive da formati diversi in PDF/a

• Compart

• PDFLib

• ecc…

Le problematiche principali sono legate:

- Gestione dei fonts in particolare se gestite concodifiche non univoche (Unicode)

- Gestione dei layer e delle grafiche

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Anomalie in conversione

Title of the presentation 1330 April, 2008

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Title of the presentation 1430 April, 2008

Anomalie in conversione

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Case History: Gruppo CMT

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Il Gruppo CMT nasce dall'unione di esperienze e professionalità maturate nel mercato della Gestione Documentale.

In quasi 20 anni di attività, esclusivamente dedicati allo sviluppo di soluzioni e servizi per la Gestione Documentale, abbiamo garantito ai nostri clienti innovazione, qualità e profittabilità.

Servizi:

-Trattamento dati

-Document composition

-Delivery multicanale

-Archiviazione documentale e sostitutiva

-Ottimizzazione dei flussi di stampa

-Reverse Hybrid Mail

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I dati di produzione annuale

4 milioni di documenti deliveraty via e-mail

20 milioni di documenti archiviati

7 milioni di documenti archiviati in formasostitutiva

5 milioni di documenti postalizzati in forma cartacea

Oltre 60 milioni di pagine trattate

Tutto sullo standard PDF/a

I numeri del Gruppo CMT

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L’obiettivo che ha portato all’adozione del PDF/a come standard:

- Poter gestire un solo formato relativo ad un flusso documentale, in grado di essere trasversale a tutte le modalità di trattamento ed invio del documento stesso, ovvero ottenere un PDF “ben fatto”.

Il modello del Gruppo CMT

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Flussi dati(TXT, XLS, MDB, XML, Tracciati, ecc…)

Spool PDF

Spool @, PCL, AS400/TXT/RTF

Composizione

Pre-procedure

Conversione PDF

Spool PDF/A

XML MS

Elaborazione(Motore MS )

Spool PDF

XML MS

Conversione PDF/A


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Agent

DB SQLAgent

Agent

Agent

AgentRepository PDF/A

Spool PDF/A

XML MSDelivery

Archiving

MailServer

Printing

Spool PDF/A + XML MS




DVD

PDF + chiavi

PDF + email

PDF + MDB

PDF + XML


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Vantaggi ottenuti per i nostri clienti

• Standardizzazione del formato in input

• Utilizzo di un flusso PDF standard „ben fatto“ verso il mondo della stampa

• Utilizzo di un formato standard ISO per l‘archiviazione a lungo termine (compresa l‘archiviazione sostitutiva)

• Lo stesso formato utilizzato per l‘archiviazione, pertanto anche le ristampe dei documenti non pongono problemi

• Lo stesso formato utilizzato per l‘invio in e-mail, pertanto il destinatario riceve un documento facilmente archiviabile e stampabile

1 October, 2010

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Grazie per l’attenzione [email protected]

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