PresentazionePrese tazio eC.M. Trading

Chi siamo – Il gruppo

Dal 1991 il Gruppo CMT offre servizi in outsourcing per la gestione elettronica della documentazioneaziendale che permettono alle aziende di ottenere numerosi vantaggi rispetto alla gestione tradizionale.Mediante tecniche di pianificazione e controllo dei processi siamo in grado di individuare soluzioniorganizzative per la creazione di situazioni favorevoli allo sviluppo dell’impresa. Massima efficienza nellagestione della comunicazione aziendale anche attraverso il concreto ed efficace utilizzo della

lti lità d l t lib d l it d ll i d l i t il iùmulticanalità ed un accesso al mercato libero del recapito della corrispondenza al minor costo, con il piùelevato livello di servizio.

Curiamo tutto il processo di lavorazione del documento, sia nel ciclo passivo, iniziando dalladigitalizzazione di documenti cartacei sia nel ciclo attivo partendo dalla composizione provvedendodigitalizzazione di documenti cartacei, sia nel ciclo attivo, partendo dalla composizione, provvedendopoi all’invio multicanale, fino ad arrivare all’archiviazione digitale, compresa quella sostitutiva a norma dilegge.

Dal 2013 l’azienda ha gradualmente spostato il proprio focus dalla gestione documentale al concetto piùDal 2013 l azienda ha gradualmente spostato il proprio focus dalla gestione documentale al concetto piùampio di Gestione Digitale delle Comunicazioni, intendendo con questa accezione tutte lecomunicazioni non solo di tipo transazionale (fatture, note credito), nell’ottica di una verticalizzazione deiservizi offerti in base alle esigenze di ciascun cliente.Forniamo alle aziende nostre clienti gli strumenti digitali in grado di realizzare concretamente le loroForniamo alle aziende nostre clienti gli strumenti digitali in grado di realizzare concretamente le lorostrategie di marketing in genere ed in particolare di marketing esperienziale. Con i nostri applicativi digestione digitale delle comunicazioni sosteniamo lo sviluppo in ottica one to one non solo dellecomunicazioni transazionali ma anche di campagne di marketing e comunicazione integrate,targettizzate e capaci di generare risultati misurabili.g p g

Chi siamo – Mission e Vision

I valori in cui crediamo e che ispirano il nostro lavoro ed il nostro rapporto con i clienti sono:

i i li i à ll ffid bili à iinnovazione, semplicità, eccellenza, affidabilità, competenza e passione

La nostra VISION

Garantire efficienza ed efficacia alla comunicazione aziendale consentendo alle

La nostra MISSION

Offrire in outsourcing soluzioni innovative nell’ambito dei processi di comunicazione aziendale con particolarecomunicazione aziendale, consentendo alle

aziende di costruire relazioni personalizzate con i propri clienti, in grado di creare fiducia, generare valore e durare

nel tempo

processi di comunicazione aziendale con particolare attenzione all’integrazione tra la carta e il bit.

La nostra capacità progettuale è al servizio dei nostri clienti offrendo soluzioni integrate che personalizzanonel tempo clienti, offrendo soluzioni integrate che personalizzano

le comunicazioni, valorizzano le relazioni, ed ottimizzano i processi aziendali, in assoluta sinergia

con i processi operativi dell’azienda.

Il nostro maggior impegno è rivolto alla continua innovazione dei servizi erogati per rispondere all’evoluzione delle esigenze dei nostri clienti.

Cosa Facciamo

Curiamo tutto il processo di lavorazione del documento sia nel ciclo passivo iniziando dalladigitalizzazione di documenti cartacei che nel ciclo attivo partendo dalla composizione provvedendo poidigitalizzazione di documenti cartacei che nel ciclo attivo partendo dalla composizione provvedendo poiall’invio multicanale, fino ad arrivare all’archiviazione digitale compresa quella sostitutiva a norma dilegge.

Gestione dei dati

C.M. Trading è in grado di gestire dati provenienti da qualsiasi formato di file in input.

Tali dati vengono preventivamente analizzati e successivamente utilizzati per la creazione di procedurepersonalizzate in base alle richieste del cliente, che garantiscono una corretta gestione dei documentifinali nelle diverse modalità previste (invio multicanale, Archiviazione Digitale, Conservazione Digitale,Fatturazione Elettronica).

Produzione del documento

A seguito di queste attività viene composto e generato il documento finale; si procede quindi allarealizzazione completa del layout e della grafica, all’inserimento del brand aziendale, al

i i di d i i bili b ll di i h i i hi d l li iposizionamento di dati variabili e tabelle dinamiche. Ogni richiesta del cliente viene attentamenteanalizzata ed eseguita attraverso l’uso di soluzioni verticali e rispondenti alle sue esigenze.

Disponiamo inoltre di un Customer Service specializzato che segue il cliente in tutto il ciclo di vita deld tdocumento.

Invio multicanaleLe soluzioni per la spedizione multicanale sviluppate da C.M. Trading consentono l’invio automatizzatoe massivo di qualunque tipologia documentale in Italia e all’estero, attraverso tutti i canali oggidisponibili:

• E-mail• PEC• Carta• Portale Web• Fax• Sms

La soluzione è aperta a tutti i formati di input ed a diverse modalità di accesso:i i li i i h d l i di d li l i lLe principali caratteristiche del nostro sistema di delivery multicanale sono:

• Accessibilità• Scelta delle regole di distribuzione automatica

SLA ga antiti (se ice le el ag eement)• SLA garantiti (service level agreement)• Qualità• Tracking online• Standard

la Soluzione è perfettamente integrata con i sistemi di tracciamento delle spedizioni Trace&Tracking,di Achiviazione Digitale (CCM Archive) e di Conservazione Sostitutiva.

Tracking and ReportingLa corrispondenza inviata attraverso il delivery multicanale può essere tracciata attraverso ilTrace&Tracking, piattaforma disponibile OnLine e accessibile direttamente dal sito.

Questo strumento di monitoraggio delle singole spedizioni si integra con i sistemi di tracciamento di altrioperatori di recapito, consentendo la visualizzazione degli esiti da un’unica interfaccia.In caso di corrispondenza registrata il portale consente di conoscere data e ora certa della consegna aldestinatario.

ll Trace&Tracking può essere integrato con il servizio di rendicontazione delle cartoline e delle busteinesitate, che prevede la scansione, l’indicizzazione e l’archiviazione digitale dei documenti spediti insiemealla relativa cartolina/busta, con possibilità di consultazione dallo stesso T&T.

restituzionecartaceo

i nostri destinatari

flusso documentale

i vostri clienti

documentidigitali

certificati PEC

RaccoltaCentralizzatacartoline A/R

buste inesitate

Accesso web perconsultazione

archivio etrace&tracking

trace&trackingunificato

archiviazioneelettronica

Archiviazione digitaleL’archiviazione elettronica è il processo di memorizzazione su supporto ottico o su archivio informaticodi qualsiasi tipo di documento, sia esso cartaceo o elettronico. Essa prevede due modalità di gestione:

• La digitalizzazione degli archivi cartacei tramite attività di raccolta, scansione ed indicizzazione deig g ,documenti.

• L’archiviazione di documenti già prodotti in modalità elettronica

C.M. Trading si avvale di personale qualificato nella catalogazione ed archiviazione elettronica di fascicoli,protocolli, contrattualistica e modulistica, raccomandate A/R, corrispondenza inesitata.

CCM Archive è un sistema che consente la gestione di grandi quantità di comunicazioni (non solo fatture)direttamente OnLine, garantendone la sicurezza attraverso la crittografia dati.

Vantaggi della gestione paperless:

Risparmio di tempo per archiviazione e ricerca

dei documenti

Riduzione della carta e gestione eco-compatibiledei documenti

Sicurezza dei dati e Limitazione degli errori

di registrazionedelle informazioni attraverso

un accesso riservato

Conservazione DigitaleLa conservazione digitale è il processo che garantisce il valore legale ai documenti informatici e la loro autenticità , integrità e leggibilità nel tempo con l’apposizione della marca temporale e della firma digitale, nel pieno rispetto delle regole tecniche (CNIPA n.11/2004 - DPCM 3 dicembre 2013 ) e della normativa vigente (CAD - D.lgs. n.82/2005 e Nuovo CAD - D.lgs. 235/2010), attraverso l’apposizione della firma digitale e della marcatura temporale.

d I d i d I d i

documenti digitali

archivioonline

Invio dati tramite canale sicuro

Import documenti e metadati

ControlliInvio anomalia

documenti digitali

archivioonline

Invio dati tramite canale sicuro

Import documenti e metadati

ControlliInvio anomalia Controlli

Processo diConservazione

Invio anomalia Controlli

Processo diConservazione

Invio anomalia

documentiinformatici

archivio a

norma di legge

Conservazione

Creazione copie disicurezza

invio copie

documentiinformatici

archivio a

norma di legge

Conservazione

Creazione copie disicurezza

invio copie

archivio

AggiornamentoArchivio Online

consultazione

supportiottici

archivio

AggiornamentoArchivio Online

consultazione

supportiottici

fatture attive e fatture passive, scritture contabili, contratti, ordini, solleciti, pagamenti,

cartelle del personale

Ambiti applicativi

archivioonline

archivioonline

cartelle del personalepp

Conservazione Digitale

Vantaggi:

• Economici• Logistici ed Organizzativi

- riduzione dei costi di mantenimento archivi cartacei di movimentazione di accesso ai- riduzione dei costi di stampa copie cartacee

- riduzione dei costi di archiviazione e ricerca

- riduzione dei costi di gestione e ritardi, errori e i ti

cartacei, di movimentazione, di accesso ai documenti

- accesso condiviso da parte delle diverse aree aziendali

smarrimenti

- riduzione dei costi di imposta di bollo sui registri- riorganizzazione e aggiornamento del personale

all’uso delle tecnologie informatiche

Riduzione dei Rischi• Riduzione dei Rischi

- riduzione del rischio di danneggiamento degli archivi cartacei a causa di incidenti

• Efficienza nella ricerca dei documenti

- riduzione dei tempi di ricerca negli archivi

- miglioramento dell’accessibilità ai documenti- garanzia di integrità e conservazione nel tempo

miglioramento dell accessibilità ai documenti archiviati

Per fattura elettronica si intende la fattura emessa e ricevuta in qualsiasi formato elettronico come per esempio

Fatturazione ElettronicaPer fattura elettronica si intende la fattura emessa e ricevuta in qualsiasi formato elettronico, come per esempio e-mail o pec, ed accettata dal destinatario. E’ obbligatorio assicurarne l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la sua leggibilità tramite la firma elettronica avanzata o digitale.

Il riferimento temporale ha il compito di attestare la data mentre l'apposizione della firma digitale garantisceIl riferimento temporale ha il compito di attestare la data mentre l apposizione della firma digitale garantisce l'autenticità dell'origine della fattura e l'integrità del contenuto.I documenti emessi in formato elettronico, laddove sia presente il consenso tra emittente e destinatario devono essere, obbligatoriamente, conservati a norma. Mentre la conservazione digitale è facoltativa solo per il destinatario, nel caso in cui non abbia dato il consenso alla fatturazione elettronica.destinatario, nel caso in cui non abbia dato il consenso alla fatturazione elettronica.Per quanto riguarda la fatturazione nei confronti della Pubblica Amministrazione, la Finanziaria 2008 ha stabilito che essa deve avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SDI).Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato. La conservazione digitale delle fatture elettroniche gverso la PA è un obbligo normativo, sia lato emittente che destinatario.

C.M. Trading si pone come intermediario tra fornitori e PA, evitando ad aziende e professionisti di doversi adeguare autonomamente.

• Garantiamo efficienza e completezza in tutto il processo di comunicazione con il Sistema di Interscambio.• Offriamo valore aggiunto gestendo tutte le ricevute di presa in carico o mancata consegna da parte del SDI e come da obbligo normativo procediamo alla conservazione digitale.

Elaborazione dati

Formattazione documenti

Firma digitale

EDI, XML, CSV

Web EDI

Printer Driver

F t

EDI, XML, CSV

EDI + PDF

WebPresentment

Conservazione

Formatoproprietario

Pec ManÈ un sistema di gestione organizzata della corrispondenza PEC Outbound ed Inbound.

Permette di gestire la corrispondenza elettronica PEC secondo le tradizionali metodologie di postaelettronica senza preoccuparsi del formato della comunicazione.

Gestisce in modo semplice e sicuro i flussi in ingresso ed uscita della posta elettronica certificata inmodalità multi-utente e multi-gruppo facilitando gli utenti nella gestione personale e condivisa delle

ll i d licaselle aziendali.

Ogni nuovo messaggio PEC inbound ed outbound genera un fascicolo cui tutte le successivecomunicazioni sono automaticamente agganciate.

• Servizio di creazione DataBasePec

Indirizzi provenienti dal Registro Imprese e dagli- Indirizzi provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza, nelle modalità stabilite dalla legge.

- Chiavi per la ricerca “ragione sociale, p. iva, codice fiscale”.

Esperienze

Assicurazioni-Finanzai li i li• Agenzie Generali Ina Assitalia

• Euler Hermes Siac• Pitagora• Credifarma

IndustrialeP.A.- Enti Petrolifero - Energia

Industriale• Indesit Company• Henkel Italia• Rentokil Initial Italia

• INPGI• Comune di Anzio• Ordine dei Giornalisti Lazio• Cassa Geometri

• Esso Italia• API Petroli• ACEA• Edison Energia

Farma

Rentokil Initial Italia

Automotive

g

Food&Beverage

• Novo Nordisk Farmaceutici• Merck Serono

Automotive

• ALD Automotive• Mercedes-Benz Italia

• De Cecco• Ferrarelle• Fileni

C.M. Trading

CM Trading srlVia dei Prati Fiscali, 201 00141 Roma Tel 06/8125553 – Fax 06/8860148