ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE 2 dello Studio... · Definire le risorse a disposizione...

ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE E CONTROLLO DI GESTIONE

10 / 04 / 2012

Relatore: Dott. Alberto Manzo

ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO

PROFESSIONALE

• COSA VUOLE DIRE “ORGANIZZARE”?

• SI PUO’ ORGANIZZARE UNO STUDIO

PROFESSIONALE?

2Organizzazione dello studio e controllo di gestione

ORGANIZZARE…

• PIANIFICAZIONE

• ESECUZIONE

• CONTROLLO


ORGANIZZARE…

• Gestire le risorse

• Creare un ambiente relazionale

• Desiderio di appartenenza


RISORSE…

• Persone

• Materiali: – Immobili

– Attrezzature

– Strumenti

– Denaro

• Immateriali:– Conoscenza

– Capacità

– Know how

– Procedure

– Relazioni


AMBIENTE RELAZIONALE…

• Efficace: adatto al raggiungimento degli obiettivi

• Efficiente: in grado di sfruttare al meglio le risorse

disponibili

• Flessibile: adattabile all’evoluzione dell’attività svolta

• Equilibrato: operatività dell’insieme come unica entità


ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE

• SVANTAGGI / DIFFICOLTA’

• Tempo

• Costi

• “Auto criticismo”

• VANTAGGI

• Tempo

• Riduzione costi

• Ricavi

• Conoscenza

• Razionalità

• Efficienza

• Consapevolezza

• Flessibilità

• Nessuna regola


STUDIO PROFESSIONALE…

è un’IMPRESA

con le sue particolarità:

• Il “capitale intellettuale” ha un ruolo centrale

• Rapida evoluzione dell’attività svolta

• Formazione continua

• Software di gestione e supporto dell’attività


STUDIO PROFESSIONALE…

è un’IMPRESA

come le altre:

• Attività articolata in sequenze di azioni

• Persone che compiono queste azioni

• Strumenti a supporto delle persone

ORGANIZZATA / ORGANIZZABILE


ASPETTI CRITICI…

• PROFESSIONISTA

Limitata predisposizione all’organizzazione

Concetto errato di organizzazione

Enfasi eccessiva sul processo di parcellazione(la parcellazione è una delle sequenze dell’organizzazione e non la finalità dell’organizzazione stessa)

PREROGATIVA:

OSSERVARE IN MANIERA CRITICA IL PROPRIO OPERATO


ASPETTI CRITICI…

• SIGNIFICATIVITA’ DELLE INFORMAZIONI

Definire le finalità dei processi di controllo

Definire le risorse a disposizione per il processo di controllo

Definire le informazioni necessarie per ottenere potere decisionale

Definire le modalità di raccolta delle informazioni

PREROGATIVA:

OSSERVARE IN MANIERA CRITICA IL PROPRIO OPERATO


ASPETTI CRITICI…

• TEMPOOrganizzare richiede tempo e permette di risparmiare tempo

Vantaggi

Flessibilità dell’attività organizzativa: non ho vincoli di legge,

faccio come voglio, quando posso, con il livello di dettaglio che preferisco.

Standardizzazione e ripetitività delle attività organizzative (controllo di gestione)

PREROGATIVA:

CONSIDERARE L’ATTIVITA’ ORGANIZZATIVA COME ATTIVITA’ STRUTTURALE PER LA GESTIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE


ASPETTI CRITICI…

• COSTIOrganizzare comporta costi diretti e permette di ottenere ricavi indiretti

Organizzare significa incrementare l’efficienza dello studio e di conseguenza maggior efficacia

Organizzare significa anche: “incrementare il valore economico dell’impresa”

PREROGATIVA:

CONSIDERARE L’ATTIVITA’ ORGANIZZATIVA COME ATTIVITA’ STRUTTURALE PER LA GESTIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE


ASPETTI CRITICI…

• VISIONE DEL PROFESSIONISTA

Per poter organizzare è necessario essere Professionisti e Manager

PREROGATIVA: CREATIVITA’


PRINCIPI ORGANIZZATIVI…

• EFFICACIA:Raggiungo gli obiettivi prefissati?

Obiettivi economiciObiettivi tipici dell’attivitàObiettivi relazionaliObiettivi di crescitaObiettivi di formazioneObiettivi di immagineObiettivi personali

E’ relativamente facile rispondere a questa domanda.


PRINCIPI ORGANIZZATIVI…

• EFFICIENZA:

Ho organizzato il mio Studio in modo da sfruttare al meglio le risorse disponibili per il raggiungimento degli obiettivi?

SI? NO? FORSE!

E’ Relativamente difficile PRESUMERE la risposta

Necessito di informazioni sulla gestione

SI


PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZA

OGNI SOGGETTO SI RICONOSCE NELL’IMPRESA E VUOLE FARNE PARTE

STUDIO PROFESSIONALE

CONTABILE FISCALE

DIPENDENTE 1 DIPENDENTE 2

DIPENDENTE 2 COLLABORATORE 2COLLABORATORE 1

PROFESSIONISTA 1 PROFESSIONISTA 2



I PROFESSIONISTI (ALTO LIVELLO) SI SENTONO IL PILASTRO DELLO STUDIO MENTRE PER GLI ALTRI SOGGETTI (MEDIO / BASSO LIVELLO) NON E’ LO STESSO


CONTABILE FISCALE





PRINCIPI ORGANIZZATIVI: APPARTENENZALO STUDIO E’ PRATICAMENTE DIVISO NELLE DIVERSE AREE E NON C’E'

ALCUNA CONDIVISIONE DI IDEALI ED OBIETTIVI


CONTABILE FISCALE






ANCHE SE TUTTI I SOGGETTI VANNO NELLA STESSA DIREZIONE LO

FANNO A VELOCITA’ DIVERSE


CONTABILE FISCALE





OBIETTIVI DELL’ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO PROFESSIONALE

“L’organizzazione è un’insieme di attività creative svolte da un soggetto la cui creatività è imbrigliata dalla legge”



Perché un professionista dovrebbe organizzare “diversamente” l’attività del suo studio?

• Organizzare non vuol dire stravolgere;

MA

• Prendere decisioni razionali dirette al miglioramento dell’attività sulla base di informazioni e non supposizioni;



• ECONOMICI: elaborare dati ed ottenere informazioni che descrivano correttamente la realtà economica dello studio e con le quale è possibile migliorare la redditività dello stesso.

• PROFESSIONALI: un’attività organizzata favorisce il suo carattere professionale e di conseguenza anche la soddisfazione personale e la redditività.



• PERSONALI: un’attività organizzata consente di

risparmiare tempo che potrà essere impiegato come

meglio si ritiene.

• CONFORMITA’ DI LEGGE: vincoli di legge o conformità

di qualità (ISO9000)



• CREAZIONE DI VALORE:

L’organizzazione dello studio è uno strumento indispensabile per valutare razionalmente il suo valore economico.

Uno studio organizzato permette anche di incrementare il valore percepito dall’esterno in quanto

organizzazione = ordine = sicurezza.


I PRINCIPI ORGANIZZATIVI

I principi universali di gestione Aziendale –Sistema Qualità Totale dettati dalle norme (UNI EN ISO 9004:2000 – 9000:2005) sono:

• Orientamento al cliente• Leadership• Coinvolgimento del Personale• Organizzazione dell’azienda per processi• Disponibilità di un sistema informatico adatto alla gestione per

processi ed al controllo di gestione• Miglioramento continuo• Decisioni basate su dati di fatto

• Rapporti di reciproco beneficio con i fornitori


PRINCIPI ORGANIZZATIVI“ORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI”

PREMESSA:

Cosa influisce sul valore della prestazione fornita al

cliente?

– Chi effettua la prestazione!

“Professionalità”

– Come viene effettuata la prestazione!

“Organizzazione delle attività”


PRINCIPI ORGANIZZATIVIORGANIZZAZIONE DELL’AZIENDA PER PROCESSI

Uno studio competente e professionale ma non organizzato:

(PRESTAZIONE PERFETTA MA ONEROSA E TARDIVA)

Uno studio poco competente ma organizzato:(PRESTAZIONE PUNTALE MA NON COMPLETA/PERFETTA)

Uno studio competente, professionale ed organizzato:(PRESTAZIONE COMPLETA E PUNTALE)



PROCESSO

Insieme di attività correlate ed interagenti che trasformano un input in output



Come si definisce un processo?

Attraverso la definizione degli elementi che lo compongono:

ATTIVITA’

1. PERSONE

2. RESPONSABILITA’

3. STRUMENTI

4. MODALITA’ OPERATIVE



ATTIVITA’ PERSONE RESPONSABILITA’ STRUMENTI MODALITA’ OPERATIVE

RACCOLTA DOCUMENTI IMPIEGATO –

FILIPPO

BIANCHI

Presenza di tutti i documenti ELENCO

CONTABILITA’

IVA

Suddivisione per tipologia documenti (fatture e doc.

cont), ordinati a loro volta per data di emissione del

documento. Scartare i documenti non necessari che

verranno restituiti al cliente. Eventuali documenti utili

esclusivamente per il modello Unico vanno inseriti

immediatamente nella cartellina DR. Annotazione

nell’elenco “Contabilità iva” – “Pronte per la

registrazione”

REGISTRAZIONI IVA IMPIEGATO –

MARIO ROSSI

Corretta registrazione in base

agli standard dello Studio;

Corretta predisposizione

dell’elenco contabilità iva

SOFTWARE

GESTIONALE

–

ELENCO

CONTABILITA’

IVA

Registrazione sequenziale delle fatture di

vendita/acquisto. Annotazione sulle stesse del numero

progressivo di registrazione e dei conti di imputazione

dei ricavi/costi. Fotocopia delle fatture intra / black list /

cespiti / con ritenuta.

Annotazione sull’elenco “contabilità iva” dei periodi

registrati in contabilità.

LIQUIDAIZONE IVA IMPIEGATO –

MARIO ROSSI

Controllo di eventuali

liquidazioni “anomale”;

Corretta predisposizione

dell’elenco scadenze clienti.

SOFTWARE

GESTIONALE

–

ELENCO

CONTABILITA’

IVA

–

ELENCO

SCADENZE

CLIENTI

Estrapolando dall’elenco “contabilità iva” – “periodo

registrato in contabilità” procedere alla chiusura del

periodo ed alla liquidazione iva, con conseguente

predisposizione automatica del modello F24.

Annotazione nell’elenco “scadenze clienti” dell’eventuale

debito Iva al netto di crediti disponibili per la

compensazione.

PROCESSO: “TENUTA DELLA CONTABILITA IVA’”


ATTIVITA’ DEL LAVORO

INCARICO

AREA DEL LAVORO

LAVORO



GESTIONE STUDIO PROFESIONALE

ESECUZIONE

CONTROLLO E VALUTAZIONE

CORREZIONE

PIANIFICAZIONE



1. PIANIFICARE:Chi fa cosa?

Il soggetto X è il responsabile esecutivo del lavoro Y

Quando? (Le attività dovranno essere svolte seguendo una precisa sequenza nelle date

prestabilite ovvero le attività dovranno essere svolte entro la data del …) Livelli diversi di determinazione inversamente proporzionali all’indipendenza

organizzativa lasciata ai soggetti operanti nello studio

Come?(L’attività x dovrà essere svolta seguendo gli standard dello studio, considerando

che alla stessa sono collegate altre attività con le quali avviene un continuo scambio di dati ed informazioni provocando così una certa interdipendenza tra le stesse)



1. PIANIFICARE:

– Definire gli obiettivi finali / intermedi

– Definire i vincoli di legge

– Definire la mole del lavoro da svolgere

– Dati ed informazioni sui processi precedenti

– Rendere i processi controllabili



2. ESECUZIONE:

…secondo le modalità prestabilite…

MEMORIZZANDO I DATI UTILI PER IL CONTROLLO E LA PROGRAMMAZIONE



3. CONTROLLO e VALUTAZIONE:

• Individuazione degli scostamenti rispetto agli obiettivi

programmati

• Determinazione dei punti critici della struttura

organizzativa



4. CORREZIONE:

• Adeguare / Correggere / Migliorare le procedure di

gestione

• “Innovare” le procedure in atto puntando ad un miglioramento dell’efficienza


PRINCIPI ORGANIZZATIVISISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER

PROCESSI

SISTEMA INFORMATICO:

• Hardware: dispositivi fissi e mobili, Client-Server, Cloud

• Software: Gestionale dell’attività, Gestionale di studio


PRINCIPI ORGANIZZATIVI

SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE

PER PROCESSI

GESTIONALE DI STUDIO:

Si tratta di un software con il quale si è in grado di gestire (pianificare, controllare e valutare, correggere) le attività dello studio professionale, mediante il quale si possono anche eseguire in maniera automatizzata funzioni economiche (parcellazione) tipiche dello studio professionale



SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER

PROCESSI


DATABASE: dettaglio delle attività;• PROGRAMMABILITA’: il data base può essere modificato;• FLESSIBILITA’: si può agire sui diversi livelli di dettaglio a seconda delle

esigenze dello studio;• USABILE: pochi semplici click = numerose utili informazioni;• PARCELLAZIONE AUTOMATICA: la parcellazione è una delle ultime fasi della

gestione ciclica dello studio professionale, crea valore ma è una pura valorizzazione delle attività svolte in precedenza;

• GESTIONE DELLE RISORSE UMANE: gestione dei ruoli e dei carichi di lavoro attribuiti;

• CONTROLLO DELLE ATTIVITA’: avanzamento pratiche e redditività del lavoro svolto;



SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE

PER PROCESSI


Criticita’• Investimento di capitali

• Personalizzazione onerosa

• Ridotta competitività del mercato

• Difficoltà nell’inserimento dei dati utili nel software (tempo / modalità / tipologia di dati)



SISTEMA INFORMATICO ADATTO ALLA GESTIONE PER

PROCESSI

GESTIONALE DI STUDIO: progresso nel futuro

GESTIONALE DI

STUDIO

“INDIPENDENTE”

GESTIONALE DI

STUDIO

“INTEGRATO”

• Doppia anagrafica

• Registrazione manuale delle attività;

• Integrazione non completamente automatica con il software di contabilità

• Anagrafica unica

• Registrazione automatica delle attività effettuate mediante il gestionale di contabilità;

• Integrazione contabile con i dati di fatturazione


GESTIONALE DI STUDIOSTRUTTURA DATABASE:

IMPLEMENTAZIONE DELLA SUDDIVISIONE PER PROCESSI

INCARICO

AREA DEL

LAVORO 1

AREA DEL

LAVORO N

LAVORO N

LAVORO 3

LAVORO 1

LAVORO 2

ATTIVITA’ DEL LAVORO 1









ATTIVITA’ DEL LAVORO N


GESTIONALE DI STUDIO

STRUTTURA DATABASE:

IMPLEMENTAZIONE DELLA SUDDIVISIONE PER PROCESSI:

INCARICO

CONTABILITA’

BILANCIO

DICHIARAZIONI

SOCIETA’ DI

CAPITALI

AREA DEL LAVORO

CONTABILITA’

MENSILE

AREA DEL LAVORO

BILANCIO

LAVORO

CONTABILITA’

GENNAIO

LAVORO

CONTABILITA’

FEBBRAIO

LAVORO

SP & CE

LAVORO

NOTA

INTEGRATIVA


RACCOLTA DOCUMENTI

REGISTRAZIONI CONTABILI

LIQUIDAZIONE IVA

INVIO F24 AL CLIENTE

TRASMISSIONE TELEMATICA F24

STAMPA REGISTRI IVA


SCRITTURE DI RETTIFICA

II°BILANCIO DI VERIFICA

PROSPETTO DI STATO PATRIMON.

PROSPETTO DI CONTO ECONOMICO

PREDISPOSIONE RENDICONTO FIN.



STRUTTURA DATABASE:

PROPRIETA’ DELLE SINGOLE ATTIVITA’ SVOLTE NELLO STUDIO

In fase di impostazione e configurazione del programma:

• Assegnazione delle attività ad una tipologia di lavoro o pratica;

• Eventuale scadenza fissa / variabile;

• Esecuzione multipla su più clienti;

• Fatturabilità;

• Tipologia di parcellazione (tipica)

• Soggetto operatore (esecutore abituale)

• Soggetto responsabile

• Soggetto verificatore



STRUTTURA DATABASE:

PROPRIETA’ DELLE SINGOLE ATTIVITA’ SVOLTE NELLO STUDIO

In fase di registrazione nel gestionale delle attività svolte nello studio:

• Tempo di esecuzione

• Spese sostenute relative all’attività

• Tipologia di fatturazione

• Valorizzazione delle quantità nel caso di tariffe interne


GRAZIE PER L’ATTENZIONE

Per informazioni di carattere generale: [email protected]

Per quesiti relativi alla gestione di studio: [email protected]

Telefono: 0171 700 700

Sito: www.opendotcom.it


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