NPA

Nuovo Portale

Anagrafiche

Manuale Operativo Richiedente

Anagrafiche Fornitori

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Sommario NPA: Home Page .................................................................................................................................... 3

Home ................................................................................................................................................. 3

Funzionalità Fornitore............................................................................................................................. 4

1. Creazione .................................................................................................................................... 4

Tipologia soggetto ........................................................................................................................... 4

Richiesta dati cribis.......................................................................................................................... 5

Dati generali ................................................................................................................................... 6

Dati controllo .................................................................................................................................. 7

Soggetto a ritenuta d’acconto .......................................................................................................... 7

Pagamenti ...................................................................................................................................... 8

Dati Societari................................................................................................................................... 9

Vista acquisti..................................................................................................................................10

Funzioni Partner .............................................................................................................................10

Allegati e note ................................................................................................................................11

Riferimenti e dati contatto ..............................................................................................................12

Inoltro della richiesta e codifica del nuovo fornitore .........................................................................13

2. Modifica.....................................................................................................................................14

3. Blocco Sblocco............................................................................................................................17

4. Apertura Societaria.....................................................................................................................18

5. Gestione Richieste ......................................................................................................................21

Ricerca Richieste Cliente/Fornitore..................................................................................................21

Dettaglio Richieste .........................................................................................................................22

6. Reportistica ................................................................................................................................24

Monitoraggio Richieste ...................................................................................................................24

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NPA: Home Page

Home

L’accesso al Nuovo Portale Anagrafica può essere effettuato tramite MyEni, utilizzando la voce “eService”

da aggiungere all’elenco dei preferiti

In questo modo si accede alla Home Page di Nuovo Portale Anagrafica che si presenta così come segue.

Nella parte superiore dello schermo è sempre presente il menù di navigazione che mostra le voci a seconda

della tipologia di utente che ha effettuato il login; a destra invece, è costante la presenza della voce per il

cambio lingua Italiano/Inglese.

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Funzionalità Fornitore

1. Creazione La funzionalità di creazione dell’anagrafica fornitore serve per richiedere l’immatricolazione di un nuovo

fornitore e prevede l’indicazione di tutte le informazioni necessarie a tale scopo.

Il processo di creazione di un nuovo fornitore è composto delle seguenti fasi:

1. Selezione della “tipologia soggetto”, cioè del tipo di fornitore per il quale si sta chiedendo la

creazione (ad esempio: società italiana, professionista, impresa individuale, persona fisica 1);

2. Indicazione della società per cui si chiede la creazione del fornitore;

3. Indicazione di ragione sociale/cognome - nome, Codice Fiscale e Partita IVA del soggetto da creare;

4. Ricerca in CRIBIS delle informazioni relative al soggetto indicato (tranne alcune eccezioni, il sistema

ricerca nella banca dati CRIBIS2 le informazioni del soggetto corrispondente ai dati indicati e li

propone al richiedente);

5. Conferma o modifica dei dati proposti;

6. Compilazione e/o conferma dei dati proposti dal sistema, riguardanti appoggi bancari, informazioni

contabili e di approvvigionamento.

Il sistema prevede una sequenza di schermate organizzate per area. L’avanzamento da una schermata alla

successiva è consentito solo nel caso in cui siano stati inseriti tutti i dati obbligatori segnalati

dall’asterisco(*), e che i dati inseriti siano corretti.

È possibile salvare la richiesta in stato di BOZZA in qualsiasi momento attraverso il tasto ‘Salva bozza’, ed è

possibile tornare alla schermata precedente premendo il tasto ‘Indietro’. Di seguito vengono riportate le

schermate che compaiono nella fase di creazione, con indicazioni sulle modalità di compilazione.

Tipologia soggetto

1 Per Persona Fisica si intende un soggetto dotato solo di Codice Fiscale alfanumerico. Si differenzia dall’Impresa

Individuale o dal Professionista in quanto questi ultimi hanno, oltre al Codice Fiscale alfanumerico, una Partita IVA

numerica) 2 CRIBIS è un sistema messo a disposizione da una società con cui Eni ha stipulato un accordo mediante il quale è

possibile verificare i dati dei soggetti commerciali che operano sia in Italia che nel resto del mondo.

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Questa maschera consente di indicare la tipologia di fornitore che si intende far codificare. Il campo Gruppo

Conti viene proposto automaticamente in funzione dei dati digitati e non può essere modificato.

Nel campo Tipo Società deve essere indicato uno dei seguenti valori:

1. CASA MADRE se si sta chiedendo di codificare la sede legale del fornitore

2. STABILE ORGAZNIZZAZIONE, se la richiesta riguarda una sede estera del fornitore, dotata però di

Dati Fiscali

3. FILIALE, se è necessario codificare un indirizzo alternativo rispetto a quello della Sede Legale. Di

norma serve per poter indicare negli ordini indirizzi secondari del fornitore da cui deve essere

ritirato del materiale.

Il tasto “Chiudi” permette l’uscita dalla procedura senza però salvare alcun dato.

Richiesta dati cribis

La schermata di Richiesta dati cribis compare solo se la Tipologia Soggetto indicata il controllo dei dati in

questa banca dati. Di norma non è prevista per le persone Fisiche mentre viene sempre effettuata per le

Società Italiane.

Se il risultato della ricerca non fornisce un dato univoco, il sistema propone una serie di soggetti tra i quali

il richiedente dovrà selezionare quello che corrisponde alla sua richiesta.

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Dati generali

La schermata di inserimento dati generali si presenta già compilata se il soggetto che si vuole codificare è

stato individuato da CRIBIS.

In caso negativo, oppure se per la tipologia soggetto non era prevista la ricerca nel database CRIBIS, si deve

compilare la maschera inserendo almeno tutti i dati obbligatori.

E’ anche possibile modificare i dati proposti da CRIBIS valorizzando con SI il campo Modifica Dati Cribis, che

si troverà in alto a sinistra della maschera.

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Dati controllo

La schermata Dati di Controllo si presenta già compilata nel caso in cui il soggetto sia stato trovato in

CRIBIS, in caso contrario si deve procedere con la compilazione dei campi obbligatori.

Soggetto a ritenuta d’acconto

La schermata Soggetto a ritenuta d’acconto compare in funzione della tipologia fornitore selezionata nella

prima schermata e deve essere compilata valorizzando i dati obbligatori.

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Pagamenti

La schermata Pagamenti consente l’inserimento e la gestione degli appoggi bancari indicati dal fornitore.

La maschera non è obbligatoria e se si intende indicare un appoggio bancario si deve utilizzare il tasto

“Inserisci” che visualizza un popup in cui devono essere riportati le informazioni della banca comunicata dal

fornitore.

Di norma il campo Tipo viene valorizzato con l’indicazione “principale”. Si seleziona la voce

“Corrispondente” o “Tramite” per i fornitori esteri per i quali i pagamenti devono essere effettuati

utilizzando una banca intermedia.

Il campo Nazione deve essere valorizzato con l’indicazione della Nazione in cui si trova lo sportello

bancario;

Lo swift si compila nel caso di banche con sede all’estero;

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il codice etico è obbligatorio quando lo sportello bancario ha sede in uno stato differente da quello del

fornitore. Deve essere selezionata una delle causali elencate dal menù a tendina;

La banca principale si valorizza solo quando il per tipo è stato selezionato “Corrispondente” o “Tramite”.

Facendo click sul tasto “Conferma” i dati inseriti verranno visualizzati nella tabella dedicata. Se necessario

sarà possibile effettuare immediatamente la cancellazione o la modifica degli stessi dati premendo

rispettivamente i tasti di “Elimina” o “Modifica” presenti accanto ad ogni riga della tabella.

Dati Societari

Nella schermata dati societari devono essere riportate le informazioni che consentono di effettuare la

contabilizzazione delle fatture del fornitore e di gestire le modalità con cui deve essere pagato.

Per quanto riguarda i dati obbligatori il sistema propone dei default che l’utente può, se necessario,

modificare.

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Vista acquisti

Nella schermata Vista Acquisiti vengono riportate le informazioni necessarie per l’emissione dei contratti

gestiti con il modulo MM di SAP.

La compilazione di schermata è facoltativa e nel caso in cui si richieda l’apertura di una Vista Acquisti è

necessario indicare anche la valuta con cui saranno emessi i contratti; tutti gli altri dati sono facoltativi.

Funzioni Partner

La schermata Funzioni Partner deve essere compilata solo se:

1. è stata richiesta la creazione di una Vista Acquisti;

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2. se, a fronte di contratti aperti utilizzando il codice fornitore che si sta richiedendo, potranno

arrivare fatture da fornitori con codici differenti

Le funzioni partner si utilizzano, di norma, per i contratti ATI o RTI (asscociazioni/raggruppamenti

temporanei di impresa) per i quali è previsto che, a fronte dell’unico contratto emesso, ogni

fornitore trasmetta la propria fattura.

In questi casi la funzione partner da utilizzare è “EF – Entrata Fattura”, mentre il codice è quello del

fornitore che invierà la fattura.

Utilizzando il tasto “Conferma” all’interno del popup, i dati inseriti verranno visualizzati nella tabella

dedicata, attraverso la quale sarà possibile effettuare immediatamente la cancellazione o la modifica degli

stessi dati premendo rispettivamente i tasti di “Elimina” o “Modifica” presenti accanto ad ogni riga della

tabella.

Allegati e note

La schermata Allegati e note consente il caricamento di allegati e di inserire eventuali note.

E’ obbligatorio inserire un allegato quando si chiede di

1. modificare i dati forniti da CRIBIS, fornendo la documentazione che attesta la validità dei dati

modificati3

2. inserire un appoggio bancario, fornendo documentazione ricevuta dal fornitore che attesta la

validità del dato inserito a sistema.

Il sistema segnala le casistiche in cui è necessario un allegato

È possibile caricare file di tipo .pdf, .xml, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .msg, .txt; per una grandezza massima del

singolo file di 5,00 MB.

3 Questa situazione si verifica quando le variazioni anagrafiche del fornitore sono recenti, in quanto l’aggiornamento di

CRIBIS potrebbe non essere ancora stato effettuato

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Dall’apposita tabella è possibile eliminare immediatamente un file allegato, utilizzando il tasto “Elimina”

presente accanto al nome del file.

Riferimenti e dati contatto

La schermata Riferimenti e dati contatto consente l’inserimento dei dati appartenenti al richiedente.

E’ necessario indicare il numero di telefono e l’indirizzo e-mail del richiedente, in modo che possa essere

contattato in caso di problemi.

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Inoltro della richiesta e codifica del nuovo fornitore

Completata la compilazione di tutti i campi il richiedente può salvarla in bozza, con il tasto “salva e chiudi”

oppure inviarla immediatamente all’ufficio preposto, utilizzando il tasto “invia”.

Quando la richiesta è corretta e non sono necessari integrazioni e controlli da parte dell’unità di gestione

dell’anagrafica, il sistema provvede alla codifica immediata del nuovo fornitore, fornendo al richiedente il

codice assegnato4.

Negli altri casi la richieste viene invece assegnata all’ufficio competente che provvederà a lavorarla nei

tempi previsti e comunque non oltre le 48 ore.

4 In questo caso il portale anagrafica deve dialogare con il sistema SAP, per cui l ’operazione può richiedere anche uno

o due minuti.

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2. Modifica La funzionalità di Modifica permette al richiedente di modificare alcuni dati anagrafici di un fornitore già

censito.

Il processo di modifica è composto dalle stesse schermate illustrate per la richiesta di creazione.

In questo caso il richiedente deve, per prima cosa, selezionare le schermate relative ai dati per cui si vuole

chiedere la variazione o integrazione dei dati.

Dopo aver selezionato una o più schermate, premendo il tasto “Conferma” il sistema presenta la schermata

che consente di definire la tipologia del fornitore oggetto della pratica ed il suo codice SAP.

In caso di modifica appoggi bancari una volta selezionata la voce Pagamenti (vedi sotto)

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Dopo avere richiesto i dati di tipologia soggetto, valorizzato tutti i campi obbligatori e avendo cliccato su

Avanti il sistema presenterà la videata sotto riportata

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Cliccando su Inserisci apparirà la seguente pop up che permetterà di selezionare le azioni da intraprendere:

Sarà possibile effettuare un inserimento di appoggio bancario (ed il sistema assegnerà il tipo banca partner

in automatico da SAP con numerazione progressiva rispetto al tipo banca partner più alto) oppure, una

modifica dell’appoggio bancario ma il sistema, per questa azione, chiederà obbligatoriamente l’inserimento

del campo tipo banca partner.

L’avanzamento da una schermata alla successiva è consentito solo nel caso in cui i dati inseriti siano corretti

e siano stati compilati tutti i dati obbligatori.

Nella schermata finale, così come per la creazione anagrafica, è presente il tasto “Invia” per i noltrare

definitivamente la richiesta di modifica dei dati anagrafici.

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3. Blocco Sblocco Se si ha la necessità di inibire momentaneamente l’utilizzo di un fornitore è necessario valorizzare le

funzionalità di Blocco e Sblocco del sistema mentre nel caso in cui il fornitore non debba più essere

utilizzato (ed esempio, perché ha cessato l’attività) oltre allo sblocco deve essere valorizzato alche il flag di

cancellazione

Le operazioni sopra descritte possono essere richieste mediante la funzionalità di blocco/sblocco presente

nel portale.

Una volta compilata la schermata con tutte le informazioni necessarie ed obbligatorie (il codice Sap

identifica l’oggetto della richiesta), è possibile inoltrare definitivamente la richiesta, salvarla in bozza

oppure chiudere la procedura di Blocco Sblocco senza salvare facendo click sul tasto “Annulla”.

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4. Apertura Societaria

Quando un fornitore è già presente nell’anagrafica ma non è attivo per una determinata società è

necessario utilizzare la funzionalità di Apertura Societaria per estenderne l’utilizzo .

La funzionalità prevede dapprima la valorizzazione della società Eni per cui si vuole utilizzare il fornitore, la

nazionalità della stessa, il codice del fornitore già presente in anagrafica e la sua ragione sociale.

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Quindi il sistema propone, come nel caso di creazione, il default dei dati riferiti alla vista societaria, che

l’utente può, se necessario, modificare, e consente di aggiungere eventuali note ed allegati.

Nella sezione allegati è possibile caricare file di tipo .pdf, .xml, .doc, .docx, .xls, .xlsx; per una grandezza

massima del singolo file di 5,00 MB.

Completata la compilazione della maschera il sistema propone anche quella relativa la vista acquisti, la cui

compilazione è facoltativa.

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Le regole per la compilazione sono le stesse descritte nel capitolo riguardante la richiesta di creazione di un

nuovo fornitore.

Infine è possibile inoltrare definitivamente la richiesta, salvarla in bozza, tornare alla schermata precedente

per eventuali revisioni dei dati inseriti oppure chiudere la procedura di Apertura Societaria senza salvare

utilizzando il tasto “Annulla”.

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5. Gestione Richieste

Ricerca Richieste Cliente/Fornitore

La funzionalità di Ricerca Richieste permette all’utente di visualizzare l’elenco delle pratiche da lui create ed

eseguire alcune operazioni su di esse.

La schermata presenta una serie di campi utili a filtrare ed affinare la ricerca della pratica desiderata.

Il campo “Richiedente” è visibile solo agli utenti di tipo Supervisore: questi ultimi hanno il permesso di

visualizzare l’elenco delle richieste inoltrate dai loro richiedenti clienti/fornitori sottoposti; questo campo

dunque permette di filtrare l’elenco per il richiedente titolare della richiesta.

Premendo il tasto “Cerca” viene visualizzata una tabella paginata con il risultato della ricerca.

Attraverso il menù a tendina posto appena sopra la tabella e i pulsanti numerati sotto, è possibile navigare

tra le diverse pagine della tabella e di modificare il numero di richieste visualizzate in ognuna di esse.

La tabella mostra il protocollo univoco assegnato alla richiesta, le informazioni basilari del soggetto della

richiesta, lo stato della pratica, le date eventuali di inoltro e chiusura della pratica, la colonna delle icone

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che indica alcune informazioni aggiuntive circa la richiesta ( allegati presenti, controllo a campione,

appoggi bancari presenti, SAP ci sono errori restituiti da SAP, dati da normalizzare ), la colonna delle

azioni effettuabili sulla pratica:

Dettaglio: visualizza in sola lettura tutte le informazioni legate alla pratica scelta; è sempre possibile

visualizzare il dettaglio delle proprie richieste, e di eventuali sottoposti, in qualsiasi stato si trovino.

Elimina: permette di eliminare una propria pratica, se e solo se essa è in stato bozza; un popup chiederà

conferma dell’operazione e la pratica verrà definitivamente cancellata.

Modifica: permette la modifica dei dati della richiesta; questa operazione è permessa solo per le

richieste in stato di bozza o richiesta info e rimanda ai form di inserimento delle informazioni.

Dettaglio Richieste

Schermata che mostra in sola lettura il riepilogo di tutte le informazioni di una pratica.

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In fondo a questa schermata è presente un elenco di Cambi Stato, esso rappresenta lo storico delle

modifiche apportate alla pratica. Tramite il pulsante “Dettaglio” si apre un popup che mostra le

informazioni della richiesta alla data corrispondente riportata in tabella.

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6. Reportistica

Monitoraggio Richieste

La funzionalità Monitoraggio Richieste permette la ricerca e visualizzazione di tutte le richieste generate ed

elaborate permettendo anche l’export delle stesse in un file di tipo Excel.

La schermata presenta una serie di campi utili a filtrare ed affinare la ricerca delle richieste.

Premendo il tasto “Cerca” viene visualizzata una tabella paginata con il risultato della ricerca, esattamente

come avviene per la Ricerca Richieste.

La tabella mostra il protocollo univoco assegnato alla richiesta, le informazioni basilari del soggetto della

richiesta, lo stato della pratica, le date eventuali di inoltro e chiusura della pratica, la colonna delle icone

che indica alcune informazioni aggiuntive circa la richiesta ( allegati presenti, controllo a campione,

appoggi bancari presenti, SAP ci sono errori restituiti da SAP, dati da normalizzare ), la colonna delle

azioni effettuabili sulla pratica, che contiene esclusivamente l’operazione di Dettaglio ( ) che permette

di visualizzare in sola lettura tutte le informazioni legate alla pratica scelta.