NOTE GENERALI

L’Ufficio Stampa, incaricato di curare i collegamenti con gli organi di informazione sulla base delle direttive impartite dai vertici istituzionali, si rapporta con gli organi istituzionali e tutti i settori e i servizi dell’Ente. Attualmente è composto da due giornalisti iscritti all’Ordine, uno nelle vesti di responsabile e l’altro in quelle di collaboratore/sostituto.

Quale struttura di carattere istituzionale per il soddisfacimento di interessi che appartengono alla comunità tutta dei cittadini, la sua attività si ispira ai canoni deontologici della professione giornalistica

Il responsabile è vincolato nella sua azione da criteri di trasparenza, chiarezza e tempestività, come recita testualmente il comma 3, dell’articolo 9, della legge 150/2000

Al suo responsabile sono attribuiti compiti di promozione e di gestione di iniziative editoriali di informazione istituzionale con autonomia di ispirazione propositiva

NOTE GENERALI

Il responsabile dell’Ufficio Stampa mantiene i rapporti con i giornalisti e coordina le attività di informazione che amministratori e uffici indirizzano al sistema dei media locali e nazionali, è un giornalista iscritto all’Ordine dei Giornalisti, comunica e trasmette in modo corretto, coerente, completo, ha codici da rispettare, non può esercitare attività nei settori radiotelevisivo, del giornalismo, della stampa e delle relazioni pubbliche

NOTE GENERALI

L’Ufficio Stampa si occupa:

della redazione di comunicati riguardanti l'attività dell'Amministrazione; dell’organizzazione di conferenze, incontri, convegni ed eventi stampa; della realizzazione di una rassegna stampa quotidiana informatizzata consultabile sulla Intranet;

della cura redazionale delle newsletter istituzionali e di altri prodotti editoriali; della stesura di testi, interventi per pubblicazioni e manifestazioni;

L’Ufficio Stampa si occupa:

della gestione delle relazioni degli organi istituzionali con i mass media; della redazione e cura editoriale dei periodici comunali e del Bollettino ufficiale del Comune; della organizzazione di interviste con gli amministratori; della realizzazione di dossier su temi di particolare rilievo; della cura e realizzazione di dossier fotografici.

Conferenze Stampa

• E’ opportuno utilizzare con moderazione lo strumento della conferenza stampa, che non necessariamente vale ad avere maggiore spazio sui media. Spesso una buona nota scritta, inviata tempestivamente, ottiene migliori risultati ed e’ più apprezzata dalle redazioni.

• Le conferenze stampa debbono essere agili. Sono sconsigliate le conferenze stampa alle quali sono invitate numerose persone nella veste di relatori.

Relazioni con i media

Emittenti televisive locali:TelecolorTelesolreginaRAI 3 – LombardiaStudio 1 TV

Emittenti radiofoniche locali:RadiocittanovaRadio 883

Relazioni con i media

Settimanali locali:

La Vita Cattolica

Il Piccolo

In Primapagina

Il Nuovo Torrazzo

Bimestrali:

Cremona Produce

Relazioni con i media

Quotidiani locali:

La Provincia di Cremona

Quotidiani nazionali:

Corriere della Sera

Il Giorno

Libero

Avvenire

Relazioni con i media

Giornali online:

Il Vascello

Cremona Oggi

Vivere Cremona

Welfare Cremona

Cives Cremona

Inviato Quotidiano

Relazioni con i mediaInterviste

Le richieste vengono indirizzate all’Ufficio Stampa che, verificata la disponibilità del Sindaco e degli Assessori, provvede a fissare gli incontri ed attivare le singole segreterie perché mettano a disposizione eventuale documentazione e materiale informativo

Relazioni con i media

Fatti salvi il diritto di informazione e il principio della trasparenza dell’attività della pubblica amministrazione, si consiglia di ricevere i giornalisti solo previo appuntamento in modo che venga salvaguardato da un lato il loro diritto ad informare, dall’altro quello degli amministratori a svolgere la propria attività senza continue interruzioni

Relazioni con i mediaIl monitoraggio

L’Ufficio Stampa compie un monitoraggio quotidiano delle lettere e degli articoli riguardanti l’Amministrazione Comunale che vengono pubblicati sugli organi di informazione disponibili in modo da evidenziare agli amministratori eventuali criticità, oppure la necessità di repliche, precisazioni o rettifiche. E’ chiaro che la decisione finale spetta all’amministratore sentito il parere dell’Ufficio Stampa

Rapporti con il Sindaco

L’Ufficio Stampa deve essere messo periodicamente al corrente degli appuntamenti e degli impegni istituzionali e degli incontri del Sindaco, così da potere dare risposte esaurienti ai giornalisti che chiedono informazioni. E’ questo un valido strumento anche per una valutazione circa l’opportunità o meno di darne notizia ai media, in modo da controllarne meglio l’impatto sull’opinione pubblica, evitando, per quanto possibile, che trapelino notizie senza un opportuno filtro. Questo consente inoltre all’Ufficio Stampa di predisporre in tempo utile, se necessario, schede informative su particolari eventi ed appuntamenti, nonché tracce per interventi pubblici, introduzioni e presentazioni. Fondamentale in questo senso è lo stretto rapporto che deve intercorrere tra l’Ufficio Stampa e l’Ufficio di Gabinetto

Rapporti con il Consiglio Comunale

Dopo che l’Ufficio di Presidenza del Consiglio Comunale ha stabilito l’ordine di trattazione degli argomenti iscritti, l’Ufficio Stampa provvede a redigere come stabilito l’ordine del giorno che, completo con i testi di interrogazioni, mozioni e ordini del giorno, viene inviato a tutti i media perché possano seguire, opportunamente documentati, i lavori dell’assemblea

Rapporti con il Consiglio Comunale

Il responsabile dell’Ufficio Stampa ha sino ad ora seguito i lavori del Consiglio per redigere il resoconto finale che viene inviato poi agli organi di informazione Per accelerare i tempi di redazione del resoconto e quindi la tempestività di trasmissione ai giornalisti, le segreterie dei singoli assessori, debitamente avvertite, debbono inviare in anticipo, anche solo di qualche ora, le risposte che gli amministratori danno alle interrogazioni dei consiglieri comunali, oppure gli interventi o le note scritte che vengono pronunciate a corollario di delibere e mozioni

Rapporti con il Consiglio Comunale

L’esperienza di questi anni ha dimostrato che è materialmente impossibile riassumere gli interventi di tutti i consiglieri che intervengono sugli argomenti in discussione. Da qui la proposta di citare nel resoconto i nomi dei consiglieri che sono intervenuti nel dibattito. Sarà poi compito del giornalista, se interessato, approfondire uno specifico argomento. Per dare maggiore visibilità ai lavori del Consiglio si potrebbe valutare la possibilità di trasmettere le sedute in streaming sul sito del Comune, così come avviene in alcune città

Rapporti con le Commissioni Consiliari

L’Ufficio Stampa provvede a comunicare, con debito anticipo, agli organi di informazione il giorno in cui si riuniscono le commissioni consiliari e gli argomenti che saranno trattati. I segretari delle singole commissioni inviano all’Ufficio Stampa, attraverso posta elettronica, gli avvisi di convocazione delle commissioni. Su richiesta dell’Ufficio Stampa devono inoltre attivarsi per fornire la documentazione che può essere richiesta dai giornalisti che partecipano alle sedute e che intendono avere il materiale necessario alla stesura del proprio pezzo

Rapporti con la Giunta Comunale

Come da prassi consolidata, l’Ufficio Stampa, ricevuto l’ordine del giorno della Giunta, provvede subito ad individuare, tra gli oggetti iscritti, quelli che rivestono un interesse giornalistico e che possono essere divulgati. Fatta questa valutazione, l’Ufficio Giunta mette a disposizione le delibere e le relazioni che, opportunamente rielaborate, costituiranno il contenuto del resoconto da illustrare alla stampa al termine dei lavori della Giunta. Le segreterie degli Assessori, informate degli oggetti che vanno comunicati, provvedono ad attivarsi per inviare all’Ufficio Stampa, a mezzo posta elettronica, tutto il materiale, anche fotografico, necessario a stendere il resoconto-comunicato finale

Rapporti con la Giunta Comunale

Un discorso a parte meritano le comunicazioni iscritte in Giunta. Per la loro riservatezza è opportuno che durante la seduta, una volta esaminata la pratica, venga valutata anche l’opportunità se darne notizia ai media attraverso il resoconto finale. Diversamente s’intende che la comunicazione va ritenuta riservata fino a diversa disposizione

Rapporti con i Settori e i Servizi

E’ fondamentale che l’Ufficio Stampa venga tenuto costantemente al corrente delle diverse problematiche e che gli vengano forniti gli strumenti necessari a dare informazioni corrette: documentazioni, dossier, relazioni di progetti e quant’altro serva a questo scopo. Tutti i Settori ed i Servizi debbono pertanto assicurare un flusso costante di informazioni verso l’Ufficio Stampa su progetti e procedimenti in essere;

Rapporti con i Settori e i Servizi

debbono rivolgersi all’Ufficio Stampa qualora ravvisino l’eventualità che si verifichino situazioni di criticità, oppure se ritengono di comunicare all’esterno, attraverso i media, una particolare situazione oppure informazioni di servizio o di qualsiasi altro tipo, che siano però di interesse per la pubblica opinione. E’ importante l’apporto dei responsabili dei singoli Settori e Servizi per eventuali risposte o precisazioni da fornire ai mezzi di informazione qualora se ne ravvisi la necessità

Lettere alle testate

La tempestività della risposta è fondamentale

Spetta al Sindaco o all’Assessore di riferimento valutare l’opportunità di intervenire o meno con una risposta oppure, sentito il parere dell’Ufficio Stampa, valutare iniziative alternative, quali, ad esempio, la richiesta di un’intervista chiarificatrice

Lettere alle testate

Qualora la formulazione dell’eventuale risposta sia invece di competenza dei Direttori dei Settori/Servizi, sarà loro compito, una volta acquisito il parere preventivo del Direttore Generale, formulare, se del caso, una traccia della risposta da dare

Lettere alle testate

Spetta all’Ufficio Stampa strutturare la lettera con taglio giornalistico e in un linguaggio semplice e chiaro che sarà poi diffusa, previo nulla osta del Direttore Generale

La Rassegna Stampa Informatizzata

L’Ufficio Stampa, giornalmente ed in economia, redige una rassegna stampa monitorando le testate giornalistiche a propria disposizione. Gli articoli sono classificati per testata, argomento ed autore e sono anche raccolti in fascicoli e sono inseriti, attraverso un apposito programma, sulla Intranet. Sono abilitati a consultarla tutti gli assessori, i loro segretari, i dirigenti, le posizioni organizzative, ed altri dipendenti che lo hanno chiesto per motivi legati alle proprie mansioni

Le Pubblicazioni

L’Ufficio Stampa cura la redazione del Bollettino Ufficiale del Comune, del periodico interno Cremona-Notizie in Comune e del periodico esterno Cremona in Comune. Il responsabile dell’Ufficio Stampa ne è il direttore responsabile. Le tre pubblicazioni sono registrate presso il Tribunale di Cremona

Le PubblicazioniBollettino Ufficiale del Comune di Cremona

Viene inviato settimanalmente online a tutti coloro che hanno chiesto di riceverlo compilando l’apposito modulo che si trova sul sito del Comune (attualmente gli iscritti sono oltre 700). Riporta gli atti ufficiali del Comune: ordinanze, autorizzazioni, determinazioni, deliberazioni di Giunta e di Consiglio, ecc. L’inserimento dei dati avviene a cura degli operatori del Servizio Comunicazione, spetta quindi all’Ufficio Stampa la verifica finale dei contenuti. L’Ufficio Stampa provvede quindi alla spedizione

Le PubblicazioniCremona-Notizie In Comune

E’ il periodico destinato a tutti i dipendenti comunali. L’Ufficio Stampa ne cura l’impaginazione e la distribuzione che avviene online a tutti i dipendenti. Ne vengono stampate solo 250 copie cartacee dal Centro Stampa per coloro che non dispongono di un postazione Internet. I testi sono redatti, in base agli argomenti individuati, da personale interno oppure direttamente dall’Ufficio Stampa che provvede anche alla cura editoriale complessiva del periodico che ha cadenza bimestrale e che si compone di otto pagine a colori

Le PubblicazioniCremona In Comune

La rivista è mensile, si rivolge ai cittadini e viene distribuita attraverso tutte le edicole e una ventina di dispenser collocati nei punti strategici della città, comprese le periferie. Per l’anno in corso sono previste dieci uscite (la pubblicazione del periodico è stata infatti sospesa nei due mesi della campagna elettorale) con una tiratura mensile di 12.000 copie

Le PubblicazioniCremona In Comune

Si tratta di uno strumento operativo per promuovere l’attività dell’Ente nei confronti del territorio e nello stesso tempo strumento per dialogare con i cittadini. La raccolta pubblicitaria, la realizzazione grafica e la distribuzione di Cremona in Comune sono in carico, sino al 31 dicembre 2009, alla ditta Info.Media s.r.l. con sede a Cremona

Le PubblicazioniCremona In Comune

All’Ufficio Stampa spetta il compito di coordinare tutta la parte editoriale, di correggere le bozze, titolare i pezzi e realizzare alcuni articoli o servizi che non necessitano di interviste agli amministratori