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Normativa ECM e Gestione

accreditamenti ECM

CIC Provider ID 696Accreditamento Standard in data 24.11.2014� per tutte le tipologie di formazione: RES, FAD, FSC� per le seguenti figure professionali:

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Introduzione

I crediti ECM sono indicatori della qualità/quantità della formazione /apprendimento effettuata dagli

operatori sanitari in occasione di attività ECM.

Sono assegnati dalla CNFC (Commissione nazionale Formazione Continua) ad ogni evento formativo ed

attestati ai partecipanti a seguito dell’accertamento dell’apprendimento e ai docenti/tutor del programma

formativo. Sono validi su tutto il territorio nazionale.

CRITERI ASSEGNAZIONE CREDITI ECM:

EVENTO RESIDENZIALE:

FINO A 100 PARTECIPANTI: 1 credito/ora DA 101 A 200 PARTECIPANTI: 0,7 crediti/ora OLTRE 200 PARTECIPANTI: 0,3 crediti/ora – MAX 6 CREDITI EVENTOPossibilità di incremento di 0,3 crediti/ora in caso di:- Max 25 partecipanti- Presenza di metodologie interattive per max 50 discenti

EVENTO FAD: 1 credito per ogni ora di impegno previsto

Per le altre tipologie di formazione ECM, confrontarsi con il Provider

50 CREDITI – nr. massimo di crediti acquisibili da un evento

*NUMERO PARTECIPANTI EVENTO ECM: Corrisponde al numero massimo di partecipanti all’evento

formativo e comprende tutte le persone che seguono l’evento, compresi coloro che non hanno diritto

all’acquisizione dei crediti.

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NORMATIVA ECM di RIFERIMENTO

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Con l'Accordo del 2 febbraio 2017 il Governo, le Regioni e le Province

autonome di Trento e Bolzano hanno approvato il documento

«La formazione continua nel settore Salute», unitamente ai

«Criteri per l'assegnazione dei crediti alle attività ECM» che costituisce

parte integrante dello stesso.

Nuovo accordo, in vigore dal 2 febbraio 2017:http://ape.agenas.it/documenti/Normativa/Accordo_Stato-Regioni_del_2_febbraio_2017_in_materia_di_ECM.pdf

Nuovi criteri di calcolo: http://ape.agenas.it/documenti/normativa/delibera_criteri_assegnazione_crediti_griglia.pdf

Altri riferimenti:� COMUNICATI pubblicati sul sito Agenas con DETERMINE CNFC che aggiornano/integrano la

normativa ECM� FAQ pubblicate sul sito Agenas

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PIANO FORMATIVO ECM

ENTRO IL 28/02 di ogni anno il Provider CIC deve presentare il piano formativo per l'anno successivo e ha l'obbligo di svolgere almeno il 50% degli eventi in esso indicati.Il Piano Formativo non può essere modificato ma il numero degli eventi compresi nello stesso può essere integrato senza limiti e non sono previsti limiti all’implementazione dell’offerta formativa. Occorre però tener presente che non possono essere inseriti nuovi eventi se riferiti ad obiettivi formativi diversi da quelli enunciati nel Piano Formativo e per professioni diverse da quelle destinatarie del Piano.

Obiettivi e Professioni non possono essere oggetto di modifica per tutto il periodo di vigenza del Piano Formativo.

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OBIETTIVI FORMATIVI – EVENTO ECM

Gli obiettivi formativi ECM, stabiliti dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua (CNFC), sono suddivisi in tre AREE:

� Obiettivi tecnico-professionali – finalizzati allo sviluppo delle competenze e delle conoscenze tecnico professionali individuali nel settore specifico di attività (professione e disciplina di appartenenza)

� Obiettivi di processo – finalizzati allo sviluppo delle competenze e delle conoscenze nelle attività e nelle procedure idonee a promuovere il miglioramento della qualità, efficienza, efficacia, appropriatezza e sicurezza degli specifici processi di erogazione delle attività sanitarie (operatori ed équipe che intervengono in un determinato segmento sanitario)

� Obiettivi di sistema - finalizzati allo sviluppo delle competenze e delle conoscenze nelle attività e nelle procedure idonee a promuovere il miglioramento della qualità, efficienza, efficacia, appropriatezza e sicurezza dei sistemi sanitari (interprofessionali – per tutti gli operatori del sistema sanitario)

N.B.: L’obiettivo formativo deve essere facilmente identificabile dal professionista

sanitario e indicato in maniera chiara ed in posizione evidente nella documentazione

relativa all’evento (file unico - programma scientifico), nell’attestato di attribuzione

crediti e anche nei materiali (informatici, cartacei, etc.) di promozione dell’evento e nel

programma dei lavori (brochure stampata).

DETERMINA della CNFC del 17/07/2013 – Art. 62 Nuovo Accordo 2017

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Informativa sui programmi – obbligatoria

Per eventi oltre 200 pax (ove non è prevista la prova di apprendimento – es. test ecm)

ECM - Educazione Continua in Medicina

L’evento (il corso/il congresso) è stato accreditato presso la Commissione Nazionale per la Formazione Continua con Obiettivo Formativo____(scrivere obiettivo formativo + numero- come da lista obiettivi formativi)_______________ per la Figura Professionale______________ con specializzazione nelle seguenti discipline_____________________________ per un numero massimo di n. ______partecipanti.

Oltre tale numero e per professioni/discipline differenti da quelle accreditate non sarà possibile rilasciare i crediti formativi.

Si precisa che i crediti verranno erogati a fronte di una presenza documentata ad almeno il 90% della durata.

L’EVENTO HA OTTENUTO NR.___________CREDITI FORMATIVI – ID ECM: …..

Provider E.C.M.: CIC – Provider nr. 696

Per eventi FINO A 200 PAX – prevista prova di apprendimento (es. quiz)

ECM - Educazione Continua in Medicina

L’evento (il corso/il congresso) è stato accreditato presso la Commissione Nazionale per la Formazione Continua con Obiettivo Formativo____(scrivere obiettivo formativo + numero- come da lista obiettivi formativi)_______________ per la Figura Professionale______________ con specializzazione nelle seguenti discipline_____________________________ per un numero massimo di n. ______partecipanti.

Oltre tale numero e per professioni/discipline differenti da quelle accreditate non sarà possibile rilasciare i crediti formativi.

Si precisa che i crediti verranno erogati a fronte di una partecipazione del 90% ai lavori scientifici e del superamento della prova di apprendimento con almeno il 75% delle risposte corrette.

L’EVENTO HA OTTENUTO NR.___________CREDITI FORMATIVI – ID ECM: …..

Provider E.C.M.: CIC – Provider nr. 696

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ACCREDITAMENTO ECM EVENTO - TEMPISTICHE

Deadline Agenas per accreditamento eventi:

inserimento dati completi entro 30 gg. prima dell'inizio

dell’evento

Invio documenti al Provider:

� 75 gg prima della data di inizio evento se tra gli sponsor ci sono aziende farmaceutiche soggette ad autorizzazione AIFA

� 45 gg prima della data di inizio evento per eventi SENZA sponsor soggetti ad AIFA

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ACCREDITAMENTO ECM EVENTO - DOCUMENTI

1) FILE UNICO (max 4 megabyte):Documento word (possibilmente su carta intestata della SS) con le seguenti informazioni:� titolo – luogo – data – sede� razionale (con evidenza degli obiettivi formativi e scopo dell’evento)� obiettivo formativo� dettaglio quote di iscrizione – esenti IVA (se previste)� programma scientifico dettagliato con orari e nominativi

relatori/tutor/moderatori/presidenti di seduta (indicare eventuali sostituti)� CV di tutta la Faculty (relatori/moderatori/tutor) – anche brevi

(N.B.: i CV andranno comunque richiesti in formato europeo, con data recente e firma autografa) ======================================================================

2) CV DEL/I RESPONSABILE/I SCIENTIFICO/I in formato europeo, datati (data recente) e firmati di pugno - I RESPONSABILI SCIENTIFICI POSSONO ESSERE MAX 3

3) ELENCO CODICI FISCALI (solo codice alfanumerico) di tutti i relatori/tutor /moderatori

4) ELENCO SPONSOR/PARTNER/ALTRI FINANZIATORI con allegati contratti – se previsti -indicare esatta ragione sociale (evinta dalla contrattualistica in essere)

N.B.: I docenti (relatori/tutor/moderatori/presidenti di seduta) devono anche compilare la Dichiarazione sulle fonti di finanziamento con firma di pugno

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Note su CONFLITTO DI INTERESSI

Il conflitto di interesse è la condizione in cui un soggetto svolge contemporaneamente due ruoli differenti con possibilità di interferenza dell’uno sull’altro.

� A tutti i relatori/tutor/moderatori/presidenti di seduta va richiesta un’autocertificazione sul conflitto d’interessi indipendentemente dalla presenza dell’eventuale conflitto.

Relatori/moderatori/formatori devono quindi dichiarare i rapporti degli ultimi due anni con soggetti portatori d’interessi commerciali in campo sanitario, ovvero i rapporti con aziende con interessi commerciali in ambito sanitario (sponsor o meno dell’evento).

� Qualora un relatore abbia ricevuto un qualunque tipo di beneficio da parte di un soggetto Sponsor dovrà provvedere alla dichiarazione formale sottoscritta delle fonti di finanziamento, prevista dal regolamento, e dovrà anche dichiarare ai partecipanti i benefici predetti, e dunque il conflitto di interessi, prima dell’inizio del corso.

IMP.: Se un docente ha quindi rapporti ad es. con una ditta farmaceutica, deve in primo luogo rilasciare all’organizzatore (Segreteria Organizzativa) la dichiarazione di conflitto d’interessi e successivamente informarne l’aula all’atto della sua presentazione o comunque prima della lezione/relazioneIn loco quindi l’organizzatore è tenuto ad informare il relatore su tale dichiarazione in aula (es.: remind da parte della hostess al desk di segreteria/registrazione)

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ACCREDITAMENTO ECM EVENTO-AGGIORNAMENTI

Fino al 30°giorno prima della data di inizio evento:

sono consentite tutte le modifiche

Dal 29°giorno fino al 10°prima della data di inizio evento:sono consentite tutte le modifiche, MA CON SEGNALAZIONE ALLA CNFC

(Commissione Nazionale Formazione Continua – Agenas) e giustificazione delle stesse nella relazione finale/annuale del Provider

Dal 9°giorno ante-evento, fino al giorno di svolgimento dell'evento:

è possibile modificare esclusivamente la lista dei docenti (con aggiornamento degli stessi anche nel file unico/programma scientifico),

CON SEGNALAZIONE ALLA CNFC Nessun altro aggiornamento possibile – campi chiusi in automatico da Agenas

Unica proroga concessa dal Ministero riguarda l’inserimento dei contratti di sponsorizzazione, entro 90gg. dalla data di fine evento.

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Verifica PRESENZA EVENTO ECM

Per ogni evento ECM va garantita l’effettiva presenza dei partecipanti attraverso:

� firma di presenza (REGISTRO FIRME*) o

� sistema elettronico a badge (eventi oltre 200 partecipanti)

* Il registro firme, documento ufficiale per il Ministero della Salute per la

rilevazione delle presenze, deve essere completo di ogni dato richiesto, con

particolare attenzione a: orari, firme originali in entrata/uscita

(da compilare a cura di ciascun partecipante – NON dalla hostess)

Si raccomanda pertanto di NON apporre correzioni/note di alcun genere.Eventuali comunicazioni specifiche sono da trascrivere separatamente su un

foglio diverso (a parte)

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Verifica apprendimento evento ECM

La verifica dell’apprendimento, ove prevista da normativa ECM, è OBBLIGATORIA ai fini del rilascio dei crediti formativi e può essere effettuata con una delle seguenti modalità (DICHIARATA in fase di accreditamento):

� QuestionarioComposto da domande a scelta multipla, con risposte a scelta quadrupla di cui una sola risposta esatta.

Att.: NON deve MAI essere utilizzato il nome commerciale del farmaco, solo il principio attivo)Da calcolare n. 3 quesiti per ogni credito ECM erogato (esempi: 5 crediti ECM = 15 domande;

5,6 crediti ECM = 16 domande)

� Prova scritta – da concordare con Responsabile Scientifico

� Esame orale– da concordare con Responsabile Scientifico

� Esame pratico – da concordare con Responsabile Scientifico

� Questionario on-lineConsentito ovviamente solo con strumenti che garantiscano lo svolgimento individuale della prova.

ATT.: Al partecipante è consentito 1 solo tentativo e lo svolgimento del questionario entro 3 gg. dalla conclusione dell’evento

Per gli eventi FAD deve essere prevista la doppia randomizzazione (varia l’ordine delle domande e l’ordine delle

risposte)

Il Responsabile Scientifico deve essere al corrente dei risultati della prova di apprendimento, a tal proposito, il Ministero richiede una Sua validazione per iscritto, di presa visione dei risultati

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RILASCIO CREDITI FORMATIVI ECM -PARTECIPANTI

I crediti ECM possono essere assegnati non oltre il nr. dei partecipanti previsti, indicati in fase di accreditamento

I partecipanti aventi diritto ai crediti, che verranno inseriti nel rapporto finale di un evento residenziale, sono i discenti che:- abbiano preso parte ad almeno 90% della durata dell’evento - siano soggetti con l’obbligo di acquisire i crediti formativi- abbiano superato la verifica finale dell’apprendimento - svolgano professione/disciplina pari a una di quelle accreditate

Per eventi con più di 200 partecipanti

- abbiano preso parte almeno al 90% della durata dell’evento - svolgano professione/disciplina pari a una di quelle accreditate- siano soggetti con l’obbligo di acquisire i crediti formativi

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RILASCIO CREDITI FORMATIVI - DOCENTI

Il docente/tutor/relatore può acquisire crediti formativi in proporzione al tempo dedicato alla lezione/relazione. Per ogni mezz’ora continuativa di lezione ha diritto ad un credito formativo. Il docente/relatore/tutor acquisisce i crediti che si sono sommati nell’arco della giornata formativa anche se il tempo dedicato alla formazione è frazionato (più interventi di minimo 30 minuti l’uno).

La co-docenza (più relatori impegnati in una relazione) è riconosciuta. Il criterio di attribuzione dei crediti è sempre 1 credito a ciascun docente per ogni mezz’ora continuativa di lezione.

Il Provider attribuisce i crediti a tutti i docenti/tutor inseriti nel programma scientifico dell’evento, presenti allo stesso, aventi diritto secondo la normativa.Ai fini dell’attribuzione dei crediti ECM ai docenti/tutor è preferibile la compilazione della scheda anagrafica docente perché la stessa contiene tutti i dati necessari per la rapportazione.

Nel report di ogni evento dovranno quindi essere inseriti, oltre ai partecipanti, tutti i docenti/tutor aventi diritto ai crediti con tutte le informazioni richieste e con l’attribuzione di un numero di crediti calcolato come sopra indicato.

SI PRECISA CHE NON POSSONO ESSERE EROGATI I CREDITI AI RESPONSABILI SCIENTIFICII Moderatori invece NON acquisiscono i crediti formativi con tale ruolo, ma possono acquisirli in qualità di partecipanti, fermo restando presenza 90% e superamento prova di apprendimento

I

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CREDITI AI DOCENTI in qualità di Partecipanti

Il relatore può scegliere se acquisire i crediti come relatore o come discente, fermo restando quanto segue e ponendo la massima attenzione al punto 3, anch’esso requisito fondamentale per l’erogazione dei crediti:

� presenza certificata al 90% dell’attività formativa

verificabile attraverso registro firme o rilevazione elettronica

� superamento del quiz ECM con almeno 75% risposte corrette

� PROVA DI APPRENDIMENTO – QUIZ:

Dato che la correzione del test ECM NON deve tenere in considerazione le risposte alle domande prodotte dal singolo relatore, la soluzione possibile per erogare i crediti al docente in qualità di partecipante è la seguente:

QUESTIONARIO DIVERSO PARTECIPANTI/ RELATORI

produzione di un totale di 2 questionari per evento; uno dedicato ai relatori ed uno ai partecipanti

Eventi oltre 200 pax ove NON è più prevista la prova di apprendimento:

In questo caso è possibile erogare i crediti ai relatori in qualità di partecipante, sempre previa verifica presenza al 90%.

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KIT ECM e SCHEDA VALUTAZIONE ECM

Ai fini del rilascio dei crediti formativi ECM in loco va distribuito, a fine evento, come previsto dalla normativa, il kit ECM e la scheda di valutazione ecm dell’evento

Kit ECM deve essere obbligatoriamente così composto, in unico plico pinzato insieme:

� NOTA INFORMATIVA� ANAGRAFICA PARTECIPANTE�AUTODICHIARAZIONE RECLUTAMENTO DIRETTO da parte di AZIANDA SPONSOR (nel caso sia previsto)� QUESTIONARIO di APPRENDIMENTO (con nome + cognome + firma) – se previsto

SCHEDA DI VALUTAZIONE EVENTO

deve assolutamente essere anonima e non pinzata agli altri documenti

TUTTI I SUDDETTI MODELLI VI SONO STATI FORNITI E SONO A DISPOSIZIONE SU RICHIESTA

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Entro 60 gg dal termine dell’evento devono essere inviati al seguente indirizzo (cme@aimgroup.eu) i seguenti documenti:

�Report generale Partecipanti/Docenti:

inserire tutti i docenti presenti all’evento ed i partecipanti a cui è stato consegnato il kit ECM (NB: CONTROLLARE CHE LE PROFESSIONI E LE DISCIPLINE DEI PARTECIPANTI INSERITI SIANO QUELLE ACCREDITATE – PRESTARE ATTENZIONE ALLA CORRETTEZZA DEL CODICE FISCALE E DI TUTTI I RESTANTI DATI) (evidenziando in giallo i NON aventi diritto ai crediti)

Indicare per tutti luogo e data di nascita in modo da rendere più agevole l’eventuale correzione dei codici fiscali.

�Report Questionario a persona (per tutti i partecipanti a cui è stato consegnato il kit ECM):

come richiesto dal MinSal è necessario che il questionario venga elaborato ad personam ai fini dell’attribuzione crediti ai soli partecipanti che hanno superato la prova rispondendo correttamente almeno al 75% delle domande.-EVIDENZIARE CHI NON HA RAGGIUNTO IL 75%

�Report Ministero Partecipanti/Docenti AVENTI DIRITTO AI CREDITI:

utilizzare esclusivamente il file fornito senza fare nessuna modifica/eliminazione fogli – compilare in MAIUSCOLO –

Il rapporto compilato verrà trasformato in formato .xlm ed inviato al Rappresentante Legale CIC per la firma digitale, prima di poter essere inserito nel sistema ECM.

PER AVER DIRITTO AI CREDITI è NECESSARIA LA PRESENZA AL 100% DELL’EVENTO

�Report Valutazione evento (solo per i PARTECIPANTI AVENTI DIRITTO AI CREDITI):

elaborazione statistica del questionario di valutazione che i partecipanti devono aver compilato in ogni sua parte.

RAPPORTAZIONE EVENTO

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ATTESTATO PARTECIPANTI/DOCENTI

� L’attestato di attribuzione crediti va redatto su modello Agenas personalizzato dal Provider CIC, compilato con le informazioni relative all’evento specifico ed al partecipante/docente

� Dopo la comunicazione di avvenuta rapportazionedell’evento, va inviato al Provider CIC per approvazione il prototipo di attestato

� Data su attestato: successiva alla data di rapportazioneevento.

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� Il programma stampato che viene distribuito in sede di evento deve

rispecchiare il programma scientifico inserito all’atto

dell’accreditamento.

� I loghi delle aziende sponsor non possono comparire all’interno del

programma scientifico

� È consentito inserire i loghi in quarta di copertina in maniera discreta

(con apposita dicitura) – tutte le aziende che hanno visibilità sul programma devono aver stipulato apposito contratto di sponsorizzazione.

� Se ci sono sessioni sponsorizzate non accreditate vanno tenute

separate dal programma scientifico accreditato

� Va inserita la frase relativa all’ECM indicando che il Provider è CIC

� E’ preferibile che il Provider visioni il programma prima della stampa

Programma stampato/brochure

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“Unrestricted grant”

La normativa dice che il supporto finanziario non deve essere in alcun modo condizionante sull’attività formativa (“unrestricted grant”)

Si deve quindi usare una delle seguenti frasi per «ringraziare» le

aziende sponsor nell’ultima pagina del programma dell’evento:

CON IL CONTRIBUTO EDUCAZIONALE NON VINCOLANTE DI…..

CON IL CONTRIBUTO NON VINCOLANTE DI…..

GRAZIE AL GRANT ISTITUZIONALE NON VINCOLANTE/INCONDIZIONATO DI…..

GRAZIE AL CONTRIBUTO EDUCAZIONALE INCONDIZIONATO DI…….

GRAZIE AL CONTRIBUTO VOLONTARIO NON VINCOLANTE DI…….

E’ importante che sia esplicito il concetto di UNRESTRICTED.

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ATTIVITA’ FORMATIVA ECM

ORE DI EFFETTIVA FORMAZIONE

escludere dal calcolo:

registrazione partecipanti – pause - coffee break – lunch – saluti delle autorità –premiazioni – compilazione questionari ECM

Durante le pause:

� E’ assolutamente vietato consumare pasti in sala/aula durante lo svolgimento di una relazione/sessione formativa.

� Deve essere prevista da programma scientifico una o più pause per permettere ai discenti di recuperare la necessaria concentrazione e mantenere un buon livello di attenzione.

� Coffee break e lunch sono infatti sponsorizzabili senza limitazioni dalle aziende, perché si prevede che si svolgano in spazi adiacenti rispetto a dove si eroga l'attività formativa e nelle pause dedicate.

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ATTIVITA’ FORMATIVA ECM

SESSIONI IN PARALLELO DURANTE UN EVENTO ECM:

PER ESSERE CONSIDERATE TALI PREVEDONO UNO SVOLGIMENTO IN ORARI IDENTICI

(svolgimento in contemporanea)� Le sessioni parallele possono essere previste solo all’interno di eventi che presentano anche delle

sessioni di apprendimento in comune/plenaria.� Una sessione plenaria deve aprire/chiudere l’eventoN.B.: eventuali sessioni NON accreditate, NON possono svolgersi in contemporanea/parallelo con l’attività scientifica accreditata ECM.

NOTA BENE: In caso di sessioni parallele è necessario documentare la presenza per ogni

sala – secondo modalità prevista da accreditamento (registro firme/rilevazione con

badge)

SESSIONI POSTER/COMUNICAZIONI ORALI

Per il Ministero della Salute sono modalità formative sconosciute e non contemplate tra i metodi di insegnamento previsti nel form ECM.

Si consiglia quindi di NON accreditare queste particolari sessioni, soprattutto in quanto il presentatore del poster, così come delle comunicazioni orali, risulterebbe a tutti gli effetti un relatore al quale andrebbe richiesto CV e dichiarazione assenza conflitto di interessi e NON avrebbe pertanto diritto ai crediti in qualità di partecipante al congresso.

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Simposi sponsorizzati

In eventi accreditati ECM possono essere organizzati simposi/workshop sponsorizzati da aziende farmaceutiche (non ECM) a patto che non si svolgano in parallelo con l’attività formativa ECM.

Possono cioè svolgersi in orari diversi rispetto alle sessioni scientifiche accreditate.

Non possono quindi distogliere il partecipante dal percorso formativo ECM (in termini di ore di formazione) che consente l’attribuzione dei crediti ECM.

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SPONSORIZZAZIONI

Un evento formativo è sponsorizzato quando, per l’erogazione dell’ evento, ci si avvale di finanziamenti, risorse o servizi di un soggetto privato (es.: Sponsor commerciale) in cambio di spazi di pubblicità o attività promozionali per il nome e/o i prodotti del soggetto sponsorizzante.

Il rapporto deve essere regolato da contratto che deve essere disponibile (agli atti dell’evento) per i controlli da parte della CNFC. I limiti entro i quali lo Sponsor può pubblicizzare i propri prodotti in ambito ECM sono regolati da normativa ECM.

� La normativa ECM prevede che i rapporti con le Aziende Sponsor siano chiari, trasparenti e regolati da specifici contratti, quindi negli stessi deve essere esplicitata la forma di sponsorizzazione per cui l’Azienda eroga il suo contributo e la visibilità data allo Sponsor.

� I contratti con le aziende sponsor devono essere firmati da tutte le parti in originale e devono essere tenuti a cura della Società Scientifica/Segreteria Organizzativa (5 anni – come da normativa ECM) e forniti al Provider per eventuali controlli da parte della Commissione

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PARTNER/SPONSOR/altra FONTE DI FINANZIAMENTO

Per Partner si intende qualsiasi ente/organizzazione che apporta un contributo (scientifico, organizzativo, ecc.) all’attività di formazione del Provider. Contribuisce quindi all'erogazione dell'attività formativa senza chiedere in cambio alcuna forma di pubblicità. Il rapporto deve essere regolato da contratto/accordo

Nota: Nessun soggetto che produca, distribuisca, commercializzi e pubblicizzi prodotti farmaceutici, omeopatici,

fitoterapici, dietetici, dispositivi e strumenti medici può assumere il ruolo di Partner di un Provider ECM

Lo Sponsor è qualsiasi soggetto privato che fornisce finanziamenti, risorse o servizi a un Provider in cambio di spazi di pubblicità o attività promozionali per il nome e/o i prodotti del soggetto sponsorizzante

Si configura "altro finanziamento" quando un soggetto non chieda al Provider alcuna pubblicità in cambio del proprio contributo economico per lo svolgimento di un evento (es. contributo da parte di Università).

PATROCINIO:

Il patrocinio NON oneroso non va inserito nell’accreditamento ECM; mentre nel caso di patrocinio onerosol’ente/organizzazione va inserito tra i «partner» dell’evento.

I patrocini (es. Senato della Repubblica, Camera dei Deputati, Comune, Dicastero, etc.) se accordati possono essere indicati sugli stampati congressuali.

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COSA è PERMESSO ALLO SPONSOR?

Lo sponsor può essere indicato, in modo discreto, nell’ultima pagina di depliant e programmi di attività ECM residenziali”, cioè in ultima pagina possono essere inseriti solo i loghi delle aziende sponsor.

La pubblicità e le attività promozionali di qualsiasi genere (inclusi quindi pasti, attività sociali, altro) non devono interferire né disturbare sotto qualsiasi forma l’attività ECM.

Sono consentiti:

ringraziamenti con logo su programma (IV di copertina) e locandina del congresso� cartellonistica e segnaletica congressuale� fornitura laccetti portabadge� cartelle congressuali� penne e blocchi� proiezione in sala del logo aziendale (prima dell’inizio/dopo la fine)� stampa atti congressuali � coffee break � cene� lunch – colazioni di lavoro � cena relatori e moderatori� esposizione cavalieri con ringraziamento allo Sponsor sui tavoli durante i servizi di catering

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COSA è PERMESSO ALLO SPONSOR?

� Lo Sponsor può intervenire nella scelta della grafica dei programmi stampati o ad es. nella scelta dei

menù dei lunch/dinner poiché non sono elementi determinanti il contenuto formativo e la sua erogazione.

� Lo Sponsor può essere inoltre coinvolto nella distribuzione del materiale promozionale relativo all’evento Sponsorizzato e del materiale durevole FAD.

� Lo Sponsor può sostenere i costi per il viaggio e l’alloggio per relatori e moderatori di eventi formativi organizzati da Provider e accreditati ECM indicando le modalità nel contratto/accordo con il Provider o con un soggetto da esso delegato.

� Consentito l’accesso in aula di massimo due rappresentanti dello sponsor commerciale, purché ciò non condizioni l’attività formativa

� Sponsorizzazione di una APP (applicazione per smartphone) - possibile in quanto si tratta di un gadget offerto ai partecipanti. È possibile inserire il logo dello sponsor ma non schede tecniche di prodotto o pagine pubblicitarie istituzionali dell’azienda sponsor

Se utilizzata per promuovere il programma scientifico (ECM) dell’evento – logo azienda sponsor alla fine con frase: l’utilizzo di questa applicazione è resa possibile grazie al contributo non vincolante di XXXXX

� Slide tappo: secondo la normativa ECM, questa forma di pubblicità può essere utilizzata prima dell’inizio dell’evento e/o dopo il termine dello stesso. Non è consentita durante lo svolgimento del programma formativo, quindi non andranno presentate slide promozionali durante coffee break e lunch.

Nelle sedi adiacenti a quelle dove si svolge l’attività formativa ECM, aree congressuali comuni:

- Distribuire schede tecniche di prodotto/apparecchiatura

- Distribuire riviste, syllabus, pubblicazioni non riguardanti l’attività formativa ECM contenenti pagine pubblicitarie/ istituzionali delle aziende sponsor

- Fare pubblicità di farmaci e apparecchiature elettromedicali

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COSA è VIETATO ALLO SPONSOR?

� Attività di pubblicità di farmaci, strumenti e dispositivi prodotti da aziende pubbliche e private NON

possono essere presenti nel materiale durevole FAD e nei depliant e programmi di attività ECM (residenziali e FAD).

� Materiale cartaceo (giornali, syllabus, pubblicazioni, etc.): nessuna pubblicità può essere presente nelle pagine dedicate all’attività ECM e neanche nelle pagine adiacenti al programma e/o agli strumenti didattici correlati (ad es: pagine dedicate alla valutazione) – inserimento pubblicità possibile solo all’inizio o

alla fine

� Materiale informatico e audio-visivo: nessuna pubblicità può essere inserita (sotto forma di “finestre”, videate, spot promozionali, etc.) durante lo svolgimento del programma educativo - inserimento pubblicità

possibile solo all’inizio o alla fine

� Nome commerciale farmaco: nelle attività formative ECM (RES, FAD) non può essere indicato alcun

nome commerciale, anche se non correlato con l’argomento trattato. E’ consentita l’indicazione del principio attivo dei farmaci o del nome generico del prodotto di interesse sanitario.

La pubblicità e le attività promozionali di qualsiasi genere non devono interferire ne disturbare

l’attività ECM. Vietata pertanto qualsiasi attività in aula durante lo svolgimento dell’attività

scientifico/formativa.

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RECLUTAMENTO DIRETTO evento ECM

� Per reclutamento si intende la promozione di attività ECM da parte di sponsor commerciali che si realizza con il supporto economico (per iscrizione, viaggi, spese di permanenza, etc.) fornito al professionista della sanità. In questa situazione potrebbe realizzarsi una situazione di condizionamento, più o meno esplicito, del professionista da parte dello sponsor commerciale. Potrebbe anche realizzarsi una selezione dell’utenza di un evento formativo basata non esclusivamente sulle priorità di aggiornamento dei professionisti della sanità. Per questi motivi la CNFC ha deliberato di limitare il reclutamento diretto da parte di sponsor commerciali al massimo ad un terzo (50 su 150 crediti nel triennio) del debito formativo di ogni professionista della sanità.

� L’Azienda che invita professionisti sanitari a frequentare un determinato evento formativo, con spese a carico dell’azienda stessa, deve fornire all’organizzatore l’elenco con i nomi dei partecipanti invitati all’evento formativo.

Il Provider CIC, all’atto della rapportazione, dichiarerà i partecipanti reclutati.

� E' possibile per un discente avere una doppia Sponsorizzazione sullo stesso evento, ad esempio la quota d’iscrizione è versata da uno Sponsor mentre il pernottamento è a carico di un secondo Sponsor. Il Provider deve annotare nel report entrambi gli Sponsor.

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RELAZIONE ANNUALE ATTIVITA’ ECM

ENTRO IL 31 MARZO DELL’ANNO SUCCESSIVO IL PROVIDER DEVE PRESENTARE LA RELAZIONE SULL’ATTIVITA’ FORMATIVA SVOLTA NELL’ANNO APPENA CONCLUSO.

E’ NECESSARIO inviare i dati aggregati relativi agli eventi svolti ed il dettaglio di ogni singolo evento:

TITOLO – SEDE – DATA -NR. IDNR. TOTALE PARTECIPANTINR. PARTECIPANTI CON CREDITINR. PARTECIPANTI NO CREDITI (con elenco nome-cognome-CF - motivazione)=================================ANALISI STATISTICA QUESTIONARIO DI VALUTAZIONE =================================SPONSORIZZAZIONI (attività ECM):SPONSOR COMMERCIALI: azienda sponsor con corretta ragione sociale (come da contratto) - importo della sponsorizzazione - tipologia di contributo (es. spazio espositivo, distribuzione scheda tecnica, blocchi, penne, quote di iscrizione.....ecc.) ===============================

DATI ECONOMICI (costi/ricavi)RICAVI:

- DA SPONSORIZZAZIONI

- ALTRE FORME DI FINANZIAMENTO (Società Scientifiche/Associazioni/Fondazioni)

- QUOTE ISCRIZIONE (quantificare anche l’utile riservato all’attività formativa ECM annuale della Società Scientifica, proveniente dalle quote di iscrizione alla società).

- Contributi in natura (es. aule concesse a titolo gratuito)

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VISITE ONSITE della CNFC (Commissione Nazionale Formazione Continua)

Gli eventi formativi accreditati ECM sono oggetto di verifiche ispettive da parte degli organismi di controlloAgenas: Comitato di Garanzia e Osservatorio per la Qualità.

Di seguito un remind sui documenti che obbligatoriamente dovranno essere disponibili in loco:• dichiarazione relatori/moderatori/tutor sulle fonti di finanziamento • inviti o autocertificazioni discenti reclutati - se previsto reclutamento diretto

lettere di invito inviate dall’azienda sponsor al partecipante oppure autocertificazione del partecipante (dichiarazione presente nel kit ECM)

• documentazione rilevazione delle presenze: registro firme (entrata/uscita), sistema elettronico a badges• schede anonime sulla valutazione/qualità ecm percepita• documentazione sulla verifica dell’apprendimento• materiale didattico distribuito ai partecipanti (se presente)

I documenti di seguito indicati dovranno essere presenti presso il luogo di svolgimento dell’evento solo se nonintegralmente inseriti sulla piattaforma Agenas

• programma dell’evento (il programma scientifico stampato deve corrispondere a quello inserito in

fase di accreditamento – deve essere presente la frase ECM e le informazioni sul provider)• cv responsabile scientifico, in formato europeo firmato in originale e con data• cv docenti, relatori, moderatori• contratti di sponsorizzazione• contratti di partnership, se previsti• documentazione attestante l’esistenza di altre forme di finanziamento, se presenti

N.B: se in sede di evento non è presente un computer dotato di connessione ad internet, i suddetti documentidevono essere salvati su una chiavetta USB e resi disponibili agli ispettori

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VISITE ONSITE della CNFC

IN SINTESI COSA VIENE CONTROLLATO

Si ricorda che le visite NON vengono preannunciate al Provider

1. Presenza e corretta compilazione dei registri firme i partecipanti, con l’annotazione dell’ora di

entrata/uscita da parte del singolo partecipante

2. Svolgimento dell’attività formativa come da programma scientifico accreditato

3. Corrispondenza dei contenuti/orari annunciati sul programma con quelli effettivamentepresentati

4. Numero dei partecipanti presenti, come dichiarato in accreditamento

5. Presentazioni e contenuti: obiettivi; NO nomi e logo sponsor; NO nomi commerciali diprodotti/similari

6. Presenza dello sponsor: no loghi in sala - no schede in cartella se sotto 200 pax

7. Svolgimento del questionario di apprendimento in forma individuale e non collettiva

8. Presenza della documentazione sopracitata

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PRATICHE ECM – gestione a cura delle SS

Ricordiamo alle Segreterie delle Società Scientifiche che hanno in carico l’archivio dei documenti ECM di ciascun evento, che le pratiche devono essere complete di tutti i seguenti documenti:

� CV del Resp. Scientifico e di tutti i relatori/tutor e moderatori : formato europeo, firmati di pugno (no firma elettronica)

� DICHIARAZIONE CONFLITTO DI INTERESSI del Resp. Scientifico e di tutti i

relatori/tutor e moderatori firmate di pugno (no firma elettronica)

� Contratti sponsor/Contratti partner – in originale

� Registro firme originale/file rilevazione elettronica delle presenze

� Brochure programma finale stampato e consegnato in loco

� Prototipo attestato ECM

� KIT ECM dei partecipanti

� Schede di valutazione /qualità (anonime)

La documentazione di ogni evento ECM deve essere COMPLETA, CONTROLLATA ed ORDINATA.

Predisporre un faldone per ogni evento, possibilmente identificato da ID ECM / Titolo/data

Tutte le firme devono essere in originale!!!!

N.B.: SU RICHIESTA DEL PROVIDER CIC DOVRA’ ESSERE INVIATA LA DOCUMENTAZIONE CARTACEA DI OGNI SINGOLO EVENTO CHE PER NORMATIVA ECM DEVE ESSERE CONSERVATA PER 5 ANNI