L’ Enterprise Content Management professionale per le piccole organizzazioni.

Ci sono cose a cui le piccole organizzazioni, parlo di meno di 50 dipendenti, rinunciano per motivi più che condivisibili come: mancanza di fondi per investimenti in tecnologia informatica, difficoltà di trovare adeguate risorse tecniche a prezzi ragionevoli, mancanza di informazioni e competenze sull’innovazione, poca predisposizione all’utilizzo di consulenze esterne. Le rinunce non devono essere confuse con la mancanza di bisogno, anzi tutte queste organizzazioni, di cui la mia fa parte, hanno, dal punto di vista della produttività delle proprie persone e del business in generale, ancora più bisogno di strumenti adeguati rispetto alle grandi aziende che possono permettersi sacche di improduttività ovunque, infatti esse sono annegate nei grandi numeri. La micro e piccola organizzazione deve avere ogni ora lavorata, ogni persone, ogni documento sotto controllo perché non possiede risorse per sprecare produttività. Alla fine proprio questa organizzazioni rinunciano spesso ad avere una casella mail professionale, ma usano servizi inadeguati, non hanno strumenti di comunicazione e collaborazione e di gestione documentale condivisa. Da un paio di anni si possono trovare, grazie alle nuove tecnologie di “cloud computing” offerte su internet molto valide per risolvere insieme tutti questi bisogni ad un costo assolutamente accettabile anche per le piccole organizzazioni, anzi forse proprio per loro sono nati questi servizi. Uno di questi è l’Enterprise Content Management nel “Cloud” ; esso è una versione semplificata di quello che le grandi aziende fanno con investimenti milionari in datacenter e ha una connotazione più pratica che io non definirei con una sigla, l’ECM, ma piuttosto con una frase che in sintesi spiega il concetto: “L’ufficio ovunque”. Ci sono offerte di Multinazionali come Google con Google Docs, IBM con Lotus Live e Microsoft con i Business Productivity Online Services oggi e Office 365 in beta disponibile a breve, ma anche di operatori italiani come Telecomitalia nell’ambito di “Nuvola Italiana”. Di seguito vi racconto come ad esempio con Microsoft si risolvono molti dei vincoli alla produttività delle piccole organizzazioni con questi strumenti ed in particolare con SharePoint Online, che è il cuore della collaborazione su documenti, il tutto per pochi Euro al mese per persona.

Problema n° 1 – Dove metto i documenti importanti dell’azienda per accedervi ovunque quando serve?

Ancora oggi molte organizzazioni hanno difficoltà ad archiviare in modo soddisfacente i proprii documenti aziendali contabili e fiscali ma soprattutto ad accedervi dall’esterno della propria organizzazione o con uno smarthphone quando serve. Inoltre nessuno pensa che sarebbe possibile in modo semplice ricercare i documenti utilizzando motori di ricerca come fa su internet. Le cartelle condivise sul server di rete fanno comunque parte di una gestione di una rete locale che alcune micro imprese non hanno e comunque tra acquisto hardware, software e consulenza tecnica l’investimento da fare per avere questi archivi organizzati e a disposizione delle persone anche quando non sono in ufficio non è realizzato frequentemente.

Con SharePoint Online di Microsoft, ad esempio risolvo questo problema con 4,57€ al mese per persona tutto incluso e ho addirittura un servizio in mobilità migliore di quello che hanno le grandi organizzazioni che utilizzano SharePoint installato presso di loro perché vi accedo ovunque attraverso il link https://home.microsoftonline.com senza la VPN. Gli Online Services si comportano infatti come una rete privata con accesso in sicurezza ovunque da internet. Il mio personale può tranquillamente lavorare da casa, in viaggio e purtroppo anche “in vacanza” se c’è una urgenza ed ha a disposizione tutti i documenti aggiornati per svolgere il proprio lavoro.

Accesso dal personal computer

aziendale con il software di Sign in di Microsoft.

Accesso da qualsiasi personal computer che abbia un collegamento Internet. Basta inserire Utente e Password e si accede in sicurezza ai proprii documenti aziendali, alle aree a cui si è autorizzati. Dal proprio Smartphone si può accedere attraverso internet e scaricare i documenti necessari all’urgenza, ad esempio contratti, fatture, ordini etc…

Ad esempio le scansioni dei documenti, delle carte utili e delle ricevute delle note spese o delle fatture fornitori possono essere archiviate online.

Problema n° 2 – il mio personale è abituato a lavorare con le cartelle di Windows come può utilizzare questo strumento?

Una delle funzionalità più potenti di SharePoint è proprio la possibilità di visuale le cartelle come se fossero delle cartelle di rete, e questo è possibile anche con SharePoint Online. Questo permette alle persone di lavorare con le cartelle come sono abituate a fare ora, ma la gestione della sicurezza è più semplice ed inoltre essendo un vero s proprio ECM sul reporitory documentale si può applicare il motore di ricerca.

Qui di fianco la vista a cartelle di rete dal mio PC del portale aziendale in cui ci sono i documenti aziendali.

Problema n° 3 – Devo richiedere informazioni, utilizzare liste di contatti aziendali, elenchi di attività, anagrafiche fornitori, clienti etc…?

Se non si dispone ancora di un sistema gestionale o si ha la necessità di archiviare elenchi e gestirli in modo dinamico anche accedendo dall’esterno si possono configurare liberamente liste di contenuti che sono dei veri e proprii archivi di record a formato libero che includono i form di compilazione. Senza competenze di programmazione o particolari capacità tecniche queste liste possono essere create e gestite da chiunque ne abbia bisogno per raccogliere in modo strutturato le informazioni.

Problema n° 4 – Devo lavorare con personale esterno alla azienda che provvisoriamente accede ai miei documenti aziendali?

Uno dei problemi che spesso anche le grandi aziende hanno difficoltà a risolvere è l’accesso ad alcune informazioni in sicurezza da parte di collaboratori esterni all’organizzazione per delle attività che coinvolgono personale di diverse organizzazioni. Per fare questo è sufficiente acquistare anche provvisoriamente delle utenze di SharePoint online o attivare delle utenze “Jolly” che si erano preventivamente acquisite con le credenziali degli utenti esterni che devono accedere alle aree di lavoro. Tali aree di lavoro possono essere configurate in modo da restringere l’accesso ai soli documenti utili per il progetto evitando quindi accesso alle aree aziendali sensibili. In 10 minuti si attiva un area extranet con accesso controllato ed autenticazione, senza nessun intervento di tecnici ma semplicemente configurando SharePoint Online e le relative autorizzazioni utente. A queste aree l’accesso viene effettuano come nel caso precedente.

Ad Esempio al progetto del mio sito aziendale partecipano dei grafici di una società e poi dei programmatori di un'altra e io che disegno i contenuti e la struttura. Posso agevolmente lavorare con le persone fornendo loro le credenziali di quest’area dove insieme carichiamo i materiali utili per lo sviluppo utilizzando anche strumenti come il check in check ou, il versioning etc…Questa è un area della mia Intranet o ECM aziendale che loro possono vedere, mentre le altre aree non appaiono neanche nei menù. Lo spesso vale

per aree di progetto più evolute con Gantt o attività per controllo del progetto che posso collegare a questa. Questa potente funzionalità permette di pensare processi e progetti estesi fuori dei limiti della propria azienda e abilità una gestione di content management senza i limiti tradizionali, ma mantiene la sicurezza dell’accesso alle informazioni e soprattutto è compresa nel “prezzo” di abbonamento al servizio.

Problema n° 5 – Devo preparare in fretta presentazioni partendo da slide aziendali ufficiali?

Quante volte si devono costruire presentazioni riutilizzando altre presentazioni ma no si sa se quelle in nostro possesso sono aggiornate o sono in linea con le informazioni ufficiali dell’azienda. Con SharePoint online oltre a condividere i normali documenti ufficiali, posso utilizzare per le presentazioni delle aree speciali in cui esse sono “spacchettate” automaticamente nelle singole slide quando le carico e possono essere “ricomposte” a piacimento creando nuove presentazioni da zero o aggiornando presentazioni già create. Inoltre quando apro una presentazione che contiene una di queste slide “ufficiali” Office mi chiede se voglio scaricare l’aggiornamento se nel frattempo la slide ufficiale ha una nuova versione.

Quello che abbiamo visto è utilizzabile da subito ma Microsoft lancerà a breve la versione nuova di questo ECM online che si chiamerò Office 365 di cui è già disponibile la versione beta scaricabile qui.

Ho cercato di evidenziare alcuni problemi che con i sistemi di ECM nel Cloud possiamo risolvere immediatamente affrontando la sola spesa di un abbonamento mensile. E’ necessario essere assistiti da qualche esperto che conosca qual è la configurazione che meglio si adatta alle nostre esigenze e che ne gestisca l’evoluzione.

Stanno anche nascendo società di consulenza e supporto in remoto alla configurazione dei sistemi “cloud” che hanno lo stesso modello di business in abbonamento per adeguare l’offerta ICT complessiva alle piccole aziende alle loro capacità di spesa. Suggerisco quindi prima di scegliere un Content Management di valutare attentamente l’opzione ECM nel Cloud con la consapevolezza che non si rinuncia alla qualità ed alla sicurezza se si sceglie il partner giusto, mentre il costo totale è l’impegno in progetto spesso inferiore a quello che si avrebbe adottando un ECM tradizionale installato sui proprii server. Un avvertimento in conclusione: per questo tipo di valutazioni si deve tenere conto che; la connessione ad internet deve essere adeguata da ogni postazione che deve accedere all’ECM e che lo storage online ha un costo superiore perché è gestito quindi potrebbe non essere adeguato per grandi molo di documenti, foto, video etc… .