MONITORARE LA FORMAZIONE: L’AUDIT

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Saper sviluppare processi di audit formativo

L’audit delle risorse umane

• Modelli e tecniche di audit della formazione

• Altri approcci associabili all’audit

Obiettivi della risorsa di apprendimento

L’audit delle risorse umane

• È un processo che si compone di momenti di analisi, verifica della conformità degli atti aziendali o organizzativi, dell’analisi e diagnosi dei problemi allo scopo di proporre soluzioni e raccomandazioni al management/decisori, dando inizio alle opportune azioni correttive;

• È attento alle dimensioni “intangibili”

dell’organizzazione • Obbliga la formazione a rispondere meglio

all'esigenza generale di contribuire con efficacia ed efficienza al raggiungimento degli obiettivi dell'impresa/organizzazione/istituzione

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• Aumento nella soddisfazione dei dipendenti

• Miglioramento del clima

• Riduzione dell’assenteismo

• Miglioramento della collaborazione

• Miglioramento della comunicazione

• Aumento dell’innovazione

• Miglioramento dell’immagine

• Aumento della fedeltà dei clienti

Esempi di benefici intangibili nella formazione

• Formati individuali (es. profilo in entrata vs in uscita)

• Processi formativi

• Relazioni con l’organizzazione (es. clima, produttività, redditività, qualità, capacità di risposta a nuovi bisogni/innovazione)

• Relazioni con la società e/o territorio (es. Riduzione della disoccupazione, aumento della produttività)

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Alcuni ambiti di analisi dell’audit della formazione

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Modelli di audit della formazione

• Basato sugli effetti (reazioni, risultati, impatti)

• Basato sul ciclo di vita del progetto

• Orientato all’azione formativa come “azione sociale” (processo, effetti, attori; atteso e inatteso)

• Orientato alla qualità dell’intervento (standard)

• Basato sulla “Gestione Progetti” (PM) (tempi, attività, costi e performance)

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La “catena” dell’intervento - (programme/policy-cycle UE)

Outreach (Impatti)

Outcomes (Risultati)

Outputs (Realizzazioni)

Processo

Obiettivi

Problema, bisogno, questione

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• Pertinenza (valuta se gli obiettivi individuati nel progetto/piano sono validi in rapporto ai problemi da risolvere e/o ai bisogni da soddisfare. Questo criterio dà luogo a un’analisi sistematica dei fattori influenti sui problemi da risolvere e sui progetti da realizzare).

• Efficacia (confronta i risultati ottenuti - grazie al processo di pianificazione - rispetto agli obiettivi prefissati, valuta gli effetti prodotti dalle azioni di pianificazione. E’ dunque centrato sugli obiettivi di processo).

• Efficienza (misura i rapporti costo/efficacia; stima i “costi” di pianificazione (finanziari e di impegno), considera se il progetto/piano prevede un utilizzo ottimale dei mezzi in relazione agli obiettivi da raggiungere).

Criteri di riferimento per l’audit

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• Opportunità (valuta se le decisioni prese grazie al processo e al progetto/piano sono state adottate nei tempi e nei modi opportuni)

• Coerenza (misura il legame fra gli obiettivi e le modalità di formazione previsti dal progetto/piano o, fra i mezzi di formazione e i vincoli e le risorse esistenti, da una parte, e i livelli e le caratteristiche dei formandi dall’altra).

• Conformità (verifica se le procedure amministrative, tecniche e finanziarie previste nel dispositivo e/o utilizzate nel processo rispettano le norme in vigore (o i contratti sottoscritti)

• Accettazione (verifica se il progetto/piano (e il processo seguito) sono idonei a sviluppare presso i formandi il gusto, la volontà, la capacità di apprendere).

Criteri di riferimento per l’audit

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• I bisogni o i desideri/domanda della popolazione-target • Le finalità e gli obiettivi del

programma/progetto/intervento Standard o requisiti di natura tecnico/professionale

• Pratiche consolidate (benchmarking) • Altri programmi/progetti/interventi analoghi • Requisiti/vincoli di natura legale o normativa • Performance precedenti; dati storici • Indicazioni definite dal responsabile del programma • Opinione di esperti • Opinione/punto di vista degli attori formativi • Situazione esistente prima dell’intervento per la

popolazione target • Situazione in assenza del programma (controfattuale) • Costo (assoluto o relativo)

Dati e fonti per l’audit

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• Testi (documenti, rapporti di ricerca,…)

• Indicatori ed indici

• Questionari (formulario, scheda di verifica, scheda

• Di valutazione/autovalutazione, ...)

• Interviste agli attori o stakeholders

• Interazione con esperti (focus-group,

• Brainstorming, Delphi, check-list, …)

• Analisi costi-benefici

• Osservazione sul campo

Tecniche e strumenti di audit

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Il R.O.I. della formazione

•Convertire l’effetto/i individuato (isolato) della formazione in valore monetario attraverso: monetizzazione dell’aumento delle performance, del costo del personale, del costo della qualità;

•Stima da parte di interni e/o esterni; data-base esistenti; stime da parte dei destinatari.

•Identificare il costo della formazione (dalla progettazione alla chiusura).

•Formula: benefici – costi/costi *100.

Altri approcci associabili all’audit

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L’analisi costi benefici (Cost-Benefits Analysis - CBA)

Verifica preventiva della fattibilità e opportunità di un intervento formativo (anche ex post), in funzione del rapporto tra costi e benefici dello stesso

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• Possibilità di misurare le variazioni delle prestazioni dei beneficiari dopo il periodo formativo;

• Possibilità di individuare un criterio di misurazione delle prestazioni;

• Tipologia di bisogni basati su carenze specifiche in termini di apprendimenti;

• L’attività formativa progettata in modo da rispondere ai fabbisogni formativi individuati;

• Possibilità di controllo/misurazione dei fattori non influenzabili dall’intervento formativo, ma che possono distorcerne i risultati.

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L’analisi costi benefici (Cost-Benefits Analysis - CBA)

Punti di forza

• Aiuta a fare scelte con maggiore razionalità e ad allocare in modo corretto le risorse;

• Ideale per effettuare costantemente confronti tra alternative di formazione del tipo make or buy;

• Diffonde la convinzione che l’area delle risorse umane sia strategica per l’organizzazione;

• A livello di sistema formativo aziendale, contribuisce alla conoscenza e al controllo del sistema stesso;

• Migliora l’efficienza ed aumenta la motivazione della gestione delle risorse umane

Punti di debolezza

• Affidabilità della monetizzazione delle variabili;

• Ipotesi talora soggettive;

• Difficoltà di ripartizione dei costi;

• Necessità di un sistema informativo specifico sui costi e attività;

• Necessità della piena condivisione dei vertici aziendali

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ESERCITAZIONE

Sulla base dei criteri di riferimento per l’audit formativo prova a descrivere esempi fittizi o reali da te conosciuti su come applicare il relativo criterio. Infine definisci una bozza di piano di audit per un progetto formativo interno al tuo CFP tenendo presente i quattro criteri appena descritti. Fai una comparazione con le tue descrizioni e cerca di individuare i punti di debolezza del piano

n. Criteri di

riferimento per

l’audit

Descrizione

1 Pertinenza

2 Efficacia

3 Efficienza

4. Coerenza

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• Definizione audit: http://en.wikipedia.org/wiki/Audit

• Strumenti per l’audit: http://bit.ly/strumenti_audit

APPROFONDIMENTI

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