Modulo 2: tecniche e strumenti di progettazione e gestionEProject Cycle Management e Logical framework Approach

Elena Grilli

Il BUDGET di progetto

Premessa: l’ente di finanziamento deve vedere nel progetto un modo efficiente di spendere le proprie risorse

Il budget ha un ruolo fondamentale nel convincere i valutatori, alcune regole:

1. Rispettare i riferimenti del bando

2. Mostrare le risorse in modo dettagliato

3. Evitare sbilanciamenti su un partner o un paese

4. Proporre costi realistici (attenzione, costi non prezzi!)

Il BUDGET di progetto

Gli esempi che seguono sono tratti dai programmi di cooperazione internazionale, ma i principi si applicano a (quasi) tutti i programmi ovviamente, attenzione al bando specifico! Ricordatevi che le risorse devono corrispondere ad attività

e che dovrete eseguirle se il progetto è approvato Mantenete coerenza tra attività e costi (evitate somme

forfettarie) Per es. Quanto costa una vostra ora di lavoro, quante ore

produttive in un anno, etc. Piano di lavoro chiaro budget chiaro

INFATTI:Ecco come pensare mentre decriviamo le attività, in modo da

legarle subito al budget:

Activity 1: analysis of the state of the art and existing needsDescription (what): When:How long:How (approach, steps necessary): Where:Partner responsible:Experts involved: Target group:Deliverables/Milestones (events and products): Costs (Risorse umane, costi diretti e costi indiretti)

Il BUDGET di progetto

Il BUDGET di progetto (regole generali)

La Commissione co-finanzia una parte dei costi progettuali sulla base di un piano finanziario dettagliato, nel quale devono comparire le stime di tutti i costi . La percentuale di finanziamento varia a seconda dei Bandi e va da un minimo del 50% ad un massimo del 90 %.

Le spese non coperte dal contributo comunitario debbono essere finanziate da altre fonti non comunitarie (private, pubbliche, risorse proprie del partenariato, combinazione di diverse fonti) e il soggetto proponente deve garantire la reperibilità di questo co-finanziamento.

Il doppio finanziamento non è consentito!!!

nessuna organizzazione del partenariato ricavi un profitto dalla sovvenzione concessa dalla Comunità europea;

ogni voce di spesa sia inclusa in una sola voce di budget di qualsiasi rendiconto finanziario presentato. (Doppio finanziamento non è chiaramente ammesso).

il controllo delle spese deve essere fornito dal soggetto proponente al momento del report finanziario finale. 

Importante: i costi inseriti nel budget sono sempre costi reali, la Commissione finanzia solo a fronte di rendicontazione delle spese reali sostenute

Il BUDGET di progetto (regole generali)

Il co-finanziamento si gestisce tipicamente attraverso 2 voci di costo:

Co-finanziamento degli overheads: costi generali che non vanno rendicontati nel dettaglio, ma solo elencati

Co-finanziamento attraverso lo staff: il costo del lavoro imputato al progetto che non viene rimborsato dalla Commissione. (Parole chiave: tempo lavoro/costo/time sheet; busta paga/imputazione)

Oppure, se previsto dal bando e se nelle nostre possibilità,attraverso contributi esterni (es. fondazioni) o finanziamenti con fondi propri Co-finanziamento con altri fondi pubblici , fondi comunitari.

Il cofinanziamento delle risorse

Il budget è formato da: Tabella di budget Sezione nella parte B del progetto “Risorse” (circa 2

pagine)/ Giustificazione del budget

E’ nel vostro interesse calcolare I costi dettaglatamente e dare quindi un sufficiente livello di dettaglio anche se non richiesto dalle guidelinee del programma, ma non troppo per non complicare la gestione: EQUILIBRIO!

Il BUDGET di progetto

Altro esempio di budget possibile

Voce di costo Spesa stimata

A Staff 256.590,08

B Viaggi 70.240,00

C Attrezzature 12.700,00

D Consumables 3.500,00

E Altri costi diretti 67.088,00

  Totale A+B+C+D+E 410.118,08

F Costi indiretti(max 7%) 24.500,00

  Totale Costi eligibili 434.618,08

G Contributo in kind 0,00

  Totale costi 434.618,08

Entrate del progetto

  Names Estimated Income

H Interessi sul pre-finanziamento 0,00

I Cofinanziamento 63.379,00

  Contributo della CE 371.239,08

  Totale costi 434.618,08

G Contributo in Kind 0,00

  Totale entrate 434.618,08

Come calcolare il pagamento

A (Totale eligibili % Com) 90%

B (Max contributo CE) 371.239,08

C (Spese riconosciute e co-finanziamento) 365.200,00

   

Base per il pagamento finale (importi più bassi riconosciuti) 365.200,00

Pre-finanziamento 0,00Recupero degli interessi sul pre-finanziamento 0,00

Pagamento finale 0,00

Costi Eleggibili

Costi Diretti:1. Personale2. Viaggi e sussistenza3. Materiali e Attrezzature4. Altri costi (organizzazione eventi,

pubblicazioni)5. Subappalto

Costi Indiretti: 6. OVERHEADS (7%)

Costi non eleggibili

Costi sostenuti fuori dalla durata del progetto (inclusi i costi di preparazione)

IVA Interessi passivi

Occorre dedurre l’IVA “visibile” da ricevute, fatture, etc.

Altri tipi di tasse, interessi passivi, etc. Costi NON DIRETTAMENTE legati al progetto

Costi di personale

In base alla prassi dell’organizzazione partecipante e sue regole di accounting (time-sheet)

Nella proposta: Media mensile per categoria:

Salario lordo + benefici/ 12M E.g. Dirigente 10%, Tecnico 70%, Ammin. 20%

I costi devono poi essere dimostrati nella rendicontazione (TS e buste paga)

Person-months

Calcolati in mesi di lavoro effettivo 1 mese = 20 giorni * 8 ore

0.25 p-m = 1 settimana 0.50 p-m = 2 settimane

e.g. 2 p-m = 1 persona full time per 2 mesi 1 persona part time per 4 mesi 4 persone part time per 1 mese

Costi di personale

ATTENZIONE: TRASPARENZA E RIGIDITA’ NEL PROCESSO, IN PARTICOLARE SE SI HA PIU’ DI UN PROGETTO!!!!

Esempio:

Se il Comune di Roma ha 3 progetti, e imputa la stessa tipologia di co-finanziamento su tutti e 3 i progetti, dovrà fare attenzione che:

Il totale giorni/ore uomo per mese nei 3 progetti non superi il totale dei giorni lavorati (inclusi ferie, permessi, malattia…)

Il co-finanziamento non venga dichiarato in uno dei progetti attraverso una giornata finanziata da un altro progetto (doppio finanziamento)

Costi di viaggio

Spese di viaggio :I costi di viaggio si basano sulle spese effettivamente sostenute.

Si dovranno utilizzare le tariffe più economiche:

•distanze inferiori a 400 km - viaggi in treno

•distanze superiori a 400 km - viaggi aerei

•per gli spostamenti in automobile privata o taxi, l’importo ammissibile sarà limitato al costo di un biglietto ferroviario di prima classe (indipendentemente dal numero di persone che viaggiano in automobile);

•per le automobili noleggiate – costi effettivi

Spese di vitto e alloggio:

•Le spese di vitto e alloggio sono ammissibili a condizione che siano necessarie e ragionevoli, tenuto conto del luogo di soggiorno e direttamente correlate con l’attuazione del progetto

In generale, non devono superare i massimali delle tabelle approvate annualmente dalla Commissione;

Materiali e attrezzature

Durevoli Uso nel progetto (%) Tasso di deprezzamento (durata/deprezzamento)

E.g. 2000 EUR su un periodo di deprezzamento di 4 anni, usato al 50% su un progetto di due anni

2000 * 2/4 * 50% = 500 EUR Consumabili

Totalmente consumati nel corso del progetto

Altri costi

Pubblicazioni e disseminazioneIl tipo di pubblicazione, il numero di pagine e il numero di copie deve essere indicato nei limiti del possibile.Una copia di tutte le pubblicazioni e materiale divulgativo devono essere fornite alla Commissione al più tardi al momento della relazione finale.

Conferenze e seminaricosti relativi a conferenze e seminari organizzati nell'ambito della realizzazione del progetto dovrebbe essere incluso in questa rubrica. Non dovrebbero essere inclusi viaggio e indennità per il personale del progetto (da inserire sotto voce B). Calcoli dettagliati per i costi relativi devono essere forniti, ad esempio, per l'affitto della sala, per il numero di partecipanti e numero di giorni / ore, il costo per l'interpretazione deve essere calcolato per costo giornata / interprete al giorno.

Costi indiretti / OVERHEADS

Percentuale fissa di tutti gli altri costi tranne il subcontracting, di solito il 7%

Non vanno rendicontati al dettaglio !

Sub-appalto

Non è mai incoraggiato• Non deve rigurardare parti essenziali del

lavoro (e.g. R&D)• Su porzioni limitate di budget• Pagato al 100% dal consorzio ma non

finanziato al 100%

In molti programmi dovrete dimostrare di scegliere il miglior value for money su almeno tre offerte

Preparazione budget

Partner Indicazioni sui loro costi: p-m per attività e altri costi Costo della Person Month Metodo di determinazione dei costi indiretti

Coordinatore Dirige, consolida e aggiusta Ha la visione globale del budget Deve proporre il budget agli altri partner per accettazione

prima della presentazione della proposta

Preparazione budget

Il co-finanziamento: come fare? Cash Human resources Diarie Altro....

Attenzione: il Co-finanziamento da parte della Commissione di un progetto nell'ambito di

un programma non può essere combinato con altri co-finanziamento da un altro programma dell'Unione  europea (NO AL DOPPIO FINANZIAMENTO!!)

I contributi “in natura” non possono essere presi in considerazione nel calcolo del co-finanziamento e non sono considerati costi ammissibili.

LAST BUT NOT LEAST....

Il budget dev’essere chiaro

Deve riflettere il piano di lavoro

Esprimete le risorse per partner e per categoria di costo e di attività

La Commissione paga costi, non prezzi: rendicontazione al dettaglio!!!

Piano economico e piano finanziario

Il piano economico è la distribuzione nel tempo dei costi e dei finanziamenti del progetto, coerentemente con la durata delle attività del progetto stesso e la data di incidenza delle richieste di erogazione dei finanziamenti. Ha l’obiettivo di porre il necessario punto di riferimento per il confronto tra preventivo e consuntivo di periodo e progressivo creare le premesse necessarie del piano finanziario che alloca nel tempo gli esborsi e gli incassi. L’obiettivo del piano finanziario del progetto è quello di ottenere, per i progetti finanziati, un cash-flow positivo o almeno in equilibrio, tra gli uscite e gli incassi effettivi.Il cash-flow e’ uno strumento fondamentale per il project management, soprattutto se usato in stretto coordinamento con l’amministrazione.

OASI - Introduzione alla progettazione europea - maggio 2012

I tre ambiti di pianificazione: economico, finanziario ed operativo

L’ambito economico, finanziario ed operativoIl ciclo di un progetto si struttura in tre ambiti di pianificazione:economico, finanziario ed operativo

L’ambito economico, finanziario ed operativoIl ciclo di un progetto si struttura in tre ambiti di pianificazione:economico, finanziario ed operativo

TIPOLOGIA OPERATIVO ECONOMICO FINANZIARIOOBIETTIVI Distribuisce nel

tempo le attività necessarie alla realizzazione del progetto garantendo:·la sincronia delle attività svolte·il raggiungimento degli obiettivi temporali del progetto·la compatibilità delle risorse necessarie (carico di lavoro) con quelle disponibili (capacità produttiva)

Controlla proventi e costi, interni ed esterni, garantendo:·la compatibilità tra proventi e costi esterni

Distribuisce nel tempo incassi e pagamenti garantendo l’equilibrio relativo, nel tempo, del flusso di cassa del progetto.

STRUMENTI · Grafico di Gantt del progetto(1),

· Conto economico preventivo e consuntivo di progetto

· Flusso di cassa di periodo e progressivo

Diagramma di Gantt

GENNAIO FEBBRAIO MARZO APRILE

PROGETTAZIONE

RICERCA

VALUTAZIONE

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mette in evidenza le relazioni temporali delle fasi di un progetto

PROSPETTO DI CONTROLLO DEL BUDGET

____________ Budget preventivo--------------- Costi effettivi

1lug 15lug 31lug 15ago 31ago 15sett

13.500,00

12.000,00

10.500,00

9.000,00

7.500,00

6.000,00

4.500,00

3.000,00

1.500,00

0

Prospetto di controllo generale