Ministero Affari Esteri Forum PA, maggio 2003 1

Ministero degli Affari Esteri

Dal protocollo informatico verso la gestione elettronica dei flussi documentali

Forum PA, maggio 2003 2Ministero Affari Esteri

Specificità del MAE

LAN

Sede Estera

Sede Estera Sede Estera

Oltre 250 Sedi nel mondo

Servizi offerti ad utenti esterni prevalentemente presso le Sedi Estere

Grande flusso di documentazione all’interno dell’Amministrazione centrale e tra centro e periferia

Entro il 2005 collegamento Sede Centrale-Sedi Estere con VPN

Forum PA, maggio 2003 3Ministero Affari Esteri

Evoluzione dell’informatizzazione del protocollo presso il MAE

19971997

ArchTUMArchTUM

GestcorrGestcorr InformativeInformative

Protocollo OnLine

Protocollo OnLine

19981998 19991999 20002000 20012001 20022002 20032003

DPR 428/98 – DPCM 31/10/2000 – DPR 445/2000 – CIRCOLARE AIPA 7/5/2001 N.28 – DIRETTIVA MINISTRO STANCA 9/12/2002

Forum PA, maggio 2003 4Ministero Affari Esteri

Protocollo OnLine : i passi

Elaborazione procedura Protocollo OnLine Definizione di 36 aree omogenee Individuazione di responsabili ed amministratori

delle AOO Manuale utente pubblicato sull’Intranet

ministeriale Manuale di gestione con le nuove regole di

carattere organizzativo

Forum PA, maggio 2003 5Ministero Affari Esteri

Manuale di Gestione

Quadro normativo di riferimento Descrizione dei ruoli e figure previsti (amministratore,

archivista, consultatore etc.) Pianificazione della dismissione dei vecchi protocolli Piano di sicurezza dei documenti informatici Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo

scambio di documenti Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti od

interni Regole di smistamento ed assegnazione dei documenti Modalità di effettuazione e conservazione delle

registrazioni

Forum PA, maggio 2003 6Ministero Affari Esteri

Impatto organizzativo ed interventi a sostegno del cambiamento Unificati gli archivi e i protocolli degli uffici appartenenti

alla stessa AOO

Introdotti profili utente differenziati

30 sessioni di corsi di addestramento in aula, 250 utenti formati

Avvii graduali ed assistiti

Forum PA, maggio 2003 7Ministero Affari Esteri

Web

Ser

ver

Web

Ser

ver

ApplicationServerApplicationServer

DataBase

SoftwareProtocolloSoftwareProtocollo TUMTUM InformativeInformative

ProtocolloOnLine

ProtocoOnLine

Applicativo “Messaggi”Applicativo “Messaggi”DataBase

Architettura di Protocollo OnLineL’architettura modulare, web based, garantisce l’integrazione con future applicazioni per una gestione informatizzata globale dei flussi documentali

Forum PA, maggio 2003 8Ministero Affari Esteri

Orientamenti evolutivi a medio termine

Unificare i protocolli di entrata/uscita dal MAE

Tracciare i passaggi interni di documentazione

Trasferire elettronicamente i documenti con garanzia di integrità e certificazione di ricezione

Attivare le caselle ufficiali di posta certificata

Introdurre la firma digitale

Forum PA, maggio 2003 9Ministero Affari Esteri

Orientamenti evolutivi a medio termine: un possibile scenario

DG XDG X

DG ZDG Z

Servizio YServizio Y

Ministero XEnti,Privati

DatabaseDocumenti

UfficioProtocolloIngresso

UfficioProtocolloIngresso

UfficioProtocollo

Uscita

UfficioProtocollo

Uscita

Protocolloingresso

Protocolloingresso

Protocollouscita

Protocollouscita

Forum PA, maggio 2003 10Ministero Affari Esteri

La nostra road map

Sensibilizzare tutti i Centri di Responsabilità

Studiare gli aspetti di sicurezza

Creare un repository documentale permanente

Fornire strumenti di collaborazione di gruppo

Forum PA, maggio 2003 11Ministero Affari Esteri

La nostra road map

Trasportare informazioni garantendo integrità, non ripudio e tracciabilità

Gestire la ricezione di documenti con autenticazione elettronica

Aumentare l’interoperabilità fino al livello applicativo

Predisporre progetti per fornire servizi-on-line

Forum PA, maggio 2003 12Ministero Affari Esteri

Progetti di trasparenza

L’Italiano per gli italiani, erogazione di contributi agli enti gestori dei corsi di lingua italiana.

Borse di studio, concessione di borse di studio a cittadini italiani e stranieri residenti all’estero.

Protocollo Informatico

000

879

6

• Posta tradizionale

• Raccomandata

• Firma Autenticata

• Fax

AOO

Indice PA

PortaleControllodi gestione

• Posta elettronica

Scanner

Protocollo Elettronico e Gestione Protocollo Elettronico e Gestione documentaledocumentale

• attività completate

• attività in corso di realizzazione

•Arch. Corrente

•Arch. Lavoro (GROUPWARE)

•Arch. Storico• Posta Certificata

• Firma Digitale

Forum PA, maggio 2003 14Ministero Affari Esteri

Dott. Luigi Esposito

Capo del Servizio per l’lnformatica, le Comunicazioni e la Cifra

luigi.esposito@esteri.it

URL Sito MAE: www.esteri.it