Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione …alle ore 12.30, e solo da personale titolare...

1 1

Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale

Procedura di richiesta della carta di identità

Versione 1.3 (gennaio 2017)

MANUALE D’USO

Competente per la procedura di rilascio delle carte di identità è l’Ufficio II del

Cerimoniale Diplomatico della Repubblica presso il Ministero degli Affari Esteri e

della Cooperazione Internazionale (Piazzale della Farnesina 1, 00194 Roma; tel.

06/36914301, fax 06/3235806).

Il programma informatico prevede che le richieste vengano compilate dall’utente

“Rappresentanza diplomatica” e “Organizzazione internazionale” tramite una

funzione di inserimento e trasmesse on-line all’Ufficio II del Cerimoniale

Diplomatico del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale,

che controllerà i dati inviati e provvederà a rilasciare la carta di identità.

La richiesta di rilascio della carta di identità deve pervenire entro 30 giorni dalla data

di assunzione di funzioni da parte del richiedente. La richiesta di rinnovo della carta

deve pervenire nei 30 giorni precedenti alla data di scadenza della carta da rinnovare.

Trascorsi 30 giorni dalla scadenza della carta, non sarà più possibile procedere al

rinnovo diretto della stessa, né richiedere esenzioni per il suo titolare.

Con l’invio della richiesta di carta di identità, l’ente inviante attesta che tutti i dati

riportati nel formulario corrispondono al vero e che i documenti allegati sono

autentici. Il Cerimoniale Diplomatico della Repubblica si riserva comunque, ove si

renda necessario, il diritto di chiedere chiarimenti su tali dati, effettuare le

indispensabili verifiche e chiedere gli originali dei documenti allegati.

Il primo rilascio della carta è subordinato alla presentazione dell’idoneo visto di

ingresso (diplomatico per accreditamento o, nei casi previsti, per lavoro subordinato

fuori flussi; visto per missione nel caso di funzionari delle Organizzazioni

2 2

internazionali) concesso da parte della competente Ambasciata italiana. Tale visto è

obbligatorio anche per il coniuge e i figli conviventi e a carico. Non sarà rilasciata la

carta a fronte di visti per turismo o di qualsiasi altro visto non idoneo.

Per i Paesi per i quali non è richiesto il visto diplomatico di ingresso, l’Ambasciata

straniera deve comunicare l’arrivo del membro della Missione con un preavviso di

almeno 30 giorni, soprattutto nel caso in cui la persona in questione vada ad occupare

un posto di nuova istituzione. Nella Nota Verbale in cui si comunica tale arrivo

devono essere indicati il nome, il cognome, la data di nascita e il luogo di nascita

della persona questione.

Le carte di identità potranno essere ritirate presso l’Ufficio II del Cerimoniale

Diplomatico della Repubblica esclusivamente ogni martedì e venerdì, dalle ore 11

alle ore 12.30, e solo da personale titolare di una carta di identità rilasciata dal

Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.

Le carte di identità sono di proprietà esclusiva del Ministero degli Affari Esteri e

della Cooperazione Internazionale e devono essere tassativamente riconsegnate

all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico della Repubblica.

Per gli argomenti attinenti alla materia ma non ricompresi nel presente manuale deve

farsi riferimento alle relative Note Verbali circolari inviate in passato da questo

Ministero a tutte le Rappresentazione diplomatico-consolari straniere e a tutte le

Organizzazioni internazionali presenti in Italia. In caso di difformità di alcune

prescrizioni di tali Note Verbali (specialmente per quanto concerne termini

temporali), prevalgono le indicazioni contenute nel presente manuale. Si fanno salve

tutte le altre prescrizioni non incompatibili con quanto contenuto nel presente

manuale.

Si invitano tutte le Sedi ad inviare richieste corredate da fotografie conformi a tutti i

requisiti prescritti, così come esplicitato dal presente manuale e dall’allegato I (alla

fine del manuale). La presentazione di una foto non idonea comporta una richiesta di

modifiche da parte del Cerimoniale Diplomatico della Repubblica e il conseguente,

inevitabile dilatamento dei tempi di evasione della pratica.

3 3

Indice Capitolo I - Requisiti tecnici ...................................................................................................... 5

Capitolo II - Per collegarsi alla procedura ........................................................................... 6

II.1. Per attivare la procedura ........................................................................................ 6

II.1.1. Descrizione dei campi ............................................................................................ 7

II.1.2. Descrizione dei tasti ............................................................................................... 7

II.2. Entrare nella procedura .......................................................................................... 7

II.2.1. Primo collegamento ................................................................................................ 7

II.2.2. Per collegarsi alla procedura le volte successive ........................................ 8

Capitolo III - Menu Principale ................................................................................................... 9

III.1. Descrizione dei tasti ................................................................................................. 9

III.2. Carte di identità ......................................................................................................... 9

III.2.1. Descrizione dei tasti ......................................................................................... 11

III.2.2. Richiedere la carta di identità o gestire le richieste inserite............. 11

Capitolo IV - Inserimento delle richieste ........................................................................... 12

IV.1. Richiesta prima carta ............................................................................................. 12

IV.1.1. Richiesta (primo rilascio) per membro della missione ........................ 13

IV.1.2. Allegare i file ........................................................................................................ 21

IV.1.3. Richiesta (primo rilascio) per familiare convivente .............................. 24

IV.1.4. Richiesta (primo rilascio) per personale al seguito .............................. 27

IV.2. Richiesta di Rinnovo della carta ......................................................................... 29

IV.3. Richiesta carta per smarrimento o furto ........................................................ 31

IV.4. Richiesta carta per Cambio qualifica................................................................ 32

IV.5. Richiesta carta per Cambio cognome .............................................................. 33

Capitolo V - Gestione delle richieste .................................................................................... 36

V.1. Lista delle richieste ................................................................................................. 37

V.1.1. Descrizione dei campi della lista delle richieste ........................................ 38

V.1.2. Descrizione dei tasti ............................................................................................. 38

V.1.3. Descrizione delle sigle ......................................................................................... 39

V.1.4. Ricercare una richiesta ........................................................................................ 39

Capitolo VI - Verificare, Modificare, Eliminare, Trasmettere una richiesta .......... 42

VI.1. Descrizione dei tasti ............................................................................................... 42

VI.2. Verificare una richiesta ......................................................................................... 42

VI.3. Modificare una richiesta ........................................................................................ 42

VI.4. Eliminare una richiesta .......................................................................................... 43

VI.5. Trasmettere una richiesta .................................................................................... 43

Capitolo VII - Richieste presentate dalle Missioni straniere presso le

Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma, dal World Food Programme e dall’UNOPS ..................................................................................................................................... 44

VII.1. Invio della richiesta alla FAO .............................................................................. 44

4 4

VII.2. Ruolo e funzioni della FAO ................................................................................... 45

Capitolo VIII - Richieste per il tramite della Rappresentanza Permanente d’Italia presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma .................................... 48

Capitolo IX - Richieste presentate dalle Ambasciate straniere presso la Santa Sede .................................................................................................................................................. 52

IX.1. Invio della richiesta all’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede ....... 52

IX.2. Ruolo e funzioni dell’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede............ 53

Capitolo X - Richieste di modifiche da parte del Cerimoniale Diplomatico ........... 56

X.1. Modificare una richiesta dietro indicazioni del Cerimoniale

Diplomatico ................................................................................................................................ 56

X.2. Ritrasmettere una richiesta ................................................................................. 57

X.3. Eliminare una richiesta .......................................................................................... 57

X.4. Modifiche di richieste connesse tra loro (familiari e personale

domestico) ................................................................................................................................. 58

Capitolo XI - Carte di identità in scadenza........................................................................ 59

Capitolo XII - Ritiro delle carte di identità......................................................................... 61

Tabella A - Corrispondenze delle lettere con segni diacritici ..................................... 63

Allegato I – Formato immagini da inviare ......................................................................... 65

5 5

Capitolo I - Requisiti tecnici

Per usufruire dei contenuti del sito è necessario:

utilizzare come browser una versione di Internet Explorer 6 o superiore;

utilizzare come visualizzatore pdf una versione di Adobe Reader 6 o superiore (scaricabile

da http://www.adobe.com/it/products/reader/ );

abilitare i pop-up per il sito che si sta visitando.

Si ricorda che il blocco dei pop-up viene gestito dal browser e da eventuali toolbar (es. google

toolbar, yahoo toolbar etc), le cui funzionalità di blocco andranno dunque disabilitate.

Recapiti per assistenza

Per chiarimenti sulle procedure o maggiori informazioni, è possibile contattare telefonicamente

l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico al numero 06/36914301 (Segreteria).

In caso di problemi tecnico-informatici, l’assistenza tecnica è disponibile all’indirizzo

[email protected].

http://www.adobe.com/it/products/reader/

mailto:[email protected]

6 6

Capitolo II - Per collegarsi alla procedura

Per accedere alla procedura collegarsi ad internet e nella barra Indirizzo digitare:

https://cerionline.esteri.it.

Comparirà la seguente maschera:

Figura II-1: Maschera login

II.1. Per attivare la procedura

L’accesso alla procedura può essere effettuato tramite due identificativi: Operatore e Responsabile.

I due identificativi abilitano rispettivamente le seguenti funzioni:

Responsabile gestisce il primo accesso alla procedura

gestisce i successivi cambi password

firma e invia per via telematica le richieste al Ministero degli Affari Esteri e

della Cooperazione Internazionale

esegue, se necessario, tutte le operazioni per cui è abilitato l’operatore

Operatore inserisce le richieste

gestisce le richieste

non può inviare le richieste al Ministero degli Affari Esteri e della

Cooperazione Internazionale

https://cerionline.esteri.it/

7 7

II.1.1. Descrizione dei campi

User identificativo fornito dal Servizio per l’Informatica del

Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale

Password serie di lettere e/o numeri a scelta dell’utente

II.1.2. Descrizione dei tasti

Accedi permette di entrare nella procedura

II.2. Entrare nella procedura

II.2.1. Primo collegamento

La prima volta che avviene il collegamento il Responsabile (il solo che può effettuare il primo

accesso alla procedura) deve:

inserire nel campo User l’identificativo fornito dal Servizio per l’Informatica

inserire nel campo Password la password fornita dal Servizio per l’Informatica

premere il tasto Accedi

Figura II-2: Maschera cambio password al primo accesso

E’ obbligatorio, per ragioni di riservatezza, cambiare la password fornita con una di propria scelta.

Scegliere dalla lista l’Utente a cui cambiare la password;

Inserire nel campo Vecchia Password quella fornita dal Servizio per l’Informatica;

Inserire nel campo Nuova Password la serie di lettere e numeri scelti dall’utente;

Reinserire nel campo Conferma Nuova Password la nuova serie di lettere e numeri;

Premere il tasto Conferma.

Ricollegarsi come Utente Responsabile.

Scegliere la funzione Modifica Password e ripetere le stesse operazioni per cambiare la password

all’Utente Operatore.

N.B.

Entrambe le password possono essere cambiate tutte le volte che lo si ritenga necessario.

Il Responsabile è l’unico abilitato alla funzione Modifica Password, pertanto il tasto corrispondente

è visibile (in alto a destra) solo nel caso in cui l’accesso sia stato effettuato da tale utente.

8 8

II.2.2. Per collegarsi alla procedura le volte successive

Digitare l’identificativo e la password ad esso associata; premendo il tasto Accedi comparirà la

maschera di menu della procedura.

9 9

Capitolo III - Menu Principale

Figura III-1: Funzionalità richiesta carte

III.1. Descrizione dei tasti

Logout termina la sessione di lavoro e disconnette dalla procedura

Premere il tasto Logout quando si desidera disconnettersi.

Si consiglia di premere questo tasto alla fine di ogni sessione di lavoro per impedire che personale

non autorizzato utilizzi il programma.

III.2. Carte di identità

Cliccare sulla voce di menu Servizi di notifica del personale e comparirà la seguente schermata:

10 10

Figura III-2: Menu Servizi di notifica del personale

Cliccando sulla voce di menu Richieste Carte d’identità comparirà la pagina relativa alle successive

possibili operazioni.

11 11

III.2.1. Descrizione dei tasti

Logout termina la sessione di lavoro e disconnette dalla procedura

Indietro torna alla maschera precedente

Manuale Utente mostra il manuale della procedura in formato PDF

Menu Principale torna alla maschera del menu principale

III.2.2. Richiedere la carta di identità o gestire le richieste inserite

Selezionare una delle seguenti voci:

Richiesta prima carta

Richiesta rinnovo carta

Richiesta carta per smarrimento o furto

Richiesta carta per cambio qualifica

Gestione richieste

Visualizza carte in scadenza

12 12

Capitolo IV - Inserimento delle richieste

IV.1. Richiesta prima carta

Questa funzione permette l’inserimento delle nuove richieste di carte di identità (primo rilascio); si

ricorda che la richiesta di rilascio della carta di identità deve pervenire entro 30 giorni dalla data di

assunzione di funzioni da parte del richiedente.

La funzione di richiesta delle carte di identità è utilizzabile dalle Rappresentanze diplomatiche e

consolari in Italia (sia presso lo Stato italiano che presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a

Roma) e da tutte le Organizzazioni internazionali presenti in Italia regolarmente registrate presso il

Cerimoniale Diplomatico della Repubblica.

Cliccando sulla voce Richiesta prima carta comparirà la seguente schermata:

Figura IV-1: Richiesta prima carta

13 13

Richiesta per membro della Missione per tutti coloro che prestano servizio presso la

Rappresentanza o l’Organizzazione e pertanto notificati

al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica

Richiesta per familiare convivente per il coniuge e i figli conviventi e a carico del titolare

principale della carta

Richiesta per personale al seguito per il lavoratore giunto in Italia al seguito di un membro

della Missione (le altre tipologie di personale a contratto

della Sede devono richiedere la carta come membri della

Missione).

IV.1.1. Richiesta (primo rilascio) per membro della missione

Campi già riempiti dal programma

Figura IV-2: Campi precompilati

Utente l’identificativo digitato al momento dell’accesso alla procedura

Rappresentanza il nome del Paese o dell’Organizzazione internazionale che stanno

formulando la richiesta

Data inserimento inserita dal sistema nel momento in cui è stata scelta la funzione di

Inserimento

Campi che devono essere riempiti dall’utente

(l’asterisco rosso segnala i campi la cui compilazione è obbligatoria per poter completare la

procedura di rilascio della carta di identità)

14 14

Dati anagrafici

Figura IV-3: Sezione Dati Anagrafici

Sede Indicare l’Ufficio presso il quale il richiedente presta servizio.

Cognome e nome Indicare nome e cognome esattamente come riportati sul passaporto:

un’eventuale difformità tra le generalità riportate sulla carta e quelle

riportate sul passaporto impedisce il rilascio della carta di identità. Per

esigenze informatiche, tuttavia, alcune lettere che contengono segni

diacritici (ad es. ä, å, ñ, ş, ecc) devono essere trasformate nella lettera

corrispondente priva di segno diacritico (ad es., ä = a, ü = u); per

maggior chiarezza, si prega di prendere visione della Tabella A alla

fine del presente manuale, nella quale si riportano le esatte

corrispondenze tra le lettere.

Luogo di nascita Indicare la città di nascita, in lingua italiana, seguita dallo Stato di

nascita in lingua italiana, come riportati sul passaporto.

15 15

Cittadinanza principale Indicare la cittadinanza corrispondente al passaporto i cui dati

vengono inseriti nella sezione Passaporto o altro documento (v. sotto).

Cittadinanze 2 e 3 E’ necessario riempire il campo con nessuna se non si è in possesso

di altre nazionalità oltre a quella principale; nel caso di seconda o

terza cittadinanza, è necessario allegare copia del relativo passaporto

(tutto all’interno dello stesso file .pdf). Si sottolinea che è sempre

obbligatorio indicare se il richiedente sia anche cittadino italiano (v.

art. 8 della Convenzione di Vienna sulle relazioni diplomatiche).

Attuale domicilio in Italia Indicare l’indirizzo dell’abitazione in Italia del richiedente,

specificando città, via e codice di avviamento postale (Figura IV-4);

nel caso la città non sia tra quelle già elencate nella lista, selezionare

nel campo Città il valore altro (Figura IV-5) all’inizio della stessa

lista e proseguire con l’inserimento dei dati. Il riempimento del

campo è obbligatorio per il personale a contratto, qualora tale

categoria di personale sia ammessa tra le qualifiche selezionabili dalla

Sede richiedente. Poiché queste informazioni vengono utilizzate ai

fini della concessione delle esenzioni fiscali eventualmente spettanti,

si raccomanda il completamento della voce anche qualora facoltativo.

Figura IV-4: Domicilio

Figura IV-5: Domicilio con città Altro

16 16

Passaporto o altro documento

Figura IV-6: Sezione Passaporto o altro documento

Documento Indicare quale documento il richiedente presenta; i dati di tale

documento saranno riportati sulla carta di identità rilasciata dal

Cerimoniale Diplomatico. Il passaporto di cui si inseriscono i dati

deve corrispondere alla nazionalità indicata nel campo Cittadinanza

principale. La voce Carta Identità è riservata ai cittadini italiani. Si

ricorda che il documento, dal momento dell’invio della richiesta, deve

essere valido almeno per i successivi 6 mesi; scadenze inferiori

impediscono l’inoltro della richiesta e quindi il rilascio della carta.

Tutti i dati da inserire concernenti il documento devono corrispondere

a quelli riportati sul documento stesso.

In possesso del visto In questo campo, i richiedenti di Paesi senza obbligo di visto devono

selezionare No, mentre i richiedenti di Paesi con obbligo di visto

devono selezionare Sì ed essere già in possesso (al momento della

compilazione della richiesta) dell’idoneo visto di ingresso rilasciato

dall’Ambasciata italiana competente. Il personale assunto localmente

deve selezionare No, e indicare nel campo Permesso di soggiorno la

voce Sì.

Permesso di soggiorno Campo riservato al personale assunto localmente: indicare se si è in

possesso del permesso oppure no; in quest’ultimo caso, specificarne

le ragioni nel campo Note.

17 17

Altro

Figura IV-7: Sezione Altro caso con cittadinanza principale diversa da italiana

Data arrivo in Italia (questo campo non è presente nel caso in cui la cittadinanza

principale indicata dal richiedente sia quella italiana) Indicare il

giorno in cui il richiedente è arrivato in Italia ad ogni titolo; se il

richiedente si trovava in territorio italiano già prima di essere assunto

per prestare servizio presso la Sede, indicare la data di ingresso in

Italia e nel campo Note specificare in quale modo aveva regolarizzato

la sua presenza (ad es. “in possesso di permesso di soggiorno per

lavoro subordinato rilasciato nel 2001”).

Inizio funzioni Indicare il giorno in cui il richiedente ha ufficialmente iniziato a

svolgere le proprie funzioni presso la Sede.

Data prevista cessazione (solo per le Organizzazioni internazionali) Indicare la scadenza del

contratto del richiedente; se si tratta di un contratto che sarà

sicuramente rinnovato o a tempo indeterminato, selezionare la voce

corrispondente.

Qualifica Indicare la qualifica ricoperta dal richiedente; tale qualifica verrà

stampata sulla carta di identità. La qualifica può essere scelta solo tra

18 18

quelle elencate nel menu; eventuali precisazioni o aggiunte potranno

essere segnalate nel campo Descrizione Mansioni affinché siano

riportate al momento della periodica compilazione della Lista

Diplomatica da parte del Cerimoniale Diplomatico.

Descrizione Mansioni Indicare brevemente le mansioni che verranno svolte, se queste non

risultano evidenti dalla qualifica scelta (ad esempio non è necessario

specificare per “Primo Segretario Affari Consolari” o “Direttore

esecutivo”, ma lo è per “Impiegato locale” o “Impiegato tecnico-

amministrativo” o “Addetto” o “Funzionario”). In questo campo

vanno inserite qualifiche particolari come “Autista”, “Segretaria”,

“Addetto alla sicurezza”, “Tecnico di laboratorio” e simili. La

compilazione di questo campo è obbligatoria per i richiedenti che

prestino servizio presso un’Organizzazione internazionale (ad es.

specificare le mansioni svolte da “Funzionario” o da “Impiegato”).

Posizione in lista Solo per il personale in servizio presso Ambasciate e Consolati e per

le qualifiche che compaiono nella Lista Diplomatica, indicare con un

numero la posizione gerarchica che il richiedente andrà ad occupare

in lista (es. “1” per l’Ambasciatore, “2” per il funzionario

immediatamente successivo nella scala gerarchica, e così via). Se il

sistema informatico rileva che la posizione specificata è già occupata,

il programma sposterà automaticamente tutti i nominativi di una

posizione. Questo campo non è obbligatorio per le Organizzazioni

internazionali; tuttavia, può esserne utile la compilazione solo per gli

alti dirigenti dell’Organizzazione.

Precedente Impiego Inserire una brevissima descrizione del precedente impiego del

richiedente

Avvicendamento

Per le Organizzazioni internazionali la sezione Avvicendamento non è obbligatoria, mentre lo è per

le Rappresentanze diplomatiche e consolari.

19 19

Figura IV-8: Sezione Avvicendamento

Posto nuova istituzione Indicare Sì se il richiedente ricoprirà un posto di nuova istituzione,

No se andrà a sostituire uno specifico funzionario. Se si seleziona No

si devono compilare i successivi tre campi della sezione

Avvicendamento. Si ricorda che l’istituzione di un nuovo posto è

possibile solo dopo aver chiesto e ottenuto il benestare del Ministero

degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale italiano.

Cognome/nome sostituito Indicare il nome del funzionario che ha cessato e viene sostituito.

Carta di identità num. Indicare il numero della carta di identità del funzionario che ha

cessato (è il numero a destra sulla carta, ad es: 1234/56789)

Carta restituita Indicare (Sì/No) se è già stata restituita al Cerimoniale Diplomatico di

questo Ministero la carta di identità del funzionario che ha cessato; in

caso negativo, specificare le ragioni nel campo Note. Indicare Sì se la

carta viene inviata al Cerimoniale Diplomatico contestualmente alla

richiesta di nuova carta; si raccomanda di menzionare la restituzione

della carta all’interno della Nota Verbale di richiesta e di allegare a

quest’ultima (in formato cartaceo) la carta scaduta.

Note

Figura IV-9: Sezione Note

20 20

Note Campo facoltativo per osservazioni e spiegazioni del richiedente.

Per i membri della Missione per cui è richiesto (ad es. impiegati

locali) è obbligatorio indicare in questo campo i dati relativi

all’iscrizione alle assicurazioni obbligatorie dell’Istituto Nazionale di

Previdenza Sociale (INPS) e dell’Istituto Nazionale per

l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro (INAIL) (v. Nota

Verbale n. 58927 del 06/02/2004 e sue successive modifiche e

integrazioni).

File allegati

File fototessera Allegare una fototessera a colori del richiedente in formato .jpeg; il

file deve avere come dimensioni massime 29 mm o 231 pixel

(larghezza) x 32 mm o 255 pixel (altezza) e un peso massimo di 100

Kb. Lo sfondo della foto deve essere tassativamente bianco, il viso

del richiedente ben visibile e in primo piano e la foto recente e di

buona qualità. Il file .jpeg allegato non deve presentare bordi bianchi,

poiché deve contenere solo il viso del richiedente (deve cioè essere

“ritagliato” intorno al viso). E’ indispensabile che l’immagine

risponda ai requisiti indicati dalla Polizia di Stato con l’allegato I alla

fine del presente manuale. Non saranno accettate foto non conformi a

tali requisiti.

File passaporto Allegare una scansione ben leggibile in formato .pdf e in scala di grigi

del documento i cui estremi sono stati già indicati nella precedente

sezione Passaporto o altro documento; il file deve avere un peso

massimo di 1 Mb e la risoluzione minore possibile che permetta

comunque una buona definizione dell’immagine e della foto

contenuta nel passaporto. La scansione deve contenere:

- copertina del passaporto (se necessaria per identificare il

passaporto come diplomatico o di servizio);

- generalità del richiedente;

21 21

- visto di ingresso, qualora il richiedente ne abbia necessità per

entrare in Italia;

- data di scadenza del passaporto.

File Nota Verbale Allegare una scansione ben leggibile in formato .pdf e in scala di grigi

o in bianco e nero della Nota Verbale firmata, timbrata e protocollata

con cui si richiede la carta di identità per la persona in questione; il

file deve avere un peso massimo di 500 Kb. E’ comunque necessario,

una volta inoltrata la richiesta di carta di identità tramite il programma

informatico, inviare all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico della

Repubblica la copia originale della Nota Verbale con cui si richiede

la carta di identità (e che deve corrispondere alla Nota Verbale

contenuta nel file allegato alla richiesta); in caso contrario, non sarà

possibile consegnare la carta emessa. Qualora si tratti di una richiesta

di rinnovo o di rilascio di prima carta per avvicendamento di

funzionari, nel testo della Nota Verbale di richiesta, a cui dovranno

essere allegate le carte da restituire, è necessario specificare quali

sono le carte allegate. In caso di richieste allegate per familiari, è

necessaria un’unica Nota Verbale da allegare al formulario, nella

quale siano indicati i dati di tutti i componenti del nucleo familiare

per cui si richiedono le carte. E’ possibile utilizzare un’unica Nota

Verbale, da allegare a ciascuno dei diversi formulari, per richiedere

contemporaneamente le carte a favore di più persone (ad es. più

funzionari della stessa Sede).

IV.1.2. Allegare i file

Per allegare i file è necessario cliccare su Seleziona (Figura IV-10) e successivamente su Sfoglia

(Figura IV-11).

22 22

Figura IV-10: Primo passo per l'inserimento dell'allegato

Figura IV-11: Secondo passo per l'inserimento dell'allegato

Una volta selezionato il file desiderato, è essenziale cliccare su Allega (Figura IV-12) per

permetterne il caricamento sul sito.

Figura IV-12: Terzo passo per l'inserimento dell'allegato

Figura IV-13: File allegato correttamente

Prima dell’invio della richiesta è possibile modificare (Figura IV-13) l’allegato o eliminarlo.

Attestazione autenticità dei documenti

Con l’invio della richiesta si attesta che tutti i dati riportati nel formulario corrispondono al

vero e che i documenti allegati sono autentici Barrare la casella

Figura IV-14: Checkbox di attestazione autenticità dei documenti

23 23

Salvataggio dei dati

Una volta completato il formulario, cliccare su Salva dati immediatamente dopo la sezione Files

Allegati.

Figura IV-15: Pulsante salva

N.B.

La richiesta sarà salvata ma non inviata al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica finché non

sarà l’utente Responsabile a farlo.

Figura IV-16: Pulsante salva con disponibilità di invio richiesta per utente responsabile

Richiesta per personale a contratto

Nel caso di richiesta di carta a favore del personale a contratto elencato nella Nota Verbale n. 58927

del 06/02/2004, è obbligatorio, al momento della spedizione della Nota Verbale relativa al

personale in questione o della sua consegna manuale, consegnare all’Ufficio II del Cerimoniale

24 24

Diplomatico copia dei documenti prescritti nella sopra citata Nota Verbale n. 58927 (e sue

successive modifiche e integrazioni).

IV.1.3. Richiesta (primo rilascio) per familiare convivente

La carta di identità (primo rilascio) per un familiare convivente può essere richiesta in due modi:

1. come richiesta allegata al momento dell’inserimento della richiesta di carta per il membro

della missione, cliccando in basso a sinistra su Allega richiesta per familiari prima di

inviare la richiesta relativa al capofamiglia; in tale caso, il pulsante Allega Richiesta per

Familiari compare solo dopo che la richiesta del membro della Missione è stata salvata.

Figura IV-17: Pulsante allega richiesta per Familiari

2. come richiesta indipendente tramite la voce Richiesta per familiare convivente.

Figura IV-18: Richiesta per familiare convivente

N.B.

La richiesta per familiare convivente potrà essere inoltrata soltanto se il familiare di riferimento è

già dotato di una carta d’identità attiva.

25 25

Si ricorda che per “familiare convivente” si intendono di regola il coniuge e i figli.

Per ottenere la carta di identità, il coniuge e i figli devono effettivamente vivere in Italia insieme al

titolare principale della carta; la richiesta di carta per i suddetti familiari deve essere contenuta in

una Nota Verbale.

I figli hanno diritto alla carta di identità, con le seguenti precisazioni:

- l’età massima per l’ottenimento della carta è determinato in base al principio di reciprocità;

- è necessario indicare nella Nota Verbale o in una dichiarazione allegata lo status dei figli

nati da una precedente unione del coniuge del titolare principale della carta e conviventi nel

nuovo nucleo familiare;

- è necessario indicare nella Nota Verbale o in una dichiarazione allegata lo status dei figli

adottivi e conviventi nel nuovo nucleo familiare.

Per una richiesta di carta di identità a favore di un familiare valgono, per quanto applicabili, le

stesse indicazioni fornite per i membri della Missione, con tre aggiunte:

Tipo Richiesta Indicare se il richiedente è coniuge o figlio del titolare principale di

carta di identità

N. Carta funzionario

di riferimento

Indicare il numero di carta di identità del capofamiglia (è il numero a

destra sulla carta, ad es.: 1234/56789) e cliccare su Controlla

Figura IV-19: Controllo cartellino funzionario di riferimento

26 26

Si attesta che il coniuge, figlio o familiare al seguito non svolge alcuna attività lavorativa ed è

a carico del titolare

Barrare la casella. Si ricorda che lo svolgimento di attività lavorativa

in Italia da parte di familiari conviventi (e come tali notificati) con un

membro della Rappresentanza o dell’Organizzazione non è permesso,

salvo qualora sia stato stipulato un apposito accordo bilaterale in

materia.

Figura IV-20: Sezione altro della richiesta per familiare

Connessione con la richiesta del capofamiglia

La situazione dei familiari è legata inscindibilmente alle vicende del capofamiglia, per cui le

richieste relative ai familiari dipendono necessariamente dal buon esito della pratica del

capofamiglia. Per tale ragione, se la richiesta per il familiare viene presentata successivamente a

quella per il capofamiglia, è necessario che quest’ultimo abbia già ricevuto la carta di identità per

poter rilasciare la carta al suo familiare (v. IV.1.3).

Nel caso di più richieste connesse tra loro e inserite contestualmente, ad esempio per un

capofamiglia con coniuge e figlio, può accadere che solo una delle richieste presenti qualche

irregolarità, mentre le altre sono corrette. In tal caso, le inesattezze in una richiesta bloccano anche

le richieste ad essa collegate.

Si possono perciò verificare, ad esempio, le seguenti situazioni:

- richiesta del capofamiglia irregolare, coniuge e figlio regolari: non potrà essere rilasciata la carta

né al capofamiglia, né ai familiari;

- richiesta del capofamiglia regolare, coniuge regolare, figlio irregolare.

27 27

L’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico segnalerà alla Sede, sotto forma di una richiesta di

modifiche, la situazione anomala; la Sede potrà allora operare in due modi alternativi tra loro (v.

X.4):

annullare tutte le richieste e ripresentarle definitivamente corrette;

annullare solo la richiesta relativa al figlio (per eventualmente ripresentarla in futuro) e far

proseguire l’iter di quelle concernenti capofamiglia e coniuge.

IV.1.4. Richiesta (primo rilascio) per personale al seguito

La carta di identità (primo rilascio) per personale al seguito può essere richiesta solo come richiesta

indipendente tramite la relativa voce. Per le altre tipologie di personale a contratto in servizio presso

una Rappresentanza o un’Organizzazione (qualora tali figure professionali siano ammesse tra le

qualifiche selezionabili) si deve richiedere la carta come “membro della Missione”.

Figura IV-21: Richiesta per personale al seguito

Per “personale al seguito” si intende il domestico privato di un membro della Missione, assunto

all’estero direttamente da quest’ultimo e giunto in Italia al seguito del suddetto membro come suo

collaboratore personale.

Per una richiesta di carta di identità a favore di questa categoria valgono, per quanto applicabili, le

stesse indicazioni fornite per i membri della Missione, con due aggiunte:

Tipo Richiesta Indicare se il richiedente è persona al seguito del membro della

Missione datore di lavoro

28 28

N. Carta funzionario

di riferimento

Indicare il numero di carta di identità del membro della Missione

datore di lavoro (è il numero a destra sulla carta, ad es.: 1234/56789)

e cliccare su Controlla

Figura IV-23: Controllo carta funzionario di riferimento

Note In questo campo è obbligatorio indicare (nei casi in cui sia previsto) i

dati relativi all’iscrizione alle assicurazioni obbligatorie dell’Istituto

Nazionale di Previdenza Sociale (INPS) e dell’Istituto Nazionale per

l’Assicurazione contro gli Infortuni sul Lavoro (INAIL) (v. Nota

Verbale n. 58927 del 06/02/2004 e sue successive modifiche e

integrazioni).

Figura IV-24: Campo Note

La situazione del personale al seguito è legata inscindibilmente alle vicende del datore di lavoro, per

cui le richieste relative a questa categoria in oggetto dipendono necessariamente dal buon esito della

pratica del datore di lavoro. Per tale ragione, dovendo la richiesta per il personale al seguito essere

29 29

presentata successivamente a quella per il datore di lavoro, è necessario che quest’ultimo abbia già

ricevuto la carta di identità per poter rilasciare la carta al suo domestico.

Le richieste di carta di identità per i familiari di una persona al seguito (non di un collaboratore

domestico locale, il quale non ha diritto alla carta per i propri familiari) seguono la normale

procedura prevista per i familiari di un membro della Missione, con gli opportuni adattamenti (v.

IV.1.3).


del 06/02/2004, è obbligatorio, al momento della spedizione o della consegna manuale della Nota

Verbale relativa al personale in questione all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico, allegare copia

dei documenti prescritti nella sopra citata Nota Verbale n. 58927 (e sue successive modifiche e

integrazioni).

IV.2. Richiesta di Rinnovo della carta

Tramite questa funzione è possibile richiedere il rinnovo della carta già posseduta e giunta (o

prossima a giungere) al termine della sua validità, sia per un membro della Missione che per un

familiare che per il personale domestico.

Si ricorda che la richiesta di rinnovo della carta deve pervenire nei 30 giorni precedenti alla data di

scadenza della carta da rinnovare. Trascorsi 30 giorni dalla scadenza della carta, non sarà più

possibile procedere al rinnovo diretto della stessa, né richiedere esenzioni per il suo titolare.

Si ricorda altresì che non sarà consegnata la carta di identità rinnovata se non sarà contestualmente

restituita la carta scaduta; qualora si tratti di avvicendamento, non sarà consegnata la carta al nuovo

richiedente se non sarà contestualmente restituita quella della persona che ha cessato dalle funzioni.

In ogni caso, la riconsegna delle carte scadute dovrà aver luogo al più tardi al momento del ritiro

della nuova carta di identità presso l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico. A questo proposito,

leggere attentamente il Capitolo XII - sulle modalità di consegna delle carte.

N.B.

Questa funzione deve essere utilizzata solo per il rinnovo di una carta scaduta e non deve essere

confusa con la richiesta di carta per cambio qualifica, smarrimento e furto (v. capitoli successivi).

30 30

N. Carta titolare Inserire il numero di carta di identità di colui che richiede il rinnovo del

documento (è il numero a destra sulla carta, ad es.: 1234/56789) e cliccare su

Carica dati

Figura IV-26: Controllo carta per Rinnovo

Procedere con il riempimento dei campi del formulario; le voci relative a dati non soggetti a

modifica risulteranno oscurate.

Note Qualora la persona avente diritto al rinnovo sia prossima alla cessazione dal

proprio incarico, in questo campo è obbligatorio indicare la presumibile data

di cessazione

Una volta completato il formulario, cliccare su Salva dati.

Questa procedura deve essere utilizzata anche per il rinnovo delle carte dei familiari conviventi e

del personale al seguito.

N.B.



31 31

IV.3. Richiesta carta per smarrimento o furto

Tramite questa funzione è possibile richiedere, a seguito di smarrimento o furto, una nuova carta di

identità identica a quella perduta o rubata, ossia un duplicato.

Nell’inserire la richiesta deve essere allegata la denuncia di furto o smarrimento alla scansione della

Nota Verbale (all’interno dello stesso file); devono, inoltre, essere nuovamente allegate una foto del

richiedente e la scansione del passaporto come nel caso di primo rilascio.

La denuncia in originale deve poi obbligatoriamente essere inviata o consegnata a mano insieme

alla Nota Verbale per il ritiro del duplicato.

N.B.

Questa funzione deve essere utilizzata solo per la richiesta di duplicato a seguito di smarrimento o

furto e non deve essere confusa con la richiesta di rinnovo della carta (v. IV.2).

N. Carta titolare Inserire il numero di carta di identità di colui che richiede il duplicato (è il

numero a destra sulla carta, ad es.: 1234/56789) e cliccare su Carica dati

Figura IV-28: Controllo dati della carta per Smarrimento o Furto

32 32

Procedere con il riempimento dei campi del formulario, nel caso ve ne siano di incompleti; le voci

relative a dati non soggetti a modifica risulteranno oscurate. Allegare infine la fototessera e le

scansioni del passaporto e della Nota Verbale.


La stessa procedura deve essere utilizzata anche per il rinnovo delle carte dei familiari conviventi,

del personale al seguito e dei collaboratori domestici locali.

N.B.



IV.4. Richiesta carta per Cambio qualifica

Tramite questa funzione è possibile chiedere una nuova carta di identità per un membro della

Missione la cui qualifica sia mutata. (ad es. da Primo Segretario a Consigliere, da Impiegato a

Funzionario, da Impiegato tecnico-amministrativo ad Addetto).

N.B.

Questa funzione deve essere utilizzata solo per il cambio di qualifica e non deve essere confusa con

la richiesta di rinnovo della carta (v. IV.2).

N. Carta titolare Inserire il numero di carta di identità di colui che richiede il nuovo


Carica dati

33 33

Figura IV-30: Controllo dati della carta per cambio qualifica

Procedere con il riempimento dei campi del formulario; le voci relative a dati non soggetti a

modifica risulteranno oscurate.

Note Qualora la persona avente diritto alla nuova carta per cambio qualifica sia

prossima alla cessazione dal proprio incarico, in questo campo è obbligatorio

indicare la presumibile data di cessazione


N.B.



IV.5. Richiesta carta per Cambio cognome

Tramite questa funzione è possibile chiedere una nuova carta di identità per un membro della

Missione che chieda la modifica del cognome che appare sulla carta di identità (ad esempio a

seguito di matrimonio o divorzio). Il nuovo cognome deve necessariamente corrispondere a quello

riportato sul passaporto che viene allegato in occasione dell’invio della richiesta.

34 34

N.B.

Questa funzione deve essere utilizzata solo quando il richiedente cambia il proprio cognome.

Questa tipologia di richiesta consente anche di inoltrare richieste per cambiare contestualmente il

cognome e la qualifica. Non è possibile utilizzare questa funzionalità per effettuare solo un cambio

qualifica. Qualora fosse necessario cambiare solo la qualifica utilizzare Richiesta Carta per

Cambio Qualifica (paragrafo IV.4).

N. Carta titolare Inserire il numero di carta di identità di colui che richiede il nuovo


Carica dati.

Figura IV-32: Controllo dati della carta per cambio cognome

Subito dopo il caricamento dei dati tra tutti i campi modificabili sarà possibile aggiornare il

Cognome e la Qualifica. Se nel compilare la richiesta il cognome non viene modificato,

l’applicazione presenterà un messaggio d’errore che ne impedirà il salvataggio.

35 35

Figura IV-33: Messaggio d’errore relativo al mancato cambiamento del cognome

Una volta completato il formulario in tutte le sue parti, cliccare su Salva dati.

N.B.



36 36

Capitolo V - Gestione delle richieste

Questa è la funzione con cui inviare ed eventualmente re-inviare le richieste di carte di identità

all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico.

Figura V-1: Gestione richieste

Le operazioni di invio sono ammesse solo nel caso in cui il collegamento sia effettuato dall’utente

Responsabile.

Tramite questa funzione è anche possibile per entrambi gli utenti correggere o eliminare le richieste

inserite ma non ancora inviate, oppure semplicemente controllare le richieste inserite, sia

sinteticamente attraverso una lista, sia in forma completa scheda per scheda.

Dopo aver selezionato il link Gestione richieste compare una pagina dove viene presentato l’elenco

delle richieste suddiviso in base al loro status.

37 37

Figura V-2: Pagina Gestione Richieste

Dal link Richieste da Modificare comparirà l’elenco di tutte le richieste per le quali il Ministero ha

chiesto una rettifica.

Dal link Richieste da Inviare si accede all’elenco di tutte le richieste che sono state o salvate o

modificate a seguito di una richiesta modifiche.

Dal link Richieste Inviate si accede all’elenco delle richieste che sono state inviate al Ministero.

Dal link Richieste Concluse si accede all’elenco delle richieste evase dal Ministero (sia quelle

approvate che quelle respinte).

V.1. Lista delle richieste

La schermata riporta l’elenco delle richieste che si ottiene cliccando su Richieste da Modificare.

Figura V-3: Lista Richieste da Modificare

38 38

V.1.1. Descrizione dei campi della lista delle richieste

Numero Richiesta numero univoco attribuito dal programma al momento della

memorizzazione della richiesta inserita

Tipo tipo di richiesta (es. nuova, rinnovo, cambio qualifica)

Data Inserimento data attribuita dal programma al momento della memorizzazione

della richiesta.

Data Invio data attribuita dal programma al momento della trasmissione

della richiesta al Cerimoniale Diplomatico da parte dell’utente

Responsabile

Cognome cognome del richiedente. Nel caso di richieste per familiari al seguito,

collaboratore domestico locale e personale al seguito il cognome del

richiedente è seguito dal cognome del funzionario di riferimento tra

parentesi.

Stato Invio stato di trasmissione della richiesta

Stato Pratica lo stato di lavorazione della pratica di richiesta di carta di identità già

inviata all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico

Note MAECI contiene le informazioni relative alla richiesta in oggetto, se inserite

dall’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico

V.1.2. Descrizione dei tasti

Effettua Ricerca seleziona ed elenca le richieste in base ai criteri inseriti nei campi di ricerca

Apri permette di visualizzare la scheda di richiesta, così come è stata salvata

Nota permette di visualizzare il contenuto della nota

Indietro riporta alla maschera precedente

39 39

V.1.3. Descrizione delle sigle

I (Inviata) Richiesta inviata all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico

M (Modificata) Richiesta modificata a seguito delle indicazioni fornite dall’Ufficio II

del Cerimoniale Diplomatico tramite la Nota MAECI e non ancora

re-inviata

RI (Re-inviata) Richiesta modificata e re-inviata all’Ufficio II del Cerimoniale

Diplomatico

L (In lavorazione) Richiesta all’esame dell’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico

RM (Richiesta Modifiche) Richiesta che presenta irregolarità sanabili, in relazione alle quali sono

state richieste modifiche da parte dell’Ufficio II del Cerimoniale

Diplomatico con la Nota MAECI

R (Respinta) Richiesta respinta dall’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico per

irregolarità non sanabili

P (Pronta) Carta di identità pronta per essere ritirata presso l’Ufficio II del

Cerimoniale Diplomatico negli orari di ricevimento del pubblico. La

carta viene indicata come Pronta (P) solo quando l’Ufficio II riceve la

Nota Verbale cartacea corrispondente.

V.1.4. Ricercare una richiesta

Per effettuare una ricerca specifica, cliccare su Effettua ricerca. Comparirà una maschera di ricerca

con campi da riempire a seconda delle esigenze. Se i campi non vengono riempiti, la lista delle

richieste non compare; spuntando la casella Tutte sarà visualizzata la lista di tutte le richieste

inserite dall’inizio dell’anno. E’ possibile combinare tra loro i vari criteri di ricerca riempiendo i

relativi campi e ottenendo così liste più specifiche.

40 40

Figura V-4: Campi di impostazione ricerca

Per individuare una richiesta specifica:

inserire nel campo Numero Richiesta solo la parte numerica dell’identificativo della

richiesta (es. 45 e non XXX/AMQ/2007/45) e cliccare sul tasto Ricerca; nella lista

comparirà solo la richiesta con tale numero.

Per individuare le richieste inserite in un certo periodo:

inserire nei campi da - a della Data Richiesta le date dell’intervallo temporale (es. da

20/05/2007 a 25/05/2007) e cliccare sul tasto Ricerca; nella lista compariranno solo le

richieste inserite in quell’intervallo di data.

Per individuare le richieste inviate in un certo periodo:

inserire nei campi da - a della Data Invio le date dell’intervallo temporale (es. da

20/06/2007 a 25/06/2007) e cliccare sul tasto Ricerca; nella lista compariranno solo le

richieste inviate in quell’intervallo di data.

Per individuare le richieste associate a un determinato utente:

per ricercare la richiesta associata ad un richiedente è possibile utilizzare il campo Cognome

e cliccare sul tasto Ricerca

Per individuare le richieste in base allo stato d’invio all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico:

Valorizzare il campo Stato Invio con una tra queste possibilità:

-Inviata (e cliccare Ricerca): comparirà la lista delle richieste inviate;

41 41

-Re-Inviata (e cliccare Ricerca): comparirà la lista delle richieste re-inviate all’Ufficio II

del Cerimoniale Diplomatico;

N.B.

Ogni richiesta, una volta inserita, può essere verificata, modificata o eliminata. Una volta trasmessa

all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico non potrà più essere modificata o eliminata.

42 42

Capitolo VI - Verificare, Modificare, Eliminare, Trasmettere una

richiesta

Nella maschera Gestione Richieste cliccare su Apri (vedi Figura V-3) nella scheda che si vuol

verificare, e compare la seguente schermata al termine della schermata di visualizzazione.

Figura VI-1: Pulsanti di gestione

VI.1. Descrizione dei tasti

Salva dati salva la modifica in caso di correzioni

Elimina cancella definitivamente la richiesta

Indietro ritorna alla maschera precedente

Invio Richiesta trasmette telematicamente la richiesta all’Ufficio II

del Cerimoniale Diplomatico (solo per l’utente Responsabile)

VI.2. Verificare una richiesta

Verificare la correttezza dei dati inseriti

Premere il tasto Indietro per ritornare alla lista delle richieste

VI.3. Modificare una richiesta

Portare il cursore sul campo da correggere

Modificare il dato inserito

Premere il tasto Salva dati per memorizzare la modifica

Premere il tasto Indietro per ritornare alla lista

43 43

La modifica della scheda non è possibile dopo l’invio della richiesta all’Ufficio II del Cerimoniale

Diplomatico

N.B.

Premendo il tasto Indietro senza salvare, si ritorna alla lista senza aver modificato la scheda.

VI.4. Eliminare una richiesta

Premere il tasto Elimina e la scheda viene cancellata definitivamente.

L’eliminazione della scheda non è possibile dopo l’invio della richiesta all’Ufficio II del

Cerimoniale Diplomatico. E’ tuttavia possibile eliminare una richiesta quando questa è negli stati

RM (Richiesta Modifiche) o R (Respinta).

VI.5. Trasmettere una richiesta

Il tasto Invia Richiesta è abilitato solo per l’utente Responsabile, altrimenti risulta disabilitato.

Visualizzare le richieste (anche tramite il campo di ricerca Salvata) in cui il campo Stato Invio

risulti vuoto.

Premere il tasto Invia Richiesta per trasmettere la scheda all’Ufficio II del Cerimoniale

Diplomatico.

La trasmissione della richiesta può essere compiuta una sola volta.

N.B.

Qualora si verificasse la necessità di annullare una richiesta già trasmessa, è necessario innanzitutto

contattare l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico e successivamente inviare una Nota Verbale,

indicando le ragioni dell’annullamento. Sarà compito dell’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico,

al ricevimento della comunicazione, provvedere ad annullare telematicamente la richiesta.

44 44

Capitolo VII - Richieste presentate dalle Missioni straniere presso le

Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma, dal World Food

Programme e dall’UNOPS

La seguente procedura si applica solo alle richieste presentate dalle Missioni straniere presso le

Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma, dal World Food Programme (WFP/PAM) e

dall’UNOPS; le altre Organizzazioni internazionali seguono la normale procedura prevista per tutte

le altre Sedi. La Nota Verbale cartacea, gli altri eventuali documenti cartacei e le carte di identità

scadute dovranno continuare ad essere inviati dalle Missioni straniere presso le Organizzazioni delle

Nazioni Unite a Roma alla FAO (e non al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica); anche il

ritiro delle carte di identità emesse seguirà la consueta procedura per il tramite della FAO.

VII.1. Invio della richiesta alla FAO

Le richieste formulate dalle Missioni straniere presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a

Roma, dal World Food Programme (WFP/PAM) e dall’UNOPS devono essere compilate in base ai

normali criteri esposti nel presente manuale. Tuttavia, esse non giungeranno direttamente

all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico, bensì transiteranno per il competente ufficio della FAO,

che, dopo averle vagliate, le trasmetterà definitivamente al Cerimoniale Diplomatico.

Per questa ragione, una volta inviata la richiesta comparirà, nella lista di riepilogo, la sigla IF

(Inviata FAO), che contraddistingue le richieste spedite ma non ancora esaminate dalla FAO.

Qualora quest’ultima riscontrasse nella richiesta irregolarità sanabili, provvederà a chiederne,

tramite il campo note all’uopo inserito, la modifica. Se le irregolarità riscontrate fossero non

sanabili la FAO tramite il suddetto campo inviterà la sede richiedente ad eliminare la richiesta Lo

stato pratica in entrambi i casi sarà RF (Richiesta modifiche FAO).

Se la richiesta viene valutata favorevolmente dalla FAO, quest’ultima procederà all’invio finale

all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico; lo stato di invio in questo caso passa da IF (inviata

FAO) a I (Inviata).

Una volta presa in carico la richiesta dal Ministero Affari Esteri le eventuali correzioni delle

irregolarità sanabili saranno concordate direttamente tra il Cerimoniale Diplomatico e la Sede

inviante mediante l’apposito campo Note, senza bisogno che la FAO funga da tramite.

45 45

Qualunque richiesta di carta di identità da parte delle citate Sedi seguirà la procedura indicata.

N.B.

Né il World Food Programme, né le Missioni straniere presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite

a Roma, né l’UNOPS hanno l’obbligo di allegare la Nota Verbale relativa al richiedente; essa,

infatti, sarà redatta e allegata al formulario direttamente dalla FAO.

VII.2. Ruolo e funzioni della FAO

Al momento dell’accesso all’applicazione, l’utente FAO visualizzerà la seguente schermata

Figura VII-1: Funzionalità a disposizione della FAO

in cui compare la voce Gestione Richieste Tramite FAO, cliccando sulla quale si accede all’elenco

delle richieste separate per tipologia di sede richiedente (Figura VII-2).

46 46

Figura VII-2: Gestione richieste tramite FAO

La prima delle due voci presenti nella pagina conduce alla lista delle richieste del PAM e

dell’UNOPS divise in base allo stato in cui esse si trovano, mentre la seconda consente di accedere

alle richieste provenienti dalle Rappresentanze presso la FAO.

Cliccando su Richieste da Inviare al MAECI compariranno le richieste inviate dalle Missioni

straniere presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma, dal PAM e dall’UNOPS e non

ancora trasmesse al Cerimoniale Diplomatico.

Ogni richiesta con stato di invio IF (Inviata FAO) deve essere aperta (Apri), esaminata per

verificare l’eventuale presenza di irregolarità e, nel caso risulti corretta, deve essere trasmessa

all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico cliccando sul tasto Invia richiesta al MAECI (l’invio è

sempre demandato all’utente Responsabile); in tal modo la richiesta sarà inviata ufficialmente al

Cerimoniale Diplomatico.

Figura VII-3: Pulsanti per la gestione delle richieste provenienti da PAM e dalle Rappresentanze straniere

presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma

47 47

Qualora nella richiesta fossero riscontrate irregolarità sanabili, l’utente FAO deve richiedere la

modifica (Richiedi Modifiche) e nel campo note (Nota per sede richiedente) (Figura VII-4)

invitare la sede ad effettuare la correzione. Se le irregolarità sono non sanabili il campo suddetto

può essere utilizzato per invitare la sede ad eliminare la richiesta..

Figura VII-4: Casella di testo per comunicazioni alla sede richiedente

I pulsanti che consentono la gestione delle richieste sono collocati nella parte finale della pagina di

visualizzazione della pratica (Figura VII-3).

48 48

Capitolo VIII - Richieste per il tramite della Rappresentanza

Permanente d’Italia presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a

Roma

Questo capitolo riguarda solo FAO, IFAD, PAM/WFP, Bioversity International, UNOPS, le

Missioni straniere presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma e la Rappresentanza

Permanente d’Italia presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma.

La Rappresentanza Permanente d’Italia presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma si

comporta, per le proprie richieste di carte di identità, come una qualsiasi Missione straniera presso

le Organizzazioni delle Nazioni Unite.

Poiché tuttavia riveste anche il ruolo di interlocutore istituzionale e diplomatico, nei confronti dello

Stato italiano, delle suddette Missioni straniere e delle suddette Organizzazioni, è in grado di

visualizzare tutte le richieste inviate all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico da FAO, IFAD,

PAM/WFP, Bioversity International, UNOPS e da tutte le Missioni straniere presso le

Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma. In tal modo, non sarà necessario per le Missioni e per

le cinque Organizzazioni citate inoltrare alla Rappresentanza italiana la copia cartacea della

richiesta di carta di identità, poiché tale passaggio viene svolto in maniera telematica.

Per accedere a questa funzione, la Rappresentanza italiana dovrà cliccare su Richieste tramite

Rappresentanza Permanente d’Italia nel proprio Menu Carte di identità.

49 49

Figura VIII-1: Link per visualizzazione altre richieste

Dopo aver selezionato la voce evidenziata nella precedente figura, apparirà una schermata che

mostrerà tutte le richieste provenienti da FAO, IFAD, PAM, Bioversity international, UNOPS e da

tutte le Missioni straniere presso le Organizzazioni delle Nazioni Unite a Roma indipendentemente

dal loro stato invio. Le richieste potranno essere visualizzate cliccando su Apri.

Figura VIII-2: Lista richieste visualizzabili dalla Rappresentanza italiana

L’utenza della Rappresentanza Permanente d’Italia presso la FAO dispone anche di un’altra

funzionalità, raggiungibile con il link Consultazione Schede Personali, che si trova in fondo alla

schermata (Figura VIII-1). Cliccando su tale link si apre un pannello che consente di cercare le

50 50

schede del personale in servizio o presso una delle Organizzazioni Internazionali con sede a Roma

(FAO, IFAD, PAM/WFP, Bioversity International, UNOPS, IDLO), oppure in una Rappresentanza

(inclusa quella italiana) presso una di queste Organizzazioni.

Figura VIII-3: Consultazione Schede Personali

Valorizzando opportunamente i criteri di ricerca, e cliccando su Ricerca, si ottiene una lista di nomi

con le informazioni sulla sede, sul tipo di legame che lo unisce al membro della Missione o

dell’Organizzazione, il grado, il numero di carta, lo stato della carta e la relativa data di scadenza.

Figura VIII-4: Lista delle Schede personali

51 51

Cliccando sul link Apri relativo ad un qualsiasi elemento della lista, è possibile consultare in

dettaglio la scheda che si riferisce a quell’elemento.

52 52

Capitolo IX - Richieste presentate dalle Ambasciate straniere presso la

Santa Sede

La seguente procedura si applica solo alle richieste presentate dalle Ambasciate straniere presso la

Santa Sede. La Nota Verbale cartacea, gli altri eventuali documenti cartacei e le carte di identità

scadute dovranno continuare ad essere inviati dalle Ambasciate straniere all’Ambasciata italiana

presso la Santa Sede (e non al Cerimoniale Diplomatico della Repubblica); anche il ritiro delle carte

di identità emesse seguirà la consueta procedura per il tramite dell’Ambasciata italiana presso la

Santa Sede.

IX.1. Invio della richiesta all’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede

Le richieste formulate dalle Ambasciate straniere presso la Santa Sede devono essere compilate in

base ai normali criteri esposti nel presente manuale. Tuttavia, esse non giungeranno direttamente

all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico, bensì transiteranno per l’Ambasciata d’Italia presso la

Santa Sede, che, dopo averle vagliate, le trasmetterà definitivamente al Cerimoniale Diplomatico.

Per questa ragione, una volta inviata la richiesta comparirà, nella lista di riepilogo, la sigla IS

(Inviata Santa Sede), che contraddistingue le richieste spedite ma non ancora esaminate dalla

dall’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede. Qualora quest’ultima riscontrasse nella richiesta

irregolarità sanabili, provvederà ad invitare la sede richiedente, tramite il pulsante Richiedi

Modifiche, ad effettuare le correzioni segnalate nel campo note. Per le irregolarità non sanabili si

inviterà la Sede, sempre attraverso il suddetto campo, ad eliminare la richiesta. In entrambi i casi lo

stato pratica sarà RS (Richiesta modifiche Santa Sede).

Se la richiesta viene valutata favorevolmente dall’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede,

quest’ultima procederà all’invio finale all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico; lo stato di invio

in questo caso passa da IS (inviata Santa Sede) a I (Inviata).

In caso di irregolarità sanabili che riguardino richieste già prese in carico dal Cerimoniale

Diplomatico, le modifiche saranno evidenziate e concordate direttamente tra il Cerimoniale

Diplomatico stesso e la Sede inviante mediante l’apposito campo Note, senza bisogno che

l’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede funga da tramite.

Qualunque richiesta di carta di identità da parte delle citate Sedi seguirà la procedura indicata.

53 53

IX.2. Ruolo e funzioni dell’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede

Al momento dell’accesso all’applicazione, l’utente responsabile dell’Ambasciata d’Italia presso la

Santa Sede visualizzerà la seguente schermata.

Figura IX-1: Funzionalità a disposizione del Responsabile dell’Ambasciata d’Italia presso la Santa Sede

in cui compare la voce Richieste Tramite Ambasciata d’Italia c/o SS, cliccando sulla quale si accede

all’elenco dei possibili stati in cui le richieste possono trovarsi.

Figura IX-2: Elenco stati in cui possono trovarsi le richieste provenienti dalle Ambasciate presso la Santa Sede

54 54

Cliccando sulla voce Richieste da Inviare al MAECI si accede alla pagina delle richieste inviate

dalle Ambasciate straniere presso le Santa Sede e non ancora trasmesse al Cerimoniale

Diplomatico.

Ogni richiesta con stato di invio IS (Inviata SS) deve essere aperta (Apri) ed esaminata per

verificare l’eventuale presenza di irregolarità.

Figura IX-3: Elenco delle richieste provenienti dalle Ambasciate presso la Santa Sede

Nel caso la richiesta risultasse corretta è necessario selezionare la casella Controllata e trasmetterla

all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico cliccando sul tasto Invia richiesta al MAECI (l’invio è

sempre demandato all’utente Responsabile) (Figura IX-4); in tal modo la richiesta sarà inviata

ufficialmente al Cerimoniale Diplomatico.

Qualora nella richiesta fossero riscontrate irregolarità sanabili, l’operatore dell’Ambasciata d’Italia

presso la Santa Sede deve richiedere la modifica (Richiedi Modifiche) e nel campo note (Nota per

sede richiedente) (Figura VII-4) invitare la Sede ad effettuare la correzione.

Qualora nella richiesta fossero riscontrate irregolarità non sanabili, l’utente responsabile potrà

richiedere alla sede inviante tramite il pulsante Richiedi Modifiche l’eliminazione della stessa.

I pulsanti che consentono la gestione delle richieste sono collocati nella parte finale della pagina di

visualizzazione della pratica.

Le richieste devono essere inoltrate al Cerimoniale Diplomatico dall’Ambasciata d’Italia presso la

Santa Sede solo dopo che l’Ambasciata stessa abbia acquisito la conferma dell’accreditamento del

funzionario da parte della Segreteria di Stato vaticana.

Una volta che la richiesta è stata inviata, l’utente responsabile dell’Ambasciata d’Italia presso la

Santa Sede e gli utenti dell’Ambasciata richiedente non potranno più modificarla.

55 55

Figura IX-4: Pulsanti per la gestione delle richieste provenienti dalle Ambasciate straniere presso la Santa Sede

56 56

Capitolo X - Richieste di modifiche da parte del Cerimoniale

Diplomatico

Poiché la richiesta, una volta inviata, diviene non modificabile, è stato previsto che, in presenza di

difetti sanabili rilevati dall’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico (es. piccole correzioni o

integrazioni), lo stesso Ufficio la possa restituire on-line alla Sede richiedente con una nota,

piuttosto che respingerla.

X.1. Modificare una richiesta dietro indicazioni del Cerimoniale Diplomatico

Nella lista della maschera Gestione Richieste cliccare su Nota per la richiesta che presenta la sigla

RM nello Stato Pratica e compare la seguente maschera:

Figura X-1: Richiesta con stato pratica RM

Modificare i dati inseriti secondo le indicazioni fornite dall’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico

con la Nota MAECI.

Figura X-2: Popup di notifica di errore sanabile

Premere il tasto Salva dati per memorizzare la modifica.

Premere il tasto Indietro per ritornare alla lista delle richieste.

57 57

X.2. Ritrasmettere una richiesta

Poiché il salvataggio delle modifiche trasforma la richiesta da inviata a appena inserita, di

conseguenza vengono annullati i precedenti Stato Invio, Data Invio e Stato Pratica.

E’ necessario quindi trasmettere nuovamente la richiesta modificata.

Solo l’utente Responsabile può ritrasmettere la richiesta modificata dall’operatore, premendo il

tasto Re-Invia Richiesta.

Figura X-3: Richiesta Re-Inviata

X.3. Eliminare una richiesta

Poiché il salvataggio delle modifiche ha trasformato la richiesta in una appena inserita, è possibile

eliminarla come se non fosse mai stata precedentemente trasmessa.

Premere il tasto Elimina per cancellare definitivamente la richiesta.

L’eliminazione della richiesta non è più consentita dopo il suo re-invio all’Ufficio II del

Cerimoniale Diplomatico.

58 58

X.4. Modifiche di richieste connesse tra loro (familiari e personale domestico)

Quando due o più richieste sono connesse tra loro (v. IV.1.3.1 e IV.1.4), le irregolarità presenti in

una di esse impediscono il rilascio anche di tutte le carte di identità collegate (ad es. familiari a

carico e personale domestico). Per tale ragione, qualora l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico

indichi con una Nota MAECI la necessità di una modifica per una richiesta, la Sede potrà

modificare tale richiesta nel senso suggerito o eliminare la richiesta irregolare (per poi

eventualmente ripresentarla in seguito corretta), così da far procedere l’iter delle altre richieste

collegate. Ciò ovviamente non vale se la richiesta irregolare è quella del capofamiglia o del datore

di lavoro, poiché in questo caso la situazione irregolare del capofamiglia o del datore di lavoro

impedisce il rilascio di qualsiasi carta collegata.

Se ad esempio vengono presentate una richiesta per un membro della Missione e una (con

irregolarità) per il suo coniuge, dopo aver ricevuto le indicazioni di modifiche da parte del

Cerimoniale Diplomatico la Sede potrà agire in due modi alternativi:

- aprire la richiesta del capofamiglia, poi aprire la richiesta del coniuge e cliccare su Elimina,

poi cliccare su Salva dati nella richiesta del capofamiglia e infine ritrasmettere la richiesta

del capofamiglia all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico; la richiesta per il coniuge potrà

essere ripresentata in seguito (corretta) quale richiesta autonoma (cioè non allegata), ma nel

frattempo la pratica del capofamiglia potrà andare avanti senza ritardo;

oppure

- modificare la richiesta del coniuge, cliccare su Salva dati, poi cliccare su Salva dati nella

richiesta del capofamiglia e infine ritrasmettere il tutto all’Ufficio II del Cerimoniale

Diplomatico.

Queste indicazioni valgono anche per le richieste di carta per personale al seguito (allegate alla

richiesta del datore di lavoro) e per le richieste per i familiari di tale categoria allegate a quelle del

capofamiglia.

59 59

Capitolo XI - Carte di identità in scadenza

Nella pagina Carte di identità in scadenza l’utente ha la possibilità di visualizzare la lista dei titolari

delle carte di identità che scadranno nei 30 giorni successivi al momento dell’apertura della pagina.

La pagina delle carte in scadenza è raggiungibile sia attraverso il riferimento inserito nella home

page che riporta il numero delle carte in scadenza, sia attraverso il link Visualizza carte in

scadenza presente nel Menù Carte di identità.

Figura XI-1: Visualizza carte in scadenza

I dati presenti in lista sono:

Sede di appartenenza del titolare della Carta di identità

Cognome e Nome del titolare della Carta di identità

Numero della Carta di identità

Data di scadenza

Giorni che mancano alla scadenza

L’ultima colonna della lista riporta per ogni riga il pulsante Rinnova, attraverso il quale l’utente ha

la possibilità di accedere alla pagina di rinnovo carta con i campi precompilati relativi al numero di

carta selezionato.

60 60

Figura XI-2: Lista carte in scadenza

La lista è ordinabile secondo qualsiasi colonna, cliccando sull’intestazione di una colonna la lista

sarà ordinata secondo il criterio corrispondente.

Infine è possibile stampare la lista delle carte in scadenza attraverso l’apposito pulsante Stampa

Lista, visibile in figura XI-1, che produrrà un file pdf contenente le medesime informazioni

visualizzate nella pagina.

61 61

Capitolo XII - Ritiro delle carte di identità

Per ragioni di sicurezza e di verifica dell’autenticità delle richieste, è obbligatoria la consegna

all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico della Nota Verbale in formato cartaceo con cui la Sede

richiede il rilascio della carta di identità. La Nota Verbale deve essere la stessa la cui scansione è

stata allegata al formulario elettronico.

In assenza della copia cartacea della Nota Verbale, non sarà possibile all’Ufficio II del Cerimoniale

Diplomatico consegnare la carta di identità.

La carta di identità viene indicata come Pronta (P) per essere ritirata solo quando l’Ufficio II riceve

la Nota Verbale cartacea corrispondente.

E’ preferibile utilizzare un’unica Nota Verbale per richiedere contemporaneamente le carte a favore

di più persone (ad es. funzionario e membri della famiglia, oppure più funzionari della stessa Sede).

La Nota Verbale potrà essere:

- spedita per posta all’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico in ogni momento;

- portata a mano all’Ufficio Accettazione del Ministero degli Affari Esteri e della

Cooperazione Internazionale.

In ogni caso, la riconsegna delle carte dovrà aver luogo al più tardi al momento del ritiro della

nuova carta di identità presso l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico.

Nel plico contenente la Nota Verbale dovrà essere presente la carta scaduta del membro della

Missione (in caso di rinnovo); qualora si tratti di avvicendamento di personale, nel plico dovrà

essere presente la carta della persona che ha cessato dalle funzioni. Nel testo della Nota Verbale a

cui sono allegate le carte da restituire è necessario specificare quali sono le carte allegate.

Il personale dell’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico procederà al rilascio delle carte solo dopo

aver verificato l’esatta coincidenza della Nota Verbale cartacea con quella raffigurata nella

scansione allegata al formulario elettronico.


del 06/02/2004, è obbligatorio, al momento della spedizione della Nota Verbale relativa al

personale in questione o della sua consegna manuale, consegnare all’Ufficio II del Cerimoniale

Diplomatico copia dei documenti prescritti nella sopra citata Nota Verbale n. 58927 (e sue

successive modifiche e integrazioni).

62 62

Le carte di identità potranno essere ritirate presso l’Ufficio II del Cerimoniale Diplomatico

della Repubblica esclusivamente ogni martedì e venerdì, dalle ore 11 alle ore 12.30, e solo da

personale titolare di una carta di identità rilasciata dal Ministero degli Affari Esteri e della

Cooperazione Internazionale.

63 63

Tabella A - Corrispondenze delle lettere con segni diacritici

Per esigenze di tipo informatico, la maggior parte delle lettere con segni diacritici non possono

essere inserite come tali nei campi “Cognome” e “Nome”, bensì devono essere trasformate nella

lettera corrispondente priva di segno diacritico.

Le seguenti vocali accentate

à è é ì ò ù

A’ E’ E’ I’ O’ U’

non sono comprese nella tabella sottostante e possono essere normalmente utilizzate (essendo di uso

comune nella lingua italiana) anche per i nomi stranieri, purchè compaiano solo come ultima lettera

della parola. Perciò SI Bollè o Liberté; NO invece Frère (diventa Frere) o Etrangère (diventa

Etrangere)

La seguente tabella riporta le corrispondenze di alcune delle lettere con segni diacritici più diffuse;

per le lettere che non sono state ricomprese nella tabella deve essere seguito lo stesso principio di

semplificazione, ossia l’eliminazione del solo segno diacritico.

Lettera con segno

diacritico

Deve essere

riportata così

á a

â a

ä a

å a

æ ae

Á A

Â A

Ä A

Å A

Æ AE

64 64

ç c

Ç c

ê e

ë e

Ë E

Ê E

í i

î i

ï i

Î I

Í I

Ï I

ł l

Ł L

ñ n

Ñ N

ø o

ô o

ö o

œ oe

Ø o

Ô O

Ö O

Œ OE

ş s

Ş S

Ú U

Û U

Ü U

ú u

û u

ü u

65 65

Allegato I – Formato immagini da inviare

Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione …alle ore 12.30, e solo da personale titolare...

Documents

Transcript of Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione …alle ore 12.30, e solo da personale titolare...