Micro organizzazione

Le fasi del progetto:i processi amministrativi

START UP

AVVIO

Formalizzazione risultati attesi

Costituzione gruppo di progetto

Formazione risorse coinvolte

Gantt di progetto Piano di

comunicazione interna

RILEVAZIONESTATO

CORRENTE

DIAGNOSI

Analisi dei processi e dei ruoli

Coinvolgimento degli attori organizzativi

Reperimento e analisi di dati quantitativi di processo

Evidenza dei processi da migliorare

DEFINIZIONENUOVA

ORGANIZ-ZAZIONE

SOLUZIONE

Composizione della matrice funzioni- processi

Eventuali modifiche alla macro organizzazione

Definizione della micro organizzazione

Comunicazione e validazione dei risultati ottenuti

IMPLEMEN-TAZIONE

AZIONE

Varo di gruppi di lavoro interni alle strutture per migliorare i processi ed applicare la nuova organizzazione

Monitoraggio da parte della Direzione Amministrativa sulle azioni di miglioramento e sui risultati ottenuti

Linee operative

Macroanalisi organizzativa delle strutture dell’Ateneo dal punto di vista amministrativo

Ricostruzione e rappresentazione dell’organizzazione per processi

Microanalisi organizzativa

Analisi dei ruoli/posizioni/competenze

Prima linea operativa: la mappatura dei processi

La prima attività svolta è stata la mappatura dei

processi attraverso un lavoro di concerto con i responsabili delle unità

organizzative che ha

permesso di individuare i processi e la loro articolazione.

Prima linea operativa: la mappatura dei processi

Nel nostro Ateneo sono stati individuati 2 processi primari, che creano valore aggiunto per il cliente e 17 processi di supporto. La matrice (incrocio tra processi e unità organizzative interessate) è stata articolata in diversi livelli: processi/sottoprocessi/fasi/macroattività

area/ripartizione/unità organizzativa coinvolta

per garantire il massimo livello di dettaglio nell’analisi.

Seconda linea operativa: la mircoorganizzazione, l’individuazione dei profili

Successivamente alla mappatura dei processi, sempre attraverso un colloquio con i responsabili delle unità organizzative, sono stati individuati i profili professionali – ruoli professionali per i quali dovranno successivamente essere definiti i profili di competenza

Struttura organizzativa

DIREZIONEAMMINISTRATIVA

UfficioSanità

UfficioSupporto NdV

UfficioLegale

UfficioOrgani Collegiali e

Protocollo

UfficioStatistica

Liaison Office

AreaAmministrativa

AreaEconomico-Finanziaria

RipartizioneServizio Tecnico

RipartizioneDidattica

RipartizioneServizi agli

Studenti

AreaInformatica

UfficioSegreteria del

Rettore

Ufficio StampaPR

Manager d’Ateneo

JobCentre

Ripartizione Biblioteche

UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI FERRARAMicro organizzazione

Staff Direttore Amministrativo

Resp. UfficioSanità

Resp. UfficioLegale

Resp. UfficioOrgani Collegiali

Resp. UfficioStatistica e

Supporto NDV

Addetto Strutture

Sanità

AddettoStatistica

e Supporto NDV

Addetto Organi collegiali

Addetto Ufficio Legale

Ufficio Sanità

Attivazione e gestione dei rapporti di lavoro convenzionatiConvenzioni AUSL per didattica e specializzandiGestione relazioni Azienda OspedalieraGestione relazioni Assessorato Regionale Sanità

Ufficio Statistica e Supporto NdV

Supporto per elaborazione e analisidati statisticiSupporto alle attività istituzionali del NdVCoordinamento progetti per costituzione banche dati e sistemi di valutazione d’Ateneo(Data warehouse e Good Practice)

Ufficio Organi Collegiali

Gestione organi accademici e statutariCura delle procedure elettorali statutarieURP

Ufficio Legale

Consulenza legaleContenziosoAssicurazioniUfficiale roganteSupporto Servizio Tecnico per gare Legge Merloni Gestione Tariffario

DIRETTOREAMMINISTRATIVO

Staff Rettore

Resp. Liaison Office

Resp. Ufficio Stampa e PR

Coordinatore Manager d’Ateneo

Resp. JobCentre

Addetto Ufficio Stampa e PR

Addetto Segreteria

Rettore

Autista

Esperto Job Centre

Manager d’Ateneo

Addetto LiaisonOffice

DIRETTOREAMMINISTRATIVO

Liaison Office

Sviluppo rapporti tra Ateneo e tessuto imprenditoriale localePromozione attività di ricercaFavorire trasferimento tecnologicoStart -up d’impresa Cura relazioni territoriali con agenzie di sviluppo

Job Centre

Sviluppo progetti PILCura procedure tirocini

Manager d’Ateneo

Coordinamento manager d’Ateno per: - fornire informazioni agli studenti sul corso di studio- collaborare con i Presidenti dei CdS- fornire supporto per pianificazione e gestione attività didattiche- supporto per l’orientamento- monitoraggio erogazione offerta didattica

Ufficio Stampa e PR

Cura e sviluppo delle relazioni sul territorio dell’AteneoCura della comunicazione internaSupporto agli organi dirigenziali nello sviluppo della politica di comunicazione istituzionaleCura della rassegna stampa

Ufficio Segreteria del Rettore

Gestione dell’agenda del RettoreGestione corrispondenza personale Gestione trasferimenti vertici dirigenziali

Resp. UfficioSegreteria del Rettore

Ripartizione Didattica

Resp. Segreteria Studenti Facoltà

Ingegneria e Architettura

Resp. Segreteria Studenti Facoltà di

ScienzeMM.FF.NN. e

Farmacia

Resp. Segreteria Studenti Facoltà di

Letteree Filosofia

Resp. Segreteria Studenti Facoltà diGiurisprudenza e

Economia

Resp. UfficioPost-laurea

Resp. Segreteria StudentiFacoltà

Medicina

Resp. Ufficio Scuole di

Specializzazione Esami di Stato

Sportello Stranieri

Resp. RipartizioneDidattica

Addetto Supporto

Segreterie di Facoltà

Unità Supporto Segreterie di

Facoltà

Addetto SegreteriaStudenti

Addetto IUSS

Addetto Scuole di Specializzazione

Addetto Alta

Formazione

Addetto SegreteriaStudenti

Addetto SegreteriaStudenti Addetto

SegreteriaStudenti

Addetto SegreteriaStudenti

Addetto Esami di Stato

Post-laurea

Gestione IUSSGestione Alta Formazione (Master eCorsi di Perfezionamento)

Segreteria Studenti

Entrata dello studenteGestione carrieraGestione LaureeRaccordo con Facoltà e Manager per Offerta formativa

Ufficio Scuole Specializzazione

Gestione procedure relative alle Scuole di Spec.Gestione procedure Esami di StatoGestione procedure Studenti extra UE

Unità Supporto Segreterie di Facoltà

Gestione processi “cross” Segreterie Studenti: - Banche dati MIUR- Alma Laurea- Gestione reclami

DIRETTOREAMMINISTRATIVO

Ripartizione Risorse Umane

Resp. UfficioPersonale Docente

Resp. RipartizioneRisorse Umane

Resp. UfficioSelezionePersonale

Resp. UfficioPersonale T-A

Resp. UfficioSviluppo Organizzativo

AddettoSviluppo

Organizzativo

Addetto GestioneCarriere

AddettoGestione Carriere

Addetto Selezione Personale

Unità Pensioni eRiscatti

Addetto Pensioni e

riscatti

Ufficio Personale Docente

Gestione carriera personale docenteGestione carriera ricercatoGestione anagrafica prestazioni di competenza

Ufficio Personale Tecnico-amministrativo

Gestione carriera personale personale T-AGestione presenzaGestione anagrafica prestazioni di competenza

Ufficio Selezione Personale

Selezione personale strutturatoSelezione personale non strutturato

Ufficio Sviluppo Organizzativo

OrganizzazioneFormazioneProgressioni orizzontali e verticaliValutazioneMobilità

Addetto GestionePresenze

DirigenteArea Amministrativa

Ripartizione Ricerca

RipartizioneRicerca

Resp. UfficioRicerca Nazionale

Resp. UfficioRicerca Internazionale

AddettoFund Raising

Unità Fund Raising

Addetto Ricerca

Internazionale

Addetto Ricerca

Nazionale

DirigenteArea Amministrativa

Ufficio Ricerca Internazionale

Supporto alla gestione di progetti finanziati dall’UEConsulenza rendicontuale sui progettiSupporto allo sviluppo ed alla gestione di relazioni di partenariato e di cooperazione internazionale

Ufficio Ricerca Nazionale

Supporto alla gestione di progetti finanziati a livello locale o nazionaleConsulenza rendicontuale sui progettiSupporto alla gestione di progetti finanziati nell’ambito di:Ob 2, nuovi progettiTelethonFinanziamenti da enti e fondazioni

Ripartizione Economato e Patrimonio

Resp. RipartizioneEconomato e Patrimonio

Resp. UfficioApprovvigionamento

Resp. Ufficio Convenzioni e

Contratti

Resp. UfficioPatrimonio

AddettoApprovvigionamento

Addetto Economato

Addetto Patrimonio

Dirigente Area

Economico-Finanziaria

Addetto Contratti e Convenzioni

Ufficio Approvvigionamento

Gestione delle diverse tipologie diacquistoConvenzioni per buoni pasto Gestione cassa economaleGestione amministrativa delle utenze (riprtizionee impegno) Contratti servizi e utenze varie (es. bolli auto, ZTL e TV)Supporto a Servizio Tecnico per gareappalto servizi (manutenzioni)

Ufficio Patrimonio

Gestione patrimonio mobiliareGestione patrimonio musealeGestione patrimonio ITC Ufficio Convenzioni e Contratti

Convenzioni tra Unife ed altri Enti e IstituzioniProcedimenti relativi all’adesione aConsorzi e Centri Interuniversitari

Ufficio Servizi Ausiliari

Gestione spazi comuni e auleGestione foresteriaGestione centralino

Resp. Ufficio Servizi Ausiliari

Addetto ServiziGenerali, Telefonici

Resp. ServizioGenerali, Telefonici

Resp. Servizio Stampe

AddettoStampe

Ripartizione Ragioneria e Contabilità

Resp. RipartizioneRagioneria e Contabilità

Resp. UfficioBilancio e Contabilità

Resp. UfficioEntrate e Fiscale

Resp. UfficioStipendi, Missioni e

Indennità

Addetto Personale

non Strutturato

Addetto PersonaleStrutturato

AddettoAdempimenti

AddettoBilancio

AddettoEntrate

Diregente Area

Economico-finanziaria

Ufficio Stipendi, Missioni e Indennità

Liquidazione compensi a personale strutturato e non strutturatoGestione adempimenti fiscali-contributiviGestione missioni Sede

Ufficio Bilancio e Contabilità

Redazione bilancio previsionaleAllocazione fondi Gestione assegni di ricerca Liquidazione fatture passive SedeMonitoraggio limiti di spesa e rilascio visti di copertura

Ufficio Entrate e fiscale

Riscossioni per tipologia di entrata (tasse, conto terzi, etc)Contabilità economicaGestione mutuiGestione attività commercialeConsulenza fiscale

Ripartizione Ragioneria e Contabilità

Raccolta dati previsionali delle struttureVerifica variazioni di bilancioMonitoraggio flusso di cassa e limiti di fabbisognoBilancio consuntivoReportingConsulenza strutture

AddettoFiscale

Area Informatica: situazione attuale

Resp. Reti Telecomunicazionie Progetti Innovativi e Strategici

Resp. ServiziHardware e Software

Addetto Sicurezza

Addetto Sistemi

AddettoReti

AddettoWeb

AddettoProcedure

AddettoWeb

Addetto Retee PC

AddettoServizi Utenza

Addetto ESSE 3

Reti telecomunicazionie Progetti innovativi e strategici

Gestione retiGestione server utenti esterniSicurezzaGestione portale d’AteneoGestione progetti innovativi

ServiziHardware e Software

Servizio di help desk relativo a:- procedure amministrative- pc e retiVideoconferenzaServizi agli utenti (password studenti, tesi, etc.)Aggiornamento pagine web Sede

Addetto Servizi Utenti

DirigenteArea Informatica

Area informatica: obiettivo organizzativo

Dirigente AreaInformatica

Reti

Sistemi

Help Desk

Applicativi

Addetto Help Desk

AddettoReti

AddettoSistemi

AddettiApplicativi

Ripartizione Servizi agli Studenti

Resp. RipartizioneServizi agli Studenti

Addetto Orientamento, Promozione e

Tutorato

Addetto Mobilità Internazionale

Addetto Agevolazioni allo Studio

Coordinamento progetti

SMS

Unità Agevolazioni allo Studio

Unità Orientamento Promozione e Tutorato

Unità Mobilità

Internazionale

Unità Agevolazioni allo Studio

Agevolazioni allo studioFondi culturali Premi di laurea

Unità Orientamento, Promozione e Tutorato

Marketing e promozioneOrientamentoCounseling di orientamentoTutorato

Unità Mobilità Internazionale

Programmi di mobilità internazionali per studenti (Tempus, Erasmus, Alfa)Lauree congiunteProgrammi di scambio interuniversitariTirocini all’estero

Coordinamento progetti SMS

Servizio DisabilitàMetodo di studioSupporto Psicologico

Ripartizione Servizi agli studenti

Sviluppo nuovi serviziNetworkingMiglioramento serviziValutazione custumer satisfactionCoordinamento profesionalità atipicheSupervizione progettiReporting delegati rettore

DIRETTORE AMMINISTRATIVO

Ripartizione Servizio Tecnico

Resp. UfficioManutenzione

Resp. RipartizioneServizio Tecnico

Resp. Ufficio LL.PP.

Addetto LL.PP.

AddettoManutenzione

DIRETTORE AMMINISTRATIVO

Ufficio LL.PP.

Nuove opereProgettazioneDirezione lavoriRestauriPatrimonio immobiliare

Ufficio Manutenzione

Manutenzioni ordinarie Manutenzioni straordinarieAssistenza Tecnica per fornitureAnalisi dei consumi

Unità Amministrativa

Supporto amministrativoLocazioni

Addetto Amministrativo

Unità Amministrativa

Rip.

Biblioteche

Coordinatore Ripartizione Biblioteche

Resp. Biblioteche Areadelle Scienze della Società e

dell’Uomo

Resp. Biblioteche AreaS-T e Architettura

Resp. BibliotecheArea Biomedica

Unità ControlloQualità

AddettoControllo Qualità

Resp. UfficioProcessi

Generali e Amministrativi

Esperto Servizi Informatici

Addetto Processi Generali e

Amministrativi

Unità Informatica

EspertoBibliotecario

Bibliotecario

Bibliotecario

EspertoBibliotecario

Unità Controllo Qualità

Controllo di qualità Monitoraggio servizi erogati

Processi Generali e Amministrativi

Acqusizione risorse bibliograficheAcqusizione e gestione periodiciOrganizzazione dei servizi di DDL e ILLGestione e diffusione risorse elettronicheGestione amministrativa contabileRaccordo Uffici Ripartizione Ragioneria

Servizi Informatici

Gestione e amministrazione rete ripartizioneGestione e manutenzione attrezzature inform.Gestione e sviluppo portale web

Ufficio Protocollo Posta e Archivio

Gestione servizio postaGestione protocollo in entrataGestione archivio generaleGestione sviluppo archivio storico

Biblioteche Aree

Gestione e organizzazione servizi erogatiReference avanzatoAttività di catalogazione bibliograficaAttività di catalogazione semantica

AddettoSupporto

Bibliotecario

EspertoBibliotecario

Bibliotecario

AddettoSupporto

Bibliotecario

AddettoSupporto

Bibliotecario

DIRETTOREAMMINISTRATIVO

Resp. Ufficio Protocollo Archivio e Posta

Addetto GestioneProtocollo e Posta

Resp. ServizioProtocollo e Posta

Resp. Servizio Archivio

Addetto Archivio