MANUALE VENDOR MANAGER

Guida per i Fornitori

Milano, 25 ottobre 2017

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Indice

1. SCOPO DEL DOCUMENTO......................................................................................................................... 3

2. REGISTRAZIONE DEL FORNITORE...................................................................................................... 3

2.1. Registrazione Fornitore invitato a qualificarsi ............................................................................ 3

2.2. Registrazione dell’Azienda..................................................................................................................... 7

3. INSERIMENTO DELLA DOMANDA DI QUALIFICA – COMPILAZIONE DELQUESTIONARIO..................................................................................................................................................... 9

3.1. Dati aziendali ................................................................................................................................................. 10

3.2. Categorie merceologiche....................................................................................................................... 12

3.3. Riepilogo ..........................................................................................................................................................16

4. GESTIONE DEI QUESTIONARI E DELLE QUALIFICHE............................................................16

4.1. Modifica del questionario generale .................................................................................................16

4.2. Ritiro del questionario di una domanda di qualifica sulla categoria merceologicanon ancora presa in carico.............................................................................................................................18

4.3. Rinnovo di una qualifica in scadenza (24 mesi dalla data di qualifica).....................18

4.4. Rimozione di una categoria qualificata ........................................................................................18

4.5. Menù comunicazioni .................................................................................................................................19

4.6. Scadenzario ...................................................................................................................................................21

5. RECUPERO DATI DELL’UTENZA .........................................................................................................23

5.1. Modifica dati utente e password .......................................................................................................23

5.2. Regole scelta password.........................................................................................................................24

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1. SCOPO DEL DOCUMENTO

Il presente documento illustra le funzionalità del servizio ‘Vendor Manager’ ed è dedicato ai processi inerenti all’Albo

Fornitori.

Il manuale vuole essere una guida d’utilizzo per i Fornitori che si propongono per la qualifica dell’azienda Randstad.

2. REGISTRAZIONE DEL FORNITORE

La qualifica del Fornitore è un processo in due passaggi che comporta l’iniziale registrazione di un utente che diventerà

l’utente di riferimento dell’Azienda e la conseguente registrazione dell’Azienda.

2.1. Registrazione Fornitore invitato a qualificarsi

Il Fornitore, invitato a registrarsi, riceve una notifica via mail che contiene un link utile a iniziare la procedura di

registrazione.

N.B. E’ fondamentale selezionare il link contenuto nella mail per accedere direttamente alla pagina di ‘registrazione

utente’.

Qui di seguito una mail di esempio con un link facsimile:

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Dopo aver selezionato il link contenuto nella mail, si apre la pagina di inserimento dati del nuovo utente; da compilare

almeno tutti i campi obbligatori e selezionare il pulsante ‘Prosegui’ in fondo alla pagina:

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Al termine della compilazione, dopo aver selezionato il tasto ‘Prosegui’, il sistema mostra il seguente messaggio,

selezionare ‘OK’ per completare l’azione:

Il sistema invierà una seconda mail per completare la procedura di registrazione.

N.B. E’ fondamentale selezionare il link contenuto nella mail per completare la registrazione. Qui di seguito si riporta un

esempio di mail:

Dopo aver selezionato il link contenuto nel testo della mail, il sistema mostra la pagina riportata qui sotto; da selezionare

il link ‘Clicca qui per andare alla pagina principale’:

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N.B. In caso il Fornitore non utilizzasse il link contenuto nella 2° mail inviata dal sistema, entrando sul Vendor

Management dal link https://vendor.i-faber.com/randstad/ verrà mostrato il seguente messaggio di errore:

N.B. In caso lo stesso link ‘Clicca qui per andare alla pagina principale’ fosse utilizzato più di una volta, il sistema

riporterà la seguente schermata:

In questo caso, per entrare a sistema potrà essere utilizzato il seguente URL:

https://vendor.i-faber.com/randstad/

Successivamente, dall’utente referente, potranno essere inserite le proprie credenziali (indirizzo e-mail e password) nei

campi “Username” e “Password”, precedentemente scelti in fase di registrazione.

A questo punto il sistema aprirà la pagina dove mettere le informazioni relative all’azienda:

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2.2. Registrazione dell’Azienda

Accedere al sito con le credenziali dell’utente referente.

Selezionando ‘LOGIN’ si apre la pagina della piattaforma che dà la possibilità di associare l’utente a un’impresa di

riferimento.

Per registrare una nuova impresa è necessario compilare i campi qui sotto riportati:

Nazionalità della sede legale;

Partita IVA / Codice Fiscale;

Ragione sociale.

Per le aziende italiane, nell’elenco del menù a tendina ‘Nazione’, da selezionare:

Italia - Fornitore CON Partita IVA, in caso di aziende o liberi professionisti dotati di P.IVA;

Italia - Fornitore SENZA Partita IVA, in tutti gli altri casi.

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Premere il pulsante ‘VAI’ per confermare l’inserimento:

Il sistema chiede se si vuole proseguire con la registrazione dell’Azienda; selezionare ‘Si’ per terminare l’operazione:

Se l’impresa è nuova appare il seguente messaggio:

Se invece l’impresa fosse già stata precedentemente registrata, apparirebbe questo messaggio:

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In caso di impresa nuova, la Ragione Sociale inserita è ora visibile nel menù a tendina delle aziende di riferimento nella

sezione ‘Accedi al Vendor’.

Scegliere l’azienda di riferimento dal menù a tendina e selezionare ‘ACCEDI’:

Se la registrazione è stata completata, si apre la pagina di riepilogo relativo alle domande di qualifica.

3. INSERIMENTO DELLA DOMANDA DI QUALIFICA – COMPILAZIONE DEL QUESTIONARIO

Per iniziare la compilazione del Questionario generale, si richiede di selezionare il tasto ‘MODIFICA’ e di completare

tutte le domande contenute all’interno di ogni sezione:

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3.1. Dati aziendali

Si apre la pagina di compilazione del questionario.

Il questionario ‘Dati aziendali’ è diviso in 6 diverse sezioni.

Il pallino rosso di fianco a ogni sezione sta a significare che all’interno della stessa ci sono delle domande obbligatorie

(vedi contorno rosso attorno alla domanda).

Dopo aver compilato almeno tutte le domande obbligatorie di ogni singola sezione, il pallino diventa verde.

Si consiglia di salvare sempre le risposte date utilizzando l’apposita funzionalità ‘SALVA BOZZA’ oppure, per passare

alla sezione seguente, utilizzare il tasto ‘Avanti’ e automaticamente il sistema effettuerà un salvataggio dei dati.

Quando tutte le sezioni sono state compilate, sarà possibile selezionare il tab a destra ‘Presentare questionario’ per

proseguire con il processo di presentazione del questionario.

Dopo aver selezionato ‘PRESENTARE QUESTIONARIO’, si accede alla pagina di gestione dei dati del firmatario del

Questionario generale.

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E’ possibile modificare i dati e inserire quelli dell’utente firmatario che garantirà la correttezza delle risposte date e dei

documenti allegati in fase di compilazione; a compilazione completata, salvare i dati e selezionare ‘Presentare

questionario’ per passare alla pagina successiva:

In questa pagina è possibile scaricare il documento PDF che contiene tutte domande e le risposte date durante la

compilazione del Questionario di qualifica; per presentare il questionario selezionare ‘Presenta questionario

generale’:

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Il questionario risulterà presentato; selezionando il tasto ‘OK’, il sistema mostrerà la pagina dove poter scegliere le

categorie merceologiche di appartenenza:

3.2. Categorie merceologiche

Dalla Dashboard è possibile trovare il tasto ‘AGGIUNGI CATEGORIE’ per scegliere le categorie merceologiche da far

qualificare:

Cliccando sul triangolo accanto a ciascuna categoria merceologica, si potranno visualizzare le sottocategorie e relative

categorie “a foglia”.

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Una volta selezionata la categoria di interesse, premere ‘Aggiungi Selezionate’ e successivamente ‘Presentare

Questionario’ per passare alla fase successiva:

In caso fossero state selezionate più categorie, dall’elenco presente nella pagina (menù a tendina), sarà possibile

scegliere la categoria da cui iniziare:

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Il sistema presenterà il questionario della categoria selezionata. La categoria appena selezionata è in stato ‘Bozza’;

proseguire con la compilazione delle domande relative alla categoria selezionata, nel caso sia presente.

Salvare in bozza le risposte date e proseguire con ‘Presentare questionario’ per continuare con la presentazione del

Questionario di categoria:

Il sistema presenta la pagina dove è possibile modificare i dati dell’utente firmatario. Se i dati del firmatario

corrispondono a quelli precedentemente inseriti durante la presentazione del Questionario Generale, continuare

selezionando ‘Presentare questionario’, altrimenti modificare e selezionare lo stesso tasto:

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Presentare il Questionario di categoria selezionando ‘Presenta domanda di qualifica’; è possibile esportare il

documento PDF che contiene i dati del Questionario di qualifica precedentemente compilato:

Il questionario risulta presentato:

E’ possibile ritornare nella pagina di riepilogo delle categorie per continuare con la compilazione dei questionari delle

altre categorie selezionate:

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3.3. Riepilogo

Tornando sulla Dashboard si potrà vedere la storia di tutte le azioni fatte sia in merito al Questionario generale sia alle

categorie selezionate; si potrà visualizzare anche lo stato per singola categoria:

4. GESTIONE DEI QUESTIONARI E DELLE QUALIFICHE

I capitoli seguenti descrivono le azioni da intraprendere per aggiornare i dati dei questionari, anche dopo la prima

presentazione.

4.1. Modifica del questionario generale

Se una domanda di qualifica non è stata ancora presa in carico dal cliente (la domanda risulta in stato ‘PRESENTATA’),

la stessa può essere modificata selezionando ‘RITIRA’. Successivamente è possibile procedere con la modifica dei dati

del Questionario premendo ‘MODIFICA’:

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Il sistema chiede una conferma; selezionare ‘Sì’ per procedere:

Ora selezionare il tasto ‘MODIFICA’:

Dopo aver effettuato le modifiche, è opportuno salvarle utilizzando ‘SALVA BOZZA’; per proseguire con la

presentazione del Questionario generale selezionare ‘PRESENTARE QUESTIONARIO’, il sistema segue il flusso del

paragrafo 3.1 Dati aziendali (cfr. pg.10):

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4.2. Ritiro del questionario di una domanda di qualifica sulla categoria merceologica non ancora presa in

carico

Se una domanda di qualifica non è stata ancora presa in carico dal cliente (la domanda risulta in stato ‘PRESENTATA’),

la stessa può essere modificata selezionando ‘RITIRA’.

Lo stato della domanda cambierà tornando in ‘Bozza’. Da quel momento sarà possibile aggiornare il questionario e

ripresentarlo:

4.3. Rinnovo di una qualifica in scadenza (24 mesi dalla data di qualifica)

Quando una domanda di qualifica (Dati aziendali o categorie) è in scadenza, 7 gg prima della data di scadenza, viene

inviata al Fornitore una notifica via mail. La domanda di qualifica può essere rinnovata mediante ‘RINNOVA’ in

corrispondenza della domanda da aggiornare (Dashboard sezione ‘QUALIFICATE’).

4.4. Rimozione di una categoria qualificata

Nella Dashboard è possibile vedere le domande di categoria che sono state presentate; il Fornitore può sempre

rimuovere una categoria già qualificata dal cliente utilizzando l’apposito ‘RIMUOVI’:

Se si decide per la rimozione, il sistema mostrerà un messaggio a cui è necessario dare conferma:

La categoria non sarà più visualizzata nella pagina di riepilogo e risulterà rimossa.

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4.5. Menù comunicazioni

Accedere al sito ed effettuare l’accesso alla piattaforma con Username e Password dell’utente.

Selezionando il link ‘Login’ si apre la pagina ‘Piattaforma’. Scegliere l’Azienda di riferimento nella sezione ‘Accedi al

Vendor’ e premere il tasto ‘ACCEDI’:

Il sistema apre automaticamente la pagina di ‘Riepilogo’. Selezionando il tab ‘COMUNICAZIONI’ il sistema apre la

seguente schermata in cui è possibile trovare tutte le notifiche inviate dal sistema, con il seguente dettaglio di

informazioni:

Creata il: data creazione della notifica da parte del sistema;

Inviata il: data invio della notifica da parte del sistema;

Destinatario: indirizzo mail della persona a cui è stata inviata la notifica;

Oggetto: breve descrizione della notifica;

Stato: il colore verde del pallino indica che la notifica è stata inviata;

Letta il: se risulta “Non letta” significa che la comunicazione non è stata aperta, diversamente comparirebbe lo

stato “Letta”;

Visualizza: serve per visualizzare la notifica, dopo aver selezionato l’icona il sistema aggiorna la colonna “Letta

il” inserendo la data di lettura.

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Dopo aver selezionato ‘Visualizza’ il sistema mostra il dettaglio della notifica, come nell’esempio di seguito riportato:

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Selezionando ‘CHIUDI’ viene mostrato l’elenco aggiornato:

4.6. Scadenzario

In questa sezione è possibile visualizzare la lista dei documenti allegati durante la compilazione dei questionari (dati

aziendali – categoria) con data scadenza o data in cui sono scaduti.

Nella pagina sono mostrate le seguenti informazioni:

Elemento = testo della domanda a fronte della quale è stato inserito un documento con scadenza

Tipo = tipo di documento selezionato dal cliente in fase di creazione della domanda

Stato = se il documento non è ancora scaduto, il sistema mostra un quadratino verde, se invece il documento

è già scaduto, il quadratino sarà rosso

Data scadenza = la data mostrata è calcolata in automatico dal sistema in base ai parametri scelti dal cliente in

fase di creazione della domanda

Azioni = tipo di azione da intraprendere per effettuare aggiornamento del documento.

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Per aggiornare il documento è sufficiente selezionare ‘AGGIORNA’:

Una volta che il documento è stato aggiornato, il sistema riporta il quadratino colore verde:

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5. RECUPERO DATI DELL’UTENZA

Nel caso in cui venga dimenticata la password, è necessario accedere al sito e selezionare ’RECUPERO PASSWORD’:

Inserire l’e-mail per la quale si richiede la password e premere ‘CONFERMA’:

Il sistema invia una e-mail all’indirizzo di posta con la nuova password “temporanea” da utilizzare per accedere

all’applicazione.

Una volta effettuato l’accesso, è possibile modificare la password come indicato nel paragrafo successivo.

5.1. Modifica dati utente e password

Dopo il primo accesso è possibile aggiornare i dati dell’utente.

Accedere al sito con username e password dell’utente per il quale si vogliono modificare i dati.

Nella parte superiore sinistra selezionare ‘PREFERENZE DEL SISTEMA’:

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Accedere alla sezione ‘Dati personali’; modificare i dati e selezionare il tasto ‘SALVA’ in fondo alla schermata:

5.2. Regole scelta password

Per sostituire la password l’utente deve entrare nella sezione ‘Dati personali’ all’interno dell’area ‘PREFERENZE DI

SISTEMA’.

Qui di seguito sono riportate le regole di scelta della password in fase di registrazione dell’utente, in base alla

configurazione scelta da Randstad:

Il requisito minimo di caratteri per la password previsto dalla normativa sulla privacy: è 8.

Nel caso in cui non si sia fatta questa scelta il sistema mostra il seguente messaggio:

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Inserire la password in base alla configurazione scelta dal cliente: che contenga almeno un numero, almeno

un carattere maiuscolo e un carattere minuscolo; in caso nella scelta della password non si siano seguite

le regole sopra indicate, il sistema mostrerà il seguente messaggio:

Conferma nuova password: se, in fase di Registrazione, nel campo ‘Conferma nuova password’, l’utente

inserisce una password differente da quella inserita nel campo Password, il sistema visualizza il messaggio

mostrato di seguito:

Durata massima della password lato fornitore (in giorni): Randstad ha inserito la durata massima della password

dopo la quale il sistema invia una notifica per il rinnovo della stessa, a partire da 7 giorni prima della scadenza,

in fase di login viene mostrato il seguente messaggio:

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Premendo ‘SI’ viene presentata una maschera per l’aggiornamento della password contenente tre caselle di testo

per inserire la vecchia password, la nuova password e la conferma della nuova password:

vecchia password

nuova password

conferma nuova password

Premendo ‘CONFERMA’, la piattaforma effettuerà il controllo tra le “n” password già utilizzate recentemente e la

verifica di tutti i vincoli legati ai parametri di configurazione.

In particolare, se l’utente inserisce una password già utilizzata tra le precedenti “n” (dove “n” è il parametro “Numero

minimo di password non ripetute” presente nel tab ‘Variabili Di Sistema’ del menù Preferenze di sistema) compare

il messaggio “La password inserita è già stata utilizzata precedentemente”:

A questo punto l’utente preme il tasto ‘OK’ per chiudere il messaggio e inserisce una nuova password se l’utente

viola o il vincolo sulla lunghezza minima o sulla complessità della password viene mostrato il relativo messaggio:

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E’ presente anche la funzionalità di ‘Blocco Password’ nel caso in cui vengano effettuati più di due tentativi di

accesso con password errata. In questo caso verrà mostrato il seguente messaggio:

Dovrà essere utilizzata la funzionalità di ‘Recupero password’ per ripristinare l’accesso alla piattaforma. Se l’utente

inserisce correttamente la password senza violare le regole il sistema mostra il seguente messaggio.

Dare ‘OK’ per terminare il processo: