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Manuale Oneservice – Self Service

VERSIONE DIPENDENTI

Rev. 01 – 08/10/2014

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Sommario

Premessa .................................................................................................................................................................. 2

Accesso al sistema .................................................................................................................................................. 3

Link di accesso ........................................................................................................................................................................ 3

Home page ................................................................................................................................................................ 4

Videata d’ingresso per il dipendente ....................................................................................................................................... 4

Self-Service Dipendente .......................................................................................................................................... 5

Giustificazione – La tua situazione .......................................................................................................................................... 5 Iter approvativo del giustificativo ........................................................................................................................................... 11 Situazione Corrente ............................................................................................................................................................... 13 Certificazione Presenza ........................................................................................................................................................ 18 Chiusura Mese ...................................................................................................................................................................... 21 Deleghe a tempo ................................................................................................................................................................... 22 Cartella Documenti ................................................................................................................................................................ 23 Cartellini presenza ................................................................................................................................................................. 25

Notifiche via email .................................................................................................................................................. 26

Premessa

Il presente manuale ha lo scopo di introdurre il nuovo sistema Oneservice Self-Service e di fornire una panoramica sulle principali funzionalità che questo portale offre.

A seconda delle abilitazioni realizzate per ogni singola utenza, alcune delle funzioni descritte in questo manuale potrebbero non essere disponibili o disponibili con funzionalità limitate.

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Accesso al sistema

Link di accesso

Ci si collega con il proprio browser impostando l’indirizzo: www.sipert.it.adp.com/js/

Il dipendente effettua l’accesso all’applicazione inserendo il proprio ID Utente e la propria Password.

Inserire ID Utente e password ricevute nella propria casella e-mail aziendale dall’indirizzo ADP Password Services [no-reply@adp.com].

Cliccare su Accesso; al primo collegamento verrà richiesto di cambiare password.

Qualora si sia dimenticata la password è possibile richiedere l’invio via email di una nuova

password cliccando su ‘Hai perso la password’.

Attenzione: Dopo avere digitato per 5 volte consecutive la password sbagliata la login viene

definitivamente bloccata. Per lo sblocco occorre rivolgersi all’amministratore del sistema.

Una volta collegati, il sistema si scollega automaticamente dopo circa 15 minuti di inattività.

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Home page

Videata d’ingresso per il dipendente

Per accedere alla funzione Self-Service Time selezionare l’icona ‘Consuntiva le tue attività lavorative’. Per consultare i cartellini presenza selezionare l’icona ‘Cartolina’. Per tornare a questa home page da una qualsiasi funzione, cliccare in alto a destra su ‘Home’.

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Self-Service Dipendente

Giustificazione – La tua situazione

Dalla home page, cliccando sull’icona ‘Consuntiva le tue attività lavorative’ si accede alla funzione ‘Le tue presenze - Giustificazione’ che consente di caricare i giustificativi di assenza e le richieste di straordinario. La funzione, inoltre, permette di visualizzare alcune informazioni relativamente alle ore lavorate, di assenza e maggior presenza nel mese.

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La gestione del periodo

Bottoni di scorrimento

Al collegamento viene proposto il mese aperto di Time e la modalità di scorrimento mensile.

In alto a destra ci sono i bottoni “mese avanti” e “mese indietro”

Cambia periodo e modalità di scorrimento

Per posizionarsi su un altro periodo, selezionare “Cambia…” nel menu a sinistra. Scegliendo una data, il posizionamento verrà effettuato nella settimana/mese in cui cade il giorno indicato Si può cambiare, in ogni momento, lo scorrimento da mensile a settimanale. Nel caso di scorrimento settimanale vengono proposti i giorni da Lunedì a Domenica mentre nel caso si scorrimento mensile dal 1°giorno all’ultimo giorno del mese Lo scorrimento settimanale è consigliabile perché velocizza i tempi di risposta ed evita lo scorrimento orizzontale della videata

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Le tue presenze

Giustificazione

Funzione che consente di caricare i giustificativi di assenza e di maggior presenza

Esito calcolo

Cliccando su una delle icone poste sotto il giorno

(richiesta in elaborazione) (giornata senza anomalie)

(segnalazione di anomalie non bloccanti) (segnalazione di anomalie bloccanti)

è possibile vedere, oltre alle segnalazioni, l’esito del calcolo effettuato dal modulo Time.

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Inserimento giustificativi

1 - dal riquadro Quadratura

E’ possibile l’immissione diretta di giustificativi di maggior presenza o assenza dal riquadro ‘Quadratura’ senza dover richiamare il dettaglio (che rimane comunque disponibile via click sul “pallino” accanto alla cella). Occorre cliccare sulle righe blu MPE o ASS e si aprirà una videata con l’elenco delle fasce di assenza o minor presenza da giustificare. E’ consigliabile utilizzare questa modalità per inserire giustificativi su assenze parziali riguardanti giornate antecedenti quella odierna in quanto già calcolate dal programma di quadratura e riportanti il ‘dalle-alle’ dei periodi da giustificare.

Posizionarsi con il mouse nella fascia desiderata e cliccare sulla freccia rossa nella colonna ‘Causale’.

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Comparirà una look-up contenente l’elenco dei giustificativi di straordinario che è possibile comunicare. Dopo aver cliccato sul giustificativo desiderato la look-up verrà chiusa.

Controllare i dati contenuti nella fascia appena compilata e se vanno bene, cliccare su salva. Il giustificativo è stato correttamente inserito.

2 - dal riquadro Giustificativi

Permette l’immissione diretta del giustificativo senza dover richiamare il dettaglio (che rimane comunque disponibile via click sul “pallino arancione” accanto alla cella). Si consiglia di utilizzare questa modalità per inserire giustificativi con la modalità di comunicazione ‘T’ (tutto il giorno), ‘M’ (solo mattino) o ‘P’ (solo pomeriggio).

Occorre prestare attenzione all’immissione del giustificativo che deve rispettare le regole di comunicazione evidenziate nel messaggio che appare posizionandosi con il mouse sulla descrizione della causale di assenza.

Ad esempio: T=tutto il giorno; HH:MM-HH:MM= dalle/ alle

.

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Questa funzione propone una griglia con l’elenco dei giustificativi più in uso. Se in elenco non si trova il

giustificativo desiderato, è possibile richiamarlo cliccando sull’icona ‘Giustificativi’. In questo caso si aprirà una look-up contenente l’elenco completo dei giustificativi inseribili. Dopo aver cliccato sul giustificativo desiderato, questo comparirà nella griglia.

Inserimento da Aggiungi Giustificativo

E’ possibile inserire il giustificativo immettendo i valori desiderati direttamente nella casella vuota che compare nella colonna del giorno interessato.

Questa modalità può essere utilizzata per inserire giustificativi sulla singola giornata e che non sono prolungati su più giorni.

I valori possibili cambiano a seconda del giustificativo e possono essere ‘dalle-alle’ per giustificare una particolare fascia di assenza della giornata, ‘M’ (solo il mattino), ‘P’ (solo il pomeriggio) e ‘T’ tutto il giorno.

Cliccando su ‘Salva’ e successivamente su ‘Aggiorna’ è possibile verificare la corretta immissione del giustificativo.

Inserimento da Dettaglio giustificativo

In alternativa, è possibile inserire il giustificativo anche dalla funzione ‘Dettaglio giustificativo’, cliccando sul pallino arancione che compare a fianco della casella bianca di immissione. Questa modalità permette l’inserimento dei giustificativi prolungati, dal momento che permette di modificare le date di inizio e fine giustificativo.

Inoltre è possibile compilare i campi note e motivazione, se richiesto dal giustificativo.

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Iter approvativo del giustificativo

Una volta inserito il giustificativo, è possibile controllarne l’iter autorizzativo nella griglia dei giustificativi, dove le celle si colorano in funzione dello stato di avanzamento del giustificativo . Ad esempio Verde=autorizzato; Giallo=da autorizzare; Rosso=Respinto

Legenda

La sintassi di immissione del giustificativo è illustrata nella “legenda” proposta nella sezione in fondo alla videata. Vedi la specifica barra intestata “Legenda – aprire per visualizzare il contenuto” .

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Elenco Giustificativi

Cliccando sulla funzione ‘Elenco giustificativi’ è possibile visualizzare l’elenco completo in ordine cronologico dei giustificativi inseriti. Per ogni giustificativo compaiono alcune informazioni di dettaglio tra cui lo stato autorizzativo.

Cliccando sulla ‘lente’ in corrispondenza del giustificativo è possibile richiamarlo nella funzione di dettaglio per modificarlo o cancellarlo. Questa operazione è possibile solo se il giustificativo non è stato già autorizzato.

I giustificativi autorizzati non possono più essere modificati se prima non vengono deautorizzati dal proprio responsabile.

Da ‘Elenco Giustificativi’ è possibile inserire un nuovo giustificativo cliccando nella casella ‘nuovo’. In questo caso si aprirà la videata di dettaglio precedentemente descritta.

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Situazione Corrente

L’accesso alla funzione si esegue dalla home page cliccando sull’icona ‘Situazione Corrente’ oppure da: Self Service Dipendente Situazione corrente Questa funzione permette ai singoli dipendenti di consultare le proprie timbrature le proprie assenze e di autogiustificarsi per sanare le eventuali anomalie rilevate dalla fase di quadratura giornaliera E’ necessario impostare i seguenti parametri di ricerca :

- Mese di competenza - Tutte le giornate / Solo quelle anomale

Del periodo selezionato mostra in dettaglio :

Il giorno ed il tipo giorno (Festivo/Lavorativo)

La presenza di anomalie

Le timbrature

La causale di assenza o da giustificare

Le fasce orarie da coprire

L’orario conosciuto dal sistema E’ possibile interrogare le anomalie, autogiustificarsi e, se abilitati, cambiare il codice orario.

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Sezioni della funzione La funzione si presenta come segue, ed è composta da quattro sezioni :

Le sezioni sono :

1. Sezione Pulsanti di azione Consente di effettuare la ricerca in base ai parametri di selezione, o di visualizzare / stampare l’ultima ricerca effettuata.

2. Sezione Parametri di selezione Contiene le informazioni utili alla ricerca.

3. Sezione Griglia dati E’ visualizzato il dettaglio del mese.

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1. Sezione Pulsanti di azione I pulsanti di azione sono i seguenti : “Applica filtro ” : Esegue la ricerca in base ai dati impostati nella sezione “Parametri di selezione”. “Mese avanti / Mese indietro” : Consente di posizionarsi avanti ed indietro nei mesi

2. Sezione Parametri di selezione E’ necessario impostare i seguenti parametri di ricerca :

Mese di competenza

Tutte le giornate / Solo quelle anomale Al termine delle impostazioni selezionare il pulsante “Applica filtro”.

3. Sezione Griglia dati E’ visualizzato il dettaglio del mese

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E’ possibile vedere fino a 4 timbrature. Se ne sono presenti di più viene mostrata una lente per poterle vedere tutte

Dal dettaglio mese è possibile visualizzare la segnalazione di anomalia. La lente compare solo se sono presenti delle anomalie

Selezionare il dettaglio che presenta l’anomalia per consentire l’autogiustificazione

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Dopo l’autogiustificazione, fino alla prima quadratura utile che sana la giornata, è possibile vedere sia l’assenza da giustificare sia il giustificativo inserito Al ‘salva’ viene eseguita in modo automatico la quadratura. Dall’apposita icona è possibile vedere la coda dei propri lavori

E’ possibile, se abilitati da Scudo, modificare il codice orario. Anche in questo caso, al ‘salva’, viene lanciata la fase di quadratura

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Certificazione Presenza

L’accesso alla funzione Certificazione presenza si esegue cliccando sull’icona ‘Certifica Presenza’ oppure da: Self Service Dipendente Certifica presenza

Questa funzione permette di utilizzare il self service come “terminalino di presenza” per registrare le proprie entrate/uscite come se si utilizzasse un rilevatore di timbrature (‘bollatrice’) tradizionale. La funzione presenta una griglia contenente i seguenti campi:

Ora della timbratura

Verso della timbratura

Tipologia timbratura

Stato La Certificazione presenza gestisce tre tipi di timbratura :

con verso

senza verso

solo presenza In base al tipo di gestione consentito vengono abilitati i seguenti bottoni : Il bottone “Entrata”: permette l’inserimento di una timbratura di entrata. Il bottone “Uscita” : permette l’inserimento di una timbratura di uscita. Nel caso il sistema sia stato configurato per non gestire il verso della timbratura appare solo il bottone “Timbratura”. Nel caso il dipendente timbri solo per certificare la presenza, appare solo il bottone “Presenza”. Per ulteriori dettagli consultare i capitoli seguenti.

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La funzione è composta principalmente dalle seguenti sezioni

Sezione Timbrature manuali Permette di inserire le timbrature del giorno

Sezione Toolbar Permette di eseguire le operazioni di : aggiorna (refresh videata) , Entrata (per registrare un ingresso), Uscita (per registrare un uscita)

Sezione Timbrature (con verso)

La funzione gli permette di inserire una timbratura su se stesso come se utilizzasse un rilevatore tradizionale. La funzione presenta a video i seguenti campi: Data timbratura : data del server dove è installata l’applicazione Ora timbratura : ora del server dove è installata l’applicazione Una GRIGLIA dove confluiscono i dati estratti composta dalle seguenti colonne : Ora della timbratura Entrata/Uscita della timbratura Stato in questa colonna, visto che al momento si omettono i colori legati allo stato della timbratura, si inserirà l’indicazione della tipologia di timbratura: Mensa (2), Commessa (1), Annullata (A), Effettiva (0). Bottone “Entrata”: identifica l’inserimento di una timbratura di entrata. Bottone “Uscita” : identifica l’inserimento di una timbratura di uscita.

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Sezione Timbrature (senza verso) Nel caso il sistema sia stato configurato per non gestire il verso, nella videata viene presentato un solo bottone “Timbratura”

Sezione Timbrature (solo presenza) Nel caso il dipendente “timbra solo per certificare la presenza”, nella videata viene presentato un solo bottone “Presenza”

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Chiusura Mese

L’accesso alla funzione Chiusura Mese si esegue da: Self Service Dipendente Chiusura mese Questa funzione permette al dipendente di comunicare al proprio responsabile di avere terminato l’inserimento dei giustificativi relativi al mese in corso.

E’ sufficiente cliccare su ‘Esegui’ per comunicare al proprio responsabile di avere terminato la gestione dei propri giustificativi sul mese proposto dalla funzione. Il dipendente non potrà più operare sul mese appena chiuso e qualora si rendesse necessario riaprirlo dovrà informare il proprio responsabile.

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Deleghe a tempo

Da Home Page, cliccando sull’icona ‘Deleghe a tempo’ si apre la funzione che permette di delegare un collega ad operare per conto proprio per un periodo definito di tempo. All’interno della funzione si clicca su ‘Deleghe per conto proprio’ e poi sulla casella ‘Nuovo’. Si aprirà una videata dove occorre specificare le date del periodo di delega e il cognome del collega che si intende delegare. Successivamente si clicca sulla lente blu e si aprirà l’elenco dei dipendenti con lo stesso cognome che è stato indicato nella casella di ricerca. Occorre avere cura di identificare il collega desiderato e cliccare sul cognome. Una volta che la videata si chiude occorre cliccare su ‘salva’. A questo punto comparirà la delega inserita. E’ possibile eliminare una delega cliccando su di essa per richiamarla e poi cliccando sul pulsante elimina.

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Cartella Documenti

L’accesso alla funzione si esegue dalla home page, cliccando sull’icona ‘I tuoi documenti’ oppure da: Self Service Dipendente Cartella documenti

Tramite questa funzione è possibile dare al dipendente la visibilità immediata dei propri documenti, non appena questi siano stati pubblicati. Quando un documento è in fase di produzione , ma non ancora validato dall’ufficio preposto, non è visibile al dipendente (es. prime produzioni del cedolino). I documenti disponibili vengono gestiti in una griglia contenente :

Tipologia di documento Da leggere Totali

Cliccando sulla lente di dettaglio del documento, viene aperta una seconda griglia con elencati tutti i documenti disponibili appartenenti alla stessa tipologia.

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Utilizzo della funzione Tramite la funzione “Cartella documenti” è possibile per il dipendente consultare tutti i documenti messi a sua disposizione. Entrando sulla funzione viene presentata una griglia riassuntiva per ogni documento disponibile. La griglia espone le seguenti informazioni : tipologia di documento, documenti ancora da leggere, documenti totali.

Cliccando sulla lente di dettaglio della tipologia di documento prescelta, viene aperta una seconda griglia.

Questa griglia fornisce alcune informazioni relative al singolo documento visibile per il dipendente quali riferimento temporale e ultimo accesso da parte di un utente. Sempre in griglia è possibile aprire i documenti tramite la lente di dettaglio oppure scaricarli tramite la funzione di download.

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Cartellini presenza

L’accesso alla funzione si esegue dalla home page, cliccando sull’icona ‘Cartolina’ oppure da: Time Funzioni di gestione Cartoline

Cliccando sul mese-anno che compare in elenco viene aperto il pdf del cartellino presenze riferito allo stesso periodo.

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Notifiche via email

Il sistema è stato configurato in modo da inviare periodicamente delle notifiche via email allo scopo di informare sullo stato autorizzativo dei giustificativi e di sollecitare azioni da intraprendere per rispettare le scadenze relative alla gestione delle presenze-assenze.

Anomalie da correggere

Questa notifica viene inviata se il sistema rileva delle assenze ancora da giustificare. Il dipendente viene invitato a caricare urgentemente i giustificativi necessari a sanare tali assenze.

Diniego giustificativo

Questa notifica viene inviata al dipendente nel momento in cui il responsabile decide di non autorizzare un giustificativo di assenza che era in attesa di autorizzazione.

Giustificativi da autorizzare

Questa notifica viene inviata agli autorizzatori e riporta l’elenco dei dipendenti che hanno inserito uno o più giustificativi ancora in stato ‘da autorizzare’. L’autorizzatore è invitato a gestire le autorizzazioni appena gli è possibile.