Self-Service del Personale del Gruppo Generali come ... · • Retribuzioni / Costi • Fondo...

Amministrazione Personale di Gruppo – 2017 1

Amministrazione Personale di Gruppo

Self-Service del Personale del Gruppo Generali

come utilizzarlo

• Per la miglior comprensione della

propria posizione amministrativa

• Per il miglior utilizzo di molti

istituti del proprio contratto di

lavoro, dei diritti e dei doveri ad

esso correlati

• PERSONALE DI PRIMA

ASSUNZIONE

• PERSONALE IN SERVIZIO

ATTIVO

• PERSONALE CESSATO

ABILITATO

Il presente documento viene aggiornato nel Self-Service, al link “introduzione al Self-Service”, nella home page

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CONTENUTI

COSA SAPERE: PERSONALE DI PRIMA ASSUNZIONE (e RIASSUNZIONE)……………. pag 3

ACCESSI DA UFFICIO E FUORI UFFICIO

HOME PAGE/CARTELLE

I SERVIZI «RICHIESTE DA APPROVARE»

APPROFONDIMENTI: “Richieste” per presenze/assenze ……………………………. pag 10

“Richieste” per viaggi e trasferte

“Approvazione” delle Richieste dei Collaboratori assegnati

Dati Personali: un dovere, tanti diritti

Prospetti «economici»

Utilizzare i plus dei Contratti di lavoro (Previdenza e Assistenza)

SEMPLIFICARE CON L’UPLOAD: Rimborsi viaggi/sanitarie; Giustificazione assenze ……. pag 19

NAVIGANDO: Altre Funzioni on-line in Self-Service ……………………………. pag 23

PER CHI STA PER DIVENTARE UN EX-COLLEGA …………………………… pag 27

approfondimento

Azione

suggerita

Back, solo versioni

interattive

3

PERSONALE DI PRIMA ASSUNZIONE (e RIASSUNZIONE)

Accedi al Self-Service il prima

possibile per:

•verificare e aggiornare i Tuoi “dati individuali”

•fruire tempestivamente di detrazioni d’imposta o assegno

nucleo familiare, se spettanti

•prendere visione della Tua posizione previdenziale (essa

va attivata dall’interessato nei tempi previsti dal Contratto

Integrativo applicato)

Per ogni accesso al Self-Service è necessario digitare il proprio codice utente (PXXXXXXXX), dove xx.. è

il proprio CID di 8 cifre; questo nome utente NON CAMBIA MAI, finchè non cambia il CID. Rimane valido

anche in caso di cessazione per ogni causa.

La password iniziale per un neo-assunto (riassunto) è la propria data di nascita (AAAAMMGG) e al

primo accesso è obbligatorio modificarla.

In seguito, quando si cambia la passw di rete, quella del Self-Service sarà la stessa (escluse EA e DAS).

• All’atto dell’assunzione ogni dipendente riceve un

codice identificativo (CID) composto da 8 numeri

(evidenziato sul badge elettronico di presenza

definitivo – e anche sul cedolino stipendi).

• Il CID cambia solo in caso di RIASSUNZIONE

INFRAGRUPPO ITALIA, non nei distacchi e

nemmeno nei cambi di sede.

• IL CID E’ L’UNICO ELEMENTO CHE IDENTIFICA

IL DIPENDENTE IN TUTTA LA SUA STORIA

AZIENDALE; VA SEMPRE INDICATO IN OGNI

COMUNICAZIONE AMMINISTRATIVA E OGNI

DICHIARAZIONE PERSONALE

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ACCESSI DA UFFICIO/FUORI UFFICIO

I livelli di accesso degli utenti sono profilati in base all’Azienda e

all’inquadramento, in modo che ciascuno possa consultare solo le informazioni

di interesse e di applicazione specifica.

QUINDI Tu vedi solo i Tuoi dati personali e quelli per gestire i collaboratori,

ove formalmente a Te assegnati

E’ accessibile da apposito link:

• sulle intranet aziendali,

• sull’intranet di Assicurazioni Generali

• sul

• E ANCHE DA INTERNET (da casa o da qualsiasi

altro pc propriamente configurato:

https://selfservice.generaligroup.com)

SELF-SERVICE

https://selfservice.generaligroup.com/







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Per accedere al meglio, verifica di avere il sistema operativo Windows con installati:

• Browser Internet Explorer versione 10 o superiore (meglio 11); attenzione va attivata la “visualizzazione

compatibilità”

• Adobe Acrobat Reader (versione 9 o superiori – vedere sito https://get.adobe.com/it/reader)

• Java Runtime (ultima versione disponibile – vedere sito www.java.com)

• per le sole funzionalità dei Manager: L’esportazione di dati in excel o word è possibile solo se installato

Microsoft Office.

L’elenco dei requisiti tecnici è aggiornato sulla pagina di accesso al Sistema, che Ti invitiamo a verificare

ACCESSI DA UFFICIO/FUORI UFFICIO

Accedere dal Tuo posto di lavoro o comodamente

da “fuori sede”

•E’ FACILE,

•E’ DISPONIBILE H24,

•E’ PROTETTO,

•E’ SICURO,

TI COLLEGHI DA FUORI SEDE?

SEI CESSATO DAL SERVIZIO?

Usa il seguente indirizzo:

https://selfservice.generaligroup.com

USA IL CID per la segnalazione obbligatoria di assenze impreviste (malattie, ritardi, ecc.) tramite

“numero verde” 800.27.11.00 con risponditore automatico: devi farlo entro un’ora dall’inizio del Tuo

turno di lavoro;

attenzione: questa azione non si sostituisce mai alle telefonate informative verso l’Unità di

appartenenza (verifica con il Tuo responsabile quale modalità utilizzare)

https://get.adobe.com/it/reader

http://www.java.com/


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HOME PAGE/CARTELLE

ora utilizza il Tuo “Self-Service”

Nella pagina iniziale sono indicati riferimenti (telefono, e-mail, orari di assistenza) per qualsiasi

contatto in materia di utilizzo del sistema e per comunicazioni amministrative in generale.

Consulta la pagina iniziale per cogliere le novità del momento, che sono

evidenziate in forma di lampeggiante

Usa il SELF-SERVICE DEL PERSONALE GRUPPO GENERALI

per comunicare i Tuoi dati,

per richieste diverse da far approvare o meno,

per consultare prospetti e informazioni personali,

per accedere alle opzioni di volta in volta disponibili,

per utilizzare al meglio quello che il Tuo contratto integrativoT consente….

New

7

HOME PAGE/CARTELLE

navigare nel “Self-Service”

Nelle pagine seguenti illustriamo alcune Cartelle, con esempi di

funzionamento.

Le Cartelle “Area Manager” e “Manager Desktop” sono riservate ai

responsabili autorizzatori, ossia dipendenti espressamente indicati

dall’Azienda per la gestione del personale assegnato (cd Manager).

Le Cartelle vengono modificate da parte di Amministrazione

Personale, in numero e contenuti in funzione delle esigenze di tipo

amministrativo e di comunicazione, ma il meccanismo del loro

funzionamento non muta.

Le voci componenti le Cartelle (i servizi) che necessitano di

indicazioni per l’ottimale consultazione sono dotate di “help”, la guida

in linea. Gli help vengono modificati con la evoluzione dei servizi ed

è quindi necessario prenderne visione frequentemente.

È anche utile verificare nella pagina di accesso la dotazione

suggerita ai Manager per utilizzare al meglio le funzioni del Sistema

(es Java).

Lo sai che i DIRIGENTI POSSONO DELEGARE LE FUNZIONI PIU’

AMMINISTRATIVE, es ferie e missioni?

(non le approvazioni inviate dai collaboratori!!)

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HOME PAGE/CARTELLE

cartelle principali

Le principali Cartelle del Self-Service, dal titolo autoesplicativo, raggruppano attività di tipo omogeneo, facilitando il Tuo accesso ai servizi.

Ad esempio le Cartelle

• Presenze / Assenze

• Viaggi / Autovettura

• Retribuzioni / Costi

• Fondo Pensione

• Altre Garanzie/Convenzioni

offrono servizi per la consultazione dei Tuoi dati e dei tuoi prospetti, richiedere autorizzazioni e ottenere i moduli per aderire oppure optare per servizi accessori e facoltativi.

Differentemente, altre cartelle danno Informazioni agli Utenti oppure contengono i Tuoi Dati Individuali.

Help!

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I SERVIZI «Richieste da approvare»

Permessi, Ferie, Missioni, Uso della Stampante

MPS a colori, Autorizzazione Straordinario…

sono chiamati «Richieste» e sono, se il Tuo

rapporto di lavoro lo prevede, soggette alla

approvazione on-line del Tuo Manager.

Cosa accade? Le richieste vengono automaticamente inviate al

responsabile diretto (il cui nome viene evidenziato), in

relazione alla collocazione nella Struttura Organizzativa

(organigramma) della Azienda in cui si opera; in caso di

distacco opera la struttura dell’Azienda “di distacco”.

Tu puoi seguire l’iter di approvazione da Stato Richieste

Se sei d’accordo con il Manager, in caso di sua temporanea assenza/indisponibilità,

puoi scegliere un altro autorizzatore (diverso dal Manager), dal pulsante “Sost. Approvatore”.

E’ sempre necessario che il sostituto approvatore scelto sia conosciuto ed informato

ROSSI MARIO

Ciò non significa che Tu debba evitare di concordare

preventivamente la necessità.

Ricorda che la approvazione via Self-Service risolve la

esigenza amministrativamente: stabilisci sempre con il Tuo

Manager quale accordo preventivo deve esserci tra voi.

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APPROFONDIMENTO:

“Richieste” per presenze/assenze

Richiedi in anticipo, pianificando:

• assenze per ferie,

• permessi,

• visite mediche **

• straordinari a preventivo (se previsti)

• congedi di maternità

Rettifica dati di presenza errati…

Spedisci i giustificativi medici e di altre assenze

con i servizi real-time (Giustificazione assenze)

Segui lo stato di lavorazione da Stato Richieste

Come fare? La funzionalità qui simulata consente la correzione di anomalie legate alle

timbrature, dal 5° giorno dal loro verificarsi. L’uso della Rettifica Presenza

permette di tenere in ordine la situazione delle presenze del dipendente,

rispettando quanto previsto dal contratto di lavoro, e quindi consente calcoli

corretti delle spettanze legate alla presenza (es straordinari e buoni pasto).

Notare l’Help a disposizione.

** È possibile che alcune azioni non vadano in

approvazione (quelle dove il Manager non

appare)… non dimenticarti di avvisarlo della

Tua assenza!

ROSSI MARIO

11

APPROFONDIMENTO:

“Richieste” per viaggi e trasferte

Come fare? Nella cartella Viaggi/Autovettura, la funzionalità

specifica, Richiesta Missione/Prenotazione Viaggi,

consente di richiedere prenotazioni viaggi e

pernottamenti in linea con la Travel Policy della

Azienda, direttamente dal posto di lavoro; anche

disposizioni operative sull’uso di trasporti nel rispetto

della mobilità sostenibile sono riassunte, ove

presenti (v Servizi Navetta)

** La funzionalità specifica “Stato Richieste” dà

informazioni sulla lavorazione delle richieste al

dipendente, che così è aggiornato in tempo reale

Richiedi in anticipo, pianificando:

• missioni in comune di lavoro

• missioni fuori sede,

• acquisti di hotel, treni…

Ricorda di compilare la Nota Spese subito il

mese seguente

Spedisci i giustificativi di viaggio con i servizi

real-time

Segui lo stato di lavorazione da Stato

Richieste**

ROSSI MARIO

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APPROFONDIMENTO:

“Approvazione” delle Richieste dei Collaboratori assegnati

Il Responsabile Approvatore usa le due cartelle Area

Manager e Manager Desktop per approvare le richieste

e consultare i dati di presenza dei collaboratori

assegnati;

negli esempi: richiesta di straordinario a preventivo;

richiesta di ferie; e il prospetto con le anomalie di

presenza

SEI MANAGER?

(Non sei Manager? Questa è la vista che

ha il Tuo Manager)

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APPROFONDIMENTO:

i miei dati personali: un dovere, tanti diritti

Dati Individuali **:

• Verifica i dati

• Aggiorna e completa i dati con

tempestività

• Se aggiorni i dati, le procedure

automatizzate e le denunce di legge

fatte dalla Azienda con i Tuoi dati

eviteranno ritardi e disservizi.

** I dipendenti comunicano in sicurezza via

Self-Service la maggior parte dei dati di loro

interesse

Come fare? Nell’esempio i dati in azienda: completa sempre con la

matita dell’aggiornamento i dati su campo bianco.

Non puoi intervenire in SEDE DI LAVORO, RAMO,

UNITA ORGANIZZATIVA, riservati alla Tua Azienda.

Se aggiungi i dati dell’auto e delle tessere fedeltà,

organizzare i tuoi viaggi di lavoro sarà più facile;

Se completi i dati della localizzazione ufficio, anche

trovarti sarà più facile.

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Dati Individuali (continua):

Come fare? Nell’esempio a fianco: l’Help abbinato ad

Appoggio Bancario; ricorda la necessità di

intervenire prontamente in caso di modifica

dei dati bancari.

Aggiorna la Tua foto:

• Verifica se essa è già disponibile nel Sistema

• Leggi l’Help per le dimensioni del file.jpg o

.jpeg ammessi

• Conferma l’autorizzazione Privacy

APPROFONDIMENTO:


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Completa il Tuo CV on-line:

per esperienze vissute con il Gruppo

Generali o precedenti l’assunzione;

se la foto è presente nel Sistema, essa

viene presentata anche nel C.V.

APPROFONDIMENTO:


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Dichiara i domicilio, i telefoni privati e

la mail personale: ti raggiungeremo in

caso di necessità nelle Tue lunghe assenze

La carta di identità o il Passaporto

con foto: Ti serviranno per alcune

Richieste particolari e Ti manderemo un

promemoria quando si approssima la

scadenza del documento

I dati dei Familiari: Ti serviranno per

alcune Richieste particolari; per legge

devi dichiarare anche il coniuge con il suo

C.F. anche se non a carico

APPROFONDIMENTO:


Come

saperlo?

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E poi anche

• la situazione di presenza/assenza

• le ferie ed i permessi autorizzati

• la vista (nell’esempio) sui costi di

lavoro straordinario e missioni

(ove previsto)

Diversi Prospetti Personali sono a

disposizione: • il cedolino stipendio

• i dati retributivi

• i modelli C.U. dell’anno e precedenti

• i prestiti in corso

E se ho diritto agli Assegni Familiari? Puoi richiedere l’Assegno Nucleo solo dopo aver controllato che i dati

dei Familiari siano aggiornati;

Ricorda che in questa Cartella avrai anche gli altri diritti di legge o di

Contratto di lavoro, che cambiano anno per anno (detassazione, TFR

in busta paga, welfare…)

Amministrazione Personale Ti avvisa

per mail: leggi attentamente le nostre

comunicazioni e conservale

APPROFONDIMENTO:

i miei prospetti «economici»

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Utilizzare i plus dei Contratti di lavoro

(Previdenza e Assistenza)

COSA PREVEDE IL MIO CONTRATTO?

DOVE VA IL MIO TFR, dal giorno della

assunzione?

ADERIRE E ASSOCIARSI AL FONDO

PENSIONE SONO LA STESSA COSA?

PENSANDO AL MIO FUTURO, cosa verso a

previdenza ogni anno?

CHE SIGNIFICA: versamento di contributi a

previdenza integrativa, fino al limite annuo di non

concorrenza al reddito imponibile ?

MI SPETTA L’ECCEDENZA TICKET?

SE MI RECO ALL’ESTERO, COSA

PORTO CON ME CHE MI AIUTI IN CASO

DI RICOVERO OSPEDALIERO?

NON SONO IN UFFICIO:

posso avere il rimborso delle spese

mediche?

POSSO RISPARMIARE SULLE SPESE DEL

DENTISTA?

E SE MI ACCADE QUALCOSA… POSSO

GARANTIRE AI MIEI FAMILIARI UN FUTURO

MIGLIORE?

POSSO RICHIEDERE IL MIO TFR IN

ANTICIPO?

HO UN CONTRATTO A TERMINE: che

rapporti ho con il FONDO PENSIONE?

CONOSCO I DIRITTI IN MATERIA DI ASSISTENZA E

PREVIDENZA COMPLENTARI?

COSA E’ LA

COMUNICAZIONE

PERIODICA DI FP?

SEMPLIFICHIAMO:

il Self-Service è appassionato di semplicità

19 Amministrazione Personale di Gruppo - 2017

E anche Faster, Smarter… e rispetta l’ambiente.

Tutti i Tuoi prospetti SONO GIA’ ON-LINE

Vuoi saperne di più? Continua la lettura…..


SEMPLIFICHIAMO:

il Self-Service è appassionato di semplicità (2)

Scansiona i Tuoi documenti di spesa e usa l’upload:

L’invio ordinato della documentazione consente:

• Al dipendente: una più facile archiviazione del proprio

materiale, da consultare successivamente e nel tempo

• Agli Uffici: una più rapida e corretta gestione della

richiesta e quindi un servizio più veloce ai colleghi;

non è necessario compattare tutto in una sola

pagina….

……non è necessario compattare

tutto in una sola pagina: se questa

diventa illeggibile, la nota spese

non può essere elaborata

ROSSI MARIO

Bassi Maria


SEMPLIFICHIAMO:


Scansiona i Tuoi documenti di assenza e usa l’upload:

L’invio tempestivo dei giustificativi di assenza consente:

• Al dipendente: il rispetto veloce del contratto di lavoro, altrimenti sanzionabile;

corretta predisposizione dei documenti richiesti ogni mese dal Ministero del Lavoro;

• Agli Uffici: una più rapida e corretta gestione della richiesta e quindi un servizio più

veloce ai colleghi


SEMPLIFICHIAMO:


Se avviene un INFORTUNIO???

Se sei dipendente di ALLEANZA ASSICURAZIONI, ASSICURAZIONI GENERALI,

GENERALI ITALIA, GBS, GSS consulta INFORMAZIONI UTENTI PER SAPERE

COSA FARE (altrimenti chiama la Tua Direzione Risorse)…

e…perché no..

…STAMPA IL MODULO DI DENUNCIA E LE ISTRUZIONI…

“Ogni incidente avvenuto “sul posto di lavoro” o “durante

l’orario di lavoro” o durante il normale tragitto di andata e

ritorno tra l’abitazione e il luogo di lavoro ("in itinere") dal

quale derivi l’inabilità assoluta temporanea o l’inabilità

permanente VA DENUNCIATO A INAIL E ALLA PROPRIA

AZIENDA”.

TUO OBBLIGO DI LEGGE E’ COMUNICARLO ALLA

AZIENDA

Vuoi saperne di più?


Vuoi saperne di più?

Trovi molte informazioni ancora, tutte

insieme.

E sempre ti spieghiamo come fare. Continua la lettura…..

24

NAVIGANDO:

Altre Funzioni on-line in Self-Service (1)

Altre Cartelle danno informazione su Convenzioni,

opzioni, specifiche applicazioni contrattuali ecc,

spesso complete di moduli – anche a compilazione

automatizzata – e sempre dotate di istruzioni on-line.

Puoi trovare info sui punti di cui agli esempi a sinistra

Come fare?

Cerca i prodotti della Banca del

Gruppo e la convenzione con

centri medici

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NAVIGANDO:


Hai visto le cartelle Gestione Badge/Buoni Pasto,

Opzioni Diverse, Richiesta Accesso Ospiti, Medicina

del Lavoro?

Puoi trovare info sulle domande a sinistra

BUONI PASTO, Come fare?

Registrati sul portale del Tuo Fornitore

Buoni Pasto e consulta il Tuo estratto

conto per controllare attribuzioni e

consumo dei buoni

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Tutte le informazioni messe a disposizione sono in relazione ai contratti nazionale ed

aziendale di riferimento.

La cartella Informazioni agli

utenti contiene avvisi inerenti il

funzionamento del sistema Self–

Service e l’Amministrazione del

Personale in genere.

In generale non presenta testi di

legge/contratti di lavoro, ma

applicazioni amministrative.

NAVIGANDO:


E molto

altro….

Ricordati…..

Ti potremo raggiungere on-line, con il Self-Service se…….

• Tieni aggiornati i Tuoi dati individuali privati: indirizzi, telefoni, mail

• Utilizzi sul Tuo pc il sistema operativo Windows con installati: Browser Internet Explorer versione 10 o superiore;

Adobe Acrobat Reader e Java Runtime

• Non dimentichi la Tua ultima utenza Pxxxxxxxx da dipendente

• Continui ad accedere alle prestazioni dei Fondi Integrativi di Gruppo, con upload delle spese sanitarie previste e

accesso ai modelli di prestazione previdenziale

• Accedi ai Tuoi C.U. fiscali, ai Rendiconti del Fondo Pensione e, se aderisci al Fondo Esodi, a tutte le info riservate

a Te

• Accedi ogni tanto per non bloccare l’utenza

• Dimenticata la password, usi il tasto «passw dimenticata» (Te la spediamo all’indirizzo mail dichiarato).

Se hai ancora difficoltà, scrivi a [email protected]


STAI PER DIVENTARE UN EX-COLLEGA?

Pensiamo anche a Te

Amministrazione Personale di Gruppo – 2017 28

Amministrazione Personale di Gruppo

Self-Service del Personale del Gruppo Generali

buona navigazione

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