Guida alla ricerca in Aleph

(a cura di Raffaele Tarantino e Rosalba Tolone)

GUIDA ALLA RICERCA IN ALEPH (versione 23) Indice:

Premessa Ricerca

Ricerca semplice Ricerca multi-campo Ricerca avanzata Operatori booleani e caratteri speciali CCL

Collocazione dei documenti e disponibilità delle copie Riorientamento ILL e DD

Premessa

Per facilitare e ottimizzare i tempi e la qualità della ricerca, nonché reperire più agevolmente i documenti negli scaffali, è stata predisposta una agevole guida sulle principali funzioni relative alla ricerca. Lo strumento per accertare la presenza di un documento in Biblioteca è il Catalogo in linea, denominato anche OPAC (On line Public Access Catalogue), dove sono registrati tutti i documenti posseduti.

Ricerca

All’avvio dell’OPAC, per default, appare la maschera di ricerca semplice. La schermata si compone di due parti. La parte superiore, presente in ogni videata, mostra la barra dei menu con le funzioni chiave e le varie opzioni utente; quella inferiore, dinamica, le diverse modalità di ricerca e i risultati.

Figura 1: Home Page Catalogo generale

Il menu orizzontale superiore presenta diversi pulsanti cliccabili:

1. English: per scegliere la lingua dell’interfaccia e dei record 2. Ricerca: per tornare alla schermata iniziale 3. Cataloghi: per visualizzare la lista dei cataloghi disponibili 4. Ricerche precedenti: per visualizzare i risultati delle ricerche precedenti al fine di riutilizzarle per nuove ricerche o combinarle in un unico set 5. Identificati: per verificare le informazioni utente e controllare la propria situazione in biblioteca 6. Lista dei risultati: per visualizzare le ricerche eseguite nel catalogo durante la sessione di lavoro, previa identificazione

7. Scaffale elettronico: è una memoria permanente, diversa dalla Lista dei risultati dove i set dei record salvati vengono cancellati al termine della sessione

8. Biblioteca della Didattica: contiene la mappatura degli insegnamenti dei corsi di laurea con programmi, libri di testo e materiali didattici 9. Suggerimenti per la ricerca: chiariscono alcune funzioni dei pulsanti di navigazione presenti nella schermata 10. Preferenze dell’utenza: permette di determinare le modalità in cui il sistema visualizza una lista di informazioni

L’OPAC di Aleph offre numerose possibilità di ricerca, che poggiano su tre tipologie di indici:

1. indici diretti, che si basano su identificativi univoci del record (barcode, numero di sistema, ISBN, ISSN) e che portano direttamente al record cercato

2. indici di scorrimento (ricerca Browse), che permettono di interrogare un elenco alfabetico di intestazioni (per titolo, per autore, per soggetto, ecc.)

3. indici per parole (ricerca Find), che indicizzano ogni singola parola e consentono di utilizzare come termini di ricerca parole chiavi, contenute nel campo, in qualunque posizione e in qualunque ordine1

1 Per avviare questa modalità di ricerca si consiglia di utilizzare soltanto parole significative e, in caso di mancanza di risultati, sinonimi o parole affini.

Figura 2: Ricerca per indici

Ricerca semplice

Questo tipo di ricerca permette di inserire una o più parole in un unico campo, scegliendo se eseguire la ricerca su tutti i campi testuali “Trova in tutti i campi” (titolo, autore, soggetto, serie, editore, ecc.) del record bibliografico o su uno specifico campo da scegliere nel menu a tendina.

Figura 3: Ricerca in tutti i campi (Find)

Figura 4: Risultato della Ricerca in tutti i campi

La ricerca per titolo può essere eseguita o per parole o sulla prima parte del titolo; in tal caso occorre inserire esattamente la prima parte del titolo (uno o più termini) senza l’articolo iniziale, si otterranno gli stessi risultati qualunque sia la scelta per la voce “Parole adiacenti”.

Figura 5: Ricerca per titolo (Browse)

Figura 6: Risultato della Ricerca per titolo

Ricerca multi-campo

Questa modalità permette di eseguire la ricerca su uno o più campi predefiniti e fornisce un risultato che soddisfa tutte le scelte inserite (la funzione and è implicita fra i diversi campi). La scelta per la voce Parole adiacenti è valida per tutti i campi compilati.

Figura 7: Ricerca multi-campo

Ricerca avanzata

Questa modalità permette di eseguire la ricerca su più campi a scelta dell’utente; i campi fra cui scegliere sono gli stessi della Ricerca semplice. Si possono visualizzare i risultati sia della ricerca eseguita su ogni singolo campo sia quelli derivanti dalla combinazione di tutti i campi compilati (and implicito fra i diversi campi). La scelta per la voce Parole adiacenti è valida per il singolo campo.

Figura 8: Ricerca avanzata

Operatori booleani e caratteri speciali

ALEPH supporta gli operatori booleani (o logici) and, or e not; se nessun operatore viene specificato la funzione and è implicita. La ricerca con gli operatori booleani permette di combinare più parole in modo da restringere (and), ampliare (or) o escludere (not) taluni risultati. Esempi: L'operatore and richiede che entrambi i termini siano presenti nel record. L'utente potrà utilizzare l'operatore and per ricercare tutti i documenti che contengono sia la parola lavoro che Italia. Questo processo può essere rappresentato con dei diagrammi (Fig. 9), la parte ombreggiata rappresenta i documenti trovati.

(Fig. 9)

L'operatore or richiede che almeno uno dei termini sia presente nel record. Questo operatore è molto utile per ampliare la ricerca ai sinonimi. Per esempio lavoro or occupazione (Fig. 10). In questo caso il risultato della ricerca rappresenta tutti i record che contengono o la parola lavoro o occupazione.

(Fig. 10)

Il terzo operatore not permette di escludere da un dato insieme di record tutti quelli che contengono un determinato concetto. Per esempio, se l'utente è interessato alla studio sul lavoro in generale e non del part time in particolare, la ricerca in questo caso sarà lavoro not part time (Fig. 11).

(Fig. 11)

Oltre agli operatori booleani, Aleph prevede la possibilità di affinare la ricerca utilizzando alcuni caratteri speciali:

Il carattere ? (punto interrogativo) oppure * (asterisco) può essere inserito all’inizio, alla fine, o in mezzo ad una parola, ma non se ne può usare più di uno all’interno di una stringa di testo.

Il simbolo # (cancelletto) può essere usato per rintracciare forme varianti di spelling nei casi in cui per una stessa parola esistano diverse varianti ortografiche. Per esempio colo#r recupererà sia color che colour; e arch#eology rintraccerà sia archaeology che archeology.

Il carattere ! (punto esclamativo) può essere usato per rintracciare forme varianti ortografiche nei casi in cui solo un singolo carattere può variare. Per esempio wom!n recupererà sia woman che women.

Il simbolo % (percentuale), seguito da un numero può essere inserito tra due parole per indicare la prossimità tra esse, indipendentemente dall´ordine in cui appaiono. Per esempio, england %3 ballads recupererà Ballads of England , Ballads of Merry Olde England e England and Her Ballads.

Il carattere ! (punto esclamativo), seguito da un numero può essere inserito tra due parole per indicare che queste devono trovarsi entro una certa distanza una dall´altra e nello stesso ordine in cui sono state inserite. In questo caso, ballads !3 england rintraccerà Ballads of England e Ballads of Merry Olde England ma non England and Her Ballads.

Il trattino e il simbolo maggiore -> possono essere usati tra due parole. In questo caso saranno recuperati i record che contengono le parole a partire dalla prima (inclusa) fino alla seconda. Questa ricerca è particolarmente efficace per limitare un set di record per anno di pubblicazione. Non usare to al posto dei simboli. Un esempio: 1993 -> 1996.

CCL

Questa modalità consente di strutturare strategie di ricerca più complesse, inserendo in un’unica stringa di comandi sia i campi da ricercare che i termini di ricerca, utilizzando eventualmente, anche gli operatori logici and, or o not. Per esempio: ipotizziamo una ricerca che abbia come autori (wau) Guerrini o (or) Solimine e (and) un titolo che comprende la parola (wti) con radice (?) “bibliot” (che quindi includerà i termini: biblioteca, biblioteche, biblioteconomia, bibliotecario, ecc.) ma che esclude (not) “università” nel campo soggetto (wsu). La stringa di comandi sarà la seguente: wau=guerrini or solimine and wti=bibliot? not wsu=università.

Figura 12: Ricerca CCL

Figura 13: Risultato della ricerca CCL

Collocazione dei documenti e disponibilità delle copie

Se la ricerca ha esito positivo, il passo successivo è quello di trovare, consultare ed eventualmente prendere in prestito il documento, cioè capire la

collocazione fisica che lo stesso occupa negli scaffali.

La nostra Biblioteca è di tipo self-service, questo significa che l’utente accede direttamente agli scaffali per prelevare il documento di suo interesse.

La collocazione dei libri negli scaffali è di tipo classificatorio, basata sulla Classificazione Decimale Dewey (CDD).

I periodici, sono collocati in ordine alfabetico di titolo2: o dall'anno iniziale posseduto all'anno 1990 al quarto piano Torre3 o dall'anno 1991 in poi al primo livello, sala B.

Il materiale facente parte del Centro di Documentazione Europea è collocato al secondo piano Torre: le pubblicazioni periodiche in ordine alfabetico di titolo, le monografie in ordine Dewey.

Il settore statistiche è collocato in ordine alfabetico di titolo al secondo piano Torre.

Il materiale multimediale (CD-ROM, microfilm, floppy disk) è collocato al terzo piano Torre.

Al fine di recuperare fisicamente un documento è importante conoscere come funziona nel catalogo la disponibilità delle copie e lo schema di

collocazione dei libri negli scaffali.

Nella videata Visualizzazione completa del record è riportato per campi il record bibliografico contenente le informazioni relative al documento cercato

(figura 13).

Per conoscere invece le condizioni di disponibilità delle copie (Status copia, Data di scadenza prestito, Biblioteca, Collocazione, ecc.) occorre cliccare sul link della Biblioteca che possiede il documento (figura 14).

2 Esclusi gli eventuali articoli determinativi e indeterminativi 3 Locali al momento non accessibili e documenti non fruibili

Figura 14: Visualizzazione completa del Record

Figura 15: Condizioni di disponibilità delle copie (Posseduto)

Riorientamento ILL e DD

Se la ricerca non ha dato risultati positivi e i documenti ricercati non sono in commercio, l'utente può rivolgersi al Servizio di Prestito interbibliotecario e di Fornitura dei documenti.