MANUALE SEBINA V.4 GESTIONE PRESTITI E LETTORI · Manuale Sebina v. 4 GESTIONE PRESTITI E LETTORI...

MANUALE SEBINA V.4

GESTIONE PRESTITI E LETTORI

INDICE

1 GESTIONE LETTORI .........................................................................................................3

1.1 CONFIGURAZIONI CONSENTITE NEL MODULO ...........................................3

1.2 GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR) ..............................................................10

1.3 ELENCO LETTORI (ELLETT)..............................................................................21

1.4 SITUAZIONE LETTORE (SITLET) ......................................................................23

1.5 ABILITAZIONE LETTORE DI ALTRA BIBLIOTECA (ABILET) ..................28

1.6 CANCELLAZIONE LETTORE (CANLET)..........................................................31

1.7 STAMPA TESSERE LETTORI (TESSER)............................................................32

1.8 STAMPA ETICHETTE LETTORI (ETILET) ......................................................34

1.9 GESTIONE SUGGERIMENTI D’ACQUISTO LETTORI (GESSUG) ..............37

1.10 STATISTICHE LETTORI (STALET)....................................................................40

2 GESTIONE PRESTITI ......................................................................................................44

2.1 CONFIGURAZIONI CONSENTITE NEL MODULO .........................................44

2.2 REGISTRAZIONE PRESTITO (REGPRE) ..........................................................51

2.3 RIENTRO DOCUMENTO (RIENTR)....................................................................58

2.4 PROROGA PRESTITO (PROROG).......................................................................62

2.5 PRENOTAZIONE DOCUMENTO (PRENOT) .....................................................66

2.6 CANCELLAZIONE PRENOTAZIONE (CANPRE).............................................70

2.7 SITUAZIONE DOCUMENTO (SITDOC)..............................................................72

2.8 SOLLECITO DOCUMENTO (SOLLEC) ..............................................................76

2.9 CONTROLLO PRESTITI E PRENOTAZIONI (CONTRP)................................79

2.10 RICHIESTA DI PRESTITO (RICHPR) .................................................................85

2.11 ALTRE FUNZIONI PRESTITI ...............................................................................87

2.12 STATISTICHE PRESTITI (STAPRE) ...................................................................91

2.13 INIZIALIZZAZIONE DATI STATISTICI (INISTA) .........................................102

3 GESTIONE ACCESSI......................................................................................................105

3.1 ACCESSI IN BIBLIOTECA (ACCESS) ...............................................................105

3.2 STATISTICHE SUGLI ACCESSI (STAACC).....................................................111

3.3 CANCELLAZIONE ACCESSI (CANACC) .........................................................114

4 INTERAZIONI CON IL MODULO DI GESTIONE POSTA ELETTRONICA ...........115

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Settembre 2002 Pag. 3 di 115

1 GESTIONE LETTORI

Il modulo comprende tutte le funzioni inerenti la gestione dei lettori della biblioteca o del sistema bibliotecario.

1.1 CONFIGURAZIONI CONSENTITE NEL MODULO

Al fine di permettere una gestione della biblioteca aderente alle sue necessità, sono possibili una serie di personalizzazioni che possono essere attivate al momento dell’inizializzazione del sistema.

GESTIONE ARCHIVIO DI SISTEMA

Al momento dell’installazione del software è necessario decidere le modalità di gestione e abilitazione dei lettori, che possono essere implementate a livello di sistema o di biblioteca, operando in questo modo: dall’attività SERVIZ - GESTIONI DI SERVIZIO, scegliere CONFIG - CONFIGURAZIONI, SISTEM - GESTIONE ARCHIVIO SISTEMA. Appare una videata contenente le opzioni possibili a livello di sistema. I parametri configurabili relativi al modulo Prestiti e Lettori sono i seguenti:

Lettori visibili al sistema: se si desidera gestire i lettori a livello di sistema, digitare “sì”; se si desidera gestire i lettori a livello di singola biblioteca, digitare “no”. L’opzione “sì” consentirà ai lettori di avere un codice univoco per tutte le biblioteche del sistema. Per i sistemi bibliotecari, si consiglia l’implementazione di questa opzione allo scopo di consentire una gestione anagrafica comune dei lettori. L’opzione “no” farà sì che ogni lettore sia identificato da un codice diverso in ogni biblioteca del sistema.

Abilitazione automatica lettori: se si desidera abilitare i lettori a livello di sistema, digitare “sì”; se si desidera abilitare i lettori a livello di singola biblioteca, digitare “no”. L’opzione “sì” consentirà ai lettori iscritti presso una particolare biblioteca del sistema, di essere abilitati ai prestiti anche dalle altre biblioteche del Polo, utilizzando lo stesso codice. L’opzione “no” farà sì che ogni lettore sia abilitato solo nella biblioteca in cui è iscritto.

+------------------------------------------------------------------------------+ | Codice Polo .........................: PRO Biblioteca di prova | | | | Gestione Fascicoli...................(S/N): si | | | | Gestione Descrittori di Soggetto ....(S/N): si | | Gestione Descrittori di Classif .....(S/N): si | | Gestione Thesaurus ..................(S/N): si | | | | Tipo Indicizzazione Abstract .............: A Automatico | | Rec. automatico possessori da autori (S/N): si | | Lettori visibili al sistema..........(S/N): si | | Abilitazione automatica lettori......(S/N): si | | Gestione autori di spoglio in Indice (S/N): si | | Valuta di riferimento.....................: Euro Cambio Lira/Euro: 1936,27| | Sistema distribuito: centro .........(S/N): si | | Tipo Drive................................: | | Directory di output file..................: |

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+------------------------------------------------------------------------------+

PARAMETRI CONFIGURABILI A LIVELLO DI BIBLIOTECA

Dall’attività SERVIZ - GESTIONI DI SERVIZIO, scegliere CONFIG - CONFIGURAZIONI, BIBLIO - GESTIONE BIBLIOTECA. Appare una videata contenente i dati anagrafici della prima biblioteca presente nel sistema. Posizionarsi sulla biblioteca desiderata e successivamente:

scegliere dalla riga delle funzioni consentite Quadri e, al menu successivo, 4. Parametri GESPRE e INTERR.

Sono elencate due serie di parametri: la prima riguarda valori utilizzabili nelle funzioni relative ai lettori e ai prestiti; la seconda serie di parametri riguarda il modulo delle interrogazioni ed è pertanto illustrata nel manuale apposito.

Disabilitazione automatica lettore: se il parametro viene impostato a “Si”, in seguito al controllo Prestiti scaduti, i Lettori che risultano avere Prestiti scaduti vengono automaticamente disabilitati al Prestito. I Lettori verranno riabilitati automaticamente soltanto al momento della restituzione dei documenti il cui prestito risultava scaduto.

Gestione lettori – Recupero codici: se il parametro viene impostato a “Si”, in fase di inserimento Lettore vengono recuperati eventuali codici di Lettori cancellati.

Gestione lettori – Tipo lettore: è possibile scegliere una delle due seguenti opzioni:

Biblioteca: ogni biblioteca può specificare per ogni lettore il codice tipo lettore desiderato. Eventualmente questo codice può essere gestito anche sull’anagrafico condiviso da più biblioteche al fine di ottenere statistiche sui lettori del Polo (in aggiunta a quello condiviso da tutto il sistema);

Sistema: ogni lettore è contraddistinto da un codice Tipo lettore comune a tutte le biblioteche dello stesso Polo.

Gestione lettori – Tipo provenienza: è possibile scegliere una delle due seguenti opzioni:

Biblioteca: ogni biblioteca può specificare per ciascun lettore il codice tipo provenienza desiderato (in aggiunta a quello condiviso da tutto il sistema);

Sistema: ogni lettore è contraddistinto da un codice Tipo provenienza comune a tutte le biblioteche dello stesso Polo.

Gestione lettori – Profili di interesse: è possibile scegliere una delle due seguenti opzioni:

Biblioteca: ogni biblioteca può specificare per ciascun lettore uno o più Profili d’interesse. Eventualmente questo codice può essere gestito anche sull’anagrafico condiviso da più biblioteche al fine di ottenere statistiche sui lettori del Polo;

Sistema: ogni lettore è contraddistinto da uno o più codici Profilo d’interesse comuni a tutte le biblioteche dello stesso Polo.

Gestione lettori – Password per cancellazione: è possibile specificare una password (di 7 caratteri al massimo) che verrà richiesta ogni qualvolta l’operatore della biblioteca si accinge a cancellare un lettore dall’archivio anagrafico. Lasciando il campo libero, non verrà richiesta alcuna password.

Gestione prestiti - Tipo ricerca lettori: è possibile specificare quale codice utilizzare per svolgere l’identificazione di un lettore nel modulo gestione prestiti (registrazione prestito, proroghe, prenotazione documento, richiesta di prestito). Le tipologie di codice selezionabili sono:

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C Codice lettore F codice Fiscale M Matricola A Altro codice +------------ 4 - Parametri per Gestione Prestito e Interrogazione ------------+ | Tipo Prestito ..........................: E Esterno Giorni di Toll.: 0 | | Disabilitazione automatica lettore .....: no | | Gestione lettori - Recupero codici .....: si | | Gestione lettori - Tipo lettore ........: B Biblioteca | | Gestione lettori - Tipo provenienza ....: B Biblioteca | | Gestione lettori - Profili di interesse : B Biblioteca | | Gestione lettori - Password cancellaz. : | | Gestione prestiti - Tipo ricerca lettori: C Codice lettore | | Gestione prenotazioni sul documento ....: si | | Var. stato copia in fase di reg.prestito: si In fase di rientro...: si | | Numero max prenotazioni per documento ..: 3 | | Interrogazione - Prestito Lettori ......: si Password : | | Interrogazione - Password per stampa ...: | | Risultato ricerca su disco .............: si Password : | | N. massimo titoli in interrogazione ....: 100 | +------------------------------------------------------------------------------+

GESTIONE ACCESSI

E’ possibile gestire gli accessi in biblioteca ai diversi servizi compilando una tabella di biblioteca. Da SERVIZ-GESTIONI DI SERVIZIO, scegliere CONFIG-CONFIGURAZIONI, e successivamente TABBIB-GESTIONE TABELLE DI BIBLIOTECA, GESARC-GESTIONE DOC. ARCHIVIO, infine SERV- Cod. servizi lettori.

Il sistema si posiziona su un nuovo inserimento nel caso in cui ancora non sia stato creato alcun servizio. In caso contrario si possono attivare o meno i singoli accessi ai servizi (vedi manuale GESTIONI DI SERVIZIO).

TABELLE DI DATI CODIFICATI RICHIAMATE DAL MODULO

All’interno del modulo Gestione Lettori e Prestiti, vengono spesso utilizzati dati gestionali codificati e raggruppati per tipologia in apposite tabelle. Tali tabelle sono richiamabili con il tasto F2 dalla fase della procedura in cui debbono essere utilizzate.

TABELLE DI SISTEMA

Le tabelle di sistema si gestiscono dal modulo SERVIZ - GESTIONI DI SERVIZIO, CONFIG - CONFIGURAZIONI, nell’attività TABSIS - GESTIONE TABELLE SISTEMA, GESPRE – GESTIONE PRESTITI E LETTORI.

Vengono qui elencate le tabelle contenenti codici ricorrenti nelle funzioni relative alla Gestione lettori.

NOME TABELLA

DESCRIZIONE CONTENUTO/USO

DOCU Documento di riconoscimento

Consente di gestire i vari tipi di documenti di identità (per es. carta d’identità, patente, passaporto, etc.), tramite codici alfanumerici di un carattere

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NOME TABELLA


ETAL Fasce d’età Lettore

Consente di suddividere i Lettori per fasce d’età al fine di estrarre statistiche sulla composizione del bacino di utenza della biblioteca o del sistema. Esse sono identificabili da un codice alfanumerico di tre caratteri e dalla relativa descrizione che indica gli estremi di ogni fascia di età. Ad es.: codice descrizione

01 00-05 02 06-10 03 11-18 04 19-25

L’età viene calcolata in base alla data di nascita inserita nella scheda anagrafica del lettore

FORA Fasce orarie Consente di suddividere la giornata in fasce orarie identificabili da un codice alfanumerico di tre caratteri. Ad es.: codice descrizione

01 08-10 02 10-12 03 12-13

La tabella è utile per effettuare statistiche sull’afflluenza in biblioteca e/o Istituto nelle varie fasce orarie definite.

LETT Tipo Lettore Consente di suddividere i Lettori per professione o corso di studi (o come la biblioteca ritiene più opportuno), al fine di estrarre statistiche sulla composizione del bacino di utenza della biblioteca e del sistema. Il dato può essere gestito sia a livello di sistema sia a livello di biblioteca (vedi in questo Manuale, Parametri configurabili a livello di biblioteca)

PROF Profilo lettori Consente di gestire i profili di interesse dei lettori tramite un codice alfanumerico di tre caratteri. Ad ogni lettore è possibile attribuire più profili di interesse. Il dato può essere gestito sia a livello di sistema sia a livello di biblioteca (vedi in questo Manuale, Parametri configurabili a livello di biblioteca)

PROL Provenienza Lettori

Consente di suddividere i Lettori in base all’area geografica di provenienza al fine di estrarre statistiche sulla composizione del bacino di utenza della biblioteca e del sistema. Il dato può essere gestito sia a livello di sistema sia a livello di biblioteca (vedi in questo Manuale, Parametri configurabili a livello di biblioteca)

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NOME TABELLA


STUD Titolo di studio Consente di registrare il Titolo di studio posseduto dai Lettori iscritti al fine di estrarre statistiche sulla composizione del bacino di utenza della biblioteca e del sistema. Il titolo di studio è identificabile da un codice alfanumerico di un carattere

• TABELLE DI BIBLIOTECA Le tabelle di biblioteca si gestiscono dal modulo SERVIZ - GESTIONI DI SERVIZIO, CONFIG - CONFIGURAZIONI, nell’attività TABBIB - GESTIONE TABELLE BIBLIOTECA, GESPRE – GESTIONE PRESTITI E LETTORI.

Vengono qui elencate le tabelle contenenti codici ricorrenti nelle funzioni relative alla Gestione lettori.

NOME TABELLA


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NOME TABELLA


SERV

Codici servizi per i lettori

La tabella permette di gestire i servizi della biblioteca ai quali può avere accesso il lettore e può essere implementata compilando i seguenti campi: Codice,

Descrizione del servizio:

es. accesso in biblioteca, accesso alla sala consultazione Attivo:

I valori utilizzabili sono: S/N. Il valore impostato in questo campo consente di abilitare il servizio nella biblioteca. Valore iniziale per il lettore:

I valori utilizzabili sono: s/n. E’ possibile preimpostare il valore iniziale con cui configurare l’abilitazione del lettore al servizio. Tipo servizio:

i valori utilizzabili sono: B-biblioteca, A-archivio, “ “ altro. Gestione degli accessi:

per ogni singolo servizio possono essere gestiti gli accessi. Ad es.: può essere creato il Servizio Consultazione e ricerca per la tipologia Archivio senza ammettere l’accesso ai lettori Stampa modulo d’accesso:

Valori utilizzabili: s- si n- no ?- richiedi all’operatore. Programma di stampa modulo d’accesso:

è possibile specificare un particolare programma di stampa del modulo se diverso da quello fornito dalla configurazione standard di Sebina.

TESS Tessere lettori Consente di impostare i parametri relativi alla stampa delle tessere Lettori. In particolare, consente di variare i dati relativi a: - Intestazione della tessera,

- Stampa intestazione della biblioteca,

- Stampa tipologia lettore,

- Stampa data di nascita,

- Stampa data scadenza diritti.

VISUALIZZAZIONE DATI CONTATORE

Per consultare i numeri progressivi assegnati ai lettori, si devono effettuare i seguenti passi:

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dall’attività SERVIZ - GESTIONI DI SERVIZIO, scegliere CONFIG - CONFIGURAZIONI, BIBLIO - GESTIONE BIBLIOTECA. Appare una videata contenente i dati anagrafici della prima biblioteca presente nel sistema. Posizionarsi sulla biblioteca desiderata e successivamente:

scegliere dalla riga delle funzioni consentite Quadri e, al menu successivo, 6. Progressivi biblioteca; alla voce Lettori viene visualizzato l’ultimo numero progressivo assegnato. +------------------ 6 - Progressivi gestiti nella Biblioteca ------------------+ | | | Inventari Correnti per serie unica : 780039 | | Inventari Pregressi per serie unica : 779909 | | Lettori ............................: 15844 | | Suggerimenti Lettori ...............: 63 | | Somma carichi inventariali .........: 4.897,17 | +------------------------------------------------------------------------------+

INTERAZIONE CON LA GESTIONE PRESTITI

Le attività di Gestione lettori interagiscono, come è ovvio, con le funzioni di prestito. Si rammenta pertanto che, in caso di prospettazione di liste lettori durante le attività inerenti al prestito, sono possibili tutte le opzioni previste a partire da tali liste all’interno della gestione lettori.

Le funzioni trattate dal modulo di Gestione lettori sono le seguenti:

• GESTIONE DATI LETTORI

• ELENCO LETTORI

• SITUAZIONE LETTORE

• ABILITAZIONE LETTORE ALTRA BIBLIOTECA

• CANCELLAZIONE LETTORI

• STAMPA TESSERE LETTORI

• STAMPA ETICHETTE LETTORI

• GESTIONE SUGGERIMENTI ACQUISTO LETTORI

• STATISTICHE LETTORI

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1.2 GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR)

Attraverso le funzioni di Gestione dati lettori il sistema provvede alla costruzione, manutenzione e aggiornamento dell’archivio lettori delle singole biblioteche afferenti ad un sistema.

1.2.1 ATTIVAZIONE DELLA FUNZIONE

La funzione viene attivata dal menu della GESTIONE LETTORI ed avvia una transazione denominata GESTIONE ANAGRAFICA LETTORI, per la quale il sistema si predispone automaticamente ad una fase di INSERIMENTO DI UN NUOVO LETTORE nel caso in cui l’archivio lettori non contenga ancora alcun dato; diversamente si posiziona automaticamente sulla PROSPETTAZIONE ANALITICA del primo lettore - in ordine di codice - presente nell’archivio lettori della biblioteca di lavoro. Di tale lettore vengono visualizzati i seguenti dati di sistema:

codice lettore: formato dal codice della biblioteca e da un numero progressivo. Si tenga presente che, se nella biblioteca sono stati attivati lettori di altre biblioteche, il primo sarà quello con il codice di biblioteca alfabeticamente più basso, seguito dal numero progressivo più basso;

nome (composto da cognome e nome), indirizzo, località, numero di telefono, altro telefono (eventuale cellulare), fax;

sesso, data di nascita - si fa presente che la data di nascita qui inserita viene utilizzata dalla procedura per inserire il lettore nella corrispondente fascia di età sulla base della tabella ETAL (in questo manuale, al cap. TABELLE DI SISTEMA);

tipo lettore, tipo provenienza, titolo di studio. In questa fase sono gestiti a livello di sistema;

tipo documento, numero documento;

codice fiscale; numero matricola; altro codice. Questi codici possono essere utilizzati in alternativa al codice lettore nell’identificazione di un lettore nel modulo gestione prestiti (registrazione prestito, proroghe, prenotazione documento, richiesta di prestito). Vedi in qs. manuale Parametrizzazioni configurabili a livello di biblioteca;

password OPAC - si ricorda che questa password serve al lettore per eventuali richieste di prestito attivate dall’OPAC e viene utilizzata in alternativa alla data di nascita del lettore;

E-Mail Internet del lettore (il simbolo @ si ottiene utilizzando la codifica dei caratteri ASCII: ALT 64). Si fa presente che la E-Mail del lettore può essere utilizzata per inviare automaticamente la corrispondenza ai lettori (lettere di sollecito, lettere di avviso disponibilità dei documenti prenotati);

altro recapito;

autorizzazione al trattamento dati personali;

eventuali note.

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+------------------------ GESTIONE ANAGRAFICA LETTORE -------------------------+ |Codice lettore .: | |Nome ...........: | |Indirizzo ......: | |Localita'.......: | |Telefono .......: Altro telefono .: | |Fax ............: Data di nascita : | |Sesso ..........: Tipo lettore ...: | |Tipo provenienza: Titolo di studio: | |Tipo documento .: N. Documento ...: | |Codice fiscale .: N. Matricola ...: | |Altro codice ...: Password OPAC ..: | |Email ..........: | |Altro recapito..: | |Localita'.......: | |Telefono .......: Aut.dati personali : | |Note generiche .: | +------------------------------------------------------------------------------+

Da questa videata, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti transazioni:

Esce Ritorno al menu di GESTIONE LETTORI Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE) Var CORREZIONE del lettore corrente Can CANCELLAZIONE del lettore corrente dalla biblioteca di lavoro o dal sistema Ric Ricerca lettori abilitati al prestito tramite nome o codice (IDENTIFICAZIONE

LETTORE) Dati Dati della biblioteca riguardanti il lettore corrente riguardanti:

data di iscrizione alla biblioteca, abilitazione al prestito, data di scadenza del diritto al prestito, tipo lettore, tipo provenienza, profili di interesse

ricercHe Ricerca lettori tramite: 7. codice fiscale; 8. numero matricola; 9. altro codice;

Abi Attivazione della LISTA LETTORI in ordine alfabetico e possibilità di abilitare un lettore di altra biblioteca

+funz Al suo interno il menu comprende: L. LISTA LETTORI abilitati in ordine alfabetico; T. TESSERA LETTORE: attivazione della STAMPA TESSERA del lettore corrente; Z. SITUAZIONE LETTORE: attivazione della SITUAZIONE LETTORE relativa al lettore corrente; O. PROFILI DI INTERESSE: in questo contesto sono gestiti a livello di sistema G. GESTIONE RICERCA D’ARCHIVIO @ E-MAIL: permette di inviare in automatico una mail all’indirizzo di posta elettronica specificato nell’anagrafica lettori W. LISTA ABILITAZIONI LETTORE: lista delle biblioteche in cui il lettore è abilitato U. AUTORIZZAZIONE SMS: permette di gestire il dato “Si/No” per l’invio di messaggi SMS ai numeri telefonici specificati nell’anagrafica lettori

*accesso Attivazione della GESTIONE ACCESSI in Biblioteca (vedi capitolo: Gestione accessi) scorr Attivazione di funzioni di scorrimento dell’archivio lettori

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1.2.2 CREAZIONE LETTORE

La transazione viene attivata dall’opzione Nuo presente sia sulla prospettazione analitica di un lettore sia nella lista lettori.

Viene presentata la maschera della Gestione anagrafica lettore già impostata con il codice della biblioteca di lavoro e il primo numero progressivo disponibile. Confermato il codice del nuovo lettore con F1 o con invio, l’operatore deve comunicare i dati anagrafici del lettore, trattati nel capitolo precedente e precisamente:

Mano a mano che vengono forniti i dati, appositi messaggi avvisano l’operatore in merito all’obbligatorietà o meno del campo che si sta compilando e ai valori da utilizzare. I dati obbligatori da inserire sono i seguenti:

nome

indirizzo

località

sesso

data di nascita (solo se il dato inserito nel campo “sesso” è F = femmina o M = maschio; se il dato specificato è E = enti, non viene richiesto l’inserimento di una data di nascita).

Per quanto concerne i campi, “Tipo documento”, “Tipo lettore”, “Tipo provenienza” e “Titolo di studio” questi fanno riferimento ad apposite tabelle di sistema che possono essere richiamate con il tasto F2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, il valore che si intende utilizzare.

I dati relativi all’indirizzo devono essere precedentemente caricati in banca dati tramite la funzione di Recupero Stradario – RECSTR (vedi manuale GESTIONE DI SERVIZIO); la tabella PROL tipo provenienza lettore (in questo manuale, al cap. TABELLE DI SISTEMA) deve essere aggiornata tramite la funzione di Recupero Zone per Stradario – RECZON (vedi manuale GESTIONE DI SERVIZIO).

Dopo aver confermato l’inserimento dei dati, il sistema propone la tabella dei Profili di interesse, se in fase di configurazione si è scelta una gestione a livello di sistema (vedi paragrafo precedente sulle configurazioni consentite); in caso contrario il programma si predispone sulla maschera dei Dati della singola biblioteca riguardanti i diritti al prestito.

1.2.3 GESTIONE DATI DI BIBLIOTECA

Utilizzando Dati dalla riga delle funzioni consentite deve essere impostata la posizione del lettore relativamente alla gestione dei prestiti nella biblioteca di lavoro, comunicando i seguenti valori:

data di iscrizione al prestito

il campo viene compilato direttamente dal sistema con la data del giorno corrente, che tuttavia, può essere modificato a discrezione dell’operatore.

data di scadenza del diritto al prestito

va comunicata la data fino alla quale si intendono far valere i diritti al prestito del lettore.

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abilitazione al prestito

il campo viene compilato direttamente dal sistema con il valore “s”.

diritti sospesi fino al

può essere comunicata l’eventuale data di sospensione dei diritti al prestito. In genere non viene fornita in occasione della creazione di un lettore, anche se il programma ne consentirebbe la compilazione.

primo accesso il

viene automaticamente indicata la data del primo accesso in biblioteca, corrispondente all’inserimento del lettore in anagrafica

tipo lettore, tipo provenienza, profili d’interesse

(la scelta della gestione di ciascuno di questi dati a livello di biblioteca o a livello di sistema, è parametrizzabile dalla GESTIONE DI SERVIZIO – CONFIGURAZIONI – Gestione biblioteca – Quadri: 4-Parametri GESPRE e INTERR);

situazione aggiornata dei Prestiti in corso e del Totale dei prestiti.

Utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti opzioni:

Esce Ritorno alla maschera iniziale della GESTIONE ANAGRAFICA LETTORI Var Variazione dei dati del lettore relativi al diritto di prestito *accessi Attivazione di un menu che contiene:

1. Accesso biblioteca 2. Accesso altri servizi

Servizi Gestione permessi per i servizi del lettore

1.2.4 GESTIONE SERVIZI

Questa funzione permette di gestire i permessi per i servizi ai quali può accedere il lettore. Essa è attivabile dalla voce Servizi a partire dalla riga delle funzioni consentite presente sulla prospettazione analitica dei Dati biblioteca di un lettore. Attivando la funzione, viene presentata una videata contenente i dati e i campi gestiti dal sistema all’interno della funzione:

- Servizio: descrizione dei servizi configurati in GESTIONE TABELLE DI BIBLIOTECA (vedi manuale Gestioni di servizio). Fra i servizi presenti nella configurazione standard: Accesso in Biblioteca; gli altri servizi (per es. accesso materiale antico, accesso sala Internet, accesso sala studi) sono gestiti in sale diverse dalla biblioteca;

- Abilitazione: il campo può essere compilato dai valori si/no modificabili tramite la funzione 1-abilita/1-disabilita

- Iscrizione: data di iscrizione al servizio - Scadenza: data di scadenza del servizio Le date di iscrizione e di scadenza ai servizi possono essere modificate tramite la fuzione Var presente nella riga delle funzioni consentite, nel caso in cui il lettore risulti abilitato.

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1.2.5 GESTIONE ACCESSI (RIVEDERE!!!!)

L’opzione *accessi permette di gestire gli accessi dei lettori e le relative uscite dalla biblioteca e dai vari servizi. Per la configurazione di questa gestione vedi manuale: Gestioni di Servizio.

Essa è attivabile dalla riga delle funzioni consentite presente sia nella prospettazione analitica di un lettore (se lo stesso lettore risulta abilitato alla funzione), sia nei Dati della biblioteca. Al suo interno il menu comprende:

1. Accesso biblioteca 2. Accesso altri servizi 3. Registra uscita (nel caso in cui sia stata precedentemente registrata un’entrata) 4. Registra tutte le uscite. 1. Attivando l’Accesso alla biblioteca il sistema registra l’ora dell’accesso e visualizza il

relativo messaggio sulla riga inferiore. Per registrare l’uscita selezionare dal menu *accessi: 3. registra uscita.

2. Attivando l’Accesso agli Altri servizi compare la lista degli eventuali altri servizi creati in fase di configurazioni (vedi capitolo: CONFIGURAZIONI CONSENTITE NEL MODULO, Gestione accessi).

3. Registra uscita: viene attivata una maschera dalla quale è possibile gestire le uscite del giorno. In essa compaiono i dati riguardanti: il tipo di accesso, l’ora di ingresso e l’ora di uscita.

4. Registra tutte le uscite: registra l’ora di uscita di tutti gli accessi. Dalla videata Gestione uscite del giorno, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti opzioni:

Esce Ritorno alla maschera precedente Can Cancellazione della registrazione dell’accesso Ricerca Ricerca dell’accesso tramite: descrizione, ora di ingresso, ora di uscita Uscita Registra l’ora di uscita dal servizio Tutti Registra l’ora di uscita per tutti i servizi Scorr Scorrimento pagine In base alle configurazioni iniziali, ogni volta che si seleziona e si inserisce il servizio al lettore, il sistema chiede se si vuole produrre o meno la stampa della Carta d’entrata. Se nello stesso giorno viene registrato l’accesso allo stesso servizio più di una volta, il sistema avvisa che il lettore è già entrato e chiede di confermare la seconda o le successive registrazioni.

1.2.6 CORREZIONE DATI LETTORE

La transazione viene attivata dall’opzione Var presente sulla gestione anagrafica di un lettore.

Viene data la possibilità di variare tutti i dati e i valori già esistenti, di aggiungerne, o di cancellarne purché non si tratti di campi obbligatori.

In questo modo si possono gestire le variazioni o gli aggiornamenti dei dati anagrafici o delle note (ad es. cambio di residenza o del numero di telefono); per effettuare direttamente l’interazione con la gestione dei prestiti è necessario attivare la funzione Dati, poiché in questo modo si possono ottenere, relativamente ad un determinato lettore:

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la disabilitazione al prestito;

l’aggiornamento della data di scadenza del diritto al prestito;

la sospensione dal prestito fino ad una certa data.

1.2.7 CANCELLAZIONE LETTORE

La transazione viene attivata dall’opzione Can presente sulla gestione anagrafica di un lettore e consente la cancellazione di un lettore privo di prestiti in corso.

Previa conferma da parte dell’operatore, il sistema provvede:

a cancellare definitivamente dall’archivio il lettore di una biblioteca che non sia abilitato presso altre biblioteche del sistema;

a cancellare dal solo archivio lettori della biblioteca di lavoro il lettore di un’altra biblioteca precedentemente abilitato presso la biblioteca di lavoro. In questo caso più che di una cancellazione, si tratta di una semplice funzione di disabilitazione di un lettore presso la biblioteca di lavoro.

Si rammenta che è possibile procedere alla cancellazione di più lettori dalla funzione CANCELLAZIONE LETTORI (CANLET), attivabile dal menu della GESTIONE LETTORI (vedi in questo manuale).

1.2.8 IDENTIFICAZIONE LETTORE

La fase di identificazione (o ricerca) lettore presenta funzionalità diverse a seconda che venga attivata dalla PROSPETTAZIONE ANALITICA di un lettore oppure da una LISTA LETTORI.

Esistono diverse modalità di identificazione del lettore:

tramite Ric dalla riga delle funzioni consentite, per la ricerca del lettore abilitato al prestito attraverso il nome o il codice;

tramite ricercHe dalla riga delle funzioni consentite, per l’individuazione del lettore abilitato al prestito attraverso altri tipi di ricerca, quali: 7.Codice fiscale; 8. Numero di matricola; 9. Altro codice.

Nota: in tutte le funzioni che richiedono l’identificazione del lettore, la ricerca viene effettuata prima tra i lettori della Biblioteca di lavoro ed eventualmente tra i lettori del Sistema, tramite l’opzione “O” di pOlo dalla prima lista oppure direttamente, nel caso non esistano lettori con i parametri specificati appartenenti alla biblioteca. Tale implementazione non è stata attivata in funzioni dove non è logicamente richiesta una ricerca tra i lettori del Polo.

⇒ RICERCA A PARTIRE DALLA PROSPETTAZIONE ANALITICA (RIC)

Attivando la funzione Ric si hanno due possibilità:

• Digitando il nome del lettore, o la sua parte iniziale

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Il sistema si attiva automaticamente su questo tipo di ricerca. Il funzionamento della transazione è impostato in modo da fornire sempre un esito positivo, concretizzato dalla visualizzazione di una lista lettori.

Se si vuole passare alla ricerca per codice, è necessario dare un invio a vuoto o premere il tasto F1.

Comunicato il parametro scelto, la ricerca viene attivata mediante il tasto F1 (o con un invio) o mediante il tasto F2.

Ricerca con F1 o invio

Se non esistono lettori corrispondenti al parametro comunicato, viene visualizzata la Lista lettori a partire dal primo lettore presente in ordine alfabetico; se invece esistono lettori corrispondenti al parametro comunicato viene visualizzata la Lista lettori a partire dal primo nome corrispondente a quanto digitato.

Ricerca con F2

Viene attivata in ogni caso una Lista lettori posizionata sul primo lettore in ordine alfabetico.

A partire dalla Lista lettori saranno possibili le opzioni illustrate ai successivi paragrafi.

• Comunicando il codice del lettore da ricercare

Il campo relativo al codice lettore è composto da due sottocampi: il primo relativo alla biblioteca, il secondo al numero progressivo attribuito nella biblioteca. Il campo relativo al codice della biblioteca di lavoro viene presentato precompilato, con possibilità di modificarlo se è stata impostata la visibilità dei lettori a livello di sistema.

Comunicato il codice, la ricerca viene attivata mediante il tasto F1 o con un invio.

Se il codice comunicato è inesistente viene visualizzato il messaggio “Dati ricercati inesistenti”.

Se il codice comunicato è esistente ma corrisponde ad un lettore non abilitato nella biblioteca di lavoro, viene visualizzata la prospettazione analitica del lettore:

con numero progressivo identico a quello digitato, ma con codice di biblioteca relativo alla biblioteca di lavoro se nella biblioteca di lavoro non sono stati abilitati lettori della biblioteca corrispondente al codice digitato;

con identificativo di biblioteca identico a quello digitato, ma con numero progressivo relativo al primo lettore della biblioteca corrispondente al codice digitato abilitato presso la biblioteca di lavoro, se nella biblioteca di lavoro non è stato abilitato il lettore corrispondente al numero progressivo digitato.

Se invece esiste il lettore corrispondente al codice comunicato, ne viene visualizzata la prospettazione analitica.

La ricerca per codice, pertanto, può avere esito negativo o un esito positivo concretizzato nella visualizzazione analitica di un lettore; in nessun caso tale ricerca attiverà una lista lettori.

⇒ RICERCA A PARTIRE DALLA LISTA LETTORI

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A partire dall’opzione Ric presente sulla lista lettori è possibile procedere all’attivazione di altre liste lettori, previa scelta da parte dell’operatore della modalità di ricerca che può essere effettuata per nome o per codice biblioteca. Per consentire questa scelta il sistema presenta, sotto le diciture “Codice” e “Cognome nome”, due punti interrogativi, affinché l’operatore possa scegliere, spostandosi sul campo desiderato con le frecce, la modalità di ricerca desiderata.

• Ricerca per nome

Selezionando questo tipo di ricerca viene immediatamente attivata una lista dei lettori abilitati presso la biblioteca ordinata a partire dal nome del primo lettore in ordine alfabetico.

• Ricerca per codice

Selezionando questo tipo di ricerca è necessario comunicare il codice della biblioteca della quale si desiderano visualizzare i lettori abilitati presso la biblioteca di lavoro. Confermato il codice di biblioteca, viene attivata una lista dei lettori abilitati presso la biblioteca, ordinata a partire dal codice di biblioteca digitato. All’interno del codice di biblioteca l’ordinamento dei progressivi è di tipo numerico.

A partire dalla lista prospettata saranno possibili le opzioni illustrate ai successivi paragrafi.

1.2.9 ABILITAZIONE LETTORE DI ALTRA BIBLIOTECA

La transazione viene attivata dall’opzione Abi presente sulla prospettazione analitica di un lettore e consente l’abilitazione di un lettore di altra biblioteca del sistema presso la biblioteca di lavoro.

All’attivazione della transazione viene visualizzata la lista lettori illustrata in precedenza.

Selezionato dalla lista il lettore che si desidera abilitare nella biblioteca di lavoro, ne viene visualizzata la prospettazione analitica, nella quale è necessario comunicare la posizione del lettore relativamente alla gestione dei prestiti nella biblioteca di lavoro, comunicando i seguenti valori contenuti nella maschera Dati:




il campo viene compilato direttamente dal sistema con il valore “s”.




può essere comunicata l’eventuale data di sospensione dei diritti al prestito. In genere non viene fornita in occasione dell’abilitazione di un lettore di altra biblioteca, anche se il programma ne consentirebbe la compilazione.

tipo lettore, tipo provenienza, profili d’interesse

questi dati possono essere variati in questo contesto solo se gestiti a livello di biblioteca come da configurazioni (tramite la GESTIONE DI SERVIZIO – CONFIGURAZIONI – Gestione biblioteca

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– Quadri: 4-Parametri GESPRE e INTERR); in caso contrario compaiono i valori attribuiti a livello di sistema;

Si rammenta che è possibile abilitare i lettori delle altre biblioteche del sistema dalla funzione ABILITAZIONE LETTORE DI ALTRA BIBLIOTECA (ABILET), attivabile dal menu della GESTIONE LETTORI (vedi in questo manuale).

1.2.10 LISTA LETTORI

La transazione viene attivata in due modi:

• Come richiesta diretta

a partire dalle opzioni +funz: L. Lista lettori abilitati e Abi presenti sulla riga delle funzioni consentite della prospettazione analitica di un lettore; la lista è visualizzata in ordine alfabetico a partire dal nome del primo lettore abilitato nella biblioteca.

• Come esito di ricerche

dalla prospettazione analitica di un lettore: la ricerca può essere effettuata per nome a partire dall’opzione Ric presente sulla riga delle funzioni consentite; la lista è visualizzata in ordine alfabetico a partire dal nome esatto o dal nome che inizia con quanto digitato; se la stringa digitata non corrisponde ad alcun lettore la lista viene visualizzata a partire dal primo lettore in ordine alfabetico.

dalla lista lettori: la ricerca può essere effettuata per nome a partire dall’opzione Ric presente sulla riga delle funzioni consentite; la lista è visualizzata in ordine alfabetico a partire dal nome del primo lettore abilitato nella biblioteca.

effettuate per codice a partire dall’opzione Ric presente sulla riga delle funzioni consentite della lista lettori; la lista è visualizzata in ordine alfabetico di codice di biblioteca, a partire dal codice digitato dall’operatore. All’interno del codice di biblioteca l’ordinamento dei progressivi è di tipo numerico. Dalla lista lettori, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti opzioni:

Esce Ritorno alla maschera iniziale della GESTIONE ANAGRAFICA LETTORI Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE) Ric Attivazione di una fase di RICERCA A PARTIRE DALLA LISTA LETTORI seleZiona Selezione di un lettore. La funzione attiva la prospettazione analitica del lettore

selezionato Polo Consente di effettuare la ricerca nel sistema bibliotecario, visualizzando la lista dei

lettori del sistema a partire da quello alfabeticamente più vicino Scorr Attivazione delle attività di scorrimento della lista lettori

1.2.11 TESSERA LETTORE

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La transazione viene attivata dall’opzione +funz: T. Tessera lettore presente sulla prospettazione analitica di un lettore e consente la stampa immediata della tessera relativa al lettore. Sulla tessera sono riportati i seguenti dati:

nome della biblioteca;

codice del lettore;

cognome e nome;

tipo lettore;

data di nascita;

data scadenza dei diritti al prestito.

Il formato di stampa dei dati è predisposto per cartoncini in modulo continuo, ad una pista, di formato 6,3 x 9 cm.

Alcuni dati da stampare sulla tessera sono parametrizzaibili all’interno della funzione Gestioni di Servizio, Configurazioni, Gestione Tabelle di biblioteca.

Stampa Tessere con codici a barre

E’ possibile stampare la tessera lettore con il codice a barre.

Si rammenta che è possibile stampare le tessere relative a più lettori dalla funzione STAMPA TESSERE LETTORI (TESSER), attivabile dal menu della GESTIONE LETTORI (vedi in questo manuale).

1.2.12 SITUAZIONE LETTORE

La transazione viene attivata dall’opzione +funz: Z. Situazione lettore presente sulla prospettazione analitica di un lettore e consente la stampa della situazione del lettore relativamente a:

prenotazioni in corso;

prestiti in corso;

richieste in corso;

prestiti interbibliotecari;

pianificazioni in corso;

libri letti.

Per una spiegazione più dettagliata della funzione, si veda al presente manuale, par. successivo SITUAZIONE LETTORE (SITLET).

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1.2.13 PROFILI D’INTERESSE

I profili d’interesse sono attivabili tramite +funz: 4.Profili d’interesse presente sulla prospettazione analitica di un lettore. Compare una tabella di sistema all’interno della quale è possibile selezionare più profili d’interesse attribuibili allo stesso lettore tramite le funzioni seleZiona e cOnferma. In questo contesto i profili d’interesse attribuiti ad ogni lettore sono comuni a tutte le biblioteche del sistema (per ottenere una gestione dei profili di interesse separata per ogni singola biblioteca è necessario impostare le specifiche configurazioni; vedi in questo manuale: PARAMETRI CONFIGURABILI A LIVELLO DI BIBLIOTECA).

1.2.14 INTERAZIONE DELLA FUNZIONE CON ALTRE FUNZIONI

La funzione GESTIONE DATI LETTORE può anche essere attivata da altre funzioni, con l’uso del tasto F2:

al momento dell’identificazione di un lettore durante la funzione REGPRE - REGISTRAZIONE PRESTITO;

al momento dell’identificazione di un documento durante la funzione RIENTR - RIENTRO DOCUMENTO.

In questo modo è possibile, durante operazioni inerenti i prestiti, visualizzare o gestire dati dell’archivio lettori senza uscire dalla funzione in corso.

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1.3 ELENCO LETTORI (ELLETT)

Attraverso le funzioni di Elenco lettori il sistema provvede a fornire una serie di elenchi relativi all’archivio lettori delle singole biblioteche afferenti al sistema.


La funzione viene attivata direttamente dal menu di GESTIONE LETTORI.

Gli elenchi prodotti possono contenere tutti i dati presenti in archivio relativamente ad un determinato parametro di estrazione o contenerne solo una parte, a seconda dell’impostazione e della combinazione dei parametri stessi. Tali parametri sono i seguenti:

Tipo selezione

E’ necessario comunicare il tipo selezione che si vuole utilizzare:codice lettore oppure nome lettore.

Codice lettore

Consente di fornire l’intervallo di codici lettore corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto (il sistema automaticamente propone il codice più basso e quello più alto presenti in archivio).

Nome

Consente di fornire l’intervallo alfabetico corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto. Possono essere fornite parole esatte o troncate anche ad un solo carattere. Il campo può essere lasciato vuoto.

Tipo lettore

Consente di fornire l’intervallo di codici tipo lettore corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto. Il “Tipo lettore” fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare. Il campo può essere lasciato vuoto.

Provenienza lettore

Consente di fornire l’intervallo di codici provenienza lettore corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto. La “Provenienza lettore” fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare. Il campo può essere lasciato vuoto.

Profilo d’interesse lettore

Consente di fornire l’intervallo di codici Profilo d’interesse lettore corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto.Il “Profilo lettore” fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare. Il campo può essere lasciato vuoto. Fascia d’età

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Consente di fornire l’intervallo di codice fascia d’età corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto. La “Fascia d’età” fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare. Il campo può essere lasciato vuoto.

Ordinamento

E’ necessario fornire il tipo ordinamento che si vuole effettuare: per codice lettore oppure per ordinamento alfabetico per cognome e nome lettore.

I parametri di cui sopra possono essere utilizzati da soli o in combinazione fra loro. In quest’ultimo caso l’estrazione dei dati verrà effettuata in “and” logico e verrà prodotta una stampa contenente tutti i lettori che corrispondono alla combinazione di tutti i parametri utilizzati per l’estrazione.

Stampa dati altro recapito

E’ necessario decidere se si vogliono stampare o meno i dati di un eventuale altro recapito.

1.3.2 PRESENTAZIONE DEI DATI

Per ogni lettore presente in elenco (ordinato in base ai criteri comunicati, per codice lettore o per cognome e nome) sono forniti i seguenti dati:

codice

cognome, nome, indirizzo, sesso, data di nascita, numero di telefono

tipo lettore

profilo di interesse

tipo e numero documento di riconoscimento

note

riepilogo della situazione prestiti

data di scadenza dei diritti al prestito.


L’intestazione dell’elenco riporta i parametri di estrazione comunicati.

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1.4 SITUAZIONE LETTORE (SITLET)

Attraverso le funzioni di Situazione lettore il sistema provvede a stampare la situazione di un determinato lettore relativamente alle attività di prestito e prenotazione presso la biblioteca di lavoro e precisamente:


prestiti in corso;

richieste in corso;


pianificazioni incorso;

libri letti.



Si rammenta che la situazione di un singolo lettore può essere richiamata anche dalla funzione GESTIONE DATI LETTORI, mediante l’opzione +funz: Z.situaZione presente sulla prospettazione analitica di un lettore (vedi in questo manuale, GESTIONE DATI LETTORE -LETTOR).

Si fa presente inoltre che la funzione può anche essere attivata, con l’uso del tasto F2:

al momento dell’identificazione di un lettore durante la funzione REGPRE - REGISTRAZIONE PRESTITO

al momento dell’identificazione di un documento durante la funzione RIENTR - RIENTRO DOCUMENTO

al momento dell’identificazione di un documento durante la funzione PROROG – PROROGA PRESTITO

al momento dell’identificazione di un documento durante la funzione SOLLEC – SOLLECITO DOCUMENTO

In questo modo è possibile, durante operazioni inerenti i prestiti, visualizzare dati dell’archivio lettori senza uscire dalla funzione in corso.

⇒ IDENTIFICAZIONE LETTORE

Le funzioni di Situazione lettore si avviano mediante una fase di identificazione del lettore, che può essere effettuata in due modi:

• comunicando il codice del lettore da ricercare

Il sistema si attiva automaticamente sul tipo di ricerca per codice scelta in fase di parametrizzazione ed impostata nel default ricerca lettore (vedi in questo manuale, parte 1.

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GESTIONE LETTORI, cap. CONFIGURAZIONI CONSENTITE NEL MODULO). In base a questa parametrizzazione la ricerca può essere effettuata tramite: codice lettore, codice fiscale, n. matricola, altro codice. Nel caso in cui si utilizzi il codice lettore, il relativo campo è composto da due sottocampi: il primo relativo alla biblioteca, il secondo al numero progressivo attribuito nella biblioteca. Il campo relativo al codice della biblioteca di lavoro viene presentato precompilato, con possibilità di modificarlo se è stata impostata la visibilità dei lettori a livello di sistema. Se si vuole passare alla ricerca per nome, è necessario dare un invio a vuoto o premere il tasto F1. Comunicato il codice, la ricerca viene attivata mediante il tasto F1 o con un invio.

Se non esiste il lettore corrispondente al codice comunicato, viene visualizzato il messaggio “Lettore inesistente”.

Se al codice digitato corrisponde un lettore, il suo nome viene riportato nella videata, nella riga successiva al codice.

• digitando il nome del lettore, o la sua parte iniziale

Comunicato il parametro scelto, corrispondente al cognome esatto o alla parte iniziale del cognome, la ricerca viene attivata mediante il tasto F1 (o con un invio) o mediante il tasto F2.


Se non esistono lettori corrispondenti al parametro comunicato, viene visualizzato il messaggio “Nessun lettore individuato”. In caso di esito positivo della ricerca, il sistema visualizza una Lista lettori posizionata sul nome esatto o su quello alfabeticamente più vicino a quanto digitato.

Ricerca con F2


Dalla Lista lettori, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti opzioni:

Esce Ritorno alla maschera iniziale della SITUAZIONE LETTORE Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE). Per la funzionalità di

questa transazione si veda al presente manuale, GESTIONE DATI LETTORE (LETTOR), par. 1.1.2

Ric Attivazione di una fase di RICERCA A PARTIRE DALLA LISTA LETTORI. Per la funzionalità di questa transazione si veda al presente manuale, GESTIONE DATI LETTORE (LETTOR), par. 1.1.6.2

SeleZiona Selezione di un lettore. Il suo nome viene riportato nella videata della situazione lettore, nella riga successiva al codice

⇒ ESAMI CONSENTITI

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Individuato il lettore del quale si desidera ottenere la situazione, il sistema presenta il menu degli esami possibili per quel lettore. Se il lettore non ha mai attivato operazioni di prestito e prenotazione, viene presentato il messaggio “Non esistono movimenti per il lettore comunicato”.

Il menu (che è dinamico e presenta pertanto i soli esami consentiti per quel lettore in quel determinato momento) può comprendere più voci relative alle varie situazioni. Scegliendo mediante invio le voci da esaminare (una sola, più di una, tutte), queste vengono contrassegnate da un asterisco. Terminata e confermata con PF1 la scelta delle voci, il sistema chiede la modalità di visualizzazione o scarico dei dati inerenti i parametri comunicati. Sono possibili tre opzioni:

a video;

a stampa;

su disco.

Scelta e confermata la modalità di visualizzazione o scarico, il sistema attiva l’esame richiesto producendo stampe inerenti ai seguenti movimenti:

• prenotazioni in corso

vengono elencati i documenti su cui sono attive prenotazioni effettuate dal lettore. Per essere attive le prenotazioni devono rientrare in un termine di durata previsto per il particolare tipo di movimento (prenotazione). Tale valore deve essere gestito nella tabella di biblioteca DURA, che a sua volta fa riferimento alla tabella di sistema MOVI. Per dettagli più approfonditi relativamente a tali tabelle, si veda in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA.

Il numero dei documenti prenotati non può essere superiore al valore implementato in sede di inizializzazione del sistema attraverso le funzioni di configurazione della biblioteca. Per l’implementazione della configurazione relativa al numero massimo delle prenotazioni, si veda in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI.

Per ogni titolo elencato vengono forniti e seguenti dati:

numero identificativo

numero di inventario

data di prenotazione

descrizione o dati del fascicolo se si tratta di fascicolo di un periodico.

• prestiti in corso

vengono elencati i documenti su cui sono attivi prestiti ottenuti dal lettore. Sono considerati attivi i prestiti non rientrati anche se è stato superato il termine di durata previsto per il particolare tipo di movimento (prestito interno o prestito esterno). Si rammenta che tale valore deve essere gestito nella tabella di biblioteca DURA, che a sua volta fa riferimento alla tabella di sistema MOVI. Per dettagli più approfonditi relativamente a tali tabelle, si veda in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA.


numero identificativo;

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numero di inventario;

data di prestito;

data di restituzione prevista se si tratta di prestito non scaduto o segnalazione che si tratta di prestito scaduto con indicazione della data di avvenuta scadenza;


• richieste in corso

vengono elencati i documenti su cui sono attive richieste di prestito effettuate dal lettore. Per essere attive le richieste di prestito devono rientrare in un termine di durata previsto per il particolare tipo di movimento (richiesta di prestito). Tale valore deve essere gestito nella tabella di biblioteca DURA, che a sua volta fa riferimento alla tabella di sistema MOVI. Per dettagli più approfonditi relativamente a tali tabelle, si veda in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA.




data della richiesta;


• prestiti interbibliotecari

vengono elencati i documenti su cui sono attivi prestiti interbibliotecari ottenuti dal lettore. Per essere attivi i prestiti devono rientrare in un termine di durata previsto per il particolare tipo di movimento (prestito interbibliotecario). Tale valore deve essere gestito nella tabella di biblioteca DURA, che a sua volta fa riferimento alla tabella di sistema MOVI. Per dettagli più approfonditi relativamente a tali tabelle, si veda in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA.

Per ogni titolo elencato vengono forniti i seguenti dati:



data di prestito;

data di restituzione prevista se si tratta di prestito non scaduto o segnalazione che si tratta di prestito scaduto con indicazione della data di avvenuta scadenza;


Per le situazioni sopra indicate viene prodotta una stampa unica contenente l’elenco dei documenti movimentati, ognuno dei quali è contrassegnato dal tipo di movimento al quale è stato sottoposto.

• pianificazioni in corso

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viene fornito un elenco dei documenti su cui è stata effettuata per il lettore una pianificazione di disponibilità, mediante la funzione PIADIS-PIANIFICAZIONE DISPONIBILITA’ (presente in ALTRE FUNZIONI PRESTITI, vedi in questo manuale).

Per ogni titolo elencato vengono forniti i seguenti dati:



data di pianificazione disponibilità (riservato dal/al);

descrizione o dati del fascicolo se si tratta di fascicolo di un periodico;

dati di collocazione.

• libri letti

viene prodotta in questo caso una stampa particolare, denominata “Storico prestiti” in cui sono elencati tutti i prestiti (in corso e conclusi) ottenuti nel tempo dal lettore.

Per ogni prestito elencato sono riportati i seguenti dati:

descrizione del documento o dati del fascicolo se si tratta di fascicolo di un periodico;

data di prestito;

data di restituzione se si tratta di un prestito concluso.

Tutte le stampe prodotte dalla transazione presentano una testata che riporta i seguenti dati:

codice e nome del lettore

totale dei prestiti ottenuti dalla biblioteca, suddivisi in “Esterni”, “Interni”, “Interbibliotecari”

prestiti in corso presso la biblioteca, suddivisi in “Esterni”, “Interni”, “Interbibliotecari”

numero dei prestiti in corso scaduti.

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1.5 ABILITAZIONE LETTORE DI ALTRA BIBLIOTECA (ABILET)

Attraverso le funzioni di Abilitazione lettore di altra biblioteca la procedura provvede ad abilitare al prestito in una biblioteca del sistema un lettore in precedenza iscritto e abilitato al prestito presso un’altra biblioteca dello stesso sistema.

Per rendere possibile questa funzione, è necessario che, in sede di installazione del sw, si sia provveduto a configurare la gestione dei lettori a livello di sistema secondo le modalità illustrate in questo manuale, parte 1. GESTIONE LETTORI, cap. LETTORI VISIBILI AL SISTEMA.

Si rammenta che l’abilitazione di un lettore di altra biblioteca può essere ottenuta anche dalla funzione GESTIONE DATI LETTORI, mediante l’opzione Abi presente sulla prospettazione analitica di un lettore (vedi in questo manuale, GESTIONE DATI LETTORE).


La funzione viene attivata dal menu della GESTIONE LETTORI.

⇒ IDENTIFICAZIONE LETTORE

Le funzioni di Abilitazione lettore di altra biblioteca si avviano mediante una fase di identificazione del lettore di un’altra biblioteca, che può essere effettuata in due modi:


Il sistema si attiva automaticamente sul tipo di ricerca per codice scelta in fase di parametrizzazione ed impostata nel default ricerca lettore (vedi in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI). Occorre perciò decidere in maniera parametrica la chiave di ricerca (codice lettore, codice fiscale, n. matricola, altro codice). Nel caso in cui si utilizzi il codice lettore, il relativo campo è composto da due sottocampi: il primo relativo alla biblioteca, il secondo al numero progressivo attribuito nella biblioteca. Il campo relativo al codice della biblioteca di lavoro viene presentato precompilato, con possibilità di modificarlo se è stata impostata la visibilità dei lettori a livello di sistema.





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Ricerca con F2



Esce Ritorno alla maschera iniziale della ABILITAZIONE LETTORE Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE). Per la funzionalità di

questa transazione si veda in questo manuale, GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR)

Ric Attivazione di una fase di RICERCA A PARTIRE DALLA LISTA LETTORI. Per la funzionalità di questa transazione si veda in questo manuale, GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR)

seleZiona Selezione di un lettore. Il suo nome viene riportato nella videata dell’abilitazione lettore, nella riga successiva al codice

⇒ ABILITAZIONE DEL LETTORE

Identificato un lettore, viene visualizzata la prospettazione analitica dei dati anagrafici, come descritta in questo manuale in GESTIONE DATI LETTORE (codice lettore, nome, indirizzo, località, numero di telefono, altro telefono, fax, sesso, data di nascita, tipo lettore, tipo provenienza, titolo di studio, tipo documento, numero documento, codice fiscale, numero matricola, altro codice, password OPAC, E-Mail Internet del lettore, altro recapito, autorizzazione al trattamento dati personali, eventuali note.

Il sistema visualizza il messaggio “confermi l’abilitazione del lettore nella biblioteca? S/N” Confermata l’abilitazione con ”S”, il sistema propone la maschera Dati, in cui è necessario comunicare la posizione del lettore relativamente alla gestione dei prestiti nella biblioteca di lavoro, compilando i seguenti valori:




il campo viene compilato direttamente dal sistema con il valore “s”




può essere comunicata l’eventuale data di sospensione dei diritti al prestito. In genere non viene fornita in occasione dell’abilitazione di un lettore di altra biblioteca, anche se il programma ne consentirebbe la compilazione.

primo accesso il

viene automaticamente indicata la data del primo accesso in biblioteca, corrispondente all’inserimento del lettore in anagrafica

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Tipo lettore, tipo provenienza, profilo d’interesse

È possibile comunicare i dati relativi a: tipo lettore, tipo provenienza, profilo d’interesse, se si è scelto di gestire questi dati a livello di biblioteca. Questi fanno riferimento ad apposite tabelle di sistema che possono essere richiamate con il tasto F2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, il valore che si intende utilizzare.

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1.6 CANCELLAZIONE LETTORE (CANLET)

Attraverso le funzioni di Cancellazione lettori il sistema provvede a cancellare dall’archivio della biblioteca di lavoro i lettori che non hanno prestiti in corso per l’anno corrente. Tali lettori possono essere:

lettori creati nella biblioteca di lavoro e non abilitati presso altre biblioteche;

lettori creati presso un’altra biblioteca e abilitati nella biblioteca di lavoro.



Deve essere comunicato l’intervallo di tipo lettore di cui si desidera effettuare la cancellazione.

I tipi lettore sono gestiti da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda in questo manuale, GESTIONE LETTORI, cap. TABELLE DI SISTEMA.

La maschera viene comunque presentata già compilata con il valore più basso e quello più alto dei prestiti.

Può essere inoltre comunicato l’intervallo di data scadenza diritti al prestito.

Si raccomanda, in una prima fase, di attivare la funzione di Cancellazione lettori solo per ottenere la stampa dei lettori senza prestiti, e di procedere alla loro cancellazione solo in un tempo successivo, dopo aver controllato attentamente la stampa. Infatti la funzione cancella dall’archivio della biblioteca anche i lettori che hanno avuto prestiti in passato, e non è detto che questi debbano essere cancellati solo perché non hanno prestiti in corso. In particolare, si prega di fare particolare attenzione nel caso di attivazione dell’azzeramento del totale prestiti sui singoli lettori (vedi in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI) poiché si rischierebbe di eliminare dall’archivio lettori tutti quei lettori che, pur essendo attivi, risultassero avere il totale dei prestiti a valore 0 in conseguenza di un azzeramento.

Scelta la modalità di scarico o visualizzazione della stampa, il sistema inserisce automaticamente l’opzione “no” alla richiesta di cancellazione dei lettori - questo per impedire cancellazioni indesiderate.

Dopo aver ottenuto la stampa e averla controllata, sarà necessario riattivare la funzione per procedere alla cancellazione dei lettori, questa volta senza più richiedere la stampa dei lettori da cancellare.

In ogni caso si rammenta che la cancellazione di un singolo lettore può essere ottenuta mediante l’opzione Can presente sulla prospettazione analitica di un lettore (vedi in questo manuale, GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR), CANCELLAZIONE LETTORE).

Si precisa inoltre che è possibile abilitare una password per effettuare la cancellazione di un lettore dall’archivio anagrafico (vedi in questo manuale, Configurazioni consentite nel modulo, Gestione Archivio di sistema, Gestione lettori – Password per cancellazione)

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1.7 STAMPA TESSERE LETTORI (TESSER)

Attraverso le funzioni di Stampa tessere lettori il sistema provvede a stampare le tessere dei lettori di una biblioteca.


La funzione viene attivata direttamente dal menu di GESTIONE LETTORI. I parametri da comunicare sono i seguenti:

Tipo selezione

È necessario scegliere quale tipo di parametro principale utilizzare per l’estrazione dei dati: codice lettore o data abilitazione lettore.

Codice lettore

Deve essere comunicato l’intervallo dei numeri di codice lettore di cui si desidera stampare le tessere. La maschera viene presentata già compilata con il valore più basso e quello più alto corrispondenti a lettori abilitati presso la biblioteca. Le tessere relative ai lettori abilitati in più biblioteche, vengono stampate presso la biblioteca presso la quale sono stati iscritti al prestito la prima volta.

Codice lettore

Data abilitazione

È necessario fornire l’intervallo di tipo lettore corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto. Il “Tipo lettore” fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare.

Provenienza lettore

È necessario fornire l’intervallo di codice provenienza lettore corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto. La “Provenienza lettore” fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare.

Fascia d’età

È necessario fornire l’intervallo di codice fascia d’età corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto. La “Fascia d’età” fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare.

I valori precompilati possono essere modificati, se si desidera produrre tessere per un intervallo limitato di lettori abilitati nella biblioteca.

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Si rammenta che la tessera di un singolo lettore può essere ottenuta anche dalla funzione GESTIONE DATI LETTORI, mediante l’opzione + Funz – T.Tessera lettore presente sulla prospettazione analitica di un lettore (vedi in questo manuale, GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR).

Tipo stampa

Tessera

Codice a barre


Sulle tessere sono riportati i dati come da configurazione della tabella TESSERE LETTORI (vedi in questo manuale: TABELLE DI BIBLIOTECA):

• ulteriore intestazione della biblioteca (es. ente di appartenenza); • nome della biblioteca; • codice del lettore; • cognome e nome; • tipo lettore; • data di nascita; • data di scadenza diritti al prestito.

Il formato di stampa dei dati è predisposto per cartoncini in modulo continuo, ad una pista, di formato 6,3 x 9 cm.

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1.8 STAMPA ETICHETTE LETTORI (ETILET)

Attraverso le funzioni di Stampa etichette lettori il sistema provvede a stampare etichette contenenti gli indirizzi dei lettori iscritti alle singole biblioteche afferenti ad un sistema (utili, per esempio, per le buste da lettera per la corrispondenza tra biblioteca e lettore).



Le etichette prodotte possono riguardare tutti i lettori della biblioteca, o solo a quelli riferiti a determinati parametri di estrazione. Tali parametri sono i seguenti:

• codice lettore

Se si desidera produrre etichette estratte per codice, è necessario fornire i codici estremi dei lettori attivi nella biblioteca: prima il codice più basso e poi quello più alto, tenendo presente che, se nella biblioteca sono stati attivati lettori di altre biblioteche, il primo sarà quello con il codice di biblioteca alfabeticamente più basso, seguito dal numero progressivo più basso e l’ultimo quello con il codice di biblioteca alfabeticamente più alto, seguito dal numero progressivo più alto.

I due campi vengono presentati già precompilati con tali valori e in questo modo, se si desidera produrre etichette estratte dalla totalità dei lettori attivi nella biblioteca, non si corre il rischio di scordare qualche lettore, soprattutto se si tratta di lettori di altre biblioteche abilitati anche nella biblioteca di lavoro.

Naturalmente i valori precompilati possono essere modificati, se si desidera produrre etichette per un intervallo limitato di codici attivi nella biblioteca.

• intervallo alfabetico

E’ possibile fornire l’intervallo alfabetico corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto. Possono essere fornite parole esatte o troncate anche ad un solo carattere. Il campo può essere lasciato libero.

• fascia d’età

È possibile fornire l’intervallo di codice fascia d’età corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione più basso e quello più alto. La “Fascia d’età” fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare. Il campo può essere lasciato libero.

• tipo lettore

È possibile fornire il codice tipo lettore corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione. Il “Tipo lettore” fa riferimento ad una tabella di sistema

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che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare. Il campo può essere lasciato libero.

• provenienza lettore

È possibilefornire il codice provenienza lettore corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione. La “Provenienza lettore” fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare. Il campo può essere lasciato libero.

• profilo d’interesse

È possibile fornire il codice profilo d’interesse corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione. Il “Profilo d’interesse” fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare.

I parametri di cui sopra possono essere utilizzati da soli o in combinazione fra loro. In quest’ultimo caso l’estrazione dei dati verrà effettuata in “and” logico e verrà prodotta una stampa delle etichette relativa a tutti i lettori che corrispondono alla combinazione di tutti i parametri utilizzati per l’estrazione. Il campo può essere lasciato libero.

• selezione lettori

E’ necessario fornire un’indicazione sui lettori da estrarre; tutti i lettori, solo i lettori che hanno dato l’autorizzazione a trattare i loro dati personali, oppure solo i lettori che non hanno dato l’autorizzazione a trattare i loro dati personali.

• prestiti

E’ possibile fornire l’intervallo di date entro cui sono stati registrati i prestiti per i lettori che si desidera estrarre. Il campo può essere lasciato libero.

• sistema di classificazione

E’ possibile indicare il sistema di classificazione a cui devono far riferimento le classificazioni che verranno successivamente specificate. Il campo può essere lasciato libero.

• classificazioni

E’ possibile fornire l’intervallo alfabetico delle classificazioni che devono essere considerate per l’estrazione dei lettori. Il campo può essere lasciato libero.

• ordinamento

E’ necessario indicare quale ordinamento attivare nelle etichette lettore: ordinamento per codice lettore o per nome lettore.

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• stampa codice lettore

Le etichette possono essere stampate con indicazione o meno del codice lettore, è possibile quindi scegliere la modalità desiderata. Si raccomanda di non richiedere la stampa del codice sulle etichette destinate alla corrispondenza con i lettori, poiché il dato può interferire con le esigenze degli uffici postali.


Il formato di stampa dei dati è predisposto per etichette autoadesive in modulo continuo, ad una pista, di formato 2,3 x 8,8 cm; la distanza fra un’etichetta e l’altra è di 0,3 cm; il carattere di stampa è di tipo compresso.

Sulle etichette sono riportati il codice del lettore (se si è scelta questa opzione), il nome e l’indirizzo del lettore. Si raccomanda, in relazione a quest’ultimo dato, di fornire - nelle fasi di creazione e variazione lettore - tutti i dati necessari ad un corretto disbrigo postale, dal momento che uno degli utilizzi principali delle etichette è riservato alla corrispondenza fra la biblioteca e i lettori.

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1.9 GESTIONE SUGGERIMENTI D’ACQUISTO LETTORI (GESSUG)

Attraverso le funzioni di Gestione suggerimenti d’acquisto del lettore il sistema consente la gestione delle proposte di acquisto immesse direttamente dai lettori durante la fase di interrogazione dell’archivio bibliografico.

Si precisa che la funzione di inserimento di un suggerimento d’acquisto da parte dei lettori può essere effettuata anche da Sebina OPAC.


La funzione viene attivata dal menu della GESTIONE LETTORI.

Attivando la gestione dei suggerimenti d’acquisto, il sistema si posiziona automaticamente sulla prospettazione analitica del primo suggerimento d’acquisto - in ordine progressivo di numero identificativo - presente nell’archivio suggerimenti d’acquisto della biblioteca di lavoro. Di tale suggerimento vengono visualizzati i seguenti dati:

• data e numero identificativo del suggerimento; • codice e nome del lettore che ha effettuato il suggerimento; • dati del suggerimento, che deve essere costituito almeno dal titolo, mentre i dati autore,

editore, anno di pubblicazione, prezzo stimato, note, possono non essere presenti in quanto la loro immissione da parte del lettore è facoltativa;

Viene altresì presentato un campo denominato “Note bibliotecario”, utilizzabile dall’addetto alla gestione dei suggerimenti durante le fasi operative successive.


Esce Ritorno al menu di GESTIONE LETTORI Var CORREZIONE del suggerimento corrente Can CANCELLAZIONE del suggerimento corrente Ric RICERCA SUGGERIMENTO PER DATA sTampa Attivazione della funzione di STAMPA SUGGERIMENTI eLimina CANCELLAZIONE DI UN INTERVALLO DI SUGGERIMENTI scorr Attivazione di funzioni di scorrimento dell’archivio suggerimenti

1.9.2 CORREZIONE SUGGERIMENTO

La transazione viene attivata dall’opzione Var presente sulla prospettazione analitica di un suggerimento.

Viene data la possibilità di variare tutti i dati e i valori già esistenti, o di aggiungerne, e di inserire eventuali annotazioni nel campo “Note bibliotecario”.

Effettuate le correzioni, la conferma delle stesse viene data con F1 o con invio.

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1.9.3 CANCELLAZIONE SUGGERIMENTO

La transazione viene attivata dall’opzione Can presente sulla prospettazione analitica di un suggerimento e ne consente la cancellazione, previa conferma da parte dell’operatore.

Si fa presente che può essere ottenuta anche la cancellazione di un intervallo di suggerimenti mediante l’opzione eLimina presente sulla prospettazione analitica di un suggerimento.

1.9.4 RICERCA SUGGERIMENTO PER DATA

La transazione viene attivata dall’opzione Ric presente sulla prospettazione analitica di un suggerimento e consente la ricerca di un suggerimento d’acquisto tramite la data di creazione del suggerimento stesso.

Va compilato il campo prospettato dal sistema con un data formata dalla sequenza gg/mm/aa.

Alla conferma, il sistema visualizzerà il primo suggerimento con data uguale a quella digitata, o, se non esistono suggerimenti in data uguale, quello con la data superiore più vicina alla data digitata.

1.9.5 STAMPA SUGGERIMENTI

La transazione viene attivata dall’opzione sTampa presente sulla prospettazione analitica di un suggerimento e consente la stampa dei suggerimenti d’acquisto effettuati dai lettori.

L’estrazione dei suggerimenti da stampare può essere effettuata attraverso due modalità:

• in ordine cronologico

vanno comunicate le date estreme (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale per il quale si desiderano stampare i suggerimenti d’acquisto. I campi sono preimpostati rispettivamente con l’inizio dell’anno e la data corrente.

• in ordine di numero identificativo

vanno comunicati gli identificativi estremi relativi all’intervallo numerico per il quale si desiderano stampare i suggerimenti d’acquisto. I campi sono preimpostati rispettivamente con il primo e l’ultimo identificativo relativi a suggerimenti ancora attivi.

⇒ PRESENTAZIONE DEI DATI

Per ogni suggerimento presente nella stampa sono forniti tutti i dati del suggerimento presenti al momento della richiesta della stampa comprese le “Note bibliotecario”.

I dati dei suggerimenti sono preceduti da:

• data del suggerimento, numero identificativo del suggerimento, codice e nome del lettore se la richiesta della stampa è stata effettuata per data;

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• numero identificativo del suggerimento, data del suggerimento, codice e nome del lettore

se la richiesta della stampa è stata effettuata per identificativo.

1.9.6 CANCELLAZIONE DI UN INTERVALLO DI SUGGERIMENTI

La transazione viene attivata dall’opzione eLimina presente sulla prospettazione analitica di un suggerimento e consente la cancellazione dei suggerimenti d’acquisto compresi in un intervallo di numeri identificativi.

Vanno comunicati gli identificativi estremi relativi all’intervallo numerico per il quale si desiderano eliminare i suggerimenti d’acquisto. I campi sono preimpostati rispettivamente con il primo e l’ultimo identificativo relativi a suggerimenti ancora attivi.

Il sistema provvede alla cancellazione dei suggerimenti, previa conferma da parte dell’operatore.

Si rammenta che la cancellazione di un singolo suggerimento può essere ottenuta mediante l’opzione Can presente sulla prospettazione analitica di un suggerimento (vedi il precedente capitolo).

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1.10 STATISTICHE LETTORI (STALET)

La funzione comprende la produzione di liste relative a lettori e prestiti, utili a fini statistici.

La funzione viene attivata dal menu GESTIONE PRESTITI E LETTORI – STATISTICHE PRESTITI LETTORI – STATISTICHE LETTORI.

Le liste vengono prodotte sulla base dei codici e parametri utilizzati dalla procedura nella gestione dell’archivio lettori e prestiti (taluni anche in combinazione fra loro) ed è possibile estrarre i dati inserendo opportuni parametri di filtro.

1.10.1 TIPI DI LISTE

1.10.1.1 LISTA PER TIPO (STATTI) Viene listato il totale dei lettori per ciascun tipo lettore.

I tipi lettore sono gestiti da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda in questo manuale, GESTIONE LETTORI, cap. TABELLE DI SISTEMA.

Il totale dei lettori listati farà riferimento ai parametri di filtro utilizzati, riportati sulla testata della lista.

1.10.1.2 LISTA PER PROVENIENZA (STATPR) Viene listato il totale dei lettori per ciascun codice di provenienza.

I codici di provenienza sono gestiti da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda in questo manuale, GESTIONE LETTORI, cap. TABELLE DI SISTEMA.


1.10.1.3 LISTA PER ETÀ (STATET) Viene listato il totale dei lettori per ciascuna fascia di età.

Le fasce d’età sono gestite da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda in questo manuale, GESTIONE LETTORI, cap. TABELLE DI SISTEMA.


1.10.1.4 LISTA PER TITOLO DI STUDIO (STATST) Viene listato il totale dei lettori per ciascun titolo di studio.

I codici di titolo di studio sono gestiti da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda in questo manuale GESLET, cap. TABELLE DI SISTEMA, pag. 3 e 4.


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1.10.1.5 LISTA PER TIPO E PROVENIENZA(STATTP) Viene listato il totale dei lettori per ciascun tipo lettore e ciascuna provenienza attivata sul tipo lettore.


1.10.1.6 LISTA PER TIPO ED ETÀ (STATTE) Viene listato il totale dei lettori per ciascun tipo lettore e ciascuna fascia d’età attivata sul tipo lettore.


1.10.1.7 LISTA PER TITOLO DI STUDIO E TIPO (STATTT) Viene listato il totale dei lettori per ciascun titolo di studio tipo lettore attivato sul titolo di studio.


1.10.1.8 LISTA PER TITOLO DI STUDIO E PROVENIENZA (STATST) Viene listato il totale dei lettori per ciascun titolo di studio e ciascuna provenienza attivata sul titolo di studio.


1.10.1.9 LISTA PER DATA ISCRIZIONE ED ETÀ (STATDE) Viene listato il totale dei lettori per ciascun anno di iscrizione e ciascuna fascia d’età attivata su ogni anno.


1.10.1.10 LISTA PER DATA D’ISCRIZIONE (STATDI) Viene listato il totale dei lettori per ciascun anno di iscrizione.


1.10.1.11 LISTA PER PROFILO D’INTERESSE (STATPI) Viene listato il totale dei lettori per ciascun profilo d’interesse.


1.10.1.12 PARAMETRI DI FILTRO L’uso dei parametri sottoindicati è previsto per tutti i tipi di liste.

⇒ STAMPA LETTORI

È possibile ottenere liste totali o parziali, relative alla condizione di appartenenza alla biblioteca o al sistema, e all’esistenza o meno di prestiti in corso.

• iscritti nella biblioteca

vengono estratti i soli lettori che si sono inizialmente iscritti presso la biblioteca di lavoro.

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• abilitati nella biblioteca

vengono estratti i lettori che si sono inizialmente iscritti presso la biblioteca di lavoro e quelli che, iscrittisi inizialmente presso un’altra biblioteca del sistema, sono stati successivamente abilitati presso la biblioteca di lavoro.

• realmente abilitati

vengono estratti i lettori abilitati al prestito nella biblioteca nel momento in cui si esegue la statistica; l’indicatore dell’abilitazione al prestito deve essere impostato a si.

• attivi nella Biblioteca

vengono estratti i soli lettori - fra quelli abilitati nella biblioteca - che hanno avuto almeno un prestito presso la biblioteca di lavoro dall’ultimo azzeramento.

• iscritti nel Sistema

vengono estratti tutti i lettori iscritti inizialmente presso ciascuna delle biblioteche del sistema.

• attivi nel sisteMa

vengono estratti i soli lettori - fra quelli iscritti in ciascuna delle biblioteche - che hanno avuto almeno un prestito presso almeno una delle biblioteche del sistema dall’ultimo azzeramento.

• tutti

vengono estratti tutti i lettori iscritti e abilitati presso ciascuna delle biblioteche del sistema.

⇒ SESSO LETTORE

• maschi

• femmine

• enti

• tutti

⇒ TIPO LETTORE

È possibile selezionare le tipologie di lettore da inserire nella statististica richiamando con il tasto F2 la tabella delle tipologie di lettore. La selezione verrà effettuata nell’intervallo alfabetico tra i due estremi selezionati.

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⇒ LETTORI ISCRITTI DAL

È necessario indicare le date estreme (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale di iscrizione dei lettori che si desiderano stampare. I campi sono preimpostati per attivare la stampa in relazione a tutto il periodo di attività della biblioteca.

1.10.2 MODALITA DI RICHIESTA DI PROSPETTAZIONE O SCARICO DEI DATI

La funzione consente di ottenere:

la prospettazione dei dati a video;

la stampa dei dati su carta;

lo scarico dei dati su disco.

.

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2 GESTIONE PRESTITI

Il modulo comprende tutte le funzioni inerenti le attività di prestito locale effettuabili da una biblioteca ai suoi lettori.

2.1 CONFIGURAZIONI CONSENTITE NEL MODULO

Al fine di permettere una gestione della biblioteca aderente alle sue necessità, sono possibili una serie di personalizzazioni che possono essere attivate al momento dell’inizializzazione del sistema.

TABELLE DI DATI CODIFICATI RICHIAMATE DAL MODULO

All’interno del modulo vengono utilizzati dati gestionali che sono stati codificati e raggruppati per tipologia in apposite tabelle. Tali tabelle sono richiamabili con il tasto F2 dalla fase della procedura in cui debbono essere utilizzate.

TABELLE DI SISTEMA

Relativamente al modulo di Gestione prestiti è presente una sola tabella richiamabile all’interno della funzione SERVIZ - GESTIONI DI SERVIZIO, CONFIG - CONFIGURAZIONI, all’attività TABSIS-GESTIONE TABELLE SISTEMA, GESPRE – GESTIONE PRESTITI E LETTORI.

NOME TABELLA

DESCRIZIONE CONTENUTO / USO

MOVI Tipi movimenti: B - prestito interbibliotecario E - prestito esterno GB – proroga prestito interbibliotecario GE – proroga prestito esterno GI – proroga prestito interno H - richiesta di prestito I - prestito interno R – prenotazione

Contiene le tipologie di movimento documenti che sono gestibili attraverso la procedura. Le varie tipologie sono contrassegnate da un codice (un carattere alfabetico) ed una descrizione in chiaro. Nel gestire la tabella, si raccomanda di mantenere i codici implementati al momento dell’installazione del sw.

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V – riservato dal/al

TABELLE DI BIBLIOTECA

Le tabelle di biblioteca si gestiscono dal modulo SERVIZ - GESTIONI DI SERVIZIO, CONFIG - CONFIGURAZIONI, nell’attività TABBIB-GESTIONE TABELLE BIBLIOTECA, GESPRE – GESTIONE PRESTITI E LETTORI.

Vengono qui elencate le tabelle di biblioteca ricorrenti nelle funzioni relative alla Gestione prestiti.

NOME TABELLA


DSEZ Durata prestito per sezione

Consente di indicare la durata massima dei vari tipi di prestito e proroga al prestito a seconda della sezione in cui è stato collocato il documento.

DURA Gestione durata prestito e proroga prestito

Consente di indicare la durata massima dei vari tipi di prestito (esterno, interno interbibliotecario, proroghe, prenotazioni, richieste). Si consiglia di impostare la tabella assegnando i termini di durata almeno ai quattro tipi di movimenti standard: - E Prestito esterno - I prestito interno - H richiesta di prestito - R Prenotazione E’ inoltre possibile diversificare la durata in giorni associandola a: - Tipologia Lettore (V. Tabella LETT) - Categoria di materiale (es. Audiovisivi, ...) - Tipologia materiale (es. videocassette, cd.rom, ...) - Genere (es. statistiche, atti di congresso, ...) In tal modo sarà possibile ad esempio, avendo impostato a 30 giorni la durata standard per il tipo prestito E, associare al tipo lettore D – Docente, alla categoria di materiale 1 = Libro moderno e al genere I = Statistiche, la durata 40 giorni. Nel momento in cui verrà effettuata la registrazione di un Prestito ad un tipo lettore D, la durata proposta in automatico sarà di 40 giorni anziché 30. La funzione di stampa della tabella (Xsta) presenta la biblioteca di lavoro. Eliminando il codice della biblioteca, o sostituendolo con il codice di un’altra biblioteca, è tuttavia consentito di stampare tutte le durate in uso presso le altre biblioteche del sistema Per le biblioteche che gestiscono anche Sebina OPAC, si consiglia di impostare la durata relativa alla richiesta di prestito in 3 giorni, in modo da permettere al lettore che effettua la richiesta da casa tramite

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Internet il venerdì, di recarsi in biblioteca il lunedì successivo e di trovare ancora attiva la propria richiesta di prestito.

MAXP Gestione numero massimo volumi per tipo lettore

La tabella consente di impostare il numero massimo di volumi che possono essere dati a prestito con la possibilità di distinguere per tipo lettore (v. Tabella LETT.), categoria, tipologia, genere. Tramite la tabella sarà quindi possibile specificare il numero massimo volumi consentiti per ogni “tipologia di movimento”, ed eventualmente il “tipo lettore”, la “categoria del materiale” e/o la “tipologia materiale” e/o il “genere”. Tramite l’indicatore di “Raggr. - Raggruppamento” sarà possibile inoltre raggruppare documenti per cui è previsto lo stesso trattamento ai fini del prestito (es. videocassette, cd-rom, ...) e attribuire lo stesso massimo numero prestiti consentiti (es.: si potranno raggruppare gli audiovisivi in modo da poterli individuare sia tramite il codice genere “7” che tramite la categoria 3 Audiovisivi).

La funzione è utile ad esempo quando il regolamento della biblioteca prevede la consegna al lettore di un numero massimo di documenti con caratteristiche simili (ad. Es. 3 libri e 2 audiovisivi); in tal caso agli audiovisivi può essere associato lo stesso numero massimo prestiti.

Associando l’indicatore di raggruppamento già definito per una categoria e/o tipologia di materiale, ad un altra categoria e/o tipologia, automaticamente viene presentato il numero massimo prestiti consentiti. Es. Se per i documenti della categoria libro moderno con genere = 7 (videoregistrazioni), viene utilizzato un codice di raggruppamento AV con un numero massimo di 3 documenti e lo stesso codice AV si definisce anche per i documenti relativi alla categoria Audiovisivi (categoria 3), automaticamente verrà associato il numero massimo prestiti = 3. Pertanto il sistema verificherà che complessivamente non si possano prestare più di tre documenti (tra titoli libri moderni con codice genere 7 e documenti catalogati come categoria 3 audiovisivi) allo stesso lettore.

MODU Gestione moduli prestito

Consente di impostare i parametri relativi alla stampa del modulo di Prestito. In particolare consente di variarne la dimensione e gli attributi di stampa. E’ possibile inoltre definire:

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- il numero delle copie che si desidera stampare,

- l’eventuale stampa del modulo senza dati del lettore,

- il numero delle copie per il modulo prestito interbibliotecario da consegnare al lettore,

- se si intende stampare il modulo per la proroga del prestito.

Formato di stampa :

1-formato intero 2-formato ½ di 11 pollici (33 righe) 3-formato 1/3 di 11 pollici (22 righe) 4-formato ½ di 12 pollici (36 righe) 5-formato 1/3 di 12 pollici (24 righe) 6-altro formato attributo di stampa: (vedi funzione Attsta Gestioni di sistema, Gestione stampanti) da applicare alla stampa (Es.: Compresso, Ribattuto, ecc.)

NSEZ aggiornare

Numero massimo volumi per sezione

Consente di associare ad ogni tipologia di prestito un numero massimo prestiti per sezione.

REST Gestione Moduli di rientro

Consente di impostare i parametri relativi alla stampa del modulo di Rientro. In particolare, consente di variarne la dimensione e gli attributi di stampa. E’ possibile inoltre definire: - il numero delle copie che si desidera stampare,

- l’eventuale stampa del modulo senza dati del lettore,

- se si intende stampare la data di restituzione. SOLL Lettera di sollecito Consente di definire se si intende visualizzare sulla

lettera di sollecito i dati relativi all’intestazione e all’indirizzo della biblioteca.

STAT Gestione statistiche prestiti

Consente di impostare i codici delle sezioni, collocazioni e i simboli di classificazione per i quali si intende ottenere dati differenziati, in fase di stampa sintetica di LISTA PER TIPO LETTORE E CLASSE e LISTA PER ETA’ LETTORE E CLASSE.

Una ulteriore tabella di biblioteca funzionale alla gestione prestiti si trova in: TABBIB-GESTIONE TABELLE BIBLIOTECA, GESSIS-GESTIONE TABELLE DI SISTEMA, TEXT-TESTI LIBERI DI STAMPA.

NOME TABELLA


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TEXT Testi liberi di

stampa Contiene i testi di stampa standard che possono essere variati a piacimento modificando:

• il testo dell’email • il piede della lettera • il testo dell’sms • la testa della lettera

E’ possibile, in ogni caso, ripristinare il testo standard, attivando l’opzione “standArd” presente in fondo alla videata.

CBAR Stampa codice a barre

Consente di stampare i codici a barre per i lettori e per gli inventari

Le stampe dei testi standard concernenti il modulo prestiti sono: Testo di stampa Sezioni Descrizione Contr. prestiti prenotazioni Email

Piede Sms Testa

Consente di visualizzare e variare i testi standard previsti per le lettere di sollecito ai lettori per la restituzione dei documenti il cui prestito è scaduto

Comunicazioni ai lettori Email Stato ordine Stato ordine-piede

Consente di visualizzare e variare i testi standard previsti per le lettere di comunicazione ai lettori relative allo stato degli ordini da loro suggeriti.

Intestazione carta d’entrata Prima Seconda Terza

Consente di visualizzare e variare i testi standard previsti per le carte di entrata alla biblioteca

Sollecito ai lettori Email Piede Sms Testa

Consente di visualizzare e variare i testi standard previsti per le lettere di sollecito ai lettori per la restituzione dei documenti il cui prestito è scaduto

PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI

Per attivare la gestione dei parametri di cui sopra, si devono effettuare i seguenti passi:

dall’attività SERVIZ - GESTIONI DI SERVIZIO, scegliere CONFIG - CONFIGURAZIONI, BIBLIO - GESTIONE BIBLIOTECA. Appare una videata contenente i dati anagrafici della biblioteca.

dalla videata contenente i dati anagrafici della biblioteca, scegliere dalla riga delle funzioni consentite Quadri e, al menu successivo, 4-Parametri GESPRE e INTERR.;

sono elencate due serie di parametri: la prima riguarda i valori utilizzabili nelle funzioni di gestione lettori e prestito; la seconda serie di parametri riguarda il modulo delle interrogazioni ed è pertanto illustrata nel manuale apposito.

Tipo prestito: E’ possibile preimpostare il codice tipo Prestito (V.TABELLE DI SISTEMA, MOVI) che deve essere proposto in fase di registrazione Prestito. I valori ammessi sono:

E- Esterno

I- Interno

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In questo modo si evita di ridigitare ogni volta lo stesso codice. Naturalmente nel caso in cui sia opportuno utilizzare un codice diverso da quello impostato, è possibile effettuare variazioni contestualmente alla registrazione Prestiti.

Numero giorni di tolleranza: E’ possibile comunicare un numero di giorni di tolleranza che vengono considerati oltre alla durata del prestito regolare. Se ci sono prenotazioni, la tolleranza non viene considerata, per cui la durata del prestito coincide esattamente con quella indicata nella tabella della Durata prestito (V. TABELLE DI BIBLIOTECA, DURA).

Gestione prestiti – tipo ricerca lettori: è possibile preimpostare il codice del tipo ricerca lettori di uso ricorrente. La ricerca può essere effettuata per:

codice lettore

codice fiscale

matricola

altro codice

Si fa presente che il codice selezionato verrà utilizzato per l’identificazione del lettore nel modulo gestione prestiti (registrazione prestito, proroghe, prenotazione documento, richiesta di prestito).

Gestione prenotazioni sul documento: consente di scegliere se gestire le prenotazioni sul titolo (digitando “si”) o sul numero di inventario (digitando “no”). Si ricorda che, in caso di più copie delle stesso documento (che hanno quindi lo stesso titolo, ma numeri di inventario diversi), la gestione delle prenotazioni sul titolo consente di assegnare al lettore la prima copia che rientra. Diversamente, impostando la gestione delle prenotazioni sul numero d’inventario, il lettore dovrà attendere il rientro del documento che possiede il numero d’inventario assegnato, anche se esistono più copie dello stesso documento.

Variazione stato della copia in fase di registrazione prestito / in fase di rientro: consente di visualizzare un campo per la registrazione dello stato della copia del docuemnto sia in fase di registrazione del prestito, sia in fase di rientro dal prestito, allo scopo di evidenziare eventuali danneggiamenti del documento verificatesi in fase di prestito.

L’ammissione al prestito di ogni singola copia è vincolata allo stato di conservazione che viene attribuito in fase di collocazione del documento. Il relativo stato di conservazione e l’ammissione al prestito sono configurabili a partire da SERVIZ-GESTIONI DI SERVIZIO, CONFIG-CONFIGURAZIONI. All’interno delle CONFIGURAZIONI scegliere GESTIONE TABELLE DI SISTEMA, e successivamente GESCAT-GESTIONE CATALOGO. La tabella si chiama STAC-Stato della singola copia e consente di attribuire un codice a ciascuno stato delle copia gestito (per es.: A-rovinato, D-deteriorato, T-sottolineato,...) e di associare l’ammissione al prestito o meno.

Numero max prenotazioni per documento: consente di attribuire il numero massimo di prenotazioni che i lettori possono effettuare sui documenti in prestito.

Interrogazione – Prestito lettori: se impostato a “Sì”, offre ai lettori abilitati nella biblioteca la possibilità di inoltrare richieste di Prestito/Prenotazione a partire dalle funzioni di interrogazione in Sebina (vedi MANUALE INTERROGAZIONI).

Interrogazioni – Password per prestito: nel caso in cui il precedente indicatore sia abilitato, può essere gestita una password richiesta in fase di Richiesta/Prenotazione di Prestito. Se il campo è vuoto, tutti i Lettori abilitati al prestito nella biblioteca possono accedere alla Richiesta/Prenotazione a partire dalle funzioni di interrogazione in Sebina (vedi MANUALE INTERROGAZIONI).

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+------------ 4 - Parametri per Gestione Prestito e Interrogazione ------------+ | Tipo Prestito ..........................: E Esterno Giorni di Toll.: 10| | Disabilitazione automatica lettore .....: no | | Gestione lettori - Recupero codici .....: si | | Gestione lettori - Tipo lettore ........: B Biblioteca | | Gestione lettori - Tipo provenienza ....: B Biblioteca | | Gestione lettori - Profili di interesse : B Biblioteca | | Gestione lettori - Password cancellaz. : | | Gestione prestiti - Tipo ricerca lettori: C Codice lettore | | Gestione prenotazioni sul documento ....: si | | Var. stato copia in fase di reg.prestito: si In fase di rientro...: si | | Numero max prenotazioni per documento ..: 3 | | Interrogazione - Prestito Lettori ......: si Password : | | Interrogazione - Password per stampa ...: | | Risultato ricerca su disco .............: si Password : | | N. massimo titoli in interrogazione ....: 100 | +------------------------------------------------------------------------------+

INTERAZIONE CON LA GESTIONE LETTORI

Le attività di prestito interagiscono, come è ovvio, con la gestione dei lettori che ne usufruiscono; si ritiene pertanto utile segnalare:

che la gestione dei lettori può essere effettuata sia a livello di sistema che a livello di singola biblioteca, operando come illustrato in questo manuale, parte 1. GESTIONE LETTORI, cap. LETTORI VISIBILI AL SISTEMA.

che in tutte le opzioni che consentono la prospettazione di liste lettori durante le attività inerenti al prestito, sono possibili tutte le opzioni previste a partire da tali liste all’interno della gestione lettori. Ciò determina una grande flessibilità operativa, poiché consente di effettuare interventi sui lettori a partire dalla gestione prestiti, senza uscire dalla funzione.

Le funzioni trattate dal modulo di Gestione prestiti sono le seguenti:

• REGISTRAZIONE PRESTITO • RIENTRO DOCUMENTO • PROROGA PRESTITO • PRENOTAZIONE DOCUMENTO • CANCELLAZIONE PRENOTAZIONE • SITUAZIONE DOCUMENTO • SOLLECITO DOCUMENTO • CONTROLLO PRESTITI E PRENOTAZIONI • RICHIESTA DI PRESTITO • ALTRE FUNZIONI PRESTITI: Pianificazione disponibilità

Registro prestiti Verifica inventari in biblioteca Lista richieste di prestito

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2.2 REGISTRAZIONE PRESTITO (REGPRE)

Attraverso le funzioni di Registrazione prestito il sistema provvede ad abbinare un documento ad un lettore che intende ottenerlo in prestito interno od esterno e a registrarne l’ indisponibilità o l’uscita.


La funzione viene attivata direttamente dal menu di GESTIONE PRESTITI.

Nota: in tutte le funzioni che richiedono l’identificazione del lettore, la ricerca viene effettuata prima tra i lettori della Biblioteca di lavoro ed eventualmente tra i lettori del Sistema, tramite l’opzione “O” di pOlo dalla prima lista oppure direttamente, nel caso non esistano lettori con i parametri specificati appartenenti alla biblioteca. Tale implementazione non è stata attivata in funzioni dove non è logicamente richiesta una ricerca tra i lettori del Polo.


Le funzioni di Registrazione prestito si avviano mediante una fase di identificazione del lettore, che può essere effettuata in due modi:


Il sistema si attiva automaticamente sul tipo di ricerca lettore impostata in fase di parametrizzazione: codice lettore, codice fiscale, n. matricola, altro codice. (vedi in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI). Nel caso in cui si utilizzi il codice lettore, il relativo campo è composto da due sottocampi: il primo relativo alla biblioteca, il secondo al numero progressivo attribuito nella biblioteca. Il campo relativo al codice della biblioteca di lavoro viene presentato precompilato, con possibilità di modificarlo se è stata impostata la visibilità dei lettori a livello di sistema.

Se si vuole passare alla ricerca per nome, è necessario dare un invio a vuoto o premere il tasto F1.





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Per attivare la ricerca per nome, occorre digitare, sul campo di ricerca per codice, un invio a vuoto o premere il tasto F1. Comunicato il parametro scelto, la ricerca viene attivata mediante il tasto F1 (o con un invio) o mediante il tasto F2.



Ricerca con F2

Viene visualizzata in ogni caso una Lista lettori della biblioteca, a partire dal primo lettore in ordine alfabetico.


Esce Ritorno alla maschera iniziale della REGISTRAZIONE PRESTITO Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE). Per la funzionalità di

questa transazione si veda in questo manuale GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR), par. 1.1.2

Ric Attivazione di una fase di RICERCA A PARTIRE DALLA LISTA LETTORI. Per la funzionalità di questa transazione si veda in questo manuale GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR), par. 1.1.6.2

seleZiona Selezione di un lettore. Il suo nome viene riportato nella videata della registrazione prestito, nella riga successiva al codice

pOlo Consente di effettuare la ricerca nel sistema bibliotecario, visualizzando la lista dei lettori del sistema a partire da quello alfabeticamente più vicino

scorr Attivazione dello scorrimento pagine della lista lettori.

Individuato il lettore il sistema effettua alcuni controlli che possono produrre le seguenti situazioni:

• il lettore ha inoltrato richieste di prestito interrogando direttamente l’archivio bibliografico

il sistema permette la gestione immediata di tali richieste. La transazione relativa alla gestione delle richieste di prestito è illustrata al successivo paragrafo.

• il lettore ha prestiti scaduti

oppure

• il lettore ha raggiunto il limite massimo di prestiti consentiti

Manuale Sebina v. 4



viene presentato un messaggio di avvertimento affinché il bibliotecario possa decidere se dar corso ugualmente ad un nuovo prestito.

INTERAZIONE DELLA FASE DI IDENTIFICAZIONE LETTORE CON ALTRE FUNZIONI

Durante la fase di identificazione del lettore è possibile, mediante l’uso del tasto F2, attivare alcune funzioni, ritenute complementari alle attività di registrazione del prestito, in quanto consentono di visualizzare o gestire altri dati senza uscire dalla funzione in corso. Si tratta di:

• SITLET - SITUAZIONE LETTORI: consente l’esame immediato della situazione del lettore.

• LETTOR - GESTIONE DATI LETTORI: consente, ad esempio, l’immediato inserimento di un nuovo lettore o la stampa della tessera del lettore identificato.

• ABILET – ABILITAZIONE LETTORE: consente di attivare la visualizzazione della lista lettori abilitati in tutte le biblioteche del sistema, a partire alfabeticamente dal lettore individuato

• RIENTR - RIENTRO DOCUMENTI: consente di registrare un rientro mentre si sta registrando il prestito

• RICERCA LETTORE: consente di effettuare la ricerca lettori utilizzando gli altri parametri possibili (se il tipo di ricerca pre-impostato in fase di parametrizzazione è il codice lettore, il sistema consente di effettuare la ricerca lettore per numero matricola, codice fiscale e altro codice)

Tali funzioni possono essere attivate prima dell’identificazione del lettore (direttamente sui campi vuoti di codice lettore o nome) oppure dopo avere individuato il lettore. .

Se il tasto F2 viene invece digitato senza aver comunicato alcun codice o nome lettore, occorre tenere presente che:

• se si tratta delle funzioni SITLET e RIENTR, sarà successivamente necessario identificare un lettore o un inventario;

• se si tratta della funzione LETTOR viene attivata automaticamente una fase di inserimento di un nuovo lettore

• se si tratta della funzione ABILET viene visualizzata la lista dei lettori a partire dal primo in ordine alfabetico

2.2.3 GESTIONE RICHIESTE DI PRESTITO

Se il lettore identificato ha inoltrato richieste di prestito tramite il modulo INTERROGAZIONI o da Sebina OPAC, il sistema visualizza il messaggio “Vuoi gestire le richieste di prestito inoltrate dal lettore?”. La risposta “no” fa sì che la transazione prosegua in funzione della registrazione di un prestito; la riposta “sì” attiva una lista delle richieste effettuate dal lettore. Per ogni richiesta sono riportati i seguenti dati:

• inventario, collocazione • data della richiesta di prestito • una riga di descrizione bibliografica del documento.

Da questa videata, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti operazioni:

Esce Ritorno alla maschera iniziale della REGISTRAZIONE PRESTITO, impostata sul

Manuale Sebina v. 4



lettore identificato

SeleZ Selezione di una tra le richieste di prestito inoltrate. La selezione di una richiesta fa sì che il numero di inventario venga automaticamente riportato nella videata relativa alla registrazione del prestito, consentendo quindi la trasformazione della richiesta in prestito e la prosecuzione delle attività di registrazione prestito

Scorr Attivazione dello scorrimento pagine della lista delle richieste di prestito

2.2.4 COMUNICAZIONE DEI DATI RELATIVI AL PRESTITO

Una volta identificato il lettore, per procedere alla registrazione del prestito devono essere gestiti i seguenti dati:

• numero di inventario

è necessario comunicare il numero di inventario relativo al documento che si intende prestare. Tale numero viene automaticamente registrato dal sistema in caso di gestione di una richiesta inoltrata dal lettore (vedi al precedente paragrafo); deve essere digitato in caso di accesso diretto alla funzione di registrazione prestito da parte di un bibliotecario. Il numero di inventario deve essere preceduto dalla serie inventariale, in caso di gestione della stessa (la tabella delle serie inventariali può essere richiamata mediante il tasto F2).

Quando si digita un numero di inventario non presente nella biblioteca, viene attivata la possibilità di inserire una catalogazione minimale al fine di procedere con il prestito del documento. In questo caso il sistema visualizza il messaggio “N. Inventario inesistente. Vuoi gestire i dati della notizia ? (s/n)”

• tipo di prestito

Il sistema presenta il campo precompilato con il valore impostato per default in sede di inizializzazione (vedi in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI). Tale valore può essere modificato con il codice relativo al tipo di movimento (E-I) che si sta gestendo. Si rammenta che i tipi di movimento sono gestiti dalla tabella di sistema MOVI il cui funzionamento è illustrato in questo manuale (parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI SISTEMA).

• durata del prestito

Viene automaticamente inserita dal sistema in base al tipo di prestito comunicato, utilizzando i valori impostati nella tabella di biblioteca DURA, il cui funzionamento è illustrato in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI BIBLIOTECA. Il valore della durata può essere variato con un valore più basso rispetto a quello pre-impostato. Se viene variato con un valore più alto, il sistema visualizza il messaggio “Durata prestito superiore alla durata massima prevista”

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Confermati tutti i dati comunicati mediante F1 o invio, il sistema visualizza i dati del lettore, comprensivi della situazione relativa ai prestiti in corso, la descrizione del documento relativo al numero di inventario digitato, i dati di collocazione e la nota all’inventario fornita durante la collocazione del documento. Tali dati sono seguiti dalla richiesta di conferma della registrazione del prestito. La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata e, se si trattava della registrazione di un prestito relativo ad una richiesta, viene annullata anche quest’ultima.

La risposta “sì” consente la prosecuzione delle operazioni di prestito con l’ eventuale attivazione della stampa del modulo prestito.

Se il documento in corso di prestito era stato sottoposto a prenotazioni, queste vengono visualizzate nella maschera di registrazione del prestito in questo modo:

• viene data comunicazione analitica della prima o unica prenotazione, visualizzando il codice e il nome del lettore e la data di prenotazione;

• le prenotazione successive alla prima vengono comunicate in modo sintetico, visualizzando il totale delle prenotazioni e senza indicazione dei lettori che le hanno effettuate.

Se sul documento risulta attivo un prestito in corso, il sistema permette di attivare sullo stesso una prenotazione, previa conferma, attraverso la visualizzazione del seguente messaggio “PRESTITO IN CORSO : Confermi la prenotazione ? (s/n)”.

La prenotazione non viene permessa se il lettore è lo stesso che ha in corso il prestito.

Il sistema propone anche la variazione dello stato della copia, se in fase di parametrizzazione è stata selezionata questa opzione (vedi in questo manuale, PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI).

2.2.5 PRESTITO DEI PERIODICI

Se, fra i dati relativi al prestito, viene comunicato un inventario relativo ad un’annata di un periodico, possono verificarsi le seguenti situazioni:

⇒ BIBLIOTECHE CHE GESTISCONO LA SOLA FUNZIONE DI COLLOCAZIONE

Esattamente come accade per le monografie, verranno mostrati la descrizione del periodico relativo al numero di inventario digitato, e la nota all’inventario fornita durante la collocazione (che, se compilata correttamente, conterrà l’annata).

⇒ BIBLIOTECHE CHE GESTISCONO LE FUNZIONI DI GESTIONE FASCICOLI/VOLUMI

Se la biblioteca gestisce i fascicoli o i volumi collegati a un periodico, indipendentemente dalla gestione o meno della sintesi del posseduto, il numero di inventario (relativo ad un’annata) sarà comunque legato a fascicoli o volumi.

Viene perciò attivata una lista dei fascicoli/volumi gestiti all’interno dell’annata relativa al numero di inventario comunicato. A fianco di ciascun fascicolo/volume è segnalata la disponibilità o meno dello stesso.

Dalla lista, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti opzioni:

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Esce Previa conferma dell’annullamento della funzione, il sistema torna alla maschera

iniziale della REGISTRAZIONE PRESTITO situAzione Permette la visualizzazione della situazione di disponibilità del fascicolo/volume Tutti Permette di selezionare contemporaneamente tutti i fascicoli/volumi listati seleZione Consente la selezione di un fascicolo/volume. L’operazione è ripetibile Conferma Conferma la selezione precedentemente attivata. Il sistema si assicurerà poi della

correttezza della/e selezione/i fatta/e attraverso un’ulteriore richiesta di conferma. La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata e, se si trattava della registrazione di un prestito relativo ad una richiesta, viene annullata anche quest’ultima. La risposta “sì” consente la prosecuzione delle operazioni di prestito con l’ eventuale attivazione della stampa del modulo prestito.

scorr Attivazione dello scorrimento pagine della lista fascicoli dell’annata

⇒ BIBLIOTECHE CHE UTILIZZANO LA GESTIONE AMMINISTRATIVA PERIODICI

Se la biblioteca ha implementato il modulo di gestione amministrativa periodici (V. manuale GESTIONE AMMINISTRATIVA PERIODICI) l’inventariazione dei fascicoli può essere effettuata secondo due modalità:

• automatica che consente di attribuire automaticamente il medesimo n. di inventario a tutti i fascicoli dell’annata al momento della collocazione del primo fascicolo ricevuto (V. manuale GESTIONE AMMINISTRATIVA PERIODICI, cap. 1.5.4 COLLOCAZIONE FASCICOLO).

• manuale che consente di attribuire un inventario diverso ad ogni fascicolo. In tal caso la registrazione del fascicolo avviene semplicemente comunicando il numero di inventario che corrisponde univocamente al fascicolo.

Utilizzando la modalità di collocazione automatica, i fascicoli dell’annata avranno il medesimo numero di inventario.

Una volta comunicato il n. di inventario in fase di registrazione prestito, viene presentata la lista dei fascicoli e a fianco di ciascun fascicolo è segnalata la disponibilità o meno dello stesso. Se il documento è già in prestito viene visualizzata la data di rientro.


Esce Previa conferma dell’annullamento della funzione, il sistema torna alla maschera iniziale della REGISTRAZIONE PRESTITO.

SituAzione La funzione consente di esaminare la situazione del fascicolo. E’ utile ad esempio per verificare chi ha in prestito il fascicolo e per quale periodo di tempo.

Tutti Permette di selezionare contemporaneamente tutti i fascicoli listati. seleZione Consente la selezione di un fascicolo. L’operazione è ripetibile.

La selezione viene visualizzata con un asterisco a fianco del fascicolo. Conferma Conferma la selezione precedentemente attivata.

Il sistema si assicurerà poi della correttezza della/e selezione/i fatta/e attraverso un’ulteriore richiesta di conferma. La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata e, se si trattava della registrazione di un prestito relativo ad una richiesta, viene annullata anche quest’ultima. La risposta “sì” consente la prosecuzione delle operazioni di prestito con l’ eventuale attivazione della stampa del modulo prestito.

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Scorr Apre una finestra contenente le opzioni per lo scorrimento delle pagine relative alla

lista degli abbonamenti.

2.2.6 STAMPA MODULO PRESTITO

Confermata la registrazione del prestito, il sistema offre la possibilità di procedere alla stampa del modulo se in fase di parametrizzazione (vedi parte 2. PRESTITI, TABELLE DI BIBLIOTECA) è stato richiesto. Tuttavia anche durante la fase di registrazione prestito il sistema presenta la possibilità di non stampare il modulo. Rispondendo affermativamente viene avviata automaticamente una stampa contenente i seguenti dati:

intestazione della biblioteca

nome del lettore, codice, indirizzo

collocazione e descrizione del documento ottenuto in prestito. Se si tratta di fascicolo di un periodico, vengono riportati anche i dati del fascicolo.

data del prestito e data di scadenza calcolata sulla base della durata fornita in fase di registrazione prestito.

Il modulo prevede altresì una firma da parte del lettore.

Terminata la stampa del modulo, il sistema ne permette un’ulteriore stampa, allo scopo, per esempio, di stampare una copia anche per il lettore.

Al termine delle operazioni relative alla registrazione di un prestito, visualizzate attraverso il messaggio “registrazione effettuata”, il sistema torna alla maschera iniziale della funzione, che sarà impostata sul lettore per il quale si è appena conclusa la registrazione.

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2.3 RIENTRO DOCUMENTO (RIENTR)

Attraverso le funzioni di Rientro documento il sistema provvede a registrare il rientro di un documento dal prestito e a renderlo di nuovo disponibile per altri prestiti.



2.3.2 COMUNICAZIONE DEL NUMERO DI INVENTARIO

Il documento che rientra dal prestito va identificato mediante il numero di inventario, che deve essere preceduto dalla serie inventariale, se gestita. La tabella contenente le serie inventariali può essere richiamata attraverso il tasto F2.

Confermato il numero di inventario con F1 o invio, il sistema visualizza i dati del lettore (comprensivi di data di nascita), la situazione relativa ai prestiti in corso (scaduti, esterni, interni, interbibliotecari), la descrizione del documento relativo al numero di inventario digitato e la nota all’inventario fornita durante la collocazione del documento. Tali dati sono seguiti dalla richiesta di conferma della registrazione del prestito. La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata.

La risposta “sì” registra il rientro del documento.

Se il documento che rientra era stato sottoposto a prenotazioni, queste vengono visualizzate nella maschera di registrazione del rientro in questo modo:

viene data comunicazione analitica della prima o unica prenotazione, visualizzando il codice e il nome del lettore, il numero di telefono e la data di prenotazione;

le prenotazione successive alla prima vengono comunicate in modo sintetico, visualizzando il totale delle prenotazioni e senza indicazione dei lettori che le hanno effettuate.

In fase di registrazione del rientro di un documento i cui termini di prestito sono scaduti, viene visualizzata l’indicazione a video della data di scadenza del prestito: “scaduto il …(data)”.

Se i diritti del lettore erano stati sospesi (per esempio, a causa di ritardi) viene visualizzato il messaggio di avviso “disabilitato al prestito” dopo i dati del lettore.

La funzione provvede inoltre, a riabilitare, se disabilitato, il lettore al prestito.

Al termine delle operazioni relative al rientro di un prestito, il sistema dà conferma del rientro e torna alla maschera iniziale della funzione.

INTERAZIONE DELLA FASE DI IDENTIFICAZIONE DOCUMENTO CON ALTRE FUNZIONI

Durante la fase di identificazione del documento è possibile, mediante l’uso del tasto F2, attivare alcune funzioni, ritenute complementari alle attività di rientro del prestito, in quanto consentono di visualizzare o gestire altri dati senza uscire dalla funzione in corso. Si tratta di:

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• SITLET - SITUAZIONE LETTORI che consente l’esame immediato della situazione del

lettore. • LETTOR - GESTIONE DATI LETTORI che consente, ad esempio, l’immediato

inserimento di un nuovo lettore o la stampa della tessera del lettore identificato. • REGPRE - REGISTRAZIONE PRESTITO che consente di registrare un prestito mentre

si sta registrando un rientro. • VARIAZIONE STATO DELLA COPIA che consente di modificare lo stato della copia del

documento, anche se ancora non è stato registrato il rientro del documento Tali funzioni vengono attivate direttamente sul lettore che risulta collegato ad un particolare inventario, se questo viene digitato prima del tasto F2.

Se il tasto F2 viene invece digitato senza aver comunicato alcun inventario, le funzioni vengono attivate comunque, ma va tenuto presente che:

• se si tratta delle funzioni SITLET e REGPRE, sarà successivamente necessario identificare un lettore;

• se si tratta della funzione LETTOR viene attivata automaticamente una fase di inserimento di un nuovo lettore.

2.3.3 RIENTRO DEI FASCICOLI DI PERIODICI

Alla comunicazione del numero di inventario corrispondente ad un’annata per la quale vi sono fascicoli in prestito, possono verificarsi le seguenti situazioni:

• un solo fascicolo in prestito

oltre a tutti i dati già elencati al paragrafo precedente, vengono visualizzati anche i dati del fascicolo che rientra.

• più fascicoli in prestito

viene attivata una lista di tali fascicoli nella quale, per ogni fascicolo, oltre ai dati del fascicolo stesso, sono indicati:

data del previsto rientro;

codice e nome del lettore che ha in prestito il fascicolo.


Esce Previa conferma dell’annullamento della funzione, il sistema torna alla maschera iniziale del RIENTRO PRESTITO

Tutti Permette di selezionare contemporaneamente tutti i fascicoli listati seleZione Consente la selezione di un fascicolo. L’operazione è ripetibile Conferma Conferma la selezione precedentemente attivata. Il sistema si assicurerà poi della

correttezza della/e selezione/i fatta/e attraverso un’ulteriore richiesta di conferma. La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata. La risposta “sì” consente la registrazione del rientro.

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⇒ BIBLIOTECHE CHE UTILIZZANO LA GESTIONE AMMINISTRATIVA PERIODICI

Una volta comunicato il n. di inventario in fase di rientro documento, viene presentata la lista dei fascicoli e a fianco di ciascun fascicolo è segnalata la data di rientro ed il lettore che ha in prestito il fascicolo. Dalla lista, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti opzioni:

Esce Previa conferma dell’annullamento della funzione, il sistema torna alla maschera del RIENTRO DOCUMENTO.

SituAzione La funzione consente di esaminare la situazione del fascicolo. Una volta attivata consente di visualizzare il nome del lettore che ha in prestito il documento e la durata.

Tutti Permette di selezionare contemporaneamente tutti i fascicoli listati per il rientro. seleZione Consente la selezione di un fascicolo. L’operazione è ripetibile.

La selezione viene visualizzata con un asterisco a fianco del fascicolo. Conferma Conferma la selezione precedentemente attivata.

Il sistema si assicurerà poi della correttezza della/e selezione/i fatta/e attraverso un’ulteriore richiesta di conferma.

Scorr Apre una finestra contenente le opzioni per lo scorrimento delle pagine relative alla lista dei fascicoli.

2.3.4 STAMPA MODULO RIENTRO

Confermata la registrazione del rientro del documento, il sistema offre la possibilità di procedere alla stampa del modulo se in fase di parametrizzazione (vedi parte 2. PRESTITI, TABELLE DI BIBLIOTECA – tabella REST-Modulo di rientro) è stato configurato. Tuttavia anche durante la fase di registrazione del rientro il sistema presenta la possibilità di non stampare il modulo, rispondendo negativamente alla domanda “Vuoi produrre il modulo di rientro?”. Rispondendo affermativamente viene avviata automaticamente una stampa contenente i seguenti dati:

• intestazione della biblioteca

• nome del lettore e codice

• collocazione e descrizione del documento. Se si tratta di fascicolo di un periodico, vengono riportati anche i dati del fascicolo.

• data del rientro del documento

Terminata la stampa del modulo, il sistema ne permette un’ulteriore stampa, allo scopo, per esempio, di stampare una copia anche per il lettore.

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Al termine delle operazioni relative alla registrazione di un prestito, visualizzate attraverso il messaggio “rientro documento effettuato”, il sistema torna alla maschera iniziale della funzione, che sarà impostata sul lettore per il quale si è appena conclusa la registrazione.

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2.4 PROROGA PRESTITO (PROROG)

Attraverso le funzioni di Proroga prestito il sistema provvede a prorogare uno o più prestiti ad un lettore. Il sistema gestisce un numero massimo di giorni di proroga, da comunicare all’interno della tabella di biblioteca DURA- Durata del prestito (vedi in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI). Lo stesso prestito può essere prorogato più volte, a discrezione degli operatori addetti ai prestiti.



2.4.2 IDENTIFICAZIONE DEL DOCUMENTO DA PROROGARE

I documenti relativi a prestiti da prorogare possono essere identificati sia a partire dal numero di inventario, sia a partire dal lettore.

A seconda del tipo di ricerca, la transazione opera successivamente attraverso modalità diverse, dal momento che una identificazione attraverso l’inventario avrà sempre come esito la proroga di un solo documento (o nel caso di periodici, di uno o più fascicoli della stessa annata), mentre l’identificazione attraverso il lettore potrà avere come esito la proroga di più documenti.

IDENTIFICAZIONE TRAMITE NUMERO DI INVENTARIO

Il sistema si attiva automaticamente su questo tipo di ricerca. Se si vuole passare alla ricerca per lettore, è necessario dare due invii a vuoto o premere il tasto F1. Il numero di inventario deve essere preceduto dalla serie inventariale, se gestita.

Confermato il numero di inventario con F1 o invio, il sistema visualizza il codice e il nome del lettore che ha in prestito il documento corrispondente, e i giorni di durata massima della proroga, impostati per default e che possono essere modificati con un valore inferiore.

IDENTIFICAZIONE TRAMITE LETTORE

L’identificazione del lettore può essere effettuata in due modi:



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Ricerca con F2



Esce Ritorno alla maschera iniziale della PROROGA DOCUMENTO Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE). Per la funzionalità di

questa transazione si veda in questo manuale, GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR), par. 1.1.2

Ric Attivazione di una fase di RICERCA A PARTIRE DALLA LISTA LETTORI. Per la funzionalità di questa transazione si veda in questo manuale, GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR), par. 1.1.6.2

seleZiona Selezione di un lettore. Il suo nome viene riportato nella videata della proroga documento, nella riga successiva al codice

Comunicato il lettore, è necessario confermare i giorni di durata massima della proroga, pre-impostati a livello di configurazione.

Il valore della durata può essere variato con un valore più basso rispetto a quello pre-impostato. Se viene variato con un valore più alto, il sistema visualizza il messaggio “La durata della proroga non deve superare il massimo giorni proroga”.

Si precisa che la proroga del prestito decorre dalla data in cui il documento deve rientrare in biblioteca (cioè dalla data della scadenza del prestito).

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⇒ SE LA RICERCA È STATA FATTA PER INVENTARIO O SE, PUR ESSENDO STATA FATTA PER LETTORE, HA COME ESITO UN SOLO DOCUMENTO IN PRESTITO

il sistema visualizza i dati del lettore, comprensivi della situazione relativa ai prestiti in corso, la descrizione del documento in prestito e la nota all’inventario fornita durante la collocazione del documento. Se il documento in prestito è rappresentato dal fascicolo di un periodico, ne vengono riportati i dati. I dati prospettati sono seguiti dalla richiesta di conferma della proroga. La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata. La risposta “sì” registra la proroga del prestito.

In questa fase il sistema effettua alcuni controlli che possono produrre le seguenti situazioni:

Se sul documento che si intende prorogare esistono già prenotazioni in corso, viene visualizzato il messaggio di avviso relativo alla prenotazione: “Esistono prenotazioni, confermi la proroga del prestito? S/N”.

Se la proroga viene confermata, le prenotazioni vengono visualizzate nella maschera di registrazione della proroga in questo modo:

viene data comunicazione analitica della prima o unica prenotazione, visualizzando il codice e il nome del lettore e la data di prenotazione;


Se sono scaduti i termini di prestito sul documento che si intende prorogare, viene visualizzato il messaggio di avviso relativo alla scadenza “Lettore con prestiti scaduti in corso. Confermi il prestito? S/N”. Si precisa che anche in questo caso la proroga decorre dalla data in cui il documento sarebbe dovuto rientrare in biblioteca (cioè dalla data di scadenza del prestito).

Al termine delle operazioni relative alla proroga di un prestito, il sistema dà conferma della proroga e torna alla maschera iniziale della funzione.

⇒ SE LA RICERCA È STATA FATTA PER LETTORE ED HA COME ESITO PIÙ DOCUMENTI IN PRESTITO

viene attivata la lista dei prestiti del lettore individuato. Ogni prestito è contrassegnato dai seguenti dati:


dati di collocazione;

tipo di prestito;

date di prestito e del previsto rientro;

numero prenotazioni attive;

una riga di descrizione se si tratta di monografia, dati del fascicolo se si tratta di fascicolo di periodico.


Esce Previa conferma dell’annullamento della funzione, il sistema torna alla maschera iniziale della PROROGA PRESTITO

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Tutti Permette di selezionare contemporaneamente tutti i prestiti listati seleZione Consente la selezione di un documento in prestito. L’operazione è ripetibile Conferma Conferma la selezione precedentemente attivata. Il sistema si assicurerà poi della

correttezza della/e selezione/i fatta/e attraverso un’ulteriore richiesta di conferma. La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata. La risposta “sì” consente la proroga del prestito.

PROROGA PRESTITI DI FASCICOLI DI PERIODICI

Per quanto riguarda la proroga del prestito di fascicoli di periodici, possono verificarsi le stesse situazioni già illustrate in precedenza, a seconda che la ricerca dia come esito un solo o più fascicoli in prestito.

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2.5 PRENOTAZIONE DOCUMENTO (PRENOT)

Attraverso le funzioni di Prenotazione documento il sistema provvede a registrare la prenotazione di un documento in prestito o sul quale è stata effettuata una richiesta di prestito che risulti ancora attiva.

Si rammenta che, nelle biblioteche che hanno abilitato il prestito a partire dalle interrogazioni, il lettore può procedere direttamente ad effettuare una prenotazione di un documento in prestito. Per l’illustrazione di tale funzione si veda il manuale INTERROGAZIONI. Se non è stato abilitato il prestito dal modulo di interrogazioni, la funzione deve essere attivata da un bibliotecario su richiesta di un lettore.

Si precisa che la funzione di prenotazione è effettuabile direttamente dal lettore anche tramite Sebina OPAC, per le biblioteche che hanno implementato anche OPAC.

La prenotazione di un documento inoltre, può essere effettuata in fase di registrazione prestito, se viene individuato un titolo già in prestito.

Le attività di prenotazione dei documenti in prestito possono essere seguite, al momento del rientro dal prestito dei documenti prenotati, dalla STAMPA LETTERE DI PRENOTAZIONE, attivabile all’interno della funzione CONTROLLO PRESTITI E PRENOTAZIONI, per l’illustrazione della quale si veda al presente manuale, CONTRP.




Le funzioni di Prenotazione documento si avviano mediante una fase di identificazione del lettore, che può essere effettuata in due modi:


Il sistema si attiva automaticamente sul tipo di ricerca lettore impostata in fase di parametrizzazione: codice lettore, codice fiscale, n. matricola, altro codice. (vedi in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI). Nel caso in cui si utilizzi il codice lettore, il relativo campo è composto da due sottocampi: il primo relativo alla biblioteca, il secondo al numero progressivo attribuito nella biblioteca. Il campo relativo al codice della biblioteca di lavoro viene presentato precompilato, con possibilità di modificarlo se è stata impostata la visibilità dei lettori a livello di sistema. Se si vuole passare alla ricerca per nome, è necessario dare un invio a vuoto o premere il tasto F1.




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Ricerca con F2



Esce Ritorno alla maschera iniziale della PRENOTAZIONE DOCUMENTO Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE). Per la funzionalità di

questa transazione si veda in questo manuale, GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR), par. 1.1.2

Ric Attivazione di una fase di RICERCA A PARTIRE DALLA LISTA LETTORI. Per la funzionalità di questa transazione si veda in questo manuale, GESTIONE DATI LETTORI (LETTOR), par. 1.1.8.2

seleZiona Selezione di un lettore. Il suo nome viene riportato nella videata della prenotazione documento, nella riga successiva al codice

Individuato il lettore il sistema effettua alcuni controlli sulla situazione del lettore relativamente ai prestiti che possono produrre le seguenti situazioni:

• il lettore ha prestiti scaduti

oppure

• il lettore ha raggiunto il limite massimo di prestiti consentiti

viene presentato un messaggio di avvertimento affinché il bibliotecario possa decidere se dar corso ugualmente ad una nuova prenotazione.

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Identificato il lettore, è necessario comunicare il numero di inventario relativo al documento che si intende prenotare. Il numero di inventario deve essere preceduto dalla serie inventariale, in caso di gestione della stessa.

Confermato l’inventario mediante F1 o invio, il sistema visualizza:

i dati del lettore, comprensivi della situazione relativa ai prestiti in corso,

la descrizione del documento relativo al numero di inventario digitato e la nota all’inventario fornita durante la collocazione del documento,

il codice e il nome del lettore che ha in prestito il documento,

la data attesa di restituzione, oppure le date di inizio e fine prestito se il prestito risulta scaduto.

Il sistema effettua in questa fase alcuni controlli:

• sulla situazione del lettore relativamente alle prenotazioni

se il lettore ha raggiunto il limite massimo delle prenotazioni consentite viene presentato un messaggio di avvertimento affinché il bibliotecario possa decidere se dar corso ugualmente alla prenotazione. Si rammenta che il parametro relativo al numero massimo di prenotazioni consentite va fornito in sede di inizializzazione del sistema, come illustrato in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI.

se il lettore aveva in precedenza già prenotato lo stesso documento, viene visualizzato il messaggio “Il lettore ha già effettuato la prenotazione”.

• sulla situazione del documento relativamente alle prenotazioni

Se il documento in corso in prestito era stato sottoposto a prenotazioni, queste vengono visualizzate in questo modo:



Tutti i dati e i messaggi visualizzati sulla videata, sono seguiti dalla richiesta di conferma della prenotazione.

La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata. La risposta “sì” consente la registrazione della prenotazione. Al termine delle operazioni relative alla prenotazione di un documento, il sistema torna alla maschera iniziale della funzione, che sarà impostata sul lettore per il quale si è appena conclusa la prenotazione.

Le prenotazioni registrate vengono mantenute attive per il numero di giorni previsto per il particolare tipo di movimento (prenotazione). Tale valore deve essere gestito nella tabella di biblioteca DURA, che a sua volta fa riferimento alla tabella di sistema MOVI. Per dettagli più

Manuale Sebina v. 4



approfonditi relativamente a tali tabelle, si veda in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA.

Un documento prenotato può essere sottoposto ad altre prenotazioni; trascorso il termine di durata previsto, le prenotazioni vengono annullate ed il documento può essere di nuovo sottoposto a prenotazione o a prestito (se nel frattempo è rientrato).

È altresì prevista una funzione di CANCELLAZIONE PRENOTAZIONE, per l’illustrazione della quale si veda in questo manuale, parte 2.6 CANCELLAZIONE PRENOTAZIONE (CANPRE).

2.5.4 PRENOTAZIONE DI FASCICOLI DI PERIODICI



oltre a tutti i dati già elencati al paragrafo precedente, vengono visualizzati anche i dati del fascicolo in prestito che si intende prenotare.


viene attivata una lista di tali fascicoli nella quale, per ogni fascicolo, oltre ai dati del fascicolo stesso, è indicata la data del previsto rientro se in prestito oppure la sua disponibilità.


Esce Previa conferma dell’annullamento della funzione, il sistema torna alla maschera iniziale della PRENOTAZIONE DOCUMENTO


correttezza della/e selezione/i fatta/e attraverso un’ulteriore richiesta di conferma. La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata. La risposta “sì” consente la prenotazione.

Manuale Sebina v. 4



2.6 CANCELLAZIONE PRENOTAZIONE (CANPRE)

Attraverso le funzioni di Cancellazione prenotazione il sistema provvede a cancellare una prenotazione precedentemente registrata su un documento in prestito. La cancellazione delle prenotazioni può avere ad oggetto anche una prenotazione effettuata dal lettore attraverso Sebina OPAC.



2.6.2 IDENTIFICAZIONE DEL DOCUMENTO

Il documento sul quale cancellare la prenotazione può essere identificato mediante:

• il numero di inventario

Il sistema si posiziona automaticamente su questo tipo di ricerca. Il numero di inventario deve essere preceduto dalla serie inventariale, se gestita (la tabella delle serie inventariali può essere richiamata attraverso il tasto F2).

Se non esiste un documento corrispondente al parametro di ricerca comunicato, viene visualizzato il messaggio “N. inventario inesistente”.

• il titolo

Previa digitazione 2 volte del tasto INVIO a vuoto, il sistema si posiziona sulla scelta della categoria di materiale su cui effettuare la ricerca: libro moderno, libro antico, audiovisivi, grafica, musica. È possibile selezionare solo una delle categorie di materiale proposte. Una volta scelta la categoria, il documento può essere cercato mediante digitazione del titolo o della parte iniziale del titolo, preceduti dall’asterisco. Se non esistono documenti corrispondenti al parametro comunicato, viene visualizzato il messaggio “Nessuna notizia trovata”. Se la ricerca effettuata dà esito positivo, possono verificarsi le seguenti situazioni:

- un solo titolo: viene presentata la visualizzazione analitica del titolo individuato, illustrata al successivo paragrafo.

- più titoli: viene presentata una lista titoli ordinata a partire dal titolo alfabeticamente più vicino alla stringa digitata. Da questa videata, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti operazioni:

Esce Ritorno alla maschera iniziale della funzione SITUAZIONE DOCUMENTO seleZione Selezione di un titolo. L’attivazione della funzione attiverà la

visualizzazione analitica del documento individuato, illustrata al successivo paragrafo 2.7.3

esaM Visualizzazione dell’esame bibliografico del titolo

• il numero identificativo del titolo

Digitando il tasto invio a vuoto sul campo di ricerca per titolo, il sistema si posiziona sulla ricerca titolo per numero identificativo.

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Se non esiste un documento corrispondente al parametro di ricerca comunicato, viene visualizzato il messaggio “Inventario non trovato”.

Trovato il documento di cui si intende cancellare la prenotazione, il sistema visualizza i dati del lettore, comprensivi della situazione relativa ai prestiti in corso, della descrizione del documento e della data in cui era stata effettuata la prenotazione. Tali dati sono seguiti dalla richiesta di conferma della cancellazione della prenotazione.

La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata. La risposta “sì” cancella la prenotazione sul documento.

Eventuali altre prenotazioni successive alla prima vengono comunicate in modo sintetico, visualizzando il totale delle prenotazioni e senza indicazione dei lettori che le hanno effettuate.

Al termine delle operazioni relative alla cancellazione di una prenotazione, il sistema dà conferma dell’avvenuta cancellazione e torna alla maschera iniziale della funzione.

2.6.3 CANCELLAZIONE PRENOTAZIONE DI FASCICOLI DI PERIODICI

Alla comunicazione del titolo o del numero inventario corrispondente ad un’annata per la quale vi sono fascicoli prenotati, possono verificarsi le seguenti situazioni:

• un solo fascicolo prenotato

oltre a tutti i dati già elencati al paragrafo precedente, vengono visualizzati anche i dati del fascicolo prenotato per il quale si intende cancellare la prenotazione.

• più fascicoli prenotati


data del previsto rientro;

codice e nome del lettore che ha in prestito il fascicolo.


Esce Previa conferma dell’annullamento della funzione, il sistema torna alla maschera iniziale della CANCELLAZIONE PRENOTAZIONE


correttezza della/e selezione/i fatta/e attraverso un’ulteriore richiesta di conferma. La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata. La risposta “sì” consente la cancellazione della prenotazione.

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2.7 SITUAZIONE DOCUMENTO (SITDOC)

Attraverso le funzioni di Situazione documento il sistema provvede a visualizzare e a stampare la situazione di un determinato documento relativamente a:


prestiti in corso;

richieste di prestito in corso;


prestiti storici;

riserva del documento per un periodo (attivata attraverso la funzione PIADIS-PIANIFICAZIONE DISPONIBILITÀ).



2.7.2 IDENTIFICAZIONE TITOLO

Le funzioni di Situazione documento si avviano mediante una fase di identificazione del documento, che può essere attivata tramite:

• il numero di inventario

Il sistema si posiziona automaticamente su questo tipo di ricerca. Il numero di inventario deve essere preceduto dalla serie inventariale, se gestita (la tabella delle serie inventariali può essere richiamata attraverso il tasto F2).

Se non esiste un documento corrispondente al parametro di ricerca comunicato, viene visualizzato il messaggio “N. inventario inesistente”.

Se esiste un documento corrispondente al parametro di ricerca comunicato, viene presentata la visualizzazione analitica del documento individuato, illustrata al successivo paragrafo.

• il titolo

Previa digitazione 2 volte del tasto INVIO a vuoto, il sistema si posiziona sulla scelta della categoria di materiale su cui effettuare la ricerca: libro moderno, libro antico, audiovisivi, grafica, musica. È possibile selezionare solo una delle categorie di materiale proposte. Una volta scelta la categoria, il documento può essere cercato mediante digitazione del titolo o della parte iniziale del titolo, preceduti dall’asterisco. Se non esistono documenti corrispondenti al parametro comunicato, viene visualizzato il messaggio “Nessuna notizia trovata”. Se la ricerca effettuata dà esito positivo, possono verificarsi le seguenti situazioni:

- un solo titolo: viene presentata la visualizzazione analitica del titolo individuato, illustrata al successivo paragrafo.

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- più titoli: viene presentata una lista titoli ordinata a partire dal titolo alfabeticamente più vicino alla stringa digitata. Da questa videata, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti operazioni:

Esce Ritorno alla maschera iniziale della funzione SITUAZIONE DOCUMENTO seleZione Selezione di un titolo. L’attivazione della funzione attiverà la

visualizzazione analitica del documento individuato, illustrata al successivo paragrafo 2.7.3

esaM Visualizzazione dell’esame bibliografico del titolo Scorr Attivazione dello scorrimento pagine della lista titoli

• il numero identificativo del titolo

Digitando il tasto invio a vuoto sul campo di ricerca per titolo, il sistema si posiziona sulla ricerca titolo per numero identificativo.

Se non esiste un documento corrispondente al parametro di ricerca comunicato, viene visualizzato il messaggio “Inventario non trovato”.

Se esiste un documento corrispondente al parametro di ricerca comunicato, viene presentata la visualizzazione analitica del documento individuato, illustrata al successivo paragrafo.

2.7.3 VISUALIZZAZIONE ANALITICA DEL DOCUMENTO

La transazione viene attivata a fronte di esito positivo della ricerca documento effettuata per numero di inventario,per titolo o per numero identificativo titolo.

Viene presentata la situazione del documento, comprensiva dei seguenti dati:

inventario;

descrizione bibliografica completa;

collocazione;

nota all’inventario, se presente;

indicazione del numero totale dei prestiti storici avvenuti sul documento;

situazione dettagliata dell’eventuale prestito in corso, comprendente il tipo di prestito; la data del prestito e quella del previsto rientro; codice, nome e data di nascita del lettore che ha il documento in prestito. Sono considerati attivi i prestiti non rientrati anche se è stato superato il termine di durata previsto per il particolare tipo di movimento (prestito interno o prestito esterno). Si rammenta che tale valore deve essere gestito nella tabella di biblioteca DURA, che a sua volta fa riferimento alla tabella di sistema MOVI. Per dettagli più approfonditi relativamente a tali tabelle, si veda in questo manuale, GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA.

indicazione del numero totale dei prestiti in corso se si tratta di periodico con più fascicoli in prestito.

situazione dettagliata dell’eventuale richiesta attiva, comprendente la data della richiesta, codice, nome e data di nascita del lettore che ha effettuato la richiesta. Per essere attive le richieste di prestito devono rientrare in un termine di durata previsto per il particolare tipo di

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movimento (richiesta di prestito). Tale valore deve essere gestito nella tabella di biblioteca DURA, che a sua volta fa riferimento alla tabella di sistema MOVI. Per dettagli più approfonditi relativamente a tali tabelle, si veda in questo manuale, GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA.

situazione delle prenotazioni attive, delle quali viene riportato il numero totale se più di una; se la prenotazione sul documento è una sola, viene visualizzata la data di prenotazione, nome, codice e data di nascita del lettore che ha effettuato la prenotazione. Per essere attive le prenotazioni devono rientrare in un termine di durata previsto per il particolare tipo di movimento (prenotazione). Tale valore deve essere gestito nella tabella di biblioteca DURA, che a sua volta fa riferimento alla tabella di sistema MOVI. Per dettagli più approfonditi relativamente a tali tabelle, si veda in questo manuale, GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA.

Dalla prospettazione analitica del documento è possibile passare ad una funzione di stampa della situazione analitica. Tale transazione è illustrata al successivo paragrafo.

2.7.4 STAMPA SITUAZIONE ANALITICA

Nella prospettazione analitica del documento è presente un’opzione inerente l’eventuale stampa della situazione analitica.

Se non si desidera attivarla, è sufficiente digitare “N” e il sistema torna alla maschera iniziale della funzione; se invece si desidera attivarla, bisogna digitare l’opzione relativa alla modalità di prospettazione o scarico dei dati. Sono possibili tre opzioni:

a video (V);

a stampa (S);

su disco (D).

Confermata la modalità di visualizzazione o scarico, il sistema attiva l’esame richiesto producendo stampe che riportano i dati del documento in corso di esame:

numero identificativo, descrizione, numero di inventario, collocazione, nota all’inventario.

Le situazioni inerenti i movimenti sul documento sono suddivise in due diverse prospettazioni, relative rispettivamente ai dati correnti e ai dati storici.

La prospettazione a stampa della situazione analitica di un documento è leggermente diversa dall’analoga prospettazione a video di cui al par. 8.3. In particolare:

non viene stampata la data di nascita dei lettori che hanno effettuato i movimenti;

se sul documento sono presenti più prenotazioni, queste vengono elencate in dettaglio, con indicazione dei lettori e delle date di prenotazione

• dati correnti

riguardano i movimenti attivi: prestiti, prenotazioni, richieste in corso.

Vengono riportati:

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dati del fascicolo se si tratta di periodico con fascicoli in prestito;

il tipo di movimento;

data di attivazione del movimento; per quanto riguarda i prestiti viene riportata anche la prevista data di rientro. Non viene fatta menzione particolare per i prestiti scaduti, poiché si ritiene che l’informazione sia di pertinenza del lettore (si veda in questo manuale, parte 1. GESTIONE LETTORI);

codice e nome del lettore su cui è attivo il movimento.

• dati storici

riguardano i prestiti rientrati.

Vengono riportati:

dati del fascicolo se si tratta di periodico che ha avuto fascicoli in prestito;

codice e nome dei lettori che hanno avuto il documento in prestito;

date in cui sono stati attivi i prestiti.

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2.8 SOLLECITO DOCUMENTO (SOLLEC)

Attraverso le funzioni di Sollecito documento il sistema provvede a stampare una lettera di sollecito al lettore che non ha provveduto a far rientrare il documento nei termini previsti. Si rammenta che i valori di durata dei prestiti devono essere gestiti nella tabella di biblioteca DURA, che a sua volta fa riferimento alla tabella di sistema MOVI. Per dettagli più approfonditi relativamente a tali tabelle, si veda in questo manuale, parte 2. GESTIONE PRESTITI, cap. TABELLE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA.




Il documento da sollecitare va identificato mediante il numero di inventario, che deve essere preceduto dalla serie inventariale, se gestita.

Confermato il numero di inventario con F1 o invio, il sistema visualizza i dati del lettore, comprensivi della situazione relativa ai prestiti in corso, la descrizione del documento relativo al numero di inventario digitato e la nota all’inventario fornita durante la collocazione del documento. Sono riportate le date di attivazione del prestito e del previsto rientro.

Sulla videata è presente la richiesta di conferma della stampa del sollecito, effettuabile nelle seguenti modalità:

No Annulla la funzione di stampa Video Vengono visualizzate a video le lettere di prenotazione Stampante Viene inviata una stampa cartacea nella stampante configurata Disco Viene prodotto un file in formato ascii sul disco fisso in cui è installato il

software Sebina Email Viene inviata in automatico dal sistema una e-mail all’indirizzo di posta

elettronica specificato nella gestione anagrafica del lettore sMs Viene inviato in automatico dal sistema un messaggio SMS al numero di

telefono cellulare specificato nell’anagrafica del lettore N.B.: per attivare i servizi di invio E-mail Internet e di invio SMS, occorre definire a livello di sistema operativo le opportune configurazioni di base.

Se il documento che viene sollecitato era stato sottoposto a prenotazioni, queste vengono visualizzate in questo modo:



Il sollecito non è consentito se il prestito non è scaduto.

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INTERAZIONE DELLA FASE DI IDENTIFICAZIONE DOCUMENTO CON ALTRE FUNZIONI

Durante la fase di identificazione del documento è possibile, mediante l’uso del tasto F2, attivare alcune funzioni, ritenute complementari alle attività di rientro del prestito, in quanto consentono di visualizzare o gestire altri dati senza uscire dalla funzione in corso. Si tratta di:

• SITLET - SITUAZIONE LETTORI che consente l’esame immediato della situazione del lettore.

SOLLECITO PRESTITI DI FASCICOLI DI PERIODICI



oltre a tutti i dati già elencati al paragrafo precedente, vengono visualizzati anche i dati del fascicolo in prestito da prorogare.



tipo di prestito, data di prestito e data del previsto rientro;

codice e nome del lettore che ha il fascicolo in prestito.


Esce Previa conferma dell’annullamento della funzione, il sistema torna alla maschera iniziale del SOLLECITO DOCUMENTO


correttezza della/e selezione/i fatta/e attraverso un’ulteriore richiesta di conferma. La riposta “no” fa sì che l’operazione venga annullata. La risposta “sì” attiva la stampa della lettera di sollecito.

2.8.3 STAMPA DELLA LETTERA DI SOLLECITO

La lettera di sollecito, sia che venga inviata per e-mail, posta o SMS, riporta i seguenti dati:

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intestazione della biblioteca e data;

nome e indirizzo del lettore;

testo della lettera (il testo delle lettere di sollecito può essere variato dalla relativa tabella: TABBIB-GESTIONE TABELLE BIBLIOTECA, GESSIS-GESTIONE TABELLE DI SISTEMA, TEXT-TESTI LIBERI DI STAMPA; vedi in questo manuale nelle configurazioni);

dati del documento di cui si sollecita il rientro: numero identificativo, data di prestito, numero di inventario e collocazione, descrizione. Dopo la descrizione, nel caso di periodici, vengono forniti i dati del fascicolo.

Si rammenta che è possibile stampare lettere di reclamo a tutti i lettori ritardatari dalla funzione CONTROLLO PRESTITI E PRENOTAZIONI, STAMPA LETTERE DI RECLAMO (vedi in questo manuale).

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2.9 CONTROLLO PRESTITI E PRENOTAZIONI (CONTRP)

Attraverso le funzioni di Controllo prestiti e prenotazioni il sistema provvede ad elaborare e stampare una serie di liste e lettere che, se stampate periodicamente e con regolarità, mantengono sotto controllo tutte le situazioni inerenti i prestiti.

La funzione inoltre, se parametrizzata, (vedi manuale GESTIONE DI SERVIZIO, cap. GESTIONE BIBLIOTECA), disabilita al prestito i lettori che hanno almeno un prestito scaduto in corso.



2.9.2 FUNZIONI PERMESSE

All’attivazione della funzione, vengono immediatamente visualizzate le funzioni permesse:

LISTA DOCUMENTI PRENOTATI E RIENTRATI STAMPA LETTERE DI PRENOTAZIONE LISTA PRESTITI SCADUTI STAMPA LETTERE DI SOLLECITO

In fondo alla videata appare la riga delle opzioni consentite, che sono le seguenti:

Esce Ritorno al menu di GESTIONE PRESTITI Tutte Permette di selezionare tutte le funzioni contemporaneamente SeleZiona Consente la selezione di una funzione. L’operazione è ripetibile Conferma Conferma la selezione precedentemente attivata. Se è stata confermata una sola

funzione, il sistema presenterà, se previste, le ulteriori opzioni possibili per quella funzione; se sono state confermate più funzioni, per ognuna di queste verranno richieste, se previste, ulteriori opzioni. Tali opzioni sono illustrate nel dettaglio delle singole funzioni. Comunicati e confermati tutti i parametri, il sistema chiede la modalità di visualizzazione o scarico dei dati inerenti le funzioni richieste. Sono possibili tre opzioni: - a video; - a stampa; - su disco; - E-Mail: la E-Mail del lettore può essere utilizzata per inviare automaticamente la corrispondenza ai lettori (lettere di sollecito, lettere di avviso disponibilità documento prenotato)

Scelta e confermata la modalità di visualizzazione o scarico, il sistema attiva le funzioni richieste.

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LISTA DOCUMENTI PRENOTATI

La funzione consente di ottenere una lista dei documenti prenotati, secondo i seguenti parametri di estrazione:

data di rientro dei documenti: è possibile filtrare la lista dei documenti per data di rientro comunicando la data più vecchia e quella più recente; se non viene comunicato nessun parametro, il sistema visualizza tutti i documenti fino alla data di richiesta della lista

sezione: è possibile filtrare la lista per sezione, ottenendo tutti i documenti prenotati e rientrati solo di una determinata sezione (la lista delle sezioni può essere richiamata mediante il tasto F2); se non viene comunicato nessun parametro, il sistema estrae tutte le sezioni della biblioteca

lista documenti: è possibile scegliere tra i “documenti prenotati e rientrati”, i “documenti prenotati e non rientrati” e “tutti” (cioè sia i documenti prenotati e rientrati, sia i documenti prenotati e non rientrati)

tipo stampa: digitando “no” la richiesta viene annullata e il sistema ritorna alla maschera iniziale; digitando “video” viene visualizzata a video la lista dei documenti prenotati, secondo i parametri comunicati

Confermata la richiesta della lista, il sistema visualizza il numero totale dei documenti che si trovano nella situazione prevista dalla funzione.

⇒ PROSPETTAZIONE DEI DATI

Per ogni documento prenotato e rientrato dal prestito vengono forniti i seguenti dati:

• Dati relativi al lettore che ha effettuato la prenotazione: codice, nome, numero di telefono, eventuale altro recapito telefonico;

• Numero di inventario, collocazione (comprensiva di tutti i dati, dalla sezione alla sequenza) del documento;

• Data della prenotazione; • Descrizione del documento. Dopo la descrizione, nel caso di periodici, vengono forniti i

dati del fascicolo.

STAMPA LETTERE DI PRENOTAZIONE

La funzione consente di ottenere la stampa di lettere destinate ai lettori che hanno effettuato la prenotazione di documenti rientrati in un determinato periodo di tempo (dal:… al:…).

I parametri che possono essere impostati per la stampa delle lettere sono i seguenti:

data di rientro dei documenti: è possibile filtrare la lista dei documenti per data di rientro comunicando la data più vecchia e quella più recente; se non viene comunicato nessun parametro, il sistema visualizza tutti i documenti fino alla data di richiesta della lista

sezione: è possibile filtrare la lista per sezione, ottenendo tutti i documenti prenotati e rientrati solo di una determinata sezione (la lista delle sezioni può essere richiamata mediante il tasto F2); se non viene comunicato nessun parametro, il sistema estrae tutte le sezioni della biblioteca

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Una volta forniti tutti i parametri, il sistema visualizza il numero totale dei documenti che si trovano nella situazione prevista dalla funzione e richiede le modalità di visualizzazione o scarico dei dati.

tipo stampa: è possibile scegliere tra le seguenti opzioni di stampa:

No Annulla la funzione di stampa Video Vengono visualizzate a video le lettere di prenotazione Stampante Viene inviata una stampa cartacea nella stampante configurata Disco Viene prodotto un file in formato ascii sul disco fisso in cui è installato il


elettronica specificato nella gestione anagrafica del lettore sMs Viene inviato in automatico dal sistema un messaggio SMS al numero di



La lettera riporta i seguenti dati:

• intestazione della biblioteca e data; • nome e indirizzo del lettore; • testo della lettera in cui si comunica la disponibilità dei documenti prenotati (il testo delle

lettere di avviso del rientro del documento prenotato può essere variato dalla relativa tabella: TABBIB-GESTIONE TABELLE BIBLIOTECA, GESSIS-GESTIONE TABELLE DI SISTEMA, TEXT-TESTI LIBERI DI STAMPA);

• numero di inventario e descrizione dei documenti prenotati e rientrati; Se la lettera viene prodotta entro i termini di validità della prenotazione, viene anche stampata la data entro la quale il documento resta riservato al lettore destinatario.

LISTA PRESTITI SCADUTI

La funzione consente di ottenere una lista dei documenti dei quali sono scaduti i termini di prestito, ma non sono rientrati.

I parametri che possono essere impostati per la lista sono i seguenti:

prestiti scaduti dal/al: è possibile filtrare la lista dei documenti per data di scadenza del prestito comunicando la data più vecchia e quella più recente; se non viene comunicato nessun parametro, il sistema visualizza tutti i documenti fino alla data di richiesta della lista

situazione prestiti: è possibile scegliere di visualizzare “tutti” i prestiti scaduti o solo quelli “con prenotazioni”

giorni di tolleranza: è possibile stabilire un intervallo di tempo (fornito in giorni) da aggiungere ai termini di scadenza regolari dei prestiti. L’opzione consente di non listare quei prestiti che, pur essendo scaduti, rientrano nei giorni di tolleranza. L’opzione è valida solo per i documenti che non hanno prenotazioni, poiché i documenti prenotati vengono listati in ogni

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caso, senza tenere conto dei giorni di tolleranza. Il campo viene presentato precompilato con il numero massimo di giorni di tolleranza comunicati in sede di implementazione del sw (si veda in questo manuale, GESTIONE PRESTITI, cap. PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI). Il valore può essere modificato in diminuzione.

sezione: è possibile filtrare la lista per sezione, ottenendo tutti i documenti scaduti al prestito solo di una determinata sezione (la lista delle sezioni può essere richiamata mediante il tasto F2); se non viene comunicato nessun parametro, il sistema estrae tutte le sezioni della biblioteca.


ordinamento: la lista può essere filtrata secondo tre modalità di ordinamento: per nome del lettore; per data di scadenza dei prestiti; per collocazione

tipo stampa: digitando “no” la richiesta viene annullata e il sistema ritorna alla maschera iniziale; digitando “video” viene visualizzata a video la lista dei documenti prenotati, secondo i parametri comunicati


Lista per nome del lettore Per ogni lettore (in ordine alfabetico del nome) con prestiti scaduti vengono forniti i seguenti

dati: • Codice, nome, numero di telefono del lettore ed eventuale altro recapito telefonico; • Numero di inventario, collocazione (comprensiva di tutti i dati, dalla sezione alla

sequenza) del documento; • Data del prestito e data dell’attesa restituzione; • Descrizione del documento. Dopo la descrizione, nel caso di periodici, vengono forniti i

dati del fascicolo. Se il lettore ha più documenti relativi a prestiti scaduti, i dati dei relativi documenti verranno listati in successione dopo i dati del lettore.

Fra un lettore e quello successivo viene stampata una riga di separazione per rendere più leggibile la stampa.

Lista per data di scadenza dei prestiti Per ogni data di attesa restituzione (in ordine crescente) vengono forniti i seguenti dati: • Data attesa di restituzione; • Codice, nome, numero di telefono del lettore ed eventuale altro recapito telefonico; • Numero di inventario, collocazione (comprensiva di tutti i dati, dalla sezione alla

sequenza) del documento; • Data del prestito; • Descrizione del documento. Dopo la descrizione, nel caso di periodici, vengono forniti i

dati del fascicolo. Se in una stessa data sono previste più restituzioni, i dati relativi ai lettori e ai documenti verranno listati in successione dopo la data di attesa restituzione.

Fra una data e quella successiva viene stampata una riga di separazione per rendere più leggibile la stampa.

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Lista per collocazione Per ogni collocazione (in ordine alfabetico di sezione) vengono forniti i seguenti dati: • Collocazione (comprensiva di tutti i dati, dalla sezione alla sequenza); • Codice, nome, numero di telefono del lettore ed eventuale altro recapito telefonico; • Numero di inventario, collocazione (comprensiva di tutti i dati, dalla sezione alla

sequenza) del documento; • Data del prestito e data dell’attesa restituzione; • Descrizione del documento. Dopo la descrizione, nel caso di periodici, vengono forniti i

dati del fascicolo. Fra una collocazione e quella successiva viene stampata una riga di separazione per rendere più leggibile la stampa.

STAMPA LETTERE DI SOLLECITO

La funzione consente di ottenere la stampa di lettere destinate ai lettori che non hanno provveduto a restituire i documenti in prestito entro i termini di durata previsti.

I parametri che possono essere impostati per la stampa sono i seguenti:

prestiti scaduti dal/al: è possibile filtrare la stampa dei documenti per data di scadenza del prestito comunicando la data più vecchia e quella più recente; se non viene comunicato nessun parametro, il sistema stampa tutti i documenti fino alla data di richiesta della lista

situazione prestiti: è possibile scegliere di stampare “tutti” i prestiti scaduti o solo quelli “con prenotazioni”

giorni di tolleranza: è possibile stabilire un intervallo di tempo (fornito in giorni) da aggiungere ai termini di scadenza regolari dei prestiti. L’opzione consente di non stampare lettere relative a quei prestiti che, pur essendo scaduti, rientrano nei giorni di tolleranza. L’opzione è valida solo per i documenti che non hanno prenotazioni, poiché i documenti prenotati vengono listati in ogni caso, senza tenere conto dei giorni di tolleranza. Il campo viene presentato precompilato con il numero massimo di giorni di tolleranza comunicati in sede di implementazione del sw (si veda in questo manuale, GESTIONE PRESTITI, cap. PARAMETRI PER GESTIONE PRESTITI). Il valore può essere modificato in diminuzione.

sezione: è possibile filtrare la stampa per sezione, ottenendo tutti i documenti scaduti al prestito solo di una determinata sezione (la lista delle sezioni può essere richiamata mediante il tasto F2); se non viene comunicato nessun parametro, il sistema estrae tutte le sezioni della biblioteca.


tipo stampa: è possibile scegliere tra le seguenti opzioni di stampa:

No Annulla la funzione di stampa Video Vengono visualizzate a video le lettere di sollecito Stampante Viene inviata una stampa cartacea nella stampante configurata Disco Viene prodotto un file in formato ascii sul disco fisso in cui è installato il


elettronica specificato nella gestione anagrafica del lettore

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sMs Viene inviato in automatico dal sistema un messaggio SMS al numero di


Si rammenta che il sollecito di un singolo documento può essere ottenuto dalla funzione SOLLECITO DOCUMENTO (vedi in questo manuale).


La lettera di reclamo riporta i seguenti dati:

intestazione della biblioteca e data;

nome e indirizzo del lettore;

testo della lettera (il testo delle lettere di sollecito può essere variato dalla relativa tabella: TABBIB-GESTIONE TABELLE BIBLIOTECA, GESSIS-GESTIONE TABELLE DI SISTEMA, TEXT-TESTI LIBERI DI STAMPA; vedi in questo manuale nelle configurazioni);

dati del/i documento/i di cui si sollecita il rientro: numero di inventario, descrizione. Dopo la descrizione, nel caso di periodici, vengono forniti i dati del fascicolo.

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2.10 RICHIESTA DI PRESTITO (RICHPR)

A fronte di una ricerca effettuata dal lettore direttamente nel catalogo cartaceo della biblioteca o di un modulo di richiesta compilato manualmente dal lettore, il bibliotecario può creare in SEBINA un modulo di richiesta documento dai dati forniti dal lettore.

Quando il documento è disponibile, viene creata direttamente la richiesta di prestito; se invece il documento è in prestito viene data la possibilità di effettuare una prenotazione.


La funzione viene attivata direttamente da menu di GESTIONE PRESTITI.

L’identificazione del lettore può essere effettuata in due modi:



Per passare agli altri tipi di ricerca possibili, è necessario digitare il tasto F2 e scegliere il tipo di ricerca.








Se non esistono lettori corrispondenti al parametro comunicato, viene visualizzato il messaggio “Nessun lettore individuato”. In caso di esito positivo della ricerca, il sistema visualizza una

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Lista lettori posizionata sul nome esatto o su quello alfabeticamente più vicino a quanto digitato.

Ricerca con F2



Esce Ritorno alla maschera iniziale della RICHIESTA DI PRESTITO Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE). Per la funzionalità di




POlo Attivazione della ricerca sui lettori di tutte le biblioteche del sistema I dati che identificano il documento sono:

i dati di collocazione: sezione, collocazione, specificazione,sequenza (i dati relativi alle sezioni gestite sono richiamabili con il tasto F2)

il numero di inventario, con relativa serie inventariale se gestita (la tabella relativa alle serie inventariali può essere richiamata con il tasto F2).

Quando i dati comunicati identificano univocamente il documento, in automatico vengono presentati tutti gli estremi del documento: numero di inventario, collocazione, descrizione del documento. Vengono anche segnalati i dati relativi al lettore individuato: prestiti in corso, prenotazioni, prestiti scaduti.

Quando i dati comunicati identificano più documenti viene presentato a video l’elenco dei titoli che soddisfano i parametri comunicati: dall’elenco è necessario selezionare il documento che interessa.

Una volta confermata la richiesta di prestito, è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

stampa del modulo di richiesta prestito

invio del messaggio di posta elettronica al bibliotecario addetto al prestito

entrambe le operazioni precedenti (stampa e invio e-mail)

annullamento delle richiesta di prestito.

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2.11 ALTRE FUNZIONI PRESTITI

2.11.1 PIANIFICAZIONE DISPONIBILITÀ (PIADIS)

Questa funzionalità è significativa ai fini della gestione controllata dell’uscita del materiale per mostre, esposizioni o altre iniziative.

Essa permette di riservare un documento attualmente disponibile per uno o più periodi di tempo in modo previsionale, e consente la consultazione sempre aggiornata degli spostamenti programmati per ogni singolo documento.

2.11.1.1 ATTIVAZIONE DELLA FUNZIONE La funzione viene attivata dal menu di GESTIONE PRESTITI, scegliendo ALTRE FUNZIONI PRESTITI.

Il sistema si predispone sul campo del codice della biblioteca di lavoro, che in ogni caso può essere modificato facendo riferimento ad una tabella di sistema “Lista biblioteche” che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, una particolare biblioteca che si intende utilizzare.

L’identificazione del documento è effettuata comunicando l’eventuale serie inventariale (richiamabile mediante il tasto F2) e il numero d’inventario, in modo da identificare univocamente il documento che si intende impegnare. Di esso vengono visualizzati:

sezione, collocazione, specificazione, sequenza; prima riga di descrizione ISBD; la lista di tutti i movimenti futuri richiesti per quel documento, presenti nella biblioteca. Se esistono altre pianificazioni programmate per quel documento, a questa videata, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti opzioni:

Esce Ritorno alla maschera ALTRE FUNZIONI PRESTITI Nuo Inserimento di una nuova pianificazione Var Variazione della data scadenza della pianificazione Can Cancellazione della pianificazione

Nel caso in cui non esistano movimenti futuri del documento per la biblioteca, il sistema si predispone sull’inserimento di una nuova pianificazione della disponibilità. E’ necessario identificare il lettore per il quale risulterà riservato il documento:


Il sistema si attiva automaticamente sul tipo di ricerca per codice, il cui campo è composto da due sottocampi: il primo relativo alla biblioteca, il secondo al numero progressivo attribuito nella biblioteca.

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Il campo relativo al codice della biblioteca di lavoro viene presentato precompilato, con possibilità di modificarlo se è stata impostata la visibilità dei lettori a livello di sistema.









Ricerca con F2



Esce Ritorno alla maschera iniziale della RICHIESTA DI PRESTITO Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE). Per la funzionalità di




pOlo Attivazione delle ricerca sui lettori di tutte le biblioteche del sistema

Una volta identificato il lettore al quale viene riservato il documento, il sistema richiede di compilare la data di inizio e la data di scadenza della pianificazione.

Il programma avvisa nel caso in cui venga riservato uno stesso documento per un periodo previsionale di tempo le cui date di inizio e di scadenza si sovrappongano a quelle di una pianificazione precedente. In questo caso emette il messaggio: “Documento già riservato nello stesso periodo. Confermi la pianificazione? S/N”. In questo modo si può ad esempio riservare un

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documento per un periodo di un anno ad un lettore fittizio (es. “mostre”) e successivamente dividere il periodo fra i vari lettori che lo riserveranno.

Nel caso in cui l’inventario identifichi un periodico, la pianificazione avviene per i singoli fascicoli o volumi; viene presentata la lista dei fascicoli/volumi posseduti, appartenenti all’inventario selezionato. Dopo aver scelto il singolo fascicolo/volume, il sistema propone la lista delle pianificazioni.

Questo movimento viene considerato alla stregua dei normali prestiti esterni/interni, e se la data rientra nel periodo di competenza della pianificazione, il programma ne visualizza la non disponibilità per eventuali altre richieste di prestito esterno/interno.

2.11.2 REGISTRO CRONOLOGICO PRESTITI (REGIPR)

Si tratta di una funzione che consente di produrre, in formato registro, un elenco di prestiti della biblioteca corrente.

Data di registrazione dal/al

Si tratta di un intervallo di tempo all’interno del quale si desidera conoscere l’elenco dei prestiti della biblioteca. Il campo viene presentato precompilato con due estremi cronologici che possono essere modificati.

Sezione

Si può fornire il codice della sezione corrispondente all’elenco che si desidera ottenere, comunicando il parametro di estrazione. La sezione fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare.

Tipo prestito

E’ necessario indicare se si desidera la stampa dell’elenco dei prestiti esterni, interni oppure tutti.

Solo prestiti in corso

Si: stampa l’elenco dei soli prestiti in corso No: stampa l’elenco di tutti i prestiti storici

N. progressivo a partire da

E’ necessario comunicare il numero progressivo che il prestito acquisisce all’interno della stampa, a partire dal quale si desidera ottenere la stampa del registro.

Ordinamento

E’ necessario indicare il tipo di ordinamento: per data di registrazione oppure per collocazione.

Alla conferma, che va data con F1 o invio, il sistema richiede le modalità di visualizzazione o scarico dei dati. La funzione consente di ottenere:

la prospettazione dei dati a video: prospetta in sequenza tutte le pagine contenenti i dati relativi ai lettori e prestiti di cui si è chiesta la lista.

la stampa dei dati su carta: stampa in sequenza tutte le pagine contenenti i dati relativi ai lettori e prestiti di cui si è chiesta la lista. Le modalità di stampa saranno quelle predefinite per il tipo di stampante scelta.

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lo scarico dei dati su disco: produce un file su disco fisso del computer contenente i dati relativi ai lettori e ai prestiti di cui si è chiesta la lista.

Sul registro dei prestiti vengono riportati:

in testa alla prima pagina le selezioni di stampa; numero progressivo di stampa (a partire da quello comunicato a video) nome del lettore, indirizzo, località data di prestito righe di descrizione ISBD del volume prestato serie e numero d’inventario sezione, collocazione, specificazione, sequenza numero del volume prestato nel caso in cui si tratti di un periodico.

2.11.3 VERIFICA INVENTARI IN BIBLIOTECA (VERINV)

La funzione produce un elenco degli inventari della Biblioteca o del Sistema.

I parametri per l’estrazione dell’elenco sono i seguenti:

Biblioteca: è possibile scegliere la biblioteca su cui produrre la lista. La tabella contenente l’elenco delle biblioteche, con il relativo codice, può essere richiamata mediante il tasto F2. Lasciando il campo libero, vengono selezionate tutte le biblioteche del sistema.

Sezione e collocazione: è possibile digitare un intervallo di sezioni e di collocazioni da estrarre per l’elenco. La tabella contenete le sezioni può essere richiamata mediante il tasto F2. Lasciando libero il campo, vengono selezionate tutte le sezioni.

Stato volumi: è possibile scegliere di estrarre la lista solo dei volumi “in prestito”, solo dei volumi “non in prestito” o di “tutti”.

Stampa: è possibile produrre la stampa dei dati a video, sulla stampante o su disco.

Una volta confermata la stampa, i dati vengono presentati in ordine di sezione, collocazione e specificazione.

Viene inoltre stampato il codice identificativo della notizia, il numero di inventario, il dato di ammesso oppure no al prestito e la prima riga di descrizione del titolo.

2.11.4 LISTA RICHIESTE DI PRESTITO (LRICHI)

La funzione produce una lista delle richieste di prestito inoltrate alla biblioteca, cioè quelle richieste che non sono ancora state trasformate in prestiti.

I parametri per l’estrazione della lista sono i seguenti:

Selezione richieste: è possibile produrre una lista di tutte le richieste di prestito attive o solo di quelle inoltrate in un determinato periodo.

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Richieste inoltrate dal/al: se nel campo precedente è stato scelto quale parametro “richieste inoltrate in un certo periodo”, è data possibilità di specificare gli estremi cronologici entro i quali visualizzare le richieste. Gli estremi cronologici sono forniti già compilati in automatico, ma possono essere variati. Se la scelta del parametro precedente è stata “Tutte le richieste attive”, questo campo non compare.

Dopo avere selezionato gli estremi delle date o, comunque, dopo avere scelto di visualizzare tutte le richieste attive, compare automaticamente il numero delle richieste effettuate nel campo Totale richieste.

Ordinamento: è possibile scegliere l’ordinamento della lista per nome lettore o per collocazione dei documenti.

Stampa: è possibile produrre la stampa dei dati a video, sulla stampante o su disco.

Confermata la stampa, la lista prodotta riporta: i dati del lettore (comprensivi di codice lettore e del nome), la data di richiesta con la relativa scadenza, il numero d’inventario del documento, i dati di collocazione e la descrizione sintetica.

2.11.5 LISTA DOCUMENTI PER STATO (STACOP)

La funzione consente di estrarre una lista dei documenti della biblioteca suddivisi per stato della copia. Gli stati della copia sono definiti all’interno della tabella STAC – Stato della singola copia (Gestioni di servizio, Configurazioni, Tabelle di sistema, Gestione catalogo) e consentono di gestire informazioni relative allo stato della singola copia come ad esempio: smarrito, deteriorato, sottolineato, ... Tali informazioni possono essere correlate con l’ammissibilità del documento al prestito, è possibile infatti definire all’interno della tabella STAC, per ogni stato della copia, l’indicatore di ammissione al prestito (Si/No). Scegliendo tra i parametri di estrazione la statistica dettagliata, vengono riportati nella lista anche i titoli dei documenti, scegliendo invece la statistica sintetica, vengono visualizzati soltanto i totali per stato della copia.

2.12 STATISTICHE PRESTITI (STAPRE)

La funzione comprende la produzione di liste relative ai prestiti, utili a fini statistici.

La funzione viene attivata dal menu GESTIONE PRESTITI E LETTORI – STATISTICHE PRESTITI LETTORI – STATISTICHE PRESTITI.

Le liste vengono prodotte sulla base dei codici e parametri utilizzati dalla procedura nella gestione dell’archivio bibliografico, dell’archivio dei lettori e dei prestiti (taluni anche in combinazione fra loro) ed è possibile estrarre i dati inserendo opportuni parametri di filtro.

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Si tenga presente che, per un conteggio dei prestiti a fini statistici che sia consono alle esigenze della biblioteca, è necessario procedere periodicamente all’azzeramento dei dati di prestito, attivando la funzione INIZIALIZZAZIONE DATI STATISTICI, illustrata in questo manuale..

Una volta attivato l’azzeramento, qualsiasi tipo di elaborato sarà prodotto per il periodo che parte dalla data di azzeramento e fino al momento in cui si produce l’elaborato, a meno che non vengano effettuate apposite richieste in relazione a date specifiche (si vedano a questo proposito le funzioni illustrate ai successivi).

2.12.1 TIPI DI LISTE

I tipi di liste che possono essere prodotti sono i seguenti:

• prestiti giornalieri

• elenco volumi prestati

• elenco prestiti in corso

• lista per tipo lettore e classe

• lista per età lettore e classe

• prestiti e lettori per anno

• lista per tipo lettore e pubblicazione

• lista per tipo lettore e ente

• elenco volumi non prestati

• lista lettori per numero prestiti

2.12.2 PRESTITI GIORNALIERI (PREGIO)

Viene attivato un prospetto annuale dei prestiti. Per un corretto conteggio, si raccomanda di attivare ad ogni fine anno l’azzeramento dei prestiti giornalieri (si veda al successivo par. Azzeramento prestiti giornalieri).

Sulla parte destra del prospetto sono elencati i mesi di un anno; a fianco di ciascun mese è indicato il numero dei prestiti effettuati in quel mese, suddiviso in prestiti Esterni ed Interni. Il mese corrente è evidenziato e il suo dettaglio è prospettato sulla parte sinistra dello schermo. Scorrendo la lista dei mesi è possibile selezionare un altro mese. Sulla parte sinistra del prospetto è visualizzato il dettaglio dei prestiti del mese corrente o del mese selezionato. Per ogni giorno viene fornito il totale dei prestiti Esterni ed Interni. Nel basso della videata è fornito il totale dei prestiti annuali, suddiviso in Esterni ed Interni.

Dalla riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti opzioni:

Esce Ritorno al menu di STATISTICHE PRESTITI sTampa Attivazione della stampa del prospetto. È possibile stampare il prospetto per tutti i

mesi, o solo per uno o qualcuno. La stampa fornisce, per ogni giorno del mese richiesto, il totale dei prestiti suddiviso per: Esterni, Interni, Interbibliotecari prestante, Interbibliotecari richiedente

Interbib Viene attivata la visualizzazione di un prospetto analogo, relativo ai prestiti interbibliotecari. I prestiti sono suddivisi per biblioteca Prestante e biblioteca

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Richiedente. La funzione di sTampa del prospetto produce la stessa stampa che viene prodotta dal prospetto prestiti giornalieri. È possibile dal prospetto dei prestiti interbibliotecari tornare al prospetto dei prestiti giornalieri mediante l’opzione Prestiti.

pRoroghe Viene attivata la visualizzazione di un prospetto analogo, relativo alle proroghe di prestito.Sulla parte destra del prospetto sono elencati i mesi di un anno; a fianco di ciascun mese è indicato il numero dei prestiti effettuati in quel mese, suddiviso in prestiti Esterni ed Interni. Il mese corrente è evidenziato e il suo dettaglio è prospettato sulla parte sinistra dello schermo. Scorrendo la lista di mesi è possibile selezionare un altro mese. Sulla parte sinistra del prospetto è visualizzato il dettaglio dei prestiti del mese corrente o del mese selezionato. Per ogni giorno viene fornito il totale dei prestiti Esterni ed Interni. Nel basso della videata è fornito il totale di prestiti annuali, suddiviso in Esterni ed Interni.

2.12.3 ELENCO VOLUMI PRESTATI (VOLPRE)

Si tratta di un elenco in cui sono riportati i volumi che hanno avuto prestiti nel periodo di tempo intercorso dall’ultima inizializzazione (si veda al successivo par. Azzeramento prestiti sui singoli documenti).

L’elenco può essere prodotto in svariate modalità di ordinamento, a seconda del tipo di richiesta, che può essere:

• per numero prestiti;

• per classificazione;

• per codici di genere e classificazione;

• per sezione e classificazione;

• per materiale;

• per tipo ente

• per tipo pubblicazione

2.12.3.1 Elenco Volumi per Numero Prestiti Scelto il tipo di ordinamento, il sistema chiede per quale tipo di prestiti si desidera l’elenco: se Esterni, Interni o Interbibliotecari. Scelto il tipo di prestito, compare la richiesta relativa al numero di prestiti. Sono presentati due campi precompilati con numeri che rappresentano rispettivamente il numero minimo ed il numero massimo dei prestiti per documento, registrati a partire dall’ultima inizializzazione. È possibile modificare i valori preimpostati con i valori minimo e massimo di prestiti/documento che si desidera ottenere.


L’elenco (che può essere ottenuto a stampa, su video, su disco) riporta i documenti che hanno ottenuto il tipo di prestito richiesto per i numeri di prestiti richiesti in ordine decrescente di numero di prestiti. Per ogni documento sono riportati i seguenti dati:

numero identificativo del documento; tipo di prestito e numero di prestiti; descrizione del documento.

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2.12.3.2 Elenco Prestiti per Classificazione Scelto il tipo di ordinamento, il sistema chiede le date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale che si desidera considerare ed il sistema di classificazione. I campi sono preimpostati per attivare la stampa in relazione a tutto il periodo di attività della biblioteca, ma possono essere modificati con valori relativi a periodi più ristretti. Se nella biblioteca è stato comunicato il tipo di classificazione adottato (come illustrato nel manuale GESTIONE CATALOGO), il campo relativo al tipo di classificazione viene presentato precompilato.

La stampa dei dati di classificazione può essere prodotta in formato SINTETICO (viene riportato il dettaglio per ogni "macro classificazione", cioè per ogni decina del simbolo Dewey) o in formato ANALITICO (viene riportato il dettaglio per ogni simbolo di classificazione).


L’elenco (che può essere ottenuto a stampa, su video, su disco) riporta solo i simboli di classificazione - seguiti dal loro equivalente verbale se gestito - sui quali si sono verificati prestiti nel periodo considerato. Per la classificazione Dewey sono riportate le sottoclassi principali di ogni classe e il totale dei prestiti che si sono verificati sui simboli appartenenti ad ogni sottoclasse. Il totale dei prestiti di una particolare sottoclasse viene fornito per prestiti Esterni, Interni ed Interbibliotecari ed è seguito dal totale dei prestiti (sempre suddiviso per tipo di prestito) di una determinata classe.

2.12.3.3 Elenco Prestiti per Genere e Classificazione Scelto il tipo di ordinamento, il sistema chiede di comunicare la Categoria di Materiale, eventualmente la Tipologia di Materiale e le date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale che si desidera considerare. I campi sono preimpostati per attivare la stampa in relazione a tutto il periodo di attività della biblioteca, ma possono essere modificati con valori relativi a periodi più ristretti.

Devono poi essere forniti i codici di genere bibliografico per i quali si intende ottenere la lista dei prestiti. I codici di genere sono gestiti da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda al manuale GESTIONE CATALOGO, cap. TABELLE DI SISTEMA. Tale tabella può essere richiamata con il tasto F2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare.

Se nella biblioteca è stato comunicato il tipo di classificazione adottato (come illustrato nel manuale GESTIONE CATALOGO), il campo relativo al tipo di classificazione viene presentato precompilato. La stampa dei dati di classificazione può essere prodotta in formato SINTETICO (viene riportato il dettaglio per ogni "macro classificazione", cioè per ogni decina del simbolo Dewey) o in formato ANALITICO (viene riportato il dettaglio per ogni simbolo di classificazione).

⇒PROSPETTAZIONE DEI DATI

L’elenco (che può essere ottenuto a stampa, su video, su disco) prospetta tutti i codici di genere sui quali si è richiesta la lista dei prestiti nel periodo considerato, seguiti dai simboli di classificazione - con il loro equivalente verbale se gestito - corrispondenti. Il totale dei prestiti di una particolare sottoclasse viene fornito per prestiti Esterni, Interni ed Interbibliotecari ed è seguito dal totale dei prestiti (sempre suddiviso per tipo di prestito) di una determinata classe.

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2.12.3.4 Elenco Prestiti per Sezione e Classificazione Scelto il tipo di ordinamento, il sistema chiede le date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale che si desidera considerare ed il sistema di classificazione. I campi sono preimpostati per attivare la stampa in relazione a tutto il periodo di attività della biblioteca, ma possono essere modificati con valori relativi a periodi più ristretti.

L’elenco può essere prodotto per i prestiti nella biblioteca di lavoro o in tutte la biblioteche del sistema.

Devono poi essere fornite le sezioni di collocazione per le quali si intende ottenere la lista dei prestiti. Le sezioni sono gestite da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda al manuale GESTIONE CATALOGO, cap. TABELLE DI BIBLIOTECA. Tale tabella può essere richiamata con il tasto F2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, una particolare sezione che si intende utilizzare.

La stampa dei dati di classificazione può essere prodotta in formato SINTETICO (viene riportato il dettaglio per ogni "macro classificazione", cioè per ogni decina del simbolo Dewey) o in formato ANALITICO (viene riportato il dettaglio per ogni simbolo di classificazione).

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L’elenco (che può essere ottenuto a stampa, su video, su disco) prospetta tutte le sezioni sulle quali si è richiesta la lista dei prestiti nel periodo considerato, seguiti dai simboli di classificazione - con il loro equivalente verbale se gestito - corrispondenti. Il totale dei prestiti di una particolare sottoclasse viene fornito per prestiti Esterni, Interni ed Interbibliotecari ed è seguito dal totale dei prestiti (sempre suddiviso per tipo di prestito) di una determinata classe.

2.12.3.5 Elenco Prestiti per Materiale Scelto il tipo di elenco per materiale, il sistema chiede le date estreme (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale che si desidera considerare. I campi sono preimpostati per attivare la stampa in relazione a tutto il periodo di attività della biblioteca, ma possono essere modificati con valori relativi a periodi più ristretti.

Deve poi essere comunicato il tipo di stampa analitica o sintetica.


Nel caso in cui sia stato chiesto un elenco analitico (che può essere ottenuto a stampa, su video, su disco), all’interno di ogni categoria di materiale vengono suddivisi i totali dei prestiti per tipologia di materiale. Il totale dei prestiti di una particolare tipologia di materiale viene prospettato per prestiti Esterni, Interni ed Interbibliotecari ed è seguito dal totale generale dei prestiti (sempre suddiviso per tipo di prestito).

La richiesta di un elenco sintetico fornisce una statistica suddivisa semplicemente per categoria di materiale (Libro moderno, Libro Antico, Audiovisi, …) prospettato per prestiti Esterni, Interni ed Interbibliotecari ed è seguito dal totale generale dei prestiti (sempre suddiviso per tipo di prestito).

2.12.3.6 Elenco Prestiti per Tipo Ente Questa statistica può essere utilizzata solo se si è gestito il “Tipo Ente” sugli autori collettivi, che consente di specificare con maggior dettaglio la tipologia dell’ente (ente italiano, ente straniero, organismo internazionale, …).

Viene richiesto di comunicare i codici Tipo Ente per i quali si intende ottenere la lista dei prestiti. I codici relativi al Tipo ente sono gestiti in una tabella di sistema, che può essere richiamata con il tasto PF2.

Successivamente, viene richiesto di comunicare le date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale che si desidera considerare. I campi sono preimpostati per attivare la stampa in relazione a tutto il periodo di attività della biblioteca, ma possono essere modificati con valori relativi a periodi più ristretti.


L’elenco può essere ottenuto a stampa, su video, su disco. Il totale dei prestiti di un particolare ente viene prospettato per prestiti Esterni, Interni ed Interbibliotecari ed è seguito dal totale generale dei prestiti (sempre suddiviso per tipo di prestito).

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2.12.3.7 Elenco Prestiti per Tipo Pubblicazione Scelto il tipo di elenco per categoria materiale, comunicare un’eventuale tipologia di materiale. Questa statistica è possibile solo se si gestisce il Genere del contenuto all’interno della categoria di materiale scelta. Per il Libro Moderno il dato è nominato Tipo di pubblicazione, e permette di specificare generi di pubblicazione diversi rispetto a quelli contenuti nella tabella Genere di SBN.

Il sistema chiede le date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale che si desidera considerare. I campi sono preimpostati per attivare la stampa in relazione a tutto il periodo di attività della biblioteca, ma possono essere modificati con valori relativi a periodi più ristretti.

Successivamente il sistema chiede i codici di tipo pubblicazione per il quale si intende ottenere la lista dei prestiti. I codici del tipo pubblicazione sono gestiti da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si fa riferimento ad una tabella di sistema che può essere richiamata con il tasto PF2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, un particolare valore che si intende utilizzare.


L’elenco può essere ottenuto a stampa, su video, su disco. Il totale dei prestiti di un particolare tipo di pubblicazione viene prospettato per prestiti Esterni, Interni ed Interbibliotecari ed è seguito dal totale generale dei prestiti (sempre suddiviso per tipo di prestito).

2.12.4 ELENCO PRESTITI IN CORSO (PRECOR)

All’attivazione della funzione viene visualizzato uno specchietto riassuntivo dei prestiti in corso, suddivisi per Esterni, Interni e Interbibliotecari e riportante il totale per ciascun tipo di prestito ed il totale generale dei prestiti.

Viene altresì richiesta la modalità di prospettazione o scarico dei dati, che può essere a stampa, su video, su disco.


L’elenco prospetta tutti i documenti in prestito in ordine di collocazione (in ordine alfabetico a partire dalla sezione).

Per ogni documento vengono forniti i seguenti dati:

Collocazione (comprensiva di tutti i dati, dalla sezione alla sequenza); Codice, nome e numero di telefono del lettore; Numero di inventario; Data del prestito e data dell’attesa restituzione; Descrizione del documento (Dopo la descrizione, nel caso di periodici, vengono forniti i dati del fascicolo) Fra un documento e quello successivo viene stampata una riga di separazione per rendere più leggibile la stampa.

2.12.5 LISTA PER TIPO LETTORE E CLASSE (STATTC)

Viene listato il totale dei lettori per ciascun tipo lettore e ciascun simbolo di classificazione o sezione oggetto di prestito.

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Si possono impostare nella tabella STAT (per dettagli più approfonditi relativamente a tale tabella, si veda manuale GESTIONE DI SERVIZIO – GESTIONE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA) dall’attività SERVIZ – GESTIONE DI SERVIZIO, BIBLIO – GESTIONE BIBLIOTECA , le sezioni e/o classificazioni per cui si vuole un trattamento particolare in fase di lista.

Per le sezioni definite nella tabella, nella lista vengono gestiti i totali dei prestiti; tali totali vengono esclusi dal totale generale.

Per le classificazioni definite nella tabella, nella lista vengono gestiti i totali dei prestiti; tali totali vengono esclusi dal totale della classe macro.


Per questo tipo di stampa sono previsti i seguenti filtri:

• comunicazione del sistema di classificazione (è possibile vedere l’elenco dei sistemi di classificazione gestiti tramite il tasto funzionale F2 - help);

• comunicazione dei lettori di estrarre, che possono essere: iscritti nella biblioteca, abilitati nella biblioteca, realmente abilitati (questo filtro esclude i lettori temporaneamente disabilitati per ritardi o altre motivazioni).

• comunicazione del sesso dei lettori da estrarre, che può essere maschi, femmine, enti, tutti;

• comunicazione del tipo lettore (è possibile richiamare la tabella LETT contenete le tipologie di lettori attraverso il tasto F2);

• comunicazione delle date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale di iscrizione;

• comunicazione delle date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale all’interno del quale considerare i prestiti.

• comunicazione del tipo di stampa, che può essere Analitica o Sintetica. La stampa analitica fornisce, per ogni tipo di lettore, il totale dei prestiti relativo a ciascun simbolo di classificazione. La stampa sintetica fornisce, per ogni tipo di lettore, il totale dei prestiti relativo alle sottoclassi principali (per la classificazione Dewey).

2.12.6 LISTA PER ETÀ LETTORE E CLASSE (STATEC)

Viene listato il totale dei lettori per ciascuna fascia d’età e ciascun simbolo di classificazione o sezione oggetto di prestito.

Si possono impostare nella tabella STAT (per dettagli più approfonditi relativamente a tale tabella, si veda manuale GESTIONE DI SERVIZIO – GESTIONE DI SISTEMA, TABELLE DI BIBLIOTECA) dall’attività SERVIZ – GESTIONE DI SERVIZIO, BIBLIO – GESTIONE BIBLIOTECA , le sezioni e/o classificazioni per cui si vuole un trattamento particolare in fase di lista.

Per le sezioni definite nella tabella, nella lista vengono gestiti i totali dei prestiti; tali totali vengono esclusi dal totale generale.

Per le classificazioni definite nella tabella, nella lista vengono gestiti i totali dei prestiti; tali totali vengono esclusi dal totale della classe macro.


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● comunicazione del sistema di classificazione (è possibile vedere l’elenco dei sistemi di classificazione gestiti tramite il tasto funzionale F2 - help);

● comunicazione dei lettori di estrarre, che possono essere: iscritti nella biblioteca, abilitati nella biblioteca, realmente abilitati;

● comunicazione del sesso dei lettori da estrarre, che può essere maschi, femmine, enti, tutti;

● comunicazione delle fasce d’età dei lettori che possono essere selezionate dalla tabella ETAL richiamabile col tasto F2. L’età di ogni lettore viene calcolata in base alla relativa data di nascita inserita nella Gestione anagrafica;

● comunicazione delle date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale di iscrizione;

● comunicazione delle date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale all’interno del quale considerare i prestiti;

● comunicazione del tipo di stampa, che può essere Analitica o Sintetica. La stampa analitica fornisce, per ogni fascia d’età, il totale dei prestiti relativo a ciascun simbolo di classificazione. La stampa sintetica fornisce, per ogni tipo di lettore, il totale dei prestiti relativo alle sottoclassi principali (per la classificazione Dewey).

2.12.7 PRESTITI E LETTORI PER ANNO (STATPL)

Viene listato il totale dei lettori che hanno avuto prestiti nel corso di un particolare anno, combinando i seguenti parametri:

Lettori della Biblioteca

oppure

Lettori del Sistema

con le date estreme (nel formato gg/mm/aa) relative all’anno considerato. All’interno dello stesso anno, è possibile fornire intervalli di tempo più ristretti.

La stampa prodotta, che riporta i parametri forniti per l’estrazione dei dati, conterrà i seguenti dati:

anno di riferimento; nuovi utenti iscritti; numero degli utenti attivi; numero dei prestiti effettuati, suddivisi in Esterni, Interni ed Interbibliotecari.

2.12.8 LISTA PER TIPO LETTORE E TIPO PUBBLICAZIONE (STATTG)

Viene listato il totale dei lettori per ciascun tipo lettore e ciascun tipo di pubblicazione riferito ai documenti richiesti in prestito.

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Ciascun totale per tipo pubblicazione è suddiviso in prestiti esterni, interni ed interbibliotecari.



● comunicazione del materiale, della tipologia del materiale e del tipo pubblicazione (è possibile vedere l’elenco di ognuna delle categorie tramite il tasto funzionale F2 - help); ● comunicazione dei lettori di estrarre, che possono essere: iscritti nella biblioteca, abilitati nella biblioteca, realmente abilitati; ● comunicazione del sesso dei lettori da estrarre, che può essere maschi, femmine, enti, tutti; ● comunicazione del tipo lettore da estrarre, che può essere selezionato dalla tabella di sistema LETT richiamabile col tasto F2; ● comunicazione delle date di iscrizione dei lettori; ● comunicazione delle date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale all’interno del quale considerare i prestiti.

2.12.9 LISTA PER TIPO LETTORE ED ENTE (STATLE)

Viene listato il totale dei lettori per ciascun tipo lettore e ciascun tipo ente oggetto di prestito. Il tipo ente permette di specificare con maggior dettaglio un autore collettivo particolare (ad es.: ente italiano, ente straniero, organismo internazionale).



● comunicazione del tipo ente (è possibile vedere l’elenco dei tipi di enti tramite il tasto funzionale F2 - help);

● comunicazione dei lettori da estrarre, che possono essere: iscritti nella biblioteca, abilitati nella biblioteca, realmente abilitati;

• comunicazione del sesso dei lettori da estrarre, che può essere maschi, femmine, enti, tutti;

• comunicazione del tipo lettore da estrarre, che può essere selezionato dalla tabella di sistema richiamabile col tasto F2;

● comunicazione delle date di iscrizione dei lettori;

● comunicazione delle date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale

all’interno del quale considerare i prestiti.

2.12.10 ELENCO VOLUMI NON PRESTATI (VOLNPR)

La funzione permette di ottenere una lista dei documenti che non hanno avuto prestiti in un determinato periodo di tempo.


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• comunicazione delle date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale

all’interno del quale considerare i volumi non prestati

• comunicazione delle date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale all’interno del quale considerare l’inventariazione dei documenti

• comunicazione dell’intervallo di sezioni su cui estrarre i dati

• comunicazione dell’intervallo di collocazione su cui estrarre i dati

• possibilità di stampare gli inventari non collocati: S/N

2.12.11 LISTA LETTORI PER NUMERO PRESTITI (STATLN)

La funzione permette di ottenere una lista dei lettori ordinati per numero di prestiti, con possibilità di scegliere tra

lettori della Biblioteca o

lettori del Sistema


• comunicazione del sesso dei lettori da estrarre,

• comunicazione del tipo lettore da estrarre, che può essere selezionato dalla tabella di sistema LETT, richiamabile col tasto F2;

• comunicazione delle fasce d’età dei lettori, che possono essere selezionate dalla tabella ETAL richiamabile col tasto F2. L’età di ogni lettore viene calcolata in base alla relativa data di nascita inserita nella Gestione anagrafica;

• comunicazione dell’intervallo numerico all’interno del quale considerare il numero di prestiti

• comunicazione delle date di iscrizione dei lettori;

• comunicazione delle date (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale all’interno del quale considerare i prestiti.

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2.13 INIZIALIZZAZIONE DATI STATISTICI (INISTA)

La funzione consente di aggiornare la data scadenza diritti al prestito lettore e di azzerare i numeratori relativi ai prestiti dando avvio ad un nuovo conteggio dei dati statistici. Poiché non è possibile recuperare i dati che vengono cancellati, è bene che, prima di procedere alle funzioni di azzeramento, venga fatto un salvataggio degli archivi.

Le funzioni di aggiornamento e di azzeramento possono essere attivate relativamente a:

• data scadenza diritti lettore

• disabilitazione lettori con diritti scaduti

• prestiti ai singoli lettori

• prestiti sui singoli documenti

• prestiti giornalieri

• prestiti storici

• accessi storici

All’attivazione della funzione vengono elencati i tipi di azzeramento possibili, seguiti da un avvertimento teso a far sì che, prima di procedere all’azzeramento, si controlli che non vi siano sessioni di lavoro in corso presso la biblioteca.

In fondo alla videata appare la riga delle opzioni consentite, che sono le seguenti:

. Esce Ritorno al menu di STATISTICHE PRESTITI Tutte Permette di selezionare tutte le funzioni contemporaneamente. Si tenga presente

che è consigliabile: - attivare la funzione relativa all’azzeramento dei prestiti storici da sola (vedi al successivo paragrafo ) - attivare insieme le altre funzioni solo se la biblioteca desidera conteggiare i vari dati gestiti in base allo stesso periodo di tempo per tutte le funzioni (ad es. in base annua)

seleZiona Consente la selezione di una funzione. L’operazione è ripetibile Conferma Conferma la selezione precedentemente attivata. La conferma è seguita da

un’ulteriore richiesta di conferma. La risposta “s” fa sì che il sistema provveda a cancellare dall’archivio tutti i dati di chi si è chiesto l’azzeramento.

2.13.1 AGGIORNAMENTO DATA SCADENZA DIRITTI LETTORE

Consente di aggiornare la data scadenza diritti al prestito dei lettori.

Deve essere comunicato o un intervallo di codici lettore che si vuole aggiornare o un intervallo di date scadenza diritti che si vuole aggiornare e la nuova data di scadenza diritti al prestito.

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2.13.2 DISABILITAZIONE LETTORI CON DIRITTI SCADUTI

Consente di disabilitare al prestito i lettori con i diritti scaduti.

Se si vuole precedere alla disabilitazione dei lettori, comunicare ‘s’ alla domanda di disabilitazione; in questo caso si ricorda che la priva volta che si vuole registrare un prestito ad un lettore disabilitato, di deve prima riabilitare il lettore al prestito, vedi GESTIONE LETTORE cap. GESTIONE DATI LETTORE (abilitazione al prestito)

2.13.3 AZZERAMENTO PRESTITI AI SINGOLI LETTORI

Consente di inizializzare il conteggio del totale prestiti sui singoli elettori a partire dalla data in cui avviene l’azzeramento e fino a quando non venga effettuato il successivo. A partire dalla data di azzeramento il totale dei prestiti visualizzato per ogni lettore sarà portato a valore 0. Tale valore tornerà ad incrementarsi per ogni prestito che verrà registrato a quel lettore fino al successivo azzeramento.

Si consiglia di attivare periodicamente la funzione esclusivamente nel caso in cui la biblioteca desideri rapportare la situazione dei prestiti ai singoli lettori ad un periodo determinato e non all’intero periodo di attività della biblioteca (ad es. due anni).

2.13.4 AZZERAMENTO PRESTITI SUI SINGOLI DOCUMENTI

Consente di inizializzare il conteggio dei prestiti sui singoli documenti a partire dalla data in cui avviene l’azzeramento e fino a quando non venga effettuato il successivo. A partire dalla data di azzeramento non risulteranno prestiti su tutti quei documenti per i quali, in passato, erano stati registrati dei prestiti. Il contatore dei prestiti tornerà ad incrementarsi per ogni prestito che verrà registrato su un documento fino al successivo azzeramento.

Si consiglia di attivare periodicamente la funzione esclusivamente nel caso in cui la biblioteca desideri rapportare la situazione dei prestiti sui singoli documenti ad un periodo determinato e non all’intero periodo di attività della biblioteca (ad es. due anni).

2.13.5 AZZERAMENTO PRESTITI GIORNALIERI

Consente di inizializzare il conteggio dei prestiti giornalieri nella biblioteca. Si consiglia di attivare la funzione ad ogni fine anno, poiché il sistema imposta il prospetto dei prestiti giornalieri (vedi al par. 1.1) su base annuale e, se non vi si provvedesse, i prestiti relativi ai giorni di un particolare mese, verrebbero sommati a quelli dello stesso mese degli anni precedenti.

2.13.6 AZZERAMENTO PRESTITI STORICI

Consente di azzerare tutti i contatori relativi ai prestiti conclusi. Si consiglia di attivare periodicamente la funzione esclusivamente nel caso in cui la biblioteca desideri rapportare la situazione dei prestiti storici ad un periodo determinato e non all’intero periodo di attività della biblioteca (ad es. due anni). Si tenga infatti presente che, attivando periodicamente la funzione,

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tutte le stampe e le visualizzazioni relative ai prestiti storici, riporterebbero solo i dati relativi al periodo intercorso fra l’ultima inizializzazione e la data corrente.

In ogni caso, se la funzione viene attivata singolarmente, il sistema chiede la data (nel formato gg/mm/aa) fino alla quale si desidera cancellare gli archivi e propone un salvataggio su dischetto dei dati che stanno per essere cancellati.

2.13.7 AZZERAMENTO ACCESSI STORICI

Consente di azzerare tutti i contatori relativi agli accessi conclusi. Si consiglia di attivare periodicamente la funzione esclusivamente nel caso in cui la biblioteca desideri rapportare la situazione degli accessi storici ad un periodo determinato e non all’intero periodo di attività della biblioteca (ad es. due anni). Si tenga infatti presente che, attivando periodicamente la funzione, tutte le stampe e le visualizzazioni relative agli accessi storici, riporterebbero solo i dati relativi al periodo intercorso fra l’ultima inizializzazione e la data corrente.

In ogni caso, se la funzione viene attivata singolarmente, il sistema chiede la data (nel formato gg/mm/aa) fino alla quale si desidera cancellare gli archivi e propone un salvataggio su dischetto dei dati che stanno per essere cancellati.

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3 GESTIONE ACCESSI

3.1 ACCESSI IN BIBLIOTECA (ACCESS)

Il modulo comprende tutte le funzioni inerenti la gestione degli accessi in biblioteca, con procedure semplificate rispetto alla gestione accessi attivabile dalla Gestione Anagrafica Lettore. E’ possibile gestire gli accessi in biblioteca compilando la tabella di biblioteca SERV- Codice servizi per i lettori (vedi manuale GESTIONI DI SERVIZIO, cap. Gestione tabelle di biblioteca).

La funzione consente la gestione automatizzata degli utenti che accedono in biblioteca.

Verrà utilizzata dal personale preposto al controllo degli accessi in biblioteca per l’immissione dei dati anagrafici degli utenti; l’operatore, effettuati gli opportuni controlli, può immettere i dati di ogni singolo utente desumendoli da un documento di identità.


La funzione può essere attivata dal menu della GESTIONE ACCESSI. In questo caso viene inserito l’accesso e viene chiesto se si vuole stampare la carta d’entrata.

Nel primo caso invece il sistema si predispone automaticamente ad una fase di INSERIMENTO DI UN NUOVO LETTORE nel caso in cui l’archivio lettori non contenga ancora alcun dato; diversamente si posiziona automaticamente sulla PROSPETTAZIONE ANALITICA del primo lettore - in ordine di codice - non abilitato al prestito.

Di tale lettore vengono visualizzati i seguenti dati:

• codice lettore, formato dal codice della biblioteca e dal numero progressivo. Si tenga presente che, se nella biblioteca sono stati attivati lettori di altre biblioteche, il primo sarà quello con il codice di biblioteca alfabeticamente più basso, seguito dal numero progressivo più basso

• data del primo accesso • cognome, nome, indirizzo, numero di telefono, fax • sesso, data di nascita • tipo lettore, tipo provenienza, titolo di studio • tipo documento, numero documento • • codice fiscale, numero matricola, altro codice • e-mail • altro recapito • autorizzazione dati personali • eventuali note


Esce Ritorno al menu di GESTIONE ACCESSI Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE) Var CORREZIONE del lettore corrente Can CANCELLAZIONE del lettore corrente Lis LISTA LETTORI in ordine alfabetico

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Ric Ricerca lettore per nome o numero identificativo (IDENTIFICAZIONE LETTORE) ricercHe Ricerca lettori tramite:

7. codice fiscale; 8. numero matricola; 9. altro codice;

1-accesso REGISTRAZIONE accesso in biblioteca del lettore corrente

3.1.2 REGISTRAZIONE ACCESSO IN BIBLIOTECA

La transazione viene attivata dall’opzione 1-accesso presente sulla prospettazione analitica di un lettore e consente di registrare l’accesso in biblioteca del lettore corrente.

La stampa del modulo di accesso è parametrizzabile tramite la tabella di biblioteca SERV- Codice servizi per i lettori, nella quale i valori utilizzabili per la stampa sono: si / no / richiedi all’operatore.

Nel caso in cui sia stato impostato il valore “si”, nel momento in cui l’operatore registra l’entrata, viene prodotta la stampa della carta di entrata in biblioteca; tale carta si basa su un modulo diviso in tre sezioni:

Sulla carta di entrata vengono stampati i seguenti dati:

prima intestazione (ad es.: denominazione Ministero);

seconda intestazione (ad es.: denominazione Biblioteca);

numero progressivo della carta d’entrata;

data del giorno;

dati identificativi del lettore (cognome nome, professione, codice);

testo descrittivo predefinito (il testo delle carte di entrata può essere variato dalla relativa tabella: TABBIB-GESTIONE TABELLE BIBLIOTECA, GESSIS-GESTIONE TABELLE DI SISTEMA, TEXT-TESTI LIBERI DI STAMPA).

Il formato di stampa dei dati è predisposto per cartoncini di formato A5 (14,8 x 21 cm.) suddivisi al loro volta in 3 parti.

3.1.3 CREAZIONE LETTORE

La transazione viene attivata dall’opzione Nuo presente sia sulla prospettazione analitica di un lettore sia nella lista lettori, nel caso in cui il lettore non sia già presente fra i lettori del sistema.

Viene presentata una maschera già impostata con il codice della biblioteca di lavoro e il primo numero progressivo disponibile. Confermato il codice del nuovo lettore con F1 o con invio, l’operatore deve comunicare i dati anagrafici del lettore e precisamente:

• cognome, nome, indirizzo, numero di telefono, fax; • sesso, data di nascita - si fa presente che la data di nascita qui inserita viene utilizzata

dalla procedura per inserire il lettore nella corrispondente fascia di età sulla base della tabella ETAL (in questo manuale, al cap. TABELLE DI SISTEMA);

• tipo lettore, tipo provenienza, titolo di studio • tipo documento, numero documento

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• codice fiscale, numero matricola, altro codice • e-mail • altro recapito • autorizzazione dati personali • eventuali note

Mano a mano che vengono forniti i dati, appositi messaggi avvisano l’operatore in merito all’obbligatorietà o meno del campo che si sta compilando e ai valori da utilizzare. Per quanto concerne i campi “Indirizzo”, “Tipo documento”, “Tipo lettore” e “Tipo provenienza”, questi fanno riferimento ad apposite tabelle di sistema che possono essere richiamate con il tasto F2, anche al fine di recuperare, mediante l’opzione seleZione, il valore che si intende utilizzare.

I dati relativi all’indirizzo possono essere precedentemente caricati in banca dati tramite la funzione di Recupero Stradario – RECSTR (vedi manuale GESTIONE DI SERVIZIO GESTIONE DI SISTEMA; la tabella PROL tipo provenienza lettore (in questo manuale, al cap. TABELLE DI SISTEMA) deve essere aggiornata tramite la funzione di Recupero Zone per Stradario – RECZON (vedi manuale GESTIONE DI SERVIZIO GESTIONE DI SISTEMA).

Una volta compilata la scheda anagrafica, il sistema registra l’accesso del lettore alla biblioteca, inserendo automaticamente nel campo “Primo accesso” la data corrente.

3.1.4 CORREZIONE LETTORE

La transazione viene attivata dall’opzione Var presente sulla prospettazione analitica di un lettore.

Viene data la possibilità di variare tutti i dati e i valori già esistenti, o di aggiungerne, o di cancellarne purché non si tratti di campi obbligatori.

La transazione viene utilizzata per la gestione di variazioni o aggiornamenti dei dati anagrafici o delle note (ad es. cambio di residenza o del numero di telefono).

3.1.5 CANCELLAZIONE LETTORE

La transazione viene attivata dall’opzione Can presente sulla prospettazione analitica di un lettore e consente la cancellazione di un lettore privo di prestiti in corso.

Previa conferma da parte dell’operatore, il sistema provvede:

• a cancellare definitivamente dall’archivio il lettore di una biblioteca che non sia abilitato presso altre biblioteche del sistema;

• a cancellare dal solo archivio lettori della biblioteca di lavoro il lettore di un’altra biblioteca precedentemente abilitato presso la biblioteca di lavoro. In questo caso più che di una cancellazione, si tratta di una semplice funzione di disabilitazione di un lettore presso la biblioteca di lavoro.

Si rammenta che è possibile procedere alla cancellazione di più lettori dalla funzione CANCELLAZIONE LETTORI (CANLET), attivabile dal menu della GESTIONE LETTORI (vedi in questo manuale).

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3.1.6 LISTA LETTORI

La transazione viene attivata in due modi:

• Come richiesta diretta

a partire dall’ opzione Lis presente sulla riga delle funzioni consentite della prospettazione analitica di un lettore; la lista è visualizzata in ordine alfabetico a partire dal nome del primo lettore abilitato nella biblioteca.

• Come esito di ricerche

• effettuate per nome a partire dall’opzione Ric presente sulla riga delle funzioni consentite della prospettazione analitica di un lettore; la lista è visualizzata in ordine alfabetico a partire dal nome esatto o dal nome che inizia con quanto digitato; se la stringa digitata non corrisponde ad alcun lettore la lista viene visualizzata a partire dal primo lettore in ordine alfabetico.

• effettuate per nome a partire dall’opzione Ric presente sulla riga delle funzioni consentite della lista lettori; la lista è visualizzata in ordine alfabetico a partire dal nome del primo lettore abilitato nella biblioteca.

• effettuate per codice a partire dall’opzione Ric presente sulla riga delle funzioni consentite della lista lettori; la lista è visualizzata in ordine alfabetico di codice di biblioteca, a partire dal codice digitato dall’operatore. All’interno del codice di biblioteca l’ordinamento dei progressivi è di tipo numerico.

Dalla lista lettori, utilizzando la riga delle funzioni consentite, sono possibili le seguenti opzioni:

Esce Ritorno alla maschera iniziale della GESTIONE ACCESSI Nuo Inserimento di un nuovo lettore (CREAZIONE LETTORE) Ric Attivazione di una fase di RICERCA A PARTIRE DALLA LISTA LETTORI seleZiona Selezione di un lettore. La funzione attiva la prospettazione analitica del lettore

selezionato


La fase di identificazione (o ricerca) lettore presenta funzionalità diverse a seconda che venga attivata dalla PROSPETTAZIONE ANALITICA di un lettore oppure da una LISTA LETTORI.

Esistono diverse modalità di identificazione del lettore:

tramite Ric dalla riga delle funzioni consentite, per la ricerca del lettore abilitato al prestito attraverso il nome o il codice;

tramite ricercHe dalla riga delle funzioni consentite, per l’individuazione del lettore abilitato al prestito attraverso altri tipi di ricerca, quali: 7.Codice fiscale; 8. Numero di matricola; 9. Altro codice.

RICERCA A PARTIRE DALLA PROSPETTAZIONE ANALITICA

Può essere effettuata in diversi modi.

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L’identificazione del lettore effettuata dalla funzione ricercHe permette di utilizzare:

N. di matricola

Codice fiscale

Altro codice

L’identificazione del lettore tramite la funzione Ric si svolge in questo modo:


Il sistema si attiva automaticamente su questo tipo di ricerca. Il funzionamento della transazione è impostato in modo da fornire sempre un esito positivo, concretizzato dalla visualizzazione di una lista lettori.

Se si vuole passare alla ricerca per codice, è necessario dare un invio a vuoto o premere il tasto F1.



Se non esistono lettori corrispondenti al parametro comunicato, viene visualizzata la Lista lettori a partire dal primo lettore presente in ordine alfabetico; se invece esistono lettori corrispondenti al parametro comunicato viene visualizzata la Lista lettori a partire dal primo nome corrispondente a quanto digitato.

Ricerca con F2


A partire dalla Lista lettori saranno possibili le opzioni illustrate al precedente paragrafo 1.5.

Comunicando il codice del lettore da ricercare

Il campo relativo al codice lettore è composto da due sottocampi: il primo relativo alla biblioteca, il secondo al numero progressivo attribuito nella biblioteca. Il campo relativo al codice della biblioteca di lavoro viene presentato precompilato, con possibilità di modificarlo se è stata impostata la visibilità dei lettori a livello di sistema.


Se il codice comunicato è inesistente viene visualizzato il messaggio “Dati ricercati inesistenti”.

Se il codice comunicato è esistente ma corrisponde ad un lettore non abilitato nella biblioteca di lavoro, viene visualizzata la prospettazione analitica del lettore:

• con numero progressivo identico a quello digitato, ma con codice di biblioteca relativo alla biblioteca di lavoro se nella biblioteca di lavoro non sono stati abilitati lettori della biblioteca corrispondente al codice digitato;

• con identificativo di biblioteca identico a quello digitato, ma con numero progressivo relativo al primo lettore della biblioteca corrispondente al codice digitato abilitato presso la biblioteca di lavoro, se nella biblioteca di lavoro non è stato abilitato il lettore corrispondente al numero progressivo digitato.

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Se invece esiste il lettore corrispondente al codice comunicato, ne viene visualizzata la prospettazione analitica.

La ricerca per codice, pertanto, può avere esito negativo o un esito positivo concretizzato nella visualizzazione analitica di un lettore; in nessun caso tale ricerca attiverà una lista lettori.

RICERCA A PARTIRE DALLA LISTA LETTORI

A partire dall’opzione Ric presente sulla lista lettori è possibile procedere all’attivazione di altre liste lettori, previa scelta da parte dell’operatore della modalità di ricerca che può essere effettuata per nome o per codice biblioteca. Per consentire questa scelta il sistema presenta, sotto le diciture “Codice” e “Cognome nome”, due punti interrogativi, affinché l’operatore possa scegliere, spostandosi sul campo desiderato con le frecce, la modalità di ricerca desiderata.

• Ricerca per nome

Selezionando questo tipo di ricerca viene immediatamente attivata una lista dei lettori abilitati presso la biblioteca ordinata a partire dal nome del primo lettore in ordine alfabetico.

• Ricerca per codice

Selezionando questo tipo di ricerca è necessario comunicare il codice della biblioteca della quale si desiderano visualizzare i lettori abilitati presso la biblioteca di lavoro. Confermato il codice di biblioteca, viene attivata una lista dei lettori abilitati presso la biblioteca, ordinata a partire dal codice di biblioteca digitato. All’interno del codice di biblioteca l’ordinamento dei progressivi è di tipo numerico.

A partire dalla lista prospettata saranno possibili le opzioni illustrate al precedente paragrafo.

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3.2 STATISTICHE SUGLI ACCESSI (STAACC)

La funzione comprende la produzione di liste relative agli accessi in biblioteca, utili a fini statistici.

Vengono prodotte sulla base dei codici e parametri utilizzati dalla procedura nella gestione dell’archivio dei lettori e degli accessi (taluni anche in combinazione fra loro) ed è possibile estrarre i dati inserendo opportuni parametri di filtro.:

3.2.1 PARAMETRI DI FILTRO

TIPO ACCESSO

E’ necessario specificare quale tipo di statistica si desidera:

tutti gli accessi

primo accesso di ogni lettore.

TIPO LISTA

È necessario impostare una tipologia di lista, scegliendo tra le seguenti:

Lista per tipo

Lista per provenienza

Lista per età

Lista per fasce orarie

Lista per tipo e provenienza

Lista per tipo ed età

Lista per tipo e fascia oraria

Lista per data accesso ed età

STAMPA LETTORI

E’ possibile ottenere liste totali o parziali, su tutti i lettori della biblioteca oppure sui soli lettori nuovi (anche se non iscritti), appartenenti alla biblioteca o al sistema.

SESSO LETTORI

maschi

femmine

enti

tutti

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LETTORI ENTRATI DAL / AL

E’ necessario indicare le date estreme (nel formato gg/mm/aa) relative all’intervallo temporale di entrata dei lettori che si desiderano stampare. I campi sono preimpostati per attivare la stampa in relazione a tutto il periodo di attività della biblioteca.

TIPO STATISTICA

dettagliata

sintetica

TIPO STAMPA

La funzione consente di ottenere:

la prospettazione dei dati a video;

la stampa dei dati su carta;

lo scarico dei dati su disco.

Comunicati i parametri relativi ad una lista, il sistema chiede la modalità di visualizzazione o scarico dei dati inerenti i parametri comunicati. Sono possibili tre opzioni:

lista a video

lista a stampa

lista su disco.

3.2.2 TIPI DI LISTE

LISTA PER TIPO Viene listato il totale degli accessi per ciascun tipo lettore.

I tipi lettori sono gestiti da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda in questo manuale, GESTIONE LETTORI, cap. TABELLE DI SISTEMA.

Il totale degli accessi listati farà riferimento ai parametri di filtro utilizzati, riportati sulla testata della lista.

LISTA PER PROVENIENZA Viene listato il totale degli accessi per ciascun codice di provenienza dei lettori.

I codice di provenienza sono gestiti da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda in questo manuale, GESTIONE LETTORI, cap. TABELLE DI SISTEMA.

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LISTA PER ETA’

Viene listato il totale degli accessi per ciascuna fascia di età dei lettori.

Le fasce di età sono gestite da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda in questo manuale, GESTIONE LETTORI, cap. TABELLE DI SISTEMA.


LISTA PER FASCE ORARIE

Viene listato il totale degli accessi per ciascuna fascia oraria.

Le fasce orarie sono gestite da una tabella di sistema, per l’illustrazione della quale si veda in questo manuale, GESTIONE LETTORI, cap. TABELLE DI SISTEMA.


LISTA PER TIPO E PROVENIENZA

Viene listato il totale degli accessi per ciascun tipo lettore e ciascuna provenienza attivata sul tipo lettore.


LISTA PER TIPO ED ETA’ Viene listato il totale degli accessi per ciascun tipo lettore e ciascuna fascia di età attivata sul tipo lettore.


LISTA PER TIPO E FASCIA ORARIA Viene listato il totale degli accessi per ciascun tipo lettore e ciascuna fascia oraria attivata sul tipo lettore.

Il totale degli accessi listati farà riferimento ai parametri di filtro utilizzati, riportato sulla testata della lista.

LISTA PER DATA ACCESSO ED ETA’ Viene listato il totale degli accessi per ciascun anno di iscrizione e ciascuna fascia d’età attivata su ogni anno.

Il totale degli accessi listati farà riferimento ai parametri di filtro utilizzati, riportato sulla testata della lista.

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3.3 CANCELLAZIONE ACCESSI (CANACC)

Attraverso la funzione di cancellazione accessi il sistema provvede a cancellare dall’archivio della biblioteca di lavoro gli accessi relativi ai lettori che sono entrati in biblioteca, ma che non hanno richiesto documenti a prestito.


La funzione viene attivata direttamente dal menu di GESTIONE ACCESSI.

Deve essere comunicato l’intervallo di date entro cui procedere con la cancellazione dei dati relativi agli accessi in biblioteca registrati nel periodo comunicato.

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4 INTERAZIONI CON IL MODULO DI GESTIONE POSTA ELETTRONICA

MESSAGGI PER I LETTORI (MESLEP)

Per la descrizione della funzione Meslep - Messaggi per i Lettori si rimanda al Manuale di GESTIONE POSTA ELETTRONICA, capitolo MESSAGGI PER I LETTORI (MESLET).

La scelta di rendere disponibile la funzione di Meslep - Messaggi per i Lettori anche all’interno del menu di GESPRE - Gestione Prestiti e Lettori, è motivata dall’esigenza di consentire agli operatori delle biblioteche l’attivazione delle funzioni di posta elettronica maggiormente interessate alle comunicazioni tra operatori e lettori e viceversa, senza uscire dalla funzione stessa.

ESAME MESSAGGI DAI LETTORI (ESALEP)

Per la descrizione della funzione Esalep - Esame messaggi dai Lettori si rimanda al MANUALE GESTIONE POSTA ELETTRONICA, capitolo ESAME MESSAGGI DAI LETTORI (ESALET).

La scelta di rendere disponibile la funzione di Esalep - Esame messaggi dai Lettori anche all’interno del menu di GESPRE - Gestione Prestiti e Lettori, è motivata dall’esigenza di consentire agli operatori delle biblioteche l’attivazione delle funzioni di posta elettronica maggiormente interessate alle comunicazioni tra operatori e lettori e viceversa, senza uscire dalla funzione stessa.

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