Le funzioni di gestore di

biblioteca in Sebina

Trieste, 3 giugno -8 ottobre 2009

FUNZIONI SERVIZIO

• Le funzioni di SERVIZIO consentono di configurare il software in modo da renderlo il più possibile aderente alle necessitàdella biblioteca

• Vanno impostate preferibilmente in fase di installazione, ma possono essere modificate in qualunque momento

• Visibili a partire dal menù SERVIZ

… Quali le più importanti

FUNZIONI DI SERVIZIO ???

• CONFIGURAZIONI

• TABELLE DI SISTEMA E DI BIBLIOTECA

• PARAMETRI per preimpostare scelte ricorrenti

• VERIFICHE DATI

• STATISTICHE DATI E ATTIVITA’

FUNZIONI DI SERVIZIO -CONFIGURAZIONI

• SERVIZ -> CONFIG

CONFIGURAZIONI

• Il punto dove si definiscono:

– tutti i dati anagrafici di una biblioteca

– i dati e le operazioni che richiedono una

definizione parametrizzabile a livello di

TABELLA DI SISTEMA e TABELLA DI

BIBLIOTECA

CONFIGURAZIONI

• SISTEM (ARCHIVIO SISTEMA)

• Consente di definire scelte e parametri validi di default per tutto il polo

• Visualizza i contatori delle entitàmemorizzate nell’archivio

CONFIG->SISTEM(GESTIONE

ARCHIVIO SISTEMA)• Scelte e parametri da definire per TUTTO

IL POLO, ad es.:

• Tipo indicizzazione abstract:

– Manuale consente di selezionare le parole da

indicizzare facendole precedere da asterisco e

assegnandole alle voci della tabella

ARGOMENTI ABSTRACT (sul polo TSA:

TERMINI SIGNIFICATIVI)

– Automatica indicizza tutte indifferentemente le

parole dell’abstract, tranne le stop-word

ARCHIVIO SISTEMA (SISTEM) – >

PARAMETRI PRESTITI E LETTORI

• CODICE LETTORE FITTIZIO PER

SPOSTAMENTO MOVIMENTI STORICI

• E’ possibile spostare per motivi di privacy i

movimenti di un lettore reale su un lettore fittizio,

in modo che non siano visibili nella situazione

del singolo lettore

• I codice sarà il medesimo per tutte le biblioteche

del polo (BG 3043)

• Una volta che siano stati spostati i movimenti

storici dei singoli lettori sul lettore fittizio è

possibile avere lo storico delle statistiche

PROGRESSIVI DI SISTEMA

(PROGR)

• Corrispondono ai tetti massimi raggiunti dai contatori delle varie entità nel loro aumento incrementale, ma non al numero effettivo delle entità, perché non tengono conto delle cancellazioni e delle fusioni intervenute. Per ottenere quest’ultimo tipo

di elaborazioni, cfr. STASIS-

STATISTICHE SISTEMA

PROGRESSIVI DI SISTEMA

CONFIG� BIBLIO (GESTIONE

BIBLIOTECA)• Consente di definire e modificare i dati

anagrafici della biblioteca, così come si rendono visibili all’interno del sistema e sulla modulistica

• Consente di impostare le parametrizzazioni specifiche di ogni biblioteca nei QUADRI corrispondenti alle diverse funzioni

PARAMETRI GENERALI

• Gestione previsionale fascicoli �controllo, in fase di registrazione fascicolo, sugli abbonamenti attivi per tutto il polo SI oppure solo per la biblioteca NO

• Gestione semplificata collocazioni � SI non gestisce collocazione a livelli néscelta di esemplari, ma si limita a gestire la collocazione dell’inventario in un’unica videata

PARAMETRI GESPRE = PRESTITI

• Tipo prestito preimpostato per la biblioteca (ESTERNO oppure INTERNO)

• Giorni di tolleranza oltre alla durata del prestito: vengono calcolati prima di inserire il lettore nella lista di quelli dasollecitare all’atto di elaborare la lista CONTRP(Controllo prestiti scaduti). Non vengono considerati se il documento ha prenotazioni

• Abilitazione/disabilitazione automatica : Se SI lettori con prestiti scaduti vengono disabilitati al prestito in seguito al Controllo prestiti scaduti (CONTRP)

• Da SISTEMA : per tutte le biblioteche che condividono lo stesso tipo di gestione (es.SBA)

• NB: L’applicazione della soglia di tolleranza e della disabilitazione automatica è subordinata all’esecuzione del controllo prestiti

PARAMETRI GESPRE = PRESTITI

• Tolleranza alla disabilitazione automatica:

l’intervallo fra l’inclusione nella lista prestiti

scaduti e la disabilitazione al prestito

• Gestione prenotazioni sul documento vs. sul n. di inventario � Consigliabile sul documento

se la biblioteche ne possiede molte copie

• Possibilità di accodare prenotazioni� anche

quando il documento è disponibile direttamente

• Controllo data inizio prestabilità: significativa

per materiali soggetti a vincoli dovuti alla

normativa sul copyright (es. dvd filimici)

PARAMETRI GESACQ = ACQUISTI

• Gestione per ordini oppure per buoni d’ordine

• Controllo bloccante o meno del superamento della disponibilità prevista in capitolo di bilancio

• Gestione del campo “note aggiuntive”sull’ordine

PROGRESSIVI IN BIBLIOTECA

• Sono dati gestiti automaticamente dal sistema e su cui non è ammesso l’intervento, ma la sola visualizzazione dei totali

– Inventari correnti per serie unica

– Inventari pregressi per serie unica

– Lettori

– Suggerimenti lettori

– Somma carichi inventariali inseriti in

collocazione

CONFIG->TABSIS (TABELLE DI SISTEMA)• Codificano valori ricorrenti in varie aree di

attività comune al sistema SBN oppure al POLO

– Gestione catalogo

– Gestione prestiti e lettori

– Gestione acquisti

– Gestione sistema

– Gestione prestito interbibliotecario

• Disponibili solo al gestore di polo

• In molti casi precompilati con i valori SBN, talvolta standard e non modificabili

CONFIG -TABSIS• � Tabelle più ampiamente implementate

secondo le esigenze del polo in modo da includere tutte le informazioni necessarie alle singole biblioteche:

• TIPO LETTORI (in GESTIONE PRESTITI)

• PROVENIENZA LETTORI (in GESTIONE PRESTITI)

• Visibili anche all’interno del modulo prestiti/lettori mediante opzione F2

CONFIG -> TABBIB (TABELLE DI BIBLIOTECA)

• Contengono valori che devono essere impostati dalle singole biblioteche a fini gestionali

• Ne sono responsabili i “gestori di biblioteca”

• Vincolante la lunghezza dei campi relativi ai codici

CONFIG - >TABBIB

• Aree di attività:

– GESACQ Gestione acquisti

– GESCAT Gestione catalogo

– GESPRE Gestione prestiti e lettori

– GESSIS Gestione sistema

TABBIB� GESCAT

• ETIC Etichette di collocazione

• SERI Serie inventariali

• SEZF Sezioni a formato

• SEZI Sezioni

TABBIB� GESCAT

SERI Serie inventariali

– Codice serie

– Descrizione verbale

– Verso numerazione

(Incremento/Decremento)

– Correnti ultimo numero

– Pregressi ultimo numero

– Pregressi numero massimo

TABBIB� GESCAT

• SERI Serie inventariali

• Valori da definire in impostazione:– Correnti ultimo numero:

• se si vuole la numerazione automatica va inizializzato con l’ultimo numero attribuito manualmente, in modo che il sistema cominci da quello successivo;

• se sei vuole la numerazione manuale �inserire un numero altissimo, praticamente irraggiungibile

TABBIB� GESCAT

• SERI Serie inventariali

• Valori da definire in impostazione:

– Pregressi ultimo n., Pregressi massimo n:

lasciare 0 a meno che si voglia attribuire

automaticamente un gruppo di numeri

precedenti quello indicato in “Corrrenti”, da

riservare per documenti pregressi. In tal

caso, compilare gli estremi del range

numerico che si vuole demandare al sistema

TABBIB� GESCAT– SEZIONI DI BIBLIOTECA: TIPOLOGIE

A Sezione secondo chiave titolo (ordinamento

dei documenti secondo i primi 12 caratteri. del

tit.)

– C Sezione per continuazione: prevede più

formati, ciascuno dei quali può contenere fino

a 10.000 numeri, e attribuzione automatica del

n.ro progressivo

– F Magazzino a formato:idem.Ogni formato è

codificato in apposita tabella, e il sistema

assegna automaticamente il progressivo

all’interno del formato prescelto

– I Collocazione a inventario

TABBIB� GESCATSEZIONI DELLA BIBLIOTECA (continua)

– M Collocazione esplicita non strutturata:

senza regole predeterminate (4 campi,1. e 2.

obbligatori)

– I Per inventario

– N Magazzino non a formato: collocazione

costituita dal solo numero di catena dei

documenti assegnato automaticamente

– S Sezione basata su un sistema di classificazione: recupera il legame

titolo/classe impostato in catalogazione

– T Collocazione esplicita strutturata(organizzata a 3 livelli)

TABBIB� GESCATSEZIONE PERMANENTE vs. SEZIONE TEMPORANEA:

Utile ad es. in caso di documenti che vengano trasferiti a scadenza in sezioni “ad hoc” per finalità particolari (allestimento di

mostre, testi d’esame… )

Per ripristinare in blocco la sezione originaria � AGGDA1�RICAUT (RICOLLOCAZIONE AUTOMATICA)

TABBIB� GESTIONE PRESTITI E LETTORI

• DSEZ Durata massima del prestito a seconda della sezione dei documenti sezione

• DURA Durata massima prestito per i tipi standard = Interno E= Esterno H = Richiesta di prestito R = Prenotazione

– Sia DURA che DSEZ possono essere

parametrizzate in base a TIPO LETTORE, CATEGORIA DI MATERIALE, TIPOLOGIA DI MATERIALE, GENERE

TABBIB� GESTIONE PRESTITI E

LETTORI• MAXP Numero massimo di volumi , in

base alla tipologia di movimento, a tipo lettore, categoria e tipologia di materiale, genere (si può usare l’indicatore di raggruppamento se a tipologie diverse di documenti si attribuisce lo stesso n.max. di prestiti)

• MAXS Numero massimo di volumi per sezione

TABBIB���� GESTIONE PRESTITI E LETTORI

• MODU Modulo prestito (attributi di stampa e

dimensioni)

• REST Modulo rientro (id.c.s.)

• SERV Codice servizi per i lettori (definizione dei

servizi extraprestito cui il lettore può avere

accesso per ottenere evidenze statistiche)

• SOLL Lettera di sollecito (si o no a intestazione

e indirizzo della biblioteca)

» continua

TABBIB���� GESTIONE PRESTITI E LETTORI

• SOSP Configura il n.ro di giorni di sospensione

dei lettori ritardatari in relazione al ritardo

• STAT Consente di impostare le sezioni e i

simboli di classe per i quali si intende ottenere

statistiche sui prestiti differenziate

• TESS Stampa tessere lettori (parametri

preferenziali di stampa)

TABBIB�GESTIONI DI

SISTEMA• CBAR Stampa codici a barre per

– Tessera lettore

– Inventari

• TEXT Testi liberi di stampa per personalizzare i seguenti moduli:

– Comunicazioni ai fornitori

– Controllo prestiti e prenotazioni

– Lettera rinnovo abbonamento

– Lettera sollecito fascicolo

– Sollecito lettori

– Stampa ordini

CONFIGURAZIONI�PARAMETRI

• PARACA Parametri per catalogazione

• PARELA Parametri per elaborati

• PARSCH Parametri per schede

• PARRIC Parametri per interrogazione

• PARRID Parametri per ricerca in Indice

PARAMETRI PER CATALOGAZIONE

� PARACA

• Consente di impostare alcuni valori di uso

ricorrente per evitarne la digitazione

• Consente di impostare le fasi catalografiche da

abilitare e il loro ordine progressivo

• Se non viene impostata alcuna

parametrizzazione specifica per CATEGORIA

MATERIALE, TIPOLOGIA MATERIALE o

BIBLIOTECA, è attiva la parametrizzazione

generale

CATEGORIA DI MATERIALE• Ad ognuna delle 5 CATEGORIE DI

MATERIALE (���� CATEMA)

– LIBRO ANTICO

– LIBRO MODERNO

– AUDIOVISIVI

– GRAFICA

– MUSICA

si possono associare apposite tabelle di

sistema, che definiscono le codifiche specifiche

dei materiali gestiti. Ogni tabella ammette una

gamma di valori particolari

CATEGORIE/TIPOLOGIE• Ad ogni CATEGORIA DI MATERIALE

(CATEMA), possono essere associate in scansione gerarchica una o piùTIPOLOGIE DI MATERIALE (TIMATE)

• Ad ogni CATEGORIA DI MATERIALE, ed event. alle singole TIPOLOGIE, possono essere associati

– CODICI DI GENERE

– CODICI DI GENERE DEL CONTENUTO

– CODICI DI RUOLO O DI RESPONSABILITA’

CATEGORIA /TIPOLOGIA• CATEGORIA Libro moderno

�TIPOLOGIE (DATI TIPO MATERIALE)

�L Libro moderno

�P Programma di sala

�T Carteggio

�R Libretto

�GENERE

�Cfr. CODICI DI GENERE STANDARD IN TABELLA SBN

�GENERE DEL CONTENUTO: consentirebbe di

integrare le qualifiche di genere condivise in Indice con valori riconosciuti SOLO IN POLO, (ad es.

ripristino genere MICROFORMA abolito da ICCU in

Indice (!)

CATEGORIA/TIPOLOGIA

• CATEGORIA Libro antico

�TIPOLOGIE (DATI TIPO MATERIALE)

�L Libro antico

�P Programma di sala

�T Carteggio

�R Libretto

�GENERE (es. AA Opere religiose, AB

Catechismo, AC Letteratura devozionale,ecc.)

CATEGORIA/TIPOLOGIA• CATEGORIA Audiovisivi

�TIPOLOGIE = TIPO SUPPORTI:

Es.CD Compact DISC, CS Cassetta sonora, FI Filmato, VR Videoregistrazione (ecc.)

�GENERE DEL CONTENUTO:

Es. ANI Animazione CIN Cinematografico DOM Documentari MUS Musicale (ecc.)

�RUOLO/RESPONSABILITA’

Es.AT Attore AU Autore testi CO Compositore

(ecc.)

CATEGORIA/TIPOLOGIACATEGORIA Grafica

� TIPOLOGIE

� Cartografia

� Disegno

� Fotografia ... Ecc.

�Per la GRAFICA, a ogni TIPOLOGIA sono state

associati i dati specifici delle diverse TECNICHE D’ESECUZIONE Es.

�Disegno

�Acquarello

�Punta d’argento …

�Fotografia

�Dagherrotipo

�Diapositiva su pellicola …

CATEGORIA/TIPOLOGIA• Per la GRAFICA, per tutte o alcune

TIPOLOGIE sono state definiti dati specifici

�GENERE , Es.:• CARTOGRAFIA (TIPO MATERIALE)

– Carta geografica, Carta topografica, Mappa, ecc (GENERE)

�FORMATO, Es.:• FOTOGRAFIA (TIPO MATERIALE)

– 36 mm, 18x24, Album, ecc. (FORMATO)

�RUOLO O RESPONSABILITA’, Es.

– Incisore, Disegnatore, Tipografo

CATEGORIA/TIPOLOGIA• CATEGORIA MUSICA

� TIPOLOGIE

• Libro corale

• Partitura

• Spartito … Ecc.

�GENERE DEL CONTENUTO

• Musica da ballo

• Musica da film

• Musica operistica … Ecc.

�RUOLO O RESPONSABILITA’

• Cantante

• Compositore … Ecc.

GENERE/GENERE DEL

CONTENUTO

• Alle varie CATEGORIE DI MATERIALE sono associati i valori del CODICE DI GENERE (per MODERNO e ANTICO rispettano la tabella standard SBN-Indice)

• Si possono associare i valori della tabella GENERE DEL CONTENUTO,che possono essere diversificati a seconda delle diverse TIPOLOGIE (es. DVD / CASSETTE AUDIO)…

USO DI CODICI TIPOLOGIE/GENERI• I valori standard dei codici di TIPOLOGIE /

GENERI e relative sottocodifiche possono essere implementati e dettagliati meglio a livello di polo

• Il loro utilizzo avviene nella catalogazione SOLO IN POLO (CATLMO/CATAUD/CATGRA/CATMUS),

all’opzione QUALIFICAZIONI

• Eventualmente, potrebbero essere valorizzati in opac quali filtri di ricerca piùspecifici

USO DI CODICI TIPOLOGIE/GENERI

• Inoltre, sarebbero possibili implementazioni atte

a recuperare specificità sacrificate nella carta

d’identità standard del documento in quanto non

riconosciute in Indice (valori di di GENERE

NON GESTITI IN INDICE potrebbero diventare

GENERE DI CONTENUTO SOLO in POLO) ->

– -� esempio

ESEMPIO DA PROVA• Come inserire nella CATALOGAZIONE

SOLO IN POLO di un record condiviso con l’Indice una qualificazione che NON sia riconosciuta dall’Indice ma sia visibile dall’opac locale?

– CATALOGAZIONE � GESTIONE DATI POLO � QUALIFICAZIONI scegliendo un valore previsto per quella CATEGORIA/TIPOLOGIA MATERIALE nella tabella GENERE DI CONTENUTO

ESEMPIO DA PROVA

ESEMPIO DA PROVA

ESEMPIO DA PROVA

ESEMPIO DA PROVA

ESEMPIO DA PROVA

PARACA –> DATI COLLOCAZIONE

• Inventari pregresso (S=gestione automatica dell’inventario pregresso anzichè di quello corrente)

• Collocazione a blocchi (inventaria piùcopie dello stesso documento in sequenza)

• Tipo circolazione di default nella biblioteca (S=AMMESSO vs. N= NON AMMESSO AL PRESTITO)

• Sezione per catalogazione da prestito: consente di predefinire una sezione unica per tutte le notizie 03