AZIENDE

W W W . S A N I M O D A . I T

edizione Gennaio 2020

MANUALE OPERATIVO AziendeVADEMECUM

AZIENDE

1. ISCRIZIONE AZIENDA 4 1.1 L’AREA RISERVATA AZIENDA 6 1.2 RECUPERO DEI CODICI DI ACCESSO 7

2. ISCRIZIONE LAVORATORI 8 2.1 LE ANAGRAFICHE DEI DIPENDENTI: NUOVI ATTIVI E CESSATI 8 2.2 LE ANAGRAFICHE DEI DIPENDENTI: CESSIONI E FUSIONI AZIENDALI 9

3. CONTRIBUZIONE AZIENDA 9 3.1 COME: LA DISTINTA DI CONTRIBUZIONE 10 3.2 COME: IL BONIFICO 11 3.3 QUANTO: L’IMPORTO DA VERSARE 12 3.4 PER CHI: A QUALI LAVORATORI SPETTA IL CONTRIBUTO SANIMODA 12 3.5 QUANDO: LE SCADENZE CONTRIBUTIVE E LA DECORRENZA DELLE PRESTAZIONI 14

4. CONFLUENZE IN SANIMODA DA FORME DI ASSISTENZA 15 SANITARIA AZIENDALE

5. RICHIESTE DI RIMBORSO 16 6. CONTATTI UTILI 16

PROMEMORIA PER LA CONTRIBUZIONE: 5 PILASTRI 18

SOMMARIO

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1. ISCRIZIONE AZIENDAPer effettuare la registrazione di un’azienda al Fondo Sanimoda occorre accedere al sito pubblico del Fondo, www.sanimoda.it, cliccare sul box AREA AZIENDA e successivamente sul bottone Sei un’azienda? Registrati qui.

Comparirà la seguente schermata che permetterà, premendo sul pulsante “Salva”, il censimento in Area Ri-servata dei dati dell’azienda:

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Al termine della registrazione il sistema invierà due email all’indirizzo email indicato in fase di registrazione:

• La prima email contiene in link necessario per validare l’iscrizione dell’azienda:

• La seconda email comunica le credenziali di accesso all’Area Riservata all’azienda:

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Terminata la registrazione, per accedere alla posizione aziendale si dovrà, sempre nella sezione AREA AZIENDA, cliccare il bottone Accedi. Comparirà la seguente schermata di login, dove digitare le creden-ziali (Id azienda e password) ricevute via email:

1.1 L’AREA RISERVATA AZIENDA

All’interno della posizione aziendale compaiono sulla sinistra le funzionalità:• Dettaglio Azienda• Cambia Password (consigliato al primo accesso)

Registrazione AziendaGuarda il video tutorial sul canale YouTube

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Il link Dettaglio Azienda conduce a una schermata che riporta i dati indicati in fase di registrazione emette a disposizione, sempre sulla sinistra:

FUNZIONI RELATIVE AI DATI DI CONTATTO DELL’AZIENDA1

• Modifica/aggiungi Referenti• Modifica/aggiungi Indirizzi• Modifica/aggiungi Recapiti

FUNZIONI RELATIVE ALLE ANAGRAFICHE DEI LAVORATORI:• Elenco Aderenti• Elenco Aderenti txt• Nuovo Aderente

FUNZIONI RELATIVE ALLA CONTRIBUZIONE:• Elenco Distinte• Elenco Bonifici• Caricamento File distinta• Generazione Distinta

1.2 RECUPERO DEI CODICI DI ACCESSO

In caso di smarrimento dei codici di accesso all’Area riservata aziendale, occorre inviare un’email a contribuzione@sanimoda.it. Ricordiamo che la richiesta deve pervenire dall’indirizzo email censito presso l’anagrafica del Fondo, in caso contrario verranno fornite le credenziali soltanto se la richiesta arrivi accom-pagnata da delega su carta intestata aziendale.

1 Raccomandiamo di tenere aggiornati i contatti: nel caso in cui sia lo Studio paghe o di consulenza a iscrivere l’azienda, occorre comunque fornire un riferimento aziendale.

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2. ISCRIZIONE LAVORATORIL’azienda deve iscrivere nella propria area riservata i lavoratori aventi diritto al contributo Sanimoda. Tali lavoratori sono indicati nel punto 3.4 del presente documento. L’iscrizione avviene in una delle seguenti modalità:

1) CARICAMENTO MANUALE DEI NOMINATIVI NELL’AREA RISERVATA AZIENDA, cliccan-do la voce Nuovo Aderente;

2) CARICAMENTO MASSIVO DEI NOMINATIVI NELL’AREA RISERVATA, mediante upload del file di contribuzione in formato .txt. Questo documento contiene i dati anagrafici dei lavoratori e i dati relativi alla contribuzione. Per eseguire l’upload occorre cliccare il link Caricamento File Distinta.

Se il file viene importato correttamente, si generano in automatico le posizioni dei lavoratori e la distinta trimestrale di contribuzione.

Ricordiamo che il file .txt deve essere conforme al tracciato predisposto dal fondo: Scarica il tracciato e

la guida relativa al suo utilizzo.

Invitiamo a porre particolare attenzione alla corretta indicazione di codice fiscale e indirizzo di residenza dei lavoratori censiti.

2.1 LE ANAGRAFICHE DEI DIPENDENTI: NUOVI ATTIVI E CESSATI

Per aggiungere un lavoratore all’elenco di quelli già censiti presso l’azienda, vi sono due opzioni:

• online nell’Area riservata azienda, cliccando il link Nuovo Aderente;• mediante caricamento del file di contribuzione trimestrale in formato.txt, aggiungendo i dati anagrafici

del nuovo dipendente e quelli relativi alla contribuzione.

In caso di cessazione di un dipendente occorre aggiornare l’anagrafica dal link Generazione Distinta dall’A-rea Riservata azienda. Qui occorre selezionare dal menu a tendina la voce “cessato”, indicare la data di cessazione e salvare la modifica:

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3. CONTRIBUZIONE AZIENDAPer contribuzione si intende la creazione di una distinta, la disposizione di un bonifico di pari importo e il loro corretto abbinamento entro i termini trimestrali previsti. Solo in questo modo la contribuzione può ritenersi completa e regolare.

La contribuzione a Sanimoda è trimestrale anticipata e spetta per ciascun lavoratore avente diritto, in forza al primo giorno lavorativo del trimestre di competenza.

2.2 LE ANAGRAFICHE DEI DIPENDENTI:CESSIONI E FUSIONI AZIENDALI

In caso di cessioni di ramo, di fusioni o di altre operazioni societarie che coinvolgano le aziende iscritte a Sanimoda, l’aggiornamento delle anagrafiche dei lavoratori e delle aziende deve essere richiesto al Fondo.

L’azienda dovrà inviare comunicazione via email a contribuzione@sanimoda.it indicando:

A. ELENCO DEI LAVORATORI COINVOLTI, SU FILE IN FORMATO EXCEL (nome, cognome e codice fiscale);

B. DATI DELLE AZIENDE INTERESSATE (ragione sociale e codice fiscale);

C. DATA DI DECORRENZA DELL’OPERAZIONE SOCIETARIA.

Ricordiamo che in caso di passaggio di un lavoratore da una azienda A a un’azienda B, è necessariol’intervento di un operatore del Fondo per il corretto aggiornamento delle anagrafiche.

Gestione AnagraficheGuarda il video su YouTube

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3.1 COME: LA DISTINTA DI CONTRIBUZIONE

La distinta è un documento che specifica: i dati anagrafici di ciascun lavoratore che ha diritto al contributo Sanimoda e la somma che gli spetta. Si crea con una delle seguenti modalità:

A. on line nell’Area Riservata aziendale, al link Generazione distinta. In questa sezione si clicca il comando Crea distinta di contribuzione e occorre indicare:• l’anno di riferimento; • il trimestre di competenza; • l’importo del contributo trimestrale del singolo dipendente (non va indicato l’importo complessivo della

distinta).

Il sistema moltiplica l’importo di cui sopra per il tutti i dipendenti censiti sotto l’azienda e in stato Attivo. Per questo motivo occorre sempre verificare che i dipendenti aventi diritto al contributo Sanimoda siano censiti in anagrafica e risultino in stato Attivo prima di creare la distinta con questa modalità;

B. on line, nell’Area Riservata aziendale, al link Caricamento File Distinta che consente l’upload del file in formato .txt: ricordiamo che il file deve rispettare il tracciato standard disponibile nella sezione Contribu-zione del nostro sito.

Le informazioni richieste dalla schermata sono: • nome referente: il nome della persona che sta effettuando l’upload del flusso .txt; • email referente: l’indirizzo email della persona che sta effettuando l’upload;• selezionare il file: la funzione permette di selezionare il file da caricare. Premendo sul pulsante Invia

File il file selezionato verrà inoltrato al service del Fondo e un messaggio confermerà l’invio fornendo un numero di protocollo: suggeriamo di conservare il protocollo segnalato. Se il file risulta compilato correttamente, viene importato sulla posizione azienda nel giro di qualche minuto: lo si vedrà alla sezione Elenco distinte nell’Area riservata. Se il file presenta errori bloccanti, all’email indicata in fase di upload verrà inviata segnalazione di errore.

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SCADENZE PERIODO DI RIFERIMENTO

20 gennaio 1° trimestre (gennaio, febbraio, marzo)

20 aprile 2° trimestre (aprile, maggio, giugno)

20 luglio 3° trimestre (luglio, agosto, settembre)

20 ottobre 4° trimestre (ottobre, novembre, dicembre)

L’abbinamento viene eseguito in automatico dal sistema quando sulla posizione aziendale sono presenti una distinta in stato Abbinabile e un bonifico di importo pari o superiore (in quest’ultimo caso, il sistema spezza il bonifico e lo abbina alla distinta, la parte eccedente resta sulla posizione e l’azienda può chiederne il rimborso al Fondo).

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3.2 COME: IL BONIFICO

Dopo aver creato la distinta trimestrale di contribuzione, occorre disporre un bonifico di pari importo. Ricor-diamo che è possibile scaricare l’ordine di bonifico presso l’Area riservata, allo scopo occorre:• andare alla sezione Elenco distinte;• cliccare sul protocollo della distinta da saldare;• cliccare sul link in basso a destra Scarica ordine di bonifico.

Ricordiamo di porre particolare attenzione alla compilazione della causale di bonifico, al fine di un rico-noscimento corretto e tempestivo dei pagamenti sotto la posizione azienda.

Causale: Codice fiscale azienda(11 caratteri)DOLLARODenominazione sociale(massimo 40 caratteri) AAAATT*

Es. 00101010101DOLLAROmanifatturarossiDOLLARO201801

*AAAATT - (Anno e numero del trimestre contributivo: es. per 1° trimestre 2018 scrivere 201801)

Le coordinate bancarie per effettuare i bonifici:Beneficiario: SANIMODACodice IBAN: IT08X0306909606100000154628Codice SWIFT/BIC: BCITITMMXXX

La distinta deve risultare presente sulla posizione aziendale, alla sezione Elenco distinte, e deve essere in sta-to Abbinabile. Se la distinta risultasse in stato Non abbinabile, occorre cancellarla cliccando l’icona cestino a fianco alla distinta stessa, sempre alla sezione Elenco Distinte, e crearne una nuova.

Assicuratevi che la distinta sia Abbinabile e che sia riferita al corretto trimestre di competenza.

Per facilitare la creazione delle distinte e limitare gli errori, abbiamo introdotto queste novità:

• SOLO DISTINTE PER IL TRIMESTRE IN CORSO: La contribuzione delle aziende deve pervenire entro le date stabilite dal fondo. Distinte con indicazione di trimestri differenti non verranno cariate sulla posizione aziendale o presenteranno lo stato Non abbinabile.

• BLOCCATI GLI IMPORTI ERRATI: Se la distinta viene creata con la funzione Generazione distinta, nella sezione Importo è necessario indicare la quota dovuta per il singolo dipendente, non il totale. Il sistema moltiplica tale dato per tutti i dipendenti in stato Attivo presenti sulla posizione aziendale.

Se la distinta viene importata da txt, qualora l’importo indicato per ogni lavoratore fosse erroneo, la di-stinta verrà caricata con stato Non Abbinabile.

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3.3 QUANTO: L’IMPORTO DA VERSARE

Il CCNL applicato dall’azienda determina l’adesione a SANIMODA e i versamenti contributivi variano e decorrono a seconda di quanto è stabilito dai rispettivi contratti e dai successivi rinnovi contrattuali.

Le quote trimestrali di contribuzione sono riportate nel sito del Fondo, nelle sezioni Per le Aziende/Iscrizione e Per le Aziende/ Scadenze Contributive e Decorrenza delle Prestazioni.

CCNL AZIENDE IMPORTO TRIMESTRALE

TESSILE ABBIGLIAMENTO 45,00 €

OCCHIALERIA 36,00 €

CALZATURE 36,00 €

PENNE 36,00 €

SPAZZOLE, PENNELLI, SCOPE 36,00 €

PELLE, CUOIO, OMBRELLI, OMBRELLONI 24,00 €

GIOCATTOLI 24,00 €

3.4 PER CHI: A QUALI LAVORATORI SPETTA IL CONTRIBUTO SANIMODA

L’azienda deve iscrivere a SANIMODA i lavoratori a tempo pieno o parziale (part-time), che abbiano supe-rato il periodo di prova, con contratto di lavoro:• a tempo indeterminato, compresi gli apprendisti;• a tempo determinato, secondo quanto indicato nelle Circolari relative al CCNL di riferimento;• a domicilio e a chiamata: se il lavoratore ha prestato la sua attività in azienda, anche in diversi periodi

sommati tra loro, almeno 9 mesi nell’anno solare precedente.

L’iscrizione e il versamento del contributo sono previsti anche nei seguenti casi:• lavoratori sospesi in cassa integrazione ordinaria e straordinaria;• lavoratori in congedo di maternità o parentale;• ogni altro caso di sospensione con decorso della retribuzione.

Nel caso di lavoratore con contratto part-time, il contributo deve essere versato per intero, non è previsto riproporzionamento. Nel caso lo stesso lavoratore abbia due o più rapporti di lavoro part time, l’iscrizione a Sanimoda ed il contributo saranno dovuti solo dall’azienda con il contratto con l’orario più lungo. Nel caso di parità di orario, iscrizione e versamento del contributo saranno dovuti dal datore di lavoro con cui intercorre

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il contratto con maggiore anzianità di servizio.Tutto quanto sopra indicato è menzionato nell’art.2 del Regolamento del Fondo.

La contribuzione a SANIMODA spetta a tutti i lavoratori in possesso di tali requisiti, che risultino in forza presso l’azienda al primo giorno lavorativo del trimestre di riferimento.

Nei casi di assunzione di dipendenti nel corso del trimestre, l’iscrizione e la contribuzione decorrono dal trimestre successivo.

Nei casi di cessazione dei rapporti di lavoro nel corso del trimestre, le prestazioni del Fondo saranno as-sicurate ai lavoratori cessati fino alla fine del trimestre stesso. Se si interrompe il rapporto lavorativo nel corso del trimestre, l’azienda non avrà alcun rimborso.

In caso di cessazione, l’azienda è tenuta a modificare lo stato del lavoratore presso l’Area riservata aziendale, alla sezione Generazione Distinta.

Per maggior chiarezza, si riportano le suddette scadenze nelle tabelle seguenti:

Caso di assunzione in corso di trimestre:

ES. Lavoratore assunto Settembre 2018Primo versamento a carico azienda in data 20/10/2018Decorrenza per la richiesta prestazioni per lavoratore dalla data 01/01/2019

Caso di cessazione in corso di trimestre:

ES. Lavoratore con dimissioni effettive 15 Luglio 2018L’azienda deve versare il contributo pieno entro il 20 Luglio.Il lavoratore è in copertura fino a fine trimestre 2018-03: 30/09/2018

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3.5 QUANDO: LE SCADENZE CONTRIBUTIVE E LA DECORRENZA DELLE PRESTAZIONI

Come indicato al punto 3 del presente documento, la contribuzione a SANIMODA è trimestrale anticipata e consiste nell’abbinamento tra distinta e bonifico entro il giorno 20 del primo mese del trimestre di riferimento.

Occorre rispettare le scadenze contributive per garantire la copertura sanitaria dei lavoratori dipendenti:

Ricordiamo che il primo versamento contributivo trimestrale non dà l’accesso alle prestazioni del Piano sanita-rio, ma è destinato alla costituzione del patrimonio di riserva del Fondo.

L’attivazione della copertura sanitaria del lavoratore avviene con il secondo trimestre di contribuzione: vi è dunque un trimestre di carenza.

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SCADENZE PERIODO DI RIFERIMENTO

20 gennaio 1° trimestre (gennaio, febbraio, marzo)

20 aprile 2° trimestre (gennaio, febbraio, marzo)

20 luglio 3° trimestre (luglio, agosto, settembre)

20 ottobre 4° trimestre (ottobre, novembre, dicembre)

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4. CONFLUENZE IN SANIMODADA FORME DI ASSISTENZA SANITARIA AZIENDALILe Aziende che già prevedono forme di copertura sanitaria complementare con costi pari o superiori a quelli previsti dal CCNL di riferimento, possono confluire in Sanimoda. In questo caso la dichiarazione di volontà di confluenza al Fondo deve essere inviata a Sanimoda in forma scritta tramite Raccomandata A/R alla Sede Legale del Fondo o via posta elettronica certificata (sanimoda@pec.it). Alle Aziende confluenti è richiesta una quota “una tantum” di registrazione a Sanimoda pari a 10,00€ per ciascun dipendente. Il versamento della quota una tantum assicura l’immediata copertura sanitaria, senza trimestre di carenza. Le Aziende interessate dovranno provvedere a registrarsi mediante la procedura di cui al punto 1 di questo documento, avendo cura tuttavia di selezionare dal menu del settore merceologico la voce: TESSILE ABBIGLIAMENTO - CONFLUENZA.

Ultimata la registrazione, l’azienda dovrà:- iscrivere i dipendenti nelle modalità indicate al punto 2 del presente documento;- eseguire la contribuzione nelle modalità indicate al punto 3 del presente documento.

Ricordiamo che ai dipendenti assunti successivamente alla confluenza in Sanimoda sarà applicato il trimestre di carenza.

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6. CONTATTI UTILI

5. RICHIESTE DI RIMBORSOIn caso di versamento errato, l’azienda potrà inviare richiesta di rimborso nel corso del trimestre di competen-za, all’indirizzo email contribuzione@sanimoda.it.

Il Fondo rimborserà gli importi richiesti solo nel caso in cui:

a. tali contributi non siano già stati utilizzati per il versamento relativo alle coperture sanitarie;b. l’iscritto non abbia usufruito delle coperture sanitarie nel corso del trimestre.

Qualora i dipendenti coinvolti nell’erronea contribuzione non abbiano usufruito di prestazioni nel periodo per il quale si richiede la restituzione del versamento, il Fondo potrà rimborsare all’azienda le somme erroneamen-te pagate, in quanto non dovute alla compagnia a titolo di premio assicurativo.

Il Fondo richiederà l’invio delle coordinate bancarie su carta intestata aziendale all’indirizzo contribuzione@sanimoda.it.

Telefono: 02 34599997Linea aperta lunedì, martedì e giovedì dalle 10 alle 13 e dalle 14 alle 16;venerdì dalle 10 alle 13.

Email per le aziende: contribuzione@sanimoda.itPEC: sanimoda@pec.it

PER SAPERNE DI PIÙConsulta il nostro sito www.sanimoda.itGuarda i nostri video tutorial sul canale YouTube di SANIMODA

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FONDO ASSISTENZA SANITARIA INTEGRATIVA

SANIMODA

5PILASTRICONTRIBUZIONEdella

AGGIORNA LO STATO DEI LAVORATORICi sono state delle nuove assunzioni, delle cessazioni oppure alcuni dipendenti non hanno retribuzione? È necessario aggiornare l’anagrafica, entrandi nell’Area Riservata e cliccand su Generazione Distinta.

CREA LA DISTINTA DI CONTIBUZIONELa distinta è un documento che indica i lavoratori a cui spetta il versamento specificando la somma da versare. È possibile creare la distinta in due modi:1. tramite un tracciato txt. Il file prodotto dovrà essere caricato nell’Area Azienda, cliccando in

Caricamento file distinta;2. direttamente nell’Area Azienda. Entrare in Generazione Distinta, sarà sufficiente inserire

l’anno, il periodo di contribuzione e l’importo per singolo dipendente.

EFFETTUA IL BONIFICOè importante che l’importo del bonifico coincida con quello della distinta generata in preceden-za e che la causale segua le seguenti indicazioni:Codice fiscale azienda (11 caratteri) DOLLARODenominazionesociale (massimo 40 caratteri)DOLLAROAAAATT**AAAATT - (Anno e numero del trimestre: es. per 4° trimestre 2018 scrivere 201804).

VERIFICA L’ABBINAMENTOè compito dell’azienda verificare attraverso la propria Area Riservata che distinta il bonifico si abbinino correttamente. Se l’abbinamento non dovesse andare a buon fine i dipendenti non potranno usufruire della copertura sanitaria per emissione contributiva.

RISPETTA LE SCADENZEL’abbinamento di distinta e bonifica entro le scadenze previste è fondamentale per mantenere attiva la copertura sanitaria dei dipendenti. Verifica le scandenze su www.sanimoda.it > contribuzione

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