Manuale d'uso di Gestmax

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Guida all’uso del software “GestMax”

Versione 1.0.2


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INDICE Capitolo 0: Per iniziare

Prima definizione parametri.……………………………………………………… 3

Struttura del software…………………………………………………………….4

Capitolo 1: Tabelle di base

Clienti…………………………………………………………………………………6

Consulenti……………………………………………………………………………8

Voci di spesa……………………………..………………………………………..10

Capitolo 2: Gestione attività

Spese consulenti…………………………………………………………………..15

Fatturazione………………………………………………………………………..21

Fatturazione a clienti………………………………………………………………23

Fatturazione a consulenti…………………………………………………………24

Fatturazione Multipla consulenti…………………………………………………20

Capitolo 3: Stampe………………………………………………………………27

Capitolo 4: Utilità

Dati agenzia e importi fissi……………………………………………………….29

Gestione copie………………………………………………………………….....31

Configurazione Mail…………………………………………………………….....32


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Prima definizione parametri

Prima di iniziare a usare il software è necessario definire alcuni dati che saranno utilizzati nelle varie elaborazioni. Questi dati possono essere definiti e successivamente modificati dal sottomenu “Dati agenzia e imp. fissi” della sezione di menu “Utilità” (Pag. 29)


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Struttura del software Il software ha una struttura compatta composta da una videata principale progettata in modo da consentire di accedere alle informazioni o di avviare le varie sezioni in maniera diretta e avendo sempre sott’occhio tutte le informazioni e i comandi. Il layout tipico è una finestra divisa in due porzioni: una parte sinistra con voci di menu e sottomenu articolate gerarchicamente in una struttura nodale (ad albero), e una sezione destra che consente la visualizzazione delle informazioni relative al menu selezionato a sinistra. Nella parte alta della finestra ci sono campi di ricerca per una veloce selezione delle informazioni che si desiderano filtrare e infine nella parte bassa compaiono tasti che consentono di effettuare operazioni quali nuovi inserimenti, modifica di informazioni già salvate o eliminazioni di voci che non interessano più e stampe.

Informazioni relative al menù selezionato

Filtri di ricerca Informazioni obsolete

Tasti “operativi” Stampa delle informazioni

Uscita dall’applicazione

Voci di Menù


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Utilizzo del software Il software consente di inserire: Le anagrafiche dei clienti Le anagrafiche dei consulenti Le voci di spesa che saranno poi addebitate a ciascun consulente Le fatture ai clienti relative alle provvigioni per intermediazione Le spese effettivamente sostenute da ciascun consulente Sulla base di questi dati possono essere stampate

le fatture ai consulenti le fatture ai clienti il riepilogo mensile spese/provvigioni relativo a ciascun consulente il rendiconto statistico mensile di agenzia il rendiconto finanziario mensile di agenzia

All’apertura il software potrebbe presentare 2 messaggi. Il primo messaggio chiede, dopo aver verificato negli archivi, se i consulenti con piano provvigionale inferiore a 85% e che hanno già superato il conto RAPP annuale (pag. 30) debbono essere passati automaticamente all’ 85%. Rispondendo no sarà poi possibile effettuare la modifica manualmente nella scheda anagrafica dei singoli consulenti.

Il secondo messaggio chiede se addebitare in automatico ai collaboratori le spese che il programma trova da attribuire. Rispondendo “si” nella sezione Gestione Spese Collaboratori saranno poi visibili tutte le attribuzioni di spese effettuate dal programma stesso, rispondendo “no” si procede come dettagliatamente illustrato in questa guida (da pag 15 a pag 19)


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Tasto funzione F6 per fatturare

Menu Tasto Destro con possibilità emissione fattura

Menu Tabelle – Sottomenu Anagrafiche Clienti Consente la gestione dei clienti dell’agenzia con la possibilità di

• visualizzare e stampare l’elenco dei clienti filtrandoli per tipologia (ad esempio solo venditori o solo gli acquirenti) o per nome/ragione sociale;

• inserire i dati di nuovi clienti; • modificare i dati di clienti esistenti; • rendere obsoleti clienti esistenti; • emettere fattura ai clienti.

La videata di riferimento è quella in figura e si possono distinguere i vari oggetti con le corrispondenti funzionalità.

I tasti NUOVO – MODIFICA – ELIMINA in basso sono, come negli altri casi, quelli che consentono di aggiornare l’elenco clienti ma le stesse operazioni possono essere effettuate anche cliccando con il tasto destro del mouse sulla riga di un cliente: si attiva in questo modo un menu contestuale che contiene in più una comoda funzionalità ovvero l’emissione di fattura al cliente selezionato. La fatturazione può avvenire anche con il tasto funzione F6 L’elenco dei clienti, completo o filtrato, può essere stampato attraverso l’apposito pulsante di stampa posto in basso.


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Colonna visibilità fatturazione

La maschera di inserimento dei dati anagrafici di un cliente si presenta in questo modo

Il programma attribuisce un numero progressivo ad ogni nuovo cliente inserito permettendone in questo modo un’identificazione univoca. Alcuni dati sono campi obbligatori (ad esempio il codice fiscale in caso di persona fisica), se non vengono compilati questo viene segnalato con un messaggio. Si può in questa fase definire il tipo di cliente e l’eventuale applicabilità di ritenuta d’acconto o l’esenzione IVA. Nella parte bassa della finestra infine c’è una sezione dedicata agli immobili trattati per il cliente con i relativi dati compresi quelli legati alla transazione. Gli immobili devono essere definiti attraverso questa maschera affinché compaiano in fattura.

Nell’ultima colonna ci sarà la lettera F se quell’i mmobile è stato fatturato, diversamente sarà vuota come appare in figura.

Il tasto OK consente il salvataggio delle informazioni inserite. Un cliente può essere dichiarato obsoleto con spunta sull’apposita voce in questo caso non apparirà normalmente in elenco.


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Menu Tabelle – Sottomenu Anagrafiche Consulenti Consente di visualizzare l’elenco dei consulenti dell’agenzia che possono essere filtrati per nome/ragione sociale Per aggiornare l’elenco dei consulenti si possono usare i tasti NUOVO – MODIFICA – ELIMINA in basso oppure il menu contestuale del tasto destro che contiene altre due funzionalità: l’emissione di fattura e l’aggiunta di spese al consulente selezionato. Queste ultime due operazioni si possono effettuare anche, rispettivamente, con i tasti funzione F6 ed F7. L’elenco dei clienti, completo o filtrato, può essere stampato su carta o come documento pdf attraverso l’apposita icona di stampa posta in basso.

Tasti funzione

Menu Tasto Destro


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Questa è la maschera di inserimento dei dati di un consulente

Oltre ai dati della persona c’è una sezione dedicata alla figura del collaboratore in cui si specifica il piano RAPP, la data di inizio e il numero di ruolo. Se il consulente è anche broker si spunta l’apposita voce e lo stesso per mettere il consulente non più in ruolo tra gli obsoleti o per segnare eventuali ritenute d’acconto – esenzioni d’IVA. Nel caso di broker nell’elenco dei consulenti comparirà il simbolo (B) accanto al nome.

DATI SPECIFICI Piano RAPP: piano provvigionale del consulente Data inizio

- Remax: data in cui è iniziata la collaborazione con ReMax - Agenzia: data in cui è iniziata la collaborazione con questa agenzia

Entrate da inizio anno - Manuali: totale delle transazioni da inserire per il caso che nella prima parte

dell’anno il consulente collaborasse con un’altra agenzia - Calcolate: totale delle transazioni da inizio anno in questa agenzia calcolate in

automatico dalle fatture cliente Importante è segnare l’indirizzo e mail del consule nte per poter poi inviare la fattura con un gestore di posta elettronica.


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Menu Tabelle – Sottomenu Voci di Spesa Contiene l’elenco delle voci di spesa previste all’interno di un’agenzia in formato tabellare con i seguenti campi:

- Descrizione della spesa - Costo - Tipo di costo (a Forfait, Unitario) - Periodicità di attribuzione spesa (Mensile, Trimestrale, Annuale ecc..) - Percentuali piani RAPP per cui si applica la spesa

E’ possibile aggiungere una nuova voce all’elenco, modificarne o eliminarne una già esistente (trasformarla in obsoleta) cliccando sui tasti NUOVO – MODIFICA – ELIMINA nella parte bassa della finestra oppure attraverso il menu contestuale che si attiva con un clic del tasto destro


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Menu Tasto Destro

Nella finestra che si apre per il nuovo inserimento di una voce di spesa devono essere compilati i campi che la caratterizzano. Con il pulsante OK si salva il nuovo inserimento che verrà aggiunto all’elenco.

Se una voce di spesa non è più usata basta spuntare la voce obsoleto. Definire la periodicità è condizione necessaria aff inchè l’addebito avvenga in modo automatico.

Il tipo di addebito può essere manuale cioè sempre gestito dall’operatore, automatico cioè gestito dal programma o automatico su adesione cioè attribuito dal programma ai consulenti che ha segnato l’operatore come aderenti (occorre mettere una spunta accanto al nome del consulente nella colonna adesione) Per l’adesione l’elenco dei consulenti è limitato a coloro che hanno Piani RAPP compatibili con la voce spesa Nel caso che il tipo di addebito sia automatico e il costo sia definito forfetario si suddivide tra tutti, se la voce è definita unitaria ogni consulente prende come importo il costo.


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Nel caso di addebito su adesione la suddivisione del costo sarà tra tutti i consulenti che aderiscono, inoltre è possibile personalizzare l’importo da addebitare al consulente modificando direttamente il valore nella colonna <Importo>.

Man mano che si procede con gli inserimenti una voce di spesa può, per affinità di tipologia con altre, essere spostata in una posizione diversa da quella cronologica di inserimento. Per effettuare questa operazione si deve scegliere dal menu tasto destro la voce “Sposta prima di..” e successivamente dalla finestra Sposta.. che si apre si va a indicare la posizione in cui effettuare lo spostamento.


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Per stampare

Si attiva solo con queste selezioni Per eliminare

una spesa

Menu Gestione – Sottomenu Spese Consulenti

Nella parte destra, in formato tabellare, si visualizzano alcune delle informazioni relative alle spese addebitate ai collaboratori. Dei soliti 3 tasti operativi è attivo solo ELIMINA che consente di togliere una spesa addebitata ma non ancora fatturata. E’ possibile eliminare più spese contemporaneamente con una multi selezione. Nella parte dedicata ai filtri di selezione si può scegliere di visualizzare le spese relative ad un determinato collaboratore inserendo alcuni caratteri del nome , tutte le spese di un mese selezionando il periodo oppure si può scegliere di filtrare unicamente le spese già fatturate o le spese non fatturate. Soltanto scegliendo la voce non fatturate e un mese si attiva in basso il tasto Fattura a tutti che permette due importanti operazioni (vedi pag. 20):

- la fatturazione multipla ai consulenti - la stampa delle fatture generate e del report riepilo go spese

- l’invio dell’e mail con fattura e/o riepilogo spese i n allegato. Queste operazioni sono possibili soltanto selezionando con i filtri un periodo e scegliendo la voce Non Fatturate

E’ possibile poi effettuare una stampa delle informazioni a video attraverso l’icona di stampa in basso a destra, scegliendo se stampare l’elenco spese, eventualmente filtrato.


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Caricare le spese ai consulenti La prima cosa da ricordare è che le spese possono essere manuali o automatiche e automatiche su adesione, possono essere escluse per alcuni piani RAPP, forfetarie o con costo unitario (bisogna indicare una quantità) e possono avere una periodicità. Il programma tiene conto di tutte queste variabili e chiede all’apertura se si desidera un addebito automatico (messaggio di pag. 5). Se non si sceglie questa strada e comunque anche nel caso di aggiunta di altre spese le procedure di addebito sono quelle di seguito illustrate. Si può usare il menu contestuale tasto destro nella sezione Anagrafiche consultente scegliendo la voce “Aggiungi spesa” (o tasto funzione F7) sul collaboratore selezionato


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Lo step successivo è rappresentato dalla seguente finestra: Le spese non spuntate sono quelle ad addebito manuale o quelle automatiche già addebitate, se si tratta di spese forfetarie l’importo corrisponde al prezzo mentre se sono definite con costo unitario il programma imposta in automatico quantità 1 quindi per quantità superiori si deve inserire il numero esatt o. L’importo è calcolato automaticamente. Per le spese automatiche su adesione definite forfetarie il prezzo viene suddiviso su tutti gli aderenti per determinare l’importo individuale, tranne nei casi in cui l’importo è personalizzato (pag. 12). Le spese già spuntate sono quelle ad addebito automatico che il programma ha riconosciuto come da attribuire. Quelle di colore arancio sono le automatiche, quelle di colore verde sono automatiche su adesione. Per aggiungerne una o toglierne una già selezionata si deve spuntare o al contrario deselezionare il quadratino che precede la descrizione.

Consulente selezionato

Selezionare o deselezionare una voce Automatica

Su adesione


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Se tutte le spese automatiche sono state addebitate nessuna voce sarà spuntate e tentando di farlo si verrà avvisati con messaggio che l’attribuzione di quella spesa a quel consulente, per quel periodo, è già avvenuta.


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In modo speculare si può addebitare una spesa contemporaneamente a più consulenti. Per procedere in questo modo si sceglie il menu Tabelle – Voci di Spesa, si seleziona una spesa e si sceglie dal menu contestuale tasto destro la voce “Distribuisci su consulenti” (o tasto funzione F7)

Il passaggio successivo è rappresentato da questa finestra: Se la spesa è manuale il programma presenta la lista dei consulenti tutti non selezionati, se invece la spesa è automatica vengono proposti i consulenti che ha individuato per l’attribuzione spesa (in base ai piani RAPP, adesioni ecc…) e dà già come selezionati quelli a cui la spesa (automatica) non è ancora stata addebitata. Se si prova ad addebitare nuovamente il programma avvisa con messaggio.

Spesa da distribuire


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Se si tratta di spese con prezzo unitario occorre inserire le quantità esatte per il calcolo dell’importo, per escludere o aggiungere un consulente nell’attribuzione di una spesa si spunta o si deseleziona in modo analogo il quadratino che precede il nome del consulente.


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Fatturazione Multipla ai consulenti Dal menu Gestione – Spese Consulenti, dopo aver filtrato le spese non fatturate di un periodo, si attiva in basso il tasto Fattura a tutti. (vedi pag. 14) Ciccando su di esso compare una nuova finestra

Il periodo a cui fa riferimento è quello che è stato selezionato in Spese Consulenti, i collaboratori visualizzati sono tutti quelli che, per quel periodo, hanno spese non ancora fatturate. Se dall’elenco si vuole escludere un collaboratore si deve togliere la spunta che ne precede il nome (anche con l’ausilio dei tasti Seleziona tutti o Annulla selezione) Ciccando sul tasto Genera il programma costruisce le fatture Per stampare le fatture e/o il Riepilogo spese su carta o come documento pdf occorre selezionare le relative voci e in modo analogo per inviare le fatture e/o riepilogo con mail. Per la stampa il programma richiede di scegliere la stampante che può essere anche virtuale (PDFCreator)


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Menu Gestione – Sottomenu Fatture Anche per le fatture le informazioni si visualizzano nella parte destra della finestra e rimane la possibilità di ricerca con i filtri di selezione e di stampa delle informazioni. Restano invariate anche le funzioni dei tasti operativi NUOVO ed ELIMINA (MODIFICA è disabilitato) In particolare si può emettere una fattura cliccando sul tasto NUOVO in questa sezione (figura 3 pag. 25) oppure si può effettuare la stessa operazione con la voce “Emetti fattura a ” del menu contestuale (tasto destro) nella sezione anagrafiche clienti (vedi pag. 6 e figura 1 pag 23) e anagrafiche consulenti (vedi pag 8 e figura 2 pag 24). Con il tasto funzione F6 sempre nelle sezioni anagrafiche (vedi pag 6 e 8) e infine per i consulenti con la fatturazione multipla (vedi pag. 14 e 20) Nel caso di clienti ci sarà una sezione che riporta i dati dell’immobile per cu si fattura la provvigione e occorrerà abbinare a questo uno o più consulenti che hanno seguito la transazione con relative percentuali. E’ possibile anche definire un importo di collaborazione esterna ed eventuale ritenuta d’acconto nonché sospendere la fattura in modo che non compaia nei rendiconti economico e finanziario spuntando la voce “Sospesa” ed escluderla da Royalties sempre con spunta nel campo “Fattura esclusa da Royalties”. Si può selezionare per la fattura un solo immobile per volta , quindi nel caso di più immobili per uno stesso cliente la procedura di fatturazione va ripetuta tante volte quante sono gli immobili. (figura 1 pag. 23)

Sospesa o senza royalties

Clienti

Consulenti


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Nel caso di consulenti ci sarà una sezione che riporta le spese da fatturare. Si può selezionare un periodo (altrimenti vengono fatturate spese relative anche a mesi diversi). Si può decidere in questa fase di non fatturare una o più spese deselezionandole dall’elenco. (figura 2 pag 24) Si può filtrare l’elenco delle fatture solo dei clienti o solo dei consulenti anche per ragione sociale e periodo Le fatture con sfondo giallo sono quelle dei consulenti, quelle senza colore di sfondo sono dei clienti, quelle in rosso e con la S nella penultima colonna sono sospese e infine quelle blu con la R nell’ultima colonna sono quelle escluse da Royalties.

Una sezione comune a qualsiasi fattura da emettere a un cliente è l’attribuzione delle provvigioni in percentuale a uno o più consulenti che hanno seguito la trattativa.

Attribuire provvigioni su nuova fattura

Nella finestra di compilazione della fattura è presente la sezione “CONSULENTI DI RIFERIMENTO” . Per attribuire le provvigioni ai consulenti si preme il pulsante

Viene presentato il form di attribuzione delle percentuali ai singoli consulenti

dal quale si selezionano i consulenti spuntando nella casella a sinistra del nome mentre nella casella % si scrive la percentuale di provvigione da attribuire al consulente selezionato. Al termine premendo il pulsante CONFERMA il programma controlla che siano stato attribuito il 100% e che non sia stato superato il tetto massimo. I nomi dei consulenti selezionati saranno riportati nella finestra di fatturazione nell’apposita sezione. A quel punto il pulsante “CONSULENTI DI RIFERIMENTO” cambia l’etchetta in

per consentirne un’eventuale modifica


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Si seleziona un immobile per fattura

Si abbinano dei consulenti con relativa % alla transazione

Calcolo automatico degli importi

Per salvare, Propone anche la stampa fattura

Sono attivi quando si riapre la fattura

Per sospendere una fattura o escluderla da Royalties

Figura 1 – Fattura a cliente

Quando si salva (Pulsante Salva ed Esci in basso) il programma propone di stampare la fattura anche come documento Pdf. Se la stampa non viene lanciata in questo momento la si può effettuare successivamente riaprendo la fattura dall’elenco del sottomenu Fatture e quindi cliccando sul pulsante Stampa che in questo caso sarà attivo, insieme al pulsante eMail.


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Per salvare, Propone anche la stampa fattura

Calcolo automatico degli importi

Si possono non fatturare delle voci

Sono attivi quando si riapre la fattura

Si deve selezionare un mese

Figura 2 – Fattura a Consulente

Quando si salva (Pulsante Salva ed Esci in basso) il programma propone di stampare la fattura anche come documento Pdf. Se la stampa non viene lanciata in questo momento la si può effettuare successivamente riaprendo la fattura dall’elenco del sottomenu Fatture e quindi cliccando sul pulsante Stampa che in questo caso sarà attivo, insieme al pulsante eMail.


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Figura 3 – Nuova Fattura Cliccando sul tasto NUOVO sottomenu Fatture si apre una mascherina senza dati. Sarà sufficiente posizionarsi sull’ icona Trova accanto alla voce cliente (o tasto F4-elenco clienti) e scegliere il cliente/consulente a cui fatturare.

A seconda che si selezioni da elenco un cliente o un consulente si avrà un riempimento automatico di alcuni campi e l’aspetto della finestra fattura sarà rispettivamente come quello riportato a pag 23 figura 1 e pag 24 figura 2


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Figura 4 – Fattura a banche Se il cliente è stato definito come Banche e altro nella scheda anagrafica la finestra fattura si presenta in questo modo

E’ possibile fare in modo che la fattura non appaia nel B3, nel caso in cui la fattura sia ancora insoluta dal cliente e nel caso in cui, per condizioni particolari (es. banca convenzionata), non è dovuta royalty. Nel primo caso si sceglie l’opzione “Fattura sospesa” nel secondo “Fattura esclusa da Royalties” Una fattura sospesa può essere riattivata deselezio nando l’opzione e, definendo la “Data Competenza”, è possibile indicare in quale me se apparirà nel B3

Cambia la dicitura IVA ,il tipo documento, la causale fatturazione

La fattura puo essere sospesa, esclusa da Royalities e associata a consulenti


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Menu Stampe

E’ il menu nel quale si può scegliere di stampare i vari report, utili per la gestione complessiva del rapporto con i consulenti e i report ufficiali per Remax Italia. Selezionando la voce di menu si ha una prima visualizzazione dei risultati a video e poi si può decidere di stamparli Esempio: stampa rendiconto finanziario (B3)


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Menu Stampe – Sottomenu Riepilogo Spese/Provvigioni Questo report riunisce le spese che saranno fatturate al consulente e le provvigioni che il consulente potrà fatturare nel mese specifico


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Menu Utilità – Sottomenu Dati agenzia e importi fis si Sono dati che ogni agenzia imposta in fase iniziale. Su quelli della sezione Importi fissi si basano alcune sezioni della fatturazione. I campi da compilare sono mostrati nelle immagini che seguono:

Gli importi fissi vengono proposti in fattura nelle transazioni di Acquisto e Locazione


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Nella casella Conto mensile RAPP si deve inserire l’importo calcolato come 1/12 dell’importo annuo dovuto per le spese elencate in parentesi


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Menu Utilità – Sottomenu Gestione Copie di Backup Periodicamente si può creare una copia di salvataggio dei dati attraverso questo sottomenu. E’ il programma stesso, come mostra la figura, a inserire il file di backup (che contiene nel nome data e ora di creazione) nella cartella Copie. E’ sufficiente cliccare sul tasto Copia in basso per salvare il file.

L’ultimo file di backup può essere poi recuperato in caso di perdita dati, per ripristinare il lavoro salvato dalla sezione ripristino copie. Basta selezionare il file più recente e cliccare sul tasto Restore in basso per riportare tutto alla condizione che quel file “fotografava” al momento del salvataggio


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Menu Utilità – Sottomenu Configurazione E’ possibile definire la modalità di invio delle mail scegliendo la voce Configurazione nel menu. Le opzioni possibili sono:

- Outlook Express - Microsoft Outlook - Diretta

Menu Utilità – Sottomenu Assistenza E’ un link alla pagina di assistenza del sito dhaer

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