COMUNE DI SANTARCANGELO DI ROMAGNAProvincia di Rimini

MANUALE DI GESTIONE

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CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Aggiornato alle nuove regole tecniche emanate con DPCM 03-12-2013

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Premessa

Ai sensi della normativa vigente, l'Amministrazione Comunale di Santarcangelo di Romagna individua nell'Archivio una funzione essenziale per garantire la certezza, la semplificazione e la trasparenza dell’agire amministrativo, il reperimento di informazione affidabile sotto il profilo giuridico, la tutela della memoria storica dell’ente e il diritto di tutti i cittadini all’accesso all'informazione, alla formazione permanente e allo sviluppo della conoscenza.

Il Manuale di gestione del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali, è uno strumento operativo essenziale per una completa informatizzazione della P.A., che ha come finalità quella di migliorare l’efficienza interna degli uffici attraverso l’eliminazione dei registri cartacei e la razionalizzazione dei flussi documentali. Si tratta di una occasione formidabile per l’introduzione di un sistema informativo documentale redatto con criteri scientifici, laddove archivistica, scienza dell’amministrazione, informatica giuridica e informatica sono perfettamente integrate.

Il protocollo in sé, infatti, non può essere concepito solo come un dispensatore asettico di numeri sequenziali, né il protocollo informatico può essere progettato come semplice trasposizione su un supporto elettronico del registro di protocollo cartaceo. In un sistema informativo documentale moderno il protocollo deve diventare uno snodo irrinunciabile e una risorsa strategica per il buon andamento degli affari e dei procedimenti amministrativi. Per raggiungere questi obiettivi, devono essere garantiti l’interoperabilità, la trasparenza e il controllo dell’azione amministrativa attraverso i documenti che ogni Amministrazione produce durante la propria attività pratica o l’esercizio delle proprie funzioni.

Proprio a questo fine è orientato il complesso di norme approvate in materia di gestione documentale e riunificate nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n. 445), la cui parte relativa al protocollo informatico ha come strategia di base la trasformazione del sistema documentario in un sistema informativo specializzato e altamente qualificato.

Questo Manuale è pertanto rivolto a tutti gli operatori dell’Amministrazione, come strumento di lavoro per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi che sono chiamati a trattare e dei quali sono individuati come responsabili.

Il Manuale, infatti, descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme dal protocollo all’archivio storico.

Si tratta di uno strumento complesso che può richiedere aggiornamenti a seguito di:-innovazioni normativa;-introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativa in termini di efficacia,

efficienza e trasparenza;-inadeguatezza delle procedure rilevata nello svolgimento delle attività correnti.

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Sezione I - Definizioni, ambito di applicazione e finalità

Art.1.1 - Ambito di applicazione

Art. 1.2 - Finalità

Art. 1.3 - Definizioni

Sezione II - Disposizioni generali

Art.2.1 - Area Organizzativa Omogenea

Art.2.2 - Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi e degli archivi

Art.2.3 - Responsabile della gestione documentale

Art. 2.4 - Unicità del protocollo

Art.2.5 - Protocollo come atto pubblico

Art.2.6 - Eliminazione dei registri di protocollo particolari

Art.2.7 - Protocollo riservato

Art.2.8 - Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti

Sezione III - Definizioni e tipologie

Art.3.1 - Definizioni

Art.3.2 - Tipologie

Sezione IV – Formazione

Art.4.1 - Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi

Sezione V - Ricezione e spedizione dei documenti

Art.5.1 - Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

Art.5.2 - Ricezione dei documenti informatici

Art. 5.3 - Ricezione di documenti attraverso caselle di posta elettronica certificata

Art. 5.4 - Ricezione di documenti informatici attraverso canali Web

Art.5.5 - Spedizione dei documenti informatici

Art.5.6 - Rilascio di ricevute

Sezione VI – Registrazione

Art.6.1 - Documenti soggetti a registrazione di protocollo3

Art.6.2 - Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

Art.6.3 - Data di protocollazione e differimento

Art.6.4 - Titolario di classificazione

Art.6.5 - La segnatura

Art.6.6 - La segnatura informatica

Art.6.7 - Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo

Art. 6.8 - Scansione

Art.6.9 - Annullamento delle registrazioni di protocollo

Art.6.10 - Registro giornaliero di protocollo

Art.6.11 - Registro di emergenza

Art.6.12 - Documenti inerenti a gare d’appalto

Art.6.13 - Lettere anonime e documenti non firmati

Art.6.14 - Documenti con dicitura “riservata” e “personale”

Art.6.15 - Documenti di competenza di altri enti

Art.6.16- Documenti prodotti dagli uffici associati

Art.6.17 - Documenti giunti oltre la scadenza

Sezione VII - Assegnazione e presa in carico dei documenti

Art.7.1 - Procedimento di assegnazione

Art.7.2 - Smistamento

Art.7.3 - Modifica di assegnazione

Sezione VIII – Fascicolazione

Art.8.1 - Fascicolo

Art.8.2 - Repertorio dei fascicoli

Sezione IX - Flusso di lavorazione

Art.9.1 - Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti

Art.9.2 - Flusso di lavorazione dei documenti spediti

Sezione X – Archivio4

Art.10.1 - Definizione

Art.10.2 - Natura dell’archivio

Art.10.3 - Conservazione

Art.10.4 - Regime giuridico dell’Archivio

Sezione XI - Strumenti archivistici

Art.11.1 - Strumenti archivistici

Art.11.2 - Piano di conservazione

Art.11.3 - Titolario di classificazione

Sezione XII – Archiviazione

Art.12.1 - Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei dell’archivio corrente

Art.12.2 - Versamento dei fascicoli cartacei all’archivio di deposito

Art.12.3 - Movimentazione dei fascicoli dall’archivio di deposito e da quello storico

Art.12.4 - Selezione e scarto archivistico

Art.12.5 - Archivio storico

Sezione XIII - Gestione dell’accesso ai documenti e al protocollo

Art.13.1 - Accesso da parte degli uffici utente

Art.13.2 - Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione

Art.13.3 - Accesso da parte di altre Pubbliche Amministrazioni

Art.13.4 - Consultabilità degli archivi

Art. 13.5 - Suddivisioni dell'archivio

Art.13.6 - L’archivio corrente

Art.13.7 - L’archivio di deposito

Art.13.8 - L’archivio storico

Sezione XIV - Piano di sicurezza

Art.14.1 - Piano di sicurezza

Sezione XV - Norme transitorie

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Art.15.1 - Norme di rinvio

Sezione XVI - Disposizioni finali

Art.16.1 - Funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti

Art.16.2 - Entrata in vigore

Allegati

A. Elenco abilitazioni alla registrazione di protocollo B. Elenco titolari di firma digitale C. Piano di fascicolazione D. Piano di conservazione E. Titolario di classificazione F. Registro consultazione interna archivio

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Sezione IDefinizioni, ambito di applicazione e finalità

Articolo 1.1Ambito di applicazione

1.Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico, e aggiornato alle nuove regole tecniche emanate con DPCM 03-12-20132.Esso regolamenta le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi del Comune di Santarcangelo di Romagna, di seguito denominato “Amministrazione”

Articolo 1.2Finalità

1.Il Protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno dell’ente, anche ai fini di snellimento e trasparenza dell’azione amministrativa.

Articolo 1.3Definizioni

1.Ai fini del presente manuale s’intende:

a) per Amministrazione, il Comune di Santarcangelo di Romagna;b) per testo unico, il DPR 28 dicembre 2000, n. 445, recante il testo unico delle disposizioni legislative e

regolamentari in materia di documentazione amministrativa;c) per Area Organizzativa Omogenea, un insieme di funzioni e di strutture, individuate

dall’Amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato;

d) per ufficio utente ogni singola unità organizzativa in cui è suddiviso l’organigramma dell’ente;e) per Servizio il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e

degli archivi;f) per gestione dei documenti, l’insieme delle attività finalizzate alla classificazione, registrazione di protocollo,

organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione;

g) per sistema di gestione informatica dei documenti e del protocollo, l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati.

Sezione IIDisposizioni generali

Articolo 2.1Area Organizzativa Omogenea

1.Ai fini della gestione dei documenti l’Amministrazione individua una sola Area Organizzativa Omogenea, denominata Comune di Santarcangelo di Romagna, composta dall’insieme di tutte le sue strutture, così come definite nel Regolamento di organizzazione degli Uffici e dei servizi comunali. Il codice identificativo dell’area è c_i304.

Articolo 2.2Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi e degli archivi

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1.Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea è individuata l’unità responsabile della gestione del protocollo e dell’archivio comunale. Tale servizio è responsabile della tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali e dell’archivio di deposito.2.L’assegnazione del personale al servizio di cui al comma precedente, nonché la disciplina organizzativa della struttura sono stabiliti con apposito atto.4.Al Servizio sono assegnati i compiti di:a.attribuzione il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;b.garanzia che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo per i documenti in arrivo, si svolgano nel rispetto della normativa vigente;c.garanzia di una corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;d.conservazione delle copie dei dati di protocollo, in luoghi sicuri;e.garanzia di buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del testo unico. f.Autorizzazione alle operazioni di annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo;g.vigilanza sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

Articolo 2.3Responsabile della gestione documentale

1. A capo del Servizio è posto il Responsabile della gestione documentale, nominato con atto del sindaco e scelto tra le figure apicali dell’ente; in caso di vacanza, assenza o impedimento, il Responsabile della gestione documentale individua un suo vicario.2. Al Responsabile della gestione documentale sono assegnati i compiti di cui all’articolo 4 del DPCM 3 dicembre 2013:- predispone lo schema del manuale di gestione;- propone i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per la eliminazione dei protocollo

interni;- predispone il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione,

all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici.3. Al Responsabile della gestione documentale compete il continuo aggiornamento del presente manuale, con particolare attenzione alle informazioni riportate negli allegati.

Articolo 2.4Unicità del protocollo

1.La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all’inizio dell’anno successivo.2.Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche.3.Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

Articolo 2.5Protocollo come atto pubblico

1.Tutti i documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi devono essere protocollati.2.Il registro di protocollo, infatti, da un punto di vista giuridico è un atto pubblico destinato a far fede della data di ricevimento o di spedizione dei documenti trattati da una pubblica amministrazione, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o

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a danno delle parti. Ciascun documento, prodotto o ricevuto da un’amministrazione e da questa protocollato, può essere univocamente identificato attraverso i sottoelencati elementi essenziali:a. il numero di protocollo (che deve essere unico per ciascun documento);b. la data di arrivo o di partenza;c. il mittente o destinatario;d. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibile;e. l’oggetto;f. l’impronta del documento, quando viene protocollato un documento informatico. 3.Affinché possa esistere certezza sulla veridicità delle registrazioni, è necessario garantire che l’interrelazione tra questi elementi essenziali sia costante ed immodificabile.

Articolo 2.6 Eliminazione dei registri di protocollo particolari

1.Con l’entrata in vigore del presente manuale e il funzionamento della gestione informatica dei documenti, sono eliminati tutti i sistemi di registrazione alternativi al protocollo informatico generale.

Articolo 2.7Protocollo riservato

1.I documenti per i quali sono previste particolari forme di riservatezza sono registrati nel protocollo informatico unico del Comune il cui accesso è autorizzato solo alle persone interessate, in rapporto alle tipologie documentarie e ai procedimenti amministrativi.2.Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso riservato, comprese la registrazione, la segnatura, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi.3.I documenti registrati sul protocollo riservato divengono consultabili alla scadenza dei termini indicati dalla normativa vigente. Motivate richieste di consultazione potranno essere accolte prima della scadenza dei termini con le procedure previste dalla normativa vigente.

Articolo 2.8 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti

1.Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. In particolare, è previsto che all’interno di ciascun ufficio sia consentita la gestione dei documenti in partenza, mentre la gestione dei documenti in arrivo, cioè che giungono all’amministrazione dall’esterno, spetta all’Ufficio Protocollo, e allo Sportello Unico Edilizia limitatamente alle pratiche di edilizia privata.2.Le abilitazioni all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti, ovvero l’identificazione degli uffici utente e del personale abilitati allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti sono riportate (Allegato “A”) e sono costantemente aggiornate a cura del Responsabile del Servizio.

Sezione IIIDefinizioni e tipologie

Articolo 3.1Definizioni

1. Ai fini del presente manuale si applicano le definizioni contenute nell’allegato n. 1 del DPCM 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche per il protocollo informatico, riportato in appendice A.

Articolo 3.2Tipologie

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1.Considerando i documenti in relazione al modo in cui diventano parte integrante del sistema documentario del Comune, si può distinguere tra:a.Documenti in arrivo: si intendono come tali i documenti acquisiti dal Comune di Santarcangelo di Romagna nell’esercizio delle proprie funzioni. L’acquisizione avviene tramite registrazione nel protocollo generale. Non può essere dato corso alla trattazione di documentazione che non sia stata previamente registrata;b.Documenti in partenza: si intendono come tali i documenti prodotti nell’esercizio delle proprie funzioni dal personale in servizio presso il Comune.c.Documenti interni: sono tali i documenti scambiati tra i Settori e Servizi del Comune, o tra uffici appartenenti ad un medesimo Settore o Servizio; si distinguono in:- documenti di preminente carattere informativo (memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici; non vanno protocollati)- documenti di preminente carattere giuridico-probatorio (quelli redatti dal personale del Comune nell’esercizio delle sue funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative, oppure quelli dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi; devono essere protocollati).

Sezione IVFormazione

Articolo 4.1Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi

1.L’Amministrazione forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici nel rispetto delle disposizioni contenute nel Codice dell’Amministrazione digitale e delle regole tecniche ad esso collegate. 2. I documenti informatici dell’Amministrazione sono prodotti con una delle seguenti modalità:- redazione con appositi strumenti software;- acquisizione per via telematica o su supporto informatico;- acquisizione di copia per immagine o copia informatica di un documento analogico;- registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni, o processi informatici;- presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente;- generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da

una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

3.Il contenuto minimo di ogni documento è il seguente:a. Denominazione e stemma dell’Amministrazione;b. Indicazione dell’Area Organizzativa Omogenea e settore o ufficio utente che lo ha prodotto;c. Indirizzo completo con numero di telefono, di fax e di posta elettronica;d. Data completa: luogo, giorno, mese ed anno;e. Estremi di protocollo: numero, classifica o eventualmente numero di repertorio (ordinanza, ecc.);f. Oggetto del documento;g. Sottoscrizione del Responsabile, quando prescritta.

Sezione VRicezione e spedizione dei documenti

Articolo 5.1Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

1.I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all’Amministrazione attraverso:-il servizio postale;-la consegna diretta; -gli apparecchi telefax.2.La protocollazione e lo smistamento della corrispondenza in arrivo spettano unicamente all’Ufficio Protocollo a cui deve essere convogliata tutta la documentazione comunque pervenuta al Comune dall’esterno;

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3.I documenti che transitano attraverso il servizio postale vengono ritirati dal personale dell’Ufficio Protocollo, che svolgerà le operazioni di apertura, registrazione di protocollo ed assegnazione ai Settori competenti.4.I documenti consegnati a mano agli uffici utente, se sono soggetti a registrazione di protocollo, sono fatti pervenire, a cura del personale che li riceve e nell’arco della stessa giornata, all’Ufficio Protocollo; in caso di chiusura dell’Ufficio Protocollo, il documento può essere ritirato anche da qualsiasi altro ufficio aperto. In tal caso, chi lo riceve deve apporre sul foglio il timbro di ricevuta attestante la data del ritiro. Lo stesso sarà protocollato il giorno seguente, e comunque entro le ventiquattr’ore dal ritiro. Se si tratta di un documento soggetto a scadenza farà fede la data relativa al timbro di ricevuta. 5.I documenti ricevuti con apparecchi telefax, se sono soggetti a registrazione di protocollo, in assenza di un sistema informatico che ne consente l’acquisizione in formato elettronico (fax management system), sono trattati come quelli consegnati direttamente. Con la disponibilità di un fax management system, invece, si applicano le procedure previste per la ricezione dei documenti informatici. L’uso del fax soddisfa il requisito della forma scritta, pertanto il documento pervenuto via fax può non essere seguito da altro esemplare. Qualora venga registrato un documento via fax e successivamente venga ricevuto lo stesso esemplare originale via posta, o in formato digitale, è necessario attribuirgli lo stesso protocollo del fax.. In caso di erronea attribuzione di un nuovo numero di protocollo, l’ultimo numero assegnato deve essere annullato. Il timbro di protocollo va apposto di norma sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax.

Articolo 5.2Ricezione dei documenti informatici

1.La ricezione di documenti informatici deve avvenire tramite una casella di posta elettronica istituzionale riservata a questa funzione. La notifica al mittente dell’avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica utilizzata dall’ente.2.Il comune si dota di PEC (pec@pec.comune.santarcangelo.rn.it) istituzionale, comunicata al DigitPA per l’inserimento nell’indice delle Amministrazioni pubbliche, e di una casella di PEC dedicata alla ricezione delle fatture elettroniche, anch’essa comunicata al DigitPA per l’inserimento nell’Indice delle Amministrazioni pubbliche (fatture.santarcangelo@legalmail.it) 3.I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente, su caselle di posta diverse dalla PEC, sono valutati ai sensi dell’Articolo 15 c.7 del DPCM 31 ottobre 2000 e, se soggetti a protocollazione vengono stampati e quindi trattati analogicamente4.Verranno protocollati a seguito di valutazione tutti i messaggi inviati alla casella di posta elettronica certificata istituzionale.5.I messaggi destinati all’Unione di Comuni Valmarecchia ma inviati alla casella certificata del Comune di Santarcangelo non verranno protocollati, ma si informeranno i mittenti della necessità di inviare la mail all’indirizzo pec corretto (unione.valmarecchia@legalmail.it) per i messaggi destinati ai servizi che operano in delega in Unione; per i messaggi destinati al Corpo Unico di Polizia Municipale, è attiva la casella dedicata pm.valmarecchia@legalmail.it, e per i messaggi destinati allo Sportello Unico Attività Produttive è attiva la casella dedicata suap.valmarecchia@legalmail.it)6. La ricezione dei documenti informatici indirizzati all’Area Organizzativa Omogenea è assicurata anche tramite: - canali Web appositamente attivati dall’Amministrazione per l’acquisizione di determinate tipologie

documentarie, anche attraverso la compilazione di moduli elettronici predefiniti;- i meccanismi dell’interoperabilità e cooperazione applicativa in rete tra sistemi.7. L’Amministrazione, sulla base del piano di informatizzazione elaborato ai sensi dell’articolo 24, c. 3-bis del decreto legge 24 giugno 2014, n. 90, attiverà canali Web dedicati alla ricezione di determinate tipologie documentarie, istanze, dichiarazioni e segnalazioni, anche attraverso la compilazione di modulistica elettronica predefinita e pubblicata on-line, entro il 1^ gennaio 2016.

Art. 5.3Ricezione di documenti attraverso caselle di posta elettronica certificata

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1. Lo scambio di documenti informatici effettuato mediante messaggi di posta elettronica è basato sul protocollo SMTP/MIME definito dalle specifiche tecniche RFC 821-822, RFC 2045 e 2049 e successive modificazioni.2. La casella di posta elettronica certificata istituzionale e le altre caselle PEC di cui al precedente articolo 40, c. 1, lett. a) e b) sono pubblicate sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IndicePA). 3. Le caselle di cui al comma 2 sono funzionalmente integrate con il sistema di protocollo informatico.4. La casella PEC istituzionale è gestita dal personale del Servizio con le funzionalità del sistema di protocollo informatico.5. Le caselle PEC di cui al precedente articolo 40, c. 1, lett. b), sono gestite con le funzionalità del sistema di protocollo informatico dal personale degli uffici dell’AOO a cui compete la trattazione delle tipologie documentarie per le quali sono state attivate.6. L’acquisizione dei documenti informatici indirizzati alle caselle di cui al precedente comma 2 è effettuata automaticamente dal sistema di gestione informatica dei documenti, che provvede a costituire, per ogni casella, una coda della “corrispondenza informatica in arrivo”.7. I documenti informatici che, per errore o disinformazione dei mittenti, pervengono agli uffici dell’AOO attraverso indirizzi di posta elettronica diversi dalle caselle di cui al comma 2, sono valutati dal personale che li riceve e, se soggetti a registrazione di protocollo, immediatamente inoltrati al Servizio per la loro protocollazione in arrivo.8. I documenti informatici provenienti da un indirizzo di posta elettronica certificata sono trattati come documenti di cui si ha certezza sulla provenienza e sull’integrità. La notifica al mittente dell’avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata di cui si avvale l’Amministrazione.

Art. 5.4Ricezione di documenti informatici attraverso canali Web

1. L’Amministrazione, sulla base del piano di informatizzazione elaborato ai sensi dell’articolo 24, c. 3-bis del decreto legge 24 giugno 2014, n. 90, attiva canali Web dedicati alla ricezione di determinate tipologie documentarie, istanze, dichiarazioni e segnalazioni, anche attraverso la compilazione di modulistica elettronica predefinita e pubblicata on-line.2. I documenti informatici ricevuti attraverso canali Web di cui al comma 1, saranno trasmessi insieme ai relativi metadati al sistema di gestione informatica dei documenti per la registrazione e archiviazione, utilizzando i meccanismi standard dell’interoperabilità e della cooperazione applicativa.

Articolo 5.5Spedizione dei documenti informatici

1.I documenti informatici in partenza prima di essere spediti devono essere protocollati. Quelli spediti per posta elettronica, da qualsiasi servizio comunale, hanno valore giuridico solo se trasmessi attraverso il sistema di posta certificata e, se necessario, firmati digitalmente. 2.Per l’espletamento delle attività istituzionali e per quelle connesse all’attuazione delle norme di gestione del protocollo informatico, di gestione documentale e di archivistica, l’amministrazione fornisce la firma digitale ai soggetti da essa delegati a rappresentarla.

Articolo 5.6 Rilascio di ricevute

1.Qualora un documento cartaceo sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l’avvenuta consegna , l’ufficio che lo riceve è autorizzato a fotocopiare il documento e ad apporre sulla copia il timbro dell’Amministrazione con la data e l’ora di arrivo e la sigla dell’operatore.

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2.Per le procedure relative alla presentazione di offerte per gare e partecipazione a concorsi pubblici, qualora la documentazione venga consegnata a mano l’ultimo giorno utile prima della scadenza, accanto al timbro datario si appone l’ora di ricevimento e la sigla dell’addetto al ritiro.3.Nel caso di ricezione dei documenti informatici, la notifica al mittente dell’avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica certificata utilizzato dall’amministrazione.

Sezione VIRegistrazione

Articolo 6.1Documenti soggetti a registrazione di protocollo

1.I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici utente, ad eccezione di quelli indicati al successivo articolo, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo.

Articolo 6.2Documenti non soggetti a registrazione di protocollo

1.Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:-le gazzette ufficiali-i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione-le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni-i materiali statistici, gli atti preparatori interni-i giornali-le riviste-i libri-i materiali pubblicitari-gli inviti a manifestazioni-seminari-convegni-corsi di aggiornamento-la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque rilevanza amministrativa-ferie, permessi ecc. del personale-documenti di trasporto e tutti i documenti non sottoscritti .2.Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’ente. In particolare: delibere e determine, ordinanze sindacali e dirigenziali, liquidazioni, contratti e convenzioni.3.Il set di metadati minimo per le registrazioni di documenti non soggetti a protocollazione prevede: numerazione, data di registrazione, oggetto.

Articolo 6.3 Data di protocollazione e differimento

1.La registrazione di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunque sia non oltre le ventiquattr’ore lavorative dal ricevimento degli atti.2.Eccezionalmente, Il Responsabile del Servizio può differire con apposito provvedimento la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore al timbro datario di arrivo, soprattutto in caso di scadenze predeterminate.

Articolo 6.4Titolario di classificazione

1.La classificazione di un documento consiste nell’ordinazione logica dei documenti in relazione alle attività dell’Ente, cioè all’individuazione dell’ambito specifico del singolo documento all’interno delle attività svolte.

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2.Per la classificazione di un documento si fa riferimento all’oggetto del documento stesso, oppure, qualora questo sia mancante o troppo generico, al contenuto del documento. La classificazione non si effettua mai in relazione al mittente o al destinatario del documento.3.In caso di erronea classificazione l’ufficio utente destinatario potrà procede alla modifica e di seguito inserire il fascicolo associato alla corretta classificazione.4.Ogni fascicolo è composto da un insieme di documenti riportanti la medesima classificazione.5.Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, e dallo stato di trasmissione, devono essere classificati in base al titolario adottato dall’ente.6.La classificazione del documento avviene al momento della registrazione al protocollo generale.7. L’aggiornamento del titolario di classificazione e del piano di conservazione dell’archivio compete al Responsabile della gestione documentale ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia. 8. È garantita la storicizzazione delle variazioni del titolario di classificazione e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i collegamenti tra le unità archivistiche, le unità documentarie e la struttura del titolario vigente al momento della loro produzione. 9. La sostituzione delle voci del titolario comporta l’impossibilità di aprire nuovi fascicoli nelle voci eliminate. Rimane possibile, invece, registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi.

Articolo 6.5La segnatura

1.La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento delle informazioni che lo riguardano.2.L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.3.Le informazioni minime apposte od associate al documento mediante l’operazione di segnatura sono quelle elencate nell’articolo 9 del DPCM 3 dicembre 2013 nonché art. 55 D.P.R. 445/00, e precisamente:- Codice identificativo dell’Amministrazione;- Denominazione dell’Amministrazione;- Codice identificativo dell’Area Organizzativa Omogenea;- Data e numero di protocollo;- Indice di classificazione;- Numero del fascicolo.3. Sul documento cartaceo, in alternativa al timbro, è apposta un’etichetta adesiva, non modificabile e non staccabile, prodotta dal sistema di gestione informatica dei documenti con l’operazione di registrazione di protocollo, sulla quale sono riportati i dati sopra elencati, sia in chiaro che in codice a barre per facilitare l’eventuale successivo processo di scansione batch.

Articolo 6.6La segnatura informatica

1. La segnatura informatica è codificata in base a quanto prescritto dall’art. 8 circ. AIPA 28/01 e art. 9 del DPCM 13 dicembre 2013, e prevede:- codice identificativo dell’Amministrazione - codice identificativo dell’AOO- codice identificativo del registro- data e numero di protocollo del documento- indice di classificazione e numero del fascicolo (se disponibili).2.Tutte le informazioni contenute nella segnatura dovranno essere conservate nel sistema di gestione dei documenti della AOO mittente

Articolo 6.7 Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo

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1.Ogni registrazione di protocollo è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, in modo da garantire la completezza dell’intera operazione di modifica o di registrazione dei dati2.I dati obbligatori , generati automaticamente dal sistema e non modificabili, sono:- numero di protocollo;- data di registrazione di protocollo;- mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i documenti spediti;- oggetto del documento;- data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili, - classificazione.3.Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono:- data di arrivo;- luogo di provenienza, o di destinazione, del documento;- numero degli allegati (planimetrie, progetti e relazioni tecniche; schemi di bilanci, convenzioni.)- descrizione sintetica degli allegati;- estremi del provvedimento di differimento dei termini di registrazione;- mezzo di ricezione o, in alternativa, mezzo di spedizione;- copie per conoscenza;- ufficio utente di competenza.

Art. 6.8Scansione

1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e classificazione, possono essere digitalizzati mediante un processo di scansione, che può essere interattivo o batch2. Un processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:acquisizione delle immagini in modo che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file di formato standard abilitato alla conservazione;verifica della qualità delle immagini acquisite; collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo con la contestuale acquisizione delle loro impronte digitali;memorizzazione delle immagini e delle relative impronte digitali nel sistema di gestione informatica dei documenti, in modo non modificabile.3. I documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo, ancorché digitalizzati con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, classificazione e assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici di competenza.

Articolo 6.9Annullamento delle registrazioni di protocollo

1.L’annullamento delle registrazioni di protocollo va effettuato in caso di errore materiale nella registrazione, nei casi in cui non è consentita la modifica della registrazione.2.In caso annullamento di informazioni NON MODIFICABILI e assegnate automaticamente dal sistema, cioè numero progressivo e data di protocollo, si deve annullare la registrazione, in quanto l’annullamento di una o più di queste informazioni comporta il contestuale e automatico annullamento dell’intera registrazione.3.L’annullamento delle registrazioni di protocollo deve essere autorizzato dal Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi e degli archivi. La procedura riporta la dicitura “ANNULLATO” in posizione visibile e tale comunque da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie e riporta anche gli estremi del provvedimento di annullamento, la data, l’ora e l’identificativo dell’operatore.

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4.Per le altre informazioni, registrate comunque in forma non modificabile, l’annullamento anche di un solo campo deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione in modo permanente del valore precedentemente attribuito.5.Tutte le informazioni annullate devono comunque rimanere memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura compreso anche le visualizzazioni e le stampe.

Articolo 6.10Registro giornaliero di protocollo

1. Il Responsabile del Servizio provvede alla produzione e all’archiviazione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno 2. Il registro giornaliero informatico di protocollo di cui al comma 1 è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione con le modalità previste per i documenti amministrativi informatici dell’Amministrazione.3. L’immodificabilità del contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo nella fase di versamento nel sistema di conservazione è garantita mediante la sottoscrizione con firma digitale del Responsabile della gestione documentale, oppure in alternativa con soluzioni tecnologiche e organizzative specificate nel contratto di servizio stipulato dall’Amministrazione con il Conservatore accreditato.

Articolo 6.11Registro di emergenza

1.Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema informatico; le operazioni sono svolte dalle persone individuate presso l’Ufficio Protocollo (Allegato “A”).2.Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. 3.Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. 4.Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate.5.La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’Area Organizzativa Omogenea. 6.Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, attivando la procedura prevista dal sistema informatico adottato.7.Al ripristino della piena funzionalità del sistema, il Responsabile del Servizio provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate, la data e l’ora di chiusura.8.Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare; inizia pertanto il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Il Responsabile del Servizio deve annotare i periodi di attivazione del registro di emergenza; qualora nel corso di un anno non si sia fatto ricorso allo stesso ne annota il mancato uso.

Articolo 6.12Documenti inerenti a gare d’appalto

1.Le offerte inerenti gare d’appalto sono registrate al protocollo in busta chiusa. La segnatura viene effettuata apponendo il codice a barre con i dati della protocollazione2.Le offerte giunte l’ultimo giorno utile per la presentazione riportano anche l’orario di presentazione all’ufficio ed eventualmente la modalità.3.Dopo l’apertura delle buste sarà cura dell’ufficio utente che gestisce l’appalto riportare gli estremi di protocollo sui documenti contenuti.

Articolo 6.1316

Lettere anonime e documenti non firmati

1.Le lettere anonime vengono consegnate al Responsabile di Servizio per la valutazione.2.Il Responsabile di Servizio una volta valutata la documentazione dispone per la protocollazione o meno della stessa.3.I documenti non firmati, per i quali la sottoscrizione è prescritta, vengono comunque inoltrati al settore di competenza per le successive fasi del procedimento, con regolare registrazione di protocollo.4.I documenti non completi o palesemente errati vengono comunque ritirati dall’Ufficio Protocollo, ed inoltrati al settore competente previa registrazione. Sarà compito del settore competente provvedere ai necessari controlli ed eventuali integrazioni.

Articolo 6.14Documenti con dicitura “riservata” e “personale”

1.La posta indirizzata nominativamente al personale dell’ente viene aperta e registrata al protocollo, tranne nel caso in cui sulla busta ci sia la dicitura “riservata” o “personale”. In tal caso viene direttamente consegnata al destinatario; qualora il documento non sia di natura personale, il dipendente lo riconsegna per la dovuta registrazione all’Ufficio Protocollo nell’arco della medesima giornata.

Articolo 6.15 Documenti di competenza di altri enti

1.Qualora pervenga all’Amministrazione un documento di competenza di un altro Ente (ad eccezione della posta di competenza dell’Unione di Comuni Valmarecchia), altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, oppure reso al mittente.2.Nel caso in cui un documento non di competenza venga erroneamente registrato al protocollo, lo stesso verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente con lettera di trasmissione opportunamente protocollata.3.I documenti pervenuti per posta ordinaria, indirizzati al comune di Santarcangelo ma destinati agli uffici facenti parte dell’Unione di Comuni Valmarecchia vengono direttamente protocollati nel protocollo dell’ente Unione.

Articolo 6.16Documenti prodotti dagli uffici associati

1.Il Comune di Santarcangelo di Romagna fa parte dell’Unione di Comuni Valmarecchia, costituita per l’esercizio in forma associata delle competenze conferite ai comuni dalla legge nonché per la gestione associata di funzioni e di servizi propri.2.I servizi che gestiscono attività in forma associata sono individuati con apposito atto.3.Per la gestione e l’archiviazione dei documenti prodotti e/o gestiti da uffici associati è attivata la gestione del protocollo dell’Ente Unione di Comuni Valmarecchia.4.Gli addetti ai servizi gestiti in forma associata che operano nel Comune sono abilitati alla protocollazione dei documenti in arrivo e partenza nel registro di protocollo dell’ Unione dei Comuni Valmarecchia. 5.L’archiviazione della pratica conclusa spetta al Comune ove è sito l’Ufficio del Responsabile del Procedimento.

Articolo 6.17Documenti giunti oltre la scadenza

1.I documenti relativi a bandi, concorsi, gare di vario genere per i quali è prevista una scadenza , i quali dovessero essere consegnati oltre detti termini, vengono regolarmente accettati, protocollati, con indicazione della data e ora di consegna e assegnati all’ufficio di competenza.

Sezione VIIAssegnazione e presa in carico dei documenti

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Articolo 7.1Procedimento di assegnazione

1.Per assegnazione di un documento si intende l’individuazione dell’ufficio utente di competenza per la trattazione dell’affare o procedimento amministrativo.2.L’assegnazione agli uffici utente di competenza ricevuti è effettuata dall’Ufficio Protocollo, per quanto di sua conoscenza; essa avviene contestualmente alla registrazione di protocollo e si manifesta nell’apposizione dell’identificativo del settore a fianco del codice a barre.3.Il documento può essere assegnato in copia a diversi uffici utente; tali uffici vengono indicati con le stesse modalità di quello di assegnazione di seguito allo stesso.4.Il Dirigente di ogni settore provvede ad assegnare ciascun documento in arrivo al responsabile del procedimento; spettano a quest’ultimo le incombenze relative alla gestione del documento, quali l’inserimento nel fascicolo di competenza preesistente, la creazione di un nuovo fascicolo.5.L’assegnatario del documento è responsabile della verifica dell’integrità del documento e del riconoscimento del mittente.

Articolo 7.2Smistamento

1.Gli originali dei documenti ricevuti dall’Amministrazione su supporto cartaceo al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e assegnazione per competenza sono consegnati agli uffici utente attraverso le casette di posta di ogni settore presenti all’Ufficio Protocollo.2.Agli uffici destinatari per conoscenza di documenti analogici, la trasmissione avviene attraverso l’indicazione nell’applicativo dell’assegnazione per conoscenza, evitando quindi di produrre fotocopie.3.La posta in arrivo viene ritirata da addetti dei singoli uffici utente dalle casette di posta del settore.

Articolo 7.3 Modifica di assegnazione

1.Nel caso di assegnazione erronea di documento analogico, l’ufficio utente che riceve il documento lo riconsegna all’Ufficio Protocollo con l’eventuale indicazione dell’assegnazione corretta, e effettua il rifiuto dell’assegnazione nell’applicativo di protocollazione; se si tratta di documento informatico proveniente da PEC, l’utente rifiuta l’assegnazione direttamente all’interno dell’applicativo. 2. L’Ufficio Protocollo provvederà poi alle necessarie movimentazioni del sistema informatico per la nuova assegnazione e provvederà ad inoltrare il documento al nuovo settore di destinazione.

Sezione VIIIFascicolazione

Articolo 8.1Fascicolo

1.Tutti i documenti registrati al protocollo informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono fissati, devono essere riuniti in fascicoli.2.La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di apertura ed è effettuata dal Responsabile del Procedimento; comporta necessariamente la registrazione nel sistema di gestione informatica dei documenti delle seguenti informazioni: - indice di classificazione;- numero del fascicolo;- oggetto del fascicolo;- data di apertura;- ufficio procedente.3. Col presente manuale viene approvato il piano di fascicolazione, che sarà adottato a far data dal primo gennaio 2013 (allegato “C”)

Articolo 8.218

Repertorio dei fascicoli

1.Il repertorio dei fascicoli:- è unico per l’Ente- ha cadenza annuale- è gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica dei documenti o, in maniera tradizionale,

dal Responsabile del servizio archivistico.2.L’operazione di fascicolazione verrà gestita con procedure informatiche.

Sezione IXFlusso di lavorazione

Articolo 9.1Fasi di lavorazione dei documenti ricevuti

1.Le fasi della gestione dei documenti ricevuti dall'Amministrazione sono elencate nei seguenti punti, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite:- ricezione;- registrazione;- classificazione;- assegnazione, recapito e presa in carico;- fascicolazione.

Articolo 9.2Flusso di lavorazione dei documenti spediti

1.Le fasi della gestione dei documenti spediti dall'Amministrazione sono elencate nei seguenti punti, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite:- produzione;- registrazione;- classificazione;- fascicolazione;- spedizione.

Sezione XArchivioArticolo 10.1Definizione

1.Per archivio si intende quanto indicato nel glossario riportato in appendice A.2.L’archivio fa parte del più ampio sistema documentario dell’ente, che comprende tutte le risorse informative acquisite, trattate e messe a disposizione. Le informazioni e i documenti archivistici, per le loro caratteristiche di autenticità, affidabilità e interdipendenza, seguono, nella loro formazione, originaria sedimentazione e duratura conservazione, i principi della disciplina archivistica, a differenza dei documenti e dei dati di altra natura che possono avere modalità di formazione, trattamento, reperimento e conservazione diverse. 3.L’archivio, pur nella distinzione delle fasi di vita dei documenti, della loro valenza giuridica e storica, è da ritenersi logicamente unico e funzionalmente integrato.4.Le informazioni relative al sistema di gestione informatica dei documenti e dei flussi documentali, comprensive delle funzionalità di ricerca, che regolano la gestione dell’archivio, costituiscono parte integrante dell’archivio.5.Fanno parte del patrimonio archivistico anche gli archivi e i documenti acquisiti per dono, deposito, acquisto o a qualsiasi altro titolo.

Articolo 10.2

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Natura dell’archivio

1. Gli archivi e i singoli documenti dell’ente, di cui all’Articolo 46, sono beni archivistici; obbediscono pertanto alle disposizioni legislative in materia di beni culturali e sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico.

Articolo 10.3Conservazione

1. L’archivio non può essere smembrato, a qualsiasi titolo, e deve essere conservato nella sua organicità. Il trasferimento di complessi organici di documentazione a soggetti diversi dall’Amministrazione è subordinato ad autorizzazione del soprintendente2. Lo scarto di documenti archivistici è subordinato ad autorizzazione del soprintendente. 3. L’archivio di deposito e l’archivio storico non possono essere rimossi senza autorizzazione del soprintendente.4. La riproduzione e conservazione di documenti cartacei su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, deve seguire le procedure definite dal CNIPA (Centro Nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione), ora DigitPA, nonché gli indispensabili prerequisiti per la gestione dei documenti informatici: a) classificazione e fascicolazione informatica dei documenti; b) procedure definite per la conservazione, dettagliate nel manuale di gestione; c) un coerente piano di sicurezza dei documenti informatici.5. La eventuale, conseguente eliminazione dei documenti cartacei deve seguire le normali procedure di scarto di documentazione ed è subordinata all’autorizzazione del soprintendente.

Articolo 10.4Regime giuridico dell’Archivio

1.A norma dell’Articolo 2, c. 2 e dell’articolo 184 del D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio), tutti i documenti del Comune di Santarcangelo di Romagna (analogici ed informatici, ricevuti, spediti o interni) dal momento del loro inserimento nell’archivio del Comune mediante l’attribuzione di un codice di classificazione sono parte del demanio archivistico del Comune e come tali sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico.2.In quanto beni culturali fin dall’origine, i singoli documenti del Comune e l’archivio comunale nel suo complesso sono sottoposti a particolari tutele e garanzie: in base alla normativa vigente è necessario richiedere l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica per lo spostamento di fondi dell’archivio di deposito e dell’archivio storico, e per lo scarto di documentazione archivistica; inoltre, qualora abusivamente sottratti al Comune, i documenti del suo archivio sono rivendicabili senza limiti di tempo, purché si disponga di elementi che ne provino l’appartenenza (numeri di protocollo, indici di classificazione, descrizioni in inventari ecc.).

Sezione XIStrumenti archivistici

Articolo 11.1Strumenti archivistici

1. Gli strumenti di cui l’ente si dota per il funzionamento/gestione dell’archivio sono:- Il Manuale di gestione - Il Piano di conservazione - Il Titolario /Sistema di classificazione - Il Piano di sicurezza dei documenti informatici - Gli Inventari degli archivi storici - I Regolamenti per l’accesso 2. Gli strumenti citati costituiscono parte integrante dell’archivio. E’ pertanto obbligo del Comune assicurare il recupero e la piena utilizzazione delle loro versioni storiche, quale imprescindibile informazione di contesto della produzione documentaria.3. L’adozione degli strumenti è accompagnata dalla valutazione del soprintendente.

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Articolo 11.2Piano di conservazione

1.È il piano contenente i criteri di organizzazione dell’archivio, della selezione periodica e della conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di beni culturali. 2.Esso è composto dal titolario di classificazione e dal massimario di scarto (allegato “D”).3.L’aggiornamento del piano di classificazione compete al responsabile del servizio ed è assicurato quando se ne presenta la necessità, osservando quanto disposto in materia di formazione e conservazione degli archivi degli enti pubblici.

Articolo 11.3Titolario di classificazione

1.In allegato al presente manuale viene riportato il titolario di classificazione adottato dal Comune di Santarcangelo di Romagna a far data dal 01.01.2006 (allegato “E”).2.Tutta la documentazione ricevuta e spedita deve essere classificata in base a detto titolario.

Sezione XIIArchiviazione

Articolo 12.1 Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei dell’archivio corrente

1.I fascicoli cartacei dell’archivio corrente sono conservati presso gli uffici utente di competenza e formati a cura dei Responsabili dei procedimenti amministrativi.

Articolo 12.2 Versamento dei fascicoli cartacei all’archivio di deposito

1.All’inizio di ogni anno, ciascun ufficio utente individua i fascicoli relativi ad affari o procedimenti conclusi, o comunque non più necessari allo svolgimento delle attività correnti. 2.I fascicoli così individuati sono trasmessi all’archivio di deposito. 3.Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno nell’archivio corrente.4.Il responsabile del servizio cura la formazione e la conservazione di un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.5.Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

Articolo 12.3 Movimentazione dei fascicoli dall’archivio di deposito e da quello storico

1.Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento su un registro apposito, compilato a cura del Responsabile di servizio, nel quale si riporta il nominativo del richiedente, la descrizione degli atti da consultare, la data della richiesta e la data della restituzione del pezzo (allegato “F”). 2.L’ufficio tecnico gestisce in maniera autonoma l’archivio di deposito delle pratiche di sua competenza.

Articolo 12.4Selezione e scarto archivistico

1.Nella fase di versamento dall’archivio di deposito a quello storico, vengono effettuate le operazioni di selezione e scarto curate dal Responsabile dell’ufficio Archivio. La selezione va effettuata sulla base del piano di conservazione.

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2.I documenti selezionati per l’eliminazione devono essere descritti in un elenco contenente i riferimenti alle categorie del titolario di classificazione, il numero e la tipologia delle unità archivistiche (faldoni, fascicoli ecc.), gli estremi cronologici, la descrizione della documentazione e un’indicazione sommaria del peso.3.Tale elenco, sotto forma di proposta di scarto, deve essere trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per la concessione della necessaria autorizzazione preventiva alla determinazione dirigenziale di approvazione dello scarto.

Articolo 12.5Archivio storico

1.L’archivio storico dell’Ente è assegnato al Settore Amministrazione, ed in particolare al Servizio Biblioteca, e custodito in parte presso la Biblioteca Comunale ed in parte presso l’archivio di deposito di via Cavallotti.2.I documenti appartenenti all’archivio di deposito e all’archivio storico possono essere fotocopiati solamente se da tale operazione non derivi danno al documento stesso.3.I documenti che non possono essere fotocopiati per ragioni di conservazione possono sempre essere fotografati. La fotocopiatura o l’eventuale fotografia dei documenti devono svolgersi all’interno dei locali comunali. Per particolari documentate esigenze, il responsabile del Servizio può autorizzare lo svolgimento di tali operazioni al di fuori dei locali comunali.

Sezione XIIIGestione dell’accesso ai documenti e al protocollo

Articolo 13.1Accesso da parte degli uffici utente

1. Il sistema di gestione informatica dei documenti dell’Amministrazione è attivato su tutte le stazioni di lavoro degli uffici che compongono l’Area Organizzativa Omogenea. 2.La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l’uso di profili utente e password.3. Il sistema di protocollo informatico gestisce diversi tipi di accesso, dalla semplice consultazione alla possibilità di eseguire tutte le operazioni inerenti alla gestione documentale. 4. Le abilitazioni all’accesso alle funzionalità del sistema di protocollo informatico sono attribuite agli utenti dal Responsabile della gestione documentale in base al loro ruolo, ai compiti assegnati e alla struttura di appartenenza. 5. Per ciascun utente del sistema di protocollo informatico, sono riportati i dati identificativi e le abilitazioni concesse dal Responsabile della gestione documentale.6. Al minimo, sono da considerarsi riservati i documenti:

- legati a vicende di persone o a fatti privati particolari;- dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’azione

amministrativa.

Articolo 13.2Accesso da parte di utenti esterni all’Amministrazione

1.Agli utenti riconosciuti ed abilitati alla consultazione sono rese disponibili tutte le informazioni necessarie e sufficienti all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi

Articolo 13.3 Accesso da parte di altre Pubbliche Amministrazioni

1.L’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre Pubbliche Amministrazioni, è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.

Articolo 13.422

Consultabilità degli archivi1. I documenti conservati nell’Archivio storico sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, che lo diventano dopo settanta anni. 2. Il trattamento di dati personali da parte dell’archivista e degli utenti è regolato dal Codice di deontologia e di buona condotta emanato dal garante per la protezione dei dati personali.3. La consultazione a scopi storici dell’Archivio corrente e di deposito, è disciplinata da apposito regolamento. 4. L’accesso a fini amministrativi è disciplinato da apposito regolamento.

Articolo 13.5Suddivisioni dell'archivio

1. L'archivio è suddiviso funzionalmente in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.

Articolo 13.6L’archivio corrente

1. L’archivio corrente è organizzato attraverso la realizzazione di un sistema informativo finalizzato alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei dati, documenti, procedimenti ed atti, in conformità alle disposizioni del d. P.R. 445/2000 e della legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.2. Il sistema informativo prevede il sistema di gestione informatica dei documenti e il sistema di gestione dei flussi documentali che lo include.3. Ciascun documento, registrato, classificato e apposta la segnatura di protocollo, deve essere attribuito ad un fascicolo e questo collegato al singolo procedimento cui è eventualmente associato. Ogni fascicolo deve essere assegnato in carico a un funzionario, che ne cura l’incremento, la tenuta e l’invio agli atti presso il Servizio di cui all’Articolo 60.

Articolo 13.7L’archivio di deposito

1. L’archivio di deposito prevede la gestione coordinata di fascicoli di natura e supporti diversi (cartacei, informatici, ecc.). La documentazione cartacea è depositata in appositi locali della sede di piazza Ganganelli 1, oltre che in locali in via Cavallotti ed in via G. Da Serravalle (dove si trovano i faldoni dell’Ufficio Tecnico), idonei sotto il profilo delle condizioni conservative. Per la documentazione informatica, che comporta la progettazione di un deposito digitale e di un sistema informativo di conservazione che assicurino l’integrità, l’affidabilità, la riservatezza e la consultabilità nel tempo, anche attraverso idonei strumenti di ricerca, così come richiesto dall’art. 44 del D. Lgs. 82/2005, si rimanda all’art. 62 del presente manuale. 2. L’archivio di deposito è funzionalmente sottoposto al Servizio di cui all’Articolo 5 che ne cura l’incremento, l’ordinamento e la consultazione, secondo le modalità procedurali descritte nel manuale di gestione; periodicamente il responsabile del Servizio provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi ad affari conclusi nel sistema di conservazione digitale, attivando corrette procedure in ordine a selezione, scarto e conservazione, nonché in merito alla predisposizione degli strumenti inventariali informatizzati dell’archivio storico.3. Non sono ammessi depositi di documentazione da parte di singoli uffici o settori presso l’archivio di deposito non preventivamente concordati con il responsabile del Servizio.

Articolo 13.8L’archivio storico

1. L’archivio storico ha sede in via Cavallotti, in parte presso la biblioteca e in parte presso l’archivio di deposito dell’Ente. L'Amministrazione Comunale si impegna a concentrare nella sede tutta la documentazione archivistica da essa prodotta o ad essa affidata che si trovasse depositata altrove, relativa ad affari esauriti da oltre quaranta anni, fatta salva quella che per imprescindibile necessità amministrativa dovesse essere conservata presso gli Uffici competenti.

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2. L’archivio storico svolge le funzioni di conservazione, ordinamento, inventariazione del patrimonio documentario; assicura la consultabilità, promuove attività didattiche, divulgative e di ricerca storica, in collaborazione con la Scuola, l’Università e altri istituti di ricerca3. L’archivio storico è un istituto culturale che ispira la propria attività a standard e obiettivi di qualità (per la regione Emilia-Romagna formalmente emanati dalla Regione) nonché al principio della cooperazione con altri enti e istituti. 4. Le ricerche di tipo amministrativo, da svolgersi nell'archivio storico ad opera di personale interno all'Amministrazione, vanno comunicate preventivamente al responsabile, con cui si concorderanno tempi e modalità della consultazione.

Sezione XIVPiano di sicurezza

Articolo 14.1Disposizioni generali

1.Il comune di Santarcangelo ha trasferito all'Unione dei comuni Valmarecchia le funzioni di programmazione e gestione di ogni attività inerente le reti ed i sistemi informatici, il centro elaborazione dati (ced), da gestire in forma associata, tramite l'ufficio unico Informatica.2.In particolare, è trasferita la programmazione ed organizzazione associata del servizio informatica, mediante: gestione di tutte le necessità informatiche (hardware e software) dei comuni e dell'Unione dei comuni, purché coordinate, condivise e funzionali contemporaneamente a tutti i medesimi enti; realizzazione di una rete telematica e del ced; ogni altra funzione attinente al sistema informatico.3.Le principali attività e compiti dell'ufficio unico informatica sono: gestione dei rapporti contrattuali con ditte esterne in materia d'assistenza software e servizi correlati; attività d'assistenza sistemistica, sulla rete e sui server; attività d'assistenza e manutenzione hardware e software sui server, sulle postazioni di lavoro, sugli apparati di rete dei comuni e dell'Unione dei comuni; attività d'approvvigionamento di beni e servizi; elaborazione di progetti di miglioramento, ampliamento, ristrutturazione dei servizi informatici; rilevazione del materiale e delle attrezzature informatiche, nell'attuale disponibilità dei comuni e dell'Unione dei comuni, allo scopo di realizzare ed aggiornare (in relazione alle successive forniture, o movimentazione delle attrezzature) un inventario informatizzato; manutenzione dei beni inventariati; gestione di un adeguato sistema d'archiviazione dei dati, di recupero dei dati, di replica dei dati, di protezione dei dati, in conformità alle vigenti disposizioni di legge in materia.4.Il server e le apparecchiature di rete si trovano in un locale separato, chiuso a chiave, accessibile solo al personale di servizio. Il locale è dotato di impianto di condizionamento.5.Come previsto dall’art. 44-ter del D. LGS 82/2005 e ss.mm.ii, per una corretta conservazione dei documenti informatici, è stipulata la convenzione con il Polo Archivistico Regione Emilia-Romagna (PAR-ER), istituto che garantisce l’archiviazione dei documenti, con durata fino al 2033. 6.L’ente affida la conservazione dei propri documenti informatici, nel rispetto delle norme di legge e delle delibere CNIPA, all'Istituto per i Beni Artistici, Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna, individuandolo come responsabile della conservazione dei documenti trasferiti in base alla convenzione stipulata.

Art. 14.2Misure di sicurezza

1. Il sistema di gestione informatica dei documenti dell’Amministrazione è posto in condizioni di sicurezza fisica e logica in conformità alla normativa vigente in materia di sistemi informativi della pubblica amministrazione. 2. Le misure di protezione implementate garantiscono che i documenti informatici siano custoditi e controllati con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o non consentito oppure non conforme alle finalità della gestione. Nello specifico, tale misure garantiscono la continuità operativa del sistema di protocollo informatico e l’esecuzione del processo di disaster recovery, così come specificato nel Codice dell’amministrazione digitale (CAD).3. Il Responsabile del Servizio sistemi informativi dell’Amministrazione, così come individuato a seguito del conferimento del servizio all’Unione di Comuni Valmarecchia, assicura la puntuale esecuzione, da parte di

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personale appositamente autorizzato, delle operazioni di backup dei dati e dei documenti memorizzati nel sistema di protocollo informatico, conservando le copie in locali sicuri e differenti. 4. Il sistema di protocollo informatico dell’Amministrazione rispetta le misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui all’allegato B del Codice in materia di trattamento dei dati personali.5. Il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio, accesso, conservazione dei documenti informatici, adottato nell’ambito del piano generale di sicurezza del sistema informativo dell’Amministrazione, viene predisposto dal Responsabile della gestione documentale d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 4, c. 1, lettera c), del DPCM 3 dicembre 2013.

Sezione XVNorme transitorie

Articolo 15.1Norme di rinvio

1.Per quanto non espressamente previsto dalla presente disciplina si fa rinvio alla normativa vigente, allo statuto, ai regolamenti e agli atti di organizzazione dell’ente.

Sezione XVIDisposizioni finali

Articolo 16.1 Funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti

1. Il sistema di gestione informatica dei documenti dell’Amministrazione, anche denominato sistema di protocollo informatico, o semplicemente protocollo informatico, assicura:- l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;- la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;- la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;- la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da

garantire l’identificabilità dell’utente stesso. Tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate, archiviate e conservate.

2. Il sistema di cui al comma 1 garantisce inoltre:- il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti;- il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore.

Tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate, archiviate e conservate.3. La conformità del sistema di gestione informatica dei documenti ai requisiti minimi di cui ai comma 1 e 2 è attestata dal fornitore con idonea documentazione inclusa nella fornitura.4. Il sistema di protocollo informatico dell’Amministrazione comprende la funzionalità minima, le funzionalità aggiuntive e le funzionalità interoperative, così come definite nel glossario riportato in appendice A. 5. Il software in dotazione all’ente è l’applicativo SICRAWEB della ditta Maggioli;6. Il software consente la gestione dei flussi documentali, la formazione dei documenti nativi digitali e l’utilizzo della firma digitale.

Articolo 16.2Entrata in vigore

1.Il presente manuale di gestione, l’allegato titolario di classificazione e il piano di conservazione entrano in vigore dal 01.01.2006; tale manuale sarà soggetto a modifiche e aggiornamenti soprattutto in merito alla gestione informatica dei flussi documentali, al documento informatico.2.L’aggiornamento degli allegati non richiede ulteriore approvazione del presente manuale.

Allegati25

A. Elenco abilitazioni alla registrazione di protocollo B. Elenco titolari di firma digitale C. Piano di fascicolazione D. Piano di conservazione E. Titolario di classificazione F. Registro consultazione interna archivio

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APPENDICE A: GLOSSARIO/DEFINIZIONI

Allegato n. 1 del DPCM 13 dicembre 2013

1 INTRODUZIONE

Di seguito si riporta il glossario dei termini contenuti nelle regole tecniche di cui all’articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni in materia di documento informatico e sistema di conservazione dei documenti informatici che si aggiungono alle definizione del citato decreto ed a quelle del decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modificazioni e integrazioni.

2 DEFINIZIONI TERMINE DEFINIZIONE

TERMINE DEFINIZIONE

accesso operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici

accreditamento

riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione

affidabilità caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico

aggregazione documentale informatica

aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente

archiviocomplesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell’attività

archivio informaticoarchivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico

area organizzativa omogenea

un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico

dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico

autenticità

caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico

base di dati collezione di dati registrati e correlati tra loro

certificatore accreditato

soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di certificazione del processo di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza

ciclo di gestione arco temporale di esistenza del documento informatico, del fascicolo

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informatico, dell’aggregazione documentale informatica o dell’archivio informatico dalla sua formazione alla sua eliminazione o conservazione nel tempo

classificazione attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema articolato in voci individuate attraverso specifici metadati

Codice decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni

codice eseguibile insieme di istruzioni o comandi software direttamente elaborabili dai sistemi informatici

conservatore accreditato

soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, dall’Agenzia per l’Italia digitale

conservazione

insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione

Coordinatore della Gestione Documentale

responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall’articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee

copia analogica del documento informatico

documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto

copia di sicurezza copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi dell’articolo 12 delle presenti regole tecniche per il sistema di conservazione

destinatario identifica il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzatoduplicazione dei documenti informatici produzione di duplicati informatici

esibizione operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia

estratto per riassunto documento nel quale si attestano in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati o qualità desunti da dati o documenti in possesso di soggetti pubblici

evidenza informatica una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica

fascicolo informatico

aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice

formatomodalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file

funzionalità aggiuntivele ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché alla accessibilità delle informazioni

funzionalità interoperativele componenti del sistema di protocollo informatico finalizzate a rispondere almeno ai requisiti di interconnessione di cui all’articolo 60 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

funzionalità minimala componente del sistema di protocollo informatico che rispetta i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all’articolo 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

funzione di hash

una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti

generazione automatica formazione di documenti informatici effettuata direttamente dal sistema 28

di documento informatico informatico al verificarsi di determinate condizioni

identificativo univocosequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico, al fascicolo informatico, all’aggregazione documentale informatica, in modo da consentirne l’individuazione

immodificabilitàcaratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso

impronta la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash

insieme minimo di metadati del documento informatico

complesso dei metadati, la cui struttura è descritta nell’allegato 5 del presente decreto, da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta

integrità insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato

interoperabilità capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi

leggibilitàinsieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti

log di sistema

registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli accessi, oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le transazioni introducono in una base di dati

manuale di conservazionestrumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione

manuale di gestione

strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni

memorizzazione processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici

metadati

insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 del presente decreto

pacchetto di archiviazionepacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione

pacchetto di distribuzione pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta

pacchetto di versamentopacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione

pacchetto informativocontenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare

piano della sicurezza del sistema di conservazione

documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza

piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti

documento, che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza

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piano di conservazionestrumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

piano generale della sicurezza

documento per la pianificazione delle attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza

presa in caricoaccettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione

processo di conservazione insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione

produttore

persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale

rapporto di versamento documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore

registrazione informaticainsieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all’utente

registro particolareregistro informatico di particolari tipologie di atti o documenti; nell’ambito della pubblica amministrazione è previsto ai sensi dell’articolo 53, comma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

registro di protocollo

registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti

repertorio informatico

registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l’identificazione univoca del dato all’atto della sua immissione cronologica

responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione

responsabile della conservazione

soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione

responsabile del trattamento dei dati

la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali

responsabile della sicurezza

soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza

riferimento temporaleinformazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento

scartooperazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale

sistema di classificazionestrumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell'amministrazione interessata

sistema di conservazione sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44 del

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Codice

sistema di gestione informatica dei documenti

nell’ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all'articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; per i privati è il sistema che consente la tenuta di un documento informatico

staticità

Caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione

transazione informatica particolare evento caratterizzato dall’atomicità, consistenza, integrità e persistenza delle modifiche della base di dati

Testo unico decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni

ufficio utente riferito ad un area organizzativa omogenea, un ufficio dell’area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico

utentepersona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse

versamento agli archivi di stato

operazione con cui il responsabile della conservazione di un organo giudiziario o amministrativo dello Stato effettua l'invio agli Archivi di Stato o all’Archivio Centrale dello Stato della documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali

Allegato A

ABILITAZIONI ALL’UTILIZZO DELLE FUNZIONALITÀ DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

Settore 1 – Amministrazione

NOMINATIVO ABILITAZIONEPetrillo Alessandro dirigente - responsabile della gestione documentale

Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazione

Segreteria del sindacoRasponi Luca Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneSegreteria GeneralePollini Valentina Protocollo in entrata, protocollo in uscita, registro di

emergenza, classificazione, fascicolazione, Baldazzi Rosalia Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneProtocollo - Notifiche

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Zucchi Antonietta Protocollo in entrata, protocollo in uscita, registro di emergenza, classificazione, fascicolazione, scansione massiva

Vescovelli Andrea Protocollo in entrata, protocollo in uscita, registro di emergenza, classificazione, fascicolazione, scansione massiva

Economico finanziario Iacco Murizio Vicario responsabile della gestione documentale

Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazione

Amadori Silvia Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneRughi Daniela Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneGiorgi Omar Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneTonelli Marisa Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneIoli Elisa Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneMolari Emile Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneZammarchi Marina Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneSabioni Donatella Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneTonelli Maria Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneMauri Luisa Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneUfficio Legale Pellizzola Stefano Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneUrbinati Paolo Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazionePagliarani Serena Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneComunicazione Razzani Giovanni Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazionePesaresi Federica Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazionePalazzi Dolores Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneRazzaboni Giulia Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneMiele Valeria Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneNicoletti Paola Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneServizi DemograficiBorzacchiello Paola Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneGarattoni Piera Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneProti Roberto Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneValeri Maria Chiara Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneLontani Alessandra Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneServizi Sociali (parte residuale di competenza del comune)Razzaboni Francesca Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneBarzanti Elena Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneServizi ScolasticiCoveri Agnese Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneCasadei Cinzia Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneAmbrogiani Polo Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneCedrini Anna Pia Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneBibliotecaFontana Pierangelo Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneTamburini Luciano Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneBianchetti Luca Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneTurismoTorsani Lia Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazione

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Settore 2 - TerritorioLavori pubbliciArdini Arrigo Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneSignorotti Roberto Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneBenvenuti Magda Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneSpada Antonio Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneGentile Mariangela Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneBucci Enrica Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneMancini Ylenia Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneServizi UrbanisticiBattistini Silvia Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneMontanari Luca Protocollo in entrata, protocollo in uscita, classificazione,

fascicolazione,Campanelli Bernardo Protocollo in entrata, protocollo in uscita, classificazione,

fascicolazione,Polidori Claudia Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneFiannaca Patrizia Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneRuggiero Sara Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneGaviani Gabriele Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazioneMulazzani Maurizio Protocollo in uscita, classificazione, fascicolazione

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ALLEGATO BElenco titolari di firma digitale

Amministratori:

Sindaco – Parma AliceVice sindaco – Zangoli EmanuelePresidente del consiglio comunale – Coveri StefanoVice Presidente del consiglio comunale –

Dirigenti:

settore 1 – Amministrazione: Petrillo AlessandroSegretario comunale –

Posizioni Organizzative:

settore 1 – Amministrazione: Iacco Maurizio, Razzani Giovannisettore 2 – Territorio: Ardini Arrigo, Battistini Silvia

Titolari di firma digitale in qualità di Ufficiale di Stato Civile e Anagrafe:

settore 1 – Amministrazione: Borzacchiello Paola, Garattoni Piera, Proti Roberto, Valeri Maria Chiara, Lontani Alessandra

Pubblicatore Albo Pretorio on line:

settore 1 – Amministrazione: Zucchi Antonietta, Vescovelli Andrea

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ALLEGATO “C”Piano di fascicolazione

TITOLO 1. AMMINISTRAZIONE GENERALEClasse 1. Legislazioni e circolari esplicative Circolari pervenute al comune - fasc. per attività annualeSottocl. Stato CivileCircolari pervenute al comune - fasc. per attività annualeSottocl. ElettoraleCircolari pervenute al comune - fasc. per attività annualeSottocl. Anagrafe Circolari pervenute al comune – fasc. per attività annualeClasse 2. Denominazione territorio e confini, decentramento, toponomasticaIntitolazione vie - 1 fasc. per affareClasse 3. StatutoRedazione statuto - 1 fasc. per affareClasse 4. Regolamenti Regolamenti comunali – 1 fasc. per affareClasse 5. Classe 5. Stemma, gonfalone, sigilloConcessione patrocinio gratuito e uso dello stemma - fasc. per attività annuale (n.b.: se il patrocinio è richiesto nell’ambito di un evento in cui il comune è coinvolto, va messo nel fasc. evento)Classe 6. Archivio generaleOrganizzazione del servizio e dell’attività ordinaria - fasc. per attività annualeInterventi straordinari - 1 fasc. per affareRichieste di accesso agli atti - fasc. per attività annualeRichieste di informazioni archivistiche e richieste per motivi di studio - fasc. per attività annualeRichiesta di pubblicazione all’albo pretorio - fasc. per attività annualeDeposito atti (notifica presso la Casa Comunale) - fasc. per attività annualeNotifiche - fasc. per attività annualePEC (Posta Elettronica Certificata) - fasc. per attività annualeClasse 7. Sistema informativoOrganizzazione del sistema - fasc. per attività annuale Statistiche - 1 fasc. per affareClasse 8. Informazioni e relazioni col pubblicoIniziative dell’URP - 1 fasc. per affareReclami dei cittadini - fasc. per attività annuale Gestione del sito web - fasc. per attività annualeClasse 9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei serviziOrganigramma - fasc. per attività annualeOrganizzazione degli uffici - 1 fasc. per affareClasse 10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personaleComunicazioni - fasc. per attività (annuale)Costituzione delle rappresentanze sindacali - 1 fasc. per affare

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Verbali delle rappresentanze sindacali e contrattazione decentrata- fasc. per attività (annuale)Classe 11. Controlli esterniCorte dei conti - fasc. per attività (annuale)Classe 12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esternaPubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori) - - fasc. per affareComunicati stampa - fasc. per attività (annuale)Classe 13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimentiOnorificenze e riconoscimenti – 1 fasc. per affareEsposizione bandiera - fasc. per attività (annuale)Partecipazione del comune a celebrazioni – 1 fasc. per affareClasse 14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionaliIniziative - 1 fasc. per affareGemellaggi - 1 fasc. per affarePromozione di comitati - 1 fasc. per affarePari opportunità - 1 fasc. per affareAffari generali - fasc. per attività Classe 15. Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad AssociazioniPartecipazione del Comune ad Enti ed Associazioni - fasc. per attività Municipalizzazione dei servizi – Società per Azioni a partecipazione com.le – 1 fasc. per soggettoClasse 16. Area e città metropolitanaClasse 17. Associazionismo e partecipazioniIscrizioni all’albo dell’associazionismo - fasc. per attività (annuale)TITOLO 2. ORGANI DI GOVERNO, GESTIONE, CONTROLLO, CONSULENZA E GARANZIAClasse 1. SindacoCorrispondenza - fasc. per attività (annuale)Classe 2. Vice-SindacoCorrispondenza - fasc. per attività (annuale)Classe 3. Consiglio Convocazioni del Consiglio - fasc. per attività (annuale)Interrogazioni e mozioni consiliari - fasc. per attività (annuale)Deliberazioni del Consiglio Comunale - fasc. per attività (annuale)Affari generali - fasc. per attività (annuale)Richiesta accesso agli atti - fasc. per attività (annuale)Classe 4. Presidente del ConsiglioClasse 5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del ConsiglioUfficio di Presidenza - fasc. per attività (annuale)Commissioni Consiliari - fasc. per attività (annuale)Classe 6. Gruppi consiliari Classe 7. GiuntaNomine, revoche e dimissioni degli assessori – fasc. attivitàConvocazione della Giunta - fasc. per attività (annuale)Deliberazioni della Giunta Municipale - fasc. per attività (annuale)Classe 8: Commissario prefettizio e straordinarioClasse 9: Segretario e vice segretarioComunicazioni Classe 10: Direttore generale e dirigenzaClasse 11: Revisori dei conti Nomina revisori dei conti – 1 fasc. affareClasse 12: Difensore civicoClasse 13 Commissario ad actaClasse 14: Organi di controllo interniClasse 15: Organi consultiviClasse 16: Consigli circoscrizionaliClasse 17: Presidente dei Consigli CircoscrizionaliClasse 18: Organi esecutivi circoscrizionaliClasse 19: Commissioni dei Consigli CircoscrizionaliClasse 20: Segretari Consigli CircoscrizionaliClasse 21: Commissario ad acta delle circoscrizioniClasse 22: Conferenza dei presidenti di quartiere

TITOLO 3. RISORSE UMANEServizio gestito in forma associata dall’Ufficio Unico del Personale dell’Unione dei Comuni Valle del Marecchia

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Classe 1: Concorsi, selezioni, colloquiClasse 2: Assunzioni e cessazionEClasse 3: Comandi e distacchi; mobilitàClasse 4: Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioniClasse 5: Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoroClasse 6: Retribuzioni e compensiClasse 7: Trattamento fiscale, contributivo e assicurativoClasse 8: Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoroClasse 9: Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzoClasse 10: Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenzaClasse 11: Servizi al personale su richiestaClasse 12: Orario di lavoro, presenze e assenze TITOLO 4. RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIALIClasse 1. Bilancio preventivo e PEGBilancio preventivo– fasc. per attivitàPiano Esecutivo di Gestione– fasc. per attivitàCertificati– fasc. per attivitàClasse 2. Gestione del bilancio (variazioni di bilancio e PEG)Patto di stabilità interno– fasc. per attivitàVariazioni di bilancio e prelievi dal fondo– fasc. per attivitàVerifiche di cassa– fasc. per attivitàClasse 3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento Quietanze – fasc. per attivitàRiversali e allegati– fasc. per attivitàProventi vari– fasc. per attivitàFatture– fasc. per attivitàIlluminazione votiva– fasc. per attivitàGestione conti correnti postali– fasc. per attivitàTrasferimenti e contributi dello Stato e altri enti– fasc. per attivitàRuoli delle entrate– fasc. per attivitàAnagrafe canina– fasc. per attivitàAffari generali– fasc. per attivitàSottocl. 1: Imposta Comunale Sugli Immobili (ICI)Accertamenti ICI – fasc. per attività Dichiarazioni ICI – fasc. per attività Autocertificazioni – fasc. per attività Rimborsi – fasc. per attività Affari generali – fasc. per attività Sottocl. 2: Tassa Smaltimento Rifiuti Solidi Urbani (TARSU)Denuncia TARSU e formale adesione – fasc. per attività Preavvisi e accertamenti – fasc. per attività Variazioni e cancellazioni – fasc. per attività Riduzioni – fasc. per attività Esenzioni – fasc. per attività Affari generali – fasc. per attività Sottocl. 3: Pubblicità e pubbliche affissioniDichiarazioni imposta pubblicità e comunicazioni - fasc. per attivitàAvvisi imposta pubblicità - fasc. per attivitàEsenzioni - fasc. per attivitàAffari generali - fasc. per attivitàRavvedimento operoso sulla imposta di pubblicità e formale adesione - fasc. per attivitàAffissione - fasc. per attivitàSottocl. 4: COSAPAvvisi COSAP - fasc. per attivitàCanone occupazione suolo pubblico - fasc. per attivitàSpuntisti (COCAP)- fasc. per attivitàAffari generali - fasc. per attivitàSottocl. 5: IMU – IMPOSTA MUNICIPALE PROPRIAAffari generali – fasc. per attività Accertamenti – fasc. per attività Dichiarazioni – fasc. per attività

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Autocertificazioni – fasc. per attività Rimborsi – fasc. per attività Sottocl. 6: Tributo Rifiuti e Servizi (TARES)Denuncia TARES e formale adesione – fasc. per attività Preavvisi e accertamenti – fasc. per attività Variazioni e cancellazioni – fasc. per attività Riduzioni – fasc. per attività Esenzioni – fasc. per attività Affari generali – fasc. per attività Classe 4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento Mandati di pagamento con allegati– fasc. per attivitàFornitori e debitori dell’ente– fasc. per attivitàRegolarità contributiva– fasc. per attivitàComunicazione tracciabilità dei flussi– fasc. per attivitàEstinzione dei mutui– fasc. per attivitàDiritti di segreteria– fasc. per attivitàAffitti– fasc. per attivitàGestione del personale– fasc. per attivitàClasse 5: Partecipazioni finanziariePartecipazioni azionarie e dividendi – fasc. per attivitàClasse 6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabiliStato attuazione programmi– fasc. per attivitàConto consuntivo– fasc. per attivitàCertificati– fasc. per attivitàClasse 7: Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativiModello 770 e allegati– fasc. per attivitàIVA– fasc. per attivitàIRAP– fasc. per attivitàClasse 8. Beni Immobili Occupazione suolo pubblico - fasc. per attività Concessione utilizzo spazi - fasc. per attività Inventari di beni immobili- fasc. per attivitàRapporti e comunicazioni con Enti (Soprintendenza..) - fasc. per attivitàAree demaniali in concessione - fasc. per attività Donazioni - fasc. per attivitàVerifiche patrimoniali - fasc. per attivitàFederalismo demaniale - fasc. per attivitàDanni alla cosa pubblica - fasc. per attivitàSottocl. Vendite di beni immobili- fasc. per affareSottocl. Acquisti di beni immobili- fasc. per affareSottocl. Affitti e concessioni- fasc. per affareSottocl. Danni alla cosa pubblica- fasc. per affareSottocl. Accorpamento al demanio stradale- fasc. per affareClasse 9. Beni mobiliDanni alla cosa pubblica - fasc. per attività Inventari di beni mobili– fasc. per attivitàAcquisti– fasc. per attivitàDismissioni– fasc. per attivitàDonazioni – fasc. per attivitàClasse 10. EconomatoGare, appalti, ricerche di mercato – fasc. per affareAcquisti e forniture – fasc. per affarePrestazioni di servizio – fasc. per affareGestione utenze – fasc. per affareAtti e corrispondenza – fasc. per attivitàClasse 11. Oggetti smarriti e recuperatiOggetti rinvenuti – fasc. per attività

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Classe 12. TesoreriaConvenzione per affidamento servizio – fasc. per affareRapporti con la tesoreria – fasc. per attività Comunicazioni a SIOPE – fasc. per attivitàClasse 13. Gestione associata dei serviziEntrate da gestione associataSpese per gestione associataTITOLO 5. AFFARI LEGALIClasse 1. ContenziosoRicorsi – fasc. per affareContenzioso tributario – fasc. per affare Classe 2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioniGAP – Gare e appalti pubblici – fasc. per attivitàSpese assicurative per rischi, incendi, responsabilità civile – fasc. per affareClasse 3. Pareri e consulenzePareri e consulenze – fasc. per affareTITOLO 6. PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEL TERRITORIOClasse 1. Urbanistica (PRG e varianti)Piani sovracomunali - un fasc. per attivitàPSC – Piano Strutturale Comunale – fascicolo già apertoRUE – Regolamento Urbanistico Edilizio - fascicolo già aperto POC – Piano Operativo Comunale – fascicolo già aperto Sottocl. Certificati di destinazione urbanistica fasc per affare Classe 2. Urbanistica (strumenti di attuazione del PRG)Piani di edilizia economica e popolare (PEEP) – fasc. per affarePiano insediamenti produttivi (PIP) – fasc. per affareAffari generali – fasc. per attività Sottocl. PUA – PIANI URBANISTICI ATTUATIVIfasc. per affare Classe 3. Edilizia privata. Finanziamenti barriere architettoniche – fasc. per attivitàCommissione edilizia e conferenze interne – fasc. per attivitàConformità impianti – fasc. per attivitàAtti notarili – fasc. per attivitàAccesso o copia atti – METTERE IN 1.6Statistica – fasc. per attivitàAffari Generali – fasc. per attività Sottocl. Denuncia Inizio Attività (DIA)fasc. per affare sottocl. Permessi di costruire fasc. per affare Sottocl. Certificati di conformità edilizia e agibilitàfasc. per affare Sottocl. Sismicafasc. per affare Sottocl. Frazionamentifasc. per affare Sottocl. Numeri civici fasc. per affare Sottocl. Idoneità alloggiativifasc. per affare Sottocl. Abusivismo ediliziofasc. per affare Sottocl. Condono ediliziofasc. per affare Sottocl. Pareri preventivifasc. per affare Sottocl. Valutazione preventivafasc. per affare Sottocl. Corrispondenza collegi / ordinifasc. per affare Sottocl. Richiesta autorizzazione ambientale

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fasc. per affare Sottocl. Attività edilizia liberafasc. per affare Classe 4. Edilizia Residenziale Pubblica Costruzione e manutenzione - fasc. per affareGestione patrimonio edilizio abitativo fasc. per affareInterventi vari nel campo delle abitazioni Classe 5. Opere pubbliche Realizzazione di opere pubbliche: un fasc. per ciascuna opera con sottofascc.Sottoclasse 1: manutenzione Strade vicinalifasc. per affareSottoclasse 2: manutenzione Strade e piazze comunalifasc. per affareSottoclasse 3: manutenzione Strade provinciali e nazionalifasc. per affareSottoclasse 4: manutenzione edifici in convenzionefasc. per affareSottoclasse 5: manutenzione Edifici pubblicifasc. per affareSottoclasse 6: manutenzione: Scuolefasc. per affareSottoclasse 7: manutenzione Verde pubblicofasc. per affare Sottoclasse 8: manutenzione Grottefasc. per affareSottoclasse 9: manutenzione Gestione mezzi e attrezzature comunaliFasc. per attività annualeSottoclasse 10: manutenzione Impianti sportivifasc. per affareSottoclasse 11: Certificatii agibilità edifici pubblici fasc. per affareSottoclasse 12: finanziamenti opere pubblicheContributi statali – fasc. per affareContributi regionali– fasc. per affareContributi provinciali– fasc. per affareIstituti di Credito per mutui– fasc. per affareClasse 6. CatastoClasse 7. Viabilità Regolamentazione della mobilità – fasc. per attivitàSegnaletica pubblicitaria – fasc. per attività Classe 8. Servizio idrico integrato , luce, gas, trasporti pubblici, gestione rifiuti e altri serviziServizio idrico integrato (acquedotto, fogne) – fasc. per attivitàServizio gestione rifiuti – fasc. per attivitàTrasporti urbani e interurbani – fasc. per attivitàGestione calore – fasc. per attivitàVerde pubblico – fasc. per attivitàServizio reperibilità e altri servizi – fasc. per attivitàEnergia elettrica – fasc. per attivitàGestori telefonia – fasc. per attivitàFibra ottica – fasc. per attivitàIlluminazione pubblica – fasc. per attivitàMetanodotti e gasdotti – fasc. per attività Classe 9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controlloIniziative a favore dell’ambiente – fasc. per affare Abbattimento alberi in proprietà privata – fasc. per attivitàAffari generali Sottoclasse. 1: Qualità delle acque Monitoraggi e interventi conseguenti – fasc. per attivitàAutorizzazioni scarichi produttivi – fasc. per attivitàAutorizzazioni sub-irrigazione e acque superficiali Sottoclasse 2: Qualità dell’ariaMonitoraggi e interventi conseguenti - – fasc. per attività

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Parere di compatibilità urbanistica Sottoclasse 3: Qualità dell’etereMonitoraggi e interventi conseguenti – fasc. per attivitàElettrodotti – fasc. per attivitàEmittenza radiotelevisiva e telefonia mobile – fasc. per attività Sottoclasse 4: Rumori Monitoraggi e interventi conseguenti – fasc. per attivitàClassificazione acustica – fasc. per attivitàClasse 10. Protezione civile ed emergenzeSegnalazioni preventive di condizioni metereologiche avverse – 1 fasc. attività annualeContributi, piani di intervento, calamità pubbliche – 1 fasc. per affareRapporti con Unione dei Comuni - 1 fasc. attività annualePubblica incolumità – 1 fasc. per affareTITOLO 7. SERVIZI ALLA PERSONAClasse 1. Diritto allo studio e serviziBorse di studio – fasc. per attivitàConcessione libri scolastici scuole medie e superiori – fasc. per attivitàLibri scolastici scuole elementari – fasc. per attivitàAzioni di promozione e sostegno del diritto allo studio – fasc. per attivitàContributi statali /Regionali / Provinciali – fasc. per attivitàHandicap scolastico – fasc. per attivitàAlternanza scuola/lavoro – fasc. per attivitàLaboratori e Progetti – fasc. per attivitàRapporti con organi statali, provinciali e regionali – fasc. per attivitàRapporti con Azienda Sanitaria Locale – fasc. per attivitàComunicazioni con Direzioni Didattiche, Istituti scolastici e C.E.T. – fasc. per attivitàAffari generaliSottocl. 1: Gestione mense scolastiche:Gestione del servizio – fasc. attivitàRapporti con il fornitore – fasc. attivitàRapporti con l’utenza – fasc. attivitàEsenzioni/ riduzioni mense scolastiche – fasc. attivitàSottocl. 2: Gestione trasporto scolastico:Gestione del servizio – fasc. attivitàRapporti con i fornitori – fasc. attivitàRapporti con l’utenza – fasc. attivitàEsenzioni/ riduzioni trasporto scolastico – fasc. attivitàClasse 2: Asili nido Iscrizione nidi – fasc. per attivitàGestione del servizio – fasc. per attivitàRapporti con i fornitori – fasc. per attivitàRapporti con l’utenza – fasc. per attivitàEsenzioni/ riduzioni asilo nido e contributi – fasc. per attività Contributi Statali / Regionali / Provinciali – fasc. per attivitàAsilo Nido Estivo – fasc. per attivitàPersonale – fasc. per attivitàLaboratori e progetti – 1 fasc. per affareSottocl. Nidi privati e tipologie diverseAutorizzazioni al funzionamento – fasc. per attivitàControllo e comunicazioni – fasc. per attivitàClasse 3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attivitàAzioni di promozione e sostegno del diritto allo studio - 1 fasc. per affareClasse 4: Orientamento professionale, educazione degli adulti, mediazione culturaleClasse 5: Istituti culturaliScuola musicale com.le - fasc. per attivitàGestione biblioteca - fasc. per attivitàFondi speciali e archivi della biblioteca - fasc. per attivitàRete bibliotecaria di Romagna - fasc. per attivitàRapporti della biblioteca con altri enti (Regione, Provincia, Soprintendenza, Unione) - fasc. per attivitàIstituti Museali - fasc. per attivitàSantarcangelo dei Teatri - fasc. per attivitàTeatro Supercinema - fasc. per attività

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Classe 6. Attività ed eventi culturaliAssociazionismo culturale e ricreativo (Patrocinio, contributi …) - fasc. per affareEventi culturali biblioteca e assessorato - fasc. per affareClasse 7. Attività ed eventi sportiviEventi sportivi (nulla osta, patrocini, nullaosta) - fasc. per affarePalestre comunali - fasc. per affareConvenzioni - fasc. per affareContributi - fasc. per affareAffari generali - fasc. per attivitàClasse 8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e volontariato socialeManifestazioni - fasc. per affareVolontariato in forma non associata - fasc. per attivitàClasse 9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischioClasse 10. Informazione, consulenza ed educazione civicaClasse 11. Tutela e curatela di incapaciClasse 12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economiciClasse 13: Attività ricreativa e di socializzazione Sottoclasse 1: Centri educativi estivi scuole materne ed elementariRapporti con l’utenzaRapporti con i fornitoriGestione del servizio Esenzioni/ riduzioni Controllo sanitario Sottoclasse 2: Centri educativi estivi privatiConcessione dei localiGestione del servizio Handicap Classe 14. Politiche per la casaClasse 15. Politiche per il sociale Sottocl. Lavori di pubblica utilitàfasc. per soggettoTITOLO 8. ATTIVITA’ ECONOMICHEClasse 1. Agricoltura e pesca. Classe 2. ArtigianatoClasse 3. Industria Classe 4. Commercio Classe 5. Fiere e mercatiClasse 6. Esercizi turistici e strutture ricettiveClasse 7. Promozione e serviziGestione Ufficio Informazione e Accoglienza Turistica - fasc. per attivitàContributi per il turismo - fasc. per affareTITOLO 9. POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICAClasse 1. Prevenzione ed educazione stradaleClasse 2. Polizia stradaleClasse 3. InformativeClasse 4. Sicurezza ed ordine pubblicoCessioni di fabbricato - fasc. per attivitàPermessi di soggiorno - fasc. per attivitàCarte di soggiorno - fasc. per attivitàRilascio tesserini Caccia - fasc. per attivitàInfortuni sul lavoro - fasc. per attivitàOrdine pubblico - fasc. per attivitàArt. 7 d. lgs. 286/98 cittadino straniero apolide - fasc. per attivitàAssunzione e cancellazione lavoratore extracomunitario - fasc. per attivitàPrestazione a favore di invalido civile - fasc. per attivitàFeste, sagre e manifestazioni - fasc. per attivitàInterventi vigili del fuoco - fasc. per attivitàTITOLO 10. TUTELA DELLA SALUTEClasse 1. Salute e igiene pubblicaConsumo uova - fasc. per affare Macellazione suini - fasc. per affareClasse 2. Trattamenti sanitari obbligatori

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Trattamenti Sanitari Obbligatori (TSO) - fasc. per affareAccertamenti Sanitari Obbligatori (ASO) - fasc. per affareClasse 3. Farmacie Istituzione farmacie - fasc. per affareFunzionamento farmacie - fasc. per affareClasse 4. Zooprofilassi veterinariaLotta alla zanzara tigre – fasc. per affareEpizoozie – fasc. per affareClasse 5. Randagismo animale e ricoveriGestione ricoveri - fasc. per attivitàControllo / tutela canina - fasc. per affareColonie feline - fasc. per affareTITOLO 11. SERVIZI DEMOGRAFICI Classe 1. Stato civileUfficio dello Stato Civile – Ufficiale dello Stato Civile – Deleghe – Uffici – Arredamento – un fasc. per attivitàRegistri – Acquisti e spese relative – Vidimazioni - un fasc. per attività (annuale)Estratti degli atti di stato civile e relativi certificati - un fasc. per attività (annuale)Annotazioni - un fasc. per attività (annuale)Rettificazioni degli atti dello Stato Civile e correzioniRegistro degli atti di nascita – un fasc. per attività (annuale)Registro degli atti di matrimonio – un fasc. per attività (annuale)Registro degli atti di morte – un fasc. per attività (annuale) Sottocl. atti di cittadinanza (decreti Prefettura) un fasc. nominativoClasse 2. Anagrafe e certificazioniRichieste certificati– un fasc. per attività (annuale)Rilascio certificati storici– un fasc. per attività (annuale)Corrispondenza con altre amministrazioni e uffici – un fasc. per attività (annuale)Carte di identità – un fasc. per attività (annuale)Albo giudici popolari - un fasc. per attivitàPensioni INPS / ex INPDAP– un fasc. per attività (annuale) Sottocl. A.I.R.E. Iscrizioni fascc. Nominativi Sottocl. A.I.R.E. Cancellazioni/Variazioni fasc. nominativi Sottocl. Immigrazionifasc. nominativi Sottocl. Emigrazioni fasc. nominativi Sottocl. Variazioni anagrafiche fasc. nominativiClasse 3. Censimenti e statisticaCensimento – fasc. per affare Sottocl. Statistica demograficafasc. al meseClasse 4. Polizia mortuaria e cimiteriComunicazioni per funerali - fasc. per attivitàOperazioni cimiteriali - fasc. per attivitàEsumazioni - fasc. per attivitàConcessioni cimiteriali - fasc. per attivitàCremazioni - fasc. per attivitàAutorizzazioni e provvedimenti vari - fasc. per attivitàCollocazioni manufatti e manutenzione ordinaria - fasc. per attivitàRapporti con enti esterni - fasc. per attivitàRapporti coi cittadini - fasc. per attività TITOLO 12. ELEZIONI E INIZIATIVE POPOLARIClasse 1. Albi elettoraliAlbo dei presidenti di seggio – un fasc. per attivitàAlbo degli scrutatori – un fasc. per attivitàClasse 2. Liste elettoraliCommissione Elettorale Comunale - un fasc. per attivitàRevisioni semestrali - un fasc. per attivitàRevisioni dinamiche - un fasc. per attività

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Revisioni straordinarie - un fasc. per attivitàInterdizione dai pubblici uffici (fallimenti…) - un fasc. per attivitàRichiesta certificati di iscrizione - un fasc. per attivitàClasse 3. ElezioniElezioni Europee – un fasc. per affareElezioni Politiche – un fasc. per affareElezioni Regionali – un fasc. per affareElezioni Amministrative provinciali – un fasc. per affareElezioni Amministrative comunali – un fasc. per affareAffari generali – un fasc. per attivitàClasse 4. ReferendumReferendum - un fasc. per affareClasse 5: Istanze, petizioni e iniziative popolariRaccolta di firme – un fasc. per affareIniziative politiche – un fasc. per affareTITOLO 13. AFFARI MILITARIClasse 1. Leva e servizio civile sostitutivoCongedi – un fasc. per attivitàCorrispondenza – un fasc. per attivitàClasse 2. Ruoli matricolariCorrispondenza con altri comuni – un fasc. per attività Classe 3. Caserme, alloggi e servitù militariClasse 4. Requisizioni per utilità militariTITOLO 14. OGGETTI DIVERSIClasse 1. Autorità statali

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ALLEGATO D

Piano di conservazione

dicembre 2005

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Premessa

L’art. 68 del DPR 445/2000 prevede che ogni amministrazione debba dotarsi di un «piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti». La normativa quindi, accogliendo le posizioni e le riflessioni dei teorici dell’archivistica, concepisce la selezione come operazione critica di vaglio della documentazione prodotta, funzionale a una migliore conservazione dell’archivio. La selezione, cioè il momento valutativo, difatti non intacca la complessità e l’unitarietà dell’archivio; ma, procedendo all’individuazione dei documenti strumentali e transitori, da destinare allo scarto, vale a dire alla distruzione fisica, evidenzia i nessi fra i documenti essenziali da conservare permanentemente. Perciò l’eliminazione di taluni documenti deve essere preceduta dalla valutazione delle procedure di produzione documentaria, in modo che vengano assicurati la comprensione dell’attività dell’ente produttore e il mantenimento delle attestazioni di diritti.

Pertanto il mandato conferito, tramite decreto, al Gruppo dal Direttore generale per gli archivi del Ministero per i beni e le attività culturali comprende, oltre alla predisposizione del piano di classificazione (titolario), anche la redazione del piano di conservazione che al titolario è strettamente connesso.

L’adozione del titolario proposto dal Gruppo a tutti i Comuni italiani e studiato alla luce della interoperabilità tra sistemi informativi diversi comporta come conseguenza l’adozione del piano di conservazione che da esso discende.

In merito allo scarto archivistico, è opportuno ricordare che gli enti pubblici – e tra questi i Comuni – devono ottenere per tale intervento l’autorizzazione del Ministero per i beni e le attività culturali, ai sensi dell’art. 21, comma 1, lettera d) del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42). L’adozione del Piano di conservazione proposto dal Gruppo non esime quindi le amministrazioni dagli adempimenti relativi alla procedura di scarto, che si sostanzia in un provvedimento formale dell’amministrazione (deliberazione della Giunta o determinazione dirigenziale) e nella acquisizione dell’autorizzazione da parte degli organi periferici del citato Ministero, vale a dire le Soprintendenze archivistiche competenti per territorio.

Il Gruppo di lavoro ha proceduto alla stesura del Piano di conservazione avendo presenti i precedenti Massimari di scarto per gli archivi dei Comuni, in particolare quello elaborato dalla Soprintendenza archivistica per la Toscana e aggiornato dalla Soprintendenza archivistica per la Lombardia, che mantiene la sua validità in riferimento alla documentazione prodotta e classificata sulla base del Titolario Astengo, ma ha ritenuto necessario rielaborare l’intero Piano di conservazione in considerazione del mutamento sostanziale dell’impianto del nuovo titolario e della necessità di ridurre ulteriormente i tempi di conservazione, andando incontro alle esigenze avvertite dagli enti.

Nell’attuale scenario normativo e tecnologico molto si è ragionato rispetto al supporto e alle problematiche connesse alla conservazione o allo scarto del documento informatico, alla sua riproduzione in formato cartaceo e all’uso del supporto ottico sostitutivo. Pur nella consapevolezza che le prospettive di utilizzo del documento elettronico saranno sempre più ampie e considerando che il tema della conservazione permanente dei documenti digitali è, a tutt’oggi, oggetto di studi e di riflessioni da parte di gruppi di lavoro tecnici interministeriali al fine di stabilirne gli standard, , si è giunti alla conclu sione che il supporto cartaceo sia comunque, nella fase attuale, quello ancora più utilizzato e più sicuro per la conservazione della documentazione di carattere permanente. Il Gruppo inoltre segnala ai Comuni che un sistema di gestione documentale deve avere precisi requisiti per assicurare la conservazione

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permanente dei documenti digitali (e tra questi, prima di tutto, l’esistenza di un responsabile di livello dirigenziale) e li invita a effettuare un’analisi accurata e una valutazione dei costi e dei benefici sul lungo periodo prima di optare per la soluzione digitale.

Il presente documento si compone di due parti:

- la prima nella quale vengono definiti i principi generali e le indicazioni di massima - la seconda che contiene nello specifico per ogni titolo e classe del Titolario l’indicazione delle tipologie documentarie prodotte e dei relativi tempi di

conservazione. Per quanto riguarda le tipologie documentarie, si fa riferimento alle «Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione» proposte da Giorgetta Bonfiglio-Dosio al Gruppo e disponibili per la sperimentazione.

Principi generali

Ambito e criteri generali di applicazione

Il presupposto per il corretto utilizzo di questo strumento è l’organizzazione dell’archivio basata sul Piano di classificazione prodotto dal Gruppo di lavoro.

Lo scarto della documentazione prodotta e classificata sino all’adozione del nuovo titolario deve essere valutato sulla base del massimario precedente. I termini cronologici indicati devono essere conteggiati dalla chiusura dell’affare per i fascicoli oppure dall’ultima registrazione effettuata, nel caso dei

registri. In generale, si sono ridotti, rispetto a quelli indicati dal massimario di scarto precedentemente in vigore, i termini di conservazione dei documenti, in

linea con la normativa generale civilistica e con la normativa specifica ove contempli termini per la conservazione degli atti. Il materiale non archivistico non viene preso in considerazione dal presente Piano, in quanto non devono essere considerati documenti gli stampati in

bianco, la modulistica, le raccolte normative o altro materiale analogo (ad esempio, copie della normativa da consegnare all’utenza). L’applicazione del piano di conservazione non può comunque essere automatica, ma deve valutare caso per caso le eventuali particolarità adottate dal

Comune nell’organizzazione dei documenti prodotti. Lo scarto, se non viene effettuato regolarmente ogni anno e su un archivio organizzato, potrà essere deciso e valutato solo dopo che l’intero complesso

archivistico sia stato analizzato e almeno sommariamente riordinato.

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In genere, salvo poche eccezioni, tutti i repertori devono essere conservati permanentemente. Il Comune non deve scartare i documenti considerati “vitali” (quelli che – mutuando una definizione formulata da Luciana Duranti1 – in caso di

disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell’ente e la sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni).

Lo scarto si effettua di norma sui documenti dell’archivio di deposito. Non vanno scartati i documenti prodotti durante la prima e la seconda guerra mondiale e vanno vagliati con estrema attenzione quelli degli anni del

dopoguerra e della ricostruzione, perché tali archivi costituiscono una miniera di informazioni e di dati ancora sconosciuti e finora inesplorati dagli storici, oltre che un serbatoio di informazioni rilevanti dal punto di vista giuridico..

Lo scarto dei documenti in copia può essere facilmente effettuato qualora sia prevista la conservazione permanente dei documenti in originale e qualora le copie non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza.

È opportuno prevedere repertori di documenti di interesse generale per tutte le UOR del Comune, resi disponibili sul sito interno del Comune, che quindi diventano depositi di documenti ad alto carattere informativo, in modo da evitare copie multiple, superflue, che contribuiscono ad appesantire inutilmente la conservazione documentale nelle diverse UOR, a scapito dei documenti essenziali e specifici.

È altresì opportuno che ciascun RPA, durante la formazione dell’archivio corrente, abbia cura di non inserire nel fascicolo copie superflue di normative o atti repertoriati di carattere generale, facilmente reperibili in un sistema informatico-archivistico ben organizzato.

Sarebbe anche auspicabile che il fascicolo venisse organizzato in sottofascicoli nei quali inserire i documenti soggetti a scarto periodico, in modo da facilitare, a tempo debito, le operazioni di scarto.

1 L. DURANTI, I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore, Roma 1997 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato. Quaderni della «Rassegna degli Archivi di Stato», 82),

p. 93

I fondamenti della conservazione permanente

Documenti originali e documenti prodotti in copia

Alcune considerazioni sulla dimensione culturale degli archivi

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Avvertenze per la lettura del piano di conservazione

Quando si usa la formula “previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale” si allude all’operazione che estrae dal fascicolo le copie e i documenti, che hanno appunto carattere strumentale e transitorio, utilizzati dal RPA per espletare il procedimento, ma che esauriscono la loro funzione nel momento in cui viene emesso il provvedimento finale oppure non sono strettamente connessi al procedimento (ad esempio, appunti, promemoria, copie di normativa e documenti di carattere generale).

Se i documenti sono inseriti integralmente o per estratto in una banca dati, l’archivio dispone solo degli esemplari più aggiornati e perde memoria delle fasi storiche. In certi casi, nei quali la memoria è ritenuta essenziale, si suggerisce nel corso del Piano di eseguire periodicamente, a cadenza prestabilita, un salvataggio (copia di back-up) o una stampa della banca dati.

Indice dei titoli

Titolo I. Amministrazione generale 6

Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia 11

Titolo III. Risorse umane 14

Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali 19

Titolo V. Affari legali 23

Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio 24

Titolo VII. Servizi alla persona 28

Titolo VIII. Attività economiche 32

Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica 34

Titolo X. Tutela della salute 35

Titolo XI. Servizi demografici 36

Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari 38

Titolo XIII. Affari militari 40

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Titolo I. Amministrazione generale

Classi Tipologie documentarie Conservazione Note1. Legislazione e circolari esplicative

Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche PermanenteCircolari pervenute: repertorio annuale Permanente Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale Permanente

2. Denominazione, territorio e confini, cir-coscrizioni di decentramento, toponomastica

Denominazione del Comune PermanenteAttribuzione del titolo di città PermanenteConfini del Comune PermanenteCostituzione delle circosccrizioni PermanenteVerbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica: repertorio annuale

Permanente

3. StatutoRedazione, modifiche e interpretazioni dello statuto Permanente, dopo sfoltimen-

to del materiale informativo relativo ad altri Comuni

4. RegolamentiRegolamenti emessi dal Comune: repertorio annuale PermanenteRedazione dei regolamenti: un fasc. per ciascun affare Permanente, previo

sfoltimento dei documenti di carattere transitorio

Tenere un solo esemplare, scartare gli altri

5. Stemma, gonfalone, sigilloDefinizione, modifica, riconoscimento dello stemma PermanenteDefinizione, modifica, riconoscimento del gonfalone PermanenteDefinizione, modifica, riconoscimento del sigillo PermanenteConcessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività

Permanente Perché documenta attività che si svolgono nel territorio

6. Archivio generaleRegistro di protocollo Permanente Repertorio dei fascicoli Permanente Organizzazione del servizio e dell’attività ordinaria (aggiornamento del manuale di gestione con titolario e piano di conservazione, selezione periodica, riordino, inventariazione, spostamenti e versamenti di materiale, depositi e comodati):

Permanente

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Interventi straordinari (ad esempio, traslochi, restauri, gestione servizi esterni, scelta del software di gestione)

Permanente

Richieste di accesso per fini amministrativi 1 anno dalla ricollocazione del materiale

Richieste di informazioni archivistiche e richieste per motivi di studio

Permanente

Richieste di pubblicazione all’albo pretorio 1 annoRegistro dell’Albo pretorio 20 anniRichieste di notifica presso la casa comunale (con allegati) 2 anniRegistro delle notifiche 20 anniRegistri delle spedizioni e delle spese postali 1 annoOrdinanze del Sindaco: repertorio Permanente Decreti del Sindaco: repertorio Permanente Ordinanze dei dirigenti: repertorio Permanente Determinazioni dei dirigenti: repertorio Permanente Deliberazioni del Consiglio comunale: repertorio Permanente Deliberazioni della Giunta comunale: repertorio Permanente Verbali delle adunanze del Consiglio comunale: repertorio Permanente Verbali delle adunanze della Giunta comunale: repertorio Permanente Verbali degli altri organi collegiali del Comune: repertorio Permanente Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Registro dell’Albo della circoscrizione: un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione

Permanente

Contratti e convenzioni: repertorio Permanente 20 anni per un’eventuale serie separata di contratti di scarsa rilevanza

Contratti e convenzioni delle circoscrizioni: un repertorio per ciascuna circoscrizione

Permanente 20 anni per un’eventuale serie separata di contratti di scarsa rilevanza

Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa)

Permanente

7. Sistema informativo

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Organizzazione del sistema PermanenteStatistiche Permanente, dopo l’elimina-

zione dei materiali prepara-tori

8. Informazioni e relazioni con il pubblicoIniziative specifiche dell’URP: un fasc. per ciascun affare Permanente, dopo sfoltimen-

to del carteggio di carattere transitorio e strumentale

Reclami dei cittadini (comunque pervenuti) Permanente Atti del Difensore civico Permanente Bandi e avvisi a stampa PermanenteMateriali preparatori per il sito Web Permanente

9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi

Attribuzione di competenze agli uffici Permanente Organigramma: un fasc. per ciascuna definizione dell’organi-gramma

Permanente

Organizzazione degli uffici: un fasc. per ciascun affare Permanente Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici e attività insistenti sul territorio comunale

Permanente

Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica del personale

10 anni

10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale

Rapporti di carattere generale PermanenteCostituzione delle rappresentanze del personale PermanenteVerbali della Delegazione trattante per la contrattazione integrativa decentrata

Permanente

11. Controlli esterniControlli Permanente

12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna

Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste, inserzioni o altro)

Permanente

Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori) 2 anniComunicati stampa Permanente

13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa PermanenteOnorificenze (concesse e ricevute): un fasc. per ciascun evento Permanente

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Concessione dell’uso del sigillo: un fasc. annuale Permanente 14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali

Iniziative specifiche (ad esempio, adesione a movimenti di opinione): un fasc. per ciascun affare

Permanente

Gemellaggi Permanente Promozione di comitati: un fasc. per ciascun affare Permanente

15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni

Costituzione di enti controllati dal Comune (comprensivo della nomina dei rappresentanti e dei verbali inviati per approvazione)

Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio

Partecipazione del Comune a enti e associazioni (comprensivo della nomina dei rappresentanti)

Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio

16. Area e città metropolitanaCostituzione e rapporti istituzionali Permanente

17. Associazionismo e partecipazionePolitica di incoraggiamento e appoggio alle associazioni PermanenteAlbo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate PermanenteFascicoli delle associazioni che chiedono l’iscrizione all’albo Permanente

53

Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

Classi Tipologie documentarie Conservazione Note1. Sindaco

Fasc. personale che dura quanto il mandato Permanente 2. Vice-sindaco

Fasc. personale che dura quanto il mandato Permanente 3. Consiglio

Fasc. personali: un fasc. per ogni consigliere che dura quanto dura il mandato

Permanente

Convocazioni del Consiglio e OdG 1 anno Purché riportati nei verbaliInterrogazioni e mozioni consiliari Permanente dopo sfoltimentoBollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive

Permanente

4. Presidente del ConsiglioFasc. personale che dura quanto il mandato Permanente

5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio

Verbali della Conferenza Permanente Verbali delle Commissioni Permanente

6. Gruppi consiliariAccreditamento presso il Consiglio Permanente Scartare i materiali prodotti o

raccolti dai Gruppi7. Giunta

Nomine, revoche e dimissioni degli assessori PermanenteConvocazioni della Giunta e OdG 1 anno Purché riportati nei verbali

8. Commissario prefettizio e straordinarioFasc. personale Permanente

9. Segretario e Vice-segretarioFasc. personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico Permanente

10. Direttore generale e dirigenzaFasc. personale Permanente

11. Revisori dei contiFasc. personale Permanente

54

12. Difensore civicoFasc. personale Permanente

13. Commissario ad actaFasc. personale Permanente

14. Organi di controllo interniUn fasc. per ogni organo Permanente

15. Organi consultiviUn fasc. per ogni organo Permanente

16. Consigli circoscrizionaliFasc. personali: un fasc. per ogni consigliere che dura quanto dura il mandato

Permanente

Convocazioni del Consiglio e OdG 1 anno Purché riportati nei verbaliInterrogazioni consiliari Permanente

17. Presidenti dei Consigli circoscrizionaliFasc. personale che dura quanto il mandato Permanente

18. Organi esecutivi circoscrizionaliNomine e dimissioni dei componenti PermanenteConvocazioni e OdG delle riunioni 1 anno Purché riportati nei verbali

19. Commissioni dei Consigli circoscrizionaliUn fasc. per ogni commissione Permanente

20. Segretari delle circoscrizioniFasc. personale (nomina, etc.) per la durata dell’incarico Permanente

21. Commissario ad acta delle circoscrizioniFasc. personale Permanente

22. Conferenza dei Presidenti di quartiereVerbali della Conferenza Permanente

55

Titolo III. Risorse umane

Classi Tipologie documentarie Conservazione NoteFascicoli personali dei dipendenti e assimilati (quindi anche collaboratori a contratto o a progetto)

Permanente previo sfolti-mento da eseguire seguendo la tempistica prevista per le singole classi

1. Concorsi, selezioni, colloquiCriteri generali e normativa per il reclutamento del personale: un fasc. con eventuali sottofascicoli

Permanente

Procedimenti per il reclutamento del personale: un fasc. per ciascun procedimento (fasc. per affare), con i seguenti sottofascicoli:- Bando e manifesto- Domande- Allegati alle domande (ove previsti dal bando)- Verbali- Prove d’esame- Copie bando restituite al Comune

Permanente1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsida restituire dopo la scadenza dei termini per i ricorsipermanente1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi1 anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi

Agli interessati

Curricula inviati per richieste di assunzione 2 anniDomande di assunzione pervenute senza indizione di concorso o selezione

1 anno

2. Assunzioni e cessazioni Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni PermanenteDeterminazioni di assunzione e cessazione dei singoli inserite nei singoli fascicoli personali

Permanente

3. Comandi e distacchi; mobilitàCriteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilità PermanenteDeterminazioni di comandi, distacchi e mobilità inserite nei singoli fascicoli personali

Permanente

4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni

Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni, ordini Permanente

56

di servizio e missioniDeterminazioni di attribuzione di funzioni inserite nei singoli fascicoli personali

Permanente

Determinazioni di missioni inserite nei singoli fascicoli personali 10 anniDeterminazioni di ordini di servizio inserite nei singoli fascicoli personali

Permanente

Ordini di servizio collettivi Permanente Autorizzazione allo svolgimento di incarichi esterni 2 anni

5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro

Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le applicazione dei contratti collettivi di lavoro

Permanente

Determinazione dei ruoli e contratti collettivi Permanente NB i contratti con il singolo confluiscono nel fasc. personale

Determinazioni relative ai singoli Permanente6. Retribuzioni e compensi

Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi PermanenteAnagrafe delle prestazioni: schede 5 anniDeterminazioni inserite nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla cessazione dal

servizioRuoli degli stipendi: base di dati/ tabulati Permanente Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio 5 anni

7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo

Criteri generali e normativa per gli adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi

Permanente

Trattamento assicurativo inserito nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla chiusura del fascicolo

Trattamento contributivo inserito nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla chiusura del fascicolo

Trattamento fiscale inserito nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla chiusura del fascicolo

Assicurazione obbligatoria inserita nei singoli fascicoli personali 5 anni dalla chiusura del fascicolo

8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro

Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro

Permanente

Rilevazione dei rischi, ai sensi della 626/94: un fasc. per sede Tenere l’ultima e scartare la precedente

Prevenzione infortuni Permanente

57

Registro infortuni Permanente Per L. 626/94Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza PermanenteDenuncia di infortunio e pratica relativa, con referti, inserita nei singoli fascicoli personali

Permanente

Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie (medicina del lavoro)

10 anni

9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo

Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità PermanenteDichiarazioni di infermità e calcolo dell’indennizzo inserite nel singolo fascicolo personale

Permanente

10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza

Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto PermanenteTrattamento pensionistico e di fine rapporto inserito nel singolo fascicolo personale

Permanente

11. Servizi al personale su richiestaCriteri generali e normativa per i servizi su richiesta PermanenteDomande di servizi su richiesta (mensa, asili nido, colonie estive, soggiorni climatici, etc.)

2 anni

12. Orario di lavoro, presenze e assenzeCriteri generali e normativa per le assenze Permanente Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario inserite nel singolo fascicolo personale:- 150 ore- permessi d’uscita per motivi personali- permessi per allattamento- permessi per donazione sangue- permessi per motivi sindacali- opzione per orario particolare e part-time

2 anni2 anni2 anni2 anni2 anniPermanente

Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze (con allegati) inserite nel singolo fascicolo personale:- congedo ordinario- congedo straordinario per motivi di salute- congedo straordinario per motivi personali e familiari- aspettativa per infermità- aspettativa per mandato parlamentare o altre cariche elettive- aspettativa obbligatoria per maternità e puerperio- aspettativa facoltativa per maternità e puerperio- aspettativa per motivi di famiglia- aspettativa sindacale

2 anni 2 anniAlla cessazione dal servizio PermanentePermanentePermanentePermanentePermanentePermanente

58

- certificati medici Alla cessazione dal servizioReferti delle visite di controllo inseriti nel singolo fascicolo personale

Alla cessazione dal servizio

Fogli firma; cartellini marcatempo; tabulati elettronici di rilevazione presenze

2 anni In assenza di pendenze disciplinari o giudiziarie

Rilevazioni delle assenze per sciopero:- singole schede

- prospetti riassuntivi

1 anno dopo la redazione dei prospetti riassuntiviPermanente

13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari

Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari PermanenteProvvedimenti disciplinari inseriti nel singolo fascicolo personale

Permanente

14. Formazione e aggiornamento professionale

Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento professionale

Permanente

Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento: un fasc. per ciascun corso

Permanente previo sfoltimento dopo 5 anni

Domande/Invio dei dipendenti a corsi inseriti nel singolo fascicolo personale

Permanente previo sfoltimento dopo 5 anni

15. Collaboratori esterniCriteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori esterni

Permanente

Elenco degli incarichi conferiti: repertorio Permanente

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Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali

Classi Tipologie documentarie Conservazione Note2. Bilancio preventivo e Piano esecutivo

di gestione (PEG)Bilancio preventivo e allegati, tra cui Relazione previsionale e

programmaticaPermanente

PEG: articolato in fascicoli: un fasc. per ogni obiettivo Permanente, previo sfoltimento

Carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti alla formazione del bilancio e del PEG

10 anni

2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)

Gestione del bilancio: un fasc. per ciascuna variazione Permanente, previo sfoltimento

3. Gestione delle entrate: accertamen-to, riscossione, versamento

Fascicoli personali dei contribuenti comunali: un fasc. per ciascun contribuente per ciascun tipo di imposte (ICI, TARSU, TOSAP, etc.), con eventuali sottofascicoli (variazioni, ricorsi, etc.)

10 dopo la cancellazione del contribuente dai ruoli

Ruolo ICI: base di dati/ stampe 10 anni Prevedere una stampa periodicaRuolo imposta comunale sulla pubblicità: base di dati 10 anni Prevedere una stampa periodicaRuolo diritti sulle pubbliche affissioni: base di dati 10 anni Prevedere una stampa periodicaRuolo TARSU: base di dati 10 anni Prevedere una stampa periodica

Ruolo COSAP: base di dati 10 anni Prevedere una stampa periodicaContratti di mutuo: un fasc. per ciascun mutuo 5 anni dall’estinzione del

mutuo Proventi da affitti e locazioni: un fasc. annuale per ciascun immobile locato

5 anni dal termine del contratto

Diritti di segreteria: registrini annuali o pagamenti virtuali 5 anniMatrici dei bollettari delle entrate: registri annuali 5 anniRicevute dei versamenti in banca delle somme riscosse nelle differenti UOR per diritti di segreteria

5 anni

Fatture emesse: repertorio annuale 10 anniReversali 5 anni

60

Bollettari vari 5 anniRicevute di pagamenti vari 5 anni

4. Gestione della spesa: impegno, liqui-dazione, ordinazione e pagamento

Impegni di spesa (determinazioni dei dirigenti delle UOR): copie inviate dalle UOR alla Ragioneria: repertorio annuale

2 anni

Fatture ricevute: repertorio annuale 10 anniAtti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascuna UOR: repertorio annuale

2 anni

Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria e inviati alla Tesoreria: repertorio annuale

10 anni dall’approvazione del bilancio

Purché registrati in scritture contabili di sintesi

Eventuali copie di mandati 2 anni5. Partecipazioni finanziarie

Gestione delle partecipazioni finanziarie: un fasc. per ciascuna partecipazione

Permanente, previo sfoltimento

6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili

Rendiconto della gestione, articolato in Conto del bilancio, Conto del patrimonio e Conto economico

Permanente

7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi

Mod. 770 10 anni Più se si ritiene opportunoRicevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.) 10 anniPagamento dei premi dei contratti assicurativi 5 anni dall’estinzione del

contratto8. Beni immobili

Inventario dei beni immobili: registro o base di dati perenne PermanenteFascicoli dei beni immobili: un fasc. per ciascun bene immobile,

articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse:

- acquisizione- manutenzione ordinaria- gestione - uso- alienazione e dismissione

Permanente20 anni5 anni5 anniPermanente

Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche: repertorio Permanente Concessioni di beni del demanio statale: repertorio Permanente

61

Concessioni cimiteriali: repertorio Permanente Fascicoli personali dei concessionari: un fasc. per ciascun

concessionario5 anni dalla cessazione del rapporto

9. Beni mobiliInventari dei beni mobili: uno per consegnatario Permanente Fascicoli dei beni mobili: un fasc. per ciascun bene mobile,

articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di competenza di UOR diverse:

- acquisizione- manutenzione- concessione in uso- alienazione e altre forme di dismissione

5 anni dalla dismissione5 anni dalla dismissione5 anni dalla dismissione5 anni dalla dismissione

10. EconomatoAcquisizione di beni e servizi: un fasc. per ciascun acquisto 5 anni dalla dismissione del

beneElenco dei fornitori: repertorio (in forma di base di dati) Permanente

11. Oggetti smarriti e recuperatiVerbali di rinvenimento: serie annuale repertoriata 2 anniRicevute di riconsegna ai proprietari: serie annuale repertoriata 2 anniVendita o devoluzione: un fasc. periodico (per attività) 2 anni

12. TesoreriaGiornale di cassa PermanenteMandati quietanzati, che vengono inviati in Ragioneria:

repertorio periodico (mese/anno)10 anni

13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate

Concessionari: un fasc. per ciascuno dei concessionari 10 anni dalla cessazione del rapporto

14. Pubblicità e pubbliche affissioniAutorizzazioni alla pubblicità stabile: repertorio annuale 5 anni dalla scadenza

dell’autorizzazioneSalvo non si rilevi qualche necessità particolare di conservazione a campione

Autorizzazioni alla pubblicità circoscritta: repertorio annuale 5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione

Richieste di affissione (con allegati da affiggere): un fasc. per richiesta

5 anni dalla scadenza dell’autorizzazione

Titolo V. Affari legali

62

Classi Tipologie documentarie Conservazione Note

1. ContenziosoFascicoli di causa Permanente Concentrare quelli presso gli

studi professionali esterni

2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni

Contratti assicurativi 2 anni dalla scadenzaRichieste e pratiche di risarcimento 10 anni

3. Pareri e consulenzePareri e consulenze Permanente

63

Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio

Classi Tipologie documentarie Conservazione Note1. Urbanistica: piano regolatore generale e

variantiPGR Permanente Possono essere eliminate le

copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Pareri su piani sovracomunali Permanente Dopo sfoltimentoCertificati di destinazione urbanistica 1 anno dopo la scadenzaVarianti al PRG Permanente Possono essere eliminate le

copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

2. Urbanistica: strumenti di attuazione del piano regolatore generale

Piani particolareggiati del PRG Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piani di lottizzazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piani di edilizia economica e popolare – PEEP Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano particolareggiato infrastrutture stradali - PPIS Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano di riqualificazione urbana – PRU Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Piano insediamenti produttivi - PIP Permanente Possono essere eliminate le

64

copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Programma integrato di riqualificazione Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

programma di riqualificazione urbana e di sviluppo sostenibile del territorio

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

3. Edilizia privataAutorizzazioni edilizie: repertorio Permanente

Fascicoli dei richiedenti le autorizzazioni: un fasc. per ciascuna autorizzazione

Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Accertamento e repressione degli abusi Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Denunce e relazioni finali delle opere in cemento armato Fino a quando esiste l’edificio4. Edilizia pubblica

Costruzione di edilizia popolare Permanente Possono essere eliminate le copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

5. Opere pubblicheRealizzazione di opere pubbliche Permanente Possono essere eliminate le

copie degli elaborati non più occorrenti agli uffici ed il carteggio transitorio

Manutenzione ordinaria 5 anni Salvo necessità particolariManutenzione straordinaria 20 anni Salvo necessità particolari

6. CatastoCatasto terreni: mappe Permanente Catasto terreni: registri Permanente Catasto terreni: indice alfabetico dei possessori Permanente Catasto terreni: estratti catastali Permanente Catasto terreni: denunce di variazione (volture) Permanente

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Catasto fabbricati: mappe Permanente Catasto fabbricati: registri Permanente Catasto fabbricati: indice alfabetico dei possessori Permanente Catasto fabbricati: estratti catastali Permanente Catasto terreni: denunce di variazione (volture) Permanente Richieste di visure e certificazioni 1 anno

7. ViabilitàPiano Urbano del Traffico:un fasc. per ciascun affare Permanente con sfoltimentoPiano Urbano della Mobilità: un fasc. per ciascun affare Permanente con sfoltimentoAutorizzazioni in deroga: serie annuale repertoriata 2 anni

8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi

Approvvigionamento idrico (organizzazione e funzionamento) Permanente con sfoltimentoFascicoli relativi alle irregolarità 10 anniIniziative a favore dell’ambiente Permanente con sfoltimentoDistribuzione dell’acqua: contratti con gli utenti 2 anni dalla cessazione del

rapportoPurché in assenza di contenzioso

Produzione di energia elettrica o altre fonti energetiche (organizzazione e funzionamento)

Permanente con sfoltimento

Distribuzione di energia elettrica o altre fonti energetiche: contratti con gli utenti:

2 anni dalla cessazione del rapporto

Purché in assenza di contenzioso

Trasporti pubblici (gestione) Permanente con sfoltimentoVigilanza sui gestori dei servizi: un fasc. annuale per attività Permanente con sfoltimentoFascicoli relativi alle irregolarità 10 anni

Iniziative di sensibilizzazione degli utenti per consumi razionali: un fasc. per ciascuna iniziativa

Permanente con sfoltimento

Dichiarazioni di conformità degli impianti: repertorio annuale 1 anno9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e

controlloValutazioni e pareri di impatto ambientale: un fasc. per ciascun parere

Permanente

Monitoraggi della qualità delle acque: fasc. annuale per attività 10 anniMonitoraggi della qualità dell’aria: fasc. annuale per attività 10 anni

Monitoraggi della qualità dell’etere: un fasc. annuale per attività 10 anniAltri eventuali monitoraggi: fasc. annuale per attività 10 anniFascicoli relativi alle irregolarità 10 anniControlli a campione sugli impianti termici dei privati: fasc.

annuale per attività

2 anni

Fascicoli relativi alle irregolarità 10 anni

66

10. Protezione civile ed emergenzeSegnalazioni preventive di condizioni metereologiche avverse: un fasc. annuale

2 anni

Addestramento ed esercitazioni per la protezione civile: un fasc. annuale

5 anni

Interventi per emergenze: un fasc. per ciascuna emergenza Permanente con sfoltimento

67

Titolo VII. Servizi alla persona

Osservazioni generali L’autonomia dei Comuni si può esplicare in forme svariate soprattutto in questo titolo: perciò l’indicazione generica di evento o attività verrà riempita di

contenuti concreti dalla singola amministrazione.

Classi Tipologie documentarie Conservazione NoteFascicoli per persona Permanente, previo sfolti-

mento del carteggio tempo-raneo e strumentale dopo 5 anni

1. Diritto allo studio e serviziConcessione di borse di studio:

- bando- domande- graduatorie- assegnazioni

permanente5 annipermanente5 anni

Distribuzione buoni libro: un fasc. per scuola 2 anniGestione buoni pasto degli iscritti alle scuole: un fasc. per periodo

2 anni

Verbali del comitato genitori per la mensa 3 anniAzioni di promozione e sostegno del diritto allo studio: un fasc. per intervento

5 anni

Gestione mense scolastiche: un fasc. per mensa scolastica e per periodo

10 anni

Integrazione di neo-immigrati e nomadi: un fasc. per intervento

10 anni

Gestione trasporto scolastico: un fasc. per periodo e per tratta

2 anni

2. Asili nido e scuola materna Domande di ammissione agli asili nido e alle scuole materne: un fasc. per asilo/scuola

2 anni

Graduatorie di ammissione 2 anniFunzionamento. degli asili e delle scuole materne: un fasc. per struttura

10 anni

3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività

Iniziative specifiche: un fasc. per iniziativa 10 anni

68

Registri scolastici (del professore e della classe) prodotti dalle Scuole civiche (ove presenti)

Permanenti

4. Orientamento professionale; educazione degli adulti; media-zione culturale

Iniziative specifiche: un fasc. per iniziativa 10 anni5. Istituti culturali

Funzionamento delle diverse istituzioni culturali: un fasc. per istituto

Permanente

Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali Permanente6. Attività ed eventi culturali

Attività ordinarie annuali: un fasc. per attività e per periodo)

10 anni

Eventi culturali: un fasc. per evento Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Feste civili e/o religiose: un fasc. per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative culturali. un fasc. per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Prestiti di beni culturali: un fasc. per affare Permanente7. Attività ed eventi sportivi

Eventi e attività sportive: un fasc. per evento/attività Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

8. Pianificazione e accordi strate-gici con enti pubblici e privati e con il volontariato so­ciale

Piano sociale: un fasc. annuale eventualmente organizzato in sottofasc.

Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Programmazione per settori: un fasc. per ciascun settore Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

69

Accordi con i differenti soggetti: un fasc. per ciascun soggetto

Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio

Campagne di prevenzione: un fasc. per campagna Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Interventi di recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio: un fasc. per intervento

Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Ricognizione dei rischi: un fasc. per affare Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

10. Informazione, consulenza ed educazione civica

Funzionamento e attività delle strutture (consultori, informagiovani, etc.): un fasc. per struttura

Permanente, previo sfolti-mento del carteggio tempora-neo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative di vario tipo: un fasc. per iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

11. Tutela e curatela di incapaciInterventi per le persone sottoposte a tutela e curatela: un fasc. per intervento.

Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economici

Funzionamento e attività delle strutture: un fasc. annuale per ciascuna struttura

Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale

70

dopo 10 anni13. Attività ricreativa e di socia-lizzazione

Funzionamento e attività delle strutture (colonie, centri ricreativi, etc.): un fasc. annuale per ciascuna struttura

Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

Iniziative specifiche: un fasc. per ciascuna iniziativa Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e strumentale dopo 10 anni

14. Politiche per la casaAssegnazione degli alloggi: un fasc. per bando, organizzato in sottofascicoli: - bando

- domande- graduatoria- assegnazione

permanente5 annipermanente5 anni

Fasc. degli assegnatari : un fasc. per assegnatario 5 anni dopo la scadenza del contratto

In assenza di contenzioso

15. Politiche per il socialeIniziative specifiche: un fasc. per iniziativa Permanente, previo sfolti-

mento del carteggio tempora-neo e strumentale dopo 10 anni

71

Titolo VIII. Attività economiche

Classi Tipologie documentarie Conservazione NoteFascicoli individuali degli esercenti attività economiche: un fasc. per persona

Permanente, previo sfoltimento del carteg-gio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

1. Agricoltura e pescaIniziative specifiche: un fasc. per affare Permanente, previo

sfoltimento del carteg-gio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Dichiarazioni raccolta e produzione: un fasc. per periodo 5 anni

2. ArtigianatoIniziative specifiche: un fasc. per affare Permanente, previo

sfoltimento del carteg-gio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Autorizzazioni artigiane: repertorio Permanente3. Industria

Iniziative specifiche: un fasc. per affare Permanente, previo sfoltimento del carteg-gio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

4. CommercioIniziative specifiche: un fasc. per affare Permanente, previo

sfoltimento del carteg-gio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Comunicazioni dovute: un fasc. per periodo 1 annoAutorizzazioni commerciali: repertorio Permanente

5. Fiere e mercatiIniziative specifiche: un fasc. per affare Permanente, previo

sfoltimento del carteg-gio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

6. Esercizi turistici e strutture ricettive

72

Iniziative specifiche: un fasc. per affare Permanente, previo sfoltimento del carteg-gio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

Autorizzazioni turistiche: repertorio Permanente7. Promozione e servizi

Iniziative specifiche: un fasc. per affare Permanente, previo sfoltimento del carteg-gio temporaneo e strumentale dopo 5 anni

73

Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica

Classi Tipologie documentarie Conservazione Note1. Prevenzione ed educazione stradale

Iniziative specifiche di prevenzione: un fasc. per iniziativa 5 anniCorsi di educazione stradale nelle scuole: un fasc. per corso 5 anni

2. Polizia stradaleDirettive e disposizioni: un fasc. annuale Permanente Organizzazione del servizio di pattugliamento: un fasc. annuale 3 anniVerbali di accertamento di violazioni al Codice della strada: repertorio annuale

10 anni

Accertamento di violazioni al Codice della strada e conseguente erogazione di sanzioni: un fasc. per accertamento

5 anni

Verbali di rilevazione incidenti: repertorio annuale 20 anni In assenza di contenzioso (ai sensi dell’art. 157 del Codice penale)

Statistiche delle violazioni e degli incidenti: un fasc. annuale PermanenteGestione veicoli rimossi: un fasc. per ciascun veicolo 2 anni

3. InformativeInformative su persone residenti nel Comune: un fasc. per ciascuna persona

5 anni

4. Sicurezza e ordine pubblicoDirettive e disposizioni generali: un fasc. annuale PermanenteServizio ordinario di pubblica sicurezza: un fasc. annuale 5 anniServizio straordinario di pubblica sicurezza, in caso di eventi particolari (manifestazioni, concerti, etc.): un fasc. per evento

5 anni

Autorizzazioni di pubblica sicurezza: repertorio annuale, organizzata in sottoserie

Permanente

Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica sicurezza: un fasc. per richiedente

5 anni

Verbali degli accertamenti nei diversi settori (edilizio, sanitario, commerciale, anagrafico, sociale, etc.): un repertorio annuale per ciascun settore di accertamento

Permanente

74

Titolo X. Tutela della salute

Classi Tipologie documentarie conservazione Note1. Salute e igiene pubblica

Emergenze sanitarie: un fasc. per ciascun evento Permanente Misure di igiene pubblica: un fasc. per ciascun affare PermanenteInterventi di derattizzazione, dezanzarizzazione etc.: un fasc. per ciascun intervento

1 anno

Trattamenti fitosanitari e di disinfestazione: un fasc. per ciascun intervento

1 anno

Autorizzazioni sanitarie: repertorio annuale Permanente Fascicoli dei richiedenti autorizzazioni sanitarie: un fasc. per ciascuna persona/ditta

5 anni dalla cessazione dell’attività

Concessioni di agibilità: repertorio annuale PermanenteFascicoli dei richiedenti l’agibilità: un fasc. per ciascun richiedente

Permanente

2. Trattamenti Sanitari ObbligatoriTSO: un fasc. per ciascun procedimento PermanenteASO: un fasc. per ciascun procedimento PermanenteFascicoli personali dei soggetti a trattamenti: un fasc. per ciascuna persona

Permanente

3. FarmacieIstituzione di farmacie: un fasc. per ciascuna farmacia PermanenteFunzionamento delle farmacie: un fasc. per ciascun periodo (anno o mese)

2 anni

4. Zooprofilassi veterinariaFasc. relativi a epizoozie (epidemie animali): un fasc. per ciascun evento

Permanente

5. Randagismo animale e ricoveriGestione dei ricoveri e degli eventi connessi: un fasc. per ciascun procedimento

3 anni

75

Titolo XI. Servizi demografici

Classi Tipologie documentarie Conservazione Note1. Stato civile

Registro dei nati: repertorio annuale PermanenteRegistro dei morti: repertorio annuale PermanenteRegistro dei matrimoni: repertorio annuale PermanenteRegistro di cittadinanza: repertorio annuale Permanente, se recanti

registrazioniAtti allegati per registrazioni = Trasmessi annualmente all’ufficio

del governo competente per territorio

Atti per annotazioni sui registri di stato civile: un fasc. per ciascun procedimento

10 anni

Comunicazione dei nati all’Agenzia per le entrate: un fasc. per ciascun periodo

1 anno

2. Anagrafe e certificazioniAPR 4: iscrizioni anagrafiche: un fasc. per ciascuna persona PermanenteAIRE: un fasc. per ciascuna persona PermanenteRichieste certificati: un fasc. per ciascun periodo (mese o anno) 1 annoCorrispondenza con altre amministrazioni per rilascio e trasmissione documenti: un fasc. per ciascun periodo (mese o anno)

1 anno

Cartellini per carte d’identità: uno per ciascuna persona 1 anno Mediante incenerimento o triturazione

Carte d’identità scadute e riconsegnate: un fasc. per ciascuna persona

5 anni Mediante incenerimento o triturazioneCirc. Min. interno – Direz. gen. PS 23 ott. 1950, n. 10-13070-12982-7-1

Cambi di abitazione e residenza: un fasc. per ciascuna persona 10 anni Salvo esigenze particolariCancellazioni: un fasc. per ciascuna persona 10 anni Salvo esigenze particolariCarteggio con la Corte d’appello per la formazione degli Albi dei giudici popolari: un fasc. per ciascun periodo

3 anni dall’ultima revisione

Registro della popolazione: su base di dati Permanente Salvataggi periodici per storicizzare la banca dati

3. Censimenti

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Schedoni statistici del censimento Si conservano quelli dell’ultimo censimento; quelli del precedente si scartano dopo 1 anno dall’ultimo

Atti preparatori e organizzativi 3 anni4. Polizia mortuaria e cimiteri

Registri di seppellimento PermanenteRegistri di tumulazione PermanenteRegistri di esumazione PermanenteRegistri di estumulazione PermanenteRegistri di cremazione PermanenteRegistri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede onomastiche

Permanente

Trasferimento delle salme: un fasc. per ciascun trasporto 50 anni

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Titolo XII. Elezioni e iniziative popolariOsservazioni Ci si riferisca per i particolari a MINISTERO DELL’INTERNO-DIREZ. GEN. DELL’AMMINISTRAZIONE CIVILE –DIREZ CENTRALE PER I SERVIZI

ELETTORALI, Massimario per lo scarto degli atti elettorali, Roma 1984

Classi Tipologie documentarie Conservazione Note1. Albi elettorali

Albo dei presidenti di seggio: un elenco per ciascuna elezione 5 anniAlbo degli scrutatori: un elenco per ciascuna elezione 5 anni

2. Liste elettoraliListe generali 1 anno dopo la redazione

della successivaListe sezionali 1 anno dopo la redazione

della successivaVerbali della commissione elettorale comunale PermanenteCopia dei verbali della Commissione elettorale mandamentale in ordine alle operazioni e deliberazioni adottate dalla Commissione elettorale comunale

5 anni

Schede dello schedario generale 5 anni dopo la redazione della successiva

Schede degli schedari sezionali 5 anni dopo la redazione della successiva

Fasc. personali degli elettori: un fasc. per ciascun elettore 5 anni dopo la cancellazione dalla lista

Elenchi recanti le proposte di variazione delle liste elettorali 5 anni dopo la redazione della lista successiva

Carteggio concernente la tenuta e la revisione delle liste elettorali 5 anni dopo la redazione della lista successiva

3. ElezioniConvocazione dei comizi elettorali: un fasc. per ciascuna elezione

Permanente

Presentazione delle liste: manifesto PermanentePresentazione delle liste: carteggio 5 anniAtti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi 5 anniVerbali dei presidenti di seggio = Trasmessi al Min dell’internoSchede = Trasmesse al Min dell’internoPacchi scorta elezioni 2 anniCertificati elettorali non ritirati 2 anni

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Istruzioni elettorali a stampa 2 anni4. Referendum

Atti preparatori 5 anniAtti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi 5 anniVerbali dei presidenti di seggio = Trasmessi al Min dell’internoSchede = Trasmesse al Min dell’interno

5. Istanze, petizioni e iniziative popolariRaccolta di firme per referendum previsti dallo statuto: un fasc. per ciascuna iniziativa

5 anni dopo il referendum

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Titolo XIII. Affari militari

Classi Tipologie documentarie Conservazione Note

1. Leva e servizio civile sostitutivoListe di leva: una per anno PermanenteLista degli eliminati/esentati: una per anno Permanente

2. Ruoli matricolariUno per anno Permanente

3. Caserme, alloggi e servitù militariProcedimenti specifici: un fasc. per ciascun procedimento Permanente

4. Requisizioni per utilità militari Procedimenti specifici: un fasc. per ciascun procedimento Permanente

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ALLEGATO “E”

TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE

TITOLO 1. AMMINISTRAZIONE GENERALEClasse 1. Legislazioni e circolari esplicativeSottocl. Stato CivileSottocl. ElettoraleSottocl. AnagrafeClasse 2. Denominazione territorio e confini, decentramento, toponomasticaClasse 3. StatutoClasse 4. Regolamenti Classe 5. Stemma, gonfalone, sigilloClasse 6. Archivio generaleClasse 7. Sistema informativoClasse 8. Informazioni e relazioni col pubblicoClasse 9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei serviziClasse 10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personaleClasse 11. Controlli esterniClasse 12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esternaClasse 13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimentiClasse 14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionaliClasse 15. Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad AssociazioniClasse 16. Area e città metropolitanaClasse 17. Associazionismo e partecipazioniTITOLO 2. ORGANI DI GOVERNO, GESTIONE, CONTROLLO, CONSULENZA E GARANZIAClasse 1. SindacoClasse 2. Vice-SindacoClasse 3. Consiglio Classe 4. Presidente del ConsiglioClasse 5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del ConsiglioClasse 6. Gruppi consiliari Classe 7. GiuntaClasse 8: Commissario prefettizio e straordinarioClasse 9: Segretario e vice segretario Classe 10: Direttore generale e dirigenzaClasse 11: Revisori dei conti Classe 12: Difensore civicoClasse 13 Commissario ad actaClasse 14: Organi di controllo interniClasse 15: Organi consultivi

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Classe 16: Consigli circoscrizionaliClasse 17: Presidente dei Consigli CircoscrizionaliClasse 18: Organi esecutivi circoscrizionaliClasse 19: Commissioni dei Consigli CircoscrizionaliClasse 20: Segretari Consigli CircoscrizionaliClasse 21: Commissario ad acta delle circoscrizioniClasse 22: Conferenza dei presidenti di quartiereTITOLO 3. RISORSE UMANEClasse 1: Concorsi, selezioni, colloqui Classe 2: Assunzioni e cessazioniClasse 3: Comandi e distacchi; mobilitàClasse 4: Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioniClasse 5: Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoroClasse 6: Retribuzioni e compensiClasse 7: Trattamento fiscale, contributivo e assicurativoClasse 8: Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoroClasse 9: Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo Classe 10: Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenzaClasse 11: Servizi al personale su richiestaClasse 12: Orario di lavoro, presenze e assenzeClasse 13: Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinariClasse 14: Formazione e aggiornamento professionaleClasse 15 Collaboratori esterniTITOLO 4. RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIALIClasse 1. Bilancio preventivo e PEGClasse 2. Gestione del bilancio (variazioni di bilancio e PEG)Classe 3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento Sottocl. 1: Imposta Comunale Sugli Immobili (ICI)Sottocl. 2: Tassa Smaltimento Rifiuti Solidi Urbani (TARSU)Sottocl. 3: Pubblicità e pubbliche affissioniSottocl. 4: COSAPSottocl. 5: IMU – IMPOSTA MUNICIPALE PROPRIASottocl. 6: Tributo comunale sui rifiuti e sui servizi (TARES)Classe 4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamentoClasse 5: Partecipazioni finanziarieClasse 6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabiliClasse 7: Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativiClasse 8. Beni Immobili Classe 9. Beni mobiliClasse 10. Economato Classe 11. Oggetti smarriti e recuperati

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Classe 12. TesoreriaTITOLO 5. AFFARI LEGALIClasse 1. ContenziosoClasse 2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioniClasse 3. Pareri e consulenzeTITOLO 6. PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEL TERRITORIOClasse 1. UrbanisticaSottocl. Certificati di destinazione urbanistica Classe 2. Urbanistica (strumenti di attuazione) Sottocl. PUA – PIANI URBANISTICI ATTUATIVIClasse 3. Edilizia privata. Sottocl. Denuncia Inizio Attività (DIA)Sottocl Permessi di costruireSottocl. Certificati di conformità edilizia e agibilitàSottocl. SismicaSottocl. FrazionamentiSottocl. Numeri civiciSottocl. Idoneità alloggiativiSottocl. Abusivismo edilizio Sottocl. Condono edilizioSottocl. Pareri preventiviSottocl. Valutazione preventivaSottocl. Corrispondenza collegi / ordiniSottocl. Richiesta autorizzazione ambientaleSottocl. Attività edilizia liberaSottocl. Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA)Sottocl. Passi carrai Classe 4. Edilizia Residenziale Pubblica Classe 5. Opere pubbliche Sottoclasse 1: manutenzione Classe 6. CatastoClasse 7. Viabilità Classe 8. Servizio idrico integrato , luce, gas, trasporti pubblici, gestione rifiuti e altri serviziClasse 9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo Sottoclasse. 1: Qualità delle acque Sottoclasse 2: Qualità dell’aria Sottoclasse 3: Qualità dell’etere Sottoclasse 4: Rumori Classe 10. Protezione civile ed emergenzeTITOLO 7. SERVIZI ALLA PERSONAClasse 1. Diritto allo studio e servizi

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Sottocl. 1: Gestione mense scolastiche:Sottocl. 2: Gestione trasporto scolasticoClasse 2: Asili nido Sottoclasse Asili nido privati e tipologie diverseClasse 3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attivitàClasse 4: Orientamento professionale, educazione degli adulti, mediazione culturaleClasse 5: Istituti culturaliClasse 6. Attività ed eventi culturaliClasse 7. Attività ed eventi sportiviClasse 8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e volontariato socialeClasse 9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischioClasse 10. Informazione, consulenza ed educazione civicaClasse 11. Tutela e curatela di incapaciClasse 12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economiciClasse 13: Attività ricreativa e di socializzazioneSottoclasse 1: Centri educativi estivi materne/elementariSottoclasse 2: Centri educativi estivi privatiClasse 14. Politiche per la casaClasse 15. Politiche per il socialeSottoclasse 1: Lavori di pubblica utilitàTITOLO 8. ATTIVITA’ ECONOMICHEClasse 1. Agricoltura e pesca.Classe 2. ArtigianatoClasse 3. Industria Classe 4. CommercioClasse 5. Fiere e mercatiClasse 6. Esercizi turistici e strutture ricettiveClasse 7. Promozione e serviziTITOLO 9. POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICA Classe 1. Prevenzione ed educazione stradaleClasse 2. Polizia stradaleClasse 3. InformativeClasse 4. Sicurezza ed ordine pubblicoTITOLO 10. TUTELA DELLA SALUTEClasse 1. Salute e igiene pubblicaClasse 2. Trattamenti sanitari obbligatoriClasse 3. FarmacieClasse 4. Zooprofilassi veterinariaClasse 5. Randagismo animale e ricoveriTITOLO 11. SERVIZI DEMOGRAFICIClasse 1. Stato civile

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Sottocasse 1:. Registro degli atti di cittadinanzaClasse 2. Anagrafe e certificazioniSottoclasse 2: EmigrazioniSottoclasse 3: ImmigrazioniSottoclasse 4: Variazioni Anagrafiche Sottoclasse 5: AIRE iscrizioniSottoclasse 6: AIRE cancellazioni/variazioniClasse 3. Censimenti e statisticaSottoclasse 1: Statistica demograficaClasse 4. Polizia mortuaria e cimiteriTITOLO 12. ELEZIONI E INIZIATIVE POPOLARIClasse 1. Albi elettoraliClasse 2. Liste elettoraliClasse 3. ElezioniClasse 4. ReferendumClasse 5: Istanze, petizioni e iniziative popolariTITOLO 13. AFFARI MILITARIClasse 1. Leva e servizio civile sostitutivoClasse 2. Ruoli matricolari Classe 3. Caserme, alloggi e servitù militariClasse 4. Requisizioni per utilità militariTITOLO 14. OGGETTI DIVERSIClasse 1. Autorità statali

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ALLEGATO “F”

REGISTRO CONSULTAZIONE INTERNA ARCHIVIO

DATA RICHIESTA UFFICIO/DIPENDENTI ATTI DA CONSULTARE DATA RESTITUZIONE

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