MANUALE DEL FORNITORE

I fornitori FlexLink svolgono un ruolo essenziale per le nostre attività di svilup-po e la distribuzione di prodotti a valore aggiunto per i clienti. Questo ma-nuale offre indicazioni utili a tutti i fornitori che lavorano con FlexLink a livello locale o globale.Ci auguriamo che possiate trovare utile questo manuale. In caso di domande, non esitate a contattare il responsabile degli acquisti o della sostenibilità presso la sede centrale.

SCOPO

FlexLink richiede a tutti i fornitori di sviluppare sistemi basati sugli standard internazionali (ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001) con l'obiettivo di miglio-rare in modo continuo le prestazioni.

SommarioIntroduzione ..............................................................................................................................................4Definizioni ..................................................................................................................................................4Codice di condotta per fornitori e terzisti .......................................................................................4Minerali da zone di conflitto ................................................................................................................4REACH e RoHS ..........................................................................................................................................4Innovazione ...............................................................................................................................................4Protezione delle informazioni riservate ...........................................................................................4Proprietà intellettuale ............................................................................................................................5Standard qualitativi per i fornitori .....................................................................................................5Gestione ......................................................................................................................................................7

FlexLink • Manuale del fornitoreFL2101 21/06/2017

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1. IntroduzioneDa singoli componenti, fino alle configurazioni complete chiavi in mano, FlexLink fornisce soluzioni per l'automazione dei flussi di produzione al fine di ottimizzare l'efficienza complessiva dei processi produttivi.

La nostra visione  Esperti di fabbriche intelligenti.

La nostra missioneSiamo un team di esperti in automazione industriale a livello mondiale.Lavorando a stretto contatto con clienti che operano a livello globale forniamo alle industrie soluzioni automatizzate innovative per produrre in modo più intelligente, sicuro e con costi operativo inferiori.

I nostri valori• Rispetto• Responsabilità• Conoscenza• Passione

2. DefinizioniI fornitori si suddividono in due tipologie:1. Fornitori di componenti: ovvero fornitori che consegnano la

merce al nostro reparto Product & Supply Division (PSD) e/o alle unità operative.

2. Terzisti: ovvero fornitori che offrono servizi direttamente presso la sede del cliente, il nostro reparto Product & Supply Division (PSD) e/o le unità operative.

3. Codice etico per fornitori e terzistiI fornitori e i terzisti di FlexLink svolgono un ruolo importante nel consolidare la qualità elevata del brand aziendale. Ogni fornitore è quindi tenuto a rispettare i principi del Codice etico FlexLink concepito appositamente per i fornitori.

La conformità a tale codice viene verificata regolarmente. I rapporti commerciali con i fornitori vengono sempre condotti all’insegna della lealtà, dell’imparzialità, della trasparenza e dell’onestà, e nel rispetto delle leggi anticorruzione applicabili.

Nello svolgere le nostre attività applichiamo i nostri valori e i principi seguenti:

• I rapporti commerciali con i fornitori vengono sempre condotti all'insegna del rispetto reciproco e dell'etica professionale. Ci impegniamo nella creazione di soluzioni innovative ad alte prestazioni e a valore aggiunto.

• Crediamo nella costruzione di un rapporto basato sulla fiducia e sul rispetto con i nostri fornitori, che trattiamo in modo equo e onesto.

• Scegliamo i fornitori sulla base di standard razionali e trasparenti: qualità, costo, tempi di consegna, innovazione, sostenibilità, miglioramenti continui e valori condivisi per una crescita proficua.

• Lavoriamo con tutti i fornitori, indipendentemente da razza, nazionalità, dimensioni e proprietà.

• Costruiamo e manteniamo relazioni a lungo termine solide e vantaggiose, basate sulla fiducia reciproca.

4. Minerali da zone di conflittoFlexLink supporta le azioni internazionali per porre fine all'uso dei cosiddetti minerali da zone di conflitto, usati per finanziare attivi-tà che implicano la violazione dei diritti umani. Per comunicare il proprio impegno, è stata redatta una dichiarazione.

FlexLink richiede ai propri fornitori che producono componenti, parti o prodotti contenenti minerali da zone di conflitto di procurarsi questi materiali da fonti non coinvolte in guerre. Ci aspettiamo dai nostri fornitori l'adozione, l'attuazione e la comunicazione presso i rispettivi subfornitori delle proprie posizioni e politiche riguardanti i minerali da zone di conflitto e, ove possibile, la richiesta ai fornitori a valle di adottare e attuare posizioni e politiche simili. FlexLink si riserva il diritto di chiedere ai propri fornitori la presentazione di ulteriori prove della catena di approvvigionamento dei minerali da zone di conflitto, fino ad indicare la miniera di provenienza, qualora fosse necessario.

5. REACH e RoHS FlexLink, in quanto utente a valle della catena di approvvigio-namento, soddisfa tutti i requisiti REACH applicabili. FlexLink intende osservare la conformità ai requisiti RoHS garantendo che la gamma dei prodotti soddisfi i requisiti della Direttiva RoHS .

Quindi, chiediamo ai nostri fornitori di dichiarare se i prodotti consegnati contengono qualche sostanza oggetto di limitazioni legislative di questo tipo. Ci aspettiamo dai nostri fornitori l'ado-zione, l'attuazione e la comunicazione ai rispettivi subfornitori delle proprie posizioni e politiche riguardanti le direttive REACH e, ove possibile, la richiesta ai fornitori a valle di adottare e attuare posizioni e politiche simili.

6. InnovazioneAl fine di "stabilire lo standard delle soluzioni per i flussi di produzione", insieme ai nostri fornitori siamo alla costante ricerca di nuove tecnologie nell'ambito della produzione e dei materiali. A tale scopo, selezioniamo fornitori ambiziosi e capaci di promuovere nuovi processi di produzione.

I nostri fornitori vengono costantemente incoraggiati a condivi-dere idee e conoscenze.

7. Protezione delle informazioni riservateLe conoscenze e il know-how di FlexLink fanno parte della sua proprietà intellettuale.

Tali informazioni sono state raccolte nel corso di numerosi anni; oltre che essere riservate, costituiscono in larga misura il risultato di investimenti significativi fatti dal gruppo FlexLink. L’uso di queste informazioni riservate o la loro divulgazione, non è consentita senza previo consenso scritto da parte di FlexLink.

Le informazioni riservate di FlexLink devono essere protette mediante il corretto utilizzo di accordi di riservatezza (NDA, Non Disclosure Agreement), che devono essere siglati dal fornitore prima della divulgazione di qualsivoglia informazione riservata.

Protezione delle informazioni riservate e dei segreti commerciali in ambito R&DNell'eventualità in cui a un fornitore coinvolto in un progetto R&D (ricerca e sviluppo) vengano fornite informazioni riservate relative a un'innovazione da brevettare o il cui design deve essere protetto, la divulgazione di tali informazioni dovrà essere regolamentata da accordi di riservatezza ufficiali.

8. Proprietà intellettualeNel caso in cui un fornitore venga ingaggiato per lo sviluppo o l'ottimizzazione di un prodotto o componente di proprietà di FlexLink, è essenziale che tutti i diritti di proprietà intellet-tuale pertinenti, creati dal fornitore in relazione al prodotto o componente, vengano debitamente trasferiti a FlexLink per consentire a quest'ultima di fare uso commerciale di tale sviluppo o ottimizzazione senza limitazioni.

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9. Standard qualitativi per i fornitoriGli standard qualitativi per i fornitori si applicano ai fornitori interni ed esterni di materiali o servizi diretti o indiretti che hanno un impatto sulla qualità del prodotto finito FlexLink.

Certificazione QMS di terze partiI nostri fornitori sono tenuti, come requisito minimo, a possedere la certificazione ISO 9001 tramite un ente di certificazione accreditato, e a fornire a FlexLink una copia valida del certificato.L'utilizzo di fornitori che non soddisfano i requisiti sopra menzionati viene gestito caso per caso.

Selezione dei fornitoriIl processo di selezione dei fornitori è regolamentato dal codice etico FlexLink.

Il processo valuta tutti i potenziali fornitori di FlexLink nelle seguenti aree: finanze, struttura della clientela, qualità, processo di distribuzione, gestione, livello del servizio, progettazione, produzione, qualità del prodotto, lavorazione, livello dei costi.

Valutazione del fornitoreI fornitori di FlexLink vengono valutati su: sistemi, processi e prodotti.

• Sistemi e processi: tutti i fornitori (nonché i terzisti, se necessario) sono tenuti a consentire a FlexLink di accedere ai rispettivi siti di produzione al fine di svolgere le appropriate attività di controllo. I fornitori dovranno altresì collaborare con i rappresentanti di FlexLink e implementare le modifiche concordate.

• Prodotti: tutti i fornitori (nonché i terzisti, se necessario) che distribuiscono prodotti possono essere valutati sulla base di:

– Advanced Product Quality Planning (APQP, pianificazione avanzata della qualità del prodotto) – Production Part Approval Process (PPAP, processo di omologazione dei componenti e dei loro processi di produzione)

Durante la valutazione di un nuovo fornitore, vengono presi in considerazione i seguenti aspetti:

• Esame del sistema di controllo qualità• Processo di gestione dei reclami• Gestione delle non conformità correlate al processo• Processo di testing• Gestione degli strumenti• Calibrazione

Tutti i terzisti e i fornitori di componenti vengono valutati sulla base dei criteri definiti in ogni unità locale.

Advanced Product Quality Planning (APQP, pianificazione avanzata della qualità del prodotto)

Accordi sulla documentazione tecnicaLa documentazione tecnica viene fornita da FlexLink sotto forma di specifiche costituite da disegni, specifiche sui materiali, trattamenti, imballaggio e consegna e altre informazioni sui prodotti. Tale documentazione verrà allegata agli ordini di acquisto o ai contratti.

Tutta la documentazione tecnica distribuita ai fornitori da FlexLink è da considerarsi di proprietà di FlexLink e in quanto tale dovrà essere trattata come strettamente riservata. Ai fornitori potrà essere richiesto di firmare un accordo di riservatezza (vedere il paragrafo 7).

I fornitori sono tenuti a confermare formalmente a FlexLink la propria accettazione delle specifiche finali del prodotto e delle successive modifiche.

Le prove documentate devono essere conservate e messe a disposizione di FlexLink.

Fornitori PSD di FlexLink – FSA (FlexLink Supplier Archive)I documenti, le specifiche e i modelli CAD vengono pubblicati nel FSA. I fornitori PSD sono tenuti a contattare l'ufficio acquisti per ottenere istruzioni sull'uso del portale FSA (FlexLink Supplier Archive).

Difetti e deviazioniI fornitori sono tenuti a monitorare costantemente e documen-tare qualsiasi difetto al fine di ridurre al minimo eventuali guasti ai prodotti. Le prove documentate devono essere conservate e messe a disposizione di FlexLink.

Rischio di errori nel processoI fornitori dovranno attuare, gestire e documentare un piano di attività strutturate al fine di valutare le probabilità che si verifichino difetti, o che tali difetti non vengano rilevati nel corso del processo, valutando anche le operazioni date in subappalto e quelle di consegna.Le prove documentate devono essere conservate e messe a disposizione di FlexLink.Il risultato dovrà essere una valutazione dei rischi quantificata con lo scopo di stabilire una serie di azioni di miglioramento in ordine di priorità e di finalizzare lo svolgimento del processo e il piano di controllo dei fornitori.Le prove documentate devono essere conservate e messe a disposizione di FlexLink.

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Processo di approvazione della produzione

Materiale diretto Definizione: qualsiasi prodotto che verrà trasformato o utilizzato come prodotto finito di FlexLink.A seconda del tipo di prodotto, FlexLink informerà i fornitori delle attività particolari necessarie per verificare la conformità alle specifiche.

Se, nell'ambito delle specifiche, FlexLink impone l'uso di una determinata fonte o di uno specifico terzista, i fornitori saranno tenuti a effettuare gli acquisti esclusivamente presso tale fonte o terzista. In tali casi i fornitori hanno l'obbligo di garantire la qualità di componenti, materiali e servizi dati in subappalto.

Materiale indirettoDefinizione: prodotti, attrezzature o servizi che non verranno trasformati in un prodotto finito di FlexLink ma che hanno un effetto sui prodotti finiti (ad esempio lubrificanti, attrezzi e strumenti di misurazione).FlexLink non prevede una procedura specifica per l'approvazione del materiale indiretto. La procedura più adatta viene definita caso per caso.

Omologazione dei prodottiCampione iniziale: prodotto che garantisce che il fornitore opera in conformità all'ordine e alle specifiche di FlexLink nel processo di fabbricazione.

Un campione iniziale è richiesto nei seguenti casi:• Utilizzo di un nuovo fornitore per un prodotto nuovo o

esistente• Sviluppo di un nuovo prodotto• Modifiche al prodotto che riguardano il disegno, le

specifiche o il materiale (incluse le richieste di offerta)• Spostamento di strumenti, macchinari o installazioni in un

altro impianto di produzione del fornitore• Modifiche al processo di produzione• Sostituzione del terzista per materie prime, componenti

acquistati o servizi, ad esempio il trattamento termico o il rivestimento

• Nuovo strumento di produzione• Modifiche significative agli strumenti o ai macchinari di pro-

duzione (riparazioni estese) • Modifiche significative ai metodi di ispezione o testing • Richiesta specifica di FlexLink• Richiesta del fornitore

Ogni campione iniziale deve presentare:• Se stabilito nelle specifiche

– Data di produzione, sulla griglia o sul contatore se presente – Numero prodotto – Codice materiale – Codice cavità – Confezione ed etichetta del prodotto – Trattamento di superficie, se appropriato

• Etichetta con la dicitura "Campione iniziale per FlexLink" preparata da FlexLink

• Protocollo di misurazione in cui vengono verificati tutti gli attributi e le misurazioni stabiliti nelle specifiche

• Richieste di approvazione delle deviazioni, se applicabili

Se necessario, le deviazioni dalle specifiche possono essere concordate in concomitanza all'ordine.

Il campione iniziale dovrà essere inviato all'indirizzo indicato nell'ordine di acquisto all'attenzione della persona che ha emesso l'ordine.

Il protocollo di ispezione deve includere:• N. prodotto• Numero disegno e revisione• Data• Responsabile della misurazione• Disegno corrispondente al protocollo• Tutti gli altri requisiti (colore, materiale, ecc.) devono essere

controllati e annotati.• Se viene utilizzato un calibro, deve essere menzionato nel

protocollo con il numero di ID.• Numero ordine FlexLink• Attrezzature utilizzate per la misurazione

Il protocollo di misurazione e i relativi valori devono essere prefe-ribilmente digitati al computer e non scritti a mano. La lingua da utilizzare è l'inglese. Se possibile, il protocollo di misurazione in formato digitale dovrà essere inviato tramite e-mail al responsabi-le acquisti o a un altro destinatario specificato.

Le misurazioni fuori dai limiti di tolleranza devono essere contrassegnate nel protocollo.

Tutte le dimensioni devono essere misurate includendo la tolleranza geometrica.

I fornitori non sono autorizzati a inviare campioni iniziali con dimensioni fuori dai limiti di tolleranza, salvo diversamente concordato con FlexLink in una richiesta di approvazione delle deviazioni.

I fornitori non sono autorizzati a fornire "prodotti di produzione" prima di ricevere conferma dell'approvazione del prodotto da FlexLink.

Avvio della produzioneL'approvazione da parte di FlexLink non solleva i fornitori dalla responsabilità di verificare che tutte le attività pianificate nella fase APQP siano state completate e siano idonee per la produzio-ne in serie.

Riunioni di controllo qualitàFlexLink organizza regolarmente riunioni con le aziende che forniscono merci, prodotti e servizi al fine di verificarne la qualità.

FlexLink richiede ai fornitori di attenersi al manuale e alle istruzioni e procedure impartite dagli addetti agli acquisti e di:

• Gestire attrezzature, processi, sistemi di qualità e personale al fine di produrre prodotti in modo uniforme e a costi contenuti e di fornire servizi che soddisfano le esigenze di FlexLink e dei suoi clienti.

• Sviluppare e implementare un piano APQP (Advanced Product Quality Planning).

• Dimostrare che tutti i prodotti e i servizi forniti sono conformi alle specifiche.

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10. GestioneSostenibilità e ambienteI fornitori sono tenuti ad adottare i principi del codice etico di FlexLink e a fornire prova della propria conformità a tali principi quando richiesto.

I fornitori sono tenuti ad adottare i principi di FlexLink in tema di ambiente, salute e sicurezza. A tale scopo devono implementare un sistema di gestione ambientale efficiente in conformità con ISO 14001 o una specifica equivalente.

I fornitori non certificati vengono gestiti caso per caso.

Gli impianti di produzione devono essere conformi a tutte le norme ambientali e alla sicurezza in relazione all'uso di sostanze proibite, pericolose e soggette a restrizioni. La prova documenta-ta di tale conformità dovrà essere fornita a FlexLink su richiesta.

In caso di problemi relativi alla conformità ai requisiti legali di salute, sicurezza e ambiente legati alla cooperazione con FlexLink, i fornitori sono tenuti a informare immediatamente FlexLink.

I fornitori si impegnano a garantire che nessuna delle sostanze incluse nell'elenco delle sostanze proibite o soggette a restrizioni stilato da FlexLink verrà utilizzata nei prodotti consegnati a FlexLink o nel processo di fabbricazione correlato.

Potrebbe inoltre essere richiesto ai fornitori di presentare rapporti relativi alla composizione dei materiali dei prodotti che conten-gono una o più sostanze proibite o soggette a restrizioni.

Miglioramento continuo Durante la fase di selezione dei fornitori di servizi, prodotti, attrezzature o energia, FlexLink considererà le prestazioni energetiche degli stessi.

Chiediamo ai nostri fornitori, di comprendere la politica e gli obiettivi energetici al fine di garantire che i loro prodotti e servizi raggiungano rendimenti energetici efficienti rispetto alla durata prevista o dichiarata degli stessi.

I fornitori devono implementare un sistema di gestione della qualità ben documentato basato sulla serie di standard ISO 9000 e conforme ai requisiti qualitativi di FlexLink.

I fornitori si impegnano a confrontare regolarmente gli indicatori di prestazioni chiave con gli obiettivi e a formulare strategie di miglioramento.

Uno degli obiettivi dei fornitori deve essere quello di aumentare la soddisfazione di FlexLink proponendo miglioramenti ai prodotti forniti al fine di ottenere prodotti più competitivi.

Responsabilità verso terzisti e subfornitoriI fornitori principali devono garantire che i terzisti e i subfornitori dispongano di un sistema di gestione della qualità di terze parti certificato in conformità con ISO 9001 qualora il materiale, il servizio o l'attività subappaltata abbia un impatto sulla qualità del prodotto o sulle proprietà fisiche del prodotto fornito a FlexLink.

In assenza di tale requisito, i fornitori non saranno autorizzati a utilizzare le fonti o i terzisti designati salvo previa approvazione da parte di FlexLink.

Catena di distribuzione

FabbricazioneGli impianti di produzione dei fornitori devono essere strutturati in modo da ridurre al minimo lo spostamento e la manipolazione dei materiali e da consentire un flusso sincronizzato degli stessi.

Ordine e pulizia nelle operazioni e nei processi devono essere mantenuti e sistematicamente migliorati.

I fornitori devono identificare i macchinari e le attrezzature chiave e sviluppare un piano di manutenzione preventiva efficace che comprenda:

• Manutenzione regolare da parte degli operatori • Ispezioni a intervalli fissi• Manutenzione correttiva• Verifica continua delle attività di manutenzione.

Le modifiche a prodotti e processi sono in genere soggette ad approvazione preventiva da parte di FlexLink.

Un prodotto non conforme o sospetto non potrà essere spedito senza approvazione documentata di FlexLink in cui siano specifi-cate la quantità dei componenti e la durata dell'approvazione.

In caso si riscontri un problema reale o potenziale che possa influire sui termini di consegna pianificati, i fornitori sono tenuti a informare immediatamente FlexLink.

Qualsiasi prodotto o servizio non conforme ai criteri di accettazio-ne di FlexLink, rilevato presso FlexLink o la sede del cliente finale, verrà registrato e notificato al fornitore.

Nei casi di non conformità, FlexLink si riserva il diritto di eseguire un controllo qualità per verificare l'efficacia delle attività di riso-luzione dei problemi. L'azione correttiva è una parte importante della risoluzione dei problemi.

Etichettatura, imballaggio e spedizioneI fornitori sono tenuti a seguire le procedure locali specifiche.

Termini e condizioniI fornitori sono tenuti a rispettare le disposizioni contenute nei Termini e condizioni generali.

FatturazioneTutte le fatture inviate a FlexLink devono includere le seguenti specifiche:

• Ogni fattura deve fare riferimento a un ordine di acquisto di FlexLink

• Ogni fattura deve essere conforme ai requisiti fiscali e legali specifici del rispettivo paese

Le fatture che non soddisfano questi requisiti verranno rifiutate e restituite ai fornitori.

IL GRUPPO COESIA NEL MONDO

Coesia è un gruppo di aziende che operano su scala mondiale per offrire soluzioni industriali orientate all'innovazione, la cui sede è a Bologna, in Italia.

Le aziende del gruppo Coesia sono leader nei seguenti settori:• Macchine automatiche avanzate e materiali• Soluzioni per processi industriali• Ingranaggi di precisione

I clienti Coesia sono leader protagonisti in un'ampia gamma di settori, tra cui beni di consumo, tabacco, healthcare, aerospaziale, racing e automotive ed elettronica.

coesia.com

info.it@flexlink.comflexlink.it

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Sedi centrali delle aziende COESIA COESIA nel mondo