Lezione n.5

Due strumenti per semplificare il lavoro con excel: la navigazione e le

formule 3d.

Premessa

• Spesso lavorando con excel capita di dover creare fogli di lavoro più grandi di quanto si possa visualizzare su una schermata sola.

• Può essere necessario usare gli stessi dati su fogli diversi o avere bisogno di controllare solo una parte di un intero foglio.

• Se poi il nostro documento si arricchisce di nuovi dati, allora diventa indispensabile aggiungere un foglio nuovo e poterne cancellare uno vecchio all’occorrenza.

Alla fine di questa lezione, sarete in grado di:

• Ingrandire e ridurre un foglio di lavoro sullo schermo;• nascondere e visualizzare righe e colonne;• bloccare e sbloccare righe e colonne;• spostarvi tra i fogli all’interno di una cartella di lavoro;• aggiungere ed eliminare in una cartella di lavoro;• creare formule 3d;• collegare le cartelle di lavoro.

File per questa lezione cartella: esercizi > 5

redditi.xlscibo.xls

budget.xls

Lo zoom: ingrandimento e riduzione della visualizzazione di un foglio di lavoro.

• Excel apre i documenti in una dimensione standard che definisce il 100%.

• Possiamo modificare la dimensione visualizzata cambiando questa percentuale.

• Aprite il file di esempio redditi.xls nella cartella esercizi.

• Fate clic sulla cella P18.

• Nel menu visualizza cliccate su zoom

• Spuntando una casella corrispondente a una percentuale inferiore a 100 il foglio si ridurrà.

• Spuntiamo la casella 50% e facciamo clic su ok o diamo invio dalla tastiera.

• Per tornare alla visualizzazione precedente ripetiamo la procedura selezionando la casella 100% oppure, più rapidamente, usiamo la scorciatoia da tastiera e premiamo contemporaneamente i tasti Ctrl e Z

• (che ci consente di annullare l’operazione appena compiuta)

• Adesso sul foglio che abbiamo aperto clicchiamo su una cella e dal menu visualizza nella finestra zoom selezioniamo adatta alla selezione.

• Excel ci ha ingrandito la cella selezionata. Questo tipo di zoom è particolarmente utile quando il foglio che abbiamo davanti è piuttosto esteso in quanto così possiamo ingrandire certi che nella schermata troveremo quella parte di foglio che ci interessa.

• Torniamo sul foglio e dal menu visualizza nella finestra zoom spuntiamo la casella personalizzata e inseriamo al

posto del numero indicato il numero 150.

Nascondere e scoprire righe e colonne.

• Ora che abbiamo imparato lo zoom, torniamo al nostro documento redditi.xls.

• In qualità di gestori del noleggio attrezzature sportive vogliamo controllare cosa è stato noleggiato nei mesi primaverili, diciamo da marzo a giugno.

• Possiamo lavorare più comodamente nascondendo le colonne dei mesi che non ci interessano.

• Selezioniamo le colonne C e D, poi portiamo il mouse sul selettore di colonna I e tenendo premuto il tasto Ctrl sulla tastiera trasciniamo il mouse dalla I alla N.

• Excel somma le selezioni non contigue.

• Dal menu Formato > colonna selezioniamo > nascondi

• Una linea un po’ più spessa ci indica la posizione delle colonne nascoste.

• Volendo possiamo nascondere anche le righe, con la stessa procedura.

• Facciamo clic sul selettore della riga 7

• Dal menu Formato > riga selezioniamo > nascondi

• Una linea un po’ più spessa ci indica la posizione della riga nascosta.

• Il nostro foglio ora è snello e di semplice consultazione, ma come si fa a ripristinare la visualizzazione normale?

• Selezioniamo le colonne che stanno prima e dopo le colonne nascoste,

• facciamolo con il metodo della selezione non contigua.

• Dal menu Formato > colonna selezioniamo > scopri

• Ecco che le nostre colonne sono di nuovo al loro posto.

• Per scoprire le righe basta selezionare la riga precedente e quella successiva alla riga nascosta

• Dal menu Formato > riga selezioniamo > scopri

• Anche la nostra riga è tornata al suo posto.

Bloccare e sbloccare righe e colonne.

• Quando i dati sul nostro foglio sono tanti per poter leggere scorriamo il nostro documento a destra e a sinistra o sopra e sotto ma accade che le intestazioni si spostino con tutto il documento sottraendosi alla nostra vista e rendendoci difficile capire a quale intestazione facciano riferimento i dati che stiamo guardando.

• Per risolvere questo inconveniente possiamo bloccare sullo schermo la riga e le colonne con l’intestazione e far scorrere soltanto la parte restante del nostro foglio.

Apriamo il file cibo.xls nella cartella esercizi > 5.

Dal menu visualizza nella finestra zoom selezioniamo la casella 200%.

• Proviamo a spostarci nel documento. Abbiamo perso l’intestazione e ci troviamo proprio nella situazione che abbiamo appena descritto.

• Per orientarci bene avremmo bisogno di vedere sempre la riga dei mesi (R2) e la colonna delle categorie (A).

Selezioniamo quindi la casella che si trova sotto la riga e a destra della colonna che vogliamo bloccare (B3).Dal menu finestra > blocca riquadri (clic)

• Proviamo a spostarci nuovamente nel documento, ora l’orientamento è perfetto.

• Andiamo nella casella nome di questo foglio e inseriamo il valore P32 e diamo invio

• Ci troviamo nell’estremità inferiore del nostro foglio e vogliamo tornare rapidamente all’inizio, nella prima cella non bloccata in alto.

• Digitiamo contemporaneamente Ctrl e Home.

• Excel ci ha portato proprio al punto desiderato.

Spostamento tra i fogli di lavoro in una cartella.

• Il responsabile della cucina del Residence Nova Levante tiene sotto controllo gli acquisti con diversi fogli di lavoro in una sola cartella. Ordina infatti i cibi da fornitori diversi, si tratta di carne, farina, zucchero verdure ecc. che lui ha organizzato in 3 diverse tipologie: prodotti secchi, carne e prodotti agricoli.

• Come vedete in fondo al vostro documento basta cliccare sul nome della scheda e ci troviamo nel foglio corrispondente.

• Un altro modo è premere contemporaneamente Ctrl e Pag ↓ oppure Ctrl e Pag ↑

Aggiunta ed eliminazione di fogli.

• Ogni nuova cartella per impostazione standard contiene 3 fogli vuoti. E’ possibile inserire altri fogli o eliminare semplicemente quelli superflui.

• Clicchiamo sulla scheda prodotti agricoli.

• Dal menu inserisci > foglio di lavoro

• Adesso c’è un nuovo foglio di lavoro a sinistra della scheda dove ci trovavamo.

• Facciamo doppio clic sul nome Foglio 1 e scriviamo Riepilogo.

• Posizioniamo il mouse su Riepilogo e quando ha la forma puntatore clicchiamo e teniamo premuto il pulsante sinistro del mouse.

• La freccia che compare sulle schede indica dove si posiziona la scheda che stiamo spostando.

• Trasciniamo continuando a tenere il pulsante premuto fino a che la freccia si sposta alla destra della scheda prodotti agricoli.

• Lasciamo il pulsante. Ora la scheda è nella posizione giusta.

• Ma abbiamo deciso che non ci serve quindi:

• clic su Riepilogo

• dal menu modifica > elimina foglio

• in alternativa

• clic su Riepilogo

• clic tasto destro del mouse > elimina

Le formule tridimensionali

• Abbiamo visto come fare delle formule semplici nelle celle di un foglio.

• Per esempio il costo totale della carne.

• Supponiamo invece di voler sapere il costo totale del cibo.

• Usando solo le formule semplici dovremmo prendere i totali di tutti i fogli e sommarli, a ogni cambiamento ci toccherebbe rifare tutto.

• E’ possibile invece creare delle formule che usino dati presenti in fogli diversi.

• Cambiando i dati nei rispettivi fogli si aggiornerà anche il risultato della formula 3D creata, una funzione che fa risparmiare l’inutile ripetizione di

formule o dati agevolando molto il lavoro.

• Basta ricordare che anche i fogli come le celle hanno una sigla di identificazione.

• Se voglio dire al programma di andare a prendere il totale di un altro foglio posso indicarla con il suo nome ( per esempio il totale dei costi della scheda carne nella cella P36 sarà: Carne!P36 )

• Oppure usare la procedura automatica:

• inserisco un foglio nuovo dopo prodotti agricoli

• lo rinomino in riepilogo

• clic sulla cella A3 e digito Costo totale del cibo poi mi sposto sulla cella A4

nella barra delle formule clic sul simbolo formula > SOMMA > OK.

• Nella finestra che si apre ci sono delle righe in ciascuna riga andrà ad inserirsi il valore della cella che evidenziamo -indipendentemente dal foglio in cui si trova-

Clic sulla scheda carne e poi clic sulla cella P36 che contiene il totale

(nella nostra riga viene inserito automaticamente Carne!P36)

• Clic sulla seconda riga –vediamo che excel ne inserisce subito un’altra vuota-

• Clic sulla scheda prodotti secchi e poi clic sulla cella P26 che contiene il totale

• (nella nostra 2° riga viene inserito automaticamente 'Prodotti secchi'!P26

• Le virgolette singole sono usate da excel per i fogli che hanno il nome composto da 2 o più parole)

Clic sulla 3° riga. Clic sulla scheda prodotti agricoli e poi clic sulla cella P28 che contiene il totale (nella nostra riga viene inserito automaticamente 'Prodotti agricoli'!P28)E diamo OK la nostra formula è perfetta.

• Manca solo il simbolo dell’euro.

• Dal menu formato > cella > numero > valuta

• Scegliamo 2 cifre decimali ed è fatta.

Collegamento di cartelle

• Se la funzione che consente di collegare i fogli tra loro è utile quella che consente di collegare dati in cartelle diverse è veramente potente.

• La cartella che contiene la formula è detta cartella di lavoro dipendente, quella che contiene le informazioni di riferimento è la cartella di lavoro origine.

• La procedura è simile alla formula per il collegamento dei fogli, i riferimenti devono però cominciare con il nome della cartella di lavoro origine.

• Il contabile del residence Nova Levante nel calcolare il budget annuale ha bisogno di avere il totale delle spese di tutti i reparti allora crea una cartella di lavoro dove confluiscono i totali dei singoli reparti, questo collegamento gli consente di avere dati sempre aggiornati e identici a quelli dei reparti.

• Apriamo la cartella redditi.xls

• Apriamo anche budget.xls

• Dal menu finestra > disponi spuntiamo la casella affiancate e diamo OK

• Facciamo clic sulla cella A4 della cartella di lavoro budget

• Digitiamo nella barra della formula =[Cibo.xls]riepilogo!A4

• (il programma ci riporta il totale presente nella cartella di lavoro cibo nella casella A4 del foglio riepilogo.)

• Clic sulla cella A3 della cartella di lavoro budget spostiamoci con il TAB nella cella accanto

• Digitiamo = (per cominciare la formula)

• Spostiamoci con il mouse nel riquadro della cartella di lavoro redditi

• 2 clic sulla cella P18 e diamo invio

Excel ha inserito in budget il valore

presente nell’altra casella di lavoro.

riepilogo

• Abbiamo quindi imparato a:

• Ingrandire e ridurre un foglio di lavoro sullo schermo;

• nascondere e visualizzare righe e colonne;

• bloccare e sbloccare righe e colonne;

• spostarvi tra i fogli all’interno di una cartella di lavoro;

• aggiungere ed eliminare in una cartella di lavoro;

• creare formule 3d;

• collegare le cartelle di lavoro.

Test e glossario

• Come ci si sposta tra diversi fogli all’interno di una cartella di lavoro?

• Come si collegano celle in cartelle diverse?

• Come si visualizza un foglio al 70% della visualizzazione normale?

• Come si crea una formula 3D in un foglio di lavoro?

• Come si dovrebbe fare quando scorrendo un foglio non riusciamo a vedere righe e colonne con le etichette?

• Come facciamo a vedere soltanto le colonne e le righe che ci interessano?

Bloccare: fare in modo che righe e colonne restino sullo schermo mentre il resto del documento scorre.

Cartella di lavoro dipendente: La cartella che contiene una formula che si riferisce a dati presenti in un’altra cartella.

Cartella di lavoro origine: La cartella che contiene i dati a cui fa riferimento una formula presente in un’altra cartella.

Formula tridimensionale: formula che contiene dati appartenenti a fogli diversi.

Nascondere: rendere righe e colonne invisibili così da poter affiancare anche righe colonne lontane tra loro.

Zoom: opzione che consente di modificare la dimensione di visualizzazione di un documento sullo schermo.

esercizi

1. Aprite la cartella Redditi.xls. Riducete il foglio al 70% e tornate al 100%.Nascondete e visualizzate la colonna B e la riga 3, poi bloccatele e sbloccatele.

2. Aprite la cartella cibo.xls. Nel foglio riepilogo scrivete una formula che sommi il peso totale della carne, del pollame e del pesce ordinati. Aprite la cartella di lavoro budget.xls e create sul primo foglio una formula che sommi il costo di tutti i prodotti agricoli ordinati.