Lettera Circolare comun int assemblea - ASSONIME - Marzo 2017 Circolare comun... · 2006-02-07 ·...

Roma, 13 gennaio 2006

Il Direttore Generale ALLE ASSOCIATE

Modalità di comunicazione per l’intervento in assemblea ex art. 34-bis Regolamento Consob n. 11768/98 e successive modifiche e integrazioni

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La Consob, con delibera n. 14955/2005, ha introdotto alcune modifiche al

Regolamento Mercati (delibera Consob n. 11768/1998, di seguito “RM”), tra cui quelle relative all’esercizio del diritto di intervento in assemblea, per adeguarlo alla nuova formulazione dell’art. 2370 c.c. dettata dalla riforma del diritto societario1. Il deposito delle azioni e il divieto di ritiro delle stesse sono quindi divenuti meramente facoltativi, essendo rimessi alla previsione di una clausola statutaria.

Nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio2, il termine (per il deposito eventualmente previsto) non può essere superiore a due giorni non festivi e nel caso di azioni dematerializzate, il deposito è sostituito da una comunicazione dell’intermediario.

Proprio sul tema delle comunicazione di cui sopra è intervenuto il nuovo RM che ha introdotto una disciplina per la legittimazione all’intervento in assemblea diversa da quella prevista per l’esercizio degli altri diritti sociali. Quando il diritto che si intende esercitare è il diritto d’intervento in assemblea non si fa luogo a certificazione e l’intermediario effettua una comunicazione per l’intervento in assemblea all’emittente (art. 33, comma 6 RM)3, mentre per gli altri diritti sociali vale ancora la certificazione.

L’art. 34-bis dispone che la comunicazione per l’intervento in assemblea produce i medesimi effetti del deposito, ove previsto, “o della presentazione della certificazione per la partecipazione in assemblea” e “costituisce adempimento degli obblighi previsti dall’art. 89, comma 1 Tuf e 31, comma 1 lett c) del decreto euro. Tale regime si applica sia quando lo statuto richiede il deposito delle azioni (come previsto dall’art. 2370, comma 2 c.c.), sia quando esso nulla prevede al riguardo (art. 34-bis, comma 2 RM).

L’intermediario deve effettuare la comunicazione per l’intervento in assemblea entro il secondo giorno lavorativo successivo alla data di ricevimento della richiesta o comunque entro il più lungo termine intercorrente tra la suddetta richiesta e il giorno previsto dallo statuto dell’emittente per il preventivo deposito ai sensi dell’art. 2370, comma 2 c.c.; se lo statuto non prevede il deposito, la comunicazione deve essere effettuata entro l’orario previsto per l’inizio dell’assemblea. Copia della comunicazione deve essere messa a disposizione del richiedente contestualmente alla sua effettuazione (art. 34-bis comma 3 RM). Nel caso in cui lo statuto non vieti il ritiro delle azioni e queste vengano trasferite prima dell’assemblea, l’intermediario deve darne comunicazione all’emittente senza indugio, indicando il numero progressivo annuo di emissione della comunicazione precedentemente effettuata (art. 34-bis, comma 4 RM)4.

L’art. 34-bis RM precisa che la comunicazione è rilasciata in conformità alle scritture contabili dell’intermediario “risultanti dalle registrazioni effettuate ai sensi dell’art. 41 comma 2 RM ovvero dalle registrazioni di operazioni di trasferimento fra conti tenuti dal medesimo intermediario”, così chiarendo che “la titolarità del diritto di voto si trasferisce all’acquirente solo con la registrazione nei conti che consegue all’avvenuto ed effettivo regolamento dell’operazione”.

L’articolo in commento pone inoltre a carico degli intermediari la conservazione – in ordine progressivo annuo di emissione - delle copie delle comunicazioni per l’intervento in assemblea effettuate (art. 34-bis, comma 5 RM).

A partire dal 1° gennaio 2006 le comunicazioni sopramenzionate devono essere trasmesse dall’intermediario all’emittente mediante appositi collegamenti informatici (art. 34-bis, comma 6 RM).

1 Cfr. circolare Assonime n. 37/2004. 2 Ai sensi dell’art. 2325-bis c.c., sono società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, le società con azioni quotate in mercati regolamentati o diffuse tra il pubblico in misura rilevante. 3 Nel documento di esito delle consultazioni, la Consob chiarisce che la comunicazione costituisce l’unico presupposto per l’esercizio del diritto d’intervento in assemblea. 4 Pur in assenza di una disposizione specifica in tal senso, si potrebbe sostenere che chi abbia ricevuto la copia della comunicazione sia tenuto a restituirla ove abbia venduto i titoli prima dell’assemblea. L’obbligo di restituzione evita che si presentino in assemblea due soggetti con due copie di comunicazioni relative ai medesimi strumenti finanziari. Si noti che la restituzione della “certificazione” è espressamente prevista nell’art. 34, co. 1 RM (cfr., altresì, l’art. 170 Tuf).

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A fronte della novità di cui sopra e stante la riduzione delle tempistiche per gli

adempimenti a carico degli intermediari che legittimano all’intervento in assemblea, è stato costituito, nel corso del 2005, un gruppo di lavoro tra intermediari ed emittenti ed associazioni di categoria (Abi, Assonime e Assosim) volto a individuare modalità per la trasmissione delle comunicazioni. Il gruppo ha elaborato linee guida ed allegati tecnici, non vincolanti, che con la presente lettera circolare si trasmettono alle associate.

Le linee guida si prefiggono l’obiettivo di agevolare gli intermediari, nell’invio delle comunicazioni, e gli emittenti, nella ricezione delle stesse, attraverso uniformi flussi informatici, modalità e tempistiche di invio5.

Le linee guida disciplinano sia la fase relativa alle informazioni relative alle assemblee che gli emittenti inviano al depositario centrale – al fine di agevolare la conoscibilità da parte di intermediari e soci delle modalità di intervento in assemblea e in linea con quanto previsto dall’art. 139 Regolamento Emittenti6 - sia la fase di invio delle comunicazioni dagli intermediari agli emittenti.

Quanto alla prima fase, al fine di migliorare la qualità delle informazioni relative alle assemblee che gli emittenti inviano al depositario centrale, sono stati elaborati il modulo (nuovo MT260) contenente le informazioni da inviare nella fase transitoria, fintanto che non sarà implementata la messaggistica dal depositario centrale (all. C), e il modulo che verrà utilizzato a regime (all. A). Per le modalità di invio dei citati allegati si rinvia alle istruzioni contenute nei moduli e alla comunicazione del depositario centrale.

Quanto alla fase di invio delle comunicazioni dagli intermediari agli emittenti, le linee guida prevedono che l’invio sia effettuato dagli intermediari medesimi secondo tre modalità: i) collegamenti informatici – attualmente messi a disposizione dalle società di servizi, Kedrios e Monte Titoli – cui gli emittenti possono aderire gratuitamente; ii) posta elettronica certificata, sempre per il tramite delle società di servizi, alle condizioni stabilite dalle linee guida: iii) posta elettronica certificata direttamente inviata agli emittenti dagli intermediari che non aderiscono alle società di servizi.

Quanto al contenuto delle comunicazioni, è stato adattato il flusso informatico standardizzato (cd. FIS, cfr. all. B), già usato dagli intermediari per comunicare agli emittenti il risultato di alcune corporate actions.

Alla luce dell’esperienza applicativa le associazioni si riservano di riesaminare il contenuto delle linee guida.

Sede di ROMA - 00187 Piazza Venezia 11 - tel.06695291 - fax 066790487 / 066781254 Ufficio di MILANO - 20123 Milano - Via Santa Maria Segreta 6 - tel. +39 0286997450 - fax +39 0286997009

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5 I termini di invio previsti dall’art. 34-bis RM, comma 3 RM sono da intendersi come termini massimi. 6 Tale articolo prevede che copia dell’avviso di convocazione dell’assemblea sia inviata alla società di gestione accentrata; nelle linee guida si conviene che oltre al testo dell’avviso di convocazione gli emittenti alleghino il nuovo modello MT260 contenente informazioni aggiuntive rispetto a quello precedentemente in uso.

Gennaio 2005

Linee guida per l’ invio delle comunicazioni assemblear i

ex ar t. 34 bis del Reg. CONSOB n. 11768/98

L i n e e g u i d a p e r l e c o m u n i c a z i o n i a s s e m b l e a r i

Gennaio 2005 2/5

1. D ef i n i zi on i a) Intermediar io/i: partecipante/i diretto/i al sistema di gestione accentrata, su cui incombe la responsabilità giuridica inerente l’ invio della comunicazione, come in prosieguo definita (intermediario/i partecipante/i), ovvero l’ intermediario presso cui sono depositati gli strumenti finanziari del titolare (intermediario/i depositario/depositari); b) Emittente/i: le società e gli enti che emettono strumenti finanziari ammessi al sistema di gestione accentrata; c) Depositar io Centrale: la/le società che gestisce/gestiscono il sistema di gestione accentrata ai sensi dell’art. 80 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58; d) Collegamenti informatici sistemi di comunicazione informatica fra Intermediari ed Emittenti per la messa a disposizione delle comunicazioni come in prosieguo definite; e) Sistemi informatici: sistemi dedicati che provvedono a raccogliere dagli Intermediari aderenti le informazioni necessarie e, previo controllo formale e di congruenza, mettono a disposizione degli Emittenti le comunicazioni, come in prosieguo definite, accessibili gratuitamente agli Emittenti via Internet; f) Regolamento Mercati: Regolamento recante norme di attuazione del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e del decreto legislativo 24 giugno 1998, n. 213 in materia di mercati, adottato dalla Consob con delibera n. 11768 del 23 dicembre 1998 e successive modifiche; g) Comunicazione/i: la/le comunicazione/i degli Intermediari agli Emittenti prevista/e dall’art. 2370 c.c. e dall’art 34- bis del Regolamento Mercati; h) Comunicazione di Rettifica: comunicazione/comunicazioni degli Intermediari agli Emittenti, prevista/previste nei casi di cui al comma 4 dell’art. 34-bis Regolamento Mercati, a seguito di avvenuto trasferimento, in tutto o in parte, degli strumenti finanziari ed effettuata/effettuate successivamente alla Comunicazione; i) Posta elettronica certificata: il sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’ invio e la consegna di documenti informatici, il cui utilizzo è disciplinato dal DPR n. 68 dell’11 febbraio 2005 e successive modificazioni.

2. Pr emessa Obiettivo del presente documento è definire linee guida uniformi utilizzabili: • dagli Emittenti, per far pervenire agli Intermediari le informazioni necessarie affinché essi

possano provvedere agli adempimenti conseguenti alle richieste di Comunicazione, nonché ricevere dagli Intermediari le Comunicazioni;

• dagli Intermediari per effettuare le Comunicazioni.


Gennaio 2005 3/5

3. Con vocazi on e del l ’ assembl ea Alla data di pubblicazione dell’avviso di convocazione dell’assemblea, l’Emittente comunica al Depositario Centrale mediante formulario standardizzato le seguenti informazioni:

• tipologia dell’assemblea; • date, ore e luoghi delle diverse convocazioni; • Cod. ISIN del/degli strumenti finanziari che legittimano l’ intervento in assemblea, • sintesi schematizzata delle disposizioni statutarie dell’Emittente concernenti:

o l’eventuale termine di preventivo deposito degli strumenti finanziari o il termine per effettuare la Comunicazione;

o l’eventuale divieto di ritiro degli strumenti finanziari fino al termine dell’assemblea;

o l’eventuale richiesta di esibizione della copia della Comunicazione; o l’eventuale ammissibilità del voto per corrispondenza;

• riferimenti ed indirizzi di posta elettronica dei soggetti autorizzati dall’Emittente alla ricezione delle Comunicazioni mediante collegamento informatico;

• eventuale indirizzo di posta elettronica certificata; • in allegato, il testo dell’avviso di convocazione.

Nell’allegato A è riportato esemplare delle schematiche informazioni da rassegnare al Depositario Centrale, il quale dovrà ripeterle immediatamente agli Intermediari partecipanti 1. Costoro dovranno ripetere le istruzioni agli eventuali intermediari depositari con cui intrattengono rapporto di sub-deposito a custodia e amministrazione di strumenti finanziari. Gli Emittenti effettuano la comunicazione di chiusura dell’assemblea al Depositario Centrale al più presto possibile e comunque entro le ore 18 ovvero, per le assemblee chiuse in ora successiva, entro le ore 9 del giorno successivo, affinché tale informazione venga diffusa agli Intermediari con usuali canali telematici.

4. Comu n i cazi on e Gli Intermediari, su richiesta dei loro clienti avanzata ai sensi dell’art. 33 del Regolamento Mercati, dopo aver accertato la loro legittimazione, predispongono le Comunicazioni con le seguenti modalità e tempistiche:

a) le comunicazioni sono effettuate mediante un flusso informatico standardizzato (FIS) strutturato secondo le specifiche riportate in allegato B;

b) il flusso deve contenere i riferimenti di tutti i richiedenti legittimati fino alla data indicata

sul flusso stesso; c) le comunicazioni sono effettuate di regola, salvo deroghe concordate con l’Emittente,

con la seguente frequenza:

1 Questi ultimi intesi, in tale fattispecie, anche come i depositari centrali esteri che aderiscono al Depositario Centrale.


Gennaio 2005 4/5

- almeno il quinto giorno lavorativo precedente l’assemblea, per le richieste pervenute e processate fino a tale termine;

- giornaliera, per le richieste pervenute e processate successivamente, - entro l’orario previsto per l’ inizio dell’assemblea in prima o ulteriore

convocazione, se consentito dalle relative istruzioni.

e) ciascun Intermediario cui compete la responsabilità delle Comunicazioni indica agli Emittenti il Collegamento informatico che intende utilizzare, se diverso dalla Posta elettronica certificata, ed in particolare il Sistema informatico prescelto. Tali Sistemi informatici devono almeno soddisfare gli standard relativi alle caratteristiche e le modalità per l’erogazione e la fruizione di servizi di trasmissione di documenti informatici mediante Posta elettronica certificata, stabiliti dalla normativa vigente protempore, e devono inoltre essere predisposti per: 1) consentire all’Emittente la ricezione contemporanea su un’unica postazione di lavoro delle Comunicazioni da parte dei differenti Sistemi; 2) trasmettere un avviso di avvenuta messa a disposizione della Comunicazione sul Sistema stesso;

f) gli Emittenti possono richiedere ai gestori dei Sistemi informatici di ricevere le

Comunicazioni presso una casella di Posta Elettronica Certificata sostenendo gli oneri connessi e assumendosi le responsabilità tipiche di tale Collegamento informatico che competono al ricevente;

g) gli Intermediari che non si avvalgono dei suddetti Sistemi informatici utilizzano quale

Collegamento informatico la Posta elettronica certificata utilizzando l’ indirizzo di posta indicato nelle istruzioni dall’Emittente;

h) in prossimità del termine ultimo per l’ invio della Comunicazione, laddove i

Collegamenti informatici risultino non utilizzabili o non attivabili per cause tecniche, al fine di garantire il diritto di partecipazione in assemblea del richiedente, le Comunicazioni e le Comunicazioni di rettifica sono inviate, con preavviso all’emittente, tramite fax. In tal caso oggetto della Comunicazione sono esclusivamente le informazioni contenute nell’allegato 3 del Regolamento Mercati. La Comunicazione è comunque effettuata appena possibile utilizzando le vie ordinarie.

5. Copi a del l a comu n i cazi on e al r i ch i eden t e L’ Intermediario mette a disposizione del richiedente, ai sensi dell’art. 34 bis, comma 4 del Regolamento Mercati, copia della Comunicazione. Essendo tale Comunicazione costituita da un flusso informatico difficilmente interpretabile, la copia di pertinenza del richiedente è costituita dalla riproduzione delle informazioni essenziali contenute nel flusso informatico su documento conforme all’allegato 3 del Regolamento Mercati. Laddove la copia della Comunicazione non sia stata ritirata dal richiedente, è auspicabile che l’ Intermediario confermi al richiedente di aver adempiuto all’obbligo di comunicazione facendogli pervenire, anche per le vie brevi, il relativo numero di riferimento univoco costituito dal proprio codice ABI e dal numero progressivo annuo (campo 2/28 del FIS) riportato sulla Comunicazione. Tale riferimento univoco costituisce elemento identificativo per l’Emittente in caso di irreperibilità o di discordanze accertate nella Comunicazione.


Gennaio 2005 5/5

6. Comu n i cazi on i d i r et t i f i ca L’ intermediario effettua le Comunicazioni di rettifica, con gli stessi mezzi utilizzati per la Comunicazione. La Comunicazione di rettifica costituisce comunicazione separata rispetto a quella precedente e, pertanto, ad essa è assegnato un diverso numero progressivo; essa menziona il numero progressivo della comunicazione precedentemente effettuata. La Comunicazione di Rettifica riporta la quantità di strumenti finanziari conseguente all’avvenuto trasferimento. Non sono consentite Comunicazioni di rettifica in aumento. In caso di acquisto di nuovi strumenti finanziari si procede ad effettuare ulteriori Comunicazioni con diverso numero di riferimento. 7. Pr evi si on i t r an si t or i e In attesa che i messaggi di cui al paragrafo 3 vengano resi operativi e integrati al fine di consentire agli Intermediari la ricezione delle informazioni aggiuntive, gli Emittenti provvedono a compilare il messaggio MT260 e a trasmettere al Depositario Centrale il modulo di istruzioni come da allegato C. Il Depositario centrale provvede a pubblicare sul proprio sito internet, in occasione di ciascuna convocazione assembleare, tale modulo in formato leggibile, così da consentire agli Intermediari di accedere facilmente alle informazioni aggiuntive inerenti l’assemblea. ABI, ASSONIME e ASSOSIM si riservano la facoltà di riesaminare il contenuto delle presenti linee guida alla luce delle esperienze di applicazione delle stesse da parte degli Emittenti e degli Intermediari.

Allegato A

CONVOCAZIONE DI ASSEMBLEA (MT XXX)

INFORMAZIONI DA DIFFONDERE AGLI INTERMEDIARI CHE TENGONO I CONTI TITOLI PER (1) effettuare le comunicazioni ai sensi dell’art. 34 bis del Regolamento Mercati emettere le certificazioni per la partecipazione all’assemblea (se non applicabile l’art. 34 bis suddetto)

SOCIETA’ EMITTENTE

Denominazione: ……………………………………………………………. Cod. MT: ……………………….. Indirizzo Amministrativo: ……………………………………………………………………………………………. Persona Referente: ………………………………………………………... Tel: ………………………………. e-mail: ………………………………………………………………………. Fax.: …………………………….. Indirizzo di Posta Elettronica Certificata: ………………………………………………………………………......

PUBBLICAZIONE DELL’AVVISO DI CONVOCAZIONE (Art. 2366 c.c.) DATA Quotidiani: ….…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………

Gazzetta Ufficiale N.ro: …………………………..(eventuale)

(2) TIPO DI ASSEMBLEA E/O DI RIUNIONE CONVOCATA OR Ordinaria (Art. 2364 c.c.) ST Straordinaria (Art. 2365 c.c.) SP Speciale di categoria (specificare) ……………………………………….. AL Altro tipo (obbligazionisti, quotisti, ecc.): ………………………………

(3) TIPO ASS. STRUMENTI FINANZIARI LEGITTIMATI OR ST SP AL COD. ISIN DENOMINAZIONE

RIFERIMENTI DELLE RIUNIONI CONVOCATE (4) ORDINE RIUNIONI

OR ST SP AL Data Ora Luogo

(5) DATA

TERMINE

(6) VINCOLI STATUTARI E ISTRUZIONI DELL’EMITTENTE

Gli strumenti finanziari sono indisponibili fino al termine della riunione assembleare E’ consentita l’espressione ddel voto per corrispondenza E’ raccomandata l’esibizione della copia della comunicazione da parte dei partecipanti all’assemblea

Note per la compilazione: (1) Indicare obbligatoriamente quale tipo di attività è richiesta agli intermediari (2) Le presenti istruzioni si riferiscono ad una sola assemblea; in caso di unica assemblea convocata con

parte ordinaria e parte straordinaria barrare entrambi i tipi riunione OR e ST (3) Barrare i tipi di assemblea convocata e riportare il codice e la denominazione degli strumenti

finanziari che legittimano l’intervento (4) Indicare l’ordine (1°, 2°,3°) delle diverse riunioni convocate nelle rispettive colonne “tipo assemblea” (5) Indicare l’eventuale termine stabilito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370 c. c., secondo comma, o, in

assenza di termine statutario, la data della riunione (6) Barrare le altre condizioni desunte dalle previsioni statutarie o comunque richieste dall’emittente.

Eventuali Annotazioni………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………. Istruzioni voto per corrispondenza…………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………. Allegati:

Avviso di convocazione assemblea ……………………………………….. ………………………………………..

Data Firma …………… ……………………………

Istruzioni per la compilazione

Oltre quanto già specificato nelle “Note per la compilazione” si precisa quanto segue. • Il modulo di istruzioni per l’effettuazione delle comunicazioni inerenti la partecipazione alle assemblee

(MT XXX) deve essere compilato e trasmesso a Monte Titoli tramite MT-X, o altro sistema preferibilmente telematico, indicando i riferimenti (telefono, fax, indirizzo di posta elettronica e casella di PEC) dell’emittente e/o dei soggetti incaricati dall’emittente di ricevere le suddette comunicazioni.

• Nel caso di invio tramite MT-X deve essere allegato l’avviso di convocazione in formato “pdf”. • Il modulo è utilizzabile anche per le assemblee alle quali sono legittimati a partecipare i titolari di

strumenti finanziari cui non è applicabile l’art. 34 bis del regolamento mercati, pertanto l’emittente dovrà obbligatoriamente indicare (barrando la relativa casella) il tipo di attività/documento che gli intermediari devono produrre per attestare la legittimazione degli aventi diritto.

• L’indicazione del quotidiano e della relativa data nel riquadro “Pubblicazione dell’avviso di convocazione” è necessaria affinché gli intermediari possano dare completa informazione ai loro depositanti.

• Il modulo di istruzioni MT XXX deve essere utilizzato per un solo tipo di assemblea. Fa eccezione il caso di unica assemblea convocata sia in sede ordinaria, sia in sede straordinaria, per la quale, nel riquadro “Tipo di assemblea convocata” si dovranno barrare entrambe le caselle del tipo “OR” e del tipo “ST”. Nel caso di assemblea speciale di categoria (“SP”) specificare la categoria per la quale è stata convocata l’assemblea. Il tipo assemblea “AL” è riservato agli strumenti finanziari diversi dalle azioni.

• Riportare nel riquadro “Strumenti finanziari legittimati” il codice ISIN degli strumenti finanziari interessati barrando il tipo di assemblea per la quale ciascun strumento conferisce legittimazione. Nel caso di emittente aderente a MT-X i codici ISIN degli strumenti dell’emittente sono proposti direttamente dalla procedura informatica e possono essere scelti quelli interessati.

• I “Riferimenti delle riunioni convocate” devono essere abbinati, da un lato, al numero ordinale della convocazione (1°, 2°, 3°, ecc.) e dall’altro alla data del termine che statutariamente è stabilito ai sensi dell’art. 2370, secondo comma, del codice civile. In particolare si possono verificare le seguenti alternative: o Se non esiste un termine statutario occorre riportare la data delle diverse convocazioni o Se non esiste un termine ma lo statuto prevede l’indisponibilità (il “blocco”) dei titoli fino alla

conclusione dell’assemblea o stabilisce che la comunicazione vada comunque resa entro la 1° convocazione anche per quelle successive, riportare la data della prima convocazione per tutte le convocazioni

o Se è statutariamente previsto un termine ma la stessa data termine è applicabile sia per la 1° convocazione che per le successive, ovvero è previsto il “blocco” dei titoli fino alla conclusione dell’assemblea, riportare la data del termine unico per tutte le convocazioni

o Se è previsto un termine, ma la data termine varia in funzione della data delle diverse convocazioni, riportare le diverse date termine a fianco di ciascuna convocazione.

• Nel riquadro “Vincoli statutari” barrare la casella interessata e, se è prevista la possibilità del voto per corrispondenza, riportare le istruzioni nello spazio libero in calce al modulo.

Nelle “Eventuali Annotazioni” indicare le particolari situazioni (OPA, recesso od altre operazioni straordinarie) in cui eventualmente si trovino gli strumenti finanziari che legittimano la partecipazione all’assemblea e che si riflettano sulla esercitabilità del diritto di voto.

ALLEGATO B

Flussi informativi standardizzati

tra Intermediari e Società emittenti

per Intervento in Assemblea

Nota: nel presente documento è stata aggiunta l’ informazione di obbligatorietà, non obbligatorietà delle varie informazioni rappresentata secondo il seguente dominio:

� O: Obbligatorio in ogni caso � X: Obbligatorio quando si presenta il caso, facoltativo negli altri casi � F: Facoltativo

2

Flussi informativi standardizzati tra Intermediari e Società emittenti

Intervento in Assemblea : documentazione tecnica

Record di tipo 0

Contiene i dati generali relativi all’intero flusso informativo (chi spedisce, per conto di quale intermediario, chi riceve, tipo operazione, data, ecc...)

Record tipo 0 PRG

Campo Nome del campo Pos. Lung. Formato Obb./Fa

colt. Note

Record identificativo della fornitura 1 Tipo record 1 1 NU O Vale sempre “0” 2 Data assemblea 2-9 8 NU O Data della 1° convocazione per

identificazione evento Formato : ggmmssaa

3 Data produzione supporto

10-17 8 NU O Formato : ggmmssaa

4 Tipo fornitura 18-20 3 A O Per le operazioni societarie vale sempre “TOS” (Strumenti finanziari -(Titoli) - Operazioni Societarie) Per i dividendi vale sempre ‘DIV’ Per assemblea vale sempre ‘ASS’

Dati relativi al soggetto che effettua la comunicazione 5 Codice fiscale/partita

IVA 21-36 16 AN X1 Se numerico di 11 caratteri deve

essere allineato a sinistra (ad es. per Agenti di Cambio, persone giuridiche)

6 Denominazione 37-156 120 AN O Solo per soggetto diverso da persona fisica

Dati anagrafici (solo per persona fisica) 7 Cognome 157-180 24 A F Escludere eventuali titoli onorifici : per

le donne indicare il cognome da nubile (quindi riconducibile al codice fiscale)

8 Nome 181-200 20 A F 9 Sesso 201 1 A F Assume i valori “F” o “M”

10 Data di nascita 202-209 8 NU F Formato: ggmmssaa 11 Comune (o Stato estero)

di nascita 210-234 25 A F

12 Prov. di nascita (sig) 235-236 2 A F Per gli Stati esteri indicare “EE” Domicilio

13 Comune 237-261 25 A O 14 Provincia 262-263 2 A X1 Sigla 15 Indirizzo 264-298 35 AN O Non utilizzare abbreviazioni (ad es. v.,

p.zza ma indicare per esteso tutti i riferimenti)

16 C.A.P. 299-303 5 NU X1 17 Prefisso 304-307 4 NU F Campo facoltativo 18 Numero di telefono 308-315 8 NU F Campo facoltativo

Altri dati 19 Cod. ABI Partecipante

(Codice di conto MT per intermediari aderenti senza codice ABI)

316-320 5 NU O Partecipante al sistema Monte Titoli

20 Numero invio 321-323 3 NU O Progressivo valorizzato con 001 al

1 Potrebbe non essere disponibile per intermediari esteri direttamente aderenti a CAMT ai quali compete l’ emissione della comunicazione

3



primo invio dell’anno solare ed incrementato di 1 ad ogni flusso inviato al medesimo emittente.

21 Cod. ABI Depositario Richiedente

324-328 5 NU X Depositario non aderente al CAMT che tiene il conto con il richiedente la comunicazione, se diverso dal Partecipante (campo 19)

21bis Denominazione Depositario Richiedente

329-448 120 A X Per depositari richiedenti non aderenti senza codice ABI, se diverso dal Partecipante (campo 19)

22 Filler 449-500 52 AN Impostato a spazi 23 Progressivo record 501-507 7 NU O Vale “0000001” per il record di testa, e

viene incrementato di 1, rispetto al record precedente, per tutti i record successivi al fine di controllarne la stretta sequenza.

24 Fine record 508-509 2 O CR LF (Hex 0D 0A) in caso di codifica ASCII

4



Record di tipo 1

Contiene i dati relativi all’emittente ed all’operazione.

Record tipo 1 PRG

Campo Nome del campo Pos. Lung. Format

o Obb./Fa

colt. Note

1 Tipo record 1 1 NU O Vale sempre “1” 2 Codice fiscale/partita

IVA soggetto che effettua la comunicazione

2-17 16 AN X1 Se numerico di 11 caratteri deve essere allineato a sinistra (es. agenti di cambio, persone giuridiche)

3 Codice fiscale/partita IVA società emittente

18-28 11 NU O

4 Filler 29-36 8 A 5 Tipo operazione 37 1 A O Assume i seguenti valori:

P pagamento (valido solo per ‘TOS’) G gratuito (valido solo per ‘TOS’) M misto (valido solo per ‘TOS’) D dividendo A altro (operazioni varie) S assemblea (valido solo per ‘ASS’)

6 Oggetto della comunicazione

38-39 2 NU O Assume i seguenti valori: 01 sottoscrizione a pagamento /

esercizio warrant 02 Assegnazione gratuita 03 sottoscrizione a pagamento su

obbligazioni 04 cambio certificati 05 Raggruppamento 06 frazionamento / scissione 07 fusione 08 conversione di azioni 09 conversione di obbligazioni 10 misto: codici “01” + “02” 11 Da utilizzare in tutti i casi misti

che non rientrano nel codice “ 10”

16 pagamento dividendi 17 pagamento acconto dividendo 18 pagamento saldo dividendo 19 riparto straordinario 20 partecipazione ad assemblea 21 altro

Dati relativi alla società emittente 7 Denominazione 40-159 120 AN O Ragione sociale dell’emittente 8 Comune del domicilio 160-184 25 A O 9 Provincia del domicilio 185-186 2 A O Sigla

10 Indirizzo del domicilio 187-221 35 AN O Non utilizzare abbreviazioni (ad es. v., p.zza ma indicare per esteso tutti i riferimenti)

11 C.A.P. del domicilio 222-226 5 NU O

5



segue Record tipo 1 PRG

Campo Nome del campo Pos. Lung. Form

ato Obb./Fa

colt. Note

Ulteriori informazioni 12 Codice strumento

finanziario ISIN riveniente per op.ni societarie ‘TOS’ / strumento finanziario oggetto di pagamento dividendo ‘DIV’ / strumento finanziario con diritto di intervento all’assemblea ‘ASS’

227-238 12 AN O Formato: “XXYYYYYYYYYW “ dove:

XX 2 Bytes alfabetici il cui valore è in funzione della nazionalità dell’emittente.

YYYYYYYYY 9 bytes alfanumerici. Se esiste già il codice dello strumento finanziario nazionale, tale dato deve essere allineato a destra e bisogna riempire il campo con zeri non significativi.

W 1 byte alfabetico. Corrisponde al check digit del codice; calcolato in accordo al modulo 10 “Double-Add-Double”.

13 N.operazione MT 239-247 9 NU O Numero univoco dell’operazione

speciale MT 13bis Flag tipo assemblea

(solo per assemblea ASS)

248 1 A O Assume i seguenti valori: O assemblea ordinaria S assemblea straordinaria T assemblea ordinaria e straordinaria (O+S) P assemblea speciale A altro

14 Filler 249-500 252 AN Impostato a spazi 15 Progressivo record 501-507 7 NU O Incrementato di 1, rispetto al record

precedente, per tutti i record successivi.


6



Record di tipo 2

Contiene le informazioni relative agli strumenti finanziari oggetto dell’operazione e, per i soli strumenti finanziari nominativi, anche i dati anagrafici del richiedente / intestatario.

segue Record tipo 2 PRG Camp

o

Nome del campo Pos. Lung. Formato

Obb./Facolt.

Note

1 Tipo record 1 1 NU O Vale sempre “2” 2 Codice fiscale soggetto

che effettua la comunicazione

2-17 16 AN X1 Se numerico di 11 caratteri deve essere allineato a sinistra

3 Codice fiscale società emittente

18-28 11 NU O

4 Tipo operazione societaria

29 1 A O Cfr. Tipo Record “1” Campo n° 5


30-31 2 NU O Cfr. Tipo Record “1” Campo n° 6

6 Strumento finanziario accentrato Monte

32 1 A O Assume il valore “M” se le azioni sono depositate alla Monte Titoli S.p.A.

Informazioni relative al soggetto 7 Qualità del soggetto 33 1 AN O2 Assume i seguenti valori:

1 intestatario 2 riportatore 3 venditore a termine 4 riportato 5 compratore a termine 6 “agent” o procuratore (valido solo per ‘ASS’) T Titolare di altro vincolo U usufruttuario D Depositario (non per “ ASS” ) R Richiedente (valido solo per ‘ASS’) da indicarsi solo se diverso dal titolare e dal Depositario (Rec.0 campo 21)

8 Quota percentuale di possesso

34-38 5 NU O Formato NNN,NN. Da indicare nei soli casi di più intestatari degli strumenti finanziari o di più titolari di vincoli reali sui codici degli strumenti finanziari medesimi; negli altri casi indicare “0”.

9 Codice fiscale del soggetto

39-54 16 AN X Se numerico di 11 caratteri deve essere allineato a sinistra

Dati identificativi del soggetto 10 Cognome 55-84 30 A O Escludere eventuali titoli onorifici : per

le donne indicare il cognome da nubile (quindi riconducibile al codice fiscale)

11 Nome 85-114 30 A O 12 Sesso 115 1 A O Assume i valori “F” o “M” 13 Data di nascita 116-123 8 NU O Formato: ggmmssaa

2 L’ indicazione del soggetto Agente è facoltativa in quanto non prevista dalla normativa. Sono obbligatorie le indicazioni dei soggetti: titolare delle azioni (intestatario), titolare/i di vincolo e richiedente quando diversi dal titolare.

7




o


Obb./Facolt.

Note

14 Comune di nascita 124-153 30 A O Per i nati all’estero indicare soltanto lo stato estero

15 Provincia di nascita (sigla)

154-155 2 A O Per gli Stati esteri indicare “EE”

16 Denominazione 156-275 120 AN O Ragione sociale 17 Nazionalità 276-278 3 NU O Cittadinanza del soggetto.

Ricavabile dall’elenco dei paesi esteri allegato alle istruzioni per la compilazione dei modelli di dichiarazione (740, 750, 760, 770) Se italiana il valore è 086

18 Località di residenza 279-308 30 A O 19 Provincia di residenza 309-310 2 AN O Sigla.

Per le località estere la provincia è EE

20 Indirizzo 311-345 35 AN O Non utilizzare abbreviazioni (ad es. v., p.zza ma indicare per esteso tutti i riferimenti)

21 C.A.P. italiano 346-350 5 NU O Codice postale italiano. In caso di residenza estera valorizzare con 99999

22 Codice Stato di residenza

351-353 3 NU O Ricavabile dalle stesse fonti usate per il campo 17 Per l’Italia il valore è 086

23 Numero identificativo fiscale estero

354-373 20 AN F Per gli stranieri

24 C.A.P. estero 374-383 10 AN F Codice postale dell’eventuale località estera

Ulteriori informazioni 25 Prosecuzione su altra

distinta 384 1 NU O Assume i seguenti valori:

1 se i soggetti sono più di uno (campo 7) e proseguono su altra distinta

0 altrimenti

26 Numero azioni/warrant / val. nominale obbligazioni

385-402 18 NU X Per le azioni o warrant indicare la quantità Per le obbligazioni indicare il valore nominale (Solo interi) NOTA

Se il campo 25 = 1, il campo 26 deve essere compilato solamente nell’ultimo record tipo 2, mentre è da impostare a zero in tutti i record precedenti. Se il campo 27 = 8 il numero deve essere inferiore a quello della comunicazione sostituita (anche uguale a zero) Se campo 27 = 9 il numero deve essere impostato a zero

27 Flag relativo alla 403 1 NU O Da valorizzare per op.ni di dividendo

8




o


Obb./Facolt.

Note

posizione rispetto al dividendo (tipo operazione DIV) /Flag relativo al tipo comunicazione per assemblee (solo per tipo operazione ASS)

(DIV). Assume i seguenti valori:

1 incasso con certificazione valore fiscale

2 incasso senza certificazione fiscale

3 gestione patrimoniale 4 rinuncia 5 rinvio

Da valorizzare per comunicazione assemblee (ASS). Assume i valori:

6 certificazione 7 comunicazione 8 comunicazione sostitutiva per trasferimento 9 anullamento comunicazione per errore.

28 N. progressivo annuo 404-411 8 NU X3 N. progressivo annuo della certificazione / comunicazione attribuito da ciascun intermediario. Nel caso il campo 27 sia 8 o 9 deve riportare il numero della nuova comunicazione .

29 N. progressivo annuo della precedente comunicazione da annullare o sostituire

412-419 8 NU X Nel caso il campo 27 sia 8 o 9 deve riportare il numero progressivo annuo della comunicazione che si intende sostituire o annullare

29 bis Data termine efficacia (solo per assemblea ASS)

420-427 8 NU O Data ultima convocazione (oppure data della sola riunione, se precedente, per la quale la comunicazione viene effettuata) Formato: ggmmssaa

29 ter Flag titolare diritto di voto (solo per assemblea ASS)

428 1 A F Assume il valore “ I” se il titolare del diritto (creditore pignoratizio, riportatore ecc.) rinunci in suo favore. L’informazione, in tal caso, dovrà essere inserita in tutti i record della distinta rappresentante la posizione.

29 q.ter

A disposizione 429-471 43 AN F Note libere

30 CAB 472-477 6 NU F Formato NNNNN.N (Codice dello sportello, o della piazza, dove è stata effettuata l’operazione).

31 Numero di riferimento interno Codice cliente (solo per assemblea ASS)

478-493 16 AN O Identifica l’operazione del Depositante nell’organizzazione dell’ Intermediario e costituisce l’elemento di raccordo tra l’ Intermediario e l’Emittente. Codice interno dell’intermediario per individuazione del titolare del conto.

3 Da valorizzarsi esclusivamente nel caso in cui il precedente campo 27 valga 7 oppure valga 8.

9




o


Obb./Facolt.

Note

32 Cod. ABI banca per garanzia

494-498 5 NU X Valorizzare solo con il codice effettivo senza il CIN (Se non è una banca il codice è quello attribuito dalla Banca d’Italia alle SIM o Agenti di Cambio; rilevabile dal modulo MT.21)

33 Codice vincolo 499-500 2 NU X Cfr. tabella in allegato 34 Progressivo record 501-507 7 NU O Incrementato di 1, rispetto al record



10



Record di tipo 8

Contiene i totali dei record di tipo ‘2’ inviati.

Record tipo 8 PRG

Campo Nome del campo Pos. Lung. Formato Obb./Fa

colt. Note

1 Tipo record 1 1 NU O Vale sempre “8” 2 Codice strumento

finanziario ISIN 2-13 12 AN O Cfr. NOTE T.R. “1” campo n. 12


14-15 2 NU O Cfr. Tipo Record “1” Campo n° 6

4 Totale quantità T.R. “2” 16-21 6 NU O Numero totale di T.R. “2” per lo strumento finanziario interessato.

5 Totale quantità azioni-warrant / val. nominale obbligazioni

22-39 18 NU O Solo interi

6 Filler 40-500 461 AN Impostato a spazi 7 Progressivo record 501-

507 7 NU O Incrementato di 1, rispetto al record


8 Fine record 508-509

2 O CR LF (Hex 0D 0A) in caso di codifica ASCII

11



Record di tipo 9

Contiene i totali dell’invio.

Record tipo 9 PRG

Campo Nome del campo Pos. Lung. Format

o Obb./Fa

colt. Note

1 Tipo record 1 1 NU O Vale sempre “9” 2 Filler 2-9 8 AN O Impostato a spazi 3 Data produzione

supporto 10-17 8 NU O Formato: ggmmssaa

4 Tipo fornitura 18-20 3 A O Cfr. Tipo Record “0” Campo n° 4 5 Numero T.R.”1”

contenuti nel supporto 21-27 7 NU O

6 Numero T.R.”2” contenuti nel supporto

28-34 7 NU O

7 Filler 35-500 466 AN Impostato a spazi 8 Progressivo record 501-507 7 NU O Incrementato di 1, rispetto al record



ALLEGATO C

CONVOCAZIONE DI ASSEMBLEA (Allegato al MT 260)

INFORMAZIONI DA DIFFONDERE AGLI INTERMEDIARI CHE TENGONO I CONTI TITOLI PER (1) effettuare le comunicazioni ai sensi dell’art. 34 bis del Regolamento Mercati emettere le certificazioni per la partecipazione all’assemblea (se non applicabile l’art. 34 bis suddetto)

SOCIETA’ EMITTENTE Denominazione: ……………………………………………………………. Cod. MT: ………………………..

PUBBLICAZIONE DELL’AVVISO DI CONVOCAZIONE (Art. 2366 c.c.) DATA Quotidiani: ….…………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………

Gazzetta Ufficiale N.ro: …………………………..(eventuale)

(2) TIPO DI ASSEMBLEA E/O DI RIUNIONE CONVOCATA OR Ordinaria (Art. 2364 c.c.) ST Straordinaria (Art. 2365 c.c.) SP Speciale di categoria (specificare) ……………………………………….. AL Altro tipo (obbligazionisti, quotisti, ecc.): ………………………………

(3) TIPO ASS. STRUMENTI FINANZIARI LEGITTIMATI OR ST SP AL COD. ISIN DENOMINAZIONE

RIFERIMENTI DELLE RIUNIONI CONVOCATE (4) ORDINE RIUNIONI

OR ST SP AL Data Ora Luogo

(5) DATA

TERMINE

(6) VINCOLI STATUTARI E ISTRUZIONI DELL’EMITTENTE

Gli strumenti finanziari sono indisponibili fino al termine della riunione assembleare E’ consentita l’espressione ddel voto per corrispondenza E’ raccomandata l’esibizione della copia della comunicazione da parte dei partecipanti all’assemblea

Note per la compilazione: (1) Indicare obbligatoriamente quale tipo di attività è richiesta agli intermediari (2) Le presenti istruzioni si riferiscono ad una sola assemblea; in caso di unica assemblea convocata con

parte ordinaria e parte straordinaria barrare entrambi i tipi riunione OR e ST (3) Barrare i tipi di assemblea convocata e riportare il codice e la denominazione degli strumenti

finanziari che legittimano l’intervento (4) Indicare l’ordine (1°, 2°,3°) delle diverse riunioni convocate nelle rispettive colonne “tipo assemblea” (5) Indicare l’eventuale termine stabilito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370 c. c., secondo comma, o, in

assenza di termine statutario, la data della riunione (6) Barrare le altre condizioni desunte dalle previsioni statutarie o comunque richieste dall’emittente.

Eventuali Annotazioni………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………. Istruzioni voto per corrispondenza…………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………. Allegati:

Avviso di convocazione assemblea ……………………………………….. ………………………………………..

Data Firma …………… ……………………………

Istruzioni per la compilazione

Oltre quanto già specificato nelle “Note per la compilazione” si precisa quanto segue. • Il modulo di istruzioni per l’effettuazione delle comunicazioni inerenti la partecipazione alle assemblee

deve essere compilato e trasmesso a Monte Titoli in allegato allo MT 260, dove sarà sufficiente indicare soltanto i riferimenti (telefono, fax, indirizzo di posta elettronica e casella di PEC) dell’emittente e/o dei soggetti incaricati dall’emittente di ricevere le suddette comunicazioni.

• Nel caso di invio dello MT 260 tramite MT-X, il modulo deve essere allegato in formato “pdf”. • Il modulo è utilizzabile anche per le assemblee alle quali sono legittimati a partecipare i titolari di

strumenti finanziari cui non è applicabile l’art. 34 bis del regolamento mercati, pertanto l’emittente dovrà obbligatoriamente indicare (barrando la relativa casella) il tipo di attività/documento che gli intermediari devono produrre per attestare la legittimazione degli aventi diritto.

• L’indicazione del luogo e della data nel riquadro “Pubblicazione dell’avviso di convocazione” è necessaria affinché gli intermediari possano dare completa informazione ai loro depositanti.

• Il MT 260 con l’allegato modulo di istruzioni deve essere utilizzato per un solo tipo di assemblea. Fa eccezione il caso di unica assemblea convocata sia in sede ordinaria, sia in sede straordinaria, per la quale, nel riquadro “Tipo di assemblea convocata” si dovranno barrare entrambe le caselle del tipo “OR” e del tipo “ST”. Nel caso di assemblea speciale di categoria (“SP”) specificare la categoria per la quale è stata convocata l’assemblea. Il tipo assemblea “AL” è riservato agli strumenti finanziari diversi dalle azioni.

• Riportare nel riquadro “Strumenti finanziari legittimati” il codice ISIN degli strumenti finanziari interessati barrando il tipo di assemblea per la quale ciascun strumento conferisce legittimazione. Nel caso di emittente aderente a MT-X i codici ISIN degli strumenti dell’emittente sono proposti direttamente dalla procedura informatica e possono essere scelti quelli interessati.

• I “Riferimenti delle riunioni convocate” devono essere abbinati, da un lato, al numero ordinale della convocazione (1°, 2°, 3°, ecc.) e dall’altro alla data del termine che statutariamente è stabilito ai sensi dell’art. 2370, secondo comma, del codice civile. In particolare si possono verificare le seguenti alternative: o Se non esiste un termine statutario occorre riportare la data delle diverse convocazioni o Se non esiste un termine ma lo statuto prevede l’indisponibilità (il “blocco”) dei titoli fino alla

conclusione dell’assemblea o stabilisce che la comunicazione vada comunque resa entro la 1° convocazione anche per quelle successive, riportare la data della prima convocazione per tutte le convocazioni

o Se è statutariamente previsto un termine ma la stessa data termine è applicabile sia per la 1° convocazione che per le successive, ovvero è previsto il “blocco” dei titoli fino alla conclusione dell’assemblea, riportare la data del termine unico per tutte le convocazioni

o Se è previsto un termine, ma la data termine varia in funzione della data delle diverse convocazioni, riportare le diverse date termine a fianco di ciascuna convocazione.

• Nel riquadro “Vincoli statutari” barrare la casella interessata e, se è prevista la possibilità del voto per corrispondenza, riportare le istruzioni nello spazio libero in calce al modulo.

• Nelle “Eventuali Annotazioni” indicare le particolari situazioni (OPA, recesso od altre operazioni straordinarie) in cui eventualmente si trovino gli strumenti finanziari che legittimano la partecipazione all’assemblea e che si riflettano sulla esercitabilità del diritto di voto.

CUSTOMER MANAGEMENT PROT U 00427 11012006MT

A tutti gli Intermediari e a tutti gli Emittenti partecipanti al servizio di Gestione Accentrata Loro sedi

Milano, 11 gennaio 2006

Oggetto: nuova procedura per la trasmissione della comunicazione per l'intervento in assemblea ex art. 34-bis Regolamento Mercati.

Gentile Cliente,

Le ricordiamo che dal 1° gennaio 2006 decorre l’obbligo di invio della comunicazione per l'intervento in assemblea tramite appositi collegamenti informatici, ex art. 34-bis del Regolamento Mercati. Al proposito, precisiamo altresì che, per addivenire ad una posizione comune tra emittenti e intermediari circa la trasmissione della comunicazione di cui all’oggetto, sono state condivise le principali linee guida dell’intero processo di intervento in assemblea in un confronto coordinato da ABI, Assosim e Assonime. Nel comunicarle che la divulgazione degli standard come sopra definiti è in corso a cura delle Associazioni di categoria, vorremmo intrattenerla su alcuni passi del processo sui quali Monte Titoli è coinvolta attivamente.

Facciamo riferimento in particolare a due momenti:

1. l’acquisizione dell’avviso dall’emittente per la convocazione dell’assemblea e la conseguente divulgazione della Disposizione di Servizio agli intermediari

2. la trasmissione delle comunicazioni assembleari da parte degli intermediari agli emittenti tramite MT-X

per riportare in dettaglio le procedure che verranno seguite in ottemperanza alla nuova normativa.

1. Acquisizione dell’avviso di convocazione assemblea dall’emittente e conseguente divulgazione della Disposizione di Servizio agli intermediari La procedura sotto descritta entra in vigore dalla data odierna. Precisiamo che gli incarichi che perverranno a Monte Titoli fino al prossimo venerdì 20 gennaio saranno accettati anche sprovvisti dell’apposito prospetto in allegato. Per gli stessi si utilizzerà la procedura previgente1. La nuova procedura prevede i seguenti passi:

• l’emittente invia a Monte Titoli l’attuale mod. MT260 corredato obbligatoriamente da un unico allegato, in formato PDF, comprendente:

- il prospetto standard “CONVOCAZIONE DI ASSEMBLEA (Allegato al MT 260)”, compilato con tutte le informazioni di carattere pubblico significative per lo svolgimento dell’assemblea (tipo di assemblea, date, titoli interessati, vincoli, ecc). Il modello dell’allegato è disponibile, insieme al mod. MT260, sul sito www.montetitoli.it alla sezione “Documentazione/Modulistica Operativa”;

- l’avviso di convocazione dell’assemblea stessa.

L’emittente deve altresì indicare, nel campo “note” del mod. MT260:

- le informazioni relative al referente che ritenga significative (nome/ufficio, indirizzo e-mail, fax per la gestione di situazioni di emergenza, ecc.)

- l’elenco delle piattaforme telematiche attive per ottemperare all’obbligo di cui all’art 34 bis

- l’eventuale indirizzo di posta elettronica certificata, se attivo.

Per gli emittenti che hanno una postazione MT-X attiva, la compilazione dell’incarico viene effettuata attraverso l’apposita maschera di input su MT-X (MT 260 elettronico), allegando il sopra citato file PDF.

• Monte Titoli provvede, come di consueto, a divulgare le disposizioni di servizio per assemblea (MSG 720), riportando nelle “note” quanto indicato dall’emittente (si veda sopra).

Contestualmente all’invio del MSG 720, Monte Titoli pubblica sul sito www.montetitoli.it, all’apposita sezione “Documentazione/Convocazione di Assemblea” il prospetto “CONVOCAZIONE DI ASSEMBLEA (Allegato al MT

1 Detta procedura prevede che l’emittente compili il mod. MT260 (l’incarico per assemblea) e lo invii a Monte Titoli, su carta o attraverso il canale MT-X. A fronte della ricezione dell’incarico, Monte Titoli divulga a tutti i partecipanti le norme operative con msg 720 (su rete, MT-X o carta), inserendo in nota le disposizioni statutarie.

http://www.montetitoli.it/

http://www.montetitoli.it/

260)” ricevuto dall’emittente debitamente compilato, denominandolo in modo che sia direttamente collegabile alla Disposizione di Servizio cui si riferisce.

Le disposizioni di servizio per assemblea (MSG 720) pubblicate sulla piattaforma MT-X riportano direttamente in allegato il prospetto dell’emittente, non rendendo quindi necessaria la consultazione del sito.

Evidenziamo che la procedura di cui sopra ha carattere transitorio e sarà attiva indicativamente nei primi sei mesi del 2006, in quanto una completa revisione del MSG 720 comporta tempi di sviluppo e adeguamento per tutto il sistema non compatibili con l’avvio del nuovo processo. Informiamo che è stato già attivato un gruppo tecnico (composto da intermediari e Monte Titoli) per l’analisi di un nuovo messaggio sostitutivo del MSG 720. Sull’argomento si farà seguito con apposita informativa. 2. Trasmissione delle comunicazioni assembleari da parte degli intermediari agli emittenti tramite MT-X

Per gli intermediari che sono già operativi sul servizio FIS, il modulo di gestione dei flussi assembleari (Flusso CPA) sarà reso attivo a partire da giovedì 12 gennaio 2006. Ricordiamo al proposito che il tracciato FIS per le comunicazioni assembleari (CPA) è disponibile nella sezione documentale di MT-X.

Per la compilazione dei flussi CPA e per le eventuali variazioni è disponibile anche – dalla medesima data - l’interfaccia “Editor FIS”, che consente agli intermediari di superare eventuali problemi derivanti dalla mancanza, anche temporanea, di procedure automatiche di alimentazione dei flussi FIS. Per le modalità di download del nuovo Editor FIS, faremo seguito quanto prima con apposita comunicazione via mail.

Monte Titoli al momento garantisce l’invio dei flussi ai soli emittenti che a loro volta risultano attivi su MT-X (l’informazione è contenuta nel campo “note” del messaggio 720), non essendo pervenuta alcuna richiesta che porti a differenti soluzioni tecniche. Evidenziamo altresì che l’attivazione della procedura di scarico dei flussi su casella di Posta Elettronica Certificata e invio all’emittente tramite quest’ultimo canale è in fase di sviluppo. La data di avvio sarà da noi comunicata con separata informativa.

Per agevolare il processo di attivazione degli emittenti azionari ancora non connessi alla piattaforma MT-X, Monte Titoli – per tutta la campagna assemblee 2006 - fornisce agli stessi un’utenza gratuita tramite la quale è possibile accedere non solo al servizio di ricezione delle Comunicazioni Assembleari ma anche a tutte le funzionalità già operative su MT-X (compresa la ricezione delle segnalazioni nominative per dividendi e aumenti di capitale).

Per ulteriori approfondimenti nonché per avviare la procedura di attivazione della piattaforma MT-X, La invitiamo a prendere contatto al più presto con i nostri uffici competenti all’indirizzo e-mail [email protected], oppure telefonando ai seguenti numeri:

- per gli emittenti, ai numeri +39 02 33635 - 276, 296, 305, 359 (Issuer Relations Department)

- per gli intermediari, al numero +39 02 33635 640 (Customer Relations Department).

Per qualunque informazione operativa sulla nuova procedura telematica o sull’utilizzo / consultazione del prospetto allegato al modello MT 260, La invitiamo a prendere contatto con il nostro ufficio Corporate Events & Info Services, ai numeri +39 02 33635 - 277, 316, 278, 298.

Cordiali saluti.

Customer Management Director

(Elena Carosi)

Lettera Circolare comun int assemblea - ASSONIME - Marzo 2017 Circolare comun... · 2006-02-07 ·...

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