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LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL’INTERMEDIARIO PER GARANTIRE

LA RISERVATEZZA

Dott. Michele D’Agnolo

INTERMEDIARIO

• Trasmette dichiarazioni da lui prodotte.• Trasmette dichiarazioni affidategli dal contribuente.

• Privacy• Riguarda i dati delle persone fisiche.• Nei soli dichiarativi annuali delle persone fisiche sono presenti dati sensibili.

• È utile ripercorrere l’intero iter dei dichiarativi annuali.

LE PROCEDURE ORGANIZZATIVE DELL'INTERMEDIARIO

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IL CICLO DELLE ATTIVITÀ

• Formazione agli addetti

• Pianificazione del lavoro

• REPERIMENTO DEI DATI

• INPUT

• TRASFORMAZIONE

• STAMPA E CORREZIONE

• VALIDAZIONE

• SPEDIZIONE TELEMATICA

• ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE

• RESTITUZIONE


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FORMAZIONE

• Esplicitamente: al Punto 19.6 del Disciplinare Tecnico in Materia di Misure Minime di Sicurezza (Allegato B al Codice Privacy), rivolto a tutti coloro che sono obbligati a redigere il DPS (ora abrogato?).

• Implicitamente: in termini di generale misura di sicurezza (art. 31).

• Conservazione del materiale didattico utilizzato.

• Evidenza dell’apprendimento.

• Evidenza dell’avvenuta formazione.


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ELENCO DEI CLIENTI

• Verifiche clienti cessati e clienti acquisiti durante l'anno.

• Verifiche della tipologia di servizi di cui avranno bisogno.

• Aggiornamento e diffusione dell’elenco.


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PREDISPOSIZIONE DEI FASCICOLI CARTACEI

• Declinare luogo e modalità di archiviazione, inclusi I contenuti tipo dei singoli fascicoli.

• Definire I soggetti autorizzati alla consultazione dei documenti.

• Verificare la possibilità di cambiare la logistica del flusso dei fascicoli per evitare facchinaggio e ridurre il tempo dedicato a cercare.

• Definire in maniera palese il flusso dei fascicoli e le aree di stoccaggio secondo lo status della pratica.

• Chiunque deve sempre essere in grado di trovare il fascicolo.

• Adottare modalità di stoccaggio note e comuni sulle varie scrivanie/armadi.

• PREDISPORRE LE BUSTE PER L’ARCHIVIAZIONE SEPARATA DEI DATI SENSIBILI.


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ARCHIVIAZIONE CARTACEA

• Definizione delle modalità di profilazione delle cartelle cartacee• Per professionista• Per addetto• Per anno• Per cliente• Per tipo di pratica• Per data di riferimento o di input

• Definizione dei contenuti standard delle cartelle• Definizione delle modalità di archiviazione (es. in alto il documento più

recente)

• Scelta del colore delle cartelle, della tipologia di carpetta, delle indicazioni da porre all’esterno della carpetta NOMI?


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ACCORTEZZE PRIVACY

• Definire (meglio se per iscritto) il luogo dove conservare i fascicoli.

• Idealmente dovrebbe essere un armadio chiuso a chiave, le cui chiavi dovrebbero essere in possesso dei soli addetti abilitati ad occuparsi delle dichiarazioni dei redditi.

• Le scrivanie dovrebbero essere sgombre quando le pratiche non sono lavorate.

• I locali dove vengono elaborate le pratiche non dovrebbero essere aperti al pubblico.

• Il pubblico (clienti) dovrebbe essere accolto in locali separati da quelli destinati alla elaborazione e alla conservazione dei dati.


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ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA

• Password per ingresso nel pc/rete• Password per ingresso nel SW di elaborazione• Password e username per ingresso in entratel del singolo utente• Pincode e chiave privata per generazione chiave asimmetrica

• Antivirus• Firewall• Backup• Istruzioni PER DATI SENSIBILI


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ACCORTEZZE

• Opinione: possibile conservazione in cassaforte separata da parte del titolare del trattamento di copia non visibile delle password.


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REVISIONE DEL TESTO E INVIO DELLA CIRCOLARE

• Se possibile evitare il “gentile cliente” sull’indirizzo se inviata per posta.


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IL CONTRATTO DI PRESTAZIONE D'OPERA

• Documento scritto e sottoscritto, meglio ancora se inviato per pec.

• Preventivo del costo.

• Antiriciclaggio (se dovuto)‏.

• Privacy (informativa e consenso).

• Impegno a trasmettere la dichiarazione telematica.

• Autorizzazione al cassetto fiscale.

• Autorizzazione all’ F24 telematico.


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APPROFONDIMENTO PRIVACY

• Dichiarazioni e bilanci persone giuridiche: contengono in genere solo dati di persone giuridiche e come tali sono escluse dall’applicazione del D.Lgs. 196.

• Dichiarazioni persone fisiche: di regola contengono dati sensibili relativi a preferenze sessuali, stato di salute, credo religioso o politico: sono assoggettate al decreto legislativo.

• ATTENZIONE AD ALCUNI TIPI DI CONTABILITÀ es. quelle dei medici includono dati sensibili dei clienti.


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ADEMPIMENTI PRIVACY

• Sì informativa.

• Si consenso.

• No notifica.

• Si autorizzazione (erga omnes).

• Obbligo di misure minime per trattamenti cartacei ed elettronici (sanzione penale).

• Se i dati sensibili sono gestiti elettronicamente scattava l'obbligo del DPS, da aggiornare con data certa entro il 31 marzo (pec) (sanzione penale).


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RACCOLTA DATI

• Modalità di raccolta

– Mera consegna.

– Spedizione.

– Appuntamento a studio.

– Appuntamento da cliente.

– Elaborazione presso il cliente.


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SCARICO BOZZE ISTRUZIONI

• Verifica innovazioni normative e di prassi principali

– Impatto organizzativo: revisione delle istruzioni di processo e delle

checklist.

– Verifica di maggiori o minori carichi di lavoro conseguenti.

– Verifica nuove automazioni proposte dalla software house per affrontare

tali novità.

– Impatto tecnico: a quali clienti si applicano le varie novità?

– Fare una pre verifica se possibile.


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REPERIMENTO DI EVENTUALI RISORSE AGGIUNTIVE

• Ore straordinarie (solo di nome).

• Ex dipendenti in pensione.

• Docenti scolastici ed altri dipendenti pubblici (permesso del capo istituto).

• Difficile fare ricorso a lavoro interinale o lavoro a tempo determinato in

quanto le scarse risorse tendono ad essere già impegnate dal mese di

settembre in avanti.

• Indottrinamento privacy degli avventizi!!!


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RIESAME PROBLEMI ORGANIZZATIVI ANNI PRECEDENTI

• Verifica delle non conformità degli anni precedenti (proteste, problemi organizzativi, computer bruciati, collaboratori sclerati, ecc.. )‏.

• Come sono gestite le non conformità all'interno dello studio.

• La cosa che oggi è intollerabile per il cliente è la mancata pianificazione del carico fiscale di un certo rilievo.


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LA GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ

• Correzione dell'errore o mitigazione degli effetti.

• Verifica di non propagazione.

• Azione correttiva volta a eliminare le cause.

• Azione di comunicazione e rassicurazione nei confronti della clientela.

• maggiore attenzione nei confronti del cliente vulnerato.


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PIANIFICAZIONE DEL LAVORO

• Stabilire una data di partenza.

• Recuperare l’ondata dei lavori precedenti

• Compilare un piano a scadenza campagna, basandosi sui dati statistici medi di durata delle pratiche negli anni precedenti.

• Settimanalmente assegnare i compiti e valutare lo stato avanzamento lavori, riassegnando le priorità.


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ISTITUZIONE DEI TABELLONI

• È utile disporre di tabelloni che consentano di verificare a colpo d’occhio lo stato avanzamento per ciascuna tipologia di pratiche.

• Detti tabelloni un tempo cartacei sono stati sostituiti da fogli excel.

• Il problema è rappresentato dall’aggiornamento

• Negli studi dotati di sistemi direzionali sono generati a partire dai dati inputatinel timesheet ed aggiornati in tempo reale.


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VERIFICA DISPONIBILITA DEL SOFTWARE

• Problemi di ritardo nella release.

• Problemi di disponibilità parziale.

• Problemi di cancellazioni e modifiche involontarie da release successive.

• Presa d'atto delle nuove funzionalità, videate e ordine di compilazione attraverso corsi di formazione, webinar, manuali di release e manuali di sezione.

• Riaggiornamento delle istruzioni di processo.


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RISERVATEZZA NEI COLLOQUI ED ELABORAZIONI

• Accogliere i clienti in un luogo privato a ciò dedicato.

• Non discutere in corridoio dello studio.

• Non utilizzare posti pubblici quali sotto l’ombrellone, al bar, sale d’aspetto, tribunali ecc…

• Non utilizzare per l’elaborazione dei dati viaggi in treno.


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STAMPE

• I brogliacci e dichiarativi finali vengono stampati e ricontrollati in base ai documenti di input utilizzati.

• Stampanti dovrebbero essere sufficientemente vicine ai posti di lavoro e in numero e con velocità adeguati al bisogno.

• Luoghi di stoccaggio della documentazione.

• Non lasciare incustoditi i documenti stampati se le stampanti sono poste in aree pubbliche dello studio.


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LA REVISIONE DELLA DICHIARAZIONE IN BASE ALLA DISCUSSIONE CON IL CLIENTE

• Il consenso informato: non congruità e non coerenza, società in perdita, società di comodo.


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ELABORAZIONE PAGAMENTI

• Definizione del debito di imposta.

• Definizione delle compensazioni.

• Definizione di saldo e acconto.

• Definizione della rateazione.

• Elaborazione degli F24.

• Consegna degli F24.

• Verifica della provvista, ottenimento autorizzazione e Pagamento del F24

telematico.

• Ottenimento di copia degli F24 pagati.


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LA SOTTOSCRIZIONE DELLA DICHIARAZIONE

• La consegna della copia al cliente


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SPEDIZIONE TELEMATICA

AZIONI PROPEDEUTICHE

• Verifica dell'iscrizione a intermediario telematico.

• Scarico dei software aggiornati per la spedizione telematica.


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PREDISPOSIZIONE DELLA TRASMISSIONE TELEMATICA

• Importazione dall'applicativo di studio o gestione dall’interno dell’applicativo stesso.

• Validazione dei file da inviare.

• Prova dell'invio telematico.

• Gestione dei messaggi di errore.


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INVIO TELEMATICO

• Ottenimento e conservazione della ricevuta di avvenuta spedizione telematica.


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ARCHIVIAZIONE

• Norme almeno orali al personale per il trattamento dei dati sensibili in forma cartacea (D.Lgs. 196, allegato B)‏.

• Archiviazione in luoghi non accessibili al pubblico ma soltanto agli addetti ai lavori.

• Conservazione separata dei dati sensibili.

• Presenza di opportuna Profilazione accessi addetti sia ai file cartacei che elettronici con verifica annuale.

• Altre misure minime sicurezza all.B.

• Conservazione e restituzione dei documenti.


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• La trasmissione per posta elettronica e non dei dati sensibili dovrebbe avvenire con particolari cautele, sia in entrata che in uscita.

• Possibile archiviazione elettronica anche sostitutiva.

ARCHIVIAZIONE SPEDIZIONE TELEMATICA

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I PROVVEDIMENTI DI SEMPLIFICAZIONE IN MATERIA DI PRIVACY E LA LORO RILEVANZA PER GLI INTERMEDIARI

FISCALI

• Scorriamo rapidamente i principali provvedimenti di semplificazione materia di privacy e verifichiamone l’utilità ai fini del trattamento dei dati da parte degli intermediari telematici.


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PROVVEDIMENTO RELATIVO ALL’AMMINISTRATORE DI SISTEMA DELL’AUTORITÀ GARANTE

• Modificato in base al provvedimento del 25 giugno 2009.

• Esclusione dell’obbligo di ADS e di software di tracciamento dei log per trattamenti effettuati in ambito pubblico e privato a fini amministrativo-contabili, i quali pongono minori rischi per gli interessati e sono stati oggetto di misure di semplificazione (art. 29 d.l. 25 giugno 2008, n. 112, conv., con mod., con l. 6 agosto 2008, n. 133; art. 34 del Codice; Provv. Garante 6 novembre 2008).


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PROVVEDIMENTO 27 NOVEMBRE 2008 DELL’AUTORITÀGARANTE

• Definizione delle misure minime semplificate rispetto a quelle proposte nell’allegato B del decreto legislativo 196 2003(riduzione degli adempimenti su password, firewall, antivirus, ecc..).

• Possibilità di redigere un DPS semplificato.


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DECRETO LEGGE 70/2011

• Interpretazione autentica della clausola generale “ordinarie finalitàcontabili” con inserimento nel D.Lgs. 196 dell’articolo 34 comma 1 ter.

• Possibilità di autocertificazione in alcuni casi in luogo del DPS.


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DECRETO LEGGE 201/2011

• Limitazione del campo di applicazione del decreto legislativo 196 ai dati relativi alle sole persone fisiche.


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DECRETO LEGGE “SEMPLIFICAZIONI”

• Abolizione dell’obbligo di presentazione del DPS.

• Occorre attendere la conversione in legge del decreto per avere compiuta contezza dei provvedimenti normativi adottati.– È COMUNQUE OPPORTUNO fare annualmente o quando ci sono

cambiamenti nei sistemi o nell’organizzazione del lavoro una verifica di corretto adempimento.

• Rimane in vigore l’obbligo per i periodi precedenti all’entrata in vigore del decreto legge con conseguenti sanzioni? No favor rei?


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BUON LAVORO

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