Le attività di convalida, qualificazione e change control · GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI,...

GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI, CONVALIDA E QUALIFICAZIONE, “CHANGE CONTROL”

Le attività di convalida,

qualificazione e change control(II parte)

CRS Lazio, Roma, 12-13 giugno 2014

Relatrice: Ivana Menichini


DISEGNO SPERIMENTALE

che consiste, sostanzialmente, nella progettazione di un“esperimento” finalizzato alla raccolta, alla analisi attraversometodologie statistiche e alla valutazione dei dati necessari:

� a stabilire la adeguatezza del processo rispetto ai risultatiattesi;

� a studiare la variabilità del processo che deve essereconvalidato.

Parte integrante del protocollo di convalida è il

PROTOCOLLO DI CONVALIDA


1. la verifica dell’adeguatezza del processo rispetto ai risultatiattesi;

2. la valutazione della variabilità dei risultati del processo chedeve essere convalidato.

E’ il documento (o parte del PIANO di convalida) in cui sono definite le modalità di effettuazione delle prove che portano

alla convalida del processo tramite:

PROTOCOLLO DI CONVALIDA



1. I parametri da misurare/ controllare per ogni risultato atteso per il

processo (“variabili risposta”), per accertarne la adeguatezza rispetto

agli standard definiti e dunque convalidare il processo.

Es. Temperatura raggiunta nel core dell’unità di plasma dopo un’ora

dall’inizio del congelamento


ANALISI PRELIMINARE PROCESSO E RISCHI ASSOCIATI

Fornisce gli elementi necessari per identificare:


2. I fattori di stratificazione (o “fattori critici di interesse”) che sono

caratteristiche intrinseche del processo potenzialmente in grado di

influenzarne i risultati.

Es. Posizione dell’unità nell’abbattitore, che presenta diverso

gradiente termico al suo interno

3. Le “variabili” ed i relativi “livelli”, per tutti i fattori di stratificazione

selezionati, da considerare nel disegno sperimentale per verificare la

capacità del processo di garantire i risultati attesi in TUTTE le

condizioni che possono presentarsi nelle attività di routine.

Es. Ripiani, posizione vicino o lontano dall’apertura dell'abbattitore


ANALISI PRELIMINARE PROCESSO E RISCHI ASSOCIATI

Fornisce gli elementi necessari per identificare:


Potenziali fattori di

stratificazioneVariabili Livelli

Posizione dell’unità

nell’abbattitore rapido di

temperatura

Ripiano dell’abbattitore

Ripiano 1

Ripiano 2

Ripiano 3

Ripiano 4

Distanza dell’unità dalla apertura

dell’abbattitore

Vicino

Lontano

Superficie dell’unità a contatto con

i piani refrigeranti

A contatto

Non a contatto

Volume di carico

dell’abbattitore/

Mezzo carico

Pieno carico

Temperatura iniziale dell’unità / Da definire

Volume dell’unità /250 mL

650 mL

Per la variabile risposta "Temperatura raggiunta nel core dell’unità diplasma dopo un’ora dall’inizio del congelamento":

Le prove dovranno essere pianificate tenendo conto di tutte lecombinazioni di fattori/variabili/livelli individuati.

Esempio: identificazione combinazione livelli da considerare nelprotocollo di convalida per l'effettuazione delle prove


L’analisi del processo e la valutazione dei rischi possonoportare all'identificazione di una molteplicità di potenzialifattori di stratificazione, non tutti rilevanti e/o controllabili aifini della convalida.

Ad esempio, il non corretto funzionamento di unaapparecchiatura può certamente essere un fattore criticonell’ottenimento di un output conforme, ma poiché sipresuppone che in fase di qualificazione dellaapparecchiatura siano state effettuate tutte le verifiche attead accertarne la affidabilità, nel piano di convalida NON sideve tener conto di tale fattore.Il monitoraggio per rilevare il non corretto funzionamento diuna apparecchiatura, che viene identificato con l’analisi deirischi, può essere invece ritenuto importante nell’ambitodella pianificazione del successivo controllo statistico diprocesso che NON NECESSARIAMENTE deve basarsi solo suuna replicazione campionaria delle prove utilizzate per laconvalida.

IMPORTANTE!


IMPORTANTE!In determinati casi può essere utile ricorrere ad esperimenti condottisecondo un approccio “WORST CASE”, in cui i fattori critici individuati,ed eventualmente altri aggiuntivi che possono presentarsi raramente inroutine, vengono considerati nelle condizioni ritenute più sfavorevoli.

Es. nel processo di congelamento del plasma, si può decidere di valutareil risultato ottenuto introducendo nell’abbattitore unità da 650 mLportate ad una Temperatura di partenza superiore a quella solitamenteriscontrata in routine, ed utilizzare l’abbattitore termico a pieno caricoanche se normalmente ciò non avviene.

Le prove worst case, se non superate, non necessariamente inficiano laconvalida del processo; esse possono però servire ad introdurreparticolari restrizioni nelle procedure operative applicate dalla Struttura(ad es. l’indicazione che le unità di plasma, al momento dell’inserimentonell’abbattitore, non possono presentare una temperatura superiore a20-22°C).

Per questo motivo, è opportuno che il percorso di convalida non siabasato solo su prove worst case, in quanto i risultati ottenuti potrebberoportare a non convalidare un processo che, nella realtà, viene condottoroutinariamente in condizioni meno “estreme” di quelle testate.


IMPORTANTE!La convalida di un processo, per definizione, prevede attività di controllo“consecutivo” ed “esaustivo”, ossia la verifica del 100% degli output diun processo fino al raggiungimento di una soglia minima di prodotticonsecutivi conformi agli standard definiti.

Può però accadere che non sia possibile effettuare in questo modo tuttele prove previste dal disegno sperimentale di convalida.

Es.: nella convalida del processo di trasporto degli emc, occorre valutare l’output“mantenimento delle temperature di esercizio dei dispositivi di trasporto impiegati”in relazione alla T ambientale in cui viene effettuato il trasporto (= fattore distratificazione); ma se lo studio di convalida viene effettuato in inverno, e dunque atemperature basse, non può essere garantita la consecutività delle prove alletemperature elevate che si raggiungono nella stagione estiva.

Es. misurazione della temperatura nel core dell’unità in fase di congelamento.

In altri casi, è possibile che lo svolgimento delle prove richieda la“distruzione” del prodotto.

In queste situazioni, in fase di elaborazione del disegno sperimentale diconvalida, è necessario ricorrere a prove simulate e/o all’impiego distrumenti/kit ad hoc qualificati.


Determinazione del numero di prove da effettuare

Poiché la convalida di un processo deve condurre all’evidenza oggettivadella stabilità delle caratteristiche qualitative dei suoi output, le prove diconvalida devono permettere lo

studio della “variabilità intrinseca” del processo stesso

che si manifesta in due componenti:

�la variabilità ENTRO ciclo produttivo (“batch” o “run”), riscontrabile inoutput ottenuti nello stesso momento.(Es. La variabilità del tempo di raggiungimento di -30°C nel core di unità diplasma da 650 mL congelate simultaneamente, oppure la variabilità delle misureripetute su campioni di controllo in una stessa corsa analitica per un test diqualificazione biologica);

�la variabilità TRA cicli produttivi, che consente di comprendere quantoil processo sia stabile in momenti diversi.(Es. La variabilità del tempo di raggiungimento di -30°C nel core di unità diplasma da 650 mL congelate in cicli di abbattimento diversi, oppure la variabilitàdelle misure ripetute su campioni di controllo in corse analitiche diverse di untest di qualificazione biologica).


Ad esempio, per convalidare il processo di congelamento delplasma, sarà necessario:

a. misurare la variabilità dei tempi di congelamento di unitàcollocate in diverse posizioni all’interno dell’abbattitore inun singolo ciclo di congelamento per valutare la variabilità“ENTRO ciclo produttivo”;

b. ripetere questo esperimento più volte per misurare lavariabilità “TRA cicli produttivi”.



Nelle procedure di convalida applicate a livello industriale, si ritieneaccettabile che un numero di 3 batch/run consecutivi che generinooutput TUTTI conformi rispetto agli standard definiti sia sufficiente aifini della convalida di un processo, dal momento che

FDA

In corso la revisione sulla sceltadella metodologia più idonea perla pianificazione dei percorsi diconvalida e del successivocontrollo statistico di processo

Letteratura e linee guida:

Nessuna indicazione precisa sulnumero di prove da effettuare infase di convalida di un processo,o su metodologie statistichespecifiche


3 è il numero minimo di prove necessario per confrontare la variabilità dei risultati delle combinazioni dei livelli individuati

per i fattori di stratificazione considerati “TRA” diversi batch/run


Esempio Rappresentazione grafica dello studio della variabilità delprocesso in fase di convalida relativamente al posizionamento dell'unitànell'abbattitore

Ripiano Vicino ad apertura Lontano da apertura

1

Media rilevazioni

Varianza rilevazioni

Intervallo di confidenza della media

Media rilevazioni



2

Media rilevazioni



Media rilevazioni



3

Media rilevazioni



Media rilevazioni



4

Media rilevazioni



Media rilevazioni



Calcolabile con almeno tre batch


Al momento, il criterio maggiormente condiviso di controllototale (“esaustivo”) della produzione di 3 batch/runconsecutivi costituisce una indicazione valida di minima perconvalidare i processi qualora in ogni batch/run sia possibileeffettuare almeno una misura per ognuno dei parametridell’output in relazione ad ogni combinazione di fattori distratificazione/variabili/livelli individuata.

Qualora ciò non sia possibile, il numero minimo di batch/run dacontrollare ai fini di una convalida sarà determinato in funzionedell’ottenimento di almeno 3 misure per ogni combinazione difattori di stratificazione/variabili/livelli individuata.



Step 1 – Identificazione dei parametri (“variabili risposta”) dacontrollare/misurare per verificare la adeguatezza del processoai fini della sua convalida

Risultati attesi per il processo da verificare Parametro da misurare/controllare

1

Raggiungimento della temperatura di -30°C

nel core dell’unità entro 1 ora dall’inizio del

congelamento

Temperatura nel core dell’unità a 1 ora

dall’inizio del congelamento

2

Assenza di conformazioni anomale della

sacca (plicature/torsioni del profilo) dopo il

congelamento

Assenza di conformazioni anomale della

sacca dopo il congelamento

3Integrità, adesione e leggibilità delle etichette

di identificazione delle unità congelate

Integrità, leggibilità e adesione etichette di

identificazione delle unità congelate

Pianificazione prove di convalida


Step 2 – Definizione delle unità di misura per la verifica dei parametriidentificati per ogni risultato/output del processo e dei relativivalori/standard di riferimento

Parametro da misurare/controllare Unità di misuraValore/standard di

riferimento

Temperatura nel core dell’unità a 1

ora dall’inizio del congelamento°C Almeno -30°C

Assenza di conformazioni anomale

della sacca dopo il congelamentoSì-No Sì

Integrità, leggibilità e adesione

etichette di identificazione delle unità

congelate

Sì-No Sì

VARIABILE CONTINUA

(MISURABILE)

VARIABILI DICOTOMICHE (QUALITATIVE)


Step 3 – Definizione delle modalità di verifica dei parametri identificatiper ogni risultato/output atteso per il processo

Parametro da

misurare/controllare

Valore/standard

di riferimentoModalità di verifica

Temperatura nel core dell’unità

a 1 ora dall’inizio del

congelamento

-30°C

Inserimento di una sonda provvista di

sensore di rilevamento della temperatura in

continuo nel core dell’unità

Assenza di conformazioni

anomale della sacca dopo il

congelamento

SìIspezione visiva di tutte le unità congelate

durante i cicli di congelamento oggetto di

provaIntegrità, leggibilità e adesione

etichette di identificazione

delle unità congelate

Sì


Step 4 – Identificazione dei “fattori di stratificazione” che possonoinfluenzare la conformità dei risultati/output del processo e chedevono dunque essere considerati per il disegno sperimentale

Parametro da

misurare/controllare

Valore/standard di

riferimentoPotenziali fattori di stratificazione significativi

Temperatura nel core dell’unità

a 1 ora dall’inizio del

congelamento

-30°C

i. Posizione unità nell’abbattitore rapido di

temperatura;

ii. Volume di carico abbattitore;

iii. Temperatura iniziale unità da congelare;

iv. Volume unità da congelare.

Assenza di conformazioni

anomale della sacca dopo il

congelamento

Sì Nessuno

Integrità, leggibilità e adesione

etichette di identificazione

delle unità congelate

Sì Nessuno

Tutte le apparecchiature critiche identificate in fase di analisi di un processo sonoda considerare come “fattore di stratificazione” nell’ambito delle prove diconvalida. Ad esempio, se la Struttura impiega 2 abbattitori rapidi di temperaturaper il congelamento del plasma (anche se uno dei 2 è di riserva o meno utilizzato),la convalida dovrà prevedere la replicazione delle prove di convalida su entrambe leapparecchiature.


Potenziali fattori di

stratificazioneVariabili Livelli

Posizione dell’unità

nell’abbattitore rapido di

temperatura

Ripiano dell’abbattitore

Ripiano 1

Ripiano 2

Ripiano 3

Ripiano 4

Distanza dell’unità dalla apertura

dell’abbattitore

Vicino

Lontano

Superficie dell’unità a contatto con

i piani refrigeranti

A contatto

Non a contatto

Volume di carico

dell’abbattitore/

Mezzo carico

Pieno carico

Temperatura iniziale dell’unità / Da definire

Volume dell’unità /250 mL

650 mL

Step 5 – Identificazione delle “variabili” e dei relativi “livelli” chepermettono il controllo di ogni fattore di stratificazioneidentificato nello Step 4

Quanto maggiore sarà il numero dei “livelli” identificati, tanto maggiore sarà ilnumero di misure da effettuare in sede di prova.

Alcuni livelli possono non essere considerati come elementi da combinare ai finidella elaborazione del disegno sperimentale di convalida, ma essere presi inesame per pianificare prove “worst case”.


Step 6 – Pianificazione di prove "worst case"

Nell’esempio considerato, è possibile:

� simulare una situazione in cui la temperatura di partenza delle unitàsia superiore alla temperatura media registrata di routine nei localidi preparazione (le unità possono essere immerse in acqua caldaprima del posizionamento nell’abbattitore);

� utilizzare l’abbattitore termico a pieno carico;

� sovrapporre alcune unità nell’abbattitore in modo che non vengano adiretto contatto con i piani refrigeranti.

Le prove “worst case” possono essere pianificate come prove aggiuntive rispettoa quelle previste per la convalida del processo in condizioni routinarie/standard.In altre parole, non è necessario stressare eccessivamente le condizionisperimentali del processo se si è certi che in routine vengono sistematicamenteapplicate procedure operative adeguate.

I fattori di stratificazione identificati per le prove worst case possono esseresuggeriti dall’analisi dei rischi (es. Guasto nel sistema di controllo dellatemperatura dei locali).


Step 7 – Identificazione e qualificazione di eventuali apparecchiature emateriali da impiegare per l'effettuazione delle prove diconvalida

Es. sacche-test (sacche surrogate riempite di liquido/gel concaratteristiche fisiche simili al plasma, preparate dalla Struttura oacquistate da ditte esterne).

Le modalità di allestimento di eventuali sacche-test devono esseredettagliate nel protocollo di convalida.


Step 8 – Definizione del numero di prove e dell’arco temporale in cui esseverranno effettuate

Es. utilizzo di un numero definito di sacche-test da posizionareall’interno dell’abbattitore insieme alle normali unità di plasma in cicliroutinari di congelamento

La numerosità minima di rilevazioni richiesta sarà data dalprodotto dei livelli dei fattori di stratificazione moltiplicato alnumero minimo di repliche per ogni combinazione pari a 3:

ES.: 4 (ripiani) x 2 (posizioni rispetto alla apertura) x 3 (numerominimo di prove necessario per confrontare la variabilità dei risultati)= 24 prove su sacche-test con volume massimo (650 mL), oppure 48prove su sacche-test di 2 volumi (250 e 650 mL).

Il numero di cicli consecutivi di congelamento sarà conseguente alnumero di sacche-test disponibili per ogni ciclo di congelamento; se lasacca-test con un determinato volume è una, i cicli saranno 24; se lesacche-test sono 2, i cicli saranno 12, e così via.


La misurazione delle variabili risposta

� “assenza di conformazioni anomale della sacca (plicature/torsionidel profilo) dopo il congelamento

� “mantenimento dell’integrità, adesione e leggibilità delle etichette diidentificazione delle unità congelate”

dovrà essere effettuata su TUTTE le unità presenti nell’abbattitoredurante i cicli di congelamento effettuati

(in altre parole, dovranno essere controllati i profili di TUTTE le unitàcongelate e l’aderenza e leggibilità delle loro etichette)


Step 9 – Raccolta ed elaborazione dei dati

Nel protocollo di convalida devono essere descritte le modalità diraccolta (fogli di calcolo, moduli su supporto cartaceo, etc.),elaborazione (calcolo di medie e varianze, diagrammi, etc.) econservazione dei dati delle misurazioni effettuate nell’ambito delleprove di convalida.

Il processo può essere convalidato solo se le misurazioni effettuaterisultano conformi agli standard/valori di riferimento precedentementedefiniti dalla Struttura in relazione alla normativa vigente e/o alle lineeguida disponibili.

Le misurazioni raccolte in fase di convalida, analizzate tramiteprocedure statistiche adeguate, consentono la costruzione deglistrumenti (es. carte di controllo) da utilizzare, ove previsto, per il

successivo controllo statistico di processo in routine fino alla suariconvalida


NON è possibile indicare a priori un numero di prove da effettuare universalmente applicabile in fase di convalida di

un processo….

La numerosità delle prove è strettamente legata al “disegnosperimentale”, il quale, a sua volta, dipende dalle fonti divariabilità che possono incidere sul processo daconvalidare.

Per lo stesso processo, quindi, possono essere formulatidisegni sperimentali diversi.

È quindi opportuno riportare nel protocollo di convalida unadescrizione del contesto in cui la Struttura opera e leconsiderazioni che hanno portato ad operare determinatescelte in relazione alla pianificazione delle prove.

IMPORTANTE!


Protocollo di convalida

Può essere parte integrante del Piano di convalida e deve indicare:

� i parametri da misurare/verificare ai fini della convalida delprocesso, identificati attraverso la analisi e la valutazione deirischi;

� gli standard di riferimento (previsti dalla normativavigente/dalle linee guida disponibili o stabiliti dalla Struttura)applicabili per ogni parametro;

� i criteri e, ove applicabili, i limiti di accettabilità da considerarenelle verifiche;

� le modalità di verifica (strumentale, visiva, etc.);

� gli eventuali strumenti di misurazione/controllo da impiegarenel corso delle prove ed eventuali materiali da impiegare nelcaso di prove simulate;

� la durata del periodo di prova;

� le modalità previste per la raccolta/valutazione dei dati;

� la gestione di eventuali deviazioni riscontrate nel corso delleattività di prova.


I protocolli di convalida devono sempre specificare:

� le condizioni in cui le prove devono essere effettuate, inrelazione ai fattori di stratificazione/variabili/livelli chepossono incidere sull’esito delle stesse. In altre parole, ènecessario che il processo venga testato in tutte le condizioniche si possono verificare, comprese quelle più sfavorevoli.

� il numero delle misure da effettuare, che deve essere tale dafornire dati sufficienti per la valutazione della variabilità delprocesso.

Protocollo di convalida

Ad esempio, relativamente al trasporto delle unità di sangue edemc, le prove dovrebbero essere effettuate considerando:

� le temperature ambientali in cui avviene il trasporto;

� i volumi di carico del contenitore;

� i tempi di trasporto, che possono aumentare rispetto a quelli“normali” in caso di imprevisti durante il trasporto conautomezzi.

I protocolli di convalida (così come le procedure di qualificazione)devono sempre prevedere la gestione di eventuali “deviazioni” chepossono essere riscontrate in sede di verifica/test/prova.

Le deviazioni possono essere:

� non critiche, ossia errori rilevati nel protocollo o problemiriscontrati durante l’esecuzione dei test/prove che non hannoimpatto sulla qualificazione/convalida (es. fallimento della prova acausa di fattori esterni, non corretta applicazione del protocollo diconvalida).

� critiche, ossia problemi riscontrati durante l’esecuzione deitest/prove che hanno un effettivo o potenziale impatto sullaqualificazione/convalida (es. fallimento della prova applicandocorrettamente il protocollo di convalida, non conformità delle prestazionidella apparecchiatura impiegata nel corso delle prove).

Ogni deviazione deve essere in ogni caso analizzata edocumentata, unitamente alle azioni avviate e alle responsabilitàassociate.


Gestione delle "deviazioni"


Modulo Gestione deviazioni

Identificazione necessità convalida processo

Pianificazione attività di convalida

Pianificazione ed effettuazione prove

finalizzate alla convalida

Elaborazione Report Convalida

Riesame finale dati e convalida processo

Archiviazione documentaz. convalida e qualificazione

Qualificaz. locali, materiali, personale, apparecchiature

/ convalida metodi

Analisi e valutazione dei rischi

Descrizione e analisi del processo

Definizione requisiti/ri-sultati attesi per il processo

� riassume le attività svolte ed i relativiresponsabili coinvolti;

� riassume l’esito delle prove effettuate inriferimento al protocollo di convalidaapplicato;

� descrive eventuali deviazioni riscontratein sede di prova, nonché le relativeazioni avviate;

� indica i documenti prescrittivi(procedure, piani di manutenzione, etc.)prodotti o modificati;

� riporta valutazioni in merito allecompetenze del personale e al trainingeffettuato.

"REPORT DI CONVALIDA"


ES. REPORT DI CONVALIDA










/ convalida metodi





Il Report di convalida e tutta ladocumentazione allegata o a cui esso fariferimento devono essere completati eriesaminati, PRIMA che il processo siaportato a regime, dal Responsabile dellaStruttura, con la corresponsabilità delResponsabile della funzione di Garanziadella Qualità e di eventuali altriResponsabili identificati dal Direttoredella Struttura.

Il riesame deve essere sempredocumentato.

Il Report deve contenere uno statementfinale di autorizzazione dal parte delResponsabile della Struttura allaimplementazione del processo (e dunquealla applicazione delle relative procedure)a seguito della convalida.

… anche nei casi in cui i percorsi di convalida e diqualificazione prevedano il coinvolgimento di personaleesperto interno alla Struttura (Es. Responsabili di Settore)e/o un sostanziale supporto da parte di soggetti esterni(fornitori, tecnici esterni, strutture aziendali preposte aicontrolli, consulenti, etc.) in termini di prestazioni e/odocumentazione fornita.

La decisione finale inerente alla qualificazione dei locali/aree,delle apparecchiature, dei materiali, dei metodi e deglioperatori è sempre di competenza della Struttura…

La decisione finale inerente alla convalida di un processo èsempre di competenza del Responsabile della Struttura…

IMPORTANTE!










/ convalida metodi




Tutta la documentazione prodotta nelcorso delle attività di convalida deiprocessi e di qualificazione delle lorocomponenti critiche deve esserearchiviata in riferimento ad appositeProcedure emesse nell’ambito delSistema Qualità della Struttura.

REQUISITI GENERALI


CONVALIDA (o meglio, VALUTAZIONE) RETROSPETTIVA DI UN PROCESSO

Può essere effettuata in relazione a processi consolidati e

stabili nel tempo:

� SOLO nel caso in cui non si siano verificati recenti

cambiamenti in termini di procedure operative,

apparecchiature o altri elementi critici del processo;

� SOLO qualora siano disponibili tutti i dati storici necessari

e sufficienti ad attestare il soddisfacimento di tutti i

requisiti definiti per il processo e per tutti i suoi

componenti.


MANTENIMENTO DELLO STATO DICONVALIDA - QUALIFICAZIONE

La Struttura deve attivare idonei meccanismi e procedurefinalizzati a garantire:

� il mantenimento dello stato di convalida dei processi cheinfluiscono sulla qualità e sulla sicurezza del sangue e degliemocomponenti;

� il mantenimento dello stato di qualificazione delleapparecchiature che influiscono sulla qualità e sulla sicurezzadel sangue e degli emocomponenti.



A tale fine, devono essere applicate sistematicamente le attivitàformalizzate in fase di qualificazione/convalida dei componenti delprocesso identificati come “critici”:

Locali/aree

� Attività di pulizia e decontaminazione.

� Monitoraggio della contaminazione microbica.

� ……………………….

Apparecchiature,

dispositivi

� Manutenzione preventiva e pulizia.

� Controlli (compreso controllo stato di taratura, ove applicabile).

� ……………………..

Sistemi Gestionali

Informatici

� Manutenzione preventiva.

� Controlli periodici di affidabilità.

� ……………………….

Materiali

� Controlli in accettazione e durante lo stoccaggio.

� Istruzioni per l'uso

� ………………………….

Metodi

� Applicazione delle procedure definite, accertata attraverso attività

di auditing e/o di monitoraggio di specifici indicatori di processo

(Es. Controllo statistico di processo).

Operatori � Verifiche periodiche di mantenimento delle competenze.

IMPORTANTE!


(O.21) Sono formalizzati specifici accordi che regolamentano le seguentiattività esternalizzate, o comunque non direttamente gestite dal ServizioTrasfusionale:

• ……;

• trasporto di sangue intero, emocomponenti o CSE;

• ……;

• test di validazione biologica del sangue e degli emc obbligatori perlegge effettuati presso altro ST, nel rispetto della normativa vigente inmateria di titolarità della esecuzione di tali test;

• attività inerenti alle CSE che incidono sul livello di qualità delle stesse.

Qualora i processi per i quali è prevista la convalida venganoesternalizzati, la Struttura ha la responsabilità di verificare chele procedure applicate dai soggetti terzi, nonché le componenti(apparecchiature, materiali, …) da essi utilizzate, assicurino ilsoddisfacimento di tutti i requisiti previsti dalle norme vigenti,acquisendo, nell’ambito di specifici accordi formalizzati, ladocumentazione che esplicita le garanzie in tal senso fornite.

IMPORTANTE!


Il ST ha la responsabilità di formalizzare e di fornire alleUdR di afferenza le indicazioni tecnico-gestionali per lacorretta effettuazione:

� delle procedure di convalida dei processi diconservazione, confezionamento e trasporto delle unità disangue ed emocomponenti;

� delle attività di qualificazione delle apparecchiature, deimateriali e del personale impiegati nelle attività diraccolta, conservazione, confezionamento e trasporto delsangue e degli emocomponenti.

I PROCESSI CONVALIDATI DEVONO ESSERE RICONVALIDATI

ANCHE IN RIFERIMENTO ANALISI DEI RISCHI E A DATI

RILEVATI DA CONTROLLI, “INCIDENTI” OCCORSI,

…………

... ad intervalli regolari

... a seguito di modifiche rilevanti

VEDI “CHANGE CONTROL”


Le attività di riconvalida periodica devono essere documentate

RICONVALIDA PERIODICA


I Piani di convalida dovrebbero definire i parametri da tenere sottocontrollo nel tempo, in raccordo con gli indicatori di monitoraggioprevisti nell’ambito del Sistema Qualità, al fine di verificare l’effettivomantenimento dello stato di convalida dei processi nel caso in cui essinon vengano modificati e dunque non siano oggetto dei meccanismi dichange control:

�non conformità riscontrate nel prodotto, emerse ad esempio inoccasione dei controlli di qualità degli emc;

�non conformità riscontrate nel corso dei processi (es. campioni biologicinon conformi, sedute analitiche invalidate, temperatura fuori range);

�criticità emerse in relazione alle apparecchiature, ai sistemi diagnostici,ai SGI (guasti/fermi macchina, malfunzionamenti);

�incidenti;�effetti indesiderati occorsi al donatore di sangue ed emc o al riceventeimputabili al processo;

�near miss;�risultanze delle attività di auditing della qualità interne/esterne;�reclami.

RICONVALIDA PERIODICA


In caso di parametri di processo identificati come “critici” in fase di riskassessment valutati come non verificabili in modo adeguato con leprocedure di controllo standard applicate, potrebbe essere necessarioeffettuare periodicamente

specifici test/prove

(es. Processo di congelamento del plasma: controllo periodicouniformità della temperatura in punti critici dell’abbattitore termico consacche-test in cui sono state inserite sonde provviste di sensore dirilevamento della temperatura in continuo nel core dell’unità).

Nessuna norma specifica la periodicità prevista per la riconvalida deiprocessi; l’intervallo di tempo deve essere definito dalla Struttura inrelazione alle risultanze delle attività di risk assessment.

(O.3.1) Deve essere documentato un sistema per tenere sottocontrollo i cambiamenti eventualmente introdotti nei processi diraccolta, preparazione, conservazione, distribuzione e controllodel sangue, degli emocomponenti e, ove applicabile, delle cellulestaminali emopoietiche, che possono significativamenteinfluenzare il livello di qualità e sicurezza degli stessi. L'impattodei suddetti cambiamenti deve essere preliminarmente valutatoe sulla base di appropriate analisi tecnico-scientifiche devonoessere definiti i test e/o gli studi di validazione da effettuare asostegno dei cambiamenti da introdurre.


GESTIONE DEI CAMBIAMENTI (“CHANGE CONTROL”)

Processo sistematico da attuare

AD OGNI MODIFICA DEI PROCESSI CRITICI

finalizzato a valutare, SU BASI SCIENTIFICHE, l’impatto che può avere un cambiamento su

1) qualità del prodotto; 2) salute del donatore/paziente; 3) ambiente

e ad eliminare il RISCHIO(o comunque a ridurlo a un livello accettabile)

Focalizzazione degli aspetti critici IN MODO CONTROLLATO

BENEFICI RISCHI RISORSE

GESTIONE DEI CAMBIAMENTI (“CHANGE CONTROL”)



ESEMPI DI MODIFICHE AI PROCESSI CON POTENZIALE IMPATTO ELEVATO IN TERMINI DI QUALITÁ E SICUREZZA

� Modifica procedura per la preparazione della cute per la venipuntura.

� Introduzione di un nuovo test per la qualificazione biologica degliemocomponenti o introduzione di test di screening aggiuntivi perparticolari bisogni clinici in relazione a una popolazione selezionata dipazienti.

� Modifica della metodica di un test per la qualificazione biologica degliemocomponenti.

� Riduzione dei test già effettuati (ad eccezione di quelli previsti dallenormative vigenti) o riduzione dei Controlli Qualità.

� Aferesi produttiva: modifica del sistema di prelievo delle piastrine.

� Introduzione di un nuovo prodotto o modifica degli standard diriferimento di un prodotto già in repertorio.

� Modifica del processo di lavorazione di un emocomponente (metodo;apparecchiatura critica: es. scompositore).

Report Risk Assessment

Mod. Change Control

Mod. Change Control

Piani e registrazioni addestramento

Mod. Change ControlRichiesta di modifica ad un processo

Analisi strutturata e valutazione dei rischi

Resp. Settore incaricato, Esperti, RSQ, Resp. ST

Gestione modifica attraverso

revisione delle Procedure del

Sistema Qualità

Pre-analisi dei rischi

Resp. Settore incaricato, RSQ

Impatto

critico?

NO

SÍ

Archiviazione documentazione change control

RSQ

Proc. "Gestione competenze del

personale"

Predisposizione/aggiornamento documenti SQ

RSQ

Pianificazione e attuazione addestramento personale

Responsabili incaricati (vedi PG.xx)

Proc. "Gestione documenti per la qualità

e registrazioni"

Pianificazione attività da svolgere

Resp. Struttura (con Resp. Settore e RSQ)

Effettuazione di test specifici

Resp. Settore incaricato

(Ri)qualificazione appar., mat., oper.

Resp. Settore (con RSQ), Resp. Struttura

Riconvalida del processo

Resp. Settore (con RSQ), Resp. Struttura


GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI, CONVALIDA E QUALIFICAZIONE, “CHANGE CONTROL” GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI, CONVALIDA E QUALIFICAZIONE, “CHANGE CONTROL”

DOCUMENTAZIONE RICHIESTA MODIFICA E SUE MOTIVAZIONI

1. PRE-ANALISI DEI RISCHI

CAMBIAMENTI CONPOTENZIALE IMPATTO SUPERFORMANCES PROCESSO

PRE-VALUTAZIONE RISCHI (CHI?)

MODIFICA DI LIEVE ENTITÁ

Gestione cambiamento nell’ambitodella gestione delle modifiche deidocumenti per la Qualità dellaStruttura

3. PIANIFICAZIONE AZIONI CONSEGUENTI

VALUTAZIONE EFFETTUATA CON TECNICHE DEFINITE E CON IL SUPPORTO DI DATI SCIENTIFICI

2. ANALISI STRUTTURATA E VALUTAZIONE DEI RISCHI


� Motivazioni dell'introduzione del cambiamento;

� Risultati delle attività di analisi e di valutazione dei rischi edocumentazione tecnico-scientifica di riferimento;

� Attività svolte in termini di elaborazione/modifica di proceduree/o altri documenti prescrittivi nell’ambito del Sistema Qualitàdella Struttura, testing, qualificazione/riqualificazione oconvalida/riconvalida di componenti critiche del processo,riconvalida del processo;

� Documentazione prodotta/modificata a seguito delle suddetteattività;

� Attività di training degli operatori svolte;

� Soggetti coinvolti nel percorso di change control.

DOCUMENTAZIONE CHANGE CONTROL

Al termine dell’iter, il cambiamento può essere introdotto solo a seguito del riesame e della approvazione formale del Responsabile della Struttura



ES. MODULO CHANGE CONTROL


Attività di convalida dei processi, qualificazione e change control: evidenze oggettive

PROCEDURAGESTIONE

ATTIVITÁ DI CONVALIDA,

QUALIFICAZIONE E CHANGE CONTROL

Report convalida e allegati

Reg. qualificazione apparecchiature, materiali,

etc. , Reg. convalida metodi e SGI e allegati

Registrazioni change control e allegati

Programma di convalida

Piani/Protocolli di convalida dei

diversi processi

� Iter di convalida ericonvalida dei processi.

� Iter di qualificazione/convalida degli elementicritici dei processi.

� Meccanismi per ilchange control.

Le attività di convalida, qualificazione e change control · GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI,...

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