La scelta dell’ERM, una prova generale per la scelta del nuovo ILS? Il metodo seguito da CIPE

Guido Badalamenti – Università di SienaAnna Ortigari – Università di Bologna

Gestione delle risorse elettroniche: l'offerta del mercato e la situazione italiana: un’analisi sugli ERMsConvegno CRUI – CARE, Roma, 27 Marzo 2009

Agenda

1) Un approccio consortile per la valutazione

2) Gli ERM sono strettamente legati agli ILS

3) Acquisto o partnership 4) Le aspettative degli utenti 5) La specificità italiana 6) I prodotti considerati 7) Qualche conclusione

1.1. Un approccio consortile alla valutazione

La scelta consortile presenta innumerevoli vantaggi dal punto di vista della qualità e della quantità delle risorse coinvolte nel processo valutativo, di implementazione, gestione, e dell’economia complessiva. Si possono mettere insieme risorse e know how che pochi Atenei sarebbero in grado di impiegare o di distogliere dagli impegni abitualiSi possono conseguire dei risparmi economici e migliori risultati

Si tratta di un modello consolidato grazie all’esperienza maturata con:

La valutazione comparativa di WOS e di SCOPUSche ha portato inizialmente a definire una griglia di valutazione molto analitica, sulla base della quale si è realizzata un’attività distribuita di test e di valutazione, con un’analisi incrociata degli output dei diversi Atenei

La valutazione della piattaforma tecnologica, che ha portato alla scelta di SFX Metalib e alla configurazione di un’architettura condivisa con una istanza comune (CIPEX) cooperativa per SFX e la condivisione degli oneri gestionali e di implementazione

L’orizzonte non è solo quello dei membri del Consorzio, ma si tratta di un progetto aperto alla partecipazione di altri, con la prospettiva di offrire servizi anche a soggetti terzi che non siano membri del Consorzio

1.2. Un approccio consortile alla valutazione Tuttavia la valutazione congiunta da parte dei

membri di un Consorzio – fortemente caratterizzato dall’acquisto di risorse elettroniche - rappresenta un livello di complessità maggiore sotto alcuni profili:

l’eterogeneità degli ILS adottati fa crescere esponenzialmente le esigenze rispetto al livello di interoperabilità degli ERM

l’alto livello di soddisfazione per i servizi cui si è abituati, rispetto alla gestione dei contratti e delle licenze, innalza le aspettative rispetto alle prestazioni dell’ERM

la necessità di un ERM si colloca non tanto sotto il profilo della gestione dei titoli, quanto piuttosto nell’ottica dei servizi agli utenti, nell’analisi statistica, nella valutazione dell’impatto dei nuovi acquisti rispetto alle collezioni esistenti (sia cartacee, che elettroniche)

2.1. Gli ERM sono strettamente legati agli ILS

Le risorse elettroniche occupano uno spazio enorme dei nostri budget (dal 2008 hanno superato la spesa per il cartaceo), della nostra organizzazione, del nostro tempo, non possiamo quindi fare buona programmazione senza un alto livello di integrazione tra ERM e ILS

di fatto la nascita degli ERM sancisce l’obsolescenza degli ILS cosiddetti di nuova generazione, che avevano come obiettivo la gestione integrata di tutti i servizi di biblioteca

la complessità delle nuove funzioni e la necessità di interazione con i knowledge base esterni ha fatto si che fosse più semplice ed efficace sviluppare dei nuovi prodotti, completamente esterni

la scelta dell’ERM è/deve essere condizionata dall’ILS che si utilizza?

la scelta dell’ERM può condizionare la scelta dell’ILS futuro?

2.2. Gli ERM sono strettamente legati agli ILS i problemi di interoperabilità: io sono compatibile con

tutti, sono gli altri che non sono compatibili con me di fatto esiste un basso o nullo livello di controllo sui flusso dei

dati, da e verso i prodotti di altre swhouse spesso il più alto livello di interoperabilità lo si raggiunge grazie

alle capacità dello staff di ciascuna struttura, o del Consorzio, nel manipolare ed integrare dati provenienti dai due diversi sw. Conseguentemente rientra in gioco la valutazione dei costi in termini di risorse umane. Qual è, e quanto vale, il lavoro che si sposta dallo staff amministrativo/bibliotecario – che noi vorremmo diminuire - a quello sistemistico?

i problemi di intraoperabilità: non è detto che tutti i moduli parlino subito lo stesso linguaggio, un giorno lo faranno

gli ILS rischiano di rappresentare di fatto i dinosauri del nostro zoo, con cui pochi riescono a parlare

dobbiamo aspettare la nascita di nuovi ILS?

3.1. Acquisto o partnership Qual è il salto di qualità che riesco a compiere all’interno della mia

organizzazione, grazie agli ERMS, qual è il loro livello di maturità? Dal punto di vista dell’economia gestionale, l’aspettativa per gli ERM ha

due profili: la drammatica necessità di informazione

tra gli operatori che operano su fronti diversi ma sempre collegati agli ERM: contrattazione, gestione piattaforme, gestione biblioteca

verso gli utenti la riduzione della quantità di lavoro che grava intorno alla gestione delle risorse

elettroniche se il punto precedente viene semplicemente rimpiazzato o complicato

dall’attività necessaria all’implementazione di un ERM, il modello va in crisi Gli strumenti attualmente in circolazione riescono ad aggiungere valore in

modo significativo all’attuale gestione, senza tradursi in un’attività aggiuntiva particolarmente complessa? Ed a quali costi?

Riescono ad integrarsi in maniera soft nel mio ciclo produttivo e con le mie piattaforme di ricerca, OPAC e linkresolver?

Qual è il valore aggiunto rispetto all’uso di database locali e tabelle di calcolo

Mi consentono la gestione di tutto il mio patrimonio di risorse elettroniche, inclusi gli e-books?

3.2. Acquisto o partnership l’utilità di incontri e dibattiti con i fornitori

In questa fase di forte sviluppo di molto prodotti, vi sono ampie possibilità di collaborazione e partnership con i produttori, per influire sulla qualità dello sviluppo

il ruolo che possono avere gli utenti l’approccio consortile all’acquisto dovrebbe consentire

più agevolmente la pianificazione di una partnership di sviluppo con il produttore, per giungere ad uno sviluppo e ad un mantenimento del prodotto più confacente alle esigenze degli utenti

tra i criteri di valutazione sarebbe utile prevedere anche lo spazio che viene riconosciuto dal fornitore per le richieste e le proposte avanzate dagli utenti

4.1. Le aspettative degli utenti Perché è importante partire dai nostri bisogni?a) Per fare scelte più consapevoli rispetto agli investimenti di risorse economiche e umane

Qual è il valore aggiunto e quali gli output di cui abbiamo bisogno?a) Semplificare

l’intero il flusso di lavoro delle RE per le varie tipologie di licenze: modello di workflow e modello organizzativo

b) Integrare

con altri strumenti di gestione delle licenze: es. moduli acq. ILS, con altri strumenti di analisi e gestione dei costi (budget, reportistica controllo di gestione) con strumenti di implementazione e gestione degli accessi : es. link resolver, cataloghi strumenti di monitoraggio e valutazione delle performance del servizio e analisi dei

costi/benefici delle RE: es. statistiche, costi di processo

c) Supportare

nei processi selezione delle collezioni e dei modelli di licenza, es. analisi sovrapposizioni con bdati testo pieno,: p+ol, e-only , holdings

d) Migliorare

Il flusso di comunicazione con le biblioteche e con gli utenti, es. opzioni sulle collezioni, vincoli e opportunità dei contratti su modelli di licenze, clausole sui diritti degli utenti

4.2. Le aspettative degli utenti L’utilità del confronto con la letteratura e con altre

esperienze in corso:La metodologia di valutazione adottata ha tratto beneficio da: a) letteratura professionale (straniera): iniziative, buone

pratiche, problematiche, griglie di analisi comparativa e soluzioni adottate

b) valutazioni condotte da Jisc e Sconul, dal Consorzio francese Couperin e dal Consorzio portoghese B-On (Biblioteca do Conhecimento Online).

c) di particolare utilità: schema della DLF ERM Initiatived) confrontato con una rappresentazione schematica di

workflow di risorse consortili Cipe: dal processo decisionale a quello di gestione e manutenzione

4.3. Le aspettative degli utenti Il work flow come punto di riferimento per

l’implementazione, la gestione e la manutenzioneCi ha permesso di predisporre

a) rappresentare il flusso di lavoro e di comunicazione delle tipologie di licenze consortili e di risorse prese in esame

b) rappresentare una sintesi delle esigenze e aspettative sottoposte ad alcuni soggetti commerciali

c) avere uno strumento di analisi e di valutazione comparativa per i prodotti esaminati

d) adottare una metodologia valutativa oggettiva e condivisa da più sedi Cipe (simile a quella adottata per scopus/wos)

Griglia esigenze e di valutazione Cipe

4.4. Le aspettative degli utenti Griglia sintetica esigenze di valutazione di Cipe

12. Annual deadline management11. Use evaluation / Statistics10. Archiving management9. Helpdesk

8. Management of rights and obligations of users

7. Costs6. Subscribers5. Agreement4. Negotiations

3. Access - Integration and interoperability level

2. Contents

1. Selection and Evaluation of new resource / Renewal

Resource name or Publisher

General workflow for each agreement and for each resource

12. Annual deadline management11. Use evaluation / Statistics10. Archiving management9. Helpdesk

8. Management of rights and obligations of users

7. Costs6. Subscribers5. Agreement4. Negotiations

3. Access - Integration and interoperability level

2. Contents

1. Selection and Evaluation of new resource / Renewal

Resource name or Publisher

General workflow for each agreement and for each resource

4.4.bis Griglia di valutazione: Esplosione dei requisiti di negoziazione

Negotiation note

Evaluation on servicesand other addedvalue

level of integration

Evaluation on technologicalperformance

Consortium discount

Fte, holdings and historical expenditure, band/level of costs, level of use

Evaluation on models of cost

Subscribed titles, big-deal, UTL, cross , current/backfile, print or electronic archive

titles owners scientific societies or otherpublishers

Evaluation on contents

Length of negotiation

University, Consortium, NationalLevel of negotiation

4.NEGOTIATION

Negotiation note

Evaluation on servicesand other addedvalue

level of integration

Evaluation on technologicalperformance

Consortium discount

Fte, holdings and historical expenditure, band/level of costs, level of use

Evaluation on models of cost

Subscribed titles, big-deal, UTL, cross , current/backfile, print or electronic archive

titles owners scientific societies or otherpublishers

Evaluation on contents

Length of negotiation

University, Consortium, NationalLevel of negotiation

4.NEGOTIATION

5.1. La specificità italiana Altri requisiti: grado flessibilità, granularità, completezzaAlla complessità che deriva da un mercato in continua evoluzione, dalla

riduzione delle risorse disponibili e dalla contestuale crescita di esigenze di ricerca, si aggiunge quella che deriva dalla frammentazione dei Centri di ricerca, del Sistema bibliotecario italiano, dei Centri decisionali, dei Centri si spesa

Un ERM deve essere sufficientemente flessibile e granulare per implementare e gestire:

1) Tutte le tipologie delle licenze: acquisti e licenze d’uso, licenze negoziate e licenze standard, nuovi modelli (es open access)

2) Tutte le tipologie di risorse: periodici elettronici, basi dati, libri elettronici

3) La sovrapposizione tra licenze consortili (e/o provenienti da consorzi diversi) e gli acquisti autonomi, a prescindere dal livello di acquisizione e dal numero di soggetti coinvolti: licenze locali, di consorzio/i, nazionale, gruppi di interesse disciplinare

5.2. La specificità italiana Inoltre

4) gestire tutte le modalità di adesione e le opzioni fra Consorzi e all’interno dello stesso Consorzio

a) Per le Biblioteche, opzioni su collezioni: es. big deal, subj coll, backfile, contenuti su licenze e

piattaforme diverse (jstor+editore per corrente, editori+bdati)) modelli economici, es. p+ol, e-only modalità di accesso, es. locale, remoto

b) Per gli Utenti: necessità di informare in modo capillare e rapidamente sui diritti, servizi e comportamenti derivanti dalle diverse clausole

Diversi fra editori: utenti autorizzati, usi consentiti, es. ill, dd, course package

Diritti che cambiano con la mobilità dei titoli …

6.1. I prodotti considerati

1) Prodotti commerciali: incontri, trattative, analisi, valutazioni

a) Verde (Ex Libris)b) Serials Solutions 360 Resource Manager

2) Prodotti Open Source: analisia) Gold Rush (CARL, Colorado Alliance of

Research Libraries)

6.2. I prodotti consideratiPunti di forza e di debolezza (analisi al 10.11.2008) 3) Dove si è fermata la nostra analisi

In esame Installazione/gestione

Principali funzionalità Principali benefici Principali ciriticità Prospettiva sviluppo

(partnership)Giudizio complessivo (nessuna

sperimentazione concreta dei prodotti) Nov. 2008

interoperabile con prodotti ex-libris (Aleph) e link resolver presenti presso 9/11 sedi (sfx)

+ costoso, ma scontato su nuovo ILS (URM). Interoperabilità prodotti non Ex Libris.

Confluenza nuovo ILS Ex Libris (URM)

Buona interoperabilità con Aleph e servizi SFX (kbase come guest per chi non ha sfx); criticità per altri ILS

Recupero investimenti su prodotti Ex Libris

Immagazzina costi licenze, ma non elabora i costi

+ costoso (negoziabile), ma con Recupero investimenti risorse (economiche e umane) in vista della gestione integrata delle risorse elettroniche previsto con lo sviluppo futuro (URM) per utenti Ex Libris

gestione informazioni d'uso provenienti dalle licenze per utenti

inadeguato modulo analisi statistica e costo uso diverse risorse

analisi statisticaPossibile Partnership per sviluppo esigenze non coperte attualmente: struttura consolidata di riferimento (anche a beneficio dei fornitori)

visibile grafico workflow su fase del processo secondo schema DLF

inadeguato modulo gestione holdings per utenti non Aleph

analisi holdings Scadente la parte di gestione delle holdings e dell'analisi e proizione dei costi delle licenze e delle statistiche comparative (sincronizz. Statistiche Sfx)

+ economico rispetto a Verde. Buona la parte di gestione dei database e degli e-book

interoperabilità con prodotti Ex Libris (uso parallelo SS-SFX)

Stand aloneNo Interoperabilità con ILS e con Link Resolver in uso (sfx) - (uso parallelo kblase SS-SFX)

alternativa link resolver per enti che non hanno sfx

alerting solo se con Link Resolver SS

Modulo consortileOttime alcune funzionalità gestionali: holdings, analisi e proizione costi, comparazione monitoraggio Counter, gestione dbase e e-book. Link resolver per alcune sedi

ottimo modulo monitoraggio per valutazione comparata su holdings, uso e costi RE (Counter)

maggiore interoperabilità?Possibile Partnership per sviluppo esigenze non coperte attualmente (anche a beneficio dei fornitori)

gestione informazioni d'uso provenienti dalle licenze per utenti nell'intefaccia pubblica

+ economico, ma scarso controllo consistenza informazioni Kbase SS e SFX

+ economico rispetto a Verde interoperabilità con prodotti Ex Libris (uso parallelo GR-SFX)

Stand alone Da verificare Interoperabilità con ILS e con Link Resolver in uso (sfx). Link resolver per alcune sedi

link resolver per enti che non hanno sfx

scarsa presenza di funzionalità di analisi dei costi

richiede forti investimenti per la personalizzazione Minori funzionalità di SS senza peraltro essere

competitivo sul piano economico

gestione informazioni d'uso provenienti dalle licenze per utenti nell'interfaccia pubblica

investimenti per sviluppi e personalizzazione

Necessita di investimento per sviluppo e personalizzazione senza garanzie di interoperabilità in umercato con presenza di prodotti + stabili ed economici

non gestisce singoli e-book scarsa documentazione Il più debole sul piano rapporto costi/benefici

Prodotti immaturi rispetto a esigenze manifestate da Cipe

Utente (costi hw)

VER

DE

(Pro

prie

tario

)

ERM integrato con kbase di sfx e metalib

Seria

l Sol

utio

n (P

ropr

ieta

rio)

Fornitore

ERM + Link Resolver, kbase e interfaccia utente

Gol

d R

usch

(Ope

n So

urce

)

Fornitore

ERM + Link Resolver, kbase e interfaccia utente

7. Qualche conclusionea) Rispetto al momento storico dell’analisi

Prodotti immaturi rispetto a esigenze iniziali individuate da Cipe Rapidi processi di reingegnerizzazione di prodotti nati come

appendici ai link resolver Necessità di ulteriori approfondimenti e valutazione anche di

soluzioni alternative b) Rispetto al contesto di Cipe e alla prospettiva di dotarci

di unico ERM/Cipe Tutti i prodotti presi in esame hanno problemi di interoperabilità

con prodotti terzi: ILS o link resolver Esigenza comune di ottimizzare e recuperare investimenti in

termini di risorse economiche e umane e … di seguire con attenzione la rapida evoluzione in vista di una soluzione comune

Il gruppo di lavoro ERM di CIPE

Studio di fattibilità: marzo-novembre 2008Analisi esigenze utenti, studio della documentazione,

presentazioni, incontri trattative e colloqui con i fornitori oggetto dello studio di fattibilità sono state condotte da:

Le UniversitàBologna, Firenze, Genova, Modena, Parma, Sassari, Siena

Le Persone (bibliotecari e informatici)G. Badalamenti (coordinatore)I.Davoli, S.De Lucchi, D.Doro, M.Gorreri, R.Ingrosso, A. Lippi, F.Mamoli,

G.Maraviglia, A.Melis, M.Nardelli, E.Nenci, A.Ortigari, D.Parrini, V.Pea, E.Pilia, M. Putti, M.Tagliabue, L.Vannucci