La promozione degli eventi - aggiornamento

Parma, 17 marzo 2015

Strumenti e tecniche di comunicazione efficaci

La promozione degli eventi

il mio evento

La promozione è una fase importante del marketing

Cosa significa PROMUOVERE

Promuovere significa incentivare, stimolare la conoscenza, l’apprezzamento di un servizio, un prodotto o un'idea.

La promozione degli eventi associativi

Introduzione

Per promuovere è necessario comunicare.

Per promuovere qualcosa ci si avvale di tecniche di comunicazione efficace


PROMUOVERE alias

COMUNICARE

Introduzione

! identificazione del target ! definizione degli obiettivi ! elaborazione di una strategia temporale ! definizione del budget ! definizione dei mezzi e strumenti da utilizzare ! definizione del mix promozionale ! elaborazione del contenuto del messaggio ! diffusione ! misurazione dei risultati conseguiti cioè valutazione dell'efficacia della comunicazione

Comunicare per promuovere


Introduzione

Lo schema di comunicazione

emittente Messaggio

Strumenti

destinatario

TARGET

Canale Budget

MISURAZIONE DEI RISULTATI

CO

NTESTO

CO

NTESTO


Gli strumenti


Comunicare attraverso..

Media tradizionali (stampa, tv, radio, cinema, affissioni, Ufficio Stampa)

Caratteristiche: richiede budget elevati Target indiscriminato, spara nel mucchio

Altri mezzi (WEB, Relazioni Pubbliche, Social Networking, E-mail)

Caratteristiche: budget ridotto Target definito

Gli strumenti

La comunicazione OGGI: un MIX di strumenti

Integrazione strategica di mezzi tradizionali e nuovi mezzi

con netta prevalenza della comunicazione online e del social net

Nelle strategie di comunicazione integrata l’obiettivo è raggiungere il target catturando

l’attenzione e costruendo una relazione


Gli strumenti

! Mass media (affissioni, TV, radio - molto costosi) ! Direct marketing via posta, telefono o e-mail ! Newsletter ! Strumenti tradizionali (biglietti da visita, volantini, brochure, cartelle a schede, cartoline, pieghevoli, locandine, poster) ! Promozione ambientale (banchetti, stand, mostre e fiere) ! Gli strumenti online (sito web, social net) ! Cooperazione con soggetti aventi lo stesso target (banner, striscioni) ! Promozione indiretta derivante dalla partecipazione a blog e forum ! Ufficio stampa

Gli strumenti (MIX)


I mass media La radio, la TV, la stampa e le affissioni

I mezzi di comunicazione di massa servono per trasmettere informazioni in modo impersonale ad un pubblico ampio.


Gli strumenti

PRO… Elevato numero di contatti, grande pubblico

CONTRO… Messaggio impersonale, si spara nel mucchio, costi elevati per l’acquisto dello spazio, costi elevati di produzione del supporto necessario

(grafico, montaggio video, copy, fotografo, doppiatore, ecc…), risultati non misurabili

Il direct marketing

Gli strumenti

L’invio postale, SMS e le e-mail

Costruzione e normalizzazione di un DB di contatti “caldi” Invio di SMS (http://www.maitaly.it/volontariato/pagine/index.aspx)

Invio email/postale Comunicazione personalizzata Misurabilità dei risultati

Leva di marketing attraverso la quale si comunica direttamente con l’utente finale.

Consente di raggiungere un target definito


La newsletter

Gli strumenti

Strumento emozionale che raggiunge un target definito (che si è iscritto liberamente). Crea una relazione

diretta. La NL ha lo scopo di fornire contenuti informativi, editoriali e/o promozionali.

Operazione semplice ma impegnativa

La newsletter deve informare in maniera conveniente e puntuale.

A chi parlo? Quali sono gli obiettivi della mia NL? Definizione degli argomenti da trattare

NL di taglio editoriale, informativo, promozionale


Strumenti tradizionali

Gli strumenti

La locandina timbratura a cura del Comune di diffusione.

In caso di manifesti è necessario prenotare gli spazi con grande anticipo

Il programma e l’invito spedizione tramite posta, volantinaggio

distribuzione nei luoghi frequentati dal nostro target La cartolina

oggetto da collezione


http://www.pixartprinting.com

La promozione ambientale

Gli strumenti

Gli stand e i banchetti sfruttare occasioni di promozione della mission associativa per promuovere eventi

Le mostre e le fiere

partecipazione (anche in ospitalità) ad eventi e manifestazioni tematiche

Volantinaggio


Gli strumenti online Blog http://it.wordpress.com/

Sito Web http://it.wordpress.org/ Youtube http://www.youtube.com/ Twitter https://twitter.com/ Facebook www.facebook.com

Flickr http://www.flickr.com/ Instagram http://www.instagram.com/


Gli strumenti

I social

Twitter permette ai suoi utenti di diffondere brevi messaggi di testo equiparabili ad uno status update di max 140 caratteri.

L’utilizzo è strumentale alla promozione del sito/blog

Facebook consente di caricare contenuti, ricevere ed inviare messaggi, far parte di “gruppi”, aprire dibattiti e diffondere

eventi privati e pubbliche anche a pagamento.


Instagram permette agli utenti di scattare foto, applicare filtri e condividerle su numerosi servizi di social network

Gli strumenti

YouTube consente la condivisione e visualizzazione in rete di video (video sharing). E’ il terzo sito web più visitato al mondo

dopo Google e Facebook

Gli aggregatori di eventi

Online esistono tantissimi calendari all’interno dei quali potete inserire il vostro evento.

I quotidiani locali, i canali TV e le stazioni radio online hanno spesso il calendario degli eventi dove è possibile inserire post gratuiti.

http://www.gazzettadiparma.it/sezioni/707/segnala-il-tuo-evento-1 http://www.forumsolidarieta.it/indice_news_4/bacheca/default.aspx

informa@forumsolidarietà.it http://www.parmatoday.it/social/contribuisci/

http://www.eventiesagre.it/News_News/5390_Segnalazione.html https://www.facebook.com/eventi.parma/info?tab=page_info


Gli strumenti

La gestione inviti

Registrazione - si può impostare un form personalizzato per permettere alle persone di confermare la loro presenza e acquistare i biglietti per partecipare all'evento. Inviti - si possono gestire liste di contatti per spedire email di invito e altre comunicazioni importanti ai partecipanti. Ticketing - si possono gestire i pagamenti online con diverse soluzioni come carte di credito, assegni, PayPal, offrire sconti, offerte speciali e biglietti promozionali per invogliare all'acquisto. Promozione - si possono promuovere gli eventi sui propri siti web utilizzando widget incorporabili, o utilizzando i social media.

TEST http://organizzareeventi.eventbrite.com/


Gli strumenti

La promozione indiretta

Gli strumenti

partecipazione a blog e forum

Ricerca di blog e forum che trattano il tema dell’evento

Monitoraggio delle eventuali richieste di approfondimento.

Es. 1 Uno spettacolo teatrale o un concerto possono essere promossi non solo come eventi benefici ma anche culturali Es. 2 Una Cena di raccolta fondi promossa mettendo l’attenzione anche sul contenuto della cena e non solo sul suo scopo.


La cooperazione

Gli strumenti

con altri soggetti aventi lo stesso target

Lo scambio di LINK tra i siti “amici”

La diffusione tramite le NL di realtà prossime

La diffusione tramite i partner dell’evento (sponsor, collaboratori, fornitori…)


Ufficio Stampa

Gli strumenti

Strumento complementare ma non secondario rivolto alla stampa (non è un convegno!!)

Mezzo più idoneo per comunicare con i media purchè

la notizia sia appetibile e ben confezionata

COSTO ZERO

FUNZIONA se… diamo subito la notizia! Guai a perdersi su tortuose introduzioni che irritano il giornalista. Nelle prime righe: chi ha fatto che cosa, dove l’ha fatto, quando e perché.


Il comunicato stampa

Gli strumenti

!  

!   preparare una mailing list di indirizzi di giornalisti, redazioni e free-lance !   sintetizzare la notizia in non più di 30 righe !   titolo di una sola riga con 3/4 parole !   sommario di max 3 righe subito dopo il titolo !   redatto su carta intestata !   contenere la dicitura “comunicato stampa” !   indicare la data di invio !   usare pochi termini tecnici !   far seguire l’invio da una telefonata

Il testo del comunicato deve essere redatto a blocchi in modo tale che il giornalista possa “tagliarlo” senza sacrificare notizie

essenziali. Quattro moduli così organizzati: primo paragrafo: chi, cosa, dove, perché, come, quando; secondo paragrafo: dettagli; terzo paragrafo: sintesi;

chiusura: fonte e contatti;

La promozione degli eventi associativi Clelia Bergonzani 19/05/2014

La conferenza stampa

Gli strumenti

!   solo per eventi di grande rilievo, non abusarne !   i “relatori” devono essere preparati e disponibili a

rispondere a tutte le domande !   attenzione alla scelta del luogo, ! attenzione alla scelta del giorno, !   attenzione alla scelta dell’orario !   spedire gli inviti stampa almeno 1 settimana prima !   preparare la cartella stampa !   al termine della conferenza inviare il materiale

della cartella stampa anche ai giornalisti invitati ma che non sono intervenuti

!   durata massima 45’ !   durata interventi 10’ e spazio alle domande


Gli strumenti


Quindi?

! identificazione del target ! definizione degli obiettivi ! elaborazione di una strategia temporale ! definizione del budget ! definizione dei mezzi e strumenti da utilizzare ! definizione del mix promozionale ! elaborazione del contenuto del messaggio ! diffusione ! misurazione dei risultati conseguiti cioè valutazione dell'efficacia della comunicazione

con lo strumento del costo/contatto

Proviamo?


Promuoviamo il 5x1000 target obiettivi strategia temporale budget mezzi e strumenti mix promozionale contenuto del messaggio diffusione misurazione dei risultati

The end

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nella promozione e organizzazione di eventi


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