UN GIORNO LAVORATIVO

Potreste descrivere il vostro giorno lavorativo? Secondo voi, quali sono le caratteristiche ideali per il lavoro?

Che cosa fa al lavoro? Arrivando in un ufficio della ditta, io scrivo lettere ed e-mail, telefono ai partner, navigo su Internet, partecipo in riunioni di lavoro, lavoro al computer / col computer e poi faccio un intervallo e bevo un caff. Fra poco prendo un taxi o prendo lautobus e vado per affari. Quando sono ritornato nellufficio, ricevo delle telefonate, alla fine del mese riscuoto lo stipendio, inauguro succursali o filiali, collaboro con dei clienti e seguo delle negoziazioni, partecipo in convegni / in presentazioni / in seminari / in manifestazioni. Alle quattordici mangio nel luogo del lavoro. Spesso ho prima colazione al lavoro quando arrivo molto presto in ufficio. Adesso ho molto lavoro. Presento dei progetti al capo. Propongo gli studi ai miei colleghi. Verso la sera mi rilasso e mi riposo sul mio posto di lavoro. Fra poco leggo i contratti con i fornitori e coi clienti. Mi aggiorno sui documenti relativi al lavoro. E poi parlo al telefono con le persone sugli affari, mando un fax ad unazienda, chiacchiero con i colleghi, stampo dei documenti per firmare dal direttore o stampo dei moduli delle ordinazioni. Se non ho tempo, cancello / disdico appuntamenti di lavoro. Smisto la corrispondenza. Sistemo le offerte dei fornitori e le lettere dei clienti nelle cartelle. Archivio alcuni documenti in certe cartelle. Dopo una pausa per una tazza di t, studio una nuova proposta del fornitore dei prodotti e valuto la sua prospettiva riguardo al profitto. Fra poco controllo la mia posta elettronica per farmi conoscere tutti i messaggi. Quando sono nello studio del direttore, io valuto delle proposte dei fornitori sulle merci e dei progetti commerciali col capo. Quasi ogni giorno faccio viaggi di lavoro per la citt con la mia macchina. Spesso prendo da solo le decisioni ed iniziative e firmo delle convenzioni con i partner nella transazione.

POSSIBILI SITUAZIONI AL LAVORO

Che conversazioni in ambiente professionale potremmo avere in Russia con un socio daffari italiano? Siate pronti a rispondere a qualsiasi domanda dellospite straniero.

Accetta linvito a pranzo di un collega italiano. Invita un socio daffari a una cena. Spiega al tuo collega quali mezzi pubblici ci sono nella tua citt. Purtroppo non puoi accettare un invito a pranzo. Che cosa dici? Non ti trovi bene nel tuo albergo. Di che cosa ti lamenti? Descrivi un pasto tipico della tua regione a un cliente italiano in visita.

Un cliente italiano in visita nel tuo paese cerca qualcosa per la moglie e i figli. Che cosa gli proponi? Arrivi in ufficio la mattina. Saluta un collega italiano. Presenta i tuoi colleghi a un socio daffari italiano. Presentati davanti a un gruppo internazionale. Dai il benvenuto ad un gruppo ditaliani che vengono in visita in Russia. Parla della tua giornata di lavoro. Descrivi allautista della ditta la persona che deve andare a prendere allaeroporto. Il tuo ospite italiano non si sente bene. Che cosa proponi? Suggerisci al tuo ospite come passare una piacevole serata nella tua citt. Quali bellezze si pu vedere in citt durante la sua visita. Il tuo socio chiede il conto, ma tu vorresti offrirgli il pranzo in un ristorante. Sei in riunione, ma improvvisamente non ti senti bene. Che cosa dici? Il tuo ospite italiano ha perso il portafoglio. Che cosa gli consigli di fare? Proponi al tuo ospite italiano di visitare un monumento della tua citt. Spiegagli come ci arriva. Spiega ad un collega italiano lorario di lavoro nella tua azienda. Il tuo ospite sta per partire. Digli di salutare unaltra persona da parte tua. Ad un congresso internazionale incontri un italiano che ti sembra di aver gi visto altrove. Cerca di ricordare in quale occasione. Prima di partire saluti i tuoi colleghi italiani e li inviti a venirti a trovare in Russia. Spiega unusanza locale al tuo collega italiano.

AL TELEFONO. CONSIGLI PER UNA TELEFONATA IDEALE

Il telefono , senza dubbio, lo strumento pi usato per stabilire rapporti di lavoro con lestero. Pi pratico di una lettera, crea un contatto immediato e personale e permette spesso di risolvere in pochi minuti di conversazione questioni urgenti o complesse. Ma il telefono svolge anche limportante funzione di trasmettere unimmagine positiva della nostra impresa, di mantenere buone relazioni con i nostri partner daffari e, infine, di non farci dimenticare da loro.

Spesso rappresenta lunico modo di comunicare in modo diretto con clienti, fornitori o colleghi allestero, che, magari, non avremo mai loccasione di incontrare di persona nel corso degli anni. Attraverso questunico tipo di contatto, con un po dintelligenza, sensibilit e buona volont, possiamo per stabilire con persone sconosciute rapporti anche cordiali ed amichevoli. Un aspetto, questo, da non sottovalutare, perch ha effetti benefici sulla qualit del lavoro: crea spirito di collaborazione e aiuta a semplificare i problemi e a superare contrattempi senza drammi, anche nei momenti pi difficili.

importante tenere presente che in ogni paese i rapporti professionali cos come quelli personali sono improntati a uno stile particolare, legato alle abitudini, alla cultura e alle tradizioni, che si riflette anche sulluso della lingua. Se nelle nostre relazioni internazionali desideriamo trasmettere unimmagine di cortesia, di disponibilit e di efficienza, e perci indispensabile sapere come dobbiamo comportarci, che cosa dobbiamo dire, come dirlo, adeguandoci allo stile in uso, al fine di impostare correttamente i nostri rapporti di lavoro.

Parlando con un interlocutore italiano, per telefono o di persona, sar bene ricordare che glitaliani sono pi formali degli altri. Nelle relazioni professionali dobbligo usare le forme di cortesia Lei o Loro seguite dal verbo coniugato alla terza persona, rispettivamente, singolare o plurale. Ad esempio: interessato alla nostra produzione? il nostro cliente? Il registro linguistico, cio il tipo di linguaggio usato, devessere adeguato alla situazione e agli interlocutori. Nei normali rapporti di lavoro il livello di lingua standard: non troppo formale e ossequioso, ma neppure troppo confidenziale. Sono tassativamente da evitare espressioni gergali o familiari, scorrettezze e volgarit. Tra lingua parlata e lingua scritta esistono comunque differenze fondamentali, che consentono di esprimersi allorale con uno stile semplice, essenziale, diretto, riservando forme pi elaborate e complesse a testi scritti.

COME AFFRONTARE AL MEGLIO UNA CONVERSAZIONE TELEFONICA

Ma telefonare non sempre facile. Innanzitutto condizioni esterne, come disturbi o rumori sulla linea, oppure interruzioni possono rendere pi difficili lascolto e la comprensione. Inoltre, per sostenere con successo una conversazione telefonica impegnativa, necessario possedere doti di prontezza e intuizione.

Telefonare un lavoro: lideale sarebbe disporre di un locale tranquillo, senza fastidiosi andirivieni di persone, e, soprattutto, non rumoroso, per facilitare la concentrazione e realizzare condizioni di ascolto ottimali. preferibile sedere comodamente a un tavolo spazioso o a una scrivania, magari vicino al proprio computer, e tener pronti una penna, un blocco per appunti e la calcolatrice.

Quando siamo noi a chiamare, ricordiamoci di procurarci i documenti presumibilmente utili, evitando di precipitarci in affannose ricerche e di imporre attese irritanti al nostro interlocutore; di programmare, nei limiti del possibile, la telefonata cio predisporre una scaletta degli argomenti da trattare , prevedere le possibili domande e preparare le risposte. In ogni caso sar opportuno: sorvegliare il tono di voce, che sar cortese e cordiale; non dimenticare di parlare a voce abbastanza alta, non troppo velocemente, pronunciando chiaramente le parole; non monopolizzare la conversazione, lasciando spazio allinterlocutore per rispondere, commentare e porre domande; ascoltare con attenzione ci che viene detto, annotando eventualmente lessenziale, e rispondere a tono.

Quando non capiamo una parola o il senso della frase, non esitiamo a comunicarlo immediatamente e senza timore: molto meglio farci ripetere subito un nome o farci spiegare con una perifrasi un concetto sconosciuto, piuttosto che perdere completamente il filo del discorso, dovendolo comunque ammettere alla fine della telefonata.

FARE LO SPELLING IN ITALIANO

Quando la grafia di una parola dubbia caso molto frequente in una lingua straniera, soprattutto al telefono capita spesso di dover ricorrere allo spelling (cio alla scomposizione di una parola nelle lettere che la formano): consigliabile quindi capirlo e sapersene servire alloccorrenza. Ecco le indicazioni necessarie per fare lo spelling in italiano in modo corretto. Riportiamo labbinamento tra le lettere dellalfabeto (con lindicazione facilitata, tra parentesi, di come si leggono in italiano) e i nomi geografici convenzionalmente pi usati per indicarle.

Completiamo le informazioni sullo spelling con lindicazione di alcuni segni di interpunzione:

. punto

, virgola

: due punti

; punto e virgola

... punti di sospensione

virgolette

? punto interrogativo

! punto esclamativo

( ) parentesi

- trattino

_ lineetta

/ barra

Al telefono.

Buongiorno. Mi chiamo Alex. Sono di Roma.

Per favore, pu fare lo spelling?

A come Ancona, L come Londra, E come Egitto, X come Xerox.

Grazie.

COME SI LEGGONO I NUMERI IN ITALIANO

I numeri lunghi si leggono generalmente a gruppi di due cifre. Un numero di telefono, per esempio, in Italia si legge 74 21 58 90 33 (settantaquattro, ventuno, cinquantotto, novanta, trentatr); 4 27 70 63 (quattro, ventisette, settanta, sessantatr).

Le percentuali si leggono per cento:

il 5% di commissione;

centomila automobili;

cento milioni di lire;

cento operai.

Linvestimento previsto per quel progetto di un milione di euro.

Le principali operazioni si leggono:

2 + 3 = 5 due pi tr uguale cinque

8 2 = 6 otto meno due uguale sei

2 x 4 = 8 due per quattro uguale otto

3 x 5 = 15 tr moltiplicato per cinque fa quindici

3 x 4 = 12 tr per quattro fa dodici

10 : 2 = 5 dieci diviso due uguale cinque

Nelle cifre che esprimono somme di denaro, lintero che separa dai decimali si legge virgola:

12,50 Euro = dodici virgola cinquanta euro.

IL LINGUAGGIO TELEFONICO

Luso del mezzo telefonico richiede la conoscenza di una terminologia tecnica precisa, intuitiva nella propria lingua madre, ma pi complessa di quanto sembri in una lingua straniera. Qui di seguito diamo un repertorio dettagliato delle formule pi utili da usare quando si telefona in italiano, nelle diverse situazioni: le espressioni per rispondere, quelle per chiamare qualcuno e le frasi indispensabili in ogni conversazione telefonica.

RISPONDERE E PRESENTARSI AL TELEFONO

Antonio Gatti. Buongiorno.

Pronto. Ufficio commerciale.

Contabilit. Desidera?

Pronto. Ufficio del dottor Cozzamara. Parla Maria Strozzi.

PRONTO!

Quando squilla il telefono, in Italia si risponde dicendo: Pronto.

Pronto. Segreteria del dottor Rombetti.

Pronto. Qui Carlo Tintarelli dellUfficio marketing.

Chi parla? Chi parla, per favore?

Lei il signor Fiorentini? Lei la signora Baldini?

S, qui il 45 28 44 52. S, qui lUfficio vendite. S, qui linterno 11. S, qui Angela Romagni.

Dica pure.

In che cosa posso esserLe utile?

FORMULE DI SALUTO

Buongiorno. Buona giornata. Buon d. Buonasera. Buona notte. A domani. A dopo. A fra poco. A presto. Arrivederci. ArrivederLa. A risentirci. Arrisentirci. Questa formula si usa talvolta a conclusione di una telefonata.

CHIEDERE PRECISAZIONI

Con chi desidera parlare? In che ufficio lavora? Sa dirmi che interno ? Posso sapere il motivo della telefonata? Posso chiederLe di che cosa si tratta? Di che cosa si tratta? Per che cosa vorrebbe parlare con il dottor Margetti? urgente? Lei il nostro cliente abituale? Lei nostro cliente?

PASSARE UNA TELEFONATA O FAR ATTENDERE IN LINEA

Un momento, per favore. Un momento, prego. Glielo passo subito. Resti in linea. Attenda in linea. Glielo passo subito. Pu aspettare un momento? Ho unaltra chiamata in linea. Resti in linea. Non chiuda, per favore. Linterno non risponde. Linterno che desidera occupato. Vuole aspettare in linea? Pu aspettare un momento? Il ragionier Quiller impegnato sullaltra linea. La faccio aspettare, mi scusi, ma la signora Innis non nel suo ufficio. Mi scusi se lho fatta attendere, ma non riesco a trovarla.

COMUNICARE CHE NON POSSIBILE PASSARE LA PERSONA DESIDERATA

Mi dispiace. Il dottor Bruni non c in questo momento. Il dottor Bruni non in ufficio oggi. Probabilmente ci sar verso le tr. Probabilmente ritorner verso le quattro. Sono spiacente. Il dottor Bruni occupato / in riunione in questo momento / via per lavoro / ha un appuntamento fuori ufficio / malato / in viaggio / sta parlando con una

persona / ha una visita. Preferisce aspettare in linea o richiamare? Pu richiamare pi tardi? Pu richiamare tra unora? Pu richiamare verso sera? Pu richiamare la settimana prossima? Desidera essere richiamato? Desidera essere richiamata? Desidera parlare con qualcun altro? Vuole parlare con la sua segretaria?

PRENDERE MESSAGGI

Vuole lasciare un messaggio o preferisce che la faccia richiamare? Se vuole, posso lasciargli un appunto. Desidera lasciargli un messaggio? Pu lasciarmi i Suoi dati? Ho preso nota della Sua richiesta. Ecco, ho preso nota.

AIUTARE A RISOLVERE PROBLEMI

Il signor Siraghi non lavora pi in questo ufficio. Le do il suo nuovo numero di telefono. Spiacente, non il numero giusto. Spiacente, non lufficio giusto. Le ripasso il centralino. Le passo lufficio che Le interessa. No, signora. Ha sbagliato numero. Qui il 24 45 18 36. No, la ditta Simplex ha cambiato numero. Credo che abbia sbagliato numero. Non c nessun signor Zambetti nella nostra ditta. Sono molto spiacente, ma non posso aiutarLa.

SALUTARE

Daccordo. A risentirci. ArrivederLa, e grazie. La ringrazio della Sua telefonata. Prego. Non c di che. Di niente.

CHIAMARE AL TELEFONO

Telefonando a un ufficio in Italia pu anche capitare di sentire una voce preregistrata che mette in attesa dicendo: I nostri operatori sono momentaneamente occupati. La preghiamo di attendere; oppure: Siete in attesa di essere collegati con linterno desiderato.

CHIAMARE E PRESENTARSI

il numero 58 45 72 16? la ditta Yield? lUfficio contabilit? lUfficio vendite?

Oh, scusi. Ho sbagliato numero.

Buongiorno. Qui la ditta Graha. Sono lingegner Carakis.

Buongiorno. Sono lingegner Carakis della ditta Graha. C il signor Troncarelli?

Buongiorno. Le telefono per lordine in corso. Si tratta dellordine numero otto dal quattro maggio.

CHIEDERE DI QUALCUNO

Vorrei parlare con il signor Dimpetti. Interno 215. Posso parlare con il signor Dimpetti? Potrebbe passarmi il signor Volpi? Pu passarmi linterno 24? Potrebbe passarmi lUfficio acquisti, per favore? Vorrei parlare con il responsabile dellUfficio acquisti. Buongiorno, signora. Sono la segretaria del signor Vanidi della societ Goldex. Il signor Vanidi vorrebbe parlare con il signor Trombetti, per favore. S, grazie, aspetto. No, grazie, non posso aspettare.

LASCIARE UN MESSAGGIO

Preferisco lasciare un messaggio. Posso lasciare un messaggio? Pu dirgli che ho chiamato? Vuol dirgli per favore che ha telefonato il signor Pretti? Potrebbe farmi richiamare? Potrebbe dirgli di richiamarmi mercoled pomeriggio?

DIRE CHE SI RICHIAMER

Preferisco richiamare tra poco. Richiamo pi tardi. A che numero posso trovarlo? A che numero posso trovarla? Sa quando torna? Sa quando torna il signor Gambelli? Sa dirmi a che ora ci sar? A che ora posso richiamarlo? Su quale numero di cellulare posso raggiungerlo? Qual lora migliore per richiamarlo? Sa dirmi il suo cellulare?

CHIEDERE DI PARLARE CON QUALCUN ALTRO

Posso parlare con qualcun altro? Con chi devo parlare per un problema di consegna? Chi il responsabile per le vendite nella vostra ditta? Sa dirmi il suo numero di cellulare? Ho un problema serio da discutere. Pu passarmi qualcuno che possa darmi delle informazioni sui vostri sistemi dimballaggio? Mi passa il centralino, per cortesia?

IL CENTRALINO. IL TELEFONINO

Quando vogliamo fare una telefonata, noi sempre trattiamo con le seguenti cose: la centralinista, il centralino, lelenco telefonico, linterno, la segreteria telefonica, il telefono cellulare. Prima di chiamare qualcuno, possiamo cercare un numero sullelenco. E poi facciamo un numero e riattaccare. Spesso dobbiamo rimanere allapparecchio per qualche minuto per parlare con una persona pi dettagliatamente. A volte bisogna premere un tasto del telefono e staccare il ricevitore.

SALUTARE

La ringrazio della Sua cortesia. Sono contento di aver potuto parlare con Lei. cos difficile! ArrivederLa, e grazie ancora.

DIRE CHE CI SONO PROBLEMI DI ASCOLTO

Scusi, ha detto? Scusi, cosa ha detto? Non sento niente. Pu parlare a voce pi alta? Pu parlare pi piano? Pu parlare lentamente? Mi scusi. La sento molto male. Pronto. Mi sente? Non La sento pi. La linea disturbata. Non sento niente. Pu richiamare? Pu rifare il numero? caduta la linea. Riattacco e La richiamo. Pu riattaccare e richiamarmi? Daccordo, riattacco. Adesso La sento molto meglio.

FAR RIPETERE, CHIEDERE E DARE PRECISAZIONI

Pu ripetere, per favore? Non ho capito. Ha detto Julio? Scusi, chi ha detto? Che nome ha detto, scusi? Come si scrive? Non capisco. Pu scomporre / fare lo spelling del nome della citt, per favore? Il nome Ferrari. Lo scompongo: F come Firenze, E come Empoli, R come Roma, R come Roma, A come Ancona, R come Roma, I come Imola. Ha detto T o D? Ho detto D come Dioniso. Si scrive con la G o con la J? Con la G come Genova. Il numero lo 045 56 84 42. Si tratta dellarticolo 4578426.

COMUNICARE LE PROPRIE DIFFICOLT

Mi dispiace, non conosco quella parola. Che cosa vuol dire? Sono molto spiacente, non capisco. Pu spiegarmi? Non parlo bene litaliano. Le passo qualcuno che parli litaliano.

CONCLUDERE VELOCEMENTE UNA TELEFONATA

La richiamo pi tardi. Posso richiamarLa pi tardi? Mi dispiace molto, ma non posso parlare adesso. Sono in riunione. Mi scusi, ma devo chiudere adesso. Bisogna che parta immediatamente.

SALUTARE E RINGRAZIARE

ArrivederLa. Grazie infinite, stato molto gentile. molto gentile da parte Sua. La ringrazio della Sua cortesia.

LA SEGRETERIA TELEFONICA

Ormai entrate nelluso quotidiano, le segreterie telefoniche vengono talvolta utilizzate anche nelle aziende italiane per assicurare un servizio minimo al di fuori del normale orario di apertura e durante i periodi di chiusura per ferie. Rispondono automaticamente alle chiamate con un annuncio predisposto dallutente, che comunica, di solito, lorario di servizio ed eventualmente nei casi in cui opportuno essere sempre reperibili un numero di telefono cellulare per le chiamate pi urgenti.

Generalmente la persona che chiama ha la possibilit di registrare nella segreteria il proprio messaggio, lasciando, a sua volta, un numero telefonico per essere richiamata. Le funzioni di ascolto messaggi e azzeramento del nastro di registrazione possono essere svolte anche a distanza, tramite uno speciale segnale di riconoscimento, consentendo a chi viaggia molto di ricevere i messaggi anche da lontano.

Nelle societ italiane, dove la figura della segretaria sta diventando un privilegio non comune, sempre pi frequente limpiego della segreteria telefonica personale sia sullapparecchio dellufficio sia sul portatile, specialmente per dirigenti e personale di livello superiore, spesso in trasferta.

Diamo ora alcuni esempi di annunci preregistrati in italiano (che anche le aziende russe in affari con lItalia possono lasciare registrati sulla propria segreteria) e qualche modello di messaggio corretto da lasciare sulla segreteria del nostro interlocutore italiano.

Perch la segreteria telefonica uno strumento molto utile? Per i dirigenti a livello superiore la segreteria telefonica molto diffusa. Tu usi questo tipo di comunicazione? Dovresti lasciare un annuncio preregistrato in italiano. Cosa diresti?

ANNUNCI PREREGISTRATI IN ITALIANO

Risponde il numero 24 56 78 12. Vogliate lasciare il vostro messaggio dopo il segnale acustico.

Risponde la segreteria telefonica della Goldex. I nostri numeri di telefono sono cambiati. I nuovi numeri sono: 55 16 44 82 e 55 18 52 14. Grazie.

Qui la Fenix S.p.A. La nostra azienda chiusa per ferie dal 2 al 30 agosto. I nostri uffici saranno a vostra disposizione luned il 31 agosto a partire dalle nove e trenta. Grazie e buone vacanze.

Benvenuti alla Arlecchino. I nostri uffici sono aperti dalle nove alle tredici e dalle quattordici alle diciotto. Se lo desiderate, potete lasciare un messaggio precisando il vostro nome, indirizzo e numero di telefono. Parlate dopo il segnale acustico. Grazie.

Buongiorno. Al momento sono assente, ma se volete lasciare nome e numero di telefono dopo il bip, vi richiamer al mio rientro.

Buongiorno. Paolo Dominioni. Sar assente tutto il giorno. Se desiderate, potete lasciarmi un messaggio dopo il segnale acustico. Grazie.

MESSAGGI DA LASCIARE SULLA SEGRETERIA DI ALTRI

Buongiorno. Parla Marco Stallone della Venezia Azzurra. Vorrei parlare con il signor Bamberg un ordine urgente. Aspetto la vostra chiamata quanto prima.

Buongiorno. Alberto Mattioli della Argenta di Monza. Abbiamo dei problemi per la consegna di mercoled prossimo. Mi chiami il pi presto possibile sul cellulare, per favore: 58 24 18 46. Grazie.

Buongiorno. Sono Roberto Capustini della ditta Fenicotteri Rosa di Firenze. Ho bisogno di parlarLe con urgenza per il programma del Seminario. Pu richiamarmi domattina alle dieci? Sar in ufficio fino alle tredici. Grazie.

LA SEGRETERIA COMPUTERIZZATA

Telefonando ad aziende italiane pu anche capitare di sentire il messaggio registrato di una segreteria computerizzata che ci invita a premere tasti diversi per metterci in comunicazione con lufficio corrispondente.

Per esempio:

Se desiderate delle informazioni commerciali premete il tasto 1; se desiderate altre informazioni il 2; se desiderate lassistenza tecnica il 3. Per tornare al men principale premete il tasto asterisco.

Telefonate e risponde la segreteria telefonica. Che messaggio lasceresti al dirigente di una ditta? Avrete un appuntamento con il dirigente fra tr quarti dora, per per motivi di lavoro non sicuro che tu sarai puntuale.

LE SITUAZIONI TELEFONICHE AL LAVORO

Dovete tenere una conversazione telefonica e passare una telefonata. Deve procurarsi e verificare informazioni. Deve chiedere di parlare con la persona desiderata. Ha bisogno di lasciare e riferire messaggi. Vorrebbe lasciare messaggi sulla segreteria telefonica.

Chiedi di qualcuno al telefono. Rispondi al telefono. Dai a qualcuno un numero di telefono. Non hai capito bene il nome del tuo interlocutore. Spiega il motivo della tua telefonata. Presentati al telefono. Verifica se hai capito bene il luogo e lora dellappuntamento. Chiedi a qualcuno di richiamare pi tardi. La persona richiesta parla sullaltra linea. Che cosa dici alla persona che ti cerca? Chiedi al tuo interlocutore di aspettare un momento al telefono. Vai fuori citt. Di come e dove sarai raggiungibile. La persona che cerchi in pausa. Di che richiamerai pi tardi. Lascia un messaggio sulla segreteria telefonica di una ditta. Qualcuno vuole parlare col tuo capo. Cerca di sapere perch. Qualcuno ti telefona senza dire il suo nome. Chiediglielo. Qualcuno vuole parlare con un tuo collega. Che cosa dici? La persona che cerchi non a casa / in ufficio. Chiedi di essere richiamato al suo ritorno. Qualcuno vuole parlare con un tuo collega di un altro reparto. Cerchi di passargli la telefonata, ma il collega non risponde. Che cosa dici? Chiedi al tuo interlocutore di darti il suo numero di telefono. Scusati per aver causato un malinteso. Se qualcuno al telefono ti ringrazia per la tua gentilezza, che cosa rispondi? Tranquillizza un cliente arrabbiato al telefono. Non sei contento del servizio di una ditta. Telefona per protestare. Ti sei trasferito in Italia. Che messaggio registri sulla tua segreteria telefonica? Lascia sulla segreteria telefonica di un amico le coordinate per un appuntamento. La tua scheda telefonica si sta esaurendo. Che cosa dici al tuo interlocutore? La linea un po disturbata. Non senti bene. Che cosa dici? Componi un numero e risponde una persona sconosciuta. Il tuo interlocutore parla troppo velocemente. La linea cade durante la conversazione. Richiama e spiega cos successo. Il tuo interlocutore parla troppo piano, lo senti appena. Il tuo interlocutore ti chiede una cosa che devi accertare. Non sei riuscito a prendere nota del numero di telefono che il tuo interlocutore ti ha dato. Un cliente ti telefona dicendo che ha un problema. Come reagisci?

IL CONTATTO PERSONALE. IMPORTANZA DEI CONTATTI PERSONALI

Chi tratta affari con lestero non sempre ha la possibilit di incontrare di persona il proprio interlocutore. Normalmente soltanto il personale responsabile di acquisti e vendite si sposta regolarmente per visitare, secondo i casi, i fornitori o i clienti. Bench non molto frequenti, le occasioni di un incontro diretto con i nostri partner commerciali sono tuttavia importantissime per superare la barriera dellimpersonalit e porre le basi di un rapporto di cordiale collaborazione.

Se invece abbiamo gi avuto modo di conoscere il nostro interlocutore, lincontro con lui sar utile per consolidare le buone relazioni esistenti o, eventualmente, per ristabilirle dopo un momento difficile, chiarendo malintesi e facilitando la soluzione dei problemi.

Sia nel caso della visita di un ospite straniero alla nostra societ, sia nel caso di un nostro viaggio allestero, alcuni semplici accorgimenti potranno rendere pi efficace lincontro.

CONSIGLI PER UN INCONTRO DI LAVORO

Come accogliere un ospite straniero.

Quando siamo noi ad accogliere nella nostra azienda un cliente, o anche un fornitore, dobbiamo aver cura di organizzare lincontro con intelligenza. Sarebbe gentile, per esempio, proporgli con il giusto anticipo di occuparci della prenotazione di una camera dalbergo nella nostra citt e, se viaggia in treno o in aereo, prevedere di mandare qualcuno a prenderlo in stazione o allaeroporto.

Il programma della sua visita dovr poi essere stabilito nelle linee generali, procurando il materiale necessario e informando per tempo le persone interessate e coinvolte, in modo da evitare inutili perdite di tempo e contrattempi irritanti. Sarebbe inoltre opportuno che la visita comprendesse anche momenti di pausa per un caff o per una colazione che interrompano il ritmo di lavoro: un invito a pranzo costituisce un intervallo gradevole e rilassante, spesso pi utile di ore di discussione serrata. Anche lorganizzazione di qualche visita turistica, proposta allinizio o, meglio ancora, alla fine del viaggio, potrebbe essere gradita al nostro ospite.

UN GIOCO DI RUOLI

Il telefono molto importante, per il contatto personale molto pi responsabile. Che cosa faresti per accogliere il dirigente di un ente italiano e cosa proporresti a lui?

LE ORE

In italiano le ore si esprimono nel seguente modo:

Che ore sono?

Sono le 11.00 Sono le undici.

Sono le 11.05 Sono le undici e cinque.

Sono le 11.15 Sono le undici e un quarto. Sono le undici e quindici.

Sono le 11.30 Sono le undici e mezza. Sono le undici e mezzo. Sono le undici e trenta.

Sono le 11.45 Sono le dodici meno un quarto. Sono le undici e quarantacinque.

Sono le 11.55 Sono le dodici meno cinque.

Sono le 18.10 Sono le diciotto e dieci. Sono le sei e dieci.

Sono le 12.00 mezzogiorno.

Sono le 24.00 mezzanotte.

Se lora esatta si pu aggiungere in punto:

Sono le quattro in punto. Arrivo in ufficio a mezzogiorno in punto.

Luso delle ventiquattro ore (cio le tredici, le quattordici e cos via) ricorre soltanto nelle indicazioni degli orari di treni, aerei ed altri mezzi di trasporto, ma poco frequente nel linguaggio quotidiano. Per esempio:

Il treno parte alle quattordici e trenta. Laereo arriva alle ventun ore. Laereo arriva alle ventuna.

COME ORGANIZZARE UN NOSTRO VIAGGIO ALLESTERO

Prima di partire per lestero dovremo pensare a organizzare il viaggio, a prenotare lalbergo, a procurarci tutte le informazioni utili per raggiungere la sede dellazienda o della fiera che dobbiamo visitare.

Naturalmente avremo anche fissato gli appuntamenti con le persone che ci interessa incontrare e ci saremo preparati mentalmente allincontro: importante avere le idee chiare sulle questioni da discutere e sui risultati che si vorrebbero ottenere. Infine, non bisogna dimenticare che le persone che ci ricevono hanno sicuramente molti altri impegni e non corretto abusare del tempo che ci viene concesso.

NORME LINGUISTICHE E DI COMPORTAMENTO

Per potersi muovere con disinvoltura, ma correttamente, nel mondo del lavoro in Italia indispensabile rispettare alcune regole fondamentali di comportamento e conoscere le principali norme linguistiche riferite allitaliano parlato.

COME RIVOLGERSI A UN INTERLOCUTORE ITALIANO

In Italia frequente che, anche solo dopo pochi incontri, le persone si diano del tu e usino il nome di battesimo. Agli interlocutori di lavoro con i quali non si ha ancora un rapporto di familiarita ci si rivolge, invece, usando signore, per gli uomini, signora, per le signore, signorina, per le donne non sposate e molto giovani. Tali appellativi sono seguiti dal cognome (e non dal nome!) della persona. Per esempio:

Buongiorno, signor Tambolini. ArrivederLa. Signor Tozzi, pu accomodarsi.

Titoli professionali e titoli di studio generalmente si usano in italiano. Rivolgendoci a un dottore, a un ingegnere, a un architetto, a un ragioniere diremo quasi sempre il titolo professionale + cognome:

Buongiorno, ingegner Vangetti. Buonasera, architetto Fiorentini. Arrivederci, dottor Tacchini.

LA COMUNICAZIONE SCRITTA

LA CORRISPONDENZA COMMERCIALE. LO STILE E LEGGIBILIT

Lo scopo di un testo scritto quello di essere letto, quindi indispensabile che sia il pi possibile chiaro, preciso, conciso e cortese. Anche scrivendo in italiano, esporre il proprio pensiero in modo sintetico e immediatamente comprensibile e funzionale allefficacia del messaggio. Ma chiarezza e concisione non significano mancanza di gentilezza, e la buona educazione non impedir di dare alle nostre parole il tono fermo e risoluto necessario in alcune circostanze.

inoltre opportuno ricordare che la corrispondenza commerciale trasmette a distanza limmagine dellazienda e che, per questo, anche laspetto formale non devessere trascurato: dunque essenziale sapersi esprimere correttamente, senza errori di grammatica o di ortografia, in un linguaggio appropriato e attuale, ma anche curare la presentazione grafica in particolar modo nelle lettere vere e proprie evitando cancellature e correzioni e utilizzando con intelligenza la punteggiatura.

IL LINGUAGGIO DI OGGI

Negli ultimi anni il linguaggio della corrispondenza commerciale italiana, tradizionalmente composto di formule e frasi fatte per ogni uso, si molto semplificato: la diffusione di mezzi di comunicazione veloci ed immediati, come fax, Internet ed e-mail, ha profondamente influenzato lo stile elaborato ed ampolloso della lingua commerciale italiana. E anche lesempio di corrispondenze daffari linguisticamente pi semplici, come quella inglese-americana, ha contribuito a una rapida evoluzione dellitaliano commerciale: i periodi sono diventati pi brevi, le frasi essenziali e dirette, lo stile meno retorico e pi conciso. Oggi si usa, in pratica, un linguaggio pi moderno e meno distante da quello della lingua parlata.

STRUMENTI E MODALIT

Messaggi scritti possono essere inviati attraverso canali diversi:

1. La lettera commerciale vera e propria, scritta su carta intestata della ditta, strutturata in modo piuttosto rigido, e con una presentazione particolarmente accurata; in caso di contestazioni ha valore legale e rappresenta una prova giuridica irrefutabile.

2. Il fax, trasmesso sulla normale rete telefonica, pi informale e diretto di una lettera originale spedita per posta; caratterizzato da una presentazione essenziale e da uno stile semplice e conciso: infatti i fax vengono spesso scritti a mano direttamente dagli interessati. Questo documento non possiede per valore legale, trattandosi in realt di una fotocopia e non di un originale.

3. Il telex, ancora utilizzato soprattutto per gli scambi con alcuni paesi con i quali le comunicazioni telefoniche sono difficili; consente la trasmissione del messaggio in diretta: le formalit sono ridotte al

minimo e il linguaggio telegrafico. Un messaggio inviato per telex riconosciuto come prova dai tribunali.

4. E-mail o posta elettronica, unutilissima applicazione di Internet.

COME SI FA UNA DOMANDA IN UN TESTO SCRITTO

In un testo scritto la fine delle domande sono messi in evidenza, rispettivamente, dal segno interrogativo ?. Come nellorale, anche nello scritto il soggetto del verbo pu essere sottinteso; comunque generalmente espresso nelle forme di cortesia, in cui posposto al verbo:

Avete bisogno del nuovo catalogo? Tra i soci dellimpresa, chi fa parte del gruppo direttivo?

Quale, chi, che, come, quanto, quando, dove sono gli interrogativi pi usati nelle frasi interrogative, dirette e indirette. Per esempio:

Non sappiamo quando terminer lo sciopero. In che albergo / In quale hotel alloggiato il signor Zampetti?

LA LETTERA COMMERCIALE. LE PARTI DELLA LETTERA

Le lettere commerciali italiane sono formate da diverse parti e strutturate secondo un ordine convenzionale che va rispettato rigorosamente. Le parti che costituiscono una lettera sono:

1. La data, a destra sotto lintestazione o sotto lindirizzo del destinatario, scritta nella sequenza: nome della citt, virgola, giorno, de + mese in parola minuscolo, de + anno (a partire dal 2000: de + anno). Oppure: nome della citt, mese in parola maiuscolo, giorno, de + anno. Per esempio: Como, Aprile 15 del 2012.

2. Lindirizzo del destinatario, scritto o in alto a sinistra o in alto a destra, secondo il tipo di busta usato. Se si tratta di una persona fisica il cognome preceduto da Signor / Signora, o Egregio e Gentile. Nella riga successiva si scrive lindirizzo: prima la via, poi una virgola e quindi il numero preceduto o meno dallabbreviazione n; nella riga successiva il codice postale e il nome della citt.

3. I riferimenti (con le iniziali maiuscole di chi ha dettato e minuscole di chi ha scritto la lettera) sono scritti a sinistra sotto lindirizzo del destinatario.

4. Loggetto, sotto i riferimenti, che indica in modo conciso lo scopo della lettera. 5. Lindicazione, facoltativa, della persona alla cui attenzione si vuole indirizzare la lettera: il nome della

persona scritto tra parentesi dopo loggetto, a sinistra. 6. Una formula iniziale, alcune righe sotto loggetto, sempre seguita dai due punti. 7. Il testo della lettera, che comprende normalmente unintroduzione, uno svolgimento e una conclusione. 8. La formula di saluto, che conclude il testo, varia secondo i rapporti tra gli interlocutori e concorda in

genere e numero con il saluto iniziale. Soprattutto nei fax o alla posta elettronica, sempre pi frequenti, le formule sono ancora pi semplici ed informali.

9. La firma, che chiude la lettera e si trova in basso a destra. scritta a mano e, sotto, a macchina, eventualmente preceduta dal nome della societ e accompagnata dal titolo di chi firma.

10. Gli allegati, che si elencano alla fine della lettera, in basso a sinistra.

LA COMUNICAZIONE SCRITTA

GOLDEX S.r.l.

Piazza Navona 15

11125 Roma

Italia

Spettabile Ditta

MEDES

C/ Antonio Barconi, n. 4

14121 Atene

Grecia

Vs. rif. CP/lv

Ns. rif. MN/re

Allattenzione del Sig. Somiridis

Roma, 10 agosto 2012

Oggetto: Richiesta di documentazione

Egregi signori,

Vi preghiamo di inviarci una documentazione completa della Vostra gamma di tessuti per arredamento.

Siamo particolarmente interessati alle collezioni Alfa e Beta, di cui gradiremmo ricevere unofferta dettagliata secondo il modello allegato.

Se i Vostri prezzi saranno competitivi, prevediamo acquisti regolari per almeno 200 articoli per tipo al mese.

In attesa di una Vostra cortese risposta, Vi preghiamo di gradire i nostri migliori saluti.

Il Direttore

Claudio Pattumieri

Allegati

1 (un) modello offerta

Gli indirizzi. Quando si scrive a una societ la cui ragione sociale formata da due o pi cognomi oppure da un unico cognome seguito dalle espressioni e Figli, Fratelli, e Soci si fa precedere il nome della ditta dai Signori:

Spett. Ditta Martino Guindrelli.

Spett. Ditta Flandrini Giulio e Soci.

Se la lettera indirizzata a una societ anonima o per azioni, il destinatario non introdotto da nessuna abbreviazione:

Spett. BT Telecomunicazioni S.A.

CORRISPONDENZA PRIVATA

Inizio e chiusura di lettere amicali.

Carissimi amici. Cara amica. Caro Lorenzo. Vi prego di gradire i miei pi distinti saluti. In attesa del prossimo incontro Vi saluto caramente. Aspettando al pi presto una tua lettera ti abbraccio affettuosamente. Con i migliori saluti.

Cosa si scrive sulla busta.

Se si scrive ad una coppia:

Gentili Sigg. Sandra e Carlo Bendetti. Sigg. Bendetti. Avv. Carlo Bendetti e Signora.

Se si scrive ad una famiglia:

Fam. Bendetti. Coniugi Bendetti e figli. Famiglia del Dott. Carlo Bendetti. Sigg. Carlo e Sandra Bendetti.

Se si scrive ad un signore o una signora:

Alla Gentile Signora Marisa Vinci. Gent.ma Signora Marisa Vinci. Dott.ssa Marisa Vinci. Prof.ssa Marisa Vinci.

Saluti da inviare per cartolina.

Tantissimi cordiali saluti. Saluti cari a tutti. Ricordandovi Vi invio sinceri saluti. Un pensiero e un ricordo affettuoso.

Auguri di diverse occasioni.

Buon Natale a Voi tutti. Buon Natale e Felice Anno Nuovo. Buon Anno. Felice Pasqua. Cento di questi giorni. Gli auguri pi belli. Mille e mille auguri di ogni bene e di duratura felicit ai carissimi sposi. Con le mie pi sentite condoglianze.

LETTERE UFFICIALI

Cos si scrive una lettera ad unagenzia turistica, un albergo, una scuola, un teatro, ununiversit, etc.:

Egregi Signori (agenzia)

Spett. Direzione (scuola)

Gentil Direzione Teatro Comunale (teatro)

Illustrissimo Signor Rettore (Universit)

Ci sono le formule di chiusura:

Resto in attesa della Vs. conferma e Vi porgo i miei sinceri saluti. In attesa della Vs. sollecita risposta Vi ringrazio e Vi saluto distintamente. Resto in attesa della Sua risposta favorevole. Resto in attesa di una Sua cortese risposta. Sperando che la presente richiesta venga benevolmente accolta, ringrazio e saluto. La ringrazio anticipatamente. La prego di gradire i miei migliori saluti. RingraziandoLa distintamente La saluto. Ringraziando resto in attesa di un cortese cenno di risposta e invio distinti saluti.

CORRISPONDENZA COMMERCIALE. VOCATIVI O SALUTI. FORMULE DI INIZIO

Vocativi o saluti.

Egregio Signore. Egregi Signori. Preg.mo Sig. Michele Stozzi. Spett. Ditta. Gentile Signora.

Formule di inizio.

Abbiamo il piacere di portare a Vs. conoscenza....

Siamo lieti di farVi sapere che....

Ci gradito informarvi che....

Ho lonore di avvertirvi che...

Abbiamo il piacere di annunciarvi che....

Mi prendo la libert di....

Sono costretto a....

Siamo costretti a....

Siamo in obbligo di....

Accetto con piacere la Vs. offerta....

Sono in grado di consegnarvi la merce richiesta il....

Abbiamo il piacere di comunicarvi che....

Una ditta si occuper....

Una casa di commercio si occuper....

Portiamo a Vs. conoscenza....

Munito della ns. procura....

Nessun mutamento sar apportato....

Con lo stesso capitale versato....

Formule di chiusura.

Vogliate gradire Signori i ns. pi distinti saluti.

Con i pi sinceri saluti ringraziamo sentitamente.

Gradite Signori, i nostri pi cordiali saluti.

Vi ringraziamo e Vi presentiamo i nostri saluti sinceri.

In attesa di una Vs. risposta Vi presentiamo i ns. cordiali saluti.

Mortificati per il ritardo con cui Vi facciamo pervenire la merce ordinataci ce ne scusiamo e Vi salutiamo sinceramente.

CONSIGLI PER UNA REDAZIONE CORRETTA

Bench litaliano commerciale dellultimo decennio sia meno retorico ed elaborato di un tempo, esistono alcune norme che riguardano la lingua scritta e la redazione di lettere che indispensabile conoscere.

Norme linguistiche.

Litaliano scritto, che si differenzia comunque da quello parlato, non contiene mai, in nessun caso, espressioni familiari e gergali, tipiche di un rapporto pi confidenziale ed inadeguate in una relazione daffari.

Il soggetto della frase pu essere sottinteso anche nello scritto.

Gli appellativi signor / signora / signorina possono essere abbreviati in Sig. / Sig.ra. / Sig.na. solo se seguiti dal cognome della persona.

Litaliano richiede liniziale maiuscola per la forma di cortesia Lei e a tutti i riferimenti personali maiuscoli (Suo, Sua, ecc.).

Consigli redazionali.

Nella composizione della lettera italiana opportuno costruire frasi brevi ed evitare la monotonia.

Il testo potr anche essere reso pi vivace diversificando la costruzione delle frasi, in modo che non ripropongano sempre lordine standard: verbo + soggetto + complementi, ma inizino talvolta con un avverbio o un complemento al primo posto. Particolare attenzione meritano i collegamenti tra le frasi, che danno fluidit e coesione al testo e esprimono le intenzioni pi diverse. Tra i pi utili ricordiamo:

per fare un esempio: per esempio, ad esempio, cos, in particolare;

per fare una precisazione: in effetti, per quanto riguarda, in quanto, rispetto a;

per dare una spiegazione: infatti, cio, poich;

per esprimere unopposizione: tuttavia, nonostante, per, ma;

per contraddire: al contrario, invece, in compenso;

per concludere: quindi, dunque, infine, di conseguenza, per concludere.

ESEMPI

Conosciamo gi le vostre condizioni di vendita; tuttavia desidereremmo ricevere il vostro ultimo listino prezzi.

Siamo contenti della vostra ultima fornitura. Il vostro servizio commerciale, al contrario, non ci sembra molto efficiente.

Vi preghiamo quindi di volerci rispondere immediatamente.

La qualit degli articoli inferiore a quella dei campioni, di conseguenza ci vediamo costretti a restituirvi la merce.

MAIUSCOLE E MINUSCOLE

In italiano, si scrivono sempre maiuscoli: i nomi propri, i nomi di citt, di regioni e gli altri nomi geografici, i nomi delle festivit, i nomi di istituzioni, di esercizi commerciali, di pubblicazioni, ecc. Sono sempre minuscoli i nomi dei giorni e dei mesi, anche nelle date e le parole signor / signora / signorina. Le abbreviazioni Sig. / Sig.ra. / Sig.na. vanno invece sempre maiuscole. Per esempio:

Gli italiani festeggiano Natale e Capodanno. Firenze, 8 ottobre 2012. Oggi Le invio, Dott. Mattioli, il rapporto via fax. Il dottor Broggini non venuto alla riunione per qualche ragione.

TIPI DI SOCIET

Non esiste perfetta equivalenza tra i vari tipi di societ russe e quelle italiane; diamo di seguito alcune corrispondenze indicative:

S.p.A. Societ Anonima. S.r.l. Societ limitata.

E-MAIL

Sempre pi diffusa anche in Italia, la posta elettronica un sistema di trasmissione di documenti tramite computer. Consente a chiunque sia abbonato a Internet di mettersi in contatto gratuitamente con tutti coloro che sono collegati alla rete nel mondo intero e di trasmettere messaggi dal proprio computer al loro. Una volta arrivato a destinazione, il documento pu essere stampato su carta o archiviato in forma elettronica nella memoria del computer. I vantaggi in termini di tempi e costi sono evidenti e hanno fatto e-mail la pi usata di tutte le applicazioni di Internet. Anche questo mezzo di comunicazione ultramoderno possiede per un suo galateo di regole non scritte, che corretto rispettare:

ogni messaggio come le lettere tradizionali devessere firmato da chi lo spedisce;

buona norma non abusare della semplicit di questo sistema di trasmissione per inviare documenti di dubbio interesse o di lunghezza eccessiva a destinatari ignari, che potrebbero esserne infastiditi;

, infine, prova di buona educazione controllare regolarmente la propria posta in arrivo e, soprattutto, rispondere ai messaggi personali.

TERMINI INTERNET E DI INFORMATICA

Riportiamo qui i termini ricorrenti del linguaggio di Internet che vengono usati in italiano e possono creare problemi non indifferenti a quanti tentassero di mettersi in collegamento tramite e-mail con aziende italiane: secondo la

consuetudine, infatti, gli italiani hanno preferito tradurre nella loro lingua il lessico relativo a Internet, anzich mantenerlo in inglese, che ne il veicolo internazionalmente pi diffuso.

Nel lessico di computer esistono un sacco di parole speciali per gli utenti: allegato, archiviare, attaccare la spina, byte, il CD o CD-ROM, cercare sul Web, cestino, @ chiocciola, cliccare sullicona, collegare a Internet, collegare a sito, computer o PC, il computer portatile o laptop, cursore, dati, dischetto, disco rigido, finestra o window, il file, i file, formattare, formattazione, hardware, Icona, Interfaccia, Internet, Invio, lettore CD, mouse, men, navigare su Internet, navigare in Internet, on line, parola di accesso, posta elettronica, rete, salvare, cancellare, rimuovere, copiare, inviare, spedire, memorizzare, ununit flash o la chiave USB, o la chiavetta USB, memorizzare sulla chiave USB o sul disco, schermo, sullo schermo del computer, sul video del computer, tenere il file sul disco, avere i file sulla chiavetta USB, leggere in Internet, scrivere, server, software, stampante a laser, stampare, ricevere un messaggio per la posta elettronica, lo scanner, copiare un documento sullo scanner, tastiera, lutente di Internet, visitare un sito allindirizzo www.abcxyz, browser o navigatore, il modem ed altre parole.

INFORMAZIONI

Quando si intrattengono rapporti commerciali con lestero capita spesso di dover rivolgere richieste di informazioni e di chiarimenti al proprio interlocutore o a societ specializzate, oppure di dover fornire, a nostra volta, risposte a tale genere di richieste.

INTRODURRE UNA RICHIESTA DI INFORMAZIONI

Alcune semplici formule, applicabili a qualunque situazione, servono a introdurre cortesemente le domande di informazioni vere e proprie. Per esempio:

Vorrei delle informazioni. Mi serve uninformazione. Potrebbe darmi delle informazioni? Potrebbe darmi delle informazioni sui prodotti della vostra impresa? Vorrei avere alcune notizie su....... .

BISOGNA. HO BISOGNO DI QUALCOSA

Bisogna / Occorre / necessario seguite dallinfinito:

Bisogna rispondere urgentemente a questa lettera.

Per esprimere un bisogno personale mi serve / ho bisogno di qualcosa:

Avrei bisogno dellultimo catalogo. Le servirebbero delle indicazioni?

CHIEDERE INFORMAZIONI E CHIARIMENTI

Richieste di informazioni generiche a societ di servizi o domande di informazioni e chiarimenti rivolte al nostro partner commerciale vanno formulate con la consueta cortesia. Ad esempio:

Pu darmi il numero di telefono della ditta Apex di Torino? Mi servirebbe lindirizzo della ditta Hermes di Genova. Pu aiutarmi? Sa dirmi, per favore, chi il responsabile del settore Europa nella vostra societ? Vorremmo sapere se larticolo B 20 fa ancora parte del Vostro programma di vendita. Desidereremmo conoscere le date e la dislocazione del prossimo Salone del Libro a Francoforte questautunno. Attendiamo i dati esatti del vostro trasportatore. Potreste comunicarci il prezzo di una camera doppia con bagno e prima colazione? Desidererei qualche dettaglio in pi sui vostri articoli per ufficio. Avrebbe la gentilezza di mandarmi la risposta via e-mail o per fax? Vorrei sapere in che cosa consiste esattamente lo sconto di cui avete parlato. Mi scusi, potrebbe spiegarmi pi precisamente il punto quattro del vostro ordine? Vorrei conoscere il dettaglio degli articoli che fanno parte della prima spedizione parziale. Non capisco le tariffe che avete applicato nella vostra fattura per due pernottamenti con prima colazione.

VI PREGHIAMO DI QUALCOSA

Vi preghiamo di spedirci la copia originale firmata del contratto di compravendita dal dodici aprile via DHL.

possibile formulare una richiesta pi formale con lespressione Le / Vi saremmo grati se....:

Vi saremmo grati se ci inviaste la copia delloriginale firmata del contratto di compravendita via DHL.

ALTRI ESEMPI

Gradiremmo sapere che sconti prevedete per ordini consistenti. Vi preghiamo di volerci comunicare le Vostre condizioni di vendita. Vi preghiamo di farci sapere quali sono le Vostre condizioni per lesportazione. Desidererei ricevere lelenco delle aziende produttrici di cemento nella Vostra regione. La prego di comunicarmi quali sono le formalit da espletare e qual la scadenza ultima per iscriversi al Vostro Seminario / Congresso.

RISPONDERE A RICHIESTE DI INFORMAZIONI

Ecco alcune formule utili per rispondere, a voce o per lettera, a domande di informazioni e chiarimenti, facendo sempre riferimento alla richiesta ricevuta. Per esempio:

Mi sono informato e Le posso dare le cifre che mi ha chiesto. Le invier per fax o via e-mail appena possibile le informazioni che Le interessano. Con riferimento alla telefonata odierna, ecco i prezzi dellarticolo 55. Con riferimento al Suo fax di ieri, Le trasmetto le informazioni richieste. Le comunico qui di seguito le informazioni commerciali ottenute sulla ditta Argenta di Napoli. Facendo riferimento alla Vostra richiesta di informazioni, Vi comunichiamo i particolari riguardanti la produzione pi recente. Sar nostra cura fornirVi le informazioni richieste non appena saranno disponibili.

APPUNTAMENTI

Appuntamenti e incontri di lavoro sono sempre organizzati attraverso una serie di contatti che possono essere tenuti direttamente dallinteressato oppure dal personale di segreteria, telefonicamente o per iscritto.

APPUNTAMENTO. RIUNIONE. INCONTRO

Nel mondo degli affari i soci fissano lappuntamento, tengono la riunione o la seduta, conducono lincontro col partner, visitano la mostra o la fiera, visitano lo stand, passano lo stage, assistono al salone o allesposizione. Gli uomini daffari spesso assistono anche alla conferenza o al convegno e visitano il seminario o il congresso allestero.

CHIEDERE UN APPUNTAMENTO

Come formulare richieste di appuntamento e proposte di incontri o di visite in azienda e presso esposizioni.

Vorrei passare a trovarLa. Possiamo combinare un incontro? Che data Le va bene? A che ora ci vediamo e dove? E dov? Sarebbe possibile fissare un appuntamento per il cinque settembre? Il signor Quiller gradirebbe incontrarLa marted il sei settembre nel suo ufficio. Il responsabile del nostro Ufficio vendite, signor Gatti, desidererebbe avere un colloquio con il Vostro direttore la settimana prossima, forse luned alle undici. Le va bene? Sar a Milano in ottobre per il Salone dellImballaggio. Se volete, posso passare a trovarvi. Sono a vostra disposizione. Vorremmo sapere se possibile vedere con un nostro cliente limpianto presso il Vostro cliente Simens durante la settimana dal 15 al 19 luglio. Potete organizzare una visita per il sette o lotto ottobre? Poich sar l mercoled 19 e gioved 20, sono disponibile per una visita presso il vostro stand alla mostra. Sarebbe possibile una nostra visita il venticinque febbraio alla fiera a Milano? Il nostro direttore alle vendite, che si recher tra breve nella Vostra regione, gradirebbe incontrare il responsabile dellUfficio acquisti della Vostra azienda. Quando potr visitarlo? Datemi unora precisa e un luogo dellincontro. Il nostro direttore signor Nicholini sarebbe lieto di renderLe visita in occasione del prossimo Salone il quindici settembre a Francoforte.

FISSARE LA DATA DELLINCONTRO

La definizione della data di un incontro richiede generalmente uno scambio di informazioni sulla disponibilit degli interlocutori. Per esempio:

Le va bene gioved alle quattordici nel mio ufficio? Che cosa ne dice di mercoled prossimo alle undici? Preferirei al mattino o al pomeriggio. Proporrei allinizio della settimana. Luned pomeriggio per esempio. Sono spiacente, luned impossibile. Posso condurre le trattative solo marted al mattino, intorno alle dieci. Che giorno Le andrebbe bene? Potrebbe confermarci, per favore, se daccordo su questa data? Spero che questa data Le vada bene. Il dottor Tacchini desidera sapere quale giorno e ora gradireste per un incontro. La preghiamo di comunicarci se questa visita possibile e in quale giorno. Vi preghiamo di indicarci una data di Vostro gradimento.

TRA. FRA

Le preposizioni italiane tra / fra possono trasmettere indifferentemente informazioni sia di tempo sia di luogo: tra unora, tra le due scrivanie.

Tempo:

Tra unora. Tra due mesi.

Luogo:

Tra linizio e la fine. Fra i nostri clienti.

FUTURO

In italiano il futuro pu essere espresso in varie forme.

Futuro semplice, per fare una previsione generica sul futuro oppure una promessa:

Risponder alle lettere nel pomeriggio. Vi manderemo subito lultimo catalogo. Potrete essere presenti alla nostra riunione?

Futuro semplice si usa anche per esprimere una previsione molto certa (come nel caso di orari di corsi, riunioni, mezzi di trasporto, ecc.):

Il treno per Bologna partir alle tredici e mezza. Il congresso avr inizio domani alle undici.

CONFERMARE UN APPUNTAMENTO

Una volta individuata una data che soddisfi le diverse esigenze degli interessati, se ne d brevemente conferma per telefono o con un fax. Per esempio:

Potremo ricevere il vostro collaboratore signor Rovelli il sei maggio prossimo alle undici. Sar felice di incontrarLa alla data da Lei indicata. Sar a Pisa il nove giugno e La ricever volentieri in mattinata. Vi confermo il mio viaggio in Spagna il ventitr gennaio: sar da voi verso le diciassette. Siamo lieti di confermarvi che il giorno e lora da Voi proposti sono di nostro completo gradimento. Saremo lieti di riceverLa nei nostri uffici.

DEFINIRE I DETTAGLI DI UN APPUNTAMENTO

Ecco una serie di frasi utili per mettere a punto i particolari dellincontro, che vanno chiariti con grande precisione per evitare malintesi e perdite di tempo:

Potreste prenotarmi una camera per la notte di mercoled? Preferisce un albergo nel centro della citt o vicino ai nostri uffici? Arriver direttamente dallaeroporto in taxi e allogger presso amici. Non quindi necessario prenotarmi una camera. Potete comunicarmi se esiste un servizio navetta diretto tra laeroporto e il quartiere della fiera? Arriver a Firenze col volo FG 245 gioved il diciannove luglio alle quindici e trenta. Potreste venire a prendermi allaeroporto? Il nostro collaboratore Sig. Mamboretti sar allaeroporto agli arrivi internazionali con un catalogo rosso in mano. I mezzi pubblici non sono molto frequenti. Le conviene prendere un tass alla stazione. Pu spiegarmi dove si trova lazienda e indicarmi come arrivarci venendo da Pisa? Esca dallautostrada a Pisa nord, prenda la statale E 25 in direzione Firenze fino a...........e poi segua i cartelli per Firenze. Allego uno schizzo con le indicazioni principali.

DARE INDICAZIONI

Quando noi andiamo sullautostrada in macchina, dobbiamo seguire i cartelli e indicazioni stradali:

sempre dritto; giri a destra; giri a sinistra; allangolo fra; superi il ponte; segua i cartelli; a nord di; a dieci chilometri da qui; la rotonda; lincrocio; il semaforo; lautostrada; la tangenziale; la superstrada.

RIFIUTARE UN APPUNTAMENTO

Qualora non fosse possibile combinare un appuntamento alla data proposta, ne verr data notizia tempestivamente, precisando preferibilmente la causa dellimpedimento. Per esempio:

Mi dispiace, ma sar assente fino al ventinove agosto. Mi dispiace che il nostro Presidente non possa riceverLa il quattordici, ma sar nei Paesi Bassi tutta la settimana. A causa dei precedenti impegni del dottor Cavollini purtroppo impossibile combinare un appuntamento prima del sette settembre.

MODIFICARE O DISDIRE UN APPUNTAMENTO

Talvolta circostanze impreviste costringono a modificare o ad annullare un appuntamento gi confermato. Si potr darne comunicazione per telefono, in modo diretto e personale o, pi formalmente, per iscritto, comunque sempre con la massima cortesia. Per esempio:

Sono molto spiacente, ma ho avuto un contrattempo allultimo momento. Vorrei disdire / rimandare / anticipare il nostro appuntamento. Ho cercato di contattarLa, ma non sono riuscito a raggiungerLa prima. Sarebbe possibile rimandare il nostro appuntamento a domani o dopodomani? Mi dispiace, ma temo che non potr essere da voi mercoled prossimo. Possiamo fare gioved, o preferisce rimandare al venerd o al luned seguente? Cosa ne dice? Sono desolata. Il signor Froselli deve annullare il suo appuntamento di oggi pomeriggio. Potremmo fissare un altro appuntamento? Spero che potr combinarmi un appuntamento in unaltra data. Che data e lora Le vanno bene? Pu accettare il cinque ottobre alle dieci? Va bene. Daccordo. Siamo molto spiacenti, ma il Sig. Cozzamara ha dovuto anticipare il suo viaggio in Francia e alla data prevista non sar ancora tornato in sede.

ACCOGLIENZA

Quando riceviamo la visita di una persona straniera, sconosciuta o con la quale intratteniamo rapporti cordiali, consigliabile mostrare la massima cortesia e disponibilit nelle pi svariate circostanze. Il momento dellincontro diretto molto importante per migliorare i rapporti personali e rinsaldare i legami tra due societ o enti, perci non sprechiamo questoccasione!

RICEVERE UN OSPITE

La cordialit e la confidenza con le quali accogliamo un ospite gi conosciuto vanno adattate alla durata e allo stile del rapporto che abbiamo con lui.

Se il visitatore non conosciuto, sar opportuno informarsi sulla sua identit e sulle ragioni della sua visita, senza apparire scortesi o indiscreti. Dopo le presentazioni e i convenevoli duso, uneventuale attesa potr essere resa meno sgradevole dallofferta di un caff e da una semplice conversazione fatta di frasi di circostanza. Ad esempio:

Buongiorno. Buongiorno dottoressa Martini. Come sta? Molto bene, grazie. E Lei? Abbastanza bene, grazie. Non molto bene. Benvenuta alla Goldex! Benvenuto ad Argenta! Lei il signor Volpi? Il Suo nome, prego? Posso avere il Suo nome, per favore? della ditta Buona Stella? Pu dirmi da chi ha avuto il nostro nominativo? Posso sapere il motivo della Sua visita? Sono Lucia Pandovan. Sono lassistente della dottoressa Martini. Piacere. Molto lieto di conoscerLa. La accompagno allUfficio assistenza clienti. Le presento il signor Siraghi, direttore dellUfficio assistenza clienti. Prego, saccomodi. Il dottor Monticelli sar da Lei tra un istante. Vuole accomodarsi nella sala delle conferenze? Posso offrirLe un caff o una tazza di t, o una bibita? Prende volentieri qualcosa? Magari un caff? Il viaggio andato bene? Spero che il viaggio non sia stato troppo lungo. andato tutto bene? Ha trovato facilmente la nostra via? Ha visto che bel / brutto tempo fa qui a Milano oggi? Speriamo che il bel tempo duri fino alla fine della settimana. Ha passato bene le vacanze? la prima visita a Milano? stato prima a Milano? No, sono stato a Roma un anno fa con amici. Non ho visitato Milano prima.

ALLUFFICIO. IN UN UFFICIO. NELLO STUDIO

Alla generica parola italiana ufficio corrispondono in italiano concetti diversi:

ufficio privato (anche allinterno di una ditta);

lufficio inteso come lappartamento in cui situata la sede della ditta e in questo caso spesso al plurale , ma anche il locale in cui lavorano pi persone;

lo studio professionale di un avvocato;

ufficio nel senso di reparto, servizio, suddivisione interna di unazienda.

Il direttore La aspetta nel suo ufficio. Gli uffici della ditta si trovano in via Vittoria. Ecco lufficio informazioni. Sto cercando lUfficio postale. Cerco lufficio del turismo. Lo studio dellavvocato Terazini ha traslocato. Ho chiesto dellUfficio vendite. Lufficio dellavvocato Tambolini aperto ogni giorno dalle dieci alle sei, tranne domenica.

COMUNICARE MESSAGGI, SCUSE E PROGRAMMI

possibile che si debbano trasmettere al visitatore messaggi giunti per lui, oppure scuse per un ritardo troppo prolungato o per un contrattempo che rischia di indisporlo. buona norma comunicare anche, brevemente, il programma previsto per la giornata o le sue variazioni. Per esempio:

Ha telefonato per Lei il ragionier Guerilli della West Trade, confermando lappuntamento di domani. La signora Mendelli ha appena telefonato. Sar in ufficio tra dieci minuti. La dottoressa Randozzi mi ha incaricato di farLe le sue scuse, ma non riuscita a prendere il treno delle otto e non potr essere qui prima delle nove e mezza. Sono spiacente di averla fatta aspettare / di farLa aspettare, ma lingegner Carakis ancora trattenuto in riunione. Per evitare di perdere troppo tempo, si potrebbe forse cominciare dallanalisi del progetto. Abbiamo previsto prima un

colloquio con i responsabili e poi la visita dello stabilimento. Lincontro con i tecnici potrebbe tenersi nel pomeriggio. Propongo di comunicare a discutere subito dei nostri progetti per la prossima stagione. Poi si ferma a pranzo con noi, vero?

DITTA. AZIENDA. IMPRESA. SOCIET. COMPAGNIA

I termini generici ditta, azienda, impresa, societ e compagnia possono essere usati:

Visiteremo lazienda Buona Stella a Napoli. Abbiamo costituito una societ mercantile in Lombardia. uno dei clienti pi importanti della ditta. una delle pi prestigiose imprese del settore tessile in Italia.

OFFRIRE ASSISTENZA

A uno straniero di passaggio, che non parli la nostra lingua, pu essere gradita la nostra assistenza in tutte le circostanze che, per quanto banali, potrebbero metterlo in difficolt (dalla prenotazione di una camera o del viaggio di ritorno alla visita della nostra citt). Per esempio:

Posso aiutarLa? Che cosa posso fare per Lei? Che cosa posso fare per Voi? Vuole che faccia questa telefonata per Lei? Devo prenotarLe una camera in albergo? C un albergo qui vicino. piccolo ma pulito e molto comodo. Ha gi prenotato il ritorno? Ha il biglietto su un volo? gi stato a Firenze? gi stata a Bologna? Conosce la citt? Se ha tempo, dovrebbe andare a vedere il Museo Nazionale o Duomo. Se non lha ancora visto, potrebbe visitare il museo famoso al centro della citt. Ecco una piantina della citt. Le ho segnato le cose pi interessanti da vedere. Desidera guardare le bellezze di Firenze? Le chiamo un taxi? Preferisce andare in taxi per la citt? La accompagno alla stazione o allaeroporto?

AGGETTIVI POSSESSIVI

Ricordiamo che gli aggettivi possessivi in italiano vogliono quasi sempre larticolo:

Ecco il nostro catalogo. La conferma del vostro ordine non ancora arrivata.

CONTRATTEMPI

Talvolta si verificano sgradevoli incidenti che possiamo aiutare a risolvere chiarendone le circostanze e intervenendo con consigli adeguati. Ad esempio:

Che cosa successo? Avete qualche problema? Com successo? Quando se n accorto? Dovera parcheggiata lauto? Comera parcheggiata la macchina? Che cosa cera nel portafoglio? Lha perso o glielhanno rubato? Bisogna fare una denuncia al commissariato. Si pu telefonare agli oggetti smarriti. Ha denunciato subito al banco Oggetti smarriti la perdita del bagaglio? Ha la ricevuta che Le hanno rilasciato? Possiamo telefonare allufficio informazioni per chiedere se la valigia arrivata. Vuole che chiami un medico? Ha bisogno di qualche medicina?

CONGEDARSI DA UN OSPITE

Congedandoci da un ospite, oltre allaugurio di buon ritorno, possiamo trasmettere saluti a colleghi o superiori con i quali siamo in buoni rapporti. Per esempio:

Arrivederci. ArrivederLa. Buona giornata. Buon viaggio. A presto, spero. Mi saluti il signor Broggini. Saluti da parte mia il signor direttore. I miei rispetti a Sua moglie. Mi ha fatto piacere incontrarLa. Mi ha fatto piacere conoscerLa. La ringraziamo della Sua visita alla nostra ditta. Ho passato molte ore felici in compagnia di cos persona intelligente come Lei. Grazie. Buon viaggio.

VIAGGIO DI LAVORO ALLESTERO

Se stiamo per partire per un viaggio di lavoro allestero, dobbiamo occuparci, oltre che della visita allazienda che ci interessa, anche dellalbergo, del viaggio, del cambio e di molte altre cose. Tranne eventuali conferme scritte, tutte le situazioni previste si svolgono nellambito della lingua parlata.

PREPARAZIONI DEL VIAGGIO

Prima di partire opportuno prenotare le camere dalbergo, direttamente o nel caso di rapporti regolari tramite lazienda che visiteremo. La prenotazione telefonica o uneventuale modifica devono essere brevemente confermate per fax o via e-mail. Per esempio:

Conosce qualche buon albergo in citt? Pu indicarmi un albergo vicino allazienda? Potrebbe prenotarmi una camera con bagno / con doccia per il ventun maggio, per favore? Vorrei prenotare una camera singola con doccia per il ventidue e il ventitr ottobre a nome Guerreschi. Potrebbe farci la cortesia di prenotare una stanza allhotel Savoya per il signor Pinelli per la notte del quattro dicembre? Arriver come al solito verso le venti. Ci servirebbe una sala conferenze per cinquanta persone per la giornata del ventisette marzo. Sarebbe possibile prenotare due posti per il Teatro dellOpera per la sera dellundici o del dodici gennaio? Purtroppo siamo costretti a rimandare il nostro viaggio al quindici dicembre. Ci sono problemi per quella data? Confermiamo la prenotazione di una camera singola con bagno dal due al quattro febbraio per lingegner Mondriolli, al prezzo di ottanta euro, tasse e prima colazione incluse. Circostanze impreviste ci obbligano a rimandare il nostro viaggio e a chiedervi di annullare la nostra prenotazione o modificare le date di essa.

ALLAEROPORTO. ALLA STAZIONE

Allaeroporto o in stazione pu essere necessario informarsi sui servizi offerti, come telefoni, toilette, deposito bagagli o ufficio cambi. Se i mezzi pubblici disponibili non ci soddisfanno, unagenzia di autonoleggio potr risolvere i nostri problemi. Ad esempio:

Scusi, sa dirmi dove posso trovare un facchino / la toilette / un telefono / una farmacia? Scusi, dove posso trovare una banca / un ufficio cambi / uno sportello bancomat? Mi scusi, sa se c un deposito bagagli in questa stazione? Pu indicarmi la stazione dei taxi, per favore? Scusi, sa se ci sono degli autobus per il centro citt e pu dirmi dove devo comprare i biglietti? Quanto costa un biglietto? Dove posso procurarmi una mappa della citt? Non ho

utilizzato questo biglietto. Posso chiedere il rimborso? Vorrei noleggiare unautomobile. Che auto avete a disposizione? Qual la tariffa al chilometro? Il chilometraggio illimitato? Qual il prezzo del noleggio per tr giorni? Lassicurazione compresa? Bisogna lasciare un deposito?

IN HOTEL. ALLALBERGO. AL RISTORANTE

Suggeriamo le espressioni pi utili per cavarsela in albergo dal prezzo della camera alla sveglia, alla possibilit di lasciare lauto in un garage e al ristorante dalla scelta del men alle specialit regionali, al conto. Per esempio:

Vorrei due camere singole per stanotte. Se possibile, tranquille, che diano sullinterno. Ho prenotato una camera per stasera. Mi chiamo Praticelli, della ditta Apex. Quanto costa la camera? La colazione compresa? C un garage, per favore? Dove posso parcheggiare la macchina? Pu svegliarmi alle sette, per favore? Posso telefonare dalla camera? Che numero devo fare per avere la linea? Qual il prefisso per la Russia? Servizio bar? Una bottiglia dacqua minerale e un panino alla camera sedici, per favore. Il riscaldamento non funziona nella mia stanza. Laria condizionata non funziona nella camera numero quindici. La camera non rifatta. Qualcuno ha lasciato un messaggio per me? Pu prepararmi il conto, per cortesia? Posso pagare con la carta di credito? Mi chiami un taxi, per favore? La Piazza Navona lontana da qui? libero questo posto? Cameriere! Cameriera! Prendo il men da quaranta euro. Prenderei il men da 30 Euro. Vorrei dellacqua, per favore. Mi porti dellacqua, per favore. Qual il piatto del giorno? Pu consigliarmi un vino della regione? Quali sono le specialit regionali? Non capisco, pu spiegarmi che cos questo piatto? Mi dispiace, ma questo piatto non di mio gusto. Vorrei ordinare qualcosaltro. Il conto, per favore. Mi scusi, il conto sbagliato, non ho preso il dessert. Ho solo il men da trenta euro. Capisce?

IN ALBERGO

Soggiornando in un albergo per la notte, possiamo chiedere la camera singola / la camera a un letto, la camera doppia / la camera a due letti, la camera matrimoniale, la camera con bagno, la camera con doccia, la mezza pensione, la pensione completa, la sveglia telefonica, il servizio lavanderia, il servizio incamera, la colazione, lasciugamano, la coperta e il riscaldamento. Prima di arrivare nellalbergo, dobbiamo prenotare e poi confermare per fax o via e-mail una stanza per una certa persona di aver comunicato il suo nome e cognome e la data darrivo.

IN BANCA. ALLUFFICIO CAMBI. NEI NEGOZI

Come cambiare euro in banca, anche con la carta di credito, e come fare acquisti in un negozio. Per esempio:

Vorrei cambiare delle lire inglesi / dei dollari in euro. possibile incassare questi travellers cheques? Vorrei comprare dei dollari. Ecco la mia carta di credito. Vorrei un cappello. Cerco una camicia bianca. Avete dei foulards di seta? Ci sono altri colori? Ho visto un bel modello in vetrina. Porto la taglia quarantaquattro. C pi grande? C pi piccolo? Posso provarlo? Posso provarla? Quanto costa? Quanto costano quelle scarpe? Pu fare una confezione regalo? Accettate carte di credito? Devo pagare solo in contanti?

IN NEGOZIO

Entrando in un negozio, possiamo vedere in sala i saldi degli articoli diversi: un abito da donna, un abito da uomo, il collant, le calze da uomo, una camicia, una cravatta, scarpe alte e basse. La commessa domanda a un visitatore la sua taglia di abito e la misura di scarpe. La signora col bambino desidera comprare un abito di tinta unita e fantasia.

IN AZIENDA

Arrivati in azienda, dopo aver segnalato per telefono un eventuale ritardo, sar il momento di presentarci e di incontrare il nostro interlocutore. Con molta cortesia si potr chiedere al personale di aiutarci in alcune circostanze. Per esempio:

Pu avvisare il signor Lopertini che il mio aereo arrivato in ritardo e che sar l solo per le dodici? Mi scusi, ma arrivo adesso in stazione. Prendo un taxi e sono da Lei tra mezzora. Temo di essermi perso: sono davanti al Centro commerciale. Che cosa devo fare per venire da voi? Buongiorno. Sono il ragionier Alessandro Villini della Quest. Ho appuntamento con il dottor Mengretti. Sono lingegner Marconi della ditta Harvest. Ecco il mio biglietto da visita. Non ho appuntamento, ma sono di passaggio a Bologna e desidererei incontrare un responsabile degli acquisti della vostra compagnia. Vorrei salutare il signor Pazzolini. Abbiamo tutta la giornata a disposizione. Riparto con il treno per Milano delle diciassette e trenta. Ho un altro appuntamento nel primo pomeriggio, quindi dovr andar via verso luna. Potrebbe prenotarmi una camera per stanotte in un albergo del centro? Per favore, pu prenotarmi un posto sul volo Alitalia di stasera per Roma? la prima volta che vengo a Firenze. lontano il centro? lontano da qui? Che cosa c dinteressante da vedere? Quali curiosit e bellezze si pu vedere in citt? Dove andiamo?

IN FIERA. ALLA MOSTRA. ALLESPOSIZIONE

Quando visitiamo unesposizione dobbiamo procurarci il catalogo, informarci sullubicazione delle aziende che ci interessano, essere in grado di usufruire dei servizi messi a disposizione dallorganizzazione. Per esempio:

A che ora apre la fiera? A che ora chiude la fiera? Vorrei una piantina della fiera e il catalogo degli espositori, per favore. Pu dirmi dov lo stand della ditta Simens? Dovrei fare una telefonata allestero. Dove vendono le carte telefoniche? Posso spedire un fax? Ho bisogno di fotocopiare questi documenti. possibile noleggiare un computer? possibile noleggiare un telefono cellulare? Qual il prezzo?

IL CONTO

La parola italiana conto ha diverse traduzioni:

al ristorante o al bar si paga il conto;

in albergo si paga il conto;

il conto di un professionista la fattura che ha anche il significato di ricevuta;

il conto corrente aperto presso una banca.

Per esempio:

Mi ha preparato il conto della camera? Scusi, ha bisogno della ricevuta del taxi? Abbiamo aperto un conto al Credito Italiano.

CONTRATTEMPI ALLESTERO

Se si verifica un contrattempo sgradevole allestero, riuscire a farsi capire nella lingua del paese e assai utile per risolvere pi facilmente i propri problemi. Per esempio:

Ho un problema. Potrebbe aiutarmi? La mia valigia non arrivata. Ero sul volo AZ 642 da Palermo. Ecco il mio biglietto. C unassicurazione per la perdita del bagaglio? Avete notizie della mia valigia che dovrebbe arrivare da Palermo? Mi chiamo Michele Bonifazzi. Non trovo pi la mia macchina. Era parcheggiata in via Mirulano. Dov il commissariato pi vicino? Dov il consolato russo? Dov lambasciata della Russia? Mi hanno rubato tutto dalla macchina. Mi hanno rubato la borsetta con i documenti e tutti i soldi. Ho dimenticato in tass la mia cartella. Qual il numero degli oggetti smarriti? Mi fa molto male la gola / lo stomaco / la testa / la gamba. Ho la febbre. Mi sento male. Pu chiamarmi un medico? Ho un guasto al motore. Ho una gomma a terra. Pu mandarmi un carro attrezzi? Ho perso il treno delle diciotto e dieci per Monza. A che ora parte il prossimo? Non ho potuto prendere il volo AF 215 per Torino. Ci sono posti sui prossimi voli? A che ora? Devo iscrivermi sulla lista dattesa?

PRESENTAZIONI

Quando entriamo in relazione con persone, enti e societ che non conosciamo e con le quali potremmo stabilire rapporti di collaborazione molto utile saper presentare con le dovute maniere e con un linguaggio formalmente corretto noi stessi e il nostro lavoro, i nostri collaboratori e lazienda presso la quale lavoriamo. Altrettanto importante conoscere il giusto modo per informarci, a nostra volta, sulle funzioni di una persona o sullattivit di una ditta.

PRESENTARE S STESSI

La presentazione latto con il quale stabiliamo un primo contatto con una persona sconosciuta: quindi un momento molto importante; per questo necessario adeguarsi allo stile italiano e utilizzare le formule adatte. Ad esempio:

Sono Roberto Caprioli. Molto lieto. Io sono Ruggero Campiolli della ditta Brux. Buongiorno. Sono la segretaria del direttor Alietti. Sono Claudio Marizzelli. Ecco il mio biglietto da visita. Posso presentarmi? Michele Frascatti, direttore vendite alla Aroma Meraviglioso. Mi permetta di presentarmi: mi chiamo Clara Stenderwald. Buongiorno. Sono Gianni Capetti della societ Argenta di Napoli. Sono il responsabile del settore commerciale.

RISPONDERE A UNA PRESENTAZIONE

Ecco le frasi giuste per rispondere a una presentazione:

Molto lieto. Molto piacere. Piacere. Piacere di conoscerLa. Sono felice di conoscerLa. Sono lieto di conoscerLa. Ho sentito parlare di Lei molto lusinghiero. Il piacere mio.

PRESENTARE ALTRE PERSONE

Se dobbiamo presentare un nostro collaboratore o un nostro superiore, possiamo scegliere tra diverse espressioni, rispettando per i rapporti gerarchici, che in Italia sono ancora tenuti in considerazione: si presenter, cio, la persona meno importante alla pi importante, la persona gerarchicamente inferiore a quella superiore, un uomo a una signora. Per esempio:

Conosce il nostro direttore commerciale, ragionier Donatti? Le presento il signor Gimbetti, direttore dellUfficio tecnico. Vorrei presentarLe la signora Monuzzi, la nostra segretaria di direzione. Ho il piacere di presentarLe il dottor Maurizio Gorazzi, nuovo amministratore della societ Perth, nostra consociata in Croazia.

I DIPENDENTI

I dipendenti di unazienda sono genericamente il personale. C la parola impiegati per questi che lavorano in unazienda per distinguerli dalla categoria degli operai. C ancora il termine organico. In Italia si usa il quadro direttivo per indicare linsieme degli impiegati che dirigono o coordinano le attivit allinterno dellazienda. Ci sono anche il dirigente e il direttore. Ad esempio:

Abbiamo cento trentacinque dipendenti nellazienda. Lorganico passato da cento a duecento unit in cinque anni. Questa azienda ha bisogno di dirigenti ben preparati. Deve discutere questo problema con il direttore.

IL FATTURATO

Vediamo il termine fatturato e la frase realizzare un fatturato:

Il bilancio del nostro gruppo si chiude con un fatturato di sessanta milioni di euro. La nostra azienda realizzer questanno un fatturato di circa cento milioni di euro.

PRESENTARE LA PROPRIA AZIENDA

Per presentare la propria azienda a chi non la conosce e metterla quindi nella luce migliore, si pu parlare delle sue dimensioni e della sua posizione sul mercato, si pu illustrare la sua attivit o, ancora, riassumere la sua storia. Ecco un repertorio di espressioni adatte sia a unesposizione orale sia a una presentazione scritta. Per esempio:

La nostra azienda specializzata nella distribuzione di attrezzatura per giardinaggio. Dal 1975 siamo presentati sul mercato italiano nel campo di generi alimentari. Produciamo accessori e ricambi per lindustria tessile. Abbiamo dieci stabilimenti, seimila dipendenti e duecento punti vendita in tutto il mondo. LArgenta il leader internazionale nel settore dei mobili per ufficio. Il nostro stabilimento dotato delle attrezzature pi moderne. La ditta Graha oggigiorno un gruppo industriale di dimensioni internazionali: presente in dodici paesi, ha pi di diecimila collaboratori. La societ Goldex nata nel 1967, ha preso la sua forma attuale nel 1991, ha tremila dipendenti e realizza un fatturato di oltre cento milioni di euro allanno. Il settore internazionale della nostra banca si occupa dellanalisi finanziaria applicata al finanziamento di progetti. La nostra societ di consulenza in strategie aziendali lavora su scala internazionale per grandi aziende in espansione.

CHIEDERE A QUALCUNO DI PRESENTARE IL PROPRIO LAVORO E LA PROPRIA AZIENDA

Talvolta pu essere interessante o necessario porre domande a qualcuno per capire il suo ruolo e le sue mansioni allinterno di unazienda, oppure per conoscere meglio le dimensioni, lattivit, il funzionamento di una societ. Avremo per cura di esprimerci educatamente e di non esagerare con le domande. Per esempio:

In che settore lavora? In che ufficio lavora? In che reparto lavora? Qual esattamente il Suo lavoro? Quali sono con precisione le Sue funzioni allinterno dellazienda che Lei rappresenta? Potrebbe dirmi qual il Suo ruolo alla Goldex? Quanti soci ci sono? Quanti dipendenti avete? Quanto fate di fatturato al mese? Quanto fate di fatturato allanno? Posso chiederLe qual stato il fatturato dellanno scorso? Vorrei qualche informazione sul vostro sistema informatico nellazienda. Pu spiegarmi com organizzata la produzione nella fabbrica?

DATI PERSONALI

Presentati a qualcuno. Quali sono i tuoi colori preferiti? Di il tuo nome, il tuo indirizzo e il tuo numero di telefono. Parla dei tuoi hobby. Nomina tr cose che sai far bene nella vita. Nomina tr citt che ti piacciono molto nel mondo. Parla della tua infanzia. Che cosa fai quando ti senti depresso? Che cosa fai quando ti senti depressa? Di che cosa pi importante nella vita per te.

FAMIGLIA E AMICI

Descrivi un membro della tua famiglia. Nomina cinque oggetti che si trovano nel salotto di un tuo amico stretto. Spiega come si arriva a casa di un tuo amico intimo. Pensa a tr amici. Con chi dividono il loro appartamento? Pensa alla tua maestra elementare. Comera? Descrivi una persona alla quale ti senti molto vicino? Pensa a due amici. Quali sono i loro hobby? Parla di una persona che secondo te ha una vita interessante. Pensa ad un tuo familiare o amico e immagina che cosa sta facendo in questo momento.

ALTRA GENTE

Nomina tr parole che indicano lo stato civile di una persona. Pensa a cinque persone che conosci. Qual la loro professione? Descrivi una famiglia che conosci. Racconta che cosa fa la gente della tua zona durante il week-end. Descrivi il carattere di una persona simpatica ed antipatica per te. Quali sono le abitudini alimentari nel tuo paese e nella tua zona? Che cosa di moda in questo periodo, se parliamo di un abito? Pensa a due persone che hai incontrato oggi. Descrivile. Confronta le persone della tua regione con altri connazionali.

PERSONAGGI FAMOSI

Descrivi un capo di Stato. Gli altri indovinano chi . Descrivi un uomo politico. Gli altri indovinano chi . Descrivi un personaggio storico. Gli altri indovinano chi . Parla di un pittore moderno. Gli altri indovinano chi . Parla di un musicista famoso. Gli altri indovinano chi . Descrivi un attore di cinema. Gli altri indovinano chi . Descrivi un famoso attore di teatro. Gli altri indovinano chi . Parla di uno scrittore italiano. Gli altri indovinano chi . Descrivi un cantante dopera famoso. Gli altri indovinano chi .

COMUNICAZIONI. AVVISI. SEGNALAZIONI

Comunicazioni relative allazienda, alle sue attivit e al suo funzionamento possono essere trasmesse semplicemente per telefono, ma si consiglia di precisarle e formalizzarle con un breve messaggio scritto.

COMUNICAZIONI RELATIVE ALLAZIENDA O ALLENTE

Quando cambiamo numero di telefono e di fax o indirizzo, importante che lo comunichiamo tempestivamente ai nostri partner daffari a voce e per iscritto con la massima chiarezza. Per esempio:

Le comunico il nostro nuovo indirizzo. Il nostro nuovo numero telefonico : 54 68 72 15. Il nostro nuovo numero di fax : 54 62 56 18. La sede della societ sar trasferita a Firenze entro lanno. Lautunno prossimo apriremo un nuovo punto vendita a Monza. Abbiamo appena aperto un nuovo reparto borsette, borse e valigie nel nostro negozio. Vi informiamo che a partire dal primo maggio prossimo i nostri uffici saranno trasferiti in via Paganini, 25. Vi preghiamo di prender nota che i nostri numeri di telefono e fax cambieranno a partire dal primo marzo prossimo. Il venti dicembre prossimo entrer in vigore in Italia una nuova numerazione telefonica, che prevede il numero due davanti al prefisso della citta. Chiamando dallestero, il nostro numero diventer quindi: 0040 / 21 08 25 41 48. Con la presente desidero comunicarLe che con effetto immediato la nostra societ, ora denominata Fenix S.r.l., assume la seguente nuova ragione sociale: Felicit S.r.l. Siamo lieti di annunciarvi laumento di capitale della nostra societ, da 10.000.000 euro a 15.000.000 euro. In base alle disposizioni comunitarie in materia di scambi allinterno dellUnione Europea, Vi trasmettiamo il nostro numero di partita IVA. Sono lieta di annunciarLe limminente apertura di una succursale della nostra societ. Abbiamo il piacere di comunicarLe che abbiamo appena aperto una nuova agenzia a Pisa in via Mozart, 4.

INFORMAZIONI SU PRODOTTI, SERVIZI E PREZZI

La produzione di un nuovo articolo o lofferta di un nuovo servizio vanno comunicate anche per lettera, per fax o via e-mail ai clienti acquisiti e potenziali. Le variazioni di prezzo, anche nel caso del normale adeguamento del listino prezzi che di solito ha scadenza annuale devono essere trasmesse con un congruo anticipo rispetto alla data in cui entrano in vigore. Per esempio:

Metteremo in produzione il nuovo articolo allinizio dellanno prossimo. Abbiamo appena immesso sul mercato un nuovo modello di trapano elettrico. Volevo informarLa che abbiamo organizzato una vendita promozionale nel nostro salone dal venticinque al trenta novembre prossimi. Le spediro alla prima occasione il nuovo listino, valido come al solito dal primo gennaio. Abbiamo aggiunto alla vasta gamma di servizi offerti un nuovo centro di traduzione e interpretariato nelle principali lingue. Siamo lieti di informarvi che in occasione della prossima Fiera dellArtigianato presenteremo la nostra ultima linea di vasi e flaconi in cristallo. In seguito alla nostra ultima telefonata, Le invio qui di seguito le variazioni rispetto ai programmi previsti durante il Vostro stage. Abbiamo il piacere di presentarvi il nostro nuovo servizio di Pronto intervento, disponibile ventiquattro ore su ventiquattro al Numero verde............ . Vi comunichiamo che a partire dal primo settembre prossimo entrer in vigore, come ogni anno, il nuovo listino prezzi.

INFORMAZIONI SU RIUNIONI E ASSEMBLEE

Convocazioni a riunioni e assemblee devono essere inviate anche per iscritto. Leventuale impossibilit di partecipare va comunicata tempestivamente e, per correttezza, motivata; anche la propria delega a un altro partecipante va inviata in tempo utile. Per esempio:

Lassemblea generale ordinaria si terr in sede il venticinque marzo. LUfficio tecnico ha intenzione di indire una riunione di lavoro ogni due settimane. Abbiamo appena ricevuto la convocazione per lassemblea del 30. Il signor Rigoletti spiacente, ma sar in viaggio e non potr partecipare. Le spedisco subito la sua delega. Vi rendiamo noto che la prossima riunione avr luogo gioved lotto settembre alle ore quindici. Abbiamo lonore di convocarLa allassemblea generale ordinaria della societ Goldex che si terr a Bologna il diciannove gennaio prossimo con il seguente ordine del giorno: .. . A causa di impegni precedenti, purtroppo non potr partecipare alla prossima assemblea degli azionisti. Allego alla presente la mia delega di voto.

VARIAZIONI DELLAPERTURA, CHIUSURA DELLAZIENDA PER FERIE, ECC.

Il calendario e le abitudini dei partner stranieri non sempre coincidono con i nostri: tra un paese e laltro possono esserci variazioni anche notevoli. Per evitare contrattempi irritanti perci indispensabile comunicare, non appena possibile, qualsiasi variazione nellorario di apertura dellazienda e le date esatte di chiusura per le ferie estive, le festivit di fine anno e i ponti, legate ad abitudini e a ricorrenze nazionali. Ad esempio:

Saremo chiusi a partire da domani fino al quattro maggio prossimo. Questanno la chiusura per le vacanze estive sar dal cinque al trenta agosto. Il signor Quiller sar in vacanza / prender le ferie nel mese di agosto. Volevo ricordarLe che il diciassette marzo giorno festivo in Italia e che il nostro ufficio rimarr chiuso. Durante i mesi