La norma ISO 17021 contiene i principi ed i requisiti per ... comuni/pdf/19011.pdf · UNI EN ISO...

La norma ISO 17021 contiene i principi ed i requisitiper la competenza, la coerenza e l’imparzialitàdell’audit e della certificazione dei sistemi di gestionedi tutti i tipi (per es.: SGQ – SGA – SGSSL – SGRS –SGSA) e per gli organismi (OdC) che fornisconoqueste attività.

La norma UNI EN ISO 19011:2012 si applica agli auditdi prima e seconda parte

L’aspetto legato alle attività di audit è uguale

UNI EN ISO 19011:2011

Il punto 4 descrive i principi dell'attività di audit. Questi principi aiutano l'utilizzatore ad apprezzare la natura essenziale dell'attività di audit.

Il punto 5 fornisce una guida per la gestione di programmi di audit e copre aspetti quali l'assegnazione di responsabilità per la gestione di programmi, la definizione degli obiettivi del programma, il coordinamento delle attività e la fornitura di risorse sufficienti per il gruppo di audit.

Il punto 6 contiene la guida per la conduzione di audit di sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale, compresa la scelta dei gruppi.

Il punto 7 fornisce una guida sulla competenza necessaria per un auditor e descrive un processo per la valutazione degli auditor.

- PRINCIPALI DIFFERENZE CON UNI EN ISO 19011:2003

Modifica del campo di applicazione Introduzione del concetto di rischio associato Introduzione del concetto di audit remoto Introduzione del principio di riservatezza Esplicitazione delle responsabilità Eliminazione degli Help Box Modificato il concetto di competenza degli auditor Eliminato il prospetto 1, contenente i requisiti minimi

dell’auditor Introdotte 2 appendici

UNI EN ISO 19011: 2012

PRINCIPI ... DELL’ATTIVITA’ DI AUDIT

I principi seguenti dovrebbero essere applicaticome guida per le decisioni che possonorendersi necessarie in caso di situazioniimpreviste.

I principi non sono requisiti. Il valore della certificazione è il grado di fiducia e

credibilità che deriva da una valutazioneimparziale e competente, effettuata da una terzaparte.

PRINCIPI .....DELL’ATTIVITA’ DI AUDIT

RISERVATEZZA

il fondamento della professionalità fiducia, integrità, riservatezza e discrezione sono essenziali per l'attività di audit.

IMPARZIALITA’

l'obbligo di riportare fedelmente e con precisione le risuItanze, le conclusioni ed i rapporti di audit riflettono fedelmente ed accuratamente le attività dell'audit. Vengono riportati ostacoli significativi incontrati durante I'audit ed opinioni divergenti non risolte tra il gruppo di audit e l'organizzazione oggetto dell'audit.

COMPETENZA

l'applicazione di accuratezza e discernimento nel/'attività di audit. Possedere la competenza necessaria è un importante fattore.

PRINCIPI DELL’ATTIVITA’ DI AUDITO “MILESTONES” DELL’AUDITOR

TRASPARENZA

Gli auditor sono indipendenti dall'attività oggetto dell'audit e sono liberi da pregiudizi e conflitto d'interesse. Per accrescere o mantenere la fiducia nella certificazione, un OdC dovrebbe consentire l’accesso nei modi appropriati a informazioni non riservate relative alla conclusione di audit particolari (per esempio audit in risposta a reclami) o a informazioni sullo stato della certificazione.

RESPONSABILITA’

Le evidenze dell'audit sono verificabili. Esse si basano su campioni delle informazioni disponibili. L’OdC ha la responsabilità di valutare evidenze oggettive sufficienti su cui fondare la decisione di certificazione

GESTIONE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT

GENERALITA’ A seconda della dimensione, natura e complessità

dell'organizzazione da sottoporre ad audit, il programma diaudit può includere uno o più audit. Questi audit possonoavere vari obiettivi e possono anche includere auditcongiunti o combinati.

Un programma di audit comprende anche tutte le attivitànecessarie per pianificare ed organizzare i tipi ed il numerodi audit e fornire le risorse per condurli efficacemente edefficientemente entro gli intervalli di tempo stabiliti.

Un'organizzazione può stabilire più di un programma diaudit

REQUISITI GENERALI DI UN PROGRAMMA DI AUDIT DI TERZA PARTE Deve essere sviluppato un programma di audit per un ciclo

completo di certificazione per identificare in modo chiaro leattività di audit richieste per dimostrare che il sistema digestione del cliente soddisfi i requisiti per la certificazione.

Il programma di audit deve comprendere un audit iniziale adue fasi, audit di sorveglianza nel primo e secondo annoed un audit di rinnovo della certificazione al terzo anno,prima della scadenza della certificazione.

L’appendice E riporta un diagramma di flusso di unprocesso tipico di audit e di certificazione di terza parte

L’appendice F riporta elementi aggiuntivi che possonoessere presi in considerazione quando si sviluppa o sisottopone a revisione un programma di audit.


GENERALITA’

L'alta direzione dell'organizzazione dovrebbe garantire l'autorità per la gestione del programma di audit.

I responsabili della gestione dell'attività di audit dovrebbero: stabilire, attuare, tenere sotto controllo, riesaminare e

migliorare il programma di audit stabiliti.

identificare le risorse necessarie ed assicurare che questesiano fornite

procedurerisorseobiettivi/estensioneDEFINIZIONE PROGRAMMA AUDIT

ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA AUDITvalutazione degli auditordefinizione gruppo auditcriteri registrazioni

MONITORAGGIO E RIESAME PROGRAMMA AUDIT

individuazione diopportunità di miglioramento

MIGLIORAMENTOPROGRAMMA AUDIT

PLAN

DO

ACT

CHECK

L’AUTORITÀ per la gestione dei programmi di AUDIT deve:



ESEMPI: una serie di audit interni relativi ad un sistema di gestione

per la qualità dell'organizzazione esteso all'anno in corso; audit di sistemi di gestione di seconda parte di potenziali

fornitori di prodotti critici, da condursi entro 6 mesi audit di certificazione e sorveglianza condotti da un

organismo di certificazione di terza parte su un sistema di gestione ambientale entro un periodo di tempo concordato contrattualmente tra l'organismo di certificazione ed il committente.

Un programma di audit comprende anche una pianificazione appropriata, la fornitura di risorse e la definizione di procedure per condurre gli audit nell'ambito del programma.

DETERMINARE LA FREQUENZA DI AUDIT IN BASE A

CRITICITA’, REALI O POTENZIALI, DEI PROCESSI

TENDENZE NEGATIVE IN MERITO ALLA QUALITA’ DEL “PRODOTTO” O DEI SGNUMERO E SEVERITA’ CARENZE RISCONTRATE IN PRECEDENZA

E RELATIVI COSTIRECLAMI DEL CLIENTE O SEGNALAZIONI PARTI INTERESSATE

CHE EVIDENZIANO AREE CRITICHE

FAMILIARITA’ ED ESPERIENZA DEL PERSONALE RELATIVAALL’APPLICAZIONE DEL SGRICHIESTE DEL CLIENTE O PARTI INTERESSATE

O DELL’ORGANISMO DI CERTIFICAZIONE O AUTORITÀ COMPETENTI

PROGRAMMA DEGLI AUDIT INTERNIPROGRAMMA DEGLI AUDIT INTERNI

ESEMPIO DI IMPOSTAZIONE DI PROGRAMMA AUDIT.OCCORRE COPRIRE I PUNTI DI SISTEMA E LA NORMA...

PROCESSO Rif. Doc. SGQ

Rif. ISO 9001 GEN FEB MAR

A

B

C

MQ 6.2

PR 7

PR 8

7.3

7.5

6.2 X

X

X

RGA


OBIETTIVI: Dovrebbero essere stabiliti gli obiettivi di un programma di

audit, al fine di dare indicazioni sulla pianificazione e l'esecuzione degli audit.

Esempi di obiettivi di programma di audit sono: soddisfare i requisiti per la certificazione rispetto ad una

norma di sistema di gestione

verificare la conformità con requisiti contrattuali o legali

ottenere e conservare la fiducia sull'idoneità di un fornitore

contribuire al miglioramento del sistema di gestione


ESTENSIONE: L'estensione di un programma di audit può variare e sarà

influenzata dalla dimensione, natura e complessità dell'organizzazione da sottoporre ad audit da uno o più dei seguenti fattori:

la frequenza degli audit; il campo, l’obiettivo e la durata degli audit; le norme, i requisiti cogenti e contrattuali; il numero, l’importanza, la criticità, l’analogia dei processi; esigenze di certificazione; conclusioni di audit precedenti, riesami di precedenti

programmi di audit; modifiche dell’organizzazione; ……………………………….


RESPONSABILITA’: La responsabilità per la gestione di un programma di audit

dovrebbe essere assegnata a una o più persone che abbiano una comprensione generale dei principi dell'audit, della competenza degli auditor e dell'applicazione delle tecniche dell'audit.

tali persone dovrebbero:

stabilire gli obiettivi e l'estensione del programma di audit, il campo, l’obiettivo e la durata degli audit;

stabilire le responsabilità e le procedure ed assicurare che siano fornite le risorse;

assicurare l'attuazione del programma di audit; tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare il

programma di audit;


RISORSE:Nell'identificazione delle risorse per il programma di audit,

dovrebbero essere presi in considerazione:

le risorse economico-finanziarie

le tecniche dell'audit; i processi per conseguire e mantenere la competenza

degli auditor e per migliorare la prestazione degli auditor; la disponibilità di auditor e di esperti tecnici il tempo di viaggio, la sistemazione ed altre esigenze

dell'attività di audit.


PROCEDURE:Le procedure per il programma di audit dovrebbero comprendere le

modalità relative a:

pianificazione e programmazione degli audit,

competenza del GA; criteri di scelta del GA; conduzione degli audit; esecuzione delle azioni a seguito degli audit; gestione delle registrazioni degli audit; monitoraggio delle prestazioni e dell’efficacia del programma di

audit; rapporto all’alta direzione sulle acquisizioni complessive del

programma di audit (input riesame direzione).


ATTUAZIONE (1):L’attuazione di un programma di audit dovrebbe comprendere

quanto segue:

comunicazione del programma alle parti interessate;

coordinamento e programmazione; scelta del GA; attuazione e mantenimento delle modalità per la

valutazione iniziale e aggiornamento degli auditor; selezione dei gruppi di audit ………………..


ATTUAZIONE (2):L’attuazione di un programma di audit dovrebbe comprendere

quanto segue:

............. esecuzione degli audit secondo programma di audit; gestione delle registrazioni; riesame dei rapporti di audit e distribuzione alle parti aventi

diritto esecuzione delle azioni conseguenti all’audit.


ATTUAZIONE – ESEMPIO COMPETENZA AUDITOR

NOME RIF. PRATICA

SETTORI TIPO QUALIFICA

SCADENZA QUALIFICA

PIPPO XXXX 35, 38, 39 ET 03/05

PLUTO ZZZZ 1, 3 RGA 09/06

PAPERINO YYYY 17, 19 AUDITOR 08/04


REGISTRAZIONI:Dovrebbero essere conservate registrazioni per dimostrare

l’attuazione del programma:

registrazioni relative ai singoli audit (piani, rapporti, non conformità, azioni correttive,...)

risultati del riesame del programma di audit; registrazioni relative al personale coinvolto (competenza e

valutazione dell’auditor, scelta del GA, mantenimento e miglioramento della competenza);


MONITORAGGIO E RIESAME:L’attuazione del programma dovrebbe essere monitorata e

riesaminata ad intervalli appropriati per valutare se i suoi obiettivi siano stati raggiunti e per identificare opportunità di miglioramento;

si dovrebbero utilizzare indicatori di prestazione per monitorare caratteristiche quali:

capacità dei gruppi di audit ad attuare il programma di audit;

conformità con programmi e tempistica informazioni di ritorno dagli audit (da committenti, auditati e

auditor)

Risultati riportati all’alta direzione


MONITORAGGIO E RIESAME:Il riesame dovrebbe considerare: risultati e tendenze dei monitoraggi conformità con le procedure registrazioni del programma coerenza nelle prestazioni tra gruppi di audit ........

Risultati riportati all’alta direzione

ATTIVITA’ DI AUDIT(PARTE DI UN PROGRAMMA DI AUDIT)

FASI

avvio dell’audit

riesame della documentazione

preparazione delle attività di audit sul posto

effettuazione delle attività di audit sul posto

preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit

completamento dell’audit;

esecuzione delle azioni a seguire dell’audit

ATTIVITA’ DI AUDIT

AVVIO DELL’AUDIT

nomina del responsabile del gruppo di audit

definizione degli obiettivi, del campo e dei criteri dell'audit

determinazione della fattibilità dell'audit

costituzione del gruppo di audit

determinazione del contatto iniziale con l'organizzazione oggetto dell'audit


AVVIO DELL’AUDIT - nomina del responsabile del gruppo di audit

I responsabili della gestione del programma dovrebbero nominare il responsabile del gruppo (RGA).

• IL RGA IMPOSTA LE LINEE GUIDA DELL’AUDIT

• ASSEGNA RESPONSABILITA’ SPECIFICHE IN BASE ALLE COMPETENZE

• FA IL COORDINAMENTO DELLE ATTIVITA’

ATTIVITA’ DI AUDITAVVIO DELL’AUDIT - definizione degli obiettivi di audit

Gli obiettivi dell'audit definiscono ciò che deve essere portato a termine dall'audit e possono comprendere quanto segue:

determinazione dell'estensione della conformità del sistema di gestione dell'organizzazione oggetto dell'audit, o di parte di tale sistema, rispetto ai criteri di audit;

valutazione della capacità del sistema di gestione di assicurare la conformità con i requisiti cogenti e contrattuali;

valutazione dell'efficacia del sistema di gestione nel conseguire obiettivi specificati;

identificazione di aree di potenziale miglioramento del sistema di gestione.


AVVIO DELL’AUDIT - campo e criteri

Il campo dell'audit descrive l'estensione ed i limiti dell'audit (es.localizzazioni fìsiche, unità organizzative, attività e processi…) ed il periodo di tempo interessato dall'audit.

I criteri di audit sono utilizzati come riferimento rispetto acui si determina la conformità (es.politiche, procedure,norme, leggi e regolamenti…),


AVVIO DELL’AUDIT - obiettivi campo e criteri

CHI LI DEFINISCE ?

OBIETTIVI ==> COMMITTENTE

CAMPO E CRITERI ==> COMMITTENTE E RGA.


AVVIO DELL’AUDIT - fattibilità

la fattibilità deve essere determinata considerando:

informazioni sufficienti per pianificare l'audit.

La collaborazione da parte dell’organizzazione oggetto diaudit

tempo e risorse adeguate

se giudicato non fattibile occorre segnalarlo al committente.


AVVIO DELL’AUDIT - costituzione del gruppo

la scelta dei membri del gruppo di audit (GA) avviene considerando gli obiettivi e l’estensione dell’audit

Se non pienamente coperte dagli auditor nel gruppo di audit, le conoscenze e le abilità necessarie possono essere ottenute includendo nel gruppo esperti tecnici. Gli esperti tecnici dovrebbero operare sotto la direzione di un auditor.



OBIETTIVI, ESTENSIONE, DURATA COMPETENZA DEL PERSONALE NELLA MATERIA

OGGETTO DI AUDIT CARATTERISTICHE DELL’AREA DA VERIFICARE

(DIMENSIONI, N° ADDETTI, ATTIVITA’ SVOLTE, ECC.) RGA CHE ASSICURI AUTOREVOLEZZA INDIPENDENZA

SAREBBE OPPORTUNO MANTENERE IL NUMERO DI AUDITOR NON INFERIORE A DUENOTA

……..……..I CRITERI DI SCELTA



Auditor in addestramento possono essere inclusi nel gruppo di audit, ma non dovrebbero operare senza una direzione o una guida.

Sia il committente dell'audit sia l'organizzazione oggetto dell'audit possono richiedere la sostituzione di particolari membri del gruppo di audit con motivazioni basate sui principi dell'attività di audit.



SEMPRE COMPOSTO DA:

un AUDITOR che funge da responsabile del gruppo (RGA);

da un esperto tecnico (ET) che può coincidere con il RGA o con altro AUDITOR

eventuali altri AUDITOR

ATTIVITA’ DI AUDITAVVIO DELL’AUDIT - contatto iniziale con

l’organizzazione da auditare

II contatto iniziale per l'audit con l'organizzazione oggetto dell'audit può essere formale o informale, ma dovrebbe essere stabilito dai responsabili della gestione del programma di audit o dal responsabile del gruppo di audit per:

stabilire canali di comunicazione con il rappresentante dell'organizzazione oggetto dell'audit,

fornire informazioni sulla tempistica proposta e sulla composizione del gruppo di audit,

richiedere l'accesso ai documenti pertinenti, incluse le registrazioni,

predisporre quanto necessario per l'audit,

…..


RIESAME DELLA DOCUMENTAZIONE

La documentazione dell'organizzazione oggetto dell'audit dovrebbe essere riesaminata prima delle attività di audit sul posto per determinare la conformità del sistema, come documentato, con i criteri di audit.

In alcune situazioni, questo riesame può essere rinviato fino all'inizio delle attività sul posto, se ciò non risulti dannoso per l'efficace conduzione dell'audit. In altre situazioni può essere necessaria una visita preliminare sul posto per ottenere una buona visione complessiva delle informazioni disponibili.


RIESAME DELLA DOCUMENTAZIONE

Qualora si rilevi che la documentazione risulti inadeguata, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe informare il committente dell'audit, i responsabili della gestione del programma di audit e l'organizzazione oggetto dell'audit.

Si dovrebbe prendere una decisione se continuare o sospendere l'audit fino a che le perplessità sulla documentazione siano risolte.


PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO - preparazione del piano

OBIETTIVI, ESTENSIONE E CRITERI DELL’AUDIT

POLITICHE, PROCEDURE, NORME, LEGGI, REGOLAMENTI, REQUISITI SG E/O CONTRATTUALI APPLICABILI

RAPPORTI DI AUDIT PRECEDENTI INDIVIDUANDO GLI ELEMENTI GIA’ PRECEDENTEMENTE CARENTI

NC RISOLTE O IN CORSO DI RISOLUZIONE

STRUTTURA DELL’ORGANIZZAZIONE

………………………...

GLI INPUT



OBIETTIVI ED ESTENSIONECRITERI E CAMPO PROGRAMMA TEMPORALE DOCUMENTI DI RIFERIMENTO RUOLI E RESPONSABILITA’ DEL GA E

ACCOMPAGNATORI AREE ED ARGOMENTI DA AUDITARE PERSONALE DI CUI SI RICHIEDE LA

PRESENZALINGUALOGISTICARISERVATEZZA

CHI LO PREPARA IL RESPONSABILE DEL GRUPPODI AUDIT

CONTENUTO



Il piano dovrebbe essere riesaminato ed accettato dal committente dell'audit e presentato all'organizzazione oggetto dell'audit prima che inizino le attività di audit sul posto.

Eventuali obiezioni da parte dell'organizzazione oggetto dell'audit dovrebbero essere risolte fra il responsabile del gruppo di audit, l'organizzazione oggetto dell'audit e il committente dell'audit. Ogni revisione del piano di audit dovrebbe essere concordata fra le parti interessate prima di continuare l'audit.

ATTIVITA’ DI AUDIT DI TERZA PARTE

PREPARAZIONE DEL PIANO DI AUDIT

L’OdC deve garantire che per ogni audit sia predisposto un piano. Il piano di audit deve basarsi sui requisiti documentati dell’OdC.

Le informazioni del piano di audit possono essere contenute in più di un documento.

L’appendice F elenca elementi aggiuntivi che possono essere presi in considerazione quando di elabora o si sottopone a revisione il campo di applicazione e/o il piano stesso dell’audit



LA SCELTA DELLE ATTIVITA' DA SOTTOPORRE AAUDIT E' DETERMINANTE PER MASSIMIZZARE LEPOSSIBILITA' DI CONOSCERE LO STATO DELSISTEMA DI GESTIONE DELL’ORGANIZZAZIONEESAMINATA



IL TEMPO DEVE ESSERE SUDDIVISO FRA I PROCESSI DELL’ORGANIZZAZIONE

CIASCUN PROCESSO NECESSITA DI TEMPI ADEGUATI IN FUNZIONE DELLA COMPLESSITA' E DELLA IMPORTANZA DELLE AZIONI SVOLTE


PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO - assegnazione dei compiti al GA

II responsabile del gruppo di audit, dovrebbe assegnare a ciascun membro del gruppo compiti precisi

Nell'assegnare tali compiti si dovrebbe tenere conto delle esigenze di indipendenza e di competenza dell'auditor, di un'utilizzazione efficiente delle risorse come pure dei differenti ruoli e responsabilità degli auditor, degli auditor in addestramento e degli esperti tecnici.

Man mano che l'audit progredisce possono essere effettuate delle modifiche alle assegnazioni dei compiti, per assicurare il raggiungimento degli obiettivi dell'audit.


PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO - preparazione dei documenti di lavoro

I membri del gruppo di audit dovrebbero preparare documenti di lavoro come necessario per fini di riferimento e di registrazione delle attività di audit. Tali documenti di lavoro possono comprendere:

liste di riscontro e piani di campionamento dell'audit,

moduli per registrare le informazioni, quali evidenze di supporto, risultanze dell'audit e registrazioni di riunioni.


PREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO - preparazione dei documenti di lavoro

I documenti di lavoro, incluse le registrazioni che risultano dalla loro utilizzazione, dovrebbero essere conservati almeno fino al termine dell'audit.

I documenti che riguardano informazioni riservate o di esclusiva proprietà dovrebbero essere opportunamente salvaguardati in ogni momento dai membri del gruppo di audit.

ATTIVITA’ DI AUDITPREPARAZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO

- preparazione dei documenti di lavoro

LE FUNZIONI

E’ UNA GUIDA OPERATIVAE’ UN ELEMENTO DI REGISTRAZIONENON E’ COMUNQUE LIMITANTE

E’ UN COSTANTE RIFERIMENTO PER LA PREPARAZIONE DEL RAPPORTOE’ UN PROMEMORIA DELLE EVIDENZE

OGGETTIVE CHE SUPPORTANO I RILIEVIE’ UN ELEMENTO PER LA PREPARAZIONE DIALTRI AUDIT ALLA STESSA AREA

COSA CONTIENEELENCO DI “DOMANDE” DERIVATE O CONNESSEAI REQUISITI APPLICABILI ALL’AUDIT

LA LISTA DI RISCONTRO

DURANTE L’AUDIT

AL TERMINE DELL’AUDIT



…………… ALCUNE CONSIDERAZIONI (1)

SE L’OBIETTIVO È AUDITARE L’EFFICACIA DEI PROCESSI È NECESSARIO CAPIRE COSA IL PROCESSO DEBBA RAGGIUNGERE -RISULTATI PIANIFICATI -(le disposizioni o “procedure” possono non essere documentate)

IL NUMERO ED IL TIPO DI “DOMANDE” DEVONO RENDERE POSSIBILI

FORME DI CONTROLLO SULL’ATTENDIBILITÀ DELLE RISPOSTE AD

ESEMPIO MEDIANTE RISCONTRI INCROCIATI, RIF. AD EVIDENZE

OGGETTIVE, ECC.





LA SEQUENZA DEVE ESSERE LOGICA CON L’OBIETTIVO DI RAGGIUNGERE IL GRADO DI APPROFONDIMENTO E L’ESTENSIONE DELL’INDAGINE DESIDERATA

LE VARIE PARTI DI CUI E’ COMPOSTA LA LISTA DEVONO ESSERE COORDINATE PER OTTENERE RISULTATI UNIFORMI E SIGNIFICATIVI

…………… ALCUNE CONSIDERAZIONI (2)


- preparazione dei documenti di lavoroLA LISTA DI RISCONTRO

E’ UN DOCUMENTO DI LAVORO

E’ UNA REGISTRAZIONE DA ARCHIVIARE

DEVE ESSERE COSTRUITA IN MODO DA CONSENTIRE UNA CORRETTA INTERPRETAZIONE ANCHE IN TEMPI SUCCESSIVI

E’ UNA GUIDA PER L’AUDITOR E NON UNA “GABBIA”

E’ CORRELATA ALL’ESPERIENZA DI CHI LA DEVE USARE


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -riunione di apertura

Dovrebbe essere tenuta una riunione di apertura con la direzione dell'organizzazione oggetto dell'audit o, ove appropriato, con i responsabili delle funzioni o dei processi da sottoporre ad audit.

Lo scopo di una riunione di apertura è di

a) confermare il piano dell'audit,

b) fornire una breve sintesi di come verranno eseguite le attività di audit,

e) confermare i canali di comunicazione,

d) offrire all'organizzazione oggetto dell'audit l'opportunità di porre domande.


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -riunione di apertura

In molti casi, per esempio negli audit interni in una piccola organizzazione, la riunione di apertura può semplicemente consistere nella comunicazione che sta per essere condotto un audit e nella spiegazione della natura dell'audit.

Per altre situazioni di audit, la riunione dovrebbe essere formale e la presenza dei partecipanti dovrebbe essere registrata. La riunione dovrebbe essere presieduta dal responsabile del gruppo di audit


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -comunicazione durante gli audit

Può essere necessario adottare, durante l'audit, provvedimenti formali per la comunicazione all'interno del gruppo di audit e con l'organizzazione oggetto dell'audit.

Il gruppo di audit dovrebbe consultarsi periodicamente per scambiarsi informazioni, valutare il progresso dell'audit e riassegnare compiti tra gli auditor, se necessario.



Eventuali problemi riguardanti un aspetto al di fuori del campo dell'audit dovrebbero essere annotati e rapportati al responsabile del gruppo di audit, per la possibile comunicazione al committente dell'audit ed all'organizzazione oggetto dell'audit.

Ove le evidenze dell'audit disponibili indichino che gli obiettivi dell'audit sono irraggiungibili, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe rapportare le ragioni al committente dell'audit ed all'organizzazione oggetto dell'audit per determinare azioni appropriate. Tali azioni possono comprendere la riconferma o la modifica del piano dell'audit, modifiche negli obiettivi e/o nel campo dell'audit, o l'interruzione dell'audit.



Eventuali esigenze di modifiche nel campo dell'audit che possano evidenziarsi man mano che le attività di audit sul campo progrediscono dovrebbero essere riesaminate col committente dell'audit e, come opportuno, con l'organizzazione oggetto dell'audit e dovrebbero essere approvate da costoro.


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -ruoli e responsabilità di guide e osservatori

i valutatori dovrebbero sempre essere accompagnati durante la verifica da personale delegato dall’organizzazione

per ciascun gruppo o sottogruppo di valutazione dovrebbe essere presente un accompagnatore

e’ essenziale che gli accompagnatori conoscano le attività che si svolgono nell’area in esame.


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -ruoli e responsabilità di guide e osservatori

l’accompagnatore deve avere la necessaria competenza e autorità per interagire con i valutatori

il valutatore deve pretendere che siano le persone interpellate a rispondere alle domande poste


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -raccolta e verifica delle informazioni

Le informazioni relative agli obiettivi, al campo ed ai criteri di audit, dovrebbero essere raccolte mediante opportuno campionamento durante l'audit e dovrebbero essere verificate.

Solo le informazioni verificabili possono costituire evidenze dell'audit. Le evidenze dell'audit dovrebbero essere registrate.

Le evidenze dell'audit sono basate su campioni delle informazioni disponibili. Esiste quindi un elemento di incertezza nell'attività di audit, per cui coloro che traggono le conclusioni dell'audit dovrebbero essere consapevoli di questa incertezza.



FONTI DI INFORMAZIONI

RACCOLTA MEDIANTE CAMPIONAMENTO

INFORMAZIONI

VERIFICAEVIDENZE

VALUTAZIONE RISPETTOAI CRITERI DELL’AUDIT

RILIEVI

RIESAMEIL PROCESSO …..CONCLUSIONI

AUDIT



ESEMPIO DI SEQUENZA DI FASI DELL’INDAGINE

INDAGARE SULLA ORGANIZZAZIONE

INDAGARE SUL SG

INDAGARE SULLA CONFORMITA’

INDAGARE SULLA EFFICACIA DEL SG

LA STRUTTURA DEL SG DEVE ESSERE GIA’ NOTA A PRIORI

LA CONFORMITA’ DEL SISTEMA SI ACCERTA DURANTE

L’INDAGINE

L’EFFICACIA DEL SG E’ PIU’ DIFFICILE DA DETERMINARE: SI

POTRA’ DESUMERE DAL RISULTATO DELL’AUDIT; DAGLI

INDICATORI DEI PROCESSI; DAL RIESAME DELLA

DIREZIONE



PER OGNI PROCESSO ANALIZZATO OCCORRE VALUTARE:

• LA SUA CORRETTA OPERATIVITA’ • LA SUA EFFICACIA• LA SUA INTERRELAZIONE CON ALTRI PROCESSI

DELL’ORGANIZZAZIONE

Si tratta di verifica a campione quindi controllare:

1) ATTIVITA’ DI ROUTINE2) ATTIVITA’ NON DI ROUTINE3) GESTIONE ERRORI ED EMERGENZE



METODI

INTERVISTA CON IL PERSONALE OSSERVAZIONE DIRETTA DI COME VIENE SVOLTA L’ATTIVITA’ RIESAME DELLA DOCUMENTAZIONE IN USO E DEI

DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE DELL’ATTIVITA’ ANALISI DEI DATI E DI INDICATORI DI PRESTAZIONE VALUTAZIONE DI ATTREZZATURE, IMPIANTI, RISORSE


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -raccolta e verifica delle informazioni L’INTERVISTA

L’INTERVISTATO PUO’ ESSERE IMBARAZZATO O TROVARSI A DISAGIO

LO STRESS DELL’INTERVISTATO PUO’ ESSERE CAUSATO DA EMOTIVITÀ O ANCHE DAL TENTATIVO DI MENTIRE

SE LA RISPOSTA NON E’ CHIARA, IL VALUTATORE RIPROPORRA’ LA DOMANDA

L’AUDITOR DEVE MANTENERE IL CONTROLLO DEL COLLOQUIO



• Essere calmi, educati e rassicuranti

• Porre le questioni direttamente a chi fa il lavoro

• Non commentare i comportamenti

• Mantenersi impassibili

• Esprimersi chiaramente e con precisione

• Riproporre una domanda se non capita

• Il linguaggio gestuale è sempre importante

• Guardare l’interlocutore negli occhi

• Mostrare interesse

• Non distrarsi per prendere appunti

• Fare occasionali cenni di assenso

• Dimostrare con continuità attenzione



COME?

DOVE?

QUANDO?

COSA?

PERCHE’?

CHI?

6 IMPORTANTI DOMANDE:



DOMANDE INEFFICACI

Disponete di un elenco dei fornitori approvati?

E’ stato addestrato per il lavoro che svolge?

DOMANDE EFFICACI

Dove conservate l’elenco dei fornitori approvati?

Come è stato addestrato per il lavoro che fa?



l'intervista dovrebbe essere condotta durante l'orario normale di lavoro e, ove possibile, sul luogo di lavoro abituale della persona che viene intervistata;

i risultati dell'intervista dovrebbero essere sintetizzati e riesaminati con la persona intervistata;

le persone intervistate dovrebbero essere ringraziate per la loro partecipazione e cooperazione


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -elaborazione delle risultanze

Le evidenze dell'audit dovrebbero essere valutate a frontedei relativi criteri per dar luogo alle risultanze dell'audit. Lerisultanze dell'audit possono indicare sia conformità, sianon conformità a fronte dei criteri di audit.

Quando specificato dagli obiettivi dell'audit, le risultanzedell'audit possono individuare opportunità dimiglioramento.

Il gruppo di audit dovrebbe riunirsi quando necessario per riesaminare le risultanze dell'audit in fasi appropriate nel corso dell'audit.


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -elaborazione delle risultanze e preparazione conclusioni

Le non conformità e le relative evidenze dell'audit di supporto dovrebbero essere registrate. Le non conformità possono essere graduate. Esse dovrebbero essere riesaminate con l'organizzazione oggetto dell'audit per ottenere consapevolezza che le evidenze dell'audit siano accurate e che le non conformità siano capite.

Dovrebbe essere fatto ogni tentativo per risolvere eventuali divergenze di opinione relative alle evidenze e/o alle risultanze dell'audit e i punti non risolti dovrebbero essere registrati.


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO - elaborazione delle risultanze e preparazione conclusioni

•Fondamentali per il SG•Il SG non rispetta le norme

MINORE •Carenze di peso medio•Insieme di osservazioni

OSSERVAZIONI Errori minori, puntuali, non difetti di impostazione del SG

ESEMPIO DI CLASSIFICAZIONE DI NON CONFORMITÀ (mancato soddisfacimento di un requisito)

MAGGIORE



E’ meglio evitare di notificare le non conformità man mano che si presentano

E’ opportuno dichiarare verbalmente il riscontro della non conformità

Prendere appunti durante lo svolgimento dell’AUDIT (LA MEMORIA SVANISCE PRESTO)

Rimandare la notifica ufficiale alla riunione di chiusura



LA PRESCRIZIONE VIOLATA

L’EVIDENZA RISCONTRATA

EVENTUALI ULTERIORI

INFORMAZIONI

SULLA BASE DELLE EVIDENZE RISCONTRATE, VIENE REDATTA UNA NON CONFORMITÀ CHE INDICA:

PUÒ INCLUDERE

CORRETTIVA

PUÒ INCLUDERE LA RICHIESTA DI

PROPOSTA DI AZIONE

CORRETTIVA



II gruppo di audit dovrebbe consultarsi prima dell'incontro di chiusura per:

riesaminare le risultanze dell'audit ed altre eventuali appropriate informazioni raccolte durante l'audit a fronte degli obiettivi dell'audit,

concordare le conclusioni dell'audit, tenendo conto dell'incertezza inerente il processo di audit,

preparare raccomandazioni, se richiesto dagli obiettivi dell'audit,

discutere sulle azioni a seguire, se incluse nel piano di audit.


CONDUZIONE DELLE ATTIVITA’ DI AUDIT SUL POSTO -riunione di chiusura

presieduta dal responsabile del gruppo di audit, per:

presentare le risultanze e le conclusioni dell'audit

per concordare un piano di azioni correttive e preventive.

Tra i partecipanti alla riunione di chiusura dovrebbero essere compresi l'organizzazione oggetto dell'audit ed anche il committente dell'audit ed altre parti.

In molti casi, per esempio in audit interni in una piccola organizzazione, la riunione di chiusura può consistere semplicemente nella comunicazione delle risultanze e delle conclusioni dell'audit. Per altre situazioni di audit, la riunione dovrebbe essere formale e dovrebbero essere tenuti dei verbali, comprendenti le registrazioni dei partecipanti.



Dovrebbero essere discusse, e se possibile risolte fra il gruppo di audit e l'organizzazione oggetto dell'audit, eventuali divergenze di opinioni relative alle risultanze e/o alle conclusioni dell'audit. Se non risolte, tutte le opinioni dovrebbero essere registrate.

Se specificato dagli obiettivi dell'audit , si dovrebbero presentare le raccomandazioni del gruppo per imiglioramenti. Dovrebbe essere sottolineato che le raccomandazioni non sono vincolanti.



le proposte di risoluzione delle non conformità

non dovrebbero essere discusse nella riunione finale

devono essere approfondite dal personale responsabile dell’organizzazione verificata

devono essere proposte dal responsabile della funzione interessata

e’ responsabilità della direzione investigare sulla situazione e determinare l’estensione dei problemi



I CONSIGLI

RAPPRESENTANO UNA LOGICA CONCLUSIONE

DELLA VERIFICA

AUDIT DI PRIMA PARTE

AUDIT DI SECONDA PARTE

DECISIONE DEL TOP MANAGEMENT PRIMA DELLA VALUTAZIONE

AUDIT DI TERZA PARTE

L’ORGANISMO DI CERTIFICAZIONE ADOTTA CRITERI “AUTONOMI”: IN GENERE NON SI DANNO


PREPARAZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -contenuti del rapporto di audit (continua):

Gli obiettivi, i criteri, le risultanze e le conclusioni dell’audit;

Inoltre, dove appropriato:

il piano dell'audit; l'elenco dei rappresentanti dell'organizzazione oggetto dell'audit;

una sintesi del processo di audit, comprendente incertezze e/o eventuali ostacoli incontrati che potrebbero far diminuire l'affidamento che può essere riposto nelle conclusioni dell'audit;

la conferma che gli obiettivi dell'audit sono stati raggiunti nell'ambito del campo dell'audit in accordo con il piano dell'audit;


PREPARAZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -contenuti del rapporto di audit (continua):

eventuali opinioni divergenti non risolte tra il gruppo di audit e l'organizzazione oggetto dell'audit;

le raccomandazioni per il miglioramento, se specificato negli obiettivi dell'audit;

i piani concordati delle azioni a seguire, se ce ne sono;

una dichiarazione sulla riservatezza dei contenuti;

la lista di distribuzione del rapporto di audit.

…………..


PREPARAZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -

DICHIARAZIONI AMBIGUE

OPINIONI SOGGETTIVE

FRASI CONTRADDITTORIE

ASPETTI DA NON INCLUDERE

INFORMAZIONI CONFIDENZIALI OTTENUTE DURANTE L’AUDIT

ARGOMENTI NON ESPRESSI E NON DISCUSSI DURANTE LA RIUNIONE DI CHIUSURA

DEFICIENZE RISCONTRATE E RISOLTE DURANTE L’AUDIT


APPROVAZIONE E DISTRIBUZIONE DEL RAPPORTO DI AUDIT -

II rapporto di audit dovrebbe essere emesso entro ilperiodo di tempo concordato.

Il rapporto di audit dovrebbe essere datato, riesaminato edapprovato come definito nelle procedure del programma diaudit e distribuito ai destinatari designati dal committente

Il rapporto di audit è proprietà del committente dell'audit. I membri del gruppo di audit e tutti i destinatari del rapporto dovrebbero rispettare e salvaguardare la riservatezza del rapporto.


COMPLETAMENTO DELL’AUDIT -

L'audit è completato quando tutte le attività descritte nel piano di audit sono state eseguite ed il rapporto di audit approvato è stato distribuito

I documenti riguardanti l'audit dovrebbero essere conservati o distrutti a seguito di accordi fra le parti partecipanti e secondo le procedure del programma di audit ed i requisiti applicabili cogenti e contrattuali.

A meno che non sia richiesto per legge, il gruppo di audit ed i responsabili della gestione del programma di audit non dovrebbero divulgare i contenuti dei documenti, ne eventuali altre informazioni raccolte nel corso dell'audit, o il rapporto stesso, ad eventuali altre parti, senza l'approvazione esplicita del committente dell'audit e, quando appropriato, dell'organizzazione oggetto dell'audit.


CONDUZIONE DI AZIONI A SEGUIRE DELL’AUDIT -

Le conclusioni dell'audit possono indicare l'esigenza di azioni correttive, preventive e, se applicabile, di miglioramento. Tali azioni a seguire sono generalmente decise ed effettuate dall'organizzazione oggetto dell'audit secondo tempistiche concordate e non sono considerate come facenti parte dell'audit. L'organizzazione oggetto dell'audit dovrebbe tenere informato il committente dell'audit dello stato di queste azioni a seguire.

Il completamento e l'efficacia delle azioni correttive dovrebbero essere verificati. Questa verifica può costituire parte di un audit successivo.

COMPETENZA E VALUTAZIONE DEGLI AUDITOR DI TERZA PARTE

Conoscenze edabilità specifiche per la qualità

Conoscenze edabilità generali

Conoscenze edabilità specifiche per l’ambiente / sicurezza

GRADO DI ISTRUZIONE, ESPERIENZA DI LAVORO, FORMAZIONE ED ADDESTRAMENTO COME AUDITOR ED ESPERIENZA DI AUDIT

CARATTERISTICHE PERSONALI


COMPORTAMENTE PERSONALI ATTESI

UN AUDITOR DOVREBBE ESSERE:

a) rispettoso dei principi etici, cioè giusto, veritiero, sincero, onesto e riservato;

b) di mentalità aperta, cioè disposto a prendere in considerazione idee o punti di vista alternativi;

e) diplomatico, cioè avere tatto nei rapporti con altre persone;

d) dotato di spirito di osservazione, cioè attivamente consapevole dell'ambiente fisico e delle attività;

e) percettivo, cioè istintivamente consapevole di situazioni e capace di comprenderle;




f) versatile, cioè pronto ad adeguarsi a differenti situazioni;

g) tenace, cioè perseverante, concentrato nel raggiungere gli obiettivi;

h) risoluto, cioè capace di pervenire a conclusioni tempestive basate su analisi e ragionamenti logici;

i) sicuro di sé, cioè capace di agire e comportarsi in maniera autonoma e contemporaneamente di interagire in modo efficace con gli altri.




• Essere puntuale

• Vestirsi bene

• Essere sempre cortese e calmo

• Essere adeguatamente preparato

• Essere preciso




• Immedesimarsi nel ruolo ed evitare di disperdersi

• Essere indipendente e obiettivo

• Richiedere opportune verifiche

• Esaminare l’evidenza

• Prendere appunti: ricordarsi di registrare anche gli aspetti conformi - “NON UTILIZZARE REGISTRATORE”.




• Essere insistente Non accanirsi Non avere fretta Non temere di risultare sgradevole Abbandonare la lista di riscontro se ritenuto opportuno

• Saper guardare e ascoltare Specialmente l’auditor non impegnato nell’indagine



UN AUDITOR DOVREBBE AVERE LA CAPACITÀ DI:

• Contrastare atteggiamenti ostruzionistici da parte dei valutati Assenze Pausa pranzo RitardiGiri a vuoto Situazioni “speciali”

• Regali agli auditor


CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTE

UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN GRADO DI APPLICARE:

Principi, procedure e tecniche di audit: per mettere in grado l'auditor di applicare quelli appropriati ai diversi audit, ed assicurare che gli audit stessi siano eseguiti in modo sistematico e coerente;

pianificare ed organizzare efficacemente il lavoro;

eseguire gli audit entro i tempi concordati;

dare la priorità e concentrarsi su aspetti significativi;



UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN GRADO DI:

raccogliere le informazioni attraverso efficaci interviste, l'ascolto, l'osservazione ed il riesame di documenti, registrazioni e dati;

comprendere l'idoneità e le conseguenze dell'utilizzazione delle tecniche di campionamento nell'attività di audit;

verificare l'esattezza delle informazioni raccolte; confermare la sufficienza e l'idoneità delle evidenze

dell'audit per supportare le risultanze e le conclusioni dell'audit;



UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE ED ESSERE IN GRADO DI:

valutare quei fattori che possono influenzare l'affidabilità delle risultanze e delle conclusioni dell'audit;

utilizzare documenti di lavoro per registrare le attività di audit;

predisporre i rapporti di audit;

mantenere la riservatezza e la sicurezza delle informazioni;

comunicare in modo efficace, o mediante l'abilità linguistica personale o attraverso un interprete;



UN AUDITOR DOVREBBE CONOSCERE:

Sistema di gestione e documenti di riferimento: per consentire all'auditor di comprendere il campo dell'audit e di applicare i criteri di audit;

l'applicazione dei sistemi di gestione a differenti organizzazioni;

l'interazione fra gli elementi del sistema di gestione;

l'applicazione dei documenti di riferimento a diverse situazioni di audit;

i sistemi informativi e la tecnologia per l'autorizzazione, la sicurezza, la distribuzione ed il controllo dei documenti, dei dati e delle registrazioni;




Situazioni organizzative: per consentire all'auditor di comprendere il contesto operativo dell'organizzazione;

la dimensione, la struttura, le funzioni e le interrelazioni dell'organizzazione;

i processi generali aziendali e la relativa terminologia;

il contesto socio culturale dell'organizzazione oggetto dell'audit;




Le leggi applicabili, i regolamenti ed altri requisiti attinenti alla disciplina;

i codici, le leggi ed i regolamenti locali, regionali e nazionali;

i contratti e gli accordi;

i trattati e le convenzioni internazionali;

gli altri requisiti sottoscritti dall'organizzazione;


CONOSCENZE ED ABILITÀ RICHIESTEUN RESPONSABILE DI GRUPPI DI AUDIT (RGA)

DOVREBBE ESSERE IN GRADO DI:

pianificare l'audit e fare uso efficace di risorse; rappresentare il gruppo di audit nei rapporti con il

committente e con l'organizzazione oggetto dell'audit;

organizzare e guidare i membri del gruppo di audit;

dirigere e guidare gli auditor in addestramento;

guidare il gruppo di audit a raggiungere le conclusioni dell'audit;

prevenire e risolvere i conflitti;

preparare e completare il rapporto di audit;


GRADO DI ISTRUZIONE, FORMAZIONE, ESPERIENZA DEGLI AUDITOR

UN AUDITOR DOVREBBE:

Dovrebbe aver conseguito un grado di istruzione sufficiente a consentirgli di acquisire le conoscenze e le abilità richieste;

Dovrebbe avere esperienza di lavoro che contribuisca allo sviluppo delle conoscenze ed abilità definite;

Dovrebbe avere completato formazione ed addestramento come auditor che contribuisca allo sviluppo delle conoscenze e delle abilità. Tali formazione ed addestramento possono essere erogati dalla organizzazione stessa da cui dipende la persona o da un'organizzazione esterna;


GRADO DI ISTRUZIONE, FORMAZIONE, ESPERIENZA DEGLI AUDITOR

UN AUDITOR DOVREBBE:

avere esperienza di audit. Questa esperienza dovrebbe essere maturata sotto la direzione e la guida di un auditor che abbia le competenze di responsabile di gruppo di audit nella stessa disciplina.


GRADO DI ISTRUZIONE, FORMAZIONE, ESPERIENZA DEI RESPONSABILI DEL GRUPPO DI AUDIT

II responsabile del gruppo di audit dovrebbe aver acquisito esperienza addizionale di audit per sviluppare le conoscenze e le abilità definite. Questa esperienza addizionale dovrebbe essere maturata agendo nel ruolo di responsabile di gruppo di audit sotto la direzione e la guida di un altro auditor che abbia la competenza di responsabile di gruppo di audit.


ESEMPIO PER AUDITOR CHE EFFETTUANO AUDIT DI CERTIFICAZIONE

PARAMETRO AUDITOR AUDITOR PERENTRAMBI SG

RGV

GRADO DIISTRUZIONE

5 ANNI COME PERAUDITOR

COME PERAUDITOR

ESPERIENZA DILAVORO NELCAMPO DELLAGESTIONE DELLAQUALITÀ OAMBIENTALE

ALMENO 2 DEI 5COMPLESSIVI

2 ANNI NELLASECONDADISCIPLINA

COME PERL’AUDITOR

FORMAZIONE EDADDESTRAMENTOCOME AUDITOR

40 ORE DIFORMAZIONE EADDESTRAMENTOSULL’AUDIT

24 ORE NELLASECONDADISCIPLINA

COME PERL’AUDITOR


ESEMPIO PER AUDITOR CHE EFFETTUANO AUDIT DI CERTIFICAZIONE

PARAMETRO AUDITOR AUDITOR PERENTRAMBI SG

RGV

ESPERIENZA DIAUDIT

Quattro audit completiper un totale dialmeno 20 giorni diesperienza di auditeffettuati comeauditor inaddestramento sottola direzione e laguida di un auditoravente lacompetenza diresponsabile digruppo di auditGli audit dovrebberoessere staticompletati negliultimi 3 anniconsecutivi

Tre audit completiper un totale dialmeno 15 giorni Diesperienza di auditnella secondadisciplina sotto ladirezione e guida diun auditor avente lacompetenza diresponsabile digruppo di audit nellaseconda disciplinaGli audit dovrebberoesserestati completatinegli ultimi 2 anniconsecutivi.

Tre audit completiper un totale dialmeno 15 giorni Diesperienzaricoprendo il ruolo diresponsabile digruppo di audit sottola direzione e guidadi un auditor aventela competenza diresponsabile digruppo di auditGli audit dovrebberoesserestati completatinegli ultimi 2 anniconsecutivi.


mantenimento e miglioramento della competenza

L'aggiornamento professionale continuo attiene al mantenimento ed al miglioramento delle conoscenze, delle abilità e delle caratteristiche personali.

Tale aggiornamento professionale può essere ottenuto conmetodi quali ulteriore esperienza dì lavoro, formazione edaddestramento, studi personali, partecipazione a convegni,seminari e conferenze o altre pertinenti attività. Gli auditordovrebbero dimostrare il loro continuo aggiornamentoprofessionale.

Gli auditor dovrebbero mantenere e dimostrare la loro capacità ad eseguire audit effettuando con continuità audit di sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale.


valutazione degli auditor

La valutazione degli auditor e dei RGA dovrebbe esserepianificata, attuata e registrata in accordo con le proceduredel programma di audit. La valutazione degli auditoravviene attraverso:

la valutazione iniziale di persone che desiderano diventare auditor;

la valutazione degli auditor come parte del processo di scelta del gruppo di audit;

la valutazione continua delle prestazioni dell'auditor per individuare esigenze di mantenimento e di miglioramento delle conoscenze e delle abilità.


valutazione degli auditor


il processo di valutazione degli auditor è composto da 4 fasi principali

Fase 1 - Determinazione delle caratteristiche personali e delle conoscenze ed abilità per soddisfare le esigenze del programma di audit

Fase 2 - Individuazione dei criteri di valutazione

Fase 3 - Scelta del metodo di valutazione appropriato Fase 4 - Esecuzione della valutazione


Fase 1 - Determinazione delle caratteristiche personali e delle conoscenze ed abilità per soddisfare le esigenze del programma di audit

si dovrebbero considerare

la dimensione, la natura e la complessità dell'organizzazione da sottoporre ad audit;

gli obiettivi e l'estensione del programma di audit;

i requisiti della certificazione e dell'accreditamento;

il ruolo del processo di audit nella gestione dell'organizzazione da sottoporre ad audit;

il livello di riservatezza richiesto nel programma di audit;

la complessità del sistema di gestione da sottoporre ad audit


Fase 2 - Individuazione dei criteri di valutazione

I criteri possono essere quantitativi (come gli anni di esperienza di lavoro, il numero di audit eseguiti, le ore di formazione ed addestramento nell'audit), o qualitativi (come l'aver dimostrato caratteristiche personali, conoscenze o abilità durante la formazione ed addestramento o sul luogo di lavoro).


Fase 3 - Scelta del metodo di valutazione appropriato

La valutazione dovrebbe essere effettuata da parte di una persona o da parte di un gruppo di esperti utilizzando uno o più metodi scelti tra quelli indicati nel prospetto. Nell'usare il prospetto si dovrebbe tenere presente che:

i metodi descritti rappresentano una serie di opzioni e possono non applicarsi in tutte le situazioni;

l'affidabilità dei vari metodi descritti può variare;

generalmente, si dovrebbe utilizzare una combinazione di metodi per assicurare un risultato obiettivo, coerente, giusto ed affidabile.


.

Metodo di valutazione Obiettivi Esempi

Riesame delle registrazioni Per verificare il bagaglioprofessionale dell'auditor

Analisi delle registrazioni attestanti ilgrado di istruzione, la formazione el'addestramento, l'attività lavorativae l'esperienza di audit.

Informazioni di ritorno positive enegative

Per fornire informazioni su comeviene percepita la prestazionedell'auditor

Ricerche, questionari, referenzepersonali, testimonianze, reclami,valutazione di prestazioni, riesameda parte di pari

Interviste Per valutare le caratteristichepersonali e le capacità dicomunicare, verifìcare leinformazioni e verificare leconoscenze ed acquisire ulterioriinformazioni.

Interviste faccia a faccia edinterviste telefoniche

Osservazione Per valutare ie caratteristichepersonali e la capacità di applicareconoscenze ed abilità.

Giochi di ruolo, audit consupervisore, prestazioni sul lavoro

Esame Per valutare le caratteristichepersonali, le conoscenze ed abilità ela loro applicazione.

Esami orali e scritti, esamipsicometrici

Riesame post-audit Per fornire informazioni quandol'osservazione diretta può nonessere possibile o appropriata

Riesame del rapporto di audit ediscussione col committentedell'audit, coll'organizzazioneoggetto dell'audit, con colleghi econ l'auditor


Fase 4 - Esecuzione della valutazione

In questa fase le informazioni raccolte sulla persona vengono confrontate con i criteri stabiliti nella Fase 2. Ove una persona non soddisfi i criteri, sono richiesti ulteriori formazione ed addestramento, esperienza di lavoro e/o di audit, a seguito dei quali dovrebbe aver luogo una nuova valutazione.

Non Conformità ed Azioni Correttive

La non conformità è il

“mancato soddisfacimento dei requisiti specificati”

L’azione correttiva è un

«provvedimento adottato per correggere una condizione pregiudizievole analizzando le cause di una non conformità ed adottano azioni volte a precluderne

la ripetizione»

AZIONE CORRETTIVA

Attività da svolgere:Identificazione dellen.c. (inclusi reclami

del Cliente)

individuazione dellecause delle n.c.

E’ opportunointraprendere

a.c.?

Raggruppamentoper cause

Archiviazionedati

no

attivazionea.c.

Registrazionerisultati

A.c.efficace?

Archiviazionedati

si

no

si

AZIONI PREVENTIVE

Le azioni preventive sono mirate a rilevare, analizzare ed eliminare cause di potenziali non

conformità

PROGRAMMA CONTINUO DI COLLABORAZIONE PER PROMUOVERE LA FIDUCIA RECIPROCA TRA GLI ENTI DI ACCREDITAMENTO (accordi di mutuo riconoscimento)

–CERTIFICAZIONE DI SISTEMA, PRODOTTO,PERSONALE

–LABORATORI DI PROVA E CENTRI DI TARATURA

EA - EUROPEAN ACCREDITATION of CERTIFICATIONEA - EUROPEAN ACCREDITATION of CERTIFICATION

IAF(International

accreditation forum)EA

(European accreditation)

SINAL SINCERTfondato nel ‘91

SIT

LABORATORIDI PROVA

ORGANISMI DI CERTIFICAZIONE

CENTRI DI TARATURA

Organizzazioni(Industria, imprese di servizi,personale)

ieri

IAF(International

accreditation forum)EA

(European accreditation)

SINAL SINCERTfondato nel ‘91

SIT

ACCREDIAnasce il 15 luglio del 2009

ACCREDIA subentra giuridicamente a Sinal e Sincert - Ente Unificato per l’accreditamento dei Laboratori di prova e degli Organismi di certificazione e ispezione

oggi

Riferimenti Normativi

Le ISO 17000 sono una serie di norme (alcune giàpubblicate e altre di prossima pubblicazione) cheaggiornano il quadro che disciplina le diverse attività divalutazione della conformità di parte prima, seconda eterza, nonché vari aspetti ad esse correlati.

Riguardano: Gli Enti di accreditamento (ISO/IEC 17011) Gli Organismi di certificazione (ISO/IEC 17021, ISO/IEC

17024, ISO/IEC 17020) I laboratori di prova e taratura (ISO/IEC 17025)


UNI CEI EN ISO/IEC 17011:2005 - Valutazione dellaconformità - Requisiti generali per gli organismi diaccreditamento che accreditano organismi di valutazionedella conformità

specifica i requisiti generali per gli organismi diaccreditamento che valutano e accreditano gli organismi divalutazione della conformità.


UNI CEI EN ISO/IEC 17021:2011 - Valutazione dellaconformità - Requisiti per gli organismi che fornisconoaudit e certificazione di sistemi di gestione

contiene i principi ed i requisiti per la competenza, lacoerenza e l'imparzialità dell'audit e della certificazione deisistemi di gestione di tutti i tipi (per esempio sistemi digestione per la qualità o sistemi di gestione ambientale) eper gli organismi che forniscono queste attività. Gliorganismi di certificazione operanti secondo la norma nonsono tenuti ad offrire tutti i tipi di certificazione di sistema digestione


UNI CEI EN ISO/IEC 17020:2005 - Criteri generali per ilfunzionamento dei vari tipi di organismi che effettuanoattività di ispezione

specifica i criteri generali per la competenza degliorganismi imparziali che svolgono attività di ispezione,indipendentemente dal settore interessato. Essa specificainoltre i criteri di indipendenza.


UNI CEI EN ISO/IEC 17024:2004 - Valutazione dellaconformità - Requisiti generali per organismi che operanonella certificazione delle persone

stabilisce i requisiti per gli organismi che operano nellacertificazione delle persone a fronte di requisiti specificati.Essa è stata elaborata al fine di produrre e promuovere unriferimento accettato a livello internazionale per i precitatiorganismi di certificazione, in modo da facilitare il reciprocoriconoscimento delle stesse certificazioni tra soggetti dinazionalità differente.


UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2005 - Requisiti generali perla competenza dei laboratori di prova e di taratura

specifica i requisiti generali per la la competenza deilaboratori ad effettuare prove e/o tarature, incluso ilcampionamento. Essa copre le prove e tarature eseguiteutilizzando metodi normalizzati, metodi non-normalizzati emetodi sviluppati dai laboratori.

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