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L’inizio e La fine degLi sprechi: Le 5sLa metodologia 5S è parte integrante della filosofia lean e racchiude in cinque passaggi un metodo sistematico e ripetibile per l’ottimizzazione degli standard di lavoro e quindi per il miglioramento delle performance operative

A volte non è sufficiente avere ben chiaro il punto di arrivo… L’unica strada per fare le cose nel miglior modo possibile è conoscere da che punto si

parte...”. A chi non è mai capitato di trovarsi nell’assurda condizione di accettare una sfida e poi di colpo chiedersi “E ora da dove comincio?”Di frequente ci si ritrova a cercare la propria auto tra tante altre in parcheggio

mal organizzato, le chiavi prima di uscire, o in borsa o tra le mille tasche il cellulare che squilla proprio quando si aspettava quella tanto attesa telefonata, o quando dal gommista all’improvviso ci si sente chiedere: “Il dado di sicurezza dov’è?”

di V.Cunzi

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>>L’inizioelafinedeglisprechi:le5S

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Certo, sono problemi piccoli ed evitabili, basta essere un po’ meno distratti e più metodici… Ma cosa succederebbe se risorse che lavorano su diversi turni dovessero usare lo stesso strumento (muletto, chiave, computer, istruzioni operative, ecc.) e non ci fosse un “Luogo stabilito” segnalato e noto a tutti ove trovare lo strumento condiviso? (un posto per ogni cosa e ogni cosa al proprio posto).“Se riprovassi a ritelefonare e non ricevessi più risposta? Una grande occasione persa? E magari di soldi…”

In un ambiente lavorativo, è normale che più persone debbano condividere attrezzi, interagire sulle stesse postazioni, utilizzare strumenti, impianti e documenti in comune, muovere oggetti e materiali, utilizzare le stesse informazioni; quante volte siamo stati al telefono con il collega in ferie a chiedere dove e come ha archiviato quel documento che nel frattempo il signor Antognazza sta aspettando in sala di attesa? Quanto tempo stiamo sprecando, quanto tempo facciamo sprecare e quante altre volte ci ritroveremo dinanzi allo stesso problema…?In un ambiente industriale, la mancanza di ordine e regole provoca problemi come: allungamento dei tempi di attraversamento, ritardi di consegna, problemi di spazio, di sicurezza, aumenta le attese e gli errori. Inoltre, la gestione di questi eventi rappresenta un successivo lavoro, ergo un costo che genera un altro costo!

Domanda: “Ma tutto questo fa parte di quello che chiamiamo valore aggiunto?” Risposta: “No!”; Infatti, i nostri clienti se sapessero che stanno pagando queste inefficienze, non sarebbero “giustamente” soddisfatti. Taiichi Ohno, fondatore della filosofia “snella” direbbe “Produce only that, which the customer demands!”

Giunti a questo punto domande del tipo: “Che cosa possiamo fare per evitare queste situazioni d’inefficienza? Esiste un sistema che potrebbe aiutarci?” diventano una conseguenza logica.La filosofia Lean ci viene incontro suggerendoci uno strumento molto facile da pronunciare e da ricordare le “5S”, anche se alcune volte difficile da fare comprendere a fondo – Ci proverò!

Che cosa sono le 5S e a cosa servono? Alcuni direbbero che servono per trasmettere l’importanza della disciplina, altri per tenere pulito e ordinato il luogo di lavoro, altri potrebbero obiettare che le 5S sono una grande perdita di tempo, uno spreco in assoluto. Perché per farle, devi fermarti e mettere tutto in ordine, buttare via tutto quello che non ti serve, condividerlo con i colleghi, definire degli “standard” visivi per ciò che rimane, per poi tenere il tutto sempre sotto stretto controllo, mantenendo lo “standard” nel tempo. Dinanzi a questa visione alcuni potrebbero rispondere “È una … che non serve a niente…”, “ Lo abbiamo già fatto…!”, “I veri problemi sono altri…”.

E allora, perché insistere con le 5S? Che valore hanno? Come mai ci raccontano che è la base per iniziare una trasformazione Lean?A questo punto proviamo a chiarire un po’ le idee, iniziando a rispondere a qualche domanda.

La metodologia 5S racchiude in cinque passaggi un metodo sistematico e ripetibile per l’ottimizzazione degli standard di lavoro e quindi per il miglioramento delle performance operative. Il termine “5S” trae spunto dalle iniziali delle cinque parole giapponesi che sintetizzano i cinque passi che danno il ritmo alla metodologia.

1°S:SELEZIONARE,SEPARARECIÒCHESERVEDAQUELLOCHENONSERVELa prima cosa da fare quando si avvia un evento è osservare quanto presente nell’area interessata, definire cosa serve davvero e distinguere ciò che è essenziale da ciò che non lo è, e rimuovere ciò che non è utilizzato.

Spesso, oggetti, attrezzature e documenti si accumulano per vari motivi (fra cui “non c’è tempo per mettere in ordine”), occupando spazio, e creando quel disordine che poi ci fa perdere tempo per cercare ciò che ci serve in quel momento e molto spesso diventa anche causa di errore. Un fattore importante da tenere in considerazione è di indagare sul ogni quanto (frequenza) un dato oggetto è usato. Una regola empirica mi dice:

>>L’inizioelafinedeglisprechi:le5S

Oggetto usato quotidianamente ➝

vicino al posto di utilizzo. Oggetto usato quotidianamente ➝

magazzino? Oggetto usato raramente ➝ serve veramente?

2°S:SISTEMARE,ASSEGNAREUNPOSTOADOGNICOSA,PORREOGNICOSAALPROPRIOPOSTOUna volta selezionati gli oggetti essenziali, vanno definite e ben indicate le relative locazioni, gli spazi, le quantità e i percorsi, in modo tale che a tutti sia chiaro dove si trova cosa e in quali quantità. Il tutto deve essere a prova di errore, cioè deve essere chiaro “a colpo d’occhio”, direbbe il mio capo, se qualcosa manca o è fuori posto o ha una quantità errata. 4

3°S:PULIRESignifica mantenere pulito il proprio posto di lavoro e mantenere in ordine e funzionante tutto l’equipaggiamento, l’ambiente e il materiale, ma in particolare significa identificare ed eliminare le cause dello sporco che spesso sono causa di danneggiamenti. Pulire significa anche ispezionare cioè raccogliere informazioni con lo scopo di captare meglio dei segnali deboli che permettono di capire quando riparare

prima che accada il problema / guasto.“Il miglior modo di pulire è tenere pulito”, e per farlo occorre soprattutto mantenere delle regole.“Difficile vedere una macchia anomala dove le macchie sono la normalità…”

4°S:STANDARDIZZAREIn questa fase l’obiettivo è fissare e mantenere le regole che garantiscono le condizioni note e concordate nelle “3S” precedenti.

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>>L’inizioelafinedeglisprechi:le5S

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In questa fase è fondamentale condividere le regole, assegnare le responsabilità e soprattutto esporre e rendere visibili gli standard concordati.Si raggiunge quando tutti concordano sul fatto che... È meglio uno standard comune, piuttosto che ognuno il suo!

5°S:SOSTENERENell’ultima fase, la parola chiave è il coinvolgimento, con l’obiettivo di mantenere e migliorare gli standard e i risultati raggiunti e con disciplina e rigore fare rispettare tutte le regole definite nelle “4S” precedenti.È in questa fase in cui diventa obbligatorio ispezionare e controllare con regolarità tutte le aree in cui sono stati fatti interventi 5S.Questa è la “S” più difficile da fare e da implementare: fare del mantenimento appropriato un’abitudine stabile non è cosa facile.

Due le motivazioni per insistere sulle 5S: Individuazione degli sprechi: ordinare e pulire, definire degli standard, concordare delle regole e pensare a come renderli ripetibili nel tempo, permette di fare emergere i problemi che sono alla base degli sprechi da eliminare attraverso l’implementazione della filosofia Lean.; Garanzia di sostenibilità: per un’azienda che ha intrapreso un processo di cambiamento dall’approccio tradizionale all’approccio lean le 5S sono la base per sostenere tutti gli altri strumenti lean (kanban, FIFO, jit, Smed, Pull system, poka yoke, one piece flow, right size containers, part presentation…) e quindi garantire la sostenibilità del processo di trasformazione.

Detto ciò, affermiamo che applicare le 5S senza uno scopo apparente, senza una visione a lungo termine, quindi un evento isolato a se stesso, “solo perché qualcuno ci ha detto di farle”, allora è probabile che saranno effettivamente uno spreco…

Un altro beneficio molto potente dello strumento in oggetto è rappresentato dalla forte capacità di coinvolgimento degli operatori, che così si sentiranno protagonisti in un progetto che fisicamente va a migliorare degli aspetti di vita quotidiana, curando la propria ergonomia, il proprio ambiente di lavoro e l’ordine dei reparti dove gli stessi producono valore aggiunto.Una misura di bontà di successo dello strumento è quando vi accorgerete che non sarà più necessario spingere le persone a mantenere il loro posto di lavoro ordinato e pulito, ma essi lo faranno come operazione quotidiana e una volta entrato nel DNA, saranno anche in grado di individuare le idee per migliorarlo.

Le prime 3S sono generalmente facili da realizzare, molto operative e procedurali, rappresentano un primo passo portato dall’entusiasmo del gruppo di lavoro quando tutta l’attenzione è incentrata sulla novità.

L’applicazione delle seconde ed ultime “2S” garantisce che quanto fatto alle prime tre non venga annullato nel tempo: la tendenza a ritornare alle condizioni di partenza rappresenta il principale ostacolo alla autosostenibilità dello strumento stesso, pertanto le

ultime 2S costituiscono la parte più impegnativa ed importante di un programma di 5S e ne garantiscono il successo, rappresentano la sostenibilità di quanto avviato.

Per instaurare un circolo virtuoso di attività è indispensabile monitorare costantemente lo stato di attuazione dei programmi, il rispetto delle regole ed il consolidamento dei risultati faticosamente ottenuti.Le 5S non sono una moda, un nuovo modello di direzione o qualcosa di giapponese e che non ha niente a che fare con la nostra cultura.Più semplicemente, è un principio base per migliorare la nostra vita e fare del nostro sito di lavoro un luogo di cui valga la pena di vivere, e visti i tempi, “sopravvivere”.Le 5S sono un insieme di comportamenti, che devono entrare nel “modo in cui facciamo le cose”, per permetterci di percorrere con successo la strada del miglioramento continuo.Per terminare, mi permetto di ricordare a tutti che, nell’applicazione delle 5S come in tutte le attività lavorative, l’esempio viene dall’alto; ergo manager di tutte le fabbriche ed uffici del mondo, quando vedete una carta o altro per terra, date l’esempio: raccoglietela!

Per instaurare un circolo virtuoso di attività è indispensabile monitorare costantemente lo stato di attuazione dei programmi, il rispetto delle regole ed il consolidamento dei risultati faticosamente ottenuti