La lettera La lettera aziendale: aziendale:

istruzioni per istruzioni per l’usol’uso

M. Zaccarello. Ottobre 2007M. Zaccarello. Ottobre 2007

Struttura baseStruttura base

INTESTAZIONEINTESTAZIONE   DATADATA  (può comparire anche in   (può comparire anche in

basso)      basso)       DESTINATARIODESTINATARIO / / DISTRIBUZIONEDISTRIBUZIONE   RIFERIMENTORIFERIMENTO                 OGGETTOOGGETTO                 TESTO TESTO                FIRMAFIRMA     ALLEGATIALLEGATI                

IntestazioneIntestazione

CucinArredo SrlCucinArredo SrlVia Luciano Bertarelli, 5/AVia Luciano Bertarelli, 5/A

24045 FARA GERA D’ADDA - BG24045 FARA GERA D’ADDA - BG

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DESTINATARIODESTINATARIO ragione sociale e l’indirizzo della ditta, ragione sociale e l’indirizzo della ditta,

alla quale si spedisce la lettera alla quale si spedisce la lettera (destinatario), preceduta da alcune (destinatario), preceduta da alcune formule:formule:

SpettabileSpettabile (Spett.le) per aziende; (Spett.le) per aziende; EgregioEgregio (per uomini) e (per uomini) e GentileGentile (per (per

uomini e donne), per persone fisiche;uomini e donne), per persone fisiche; Non trascurare il titolo. Non trascurare il titolo. DottoreDottore, per , per

tutte le persone laureate (Dott.); tutte le persone laureate (Dott.); AvvocatoAvvocato (Avv.); (Avv.); IngegnereIngegnere (Ing.) (Ing.) ArchitettoArchitetto (Arch.). (Arch.).

DISTRIBUZIONEDISTRIBUZIONE

Nome, cognome e indirizzo (se Nome, cognome e indirizzo (se diverso da quello del destinatario) di diverso da quello del destinatario) di quelle persone, che si intende quelle persone, che si intende informare sui contenuti della lettera, informare sui contenuti della lettera, anche se esse non sono destinatari anche se esse non sono destinatari diretti della stessa. diretti della stessa.

Il nome e cognome deve essere Il nome e cognome deve essere preceduto dalla formula preceduto dalla formula E per E per conoscenzaconoscenza (e p.c.). (e p.c.).

RIFERIMENTORIFERIMENTO Abbreviato (Rif.), deve comparire nella Abbreviato (Rif.), deve comparire nella

lettera, soprattutto se essa è una risposta lettera, soprattutto se essa è una risposta ad una lettera precedente o si riferisce ad ad una lettera precedente o si riferisce ad una lettera o un documento già esistente. una lettera o un documento già esistente.

Può bastare la data o, per corrispondenza Può bastare la data o, per corrispondenza commerciale, il numero di protocollo (Prot.) commerciale, il numero di protocollo (Prot.) della lettera o del documento precedente della lettera o del documento precedente

Si può utilizzare una dicitura per esteso (“In Si può utilizzare una dicitura per esteso (“In riferimento alla vostra del 12 agosto riferimento alla vostra del 12 agosto scorso), oppure un’abbreviazione: scorso), oppure un’abbreviazione: Rif. Vs. Rif. Vs. (vostro) 12/08/2002(vostro) 12/08/2002; ; Rif. Ns. (nostro) Rif. Ns. (nostro) 15/08/200215/08/2002). ).

OGGETTOOGGETTO

Deve indicare sinteticamente il Deve indicare sinteticamente il contenuto della lettera (non contenuto della lettera (non oltrepassare la riga): es. “Riunione oltrepassare la riga): es. “Riunione annuale del Comitato di annuale del Comitato di rappresentanza X”;rappresentanza X”;

Ad esso si riferiscono espressioni Ad esso si riferiscono espressioni quali “la riunione in oggetto”; quali “la riunione in oggetto”; “l’evento di cui in oggetto” ecc.“l’evento di cui in oggetto” ecc.

(CORPO DEL) TESTO. 1(CORPO DEL) TESTO. 1

Se il destinatario è una persona fisica, nel Se il destinatario è una persona fisica, nel testo ci si dovrà rivolgere ad essa con il testo ci si dovrà rivolgere ad essa con il LeiLei;;

Se il destinatario è una ditta, si dovrà Se il destinatario è una ditta, si dovrà invece usare il invece usare il Voi;Voi;

In entrambi i casi tutti i pronomi e gli In entrambi i casi tutti i pronomi e gli aggettivi possessivi che si riferiscono al aggettivi possessivi che si riferiscono al destinatario devono essere scritti con la destinatario devono essere scritti con la lettera maiuscola. lettera maiuscola.

(CORPO DEL) TESTO. 2(CORPO DEL) TESTO. 2

Brevità: idealmente 2-4 paragrafi, distinti Brevità: idealmente 2-4 paragrafi, distinti anche nell’impaginazione (salto rigo, rientro anche nell’impaginazione (salto rigo, rientro ecc.);ecc.);

Chiarezza: frasi brevi, con struttura Chiarezza: frasi brevi, con struttura modulare (soggetto bene individuabile); modulare (soggetto bene individuabile); ridurre al minimo le frasi dipendenti, specie ridurre al minimo le frasi dipendenti, specie implicite (implicite (Avendo il nostro Ufficio ricevutoAvendo il nostro Ufficio ricevuto …) ; il tempo verbale più usato deve essere il …) ; il tempo verbale più usato deve essere il presentepresente; ;

Precisione: verifica delle informazioni Precisione: verifica delle informazioni riportate.riportate.

(CORPO DEL) TESTO. 3a(CORPO DEL) TESTO. 3aDesidero innanzitutto ringraziarla Desidero innanzitutto ringraziarla

per la sua richiesta di informazioni sulla per la sua richiesta di informazioni sulla Sistemi Gem S.p.A.Sistemi Gem S.p.A. Le invio in allegato una Le invio in allegato una presentazione della nostra azienda che presentazione della nostra azienda che include una descrizione dettagliata della include una descrizione dettagliata della nostra organizzazione, nonché dei servizi e nostra organizzazione, nonché dei servizi e prodotti da noi offerti. prodotti da noi offerti.                      La nostra azienda è specializzata La nostra azienda è specializzata nella fornitura di apparecchiature tecniche su nella fornitura di apparecchiature tecniche su misura, realizzate in base alle specifiche misura, realizzate in base alle specifiche esigenze dei nostri clienti ed è questo il esigenze dei nostri clienti ed è questo il nostro punto di forza e l’origine del nostro nostro punto di forza e l’origine del nostro successo.successo.                    

(CORPO DEL) TESTO. 3b(CORPO DEL) TESTO. 3b

Sarò lieta di contattarla nelle Sarò lieta di contattarla nelle prossime settimane per un eventuale prossime settimane per un eventuale incontro e per fornirle ulteriori incontro e per fornirle ulteriori informazioni e dettagli ai fini di informazioni e dettagli ai fini di un’eventuale collaborazione. un’eventuale collaborazione.

Ringraziandola nuovamente Ringraziandola nuovamente per l’interesse dimostrato, porgo per l’interesse dimostrato, porgo distinti saluti.distinti saluti.

ALLEGATIALLEGATI

In questa parte della lettera devono In questa parte della lettera devono essere indicati gli eventuali essere indicati gli eventuali documenti (ad esempio le fatture) documenti (ad esempio le fatture) che si intendono unire alla lettera e che si intendono unire alla lettera e la cui conoscenza è essenziale per la la cui conoscenza è essenziale per la stessa;stessa;

Gli allegati devono essere numerati Gli allegati devono essere numerati (1, 2, 3…) o contraddistinti con (1, 2, 3…) o contraddistinti con lettere (a, b, c…)lettere (a, b, c…)