La digitalizzazione Morbegno ottobre 2014. Lo scenario voluto Un unico sistema di comunicazione tra...

La digitalizzazione

Morbegno ottobre 2014

Lo scenario voluto

• Un unico sistema di comunicazione tra cittadini e PA• La riduzione dei tempi di lavoro sulla pratiche

amministrative• L’adozione di strumenti unici che rispondano a requisiti

standard• Il rispetto di regole per il mantenimento dei sistemi

informativi della scuola• Adeguamento agli standard internazionali• Maggior trasparenza nella gestione della cosa pubblica• Facilitare l’accesso dei cittadini alle informazioni della

PA• Semplificazione dei rapporti tra PA

Cosa cerca il legislatore?

• Economie di scala• Semplificazione organizzativa• Aumento dei servizi• Tagli alla spesa• Riqualificazione delle risorse• Maggior efficienza della PA• Aumento della competitività del paese• Innalzamento del PIL

Un unico grande scenario

• PEC e Firma elettronica permettono al cittadino di comunicare con qualsiasi amministrazione pubblica

• Tra amministrazioni la PEC è una comunicazione istantanea

• A tendere tutti i documenti di tutte le amministrazioni saranno disponibili on line per tutti i cittadini

• Scrivo, pdeffo, firmo, protocollo, archivio per qualsiasi pratica che deve fare la PA

Ricordiamoci che…

• La PEC identifica chi scrive ed in più ha il valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno

• La firma digitale identifica la volontà del sottoscrittore ma anche la data in cui la volontà è stata espressa

• Il protocollo informatico imbusta l’atto amministrativo completo e lo identifica nel casellario digitale della pubblica amministrazione

• La conservazione sostitutiva garantisce la presenza nel tempo degli atti digitali della PA

Scopo della procedura ad evidenza pubblica è quello di garantire la competizione tra più concorrenti per consentire alla P.A. di confrontare diverse offerte ed individuare il miglior offerente. Sin dalle origini normative dell’istituto (legge sulla contabilità generale dello Stato r.d. 18 novembre 1923, n. 244 e relativo regolamento r.d. 23 maggio 1924, n. 827), infatti, l’evidenza pubblica si configura quale strumento volto a garantire un più corretto confronto non tra interessi, ma, più propriamente, tra mezzi e risorse strumentalmente offerti alla capacità di scelta della stessa Amministrazione procedente. La connotazione pubblicistica dell’istituto è confermata dall’importanza che tale scelta riveste per la collettività latamente intesa; ciò in quanto è proprio dalla valutazione ponderata dell’Amministrazione che dipende la maggiore o minore efficacia dell’intervento diretto al raggiungimento del fine pubblico.

Concetti Preliminari – il principio di evidenza pubblica

concorre a rendere visibili i motivi di interesse pubblico sottesi alle scelte

della P.A.Può dunque ritenersi che il ricorso all’evidenza pubblica sia funzionale al raggiungimento di un duplice obiettivo

1

2

garantisce la trasparenza e l’intellegibilità delle condizioni predisposte a garanzia della

partecipazione dei soggetti interessati

Nell’analisi dell’attività dell’Amministrazione pubblica non si può dimenticare, infatti, che, ad eccezione delle ipotesi in cui agisca iure privatorum, essa è sempre tenuta a ricercare la soluzione operativa più idonea a contemperare gli interessi pubblici e privati che vengono in questione, con la conseguenza che appare necessaria una procedimentalizzazione di tale attività che regolamenti correttamente le operazioni aventi ad oggetto beni o servizi di interesse pubblico.


Diritto PubblicoDiritto

Pubblico

Diritto PrivatoDiritto Privato

Atti Amministrativi

Contratti di Diritto Pubblico

Nell’attività di Diritto Pubblico

La P.A. In quanto

organo pubblico è dotato di

POTERI D’IMPERIO

In tale ipotesi si

pone su di un

PIANO DI SUPREMAZ

IArispetto ai destinatari

dei suoi atti

In tale ipotesi si

pone su di un

PIANO DI SUPREMAZ

IArispetto ai destinatari

dei suoi atti

In tali casi si trova su di un PIANO DI PARITA’

rispetto agli altri soggetti privati dell’ordinamento

In tali casi si trova su di un PIANO DI PARITA’

rispetto agli altri soggetti privati dell’ordinamento

Nonostante in alcuni casi la P.A. operi nelle forme del diritto privato

il fine Dell’attività

amministrativa è sempre pubblico

Nonostante in alcuni casi la P.A. operi nelle forme del diritto privato

il fine Dell’attività

amministrativa è sempre pubblico

In sintesi l’azione della PA può esplicarsi nelle seguenti forme:

Sebbene come illustrato nella slide precedente il fine dell’attività amministrativa è sempre pubblico, si evidenziano due momenti nella gestione dell’attività contrattuale della PA regolati da regimi differenti:


SONO DISCIPLINATI DAL DIRITTO PRIVATO

SONO DISCIPLINATI DAL DIRITTO PRIVATO

SONO DISCIPLINATI DAL DIRITTO PUBBLICO

SONO DISCIPLINATI DAL DIRITTO PUBBLICO

La deliberazione di addivenire al contratto

La scelta per l’individuazione del contraente

La formazione del prezzo contrattuale

L’esperimento dell’eventuale gara

La predisposizione delle clausole contrattuali

L’approvazione del contratto

esecuzione del contratto

I limiti dell’attività contrattuale della P.AGli elementi essenziali del contrattoGli effetti del contratto

Le attività inerenti al processo di formazione della volontà del soggetto pubblico

le trattative che procedono l’accordo

La complessità di oggi

• Archivi cartacei

• Processi molto complessi

• Firme manuali

• Più applicazioni software

• Complessa gestione del sito

• Pubblicazione di documenti ai sensi della legge sulla trasparenza e loro pulitura dai dati sensibili

• Costi elevati

Incagli organizzativi Normative• C.A.D.

• Legge 190/2012

• Legge trasparenza

• Archiviazione sostitutiva

• Legge Stanca

• DPR 445/2000

Il processo di gestione documenti all’interno della scuola diventa sempre più complesso e le nuove normative sulla trasparenza aumentano le attività in carico alla scuola. Occorre semplificare e mettere il dirigente scolastico ed il Direttore in condizione di operare al meglio senza il rischio di incappare in problemi legali anche solo per mancata pubblicazione o errata gestione dei documenti.

Alcuni riferimenti normativi

• D.Lgs.27 ottobre 2009 n. 150 (brunetta)• Legge 18 giugno 2009, n. 69 (sviluppo economico)• Dlgs30 dicembre 2010 n°235 (CAD)• Decreto Legge 13 maggio 2011, n. 70 (disposizioni urgenti per l’economia)• Legge 15 luglio 2011 n°111 (disposizioni urgenti per la stabilizzazione finanziaria)• Direttiva della Funzione Pubblica n°14 del 22 dicembre 2011• Decreto Legge 9 febbraio 2012 , n. 5 • Decreto Legge 22 giugno 2012 n°83 • Decreto Legge 6 luglio 2012 n°95 • Decreto Legge 18 ottobre 2012 n°179 • Legge 6 novembre 2012 n. 190 • Legge 17 dicembre 2012 n. 221 • D.Lgs14 marzo 2013 n.33 (trasparenza)

Il protocollo informatico DPR 445/2000

• È obbligatorio per legge per tutte le scuole• Deve gestire tutti i documenti in entrata ed in uscita

ivi compresi fax e documenti informatici• Deve protocollare il documento nella sua forma

finale, pertanto con le firme• Diventa il centro automatico di smistamento dei

documenti verso le loro destinazioni opportune (ad esempio sito web, albo pretorio, fornitori, genitori, docenti, etc.)

L’archiviazione elettronica

• Tutti i documenti che vengono gestiti dalla scuola, e quindi che escono dal protocollo, devono essere archiviati e collocati in spazi virtuali tali da garantire una conservazione ed una loro ricerca nel tempo

• I vecchi documenti cartacei possono essere recuperati ed affidati in gestione in modo tale da poter avere comunque la ricerca dei documenti on line ed a costi significativamente bassi

L’archiviazione sostitutiva a norma di legge

• Una volta avviata l’archiviazione elettronica è possibile acquisire il processo di archiviazione sostitutiva a norma di legge

• È sufficiente inviare l’archivio dei documenti protocollati ad un soggetto abilitato all’archiviazione sostitutiva che provvederà agli adempimenti di legge necessari tra cui il rilascio per ricevuta della presa in carico dei documenti tramite firma digitale

I principi di pubblicazione

Occorre distinguere due tipologie di atti e documenti che vanno pubblicati sul sito istituzionale della scuola.

Una prima tipologia riguarda quegli atti per cui la pubblicazione era già obbligatoria per legge, a prescindere delle disposizioni sull'albo on-line. Ci sono, infatti, atti e documenti che devono essere pubblicati sul sito istituzionale della scuola in virtù di specifiche disposizioni di legge. ( es. contratti con gli esperti esterni, codice disciplinare, programma annuale e conto consuntivo indirizzo PEC, etc)

La seconda tipologia concerne tutti gli altri atti, per i quali non esiste un esplicito obbligo normativo di pubblicazione on-line ma che devono essere pubblicati in quanto “necessitano di pubblicità legale”.

Atti tipo 11) indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata ai sensi del comma 2 ter dell’art. 54 del Codice dell’Amministrazione Digitale - D.Lgs. n. 82 del 2005 come riformato dal DLgs 235 del 2010 ( oltre a quello di posta elettronica istituzionale non certificata)

2) contratti con gli esperti esterni ( tale pubblicazione è prevista quale condizione di efficacia ai sensi degli articoli 3, comma 54, della legge finanziaria per l'anno 2008 e del comma 18 dell’articolo 3 della medesima legge finanziaria per il 2008)

3) codice disciplinare: si rileva che l’art. 55 del D.Lgs. n. 165 del 2001, come riformato dal D.Lgs. n. 150 del 2009, prevede che la pubblicazione sul sito istituzionale dell'amministrazione del codice disciplinare, recante l'indicazione delle infrazioni e relative sanzioni, equivale a tutti gli effetti alla sua affissione all'ingresso della sede di lavoro.

4) contratti integrativi stipulati ai sensi dell’art. 40 bis del D.Lgs. 165 del 2001 riformato dal D.Lgs. n. 150 del 2009. Infatti, il comma 4 di detto articolo prevede che “le amministrazioni pubbliche hanno l'obbligo di pubblicare in modo permanente sul proprio sito istituzionale, con modalita' che garantiscano la piena visibilita' e accessibilita' delle informazioni ai cittadini, i contratti integrativi stipulati con la relazione tecnico-finanziaria e quella illustrativa certificate dagli organi di controllo di cui al comma 1, nonche' le informazioni trasmesse annualmente ai sensi del comma 3”.

5) Bandi di gara ( riteniamo che vadano pubblicati solo i bandi di gara allorchè la scuola ponga in essere una procedura aperta e non quindi anche le lettere di invito a presentare un’offerta che la scuola invia alle ditte allorchè segua la procedura di cui all’art. 34 del D.I. n. 44 del 2001) Tuttavia su questo punto si confronti quanto detto nel prosieguo di questa risposta.

6) Conto consuntivo e programma annuale: l’art 2 comma 9 D.I. n. 44 del 2001 prevede che il programma annuale è affisso all'albo dell'istituzione scolastica entro quindici giorni dall'approvazione ed inserito, ove possibile, nell'apposito sito WEB dell'istituzione medesima mentre l’art 18 comma 9 del medesimo decreto prevede che il conto consuntivo è affisso all'albo dell'istituzione scolastica entro quindici giorni dall'approvazione ed inserito, ove possibile, nell'apposito sito WEB dell'istituzione medesima. Dal momento che il D.I. n. 44 è del 2001 mentre solo con il C.A.D. è stato previsto l’obbligo del sito per ogni P.A., la nostra interpretazione è che la dicitura “ove possibile” sopra riportata sia allo stato attuale da intendersi quale obbligatorietà della pubblicazione sul sito istituzionale sia del programma annuale che del conto consuntivo.

7) Atti e documenti a corredo di una istanza: ai sensi del Decreto sviluppo ( decreto legge 13 maggio 2011 n. 70 convertito in legge 106/2011) le P.A. entro il 30 ottobre 2011 pubblicano sui propri siti istituzionali, per ciascun procedimento amministrativo ad istanza di parte rientrante nelle proprie competenze, l’elenco degli atti e documenti che l’istante ha l’onere di produrre a corredo dell’istanza. In caso di mancato adempimento la P.A. non può respingere l’istanza ma deve, invece, invitare l’istante a regolarizzare la documentazione in un termine congruo.

8) Ai sensi dell’Art. 57 CAD le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà. Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l'uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati; in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari.

Atti tipo IIa) Delibera Consiglio d'Istituto: l’ obbligo di pubblicità attiene alla sola parte dispositiva (delibera) della decisione assunta dall’organo collegiale (cfr. Circolare n°105/1975)

b) Atti amministrativi a rilevante contenuto esterno: infatti i provvedimenti adottati dalle istituzioni scolastiche, fatte salve le specifiche disposizioni in materia di disciplina del personale e degli studenti, divengono definitivi il quindicesimo giorno dalla data della loro pubblicazione nell'albo della scuola. In prima battuta il regolamento interno del circolo o dell'istituto art 10 D.Lgs 297/1994 e il Regolamento di disciplina degli alunni (D.P.R. n 249/1998) ed il regolamento degli acquisti.

c) Graduatorie che vanno pubblicate sull’albo ai fini del decorso del termine per il reclamo ai sensi del D.M. 13 giugno 2007, n. 131 e del D.M. 13 dicembre 2000, n. 430

d) Atti di individuazione dei contratti di lavoro a tempo determinato (non il contratto ma solo l'atto di individuazione) in relazione ai quali occorre dare agli altri interessati la possibilità di ricorrere nelle sedi competenti.

e) Copia dei contratti e delle convenzioni conclusi con l'ordinaria contrattazione ( cfr. D.M. 1 febbraio 2001, n. 44 art. 35)

f) elenco dei beni che possono essere concessi in uso gratuito ed i criteri di assegnazione e preferenza deliberati dal Consiglio di istituto (cfr. D.M. 1 febbraio 2001, n. 44 art. 39)

E più in generale…

Dovranno obbligatoriamente essere pubblicati sul sito istituzionale dell’Amministrazione (e quindi anche delle singole scuole) i dati e le informazioni relativi alle somme di danaro erogate a qualsiasi titolo (forniture, consulenze, sovvenzioni, contributi e incentivi) dalla pubblica amministrazione a imprese e altri soggetti economici La pubblicazione deve essere effettuata sul sito istituzionale con link ben visibile nella homepage, nell’ambito dei dati della sezione «Trasparenza, valutazione e merito» di cui al D. Lgs. n. 150 del 2009, con l’indicazione, per ciascuna spesa, dei seguenti dati:

a) il nome dell’impresa o altro soggetto beneficiario ed i suoi dati fiscali; b) l’importo; c) la norma o il titolo a base dell’attribuzione; d) l’ufficio e il funzionario o dirigente responsabile del relativo procedimento amministrativo; e) la modalità seguita per l’individuazione del beneficiario; f) il link al progetto selezionato, al curriculum del soggetto incaricato, nonché al contratto e capitolato della prestazione, fornitura o servizio.

Sempre in merito agli atti da pubblicare sul sito si ricorda che sulla Gazzetta Ufficiale 26 giugno 2012, n. 147 è stato pubblicato il Decreto Legge 22 giugno 2012, n. 83 (cosiddetto "Decreto Sviluppo"), successivamente convertito con la legge n. 134 del 2012. L'art. 18 del citato Decreto ha introdotto nuovi obblighi di pubblicazione sul sito delle pubbliche amministrazioni

Le regole generali di pubblicazione

• L' art. 23 del Decreto Legislativo n. 33 del 14 marzo 2013 impone alle pubbliche amministrazione la pubblicazione periodica semestrale, sul sito web, degli elenchi dei provvedimenti adottati dagli organi di indirizzo politico e dai dirigenti, con particolare riferimento ai provvedimenti finali dei procedimenti di:

a) autorizzazione o concessione; b) scelta del contraente per l'affidamento di lavori, forniture e servizi, anche con riferimento alla modalità di selezione prescelta ai sensi del codice dei contratti pubblici, relativi a lavori, servizi e forniture, di cui al decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163; c) concorsi e prove selettive per l'assunzione del personale e progressioni di carriera di cui all'articolo 24 del decreto legislativo n. 150 del 2009; d) accordi stipulati dall'amministrazione con soggetti privati o con altre amministrazioni pubbliche. La pubblicazione, che dovrà avvenire nella sezione “Amministrazione trasparente”, non concerne l'intero contratto ( dove, infatti, potrebbero essere contenuti anche dei dati personali la cui pubblicazione non é consentita dalla legge) ma esclusivamente il contenuto, l'oggetto, la eventuale spesa prevista e gli estremi relativi ai principali documenti contenuti nel fascicolo relativo al procedimento. La pubblicazione avviene nella forma di una scheda sintetica, prodotta automaticamente in sede di formazione del documento che contiene l'atto

La pubblicazione in merito ai procedimenti di scelta del contraente per l'affidamento di lavori, servizi e forniture• CIG (codice identificativo gara rilasciato dall'Autorità);

• struttura proponente (codice fiscale e denominazione della stazione appaltante responsabile del procedimento di scelta del contraente);

• oggetto del bando (oggetto del lotto identificato dal CIG); • procedura di scelta del contraente; • elenco degli operatori invitati a presentare offerte (elenco degli operatori economici partecipanti

alla procedura di scelta del contraente. Per ciascun soggetto partecipante vanno specificati: codice fiscale, ragione sociale e ruolo in caso di partecipazione in associazione con altri soggetti);

• aggiudicatario (elenco degli operatori economici risultati aggiudicatari della procedura di scelta del contraente. Per ciascun soggetto aggiudicatario vanno specificati: codice fiscale, ragione sociale e ruolo in caso di partecipazione in associazione con altri soggetti);

• importo di aggiudicazione (importo di aggiudicazione al lordo degli oneri di sicurezza ed al netto dell'IVA);

• tempi di completamento dell'opera, servizio o fornitura (data di effettivo inizio lavori, servizi o forniture e data di ultimazione lavori, servizi o forniture);

• importo delle somme liquidate (importo complessivo dell'appalto al netto dell'IVA).

Il Codice dell’Amministrazione digitale contenuto nel D. Lgs. n.

82/2005• [Art. 2, c. 2] - Le disposizioni del Codice dell’amministrazione

digitale (CAD) si applicano alle PA di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione

• [Art. 63, c. 3-bis] - A partire dal 1º gennaio 2014, i soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l'utilizzo dei propri servizi

Il Codice dell’Amministrazione digitale contenuto nel D. Lgs. n.

82/2005• [Art. 63, c. 3-ter] - A partire dal 1º gennaio 2014, i soggetti indicati

al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti, le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi

• La Legge 7 agosto 2012, n. 134, di conversione con modificazioni del DL 22 giugno 2012, n. 83, recante “Misure urgenti per la crescita del Paese”, ha istituito la nuova Agenzia per l’Italia digitale, che subentra a DigitPA e all’Agenzia per la diffusione dell’Innovazione tecnologica, entrambe soppresse. A questa Agenzia compete l’attuazione all’Agenda digitale italiana

Le firme elettroniche

• Nel 1997 lo Stato italiano, con il d.P.R. n. 513, fu il primo in Europa ad introdurre nel proprio ordinamento giuridico la firma digitale, attribuendogli la stessa valenza giuridica della firma autografa.

• Successivamente, l’Unione Europea, con la direttiva n. 1999/93/CE, ha disegnato un quadro comunitario delle firme elettroniche a cui anche l’Italia si è adeguata, emanando il Codice dell’amministrazione digitale

• Attualmente, il nostro ordinamento giuridico prevede una pluralità di firme elettroniche con diverso valore giuridico

Firma elettronica

• [Art. 1, c. 1, lett. q, CAD] - definisce firma elettronica “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di identificazione informatica”

• Oltre alle credenziali di identificazione «user-id e password» e ai sistemi OTP «One Time Password», sono disponibili altri strumenti per l’identificazione informatica con un elevato livello di sicurezza: la CIE, CNS, TSE

• [Art 21, c. 1, CAD] - Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità

Firma elettronica

• [art. 64, c. 1 e 2, CAD] – la CIE e la CNS costituiscono strumenti per l’accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni per i quali sia necessaria l’identificazione informatica. Le pubbliche amministrazioni possono consentire l'accesso ai servizi in rete che richiedono l'identificazione informatica anche con strumenti diversi dalla CIE e CNS, ma in ogni caso devono consentire l’accesso ai loro servizi tramite la CIE e la CNS

• [D.L. n. 179/2012] - Con DPCM sarà disposto anche progressivamente l'ampliamento delle possibili utilizzazioni della CIE anche in relazione all'unificazione sul medesimo supporto con la tessera sanitaria, nonché al rilascio gratuito del documento unificato, mediante utilizzazione delle risorse disponibili per la tessera sanitaria

Firma elettronica qualificata e firma digitale

• [ Art. 1, c. 1, lett. r), CAD] – Per firma elettronica qualificata s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma

• [Art. 1, c. 1, lett. s), CAD] – Per firma digitale s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

Firma elettronica qualificata e firma digitale

• [ Art. 21, c. 2, CAD] – Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile.

• L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria

Efficacia di una firma digitale

• Una firma digitale ha l’efficacia di cui all’art. 21, c. 2, del CAD, cioè l’efficacia delle scritture private, se sono soddisfatti una serie di requisiti

• Una firma digitale non è valida sotto il profilo giuridico se è generata con un certificato elettronico scaduto, sospeso o revocato.

• [Art. 62 del DPCM 22/02/2013] - Le firme digitali, ancorché sia scaduto, revocato, o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile a terzi che collochi la generazione della firma in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato


• [Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013] - Oltre alla marca temporale, costituiscono validazione temporale:• Il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo• Il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di

conservazione dei documenti, ad opera di un pubblico uifficiale o di una pubblica amministrazione

• Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata

• Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica (convenzione postale universale)


• Il firmatario deve utilizzare un certificato elettronico qualificato, ossia rilasciato da un certificatore qualificato o accreditato, e un dispositivo di firma sicuro, cioè conforme alle specifiche tecniche fissate dalla normativa vigente

• La firma digitale non deve essere stata apposta a un documento che eccede i limiti d’uso dichiarati nel certificato elettronico qualificato del firmatario

• [Art. 4, c. 3, DPCM 22/2/2013] – Il documento informatico sottoscritto con una firma digitale non soddisfa il requisito di immodificabilità, se contiene macroistruzioni, codici eseguibili o altri elementi, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati

Firma digitale remota

• [Art. 1, DPCM 22 febbraio 2013] – La firma remota è un particolare procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su HSM, che consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private da parte dei titolari delle stesse

• Per HSM s’intende un insieme di hardware e software che realizza dispositivi sicuri per la generazione delle firme in grado di gestire in modo sicuro una o più coppie di chiavi crittografiche.

• Di solito l’HSM è custodito e gestito sotto la responsabilità di un certificatore accreditato

Firma elettronica avanzata

• [Art. 1, c. 1, lett. q-bis, CAD] – Per firma elettronica avanzata s’intende l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che:• consentono l'identificazione del firmatario del documento• garantiscono la connessione univoca al firmatario• sono creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un

controllo esclusivo• sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da

consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati

Firma elettronica avanzata

• [Art. 21, c. 1, CAD] – Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile

• [Art. 55, DPCM 22 febbraio 2013] - La realizzazione di soluzioni di firma elettronica avanzata è libera e non è soggetta ad alcuna autorizzazione preventiva

• La firma elettronica avanzata realizzata in conformità con le disposizioni delle presenti regole tecniche, è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto che ne fa uso per l’erogazione dei suoi servizi

Copie informatiche di documenti amministrativi analogici

• [Art 23-ter, c. 3, CAD] – Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

Copie analogiche di documenti amministrativi informatici

• [Art 23, c. 1, CAD] – Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato con la sua sottoscrizione

• [Art 23, c. 2, CAD] – Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale informatico

Contrassegno a stampa generato elettronicamente

• [Art 23-ter, c. 5, CAD] – Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica.

• Le linee guida in oggetto sono contenute nella Circolare dell’AGID 30 aprile 2013, n. 62

•

Posta elettronica certificata

• Le disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) sono contenute nel d.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, mentre le regole tecniche sono state emanate con D.M. 2 novembre 2005

• Altre disposizioni inerenti alla PEC sono riportate nel codice dell’amministrazione digitale (d. lgs. n. 82/2005) e nella legge 28 gennaio 2009, n. 2, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale

• [Art. 45, c. 1, CAD] – I documenti trasmessi da chiunque a una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale


• La ricevuta di avvenuta consegna attesta che un messaggio è stato depositato nella casella elettronica del destinatario, ma non che questi l’abbia letto; pertanto, è necessario che il mittente utilizzi un indirizzo che il destinatario ha preventivamente dichiarato come proprio domicilio digitale, impegnandosi a scaricare sistematicamente i messaggi ivi depositati.

• [Art. 57-bis, c. 1, CAD] - E’ istituito l'indice degli indirizzi della pubblica amministrazione, nel quale sono indicati, gli indirizzi di posta elettronica certificata da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l'invio di documenti a tutti gli effetti di legge tra le pubbliche amministrazioni, i gestori di pubblici servizi ed i privati (www.indicepa.gov.it)


• [Art. 57-bis, c. 3, CAD] – La mancata comunicazione degli elementi necessari al completamento dell'indice e del loro aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e dell'attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili

• [Art. 16, c. 6, D.L. n. 185/2008] – Le imprese costituite in forma societaria sono tenute ad indicare il loro indirizzo di PEC nella domanda di iscrizione al registro delle imprese.

• [D.L. n. 179/2012, art. 5] - L'obbligo di cui all'articolo 16, comma 6, del D.L. n. 185/2008 è esteso alle imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al registro delle imprese o all'albo delle imprese artigiane


• [Art. 16, c. 7, D.L. n. 185/2008] – I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di PEC entro 1 anno dall’entrata in vigore della presente legge

• [Art. 6-bis, CAD] – Al fine di favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i professionisti in modalità telematica, è istituito l’Indice nazionale degli indirizzi di PEC (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti presso il Ministero per lo Sviluppo Economico (www.inipec.gov.it)

• L‘accesso all’INI-PEC è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese e a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessità di autenticazione.


• [Art. 16, c. 9, D.L. n. 185/2008] – Le comunicazioni tra le pubbliche amministrazioni, i professionisti e le imprese, che abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono essere inviate attraverso la PEC senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo

• [DPCM 22 luglio 2011] - A decorrere dal 1° luglio 2013, la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono esclusivamente in via telematica. A decorrere da tale data, le pubbliche amministrazioni non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni di cui all’art. 5-bis, c. 1


• [DPCM 6 maggio 2009] - Disegna un servizio finalizzato al rilascio di caselle di posta certificata ai cittadini (servizio postacertificat@), che prevede per essi la possibilità di ottenere gratuitamente un indirizzo di PEC, richiedendolo direttamente attraverso il sito www.postacertificata.gov.it

• Una volta assegnata, la casella di Postacertificat@ diventa per il titolare un indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, ai fini dei rapporti con le pubbliche amministrazioni, e la volontà da questi espressa all’atto della richiesta rappresenta l’esplicita accettazione dell’invio, tramite essa, da parte delle pubbliche amministrazioni, di tutti i provvedimenti e gli atti che lo riguardano


• [Art. 65, c. 1, CAD] - Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e ai gestori dei servizi pubblici ai sensi dell'articolo 38, commi 1 e 3, del DPR n. 445/2000, sono valide: (…) c-bis) se trasmesse dall'autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71, e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato

Archiviazione dei documenti informatici

• L’archivio è definito come “un complesso organico di documenti prodotti, o comunque sia acquisiti, da un soggetto pubblico o privato, ente o famiglia, durante lo svolgimento delle sue funzioni”

• L’archivio nasce spontaneamente, quale sedimentazione documentaria di un’attività pratica, amministrativa, giuridica

• Il documento archivistico viene prodotto nell’ambito di un’attività pratica, amministrativa o giuridica, pertanto esso è strettamente correlato ai suoi precedenti e susseguenti, nonché al soggetto produttore.

• L’archivio si forma correttamente nella misura in cui queste relazioni sono mantenute evidenti


• [Art. 53, c. 5, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445] - La registrazione di protocollo è «un’operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione e per tutti i documenti informatici»

• Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque sia rilevanza amministrativa.


• Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione

• Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico

• La registrazione dei documenti informatici determina la loro immissione nell’archivio digitale: da quel momento in poi non potranno più essere modificati o cancellati.


• La registrazione di protocollo dei documenti informatici prevede la memorizzazione delle stesse informazioni indicate per quelli cartacei con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto.

• La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione


• Ogni persona tende ad organizzare i propri documenti in un modo che rispecchia il suo carattere e i suoi interessi

• Siccome l’archivio è la memoria di un’intera organizzazione, alle logiche personali di organizzazione dei documenti devono subentrare metodi e regole condivise

• Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di partizioni astratte (di solito denominate: titoli, categorie, classi, sottoclassi), gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente


• Classificare un documento significa associarlo, in base all’oggetto cui si riferisce, alla partizione del titolario (ad esempio categoria e classe) che individua la relativa funzione.

• [Art. 56 del DPR n. 445/2000] - Le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, nonché di classificazione dei documenti, sono operazioni necessarie.

• I documenti informatici in arrivo, dopo essere stati scaricati dalla PEC istituzionale, protocollati e classificati, sono assegnati agli uffici per competenza o conoscenza. L’assegnazione di un documento si traduce nell’autorizzazione all’accesso da parte dell’assegnatario tramite il sistema di gestione informatica dei documenti, ma non dovrebbe determinare lo spostamento fisico dei file


• I documenti relativi ad un determinato procedimento amministrativo, ad una persona fisica o giuridica, o comunque sia formati per la trattazione di un oggetto specifico, devono essere riuniti in fascicoli

• I fascicoli devono ricadere necessariamente in una partizione del titolario di classificazione e sono numerati progressivamente nell’ambito di ciascuna categoria, classe e sottoclasse

• I fascicoli rappresentano le unità di base, indivisibili, di un archivio


• Mentre un fascicolo cartaceo si forma attraverso la sedimentazione fisica dei documenti che vi afferiscono, un fascicolo informatico è rappresentato con l’ausilio di un software che analizza i metadati a esso associati, individua i documenti che lo compongono e visualizza l’insieme risultante in una forma grafica che ricorda i tradizionali carteggi

• Agendo direttamente e opportunamente sull’insieme dei metadati associati ai documenti e ai fascicoli informatici, si possono creare una moltitudine di link che permettono di “navigare” agevolmente nell’archivio digitale alla ricerca dei vari oggetti informativi


• Lo spostamento di documenti informatici registrati sul sistema di gestione informatica dei documenti avviene sempre attraverso il sistema con l’operazione di riassegnazione.

• Per soddisfare il requisito dell’unitarietà dell’archivio digitale, occorre evitare la dispersione dei documenti informatici nei sistemi utilizzati per la loro produzione o acquisizione

• Il legislatore ha previsto anche l’utilizzo di un registro di emergenza


• Le pubbliche amministrazioni devono:• istituire le Aree Organizzative Omogenee (AOO), indicando per

ciascuna di esse le unità operative che la compongono• attivare in ogni AOO il Servizio di protocollo informatico e

nominare un Responsabile con idonei requisiti professionali, ai sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000

• ri-progettare l’intero sistema di gestione dei documenti, elaborando un nuovo modello organizzativo ed archivistico

• adottare il manuale di gestione dei documenti ai sensi del DPCM 31 ottobre 2000

Conservazione dei documenti informatici

• I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo termine di un contenuto informativo digitale riguardano: • il deterioramento dei media, che può avvenire per cause naturali

o per effetto di agenti atmosferici• l’obsolescenza tecnologica, che colpisce indifferentemente tutti i

componenti del sistema• la perdita di dati in modo accidentale o intenzionale

• La normativa vigente in Italia in materia di “archiviazione ottica sostitutiva e conservazione digitale” è contenuta nella Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11


• La normativa vigente in Italia in materia di “archiviazione ottica sostitutiva e conservazione digitale” è contenuta nella Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11

• L’art. 2 di questa deliberazione dichiara: gli obblighi di conservazione (sostitutiva) dei documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a tutti gli effetti se il processo di conservazione è effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4.


• L’art. 3 della delibera n. 11/2004 dichiara che la conservazione di documenti informatici, anche sottoscritti, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, o su un’evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti, o di un insieme di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo.

• Per fronteggiare l’obsolescenza dei supporti, il legislatore ha assegnato al Responsabile della conservazione il compito di verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto del contenuto dei supporti.


• Per fronteggiare l’obsolescenza dei formati elettronici, il legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che consiste nel trasferire uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica

• [Art 44-bis, c. 1, CAD] – I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso l’AGID (circolare n. 59/2011)

La digitalizzazione Morbegno ottobre 2014. Lo scenario voluto Un unico sistema di comunicazione tra...

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