La digitalizzazione del controllo di commessa

LA DIGITALIZZAZIONE DEL CONTROLLO DI COMMESSASTRUMENTI OPERATIVI PER UN PROCESSO INTEGRATO

DAL PREVENTIVO D’OFFERTA ALL’EMISSIONE DELLA FATTURA ATTIVA: LA RIDUZIONE DEI COSTI DI CONTROLLO ATTRAVERSO L’APPROCCIO PER PROCESSI

ROBERTO CREPALDI – ALESSANDRO FORMENTIIMS – VERONAGIUGNO 2015

FLUSSO OPERATIVO

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Il processo di pianificazione e controllo del cantiere è un processo integrato che trova origine sin dalla fase di studio offerta e si conclude con l’incasso della rata a saldo a seguito del collaudo dell’opera stessa. Attraverso un’attenta e minuziosa progettazione ed implementazione di un sistema informativo che guida ed accompagna ogni azione attraverso le diverse fasi di processo, è possibile razionalizzare le attività, disporre delle informazioni necessarie al momento opportuno e, di fatto, raggiungere la massima efficacia ed efficienza di processo. Gestire il cantiere significa governare i processi esecutivi attraverso la pianificazione ed il controllo delle informazioni. Gli elementi di controllo riguardano le tre principali dinamiche informative che sono: tempi, costi e qualità dell’opera. La chiave del successo del governo informativo è quindi la misurazione delle performance. Se non si misura non si può controllare. Se non si può controllare non si può gestire. Se non si può gestire non si può migliorare (H. J. Harrington ). L’attività esecutiva segue due direttrici strettamente correlate per quanto distinte, il ciclo attivo ed il ciclo passivo, significa in concreto la gestione dei ricavi che si rapportano in contraddittorio con la committenza e la gestione dei costi intesi come la valorizzazione delle risorse impegnate nel ciclo produttivo. Quest’ultime possono essere di natura interna o esterna e quindi formate da operai e mezzi dell’impresa ovvero da materiali e prestazioni da fornitori e subappaltatori esterni.

PASSIVO

Richiesta di offerta

Offerta a cliente

Contratto

Contabilità Lavori SAL

Fatture Emesse

Consuntivazione Contabilità Industr.

Controllo Commessa Stima a

Finire

Budget EconomicoBudget Finanziario

Studio Offerta

Fatture Ricevute

DDT

Ordine

Richiesta di Offerta

Rapportini Operai & Mezzi

Richiesta di Acquisto

Piano di Approvvigionamento

Contabilità Generale

Contabilità Analitica

ATTIVO CONTROLLO

Scadenzario Incassi/Pagamenti

Contabilità SUB SAL Subappalti

Certificati di Pagamento

Certificati Passivi

Contratto Subappalto

FLUSSO OPERATIVO


STUDIO OFFERTA


Gli strumenti informativi a supporto della pianificazione e controllo del cantiere devono essere di natura collaborativa nel senso che debbono essere in grado di interfacciarsi, per quanto possibile, con tutti gli altri strumenti maggiormente in uso. Si fa riferimento a fogli elettronici a programmi di computazione o altro. Nell’esempio vediamo la videata di importazione del computo di gara prelevato dal cd di bando da parte del preventivista dell’impresa.

STUDIO OFFERTA


Dopo aver importato il computo di gara analizzo i costi prelevando i dati dalla mia banca dati in cui ho depositato le esperienze dei lavori precedenti, con questa tecnica semplice ed intuitiva di knowledge management riduco notevolmente i tempi di redazione ma soprattutto aumento l’accuratezza delle valutazioni. I dati principali a cui ho accesso sono i costi delle risorse principali e ricorrenti, le rese (intese di quantità di tempo per realizzare una unità di opera in analisi), le incidenze di quantità per materiale e gli eventuali sfridi.

STUDIO OFFERTA

STUDIO OFFERTA


L’analisi può essere fatta in diversi modi e con diversi gradi di attendibilità. Ad esempio in caso di lavoro pubblico e poco tempo a disposizione posso ordinare le voci di elenco prezzi per valore (dal più grande al più piccolo); osservare quali sono le voci che incidono o impattano maggiormente sul totale ed analizzare solo quelle. Se invece ho il tempo necessario invece di utilizzare l’analisi di Pareto posso valutare tutte le voci, determinare anche i costi indiretti ed il peso delle spese generali. Con questa valutazione globale posso quindi studiare nel dettaglio l’offerta; determinare un k di applicazione ai costi per simulare i prezzi di vendita (eventualmente bloccando alcune voci quali ad esempio le lavorazioni che affido) oppure verificare quale ribasso su base d’asta posso applicare ai prezzi per ottenere il margine desiderato.Determinati i valori economici di preventivo procedo con la stampa dell’offerta su modello aziendale, specie in ambito privato la forma assume valore di sostanza. Il documento in formato pdf è inviato al cliente mentre una copia è correttamente archiviata sul data base aziendale anche per poter monitorare la trattativa.

STUDIO OFFERTA


BUDGET


In caso di aggiudicazione del lavoro il preventivo d’offerta rappresenta la mia base di partenza per realizzare il budget operativo di commessa. Il ristudio dell’offerta sarà tanto più agevole quanto più attendibile e mirato sarà il preventivo. Ogni valore può essere modificato o rivalutato in relazione agli obiettivi di massimizzazione di risultato del processo esecutivo. Specie in edilizia le voci di elenco prezzi, su cui ho effettuato l’analisi al costo in fase di preventivo, sono davvero troppe per poter allocare correttamente i valori di costo e ricavo a livello di consuntivo. Per questo motivo posso creare tanti centri di controllo tanto quanto posso o voglio analizzare a livello di dettaglio il cantiere. Da una correlazione di uno a uno (una voce di elenco prezzi corrisponde un centro di controllo o work package) sino ad un centro solo per commessa.

BUDGET


BUDGET


Procedo poi con la programmazione su base temporale, in modo da poter controllare in maniera dettagliata l’avanzamento del cantiere in relazione agli impegni contrattuali. Gli automatismi del software devono essere tali da poter valutare il raggiungimento del valore della produzione agli intervalli prestabiliti per poter determinare con attendibilità i momenti di emissione del sal e la maturazione dei costi per ogni centro. Il budget tempificato rappresenta infine la base dati per applicare tecniche di project management al controllo di commessa come ad esempio il metodo Earned Value.

La programmazione temporale consente di determinare per ogni periodo la redditività attesa di commessa in modo da poter controllare con la massima attenzione e tempestività le performance.

Se ad ogni risorsa di costo e ricavo abbiniamo una matrice di rateizzazione finanziaria comprensiva della dinamica IVA otteniamo in automatico la previsione prospettica del cash flow di commessa. Elemento importante per valutare eventuali deficit di cassa con tempestività ed agire di conseguenza (ad esempio chiedendo la collaborazione dei fornitori già in fase di approvvigionamento o dialogando con anticipo sugli istituti di credito per attivare, se possibile, forme di anticipo contratto o sconto fattura).

BUDGET


CICLO ATTIVO


Il tecnico di cantiere dispone di ogni elemento di input sempre a portata di mano. Ogni documento contrattuale è disponibile on line nel db aziendale con accesso controllato (contratto, elaborati grafici, relazioni, computo, capitolato speciale d’appalto, ordini a fornitori, pos, documenti per la qualità, ecc.). Ogni volta che è ritenuto opportuno, sempre il tecnico di cantiere rileva (anche in contraddittorio con la direzione lavori) le quantità di contabilità per redigere la proposta da inviare alla dl stessa. L’operazione deve essere agevole e rapida e consentire di osservare la quantità rilevata in relazione alla quantità totale di computo ed a quella già inserita in precedenti libretti. La rilevazione delle misure nei libretti di riferimento genera in automatico la bozza di sal che riporta gli elementi contrattuali a livello di ritenute a garanzia mentre è sempre visibile la quota di valore della produzione del periodo intesa come differenza fra il sal progressivo attuale ed il sal precedente.

CICLO ATTIVO


CICLO ATTIVO


Dal sal il passaggio al certificato richiede un passaggio meramente automatico che non deve far perdere tempo al tecnico. Il certificato emesso per prassi ricorrente dall’impresa è inviato per controllo alla direzione lavori unitamente a tutti i relativi allegati (libretti misure, libretti ferri, documentazione fotografica, sal, registro di contabilità, sommario di contabilità, ecc.). Nel periodo che interviene dall’invio del certificato in bozza al momento dell’approvazione da parte della dl il certificato stesso rimane in una situazione di provvisorietà che sarà appunto «sbloccata» al momento dell’approvazione mediante firma e data del documento da parte della direzione lavori.

L’autorizzazione del certificato consente l’emissione della fattura al committente. Il tecnico di cantiere otterrà l’informazione direttamente a sistema mentre il reparto amministrativo provvederà ad inviare la fattura al cliente, registrarla in contabilità ed a scadenzarla per controllare il pagamento ovvero a sollecitarlo.


CICLO ATTIVO

CICLO PASSIVO


Il budget operativo di commessa genera in automatico il Piano degli approvvigionamenti per il responsabile ufficio acquisti. Il documento riporta ogni articolo da acquistare, comprese le lavorazioni da affidare ai subappaltatori. Con questo documento l’ufficio acquisti può attivare le proprie politiche di approvvigionamento in relazione a cosa deve comprare per i vari cantieri attivi. Lo strumento Richiesta di approvvigionamento rappresenta lo strumento di dettaglio di dialogo tra il cantiere e l’ufficio acquisti. Con questo il tecnico indica con precisione cosa gli serve ed in che tempi (piano consegne – ordini aperti – contratti di prestazioni o subappalto).L’ufficio acquisti ha quindi ogni elemento qualitativo e quantitativo per programmare gli approvvigionamenti secondo le procedure interne. Emette di conseguenza le richieste d’offerta ai fornitori gestendo anche le eventuali urgenze quali eccezioni. Confronta le offerte ed emette l’ordine di approvvigionamento piuttosto che il contratto di subappalto a seconda del tipo di fornitura. Il tutto su modelli aziendali modificabili per le specifiche esigenze

CICLO PASSIVO


CICLO PASSIVO


In cantiere le verifiche in ingresso risultano particolarmente agevoli grazie al grande lavoro di programmazione effettuato a monte. Le merci sono registrare attraverso lo scarico degli ordini tramite i ddt di consegna così come i subappalti sono verificati in contraddittorio al rilievo delle misure. Da tenere presente che le misure riconosciute al subappaltatore durante le periodiche verifiche diventano poi in automatico la base dati per la contabilità attiva. Per i subappalti la procedura informatica sarà la stessa che per la contabilità attiva. Registrazione in contraddittorio delle misure, emissione del sal passivo e relativo certificato da inviare al subappaltatore; il certificato autorizza lo stesso ad emettere fattura passiva che sarà abbinata dal reparto amministrativo al relativo certificato. Per un controllo efficace e sicuro. Mentre l’ufficio acquisti governa il processo di approvvigionamento il responsabile della logistica o il direttore tecnico procedono con la programmazione delle risorse interne da allocare al cantiere. Le risorse interne sono solitamente rappresentate dal personale e dai mezzi in disponibilità dell’azienda. La programmazione consente di gestire in maniera ottimale il carico di lavoro per cantiere – fase e di conseguenza di confermare quanto previsto dal programma lavori (Gantt). Questo significa che il rispetto dei tempi in relazione alla produzione eseguita, fornisce un elemento di confidenza nel rispetto delle performance economiche di progetto. Per l’ottimizzazione delle risorse il logista può inoltre contare sulla visualizzazione ad agenda delle risorse per risolvere problemi legati a picchi di lavoro, emergenze o carenze.

CICLO PASSIVO


CICLO PASSIVO


Il cantiere rileva le presenze e quindi i costi del personale e delle attrezzature in possesso attraverso il rapportino di lavoro giornaliero in cui sono riportati i principali eventi della giornata. Il documento è automaticamente popolato dall’attività di programmazione nei casi in cui questa è stata effettuata dal logista ovvero è possibile caricare un rapportino ex novo. Oltre ad ottemperare alla rilevazione delle presenze il rapportino provvede ad allocare i costi delle risorse interne per centro – cantiere – giorno.

CICLO PASSIVO


MONITORAGGIO


A questo punto il data base è popolato con tutti i dati preventivi e consuntivi di commessa ed è pronto per essere periodicamente interrogato in merito alla valutazione delle performance per prendere decisioni basate su dati di fatto e poter intraprendere azioni correttive o di miglioramento a seconda dei casi. I report ottenibili sono molteplici e sono orientati a scopi diversi di indagine sino al monitoraggio di ogni singola risorsa con tecniche di earned value.

MONITORAGGIO


LA DIGITALIZZAZIONE DEL CONTROLLO DI COMMESSASTRUMENTI OPERATIVI PER UN PROCESSO INTEGRATO

GRAZIE PER L’ATTENZIONE

ROBERTO CREPALDI – ALESSANDRO FORMENTI

La digitalizzazione del controllo di commessa

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