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LA COMUNICAZIONE AZIENDALE INTERNA Stefano De Donno Stefano De Donno Finance & Operations Director at Wright Medical Italy Università Cattolica Milano 29 ottobre 2009 29 ottobre 2009
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LA COMUNICAZIONE AZIENDALE INTERNA
Stefano De DonnoStefano De DonnoFinance & Operations Director at Wright Medical Italy
Università Cattolica Milano29 ottobre 200929 ottobre 2009
LA COMUNICAZIONE INTERNA
DEFINIZIONE SOCIETA’
Art. 2247 Cod. Civ.
Con il contratto di società due o più persone conferiscono beni o servizi
per l’esercizio in comune di una attività economica allo scopo di
dividerne gli utili.
Organizzazione gerarchica e funzionaleCOUNTRY MANAGER
FINANCE OPERATIONSMKT MANAGERSALES MANAGERVIAGGI E CONGRESSIASSISTANT
SUPPLY CHAIN CREDIT FINANCE
Credit
CUSTOM ASSIST
STOREKEEPER
PURCHASING
ASSISTANT
ACCOUNTANTTENDER MNGINVENTORY MNG
ACCOUNTANTRUSTOM ASSIST
P h i
PRODUCT SPECIALIST
TERRITORY MNG
PRODUCT MNG
PRODUCT MNG
STOREKEEPER
STOREKEEPER
CUSTOM ASSISTFinance
Purchasing
TendersPRODUCT SPECIALIST
PRODUCT MNG
STOREKEEPER
STOREKEEPER
CUSTOM ASSIST
Customer
MarketingSales
Warehouse
ServiceSTOREKEEPER
LA COMUNICAZIONE INTERNAOrganizzazione a matrice e per processiOrganizzazione a matrice e per processi
Finance
MktAdminpack
Tech
Tende Tech
packTenderoffice
sales
er call
PriceofferClients
Insur
Analysis Preparation Filing
Insur.
LA COMUNICAZIONE INTERNAIl processo di comunicazione
Rumore
Feed-back
Codifica Decodifica
canalemessaggio riceventemessaggioemittente
ContestoContesto- Gerarchia- Posizione- LuogoLuogo- Attese- Valori- ConoscenzeCo osce e
LA COMUNICAZIONE INTERNA
DEFINIZIONI E AMBITI
INFORMARE
COMUNICARE
Informazione significa soltanto notizia cioè trasmissione di dati da una sorgenteInformazione significa soltanto notizia, cioè trasmissione di dati da una sorgente ad un destinatario; comunicazione non è soltanto l' informazione trasmessa , ma anche e soprattutto la/le modalità con cui questa informazione viene trasmessa.
Comunicare significa quindi partecipare attivamente ad un sistema di relazioni attraverso norme e regole messe in atto in maniera consapevole o inconsapevole dagli attori in esso presenti, i quali si scambiano informazioni, p g p qsensazioni, immagini mentali e stati d'animo usando canali e codici verbali,, non verbali e simbolici, utilizzabili ed utilizzati in un determinato contesto culturale.
L’ AZIENDA E LA COMUNICAZIONE
il significato del messaggio coincide con ciò che viene realmente compreso dal destinatario (e non con ciò che noi volevamo farcompreso dal destinatario (e non con ciò che noi volevamo far capire)
…Capacità di decifrare il messaggio…
LinguaLingua
Cultura personale
Cultura aziendaleCultura aziendale
Conoscenze tecniche
Capacità di contestualizzare il messaggiop gg
Motivazione a recepire
Credibilità della fonte
L’AZIENDA ED IL SUO CONTESTO
Clienti/fornitori
…
soci
AgentiConsulenti
Comunità finanziaria fisco
mercato
L’ AZIENDA E LA COMUNICAZIONE
INTERNA / ESTERNA
REGOLAMENTATA / NON REGOLAMENTATA
INDOTTA - DOVUTA / SPONTANEA
FUNZIONALE MISSION OBIETTIVI / NON FUNZIONALEFUNZIONALE MISSION – OBIETTIVI / NON FUNZIONALE
FORMALE / INFORMALEO / O
TOP-DOWN / BOTTOM- UP
RISERVATA / PUBBLICA
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Livello 1 Sono le informazioni pubbliche della società di pubblicoLivello 1. Sono le informazioni pubbliche della società, di pubblico dominio
Owner: tutti possono o devono possedere.
esLe intestazioni della societàFornitori o clienti. OrganigrammaObiettivi aziendali
…
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Livello 2. informazioni che devono essere a disposizione soltanto di un gruppo di persone omogeneo
Owner: dipartimenti, divisioni, team di progetto
esPiano dei contiPiano dei contiProcedure di reparto…
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Livello 3. informazioni riservate, societarie più strette, necessarie per avere successo imprenditoriale
Owner: dirigenza ai massimi livelli e proprietà
esPiano strategico a medio lungo terminePiano strategico a medio lungo termineStipendi / Piano incentivi
LA COMUNICAZIONE INTERNA
.. Un uomo solo al comando…
Ambiente molto complesso e globalizzato
Comunicazione interna: strumenti base del successo
•Impegnare risorse personali e finanziarie•Creare clima per libera circolazione info e idee•Attitudine ad ascoltare•Creare dei codici condivisi•Favorire la comunicazione in tutte le direzioni•Empowerment = autonomia e responsabilità•Politica e ob aziendali condivisi
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Ogni dipendente deve essere in grado di valutare come sta andando
o impresao Il suo reparto / processoo Se stesso
SINDROME DELLA RETICENZAMancanza di trasmissione di info al leader da parte dei collaboratori
Paura reazione negativa del capo
Paura di essere indicato come il capro espiatorio
Timidezza della brava persona
Se non si dice nulla il problema si risolve da solo
…
LA COMUNICAZIONE INTERNA
EVOLUZIONE DEI MEZZI DI COMUNICAZIONE
Newslettergiornalino aziendaleConference
call
E-mailskype
i t t
call
fax telefonointranet
videoconference
Instant messaging
ppt
LA COMUNICAZIONE INTERNA
EVOLUZIONE DEI MEZZI DI COMUNICAZIONE
Colloquio One - to - one
Team meeting C l i d Tiff
Riunione
Team meeting Colazione da Tiffany
Christmas PartyCena di lavoro
Pausa caffèFacebookSecond-life
LA COMUNICAZIONE INTERNA
E- MAIL
POCO COSTOSA -costo collegamento ad internet
INDIPENDENTE DALLA LOCAZIONE FISICA - basta un pc
VELOCE pochi secondiVELOCE - pochi secondi
SUBJECT - Sintesi.
NON GARANTISCE IL RICEVIMENTO MESSAGGIO - si e no..
LIMITATO CONTROLLO SUI MESSAGGI RICEVUTI - spam
COMUNICAZIONE NON COMPLETA – no emozioni 1-to-1
LA COMUNICAZIONE INTERNAPERCHE’ COMUNICARE
Collaboratore Capo
Peer Peer
Collaboratore Capo
Collaboratore Capo
INFORMARE per “trasmettere” un dato. Es per fare funzionare un processo
REPORTING Selezione di dati e info per dare gli elementi per valutare lo stato delle attività del reparto
PROCESSO DI EXECUTION
LA COMUNICAZIONE INTERNA
PERCHE’ COMUNICARE BENE
RISCHIO ECCESSO DI DATI E INFO DA GESTIRE PARALIZZINO LE AZIONI
IMPORTANZA DI COMUNICARE IN MODO APPROPRIATO
??
LA COMUNICAZIONE INTERNA
COMUNICARE BENE- CHECK LIST
WHOWHAT
WHEN
WHOMWHOM
WHYWHY
LA COMUNICAZIONE INTERNA
OBIETTIVO STRATEGICO AZIENDALE
MAPPA DELLA EXECUTION
OBIETTIVO STRATEGICO AZIENDALEP
RIA
TOA
PP
RO
P
OBIETTIVO SMART PER DIPARTIMENTO
N M
OD
O A
CA
RE
IN
RISORSE PIANIFICAZIONE MISURAZIONE
CO
MU
NIC
TEAM & $ TIMING E RUOLI KPI
C
LA COMUNICAZIONE INTERNA
OBIETTIVO S.M.A.R.T.
SPECIFIC -identificato
MISURABLE -monitoring
ACHIVABLE – azioni e risorse
REALISTIC – ma sfidanti
TIME BOUNDED – limite tempo
LA COMUNICAZIONE INTERNA
MATRICE IMPORTANTE - URGENTE
Molto importante
Fare subitoDa scadenzare Fare subitoDa scadenzare
Poco
Da eliminare Da delegare
Poco importante
Poco urgente molto urgente
LA COMUNICAZIONE INTERNA
DIFFICOLTA NELLA EXECUTION
CRITICITA’ SOLUZIONE STRUMENTO
Disorientamento:
Dove stiamo andando?Riunione Plenaria
Colazione da TIffany
Esplicitare Mission,
obiettivi strategici
Defocalizzazione:
cosa devo fare ?Obiettivi SMART Team meeting
cosa devo fare ?
Quali sono le priorità?Matrice Urgente/ importante
Coaching one-to-one
Demotivazione
Perchè lo devo fare? Sentirsi responsabili Team Building
Xmas partyXmas party
LA COMUNICAZIONE INTERNA
Manager deve
KNOWLEDGE MANAGEMENT
Manager deve• migliorare i processi aziendali • aumentare l'efficienza e l'efficacia dei comportamenti lavorativi individuali e collettivi
OBIETTIVI DELLA COMUNICAZIONE INTERNA
L'interazione tra le persona con l'utilizzo delle tecnologie adeguate.• Il coinvolgimento delle persone nei processi aziendali e nella loro continua riconfigurazionericonfigurazione. • Il coinvolgimento delle persone nelle riconversioni e nelle riorganizzazioni• La condivisione da parte di tutti del modello di business e delle strategie aziendali.aziendali.
