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Contraloría General de la República

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INFORME N° DFOE-EC-IF-00002-2018 13 de marzo, 2018

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE SITUACIONES SIGNIFICATIVAS DE CONTROL INTERNO IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE LAS

CUENTAS CONTABLES DEL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

2018

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CONTENIDO

Página N°

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ............................................................................................. 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA .......................................................................................... 1

ALCANCE DE LA AUDITORÍA .......................................................................................... 1

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA ................................................................... 2

METODOLOGÍA APLICADA ............................................................................................. 3

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE AUDITORÍA ................................... 3

2. RESULTADOS ............................................................................................... 4

TEMA 1: ACTIVOS NO FINANCIEROS, SUPERÁVIT POR REVALUACIÓN Y GASTO POR

DEPRECIACIÓN ............................................................................................................ 4

HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN EL REGISTRO CONTABLE Y CONTROL DE LAS CUENTAS

DE MOBILIARIO Y EQUIPO, TERRENOS, EDIFICIOS, VEHÍCULOS Y ACTIVOS INTANGIBLES 4 HALLAZGO 1.2: REVELACIÓN INSUFICIENTE Y REGISTRO CONTABLE ERRÓNEO DEL

SUPERÁVIT POR REVALUACIÓN DE TERRENOS Y EDIFICIOS ......................................... 6

TEMA 2: EXISTENCIAS Y ESTIMACIÓN DE MERCADERÍA OBSOLETA ................................... 7

HALLAZGO 2.1: DEBILIDADES EN EL REGISTRO CONTABLE Y CONTROL DEL INVENTARIO Y

SU RESPECTIVA ESTIMACIÓN POR OBSOLESCENCIA ................................................... 7

TEMA 3: RESERVA PARA PRESTACIONES LEGALES ......................................................... 9

HALLAZGO 3.1: DEBILIDADES EN LA DETERMINACIÓN DEL MONTO DE LA RESERVA PARA

PRESTACIONES LEGALES ......................................................................................... 9

TEMA 4: GASTO POR REMUNERACIONES Y CONTROL DE VACACIONES DE FUNCIONARIOS 10

HALLAZGO 4.1: DIFERENCIAS NO CONCILIADAS EN EL GASTO POR REMUNERACIONES

SEGÚN REGISTROS AUXILIARES, EEFF Y FACTURAS DE LA CCSS ............................... 10 HALLAZGO 4.2: AUSENCIA DE POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN DE VACACIONES DE

FUNCIONARIOS ..................................................................................................... 12

TEMA 5: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN REVELADA EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS

FINANCIEROS ............................................................................................................ 13

HALLAZGO 5.1: DEBILIDADES EN LA REVELACIÓN DE LOS CONTINGENTES Y LOS SALDOS

DEL FONDO DE GARANTÍAS Y JUBILACIONES ............................................................ 13

3. CONCLUSIONES ......................................................................................... 14

4. DISPOSICIONES .......................................................................................... 14

A LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN ................................. 15





AL ING. EDGAR VARGAS GONZÁLEZ EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL O A QUIEN EN SU

LUGAR OCUPE EL CARGO ........................................................................................... 15

A LA LICDA. ANA ROSA MURILLO CASTRO EN SU CALIDAD DE DIRECTORA ADMINISTRATIVA

FINANCIERA O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ............................................... 16

CUADROS

CUADRO N° 1 CUENTAS AUDITADAS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 …………………….....1

CUADRO N° 2 VEHÍCULOS EN USO PENDIENTES DE REGISTRO ………………………….…5

CUADRO N° 3 DIFERENCIA ENTRE EL GASTO POR SALARIO REGISTRADO EN LOS EEFF Y

EL PAGADO A LA CCSS ………………………………………………………………….......11

CUADRO N° 4 DIFERENCIA ENTRE LAS CARGAS PATRONALES REGISTRADAS

EN LOS EEFF Y PAGADAS A LA CCSS …………………………………..…………….…......11

ANEXOS

ANEXO N° 1 OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS

DE CONTROL INTERNO IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE LAS CUENTAS

CONTABLES DE CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 …..18





INFORME N° DFOE-EC-IF-00002-2018

RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos? La auditoría financiera realizada tuvo como propósito examinar las cuentas contables de mayor materialidad contenidas en los Estados Financieros (EEFF) del Consejo Nacional de Producción (CNP) al 31 de diciembre de 2016, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable.

En concordancia con ese objetivo, la auditoría comprendió la evaluación de la razonabilidad de los saldos correspondientes a las cuentas denominadas Caja y Bancos; Existencias; Maquinaria, Mobiliario y Equipo; Terrenos; Edificios; Vehículos; Reserva para Prestaciones Legales; Superávit por Revaluación y Gasto por Remuneraciones, reflejados en los EEFF del CNP al 31 de diciembre de 2016, excluyendo los saldos del Programa de Abastecimiento Institucional y de la Fábrica Nacional de Licores.

¿Por qué es importante? El estudio es de relevancia por cuanto constituye un insumo para informar a la ciudadanía sobre la razonabilidad de la información contable del CNP, institución que de conformidad con el artículo 3 de su Ley Orgánica N° 6050, tiene como finalidad el fomento de la producción agrícola, pecuaria y marina, así como la estabilización de los precios de los artículos requeridos para la alimentación de los habitantes del país, y de las materias primas que requiera la industria nacional. Asimismo, el desarrollo de auditorías financieras, contribuye al fortalecimiento de la transparencia, la rendición de cuentas y el control ciudadano, máxime si se toma en consideración que para el período 2016 el CNP registró activos por la suma de ₡39.058,9 millones.

¿Qué encontramos? En la auditoría realizada se identificaron situaciones que imposibilitan determinar la razonabilidad del saldo de los Activos no Financieros y del Gasto por Depreciación, entre ellas: la desactualización u omisión de normativa interna relativa a la adquisición, recepción, reconocimiento, medición, valuación, uso y control del activo fijo y los intangibles; auxiliares contables sin depurar; revaluaciones improcedentes de equipo por la suma de ₡67,7 millones; un terreno donado en el año 1960 con un avalúo de ₡5,3 millones y 25 vehículos con un valor fiscal de ₡154,7 millones pendientes de registrar contablemente; deficiencias en el proceso de baja de vehículos; clasificación contable incorrecta de los gastos pagados por anticipado por concepto de licencias de software; así como inexistencia de un registro histórico del gasto por depreciación individual de los bienes en el Sistema de Información PRO 5.

En relación con el Superávit por Revaluación de Terrenos y Edificios, se determinó que el 8,1% (₡1.617,7 millones) corresponde a edificios que se encuentran deteriorados y además que el modelo de revaluación de bienes utilizado no se apega a la normativa aplicable.

En lo que respecta a la cuenta de Existencias, se determinaron las siguientes situaciones: el inventario de Semillas y Granos, se encuentra sobrevaluado en ₡69,6 millones; se carece de un detalle auxiliar de inventarios y no se ejecutan controles para verificar la integridad y razonabilidad de su costo. Por su parte, la normativa interna no considera la elaboración de conciliaciones, ni actividades de control para el registro y gestión de los inventarios. Adicionalmente, el monto de la cuenta Estimación de mercadería obsoleta (₡37,2 millones), no corresponde con la naturaleza contable, ya que su saldo refleja el costo de repuestos de vehículos.





En lo concerniente a la Reserva para Prestaciones Legales por un monto de ₡7.601,1 millones, se determinó que no se cuenta con el fundamento técnico que respalde el método de estimación de la provisión para cesantía ni el acuerdo de aprobación de la política contable actualmente considerada para su cálculo.

Por su parte, respecto a la cuenta de gastos por Remuneraciones se identificaron diferencias entre los EEFF y los montos facturados y pagados a la Caja Costarricense de Seguro Social por ₡112,7 millones de más y ₡110,7 millones de menos por concepto de salarios y contribuciones patronales, respectivamente. Asimismo, se identificó que el CNP carece de una política formal para la gestión de vacaciones de su personal.

Finalmente, se determinó que las notas explicativas a los EEFF presentan información insuficiente respecto a ₡910 millones correspondientes a recursos del Fondo de Garantías y Jubilaciones de los empleados del CNP, registrados en la cuenta de Caja y Bancos, así como la revelación de contingencias correspondientes a 54 procesos jurídicos que ya fueron finalizados y la omisión de la declaración de políticas contables para la medición de los inventarios.

¿Qué sigue?

Con fundamento en lo descrito, se giran disposiciones a la Junta Directiva, Gerente General y a la Directora Administrativa Financiera para que se establezcan los mecanismos de control y supervisión y se lleven a cabo los ajustes contables necesarios para que las transacciones financieras del CNP se presenten de manera razonable y sean un insumo confiable para el proceso de toma de decisiones, así como para que se dé cumplimiento a los requerimientos establecidos en la Ley General de Control Interno, N° 8292, para fortalecer el Sistema de Control Interno del CNP.





INFORME N° DFOE-EC-IF-00002-2018

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

INFORME DE SITUACIONES SIGNIFICATIVAS DE CONTROL INTERNO IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE LAS

CUENTAS CONTABLES DEL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

1 INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La auditoría financiera se realizó en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2017 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y corresponde a la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos.

1.2. La ejecución de ese tipo de auditorías por parte de la Contraloría General de la República, se fundamenta en la función fiscalizadora establecida en su Ley Orgánica, N° 7428, y contribuye a incrementar la transparencia y el control ciudadano, al brindarle a la población un panorama sobre la razonabilidad de la información contable que se refleja en los Estados Financieros del Consejo Nacional de Producción.

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.3. El propósito de la auditoría fue examinar el saldo de las cuentas contables de mayor materialidad contenidas en los Estados Financieros del Consejo Nacional de Producción al 31 de diciembre de 2016, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.4. La auditoría comprendió la evaluación de la razonabilidad de los saldos de las siguientes cuentas contables de mayor materialidad contenidas en los Estados Financieros (EEFF) del Consejo Nacional de Producción (CNP) al 31 de diciembre de 2016:

Cuadro N°1 Consejo Nacional de Producción

Cuentas auditadas al 31 de diciembre de 2016 en colones costarricenses

Cuentas Monto EEFF

Caja y Bancos 1.363.948.119

Existencias1 253.935.027

Activos no Financieros2 20.421.568.000

1 Incorpora el saldo de Inventario de Semillas y Granos, así como de Materiales y Suministros, neto de la

respectiva Estimación de mercadería obsoleta.


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Reserva para Prestaciones Legales 7.601.119.000

Superávit por Revaluación 20.039.251.000

Gasto por Remuneraciones 7.682.942.000

Saldo total auditado 57.362.763.146 Fuente: CGR, con base en los EEFF del CNP correspondientes al ejercicio económico 2016.

1.5. La información financiera auditada corresponde únicamente a los registros contables del CNP, excluyendo los saldos del Programa de Abastecimiento Institucional (PAI) y de la Fábrica Nacional de Licores (FANAL) al 31 de diciembre de 2016.

1.6. Asimismo, en el desarrollo de la auditoría se contempló la ejecución de procedimientos relacionados tanto con la revisión de las transacciones financieras, así como de la documentación comprobatoria que las ampara, con el objetivo de obtener evidencia de auditoría suficiente, pertinente y competente sobre la razonabilidad de los saldos y revelaciones de las cuentas auditadas, incluyendo la evaluación del riesgo de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude o por error. Al realizar dichas evaluaciones de riesgo, se consideraron los controles internos del CNP que son relevantes en la emisión de información financiera, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría ajustados a las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno de la institución.

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA

1.7. El CNP es una Institución Autónoma, con personalidad jurídica propia, autonomía funcional y administrativa de conformidad con los términos dispuestos en el Artículo 188 de la Constitución Política. La finalidad del Consejo se expresa en lo establecido en el artículo 3 de su Ley Orgánica, N° 6050, el cual indica que:

Artículo 3º- El Consejo tendrá como finalidad específica el fomento de la producción agrícola, pecuaria y marina, así como la estabilización de los precios de los artículos requeridos para la alimentación de los habitantes del país, y los de las materias primas que requiera la industria nacional, procurando un equilibrio justo en las relaciones entre productores y consumidores, para lo cual podrá intervenir en el mercado interno.

Podrá, asimismo, industrializar los productos agrícolas, pecuarios y marinos, directamente o a través de empresas a las que el Consejo respalde o avale. La industrialización deberá obedecer a las prioridades de nuestro desarrollo económico y, para este fin, el Consejo establecerá las reservas financieras correspondientes que le permitan obtener los recursos técnicos necesarios.

1.8. Estas actividades son realizadas por medio de las Direcciones: Regionales, Centro de Negocios Alimentarios, Mercado y Agroindustria; y Calidad Agrícola. Asimismo, FANAL corresponde a una unidad adscrita encargada de la producción de alcohol para uso industrial, medicinal, doméstico y como materia prima en la elaboración de licores.

1.9. Con base en lo anterior, los EEFF del CNP incorporan los resultados de la actividad económica desarrollada tanto por FANAL como por otros programas del Consejo, los

2 Incluye los saldos de Maquinaria, Mobiliario y Equipo (₡1.280.338.000), vehículos (₡662.293.000), Terrenos

(₡17.482.683.000), Edificios (₡3.540.958.000) menos la respectiva Depreciación acumulada (₡2.544.704.000) en los casos que corresponde.


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cuales son elaborados con base en los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, Decreto N° 34460-H.

1.10. Es importante indicar, que actualmente el CNP se encuentra en proceso de adopción de las Normas de Internacionales de Información Financiera (NIIF), cuya implementación fue avalada por la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN) en el año 2010, y sobre la cual el CNP reporta brechas únicamente en la aplicación de la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 1 Presentación de Estados Financieros.

METODOLOGÍA APLICADA

1.11. Para la realización de esta auditoría se consideró lo estipulado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), los Procedimientos de Auditoría de la Contraloría General de la República, las Normas Profesionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores (emitidas por INTOSAI) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA).

1.12. La metodología utilizada para el desarrollo de la auditoría se enfocó en la aplicación de técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales como entrevistas, cuestionarios, conciliaciones, verificaciones, re-cálculos y análisis de los documentos que sustentan las transacciones.

1.13. La determinación de las cuentas a evaluar se realizó considerando la importancia relativa de los recursos del CNP reflejados en los EEFF correspondientes al ejercicio económico 2016, así como el nivel de riesgo asociado. La selección de muestras, con el fin de evaluar la razonabilidad de los saldos consignados, se obtuvo a partir de la aplicación de la NIA 530 Muestreo de Auditoría y las notas técnicas sobre muestreo estipuladas por el Órgano Contralor, todos ellos según los procedimientos definidos para este tipo de fiscalizaciones.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE AUDITORÍA

1.14. En reunión celebrada el 1 de marzo de 2018, se comunicaron verbalmente los resultados de la auditoría a los siguientes funcionarios del CNP: Ing. Carlos Monge Monge, Presidente Ejecutivo; Ing. Edgar Isaac González Vargas, Gerente General; Licda. Ana Rosa Murillo Castro, Directora Administrativa Financiera; Licda. Dyana Calvo Busto, Auditora Interna a.i.

1.15. El borrador del presente informe se remitió el 26 de febrero de 2018 al Presidente de la Junta Directiva del CNP, mediante el oficio DFOE-EC-0174 (02946), con el propósito de que en un plazo de cinco días hábiles formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos, las observaciones que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento.

1.16. Mediante oficio N° DM-MAG-111-2018 del 5 de marzo de 2018, la institución remitió las observaciones sobre el contenido del borrador del informe. Lo resuelto sobre los planteamientos efectuados en dicho oficio se considera en el Anexo N° 1 de este documento.


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2 RESULTADOS

TEMA 1: ACTIVOS NO FINANCIEROS, SUPERÁVIT POR REVALUACIÓN Y GASTO

POR DEPRECIACIÓN

HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN EL REGISTRO CONTABLE Y CONTROL DE LAS CUENTAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO, TERRENOS, EDIFICIOS, VEHÍCULOS Y ACTIVOS INTANGIBLES

2.1. Las Normas de Control Interno para el Sector Público, estipulan que el jerarca y los titulares subordinados deben: establecer, actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con respecto al uso, conservación y custodia de los activos pertenecientes a la institución (4.3.1); emprender las medidas necesarias para asegurar que se establezcan y mantengan actualizados los registros contables, con el fin de que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados (4.4.3); asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios (5.6) y que la información posea las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente (5.6.1).

2.2. En línea con lo anterior, los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense, señalan que todas las transacciones deben ser registradas en oportuno orden cronológico, sin que se presenten vacíos en la información registrada, con el fin de garantizar que todas las operaciones queden debidamente justificadas en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas3.

2.3. Por otra parte, respecto al registro de bienes donados, en el Procedimiento de Registro Contable de los Ingresos por Donaciones y Regalos en Especie y Registro de los Activos (Circular N°CN-0003-2009), se establece que en el caso de que no se tengan adecuadamente registrados los bienes recibidos en donación, en períodos anteriores al vigente, por no haber sido correctamente afectado el resultado económico de esos ejercicios, los bienes se registrarán contra el patrimonio de la entidad, considerando el criterio técnico de un especialista en el campo.

2.4. Como resultado de la evaluación realizada a las cuentas contables que conforman los Activos no Financieros del CNP al 31 de diciembre de 2016, las cuales ascienden a un saldo neto de ₡20.421.568.000, se determinaron situaciones relacionadas con el registro y control según se detalla a continuación:

3 Considerando el proceso de implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, es

importante señalar que en la NIC 38 se establece que deben reconocerse como activos aquellos desembolsos en donde el pago por la entrega de bienes o prestación de servicios se haya realizado con anterioridad al recibo o consumo de los mismos y como intangibles, aquellos activos identificables de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales la institución tenga control y se espera obtener beneficios económicos futuros.


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Normativa interna que rige la gestión de Activos no Financieros

La normativa interna vigente4 que establece las actividades para la adquisición, recepción, uso y control de los activos fijos se encuentra desactualizada. Además, dicha normativa omite la definición de los criterios para el reconocimiento, medición, valuación y revelación de esos activos.

Mobiliario y Equipo

El auxiliar contable de la cuenta Mobiliario y Equipo con un saldo de ₡1.280.338.000, se encuentra desactualizado, ya que los registros incorporados en el Sistema de Información PRO 5 no han sido depurados en los últimos años, situación que imposibilita determinar su razonabilidad.

Durante el año 2017 se inició el inventario de Mobiliario y Equipo en el Plantel Central y en las Oficinas Regionales del CNP; no obstante, la información recopilada únicamente contempla el nombre del funcionario responsable y la ubicación del bien, no así su costo, depreciación y estado físico, lo cual imposibilita la determinación de los ajustes contables que deban aplicarse.

Terrenos

Existe un terreno5 ubicado en Oreamuno de Cartago, el cual no se encontraba registrado contablemente6, a pesar de que la Administración cuenta con un avalúo realizado en el año 2015 que indica un valor de ₡5.331.000 para ese bien.

Edificios

La cuenta de Edificios con un saldo neto de ₡2.507.782.000 al 31 de diciembre de 2016, incorpora erróneamente ₡67.691.000 de más por la revaluación improcedente de 77 bienes correspondientes a equipo.

Vehículos

De la evaluación del saldo neto de ₡5.016.000 correspondiente a la cuenta de Vehículos, se determinaron las siguientes situaciones:

25 vehículos con un valor fiscal de ₡154.700.000 se encuentran inscritos a nombre del CNP, según consulta realizada al Registro Nacional; sin embargo, no forman parte de sus registros auxiliares y contables al 31 de diciembre de 2016, a pesar de encontrarse en uso. A continuación el detalle:

Cuadro N°2 Consejo Nacional de Producción

Vehículos en uso pendientes de registro en colones costarricenses

Año de fabricación

Cantidad de vehículos

Valor fiscal

1990 1 1.340.000

1995 1 1.990.000

4 Documentos denominados “Instructivo para el control de activos”, del mes de octubre de 2002; “Control de activos

fijos” y “Práctica de Inventario de Activos Fijos”, ambos del mes de diciembre de 2015. 5 Correspondiente a una donación del año 1960.

6 Este terreno fue registrado contablemente en el mes de octubre de 2017.


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Año de fabricación

Cantidad de vehículos

Valor fiscal

1998 2 1.600.000

2006 19 102.600.000

2010 1 9.210.000

2016 1 37.960.000

Total 25 154.700.000

Fuente: Consulta de bienes muebles realizada a la página web del Registro Nacional.

La Administración del CNP no cuenta con el respaldo documental del proceso de baja de 105 vehículos con años de fabricación entre 1956 y 2002 y un valor fiscal total de ₡60.790.000, los cuales se encuentran inscritos como propiedad del Consejo en el Registro Nacional; no obstante, fueron desechados, robados, vendidos o trasladados a otra institución, según lo indicado por la Administración.

Activos intangibles y licencias

El CNP carece de una definición formal de criterios para el reconocimiento, medición y control de activos intangibles, lo cual genera que no se haya realizado un análisis para determinar si procede el registro contable de los 38 programas informáticos utilizados actualmente.

El gasto por ₡20.541.303 correspondiente a licencias de software adquiridas durante el año 2016, fue clasificado erróneamente como un gasto del período en el momento del pago del servicio, siendo lo correcto su registro como un pago anticipado en las cuentas de activos y su correspondiente amortización durante el período de uso de dichas licencias.

Gasto por Depreciación y Depreciación Acumulada

El Sistema de Información PRO 5 carece de un registro histórico del gasto por depreciación mensual de cada bien, lo cual imposibilita la determinación del valor en libros neto individual de los bienes del CNP a una fecha determinada.

2.5. Las deficiencias en el registro contable y el control de las cuentas señaladas anteriormente, ocurren debido a la desactualización, omisión y/o falta de ejecución de los mecanismos de control para la gestión de los activos no financieros, a la carencia de criterios formales para su reconocimiento, medición y revelación contable y a que el Sistema de Información PRO 5 no se adapta a las condiciones requeridas por el Consejo, lo cual imposibilita llevar a cabo una actualización oportuna de sus registros.

2.6. Dichas debilidades repercuten en la calidad de la información financiera empleada para la toma de decisiones por parte de los usuarios internos y externos de los EEFF del CNP y constituyen una exposición al riesgo de uso indebido de bienes.

HALLAZGO 1.2: REVELACIÓN INSUFICIENTE Y REGISTRO CONTABLE ERRÓNEO DEL SUPERÁVIT POR REVALUACIÓN DE TERRENOS Y EDIFICIOS

2.7. En lo concerniente a la revaluación de activos, en la Directriz N° CN-006-2011 emitida por la DGCN, se establece que un elemento de los activos fijos cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad, se contabilizará por su valor revaluado (valor razonable) en el momento de la revaluación, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro de valor que haya sufrido. Asimismo, se señala que el método


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que se utilice para la revaluación debe aplicarse a todos los activos de una misma clase (edificios, terrenos, maquinarias, entre otros) y ser revisados simultáneamente, con el fin de evitar revalorizaciones selectivas, así como la inclusión en los EEFF de partidas que serían una mezcla de valores referidos a diferentes fechas.

2.8. Adicionalmente, en la citada directriz se establece que debe revelarse en los EEFF el método que se utilice para la revaluación de los activos, la fecha de la revaluación, si la misma fue realizada por un tasador independiente o un funcionario capacitado, así como el detalle que incluya el dato de cada uno de los elementos que se encuentran dentro de la clase revaluada indicando si se produjo un déficit o un superávit.

2.9. Del análisis de la documentación que respalda el saldo de ₡20.039.251.000 correspondiente a la cuenta de Superávit por Revaluación y de la información revelada en la Nota 25 de los EEFF al 31 de diciembre de 2016, se determinó que:

Los edificios de la Planta de Barranca, La China y La Rita, ubicados en Puntarenas, Heredia y Limón respectivamente, presentan condiciones de deterioro según visita realizada por la Contraloría General y a lo indicado por la Administración; sin embargo, para esos edificios se refleja contablemente un Superávit por Revaluación de ₡1.617.695.247 monto que representa un 8,1% del saldo total de dicha cuenta.

El CNP utiliza el modelo de revaluación para la medición posterior al reconocimiento de sus edificios; no obstante, se determinó que su aplicación incumple con los requerimientos de la Directriz N° CN-006-2011 y la NIC 16, en los siguientes aspectos:

El superávit por revaluación registrado contablemente corresponde al valor razonable bruto obtenido de los avalúos, sin aplicar las deducciones por depreciación y pérdidas por deterioro acumuladas.

Las revaluaciones no son ejecutadas periódicamente, ni se han definido los criterios contables para su reconocimiento, medición y revelación.

Los avalúos de edificios y terrenos efectuados por el CNP a partir del año 2011 no han sido ejecutados para la totalidad de los bienes que conforman cada clase de activos, lo cual genera que su saldo por revaluación se componga de valores referidos a diferentes fechas.

Los EEFF del CNP no revelan la información correspondiente a las revaluaciones de bienes ejecutadas durante del período.

2.10. Lo antes descrito se presenta en razón de que el CNP no cuenta con normativa interna que establezca los criterios y actividades a ejecutar para el reconocimiento, medición y revelación de las revaluaciones de los Activos no Financieros, lo cual impide determinar la razonabilidad del saldo de las cuentas de Edificios, Terrenos y Superávit por Revaluación del CNP al 31 de diciembre de 2016.

TEMA 2: EXISTENCIAS Y ESTIMACIÓN DE MERCADERÍA OBSOLETA

HALLAZGO 2.1: DEBILIDADES EN EL REGISTRO CONTABLE Y CONTROL DEL INVENTARIO Y SU RESPECTIVA ESTIMACIÓN POR OBSOLESCENCIA

2.11. En las Normas de Control Interno para el Sector Público, se establece que el jerarca y los titulares subordinados deben instaurar las medidas pertinentes para que los actos de la


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gestión institucional y sus resultados, se registren y documenten en el lapso adecuado, garantizando razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda (4.4.1), además de emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y mantengan actualizados los registros contables, con el fin de que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas y las transacciones y eventos realizados (4.4.3).

2.12. Por su parte, en relación con el registro de los inventarios, en el artículo 6 de la Directriz Inventarios y métodos de valuación, N° CN 002-2007 emitida por la DGCN, se establece que éstos deben registrarse por su costo histórico o precio de adquisición, conformado por las erogaciones y cargos directos e indirectos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización o venta; y que el método utilizado para la valuación del Inventario debe ser indicado en las notas a los EEFF.

2.13. Adicionalmente, en lo concerniente a la estimación y pérdida del inventario, en el artículo 9 de dicha Directriz, se establece que las contingencias producidas por pérdidas en los inventarios debido a disminuciones físicas o monetarias, tales como deterioro u obsolescencia, se calcularán por medio de un método de reconocimiento técnico que corresponda a la naturaleza del inventario que se trate.

2.14. Adicionalmente, en el procedimiento DAF-AC-P37.01 Existencias de granos básicos, semillas, tarima y sacos del 17 de diciembre de 2013, establecido por el CNP, se señala que el Área Contable debe utilizar el método del costo promedio para registrar sus existencias considerando el costo reportado en las compras de semillas y el costo del inventario del mes anterior y que debe preparar un informe de existencias valuadas.

2.15. Como resultado de la evaluación de los inventarios de “Semillas y Granos” (₡182.051.186) y “Materiales y Suministros” (₡109.115.444), se identificaron tanto situaciones que impiden determinar la razonabilidad del saldo de Existencias al 31 de diciembre de 2016, como debilidades que afectan su control, según se detalla a continuación:

El inventario de Semillas y Granos, se encuentra sobrevaluado por un monto aproximado de ₡69.597.964, debido a que las existencias fueron medidas con base en el precio de venta establecido por la Junta Directiva del CNP y no al costo o al valor neto realizable de conformidad con la normativa contable.

El saldo de la cuenta de Estimación de mercadería obsoleta por ₡37.231.6037, no corresponde con la naturaleza contable de la misma, ya que dicho rubro refleja el costo de repuestos de vehículos que no pueden ser empleados en la flotilla vehicular del Consejo y no la “…suma conservada por la Institución con vistas a cubrir una carga o una pérdida eventual de su inventario de existencias”, tal como se indica en la Nota N° 5 a los EEFF. Debido a lo anterior, dicho monto no presenta variación desde el año 2011.

No se obtuvo evidencia de que el CNP cuente con un método de reconocimiento técnico de las contingencias producidas por pérdidas debido a disminuciones físicas o monetarias, tales como deterioro u obsolescencia, de acuerdo con el giro del negocio y la naturaleza transaccional de los inventarios.

7 Este monto no presenta variación desde el año 2011.


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El CNP carece de un detalle auxiliar de existencias que permita determinar la cantidad de artículos disponibles, fecha de adquisición, precio, así como su estado físico (bueno, dañado, obsoleto).

No existe evidencia de la ejecución de los controles requeridos en el Procedimiento N° DAF-AC-P37.01 para verificar la integridad, existencia y exactitud de los reportes emitidos por los responsables de los inventarios en las sede Central, Regionales y en las Plantas Procesadoras, los cuales son utilizados como base para determinar el monto de existencias registrado en los EEFF.

La información sobre Existencias revelada en las notas a los EEFF del CNP al 31 de diciembre de 2016, no cumple con los requisitos establecidos en la NIC 2, en cuanto a la declaración de las políticas contables para la medición de los inventarios, el importe en libros y el monto de las existencias reconocidas como gastos durante el período.

Los procedimientos internos vigentes que rigen la actividad que ejecuta el Área Contable, no consideran la elaboración de conciliaciones, ni la definición de mecanismos para el registro y control de los inventarios, así como de la mercadería obsoleta.

Las condiciones físicas de las bodegas ubicadas en el Plantel Central del CNP, no son óptimas para el almacenamiento y custodia del inventario de materiales y suministros, ya que se observó deterioro, humedad, polvo excesivo, goteras, falta de iluminación, derrames de producto líquido, entre otras.

2.16. Las situaciones descritas en torno al inventario, se presentan por deficiencias en los sistemas de información utilizados para su registro y control, así como a la inexistencia o falta de ejecución tanto de mecanismos de control como de métodos técnicos para su reconocimiento, medición, valuación y revelación.

2.17. Lo antes expuesto, genera incertidumbre respecto a la razonabilidad del saldo de la cuenta de Existencias, en el tanto se obtuvo evidencia de que parte de sus inventarios se miden y valúan de manera incorrecta, además de ocasionar el riesgo de pérdidas económicas por la probabilidad de una apropiación inadecuada de los inventarios sin que dicha situación sea identificada oportunamente.

TEMA 3: RESERVA PARA PRESTACIONES LEGALES

HALLAZGO 3.1: DEBILIDADES EN LA DETERMINACIÓN DEL MONTO DE LA RESERVA PARA PRESTACIONES LEGALES

2.18. Respecto a la medición y cuantificación contable, en los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense, se señala que las instituciones deben ser prudentes en sus cálculos, así como en la selección de procedimientos considerados como equivalentes y aceptables, por lo cual deben seleccionarse aquellos que indudablemente no modifiquen, ni a favor ni en contra, la situación de la entidad o el resultado de sus operaciones; por lo que cuando existan hechos de incertidumbre que dificulten medir un hecho económico, debe tenerse precaución en la inclusión de ciertos juicios para realizar las estimaciones necesarias, de manera que no se produzcan


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situaciones de sobrevaluación o de subvaluación en los activos, pasivos y capital contable8.

2.19. Sobre el particular, se identificó que el cálculo de la reserva para prestaciones legales, la cual asciende a ₡7.601.119.000 al 31 de diciembre de 2016, es realizado por el CNP con base en el supuesto de que el 100% de sus funcionarios finalizan su relación laboral con la institución al momento de su registro contable y recibirán el beneficio de cesantía de conformidad con los años laborados; no obstante, no se obtuvo evidencia del análisis técnico elaborado por la institución para la determinación de ese supuesto. Asimismo, se determinó que no se cuenta con un procedimiento formal que detalle las actividades y criterios a considerar para el reconocimiento, medición y valuación de la citada reserva.

2.20. La situación descrita imposibilita determinar la razonabilidad del saldo registrado en la cuenta Reserva para Prestaciones Legales, la cual podría encontrarse sobre o subvaluada, ya que no se cuenta actualmente con un criterio técnicamente sustentando para la determinación de su integridad y exactitud, lo cual podría repercutir en la calidad de la información empleada para la toma de decisiones.

TEMA 4: GASTO POR REMUNERACIONES Y CONTROL DE VACACIONES DE

FUNCIONARIOS

HALLAZGO 4.1: DIFERENCIAS NO CONCILIADAS EN EL GASTO POR REMUNERACIONES SEGÚN REGISTROS AUXILIARES, EEFF Y FACTURAS DE LA CCSS

2.21. En el artículo 15 de la Ley General de Control Interno, N° 8292, se establece que el jerarca y los titulares subordinados, deberán ejecutar, entre otras, las siguientes actividades de control: “…iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución... / iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud; determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido”.

2.22. Las Normas de Control Interno para el Sector Público, establecen que el jerarca y los titulares subordinados deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y mantengan actualizados los registros contables, con el fin de que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas y las transacciones y eventos realizados (4.4.3); asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios (5.6) y que la información posea las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente (5.6.1).

2.23. En lo concerniente al registro de la información contable, en los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense, se señala que todas las transacciones deben ser registradas en oportuno orden cronológico, sin que se presenten vacíos en la

8 Considerando el proceso de implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, es

importante señalar que en la NIC 19 Beneficios a empleados, el auxilio por cesantía se clasifica como un beneficio definido, para el cual se requiere que se realicen suposiciones para medir la obligación contraída, el gasto y la posibilidad de obtener ganancias o pérdidas. Dicha obligación se registra al valor presente, ya que pueden ser liquidadas muchos años después de que los empleados hayan prestado los servicios relacionados.


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información registrada, con el fin de garantizar que todas las operaciones queden debidamente justificadas en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas.

2.24. Del análisis realizado al gasto de ₡7.682.942.000 por concepto de Remuneraciones al 31 de diciembre de 2016, se identificaron debilidades de registro contable y control referentes a los siguientes aspectos:

Existe una diferencia de ₡112.704.986 de más entre el gasto por salario registrado contablemente en los EEFF y el monto facturado y pagado9 a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), según se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 3 Consejo Nacional de Producción

Diferencia entre el gasto contable por salario y el pagado a la CCSS en el período 2016

en colones costarricenses

Mes Gasto por salarios según

Diferencia EEFF CCSS

Enero 407.960.000 414.966.448 -7.006.448

Febrero 413.024.000 410.886.246 2.137.754

Marzo 411.076.000 407.816.944 3.259.056

Abril 416.420.000 416.572.783 -152.783

Mayo 419.327.000 414.375.385 4.951.615

Junio 431.725.000 425.339.478 6.385.522

Julio 434.027.000 424.025.410 10.001.590

Agosto 451.295.000 423.708.266 27.586.734

Septiembre 437.529.000 422.713.330 14.815.670

Octubre 441.390.000 430.960.216 10.429.784

Noviembre 443.924.000 427.496.782 16.427.218

Diciembre 455.675.000 431.805.726 23.869.274

Total 5.163.372.000 5.050.667.014 112.704.986 Fuente: CGR, con base en la información del Área Contable y del Área de Promoción Laboral, así como de las facturas de la CCSS.

Existe una diferencia de ₡110.792.143 de menos entre el gasto por cargas sociales patronales registrado contablemente en los EEFF y el monto facturado y pagado a la CCSS, según se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 4 Consejo Nacional de Producción

Diferencia entre las cargas patronales registradas en los EEFF y pagadas a la CCSS en el período 2016

en colones costarricenses

Mes Cuotas patronales según


9 Compuesto por: Salarios básicos, Servicios especiales, Jornales, Suplencias, Tiempo extraordinario, Retribución

por años de servicio, Restricción al ejercicio liberal de la profesión, Salario escolar y Otros incentivos salariales.


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Mes Cuotas patronales según


Enero 103.803.000 109.883.115 -6.080.115

Febrero 103.110.000 108.791.199 -5.681.199

Marzo 102.315.000 108.791.199 -6.476.199

Abril 104.519.000 159.505.324 -54.986.324

Mayo 101.621.000 110.055.513 -8.434.513

Junio 108.557.000 112.700.293 -4.143.293

Julio 110.626.000 112.365.296 -1.739.296

Agosto 108.666.000 112.365.296 -3.699.296

Septiembre 108.871.000 111.890.726 -3.019.726

Octubre 104.106.000 114.171.823 -10.065.823

Noviembre 110.429.000 113.607.533 -3.178.533

Diciembre 111.128.000 114.415.826 -3.287.826

Total 1.277.751.000 1.388.543.143 -110.792.143 Fuente: CGR, con base en la información del Área Contable, del Área de Promoción Laboral, así como de las facturas de la CCSS.

2.25. Las diferencias señaladas se originan debido a que las Áreas Contable y de Promoción Laboral generan el reporte de planillas de diferentes módulos del Sistema de Información PRO5, los cuales no se encuentran integrados ni parametrizados de forma homogénea, generando con ello saldos distintos para ese gasto. Ejemplo de ello, es la situación identificada para el período 2016, en donde el reporte utilizado por el Área Contable presenta una diferencia de ₡53.273.917 de más respecto al gasto por planilla anual reflejado en los registros auxiliares del Área de Promoción Laboral.

2.26. Asimismo, la situación descrita responde a la ausencia de conciliaciones que permitan identificar y corregir aspectos como los evidenciados durante la revisión realizada por el Órgano Contralor.

2.27. Las debilidades de control señaladas, evidencian que los saldos correspondientes a gastos por salarios y contribuciones patronales registrados en los EEFF no son razonables, lo cual impacta de forma adversa la utilidad que puedan tener en el proceso de toma de decisiones.

HALLAZGO 4.2: AUSENCIA DE POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN DE VACACIONES DE FUNCIONARIOS

2.28. En los artículos 159 y 161 del Código de Trabajo, Ley N° 2, se establece que está prohibido acumular vacaciones, pero que podrá realizarse por una sola vez cuando el trabajador desempeñe labores técnicas, de dirección, de confianza u otras análogas, que dificulten especialmente su reemplazo. De manera tal que de la concesión de vacaciones, así como de las acumulaciones que se pacten dentro de las previsiones antes mencionadas, debe dejarse testimonio escrito a petición de patronos o de trabajadores.

2.29. Al respecto como resultado de la revisión realizada, se determinó que el CNP carece de una política formal para la gestión de vacaciones del personal, situación que generó que al 31 de diciembre de 2016, 145 funcionarios acumularan dos o más períodos de


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vacaciones10, para un total de 7.577 días, las cuales representaban para la institución un estimado de ₡365.310.073 a esa fecha.

2.30. La situación descrita se presenta a pesar de las acciones realizadas por la Administración y se traduce en un pasivo laboral que podría generar una eventual salida de recursos para el CNP, en caso de que estas personas cesen funciones.

TEMA 5: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN REVELADA EN LAS NOTAS A LOS

ESTADOS FINANCIEROS

HALLAZGO 5.1: DEBILIDADES EN LA REVELACIÓN DE LOS CONTINGENTES Y LOS SALDOS DEL FONDO DE GARANTÍAS Y JUBILACIONES

2.31. En los Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense se indica que los EEFF deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación financiera, los recursos y gastos del Ente, de manera que sean la base para la toma de decisiones. Adicionalmente, se establece que cuando ocurran eventos o transacciones que ameriten algún tipo de explicación para que la información sea transparente, se deberán poner notas explicativas en los estados financieros.

2.32. Respecto de los activos y pasivo contingentes, la Directriz Nº CN-001-2014 “Contingencias y Provisiones”, emitida por la DGCN establece en su artículo 4 que los pasivos y activos contingentes deben revelarse en las notas a los EEFF y han de ser objeto de evaluación de forma continua, por parte de la Administración Activa de cada entidad pública, para asegurar que su evolución esté reflejada adecuadamente.

2.33. Adicionalmente, dicha Directriz señala que las provisiones de pasivos han de ser reconocidas mediante asientos contables, cuando exista un primer fallo administrativo o judicial (sin ser éste un fallo definitivo) donde se establezca un monto estimado exigible. Cuando la entidad tenga certeza del monto que se debe pagar así como el momento de pagarlo, según criterio técnico, el pasivo debe ser reconocido mediante una cuenta por pagar. Por su parte, en lo referente a los activos contingentes, la Directriz Nº CN-001-2014 señala que pasa a ser reconocido como cuenta por cobrar, cuando exista un fallo definitivo por parte de un Tribunal Administrativo o Judicial.

2.34. Como resultado de la revisión realizada a las notas explicativas a los EEFF al 31 de diciembre de 2016, se determinó lo siguiente:

Fondo de Garantías y Jubilaciones11

No se revela información clara y detallada que permita a los usuarios de los EEFF identificar que el 12% (₡910.913.583) del saldo de Caja y Bancos al 31 de diciembre de 2016, corresponde a recursos que pertenecen al Fondo de Garantías y Jubilaciones y no al patrimonio del CNP.

Activos y pasivos contingentes

El 50,9% (54 casos) de los procesos jurídicos revelados en la Nota N° 62 Contingencias, corresponden a procesos que ya finalizaron y fueron cerrados, entre los años 1998 y 2016.

10

22 funcionarios acumulaban entre 3 y 7 períodos de vacaciones cada uno para un total de 2.356 días. 11

Integrado por funcionarios que ingresaron a laborar previo al 14 de enero de 1998.


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El CNP no cuenta con un procedimiento para la evaluación de forma continua de la evolución de activos y pasivos contingentes, con el fin de asegurar que se reflejan apropiadamente en los EEFF (revelación y reconocimiento), según lo requerido por la normativa aplicable.

2.35. Lo antes descrito, se presenta debido a que la Administración no realiza un proceso de análisis exhaustivo de la información presentada en las Notas a los EEFF con respecto a los requerimientos planteados por parte de la DGCN y las Normas Internacionales de Información Financiera12, esto último en miras del proceso de adopción en que se encuentra el Consejo.

2.36. Esta situación afecta la interpretación que puedan realizar los distintos usuarios de la información financiera del CNP, entre ellos, entes de supervisión, fiscalización, rectores del sector agropecuario y público en general, ya que carecen de elementos suficientes para evaluar la gestión financiera y el patrimonio del Consejo.

3 CONCLUSIONES

3.1. Las situaciones determinadas en la auditoría, impiden determinar la razonabilidad de los saldos de las cuentas contables denominadas Mobiliario y Equipo, Terrenos, Edificios, Vehículos, Existencias, Superávit por Revaluación, Reserva para Prestaciones Legales, Gastos por Remuneraciones y por Depreciación, contenidas en los EEFF del Consejo Nacional de Producción al 31 de diciembre de 2016, por cuanto no se tiene evidencia suficiente y pertinente sobre su integridad, existencia, exactitud y valuación. Dicha incertidumbre afecta la interpretación de la información contable, así como su utilidad para la toma decisiones.

3.2. En lo que respecta al saldo de la cuenta de Caja y Bancos, el mismo es razonable de conformidad con la normativa técnica aplicable.

3.3. Finalmente, existen oportunidades de mejora en cuanto a la gestión de vacaciones de los funcionarios del CNP y la información revelada en las Notas a los EEFF, para lo cual deben establecerse las medidas correctivas que permitan desarrollar estas labores de conformidad con el marco normativo aplicable.

4 DISPOSICIONES

4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2. Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de

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NIC 37 Provisiones, Activos Contingentes y Pasivos Contingentes se indica que las contingencias se deben informar en los EEFF siempre y cuando sea probable la entrada de beneficios económicos por esta causa o la salida de recursos.


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auditoría”, emitidos mediante resolución N° R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta N° 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de 2016.

4.3. El Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

A LA JUNTA DIRECTIVA DEL CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCIÓN

4.4. Instruir a la Gerencia General someter a aprobación de la Junta Directiva, oficializar e implementar una política para la gestión de vacaciones del personal de CNP, la cual permita reducir su saldo y mantener un seguimiento y control sobre las mismas, de manera tal que en caso de presentarse situaciones como las descritas, se cuente con una justificación razonada al respecto que sustente su excepcionalidad de conformidad con la normativa que regula este tema. Remitir a la Contraloría General a más tardar el 29 de junio de 2018, una certificación en donde se haga constar que se aprobó y oficializó la política solicitada, adicionalmente, remitir a más tardar 120 días posteriores a dicha oficialización, una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver hallazgo 4.2, párrafos del 2.28 al 2.30).

4.5. Instruir a la Gerencia General someter a aprobación de la Junta Directiva, oficializar e implementar una política para la determinación, reconocimiento, medición y revelación de las revaluaciones de la Propiedad, Planta y Equipo, fundamentada en criterios técnicos según lo requiere la normativa contable aplicable. Remitir al Órgano Contralor a más tardar el 31 de agosto de 2018, una certificación en donde se acredite aprobación y oficialización de la política solicitada. Asimismo, remitir a más tardar 120 días posteriores a dicha oficialización, una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 1.2 párrafos del 2.7 al 2.10).

AL ING. EDGAR VARGAS GONZÁLEZ EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL O A QUIEN

EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.6. Revisar, actualizar, oficializar e implementar la normativa interna que establece las actividades para la adquisición, reconocimiento, uso medición y control de los activos fijos del CNP. Remitir al Órgano Contralor a más tardar el 23 de julio de 2018, una certificación en donde se acredite la revisión y actualización de la normativa interna indicada. Asimismo, remitir a más tardar el 31 de enero de 2019 una certificación en donde se acredite su oficialización e implementación. (Ver Hallazgos 1.1 y 1.2, párrafos 2.1 al 2.10).

4.7. Diseñar, oficializar e implementar un procedimiento para la evaluación técnica y continua de la evolución de los activos y pasivos contingentes del CNP, con el fin de asegurar que éstos se reflejen apropiadamente en los EEFF (revelación o reconocimiento) y se analicen las actuaciones que originaron la interposición de demandas, con el propósito de evitar que el CNP continúe siendo demandado por las mismas acciones administrativas y que la institución pueda tomar las medidas legales que procedan. Remitir al Órgano Contralor a más tardar el 31 de julio de 2018, una certificación en donde se acredite el diseño y oficialización del procedimiento requerido. Asimismo, remitir a más tardar el 30 de noviembre de 2018, una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 5.1, párrafos 2.31 al 2.36).


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A LA LICDA. ANA ROSA MURILLO CASTRO EN SU CALIDAD DE DIRECTORA

ADMINISTRATIVA FINANCIERA O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.8. Diseñar, oficializar e implementar los mecanismos de control que permitan asegurar la razonabilidad de los saldos contables de las cuentas de Mobiliario y Equipo, Terrenos, Edificios, Vehículos, Depreciación Acumulada, Superávit por Revaluación y Gasto por Depreciación. Remitir al Órgano Contralor a más tardar el 31 de agosto de 2018, una certificación en donde se acredite el diseño y oficialización de los mecanismos de control requeridos. Asimismo, remitir a más tardar el 11 de enero de 2019 una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgos 1.1 y 1.2, párrafos 2.1 al 2.10).

4.9. Diseñar, oficializar e implementar los mecanismos de control que permitan asegurar la razonabilidad del saldo contable de la cuenta de Existencias del CNP y fortalecer su gestión operativa. Remitir al Órgano Contralor a más tardar el 31 de julio de 2018, una certificación en donde se acredite el diseño y oficialización de los mecanismos de control requeridos. Asimismo, remitir a más tardar el 30 de noviembre de 2018, una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 2.1, párrafos 2.11 al 2.17).

4.10. Diseñar, oficializar e implementar un método para el reconocimiento técnico de las posibles contingencias producidas por pérdidas de existencias debido a disminuciones físicas o monetarias, tales como deterioro u obsolescencia, de acuerdo con el giro del negocio y la naturaleza transaccional de los inventarios. Remitir al Órgano Contralor a más tardar el 29 de junio de 2018, una certificación en donde se acredite el diseño y oficialización del método de reconocimiento técnico solicitado. Asimismo, remitir a más tardar el 30 de noviembre de 2018, una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 2.1, párrafos 2.11 al 2.17).

4.11. Establecer, oficializar e implementar la metodología y procedimiento para la determinación técnica, reconocimiento y medición de las prestaciones legales, de conformidad con los requerimientos contables aplicables. Remitir al Órgano Contralor a más tardar el 31 de julio 2018, una certificación en donde se acredite el establecimiento y oficialización de la metodología y el procedimiento requeridos. Asimismo, remitir a más tardar el 30 de noviembre de 2018, una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 3.1, párrafos 2.18 al 2.20).

4.12. Diseñar, oficializar e implementar los mecanismos de control que permitan asegurar que el registro contable por concepto de Gasto de Remuneraciones se encuentre de conformidad con los salarios y contribuciones patronales reportados y pagados a las instancias competentes. Remitir al Órgano Contralor a más tardar el 29 de junio de 2018, una certificación en donde se acredite el diseño y oficialización de los mecanismos de control requeridos. Asimismo, remitir a más tardar el 30 de noviembre de 2018, una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 4.1, párrafos 2.21 al 2.27).

4.13. Diseñar, oficializar e implementar los mecanismos de control que permitan asegurar que la información contemplada en las Notas de los EEFF se ajuste a los requerimientos de revelación establecidos por las normas contables aplicables. Remitir al Órgano Contralor a más tardar el 29 de junio de 2018, una certificación en donde se acredite el diseño y oficialización de los mecanismos de control requeridos. Asimismo, remitir a más tardar el 31 de octubre de 2018, una certificación en donde se acredite su implementación. (Ver Hallazgo 5.1, párrafos 2.31 al 2.36).


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_______________________________ Lic. Roberto Jaikel Saborío, M.Sc.

Gerente de Área

_______________________________ Licda. Jessica Víquez Alvarado

Asistente Técnica

_______________________________ Licda. Rosaura Camacho Sánchez

Coordinadora


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ANEXO N° 1 OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE LAS SITUACIONES

SIGNIFICATIVAS DE CONTROL INTERNO IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA SOBRE LAS CUENTAS CONTABLES DE CONSEJO NACIONAL DE

PRODUCCIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016

N° Párrafos 2.28 al 2.30

Observaciones Administración

Respecto al hallazgo 4.2 Acumulación de vacaciones de funcionarios, la Administración indica que a partir del año 2016 se realizaron acciones para ajustar los saldos de vacaciones de acuerdo con la legislación vigente, con lo cual se logró disminuir el saldo de vacaciones en 1.132 días para los funcionarios con más de dos períodos, los cuales acumulan 30 días anuales. Entre las instrucciones giradas se encuentran la solicitud por parte de la Gerencia General de la programación de vacaciones (según acuerdo N° 39059 tomado en sesión de Junta Directiva N° 2944 del 1 de junio de 2016), así como la obligación de que los funcionarios con derecho a pensionarse disfruten los períodos de vacaciones acumulados previo a su retiro.

¿Se acoge? Sí X No Parcial

Argumentos CGR

De acuerdo con el análisis de la documentación suministrada por la Administración se ajusta la redacción del hallazgo para aclarar la condición determinada en relación con la ausencia de una política para la gestión de vacaciones que le permita reducir su saldo y mantener un seguimiento y control sobre las mismas.

N° Párrafos 4.4 al 4.9, 4.12 y 4.13

Observaciones Administración

La Administración solicita ampliar los plazos para la atención de las siguientes disposiciones según se detalla:

Disposición 4.4: 30 de junio de 2018.

Disposición 4.5: 31 de agosto de 2018.

Disposición 4.6: 21 de julio de 2018 y 31 de enero de 2019.

Disposición 4.7: 31 de julio y 30 de noviembre de 2018.

Disposición 4.8: 31 de agosto y 15 de diciembre de 2018.

Disposición 4.9: 31 de julio y 30 de noviembre de 2018.

Disposición 4.12: 29 de junio y 30 de noviembre de 2018.

Disposición 4.13: 29 de junio y 31 de octubre de 2018.

¿Se acoge? Sí X No Parcial

Argumentos CGR

Se amplían los plazos para la atención de las disposiciones señaladas, de conformidad con lo solicitado por la Administración.


INFORME N° DFOE-EC-IF-00002-2018 13 de marzo, 2018 ... · TEMA 4: GASTO POR REMUNERACIONES Y...

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