Il progetto di Controllo di Gestionedel Ministero dell’Interno

Servizio di Controllo Interno

Roma, 29 ottobre 2004

Agenda

I requisiti di progetto

Il piano di lavoro

I risultati ad oggi

Le attività future

I requisiti di progetto

Integrazione tra processo di formulazione della Direttiva e sistema di Controllo di Gestione (CG)

Integrazione tra programmazione economico-finanziaria e programmazione strategico-operativa

Tenere conto di specificità del Ministero dell’Interno (MI):– Significativa articolazione dal punto di vista territoriale

– Contemporanea presenza di realtà molto diverse tra loro (Prefetture, Dipartimenti, Questure, ecc.)

Individuazione delle migliori pratiche in materia di processi strumentali e conseguente estensione a tutto il MI

Affermando: carattere strumentale del controllo di gestione per l’esercizio dell’attività gestionale principio della condivisione in ogni scelta progettuale

Il piano di lavoro

Realizzazione di un modello teorico di controllo di gestione per le Prefetture – UTG

Predisposizione di un modello teorico di controllo di gestione per i Dipartimenti del MI

Revisione del processo di Pianificazione e Controllo (P&C)

Sperimentazione pilota presso la Prefettura de L’Aquila

Sperimentazione pilota presso il Dipartimento Vigili del Fuoco

Le caratteristiche del modello teorico di CG

Modello in grado di fornire informazioni fruibili in maniera differenziata, ma integrata e coerente a seconda dei differenti destinatari (Ministro, Capi Dipartimento, Dirigenti, etc.) circa:– il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati;

– l’efficienza e l’efficacia delle attività realizzate (output);

– gli effetti ed i benefici generati (outcome).

Le dimensioni di analisi consideratesono:– Processi/Attività

– Servizi/Prodotti

– Fattori Produttivi/Risorse

– Centri di Costo/UO

I passi operativi

Analisi organizzativa basata su una visione per processi del MI

Progettazione del modello di allocazione delle risorse ai centri di costo ed ai processi

Individuazione degli indicatori di prestazione

L’analisi organizzativa (Dip. VV. FF.)

Attraverso interviste condotte con i direttori centrali del Dipartimento, si sono individuati:

– Macro-processi: sono aree omogenee di attività, che si contraddistinguono per prodotti riconducibili ad una medesima natura

– Sub-processi: fanno riferimento a flussi di attività che hanno uno ed un solo prodotto

– Attività

P1

P1

P1

Pn...

P2

P1

PROCESSI

P1

P1

P2

P1

P1 Pn...

F2Fn

F1

Fm

F1F2

S1

S2Sr

P2Pn

P1

P1

P2Pm

P2 Pr

P1 PROCESSIDI SUPPORTO

PROCESSI FINALI

La classificazione dei processi

Uffici di diretta collaborazione del Capo Dipartimento e dell’Ispettore Generale

Direzione centrale per l’emergenza e il soccorso tecnico

Direzione centrale per la prevenzione e la sicurezza tecnica

Direzione centrale per la difesa civile e le politiche di protezione civile

Direzione centrale per la formazione

Direzione centrale per le risorse umane

Direzione centrale per le risorse finanziarie

Direzione centrale per gli affari generali

Direzione centrale per le risorse logistiche e strumentali

Ufficio centrale ispettivo

I macro-processi del Dipartimento VV. FF.cod.

macroprocessoTipo Macroprocesso

VE FPREVENZIONE DAL RISCHIO - PIANIFICAZIONE DEL

SISTEMA DI EMERGENZA

VP FPREVENZIONE DAL RISCHIO - PRESCRIZIONI, REGOLE

TECNICHE E INDIRIZZI IN MATERIA DI VIGILANZA E CONTROLLO

VS FORGANIZZAZIONE E GESTIONE DEL SOCCORSO

TECNICO

VD FORGANIZZAZIONE DEL SISTEMA NAZIONALE DI DIFESA

CIVILE VG S SERVIZI GENERALIVI S COMUNICAZIONE ISTITUZIONALEVO S INNOVAZIONE E SVILUPPO ORGANIZZATIVO

VM SCOORDINAMENTO, PIANIFICAZIONE, PROGRAMMAZIONE

E VALUTAZIONE VC S CONTROLLO DI GESTIONE

VT SCONTROLLO DI REGOLARITA' AMMINISTRATIVA E

CONTABILEVA S CONTENZIOSO E RAPPRESENTANZA IN GIUDIZIO

VU SRECLUTAMENTO, GESTIONE E SVILUPPO DELLE

RISORSE UMANEVR S GESTIONE CONTABILE E PATRIMONIALEVB S ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI

cod. macroprocesso

tipo macroprocessocod sub proc.

sub processo

VM SCOORDINAMENTO, PIANIFICAZIONE, PROGRAMMAZIONE E VALUTAZIONE

01COORDINAMENTO E INTEGRAZIONE INTEERFUNZIONALE DELLE ATTIVITA' DEL DIPARTIMENTO

02 GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

03 SUPPORTO ALLA PIANIFICAZIONE E AL CONTROLLO STRATEGICO

04 SUPPORTO ALLA PROGRAMMAZIONE GESTIONALE OPERATIVA

05 SUPPORTO ALLA PROGRAMMAZIONE ECONOMICO FINANZIARIA

06 SUPPORTO ALLA VALUTAZIONE DEI DIRIGENTI

codice tipo macroprocessocod sub proc.

sub processo

VE FPREVENZIONE DAL RISCHIO - PIANIFICAZIONE DEL SISTEMA DI EMERGENZA

01 STUDIO, DEFINIZIONE E VALUTAZIONE DEGLI SCENARI DI RISCHIO

02 ORGANIZZAZIONE, COORDINAMENTO E DIREZIONE DELLE ESERCITAZIONI

03 PIANIFICAZIONI DI EMERGENZA

04 GESTIONE DELLE RETI PER IL MONITORAGGIO E ALLARME

05GESTIONE E CONTROLLO DEL RISCHIO NUCLEARE, BATTERIOLOGICO E CHIMICO (NBC)

Il processo di allocazione delle risorse

Monitoraggio situazione ordine e sicurezza pubblica nella provincia e nella Regione

Interventi a tutela dell'Ordine e della Sicurezza Pubblica

Interventi a tutela dell'ordine e della sicurezza pubblica in sede di CPOSP e Conferenza Regionale delle Autorità di Pubblica Sicurezza

(FTEap) x (CMPp) = Costo personale attività xxx

(0,12) x (33.660,00) = 4.39,20

Comparto: Ministeri carriera amministrativa

Costo Medio

…..

Posizione economica B2 33.660,00

Posizione economica B1 31.084,00

…….

(FTEap = FTE di attività – posizione economica)

(CMPp = Costo medio del personale per posizione

economica)

Il calcolo dei costi di un’attività (caso Prefettura)

Il sistema degli indicatori

Le tipologie di indicatori di processo

Prestazioni legate al servizio reso all’utente– Qualità del servizio reso

– Volume di attività

– Tempestività

Prestazioni legate al costo delle risorse impiegate– Prezzo di acquisizione delle risorse

– Produttività delle risorse (totale o parziale)

Produttività

Risultato

Efficienza

Totale prodotti erogati /Totale risorse impiegateTotale prodotti erogati /Totale risorse impiegate

Tipologia Indice Modalità di calcolo

Impiego risorse per prodotto

Avanzamento programma

Costo medio unitario

Totale attività consuntivata/Totale attività programmataTotale attività consuntivata/Totale attività programmata

Totale costi processo/Totale prodotti erogatiTotale costi processo/Totale prodotti erogati

Tempestività Tempo medio di evasione tempi di evasione /Q evasa nel periodo tempi di evasione /Q evasa nel periodo

Giacenza Capacità di evasioneQ giacente fine periodo - Q giacente inizio periodo/

Q giacente inizio periodo

Q giacente fine periodo - Q giacente inizio periodo/

Q giacente inizio periodo

Esempi di indicatori di processo

Gli indicatori funzionali

Gli indicatori funzionali sono focalizzati sugli elementi organizzativi/strutturali della Prefettura

Tali Indicatori consentono di evidenziare i fenomeni economici presenti in ogni Centro di Costo (CdC), fornendo elementi utili a supporto di scelte decisionali che si riflettono, nel medio periodo, sul funzionamento delle Unità Organizzative stesse.

Gli indicatori funzionali sono stati raggruppati nelle seguenti categorie:– Incidenza delle singole Macronature di costo (es. Personale, Beni di

consumo, Prestazioni di servizi da terzi, ecc.)

– Assorbimento infrastrutturale

I risultati ad oggi (sul fronte CG)

Condivisione del modello teorico di CG con tutte le Prefetture-UTG (analisi condotta attraverso Forum Web)

Avvio del processo di implementazione del sistema di CG in venti Prefetture-UTG

Individuazione macro-processi per tutti i Dipartimenti del MI e avvio della fase di condivisione:– Pubblica Sicurezza

– Affari Interni e Territoriali

– Libertà Civili e Immigrazione

– Gabinetto

– (Vigili del Fuoco)

Avvio del progetto di digitalizzazione delle attività di CG (censimento dotazioni informatiche e sistemi informativi attualmente in uso)

I risultati ad oggi (processo di P&C)

Condivisione del nuovo impianto di processo

Formulazione obiettivi strategici e avvio dei lavori per la definizione degli obiettivi operativi

Revisione del sistema di monitoraggio

Le attività future

Entro la fine del 2004– Individuazione sistema di indicatori e di reporting a livello di Prefetture– Definizione architettura logica del sistema informativo a supporto del CG– Completamento analisi organizzativa presso Dipartimento Affari Interni

e Territoriali e Libertà Civili e Immigrazione– Realizzazione di progetti di re-ingegnerizzazione dei processi presso il

Dipartimento di Pubblica Sicurezza e Libertà Civili e Immigrazione

Entro il primo semestre del 2005– Completamento del progetto di realizzazione del sistema di CG presso

venti Prefetture – UTG– Avvio della fase di estensione del sistema a tutte le Prefetture italiane– Definizione sistema di indicatori in tre dei quattro Dipartimenti del MI– Completamento analisi organizzativa nell’ambito del Dipartimento PS