Il Form C cartaceo ed elettronico - attivitaeuropee.cnr.it C.pdf · Cos’è il FORM C . DG/Ufficio...

DG/Ufficio Attività e Relazioni con Istituzioni Europee – Sezione di Genova

Il Form C cartaceo ed elettronico

Giusy Lo Grasso

Roma, 9 luglio 2012


DURANTE IL PROGETTO VENGONO RICHIESTI

PERIODIC REPORT entro 60 giorni dalla fine del periodo indicato all’Art 4 del GA

DELIVERABLES identificati nell’Annex I

ALLA FINE DEL PROGETTO (entro 60 giorni)

Relazione di sintesi pubblicabile, conclusioni e impatto socio-economico e il piano per lo sfruttamento e la diffusione dei risultati

DOPO AVER RICEVUTO IL SALDO DEL PROGETTO

Report sulla distribuzione del contributo comunitario tra i beneficiari

Reporting


Periodic Report

Una breve panoramica del progetto, incluso un estratto per la pubblicazione, sui progressi del progetto rispetto agli obiettivi, milestone e deliverable individuati nell’Annex I. Questo report dovrà riportare le differenze tra il lavoro previsto nell’Annex I e quello effettivamente svolto.

Spiegazione delle risorse utilizzate (tabella 3)

Financial Statement (Form C), Summary Financial Report ed eventuali Certificati (Audit)


Il Form C rappresenta la dichiarazione dei costi del Beneficiario. Contiene:

Informazioni sul Beneficiario;

La dichiarazione dei costi;

La dichiarazione dei receipts;

La dichiarazione opzionale degli interessi maturati sul

pre-financing;

Il contributo europeo richiesto;

La dichiarazione opzionale sul certificato di audit.

Cos’è il FORM C


Sottomissione del FORM C

Nel 7° Programma Quadro la sottomissione del FORM C

(Financial Statement) deve essere obbligatoriamente fatta

attraverso il Portale del Partecipante (European Commission

Authentication Service – ECAS) che consente di gestire in via

elettronica i contratti finanziati dalla Commissione Europea

nella fase di negoziazione, durante l’implementazione, fino

alla loro conclusione.


ECAS/Force EDITOR

• Questo tool consente di compilare, modificare e presentare - via web il FORM C nel 7PQ è obbligatorio

– calcola in automatico le spese generali se si utilizza il metodo di calcolo dei costi indiretti “standard flat rate” o “special transition flat rate”

• i Form C cartacei devono essere attualmente ancora inviati (con firma e timbro) dal Coordinatore alla Commissione. A breve il Form C cartaceo verrà sostituito completamente dal FORM C elettronico.


i nuovi utenti devono registrasi sul Portale l’indirizzo e-mail è indispensabile per identificare le persone Indirizzo di accesso a ECAS: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/page/home

Come si accede a ECAS?


https://webgate.ec.europa.eu/aida/selfreg


Dear …………., You have been registered in ECAS, the European Commission Authentication Service. Your user name is ………… To create your password, click: this link You have a maximum of 1h30, starting from the time that this message was sent, to create your password, but you are encouraged to do so immediately if possible. [……….] Whenever you login, please choose the domain "External", not "European Commission". Instead of replying to this message, if you have a problem, please follow the help or contact information on the site where you were trying to register.

https://webgate.ec.europa.eu/ecas/init/initialisePasswordLogin.do?wayf.domain=external&wayf.remember=checked&wayf.submit=Select&uid=nberolra&resetCode=jFnzu2HtITi4y1QJbYt4P8y9oW3PzQ0lAdVlcUXJSR2G


Ogni Beneficiario può utilizzare FORCE per creare i propri FORM Cs.

Una volta creato il proprio Form C lo sottomette al Coordinatore, a quel punto non sarà più modificabile.

Un Beneficiario può soltanto vedere i propri FORM Cs non quelli dei partner.

Creazione e sottomissione del FORM C


Il Coordinatore è responsabile della creazione dei propri Form Cs e della revisione dei Form Cs degli altri Beneficiari.

Il Coordinatore può accettare o rigettare il Form C di un Beneficiario.

In caso di rigetto il Form C diventa nuovamente modificabile da parte del Beneficiario.

Una volta accettati tutti i Form Cs il Coordinatore li sottomette alla Commissione.




Un Form C attraversa vari “stati” durante la sua “vita”: • Draft • Submitted to the Coordinator

• Submitted to the EC • Request for revision • Archived


Tipologie di FORM C • Form C “normali” Dichiarazione dei costi (uno per Beneficiario) inviate dal Consorzio per dichiarare i costi del periodo al termine di ciascun periodo di rendicontazione. • Form C di Adjustment Sono dichiarazioni di costi sottomessi in un periodo, ma relativi a costi di periodi precedenti Lo scopo è quello di attuare correttivi (positivi o negativi) a precedenti dichiarazioni di costi. • Form C per le Third Parties Per i progetti con la clausola speciale 10 le Third Parties possono registrare i propri Form Cs.


Project nr Funding schemeProject Acronym

Period from Yes/NoTo

Legal NameOrganisation short Name

%

RTD(A)

Demonstration(B)

Management (C)

Other (D)

TOTAL (A+B+C+D)

Personnel costs - Subcontracting - Other direct costs - Indirect costs - Lump sum/flat rate/scale of unit declared

Total - - Maximum EC contribution - - Requested EC contribution -

Yes/No

If yes, please mention the amount (in €)

Funding % for RTD activities (A) If flat rate for indirect costs, specify %

1- Declaration of eligible costs/lump sum/flat rate/scale of unit (in €)

Type of Activity

2- Declaration of receiptsDid you receive any financial transfers or contributions in kind, free of charge from third parties or did the project generate any income which could be considered a receipt according to Art.II.17 of

FP7 - Grant Agreement - Annex VI - Collaborative Project

Beneficiary nr

Is this an adjustment to a previous statement ?

Form C - Financial Statement (to be filled in by each beneficiary )

Collaborative Project

Participant Identity Code


Did the pre-financing you received generate any interest according to Art. II.19 ? Yes/NoIf yes, please mention the amount (in €)

4. Certificate on the methodologyYes/No

Yes/No

Name of the auditor

5- Certificate on the financial statements

Yes/No

Name of the auditor

Beneficiary’s Stamp

Do you declare average personnel costs according to Art. II.14.1 ?

3- Declaration of interest yielded by the pre-financing (to be completed only by the coordinator )

Is there a certificate on the financial statements provided by an independent auditor attached to this financial statement according to Art.II.4.4 ?

Is there a certificate on the methodology provided by an independent auditor and accepted by the Commission according to Art. II.4.4 ?

Cost of the certificate (in €), if charged under this project

Date & signature

Name of the Person(s) Authorised to sign this Financial Statement

6- Beneficiary’s declaration on its honour

We declare on our honour that:- the costs declared above are directly related to the resources used to attain the objectives of the project and fall within the definition of eligible costs specified in Articles

Cost of the certificate (in €)

DG/Ufficio Attività e Relazioni con Istituzioni Europee – Sezione di Genova Giusy Lo Grasso - Ufficio ARIE – Roma, 9 luglio 2012


Dear, Participant - "CONSIGLIO NAZIONALE DELLE RICERCHE" has submitted a Form C for project XXXXXX (project no. = 000000), period 4. Please follow https://webgate.ec.europa.eu/FormC/ to review the form and submit it to the European Union. This is an automatic email generated by the FORMC notification system. Please do not reply.

https://webgate.ec.europa.eu/FormC/


La Commissione europea sta in questi mesi provvedendo ad aggiornare il Portale del partecipante.

La Commissione ha introdotto di recente alcuni cambiamenti:

a) Riorganizzazione della struttura dei ruoli assegnati a coloro che gestiscono documenti e azioni associati all'adempimento del contratto e a garantire una maggiore flessibilità nella gestione dei diritti di accesso ai servizi disponibili sul Portale.

b) nuova versione elettronica dei Form C.

NOVITA’ DEL PARTICIPANT PORTAL


• Il Coordinator Contact diventa il Primary Coordinator Contact ed è nominato dalla Commissione • Solamente il Primary Coordinator Contact può delegare l’accesso e assegnare i ruoli nel portale • Il Primary Coordinator Contact può nominare molteplici Coordinator Contact nell’ambito della propria organizzazione; • Ogni partecipante al progetto può nominare molteplici Participant Contacts nell’ambito della propria organizzazione • Il Participant Contact può nominare i Task Managers (ruolo attivi:possono modificare gli e-form) e i Team Members (ruolo passivo: possono solo leggere e non modificare gli e-form)

NUOVI RUOLI E DELEGHE DI ACCESSO


Coordinating Participant Participant

NUOVI RUOLI NEL PORTALE


Nei nuovi FORM C la tabella riepilogativa rimane invariata ma vi sarà la possibilità di dettagliare i costi totali inseriti tramite delle apposite sottotabelle.

Le sottotabelle richiedono di:

dettagliare le voci di costo

fornire una descrizione delle stesse

indicare il work package a cui si riferiscono

NUOVA VERSIONE ELETTRONICA DEI FORM C


Nel nuovo Form C i costi dovranno essere inseriti cliccando nell’apposita cella vuota della tabella principale (ad esempio Personnel costs per l’attività di RTD). Si aprirà una sottotabella dove dovrà essere inserita una spiegazione del costo e il WP di riferimento.



Cliccando sull’icona “+” si potranno aggiungere ulteriori righe per fornire un maggiore dettaglio dei costi che compongono il totale.


Altra importante novità (attualmente non ancora introdotta):

sottomissione esclusivamente elettronica dei FORM C

1. Sottomissione del Form C dal Partecipanti al Coordinatore: questa operazione potrà essere effettuata da ciascuno dei Participant Contact.

2. Sottomissione dei Form C dal Coordinatore alla Commissione: questa operazione potrà essere effettuata da ciascuno dei Coordinator Contact.

3. Conferma della ricezione da parte della Commissione: per confermare l’avvenuta ricezione dei Form C e degli altri documenti inviati dal Coordinator Contact, la Commissione manderà ai Partecipanti una Electronic proof of submission firmata elettronicamente dalla Commissione stessa, che avrà anche valore probatorio.



Di seguito un esempio di Form C validato elettronicamente dalla Commissione:


Grazie per l’attenzione!

Giusy Lo Grasso [email protected]

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