IL BUDGET IN UNA SOCIETA’ DI SERVIZI

SINTESI S.r.l.

Potenza, 17.06.2015 - Università degli Studi della Basilicata

1

SINTESI S.r.l

SINTESI S.r.l. è una società di servizi che opera nel

settore della formazione professionale

Costituitasi nel 1998, ha sede in Potenza alla via

Ciccotti n. 36

È agenzia formativa accreditata dalla Regione

Basilicata

Ha le dimensioni (per classe di fatturato e numero

di dipendenti) di una microimpresa

Classe di fatturato: 0,5 – 1,0 M€;

Numero medio di dipendenti compreso fra 5 e 10

2

SINTESI S.r.l

I servizi formativi sono proposti ad imprese,

pubbliche amministrazioni, cittadini

I servizi formativi offerti sono a pagamento oppure

fruiscono di co-finanziamenti pubblici

La formazione co-finanziata è acquisita mediante

partecipazione ad avvisi pubblici

Sintesi è agenzia formativa con competenze

metodologiche gestionali, non è specializzata su

tematiche particolari

3

IL BUDGET

Il budget è uno strumento che consente di:

programmare le attività necessarie per conseguire

obiettivi a breve termine (coerenti con la strategia

competitiva perseguita)

assegnare alle persone responsabilità in ordine ai

tempi ed alle modalità di realizzazione delle

attività “prese in carico”

controllare (in progress) che, in ciascun periodo

dell’anno, quanto realizzato sia in accordo con

quanto programmato

4

IL BUDGET

Il budget è uno strumento che consente di:

avere un riferimento costante per l’attuazione delle

“operations”, in grado di orientare le persone verso

il conseguimento degli obiettivi stabiliti

guidare la performance delle persone (in primis i

responsabili di progetto) verso risultati di efficacia

e di efficienza

facilitare l’assunzione di decisioni di carattere

tattico che hanno impatto sul risultato di gestione

gestire i flussi di cassa in uscita ed in entrata e

controllare la disponibilità monetaria a breve

5

IL BUDGET

Il BUDGET necessita di “standard” ovvero di dati

inerenti i processi svolti in azienda

Gli standard costituiscono un patrimonio

(informativo) fondamentale di un’impresa che si

costruisce nel tempo attraverso un sistematica

azione di studio e revisione.

Il BUDGET è uno strumento con il quale si fa

organizzazione, responsabilizzando le persone ed

orientando il loro comportamento verso la

strategia competitiva perseguita.

6

IL CONTESTO COMPETITIVO

Il contesto ambientale è formalmente

regolamentato per quel che concerne la

gestione di fondi pubblici

Numero elevato di agenzie formative accreditate

Elevata intensità competitiva determinata da:

eccesso di offerta

riduzione della domanda a causa della perdurante crisi

economica nazionale e – ancor di più – regionale

riduzione di fondi pubblici disponibili

appesantimento delle procedure amministrative della

P.A. che causano rallentamento nella emissione di

avvisi pubblici e nei pagamenti

7

IL CONTESTO COMPETITIVO

La competizione subirà una ulteriore aumento a

causa dei meccanismi di finanziamento messi in atto

dalle PP.AA. che ricorrono sempre più

frequentemente ai “voucher” assegnati direttamente

ai fruitori del servizio e liberamente spendibili sul

mercato.

Le imprese del settore devono operare non più nella

logica della rendicontazione delle spese

(concessione amministrativa assegnata in seguito ad

avvisi pubblici) ma in quella del libero mercato in cui

collocare “prodotti formativi” in grado di suscitare

l’interesse del potenziale fruitore.

8

IL CONTESTO COMPETITIVO

Esse saranno sempre meno società di servizi

formativi e sempre più imprese che proporranno al

mercato, avvalendosi di una efficace azione di

marketing, prodotti formativi a catalogo capaci di

suscitare l’interesse dei cittadini.

Il management di queste imprese dovrà essere

capace di affrontare tale sfida assai impegnativa

adottando idonei approcci gestionali ed

avvalendosi di “strumenti” in grado di supportarli

nell’assunzione di decisioni di carattere tattico e

strategico.

9

SCELTE GESTIONALI

SINTESI S.r.l., leader regionale nella formazione

professionale da oltre 16 anni, ha sempre saputo

adattarsi ai mutamenti di scenario, spesso radicali,

che hanno periodicamente caratterizzato il settore.

Trattandosi di azienda di servizi i suoi Asset più

importanti sono:

le risorse umane di cui dispone

i dati - raccolti ed archiviati nel suo data base - che

costituiscono il patrimonio informativo su cui si

basano tutti i processi operativi

10

SCELTE GESTIONALI

In relazione alle risorse umane le scelte di Sintesi

sono così sintetizzabili:

esiguità delle persone assunte stabilmente

(necessità di avere costi fissi ridotti anche per

affrontare meglio l’alea attribuibile alla

discontinuità della programmazione della P.A.)

fungibilità del personale assunto che deve essere

in grado di intervenire in più processi

capacità di project management in modo da gestire

le risorse umane acquistate all’esterno

11

SCELTE GESTIONALI

I dati di processo sono archiviati nel sistema

informativo aziendale e consentono di:

assolvere alle richieste di controllo da parte della

P.A.

effettuare analisi di efficienza

supportare attività di marketing

12

PRODOTTI/SERVIZI OFFERTI

Le tipologie che possono essere considerate standard

sono:

a) Corsi di alta formazione rivolta a laureati

specialistici inoccupati, della durata minima di 900

ore (6 ore al giorno per 5 giorni a settimana)

b) Corsi di formazione rivolti al personale dipendente

di imprese, della durata tipica di 100 ore o di 200

ore (sessioni formative della durata di 4 ore

ciascuna)

c) Corsi brevi tematici rivolti a professionisti e o

cittadini, occupati o meno, della durata tipica di 24

ore (edizioni serali o weekend)

13

PRODOTTI/SERVIZI OFFERTI

I percorsi di tipo a) e b) si avvalgono di finanziamenti

pubblici e, una volta acquisiti in portafoglio, possono

essere realizzati entro una finestra temporale di 9+1

mesi.

L’entrata a regime degli avvisi pubblici che con

regolarità mettono a disposizione (tramite gara

pubblica) i relativi fondi consentono di ipotizzare - per

ciascun tipologia - quantità e tempi di attuazione.

I percorsi di tipo c) sono proposti a pagamento, di tipo

modulare e pertanto componibili in percorsi più

strutturati di durata multipla. Se ne ipotizza la

realizzazione di almeno uno di essi al mese.

14

Con riferimento alla società SINTESI, proviamo ora a

rispondere alle seguenti domande

A cosa serve il budget

Come è fatto (qual è la sua struttura)

Come si costruisce

15

A COSA SERVE IL BUDGET.

Il budget serve essenzialmente a stabilire come

gestire i progetti, nel corso dell’anno, per utilizzare

in modo ottimale il personale dipendente e per

stabilire quali e quante risorse esterne acquistare

e per quanto tempo onde poter far fronte al

programma produttivo da attuare.

Il budget consente altresì di gestire i flussi di

cassa in entrata ed in uscita correlati alla

realizzazione dei progetti e dunque di prevedere

eventuali situazioni critiche da affrontare in modo

adeguato.

16

LA STRUTTURA DEL BUDGET

Il budget, tenendo conto di quanto realizzato

mediamente negli ultimi cinque anni e delle

condizioni di contesto determinatesi nell’ultimo

anno, rappresenta il programma plausibile (sorretto

da orientamento prudenziale ma non pessimistico)

che dovrà essere attuato nel corso dell’anno.

Viene predisposto un piano di attuazione di

progetti (master plan) su base annuale e con

dettaglio settimanale, caratterizzato da definite

tipologie di progetti, in quantità stabilite ed

allocati temporalmente.

17

LA STRUTTURA DEL BUDGET

Ciascun progetto ha una ben definita struttura in

termini di fasi ed attività.

Ciascun progetto assorbe lavoro da parte delle

risorse umane in esso coinvolto (HR efforts)

personale dipendente coinvolto in modo diretto

personale esterno coinvolto in modo diretto

personale dipendente che interviene in modo

indiretto

18

LA STRUTTURA DEL BUDGET

Il lavoro assorbito – in modo diretto - da ciascuna

tipologia di progetto (in termini di ore-uomo) è

definito “a standard”.

La composizione del master plan (quali e quanti

progetti allocati temporalmente) consente di

quantificare l’effort in risorse umane direttamente

coinvolte nella realizzazione dello stesso.

L’impiego efficiente del personale dipendente

(saturazione della capacità lavorativa) dipende

anche dall’allocazione temporale dei progetti

19

LA STRUTTURA DEL BUDGET

Ciascun progetto, in base all’effort standard

richiesto, comporta il coinvolgimento di

determinate figure professionali e contribuisce alla

saturazione del personale dipendente.

Il processo di programmazione consente di

ottimizzare l’utilizzo del personale interno e di

minimizzare il ricorso a personale esterno

gestendo in modo adeguato l’allocazione temporale

dei progetti (entro le finestre consentite).

20

LA STRUTTURA DEL BUDGET

Il processo di programmazione consente altresì di

gestire imprevisti e di ridistribuire carichi di lavoro

fra personale interno ed esterno onde conseguire il

l’ottimizzazione degli impegni.

Il budget si costruisce a partire dagli standard di

efforts e di costo.

21

LA STRUTTURA DEL BUDGET

Elementi costitutivi del budget:

master plan, allocazione temporale ottimale dei

progetti

livello di saturazione risorse umane

impegni di risorse umane da acquistare all’esterno

gestione flussi di cassa

22

COME SI COSTRUISCE IL BUDGET

Il punto di partenza è costituito dai dati storici

aziendali e dagli standard. Gli standard non sono

definiti una volta per tutte ma sono oggetto di

continuo studio e di possibili revisioni in base

all’analisi dei dati a consuntivo. Il punto critico per la

costruzione di un budget realistico è l’adeguatezza

degli standard.

Anche la struttura tipo di ciascun progetto è definita

e nota.

Il numero ed il tipo di progetti da realizzare deve

essere stimato in linea con quanto realizzato

mediamente negli anni passati e tenendo conto del

contesto competitivo attuale.

23

COME SI COSTRUISCE IL BUDGET

L’ipotesi iniziale è predisposta dal responsabile

delle operations che tiene conto dei suggerimenti

dei diversi responsabili di processo.

Rispetto a tale ipotesi prudenziale si verifica il

livello di saturazione del personale dipendente e la

richiesta di MdO aggiuntiva.

L’aggiornamento dei costi del personale consente

di valorizzare l’incidenza dei costi diretti di

progetto.

24

COME SI COSTRUISCE IL BUDGET

L’estrapolazione dalla contabilità generale dei

restanti costi indiretti (costi commerciali,

amministrativi, etc.) e l’imputazione degli stessi ai

singoli progetti secondo criteri opportunamente

individuati consente di definire una struttura di costo

completa del singolo progetto.

Quello che interessa, tuttavia, è il margine che

caratterizza ciascun progetto dopo che dal

corrispondente ricavo si sottraggono i costi ad esso

direttamente attribuibili; tale margine dà un’idea

immediata di quale contributo quel progetto possa

dare per “coprire” i restanti costi indiretti.

25

COME SI COSTRUISCE IL BUDGET

Il processo di costruzione del budget è iterativo e

sottende un confronto sistematico e costruttivo fra

la direzione aziendale ed i responsabili di processo

che si dovranno far carico di realizzare il

corrispondente programma annuale.

Tale processo è dunque partecipativo e condiviso.

Gli strumenti utilizzati per la costruzione del

budget sono informatici.

26

COME SI COSTRUISCE IL BUDGET

La rilevazione dei dati di processo consentono di

monitorarne l’andamento e di evidenziare warning

e scostamenti; tali evidenze rendono talvolta

necessari interventi di adeguamento per riallineare

il programma.

Ad ogni progetto in fase di realizzazione resta

associato sia un preventivo che un consuntivo;

eventuali consumi aggiuntivi, comportando costi

non preventivati implicano l’adozione di

contromisure pena la riduzione del risultato di

gestione ipotizzato.

27

Grazie per l’Attenzione