I sistemi informatici a supporto del Project Management...
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I sistemi informatici a supportodel Project Management:il caso KPPC Aromatics - Kuwait
Dario PrinaProject Manager
I GRANDI PROGETTI: METODI DI MANAGEMENT E STRUMENTI INFORMATICI A SUPPORTO
13 maggio 2010, Milano Marittima
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1.Il progetto in sintesi
2.I requirement: interni ed esterni (lato Partner,Cliente, etc)
3. La struttura IT di progetto: il Project Automation Plan
4.Come in un mercato turbolento e congestionato i sistemi IT hanno
supportato con successo le decisioni del Project Management:
Material Tracking e Schedule Risk analysys.
5.Hand-over al Cliente della Final Documentation:
la criticita’ della customizzazione, quale il futuro?
AGENDA
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1. IL PROGETTO IN SINTESI
• OWNER:
Kuwait Paraxylene Production Company
(K.P.P.C. – a PIC company)
• CONTRACT: EPC Lump Sum Turn Key
• VALUE OF CONTRACT: over USD 1,3 billion
• CONTRACTOR:
The Consortium of Tecnimont & SKEC (TSK)
• LICENSOR: UOP ltd. - USA
• PMC: Bechtel UK
• LOCATION: Shuabia Industrial Area
(Kuwait)
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1. IL PROGETTO IN SINTESI
• Contesto Internazionale e Multiculturale:
3 centri operativi principali e coinvolgimento
di una decina di etnie
• Elevato Numero di Interfacce:
Cliente, Consulente, Licenziatario, Partner,
circa 400 Fornitori e 20 Appaltatori, Banche,
Autorita’, etc.
• Programma: sfidante
• Mercato: congestionato
HOCSOC
POC
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2. I REQUIREMENT: INTERNI ED ESTERNI
Gli strumenti informatici a disposizione del team di Project Management devono essere in
grado di supportare e garantire tempestività e correttezza di informazione durante tutte
le fasi di progetto: pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura.
• Requisiti INTERNI: sistemi coerenti con i processi di business e il workflow tipico della
organizzazione Tecnimont
• Requisiti ESTERNI:
• Lato PARTNER: flessibilità e compatibilità per garantire integrazione con i sistemi
terzi per offrire approccio uniforme verso il Cliente
• Lato CLIENTE:
• Hardware – fornitura di infrastrutture sia in Home Office sia al Site Office
• Software – accesso (condizionato) ai sistemi (EDMS, reportistica, etc)
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Vista la molteplicità delle interfacce e
complessità dei requisiti e’ essenziale nelle
prime fasi di progetto impostare e
condividere tra le parti il Project Automation
Plan integrato con il castello di procedure e
piani esecutivi di progetto.
Nel caso specifico del Progetto Aromatici il
Project Automation Plan e’ stato condiviso ed
implementato fin dalla fase di offerta durante
la quale i Partner hanno dovuto condividere
informazioni e produrre deliverable comuni.
A lato e’ riportata una struttura tipica del
documento.
3.La struttura IT: il Project Automation Plan
5 IT STRUCTURE 4
5.1 DOCUMENTATION IT STRUCTURE 6 5.2 NETWORKING 6
6 PROJECT MANAGEMENT 10
6.1 PRIMAVERA 11 6.2 PROGRESS MEASUREMENT 11 6.3 TIMESHEET MANAGEMENT SYSTEM 11 6.4 MAN-HOURS MANAGEMENT SYSTEM 11 6.5 PROJECT AND COST CONTROL 11
7 DOCUMENTATION MANAGEMENT 12
8 MATERIAL MANAGEMENT 14
8.1 TECNIMONT MATERIAL MANAGEMENT 14 8.2 SKEC MATERIAL MANAGEMENT 17
9 ENGINEERING MANAGEMENT 19
9.1 P&ID DEVELOPMENT AND BASIC PIPING DATA 19 9.2 PDS 3DTM 19 9.3 INTOOLS 21
10 SITE MANAGEMENT 21
10.1 PLANNING, SCHEDULING AND MONITORING OF SITE PROGRESS 21 10.2 ADMINISTRATION OF SUBCONTRACTS, ACCOUNTING AND COST CONTROL 22 10.3 PLANT HANDOVER STATUS MONITORING 22 10.4 CONSTRUCTION PLANNING AT HOME OFFICE 22
11 REPORTING 23
12 SECURITY & ACCESSIBILITY 23
12.1 SECURITY METHODS AND PROCEDURES 23 12.2 PHYSICAL SECURITY ON EQUIPMENT AND WIRING 24 12.3 USER AUTHORISATION (LOGGING AND INTRUSION DETECTION) 24 12.4 NETWORK SECURITY 24 12.5 DISASTER RECOVERY PLAN 24 12.6 VIRUS PROTECTION 25
13 INTERACTION WITH THIRD PARTIES SOFTWARE 25
14 List of Hardware and Software 25
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Tramite collegamenti dedicati tra i vari centri
operativi e’ stata realizzata la Wide Area
Network (WAN) del Progetto. La gran parte dei
link e’ di tipo VPNs (Virtual Private Networks) su
Internet. Questa soluzione garantisce buona
affidabilità e sicurezza unitamente a costi
ragionevoli. Per alcune applicazioni specifiche
(Primavera, Documentum, etc.) che richiedono
tempi di risposta più rapidi sono stati invece
implementati collegamenti con tecnologia MPLS.
La sede di Milano e’ il centro topologico di rete
di tipo stella. In cantiere gli uffici dei Partner,
del Cliente ed il magazzino (collegato via radio)
appartengono alla stessa LAN. Tutti i centri
operativi sono dotati di Videconference station
(sia via IP sia ISDN).
3.1 La struttura IT : il Network
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3.2 La struttura IT : il software
PROJECT IT ARCHITECTURE PROJECT
E
D
M
S
(DOCUMENTUM)
Corporate
Resource
Planning
COMPANY
Human
Resources
(RAPPER)
ERP
Finance
Module
Process
simulator
Material Definition
(web stream)Process Mechanical
(ZYQAD
Intelligent P&ID’s
Smart Plant P&ID
3D Modeling
(PDS)
DESIGN REVIEW
INTOOLS
(Instrumentation)
Smart
Plant Electrical
(Electrical)
BULK
MATERIAL
SPECIFICATION
MATERIAL
REQUISITIONING
SITE MATERIAL
CONTROL
MATERIAL MANAGEMENT SYSTEM
MARIAN
ERP
Procurement
Module
Planning
and
Scheduling
Primavera
Cost Control
ERP Module
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I principali software utilizzati dal gruppo di Project Control per pianificare, controllare e
consuntivare gli avanzamenti del Progetto e dunque fornire le informazioni al Project
Management Team sono:
• Project Planning System - Primavera for Enterprise™ (strumento consortile e
accessibile anche al Cliente)
• Progress Measurement System – TPMS (in house)
• Timesheet management System – RAPPER (in house)
• Man-hours Management System : PLANENG (in house su DB Oracle) per
• analisi dei trend, calcolo indici di performance e previsioni a finire;
• Analisi dei carichi di lavoro di progetto e di azienda.
• Cost Control - SAP ECC 6.0 (la transizione a SAP e’ avvenuta durante il progetto)
• Electronic Document Management System- DocumentumTM
3.3 La struttura IT : i tools di Project Management
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PROJECT OVERVIEWIl progetto affidato al Consorzio TSK costituito da Tecnimont (leader) e SK Engineering and
Contracting (SKEC) e’ stato realizzato nel triennio 2006-2009.
Oltre alla usuale complessità e difficoltà caratteristiche dei progetti di queste dimensioni,
il team di Project Management del Consorzio ha dovuto fronteggiare situazioni straordinarie
legate al momento storico quali:
• la corsa all’approvvigionamento di materie prime,
• la saturazione delle capacità produttive dei fornitori,
• la congestione del traffico marittimo,
• la scarsità di manodopera qualificata
• e infine le ben note turbolenze dei mercati finanziari internazionali
Conseguentemente fattori di successo essenziali sono stati:
• la conoscenza dello stato dei materiali,
• la gestione del rischio ritardi.
4. IL CONTESTO
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PROJECT OVERVIEW
Il sistema di Procurement e’ basato sulla
integrazione tra Marian e SAP. Ad ogni
funzione aziendale e’ consentito accedere a
report dedicati sullo stato dei materiali in
ogni fase (e.g. materiale richiesto, ordinato,
in produzione, ispezionato, in viaggio,
arrivato in cantiere, consegnato ad
appaltatore per montaggio).
4. 1 Material Management and Tracking
MR
MR
Purchase
RequisitionRequest For
Quotation
Purchase
Order
Goods
ReceiptCost
ChargeInvoice
posting
Purchase
OrderExpediting
InspectionShipping
Site
receiving
Winning bid
selection
1 2 3 4
SAP MARIAN
Vendors
Material
groups
Materials
Project
= manual
= automatic
MARIAN
SAP
ECC
1. MR in Marian converted in SAP PR
2. PO from SAP to Marian
3. Inspection and Release Note on Marian:
after approving, registered in SAP as
Good Receipt
4. Means of Conveyence on Marian:
shipping information sent to SAP for
accounting purpose
Technical Materials : Marian-SAP model
Inoltre sono stati customizzati dei report specifici per il Progetto Aromatici a disposizione del
Cliente:
• PSR – Procurement Status Report fino ad emissione ordine
• MSR – Material Status report fino a consegna in cantiere
Tali report sono stati utilizzati anche per la certificazione del progress e relativa fatturazione.
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PROJECT OVERVIEW
4. 1 Material Management and Tracking
Oltre alla possibilità offerte dai sistemi di
accedere in ogni istante alle informazioni
aggiornate sulle delivery dei materiali. I
report venivano fatti circolare a tutte le parti
interessate con frequenza settimanale
(Ingegneria, Project Control, Acquisti,
Expediting, Collaudi, Trasporti, Cantiere).
Le situazioni critiche venivano discusse in
riunioni (o video conferenze) nel corso delle
quali con approccio “war room” si
individuavano le azioni di rimedio od i piani
alternativi da mettere in atto.
Informazione e Comunicazione sono fattori chiave.
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PROJECT OVERVIEW
4. 2 Schedule Risk Analysys
La gestione dei Rischi e’ stata affrontata in
maniera sistematica mediante una struttura
Integrata tra i partner del Consorzio ed il
Cliente. Elencando e classificando i rischi (per
magnitudo e probabilità), il Risk Management
Team ha identificato una Risk Matrix utilizzata
successivamente per alimentare il modello
probabilistico.
La costante disponibilità (tramite i sistemi IT) di
informazioni e report aggiornati ha permesso il
continuo monitoraggio ed aggiornamento
dei potenziali rischi, permettendo
l’identificazione tempestiva di nuovi scenari e
consentendo al Project Team di implementare
per tempo le necessarie azioni di mitigazione
e/o recupero.
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PROJECT OVERVIEW
4. 2 Schedule Risk Analysys
• Nell’ambito di un mercato caratterizzato da condizioni eccezionali, la
tradizionale gestione dei Rischi di progetto che adotta l’approccio
empirico (mediante la classica implementazione di misure preventive)
non e’ stata giudicata sufficiente per servire le necessità del Progetto
Aromatici.
• La condivisione delle informazioni, dell’esperienza e della conoscenza tra
i Partner ed il Cliente e’ stata invece considerata il mezzo più appropriato
per individuare e attuare le misure migliori a protezione dell’investimento
gestendone il rischio associato.
• La analisi del rischio e le relative azioni di mitigazione sono state attuate
grazie al continuo monitoraggio del mercato mondiale (quanto mai
dinamico e turbolento nel periodo di progetto). Tale monitoraggio ha
fornito gli elementi necessari per alimentare adeguatamente le
simulazioni statistiche.
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Nel corso del Progetto sono stati generati più di
120,000 deliverable tecnici gestiti con circa
12,000 transmittal.
I requisiti contrattuali in merito alla
documentazione finale, prevedevano la
produzione e consegna di un Overall Plant
Dossier (sia in forma cartacea sia elettronica)
inclusivo di:
• ultime versione dei documenti di ingegneria
(as-built)
• OMMs (Operation and Maintenance Manuals)
• MRBs (Manufacturer Record Books)
• Mechanical Completion Dossier
• …
5. Hand-over al Cliente della Final Documentation
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5. Hand-over al Cliente della Final Documentation
• Le specifiche contrattuali erano chiare (e gravose) sulla parte cartacea (fino a specificare
tipo di raccoglitore e richiedere fornitura scaffali mobili tipo Kardex). Il Consorzio si e’
attrezzato per tempo con un team di Document Controller per la produzione dei propri
Volumi e la gestione di quelli dei Vendor e Subcontractor fino alla consegna fisica sugli
scaffali in Kuwait (circa 10’000 volumi).
• Al contrario le richieste in merito ai formati elettronici erano meno definite, lasciando
ampio spazio ad interpretazioni e discussioni. Il Consorzio era pronto a consegnare i
documenti in contenitori “standard” o per lo meno allineati con gli strumenti di gestione
documentale già utilizzati durante il progetto.
• Solo nella parte finale del Progetto gli Operatori di impianto sono entrati nel merito,
portando nuove richieste e precisando le proprie necessità. Il Consorzio e’ stato costretto
ad apportare modifiche e onerose customizzazioni “last-minute”.
• Lesson Learnt: e’ essenziale definire i requisiti tecnici e le aspettative nelle fasi iniziali
del Progetto, eventualmente guidando i Clienti nelle scelte sulla base delle proprie
passate esperienze di successo.
• Proposta: definire dei protocolli comuni condivisi tra Clienti ed EPC contractor (come già
avviene in forma semplificata per i ricambi - SPIR form).
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Fax +39 06 4122 35610
MilanViale Monte Grappa, 3
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