I servizi archivistici delle Istituzioni Pubbliche di Assistenza e Beneficenza. Lo scarto di atti...

““I servizi archivistici delle Istituzioni Pubbliche di I servizi archivistici delle Istituzioni Pubbliche di Assistenza e Beneficenza”.Assistenza e Beneficenza”.Lo scarto di atti d’archivioLo scarto di atti d’archivio

Verona, 4 marzo 2009Verona, 4 marzo 2009Maria VolpatoMaria Volpato

L’archivio è: uno per tutti, tutti per uno L’archivio è: uno per tutti, tutti per uno

La tradizione Archivistica Italiana si fonda su una La tradizione Archivistica Italiana si fonda su una concezione unitaria del bene Archivio in cui sussitono la concezione unitaria del bene Archivio in cui sussitono la compresenza del valore amministrativo e del valore compresenza del valore amministrativo e del valore culturale. Questo coinvolge in quasi egual misura, una culturale. Questo coinvolge in quasi egual misura, una responsabilità dell’amministrazione Statale-Archivistica e responsabilità dell’amministrazione Statale-Archivistica e del Soggetto o Ente Produttore. L'archivio appartiene a tutti del Soggetto o Ente Produttore. L'archivio appartiene a tutti e serve a tutti. e serve a tutti.

L’archivio dunque è un complesso unitario anche se per L’archivio dunque è un complesso unitario anche se per convenzione viene suddiviso in tre fasi di vita:convenzione viene suddiviso in tre fasi di vita:

Archivio corrente /archivio in formazioneArchivio corrente /archivio in formazione Archivio di deposito/ dalla cessazione della pratica fino al Archivio di deposito/ dalla cessazione della pratica fino al

quarantennio data oltre la quale diviene “storico”quarantennio data oltre la quale diviene “storico” Archivio Storico / dopo 40 anni la documentazione diventa Archivio Storico / dopo 40 anni la documentazione diventa

storica su questa documentazione, in linea teorica, non si storica su questa documentazione, in linea teorica, non si può procedere ad alcuna forma di scarto può procedere ad alcuna forma di scarto

Come sono tutelati gli archivi?Come sono tutelati gli archivi? Ricordiamo che gli archivi, i singoli Ricordiamo che gli archivi, i singoli

documenti, sono “ex lege” Beni Culturali e documenti, sono “ex lege” Beni Culturali e Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio), Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio), e che la distruzione non autorizzata dei e che la distruzione non autorizzata dei documenti dell’archivio è punita con documenti dell’archivio è punita con l’arresto da sei mesi a un anno e con l’arresto da sei mesi a un anno e con l’ammenda da euro 775,00 ad euro l’ammenda da euro 775,00 ad euro 38.734,50 e che anche la cancellazione di 38.734,50 e che anche la cancellazione di documenti elettronici è considerata una documenti elettronici è considerata una forma di scarto (art. 169, c.1 del forma di scarto (art. 169, c.1 del summenzionato Codice.summenzionato Codice.

L'ARCHIVIO RISPECCHIA IN TUTTO E PER TUTTO L'ARCHIVIO RISPECCHIA IN TUTTO E PER TUTTO L’ATTIVITA’ dell’ente produttore e quindi anche la L’ATTIVITA’ dell’ente produttore e quindi anche la produzione documentaria del nostro ufficio. produzione documentaria del nostro ufficio.

La vigilanza sugli archivi

La Vigilanza: È l’attività mediante la quale si

esplicano le funzioni di tutela dei beni culturali previste dalla legge.

Gli archivi, i singoli documenti, sono “ex lege” Beni Culturali e quindi oggetto della tutela (art. 10, comma 2, D.Lgs n. 42/2004- Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio

La Vigilanza sugli archiviLa Vigilanza sugli archivi Evoluzione storica dell’azione di vigilanza Nel 1875 fu dichiarato l’interesse nazionale per la

sorte degli archivi non statali ribadita dal Sesto Congresso Storico Italiano (1895), nel quale si dispose l’intervento del governo per mezzo degli Archivi di Stato nel” servire ai desideri degli studiosi”, imponendo l’ordinamento degli archivi dei comuni, delle curie vescovili e ogni altro ente morale.

Nel 1939 furono istituite le Soprintendenze Archivistiche, uffici deputati a svolgere, su delega del Ministero di competenza, l’attività di vigilanza.

La vigilanza oggiLa vigilanza oggi

Da chi è attualmente esercitata la vigilanza?

L’attività di vigilanza è esercitata dalle Soprintendenze Archivistiche, organi periferici del Ministero per i Beni e le Attività Culturali (ex DPR 1409/1963 e D. Legislativo n. 42/2004).

Esse hanno sede in ciascun capoluogo di Regione con competenza territoriale.

La vigilanzaLa vigilanza

La Soprintendenza archivistica per il Veneto ha sede a Venezia ed esercita nell’intera Regione, la VIGILANZA sugli archivi degli enti pubblici (tra cui le ULSS) e su quelli privati dichiarati d’interesse storico particolarmente importante.

Tale vigilanza si esplica mediante l’attività di tutela e valorizzazione degli archivi suddetti, di accertamento delle condizioni di conservazione, di gestione e organizzazione del loro ordinamento in modo da garantirne la consultazione all’utenza.

La VigilanzaLa Vigilanza L’ente pubblico ai sensi dell’art. 18 del

D.LGS 42/2004- Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio-, ha l’obbligo di dare ordine al proprio archivio (corrente, di deposito, storico). Su questo obbligo VIGILA la Soprintendenza Archivistica.

IL Soprintendente ai sensi dell’art. 19 della succitata normativa, può effettuare ispezioni per accertare lo stato di conservazione custodia e gestione degli archivi (con preavviso di almeno 5 giorni, salvo che non si versi in situazioni di “estrema urgenza”)


La Soprintendenza archivistica può emettere prescrizioni per la tutela degli archivi.

L’inosservanza è punibile a norma di legge (art. 650 del Codice Penale, e art. 21 comma 4-5 e art. 34 del Codice Beni Culturali e del Paesaggio) e se è accertato un danno, questo può dar luogo all’intervento statale sostitutivo a spese dell’ente (art. 32 comma 1-2 e art. 33 del succitato Codice)


La Soprintendenza esplica la VIGILANZA sulle modalità di riordino ed inventariazione degli archivi pubblici e privati coordinando le figure professionale specifiche (archivisti) ed approvando o esprimendo pareri sui progetti riguardanti a vario titolo l’archivio e sull’affidamento in “outsourcing”, ovvero l’affidamento a privati dei servizi archivistici degli enti pubblici.)

Ancora sulla vigilanza degli archiviAncora sulla vigilanza degli archivi

La Soprintendenza esplica la vigilanza sul commercio di archivi e/o singoli documenti di comprovato valore storico-culturale mediante il controllo dei cataloghi delle librerie antiquarie, delle case d’asta e attraverso contatti e rapporti con i privati proprietari.

Se la documentazione fosse di comprovato valore storico-culturale la Soprintendenza potrà:

Procedere alla trattativa diretta per l’acquisto a favore dell’Amministrazione Archivistica


Esercitare il diritto di prelazione a favore dello Stato, previsto dalla legislazione vigente nel caso di passaggio di proprietà tra privati

Notificare la dichiarazione di notevole interesse storico nel caso di archivi e/o documento che rimangano di proprietà privata, imponendo quindi precisi obblighi di conservazione e tutela ai proprietari


La Soprintendenza vigila sull’osservanza da parte degli enti pubblici di:

Dare ordine al proprio archivio, conservarlo correttamente, rispettandone l’integrità e l’organicità, senza danni, restaurato se necessario, e non adibito a usi incompatibili con l’originaria funzione e natura (art. . 30, c. 4, art. 20, c. 1, c. 2, art. 21, c. 2,art. 29, c. 4 del Codice dei beni culturali e del paesaggio)


Gli interventi sui beni culturali sono subordinati secondo il Codice dei beni culturali e del paesaggio –Capo III sezione I- Misure di protezione all’autorizzazione della Soprintendenza competente, all’art. 21.

Tale delega è prevista con Decreto del Direttore Generale per gli Archivi del 23 dicembre 2004.


Sono subordinati all’autorizzazione ai sensi dell’art. 21 del Codice dei beni culturali e del paesaggio i seguenti interventi:

Autorizzazione (Ex nulla osta) allo scarto di documentazione considerata superflua e di inutile conservazione

Autorizzazione preventiva al trasferimento ed all’esposizione temporanea di documenti in occasione di mostre e manifestazioni culturali in Italia e all’estero.

Autorizzazione e collaudo degli interventi di restauro su beni culturali archivistici

Autorizzazione allo spostamento di sede dell’archivio cosiddetto di deposito o storico norma di legge, con conseguente rilascio d’idoneità dei locali che vengono utilizzati come archivi di deposito

Modello Italiano d’archivio, la normativa: la Modello Italiano d’archivio, la normativa: la gestione documentale è una risorsa gestione documentale è una risorsa

strategica per l’Entestrategica per l’Ente Regio Decreto n. 35/1900 il quale già prevedeva Regio Decreto n. 35/1900 il quale già prevedeva

la protocollazione dell’atto principale, la la protocollazione dell’atto principale, la segnatura archivistica la costituzione e la segnatura archivistica la costituzione e la gestione dei fascicolo e lo smistamento da parte gestione dei fascicolo e lo smistamento da parte dell’ufficio di registratura o protocollo, dei dell’ufficio di registratura o protocollo, dei documenti agli uffici competentidocumenti agli uffici competenti

DPR n. 1409/1963 (Ordinamento DPR n. 1409/1963 (Ordinamento dell’amministrazione Archivistica e ordinamento dell’amministrazione Archivistica e ordinamento degli archivi)degli archivi)

DPR 445/2000 Testo Unico della Documentazione DPR 445/2000 Testo Unico della Documentazione AmministrativaAmministrativa

D.l.gvo n. 42/2005 Codice Beni Culturali e del D.l.gvo n. 42/2005 Codice Beni Culturali e del PaesaggioPaesaggio

DPR 445/200DPR 445/200

Una legge importante: IL DPR Una legge importante: IL DPR 445/2000 che cosa prevede?445/2000 che cosa prevede?

Servizio per la gestione informatica Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi (art. 61)e degli archivi (art. 61)

Disposizione sugli archivi (Artt. 65-Disposizione sugli archivi (Artt. 65-69)69)

Una legge importante: IL DPR 445/2000 Una legge importante: IL DPR 445/2000 che cosa prevede?che cosa prevede? Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in

materia di documentazione amministrativa.materia di documentazione amministrativa.

La gestione dell’archivio fin dalla sua “nascita” La gestione dell’archivio fin dalla sua “nascita” (archivio corrente) perché la redazione (archivio corrente) perché la redazione concatenata dei documenti è una necessità reale concatenata dei documenti è una necessità reale

Essa porta alla emanazione di provvedimenti o Essa porta alla emanazione di provvedimenti o atti che mediante pezze giustificative attestino atti che mediante pezze giustificative attestino assunzioni di responsabilità e scelte, ovvero assunzioni di responsabilità e scelte, ovvero conduce alla forrmazione e gestione di conduce alla forrmazione e gestione di documenti attivi alla conservazione di documenti documenti attivi alla conservazione di documenti affidabili per la certezza del diritto e per la affidabili per la certezza del diritto e per la memoria storica dell’istituzione e della società.memoria storica dell’istituzione e della società.

Una legge importante: IL DPR 445/2000 che cosa prevede? Testo Una legge importante: IL DPR 445/2000 che cosa prevede? Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di

documentazione amministrativa.documentazione amministrativa.

Per fare ciò utilizza specifici strumenti di gestione Per fare ciò utilizza specifici strumenti di gestione determinati dalla normativa quali: Disposizioni determinati dalla normativa quali: Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti (art. 50 sulla gestione informatica dei documenti (art. 50 del DPR 445/2000- Attuazione di sistemi) ) con la del DPR 445/2000- Attuazione di sistemi) ) con la creazione del cosiddetto “protocollo informatico.creazione del cosiddetto “protocollo informatico.

Inoltre ciascuna amministrazione individua nel Inoltre ciascuna amministrazione individua nel proprio ordinamento, gli uffici da condividere con proprio ordinamento, gli uffici da condividere con gestione unica o coordinata dei documenti per gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogeneegrandi aree organizzative omogenee

assicura criteri uniformi di classificazioni e assicura criteri uniformi di classificazioni e archiviazione, nonché di comunicazione interna archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stessetra le aree stesse

Ciascun Ente dovrà preliminarmente individuare Ciascun Ente dovrà preliminarmente individuare le AOO Aree Organizzative Omogenee e le AOO Aree Organizzative Omogenee e mediante atto deliberativo mediante atto deliberativo

Il Servizio Archivistico nell’Ente Pubblico- Il Il Servizio Archivistico nell’Ente Pubblico- Il Manuale di gestioneManuale di gestione

L’ART. 61 del DPR 445/2000, obbliga ciascuna amministrazione a istituire il L’ART. 61 del DPR 445/2000, obbliga ciascuna amministrazione a istituire il servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. La creazione del servizio in sintonia anche con i principi di degli archivi. La creazione del servizio in sintonia anche con i principi di trasparenza dell’azione amministrativa ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. trasparenza dell’azione amministrativa ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241, individua un Responsabile del Servizio, in possesso di idonei requisiti 241, individua un Responsabile del Servizio, in possesso di idonei requisiti professionali (Archivista) il quale deve:1) predisporre sentiti gli uffici coinvolti professionali (Archivista) il quale deve:1) predisporre sentiti gli uffici coinvolti e proporre il manuale di gestione approvato e deliberato dall’organo e proporre il manuale di gestione approvato e deliberato dall’organo competente.competente.

Ma COSA contiene il Manuale di Gestione? Ma COSA contiene il Manuale di Gestione? Nucleo Centrale del Manuale tendenzialmente stabile Nucleo Centrale del Manuale tendenzialmente stabile Allegati sono: l’individuazione formale delle Areee Organizzative Omogenee Allegati sono: l’individuazione formale delle Areee Organizzative Omogenee

(negli enti più piccoli o medio grande è quasi sempre una sola) , il decreto di (negli enti più piccoli o medio grande è quasi sempre una sola) , il decreto di nomina del responsabile del Servizio Archivistico che deve essere persona nomina del responsabile del Servizio Archivistico che deve essere persona qualificataqualificata

L’organigramma dell’ente (chi fa che cosa) con annesso relativo prontuario di L’organigramma dell’ente (chi fa che cosa) con annesso relativo prontuario di smistamento dei documenti e di assegnazione degli stessismistamento dei documenti e di assegnazione degli stessi

Elenco di documenti SOGGETTI E NON SOGGETTIi a protocollazioneElenco di documenti SOGGETTI E NON SOGGETTIi a protocollazione Piano di classificazione anche detto TITOLARIO nel quale i documenti sono Piano di classificazione anche detto TITOLARIO nel quale i documenti sono

FINALMENTE organizzati logicamente poiché LA SOLA REGISTRAZIONE A FINALMENTE organizzati logicamente poiché LA SOLA REGISTRAZIONE A PROTOCOLLO HA FUNZIONE GIURIDICO-PROBATORIA E GESTIONALE MA NON PROTOCOLLO HA FUNZIONE GIURIDICO-PROBATORIA E GESTIONALE MA NON QUELLA DI CREARE UN SISTEMA AL QUALE DEVE RICONDURSI LA GRAN QUELLA DI CREARE UN SISTEMA AL QUALE DEVE RICONDURSI LA GRAN PARTE DEI DOCUMENTI PRODOTTI PER ORGANIZZARE LA SEDIMENTAZIONE PARTE DEI DOCUMENTI PRODOTTI PER ORGANIZZARE LA SEDIMENTAZIONE ORDINATAORDINATA

Il Servizio Archivistico nell’Ente Pubblico- Il Il Servizio Archivistico nell’Ente Pubblico- Il Manuale di gestioneManuale di gestione

Indici sia sistematico che alfabetico del piano di Indici sia sistematico che alfabetico del piano di classificazione in modo da renderlo più agevole classificazione in modo da renderlo più agevole nella consultazionenella consultazione

Piano di conservazione il quale indica Piano di conservazione il quale indica preventivamente per ogni tipologia di documenti preventivamente per ogni tipologia di documenti e quindi in stretto legame con il e quindi in stretto legame con il titolario o titolario o piano di classificazionepiano di classificazione se i documenti se i documenti debbano essere conservati perpetuamente o in debbano essere conservati perpetuamente o in caso contrario e dopo quanto tempo possano caso contrario e dopo quanto tempo possano essere eliminatiessere eliminati

Descrizione del software di gestioneDescrizione del software di gestione Livelli e modalità di accesso ai documentiLivelli e modalità di accesso ai documenti Regolamenti specificiRegolamenti specifici Modulistica in uso per il servizio archivisticoModulistica in uso per il servizio archivistico

Il Piano di Classificazione dei documenti o Il Piano di Classificazione dei documenti o Titolario di ClassificazioneTitolario di Classificazione

Il titolario è concettualmente un sistema precostituito di Il titolario è concettualmente un sistema precostituito di partizioni astratte, categorie, FISSATE SULL’ANALISI DELLE partizioni astratte, categorie, FISSATE SULL’ANALISI DELLE FUNZIONI E DELLE ATTIVITA’ SVOLTE DALL’ENTE, AL QUALE FUNZIONI E DELLE ATTIVITA’ SVOLTE DALL’ENTE, AL QUALE DEVE ESSERE RICONDOTTA LA MOLTEPLICITA’ DEI DOCUMENTI DEVE ESSERE RICONDOTTA LA MOLTEPLICITA’ DEI DOCUMENTI PRODOTTI PER ORGANIZZARE UNA SEDIMENTAZIONE PRODOTTI PER ORGANIZZARE UNA SEDIMENTAZIONE ORDINATA E NON UN ASSESTATO DISORDINE.ORDINATA E NON UN ASSESTATO DISORDINE.

Il Piano di classificazione o titolario è atto di organizzazione Il Piano di classificazione o titolario è atto di organizzazione interna e va deliberato dall’organo preposto. Non ha valore interna e va deliberato dall’organo preposto. Non ha valore retroattivo ovvero è applicabile, come anche il piano di retroattivo ovvero è applicabile, come anche il piano di conservazione solo dal momento in cui è adottato e operativoconservazione solo dal momento in cui è adottato e operativo

È generale ma non generico, deve contenere tutto, prevedere È generale ma non generico, deve contenere tutto, prevedere tutto ma deve essere flessibile ai cambiamenti quindi dinamicotutto ma deve essere flessibile ai cambiamenti quindi dinamico

Si sviluppa su più livelli titolo, classe, sottoclasse ma Si sviluppa su più livelli titolo, classe, sottoclasse ma genericamente sono adottati 2 livelli semplicemente titolo e genericamente sono adottati 2 livelli semplicemente titolo e classeclasse

Il piano di conservazione dei documenti. Il piano di conservazione dei documenti.

L’art. 68 del DPR 445/2000 (Disposizioni L’art. 68 del DPR 445/2000 (Disposizioni per la conservazione degli archivi), per la conservazione degli archivi), prevede la dotazione da parte dell’ente di prevede la dotazione da parte dell’ente di un piano di conservazione dei documenti, un piano di conservazione dei documenti, assolutamente correlato al piano di assolutamente correlato al piano di classificazione. Questo strumento deve classificazione. Questo strumento deve essere in grado di selezionare i documenti essere in grado di selezionare i documenti destinati alla conservazione permanente destinati alla conservazione permanente oppure di identificare quelli oggetto di oppure di identificare quelli oggetto di selezione periodica, nel rispetto delle selezione periodica, nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di tutela dei disposizioni vigenti in materia di tutela dei beni culturalibeni culturali

Il piano di conservazione dei documenti.Il piano di conservazione dei documenti.

Ma prima di entrare nel dettaglio per quanto Ma prima di entrare nel dettaglio per quanto riguarda la descrizione del Piano di conservazione riguarda la descrizione del Piano di conservazione dei documenti, anche detto Prontuario di dei documenti, anche detto Prontuario di scarto,occorre che facciamo una riflessione scarto,occorre che facciamo una riflessione sull’azione vera e propria inerente l’azione di sull’azione vera e propria inerente l’azione di selezione volgarmente detta “scarto”. selezione volgarmente detta “scarto”.

Su questa delicata operazione intendiamo Su questa delicata operazione intendiamo soffermarci ricordando ancora che la distruzione soffermarci ricordando ancora che la distruzione non autorizzata dei documenti dell’archivio è non autorizzata dei documenti dell’archivio è punita con l’arresto da sei mesi a un anno e con punita con l’arresto da sei mesi a un anno e con l’ammenda da euro 775,00 ad euro 38.734,50 e l’ammenda da euro 775,00 ad euro 38.734,50 e che anche la cancellazione di documenti elettronici che anche la cancellazione di documenti elettronici è considerata una forma di scarto (art. 169, c.1 del è considerata una forma di scarto (art. 169, c.1 del summenzionato Codicesummenzionato Codice

LO SCARTO da dove comincio?LO SCARTO da dove comincio?

L'eliminazione di documenti è un intervento che L'eliminazione di documenti è un intervento che presuppone una decisione consapevole e non presuppone una decisione consapevole e non arbitraria che va compiuta con la massima arbitraria che va compiuta con la massima cautela cautela

partendo da ciò che si deve conservare per partendo da ciò che si deve conservare per giungere a ciò che si può scartare ovvero avendo giungere a ciò che si può scartare ovvero avendo come come obiettivo finale quello di conservare in obiettivo finale quello di conservare in modo permanente i documenti necessari a modo permanente i documenti necessari a testimoniare l'attività istituzionale dell'Ente testimoniare l'attività istituzionale dell'Ente Produttore (sotto i vari profili ivi incluso quello Produttore (sotto i vari profili ivi incluso quello storico) e in subordine avendo come scopo quello storico) e in subordine avendo come scopo quello di risolvere i problemi di ridondanza in modo da di risolvere i problemi di ridondanza in modo da poter mettere a disposizione della ricerca interna poter mettere a disposizione della ricerca interna ed esterna fondi o serie documentarie utilizzabili. ed esterna fondi o serie documentarie utilizzabili.

LO SCARTO da dove comincio?LO SCARTO da dove comincio?

Per questa ragione la Per questa ragione la dottrina archivisticadottrina archivistica ha dibattuto a ha dibattuto a lungo se considerare tale pratica come un:lungo se considerare tale pratica come un:

““un compromesso fra la necessità teorica e un compromesso fra la necessità teorica e l'impossibilità pratica della conservazione integrale l'impossibilità pratica della conservazione integrale dei documenti d'archivio”dei documenti d'archivio” Elio Lodolini Elio Lodolini

““un paradosso della conservazioneun paradosso della conservazione” Isabella Zanni ” Isabella Zanni RosielloRosiello

““una vera necessitàuna vera necessità” Antonio Romiti” Antonio Romiti ““la selezione come elemento qualificantela selezione come elemento qualificante “ Paola Carucci “ Paola Carucci ““male necessariomale necessario, ma più che di necessità del male , ma più che di necessità del male

sarebbe il caso di parlare di indispensabilità della selezione e sarebbe il caso di parlare di indispensabilità della selezione e di percorrere la strada della sua giustificazione teorica. di percorrere la strada della sua giustificazione teorica. L'archivistica italiana, infatti continua a considerare, pur tra i L'archivistica italiana, infatti continua a considerare, pur tra i vari distinguo e con qualche eccezione, la selezione come un vari distinguo e con qualche eccezione, la selezione come un lavoro scientificamente giustificabile, optando per un debole lavoro scientificamente giustificabile, optando per un debole compromesso: non si dovrebbe fare, ma si fa”compromesso: non si dovrebbe fare, ma si fa”

Gianni Penzo DoriaGianni Penzo Doria

Lo scarto da dove comincio la Lo scarto da dove comincio la selezione ?selezione ?

Il momento della valutazione su che cosa e come scartare è dunque fondamentale esso ci Il momento della valutazione su che cosa e come scartare è dunque fondamentale esso ci porta dall'analisi delle tipologie documentarie alla decisione circa la durata e la destinazione porta dall'analisi delle tipologie documentarie alla decisione circa la durata e la destinazione finale dei documenti stabilità in base alla loro funzionalità archivistica (attività di Selezione)finale dei documenti stabilità in base alla loro funzionalità archivistica (attività di Selezione)

CI TROVEREMO QUINDI DINNANZI AL BIVIO:CI TROVEREMO QUINDI DINNANZI AL BIVIO:

CONSERVAZIONE DISTRUZIONECONSERVAZIONE DISTRUZIONE

Lo scarto è l'effetto della selezione qualora si sia optato per la distruzione dei documenti.Lo scarto è l'effetto della selezione qualora si sia optato per la distruzione dei documenti.

Come viene chiamato lo scarto ?Come viene chiamato lo scarto ?

Spurgo Spurgo di documenti di documenti Scarto Scarto di documenti di documenti = azione di effettiva distruzione= azione di effettiva distruzione Epurazione Epurazione di documenti di documenti EliminazioneEliminazione di documenti di documenti = processo irreversibile= processo irreversibile

La conservazione illimitataLa conservazione illimitata La conservazione illimitata La conservazione illimitata ““Essa si fonda sull’idea che i documenti archivistici sono creati a memoria perpetua di fatti o eventiEssa si fonda sull’idea che i documenti archivistici sono creati a memoria perpetua di fatti o eventi da cui risultano o a cui si riferiscono, un’idea che trova origine nel diritto Romano. In tale contesto, da cui risultano o a cui si riferiscono, un’idea che trova origine nel diritto Romano. In tale contesto, il termine permanente non è usato nel significato di eterno o indefinito, ma è legato ai concetti diil termine permanente non è usato nel significato di eterno o indefinito, ma è legato ai concetti di continuità, o assenza di interruzione, stabilità, o assenza di cambiamento, e durevolezza, o assenzacontinuità, o assenza di interruzione, stabilità, o assenza di cambiamento, e durevolezza, o assenza di termine prevedibile” di termine prevedibile” L..Duranti. I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’Ente Produttore 1997 L..Duranti. I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’Ente Produttore 1997 (in bibliografia)(in bibliografia)

Tipologia di documentazione a conservazione permanenteTipologia di documentazione a conservazione permanente

Documentazione di carattere amministrativo:Documentazione di carattere amministrativo: Delibere, ordinanze, determinazioni, circolariDelibere, ordinanze, determinazioni, circolari carattere normativo e carattere normativo e

regolamentareregolamentare Inventari, fascicoli del patrimonio immobiliare e mobiliareInventari, fascicoli del patrimonio immobiliare e mobiliare attestazione di natura attestazione di natura

patrimonialepatrimoniale Bilanci, conti consuntivi, libri mastri, giornali di cassaBilanci, conti consuntivi, libri mastri, giornali di cassa documenti contabili di sintesidocumenti contabili di sintesi Atti di gare, contratti, verbali Atti di gare, contratti, verbali contrattualisticacontrattualistica Sentenze e contenzioso Sentenze e contenzioso documenti giudiziaridocumenti giudiziari Fascicoli del Personale, libri matricolaFascicoli del Personale, libri matricola documenti del personaledocumenti del personale Atti istituzionali e specifici dell’ente produttoreAtti istituzionali e specifici dell’ente produttore documentazione caratterizzantedocumentazione caratterizzante Relazioni, ispezioni, statistiche, materiali di studio e ricercaRelazioni, ispezioni, statistiche, materiali di studio e ricerca doc. statistica o riepilogativadoc. statistica o riepilogativa anche allegati alle delibere e determineanche allegati alle delibere e determine

I documenti VitaliI documenti Vitali Nell’ottica della documentazione a conservazione perenne Nell’ottica della documentazione a conservazione perenne

una categoria di documenti da tenere in particolare una categoria di documenti da tenere in particolare considerazione è quella rappresentata da i cosiddetti considerazione è quella rappresentata da i cosiddetti “documenti vitali” ovvero quei documenti che :” “documenti vitali” ovvero quei documenti che :” in caso di in caso di disastro sono necessari a ricreare lo stato giuridico e la disastro sono necessari a ricreare lo stato giuridico e la situazione legale e finanziaria dell’ente,a garantire i diritti situazione legale e finanziaria dell’ente,a garantire i diritti dei dipendenti, clientidei dipendenti, clienti, , azionisti o cittadini, a soddisfare i azionisti o cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni.”suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni.”

Per disastro s’intendono sia le calamità naturali che gli Per disastro s’intendono sia le calamità naturali che gli

interventi come le guerre provocati dagli essere umani. Ed interventi come le guerre provocati dagli essere umani. Ed è per questo che sarebbe importante avere un Disaster è per questo che sarebbe importante avere un Disaster Plan.Plan.

Definizioni di Luciana Duranti in “ I documenti archivistici. Definizioni di Luciana Duranti in “ I documenti archivistici.

La gestione dell'Archivio da parte dell‘Ente produttore” La gestione dell'Archivio da parte dell‘Ente produttore” 1997. 1997.

DISASTER PLANDISASTER PLAN I DOCUMENTI VITALI SONO AD ESEMPIOI DOCUMENTI VITALI SONO AD ESEMPIO: : Atti Istitutivi dell’Ente ,Registri di azionisti, libri Atti Istitutivi dell’Ente ,Registri di azionisti, libri

mastri, rapporti tecnici, atti deliberativi, mastri, rapporti tecnici, atti deliberativi, inventari dei beni. Nel stendere un piano di inventari dei beni. Nel stendere un piano di conservazione occorre tenere presente che solo conservazione occorre tenere presente che solo il 10% dei documenti è da considerarsi “vitale” . il 10% dei documenti è da considerarsi “vitale” . Tre i modi di protezione dei documenti vitali: Tre i modi di protezione dei documenti vitali: duplicazione con produzione di produzione duplicazione con produzione di produzione multipla di documenti, protezione fisica in situ multipla di documenti, protezione fisica in situ mediante casseforti, camere blindate, mediante casseforti, camere blindate, sotterranei attrezzati, protezione fisica in luoghi sotterranei attrezzati, protezione fisica in luoghi remoti (servizio di outsourcing società remoti (servizio di outsourcing società specializzate nella gestione e conservazione di specializzate nella gestione e conservazione di archivi e di addetti). archivi e di addetti).

Ancora sui concetti di selezione Ancora sui concetti di selezione Analisi della funzione del documentoAnalisi della funzione del documento

Analisi sul valore del documentoAnalisi sul valore del documento Analisi delle funzioni del documento (nell'attivitàAnalisi delle funzioni del documento (nell'attività di di

selezione)selezione) Funzione amministrativa Funzione amministrativa = produzione documentaria = produzione documentaria

definita rispetto alle attività istituzionali e rappresentata definita rispetto alle attività istituzionali e rappresentata da Statuti, Deliberazioni, Verbali, Circolari Bilanci, da Statuti, Deliberazioni, Verbali, Circolari Bilanci, Rapporti, Promemoria GeneraliRapporti, Promemoria Generali

Funzione legale Funzione legale = produzione documentaria individuata = produzione documentaria individuata sulla base dell'ordinamento giuridico e rappresentata da sulla base dell'ordinamento giuridico e rappresentata da dirittti e obblighi dei singoli interni o esterni all'Ente dirittti e obblighi dei singoli interni o esterni all'Ente Produttore come Contratti Titoli eccProduttore come Contratti Titoli ecc

Funzione fiscale/contabile Funzione fiscale/contabile = produzione documentaria = produzione documentaria che testimonia le modalità di utilizzo,distribuzione e che testimonia le modalità di utilizzo,distribuzione e controllo delle risorse finanziarie come Fatture, Mandati controllo delle risorse finanziarie come Fatture, Mandati di pagamento, Mastri, Libri cassa di pagamento, Mastri, Libri cassa

Ma quali sono i documenti inutili?Ma quali sono i documenti inutili?

I documenti “inutili” Finalmente si arriva allo scarto I documenti “inutili” Finalmente si arriva allo scarto ovvero all’eliminazione dei documenti,previa selezione ovvero all’eliminazione dei documenti,previa selezione di quelli ritenuti di quelli ritenuti inutili o superfluiinutili o superflui ai bisogni ordinari ai bisogni ordinari dell’amministrazione e non necessari ai fini della dell’amministrazione e non necessari ai fini della ricerca storica.ricerca storica.

I documenti inutiliI documenti inutili sono potenzialmente rappresentati sono potenzialmente rappresentati da:da:

stampati, modulistica superata, semplici copie degli stampati, modulistica superata, semplici copie degli originali, da documenti nei quali le informazioni originali, da documenti nei quali le informazioni importanti siano trasferite in altra documentazione importanti siano trasferite in altra documentazione destinata alla conservazione permanente oppure da destinata alla conservazione permanente oppure da documenti le cui informazioni fondamentali siano documenti le cui informazioni fondamentali siano ricavabili da altra documentazione generalmente di ricavabili da altra documentazione generalmente di carattere riassuntivo.carattere riassuntivo.

Piano di conservazione e Massimario di scarto quale differenza?Piano di conservazione e Massimario di scarto quale differenza?

Gli strumenti della selezioneGli strumenti della selezione: il : il piano di piano di conservazione e i massimari di selezione o scartoconservazione e i massimari di selezione o scarto

Come già detto il piano di conservazione è uno strumento Come già detto il piano di conservazione è uno strumento debitamente autorizzato dall’ente sulla base della propria debitamente autorizzato dall’ente sulla base della propria potestà di autoregolamentazione, che stabilisce i tempi di potestà di autoregolamentazione, che stabilisce i tempi di attività, semiattività e inattività dei documenti nonché il attività, semiattività e inattività dei documenti nonché il destino ultimo dei medesimi.destino ultimo dei medesimi.

IlIl massimario di selezione o scartomassimario di selezione o scarto, , è invece uno è invece uno strumentostrumento che riproducendo le classi delle categorie, che riproducendo le classi delle categorie, indica indica poi per ciascuna categoria , quali documenti vadano poi per ciascuna categoria , quali documenti vadano conservati per sempre e quali invece possano essere conservati per sempre e quali invece possano essere destinati alla distruzione dopo un periodo di tempo stimato destinati alla distruzione dopo un periodo di tempo stimato in in

5, 7, 10, 20, 40, o 50 anni. 5, 7, 10, 20, 40, o 50 anni.

I Massimari di scartoI Massimari di scarto I massimari di scarto costituiscono dunque elenchi di massima indicativi e non I massimari di scarto costituiscono dunque elenchi di massima indicativi e non

tassativitassativi (tranne che per la documentazione da conservare) di tipologie documentarie da (tranne che per la documentazione da conservare) di tipologie documentarie da eliminare a scadenze prefissate.eliminare a scadenze prefissate.

I massimari di scarto hanno iniziato a circolare fin dai primi decenni del novecento e ad I massimari di scarto hanno iniziato a circolare fin dai primi decenni del novecento e ad essere usati specialmente essere usati specialmente come linee guidacome linee guida, come binari sui quali, in mancanza di una seria , come binari sui quali, in mancanza di una seria riflessione sul valore e sulla funzione del documento, si potesse camminare per arrivare riflessione sul valore e sulla funzione del documento, si potesse camminare per arrivare obbligatoriamente ad una meta, e probabilmente alla sola meta consentita da questo obbligatoriamente ad una meta, e probabilmente alla sola meta consentita da questo strumento: la distruzione dei documenti per fare spazio a nuova documentazione, in parole strumento: la distruzione dei documenti per fare spazio a nuova documentazione, in parole povere uno dei modi per contrastare l’iper produzione documentaria degli ultimi anni povere uno dei modi per contrastare l’iper produzione documentaria degli ultimi anni accresciuta in modo esasperato grazie anche alle nuove tecnologie (fotocopiatori, computer, accresciuta in modo esasperato grazie anche alle nuove tecnologie (fotocopiatori, computer, stampanti, fax) che hanno reso assai facile la duplicazione dei documenti. Alcuni tipi di stampanti, fax) che hanno reso assai facile la duplicazione dei documenti. Alcuni tipi di massimari poi, in maniera ancor più pragmatica e semplificata, elencano le tipologie di massimari poi, in maniera ancor più pragmatica e semplificata, elencano le tipologie di documenti in ordine alfabetico, riportando a lato i tempi oltre i quali i documenti possono documenti in ordine alfabetico, riportando a lato i tempi oltre i quali i documenti possono essere eliminati (es. ULSS, Schola Salernitana ). essere eliminati (es. ULSS, Schola Salernitana ).

I problemi principali dati da questi elenchi sono relativi al fatto che talora la medesima I problemi principali dati da questi elenchi sono relativi al fatto che talora la medesima tipologia compare con nomi diversi, oppure poiché non continuamente aggiornati, non tipologia compare con nomi diversi, oppure poiché non continuamente aggiornati, non compare affatto. Infine poiché di fatto non sono associati alla categorie e al titolario di compare affatto. Infine poiché di fatto non sono associati alla categorie e al titolario di classificazione, è difficile comprenderne la funzione e il contesto dal quale provengono e classificazione, è difficile comprenderne la funzione e il contesto dal quale provengono e spesso in questi frangenti si è aiutati solo dal procedere per analogia. spesso in questi frangenti si è aiutati solo dal procedere per analogia.

Sostituiamo il massimario di scarto Sostituiamo il massimario di scarto con il Piano di Conservazione!!con il Piano di Conservazione!!

Altri massimari ancora, sono del tutto incomprensibili perché Altri massimari ancora, sono del tutto incomprensibili perché riportano sigle e numeri (ovvero codici identificativi) che sono riportano sigle e numeri (ovvero codici identificativi) che sono riconoscibili solo nell’ambito dal quale provengono. Il dato riconoscibili solo nell’ambito dal quale provengono. Il dato comune è che quasi tutti i massimari non sono aggiornati e comune è che quasi tutti i massimari non sono aggiornati e pertanto devono essere integrati e supportati da un pertanto devono essere integrati e supportati da un ragionamento analogico con altre tipologie di documenti e con ragionamento analogico con altre tipologie di documenti e con i titolari vigenti nelle amministrazioni di provenienza. i titolari vigenti nelle amministrazioni di provenienza.

La sostituzione del massimario di scarto con il piano di La sostituzione del massimario di scarto con il piano di conservazione potrà sicuramente eliminare gli inconvenienti conservazione potrà sicuramente eliminare gli inconvenienti appena summenzionati.appena summenzionati.

LA CAMPIONATURALA CAMPIONATURA per serie molto ingombranti ma di per serie molto ingombranti ma di

contenuto informativo omogeneo (ad esempio i modelli 740) contenuto informativo omogeneo (ad esempio i modelli 740) si possono prevedere tecniche di campionatura. I risultati sono si possono prevedere tecniche di campionatura. I risultati sono comunque parziali. Parte della dottrina archivistica li considera comunque parziali. Parte della dottrina archivistica li considera negativamente in quanto romperebbero il cosiddetto “vincolo negativamente in quanto romperebbero il cosiddetto “vincolo originario” o vincolo archivistico. originario” o vincolo archivistico.

Piccola digressione: cos’è il vincolo archivisticoPiccola digressione: cos’è il vincolo archivistico?? Il cosiddetto “vincolo archivistico” non è altro che Il cosiddetto “vincolo archivistico” non è altro che

la relazione espressa tra carta e carta, in grado di la relazione espressa tra carta e carta, in grado di fornire il funzionamento dell’ente nelle fornire il funzionamento dell’ente nelle manifestazioni esterne interne e in grado di manifestazioni esterne interne e in grado di assicurare nel tempo la continuità della vita assicurare nel tempo la continuità della vita istituzionale amministrativa dello stesso nelle sue istituzionale amministrativa dello stesso nelle sue azioni fondanti. Uno scarto che non tenga conto azioni fondanti. Uno scarto che non tenga conto del vincolo (definito dalla dottrina archivistica del vincolo (definito dalla dottrina archivistica come elemento naturale, originario e anche come elemento naturale, originario e anche necessario, nel senso che non può non esserci il necessario, nel senso che non può non esserci il legame tra le carte) di fatto crea un’azione legame tra le carte) di fatto crea un’azione demolitrice irreparabile, tale da non restituire la demolitrice irreparabile, tale da non restituire la memoria del procedimento, dell’azione e memoria del procedimento, dell’azione e dell’attività svolta. dell’attività svolta.

Continuiamo adesso. Che dice la normativa Statale Continuiamo adesso. Che dice la normativa Statale sull’attività di scarto?sull’attività di scarto?

La normativa italiana dopo l’unità d’Italia (1875-1902) pone La normativa italiana dopo l’unità d’Italia (1875-1902) pone l’accento sul significato positivo dello scarto, vissuto come l’accento sul significato positivo dello scarto, vissuto come liberazione dalle carte inutili.liberazione dalle carte inutili.

La normativa post-unitaria (1911-1939) all’art. 69 del La normativa post-unitaria (1911-1939) all’art. 69 del Regolamento del 1911, prevedeva presso le amministrazioni non Regolamento del 1911, prevedeva presso le amministrazioni non centrali la presenza di apposite commissioni di scarto nelle quali centrali la presenza di apposite commissioni di scarto nelle quali doveva figurare anche il Direttore dell’Archivio di Stato doveva figurare anche il Direttore dell’Archivio di Stato competente territorialmente (1 archivio di Stato per Provincia) ; competente territorialmente (1 archivio di Stato per Provincia) ; furono adottati regole e procedure in modo da mettere gli organi furono adottati regole e procedure in modo da mettere gli organi superiori in grado di giudicare la proposta di scarto (relazione superiori in grado di giudicare la proposta di scarto (relazione riassuntiva sulle motivazioni addotte per l’eliminazione, estremi riassuntiva sulle motivazioni addotte per l’eliminazione, estremi cronologici delle serie, quantità scartate, elenchi redatti in duplice cronologici delle serie, quantità scartate, elenchi redatti in duplice copia al Ministero allora Ministero. dell’Interno). copia al Ministero allora Ministero. dell’Interno).

E’ previsto anche il principio del “nullaosta” (riconfermato anche E’ previsto anche il principio del “nullaosta” (riconfermato anche dal DPR 1409/1963 e dal Testo Unico n. 490 del 1999 quasi dal DPR 1409/1963 e dal Testo Unico n. 490 del 1999 quasi totalmente abrogato )da parte dell’autorità archivistica totalmente abrogato )da parte dell’autorità archivistica competente ossia il Sovrintendente Archivistico-.competente ossia il Sovrintendente Archivistico-.

L’attuale normativa D.LGVO n. L’attuale normativa D.LGVO n. 42/2004 42/2004

Nel Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, quando si parla di Nel Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, quando si parla di autorizzazione allo scarto si utilizza sempre il termine” il autorizzazione allo scarto si utilizza sempre il termine” il Ministero”. Nella prassi, con Decreto del Direttore Generale della Ministero”. Nella prassi, con Decreto del Direttore Generale della Direzione Generale per gli Archivi, Dipartimento per i Beni Direzione Generale per gli Archivi, Dipartimento per i Beni Archivistici Librari n. 3.66 del 23.12.2004, sono delegate alle Archivistici Librari n. 3.66 del 23.12.2004, sono delegate alle Soprintendenze Archivistiche organi periferici del Ministero per i Soprintendenze Archivistiche organi periferici del Ministero per i Beni e le Attività Culturali alcune funzioni tra cui:” autorizzare gli Beni e le Attività Culturali alcune funzioni tra cui:” autorizzare gli interventi di cui all’art, 21 del D.lgs n. 42 del 22.01.2004” ovvero interventi di cui all’art, 21 del D.lgs n. 42 del 22.01.2004” ovvero anche l’autorizzazione allo scarto.anche l’autorizzazione allo scarto.

E’ MOLTO IMPORTANTE RICORDARE CHE :E’ MOLTO IMPORTANTE RICORDARE CHE :

““la distruzione non autorizzata di documenti è punita con l’arresto la distruzione non autorizzata di documenti è punita con l’arresto da sei mesi a un anno ed è punita con l’ammenda. E’ considerata da sei mesi a un anno ed è punita con l’ammenda. E’ considerata una forma di scarto illegittima anche la cancellazione di documenti una forma di scarto illegittima anche la cancellazione di documenti elettronici. L’autorizzazione della Sovrintendenza non sana la elettronici. L’autorizzazione della Sovrintendenza non sana la illegittimità e di eventuali scarti prematuri di documentazione che illegittimità e di eventuali scarti prematuri di documentazione che pur non essendo destinata alla conservazione permanente, ha una pur non essendo destinata alla conservazione permanente, ha una sua temporanea validità giuridica o utilità funzionale ed sua temporanea validità giuridica o utilità funzionale ed economica.”economica.” (art. 169 ,comma 1, del D.lvo n. 42/2004) (art. 169 ,comma 1, del D.lvo n. 42/2004)

La procedura di scartoLa procedura di scartocome si fa? come si fa?

L’Ente deve con provvedimento dirigenziale motivato, inviare la L’Ente deve con provvedimento dirigenziale motivato, inviare la richiesta di scarto alla Soprintendenza Archivistica della Regione richiesta di scarto alla Soprintendenza Archivistica della Regione di appartenenza per la dovuta autorizzazione. (non c’è ormai di appartenenza per la dovuta autorizzazione. (non c’è ormai alcun dubbio che la proposta di scarto è atto di gestione alcun dubbio che la proposta di scarto è atto di gestione amministrativa avente rilevanza esterna e che come tale è di amministrativa avente rilevanza esterna e che come tale è di competenza dei Dirigenti)competenza dei Dirigenti)

La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere formulata ai La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere formulata ai sensi dell’art. 21, comma d, del D.lgvo n. 42/2004. In allegato sensi dell’art. 21, comma d, del D.lgvo n. 42/2004. In allegato deve essere inviata la proposta di scarto in triplice copia.deve essere inviata la proposta di scarto in triplice copia.

La proposta di scarto è costituita da una tabella contenente:La proposta di scarto è costituita da una tabella contenente: 1) tipologia degli atti che s’intendono eliminare con annessa la 1) tipologia degli atti che s’intendono eliminare con annessa la

classificazione di riferimento o il titolario di riferimentoclassificazione di riferimento o il titolario di riferimento 2) estremi cronologici degli atti es. 1993-19972) estremi cronologici degli atti es. 1993-1997 3) peso espresso in Kg o metri lineari o numero di buste o faldoni3) peso espresso in Kg o metri lineari o numero di buste o faldoni 4) motivazione dello scarto e riferimento ai decorsi tempi di 4) motivazione dello scarto e riferimento ai decorsi tempi di

conservazione in relazione al massimario di scarto o al piano di conservazione in relazione al massimario di scarto o al piano di conservazione adottato conservazione adottato

La procedura di scartoLa procedura di scartocome si fa?come si fa?

Se dopo un’attenta valutazione nulla osta al procedere della Se dopo un’attenta valutazione nulla osta al procedere della pratica, la richiesta viene inviata dalla Soprintendenza pratica, la richiesta viene inviata dalla Soprintendenza Archivisticaal Ministero dell’Interno, Affari Interni e Territoriali, Archivisticaal Ministero dell’Interno, Affari Interni e Territoriali, Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistica ai sensi dell’art. Ispettorato Centrale per i Servizi Archivistica ai sensi dell’art. 4 del DPR 30 dicembre 1975 n. 854 (attribuzioni del Ministero 4 del DPR 30 dicembre 1975 n. 854 (attribuzioni del Ministero dell’Interno in materia di documenti archivistici non ammessi dell’Interno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilità) e l’assenso è dato ai sensi del Dpr n. alla libera consultabilità) e l’assenso è dato ai sensi del Dpr n. 37 del 2001, art 9 applicato per analogia (le proposte di 37 del 2001, art 9 applicato per analogia (le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera consultabilità ai sensi scarto di documenti sottratti alla libera consultabilità ai sensi dell’articolo 8 del decreto legislativo 30 luglio 1999 n. 281 dell’articolo 8 del decreto legislativo 30 luglio 1999 n. 281 sono inoltrate per i provvedimenti di competenza al Ministero sono inoltrate per i provvedimenti di competenza al Ministero dell’Interno il quale si pronuncia al massimo entro 90 giorni. dell’Interno il quale si pronuncia al massimo entro 90 giorni.

Una volta ottenuto l’assenso dal Ministero dell’Interno,che per Una volta ottenuto l’assenso dal Ministero dell’Interno,che per conoscenza viene inviato anche all’Ente richiedente, il conoscenza viene inviato anche all’Ente richiedente, il Sovrintendente Archivistico appone l’autorizzazione allo Sovrintendente Archivistico appone l’autorizzazione allo scarto e lo invia all’Ente. scarto e lo invia all’Ente.

La Croce Rossa Italiana La Croce Rossa Italiana Non è più obbligatorio richiedere la disponibilità al Non è più obbligatorio richiedere la disponibilità al

ritiro della documentazione da scartareritiro della documentazione da scartare.. L’obbligo della cessione alla Croce Rossa L’obbligo della cessione alla Croce Rossa

Italiana degli atti ritenuti inservibili degli Italiana degli atti ritenuti inservibili degli uffici statali ha origini lontane. Risale infatti uffici statali ha origini lontane. Risale infatti al Regio Decreto n. 2034 del 10 agosto 1928 al Regio Decreto n. 2034 del 10 agosto 1928 ed è stato rinnovato ogni 5 anni ma dal 30 ed è stato rinnovato ogni 5 anni ma dal 30 giugno 2006 è abrogato. Perciò l’unica giugno 2006 è abrogato. Perciò l’unica norma cui attenersi è quella relativa all’art. norma cui attenersi è quella relativa all’art. 8 del DPR n. 37 del 2001 la quale si limita a 8 del DPR n. 37 del 2001 la quale si limita a disporre che le modalità di cessione degli disporre che le modalità di cessione degli atti di archivio di cui è stato autorizzato lo atti di archivio di cui è stato autorizzato lo scarto, debbano essere stabilite da ciascuna scarto, debbano essere stabilite da ciascuna amministrazione, anche attraverso amministrazione, anche attraverso organizzazioni di volontariato o la Croce organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa Italiana Rossa Italiana

ATTO FINALEATTO FINALE

Una volta ottenuta l’autorizzazione allo Una volta ottenuta l’autorizzazione allo scarto, dalla Soprintendenza Archivistica scarto, dalla Soprintendenza Archivistica l’Ente che ha contattato la Croce Rossa l’Ente che ha contattato la Croce Rossa Italiana o Ditta Specializzata o Italiana o Ditta Specializzata o Municipalizzata ma anche una Cartiera, Municipalizzata ma anche una Cartiera, (importante è che siano garantite (importante è che siano garantite operazioni totalmente distruttive quali operazioni totalmente distruttive quali incenerimento, triturazione e incenerimento, triturazione e spappolamento della carta), deve inviare, spappolamento della carta), deve inviare, a conclusione della pratica, un verbale di a conclusione della pratica, un verbale di avvenuta distruzione indicando le quantità avvenuta distruzione indicando le quantità distrutte. distrutte.

CONCLUSIONICONCLUSIONI

Le scriviamo insieme, oggi.Le scriviamo insieme, oggi.

I servizi archivistici delle Istituzioni Pubbliche di Assistenza e Beneficenza. Lo scarto di atti...

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